Programma van Eisen en Pensen Digitale DocDmenten Dslag en Degeer ed Dc

Programma van Eisen en Pensen Digitale DocDmenten

Dslag en Degeer eD Dc

Bijlage bij offerteaanvraag Gemeente Nijmegen publicatienummer: 2004pu ll2a0ieiu2

definitieve versie Gemeente Nijmegen, 4 juni 2004

Gemeente Nijmegen: Programma van Eisen voor Digitale Documenten Opslag en Beheer

pag e van uu

IngoDdsoDgave INLEIDING ............................................................................................................................... 4 1.

FUNFUI NELE l.l l.2

ON DIGIUOLE D FUEENUEN

P LOG EN DENEEI ....................... 5

INLEIDING ...................................................................................................................... 5 OVERZICHT VENCTION LITEITEN ........................................................................................... 5

2.

FNEU 2.l 2.2 2.e 2.4 2.5 2.6 2.7 2.u 2.i 2.l0

3.

E ONG

ON DE

EGE ING

I D D IN DE GEEEENUE NINEEGEN ................................ 9

INLEIDING ...................................................................................................................... i VLEXIBEL WERKCONCEPT TER ONDERuTEENING ......................................................................... i DOB Lu KRITIuCHE uECCEuV CTOR .................................................................................... i BREEDTE V N DE VENCTION LITEIT V N DOB ........................................................................ l0 CTEELE ONTWIKKELINGEN DIE MOGELIJK V N INVLOED ZIJN OP DE KEEZE VOOR DOB....................... l0 ORG NIu TIE V N DE INVORM TIEVOORZIENING EN ETOM TIuERING ........................................... l0 INVORM TIEaINVR uTRECTEER (uOLL) ................................................................................. ll DOB IN DE INVORM TIE INVR uTRECTEER ............................................................................ ll uYuTEEMONTWIKKELING .................................................................................................. ll uYuTEEMINTEGR TIE ................................................................................................... ll

PI GIOEEO

ON EI EN EN PEN EN .............................................................................. 12

e.0 TOELICHTING ............................................................................................................... l2 e.l EIuEN EN WENuEN GEREL TEERD N REM NOa2004 .............................................................. l4 3.1.1 Kritische onderdelen ............................................................................................. 14 3.1.2 Overige eisen en wensen....................................................................................... 30 e.2 NIJMEEGuE EITWERKINGEN EN NVELLINGEN OP REM NOa2004 .............................................. 5i 3.2.1 Functionele eisen en wensen gemeente Nijmegen ..................................................... 59 3.2.2 Eisen en wensen m.E.t. technische inbrtstructuur gemeente Nijmegen......................... 68 3.2.3 Eisen en wensen m.E.t. de inbormttie inbrtstructuur gemeente Nijmegen ..................... 80 4.

EI EN E.D.U. DE LE EIONFIEIM IEPLEEENUOUIE N OEENPEILING ............................... 87

nummer 2004pu ll2a0ieiu2


pag 4 van uu

Inleiding Deze bijlage hoort bij de offerteaanvraag van Gemeente Nijmegen Levering, implementatie en onderhoud van software Digitale Documenten Opslag en Beheerg, nummer 2004pull2a0ieiu2. In dit programma van eisen en wensen (PVEW) staat in hoofdstu l toegelicht wel e functionaliteiten onderdeel uitma en van het DOB. Hoofdstu 2 bevat achtergrondinformatie over de Nijmeegse (organisatorische) conte(t waarbinnen het DOB moet wer en. In hoofdstu e staan de eisen en wensen genoemd voor Digitale Documenten Opslag en Beheere zowel functioneel als infrastructureel. Hierbij zijn de softwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remanoa2004) als uitgangspunt gebrui t. Deze eisen omen oo voor in de Model Requirements for the management of electronic records (MoReq), de eisen van de Europese Commissie, en de DoD 50l2.2, de eisen van het meri aanse Ministerie van Defensie. Voor het volledige Remanoadocument verwijzen we u naar de bijgeleverde CDaROM. Tot slot staan in hoofdstu 4 de eisen met betre implementatieplan.


ing tot samenwer ing, referenties en


1.

FDnctionele omvang van Digitale DocDmenten

1.1

Inleiding

pag 5 van uu

Dslag en Degeer

Digitale Documenten Opslag en Beheer is een voorziening voor het opslaan, bewaren en opvragen van documenten. Enerzijds nodig vanwege wettelij e verplichting of omdat de documenten een waarde voor de organisatie vertegenwoordigene anderzijds oo om het wer en met documenten in hun onderlinge samenhang eenvoudiger te ma en. Omdat de begrippen Document Management ursteem (DMu) en Record Management ursteem (RM ) niet eenduidig worden toegepast c.g. afgeba end door leveranciers, wordt in deze aanbesteding voortaan de term DOB gebrui t als verzamelbegrip voor diverse functionaliteiten m.b.t. Digitale Documenten Opslag en Beheer.

1.2

verzicgt fDnctionaliteiten

In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de functionaliteiten. De nummering wordt voorafgegaan door de letter V (Vunctionaliteit) om verwarring met later toegepaste nummering te voor omen. Ref

Vunctionaliteit DM

Toelichting

Eitgangspunt aanbesteding

V.l.

DocDmentmanagement

Documentmanagement: · utaat toe dat documenten unnen worden gemuteerd enpof in verschillende versies unnen voor omen · Kan toestaan dat een eigenaar van een document deze verwijdert · Kan beschi en over faciliteiten voor bewaartermijnen · Kan beschi en over een opslagstructuur voor documenten die onder beheer unnen staan van gebrui ers · Is primair bedoeld om het dagelij s gebrui van documenten voor het uitvoeren van wer zaamheden te ondersteunen.

Dit is een van de centrale functionaliteiten van het DOB

Bron: uoftwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) versie 4.l2, d.d. 0ia 0ia2002

V.2.

Iecordmanagement Vunctiesp


Recordmanagement functionaliteit:

Dit is een van de centrale functionaliteiten van het


Ref

Vunctionaliteit DM

Toelichting

voorzieningen specifie gericht op het duurzaam archief beheer

·

pag 6 van uu

Eitgangspunt aanbesteding DOB.

·

·

·

·

utaat niet toe dat archiefdocumenten unnen worden gemuteerd. Indien nodig om de rechtmatigheid van een proces te waarborgen unnen hier oo diverse versies van archiefdocumenten voor omen. utaat niet toe dat archiefdocumenten worden verwijderd, behalve in sommige procedureel vastgelegde situaties. Moet beschi en over stra gedefinieerde faciliteiten voor bewaartermijnen Moet beschi en over een stra gedefinieerde opslagstructuur voor archiefdocumenten (classificatieschema) die onder beheer staat van een geautoriseerde persoon Kan het dagelij s gebrui bij het uitvoeren van wer zaamheden ondersteunen, maar is oo bedoeld om te dienen als beveiligde opslagplaatsg (repositorr) voor archiefdocumenten.

Bron: uoftwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) versie 4.l2, d.d. 0ia 0ia2002

V.e.

Lennismanagement/ groDDware Het digitaal opslaan en delen van ínformele stu eng


Veel concepten, eamails en andere interessante (maar niet formele) stu en staan nu op de C:schijf, H:schijf of G:schijf. Met als gevolg informatie niet unnen delen met anderen, veel dubbels onduidelij heid over versie etc. Medewer ers moeten bij het ontvangen en opstellen van stu en ondersteuning rijgen in de afweging formeelg versusg informeelg Voor het opslaan en delen van ínformele informatieg is minder

Voorziening voor het identificeren van het digitale document bij de stellerpontvangerg Vunctionaliteit voor het beheren en delen van informeleg documenten meenemen als wens. Gebrui svriendelij e doorgeleiding vanuit Groupa ware naar DMu is een eis.


pag 7 van uu

Ref

Vunctionaliteit DM

Toelichting


V.4.

IoDting/Licgte workflowmanagement

Wor flow is de gehele of gedeeltelij e automatisering van een wer proces, waarbij documenten, informatie of ta en van de ene behandelaar naar de andere wordt doorgegeven voor behandeling. Binnen daarvoor geldende procedurele regels (waaronder termijn van afhandeling).

Wor flow is een afzonderlij e functionaliteit. Transparante uitwisseling tussen het DOB en de diverse wor flowvoorzieningen moet mogelij zijn. In de aanbesteding wordt een lichte vorm van documentgerelateerde wor flow meegenomen

V.5.

cannen digitaliseren van papieren documenten

Om dossiers volledig te hebben zullen oo documenten die nu nog op papier binnen omen gescand moeten worden (bijvoorbeeld de poststu en of bijlagen bij besluiten). Voor die functionaliteit zal een standaard voor scanprogrammatuur en – apparatuur meegenomen moeten worden.

Voorzieningen om het document tijdens de scanning zodanig voor te bereiden dat het opgenomen an worden in een DMu, wordt als wens in de aanbesteding meegenomen. De noodza elij e apparatuur wordt niet meegenomen in de aanbesteding.

In de gemeente is nog weinig ervaring met het scannen van documenten. Om een DMu effectief te unnen gebrui en zijn deze voorzieningen wel noodza elij .

Het vraagstu van de organisatorische positionering van de scana functie zal als deelopdracht worden opgenomen in het programma van uitrol.

Bepaalde processen zullen behoefte hebben om oo oude formele papapieren documenten digitaal bij de hand te hebben (bijvoorbeeld aan de lo etten). Dit soort scanabul opdrachten zal als dienstverlening worden uitbesteed en wordt niet meegenomen. Deze functionaliteit is recentelij op de mar t. uelectie en implementatie van dergelij e functionaliteit is een vraagstu apart. Mogelij dat dit in een aantal processen het hrbride ((papier naast digitaal) wer en overbodig maa t en het de overgang versnelt naar echte digitale archieven. Digitale formulieren in de meest geavanceerde vorm zijn invulapplicaties waarbij de

Vunctionaliteit bul ascannen niet meenemen in deze aanbestedinge als dienstverlening t.z.t. uitbesteden

zware functionaliteit gewenst

V.6.

DDlkscannen bestaande documenten

V.7.

Digitale gandtekening Voorziening voor identificatie van steller authenticatie van het stu autorisatie t.b.v. gebrui van het stu

V.u.

Digitale formDlieren Voorziening waarmee gegevens digitaal ingevuld


Voorzieningen voor digitale handte ening worden als wens meegenomen. Het (t.z.t.) unnen aan oppelen van een gecertificeerde voorziening voor digitale handte ening is een eis.

(wettelij e) DIVanormen zijn eis voor zowel Documentmanagement als Ia


Ref

pag u van uu

Vunctionaliteit DM

Toelichting


worden en digitaal worden aangeleverd. Vorm en inhoud zijn onafhan elij van el aar

ingevulde data centraal staan en sturend zijn voor de afhandeling (het proces). De functionaliteit daarvoor wordt meegenomen door Ianet fase 2. Voor opslag en ontsluitingg gelden de (wettelij e) normen rondom DIVe zowel voor Ianet fase 2 als voor het te selecteren DMu.

net



2.

2.1

pag i van uu

cgets van de omgeving voor D D in de gemeente Nijmegen

Inleiding

De gemeente Nijmegen is een organisatie met ca. lu00 medewer ers, verdeeld over 6 directies: Directie Bestuur en Organisatie, Directie Wij en utad, Directie Inwoners, Directie Grondgebied, Directie utadsbedrijven en de Brandweer. Georganiseerd volgens het concernadiensten model. Oo wer t de gemeente in toenemende mate met horizontale samenwer ingsverbanden: programmagestuurd, in projecten en in zogenaamde etens. Het wer en in etens bete ent dat deela processen die in diverse organisatieonderdelen uitgevoerd worden aan el aar gerelateerd zijn tot l geheel. Deze horizontale samenwer ingsverbanden vereisen dat er niet alleen hiërarchisch, maar vooral oo directieoverstijgend en procesoverstijgend gewer t moet unnen worden, zonder beper ingen in applicatie en technie . upeerpunten in de organisatieontwi eling van de gemeente Nijmegen zijn: a Resultaatgerichtheid a Omgevingsgerichtheid a Openheid a uamenwer ing a Programmagestuurd wer en a Ketengericht wer en (uitvoeren en managen van processen die door organisatiegrenzen heen lopen). a Projectmatig wer en a Goede dienstverlening (zelfbediening bij het vinden van stu ene in de juiste versie, tijdige afhandeling, statusinformatie) a Kalendera en actiegericht wer en.

2.2

Flexibel werkconceDt ter ondersteDning

Ter ondersteuning van deze doelstellingen wordt het fle(ibel wer concept voorbereid en vanaf einde 2004 ingevoerd. Doelstellingen daarvan zijn: a Berei baarheid: medewer ers zijn beter berei baar a Ontsluiting van documentatie: documenten zijn berei baar onafhan elij van persoon en plaats a Kennisdelen a Communicatie a Openheid: we worden een transparante organisatie, managers en medewer ers weten beter waar zij mee bezig zijn en wat van hen verwacht wordt.

2.3

D D als kritiscge sDccesfactor

Ter ondersteuning van het fle(ibel wer concept wil de gemeente nu een gemeentelij e standaard introduceren voor: Documenten Opslag en Beheerl: dat wil zeggen geregisseerde opslag en ontsluiting van diverse trpe documenten ((bestanden): Wordadocumenten, maar oo eamail, PDVadocumenten, aartmateriaalpvastgoedinfo, formulieren in records, images, scan's, fa(en, facturen, webpagina's, enzomeer. Tegelij ertijd lopen er in de organisatie diverse initiatieven m.b.t. introductie van wor flowmanagement. 1

In een apart hoofdstu is de functionele omvang van het DOB beschreven.



pag l0 van uu

De meeste documenten die de organisatie ontvangt of creëert spelen een rol in een proces. nderzijds omen in de meeste processen documenten voor. Voor een goede facilitering van de medewer ers moeten daarom beide instrumenten, DOB en WVM, in samenhang ingezet unnen worden. Een aantal processen wordt momenteel al digitaal ondersteund met behulp van processrstemen of Wor flowmanagement. Daarbij worden documenten reeds digitaal opgeslagen. Het DOB moet de (proces)srstemen en wor flows unnen faciliteren wat betreft opslag en ontsluiten van digitale documenten.

2.4

Dreedte van de fDnctionaliteit van D D

Een uitgebreide toelichting is opgenomen in hoofdstu l van dit Programma van Eisen en Wensen.

2.5 a a a a a a a a a

2.6

OctDele ontwikkelingen die mogelijk van invloed zijn oD de keDze voor D D Momenteel wordt de visie op de organisatie opgesteld: wel e organisatie wil de gemeente in 200u zijn. Programma gestuurd wer en Kalendera en actiegericht wer en staat hoog in het vaandel Berei baarheid en afhandeling van berichtenpbrieven is een speerpunt De voorzieningen voor Intera en Intranet worden verder ingericht t.b.v. interactiviteit en digitale dienstverlening. Een e(periment met de inrichting van een midaoffice is gestart. Recentelij heeft de gemeente een nieuw gemeentelij financieel srsteem ge ozen. Dit wordt ingevoerd in de 2e helft van dit jaar. Er zal gewer t gaan worden met digitale facturen. De gemeente iest al jaren bij voor eur producten gebaseerd op open standaardene we willen gaan wer en met open source maar liever niet in bedrijfs ritische applicaties De ontwi eling van de DIVaorganisatie. De DIVaorganisatie bereidt zich voor op de verdergaande digitalisering. De oers naar DIVaers nieuwe stijl (recordmanagers) wordt gezet. uinds middenaapril zijn de toepassingen Corsa Post en Corsa rch, die worden gebrui t voor respectievelij de registratie van binnen omende poststu en en het beheren van archiefbescheiden, operationeel.

rganisatie van de Informatievoorziening en aDtomatisering

De gemeente Nijmegen wer t al sinds liu5 met gemeentelij e standaards. Op allerlei aspecten zijn er geldende standaards: op het gebied van Hardware, K , RDBMu, besturingssrstemen, tool voor managementinformatie, procesontwerptool, Internet. In lii2 heeft er oo wat betreft technisch beheer een centralisatie plaatsgevonden in de vorm van een Re encentrum. uinds liii zijn is oo het Informatiebeheer voor gemeentelij e registraties en voorzieningen (incl. Middelen, DIV en Geoainformatie) gecentraliseerd. Dit alles is ondergebracht in de afdeling Informatiemanagement als onderdeel van facilitaire poot in de directie utadsbedrijven. Documentaire Informatie (waaronder post) wordt centraal geregistreerd en geregisseerd door de unit Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de directie utadsbedrijven. Per procespafdeling zijn er decentrale steunpunten in de lijnorganisatie, die procesgegevens toevoegen aan de registraties en incidenteel zelf registreren. Het DOB moet het mogelij ma en dat medewer ers in de lijnorganisatie onderdelen van het registratiea en archiveringsproces zolf gaan doen. De ta en van de DIVaunit zullen dan verschuiven van registreren naar regisseren en faciliteren.



2.7

pag ll van uu

Informatie-InfrastrDctDDr esollc

In hoofdstu e.2.e. is in een model weergegeven hoe Documenten Opslag en Beheer gepositioneerd zou moeten worden in de informatieainfrastructuur.

2.8

D D in de Informatie InfrastrDctDDr

Voorzieningen voor documentmanagement zijn er hier en daar, maar als procesgerelateerde deeloplossing (Trisoft voor bouwarchief, InfoImage voor In omstenver laringen). Voor wor flow is voor een aantal processen ction Wor s van Wor Management Europe ingezet. Verder omt er in de grotere processrstemen (zoals het uociale Dienst ursteem en het Belastingensrsteem) oo al wor flow voor. Oo is er in eigen beheer een aantal toepassingen met wor flowaachtige ondersteuning gebouwd in Visual Basic en ccess. De voorziening voor Document Opslag en Beheer is bedoeld om het hele proces van documentcreatie tot en met vernietiging en duurzame opslag en ontsluiting te faciliteren. Bij voor eur zowel voor formeleg documenten als voor noganiet formele concepten. Momenteel wordt de mogelij heid van een aparte oplossing voor nog niet formele stu eng onderzocht. Voor de gebrui ers zal dat naadloos moeten samenwer en. Omdat de gemeente Nijmegen doelgericht wil toewer en naar een digitale omgeving zonder papier, zijn de eisen gebaseerd op de ReMaNoavoorschriften 2004. Nadru elij wordt daarbij opgemer t dat gezocht wordt naar een voorziening waarbij tevens het gebrui sgema voor doorsnee gebrui ers in diverse processen erg belangrij is. De gemeente Nijmegen is ervan overtuigd dat functionaliteiten m.b.t. Documentopslag en beheer enerzijds en wor flowamanagement anderzijds afzonderlij e componenteng zijn die transparant moeten unnen samenwer en. Wellicht dat voor eenvoudige processen een voorziening voor documentenflow, als onderdeel van het documentmanagement, an volstaan.

2.9

ysteemontwikkeling

De gemeente Nijmegen iest bij voor eur bestaande applicatiese en programmeert in principe niet zelf. Eitzondering op deze regel wordt gemaa t voor functionaliteit die nieuw is in de organisatie enpof (nog) niet beschi baar is op de mar t. En voor het oppelen van databases en programmags. In die gevallen wordt wel in eigen beheer (o.a. VB p ccess) ontwi eld.

2.10

ysteemintegratie

De srstemen die in de gemeente worden aange ocht zijn zodanig open dat verbindingen tussen srstemen onder eigen regie worden gemaa t. In de gemeente Nijmegen heeft de Raad besloten bij aanbestedingen de voor eur te geven aan aanbieders die wer en volgens het Open uource principe.



3.

Programma van eisen en wensen

3.0

Uoelicgting

pag l2 van uu

Met dit Programma van Eisen en Wensen zijn wij ons er van bewust dat er goede software voor DOB op de mar t is, die nog in ontwi eling is wat betreft de eisen en wensen die wij op basis van Remanoa 2004 hebben geformuleerd. Daarom wordt in de beoordeling onderscheid gemaa t tussen de mate waarin het standaardpa et nug voldoet aan deze specificaties en in hoeverre dit nu nog in ontwi eling is maar wel gerealiseerd op het moment dat er geïnstalleerd wordt volgens de planning. Het format voor het beantwoorden van de eisen en wensen biedt die ruimte. Het is zodanig opgesteld dat het mogelij is om per item aan te geven of uw pa et wel of niet aan de eisen en wensen voldoet (nu of stra s), of dat het via maatwer speciaal voor de gemeente Nijmegen an worden ontwi eld. Per item geeft u middels een ruis (X) aan wel e rubrie van toepassing is op het pa et. ls u een toelichting wilt geven op het antwoord zet u een ruis in de olom Toelichtingg en zorgt u ervoor dat de toelichting her enbaar in uw offerte is terug te vinden. EE/: euze van de gemeente Nijmegen of het item een Eis of een Wens is Stt jul 2004: de functionaliteit is bij de opening van de Offertes (2u juli 2004) voor de mar t stabiel beschi baar als standaard onderdeel van het pa et. Stt beE 2005: de functionaliteit is in ontwi eling maar is bij de installatie van de programmatuur (2u februari 2005) voor de mar t stabiel beschi baar als standaard onderdeel van het pa et. MtttwerMa de functionaliteit moet specifie voor Nijmegen ontwi het standaardpa et. Neea de functionaliteit zit nu en stra s niet in het standaardpa oo niet specifie voor de gemeente Nijmegen ontwi elen.

eld wordene zit nu en stra s niet in

ete en de leverancier wil of an het

Toelichtinga Indien er een nadere toelichting gegeven is als antwoord op de vraag hierin een ruisje zetten. Op en ele plaatsen in het Programma van eisen en wensen staan zogenaamde open vragen. Deze zullen met uitzondering van de vraag betreffende benodigde hardware (vraagnummer 45i) in de weging niet worden meegenomen, ze zijn ter informatie. De beoordeling van de eisen en wensen vindt als volgt plaatse uitgaande van de gete ende ver laring DOBaeisen in bijlage III : -

Lritiscge eisen en wensen. Deze zijn verwoord in hoofdstu e.l.l Het betreft de eisen en wensen zoals ze verwoord staan in Remano 2004 in de hoofdstu en I (Classificatie), II.2 ( udit trail) en III (uelectiea en bewaartermijnen, overbrengen, e(porteren en vernietigen). Het betreft essentiële functionaliteit voor Record Management. Items waar Nijmegen euzes heeft gemaa t zijn grijs gemar eerd en her enbaar in de te st. Eisen zijn her enbaar aan de E. an deze eisen moet de software l00 voldoen bij installatie van de software in Nijmegen, volgens planning 2u februari 2005. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli 2004, dient de software voor u0 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percentage worden toege end. In gunningsfase B zal oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de W: Hiermee unnen e(tra punten verworven worden ten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen.

-

verige eisen en wensen. Deze zijn verwoord in hoofdstu e.l.2. Het betreft zowel diverse functionaliteiten als oo infrastructurele eisen en wensen zoals ze verwoord staan in de overige



pag le van uu

Remano hoofdstu en (II.l, II.e, IV tpm X). Items waar Nijmegen euzes heeft gemaa t zijn grijs gemar eerd en her enbaar in de te st. Eisen zijn her enbaar aan de E. an deze eisen moet de software voor u0 voldoen bij installatie van de software in Nijmegene volgens planning 2u februari 2005. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli 2004, dient de software voor 65 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percentage worden toege end. In gunningsfase B zal dit oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de W: Hiermee unnen e(tra punten verworven worden ten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen. -

Nijmeegse Ditwerkingen van en aanvDllingen oD Iemano 2004. Deze zijn verwoord in e.2.l Dit betreft punten waar Nijmegen e(pliciet euzes heeft gemaa t in de Remanoaeisen, maar oo een aantal aanvullingen op de Remano eisen. Zowel functioneel als infrastructureel Eisen zijn her enbaar aan de E. an deze eisen moet de software voor l00 voldoen bij installatie van de software in Nijmegene volgens planning 2u februari 2005. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli 2004, dient de software voor u0 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percentage worden toege end. In gunningsfase B zal dit oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de W: Hiermee unnen e(tra punten verworven wordenten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen.

Hieronder is het uitgangspunt uit de selectiefase nogmaals weergegeven:

Lritiscge Eisen Nst 3.1.1

Bij opening obbertes (28 juli 2004) Eisen

Bij insttllttie in Nijmegen (28 beErutri 2005)

verige Eisen Nst 3.1.2

Nijmeegse Ditwerkingen en aanvDllingen Nst 3.2

u0

65

u0

l00

u0

l00

Het niet geheel unnen voldoen aan een item bete ent in de beoordeling het in het geheel niet unnen voldoen aan een item. Eit een verlate installatiedatum vloeien geen rechten voort voor wat betreft data van invulling Eisen en Wensen.



3.1

pag l4 van uu

Eisen en wensen gerelateerd aan Iemano-2004

De hoofdstu en I. tpm VIII uit Remanoa2004 zijn vrijwel onveranderd overgenomen in paragraaf e.l.l. en e.l.2. De volgende items zijn te stueel aangepast: 2, 5l, l45, l46, l6l, l64 en l67. Ter verduidelij ing zijn de wijzigingen in de te st gemar eerd en zijn de individuele tabelacellen waarin de wijzigingen staan grijs gemar eerd.

3.1.1

Lritiscge onderdelen

I.

Flassificatiescgema

NENaIuO l54uial (nl) (§ i.5.2) beschouwt het classificatieschema als de ern van de Record Management pplicatie (RM ). De Organisatorische Vunctionele Eisen, die op de NENaIuO norm zijn gebaseerd, hebben dat overgenomen. Oo MoReq, het brondocument voor ReM No, laat de softwarespecificaties met het classificatieschema (of classificatiesrsteem) beginnen. Het Nederlandse archiefrecht draagt iedere zorgdrager op te beschi en over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van zijn archiefdocumenten. Dit overzicht is veelal ingedeeld volgens een classificatieschema. Een dergelij classificatieschema legt de onderlinge relaties vast tussen (digitale) archiefdocumenten en tussen groepen van archiefdocumenten (archiefbestanddelen). De specificaties schrijven geen bepaald trpe classificatieschema voor – in tegendeel: de applicatie moet in staat zijn el trpe te implementerene dat an bijvoorbeeld een decimaal srsteem zijn (zoals de Basis rchiefscode maar oo een srsteem dat op handelingen is gebaseerd. Niet alleen moet een RM el trpe classificatieschema ondersteunen, het moet zelfs mogelij zijn twee of meer classificatieschemags gelij tijdig of volgtijdelij te onderhouden.

