Product-based Planning Gewoon Doen! Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2

Product-based Planning Gewoon Doen! Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2

1

Hunebed.mp4

2

PRINCE2 landt niet goed : Ownership

‘Verprincen’ eigen methode

Business Case

Omvangrijke methode

Product-based planning Techniek

‘Vakkennis’ management

Stuurgroep versus Governance

Vaardigheid PM’s

3

Mogelijke oorzaken 1. PRINCE2 Manual totaal: 327 pagina’s: 18 pagina’s product-based planning: Hoofdstuk 7: 13 pagina’s , Appendix D: 5 pagina’s

2. Product-based planning als ‘motor van de uitvoering’ blijft onderbelicht 3. Techniek hoeft niet beheerst te worden voor certificering

4. Focus op PM’s ; Project bestuurders buiten schot 5. Organisaties worden niet gecertificeerd 6. PM’s opleiden/certificeren blijkt onvoldoende Projecten worden niet beter ; vertrouwen in PRINCE2 neemt af

4

Tijdelijke ‘eigen’ organisatie

Business Case

Producten

5


Business Case

Producten

6

Project als investering Executive Senior Supplier



€

Project Manager

€€

Senior User

Investeringscyclus

Bron: van der Molen Project Advies

7


Business Case

Producten

8

Business Case ? Business Case control panel

project kosten

operationele kosten

bedreigingen

dis-benefits

meetbare baten

niet meetbare baten

kansen

bijvangst

Draai knoppen in de groene richting als je het project wilt doen rode niet Draairichting wordt mede bepaald door: •

Beschouwingsgebied

•

Weegfactoren

Nacalculatie … ? Baten-management… ? Accountability… ?

• Toekomst ? 9

Nederland ….

10

Zo was het ...

11

En straks zo ... ?

12

Of zo ... ?

13

Business Case! o Waaróm en waarom nú? (‘Oneliner’ Michiel v/d Molen) o Welk probleem lost het op/welke kans wordt benut? o Kan het ook op een minder ingrijpende manier?  Do nothing  Do minimum  Do something

o o o o o

Zijn er nog alternatieven voor de uitvoering? Wat hebben we er voor over? Hoe urgent is het? Bedreigingen/Kansen? Nadelige effecten? NB: Aanleiding en reden hoeven niet overeen te komen

14


Business Case

Producten

15

Product-based planning ‘Hart’ van de methode PRINCE2

• • • • • • •

Geeft overzicht Scherpe afbakening ‘scope’ Samenhang Transparantie voor alle partijen Heldere besluitvorming ‘Early Warning’ Wat is klaar als het ‘klaar’ is?

16

PBP en samenhang Business Case Waarom(nu)? baten, disbenefits, risico’s

Opdracht/

8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht?

project mandate

7. Zijn er producten die de risico’s van de Business Case (het meest) beïnvloeden?

Project Brief doelstelling(en) scope / exclusions

6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt?

Project Product Description Eindproduc(ten)

3. Is het eindproduct ‘dekkend’ voor de ‘scope’? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren?

PBS en PFD Deelproducten

1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op?

17

Projectmanagement zonder product-based planning: Stuurgroep ?



Beide ? 

Project Manager ? project aanpak

Business Case

‘ownership’

risico’s; kansen / bedreigingen

afhankelijkheden

interfaces Project Board samenstelling totaal- en detailplanningen

go/no go beslissingen

rapportages en werkoverleg scoping / de-scoping

project fasering

probleembeheersing

samenstellen uitvoerende teams

Workbreakdown activiteitenplanning

keuze leveranciers

kwaliteitsbepaling en controle resourceplanning

contracten met leveranciers

voortgangscontrole

budget uitputtings-plan

project/fase budget wijzigingscontrole & beheer acceptatie en decharge

baten-management

werk delegeren

Configuratiebeheer

verwachtingen-management

overdracht naar de staande organisatie

18

Projectmanagement mét product-based planning: Business Case project aanpak

Work breakdown activiteitenplanning resourceplanning project / fase budget budgetuitputtingsplan

