PROCEDURE SCHADEMELDING - VASTGOED -

PROCEDURE SCHADEMELDING - VASTGOED -

Afdeling Financiën Gemeente Molenwaard

Procedure Schademelding Vastgoed

versie 1.0 - pag. 1

Gemeente Molenwaard

Inhoud Inleiding 1. Algemene bepalingen 1.1 Schade melding 1.2.Schade melding, reactie tijd en in te dienen stukken 1.3 Schade herstel 1.4 Indienen van stukken na totale afronding 1.5 Betaling van de nota’s 2. Wat is verzekerd? 2.1. Verzekerd 2.2. Installatie zorgplicht 2.3. Scholen 2.4 Scholen en glasschade 3. Wat is uitgesloten? 4. Uitgangspunten 4.1. Vaststellen schadebedrag 4.2. Vergoeding computers 4.3. Schade 4.4. Afhandelingstermijnen 4.5. Correspondentie 4.6. Contactgegevens Hoofdstuk 5. Schademelding procedure 5.2. Schademelding procedure Hoofdstuk 6. Bijlagen 6.1. Schademeldingsformulier 6.2. In-, Uit-verzekering en Mutatie formulier 6.3. Overig


versie 1.0 - pag. 2

Gemeente Molenwaard

Inleiding Voor het melden en afhandelen van schades aan opstallen en inboedels heeft de gemeente Molenwaard deze procedure in samenwerking met de verzekeraar opgesteld. Deze procedure kunt u digitaal lezen of downloaden op de gemeentesite www.gemeentemolenwaard.nl/vastgoed/ (zie op de webpagina rechts “….vastgoedschade indienen”).

Deze procedure is de leidraad voor het melden en afhandelen van vastgoed en inboedel schades van de gemeente Molenwaard. Wij verzoeken u dan ook altijd de (nieuwste) procedure op de site te raadplegen en deze procedure goed door te nemen en in geval van schade nauwkeurig toe te passen. Deze procedure gaat in op 1 januari 2014. Gemeente Molenwaard Afdeling Financiën


versie 1.0 - pag. 3

Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen 1.1 Schade melding Schade aan het (school) gebouw (opstal en inboedel) dient door de directeur of diens vervanger te worden aangemeld. U kunt dit doen met een digitale schademelding via de gemeentesite; www.gemeentemolenwaard.nl/vastgoed/. Na melding wordt per email een bevestiging met inlogcode gestuurd en kunt u de schade volgen en verder documenten toevoegen. Na afronding van de schade wordt het digitale dossier gesloten.

Schademelding op de gemeentesite. www.molenwaard.nl/ vastgoed

1.2. Schade melding reactie tijd en in te dienen stukken De schademelding dient binnen een afzienbare tijd te worden gemeld bij de gemeente Molenwaard, te weten: - Schades onder < € 1.000 dienen binnen 3 dagen na de schadedatum gemeld te worden; - Schades boven > € 1.000 en meer moeten z.s.m. maar uiterlijk de eerstvolgende werkdag na de schadedatum telefonisch gemeld worden bij de afdeling Gebouwenbeheer én Financiën. Bij het aanmelden van de schade wordt het schadeformulier ingevuld en verder stukken bijsluiten zoals: - informatie - foto’s van de schade - aangifte formulier politie (indien van toepassing)

Schades onder € 1.000,- melden binnen 3 dagen! Schades boven € 1.000,- z.s.m. melden, uiterlijk de eerstvolgende werkdag.

!! Bijlagen bijsluiten

Zie hoofdstuk 5.2. voor schademelding procedure. 1.3 Schade herstel In overeenstemming met de polisvoorwaarden dient u nadat er schade is geconstateerd passende maatregelen te nemen om vervolgschade te voorkomen. Indien er sprake is van aantoonbare nalatigheid dan wordt deze eventuele vervolgschade niet vergoed.

Neem passende maatregelen om vervolgschade te voorkomen.

Na overleg met de expert / verzekeraar kan binnen vijf (5) dagen worden gestart met het herstel van de schade.

EXPERT: Wachten met start herstel schade!