1. Ief

l.

Flassificatiescgema Decificatie

De bestaande functionaliteit van het bij de organisatie in gebrui

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

zijnde classificatieschema wordt volledig ondersteund, ongeacht het trpe schema dat binnen de organisatie wordt gebrui t. 2.

Een giërarcgiscg gestrDctDreerd classificatiescgema wordt tot oD

E

minimaal <20> niveaDs ondersteDnd. GeEruiMers vtn deze specibictties dienen tussen de punthtMen <> een wttrde te debiniëren. In theorie zijn minimttl drie nivetus vereist (zie ooM de internttiontle norm voor Eeschrijving ISAD(G))2. In de prtMtijM Mtn Eehoebte zijn ttn meer dtn drie nivetus. Zie hiernt specibicttie 3. e.

De applicatie legt geen beper ingen op aan het aantal toe te

W

ennen niveaus van het classificatieschema. 4.

Het vastleggen van rubrie snamen van het classificatieschema

E

wordt uitgevoerd op het moment van de configuratie van de applia

2

ISAD(G)a Genertl Internttiontl Sttndtrd bor Archivtl Description. dopted br the Committee on Descriptive utandards ... Ottawa: International Council on rchives, 2000. Iu D(G) is vertaald in het Nederlands. Zie oo : ISAAR(CPF)a Internttiontl Sttndtrds bor Archivtl Authority Records bor Corportte Bodies, Persons tnd Ftmilies.

nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….

Datum paraaf:…………………….


Ief

Decificatie

pag l5 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

catie, direct na de installatie. 5.

Het opzetten van een classificatieschema is mogelij bij de

E

configuratie van de applicatiee dus vóór het proces van opnemen of importeren van digitale documenten. 6.

l. De applicatiebeheerdere an in het classificatieschema op

E

iedere gewenste plaats veranderingen aanbrengen, ongeacht het niveau, en an onder wille eurig wel e rubrie , nieuwe rubrie en toevoegen, zodanig dat alle documenten uit de betreffende rubrie opgenomen worden in (oon van) de nieuwe rubrie (en). 2. De volgende organisatorische veranderingen unnen worden doorgevoerd: · uplitsing van een eenheid van de organisatie in twee of meer onderdelene · uamenvoeging van twee of meer onderdelen van de organisatiee · Naamswijziging van (een onderdeel van) de organisatiee · uplitsing van een organisatie in twee of meer organisaties. 7.

l. De gebrui ersinterface ondersteunt zoe en en navigeren op het

E

classificatieschema, en de daarin ondergebrachte bestanddelen. 2. De interface ondersteunt tevens de selectie, retrieval en presentatie van digitale archiefdocumenten u.

De applicatie an gelij tijdig gebrui ma en van meerdere

E

classificatieschemags, zowel bestaande, in gebrui zijnde classificatieschemags als statische, niet meer in gebrui zijnde, afgesloten classificatieschemags. Dit Mtn EijvoorEeeld nodig zijn tls twee orgtnistties ob orgtnisttieonderdelen worden stmengevoegd. i.

Het is mogelij een gedistribueerd classificatieschema te

W

ondersteunen, dat oo over meerdere databases an worden gehandhaafd. l0.

Het is mogelij een interface met een e(terne classificatie te

W

realiseren, zodanig dat wijzigingen die in die e(terne classificatie worden aangebracht (automatisch) worden doorgevoerd. Deze specibicttie is Eedoeld om een interbtce met EijvoorEeeld een htndelingenEtnM te retliseren. De orgtnisttie Eeslist ob en in welMe mtte zo’n interbtce dyntmisch moet zijn, dwz dtt elMe wijziging in EijvoorEeeld de htndelingenEtnM tutomttisch wordt doorgevoerd, ob dtt een signttl ttn de tpplicttieEeheerder wordt gegeven die vervolgens Eeslist ob de wijziging wordt doorgevoerd ob niet.

e

In MoReq is deze functie dministrator genoemd. dministratiefuncties worden doorgaans toebedeeld aan srsteembeheerders. Omdat blij t dat aan genoemde functie in MoReq technische (srsteembeheer) en functionele ta en worden toebedeeld is er hiervoor ge ozen deze functie applicatiebeheerder te noemen. nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



2. Ief

ll.

pag l6 van uu

IDbrieken Decificatie

l. Het beheer van registratiegegevens van de onderdelen van een

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

classificatieschema, alsmede van de opgenomen bestanddelen, wordt ondersteund. 2.

lleen daartoe geautoriseerde gebrui ers4 unnen na opname van een archiefdocument registratiegegevens toevoegen of muteren.

l2.

l. Het is mogelij om binnen het classificatieschema ten minste

E

twee soorten naamgeving toe te passen voor (digitale) bestanddelen en rubrie en: · Toewijzing van een gestructureerde numerie e of alfanumerie e referentiecode voor ieder bestanddeel (d.i. een identificatie die unie is binnen een classificatieschema)e · Toewijzing van een titel of be nopte beschrijving voor ieder (digitaal) bestanddeel. 2. Beide vormen van naamgeving moeten afzonderlij of samen toegepast unnen worden. le.

Daartoe geautoriseerde gebrui ers unnen bestanddelen

E

toevoegen op het laagste niveau van iedere rubrie in het classificatieschema. l4.

De datum van het openen van een nieuwe rubrie of het

E

aanma en van een bestanddeel wordt vastgelegd in de registratiegegevens enpof de auditatrail. l5.

ls in het classificatieschema een nieuwe rubrie wordt geopend

E

of een bestanddeel wordt aangemaa t an (automatisch) de plaats daarvan vastgelegd worden in de registratiegegevens (zoals naam, classificatiecode). VoorEeelda Gegeven isa OntwiMMeling regiopltnninga puElieMe ter inztge legginga correspondentie. Een getutoriseerde geEruiMer voegt een nieuwe dossiertitel toe met de nttm “Eezwttrschribten” op hetzelbde nivetu tls de dossiertitel ‘correspondentie’. In dit gevtl moet (tutomttisch) “OntwiMMeling regiopltnning”a “puElieMe ter inztge legging” worden toegevoegd l6.

l. Het toe ennen van rubrie snamen en bestanddeeltitels

W

gebaseerd op een gecontroleerde vocabulaire5 enpof een thesaurus, wordt gefaciliteerd. 2. Deze gecontroleerde vocabulaire enpof thesaurus dient gerelateerd te zijn aan het classificatieschema. l7.

l. Rubrie en en dossiers unnen bestandsnamen toegewezen

W

rijgen, die namen (persoonsnamen) bevatten enpof data (geboortedata). 2. Deze namen unnen aan de hand van een tabel worden

4

MoReq spree t oo hier van tdministrttor. ReM No houdt echter ruimte open voor het toevoegen van beschrijvende metadata, vandaar de term geautoriseerde gebrui ersg. 5 In MoReq dient deze gecontroleerde vocabulaire te zijn gebaseerd op de normen ISO 2788a 1986, Guidelines bor the esttElishment tnd development ob monolingutl thesturi en ISO 5964a1985, Guidelines bor the esttElishment tnd development ob multilingutl thesturi, beide normen worden door het Nederlands Normalisatie Instituut niet ondersteund, en zijn hier derhalve weggelaten. nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag l7 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

gevalideerd. lu.

Gecontroleerde vocabulairea enpof thesaurustermen unnen als

W

beschrijvingselementen aan de onderwerpsbeschrijving van een rubrie a of bestanddeel toegevoegd worden. li.

De applicatie (i.c. de database waarvan door de applicatie gebrui

E

gemaa t wordt) legt geen beper ingen op aan het aantal te definiëren rubrie en of op te nemen bestanden. 20.

De applicatie an automatisch een tabel of overzicht van

E

dossiertitels (b.v. in de vorm van een inventaris) aanma en.

3.

Destanddelen

Voor het beheer van archiefdocumenten op papier (en dus oo bij hrbride archieven) heeft een map de bete enis van omslag: ze brengt documenten frsie bijeen die een onderlinge, logische samenhang vertonen. Een dergelij e map wordt hier benoemd als een archiefbestanddeel: een aggregaat van archiefdocumenten, met een duidelij e onderlinge samenhang. Een archiefbestanddeel hoeft niet frsie te zijn, en fungeert in een digitale omgeving als een virtueel samenstel van onderling samenhangende archiefdocumenten, een soort virtuele map. Indien een bestanddeel uit meerdere mappeng bestaat is de relatie tussen de onderscheiden mappen chronologisch, alfabetisch of numerie . Ief

2l.

Decificatie

Daartoe geautoriseerde gebrui ers unnen onder ieder nieta

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

afgesloten bestanddeel, nieuwe (digitale) bestanddelen aanma en. 22.

Het moment van het aanma en van een nieuw bestanddeel wordt

E

in de registratiegegevens enpof in de auditatrail opgenomen. 2e.

ls een nieuw bestanddeel wordt aangemaa t, moet de applicatie

E

automatisch de relatie met het bovengeschi te bestanddeel vastleggen en zodanig presenteren dat direct duidelij is tot wel bestanddeel deze behoort. 24.

Open en afgesloten bestanddelen worden als volgt gerealiseerd: ·

E

als de bestanddelen chronologisch of numerie geordend zijn an alleen het meest recent aangemaa te bestanddeel open staane alle andere bestanddelen moeten dan afgesloten zijn (zie voor een tijdelij e uitzondering 26)

·

als de bestanddelen alfabetisch geordend zijn unnen alle bestanddelen open staan.

25.

Gebrui ers unnen aan een afgesloten bestanddeel geen digitale

E

documenten toevoegen (tijdelij e uitzondering, zie 26) 26.

l. De applicatiebeheerder an aan een afgesloten bestanddeel

E

archiefdocumenten toevoegen door het bestanddeel tijdelij te openen en af te sluiten. 2. Deze actie wordt vastgelegd in de auditatrail. 27.

Het is mogelij een bestanddeel automatisch te sluiten (en

W

vervolgens, indien gewenst, een bestanddeel te openen) op het moment dat voldaan wordt aan criteria die tijdens de configuratie van de applicatie zijn vastgesteld. Deze criteria omvatten tenminste: nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

l.

pag lu van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

ls bestanddelen van een jaarlij se afsluitdatum worden voorzien (bijvoorbeeld aan het eind van een alenderjaar, boe jaar of een ander gedefinieerd jaarlij s moment)e

2.

ls het aantal (papieren) documenten binnen een bestanddeel een bepaalde hoeveelheid heeft berei t.

2u.

De datum van het sluiten (en, indien van toepassing, het openen)

E

van een bestanddeel moet in de registratiegegevens van het bestanddeel enpof in de auditatrail worden vastgelegd 2i.

De applicatie verhindert dat een bestanddeel dat tijdelij heropend

E

wordt (volgens 26), open blijft als de geautoriseerde gebrui er die het bestanddeel heeft geopend, uitlogt, tenzij en el de geautoriseerde gebrui er er toegang toe heeft. e0.

Bij het doorvoeren van veranderingen in het classificatieschema,

E

dienen gesloten bestanddelen gesloten te blijven, waarbij de lin of verwijzing naar het classificatieschema gehandhaafd blijft. el.

Open bestanddelen moeten: ·

E

Worden afgesloten, waarbij de lin s of verwijzingen naar het classificatieschema van voor het doorvoeren van de veranderingen gehandhaafd blijven en een lin of (zie)verwijzing wordt aangelegd naar het nieuwe bestanddeel in het veranderde classificatieschemae of

·

Worden afgesloten, waarbij verwezen wordt naar het veranderde classificatieschema, maar waarbij alle oude verwijzingen naar het classificatieschema van voor de veranderingen, bewaard blijven.

4. Ief

e2.

ndergoDd van get classificatiescgema Decificatie

l. Het is mogelij rubrie en binnen de structuur van het

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

classificatieschema te verplaatsen, alsmede alle daartoe behorende (gezamenlij e of afzonderlij e) bestanddelen. 2. De archiefdocumenten die vóór de verplaatsing tot een bepaald bestanddeel behoorden, blijven daartoe oo bij verplaatsing behoren. Deze bunctiontliteit is Eedoeld voor Eijzondere situtties zotls Eij reorgtnistties ob om tdministrttieve bouten te herstellen. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34. ee.

Een (digitaal) archiefdocument moet binnen het

E

classificatieschema verplaatst unnen worden naar een ander bestanddeel. Deze bunctiontliteit is Eedoeld voor Eijzondere situtties, zotls het corrigeren vtn bouten. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34.


oord:…………………….



Ief

e4.

Decificatie

lleen een geautoriseerde gebrui er an rubrie en uit het

pag li van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

classificatieschema, bestanddelen en archiefdocumenten verplaatsen. Deze bunctiontliteit is Eedoeld voor Eijzondere situtties, zotls het corrigeren vtn bouten. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34. e5.

ls rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten worden

E

verplaatst, worden de veranderingen op zijn minst bijgehouden en vastgelegd in de auditatrail, opdat de historie an worden nagegaan. e6.

ls rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten worden

E

verplaatst, moet de applicatiebeheerder de reden(en) voor de verplaatsing unnen registreren. e7.

Vernietigen of verwijderen van archiefdocumenten, of enig

E

onderdeel van de inhoud daarvan, moet worden verhinderd, tenzij: l.

De vernietiging is gebaseerd op een selectielijste

2.

De vernietiging is gebaseerd op de regels voor noodvernietiging (zie le4)

e.

Of als de vernietiging op basis van een periodie getoetste procedure door een daartoe geautoriseerde gebrui er plaatsvindt.

eu.

Het is voor een daartoe geautoriseerde gebrui er mogelij om een

E

(digitaal) bestanddeel af te sluiten volgens een specifie daarvoor opgestelde en in de applicatie opgenomen procedure. ei.

Het is mogelij dat gebrui ers ( ruis)verwijzingen ( zie oo g

E

verwijzingen) aanbrengen tussen wille eurige bestanddelen in het classificatieschema. 40.

De interne integriteit (relationele integriteit of anderszins) van en

E

binnen het classificatieschema moet te allen tijde worden gehandhaafd. 4l.

Het is mogelij meerdere ingangen te creëren op een

W

archiefdocument vanuit meerdere bestanddelen, zonder dat frsie e vermenigvuldiging van het digitale archiefdocument plaats vindt. 42.

Het is mogelij rapporten aan te ma en met gegevens voor de

W

applicatiebeheerder, inza e: l.

De mutaties binnen het classificatieschema over een bepaalde periodee

2.

Het aantal gecreëerde, afgesloten of verwijderde bea standdelen of archiefdocumenten binnen het classificatieschema of onderdelen daarvan


oord:…………………….



II.

pag 20 van uu

Uoegangscontrole en beveiliging

Van het Remano onderdeel Toegangscontrole en beveiliging geldt ten aanzien van het onderdeel audita trail een eis van l00 certificering. De overige onderdelen worden in hoofdstu e.l.2 behandeld.

2.

ODdit-trails

Een auditatrail is een bestand waarin activiteiten van gebrui ers en mutaties van gegevens worden vasta gelegd. De auditatrail van de RM bevat handelingen gedaan door gebrui ers en beheerders en handelingen als gevolg van de instellingen (srsteem parameters) die automatisch worden bijgehouden door of binnen de applicatie. Gegevens worden in de auditatrail vastgelegd om wederrechtelij e mutaties enpof gegevensbewegingen te unnen achterhalen. De applicatie moet het beheer en de controle van archiefdocumenten unnen vormgeven volgens de (wettelij e) eisen voor toegang en beveiliging. Oo moet het mogelij zijn deze naleving aan te tonen. De auditatrail maa t de applicatie toetsbaar. De hoeveelheid gegevens binnen de auditatrail an groot worden als alle handelingen daadwer elij worden geregistreerd en opgeslagen. Het is om die reden dat het management an beslissen dat van sommige handelingen geen gegevens worden geregistreerd en opgeslagene bij een dergelij e beslissing dient het risico van het niet vastleggen van die gegevens e(pliciet te worden afgewogen. De auditatrail gegevens unnen uiteindelij bij overbrenging of vernietiging van de archiefdocumenten worden verwijderd. Ief

55.

Decificatie

E/P

De applicatie beschi t over een niet muteerbare auditatrail waarbij

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

registratie en opslag van gegevens plaatsvindt van: ·

Door de organisatie gespecificeerde handelingen uitgevoerd met betre

ing tot archiefdocumenten, bestanddelen en het

classificatieschemae ·

De gebrui er die de handeling uit voerte

·

De datum en tijd van de uitvoering van de handeling.

Het woord ‘niet-muteerEttr’ EeteMent dtt de tudit-trtil op geen enMele wijze Mtn worden ttngeptst ob verwijderd door ongetcht welMe geEruiMer. Vooropgesteld dtt de gegevens onvertnderd Elijven, mogen ze wel worden geconverteerd E gemigreerd ob geMopieerd nttr tndere gegevensdrtgers (disMettes, CD) indien dtt, door EijvoorEeeld sobtwtre, wordt vereist. 56.

Een auditatrail registreert handelingen automatisch en slaat deze

E

registraties zonder manuele tussen omst op. 57.

uditatrailgegevens van rubrie en, bestanddelen en

E

archiefdocumenten worden opgeslagen tenminste zolang als dat in de selectielijst voor de betreffende rubrie en, bestanddelen en archiefdocumenten is voorgeschreven . 5u.

Een auditatrail wordt aangelegd van alle veranderingen ten aanzien E van:

5i.

·

Rubrie ene

·

Groepen bestanddelene

·

Individuele bestanddelene

·

Beschrijvingen van archiefdocumenten.

De applicatie legt een auditatrail aan van alle veranderingen die

E

worden aangebracht in de administratieve parameters


oord:…………………….



Ief

60.

Decificatie

pag 2l van uu

E/P

De applicatie moet de volgende gegevens in de

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

registratiegegevens enpof auditatrail unnen vastleggen, waarbij de organisatie de omvang van de vastleggingen bepaald: ·

de datum en tijd van de opname van alle digitale archiefdocumentene

·

het verplaatsen van een archiefdocument naar een ander bestanddeele

·

het herschi

en van een bestanddeel binnen het

classificatieschemae ·

iedere verandering in de bewaartermijn van een bestanddeel of groep van bestanddelene

·

iedere mutatie in de registratiegegevens die bij een rubrie , bestanddeel of beschrijving van een archiefdocument horene

·

datum en tijd van creatie, aanvulling of verwijdering van registratiegegevense

·

veranderingen in de ingestelde toegangsautorisaties inza e een rubrie , bestanddeel, archiefdocument of gebrui ere

· ·

e(port of omzetten van een archiefbestanddeele iedere wijziging aangebracht in een voorgedefinieerde wor flowe

· ·

het verwijderen van de encrrptie van een archiefdocumente verwijderapwisacties van een bestanddeel of digitaal archiefdocumente

·

creatie, raadpleging en verwijdering van e(tractene

·

gebrui ersgegevens bij beschi baarstelling enpof raadpleging van archiefdocumenten.

6l.

l. De applicatiebeheerder an de configuratie van de auditatrail

E

bewer en opdat an worden geselecteerd wel e gegevens automatisch worden opgeslagene 2. Iedere wijziging in de configuratie van de auditatrail wordt geregistreerd en vastgelegde e. De aangebrachte wijzigingen in de configuratie van de audita trail mogen niet leiden tot mutatie van de gegevens die reeds in de auditatrail zijn opgeslagen. 62.

De applicatie moet de auditatrail op verzoe voor inspectie of

E

toezicht unnen presenteren, zodanig dat: ·

Een specifie e gebeurtenis an worden geïdentificeerd en gereconstrueerd

· ·

lle gerelateerde gegevens raadpleegbaar zijne Een derde partij met nauwelij s of geen ennis van de applicatie deze inspectie an uitvoeren.

6e.

uditatrails van archiefdocumenten enpof (groepen) bestanddelen

E

moeten unnen worden geë(porteerd, zonder dat in de auditatrail gegevens die eerder zijn opgeslagen worden gemuteerd. 64.

De applicatie moet (pogingen tot) inbreu en op de

E

toegangscontrole in de auditatrail vastleggen. 65.

Eit de auditatrail moeten ten minste rapporten unnen worden

E

vervaardigd inza e handelingen verricht aan rubrie en, bestanddelen en archiefdocumenten: ·

Gerangschi t op archiefdocumenten, bestanddelen of rubrie ene


oord:…………………….



Ief

Decificatie

·

Gerangschi t per gebrui ere

·

Gerangschi t in chronologische volgordee

·

Gerangschi t op wer ple c.q. gebrui ersgroep.

pag 22 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting


oord:…………………….



III.

pag 2e van uu

electie- en bewaartermijnenM overbrengenM exDorteren en vernietigen

Een fundamenteel onderdeel van informatiea en archiefmanagement is de uitvoering van selectie om doa cumenten uit operationele srstemen te verwijderen (overbrengen, e(porteren of vernietigen). uelectie vindt in de regel plaats op basis van selectielijsten.

1.

electie- en bewaartermijnlijsten

uelectielijsten geven aan of (categorieën) archiefdocumenten bewaard moeten worden of op termijn voor vernietiging in aanmer ing omen. In beide gevallen worden archiefdocumenten na verloop van tijd uit het archiefsrsteem van de organisatie verwijderd, de te bewaren archiefdocumenten ten behoeve van overbrenging, de rest vernietigd. ls een organisatie een opie van de over te dragen archiefdocumenten wil behouden an de overbrenging plaatsvinden met behoud van een opie van de archiefdocumenten in het eigen archiefsrsteem. De termijnen geven dus aan hoe lang archiefdocumenten binnen het archiefsrsteem moeten worden bewaard en of zij daarna worden overgebracht, geë(porteerd of vernietigd. Ief

i2.

Decificatie

E/P

De applicatie:

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

l. bevat de geldende selectielijsten en voert op basis daarvan de vereiste vernietiging, overbrenging of e(port uite 2. voorziet in faciliteiten voor het e(porteren van archiefdocumenten en de daarbij behorende registratiegegevens en auditatraile e. voorziet in de automatische opstelling van overbrengingsa e(porta (waar onder vervreemdingsa6) en vernietigingsver laringen. ie.

Het invoeren van de selectielijsten en het aanbrengen van

E

veranderingen daarin is voorbehouden aan de applicatiebeheerder of een daarvoor door deze aangewezen geautoriseerde gebrui er. i4.

De applicatiebeheerder of een daarvoor door deze aangewezen

E

geautoriseerde gebrui er moet een tabel met aangepaste selectiea en bewaartermijnen unnen aanma en en opslaan. i5.

In een selectiea enpof bewaartermijnlijst opgenomen selectiea enpof E bewaartermijnen moeten ge oppeld unnen worden aan afzonderlij e archiefdocumenten, archiefbestanddelen of rubrie en uit het classificatiesrsteem.

i6.

Meer dan oon selectiea enpof bewaartermijn an worden

E

toege end aan bestanddelen of rubrie en uit het classificatieschema. i7.

Ieder archiefdocument in een bestanddeel of rubrie

rijgt de

E

selectiea of bewaartermijn die is toege end aan dat bestanddeel of die rubrie . iu.

Iedere selectielijst omvat de besluiten t.a.v. bewaren

E

(overbrengen)pvernietigen, de bewaarperiode, de reden en grondslag voor het besluit. ii.

Bij ieder bestanddeel wordt: ·

E

automatisch de bewaarperiode vermeld die aan dat bestanddeel of de rubrie waarin het bestanddeel is

6

Gebaseerd op

rchiefbesluit lii5, arti el u.


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 24 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

ondergebracht is toege end (met inachtneming van l05)e ·

automatisch het vervolgtraject vermeld: overbrenging, e(port of vernietiging

l00.

Indien op grond van verschillende op een bestanddeel of rubrie betre

E

ing hebbende selectielijsten meer dan oon termijn is

toege end, wordt door de applicatie op basis van de langste van de genoemde bewaarperioden het juiste vervolgtraject voor overbrenging, e(port of vernietiging in gang gezet. l0l.

De volgende selectiebeslissingen worden ondersteund: · ·

E

permanente bewaringe op een later moment beoordelen, op het moment gespecificeerd volgens l02e

l02.

·

vernietigen, op het moment gespecificeerd volgens l02e

·

overbrengen, op het moment gespecificeerd volgens l02.

De in de applicatie toegepaste selectiea of bewaartermijnlijst moet

E

toestaan dat de feitelij e beslissing op een later tijdstip wordt genomen, waarbij de datum van beslissing ten minste op de volgende manieren is te bepalen: ·

een bepaalde periode na creatie van het bestanddeele

·

een bepaalde periode na het sluiten van het bestanddeele

·

een bepaalde periode nadat het meest recente archiefdocument aan het bestanddeel is toegevoegde

·

een bepaalde periode na het plaatsvinden van een in de selectiea of bewaartermijnlijst beschreven gebeurtenis (bijvoorbeeld: Na onderte ening of aflopen van een contract)e

Dit geldt niet als vernietiging plaats vindt op basis van wettelij e regelingen voor dwingende vernietiging en bij noodvernietiging, zie respectievelij de specificaties l27 en le6. l0e.

De applicatie an selectiea of bewaartermijnen verwer en die (a)

E

liggen tussen oon maand en honderd jaar en (b) de waarde permanent hebben. l04.

Iedere actie inza e overbrengen, e(porteren en vernietigen moet

E

in de auditatrail worden vastgelegd. l05.

