Begroting Regionaal Bureau Leerplicht West-Brabant
Begroting 1 augustus 1012 – 31 december 2012 Begroting 1 januari 2013 – 31 december 2013
Vastgesteld door het bestuur van het RBL (GR) op 8 november 2012.
Pagina 1 van 4
1.
Overzicht van uitgaven en inkomsten
01-08-2012 / 31-12-2012 Uitgaven (in euro’s excl. btw)
01-08-2012 / 31-12-2012 Inkomsten (in euro’s en excl. btw)
1
Personeel
414.244
5
2
Jeugdvolgsysteem
324.970
6
3
Huisvesting en facilitair
74.219
7
4
Overige uitgaven
84.579
Totaal
898.012
01-01-2013 / 31-12-2013 Uitgaven (in euro’s en excl. btw) 1
Personeel
2
Jeugdvolgsysteem
3 4
2.
564.078 333.934 0
Totaal
898.012
01-01-2013 / 31-12-2013 Inkomsten (in euro’s en excl. btw) 2013 994.187
5
70.409
6
Huisvesting en facilitair
178.125
7
Overige uitgaven
111.065
Totaal
Jaarlijkse bijdragen gemeenten Incidentele bijdragen start RBL Overige inkomsten
1.353.786
Jaarlijkse bijdragen gemeenten Incidentele bijdragen start RBL Overige inkomsten
Totaal
1.353.786 0 0
1.353.786
Toelichting
1. Personeel De uitgaven aan personeel hebben betrekking op het team van het RBL dat bestaat uit 19 fte. Daarvan is 1,7 fte bestemd voor de teamleider, het hoofd en de RMC-coördinatietaken; 6 fte voor de administratie en ruim 11 fte voor het team van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders van de niveau 2 gemeenten. Het RBL zelf heeft geen medewerkers in dienst. Het genoemde bedrag vertegenwoordigt dan ook de waarde van de door alle gemeenten geleverde inzet. 2. Jeugdvolgsysteem (JVS) JVS is de naam van het systeem voor de regionale leerlingenadministratie. In 2012 bestaan de uitgaven voor JVS uit enkele eenmalige uitgaven en twee structurele uitgavenposten. Eenmalig worden de gebruiksrechten afgekocht en wordt betaald voor kosten die samenhangen met de overgang (conversie) van de achttien losse gemeentelijke administraties naar JVS: het gaat om kosten voor de implementatie van JVS, de feitelijke conversie (18 keer) en de training van de medewerkers in JVS. De twee structurele uitgavenposten bestaan uit een (naar rato) betaling voor jaarlijkse
Pagina 2 van 4
onderhoudskosten en het applicatiebeheer dat wordt ingekocht bij de leverancier van JVS, Metaobjects Benelux BV. In 2012 ligt die post nog relatief hoog ten opzichte van 2013. Dat hangt samen met werkzaamheden die typisch zijn voor de opstart van JVS (denk aan het voor het eerst aanmaken van standaardbrieven). Uitgaven JVS (in euro’s en excl. btw) Afkoop gebruiksrechten (eenmalig) Implementatie (eenmalig) Conversie (eenmalig) Opleiding (eenmalig) Jaarlijks onderhoud (jaarlijks) Applicatiebeheer (jaarlijks) Totaal
2012
2013
221.554 42.720 24.528 3.000 21.170 12.000 324.972
50.809 19.600 70.409
3. Huisvesting en facilitaire zaken RBL Het RBL is gehuisvest in Breda in een pand dat in eigendom is van de gemeente Breda. De benodigde ruimte is berekend aan de hand van het aantal medewerkers en werkpleknormen. De prijs per vierkante meter (inclusief servicekosten) bedraagt in 2012 en 2013 € 155,-. Voor 2012 (per 1 augustus) wordt voor huisvesting een bedrag begroot van € 19.663,- en voor heel 2013 van € 47.120,-. Facilitaire zaken zoals schoonmaak, postbezorging, ICT, werkplekbeheer, kopieer- en printfaciliteiten en advisering op het gebied van Financiën en HRM worden afgenomen bij de gemeente Breda middels een dienstverleningsovereenkomst. De prijs per medewerker bedraagt € 6986,- Voor 2012 (per 1 augustus) wordt voor facilitaire zaken een bedrag begroot van € 54.585,- en voor 2013 van € 131.005,-. In totaal (huisvesting en