PROGRAMMA 5 - BEDRIJFSVOERING ALGEMEEN Omschrijving Het programma omvat het functioneren van de gemeentelijke organisatie. De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en mede bepalend voor de kwaliteit van het primaire proces en de realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste aan het primaire proces. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de gemeentelijke organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld de huisvesting en de automatisering indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. Doelstelling Voldoende waardering van ons bestuur en onze collega's voor de kwaliteit en dienstverlening van onze organisatie. De externe dienstverlening maakt onderdeel uit van programma 4 - Burger, bestuur en veiligheid. Gemeentelijke kaders Beleidsstuk
Jaar
Bestuurs- en managementconcept (BMC, vastgesteld door het college) Dienstverleningsconcept Concernplan (vastgesteld door het college) Inkoopbeleid
2009 2010 2011 2013 2015
I&A-plan 2016 - 2019
Ontwikkelingen - Europese aanbestedingsrichtlijnen In maart 2014 is een nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn aangenomen. De verwachting is dat de nieuwe richtlijn in 2015 in onze nationale wetgeving geïmplementeerd zal zijn. De richtlijn heeft als doel de efficiency en doeltreffendheid van aanbestedingen te verhogen. Of dit gevolgen zal hebben voor ons inkoopbeleid is nog niet bekend. - Participatiewet Per 1 januari 2015 is de Participatiewet van kracht geworden. Eén van de onderdelen uit deze wet is de verplichting voor werkgevers om mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen. Hieraan wordt mogelijk ook een quotum gekoppeld. Het personeelsbeleid moet zodanig aangepast worden dat aan deze verplichting voldaan wordt. - Vennootschapsbelasting (Vpb) Per 1 januari 2016 worden gemeenten aangifteplichtig voor de Vennootschapsbelasting (VPB). Deze verplichting vloeit voort uit een gelijkstelling tussen overheid en bedrijfsleven, daar waar het bedrijfsmatige activiteiten betreft. Denk hierbij aan bij voorbeeld grondexploitatie en verhuur van gebouwen. Om aan deze plicht te kunnen voldoen moeten er name administratieve maatregelen worden getroffen om het juiste inzicht te verkrijgen en te zijner tijd een juiste aangifte in te kunnen dienen. - Wet Meldplicht datalekken Deze wet is in voorbereiding en heeft betrekking op een meldplicht voor 'inbreuken op beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens' c.q. het lekken van datagegevens.
WAT WILLEN WE BEREIKEN? 1. 2.
Kwalitatief voldoende dienstverlening aan ons bestuur en onze collega's denkend vanuit de klant. Medewerkers zijn tevreden over hun werk, mogelijkheden en werkomstandigheden.
Om te kunnen beoordelen of het beoogde effect gerealiseerd wordt nemen wij de volgende indicator op: Effectindicator Waardering medewerkers
2016
2017
2018
2019
6,8
6,9
7,0
7,0
WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Activiteiten
Realisatie
1. 2. 3. 4.