Een termijn die is toege end aan een bestanddeel an prevaleren

E

boven de termijn die is toege end aan de rubrie van het classificatiesrsteem waarin het bestanddeel is ge lasseerd. l06.

l. De applicatiebeheerder of een daarvoor door deze gea

E

autoriseerde gebrui er an iedere wille eurige termijn wijzigen, ongeacht wel bestanddeel en op ieder moment. 2. Deze wijzigingen worden vastgelegd in de auditatrail. l07.

De applicatiebeheerder of een daarvoor door deze geautoriseerde

E

gebrui er an de aan een bestanddeel ge oppelde selectiea enpof bewaartermijnen op ieder gewenst moment veranderen. l0u.

De applicatiebeheerder an, in afwachting van het proces van

E

overbrengen, e(porteren of vernietigen, bewer ingregels toewijzen aan bepaalde bestanddelen en rubrie en, zodanig dat de specifie e bestanddelen en de inhoud daarvan door een bepaalde geautoriseerde gebrui er unnen worden beoordeeld. l0i.

l.

ls een geautoriseerde gebrui er bestanddelen of

W

archiefdocumenten verplaatst van de ene rubrie naar een andere, unnen (bijvoorbeeld op wens van de organisatie) de nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 25 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

selectiea en bewaartermijnen die bij de rubrie van bestemming horen, in plaats omen van de termijnen die aan de verplaatste bestanddelen of archiefdocumenten waren toege end. 2. Deze handeling wordt vastgelegd in de auditatrail.

2.

Paardering en selectie

Waarderen is het proces waarbij van bestanddelen wordt bepaald of zij daadwer elij bewaard moeten worden, overgebracht worden naar een ander srsteem, of vernietigd worden. De beoordelaar betre t hierbij de registratiegegevens enpof de inhoud van de archiefdocumenten. In de regel zijn voor overheidsorganisaties de selectiea en bewaartermijnlijsten leidend en wordt de juistheid niet achteraf beoordeeld. uelectie is het uitvoeren van de resultaten van de waardering. De overbrenging, e(port of vernietiging van bepaalde archiefdocumenten valt onder weta en regelgeving. Ief

ll0.

Decificatie

E/P

De voor selectie verantwoordelij e gebrui er an periodie een

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

overzicht genereren van alle op basis van selectiea en bewaartermijnlijsten uit te voeren handelingen binnen een bepaalde periode, zowel ten aanzien van gespecificeerde bestanddelen als ten aanzien van afzonderlij e (trpen) archiefdocumenten. lll.

Een daarvoor door de applicatiebeheerder geautoriseerde gebrui er W an: l. de frequentie waarop overbrengingsa, e(porta (waar onder vervreemdingsa) en vernietigingsver laringen worden opgesteld instellene 2. de gegevens die worden opgenomen in deze rapporten bepalen e. uitzonderingen mar eren zoals bij overschrijding van de overbrengingsa, e(porteringsa enpof vernietigingstermijn.

ll2.

De geautoriseerde gebrui er verantwoordelij voor het

E

selectieproces an ter beoordeling daarvan een beoordelingsoverzicht genereren van alle betreffende bestanddelen, vergezeld van de registratiegegevens van deze bestanddelen en de aan deze bestanddelen toegewezen selectiea of bewaartermijnen, op zodanige wijze dat zowel in de inhoud als in de registratiegegevens van een bestanddeel

an worden

gezocht. lle.

De applicatie moet de voor selectie geautoriseerde gebrui er erop

W

attenderen wanneer er een lin of verwijzing bestaat tussen een (nog) te bewaren bestanddeel of archiefdocument en een te vernietigen bestanddeel of archiefdocument. De vernietiging moet worden opgeschort totdat: ·

de geautoriseerde gebrui er bevestigt dat de vernietiging moet worden voortgezet of uitgestelde

·

een gedetailleerd overzicht is gegenereerd van de betro

en

bestanddelen of archiefdocumenten en alle vermeldingen, verwijzingen of lin s naar deze bestanddelen of nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 26 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

archiefdocumenten. ll4.

De voor selectie geautoriseerde gebrui er moet bij de beoordeling

E

per bestanddeel of archiefdocument ten minste een van de volgende handelingen unnen verrichten: ·

het bestanddeel mar eren voor vernietiging

·

het bestanddeel mar eren voor overbrenging (zie l26)

·

de selectiea enpof bewaartermijn muteren opdat het bestanddeel (voorlopig) bewaard wordt en op een later moment opnieuw an worden beoordeeld.

· ll5.

de datum bepalen op basis van specificatie l02.

De voor selectie geautoriseerde gebrui er moet opmer ingen

E

unnen toevoegen in de registratiegegevens van het bestanddeel teneinde de achtergronden van een besluit vast te leggen. ll6.

l. De voor selectie geautoriseerde gebrui er wordt geattendeerd

E

op bestanddelen die voor overbrenging, e(port (waar onder vervreemding) of vernietiging in aanmer ing omen, voordat deze acties worden gestart. 2. Bij bevestiging wordt de overbrenging, e(port of vernietiging uitgevoerd volgens de specificaties genoemd in l0l. e. Bevestiging is niet verlangd indien rachtens wettelij e regelingen dwingend vernietigd moet worden, volgens de specificaties genoemd in l27 en le6. ll7.

De applicatie voorziet (eventueel door gebrui van een

E

gerelateerde applicatie) in instrumenten voor het vervaardigen van rapportages en analrses inza e het beheer van bewaartermijnen en selectie enpof bewaartermijnlijsten, waarbij ten minste moeten unnen worden gegenereerd: · ·

een overzicht van alle termijnene een overzicht van alle bestanddelen met een bepaalde termijne

·

een overzicht van de termijn(en) die zijn toege end aan alle bestanddelen onder een bepaalde rubrie in de hiërarchie van het classificatieschema.e

·

identificaties, vergelij ingen en beoordelingen van selectiea en bewaartermijnen ongeacht de plaats in het classificatieschemae

·

identificaties van de tegenstrijdigheden in de toepassing van bewaartermijnen ongeacht de plaats in het classificatieschema.

llu.

In de auditatrail worden alle besluiten die inza e de selectie tijdens

E

de beoordeling zijn genomen, vastgelegd. lli.

De applicatie beschi t over, of biedt de mogelij heid voor, een

E

wor flowfaciliteit ter ondersteuning van het toe ennen van bewaartermijnen, de beoordeling en het overbrengingsa, e(porta of vernietigingsproces, door het vastleggen van: ·

voortgang of status van een beoordeling, zoals in afwachting vang of in behandelingg, inclusief gegevens over de geautoriseerde gebrui er die het proces uitvoert en de datume

·

gegevens over bestanddelen of archiefdocumenten die wachten op overbrenging, e(port of vernietiging als gevolg van een beoordelingsbeslissinge


oord:…………………….



Ief

Decificatie

·

pag 27 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

voortgang van het overbrengingsa, e(port enpof vernietigingsproces.

l20.

Er unnen overzichten worden gegenereerd van

W

selectiebeslissingen genomen tijdens een bepaalde periodee deze overzichten unnen in een tabellarische of grafische vorm worden gepresenteerd.

3.

verbrengingM exDort en vernietiging

In veel gevallen moeten organisaties archiefdocumenten overbrengen naar andere locaties (bewaarplaatsen) of archiefsrstemen. Het overbrengen heeft hier, net als in de NENaIuO l54uial:(nl), dus een bredere bete enis dan die op basis van de rchiefwet lii5, waarbij alleen het overbrengen van archiefdocumenten van een zorgdrager naar een archiefbeheerder wordt verstaan. Zo wordt oo vervreemding ( rchiefbesluit lii5, arti el u) verstaan. De redenen om over te brengen zijn: · de blijvende bewaring van het archiefdocument vanwege wetgeving, administratieve behoeften, onderzoe e · het gebrui van diensten (van derden) voor het middellange of lange termijnbeheer van de archiefdocumenten. · vervreemding van archiefdocumenten Meestal leidt overbrenging tot het onderbrengen van de bestanddelen, archiefdocumenten en daarbij behorende registratiegegevens en auditatrails in een ander archiefsrsteem. In sommige gevallen an een organisatie besluiten de archiefdocumenten te e(porteren. Dit bete ent dat een opie wordt overgebracht naar een andere locatie of archiefsrsteem om ze te unnen bewaren. In weer andere gevallen zullen archiefdocumenten vernietigd moeten worden. Ongeacht de handeling, de specificaties voor de uitvoer van overbrenging, e(port en vernietiging zijn gelij luidend. In alle gevallen worden de registratiegegevens en de auditatrails gelij tijdig behandeld als de archiefdocumenten waartoe zij behoren. Ief

l2l.

Decificatie

De applicatie an de overbrenging van bestanddelen enpof

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

archiefdocumenten naar een andere (interne of e(terne) applicatie uitvoeren. l22.

ls rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten door de

E

applicatie worden overgebracht, dan behelst de overbrenging de volgende elementen: · ·

(voor rubrie en) alle bestanddelen binnen die rubrie e (voor bestanddelen) alle archiefdocumenten (of aggregaties daarvan) die zich in deze bestanddelen bevindene

·

alle registratiegegevens behorende bij bestanddelen en archiefdocumenten.

· l2e.

( opieën van de bijbehorende)auditatrails. ls rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten worden

E

overgebracht dan zorgt de applicatie ervoor dat: ·

inhoud en structuur niet worden veranderde

·

alle lin s en verwijzingen behouden blijven.

·

archiefdocumenten die uit meer dan een component bestaan worden overgebracht als een (frsie of logisch) geïntegreerde


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 2u van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

eenheid (bijvoorbeeld een emailbericht met attachments)e ·

alle lin s en verwijzingen tussen het archiefdocument en de bijbehorende registratiegegevens en auditatrail blijven behoudene

l24.

De applicatie voorziet (eventueel door gebrui van een daaraan

E

gerelateerde applicatie) in de omzetting van voor overbrenging of e(port gemar eerde archiefdocumenten in een (formeel) voorgeschreven formaat. Bij voorEeeld, porttEle document bormtt (PDF), ob eXtensiEle MtrM-up Ltngutge (XML). De regeling geordende en toegtnMelijMe stttt trchiebdocumenten trt. 6, opgesteld ex trt 12 ArchiebEesluit 1995, gttt ntder in op bormtten. l25.

l. De applicatie moet een overzicht genereren van eventuele

E

fouten die tijdens het proces van overbrengen, e(porteren of vernietigen optreden. 2. Bij het constateren van een fout tijdens het overbrengen, e(porteren of vernietigen wordt of de uitvoering daarvan gestaa t of na de uitvoering ervan een overzicht gegenereerd van alle rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten die niet of niet goed zijn overgebracht, geë(porteerd of vernietigd. l26.

lle bestanddelen enpof archiefdocumenten die zijn overgebracht

E

of geë(porteerd worden in de applicatie behouden tot het moment dat het succes van de overbrenging of e(port wordt bevestigd. l27.

ls hrbride bestanddelen worden overgebracht, geë(porteerd of

E

vernietigd, moet de applicatie de applicatiebeheerder of een door deze daarvoor geautoriseerde gebrui er e(pliciet laten bevestigen dat het nietadigitale deel van het bestanddeel wordt overgebracht, geë(porteerd of vernietigd, vóórdat deze handelingen worden verricht ten aanzien van het digitale gedeelte van het bestanddeel. Dit geldt niet als dwingende of noodvernietiging plaats vindt volgens le6. l2u.

Gebrui ersgedefinieerde registratiegegevens unnen worden

W

toegevoegd aan bestanddelen die voor overbrenging of e(port zijn bedoeld, zowel voor als na overbrenging of e(port. l2i.

Bestanddelen die bestemd zijn voor overbrenging of e(port,

W

unnen in een overzicht worden gesorteerd op basis van (gebrui ersgedefinieerde) registratiegegevens. le0.

De applicatie an door gebrui ers gedefinieerde formulieren

W

genereren voor de beschrijving van rubrie en, bestanddelen enpof archiefdocumenten die voor overbrenging of e(port in aanmer ing omen. lel.

De volgens de selectiea en bewaartermijnenlijst te vernietigen

E

rubrie en, bestanddelen en archiefdocumenten moeten oo daadwer elij volledig worden vernietigd, indien deze zijn opa geslagen op herschrijfbare gegevensdragerse dit an of vanuit het applicatiebeheer of vanuit het srsteembeheer door srsteemfunctionaliteiten worden gerealiseerd, maar dient in ieder geval op zodanige wijze te gebeuren dat zij niet weer leesbaar gemaa t unnen worden.


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 2i van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

Als vernietiging ob verwijdering is vereist (en dtt is het gevtl op grond vtn de Archiebwet 1995, trt. 3) is het vtn Eeltng het Eestttn vtn Mopieën Einnen EtcM-ups Eij de vernietiging te EetreMMen. Omdtt dit procedureel moet worden geregeld zijn hierover geen verdere specibictties opgesteld. le2.

l. De applicatie moet de toegang verhinderen tot de volgens

E

selectiea en bewaartermijnenlijsten vernietigde archiefdocumenten die zijn opgeslagen op nietaherschrijfbare gegevensdragers, opdat zij niet na vernietiging unnen worden hersteld. 2. De organisatie dient door middel van tools en programmatuur te verhinderen dat archiefdocumenten die zijn opgeslagen op nietaherschrijfbare gegevensdragers na vernietiging unnen worden hersteld. Dit impliceert vernietiging of verwijdering van inde(gegevens (die op herschrijfbare dragers staan), die naar de vindplaats van de gegevens op nietaherschrijfbare gegevensdragers verwijzen. Om problemen met opslagcapaciteit te voor omen is het aan te bevelen archiefdocumenten op dit soort dragers te clusteren op basis van de bewaartermijnen en de drager frsie te vernietigen na afloop van deze termijn. lee.

De applicatie an registratiegegevens van bestanddelen en

E

archiefdocumenten die vernietigd, overgebracht of geë(porteerd zijn, behouden. le4.

l. De applicatiebeheerder of een daarvoor door deze

E

geautoriseerde gebrui er moet de registratiegegevens unnen bepalen, die bewaard blijven voor rubrie en, bestanddelen enpof archiefdocumenten die vernietigd overgebracht of geë(porteerd zijn of offaline zijn opgeslagen. 2. Van deze registratiegegevens maa t in ieder geval de grond waarop vernietiging heeft plaatsgevonden deel uit. le5.

Rubrie en, bestanddelen enpof archiefdocumenten unnen meer

E

dan eens worden overgebracht of geë(porteerd. le6.

Indien moet worden overgegaan tot noodvernietiging, worden alle

E

gegevens die daarvoor in aanmer ing omen, inclusief bac aups, en registratiegegevens direct vernietigd op het moment dat daartoe door de bevoegde autoriteit wordt beslist. De noodvernietiging heeft geen effect op de auditatrail. GeEtseerd op Archiebwet 1995, trtiMel 9, lid 2. De ‘Eevoegde tutoriteit’ is in dit gevtl enMel de Minister-President. In de Regeling vtn de Minister President vtn 20 jtnutri 1989, nr. 89, MO11818 KtEinet vtn de Minister President, Stcrt. 26, houdende vtststelling vtn Atnwijzingen voor Eeveiliging vtn sttttsgeheimen en vittle onderdelen Eij de rijMsdienst, zotls ltttstelijM gewijzigd Eij Min. Reg. vtn 22 juli 1994, nr. 94M004882, Stcrt. 173, is in ArtiMel 44 (Vernietigen en onEruiMEttr mtMen vtn documenten en mtterittl wttrin sttttsgeheimen zijn vtstgelegd) uitgewerMt hoe een noodvernietiging moet worden ingericht.


oord:…………………….



3.1.2 II.

pag e0 van uu

verige eisen en wensen Uoegangscontrole en beveiliging

Controle en beveiliging van een RM is een zeer belangrij aspect bij informatiea en archiefbeheer. Om de beveiliging van gearchiveerde informatie en metadata te unnen realiseren zijn verschillende controlemaatregelen nodig. Het moet mogelij zijn vast te stellen wie bevoegd is bepaalde gegevens in te zien. rchiefdocumenten en de daaraan gerelateerde metadata unnen immers vertrouwelij e gegevens bevatten over personen en za en. Toegangsregeling is net zo belangrij voor e(terne gebrui ers. Het vormgeven van een transparante overheid en het regelen van openbaar bestuur, an leiden tot de mogelij heid van het daadwer elij inzien van archiefdocumenten door het publie . uditatrails spelen een belangrij e rol in controle en beveiliging, aangezien daaruit alle activiteiten die met handelingen in de RM te ma en hebben, unnen worden gereconstrueerd. Beveiliging van gegevens omvat oo de bescherming tegen srsteemfouten, door middel van bac aups, en de mogelij heid daarmee verloren informatie te reconstrueren. Voor organisaties van de rij soverheid moet een RM te allen tijde voldoen aan het Voorschribt Beveiliging RijMsdienst (Den Haag: Ministerie van Binnenlandse Za en, lii4).

1.

Uoegang en gebrDik

Organisaties dienen controle te unnen uitoefenen op het gebrui van hun gegevens. Zij dienen toegang te definiëren tot bepaalde archiefdocumenten en bestanddelen door wel of geen beper ingen (autorisaties) te definiëren voor individuele gebrui ers of groepen gebrui ers. Bij za en of onderwerpen van nationaal belang unnen screeningsgegevens in ogenschouw worden genomen of vervullen procedures in de vorm van geheimhoudingsver laringen een rol bij het toe ennen van autorisaties. De beslissingen over autorisaties en toegangsrechten worden genomen op managementniveau. Zul e beslissingen zijn gebaseerd op weta en regelgeving en (interne) regels. Ief

4e.

Decificatie

De applicatie moet toestaan dat de applicatiebeheerder toegang

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

voor bepaalde gebrui ers of groepen gebrui ers tot archiefdocumenten, bestanddelen en registratiegegevens an beper en. 44.

Het is mogelij dat de applicatiebeheerder aan een

E

gebrui ersprofiel functionaliteiten toe ent die bepalen tot wel e delen van de applicatie, registratiegegevens, auditatrail, archiefdocumenten of bestanddelen een gebrui er toegang heeft. De functionaliteit van het gebrui ersprofiel zal: ·

toegang tot de applicatie verhinderen indien niet wordt beschi t over een geaccepteerde gebrui ersidentificatie (bijvoorbeeld useraid, wachtwoord)e

·

toegang tot bepaalde bestanddelen of archiefdocumenten

·

toegang tot bepaalde rubrie en van het classificatieschema

unnen beper ene unnen beper ene ·

toegang regelen in overeenstemming met toege ende autorisatiese

·

bepaalde functionaliteiten unnen beper en (b.v. lezen, muteren enpof verwijderen van bepaalde registratiegegevens)

·

toegang unnen weigeren vanaf een bepaalde datum,


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag el van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

bijvoorbeeld wanneer een gebrui er van organisatieonderdeel of organisatie veranderte ·

een gebrui er aan een groep of groepen unnen toewijzen, bijvoorbeeld wanneer een gebrui er van organisatieonderdeel verandert.

45.

Gelij soortige controlefuncties zijn beschi baar voor zowel

E

groepen van gebrui ers, in de vorm van functierollen, als voor individuele gebrui ers. Deze bunctiontliteit stelt de tpplicttieEeheerder in stttt het Eeheer en onderhoud vtn Eepttlde tutoristties voor buncties en bunctierollen vorm te geven voor groepen geEruiMers Einnen een Eepttlde bunctie in plttts vtn voor individuele geEruiMers. 46.

Het is mogelij om groepen gebrui ers te autoriseren voor een

E

categorie bestanddelen of archiefdocumenten. 47.

Het is toegestaan dat een gebrui er tot meer dan oon groep of

E

meer dan oon gebrui ersprofiel behoort. 4u.

lleen de applicatiebeheerder mag gebrui ersprofielen definiëren

E

en gebrui ers aan groepen toewijzen. 4i.

l. Een gebrui er an bepalen wel e andere gebrui ers of groepen

W

gebrui ers toegang rijgen tot de archiefdocumenten waarvoor die gebrui er of groep(en) gebrui ers verantwoordelij is (zijn). 2. De applicatiebeheerder voert op aanvraag van de gebrui ers de toegangsbepalingen door in de applicatie. 50.

De applicatiebeheerder an eerder toege ende autorisaties aan

E

groepen gebrui ers muteren (zoals toegangsrechten, beveiligingsniveaus, uitzonderingen, toe ennen van wachtwoorden en wachtwoordbeheer) 5l.

ls een gebrui er toegang vraagt tot, of zoe t naar, een

E

archiefdocument of bestanddeel waartoe hij geen toegangsrechten heeft, moet de applicatie oon van de volgende reacties geven: l. de titel en registratiegegevens tonene 2. het bestaan van een bestanddeel of archiefdocument aangeven via een dossiernummer of het nummer van het archiefdocument (dus niet de titel of andere metadata)e e. geen en el gegeven of indicatie van het bestaan daarvan tonen. OpgemerMt moet worden dtt de eisen voor de derde optie (de meest stringente vtn de drie) impliceert dtt de RMA zulMe trchiebdocumenten ooM niet in enig overzicht ob zoeMresultttt mtg opnemen. De voorMeur dient uit te gttn nttr optie 3. 52.

ls een gebrui er een (full te(t) zoe actie verricht, mag de

E

applicatie in de zoe resultaten geen gegevens opnemen waartoe de gebrui er geen toegang heeft. 5e.

ls gebrui ers proberen toegang te rijgen tot rubrie en en

E

bestanddelen waartoe zij geen toegang hebben, moeten deze pogingen worden vastgelegd in de auditatrail van de applicatie, ina dien deze toelaat dat gebrui ers oo documenten unnen zien waartoe zij niet zijn geautoriseerd. Oo indien de applicatie deze nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag e2 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

mogelij heid uitsluit dient de auditatrail van het besturingssrsteem iedere poging om op file srstem niveau toegang te ver rijgen vast te leggen. 54.

Het is mogelij om, als een tabel of overzicht van bestanddelen

E

bijgehouden wordt (zie 20), beper ingen op te leggen aan het gebrui , respectievelij de toegang, van delen van dit overzicht.

3.

Dack-DD en gerstellen

Zowel de bedrijfsze erheid als regelgeving vereisen dat een RM is uitgerust met bac aup functies, dan wel een in de organisatie gebrui te bac aup functie an aanroepen. Bac aup is noodza elij voor alle gea archiveerde archiefdocumenten en metadata. Bac aup is met name bedoeld om binnen orte tijd eventuele schade te unnen herstellen mochten er problemen zijn veroorzaa t door srsteemfouten, calamiteiten of beveiligingsproblemen, etc.. Regulier uitvoeren van bac aups en herstelfuncties zijn onderdeel van het RM aapplicatiebeheere de uitvoering zelf an eventueel onderdeel zijn van een database management srstem of ander srsteem voor de opslag van documenten en metadata. Ief

66.

Decificatie

De applicatie beschi t over een automatische bac aupa en

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

herstelfunctie of heeft toegang tot een gerelateerde automatische bac aup en herstelfunctie. 67.

De applicatiebeheerder beschi t over mogelij heden tot: ·

E

het specificeren van de frequentie van de bac aupe

·

het selecteren van rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten waarvan regelmatig een bac aup moet worden gemaa te

·

het toewijzen van opslagmedia, srstemen of locaties voor de bac aup, tenzij dit tot de bevoegdheid van het srsteembeheer behoort.

6u.

l.

lleen de applicatiebeheerder mag met bac aups een vorige

E

toestand (doen) herstellen. 2. De integriteit van de gegevens moet na dit herstel zijn gewaarborgd. 6i.

l.

lleen de applicatiebeheerder mag vanuit de bac aup (van de

E

gebrui te database) een rollbac (doen) uitvoeren. 2. De integriteit van de gegevens gedurende en na deze rollbac moet zijn gewaarborgd. 70.

De applicatie moet gebrui ers van wie bij een bac up enpof

W

rollbac registratiegegevens of documenten incorrect zijn hersteld, bij volgend gebrui van het srsteem ervan op de hoogte stellen dat een incomplete opslag heeft plaatsgevonden. 7l.

De gebrui ers hebben de mogelij heid bepaalde documenten als

E

vitaalg aan te mer en. 72.

ls vitaal aangemer te documenten unnen onafhan elij van

E

andere documenten worden ge opieerd, gebac upaed en hersteld.


oord:…………………….



4.

pag ee van uu

Lokaliseren van gearcgiveerde docDmenten

Gedurende hun levenscrclus zullen archiefdocumenten en de daarbij behorende registratiegegevens en audita trail overgebracht worden van de ene gegevensdrager of van de ene verblijfplaats (standplaats of locatie) naar een andere. Meestal gebeurt dit als het gebrui of de actualiteitswaarde afneemt of verandert. De overbrenging an lo aal zijn naar of een nearaline (bv een medium binnen een geautomatiseerde structuur zoals CDaR in een ju ebo(), offline (b.v. een lo aal bestand) of naar een andere gegevensbeheerder. Ief

7e.

Decificatie

E/P

De applicatie houdt gegevens bij (door monitoring en registratie)

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

over de verblijfplaats, en (al dan niet tijdelij e) veranderingen daarin van bestanddelen, zowel digitaal als frsie . 74.

De volgende verblijfplaatsgegevens worden vastgelegd: ·

een unie

·

zowel de huidige verblijfplaats als vorige verblijfplaatsen

E

enmer voor het bestanddeele

(gebrui er gedefinieerd)e ·

datumgegevens over e(port p verplaatsen van een verblijfplaatse

· ·

datumgegevens over import p ontvangen op een verblijfplaatse gebrui er verantwoordelij voor de verplaatsing (indien aanwezig).

75.

De applicatie regelt de toegang tot de inhoud van de (digitale)

E

archiefdocumenten, inclusief de mogelij heid om ze weer te geven, en inclusief het beheer over de structuur en het formaat.

5.

ODtgenticiteit

Het is essentieel dat indien een archiefdocument in de RM wordt opgenomen, alle onderdelen (componenten), de structuur, auditatrail en registratiegegevens die van belang zijn voor het garanderen van de authenticiteit van dat archiefdocument, eveneens worden opgeslagen. De opgeslagen archiefdocumenten moeten zijn beschermd tegen bedoelde of onbedoelde veranderingen in inhoud, conte(t, structuur en verschijningsvorm van het archiefdocument gedurende de gehele bewaarperiode. Een opgevraagd document mag derhalve niet in gewijzigde vorm het oorspron elij e document vervangen, maar moet eventueel als een nieuw document worden weggeschreven. Ief

76.