facilitair) betaalt het RBL aan de gemeente Breda per fte voor een heel jaar € 9.500,4. Overige uitgaven Onder de post overige uitgaven vallen kosten die bijvoorbeeld gemaakt worden voor communicatiemiddelen, maar ook kosten voor opleiding en teambuilding. In 2012 worden er opstartkosten gemaakt voor bijvoorbeeld het ontwerp van briefpapier, een tijdelijk website en enkele regionale bijeenkomsten. Ook worden op deze post eenmalige kosten geboekt die samenhangen met de inrichting van de werkruimte. Voor 2012 is een bedrag geraamd van € 40.000,-, eind september zijn er voor circa € 30.000,- kosten gemaakt / verplichtingen aangegaan. In 2013 wordt voor deze post een bedrag geraamd van € 100.000,-. 5. Jaarlijkse bijdragen gemeenten Alle aan de GR deelnemende gemeenten leveren een bijdrage aan de begroting. Bij de start van het RBL hadden gemeenten de keuze die bijdrage in middelen (euro’s) te leveren of de bijdrage met personele inzet te voldoen. De hoogte van de bijdrage per gemeente is gebaseerd op de landelijke normen van Ingrado (branchevereniging voor leerplichtambtenaren en rmc trajectbegeleiders). Deze normen gaan uit van een gewenste personele capaciteit per aantal jongeren in verschillende leeftijdsgroepen. De bijdrage in personele inzet wordt gewaardeerd tegen normschalen. De feitelijk door een gemeente geleverde personele inzet komt niet altijd overeen met de aan die gemeente gevraagde bijdrage: wordt er minder inzet geleverd dan dat wordt er een aanvullend bedrag gefactureerd aan de gemeente, wordt er meer inzet geleverd dan de aan die gemeente gevraagde bijdrage dan ontvangt de gemeente een bedrag ter waarde van het meerdere. De bijdragen van de gemeenten in deze begroting genoemd bestaan uit bijdragen in daadwerkelijke euro’s of personele omzet omgerekend naar euro’s en zijn exclusief btw. De btw die aan gemeenten over hun bijdragen wordt gefactureerd is compensabel bij het btw-compensatiefonds. Twee gemeenten nemen diensten af van het RBL buiten de GR om. Dat zijn Oosterhout en Halderberge. Met deze gemeenten heeft het RBL een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. De vergoeding van Halderberge en Oosterhout is in deze begroting verwerkt. Pagina 3 van 4
Bijdragen gemeenten (in euro’s of personele inzet omgerekend naar euro’s) Gemeente Deelname RBL 2012 (vanaf 1-8) Aalburg Alphen-Chaam Baarle-Nassau Bergen op Zoom Breda Drimmelen Etten-Leur Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Ruchpen Steenbergen Werkendam Woensdrecht Woudrichem Zundert
GR niv. 1 GR niv. 2 GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 2 GR niv. 2 GR niv. 1 GR niv. 2 GR niv. 1 / DVO niv. 2 GR niv. 2 DVO niv. 1 / MBO team GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 1 GR niv. 1 Totaal
4638 13881 1708 19573 246675 38508 12310 27983 40206 51790 44185 23347 6279 6882 8837 6154 4618 6503 564.077
2013 11.130 33.315 4.100 46.976 592.020 92.420 29.544 67.158 96.494 124.297 106.044 56.033 15.070 16.516 21.208 14.770 11.082 15.608 1.353.785
6. Incidentele bijdragen start RBL Om incidentele uitgaven te kunnen dekken die samenhangen met de opstart van het RBL, het betreft hier met name uitgaven voor de inrichting van werkplekken en de opstart van JVS, is aan gemeenten in het eerste jaar een incidentele bijdrage gevraagd. 7. Overige inkomsten Worden op dit moment niet voorzien.
-o-
Pagina 4 van 4
Jaarplan RBL West-Brabant
Jaarplan Regionaal Bureau Leerplicht West-Brabant
Periode 01-08-2012 / 01-08-2013
Vastgesteld door het bestuur van het RBL (GR) op 8 november 2012.