1.4 Indienen van stukken na totale afronding Voor scholen geldt dat zij de schadenota’s eerst zelf betalen. Wanneer de gehele schade is gerepareerd en alle nota’s zijn betaald kunt u in één keer álle nota’s, voorzien van het schadenummer én bankrekeningnummer, toevoegen aan uw digitale schademelding.

Nota’s eerst zelf betalen dan alles in 1x per schadenr. declareren!

1.4.1. Vervangingsnota’s aanschaf materialen De aanschaf- en vervangingsnota’s dienen binnen 3 weken na de telefonische melding via uw bestuur te worden opgestuurd. 1.5 Betaling van de nota’s Na ontvangst van de schademelding, zal de afdeling Financiën het bij de verzekeraar indienen. Zodra het schadebedrag is betaald door de verzekeraar zullen wij dit overmaken. Procedure Schademelding Vastgoed

versie 1.0 - pag. 4

Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 2. Wat is verzekerd? 2.1. Verzekerd De gemeente draagt zorg voor de verzekering van haar eigendommen de opstallen en de inboedel die zij gebruikt. Gebruikers, huurders, vve’s, etc. van gemeentelijke objecten dienen zelf zorg te dragen voor de inboedelverzekering én/of een bedrijfsaansprakelijkheid verzekering. Naast de verzekering zijn er twee wettelijke uitzonderingen: - Scholen; - Kerktorens. 2.2. Installatie zorgplicht Gebouwen voorzien zijn van een brandmeldinstallatie, blikseminstallatie of brandblussers hebben de verplichting om deze installaties te onderhouden en in werkvaardige toestand houden. 2.3. Scholen In de ‘Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs’ van de gemeente staat dat, in geval van bijzondere omstandigheden, de kosten voor herstel en vervanging in verband met schade aan een gebouw, meubilair, onderwijsleerpakket, voor rekening van de gemeente komen. Alle uit overheids- en gemeentegelden bekostigde (on)roerende zaken komen voor vergoeding in aanmerking. Impliciet is dus de inboedel van de niet-onderwijspartners in een school niet verzekerd onder de huidige polis. Goederen die met het oog op bijzondere gebeurtenissen voor een bepaalde tijd in de school aanwezig zijn, en eigendom zijn van leerlingen of leerkrachten, vallen onder de verzekeringspolis onderwijsinstellingen, tenzij zij al opgenomen zijn in een verzekering van de desbetreffende eigenaar. Deze goederen dienen dan wel deugdelijk opgeborgen te zijn in een daarvoor geschikte afsluitbare ruimte (er moet eveneens sprake zijn van braakschade aan de buitenzijde van het gebouw). De school dient in een dergelijk geval minstens een week voorafgaande aan de bijzondere gebeurtenis aan te geven om welke goederen het gaat, wat de geschatte waarde van de goederen is en voor welke periode deze in de school aanwezig zijn.

Bliksembeveiliging, brandmeldinstallaties, brandblussers.

Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs.

Bijzondere gebeurtenissen, opbergen én melden!

2.4. Scholen en glasschade Voor de scholen is naast de opstal en inboedel verzekering ook een glasverzekering afgesloten. Glasschade dient vanaf 1 januari 2014 te worden gemeld bij de glaslijn” 0900-2040444 De volgende vragen worden dan aan u gesteld: - postcode, huisnummer van het object en locatieaanduiding - schadeoorzaak met naam van de veroorzaker - status glas urgentie (gebroken/scheur/ - naam melder met telefoonnummer - telefoonnummer van de locatie voor de glaszetter (afspraak) Bij eventuele vragen over de polis kunt u doorgeven: - relatienummer: 157 - polisnummer: 116006802 Procedure Schademelding Vastgoed

versie 1.0 - pag. 5

Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 3. Wat is uitgesloten? Wat niet voor vergoeding in aanmerking komt: - contant geld; Wel meeverzekerd in NBUG tot € 2.500,- art. 4.7.1 Clausule verzekerde maxima. - goederen niet aangeschaft door de school;

Voorkom!

- roerende goederen van leerlingen;

Insluiping, achterlaten van: contant geld, roerende goederen van leerlingen, spullen van derden en opslag.