Decificatie

Toegangsbeper ingen tot srsteemfuncties zijn opgezet in

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

overeenstemming met de rol van gebrui ers. 77.

De applicatie geeft een waarschuwing als wordt geprobeerd een

W

incompleet of inconsistent archiefdocument op te nemen of maa t dat onmogelij . 7u.

De applicatie toetst op authenticiteit bij de opname van

E

archiefdocumenten: l. via de registratiegegevens, op een adequate invulling van verplicht in te voeren registratievelden inza e authenticiteits enmer ene 2. via de door de organisatie gestelde authenticiteitscriteria voor automatische opname van ele tronische formulieren nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

7i.

Decificatie

De applicatie voor omt dat de inhoud van een definitieve versie

pag e4 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

van een digitaal archiefdocument door gebrui ers enpof geautoriseerde gebrui ers wordt gemuteerd.

6.

DeveiligingsniveaDs

Paragraaf II.l behandelde eisen voor de controle over toegang bij gebrui ers en groepen. De eisen in deze paragraaf betreffen inzage en zijn alleen van toepassing indien zij nodig of noodza elij worden geacht. De toegangsbeveiliging wordt bewer stelligd door aan rubrie en, bestanddelen, gebrui ersgroepen enpof archiefdocumenten een of meer “categorieën van beveiligingsniveaus” toe te ennen. Ief

u0.

Decificatie

De applicatie biedt de mogelij heid aan archiefdocumenten

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

beveiligingsniveaus toe te ennen. ul.

De applicatie moet de volgende beveiligingsniveaus unnen

E

realiseren: ·

Beveiligingsniveaus inza e rubrie en uit het classificatieschemae

u2.

·

Beveiligingsniveaus inza e bestanddelene

·

Beveiligingsniveaus inza e documentene

·

Beveiligingsniveaus inza e analoge archivering.

De beveiligingsinstrumenten moeten passen binnen het voor de

W

organisatie geïmplementeerde beveiligingsinstrumentarium. ue.

De verschillende beveiligingsniveaus moeten een logisch

E

(hiërarchisch) beveiligingsmodel unnen realiseren. u4.

De applicatie staat implementatie van comple(e enpof bijzondere

E

(unie e) beveiligingsregels toe. u5.

De applicatie moet in de beveiligingsniveaus ten minste vijf

E

toege ende beveiligingswaardeng unnen verwer en. u6.

Binnen de applicatie worden aan gebrui ers toegangsrechten

E

verleend overeen omend met de diverse beveiligingsniveaus. u7.

De applicatie ontzegt een gebrui er de toegang tot

E

registratiegegevens en documenten (binnen rubrie en en bestanddelen) als daaraan een hoger beveiligingsniveau is toege end dan de leesrechten van de gebrui er. uu.

De waarde met de meeste toegangsbeper ingen binnen een

E

beveiligingsniveau an default worden ingesteld voor een rubrie , bestanddeel of digitaal archiefdocument. ui.

Inza e het beveiligingsniveau van bestanddelen geldt dat: l.

E

an een bestanddeel geen lager beveiligingsniveau mag zijn toege end dan aan enig archiefdocument binnen dat bestanddeele of

2.

an een archiefdocument geen hoger beveiligingsniveau mag zijn toege end dan van het bestanddeel waarin het is ondergebracht.


oord:…………………….



Ief

i0.

Decificatie

Een geautoriseerde gebrui er an met een simpele zoe actie

pag e5 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

nagaan wat het hoogst toege ende beveiligingsniveau is binnen een groep bestanddelen enpof archiefdocumenten. il.

De applicatiebeheerder an periodie een overzicht genereren van

E

de toege ende beveiligingsniveaus.


oord:…………………….



I .

pag e6 van uu

Dnemen van arcgiefdocDmenten

Opnemen is het onder controle (beheer) van het archiveringssrsteem brengen van een archiefdocument. Onder de term is hier oo het registratieproces begrepen: het vastleggen van registratiegegevens die het archiefdocument identificeren, waardoor het bestaan an worden aangetoond. Registratie en andere beheershandelingen met betre ing tot het opnemen unnen aparte of niet te onderscheiden processen zijn.

1.

Dname

Digitale archiefdocumenten die zijn gegenereerd of ontvangen binnen een wer proces unnen af omstig zijn uit zowel interne als e(terne bronnen. De digitale archiefdocumenten unnen in verschillende formaten voor omene unnen door verschillende auteurs of samenstellers zijn gecreëerd en unnen als en elvoudige archiefdocumenten worden ontvangen of binnen de conte(t van een bestanddeel met meer dan een archiefdocument. Ze unnen binnen omen via verschillende communicatie analen en op verschillende andere manieren, vormen en maten. Ief

le7.

Decificatie

De applicatie moet in staat zijn om: ·

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

alle digitale archiefdocumenten op te nemen en te beheren ongeacht hun (technisch) formaate

·

te garanderen dat de archiefdocumenten zijn of worden ge oppeld aan een classificatieschema en zijn of worden ge oppeld aan een of meer bestanddelene

·

te communiceren met applicaties die archiefdocumenten genererene

·

de opname van registratiegegevens te valideren en te controleren.

leu.

De applicatie an het navolgende vastleggen en in stand houden: ·

E

de inhoud en integriteit van het digitale archiefdocument inza e vorm, structuur en (optioneel) gedrag (bijvoorbeeld, alle componenten van een emailbericht met attachment(s), of van een web pagina met hrperlin s)e

·

gegevens over het digitale archiefdocument (bijvoorbeeld de naam)e

·

de datum van creatie en andere gegevens over de elementen van het archiefdocumente

·

gegevens over de conte(t waarin het digitale archiefdocument is ontstaan en afge ondigd, bijvoorbeeld de wer processen, de oorspron elij e eigenaar(s)) en de auteur(s)e

·

gegevens over de applicatie (inclusief de versie daarvan) die het archiefdocument heeft gegenereerd.

lei.

De applicatie staat de vastlegging toe van alle registratiea en

E

auditatrailgegevens die bij configuratie zijn bepaald en behoud (in ieder geval tot aan de vernietiging) de onlosma elij e band tussen deze registratiea en auditatrailgegevens en de archiefdocumenten. l40.

De applicatie waarborgt dat vooraf gespecificeerde

E

registratiegegevens van een archiefdocument, alleen unnen worden gemuteerd door de applicatiebeheerder of een daarvoor nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag e7 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

door deze daartoe geautoriseerde gebrui er. l4l.

Een digitaal archiefdocument an aan verschillende bestanddelen

W

toegewezen worden zonder dat registratiegegevens en het archiefdocument zelf worden ge opieerd. l42.

De applicatie ondersteunt de registratie van digitale

E

archiefdocumenten door (eventueel automatisch) registratiegegevens enpof auditatrailgegevens toe te voegen voor in beginsel el trpe document, zoals:

l4e.

·

te stdocumenten (te stverwer ingsformaat)e

·

spreadsheets

·

PDVadocumenten

·

Des top databases

·

XMLadocumenten

·

Webpaginags

·

eamails zonder attachments, zowel in omende als uitgaandee

·

eamails met attachments, zowel in omende als uitgaandee

·

fa(en, zowel in omende als uitgaande.

De applicatie moet de datum en de tijd van registratie in de

E

registratiegegevens enpof de audit trail opslaan. l44.

Voor el opgenomen archiefdocument bestaat een (te

E

presenteren) registratie, die, samen met de audit trail, onderdeel uitmaa t van de metadata van dat document. l45.

De applicatie staat het toevoegen van registratiegegevens toe op

E

zowel:

l46.

·

het moment van registratiee enpof als als op

·

enig later verwer ingsmoment.

l. De applicatie moet, indien van een archiefdocument meerdere

E

versies bestaan, de gebrui ers de mogelij heid bieden uit het raadplegen en bewer en van de laatste versie danwel raadpleging van een van de voorgaande versiese 2.

lle versies van het stu worden of: · ·

als oon archiefdocument vastgelegde vernietigd, nadat oon versie van het stu als archiefdocument is vastgelegde of

· l47.

als afzonderlij e archiefdocumenten vastgelegd.

De applicatie biedt ondersteuning bij het toe ennen van

E

archiefdocumenten aan een bestanddeel op een of alle van de volgende manieren: ·

alleen oon onderdeel van het classificatieschema is voor een gebrui er of functie toegan elij e

·

voor iedere gebrui er of functie is een lijst opgeslagen met de door die gebrui er of functie meest gebrui te bestanddelene

·

de meest recentelij gebrui te bestanddelen worden aan de gebrui er getoonde

·

de bestanddelen worden getoond die gerelateerde archiefdocumenten bevattene

·

de bestanddelen worden getoond op basis van overeen omsten in registratiegegevense

·

de bestanddelen worden getoond op basis van overeen omsten in de inhoud van het archiefdocument.


oord:…………………….



Ief

l4u.

Decificatie

pag eu van uu

E/P

Binnen de applicatie an een gebrui er een digitaal

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

archiefdocument doorgeven aan een andere gebrui er om het proces van opname te vervolma en. l4i.

Voor digitale archiefdocumenten die uit meer dan een component

E

bestaan, moet de applicatie: ·

de archiefdocumenten als en elvoudige individuele archiefdocumenten behandelen, waarbij de relatie tussen de componenten wordt bewaarde

·

de integriteit van de structuur van het archiefdocument bewarene

·

latere geïntegreerde opvraging, ter beschi

ing stelling en

beheer ondersteunene ·

er voor zorgen dat alle componenten van het digitale archiefdocument als een geheel en in oon handeling worden overgebracht, geë(porteerd of vernietigd.

l50.

De applicatie an bij het registreren van digitale

E

archiefdocumenten van zoveel mogelij soorten bestanden automatisch registratiegegevens opslaan ((optioneel) door middel van OCR en ICR), ter vermijding van onjuistheden in de invoer. l5l.

De applicatie an als een gebrui er een archiefdocument probeert

E

te registreren dat al in hetzelfde bestanddeel is opgenomen, een van de volgende reacties geven: l.

Een waarschuwing aan de gebrui er dat het te registreren archiefdocument reeds in het bestanddeel is opgenomene

2.

De opname toestaan, maar op aanvraag van een geautoriseerde gebrui er periodie een overzicht genereren van meer dan eenmaal in hetzelfde bestanddeel opgenomen archiefdocumentene

e.

De opname verhinderen van een archiefdocument dat reeds in het dossier is opgenomen.

2.

DDlkverwerking

Op verschillende manieren en momenten unnen grote hoeveelheden archiefdocumenten ter opname in de RM worden aangeboden. Bijvoorbeeld vanuit een bedrijfsapplicatie, doorgaans bestaande uit een serie documenten van eenzelfde trpe of een bul die wordt overgedragen vanuit het document management srsteem. De RM moet deze ree sen documenten snel en zoveel mogelij zonder menselij e tussen omst unnen verwer en. Ief

l52.

Decificatie

l.

De applicatie heeft de mogelij heid om (ree sen)

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

archiefdocumenten vanuit andere srstemen op te nemen. 2.

De applicatie moet iedere open standaard unnen importeren.

e.

Bestanden die niet voldoen aan open standaarden moeten op

4.

Dit bete ent:

basis van maatwer oplossingen opgenomen unnen worden. ·

ondersteuning van voorngedefinieerde batch file


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag ei van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

transacties en importe ·

beschi

en over bewer ingsregels en –procedures voor

het aanpassen van de automatische registratie van de archiefdocumentene · l5e.

behoud van de integriteit van de gegevens.

De applicatie beschi t over faciliteiten voor het beheer van

E

wachtrijen voor invoer. l54.

De applicatie beschi t over faciliteiten om verschillende wachtrijen W voor invoer voor verschillende documenttrpes op te zetten.

l55.

De applicatie an bij bul invoer van archiefdocumenten gebrui

W

ma en van barcodeasrstemen.

3.

DocDmenttyDen

Organisaties zullen verschillende trpen documenten in verschillende bestandsformaten en structuren willen archiveren. De technische specificaties daarvan zullen verschillend zijn, afhan elij van de comple(iteit van het document. Een organisatie an als eis stellen dat zichzelfawijzigende documenten in het archiveringssrsteem worden opgenomen. uommige archiefdocumenten wijzigen zichzelf waarbij zij de inhoud (lij en) aan (te) passen zonder dat de gebrui er een handeling verricht. Een algemeen voorbeeld is te stverwer ing of verwer ing binnen een spreadsheet waarbij een veld of code automatisch een datum invult. De weergave van het archiefdocument an daardoor verschillen afhan elij van de datum waarop het wordt weergegeven. In e(treme gevallen an het veld of de code er zo anders uit zien dat het een totaal ander stu lij t te zijn. Hoewel het archiefdocument in westie feitelij niet is veranderd, verandert alleen de weergave ervan. Dit heeft te ma en met de software die nodig is om een stu te be ij en. Hoewel archiefdocumenten die zichzelf wijzigen niet conflicteren met de specificaties die gelden voor het fi(eren van de inhoud van een stu , lij en zij dit wel te doen. Om deze reden is het uit rechtmatigheidsredenen niet wenselij dit soort instellingen te gebrui en: rechtmatigheid gaat uit van de wijze waarop iets is gepresenteerd. ls dat afwij t van de presentatie zoals die voor wam op het moment dat het archiefdocument werd gegenereerd zit er het risico van onrechtmatigheid in. Onmuteerbaarheid geldt voor alles wat tot een document behoort: inhoud, structuur en vorm. Dit soort documenten dient dus voor gebrui in de zelfwijzigende vorm te zijn gegoten, maar er wordt een onmuteerbare versie opgeslagen en gearchiveerd, vergezeld van registratiegegevens die aangeven wanneer in wel proces, bij wel e activiteit en bij wel e zaa het document gebrui t is. In andere gevallen unnen archiefdocumenten codes bevatten die wel wijzigingen aanbrengen in het archiefdocument, zoals bij spreadsheets met een geavanceerde of ingewi elde macro die de spreadsheet verandert en vervolgens opslaat. In deze gevallen bestaat het risico dat het archiefdocument zichzelf verandert binnen het proces van opname in de RM . Deze situaties zijn niet acceptabel. In de meeste gevallen worden zelfawijzigende archiefdocumenten opgeslagen in een format die de instelling voor zelfwijziging, buiten wer ing stelt. ls de code voor zelfwijziging een essentieel onderdeel is van het archiefdocument, moeten weloverwogen beslissingen worden genomen die zijn gebaseerd op deze specificaties. Een voorbeeld van een format dat de zelfwijziging buiten wer ing stelt is dobegs PDV. Het is van belang om te garanderen dat de conversie naar deze formats zodanig wordt uitgevoerd dat zij zichzelf niet tijdens dit proces wijzigen. ls opslag van archiefdocumenten die zelfwijzigend zijn of dit lij en te zijn onover oombaar is dienen gegevens over de eigenschappen daarvan te worden vastgelegd Ief

Decificatie

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting


oord:…………………….



Ief

l56.

Decificatie

pag 40 van uu

E/P

De applicatie moet archiefdocumenten unnen opnemen van

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

ta

ta

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

verschillende bestandstrpen en structuren, gespecificeerd door de organisatie. l57.

Eenvoudige en samengestelde trpen documenten, ongeacht

E

bestandsformaat, unnen worden opgenomen, in el geval alle die bij de organisatie in gebrui zijn of in gebrui genomen worden. l5u.

De volgende documenttrpen unnen in ieder geval worden

E

opgenomen: ·

Va(en

·

Presentaties

·

upreadsheets

·

Eamailberichten (inclusief attachements)

·

Webpaginags

·

Te stdocumenten

·

Imagese

·

rchiefdocumenten met geluidsa en videoopnames of een combinatie daarvane

·

Digitale schemags en aartene

·

Gestructureerde data uit andere applicaties, zoals agenda, boe houding, salarisadministratie, technisch te eningenbeheer e.d.e

De benoemde documenttrpen unnen worden weergegeven door middel van een viewer of in de oorspron elij e applicatie, aangestuurd door de Records Management l5i.

pplicatie.

Er worden geen beper ingen opgelegd aan het aantal

E

archiefdocumenten in een bestanddeel, noch aan het aantal archiefdocumenten op te nemen in de applicatie. l60.

uamengestelde archiefdocumenten worden opgenomen: ·

E

ls een en elvoudig samengesteld archiefdocumente

·

ls een serie van gelin te of aan el aar ge oppelde en elvoudige archiefdocumenten, een per component van het samengestelde archiefdocument

4. Ief

l6l.

Degeer van emailbericgten Decificatie

l.

De applicatie maa t de opname van in omende

E/P

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

emailberichten uit het email srsteem van de organisatie mogelij . 2.

Op het moment dat de applicatie in gebrui wordt genomen wordt naar euze een van de volgende instellingen geactiveerd, het is mogelij op een later moment deze euze zonodig te wijzigen: ·

De gebrui ers bepalen wel e eamails worden opgenomen door de te archiveren emailberichten te selecteren, te registreren als een nieuw archiefdocument enpof het te lin en met een reeds bestaand archiefdocumente


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 4l van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

of ·

De applicatie beschi t over een geautomatiseerd proces waarbij alle interne en e(terne eamails worden opgenomen.

l62.

De applicatie neemt een interpreteerbare versie van een

W

emailadres op, oo wanneer het oorspron elij e adres uit een af orting bestaat, mits de interpreteerbare naam is ge oppeld aan het originele bericht.


oord:…………………….



.

pag 42 van uu

Identificatie

De informatieobjecten die de RM beheert hebben enmer en nodig om ze binnen het srsteem te unnen identificeren. Deze enmer en moeten een unie ara ter hebbene het unie e ara ter moet gelden voor de hele RM of binnen de relevante hiërarchische niveaus. De specificaties voor deze enmer en gelden voor rubrie en, bestanddelen en archiefdocumenten. Ief

Decificatie

l6e.

E/P

ls een nieuw(e) rubrie , bestanddeel of archiefdocument) wordt opgenomen of geregistreerd wordt hieraan een unie

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

enmer

toege end. l64.

Ieder toege ende identificatie is of ·

E

unie binnen de hele applicatie

of Oo moet het mogelij zijn dat deze ·

unie is binnen het onderdeel van de hiërarchie waarin ze voor omt.

l65.

De applicatie slaat de unie e enmer en op als (zichtbare of

E

onzichtbare) registratiegegevens van de rubrie en, bestanddelen of archiefdocumenten waarnaar zij verwijzen. l66.

De applicatie an het toegestane formaat van unie e enmer en

W

instellen bij de configuratie van de applicatie (direct na de installatie). l67.

Binnen de applicatie wordt: ·

E

het unie e enmer automatisch gegenereerd, waarbij gebrui ers geen unie e enmer en handmatig unnen toevoegen en muteren

of ·

het unie e enmer toege end door de gebrui ers waarbij de applicatie controleert of het enmer unie is voordat het wordt weggeschreven.

l6u.

ls een nieuwe rubrie of een bestanddeel in een

W

classificatieschema wordt opgenomen waarbij de codes van het classificatieschema volgnummers zijn, wordt automatische het volgende vrije volgnummer gegenereerd voor die positie binnen het classificatieschema. l6i.

De applicatiebeheerder an (wanneer automatisch unie e

W

enmer en worden toege end) bij installatie van de applicatie een begin enmer toe ennen en de wijze van toevoegingen daarop bepalen.


oord:…………………….



I.

pag 4e van uu

ZoekenM ter bescgikking stellen en weergeven eDresenterenc

Een van de ernfuncties van de RM is de ter beschi ingstelling van archiefdocumenten aan de gebrui er. De zoe a en weergavefuncties zijn aan de ter beschi ingstellingsfunctie ge oppeld. Het weergeven an zijn de weergave op het scherm, maar oo het afdru en van de gegevens, of het afspelen van audio enpof video. Toegan elij heid en raadpleegbaarheid van archiefdocumenten, impliceert een fle(ibele en brede toepassing van de zoe a, ter beschi ingsstellingsa, en weergavefuncties. Deze dient in overeenstemming te zijn met gebrui ersbehoeften. lle onderdelen en functionaliteiten in dit hoofdstu hebben een relatie tot de toegangsbeveiliging. De criteria inza e toegangsbeveiliging zijn van toepassing op het zoe en, ter beschi ing stellen en het weergeven, maar worden hier niet meer in detail herhaald.

1.

Zoeken en ter bescgikking stellen

Zoe en is het proces waarbij archiefdocumenten of bestanddelen op basis van gebrui ersvragen worden opgespoord, geïdentificeerd, en na de bevestiging van aanwezigheid en beschi baarheid, ter beschi ing gesteld worden voor raadpleging. De zoe functionaliteiten van de RM om registratiegegevens, archiefdocumenten e.d., te unnen vinden, moeten zowel geschi t zijn voor de ervaren als voor de onervaren gebrui er. Ief

l70.

Decificatie

De applicatie zoe t door het gehele classificatieschema enpof

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

vastgelegde bestand heen, zowel via de vastgelegde registratiegegevens van archiefdocumenten, bestanddelen, rubrie en e.d. als (via een fullate(t search) door de volledige te st van de vastgelegde archiefdocumenten. l7l.

De zoe functies zijn geïntegreerd en zien er voor de gebrui er

E

hetzelfde uit voor ieder zoe niveau binnen de applicatie. l72.

Gelij e functionaliteit wordt geboden voor het zoe en naar en

E

presenteren van digitale, hrbride en frsie e bestanddelen. l7e.

lle registratiegegevens van archiefdocumenten, bestanddelen en

E

rubrie en zijn te doorzoe en. l74.

Een gebrui er an een zoe opdracht formuleren waarbij

E

verschillende soorten registratiegegevens enpof de inhoud van archiefdocumenten worden gecombineerd. l75.

De applicatiebeheerder an de zoe velden instellen en aanpassen,

E

waarbij: ·

ieder element van de vastgelegde registratiegegevens en (optioneel) de inhoud van een archiefdocument, als zoe veld wordt gespecificeerd

·

de zoe velden vanuit de registratiegegevens worden gespecificeerd.

l76.

De zoe functionaliteit maa t in ieder geval twee van de volgende

E

zoe mechanismen mogelij : ·

het zoe en van vrije te st binnen combinaties van vastgelegde registratiegegevens en de inhoud van archiefdocumenten, waarbij optioneel gebrui gemaa t an worden van word pro(imitrg.

·

het zoe en via door de gebrui ers te formuleren (en elvoudige en samengestelde) queries binnen alle vastgelegde registratiegegevens.


oord:…………………….



Ief

Decificatie

·

pag 44 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

het zoe en via wild cardsg binnen de vastgelegde registratiegegevens.

l77.

Het is mogelij op trefwoord te zoe en ( concept searchingg),

W

waarbij gebrui wordt gemaa t van een gecontroleerde vocabulaire enpof een thesaurus die is geïncorporeerd als een ona line inde(. l7u.

Een gebrui er an zoe en naar een bestanddeel en dit in een eer

E

als een eenheid presenteren waarbij de gehele inhoud, inclusief de vastgelegde registratiegegevens, an worden gelezen, via eamail verzonden of afgedru t . l7i.

Een zoe opdracht moet resulteren in een weergavenlijst met

E

zoe resultaten ( hit listg) waarbij het totaal aantal treffers van een zoe opdracht wordt getoond en waarbij de gebrui er de mogelij heid rijgt binnen de zoe resultaten te zoe en (en dus de zoe opdracht te verfijnen) of een nieuwe zoe opdracht formuleren. lu0.

l.

rchiefdocumenten en overige bestanddelen opgenomen in de

E

weergavenlijst van het zoe resultaat ( hit listg) zijn na selectie te openen. 2. In de weergavenlijst van het zoe resultaat ( hit listg) zijn en el die bestanddelen opgenomen waartoe men volgens de toegangscontrole en –beveiliging toegang heeft. lul.

Het doorzoe en van vastgelegde registratiegegevens is mogelij

E

ongeacht of het object waarbij ze horen digitaal is of niet, of ona line dan wel offaline is opgeslagen.. lu2. lue.

Gebrui ers unnen zoe opdrachten opslaan of hergebrui en

E

Zoe opdrachten unnen door het aangeven van zoe perioden

E

worden beper t in de tijd, door middel van of datumnotaties of algemene datumaanduidingen (bijvoorbeeld: deze maandg) lu4.

Bestanddelen en archiefdocumenten unnen worden gezocht en ter beschi

lu5.

ing gesteld door middel van een unie

E

enmer .

De resultaten van een zoe opdracht unnen op verschillende

W

manieren door de gebrui er worden weergegeven, waarbij de applicatiebeheerder of de gebrui er de instellingen bepaalt. Deze instelling behelst in ieder geval: ·

het selecteren van de volgorde waarin de resultaten worden gepresenteerd

·

de bepaling van het aantal resultaten dat gelij tijdig op het scherm wordt getoond

·

de bepaling van het ma(imaal aantal resultaten per zoe opdracht

· ·

het bewaren van de zoe resultaten het bepalen van de registratievelden of registratiegegevens die worden getoond in de lijst met zoe resultaten

lu6.

De applicatie voorziet bij full te(t search in rangschi

ing van de

W

Het is mogelij om een e(tract van een digitaal archiefdocument

W

zoe resultaten naar relevantie (relevance ran ing). lu7.

te relateren aan het oorspron elij e document, op zodanige wijze dat wanneer het oorspron elij e archiefdocument gevonden wordt, aan nietageautoriseerde gebrui ers het e(tract wordt nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 45 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

gepresenteerd. luu.

ls wordt gezocht naar of gewer t met een archiefdocument of

E

bestanddeel, al dan niet als gevolg van een zoe opdracht, dan heeft een gebrui er de mogelij heid gegevens over een bovengeschi t aggregatieniveau te vinden, zonder het scherm af te sluiten of te moeten verlaten. lui.