Opgesteld door Michiel Keulemans (hoofd RBL) en Liesbeth van der Lee (teamleider RBL)
Pagina 1 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
1. Intro Sinds 2007 zijn door West-Brabantse gemeenten de mogelijkheden onderzocht om samen te werken bij de uitvoering van wettelijke taken in het kader van de leerplicht- en RMC-wet. Het streven daarbij is steeds geweest om samen één leerlingenadministratie te voeren, aangevuld met lokale of subregionale teams van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders. Deze samenwerkingsvorm is de afgelopen jaren in meerdere regio’s in het land van de grond gekomen, steeds vanuit de overtuiging dat door samen te werken schoolverzuim en uitval effectiever kunnen worden aangepakt. Van 1 augustus 2011 tot 1 augustus 2012 is in projectvorm gewerkt aan de opstart van het Regionaal Bureau Leerplicht West-Brabant (RBL). De basis onder de het RBL is een gemeenschappelijke regeling met een looptijd van twee jaar. In die twee jaar moet het RBL worden doorontwikkeld en tevens geëvalueerd zodat tijdig een besluit kan worden genomen over de periode na 1 augustus 2014. Voor u ligt het eerste jaarplan van het Regionaal Bureau leerplicht West-Brabant (RBL). Dit jaarplan heeft betrekking op de periode van 1 augustus 2012 tot 1 augustus 2013. Vanwege de samenhang tussen de werkzaamheden van het RBL en de scholen is ervoor gekozen het schooljaar te hanteren als planningsperiode. Dit loopt niet één op één met het boekjaar realiseren wij ons, maar de begrotingscyclus biedt mogelijkheden om de lopende begroting indien nodig voor de zomer bij te stellen, wanneer in de reguliere situatie ook het jaarplan aan u wordt voorgelegd. Dit eerste jaarplan beschrijft acties die gericht zijn op het stevig neerzetten van de organisatie van het RBL en acties die gericht zijn op het behalen van inhoudelijke doelstellingen. Deze mix is typerend voor een recent opgestarte organisatie. Nu de eerste twee maanden van het bestaan van het RBL achter ons liggen maken wij de inschatting dat we eind 2012 de RBL organisatie hebben voltooid. Dan zijn de kinderziektes voor zover we die aantreffen behandeld en kunnen we zeggen dat de motor op volle toeren draait. Tot die tijd al, maar daarna nog gerichter en intensiever, werken we aan de inhoudelijke doelstellingen die ten grondslag lagen aan de start van de regionale samenwerking. De komende twee jaar participeren gemeenten op verschillende manieren in het RBL. Alle gemeenten nemen deel op niveau 1 (administratie); een aantal daarnaast op niveau 2 (uitvoering). Dat is zo ook opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. (Er zijn ook gemeenten die diensten inkopen bij het RBL via een dienstverleningsovereenkomst.) Op bepaalde plaatsen in dit jaarplan zal daarom worden aangegeven dat acties alleen betrekking hebben op gemeenten die deelnemen op niveau 2. Wij zien komend jaar met vertrouwen tegemoet. Er zal stevig doorgewerkt moeten worden om de doelstellingen uit dit jaarplan te realiseren, maar we putten zeerveel vertrouwen uit het RBL-team, nieuwe verbeterkansen die we regelmatig ontdekken, de signalen die we krijgen vanuit de deelnemende gemeenten en niet de laatste plaats vanuit het onderwijs. Namens het team van RBL West-Brabant, Met vriendelijke groet, Michiel Keulemans, hoofd RBL Liesbeth van der Lee, teamleider RBL
Pagina 2 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
1. Inhoudelijke doelstelling: Verbeteringen aanpak verzuim en uitval “Het RBL geeft vernieuwende impulsen aan de uitvoering van het VSV beleid.” 1.1. Actie:
Maandelijkse uitvalactie i.s.m. ROC West-Brabant Een actie die sinds de vorming van het RBL kan worden opgepakt is het maandelijks overnemen van uitvallers die aan de grip van het ROC ontsnappen. Voorheen zou het ROC voor deze actie met achttien gemeenten contact moeten onderhouden, nu enkel met het RBL. Deze actie is gestart in oktober en wordt in januari voor het eerst geëvalueerd.