- inboedel en roerende goederen van de niet-onderwijs partners; (wel meeverzekerd de eigendommen ouderraad en oudercommissie en/of derden tot € 25.000,-) - goederen ontvreemd na insluiping. Toelichting: het voldoende afsluiten van de ruimten die in gebruik zijn door de desbetreffende onderwijsinstelling, teneinde insluiping te voorkomen, valt onder de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag. De school dient te voorkomen dat onbevoegden het onderwijsgebouw betreden tijdens de uren dat de school open is. Als er sprake is van insluiping waarbij goederen zijn weggenomen, en er geen braaksporen zijn, wordt de schade niet vergoed. In dat geval is er immers sprake van nalatigheid. Hierbij wordt verwezen naar artikel 100 lid 2 van de Wet op het Primair Onderwijs, juni 2011: “Een voorziening in de huisvesting kan tevens worden geweigerd, indien de voorziening als gevolg van het verwijtbaar nalaten van noodzakelijk onderhoud in een slechte bouwkundige staat verkeert of indien de voorziening nodig is voor herstel van schade die is veroorzaakt door schuld of toedoen van het bevoegd gezag.” Als er aan de buitenkant geen, maar aan de binnenkant wel braaksporen zijn, dient het bevoegd gezag aan te tonen, bijvoorbeeld aan de hand van een politierapport of een urenregistratie van een beveiligingsbedrijf, dat er geen sprake was van nalatigheid. Als duidelijk aangetoond is dat er geen sprake was van nalatigheid, wordt de schade door de gemeente vergoed. Vandalisme- en inbraakschade áltijd melden bij de politie.


versie 1.0 - pag. 6

Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 4. Uitgangspunten 4.1. Vaststellen schadebedrag Bij het vaststellen van het schadebedrag wordt gekeken naar de korte schade-omschrijving en naar wat in het politierapport staat. Indien er verschillen worden geconstateerd, zal het schadebedrag worden vastgesteld op basis van de schadegegevens zoals die zijn opgegeven in het politierapport. Mocht het voorkomen dat er later wordt ontdekt dat er nog meer goederen zijn gestolen, of dat er nog meer beschadigd is, moet er aanvullende aangifte worden gedaan bij het politiebureau. Deze aangifte wordt dan gevoegd bij de aangifte die reeds ontvangen is. Deze aanvullende aangifte dient dan wel te geschieden binnen 2 weken na de schadedatum. 4.2. Vergoeding computers Het is van groot belang dat u, als er bijv. laptop, computers, pc’s gestolen zijn uit het opstal, zowel de nota van de nieuw aangeschafte computer, als de (oude) aankoopnota van de gestolen computer opstuurt. Dit voorkomt vertraging of afwijzing in de uitkering van het vergoedingsbedrag.

Originele nota’s! Bewaar deze goed!

Bij de vaststelling van de vergoeding van gestolen pc’s wordt een berekeningssystematiek gehanteerd op basis van afschrijving. De gemeente Molenwaard hanteert een afschrijvingstermijn van 5 jaar ( = 1825 dagen). Rekenvoorbeeld: Op een bepaalde datum worden 2 pc’s gekocht te samen € 1.600,-. Deze worden 342 dagen later gestolen. Het verschil in aantal dagen tussen aanschaf en diefstal wordt berekend als afschrijvingsbedrag. Op 9 oktober 2011 werden 2 nieuwe pc’s aangeschaft voor € 1.200,-. dagen

bedragen

verschil in dagen tussen genoemde data = 342 afschrijvingstermijn 5 jaar, in dagen 5 x 365 = 1825 aanschafbedrag 2 gestolen pc’s afschrijvingsbedrag 342/1825 x 1600 waarde na afschrijving (dagwaarde= datum diefstal) aanschafbedrag 2 nieuwe pc’s

= € 1.600,00 = € 299,84 = € 1.300,16 € 1.200,00

vergoedingsbedrag: laagste van € 1.300,16 en € 1.200,00 is € 1.200,00 In dit geval is de restwaarde van de gestolen pc’s hoger dan het aankoopbedrag van de nieuwe pc’s. Er wordt een bedrag van € 1.200,00 uitgekeerd. Als de restwaarde van de gestolen pc’s lager zou zijn dan het aankoopbedrag van de nieuwe pc’s wordt de restwaarde van de gestolen pc’s uitgekeerd. Is de gestolen pc echter meer dan 5 jaar oud, dan wordt gekeken naar wat de verzekeringsmaatschappij nog zal vergoeden.