De zoe a en weergavefuncties mogen geen resultaten weergeven

E

indien toegang en beveiliging dit verbieden. li0.

De applicatie, of een daaraan gerelateerde applicatie, biedt de

W

mogelij heid om toegangsbeheer tot documenten te regelen op basis van intellectueel eigendom, en vervolgens een verschuldigde vergoeding door te bere enen. lil.

De applicatie biedt de mogelij heid om iedere ter beschi

ing

W

stelling van frsie e of hrbride dossiers vast te leggen, waardoor een uitleenadministratie an worden gevoerd.

2. Ief

li2.

Peergeven oD get scgerm Decificatie

E/P

De documenten die op basis van een zoe opdracht zijn gevonden

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

moeten unnen worden weergegeven lie.

De applicatie verricht de weergave van via een zoe opdracht

E

ver regen documenten zonder dat de oorspron elij e software waarin de documenten zijn gegenereerd wordt opgestart. li4.

De applicatie geeft alle door de organisatie bepaalde soorten en

W

trpen digitale archiefdocumenten weer, zodanig dat het document E wordt weergegeven met de vorm, structuur en inhoud, die de oorspron elij e applicatie eraan heeft toege end.

3.

OfdrDkken

De RM beschi t over printfaciliteiten (of an deze aanroepen) die alle gebrui ers toestaat afdru en te vervaardigen van archiefdocumenten en hun metadata, alsmede van andere voor hen toegan elij e gegevens. In alle gevallen wordt onder afdru eng verstaan het op applicatieniveau uitvoeren van een printopdracht. Inbegrepen zijn alle eigenschappen die gewoonlij in een afdru applicatie zitten (zoals printen op meerdere bladzijden, gebrui van headers, gebrui van meerdere soorten aangesloten printers, etc.). Het gebrui van de screenprint faciliteit is geen onderdeel van deze specificaties. De specificaties hebben uiteraard alleen betre ing op documenten die afdru baar zijn. Ief

li5.

Decificatie

E/P

De gebrui er an archiefdocumenten en de daarbij behorende (alle) registratiegegevens afdru

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

en, maar heeft oo de

mogelij heid om archiefdocumenten met de door hem nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

E/P

gespecificeerde registratiegegevens af te dru li6.

pag 46 van uu

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

en.

De registratiegegevens die bij een bestanddeel horen unnen

E

geprint worden. li7.

lle archiefdocumenten die tot een bestanddeel behoren moeten

E

in oon handeling unnen worden geprint in een door de gebrui er te bepalen volgorde. liu.

l. De gebrui er an een lijst afdru

en van de tot een bestanddeel E

behorende archiefdocumenten. 2. Deze lijst bevat door de gebrui er te definiëren registratiegegevens van el archiefdocument. lii.

De applicatiebeheerder an bepalen dat op een afdru van een

E

archiefdocument registratiegegevens worden afgedru t. 200.

Een gebrui er an zoe resultaten in de vorm van een lijst ( hit listg) afdru

20l.

E

en.

De applicatiebeheerder an alle door hem (bij inrichting van de

E

applicatie en daarna op wens van de organisatie) ingestelde administratieve parameters, of een selectie daaruit, afdru 202.

afdru 20e.

205.

E

en

De daarvoor geautoriseerde gebrui er an het classificatieschema afdru

E

en

De daarvoor geautoriseerde gebrui er an de gecontroleerde vocabulaires enpof thesauri afdru

204.

en.

De daarvoor geautoriseerde gebrui er an de selectielijst(en)

E

en

Iedere daarvoor geautoriseerde gebrui er an, indien deze wordt

E

gebrui t (zie hiervoor specificatie 20), de dossierinventaris afdru 206.

en.

De applicatiebeheerder an de auditatrails over een door hem in te stellen periode afdru

207.

E

en.

lle digitale archiefdocumenten, gespecificeerd door de

E

organisatie, unnen worden afgedru t. Dit gebeurt zodanig dat: ·

de oorspron elij e vorm en laraout van het document zoals deze er uit zag bij creatie wordt behouden

·

alle (afdru bare) componenten van het digitale archiefdocument worden afgedru t

4. Ief

20u

Ondere vormen van weergave Decificatie

De applicatie beschi t over mogelij heden om niet afdru bare

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

gegevens weer te geven.


oord:…………………….



II

pag 47 van uu

Odministratieve fDncties

Een RM moet in voor omende gevallen aan veranderingen in weta en regelgeving, veranderingen binnen de organisatie en aan wijzigingen van haar technische infrastructuur unnen worden aangepast. Zo moet de applicatiebeheerder het aantal gebrui ers unnen veranderen, maar oo op de toename van benodigde opslag capaciteiten unnen reageren. Herstelfuncties en het monitoren van srsteemfouten horen eveneens tot de administratieve functies.

1. Ief

20i.

Olgemene administratieve fDncties Decificatie

E/P

De applicatie bericht de applicatiebeheerder indien de ingestelde

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

minimum hoeveelheid opslagcapaciteit berei t is. 2l0.

l. De applicatie controleert (eventueel via het gebrui te filea

W

srstem) het aantal fouten en foutmeldingen op de opslagmedia. 2. De applicatie bericht (eventueel via het gebrui te fileasrstem) de applicatiebeheerder dat bij een gegevensdrager of een srsteemopdracht de vooraf bepaalde parameters worden overschreden. 2ll.

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an alle data van

E

vorige of de huidige eeuwen bevatten en op de juiste wijze verwer en. 2l2.

ls de applicatie gebrui maa t van eigen coderingsa, opslaga en

E

databasestructuren dan moeten deze volledig zijn gedocumenteerd en dient de srsteembeheerder daarover te beschi

2.

en.

ysteemraDDortages

Deze paragraaf bevat en ele basiseisen. ursteemrapportages worden aangemaa t door de applicatiebeheerder of een door deze daartoe geautoriseerde gebrui er. Het wordt niet opportuun geacht zeer specifie e eisen voor een volledig subsrsteem voor srsteemrapportages te formuleren. Bij iedere implementatie van srstemen, hangen waliteit en wantiteit alsmede comple(iteit van de srsteemrapportage af van de omvang, comple(iteit en wijze van doorvoeren van veranderingen in het classificatieschema, de hoeveelheid en de aard van de gegevensbestanden en de wijze van interactie door gebrui ers. Ief

2le.

Decificatie

l. De applicatie beschi t over faciliteiten om periodie e en

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

(eenmalige) adahoc srsteemrapportages aan te ma en, zowel rechtstree s uit de applicatie als uit de auditatrail. 2. Deze rapportages bevatten minimaal de volgende elementen: ·

Gegevens over (naar classificatie gespecificeerde) rubrie en, bestanddelen, archiefdocumenten en (gespecificeerde) gebrui ers(groepen), zoals hoeveelheid, datum aanmaa e.d.e

·

Gegevens over (gespecificeerde) handelingen inza e (naar classificatie gespecificeerde) rubrie en, bestanddelen en


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 4u van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

archiefdocumentene ·

Gegevens over (gespecificeerde) handelingen verricht door gebrui ers.

·

Gegevens over (gespecificeerde) beveiligingsgroepen.

e. Kwantitatieve gegevens (daar waar van toepassing) unnen hierbij (indien gewenst) worden getotaliseerd en samengevat. 2l4.

De applicatie an gegevens in srsteemrapportages sorteren en

W

selecteren. 2l5.

De applicatiebeheerder an gebrui ers toegang verlenen tot

E

bepaalde srsteemrapportages.

3.

EDterenM wissen en redigeren van gearcgiveerde docDmenten

Een van de uitgangspunten van betrouwbaar archiefbeheer is dat archiefdocumenten onder normale omstandigheden niet unnen worden gemuteerd en (behalve als het moment van vernietiging op basis van de selectielijst is aangebro en) bestanddelen en archiefdocumenten niet unnen worden verwijderd. Er unnen echter uitzonderingsmomenten optreden, bijvoorbeeld naar aanleiding van een fout door een gebrui er. Deze paragraaf geeft hiervoor specificaties. De mogelij heid om te wissen moet aan stri te regels voldoen, onder andere om de algemene integriteit van de RM te waarborgen. Gegevens over wisacties moeten in de auditatrail worden opgeslagen en een spoorg van een gewist archiefdocument of gewiste archiefdocumenten moet in het betreffende bestanddeel of bestanddelen worden achtergelaten. Geautoriseerde gebrui ers moeten soms archiefdocumenten die gevoelige gegevens bevatten, openbaar ma en of ter beschi ing stellen. Om reden van wettelij e of bedrijfseconomische regelingen rondom beveiliging van gegevens moeten geautoriseerde personen gevoelige gegevens (tijdelij ) unnen verbergen zonder dat dat van invloed is op de onderliggende gegevens. Dit proces wordt hier redactie genoemd, en de RM slaat dan zowel het originele archiefdocument als de geredigeerde opie op. Deze geredigeerde opie wordt hier met de term e(tractg aangeduid. Ief

2l6.

Decificatie

E/P

l. De applicatie an voor omen dat een archiefdocument, na

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

opname, wordt gewist of verplaatst, tenzij door de applicatiebeheerder. 2. Tijdens het uitvoeren van wissen of verplaatsen door de applicatiebeheerder wordt: ·

De handeling vastgelegd in de auditatrail.

·

De gehele inhoud van een bestanddeel gewist of verplaatst.

·

Er voor zorg gedragen dat geen documenten worden gewist die oo deel uitma en van een andere rubrie enpof bestanddeel.

·

Er voor zorg gedragen dat uitdru

elij toestemming wordt

gevraagd om de betreffende handeling uit te voeren, indien een oppeling of lin aanwezig is vanuit een ander bestanddeel of een andere registratie. ·

Er voor zorg gedragen dat de volledigheid, integriteit en duurzaamheid van de registratiegegevens en eventuele andere metadata wordt gehandhaafd.


oord:…………………….



Ief

2l7.

Decificatie

In de applicatie is het mogelij om het wisseng van een

pag 4i van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

archiefdocument zo uit te voeren dat het als voor daadwer elij e vernietiging an worden aangemer t. 2lu.

l. De applicatiebeheerder an de beveiligingscategorie voor

E

rubrie en, bestanddelen, individuele archiefdocumenten enpof gebrui ersprofielen in oon handeling aanpassen. 2. De applicatie moet een bevestiging afwachten voordat daadwer elij e aanpassing van de beveiligingscategorieën geschiedt e. Iedere verandering van beveiligingscategorieën wordt opgeslagen in de registratiegegevens van de betreffende rubrie en, archiefdocumenten en bestanddelen, enpof in de auditatrail. 2li.

De applicatiebeheerder moet de mogelij heid hebben

E

registratiegegevens die door een gebrui er zijn ingevoerd te muteren. 220.

De applicatie staat de applicatiebeheerder toe een opie (een

E

e(tract) te vervaardigen van een archiefdocument ten einde dit te unnen redigeren. 22l.

De applicatie, of een daaraan gerelateerde applicatie, an

W

gevoelige gegevens in e(tracten verbergen, zodanig dat de verborgen informatie niet zichtbaar an worden gemaa t, in wel e vorm dan oo . Deze functionaliteit bevat ten minste de mogelij heid om: ·

Individuele paginags te wissen uit een archiefdocument dat uit meerdere paginags bestaate

·

Gevoelige gegevens (namen of woorden) onleesbaar te ma en door middel van ondoorzichtige rechthoe en.

·

Vergelij bare handelingen uit te voeren voor video en audio formaten.

222.

ls een e(tract wordt aangemaa t moet dit in de

E

registratiegegevens enpof auditatrail van het archiefdocument worden vastgelegd, inclusief ten minste datum en tijd van aanmaa . 22e.

De applicatiebeheerder wordt er door de applicatie aan herinnerd

W

dat het e(tract aan een bestanddeel moet worden toege end. 224.

De applicatie slaat een zieaverwijzingg op naar een e(tract in

W

hetzelfde bestanddeel als het originele archiefdocument, zelfs als dat bestanddeel is afgesloten.


oord:…………………….



III.

pag 50 van uu

Decifcaties voor get begeer van registratiegegevens

Er zijn verschillende soorten metadata. Deze zijn beschreven in het metadatamodel, dat in de bijlagen vtn Remtno-2004 is opgenomen. Hier zijn en el de specificaties opgenomen waaraan de RM moet voldoen om het metadatabeheer te realiseren. Ief

225.

Decificatie

E/P

De applicatie legt geen beper ingen op aan het aantal vast te

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

leggen registratiegegevens, alsmede aan het aantal en de configuratie van verschillende sets van reistratiegegevens. 226.

De applicatiebeheerder an aangeven wel e registratiegegevens verplicht moeten worden ingevuld (via

E

eraboard entrrg of pull

downg) en of er op gezocht an worden. 227.

De applicatie ondersteunt en her ent tenminste de volgende

E

formaten voor registratiegegevens, afzonderlij of in combinatie: ·

lfae

·

lfanumerie e

· Numerie e · Datae · Boleaans. 22u.

Registratiegegevens unnen vanuit hulptabellen, andere

W

applicaties en handmatige invoer door gebrui ers worden gegenereerd. 22i.

De applicatie ondersteunt de validatie van de registratiegegevens,

E

waarbij de volgende controles plaatsvinden: · Het formaat van de inhoude · Overzicht van ree sa en termijnwaardene · Op basis van een lijst van waarden beheerd door de geautoriseerde gebrui ere · Een referentie naar het classificatieschema. 2e0.

De validatie van registratiegegevens wordt ondersteund met

W

algoritme voor cijfercontrole (chec adigit). 2el.

De applicatie an, indien nodig, registratiegegevens valideren door

E

raadpleging van andere applicaties. 2e2.

Bij handmatige invoer van registratiegegevens moet de applicatie

E

waarden ondersteunen, die vooraf door de gebrui er default zijn ingesteld. 2ee.

Registratiegegevens unnen worden ver regen uit andere applicaties.

2e4.

De applicatie an het toevoegen van registratiegegevens die

E

automatisch worden gegenereerd, verhinderen. 2e5.

De applicatie verhindert dat de inhoudspecificatie van ingevoerde

E

registratievelden wordt veranderd.


oord:…………………….



IX.

pag 5l van uu

verige fDnctionaliteiten

Dit hoofdstu bevat specificaties voor document management, wor flow, ele tronische handte eningen en andere elementen van belang voor de authenticiteit van archiefdocumenten. Voor iedere functionaliteit geldt dat zij op hoog niveau zijn gedefinieerd omdat deze functies niet de ern van de RM uitma en. De specificaties zijn derhalve indicatief.

1.

DocDment Eanagement

Document Management urstemen (DMu) worden veelvuldig gebrui t door organisaties voor het beheer van documenten, vooral in de fase waarin documenten worden gemaa t. Verschillende functies en faciliteiten geboden door een DMu overlappen die van een RM . Een DMu zal normalerwijze het inde(eren van documenten bevatten, alsmede opslagbeheer, versiebeheer, integratie met des top applicaties en functionaliteiten om de toegang tot documenten te regelen. uommige RM gs bieden alle faciliteiten van een DMu, anderen een gedeelte daarvan. ndersom zijn in sommige DMu ernelementen van het informatiea en archiefmanagement geïncorporeerd. Dit hoofdstu geeft een aantal sleutelspecificaties die dienen voor een geïntegreerde RM p D Mu oplossing. Ief

2e6.

Decificatie

De applicatie an (met gebrui ma ing van hetzelfde

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

classificatieschema en dezelfde srstematie van toegangsbeheer): l. automatisch digitale documenten opnemen en registrerene 2. waarnemen dat een digitaal document is opgenomen om dit op een later tijdstip te (laten) registrerene e. gebrui ers (digitale) documenten laten registrerene 4. gebrui ers rechtstree s documenten als archiefdocumenten laten registreren. 2e7.

De applicatie an registratiegegevens direct vanuit de document

E

genererende applicatie opvragen, en staat aan geautoriseerde gebrui ers toe registratiegegevens toe te voegen. 2eu.

De applicatie an interfaces met nieuwe of andere DMu

E

applicaties realiseren als deze door de organisatie in gebrui worden genomen 2ei.

De applicatie an versies van digitale documenten als afzonderlij e W objecten beheren, terwijl de relatie tussen de verschillende versies gehandhaafd blijft.

240.

De applicatie an gebrui ers toegang verlenen tot: ·

lleen de laatste versie van een documente

·

lle of geselecteerde versies van een documente

W

· Versies die zijn opgenomen of geregistreerd als archiefdocumenten. 24l.

De applicatie beschi t over duurzame interfaces met gerelateerde

E

programmags en applicaties, zoals image processing, scanning, OCRa en wor flowsrstemen, waarbij controle over bestaande archiefdocumenten voortdurend gehandhaafd blijft. 242.

De applicatie an (binnen de bestaande srstematie van

E

toegangsbeheer) de inhoud van een digitaal archiefdocument opiëren teneinde een nieuw document te creëren terwijl het originele archiefdocument bewaard blijft.


oord:…………………….



2.

pag 52 van uu

Porkflow Eanagement

De Wor flow Management Coalition (WfMC) – een internationale organisatie voor de ontwi eling van wor flow standaarden en richtlijnen – definieert wor flow als “de gehele of gedeeltelij e automatisering van een wer proces, waarbij documenten, informatie of ta en van de ene behandelaar naar de andere voor behandeling worden doorgegeven, binnen daarvoor geldende procedurele regels”. Een behandelaar an een gebrui er, een wer groep (team) of een software applicatie zijn. De specificaties in deze paragraaf zijn alleen van toepassing indien de RM elementen van wor flow in zich heeft. Zij de en zowel basis routingfuncties als oo de meer ontwi elde wor flow faciliteiten. Wor flow technie en wisselen digitale objecten uit tussen behandelaren binnen het geautomatiseerde beheer door een programma. Het is meestal in gebrui voor: · Beheer van ritische processen of ta en zoals registratie en verwijderprocedures (vernietigen en overbrengen) van bestanddelen of archiefdocumentene · Controle en fiattering van archiefdocumenten voor het moment van registratiee · De routing van archiefdocumenten of bestanddelen tussen gebrui ers of voor bepaalde handelingen als controle op documenten, fiattering nieuwe versies. · Het berichten van gebrui ers over de aanwezigheid van archiefdocumenten · Ter beschi ing stelling en distributie van archiefdocumenten · Publiceren van archiefdocumenten op het internet. Ief

24e.

Decificatie

De applicatie an documentaembedded wor flow ondersteunen,

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

waarbij: l. geen beper ingen bestaan in het aantal te definiëren (afzonderlij te identificeren) za en en wor flows 2. geen beper ingen worden opgelegd aan het aantal binnen een wor flow te definiëren behandelstappen van archiefdocumenten of bestanddelen. 244.

De applicatie geeft een bericht aan de gebrui er als een

E

archiefdocument of bestanddeel ter ennisneming of ter behandeling in diens wer voorraad is opgenomen. 245.

l. De applicatie staat (zonder de applicatie te verlaten) het

E

gebrui van email toe als een gebrui er een andere gebrui er op archiefdocumenten wil attenderen. 2. De applicatie stuurt pointers naar bestanddelen en archiefdocumenten in plaats van opieën van de betreffende bestanddelen en archiefdocumenten. 246.

Een voorgeprogrammeerde wor flow an en el door de

E

applicatiebeheerder worden ge(her)definieerd, tenzij hiervoor door de applicatiebeheerder een andere gebrui er is geautoriseerd. 247.

De applicatiebeheerder an individuele gebrui ers de mogelij heid

W

geven om ta en en acties in een wor flow toe de wijzen aan andere gebrui ers of groepen gebrui ers. 24u.

De applicatie dient de voortgang van de wor flow op zodanige

E

wijze te presenteren en vast te leggen dat de gebrui ers de behandelstatus van een archiefdocument of dossier unnen bepalen. 24i.

De applicatie beheert de wer ainput voor iedere behandelstap in

W

wachtrijen, waaruit door de behandelaren items unnen worden geselecteerd, eventueel op basis van de toege ende prioriteiten voor behandeling.


oord:…………………….



Ief

250.

Decificatie

De applicatie an wor flows vormgeven waarbij de euze van de

pag 5e van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

afhandelingsstappen bepaald wordt op grond van vooraf vastgestelde voorwaarden. 25l.

De applicatie beschi t over een herinneringsa of

E

rappelleringsfaciliteit om overschrijding van de vooraf vastgestelde afhandelingstermijnen te voor omen en om te rapporteren als tijdslimieten worden overschreden. 252.

Een gebrui er an een wer stroom tijdelij onderbre en,

W

bijvoorbeeld in afwachting van de voltooiing van onderhanden wer bij derden. 25e.

De applicatie her ent als behandelaarg zowel individuen als

E

groepen. 254.

De applicatie an, als de behandelaar een wer groep is, items

W

distribueren en laten circuleren tussen groepsleden, en bepalen wie de behandelaar is. 255.

Het is mogelij om functierollen te definiëren, waarbij

E

verschillende gebrui ers unnen worden ge oppeld aan iedere functierol. 256.

De ontvangst van digitale documenten an als trigger dienen voor

W

het automatisch starten van de wor flow 257.

De applicatie beschi t over gebrui ersvriendelij e rapportage

E

faciliteiten die het management toestaan omvang, uitvoering en afwij ingen te volgen.

3.

Elektroniscge gandtekening

Ele tronische handte eningen unnen op verschillende manieren worden vormgegeven en weergegeven. Bovendien wordt onderscheid gemaa t tussen “gewone” ele tronische handte eningen en geavanceerde ele tronische handte eningen. In de Nederlandse weta en regelgeving zijn richtlijnen voor de ele tronische handte ening vervat in de Wet ele tronische handte eningen. In de memorie van toelichting op de wet wordt het onderscheid voornoemd verder uitgelegd. Net als in de wet op de ele tronische handte ening wordt hier geen melding gemaa t van een bepaalde technie om ele tronische handte eningen aan te ma en. De reden hiervoor is dat de voortschrijdende technologische ontwi eling niet mag worden belemmerd. Over de wijze waarop ele tronische handte eningen zouden moeten worden gearchiveerd bestaat nog geen duidelij heid. Een mogelij heid is aan de RM het vermogen toe te ennen de authenticiteit van documenten te handhaven, zonder noodza elij erwijs de handte ening te bwaren. Constateren dat er op het moment van opname een gela dige handte ening aan het document verbonden was, is dan voldoende. Bij onderstaande specificaties is de Nederlandse regelgeving leidend. Ief

25u.

Decificatie

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an verschillende

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

technologieën voor ele tronische handte eningen implementeren. 25i.

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) is in staat op het

E

moment van opname van archiefdocumenten de waarde en status van een ele tronische handte eningen te controleren.


oord:…………………….



Ief

260.

Decificatie

De applicatie slaat details over het proces van verificatie van een

pag 54 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

ele tronische handte ening op als onderdeel van de auditatrail, waarbij minimaal worden vastgelegd: · het feit dat de waarde en status van de handte ening is gecontroleerd · de certificatiedienstverlener · de datum en tijd dat verificatie heeft plaatsgevonden 26l.

Indien de ele tronische handte ening zelf wordt opgeslagen,

W

dienen tevens te worden opgeslagen: · een (digitaal) certificaat om waarde en status van de handte ening te unnen controlerene · ieder bevestigend contraseign toegevoegd door de certificatiedienstverlener, op zodanige wijze dat deze in combinatie met het archiefdocument unnen worden opgevraagd zonder afbreu te doen aan de integriteit van de publie e sleutel.

4.

EncryDtie

Encrrptie of versleuteling is een proces waarbij informatie onher enbaar wordt gemaa t om te voor omen dat onbevoegden de gegevens be ij en of gebrui en, in het bijzonder tijdens de verzending of wanneer de gegevens worden opgeslagen op een draagbaar magnetisch medium. Er is een sleutel nodig om de informatie te decoderen. Dit is het omzetten van gegevens naar een gecodeerde vorm. Encrrptie is een middel om de authenticiteit van een document bij ontvangst te unnen controleren. De specificaties geven hier aan dat de RM an volstaang met controle van de encrrptie, waarna deze bij opname van het archiefdocument feitelij ongedaan wordt gemaa t. Het opnemen van geëncrrpteerde archiefdocumenten zelf wordt hier als wensg geformuleerd. angezien het op lange termijn hoogst onze er is of geëncrrpteerde archiefdocumenten leesbaar gemaa t unnen worden is er van afgezien dit als eisg te formuleren. Ief

262.

Decificatie

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an encrrptie

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

verwijderen bij het importeren of opnemen van een archiefdocument, waarna toegang tot deze documenten beper t wordt tot de gebrui ers die zijn opgegeven als eigenaars van de relevante sleutel. 26e.

De applicatie legt als registratiegegevens bij een digitaal

W

archiefdocument dat met encrrptie is uitgerust (geweest) minimaal de volgende gegevens vast: · het feit van de versleutelde doorzendinge · het trpe algoritmee · het encrrptieniveau dat is gebrui t. 264.

De applicatie an de opname van archiefdocumenten met

W

encrrptie direct realiseren, beper t de toegang tot deze archiefdocumenten tot de eigenaars van de relevante sleutel en an op el gewenst moment (eventueel via daaraan gerelateerde software) de archiefdocumenten leesbaar ma en. nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

265.

5.

Decificatie

pag 55 van uu

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

De applicatie an verschillende encrrptietechnologieën verwer en. E

Elektroniscg watermerk

Het ele tronische watermer an worden gebrui t om een digitale image met her omst of eigendom aan te duiden. Zij leggen over de image bitmap een comple(e zichtbaar of onzichtbaar patroon dat alleen an worden verwijderd door het gebrui van een algoritme en een sleutel. Gelij soortige technie en unnen worden toegepast bij digitaal opgeslagen geluid en bewegende beelden. Watermer en worden meestal gebrui t ter bescherming van het intellectueel eigendom. Om die reden is het dan oo niet toegestaan om dit watermer te verwijderen. Dat laat geen en ele andere mogelij heid dan om via gerelateerde software archiefdocumenten met een ele tronisch watermer toegan elij te houden. Ief

266.