1.2. Actie:
Verbetering zomeractie Schooluitval vindt relatief veel plaats in de eerste maanden van het nieuwe schooljaar. Vandaar dat er in veel regio’s acties zijn om vlak voor, tijdens en direct na de zomer jongeren die overstappen van het VO naar het MBO te monitoren en te ondersteunen als de overstap niet goed gaat. Kort gezegd: de zomeractie. Het RBL is nu beter in staat, dan voorheen de achttien losse gemeenten, om afspraken te maken met ROC West-Brabant over een effectieve zomeractie. Begin van dit schooljaar heeft er een zomeractie plaatsgevonden. Deze wordt geëvalueerd en vanuit het RBL in 2013 verbeterd opgepakt.
1.3. Actie:
Pilot verzuimaanpak-plus Het team van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders van het RBL (niveau 2) start met twee colleges van ROC West-Brabant een Verzuimpilot-plus. Dit project houdt in dat in een extra intensieve samenwerking tussen het RBL en deze colleges getracht wordt verzuim en uitval maximaal terug te dringen. De start van dit project is voorzien op 1 januari 2013 en heeft een looptijd tot 1-8-2014. De pilot heeft als doel te leren hoe de samenwerking tussen het RBL en grote onderwijsinstelling verbeterd kan worden en resultaten uit te venten naar andere scholen.
1.4. Actie:
Bulkbereik absoluut verzuim en VSV De administratie van het RBL heeft door de directe koppeling met DUO direct inzicht in de uitvallers (absoluut verzuim onder de 18 jaar, voortijdig schoolverlaten boven de 18 jaar) in alle gemeenten. Vanuit het RBL zullen automatisch werkprocessen worden opgestart voor de betrokken leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders. Ook zullen er automatisch mailings worden verstuurd aan de (ouders van de) betrokken kinderen/jongeren.
1.5. Actie:
Aanpak verzuim 18+ Schoolverzuim is de belangrijkste voorspeller van schooluitval. Verzuimbeleid gericht op jongeren ouder dan 18 jaar is door scholen en gemeenten de afgelopen jaren te weinig belicht. Het RBL gaat met scholen in overleg welke verbeteringen hier mogelijk zijn en probeert tot concrete werkafspraken te komen over het melden van verzuim onder 18 plussers en de follow-up die kan worden gegeven door het team van trajectbegeleiders (niveau 2).
1.6. Actie:
Benutting Suwi-net Suwi-net geeft informatie over de inkomenspositie van jongeren. Deze informatie kan van nut zijn voor trajectbegeleiders bij het prioriteren van hun inzet. Op dit moment wordt Suwi-net weinig gebruikt. Vanuit het RBL zal worden gecoördineerd en gestimuleerd dat alle trajectbegeleiders in de regio dit instrument beter benutten.
Pagina 3 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
1.7. Actie:
Afstemming beleid in de regio Het RBL voert zoals bekend de leerlingenadministratie uit voor alle West-Brabantse gemeenten en voor een aantal gemeenten ook de dagelijkse uitvoering van de Leerplichten RMC-wet. Dat leidt er toe dat het RBL steeds beter in beeld krijgt welke knelpunten gemeenten ervaren bij het terugdringen van verzuim en schooluitval. Het hoofd RBL, tevens rmc-coördinator, heeft al zitting in de West-Brabantse regiegroep VSV (die het regionale VSV convenant coördineert) en de RMC klankbordgroep (overlegplatform beleidsambtenaren West-Brabantse gemeenten). De teamleider RBL zal ook tot beide gremia toetreden, dit om bij te dragen aan nog betere afstemming van VSV beleid in de regio. Een specifiek overleg waarin door het RBL geparticipeerd zal worden (teamleider en hoofd RBL, eventueel aangevuld met leden van de RMC klankbordgroep) betreft de afstemming met het ROC over de vernieuwde inrichting van de zorgstructuur. De inbreng in dat overleg zal op beleidsniveau (en indien nodig op niveau van het RBL bestuur) worden afgestemd.