‘ownership’ Project Board-samenstelling

scoping/de-scoping afhankelijkheden

go/no go beslissingen

project fasering

keuze leveranciers

totaal- en detailplanningen werk delegeren contracten met leveranciers voortgangscontrole

samenstellen uitvoerende teams risico’s; kansen/bedreigingen

Productbased planning

kwaliteitsbepaling en controle

acceptatie en decharge rapportages en werkoverleg

wijzigingscontrole & beheer

Configuratiebeheer overdracht naar de staande organisatie

probleembeheersing

interfaces

baten-management verwachtingen-management

Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project

19

Product breakdown structure 1.0 Operations Project Management verbetertraject

1.1 Vakbekwaamheid

1.2 Processen

1.3.0 Synchronisatie met Applicatiegroep

1.1.1 Vakbekwame PM’s

1.2.1 Rapport Nulmeting

1.1.2 Vakbekwame PB-leden

1.2.2 Beleidsnota

1.1.3 Centres of Competence

1.2.3 Geaccepteerde definities

1.1.4 Vakpooleetsessies

1.2.4 Veranderde werkwijze 1.2.5 Geïmplementeerde werkwijze

1.2.6 Geborgde werkwijze

1.5 Support

1.4.0 Organisatie

1.7 Externe Producten

1.6 Publicaties 1.5.1 Project Kick-off Proces

1.6.1 Introductie op Intranet

1.7.1 PM’s geselecteerd voor de vakpool

1.5.2 Review Proces

1.6.2 Maandelijks artikel

1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10

1.5.3 Project Support Office

1.6.3 Interviews met PM’s

1.7.3 Eisen IPMA-C Certificering

1.7.4 Eisen PRINCE2 F/P Certificering

5 x collective grouping 6 x external products 18 x products

1.7.5 Goedgekeurde Beleidsnota

1.7.6 Roadmap / Portfolio

20

Product flow diagram + staging 1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10







1.7.6 Roadmap/ Portfolio


1.4.0 Organisatie

1.2.2 Beleidsnota

Fase 2



Fase 3





1.2.4 Veranderde werkwijze


1.2.5 Geïmplementeerde werkwijze

1.5.1 Project Kick-off Proces


1.5.2 Review Proces


1.0 Operations Project Management verbetertraject

21

Managen van afhankelijkheden en de projectomgeving

Project B

Scope

Project A

Development I/F

Oper/Maint I/F

Project C Operations Maintenance

22

Analyse producten

Scope

Project A

Overige producten Hoofdstroom Kritieke producten

Development I/F

Oper/Maint I/F

23

Project opsplitsen ? PROGRAMMA Project 1

Project 2

Project 3

24

Externe producten managen • • • • • • • • •

Wetgeving Voorschriften Vergunningen Bestaand systeem Bestaand gebouw Oudere versie Product ander project Referentiemateriaal Feedback / Goedkeur

• • • • • • • •

Wie is de owner? Is de owner bewust / akkoord ? Is het aan veranderingen onderhevig? Moet het worden aangepast? Moet het ‘bevroren worden? Welke versie nodig? Wat te doen als product wijzigt? Ook effect op operationele situatie?

25

Product flow diagram en ‘scoping’ 1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10









1.4.0 Organisatie

1.2.2 Beleidsnota

Fase 2










1.5.1 Project Kick-off Proces In scope

Fase 3


1.5.2 Review Proces


Ter discussie


26

Product flow diagram en rapportering 1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10









1.4.0 Organisatie

1.2.2 Beleidsnota

Fase 2








gereed 1.6.3 Interviews met PM’s

Fase 3





1.5.2 Review Proces

onderhanden


Nog te doen

achterstand

probleem

27

Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum: ../../12 opgesteld door: ………

Fase 3

Fase 2

product 1 product 2 product 3 product 4 product 5 product 6 product 7 product 8 product 9

periode

1

2

3

fase-eind

28

Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d. ../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d. ../../12

Product 01; Kosten Plan : € 600. Actueel: € 750. Status: opgeleverd Product 02; Kosten Plan : € 800. Actueel: € 825. Status: opgeleverd Product 03; Kosten Plan: € 400. Besteed : € 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: € 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: € 2.500. Besteed: € 2.000. Nog te besteden: € 300. Product 09; Kosten Plan: € 4.500. Besteed: € 1.100. Nog te besteden € 3.500. Status: Product buiten ‘het kritieke pad’, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: € 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: € 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: € 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: € 300 in deze fase, en € 500 in fase 3.

Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 Tot nu toe besteed Verwacht nog te besteden

Verschil :

: : :

€ 10.050 € 4.925 € 5.300 -----------€ 10.225 ----------€ 175 +

=

1,7 % : (< tolerantie van 10%)

Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico’s: geen nieuwe risico’s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen.

29

Product flow diagram en ‘Change Control’ 1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10









1.4.0 Organisatie

1.2.2 Beleidsnota

Fase 2








1.1.5 Getrainde lijnmanagers Niet wijzigen


Fase 3




1.5.2 Review Proces

te wijzigen 1.3.0 Synchronisatie met Applicatiegroep

meewijzigen


30

En nu nog even invoeren….