versie 1.0 - pag. 7

Gemeente Molenwaard

4.3. Schade 4.3.1 schade herstellen, beredderen, vervolgschade Om eventuele vervolgschade te voorkomen, is het noodzakelijk om de schade zo snel mogelijk te beredderen (eventueel salvage) en te laten herstellen. Bij schades onder < € 1.000 kunt de schade direct laten herstellen. Bij schades boven > € 1.000 en meer dient eerst een expert, die na uw telefonische schademelding wordt ingeschakeld, de schade vast te stellen; bij spoed en noodreparaties kunnen deze echter direct uitgevoerd worden. U dient bij deze uitzondering de schade per direct te melden bij de verzekeraar.

U kunt contactinformatie vinden onder Hoofdstuk 4 kopje 4.6.

4.3.2 gestolen inventaris Gestolen inventaris dient u eerst na overleg met uw bestuur te vervangen. Blijkt na aanschaf van gestolen goederen het bedrag boven € 1.000,- uit te komen, dan dient u dit zo snel mogelijk telefonisch te melden. !! Uitzondering: anders dan het betalingsverzoek voor schades dienen de aanschaf- en vervangingsnota’s binnen 3 weken na de telefonische melding te worden opgestuurd. Zie ook het stappenplan. 4.4. Afhandelingstermijnen 4.4.1 betalingsverzoek Na het melden van de schade kan het bestuur een betalingsverzoek voor de schade indienen bij de gemeente. Dit kan alleen voor de afhandeling van het gehele dossier. U dient de nota’s de verzamelen tot de schade volledig is afgedaan en alle nota’s zijn ontvangen. Daarna kan het betalingsverzoek worden ingediend.

Alle nota’s verzamelen voordat u deze indient!

U heeft bij het melden van de schade al ingevuld: - het digitale schadeformulier (of analoog); - foto’s van de schade en eventuele omgeving; - politie aangifte (indien van toepassing). 4.4.2 nota’s waar en wanneer indienen Voor het schade betalingsverzoek in het digitale dossier toevoegen: - Bij schade aan of diefstal van computers: de nota’s van de oude computers en de nota’s van de nieuw aangeschafte computers. Dit binnen 3 weken. - Alle kopieën van facturen voorzien van de naam, het schaderegistratienummer en de schadedatum. Zo spoedig mogelijk nadat u alle nota’s binnen hebt deze inscannen en toevoegen aan uw ontvangen digitale dossiernummer. Een uitzondering zijn de nota’s voor gestolen inventaris deze moeten uiterlijk 3 weken na de telefonische melding worden ingediend. 4.4.3 betaling Voor elk schadegeval wordt de hoogte van de vergoeding vastgesteld, een brief opgesteld en het totale schadebedrag in één keer uitbetaald. Procedure Schademelding Vastgoed

versie 1.0 - pag. 8

Na aanschaf van inventaris cq. computers nota’s binnen 3 weken indienen!

Voor snelle afhandeling vergeet uw rekeningnummer én schaderegistratie nummer niet te vermelden.

Gemeente Molenwaard

4.5. Correspondentie en akkoordverklaring Alle correspondentie omtrent schades vindt alleen via afdeling Financiën van de gemeente Molenwaard plaats. Dit geldt ook indien een schadeexpert ingeschakeld wordt en hij/zij vraagt om gegevens die nodig zijn om het schadebedrag vast te stellen. Mocht het voorkomen dat er een akkoordverklaring van de schade-expert naar de school wordt gestuurd, dan dient u deze ter ondertekening door te sturen naar de afdeling Financiën van de gemeente Molenwaard. 4.6 Contactgegevens Gemeente Molenwaard Afdeling Financiën Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf telefoon: 14 0184 (algemeen) vraagt u naar de afd. Financiën Ernstige situaties: Bij ernstige situaties kan direct contact worden gezocht met Verzekeraar : Raetshagen Assuradeuren te Alkmaar