2. Inhoudelijke doelstelling: Verbetering samenwerking in uitvoering “Het samen gebruik maken van één leerlingenadministratie en de intensievere samenwerking tussen leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders moet aanwijsbare verbeteringen opleveren.” 2.1. Actie:
Sluitende leerlingenadministratie De regionale leerlingenadministratie (JVS = jeugdvolgsysteem) voldoet aan de verwachtingen, gebruikers zijn positief. Het systeem is tegelijkertijd complex, onder andere doordat er koppelingen zijn met de gba’s van alle deelnemende gemeenten en dagelijkse de verschillende imports vanuit DUO worden verwerkt. Het dagelijks beheer van JVS vraagt veel aandacht van de regionale administratie. Gaat er iets niet goed, dan merken gebruikers dat vaak al snel. Het team van de administratie spant zich in, samen met de applicatiebeheerder, om JVS optimaal te laten werken. Concreet gebeurt dit door dagelijks gegevensstromen te controleren en informatie daaruit door te zetten naar de leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders die het aangaat (denk hierbij aan het klaarzetten van verzuimdossiers bijvoorbeeld).
2.2. Actie:
Nakomen werkafspraken tussen administratie RBL en gemeenten In het document ‘Werkafpraken RBL – gemeenten’ is puntsgewijs vastgelegd welke acties gemeenten van de centrale administratie van het RBL mogen verwachten. Zonder deze hier op te sommen zullen de inspanningen van de administratie erop gericht zijn deze werkafspraken optimaal na te komen.
2.3. Actie:
Doorontwikkeling werkprocessen De afgelopen maanden is veel energie gestoken in de opstelling van een regionaal handboek dat werkprocessen beschrijft voor alle leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders. Zowel het resultaat als het proces daar naartoe heeft ons veel gebracht. Tegelijkertijd weten we dat dit mooie product verbeterd zal worden komend jaar. Er is een werkgroep actief die voor de zomervakantie met voorstellen komt een update van het handboek.
2.4. Actie:
Uniformiteit in de uitvoering Met één leerlingenadministratie en één handboekwerkprocessen is aan de belangrijkste voorwaarden voldaan om in de uitvoering zo uniform mogelijk op te treden naar ouders, jongeren en scholen. De administratie van het RBL zal erop toezien (kwaliteitsbeheer) dat alle gebruikers JVS zo uniform mogelijk gebruiken. Dat is tot op zekere hoogte ook bepalend voor uniformiteit in de uitvoering. Binnen het team van leerplichtambtenaren Pagina 4 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
en trajectbegeleiders (niveau 2) zal er bij uitstek aandacht zijn voor een uniform optreden naar ouders, jongeren en scholen binnen de op niveau 2 deelnemende gemeenten.
3. Inhoudelijke doelstelling: Sturen op cijfers “We benutten de beschikbare informatie over verzuim en uitval optimaal.” 3.1 Actie:
Genereren en verspreiden van rapportages Er worden maandelijks op medewerkerniveau en driemaandelijks op gemeentelijk niveau, rapportages gegenereerd met sturingsinformatie over bijvoorbeeld verzuim, uitval, openstaande werkprocessen en doorlooptijden. Leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders uit het RBL team (niveau 2) zullen deze rapportages frequent bespreken met de teamleider van het RBL, zodat constant in beeld is waar medewerkers het best hun energie op kunnen richten en medewerkers in onderlinge vergelijking van elkaar kunnen leren.
3.2 Actie:
Scholen krijgen feedback Sinds de invoering van JVS staat ons nieuwe informatie ter beschikking waarmee het RBL scholen gericht feedback kan geven over bijvoorbeeld de frequentie waarmee verzuim wordt gemeld, de mate waarin scholen bij zijn met het verwerken van in- en uitschrijvingen en meer algemeen hoe scholen scoren op schooluitval en verschillende soorten verzuim. Het RBL zal deze informatie komend jaar gericht aanbieden aan het onderwijs. Dat gebeurt nadrukkelijk vanuit een constructieve houding. De verwachting is dat schoolbesturen met deze informatie intern hun voordeel kunnen doen, bijvoorbeeld bij het verbeteren van het verzuimbeleid mocht dat nodig zijn. Het grote voordeel voor het RBL is naar verwachting – los van de positieve effecten van een beter verzuimbeleid binnen scholen – dat de informatiewaarde van JVS verder toeneemt: hoe beter scholen verzuim en in-/uitschrijvingen melden, hoe betrouwbaarder de informatie over jongeren in JVS wordt.