Decificatie

De applicatie an archiefdocumenten die zijn voorzien van een

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

ta

ta

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

ele tronisch watermer opslaan. 267.

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an gegevens die

E

zijn opgeslagen in het ele tronische watermer ophalen, presenteren en (optioneel) opslaan in vooraf gedefinieerde registratiegegevens. 26u.

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an verschillende

E

watermer technologieën verwer en.

6. Ief

26i.

Uitwisselbaargeid en oDen standaarden Decificatie

De applicatie moet gegevens unnen uitwisselen met andere

E/P

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

(gelij soortige) applicaties. 270.

De applicatie an realatime transacties verwer en die door e(terne

E

applicatiesrstemen zijn gegenereerd.


oord:…………………….



X.

pag 56 van uu

Niet-fDnctionele sDecificaties

Niet alle aspecten die voor een applicatie van belang zijn unnen in termen van functionaliteit worden gedefinieerd. In de pra tij zijn nietafunctionele specificaties minstens zo belangrij . Hoewel nieta functionele specificaties vaa moeilij zijn te benoemen en objectief meetbaar zijn, is het wel van belang er aandacht aan te schen en. uommige specificaties zijn tussen puntha en sp gezet om aan te geven dat de organisatie die deze set specificaties gebrui t hier zelf waarden wantificeert

1. Ief

27l.

GebrDiksvriendelijkgeid Decificatie

E/P

De applicatie beschi t over een onaline helpfunctie, die (optioneel)

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

conte(tgevoelig is. 272.

Voutmeldingen die de applicatie geeft zijn duidelij en bieden de

E

gebrui er oplossingen voor het probleem of de fout. 27e.

De applicatie sluit zich aan bij gebrui en, standaarden en normen

E

die binnen gelij waardige software binnen eenzelfde platform gemeengoed zijn en voldoet aan de daarbinnen bestaande richtlijnen voor userainterfaces. 274.

De applicatie an verschillende registraties en documenten

E

gelij tijdig weergeven. 275.

De applicatie staat toe dat gebrui ers eenvoudig functies en

E

schermpresentatie wijzigen. 276.

Vrequent uitgevoerde handelingen binnen de applicatie zijn zodanig ontwi

E

eld dat zij met en ele interacties (muis li s)

unnen worden uitgevoerd. 277.

De applicatie staat toe dat de gebrui ers de gebrui te grafische

W

interfaces customizen naar persoonlij e smaa . 27u.

De applicatie ondersteunt functies die door de geautoriseerde

W

gebrui er via macrogs zijn in te stellen. 27i.

Gebrui ers unnen ruisverwijzingen tussen gerelateerde

W

archiefdocumenten leggen om snel te unnen wisselen van archiefdocument naar archiefdocument

2.

Performance en scgaalbaargeid

Een belangrij waliteitsaspect van el e applicatie is de response tijd. En ele overwegingen daarover en voorbeeld specificaties zijn onderstaand opgenomen. De wer elij e response tijden zullen deels afhangen van factoren die niets met de RM te ma en hebben, zoals · Bandbreedte van het netwer e · Netwer gebrui en –belastinge · Instellingen en gebrui van verschillende servers. Voor gebrui ers van deze set specificaties an het voor software performance nuttig zijn om te verwijzen naar de European Commission Displar ucreen Equipement Directive (i0p270pEEC). De tussen s p vermelde waarden zijn voorbeeldene iedere organisatie moet de eigen eisen daarin opnemen. Om de eisen te unnen berei en moet de organisatie de randvoorwaarden qua netwer srsteem invullen zoals de leverancier die stelt.


oord:…………………….



Ief

2u0.

Decificatie

pag 57 van uu

E/P

De applicatie an een eenvoudige zoe opdracht binnen se

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

secondenp uitvoeren en een comple(e zoe opdracht (waarbij vier termen worden gecombineerd) binnen sl0 secondenp, ongeacht de opslagcapaciteit of het aantal bestanddelen en archiefdocumenten in het srsteem 2ul.

De applicatie toont, ongeacht de opslagcapaciteit of het aantal

E

opgenomen bestanddelen en archiefdocumenten, de eerste bladzijde van een archiefdocument: · Binnen s4 secondenp bij onaline opslage · Binnen s l5 seconden p bij nearaline opslag. 2u2.

Het is mogelij om de applicatie uit te breiden tot (minimaal) s

E

250 p gelij tijdige gebrui ers waarbij effectiviteit en operationaliteit worden gewaarborgd. 2ue.

De functionaliteiten van de applicatie unnen in zowel grote als

E

leine organisaties, ongeacht de harda en softwareinfrastructuur en ongeacht de ontwi

3.

elingen daarin, worden gerealiseerd.

Uecgniscge standaarden

De RM dient in overeenstemming te zijn met de btcto en de jure standaarden. Technische standaarden hebben betre ing op: · Hardware omgeving (server platforms wer stations)e · Operating srstem omgevingen (bv Microsoft Windows NT4, iu,2000 – MacOu, Eni()e · Industriestandaarden voor gebrui ersinterface (Microsoft Windows, Macintosh, Xawindows, intranet browser)e · Relationele databasese · Netwer protocollen en operating srstems (TCPpIP, Ethernet trpes, Novell, Microsoft Windows NT servers)e · Codering op verschillende niveaus ( uCII, Enicode7, NENaIuOpIEC uu5iall:2002 enu, dobe Pdf, TIVV (met de metadata in een uMLpwrapper), XML vergezeld van een strlesheet (XML, Cuu) of andere gelij waardige toepassingsspecificaties. Zie hiervoor de toelichting op arti el 6 van de Regeling geordende en toegan elij e staat archiefdocumenten)e · pplicatie programma interface en ontwi elinstrumenten (COM, DCOM, COBR ). ls deze specificaties worden gebrui t voor aanschafpontwi eling, dan zal het nodig zijn om meer details toe te voegen voor de technische omgeving. Hiervan ma en alle interfaces van de RM en alle voorwaarden voor verandering deel uit. Met behulp van de rei wijdte van de volgende standaarden zullen gebrui ers specificaties moeten opstellen binnen de conte(t van hun eigen randvoorwaarden (organisatie, infrastructuur, gebrui , enz.) Ief

2u4.

Decificatie

ls binnen de applicatie wordt gescand, dan moeten de volgende

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

standaarden worden gevolgd:

7

Volgens NENaIuOpIEC l0646al:2000 en, NENaIuOpIEC l0646a2:200l en: information technologr Deze norm specificeert de Eniversal MitipleaOctet Coded Character uet (ECu). Ze wordt gebrui t voor de representatie, transmissie, interchange, processing, opslag, invoer en presentatie van de geschreven vorm van de talen van de wereld als oo van additionele srmbolen. u NENaIuOpIEC uu5iall en, information technologr. Deze set specifies identificeert lue gecodeerde grafische te ens (LatinpThai alphabet). nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

2u5.

Decificatie

pag 5u van uu

E/P

·

TW IN enpof IuIu scanner interfacese

·

TIVV Group IV facsimile compressie voor bialevel imagese

·

JPEG, PNG en GIVe

·

PDV.

De applicatie an de opslag ondersteunen van archiefdocumenten

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

die gebrui ma en van file formats, die niet als de jure standaard zijn gedefinieerd of die volledig zijn gedocumenteerd. 2u6.

rchiefdocumenten, registratiegegevens en audit trail unnen

E

worden beheerd in E(tensible Mar up Language (XML), vergezeld van een strlesheet (XML, Cuu) 2u7.

De applicatie voldoet aan de navolgende NENaIuOastandaarden:

E

· Relationele databases: uSLastandaard IuOpIEC i075ie · Vastlegging datumgegevens: NENaIuO u60l:lii4 enl0e · Vastlegging van landcodes: NENaENaIuO el66al:lii7 enlle · Namen van talen: NENaIuO 6ei:liui nll2e · Namen van valuta en munteenheden: NENaENaIuO 42l7:200l sVplee · Nietaengelse ara tersets: NENaIuOpIEC uu5iall:2002e NENa IuOpIEC l0646al: 2000 ene NENaIuOpIEC l0646a2:200l en (Enicode)e · NENaIuO l54ui Informatiea en

rchiefmanagement.

i

Van de gehele IuO i075 Information technologr – database languages – uSL worden door het Nederlands Normalisatie Instituut alleen de volgende normen ondersteund: NENaIuOpIEC i075:2000pCl:200len, NENaIuOpIEC i075al:2000en, NENa IuOpIEC i075ala2a5:2000p l:200len, NENaIuOpIEC i075al0:2000en, NENaIuOpIEC i075a2:2000en, NENaIuOpIEC i075a e:2000en, NENaIuOpIEC i075a4:2000en, NENaIuOpIEC i075a5:2000en, NENaIuOpIEC i075ai:200len. l0 NENaIuO u60l:lii4 en Dataaelementen en uitwisselingsformatse Gegevensuitwisselinge Weergave van datum en tijd. ll NENaENaIuO el66al:lii7 en Codes voor de weergave van landnamen en hun onderverdelingene Deel l: Landencodes l2 NENaIuO 6ei:liui nl Code voor namen van talen le NENaENaIuO 42l7:200l sVp codes voor de weergave van valutags. nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



3.2

pag 5i van uu

Nijmeegse Ditwerkingen en aanvDllingen oD IeEaNo-2004

Naast de eisen en wensen afgeleid van de Remanoa2004 standaard zijn er nog specifie e Nijmeegse aspecten waaraan de leverancier dient te voldoen. In onderdeel e.2.l worden Nijmeegse aanvullingen op de ReM NOa2004 standaard verwoord. In onderdeel e.2.2 worden deze voor de technische infrastructuur geschetst en in onderdeel e.2.e worden tot slot de eisen en wensen aan de informatie infrastructuur neergezet. De nummering voor de Nijmeegse eisen begint vanaf e00, om ze te unnen onderscheiden van de Remanoagerelateerde eisen.

3.2.1

FDnctionele eisen en wensen gemeente Nijmegen

Dit hoofdstu bevat aanvullende specificaties voor onder meer document management, wor flow, scanning, ele tronische handte eningen en andere elementen van belang voor de authenticiteit van archiefdocumenten.

DocDment Eanagement De functionaliteiten voor RM , zoals benoemd in de vorige hoofdstu en, worden hier aangevuld met een aantal functionaliteit voor Document Management, vooral voor de fase waarin de documenten worden gemaa t (drnamische fase). Het gaat hierbij onder meer om versiebeheer en integratie met des top applicaties. Ief

e00.

Decificatie

Het srsteem maa t gebrui van een chec ainpchec aout

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

functionaliteit om de integriteit van documenten te waarborgen e0l.

Van een uitgechec t document an alleen een opie worden

E

gemaa t e02.

De gebrui er moet unnen zien wie een document heeft

E

uitgechec t en wanneer e0e.

Tijdens het opnieuw inchec en van een ele tronisch document

E

dient het srsteem automatisch een nieuwe versie te creëren e04.

Het srsteem moet een melding unnen genereren op het moment

E

dat er een oudere versie automatisch overschreven gaat worden e05.

De gebrui er moet bepaalde versies van documenten unnen

E

enmer en als versies die niet verwijderd mogen worden als het totaal aantal toegestane versies overschreden wordt e06.

Het srsteem moet de gebrui er de mogelij heid bieden om versiea

E

opmer ingen te ma en (reden van wijziging etc.) e07.

Bij zoe vragen dient het srsteem standaard altijd te verwijzen

E

naar de nieuwste versie van een document e0u.

Het moet mogelij zijn om met behulp van intelligente Mu Word

E

sjablonen de documentsoort, relevante metagegevens en de bewaartermijnen automatisch toe te ennen op het moment van creatie van het document.


oord:…………………….



pag 60 van uu

canning "ucannen” is een van de functies die onderdeel uitma en van de totaaloplossing die we voor documentmanagement willen realiseren. Eiteindelij willen omen tot een totaaloplossing die het gehele documentproces (vanaf de creatie of het binnen omen van een document) an ondersteunen. Een belangrij onderdeel hiervan is een naadloze integratie met een scanomgeving. Tijdens het scannen moet het mogelij zijn om inde(gegevens toe te ennen. Ten aanzien van de scanfunctionaliteit worden de volgende eisen gesteld: Ief

Decificatie

E/P

e0i.

Het gescande document mag niet meer gewijzigd unnen worden

E

el0.

De paginavolgorde moet digitaal aangepast unnen worden tijdens het scana en inde(eringsproces

E

ell.

Er dient een mogelij heid te zijn voor bul verwer ing van grote hoeveelheden te scannen documenten

E

el2.

ucangegevens, zoals aard, omvang en soort documenten, unnen inzichtelij worden gemaa t

E

ele.

Per scanning of scanagang van meerdere gelij e documenten moet de resolutie instelbaar te zijn.

E

el4.

Dubbelzijdig scannen in oon scangang moet mogelij zijn.

E

el5.

De geboden oplossing moet de mogelij heid bieden tot het gebrui van OCR , ICR en barcodes

E

el6.

Vaste aders op formulieren moeten met OCR gefilterd unnen worden.

E

el7.

Het OCRapa et dient faciliteiten te hebben voor het melden van niet her ende te st, zodat handmatige correctie of aanvulling mogelij is. Per te her ennen zone van een formulier dient controle mogelij te zijn op een barcode, numerie e of alfanumerie e gegevens

W

elu.

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W

EncryDtie Ief

eli.

Decificatie

De applicatie (of daaraan gerelateerde software) an verwijdert de

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

encrrptie verwijderen bij het importeren of opnemen van een archiefdocument, waarna het srsteem de euze biedt de toegang tot deze documenten te beper en beper t wordt tot de gebrui ers die zijn opgegeven als eigenaars van de relevante sleutel. e20.

De applicatie legt als registratiegegevens bij een digitaal

E,

archiefdocument dat met encrrptie is uitgerust (geweest)

W.

minimaal de volgende gegevens vast: · het feit van de versleutelde doorzendinge · het trpe algoritmee · het encrrptieniveau dat is gebrui t.


oord:…………………….



pag 6l van uu

Eanagementinformatie en raDDortages Het srsteem dient de mogelij heid te hebben dat er rapporten uitgedraaid unnen worden van alle mogelij e variabelen in het srsteem in hun onderlinge samenhang. Voor het ma en van managementinformatie en andere rapporten moet er gebrui gemaa t unnen worden van de gemeentelij e standaarden, zoals Impromptu en Powerplar van Cognos. De leverancier moet dan oo ennis hebben van de oppeling van het srsteem aan deze applicaties. Ief

e2l.

Decificatie

E/P

Het srsteem dient de mogelij heid te hebben dat er rapporten

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

uitgedraaid unnen worden van alle mogelij e variabelen in het srsteem in hun onderlinge samenhang. e22.

Een managementoverzicht an worden gegenereerd van onder

E

meer doorlooptijden, performance, uitgevoerde zoe a en printopdrachten, wijziging van documenten etc e2e.

De leverancier biedt een zgn. catalog aan waarop Impromptu

E

rapporten gebaseerd unnen worden. e24.

De leverancier heeft ennis op het gebied van Powerplar

E

ubussen en Impromptu “catalogs”. e25. e26.

lle rapportages dienen uitgeprint te unnen worden

E

Het srsteem ent een zogenaamde “rapportenawizard” ten

E

behoeve van de eindgebrui er, waarmee deze zelf rapporten waarvoor hijpzij is geautoriseerd an opstarten

PDblicatie bestDDrlijke stDkken De meeste eisen die van belang zijn voor de afhandeling van bestuurlij e stu en hebben te ma en met het bewa en van het proces en het routeren en goed euren van documenten. Voor wat betreft het vrijgeven of publiceren van de betreffende documenten leidt dit tot de volgende eisen: Ief

e27.

Decificatie

Het moet mogelij zijn om een document of dossier te voorzien

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

van een publicatiedatum. Het srsteem zorgt er dan automatisch voor dat het document of dossier niet vóór deze datum vrijgegeven wordt. e2u.

Het moet mogelij zijn om de juiste versies van documenten

E

beschi baar te stellen voor publicatie op het internet.


oord:…………………….



pag 62 van uu

GebrDikersvriendelijkgeidM DerformanceM scgaalbaargeid en bescgikbaargeid De gemeente Nijmegen stelt hoge eisen aan de gebrui ersvriendelij heid, performance, schaalbaarheid en beschi baarheid van de geautomatiseerde informatievoorziening als geheel. Wij gaan ervan uit dat individuele toepassingen zoveel als mogelij moeten bijdragen aan het realiseren en handhaven van die hoge eisen. Onderstaande eisen gelden dan oo niet alleen voor de individuele toepassingen op zich, maar vooral oo voor de toepassing in samenspel met omliggende geautomatiseerde omgeving.

Taal

De gehanteerde taal is een belangrij aspect van het nieuwe srsteem. De gebrui ersinterface van het srsteem moet Nederlandstalig zijn. Dit geldt voor de gebrui ersschermen, de menugs de foutmeldingen en de documentatie. Ief

e2i.

Decificatie

De toepassing beschi t over Nederlandstalige naslagmateriaal

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

voor gebrui ers. ee0.

De toepassing beschi t over Nederlandstalige naslagmateriaal

W

voor beheerders. eel.

Het naslagmateriaal voor gebrui ers en beheerders is helder en

E

overzichtelij . ee2.

De gebrui ersschermen en menugs voor gebrui ers dienen

E

Nederlandstalig te zijn. eee.

De gebrui ersschermen en menugs voor beheerders dienen

W

Nederlandstalig te zijn. ee4.

Wanneer een gebrui er het srsteem op een ver eerde manier

E

gebrui t, dient een correcte en vooral begrijpelij e Nederlandstalige foutmelding te verschijnen. ee5.

Er dient een Nederlandstalige lste lijn support te zijn.

E

ee6.

Er dient een Nederlandstalige 2de lijn support te zijn.

W

Helpfunctie

De helpfunctie is een belangrij onderdeel van de applicatie. De compleetheid en toegan elij heid an een groot effect hebben op de uiteindelij e acceptatie van het srsteem door de gebrui ers.. Ief

ee7.

Decificatie

Het srsteem moet een onaline Nederlandstalige helpfunctie hebben met uitgebreide mogelij heden om specifie e vragen te

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

stellen. eeu.

De helpfunctie dient conte(tgevoelig te zijn op het niveau van scherm en veld.

eei.

De helpfunctie dient conte(tgevoelig te zijn op het niveau van module

E W


oord:…………………….



Ief

Decificatie

e40.

lle foutmeldingen die het srsteem geeft moeten helder en

pag 6e van uu

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

duidelij zijn en de gebrui er oplossingen bieden voor het probleem of de fout. e4l.

De inhoud van de helpschermen moet aangepast unnen worden door de applicatiebeheerder, inclusief de mogelij heid tot door li

e42.

E

en naar interne wer documentatie.

De Nederlandstalige helpdes van de leverancier is op wer dagen tussen i:00 en lu:00 actief en goed berei baar voor

E

applicatiebeheerders. e4e.

Voor srsteembeheer is de helpdes van de leverancier oo

s

avonds en in wee enden berei baar.

E

Gebruikersinterface

Ief

e44.

Decificatie

De gebrui ersinterface moet aansluiten ( loo aand feelg) bij het in gebrui zijnde office pa

e45.

E/P

E

et (Office XP).

Veel gebrui te functies moeten met slechts en ele muis li

en

E

Muishandelingen moeten naar wens vervangen unnen worden

E

unnen worden uitgevoerd. e46.

door toetscombinaties. e47.

Het aantal voor een gebrui er te doorlopen schermen is tot een

E

minimum beper t (b.v. norm ma(imaal e schermen diep) e4u.

Handelingen (zoals zoe opdrachten) moeten afgebro en unnen

E

worden e4i.

Voor een gebrui er moet de voortgang van een handeling

E

zichtbaar zijn, bijvoorbeeld via een voortgangsindicator of een lo je. e50.

Er dient een duidelij e terug eerfunctie te zijn naar het vorige en

E

het hoofdmenu. e5l.

ls het srsteem gebrui maa t van windows, dan moet het

E

toestaan dat gebrui ers deze verschuiven, grootte instellen en aanpassen. De aanpassingen worden in het gebrui ersprofiel opgeslagen. e52.

Het srsteem moet indien gewenst blijvende standaardwaarden

E

voor data entrr toestaan, zoals voor: a Door de gebrui er gedefinieerde waarden a Waarden gelij aan een vorig onderdeel a Waarden af omstig uit de conte(t: bijvoorbeeld datum, bestanddeelgegevens, gebrui ers ID. e5e.

Wanneer gebrui ers(groepen) bepaalde menuopties en procedures

E

niet unnen gebrui en dienen deze niet zichtbaar te zijn in hun menu. e54.

Voor gebrui ers moet het mogelij zijn om gegevens of digitale

E

documenten via email te versturen zonder het DOBasrsteem te verlaten: nummer 2004pu ll2a0ieiu2 Paraaf voor a

oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 64 van uu

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

a de mailfunctie opstarten vanuit het DOB a metaagegevens m.b.t. het verzenden van het document door te geven aan het DOB a een overzicht op te vragen van verzonden eamail. e55.

Het srsteem ondersteunt het wer en met wizards voor het

W

uitvoeren van comple(e en minder voor omende handelingen. De wizard moet desgewenst uitgezet unnen worden.

Zoekgemak voor de gebruiker

Ief

e56.

Decificatie

E/P

El e gebrui er moet zelfstandig in staat zijn om (eenvoudige)

E

zoe vragen te unnen formuleren. e57.

Een gebrui er moet unnen zoe en op een combinatie van

E

documentgegevens (metadata), trefwoorden enpof de te st binnen een document. e5u.

uchermen van zoe velden mogen niet te algemeen zijn. Via

E

euzevelden moet bijvoorbeeld unnen worden aangegeven dat er alleen binnen bepaalde trpen documenten wordt gezocht naar het ingevoerde trefwoord e5i.

Een gebrui er moet voor het zoe en op basis van documentgegevens gebrui

E

unnen ma en van zogenoemde "wild

cards" e60.

Een gebrui er moet binnen het zoe resultaat verder unnen

E

zoe en om zo het zoe resultaat te verfijnen e6l.

Een gebrui er moet de sorteervolgorde van een zoe resultaat zelf

E

e62.

Gebrui ers unnen zoe opdrachten opslaan en hergebrui en

W

e6e.

De gebrui er moet van een lang zoe resultaat de gewenste

E

unnen bepalen

schermen unnen afdru

en, en via nippen en pla

en unnen

overnemen in een ander document e64. e65.

De gebrui er an gevonden documenten aan li

en en openen

De zoe resultaten zijn individueel her enbaar op basis van

E E

relevante metadata e66.

De DOB documenten en data moeten onderdeel unnen uitma en

E

van andere (gemeentelij e) zoe faciliteiten, zoals bijvoorbeeld Veritr of inde( server. e67.

Het zoe srsteem moet unnen zoe en in reeds bestaande

W

databases buiten het DOBasrsteem.


oord:…………………….



pag 65 van uu

Gebruikervriendelijkheid beheer

Naast de algemene eisen voor gebrui ersvriendelij heid gelden e(tra eisen voor technisch en applicatie beheer. Ief

e6u.

Decificatie

E/P

Epdates dienen door srsteema en applicatiebeheerders van de

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

gemeente zelf te unnen worden geïnstalleerd. e6i.

Bij de updates wordt documentatie meegeleverd m.b.t. de

E

installatie en de functionele wijzigingen. e70.

De beheerder moet op een eenvoudige wijze zelf diverse soorten

E

rapportages unnen definiëren, zoals: a inhoudelij op de inhoud van de database a op basis van aantallen gegevens p aantallen mutaties a met betre e7l.

ing tot srsteemgebrui p performance

Er dient een scheiding te zijn tussen de rollen van

E

srsteembeheerder en applicatiebeheerder. e72.

De generie e rolstructuur p autorisatieniveaus wordt door de

E

srsteembeheerder vastgelegd. De applicatiebeheerder heeft daarbinnen de mogelij heid om rollen te unnen definiëren en toe ennene zowel aan individuen als aan meerdere medewer ers tegelij . e7e.

De srsteembeheerder an de rol en rechten van de

E

applicatiebeheerder toewijzen. e74.

De applicatiebeheerder moet op en eenvoudige wijze

E

medewer ers voor functies unnen autoriseren, zowel individueel, als meerdere medewer ers tegelij (groepen). e75.

De applicatiebeheerder moet binnen de applicatie eenvoudig rollen

E

unnen definiëren en toe ennen. Zowel aan individuen als aan meerdere medewer ers tegelij (groepen). e76.

Zowel de srsteembeheerder als de applicatiebeheerder moeten

E

fouten eenvoudig unnen lo aliseren. e77.

De applicatiebeheerder moet eenvoudig de omschrijvingen in

E

velden p schermen unnen aanpassen. e7u

De applicatiebeheerder mag niet in staat zijn om rechtstree s in

E

de database wijzigingen aan te brengen. e7i.

Is er een overzicht van alle gebrui ers met hun autorisaties te

E

genereren?

Performance en schaalbaarheid

Het spree t voor zich dat de performance van het srsteem mede bepalend zal zijn voor de uiteindelij e acceptatie door de gebrui ers. Bij de acceptatie van het srsteem zal dit dus een belangrij e rol gaan spelen. Het srsteem moet traploos unnen voldoen aan een toenemend gebrui door een toenemend aantal gebrui ers en een toenemende behoefte aan opslagcapaciteit. Bij het beantwoorden van deze vragen dient u uit te gaan van de beschi baarheid van de hardware zoals door u verwoord in het antwoord op item 45i.


oord:…………………….



Ief

eu0.

Decificatie

Het srsteem is schaalbaar, dat wil zeggen dat met de

pag 66 van uu

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

aangeschafte software gewer t an worden, ongeacht het aantal gebrui ers en de omvang van de database. eul.

De performance mag niet lijden onder het aantal gebrui ers of de

E

omvang van de database. eu2.

Na het geven van een opdracht moet direct zichtbaar zijn dat het

E

srsteem bezig is, bijvoorbeeld door het tonen van een voortgangsindicator. eue.