31

Wat is er zo spannend aan PRINCE2 • Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht. • De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest noodzakelijke projecten worden opgestart. • Door een scherpe ‘scope’ worden onnodige extra’s in projecten vermeden. • Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is de fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel minder onderhoud / nazorg . • Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico’s en problemen eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost. • Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen daarom betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen. • Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen. 32

De uitdaging: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Actief ownership (project en ‘product’) Geen stuurgroepen maar ‘Project Boards’ …met bekwame PB leden Bekwaam PM’s in ‘product-based planning’ techniek Realistisch plannen op basis van producten Transparanter rapporteren ook op basis van producten Gooi de eigen methode over boord! Vermijd bureaucratie

33

De opdracht: 1. 2. 3. 4. 5.

Verbeter project management Op basis van PRINCE2 6 – 9 maanden Vakpool-manager Project Autoriteit

Mijn voorwaarden; niet beperken tot PM’s : • Lijnmanagers • Project Board-leden • Processen en definities • Omgeving

34

De uitvoering: 1. Nulmeting 2. Beleidsnota 3. Veranderingsstrategie  (Her)opleiden PM’s  PM Vakpool = ‘Gilde’  Opleiden lijnmanagement / Project Board-leden  Vereenvoudigen procedures  ‘Hands-on’ begeleiding  Project Autoriteit  Reviews  Adviezen

35

De taktiek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wees zichtbaar Wees praktisch ‘Practice what you preach‘ Kies speerpunten Begeleid ‘on the job’ Wees lichtvoetig en humoristisch Verkoop je zelf en daarmee je boodschap! ‘Keep It Simpel, Stupid !‘ (KISS)

Beheers Product-based planning

36

Speerpunten kiezen 1. Product-based planning 2. Project Governance 3. Project Assurance 4. Project Kick-offs

37

Definities afspreken… Niet de definities ‘uit het boekje’, maar vaststellen wat voor deze organisatie effectief is.

• • • • •

Programma ? Portfolio ? Project ? Werkpakket ? Losse opdracht ‘klusje’ ?

38

Project Governance Project Mandate

Project Brief

PID

Planfase (IP)

Kick-off 1: Executive & PM

Kick-off 2 PMT

Goedkeuring Plan (Project en eerste fase)

Uitvoeringsfase en overdracht

Goedkeuring tweede fase

Goedkeuring laatste fase

Afsluiting en décharge

Goedkeuring Exception Plan

1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive 2. Kick-off 1: ‘Project Autoriteit’ met Executive en PM 3. Kick-off 2: ‘Project Autoriteit’ met het voltallige PMT Als alles ‘BAU’ is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2

39

Beheersinstrumenten Project Board Project Mandate

Project Project Brief Brief

PID PID

Planfase (IP)


Kick-off 2 PMT







Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed. Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie en inhoud van de Highlight- rapporteringen. Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt. Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een (namens de Project Board acterende) Change Authority.

Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten houden door Project Assurance. Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers. Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen. 40

‘Process control’ productie ‘Reports’ RFC’s, etc

Controle geborgd in het proces :

Project Board Project Manager

Project Manager

Work Package

Product review / test

Product bouw

Product Description(s)

Product eindcheck

Product acceptatie

Work Package Configuration Management Team (mgr)

Reviewer

Acceptant

Team (mgr) Project Support

= reject

41

Project Assurance Project Mandate

Project Brief

PID

Planfase (IP)


Kick-off 2 PMT







• • • • • •

Competence Center Project Assurance PM als PA in ander project Vanaf Kick-off 1 Assurance op basis van ‘product-based planning’ Peer-to-peer Gate reviews 42

Hoe verder? 1. Buddy-systeem invoeren 2. Competence Centers; actieve hulp ‘product-based planning’ als eerste! 3. Vasthouden aan kick-off’s bij ‘project mandates’ en ‘start up’s’ 4. Project Assurance toepassen op alle projecten door collega PM’s 5. Peer-to-peer reviewen 6. Doorgaan met Vakpool-sessies 7. Project-reparatieteams

43

Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los € 23,50 Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te samen met werkboek totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW. bestellen: emailtje naar : [email protected] 44

Doelgroep: Project- en Team Managers en PB-leden die Product Based Planning in al z’n facetten willen toepassen: Los € 12,50 samen met ‘PRINCE2 Gewoon Doen! totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW.

Speciale IPMA aanbieding, alleen geldig op 5 november : Gewoon Doen! : € 20 Werkboek : € 10 inclusief 6% BTW.

Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: emailtje naar : [email protected]

45

Product-based Planning Gewoon Doen! Transformatie van PINO naar simpel, toepasbaar PRINCE2

Recommend Documents