4. Organisatie doelstelling: Een goed georganiseerd RBL “We hebben een deskundig en gemotiveerd team, dat er goed bijzit, waarin een goede werksfeer heerst en mensen tevreden aan het werk zijn.” 4.1. Actie:
Formatie ingezet De beschikbare begrotingsruimte wordt volledig ingezet op zowel niveau 1 als niveau 2, teneinde een maximale prestatie te kunnen leveren in het terugdringen van schoolverzuim en –uitval. Alleen wanneer volledige benutting van de begrotingsruimte inefficiënt zou zijn, vallen er middelen vrij.
4.2. Actie:
Professionalisering medewerkers Hieraan wordt onder andere gewerkt door het administratieteam te coachen op klantgerichtheid en waar nodig op medewerkers op gelijk kennisniveau te brengen met betrekking tot de Leerplicht- en RMC wet. Alle gebruikers van JVS zullen komend jaar opfristrainingen JVS aangeboden krijgen. Het team van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders (niveau 2) krijgt i.s.m. ROC West-Brabant een training ‘signalering en coaching’ en een interne training timemanagement aangeboden. Er wordt binnen het team een intervisietraject opgestart en er wordt gestructureerd kennis gedeeld (kennisupdates) over ontwikkelingen die
Pagina 5 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
uitgaan van de Leerplicht- en RMC wet, DUO, passend onderwijs, trends in jeugdzorg, CJG e.d. Ten slotte zal het team enkele werkbezoeken afleggen aan andere RBL’s. 4.3 Actie:
Goede huisvesting en werkomstandigheden Het RBL team zit nu nog op een tijdelijke locatie in een pand van de gemeente Breda. Binnenkort wordt er verhuisd naar de definitieve plaats. Met het team zal over de inrichting van het kantoor worden overlegd. Afgelopen week hebben de leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders (niveau 2) een laptop met mobiel internet ontvangen. De inzet wordt nu om waar mogelijk en nuttig flexplekken op scholen te realiseren, dit om de bekendheid en aanwezigheid op scholen te vergroten.
4.4 Actie:
Continuïteit dienstverlening Eén van de veelgenoemde argumenten voor regionale samenwerking is continuïteit van dienstverlening. Dit betekent dat de regionale administratie het hele jaar door goed bereikbaar zal zijn. Binnen het team van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders (niveau 2) betekent dit dat er altijd achtervang is. Concreet betekent dit dat een school kan altijd direct bij een collega van het RBL terecht kan.
5. Organisatie doelstelling: Goede positionering van het RBL in de regio “Onze doelgroep en onze partners weten wat het RBL is, waar het aan werkt en waarop het aangesproken kan worden.” 5.1 Actie:
We hebben ons netwerk in beeld Het RBL heeft veel partners. Het zijn partijen waarmee we dagelijks samenwerken of die goed geïnformeerd moeten zijn over het doen en laten van het RBL. Om als RBL effectief te kunnen zijn besteden we veel aandacht aan het in beeld brengen van ons netwerk en het communiceren met onze partners. Daarom investeren we de eerste maanden extra energie in het aanleggen van een goed en actueel netwerkbestand.
5.2. Actie:
Communicatieplan en –materiaal op orde De belangrijkste ideeën over communicatie vanuit het RBL en het meeste standaard communicatiemateriaal is al voorhanden. Maar om gestructureerd met onze verschillende doelgroepen te kunnen communiceren wordt er een communicatieplan opgesteld en tot uitvoering gebracht. Speciale aandacht in dat communicatieplan krijgt de informatievoorziening naar het RBL bestuur, zodat bestuurders ook zelf en aanvullend op de communicatie vanuit het RBL gemeenteraden tussentijds kunnen informeren.
5.2 Actie:
Succes worden uitgedragen Wij kunnen elke dag hard werken aan het terugdringen van schoolverzuim en –uitval, voor het draagvlak onder het RBL is het van belang dat onze stakeholders meekrijgen wat er wordt bereikt. Daarom wordt actief in de gaten gehouden hoe successen kunnen worden uitgedragen (onderdeel communicatieplan). Het zal niet stil blijven rond het RBL komend jaar.
6. Organisatie doelstelling: Goede bestuurlijk en ambtelijke afstemming “De beleidsambtenaren kunnen hun wethouders goed en tijdig informeren zodat wethouders een goed beeld hebben van het RBL en input kunnen leveren vanuit het GR bestuur.”