Een zoe opdracht waarbij een unie sleutelgegeven wordt

E

gebrui t moet binnen l seconde resultaat opleveren, bijvoorbeeld in de vorm van een hitlist. eu4.

Bij het opvragen van een document moet de bijbehorende viewer

E

binnen l seconde zijn opgestart. eu5.

Bij de opslag van documenten is er geen beper ing aan het aantal

E

documenten of de omvang van de database. eu6.

Er is geen beper ing aan het aantal gebrui ers waarbij effectiviteit

E

en operationaliteit van het srsteem worden gewaarborgd. eu7.

De gemeente moet zelf zonder veel e(tra inspanning van de

E

organisatie veranderingen unnen aanbrengen t.a.v. za en als: a Gegevens over gebrui ers en gebrui ersgroepen a Toegangsprofielen a Classificatieschema's a Databases a uelectiedocumenten euu.

Deze veranderingen dienen te unnen worden doorgevoerd terwijl

W

het srsteem onaline blijft.

Beschikbaarheid van het systeem

In veel omgevingen zal het gebrui van een nieuwe organisatiebrede toepassing het gebrui van alle geautomatiseerde srstemen veranderen. Een van de belangrij ste veranderingen is dat de gebrui ersafhan elij heid van het netwer zal toenemen, omdat bij onberei baarheid van de toepassing de voortgang van de wer zaamheden gevaar loopt. Het is om die reden dat er eisen zijn geformuleerd ten aanzien van de beschi baarheid van het srsteem. Bij het beantwoorden van deze vragen dient u uit te gaan van de beschi baarheid van de hardware zoals door u verwoord in het antwoord op item 45i. Ief

eui.

Decificatie

Het srsteem moet voor gebrui ers 24 uur per dag beschi baar

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

zijn, e65 dagen per jaar. Hiermee wordt bedoeld dat er niet een periodie geplande downtime noodza elij is voor bijvoorbeeld za en als het bijwer en van inde(en c.a. ei0.

Epdates dienen te unnen worden uitgevoerd terwijl het srsteem

W

onaline blijft.


oord:…………………….



Ief

eil.

Decificatie

In het geval van een software of hardware fout moet het mogelij

pag 67 van uu

E/P

ta jDl 2004

ta feb 2005

Eaat Nee werk

Uoelicgting

E

zijn het srsteem op wer ende hardware te herstellen tot een bepaald moment (niet ouder dan de bac aup van de vorige dag), maar wel binnen niet meer dan s24 p uur.


oord:…………………….



3.2.2

pag 6u van uu

Eisen en wensen m.b.t. tecgniscge infrastrDctDDr gemeente Nijmegen

In dit hoofdstu is in onderdeel e.2.2.l een beschrijving opgenomen van de technische infrastructuur in de gemeente Nijmegen. In de onderdelen e.2.2.2 tpm e.2.2.4 zijn de standaards en eisen te stueel verwoord. In onderdeel e.2.2.5 zijn de standaards en eisen vertaald naar een programma van eisen.

3.2.2.1 Beschrijving technische infrastructuur

Olgemeen De gemeente Nijmegen beschi t over een uitgebreide geautomatiseerde informatievoorziening en over een geavanceerde technische infrastructuur ten behoeve van deze informatievoorziening. De gemeente Nijmegen beschi t over oon gemeentebreed netwer met centraal opgestelde servers die vanaf el e wer ple te benaderen zijn (met uitzondering van de dislocaties, zie verder). ls serverplatform worden gebrui t Microsoft Windows en HPaEX. De wer stations bestaan overal uit pc's. De gebrui te software bestaat vrijwel geheel uit in de mar t ver rijgbare productene maatwer enpof eigen ontwi eling wordt zo min mogelij toegepast. chtereenvolgens worden deze onderdelen van de infrastructuur verder beschreven.

Netwerk Het L N van de gemeente Nijmegen is geheel gebaseerd op de gangbare Ethernetastandaarden. De bac bone van het netwer wordt gevormd door glasvezel, waarop Gigabit Ethernet draait. Deze glasvezel verbindt de beide centrale computerruimtes CCRl (utadsbedrijven) en CCR2 (utadhuis) met de belangrij ste gemeentelij e gebouwen. In de gebouwen zijn per bouwdeel of verdieping uER's ingericht van waaruit de wer ple be abeling aangesloten wordt op de bac bone. De wer ple be abeling is ETP cat e of cat 5 be abeling en de gebrui te netwer snelheden naar de wer ple zijn l0mbps of l00 mbps. Voor dislocaties en thuiswer ple en maa t de gemeente gebrui van Citri( Metaframep Nfuse en Windows Terminalserver. Daarnaast heeft de gemeente een vaste verbinding met de Internetprovider BT. Deze wordt beveiligd via Virewallal. ls transmissieprotocol wordt gebrui gemaa t van TCPpIP. De Gemeente Nijmegen gebrui t eigen IPa adressen, die middels DHCP aan de wer stations worden toege end.

ervers De gemeente Nijmegen maa t gebrui van twee serverplatforms: HPaEX (versie lli) en Microsoft Windows (NT4.0, 2000, 200e). Het HPaEX platform bestaat uit een aantal HPi000 servers uit hoofdza elij de Ka en Laserie. Deze Eni(aservers worden ingezet voor een aantal grotere, bedrijfs ritische toepassingen. ls databasemanagementsrsteem wordt Oracle gebrui t (versie ui). De ta en zijn op basis van functionaliteit over deze servers verdeeld, zo zijn er aparte servers voor filea services, printing services, databases, mail(E(change 5.5), applicaties en Webservices.

Flients De Gemeente Nijmegen maa t voor wer stations uitsluitend gebrui van pcaclients. Deze draaien op Microsoft Windows NT4 wor station (en Windows XP) en beschi en standaard over een l5" of l7” scherm. Voor de meeste ENIXatoepassingen zijn Windowsaclients beschi baar. Daarnaast wordt de KE aterminalemulatie gebrui t. Vanaf begin 2004 staat de overgang naar Windows XP professional gepland.



pag 6i van uu

ODDlicatiesoftware Binnen de gemeente Nijmegen zijn enige honderden softwarepa etten in omloop. Deze unnen grofweg onderverdeeld worden in drie categorieën · de generie e applicaties, met name voor de algemene antoorautomatiseringsfunctiese · de grotere applicaties ter ondersteuning van de belangrij ste bedrijfsprocessene · de overige applicaties. Voor wat betreft de algemene antoorautmatiseringsfuncties maa t de Gemeente Nijmegen gebrui van Microsoft Office 'i7. Voor Internet Microsoft Internet E(plorer 5.0. De Officeasuite zal in 2004 gea upgrade worden naar Office XP. Voor de ondersteuning van de grotere bedrijfsprocessen wordt veelal software van Centric gebrui t. Deze software draait in principe op de ENIXaservers en is te benaderen door middel van Windowsa clients. Het personeelsinformatiesrsteem is Beaufort van Getronics. Voor managementa en stuurinformatie heeft de gemeente Nijmegen de producten van Cognos als standaard ge ozen. Op dit moment loopt een project om alle financiële overzichten middels Powerplar en Impromptu te gaan verstre en, waarbij oo de webafaciliteiten van Powerplar gebrui t gaan worden. Naast deze software worden nog zeer veel verschillende pa etten gebrui t voor zeer uiteenlopende toepassingen. De gebrui te technie en en ontwi elomgevingen van deze pa etten verschillen ster e zo is er nog een groot aantal l6abits toepassingen in omloop. l deze toepassingen draaien op onze huidige technische infrastructuur.

3.2.2.2 Standaarden Microsoft Windows server, clients

pplicaties voor de gemeente Nijmegen moeten op Windows server en client niveau voldoen aan de volgende eisen: l. Geen aanpassingen in de registrr op server. 2. De applicatie mag op de server geen aangelogd account hebben. uervices moeten worden gebrui t i.p.v. e(ecutables die opgestart worden. e. Database gerelateerde applicaties dienen te wer en met de geldende gemeentelij e standaard, te weten Oracle of uSLaserver. 4. Er dienen geen hardware afhan elij heden te zijn. Dwz. geen dongles, EuB rand apparaten, modems e.d. 5. Een applicatie mag niet afhan elij zijn van een account dat op de server c.q. client aanwezig moet zijn. 6. Windows XP laat geen aanvulling dan wel overschrijving toe van files in de srsteem directories van Windows. Daar moet re ening mee worden gehouden. 7. Printen dient te gebeuren d.m.v. netwer printing. Dus geen lo ale printers. u. pplicaties dienen te unnen wer en met zgn. ENC paden en een DVu filesrsteem. i. Reeds geïnstalleerde applicaties mogen niet verstoord worden door andere. l0. De leverancier zal de client installatie moeten ondersteunen, c.q. aanleveren, unattended. ll. Geen aanpassingen in de registrr op de client in HKLM. uettings, waar nodig, in applicatie structuur onder HKCE. l2. lles moet wer en onder Windows XP uPl, uerver 2000 uP4 dan wel Windows 200e, in een ctive Directorr omgeving le. De applicatie moet te bac uppen zijn met Legato dan wel Bac upE(cec. Deze pa etten hebben standaard tools voor het bac uppen van open files. Daar moet re ening mee worden gehouden. l4. Eniforme rechten structuur op client als wel server voor de applicatie. l5. Epdates aanleveren in MuI formaat, met handleiding l6. Handleidingen aanleveren, zowel technisch als applicatie inhoudelij . Deze moet oo een disaster recoverr plan bevatten. l7. Heeft de applicatie schrijfrechten nodig voor temporarr files e.d. lu. Hoe gaan we om met eventuele licentiepgebrui ers limieten? li. Kan de applicatie onder Citri( of terminalserver wer en.



pag 70 van uu

3.2.2.3 Eisen m.b.t. web-omgeving en (overige) koppelvlakken

Voor zover de toepassing gebrui maa t van internet of intranet zijn er de volgende standaards Browsersa -

Voor intranet moet het wer en met Internet E(plorer 5 Voor internet (bedrijvenp lanten) moet het bij voor eur wer en met alle gangbare browsers, maar minimaal Internet E(plorer vanaf versies 4 van en Netscape Browsers uitsluitend toegang tot www.nijmegen.nl Geen rechtstree se toegang gemeentelij netwer via firewall

/eEserversa -

Het moet wer en op de bestaande webservers onder Windows 2000 uerverpIIu5 Geen eigen database of rechtstree se databaseconnectie op de internet webserver Gegevensuitwisseling tussen servers en uitsluitend via HTTP (XMLpXMLHTTP) Geen eigen poort naar binnen op de firewall, maar gemeentelij instelbaar (uitsluitend server 2 server) Interface (webpagina's) moet door gemeente aanpasbaar en instelbaar zijn voor wat betreft opmaa en navigatie

Specibicttie (overige) MoppelvltMMena -

utorisatie intern via NTVuainlognaam, single login Open standaards of bestaande Microsoft standaards voor oppelingen Re ening houden met gemeentelij e midofficegavoorzieningen : ContentManagementursteem Tridion, Digitale telefoongids (database waarin: alle medewer ers, hun afdelingscode, username, ea mailadres, telefoonnummer, afdelingscode), a utorisatieadatabase (M C), a Views op GB a Views op vastgoedsrstemen a Productencatalogus a In ontwi eling: DIV (gemeentelij e database voor registratie van (digitale) verzoe en en bijhouden van status)

3.2.2.4 Oracle Standaarden Gemeente Nijmegen

Database:

ersie

Binnen de Gemeente Nijmegen zijn we gestandaardiseerd op versie u.l.7.4 van Oracle. De volgende producten staan standaard geïnstalleerd: Oracleui uerver u.l.7.4.0 Netu Products u.l.7.4.0 Netu Client u.l.7.4.0 Netu uerver u.l.7.4.0 Oracle Etilities u.l.7.4.0 Oracle Database Etilities u.l.7.4.0 uSL*Plus u.l.7.4.0 Oracle Enterprise Manager Products u.l.7.4.0 Oracle Intelligent gent u.l.7.4.0 Oracle Configuration ssistant u.l.7.4.0 Oracle Data Migration ssistant u.l.7.4.0 Oracle Database Configuration ssistant u.l.7.4.0



pag 7l van uu

Development Tools u.l.7.4.0 Oracle Call Interface (OCI) u.l.7.4.0 Oracle XML uSL Etilitr 2.0.0.0.0 (Required) Oracle Installation Products u.l.7.4.0 Oracle Eniversal Installer l.7.l.u.0

Database:

racle id

Naamgeving voor de Oracle uid is de letter “n” met een twee cijferig volgnummer. Het Oracle uid is unie binnen de Gemeente Nijmegen.

UablesDaces en Datafiles: standaard tablesDaces Binnen de Gemeente Nijmegen is een drietal tablespaces dat in el e Oracle instance voor omt t.w.: urstem Rsa Tmp

Tablespace voor srs,srstem en datadictionarr Tablespace voor rollbac segmenten Tablespace voor tijdelij e segmenten.

UablesDaces en Datafiles: UablesDace t.b.v. aDDlicaties De naamgeving van de tablespaces t.b.v. applicaties moeten voldoen aan de volgende standaard: e letterige af orting van de applicatie waarvoor de tablespace wordt gebrui t gevolgd door een nummer. Oneven nummers geven aan dat dit een tablespace is voor data segmenten. Even nummers geven aan dat dit een tablespace is voor inde( segmenten. Indien er geen volgnummer gegeven is, dan is er l tablespace voor de betreffende applicatie voor zowel data als inde( segmenten. VoorEeelda GHPl GHP2 GHPe GHP4 PKD

Data Tablespace t.b.v. GH+ Inde( tablespace t.b.v. GH+ Data Tablespace t.b.v. GH+ Inde( tablespace t.b.v. GH+ Data en inde( tablespace t.b.v. PKD+

UablesDaces en Datafiles: torage Darameters De default storage parameters voor tablespaces staan binnen de Gemeente Nijmegen lein ingesteld. De leverancier van de software dient zorg te dragen voor het aanleveren van een goede sizing van de Oracle objecten.

UablesDaces en Datafiles: Datafiles De datafiles voor de diverse tablespaces omen in een aparte directorr te staan. De datafiles voor data tablespaces omen, indien mogelij , op een aparte dis te staan van de datafiles voor de inde( tablespaces. De directorr structuur is als volgt opgebouwd: Unixa pmppssidp_svolgnrpptbspssidp_stablespace naamp.tbs Voorbeeld: pmppn04_lptbspn04_ghpl.tbs pmppn0u_eptbspn0u_gbal.tbs



pag 72 van uu

Er zal naar gestreefd worden om el mountpoint te laten verwijzen naar een volledige dis . Eitgangspunt daarbij is, dat er op een dis alleen de datafiles staan van l Oracle instance.

OccoDnts en recgten: OccoDnts Er bestaan binnen de Gemeente Nijmegen een aantal accounts: a Ortcle DBA’s

urs, srstem

a OEject owners

v.b. Ghplus, uzwplus. Deze gebrui ers zijn de “eigenaar” van de applicatie. Deze gebrui ers hebben DDL rechten binnen de database. Ze worden alleen gebrui t door database beheer tijdens installatie van nieuwe software e.d.

a Applicttie geEruiMers Deze gebrui ers hebben DML rechten op de objecten van de betreffende applicatie. Deze DML rechten zijn ver regen via de zg. rollen. De traditionele terminal gebrui ers zijn OPu$ gebrui ers. Bij gebrui ers die via de clientaserver methode wer en wordt het OPu$ weggelaten. Binnen de Gemeente Nijmegen wordt uitsluitend gewer t met zgn. named users die moeten voldoen aan de standaard naamgeving binnen de gemeente. a Applicttie EeheerdersDit zijn gewone applicatie gebrui ers met eventueel rechten om viewsptabellen voor eigen gebrui aan te ma en.

OccoDnts en recgten: ynoniemen Binnen de Gemeente Nijmegen wordt gebrui gemaa t van private srnoniemen voor objecten t.b.v. een bepaalde applicatie. PuElic synonyms worden NIET gebrui t. De leverancier van software dient hier bij installatie en updates re ening mee te houden.

OccoDnts en recgten: Iollen Binnen Oracle zijn er zgn. database rollen. Een rol is een set van privileges, wel e ge oppeld unnen worden aan gebrui ers of aan andere rollen. Zowel objecta als srstem privileges an men oppelen aan een rol. Wordt een rol ge oppeld aan een gebrui er dan rijgt deze gebrui er de rechten die aan deze rol ge oppeld zijn. Binnen de gemeente Nijmegen worden een aantal rollen gebrui t: Iol connect

resource

sappp_usr

Privilege alter session create database lin create session create srnonrm create cluster create inde(trpe create operator create procedure create sequence create table create trigger create trpe create view Dml privileges voor de betreffende applicatie


GebrDik Deze rol wordt ge oppeld aan alle gebrui ers. Hierin zitten alle srsteem privileges die een “gewone” gebrui er nodig heeft. Deze rol wordt ge oppeld aan alle “object owners”. Deze rol bevat alle privileges om die objecten te creëren.

Een dergelij e rol wordt ge oppeld aan een gebrui er die met de bepaalde applicatie moet wer en.


Iol sappp_rpl

sapppama snaamp

pag 7e van uu

Privilege GebrDik Raadpleeg rechten voor Een dergelij e rol wordt ge oppeld aan een de betreffende raadpleeg gebrui er voor de betreffende applicatie. applicatie Geen Deze rol is nodig t.b.v. clientaserver applicaties. Middels deze rol wordt de menu autorisatie geregeld.

Oo wordt er nog gebrui gemaa t van de door oracle standaard aangeleverde rollen zoals: - dba - e(p_full_database - imp_full_database Deze rollen worden echter alleen door de DB gs gebrui t (srs en srstem).

OccoDnts en recgten: Grants Binnen de Gemeente Nijmegen wordt gebrui gemaa t van grants via database rollen. Rechtstree se grants aan gebrui ers worden niet uitgedeeld. PuElic grtnts worden NIET Gebrui t.

OccoDnts en recgten: ysteem Drivileges ursteem privileges, anders dan genoemd in bovenstaande rollen, worden NIET uitgegeven.

OccoDnts en recgten: ysteem objecten Er worden GEEN grants uitgegeven op srspsrstem objecten aan gebrui ers die niet standaard door de installatie procedure van Oracle uitgegeven worden.

Diversen: Denaderen van de database Zoals eerder genoemd gaan gebrui ers als named user de database in. Het is uitgesloten dat de database t.b.v. de applicatie benaderd wordt als object owner. Oo het benaderen van de applicatie via een gemeenschappelij e Oracle applicatie gebrui er wordt niet toegestaan.

Diversen: Uijdelijke tabellen/objecten Het aanma en van tijdelij e tabellenpobjecten tijdens het draaien van de applicatie is niet toegestaan. Gezien de rechten die de gebrui ers binnen de database rijgen is het oo niet mogelij om dergelij e objecten aan te ma en. Diversen: Database links De naamgeving van database lin s ziet er als volgt uit: LNKs((p a waarbij s((p staat voor een 2 cijferig volgnummer. Voorbeeld: LNK0l Op de remote database moet een gebrui er aangemaa t worden volgens de volgende standaard: DBLNKs((p a waarbij s((p weer staat voor een 2 cijferig volgnummer. VoorEeeldena a

anma en gebrui er op de remote database: Create user dbln 0l identified br spasswordp Default tablespace srstem temporarr tablespace tmpe



pag 74 van uu

Grant connect to dbln 0le a

anma en database lin . Create database lin ln 0l Connect to dbln 0lg identified br spasswordp Esing ssidpe

Diversen:

racle cliënt tools

De Oracle cliënt tools staan centraal op een Windows server geïnstalleerd (padrive). De cliënt pcgs rijgen binnen de registerr (HKEY_LOC L_M CHINEKuoftwareKoracle) een verwijzing naar deze software. De Oracle software boom staat op “alleen lezen” voor de gebrui ers. Op het moment van dit schrijven wer en we met de volgende versies van de Oracle tools op de Windows cliënt. Indien een applicatie van een andere versie gebrui wil ma en, dient men eerst toestemming hebben van de afdeling IM Gemeente Nijmegen: Producten: ((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((( (( aa Developerp2000 a Vorms 4.5.l0.l6.l Vorms Runtime 4.5.l0.l6.l Vorms Online Documentation 4.5.l0.l6.l Vorms Designer 4.5.l0.l6.l aa Developerp2000 a forms 5.0.6.u.0 Vorms Runtime 5.0.6.u.0 aa Developerp2000 a Graphics e.0.e.l0.0 Graphics Chart Wizard e.0.e.7.0 Graphics Runtime e.0.e.l0.0 aa Developerp2000 a Reports 2.5.7.l4.0 Reports Runtime 2.5.7.l4.0 aa Developerp2000 a Reports e.0.5.u.0 Reports Runtime e.0.5.u.0 GEI Common Viles 2.5.6.25.0 GEI Common Viles 2.e.7.7.0 Information Navigator l.0.4.0.0 National Language uupport e.e.0.0.0 aa Oracle Boo 2.2.e.0.l Oracle Boo Runtime 2.2.e.0.l Oracle Call Interface 7.e.4.0.0 Oracle installer e.e.l.2.4 Oracle Named Pipes dapter 2.e.4.0.0 Oracle Objects for OLE 2.2.l.0.0 Oracle Pro*CpC++ 2.2.4.0.0 Oracle TCPpIP dapter 2.e.4.0.0 Oracle Trace Collection uervices 7.e.4.0.0 Oracle7 e2 bit ODBC Driver 2.0.e.l.l Oracle7 e2 bit ODBC Driver 2.5.e.l.0B Oracle7 Client Release Notes 7.e.4.0.0 Oracle7 uerver Release Notes 7.e.e.0.0 Oracle7 uerver Release Notes 7.e.4.0.0 Oracle7 Etilities 7.e.e.0.0 Required uupport Viles 7.e.4.0.0 uSL*Net Client 2.e.4.0.0 uSL*Plus e.e.e.0.0 urstem uupport Viles 2.0.l.e.2 urstem uupport Viles 2.l.0.0.0 Tools Etilities 2.l.l2.le.0



pag 75 van uu

Tools Etilities e.0.e.ll.0D

Diversen: Dorland database engine eDDEc De Gemeente Nijmegen is gestandaardiseerd op versie 5.0l van de BDE. Oo deze BDE staat centraal geïnstalleerd op eenzelfde manier als de Oracle client tools. Omdat we gebrui ma en van een centrale BDE zal een eventuele BDE entrr ingepast moeten worden in de centrale BDE van de Gemeente Nijmegen.

Diversen: Pacgtwoorden pplicatie gebrui ers mogen niet op de hoogte zijn van hun database wachtwoord. Dit om te voor omen dat zij met tools zoals uSL*Plus, ODBC … de database unnen benaderen en daarmee gegevens buiten de applicatie om unnen muterenpverwijderen.

Diversen: Olgemeen Gezien de technologische ontwi elingen in de ICTawereld is het mogelij dat de hierboven genoemde eisenpversies achterhaald zijn. Informeer daarom altijd bij de DB van de Gemeente Nijmegen naar de laatste stand van za en. In geval dit document ergens niet in voorziet zal de DB instellingenpwer wijze goed moeten euren.

van de Gemeente Nijmegen de ge ozen

3.2.2.5 Technische infrastructurele eisen

Olgemeen Ief

Decificatie

Uoelicgting

ei2.

In wel jaar is de huidige ern van de applicatie voor het eerst geprogrammeerd?

eie.

Wel e ontwi elingsafilosofie en technie liggen ten grondslag aan het srsteem?

DocDmentatie Ief

ei4.

Decificatie

Wordt het pa handleiding?

E/P

et uitgeleverd met een duidelij e installatie

SysteemEeheerders E DBA’s moeten in stttt zijn om het ptMMet ttn de htnd vtn deze htndleiding te insttlleren.


E

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting


pag 76 van uu

NP-UX Ief

ei5.

Decificatie

E/P

Is het voor een goed functioneren van de applicatie mogelij de default waarden van de ernel parameters toe te passen?

W

ei7.

Wer t het pa et probleemloos als bestanden of directories via srmbolic lin s benaderd worden?

E

eiu.

Wer t het pa et probleemloos naast andere pa dezelfde ENIX machine?

E

400. 40l.

402.

40e.

404.

ta feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

Indien (een deel van) de applicatie draait op HPaEX (lli):

ei6.

eii.

ta jDl

etten op

Gemeente Nijmegen Eepttlt welMe tpplictties geztmenlijM op een UNIX systeem drttien. Uiterttrd wordt er dttrEij voor gezorgd dtt iedere tpplicttie resources ter EeschiMMing heebt, conborm de opgtve vtn de levertncier Wer de applicatie probleemloos met een u N c.q. netwer a filesrstemen? Gemeente Nijmegen geEruiMt geen NFS ob StmEt op httr UNIX systemen Logt iedere gebrui er op de Eni(ahost in onder zijn eigen inlognaam? Is de inlognaam vrij te iezen door Gemeente Nijmegen? De loginnamen moeten voldoen aan de standaards van Gemeente Nijmegen Is het voor gebrui ers mogelij op regelmatige wijze op Eni(a niveau wachtwoorden te wijzigen zonder dat daardoor problemen in het functioneren van de applicatie ontstaan? Kan de applicatie onder een wille eurig account geïnstalleerd worden? Gemeente Nijmegen mttMt voor iedere tpplicttie een tptrt tccount ttn wttronder het ptMMet wordt geïnsttlleerd. /ij Miezen dttrvoor een nttm die voor ons duidelijM is. Is het wachtwoord van het account waaronder de applicatie is geïnstalleerd te wijzigen zonder dat er problemen ontstaan?

E

W E

E

E

E

405.

Zijn de processen op ENIX niveau per gebrui er te identificeren? (Dit geldt oo voor een Cpu applicatie)

W

406.

Kunnen wij een wille eurige ENIX group gebrui en voor de applicatie?

E

Gemeente Nijmegen mttMt per tpplicttie een tptrte group ttn.

Eicrosoft Pindows server en client Ief

Decificatie

E/P

407.