2016 2016-2017 2016-2017 2016
Doorvoeren verbeterpunten organisatie Openbare ruimte Onderzoeken samenwerkingsmogelijkheden Uitvoeren regieagenda Evaluaeren gemeentelijk inkoopbeleid
KENGETALLEN
Ziekteverzuimpercentage
2014
2015
2016
2017
2018
2019
5,1
4,0
4,0
4,0
4,0
4,0
WAT MAG HET KOSTEN? Bedragen x € 1.000
Rekening Begroting Begroting Begrotin Begrotin Begrotin 2014 2015 2016 g 2017 g 2018 g 2019
Exploitatie Lasten Programmabegroting 2015 e Begrotingswijzigingen tot 1 bestuursrapportage e Effecten 1 bestuursrapportage e Begrotingswijzigingen tot 2 bestuursrapportage e Effecten 2 bestuursrapportage
13.047
12.843 152 57 17 -27
12.578 90 52 17 -35
12.249 89 53 18 -35
12.226 105 54 18 -35
12.214 87 54 44 -35
13.047
13.042
12.702
12.374
12.368
12.364
0
6
6
6
25
25
25
25
16 25 1
0 25 2
0 26 11
0 26 74
Administratieve wijzigingen - Vervallen kostenplaats kapitaallasten
-3.764
-3.537
-3.454
-3.479
Autonome ontwikkelingen - Actualisatie kapitaallasten 2016-2019 - Actualisatie salarissen - Actualisatie stelposten - Vervallen kostentoerekening
-73 -142 75 -1.319
-93 -97 75 -1.199
-91 -98 75 -1.192
-226 -98 75 -1.053
e
Totaal lasten tot en met 2 bestuursrapportage Programmabegroting Bestaand beleid Wijzigingen perspectiefnota - Actualisatie budget klanttevredenheidsonderzoek - Budget integraal gemeentelijk informatieveiligheidsbeleid - Budget invoering Individueel Keuze budget - Budget ondersteuning economische zaken - Effecten meerjareninvesteringsplanning
Rekening Begroting Begroting Begrotin Begrotin Begrotin 2014 2015 2016 g 2017 g 2018 g 2019
Exploitatie Heroverwegingen/Intensiveringen - Amendement kerstpakketten Totaal bestaand beleid
10
10
10
10
0
0
-5.146
-4.783
-4.682
-4.640
0
0
0
0
0
0
13.047
13.042
7.556
7.591
7.686
7.724
13.047
12.843 152 57 17 -27
12.578 90 52 17 -35
12.249 89 53 18 -35
12.226 105 54 18 -35
12.244 87 54 44 -35
13.047
13.042
12.702
12.374
12.368
12.394
Programmabegroting Bestaand beleid Administratieve wijzigingen - Vervallen kostenplaats kapitaallasten
-3.764
-3.537
-3.454
-3.479
Autonome ontwikkelingen - Vervallen kostentoerekening
-8.833
-8.731
-8.808
-8.808
Nieuw beleid Totaal Nieuw beleid Totaal lasten Baten Programmabegroting 2015 e Begrotingswijzigingen tot 1 bestuursrapportage e Effecten 1 bestuursrapportage e Begrotingswijzigingen tot 2 bestuursrapportage e Effecten 2 bestuursrapportage e
Totaal baten tot en met 2 bestuursrapportage
Totaal bestaand beleid
0
0
-12.597
-12.268
-12.262
-12.287
0
0
0
0
0
0
13.047
13.042
105
106
106
107
Totaal van lasten en baten
0
0
-7.451
-7.485
-7.580
-7.617
Dekkingsplan
0
0
0
0
0
0
Totaal van lasten en baten, incl. dekkingsplan
0
0
-7.451
-7.485
-7.580
-7.617
Nieuw beleid Totaal Nieuw beleid Totaal baten
Toelichting ontwikkelingen Lasten Wijzigingen perspectiefnota - Actualisatie budget klanttevredenheidsonderzoek Om op een goede manier te kunnen werken met effectindicatoren is een jaarlijkse deelname aan de enquête ‘Waarstaatjegemeente’ te adviseren. Dan wordt het immers mogelijk om jaarlijks de realisatie van de beoogde effecten te meten en kunnen wij hier bij de Jaarstukken verantwoording over afleggen. De jaarlijkse kosten hiervan bedragen € 5.750, in onze begroting is hiervoor eens in de 3 jaar budget beschikbaar. Op advies van de Auditcommissie stellen wij voor het benodigde structurele budget op te nemen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn op bepaalde beleidsterreinen specifiek onderzoek naar de maatschappelijke effecten te doen. In de betreffende beleidsnota’s nemen wij hiervoor een advies op en doen wij eventueel voorstellen om hier budget voor beschikbaar te stellen. - Budget integraal gemeentelijk informatieveiligheidsbeleid In 2015 is gestart met de implementatie van het integraal informatieveiligheidsbeleid. Dit omdat de