Pagina 6 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
6.1. Actie:
Goed voorbereide vergaderingen GR bestuur Vier keer per jaar wordt er een vergadering belegd voor het bestuur van het RBL. De vergaderingen sluiten aan op een ZWO vergadering en de data daarvoor worden zo gekozen dat alle bestuurders aanwezig kunnen zijn. Vergaderstukken hiervoor worden vooraf ambtelijk afgestemd in de RMC klankbordgroep, waarin beleidsambtenaren uit alle deelnemende gemeenten zitting hebben.
7. Organisatie doelstelling: Voldoen aan wettelijke eisen “Alles wat we doen is ook juridisch goed geregeld.” 7.1. Actie:
Beveiliging systeem voor regionale leerlingenadministratie op orde De regionale administratie bevat informatie over alle West-Brabantse jongeren tussen de 4 en 23 jaar. Dat zijn er circa 150.000. In de projectfase is een beveiligingsplan opgesteld waarvan de actiepunten zijn opgenomen in de jaarplanning van het RBL. Deze punten zullen systematisch worden afgewerkt.
7.2. Actie:
Archivering voldoet aan wettelijke eisen Het bewaren van papieren stukken zal nu JVS in gebruik is veel minder voorkomen dan voorheen omdat er veel digitaal wordt opgeslagen. Dat stelt nieuwe vragen t.a.v. digitale archivering. Ook de wet op de gemeenschappelijke regelingen stelt specifieke eisen ten aanzien van archivering van informatie. Eind 2012 zal er kortdurend een werkgroep worden opgestart met deskundigen op het gebied van (digitale) archivering, de wet op de GR-en en de leverancier van JVS. Aan de hand van de aanbevelingen die deze werkgroep doet richten we ons archiefplan in.
7.3. Actie:
Opleveren wettelijke rapportages Eén van de voordelen van de nieuwe leerlingenadministratie is dat wettelijke rapportages makkelijker dan voorheen opgemaakt kunnen worden. We spreken over bijvoorbeeld het leerplichtjaarverslag en de RMC effectrapportage. Ze zijn – niet onbelangrijk – met ingang van dit schooljaarjaar ook beter vergelijkbaar binnen de regio. De administratie van het RBL levert op tijd bij gemeenten de informatie aan om die rapportages te kunnen opstellen. Op niveau 2 wordt er gewerkt aan één overkoepelende rapportage waarin informatie over de afzonderlijke gemeenten nog steeds goed naar voren komt.
7.4. Actie:
Bevoegdheden juridisch goed geregeld binnen de regio Op niveau 2 werken leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders over gemeentegrenzen heen. Om de rechtsgeldigheid van hun werk te waarborgen moeten er tussen de betreffende gemeenten afspraken worden gemaakt over de geldigheid van de BOA bevoegdheid in meerdere gemeenten, moeten legitimatiebewijzen worden gemaakt, worden de betreffende medewerkers ‘aangewezen’ (beëdigd) in meerdere gemeenten en werken aan één ambtsinstructie. Op zich geen ingewikkelde materie, maar het vergt wel een zorgvuldige voorbereiding van collegebesluiten. Dit najaar wordt starten we hiermee.
8. Organisatie doelstelling: Evaluatie RBL opgestart “De evaluatie wordt tijdig opgepakt zodat deze in alle rust, objectief en naar tevredenheid van het GR bestuur kan worden uitgevoerd.” 8.1.
Opstellen evaluatieplan en starten van de evaluatie Pagina 7 van 8
Jaarplan RBL West-Brabant
Actie:
Begin 2013 (eerder dan beschreven in de GR) wordt de evaluatie naar het functioneren van het RBL opgestart. Er wordt een apart evaluatieplan opgesteld voor het functioneren van het RBL op niveau 1 en niveau 2. De RMC klankbordgroep wordt betrokken bij de opstelling van deze plannen. De planning is om de evaluatie eind 2013 af te ronden, zodat de eerste helft van 2014 beschikbaar is voor eventuele besluitvorming over en implementatie van uitkomsten van de evaluatie. Het GR bestuur zal medio 2013 een tussenrapportage ontvangen. Vragen die in de projectfase al door enkele gemeenten zijn meegegeven (bijvoorbeeld over de omvang van de centrale administratie) zijn in beeld en worden betrokken bij de evaluatie.
-o-
Pagina 8 van 8