Wer t het pa et op serverplatform Windows2000 uPl p Windows200e?

E

40u.

Wer t het pa et op PCgs zowel onder Windows NT4.0 servicepac 5 met MuOffice i7 als onder Windows XP met MuOffice XP? Worden er goon DLL enpof OCX in srstemroot of srsteemroot Ksrsteme2 geplaatst?

E

40i.

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

W


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 77 van uu

E/P

4l0.

Worden er goon registerr settings in HKLM, HKCC of HKE gemaa t?

W

4ll.

Worden applicaties in het geheel in oon directorr (eventueel met subdirectories) geplaatst?

W

4l2.

Worden de registerr settings in de HKCE geplaatst in een duidelij e structuur en met de naam van de applicatie?

W

4le.

Worden er op de servers en PCgs standaard goon hardware loc s, dongles etc. gezet?

E

4l4.

Vunctioneert de applicatie zonder dat op de server spra e is van een continue aangelogd account?

E

4l5.

N.B. Er dient geEruiM te worden gemttMt vtn services in plttts vtn executtEles die opgesttrt worden en moeten Elijven drttien. Indien gebrui wordt gemaa t van een mailserver is deze geschi t voor Mu E(change 5.5 en Mu E(change 200e?

ta feb

2004

2005

ta

ta

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

4l6.

Wordt er goon gebrui gemaa t modems, EuB randapparatuur, seriële apparatuur op de server?

E

4l7.

Worden printfaciliteiten geregeld via netwer printing? (dus geen loMtle printers ttn PC’s ob servers)

E

4lu.

pplicaties dienen te unnen wer en met zgn. ENC paden en een DVu filesrsteem.

E

4li.

De applicatie moet te bac uppen zijn met Legato. Dit pa een standaard tool voor het bac uppen van open files.

420.

De software en updates worden aangeleverd in MuI formaat, met handleiding. De leverancier ondersteunt unattended install van de clients. De software en updates unnen onder het normale useraccount geïnstalleerd worden

42l.

ta jDl

et heeft E W

W

422.

De software wer t onder het normale useraccount

E

42e.

Er worden geen hard gecodeerde wachtwoorden gebrui t in het pa et

E

424.

De test en productie omgeving zijn onafhan elij van el aar te benaderen, maar wel vanuit l wer station

E

Database e raclec Ief

Decificatie

E/P

425.

Draait het pa

et op Oracle rdbms versie u.l.7.4 of hoger?

E

426.

Draait het pa

et op door Oracle ondersteunde versies?

E

427.

42u.

DenM hierEij ttn Eijv. client versies vtn SQL*Net, Ortcle Forms etc. Migreert het pa et mee met de door Oracle ondersteunde versies? In de prtMtijM ElijMt dtt levertnciers vttM op versies Elijven werMen die door rtcle niet meer ondersteund worden. Kan de Gemeente Nijmegen zelf de naam van de database bepalen?

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

W


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag 7u van uu

E/P

42i.

Kan de Gemeente Nijmegen zelf de naam van tablespaces bepalen?

W

4e0.

Kan de Gemeente Nijmegen zelf de naam en plaats van de datafiles bepalen?

W

4el.

Logt iedere gebrui er in op de database onder zijn eigen inlognaam?

W

4e2.

Is de inlognaam vrij te iezen door Gemeente Nijmegen?

W

4ee.

Kan de applicatie onder een wille eurig account (i.e. anders dan de standaard Oracle DB aaccounts) worden geïnstalleerd?

E

4e4.

Kan het pa et wer en zonder de standaard Oracle DB te gebrui en?

E

4e5.

Kan het pa et wer en zonder dat gebrui ers srsteem privileges nodig hebben m.u.v. de rol connect?

E

4e6.

Is het object owner account alleen nodig voor installatie en updates van het pa et?

E

4e7.

Worden wachtwoorden niet opgeslagen op voor gebrui ers direct toegan elij e plaatsen, anders dan gescrambled?

E

4eu.

Kunnen indien van toepassing rolnamen door de Gemeente Nijmegen zelf bepaald worden?

W

4ei.

Maa t het pa

W

440.

Ondersteund de applicatie het periodie wijzigen van het Oracle wachtwoord?

W

44l.

Kan het pa et wer en zonder dat de gebrui ers hun Oracle wachtwoord ennen?

W

accounts

et geen gebrui van public grants?

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

ta

ta

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

Internet of intranet Ief

Decificatie

E/P

442.

Wer t het pa et binnen een intranetpinternet met de browser Internet E(plorer? (minimaal versie 5)

E

44e.

Wer t het pa et via Internet tenminste met de browsers Internet E(plorer (vanaf versie 4) en Netscape?

W

444.

Garandeert u de wer ing van het pa et binnen een intranet met toe omstige versies van de browser Internet e(plorer?

E

445.

Wer t het pa et op de bestaande webservers onder Windows 2000 uerverpIIu5?

E

446.

Is er goon eigen database of rechtstree se databaseconnectie op de Internet server nodig?

E

447.

Vindt gegevensuitwisseling tussen servers uitsluitend plaats via HTTP (XMLpXMLHTTP)?

E

44u.

Zijn de interfaces (webpaginags) door de gemeente aanpasbaar en instelbaar voor wat betreft opmaa en navigatie?

E

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting


oord:…………………….



pag 7i van uu

Disaster recovery Ief

44i.

Decificatie

Is de applicatie hardware onafhan elij ?

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

In gevtl vtn een ctltmiteit moet het mogelijM zijn uit te wijMen nttr tndere in technische opzicht gelijMwttrdige htrdwtre.

Ugin cliënt comDDting Ief

450.

Decificatie

Is de applicatie geschi t voor gebrui via Citri( Metaframe?

E/P

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

ta

ta

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

verige vragen Ief

Decificatie

E/P

Kunnen updates door DB en srsteembeheer (en applicatiebeheer) van de Gemeente Nijmegen zelf worden geïnstalleerd? Hoeveel fte DB , srsteembeheer en applicatiebeheer is er gemiddeld nodig bij gemeenten of andere organisaties van dezelfde omvang als de Gemeente Nijmegen. Beschi t het srsteem over schoningsa, archiveringsa en correctiea voorzieningen zodat centraal op gecontroleerde wijze geschoond an worden? (graag toelichten) Hoe vaa heeft u het afgelopen jaar updates uitgeleverd van de door u geoffreerde applicatie en wel e frequentie verwacht u de omende l2 maanden? Wordt er bij de updates documentatie meegeleverd m.b.t. de installatie en functionele wijzigingen

E

456.

Beschi t uw organisatie over een complete en geactualiseerde technische documentatie waardoor de waliteit van toe omstig onderhoud is gewaarborgd?

E

457.

Kan een testomgeving worden geïnstalleerd, die geen invloed heeft op de productieomgeving?

E

45u.

In hoeverre maa t u gebrui van open source software (Ouu) in de applicatie enpof voor het applicatieaplatform?

45i.

Kunt u, gegeven het aantal gebrui ers en de eisen m.b.t. performance en schaalbaarheid (zie Nijmeegse aanvulling Remano), een opgave doen van de benodigde hardware om daaraan te voldoen?

45l.

452.

45e.

454.

455.

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

HierEij moet worden gedtcht ttn de systeemeisen ttn PC, server, netwerM, etc.


oord:…………………….



3.2.3

pag u0 van uu

Eisen en wensen m.b.t. de informatie infrastrDctDDr gemeente Nijmegen

Inleiding Binnen de Gemeente Nijmegen wordt de term “Technische Infrastructuur” gebrui t voor het beschrijven van het geheel aan technische voorzieningen waarbinnen informatiesrstemen moeten functioneren. Daarbij gaat het onder andere om hardware, netwer voorzieningen, srsteemsoftware en databases. Nieuwe voorzieningen moeten niet alleen in technisch opzicht passen binnen de Nijmeegse infrastructuur, maar oo in informatorisch opzicht. Nieuwe programmatuur moet zo goed mogelij passen binnen het geheel aan informatievoorzieningen dat de Gemeente ent, of nastreeft. Ze er wanneer het gaat om breed inzetbare applicaties, zoals documenta of wor flow gerelateerde voorzieningen, is het noodza elij dat ze naadloos passen binnen de technischea on de informatiea infrastructuur. Binnen dit document wordt aangeven wel e aspecten van belang worden geacht bij de euze van dmsl4acomponenten binnen de Nijmeegse omgeving. Eerst wordt een algemeen beeld geschetst van de visie c.q. wensen rondom de informatieainfrastructuur. Daarna wordt een aantal za en genoemd die betre ing hebben op voorzieningen voor document opslag en beheer (DOB). In het tweede onderdeel staan een aantal vragen die door aanbieders dienen te worden beantwoord. Het gehele document dient tevens als onderlegger voor het presenteren van het onderdeel “visie” voor de aanbieders die blijven participeren in Gunningsfase B.

De Nijmeegse informatie-infrastrDcDDr Binnen de Gemeente Nijmegen wordt gebrui gemaa t van een veelheid aan applicaties. In technisch opzicht is er een aantal bindende randvoorwaarden (bijv. Tcppip, MsWindows, HpaEni(, Oracle, uqluerver, MsOfficel5). Daarnaast geldt dat er wordt onderzocht of in de toe omst meer gebrui gemaa t an worden van open standaarden en eventueel openasource programmatuur. Sua informatieaarchitectuur an niet worden volstaan met het noemen van een aantal mer namen. Het gaat daarbij om de plaats en functie die applicaties binnen het geheel hebben, en de wijze waarop ze in samenhang met andere applicaties functioneren. In het streven naar een duurzame inrichting, waarbij zo weinig mogelij afhan elij heid van bepaalde leveranciers bestaat, wordt gestreefd naar een “service geörienteerderde trchitectuur”. De services die door verschillende softwareacomponenten worden geleverd staan hierin centraal. Eisen die aan een geschi te component unnen worden gesteld zijn onder andere: l. de gewenste services zijn aanwezig 2. maa t gebrui van (open) standaarden e. is stabiel in het gebrui 4. is goed schaalbaar 5. is fle(ibel inzetbaar 6. is eenvoudig aanpasbaar en brui baar. Tussen componenten zullen vaa gegevens worden uitgewisseld. Een goede component beschi t over goed gedocumenteerde adaptorsg die de beschi bare functies beschi baar stellen voor gebrui . daptors dienen zo eenvoudig mogelij , via standaardmethoden, unnen worden aangespro en. Een voorbeeld van zogn technische standaard is uoap als protocol om gegevens te unnen sturen naar een ontvanger, daar te laten verwer en en de resultaten te ontvangen. Wanneer op bepaalde gebieden defacto standaards bestaan dienen deze uiteraard zoveel mogelij ondersteund te worden. Om te voor omen dat er een wirwar van uitwisselingen ontstaat wordt ernaar gestreefd om gegevensuitwisselingen tussen componenten te laten verlopen via een neutrale “bemiddelaar”. ndere aanduidingen voor zogn bemiddelingscomponent zijn o.a. “midoffice” of “transactiecentrale”. Binnen 14

Omdat de begrippen Document Management Systeem (DMS) en Record Management Systeem (RMA) niet eenduidig worden toegepast c.g. afgebakend door leveranciers, wordt in deze aanbesteding de term DOB gebruikt als verzamelbegrip voor de noodzakelijke documentfunctionaliteiten zoals beschreven in hoofdstuk 1. van het programma van eisen en wensen. 15 Zie onderdeel technische Infrastructuur



pag ul van uu

Nijmegen worden de mogelij heden om gebrui te ma en van een midofficeavoorziening momenteel op toepasbaarheid onderzocht. Nieuwe programmatuur zal zoveel mogelij moeten aansluiten bij het daarbij gehanteerde model van gegevensuitwisseling tussen onderdelen binnen deze architectuur. In technisch opzicht geldt dat op dit moment met name Microsoft en Oracle leveranciers van srsteemsoftware zijn. Mogelij gaat dit in de toe omst veranderen, reden waarom gestreefd wordt naar zoveel mogelij leveranciers onafhan elij heid. Het gebrui van breed geaccepteerde, en liefst open, standaarden wordt nagestreefd.

Plaats van docDmentbegeer voorziening Binnen een model waarin “services” centraal staan, spelen “documentbeheer” services een grote rol bij tal van gemeentelij e processen. Onderstaand schema wordt intern gebrui t om gebrui ers duidelij te ma en wat de rol van verschillende componenten is.

Tussen componenten unnen tal van uitwisselingen plaats vinden. De brui baarheid van een component wordt daarom voor een belangrij deel mede bepaald door de mogelij heden tot gebrui die een component biedt. Juist omdat documentbeheer (evenals wor flow) zo vaa nodig is, dienen ze fle(ibel en laagdrempelig aangespro en te unnen worden via standaard methoden.

OandacgtsDDnten m.b.t. visie van de leverancier



pag u2 van uu

Leveranciers van DOBavoorzieningen unnen zich op een aantal punten onderscheiden. Een van die onderdelen vormt de visie die men hanteert over efficiënte inzet van documentbeheer in het algemeen, de relatie met (bestaande) wor flowvoorzieningen en de mogelij e inzet binnen de Gemeente Nijmegen in het bijzonder. Binnen dit document zijn een aantal za en genoemd die ons inziens van belang zijn voor een goede inpassing van componenten binnen de gewenste informatie infrastructuur. Van aanbieders verwachten we een heldere toelichting op de visie die men hanteert, de te leveren voorzieningen die daar bij horen en de stelling dat zij de voor ons depeen geschi te partij zijn. In onderstaande paragrafen worden voor sommige van de hiervoor genoemde componenten nog een aantal opmer ingen gemaa t. Doel daarvan is om duidelij te ma en wat voor specifie e za en er omen ij en bij het samenwer en met genoemde componenten.

Orgtnisttie De indeling van de organisatie wordt binnen de Gemeente Nijmegen eenduidig vastgelegd: wel e organisatieonderdelen zijn er, wie is leidinggevende, wel e medewer ers wer en waar, etc. Dagelij s wordt, vanuit achterliggende processrstemen, een Ms ccess bestand gevuld met actuele organisatiegegevens. De verwachting is dat componenten zoveel mogelij gebrui ma en van deze gegevens, en dat wijzigingen daarin automatisch doorwer en in servicecomponenten.

ZoeMen Een medewer er wil voor hem relevante za en zo eenvoudig mogelij unnen vinden. Dat documenten of procesgegevens via verschillende applicaties worden beheerd, of op verschillende plaatsen worden opgeslagen, moet voor een medewer er geen belemmering vormen om iets te unnen vinden. Er moeten mogelij heden zijn om vastgelegde gegevens fle(ibel en eenvoudig te unnen opvragen. Dit an zijn via componentaeígen zoe voorzieningen, maar het moet oo mogelij zijn bij gebrui van e(terne tools. Bijvoorbeeld vanuit een standaard zoe machine die vanuit het Intranet wordt gebrui t (MsaInde(server of Veritr), of vanuit een wille eurige applicatie die gegevens wil tonen aan de hand van bepaalde zoe criteria.

Trtnstcties Bij “transacties” unnen meerdere componenten en bac officeasrstemen betro en zijn. Om diverse soorten transacties beheersbaar te laten uitvoeren, wordt gebrui gemaa t van een specifie e component hiervoor. Deze an door middel van ina en uitgaande berichten de benodigde acties initiëren en coördineren. Hierbij an het bijvoorbeeld gaan om een frontaoffice functie, waarvoor een betaling via een Interneta assa en een controle in een bac officeasrsteem nodig is. Op wel e wijze past de documentbeheer voorziening in zogn centraal gestuurde architectuur?

Ktntoortutomttisering Voor veel gebrui ers zijn te stverwer inga, spreadsheeta en aartenba toepassingen, de meest be ende applicaties. Daarnaast wordt een browserinterface steeds va er toegepast. Momenteel vormt MsOffice het platform voor antoorautomatisering en wordt Internet E(plorer als browser gebrui t. Op termijn zou dit oo een ander set toepassingen unnen zijn. Op wel e wijze sluit de DOBavoorziening aan bij dit trpe applicaties? Zowel qua larout, wer ing, integratie, etc..

Post De relatie tussen “documenta opslag en beheer” en “post” an op verschillende manieren worden beschreven.



pag ue van uu

Binnen de Gemeente is onlangs een nieuw posta en archiefregistratieaapplicatie ingevoerd. Eiteraard dienen, al dan niet digitaal opgeslagen “poststu en”, te passen binnen het geheel van documentbeheer voorzieningen. Wat is de visie, en op wel e wijze wordt die geconcretiseerd, rondom poststu en en documentbeheer?



pag u4 van uu

nderdelen en onderlinge samengang D D

Vanuit de hiervoor beschreven service georiënteerde architectuurg is het niet meer voldoende om bij de euze voor document opslag en beheeravoorzieningen te praten over “een DMu” of “een RMu”. Inhoudelij e en technische eisen die gesteld worden aan DOBavoorzieningen staan elders beschreven. Binnen dit onderdeel willen we een aantal vragen stellen over aspecten die specifie te ma en hebben met het inpassen van DOBafaciliteiten binnen de informatie infrastructuur. Daarna word aan de hand van een fictieve situatie gevraagd om een aantal vragen te beantwoorden.

DOB onderdelen Op een vergelij bare manier als voor WVMavoorzieningen is gebeurd door de Wor VlowManagemenCoalition, willen we hier een onderscheid ma en in een vijftal te onderscheiden onderdelen binnen DOBavoorzieningen.

Document- opslag en beheer definities Interface 1

Administatie en monitor tools

Document Opslag en Beheer engine

Interface 5

Interface 2 Document Client Applicatie

Interface 4

Document Opslag en beheer engine

Interface 3 Aangeroepen Client Applicatie

Voor het succesvol unnen inzetten van DOBavoorzieningen zijn, bezien vanuit de informatie infrastructuur, met name de aanwezige interfaceavoorzieningen van belang. Daarbij zijn de algemene eisen, zoals die in paragraaf 2 staan genoemd, ster medebepalend voor de waliteit van een onderdeel. Naast het gebrui ma en van geaccepteerde, liefst open, standaards is het voor de gebrui swaarde daarvan essentieel, dat interfaces vanuit verschillende omgevingen zo eenvoudig mogelij unnen worden aangespro en. Er moet zo min mogelij specialistische ennis voor nodig zijn, zodat de drempel om van de aanwezige functionaliteit gebrui te ma en in pra tij zo laag mogelij is.

Koppelingen met Eestttnde systemen Er zijn binnen de gemeente een groot aantal verticale procesgeoriënteerde applicaties waarbij documenten oo een belangrij e rol spelen. Oo deze documenten moeten stra s beheerd gaan worden binnen het DOB. Het uitgangspunt hierbij is dat documenten in principe beheerd worden binnen het DOB en dat andere processen, al dan niet vanuit een WVMarouting, de documenten vanuit het DOBg gebrui en.



pag u5 van uu

Het betreft in ieder geval de volgende srstemen: Ief

Interface met systeem: COD

Leverancier COD WME Europe

ction Wor s e

ingoDd financieel srsteem diverse wor flows, te weten: aprocessen vergunningen Bouwen, abezwaara en beroep, a bestuurlij e agendering en besluitvorming

Infosource

Trisoft

DocumentManagement voorziening voor het Bouwarchief

Centric

Heffingen srsteem

Mon4 ll

Centric

Monumenten vergunningensrsteem

BGB4 ll

Centric

Basisregistratie Gebouwen

GWu van Centrice

Centric

uociale Dienst srsteem

PIV4all l OD u

Centric

Burgerza en l Digitale documenten

Kred_IT

Bedrijfssrsteem GKB+ behandelen aanvragen uociale

GHu4 ll van Centrice

llegro

Hulpverlening Deventit

Bedrijfssrsteem

eage

tlantis

Gouw IT

Ta(atieproces, mar tanalrse, herwaardering WOZ

Projectwise

Bentler

Te eningenbeheera en volgsrsteem

Deztaplan

DIRO

rchief

uamenstellen Bestemmingsplannen administratief

ROaplan Grafisch

IuIu

Objectgericht te enen bestemmingsplan

ROaplan

IuIu

Conversie bestemmingsplan naar digitaal eindproduct

Content Managementsrsteem

Tridion

Content Management ursteem

Planon

Planon

Vastgoed beheer srsteem

BCT

Postregistratie en archiveringssrteem

Genetics

Milieuvergunningen

dministratief

Corsa Post en GMIuXP

rch

Eisen Ief

Decificatie

E/P

460.

Een applicatiebeheerder zonder diepgaande technische ennis an structuur en enmer en van het srsteem wijzigen.

46l.

Het srsteem an worden gebrui t via Ms COM.

462.

Het srsteem an worden gebrui t via webservices die soapberichten verwer en.

E

46e.

Het srsteem moet naadloos unnen integreren met onze K a omgeving (Microsoft Office).

E

464.

Het moet mogelij zijn om de documentsoort, relevante metagegevens en de bewaartermijnen automatisch toe te ennen op het moment van creatie van het document m.b.h.v intelligente Mu Word sjablonen. Deze eis moet door ons in de pra tij getoetst unnen worden. Geef voorbeelden van dit soort toepassingen. Het srsteem moet geïntegreerd unnen worden met groupware toepassingen zoals Microsoft uhare Point Portal uerver.

465.

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

E

E

E


oord:…………………….



Ief

Decificatie

pag u6 van uu

E/P

466.

Opname van automatisch gegenereerde computer – output (zoals facturen, belastingaanslagen) moet mogelij zijn.

E

467.

Het moet mogelij zijn om onalineg bestanden in het srsteem te openen via de geassocieerde applicaties (office toepassingen, processrstemen, wor flows)

E

46u.

Het moet voor onze organisatie mogelij zijn om zelf oppelingen te unnen aanbrengen met de binnen de organisatie operationeel zijnde processrstemen Het srsteem moet versiebeheer van technische te eningen die binnen de organisatie gemaa t zijn, ondersteunen (o.m. ProjectWise).

46i.

ta

ta

jDl

feb

2004

2005

Eaat Nee

Uoe-

werk

licgting

E

E

470.

Managementrapportages op basis van gegevens in het DOB moeten gemaa t unnen worden met ImpromptupPowerplar van Cognos d.m.v. catalogs

E

47l.

Er is een publicatiefunctie waarmee gericht documenten op een e(terne website unnen worden gepubliceerd.

E

472.

Er is een replicatiemechanisme voor het bijwer en van een op een e(terne website geplaatste database.

E

47e.

Er is een webinterface voor het unnen zoe en, navigeren en opvragen van documenten.

E

474.

Het moet mogelij zijn om organisatiea en medewer ergegevens te E gebrui en uit het gemeentelij basisbestand.

475.

Het moet mogelij zijn wijzingen in de organisatiestructuur en medewer ergegevens op eenvoudige wijze door te voeren.

E


oord:…………………….



4.

pag u7 van uu

Eisen m.b.t. de leverancierM imDlementatie N samenwerking

amenwerking angezien het softwarepa et Digitalen Documenten Opslag en Beheer veel raa vla en heeft met andere softwarepa etten, dient u uw ervaring met samenwer ing aan te geven. a met wel e pa etten wer t uw srsteem samene van wel e leverancier orte beschrijving van de functionaliteit van het pa et en waarmee uw srsteem samenwer t en van de samenwer ing c.q. oppeling.

Ieferenties en imDlementaties E dient een lijst aan te leveren met organisaties waar u (delen van) de software hebt geïmplementeerd. Er dienen e relevante referenties binnen de overheid genoemd te worden, waarvan minimaal l binnen Nederland en 2 elders binnen Europa danwel eveneens binnen Nederland. Per referentie geeft u aan - om wel e sector en wel land het gaat - hoeveel medewer ers gebrui ma en van het srsteem, - trpe functionaliteit zoals onderscheiden in het PvE onderdeel Vunctionele omvang van het DOBg · · · · · · · ·

V.l: V.2: V.e: V.4: V.5: V.6: V.7: V.u:

Documentmanagement Recordmanagement Kennismanagement p Groupware RoutingpLichte wor flowmanagement ucannen p digitaliseren van documenten Bul scannen bestaande documenten Digitale handte ening Digitale formulieren

- toelichting functionaliteit - met wel e (proces)srstemen er een oppeling is gerealiseerd Deze gegevens dient u te verstre en in Bijlage I, utandaardver laring referenties.

ImDlementatieDlan Het implementatieplan dient om de gemeente Nijmegen te overtuigen dat het aangeboden pa et succesvol in productie zal gaan. Het dient duidelij heid te verschaffen over wel e inspanningen nodig zijn van de anbieder, de gemeente Nijmegen en eventueel derden vanaf het (technisch) installeren en het inrichten van de software tot het moment dat de gemeente de software zelf moet gaan “vullen”. De vorm van het implementatieplan wordt daarom oo geheel overgelaten aan de aanbieders. De gemeente Nijmegen verwtcht wel dtt minimttl de volgende onderwerpen ttn Eod Momena · · · · · · · · · ·

beschrijving van de projectorganisatie en de rollen van de projectgroepleden benodigde capaciteit vanuit de gemeente Nijmegen benodigde capaciteit van de aanbieder benodigde inzet van derden (zowel op wel e gebieden als de omvang) tijdschema, met daarin alle onderwerpen en stappen die in het invoeringstraject aan bod moeten omen beschrijving van het opleidingsplan voor gebrui ers benodigde faciliteiten voorbereiden van organisatie om het srsteem daadwer elij te accepteren en te gaan gebrui en wel e beheersinstrumenten door de aanbieder worden ingezet om het project te beheersen communicatie lijnen tussen aanbieder, gemeente Nijmegen en eventueel derde(n) De gemeente Nijmegen is voornemens binnen een jaar na installatie van het DOB, gefaseerd over te



gaan tot daadwer elij e vervanging van papier door digitale opslag in het DOB. In het implementatieplan dient u antwoord te geven op de vraag: a Is dat haalbaar met uw srsteem? a Onder wel e condities?

***************************


pag uu van uu

Programma van Eisen en Pensen Digitale DocDmenten Dslag en Degeer ed Dc

Recommend Documents