Schademeldingen telefoon: 072 711 34 44 Salvage: Bij waterschade wordt merendeels de brandweer ingeschakeld. Zij regelen (vaak in samenwerking) het opruimen en droogpompen van de wateroverlast. Bij uitzondering kan het zijn dat de brandweer niet ingeschakeld wordt. Dan dient in overleg met de gemeente of verzekeraar opdracht te worden gegeven aan een salvagebedrijf. U kunt vragen of dit wordt gedaan of dat u zelf contact kan opnemen om de bereddering te bespoedigen. Het salvagebedrijf wat na overleg gebeld kan worden is de firma Dolmans 010- 4220400.


versie 1.0 - pag. 9

Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 5. Schademelding procedure 5. Wat te doen bij schade(s)? Bij het ontstaan van een schade aan vastgoed of inboedel is voor het melden en afhandelen van de schade met de verzekeraar een vaste procedure. Deze procedure verschilt in de hoogte van het schadebedrag en soort schade. Op de volgende pagina treft u aan een overzicht per schadesoort . In hoofdstuk 6. zijn de bijlagen, zoals bijvoorbeeld het schadeformulier bijgevoegd. Niet alles valt onder de verzekering. De verzekeraar neemt uw schadedossier in behandeling. Zij zullen de gemeente informeren. Indien er schadebedragen afwijken dan stellen wij u hiervan z.s.m. op de hoogte.


versie 1.0 - pag. 10

Gemeente Molenwaard

5.2. Schademelding procedure

Wat te doen bij een schademelding: Lees dit schema aandachtig door.

1

B r a n d

V a n d a l i s m e

X

G l a s

G r a f f i t i

I n b r a a k

S t o r m

B l i k s e m

W a t e r

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Aanmelden www.gemeentemolenwaard.nl/schade Alleen scholen glasschade melden bij “glaslijn”. Overige schade neem deze op en meld deze:

a

- boven > € 1.000,- uiterlijk de eerstvolgende werkdag (zie ook *).

b

- onder < € 1.000,- binnen 5 dagen.

2

Opzettelijke schade:

a

Bij een opzettelijke schade proces-verbaal op laten maken (mag digitaal bij de politie).

b

Bij een opzettelijke schade politie inschakelen én er dient een proces-verbaal te worden opgemaakt door de politie.

3

Schade boven > € 1.000,- *:

a

De verzekeringsexpert die door ons wordt ingeschakeld zal zo snel mogelijk de schade komen bekijken. Zolang de verzekeringsexpert nog niet is geweest, mogen er nog géén herstelwerkzaamheden plaatsvinden; er mogen wel noodvoorzieningen worden getroffen.

!

!

!

!

!

!

!

!

b

Na het bezoek van de verzekeringsexpert kan in overleg met het schoolbestuur opdracht verleend worden aan een of meer bedrijven om de schade te herstellen.

X

X

X

X

X

X

X

X

4

Opdrachtgever betaalt eerst zelf:

a

Laat de factu(u)r(en) betalen door het bestuur.

X

X

X

X

X

X

X

X

5

Declareer alles in één keer:

X

X

X

X

X

X

X

X

Na schademelding de nota's "alle nota’s bij elkaar" voor afronding (digitaal) bijsluiten in het door u per email ontvangen digitale dossiernummer. 6

X

Bevestiging afronding: Na beoordeling van de factu(u)r(en) wordt u in het digitale dossier op de hoogte gesteld van de schade uitkering en wordt het toegekende schadebedrag betaald. De schades zijn dan afgehandeld voor schademelder en gemeente. X= melden

én

! = let op!



Gemeente Molenwaard

Hoofdstuk 6. Overig 6.1. Analoog Schademelding formulier Op de gemeentesite www.gemeentemolenwaard.nl/vastgoed/ staat een schademeldingformulier om te downloaden. 6.2. In-, Uit-verzekering en Mutatie formulier Het in,- uit-verzekering kunt u melden bij de afdeling Financiën van de gemeente. 6.3. Up-to-date Nieuwere versies en informatie worden op de gemeentesite gezet. Gebruik a.u.b. bij schademelding de versie Procedure Schademelding Vastgoed die op de site is geplaatst.



Gemeente Molenwaard

PROCEDURE SCHADEMELDING - VASTGOED -

Recommend Documents