beveiliging van informatie bij gemeenten steeds professioneler georganiseerd dient te zijn. Informatie moet immers beschikbaar en betrouwbaar zijn en mag alleen door bevoegden zijn in te zien. Bij de uitwisseling van informatie moeten wij voldoende rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten. De Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (een initiatief van KING en VNG), heeft een instrument ontwikkeld waarmee wij in staat zijn om te meten of onze organisatie ‘in control’ is op gebied van informatiebeveiliging volgens de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Eén van de maatregelen uit de BIG is het jaarlijks hebben én bijhouden van een actueel informatiebeveiligingsplan inclusief alle bijbehorende procedures, richtlijnen, checklist, rapportages etc. Het gaat om een vertaling van de maatregelen oplopend tot ruim 100 documenten. En de bijbehorende procedures zijn van belang voor de audits. Voor de vele door het Rijk voorgeschreven audits, zelfevaluaties en de jaarrekeningcontrole van de accountant hebben wij steeds weer een actueel informatiebeveiligingsplan met de bijbehorende administratieve organisatie nodig. Om dit in zicht te krijgen, uit te voeren en te kunnen monitoren is een ‘information security management system’ aangeschaft. Naast de benodigde hardware is er ook inzet van externe deskundigheid vereist. Onze organisatie kent namelijk geen informatiebeveiligingsfunctionaris c.q. ‘chief information security officer’. Deze dient, op basis van de algemeen aanvaarde standaard de BIG, zorg te dragen voor een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie binnen een gemeente. Risicoanalyse, oog voor de bedrijfsvoering en in acht neming van de wettelijke voorschriften zijn daarbij sleutelbegrippen. Deze deskundigheid kan worden ingehuurd bij deskundige bedrijven, bij andere gemeenten of kan in een samenwerking worden opgepakt. De kosten ramen wij op € 25.000 structureel. - Budget invoering Individueel Keuze budget Per 1 januari 2017 wordt in de CAO gemeenten het Individueel Keuze Budget (IKB) ingevoerd. Dit sluit aan bij de wens voor meer keuzevrijheid voor werknemers met meer mogelijkheden voor individueel maatwerk. Het is zeer wenselijk om de administratieve en salaris technische verwerking hiervan te digitaliseren. Implementatiekosten voor een passende module van onze salarisverwerker bedragen € 16.500. De implementatie start in 2016. - Budget ondersteuning economische zaken U hebt aangegeven de functie economische zaken te willen verstevigen in de organisatie. Dit leidt tot een toename van de loonsom. - Effecten Meerjareninvesteringsplanning De financiële ontwikkeling betreft de verwerking van het geactualiseerde meerjareninvesteringsplan. Voor een toelichting verwijzen wij u naar het onderdeel Investeringen. Administratieve wijzigingen - Vervallen kostenplaats kapitaallasten De kostenplaats kapitaallasten maakt met ingang van de begroting 2016 integraal onderdeel uit van programma 5 - Bedrijfsvoering. Voor deze begroting heeft dit eenmalig een administratieve wijziging tot gevolg. Zowel op de lasten als de baten wordt de oude kostenplaats gecorrigeerd en teruggebracht naar € 0. Autonome ontwikkelingen - Actualisatie kapitaallasten 2016-2019 Op basis van het geactualiseerde overzicht van vaste activa hebben wij de kapitaallasten opnieuw berekend. Dit heeft de genoemde wijzigingen tot gevolg. - Actualisatie salarissen Dit betreft met name de invulling van enkele stelposten ten laste van het salarisbudget. Het gaat hierbij onder meer om de bezuiniging op basis van het dekkingsplan 2014 in relatie tot de taakstelling binnen de Algemene uitkering inzake samenwerking. - Actualisatie stelposten Dit betreft de invulling van de stelpost achterblijvende overhead - materiële kosten betreffende overgang van de VTH-taken naar de Omgevingsdienst Rivierenland. - Vervallen kostentoerekening Door de invoering van programma 5 ‘Bedrijfsvoering’ ontstaan op de diverse programma's afwijkingen in deze begroting. Het totaal van de interne bedrijfsvoeringskosten is zichtbaar op dit
programma. Verdeling vindt slechts plaats voor een gering aantal producten, in dit programma betreft dit de riolering. Heroverwegingen/Intensiveringen - Amendement kerstpakketten Bij de Perspectiefnota 2016 hebt u middels een aangenomen amendement besloten om de kerstpakketten ten behoeve van het personeel weer in te stellen. De kosten hiervan ramen wij op € 10.000. Incidentele baten en lasten Binnen dit programma is er sprake van de volgende incidentele lasten in 2016: - Invoering individueel Keuze budget
