Privacyreglement Peuterspeelzaal Lotje vastgesteld door het bestuur d.d. 22 maart 2012
1. Inleiding Peuterspeelzaal Lotje gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten en peuterspeelzaalleidsters(beroepskrachten en vrijwilligers). In dit reglement worden onder peuterspeelzaalleidsters zowel de beroepskrachten als de vrijwilligers verstaan. Hierbij wordt voldaan aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Verwerking van persoonsgegevens binnen de kinderopvang vallen onder het vrijstellingsbesluit en hoeven niet gemeld bij de Wet Persoonsregistratie (WPR). Zowel de peuterspeelzaalleidster als het bestuurslid houdt vertrouwelijke informatie die hij/zij tijdens de uitoefening van zijn/haar beroep dan wel bestuursfunctie krijgt geheim (beroepscode). Lotje zal op een vertrouwelijke manier omgaan met de ontvangen persoonlijke gegevens van de ouders. De geregistreerde gegevens zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld, behoudens de bij wet vastgelegde uitzonderingen. Het privacyreglement is in te zien op www.lotjewaddinxveen.nl.
1
2. Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Inhoudsopgave 3. Gegevens klanten 3.1 Doeleinden vrijgestelde verwerkingen 3.2 Verwerking gegevens 3.3 Inzage in de gegevens 3.4 Bewaking van en toegang tot gegevens 4. Gegevens peuterspeelzaalleidsters 4.1 Doeleinden vrijgestelde verwerkingen 4.2 Verwerking gegevens 4.3 Inzage in de gegevens 4.4 Bewaking van en toegang tot gegevens 5. Overige afspraken en richtlijnen 5.1 Gedragscode 5.2 Controle en verwijdering van gegevens 5.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn 5.4 Beveiliging 5.5 Informatie-uitwisseling met derden 5.6 Identificatie klant 5.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens 5.8 Klachten
2
3. Gegevens klanten 3.1 Doeleinden vrijgestelde verwerkingen Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel: het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering. het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging en ontwikkeling van het kind etc. 3.2 Verwerking gegevens Van de ouders/verzorgers van de kinderen worden de namen, voorletters, het adres, de telefoonnummers (zowel van privé als het mobiele nummer) en het e-mailadres genoteerd. Van het kind wordt de naam en voornaam, de geboortedatum, dagdelen waarop opvang plaatsvindt of gewenst is, inentingsgegevens, eventuele bijzonderheden ten aanzien van het kind (bijvoorbeeld: allergie, handicap, medicijnen, bijzonderheden m.b.t. ontwikkeling en/of gedrag) en observatiegegevens genoteerd. 3.3 Inzage in de gegevens Ingeschreven ouders/verzorgers kunnen een computeruitdraai van hun persoonlijke gegevens en die van hun kinderen krijgen, dan wel fotokopieën van de schriftelijk neergelegde informatie, wanneer zij de daaraan verbonden kosten zullen betalen. Aan het verzoek wordt binnen een maand gehoor gegeven. 3.4 Bewaking van en toegang tot gegevens De secretaris en penningmeester zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de gegevens van klanten. Tot de gegevens klanten hebben de volgende personen toegang: Bestuursleden Peuterspeelzaalleidsters(observatiegegevens)
3
4. Gegevens peuterspeelzaalleidsters 4.1 Doeleinden vrijgestelde verwerkingen Gegevens van peuterspeelzaalleidsters worden geregistreerd met als doel: Voldoen aan wet en regelgeving betreffende functioneren (diploma’s, ziekmeldingen, functioneringsgesprekken, correspondentie) etc. Uitkeren van loon (personalia en identificatiegegevens, contractgegevens). 4.2 Verwerking gegevens Van peuterspeelzaalleidsters worden de personalia en identificatiegegevens, de VOG, contractgegevens, diploma’s, ziekmeldingen, functioneringsgesprekken en correspondentie genoteerd. 4.3 Inzage in de gegevens Peuterspeelzaalleidsters kunnen bij het bestuurslid belast met personeelszaken het eigen dossier inzien. 4.4 Bewaking van en toegang tot gegevens Het bestuurslid belast met personeelszaken is verantwoordelijk voor de bewaking van de gegevens van de peuterspeelzaalleidsters. De volgende personen hebben toegang tot deze gegevens: bestuurslid belast met personeelszaken bestuurslid belast met financiën, penningmeester, i.v.m. uitbetaling salarissen en declaraties bij afwezigheid van het bestuurslid belast met personeelszaken, de secretaris.
4
5. Overige afspraken en richtlijnen 5.1 Gedragscode Voor alle peuterspeelzaalleidsters van peuterspeelzaal Lotje geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat: privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders. Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen; buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken; in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden; schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen; schriftjes alleen voor de ouders van het kind zijn bedoeld. Andere ouders kunnen deze niet inzien. er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind. collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene; er geen privé gegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt. Op het inschrijfformulier hebben ouders reeds aangegeven of foto’s van hun kind op de website van Lotje mogen worden geplaatst. Hier wordt zorgvuldig mee omgegaan. 5.2 Controle en verwijdering van gegevens De gegevens van ouders, kinderen en peuterspeelzaalleidsters worden door henzelf verstrekt aan de organisatie. Zowel klanten als peuterspeelzaalleidsters kunnen verzoeken om verbetering of aanvulling van de gegevens die op hem/haar betrekking hebben. Klanten en peuterspeelzaalleidsters kunnen ook om verwijdering en vernietiging van gegevens verzoeken die op hem/haar betrekking hebben. Hij/zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. 5.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn Het volgende wordt afgesproken over het bewaren van gegevens: Intake gegevens worden op een plaats bewaard die niet toegankelijk is voor ouders. Dossiergegevens van peuterspeelzaalleidsters worden op de personeelsadministratie bewaard bij de secretaris van het bestuur thuis. Persoonsgegevens hoeven niet langer bewaard te worden dan noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor Peuterspeelzaal Lotje de gegevens heeft verzameld en de wettelijke richtlijnen. Indien persoonsgegevens nog nodig zijn voor financiering worden de gegevens niet eerder vernietigd dan dat financiering heeft plaatsgevonden. Schriftelijke gegevens die weggegooid worden dienen onherleidbaar verwijderd te worden.
5
5.4 Beveiliging Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal. De programmatuur van de organisatie is hier voor voldoende beveiligd. Gegevens van ouders en kinderen worden verwerkt in Microsoft Office (Word en Excel). Personeelsadministratie wordt verwerkt in Microsoft Office (Word en Excel). De salarisadministratie is uitbesteed aan een extern bureau, Van Doorn te Waddinxveen. 5.5 Informatie-uitwisseling met derden Peuterspeelzaal Lotje biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, hoeven niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) te worden gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is. Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft de organisatie de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Mochten er gegevens rondom een kind worden uitgewisseld met derden dan worden ouders daarvan op de hoogte gebracht en wordt er om toestemming gevraagd. Een uitzondering hierop betreft een anonieme melding bij het advies en meldpunt kindermishandeling (AMK). 5.6 Identificatie klant Er zijn situaties denkbaar waarbij de peuterspeelzaalleidster niet kan vast stellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen. Te denken valt aan een situatie waarin de peuterspeelzaalleidster nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders. 5.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens Binnen Lotje kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de externe auditor en de accountant. 5.8 Klachten Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Peuterspeelzaal Lotje worden geuit. Zie hiervoor het klachtenreglement op www.lotjewaddinxveen.nl.
6