16.000
- Jubilea personeel
13.000
- ICT Basisregistratie
10.000
INVESTERINGEN Bedragen x € 1.000
Omschrijving
Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
Netto invest 2016
ICT - Overige vervangingen Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
2017
Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting
2018
Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
2019
191
BijAfschr. Kapitaallasten dragen termijn 2016 2017
2018
2019
10
25
24
24
23
40
4
11
11
11
10
42
10
5
5
5
55
15
5
5
25
25
2
2
35
10
5
ICT - vervangingen
497
4
50
Totaal investeringen
885
36
40
47
100
Correctie reeds geraamde kapitaallasten
-57
-61
-91
-61
Totaal effect investeringen > € 25.000
-21
-21
-44
39
Investeringen < € 25.000 Deze investeringen worden op grond van de vastgestelde nota Activabeleid 2015 in een keer afgeschreven en ten laste van de exploitatie gebracht. Bedragen x € 1.000
Omschrijving
Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
Netto invest 2016
Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting
Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting Totaal effect exploitatie
5
1
7
1
10
10
1
10
13
1
13
2018
48
1
48
8
1
8
2019
18
1
18
16
1
16
2017
Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
1
2019
7
Gebouwen bedrijfsvoering - inrichting Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
5
2018
10
ICT - Basisregistraties Vervanging tractiemiddelen Openbare ruimte
BijAfschr. Kapitaallasten dragen termijn 2016 2017
22
23
56
34
Toelichting investeringen De investeringen betreffende de tractiemiddelen van Openbare ruimte betreffen vervangingsinvesteringen van het huidige materieel. De ICT investeringen betreffen het door het Rijk verplicht gestelde landelijke stelsel van basisregistraties en de koppelingen hiervan aan onze eigen informatie-architectuur. Daarnaast betreft het reguliere vervangingen en investeringen ten behoeve van de verbetering van de klantcontacten. In 2015 wordt een I&A-plan voor de jaren 2016-2019 opgesteld. De nu opgenomen investeringen zijn nog gebaseerd op het huidige I&A-plan. Voor het jaar 2019 hebben wij een redelijk bedrag geraamd. Op basis van dit geraamde bedrag blijven de kapitaallasten ongeveer op hetzelfde niveau als de afgelopen jaren. De vervangingsinvesteringen ‘Bedrijfsvoering - inrichting’ hebben betrekking op meubilair, keukeninrichting e.d. ten behoeve van het gemeentehuis, de werf en het dienstencentrum.
RESERVES EN VOORZIENINGEN Stand per 1 januari, bedragen x € 1.000
Reserves
Saldo 2014
Saldo 2015
Saldo 2016
Saldo 2017
Saldo 2018
Saldo 2019
Informatisering
940
1.153
961
0
0
Personeel en organisatie
120
80
40
0
0
0 0
1.060
1.233
1.001
0
0
0
Totaal Algemene dekkingsmiddelen
Toelichting reserves - Informatisering De reserve is ingesteld om de kosten van informatisering en automatisering te egaliseren en is gekoppeld aan het Egem-I plan. De investeringen op dit terrein hebben de afgelopen jaren in afwachting van de mogelijke samenwerking met Buren en Neder-Betuwe ‘stilgelegen’. Het resterende saldo van de reserve zal in 2016 conform uw besluitvorming bij de vaststelling van de nota Activabeleid aan de Algemene reserve worden toegevoegd. - Personeel & Organisatie De reserve wordt ingezet ter dekking van ombuigingen op het gebied van personeel. Jaarlijks wordt € 40.000 ten gunste van de exploitatie gebracht. In 2016 vindt de laatste onttrekking plaats. Stand per 1 januari, bedragen x € 1.000
Voorzieningen
Saldo 2014
Saldo 2015
Saldo 2016
Saldo 2017
Saldo 2018
Saldo 2019
Voormalig personeel
220
67
66
66
66
66
Totaal Voorzieningen
220
67
66
66
66
66
Toelichting voorzieningen - Voormalig personeel De voorziening dient ter dekking van (toekomstige) verplichtingen in de personeelssfeer (FPUgemeenten, wachtgelden, uitkeringen WW). In 2014 is er een bedrag van € 107.000 vrijgevallen ten gunste van de exploitatie. De voorziening is op voldoende hoogte om de achterliggende verplichtingen af te dekken.
