Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 19/2014
Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovými organizacemi města Dvůr Králové nad Labem Článek 1 Obecná ustanovení 1. Tento vnitřní předpis upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu § 6, § 12 odst. 3, § 18 odst. 5 a § 147a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen „zákon“), zadavateli, kterými jsou příspěvkové organizace města Dvůr Králové nad Labem (dále jen „příspěvková organizace“), mimo Technické služby města Dvora Králové nad Labem. 2. Zadavatel je povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu s dodržením zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 3. Cílem těchto pravidel je zajistit respektování zásad uvedených v odst. 2 tohoto článku. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu musí probíhat nestranným a otevřeným způsobem, při respektování podmínek hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, při dodržení zásad výběru nejvýhodnější nabídky. 4. Veřejné zakázky malého rozsahu se realizují za ceny obvyklé v čase a místě plnění.
strana 1 z 8
Článek 2 Některé pojmy 1. Veřejnou zakázkou malého rozsahu (dále jen „veřejná zakázka“) se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. 2. Transparentností se rozumí zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení. Tohoto účelu lze dosáhnout především pořizováním písemné dokumentace o všech významných úkonech v dostatečném rozsahu, jasným vymezením kritérií, dle nichž budou hodnoceny nabídky dodavatelů, řádným zdůvodňováním všech rozhodnutí. 3. Rovným zacházením se rozumí stejný přístup ke všem dodavatelům, kteří mohou podat nebo podávají nabídky. Takový postup je nutné uplatňovat již od okamžiku přípravy řízení. K dosažení účelu rovného zacházení je nutné předem přesně stanovit podmínky postupu celého zadávacího řízení. 4. Zákazem diskriminace se rozumí nutnost postupovat tak, aby jednáním zadavatele nedošlo k neodůvodněnému znevýhodnění kteréhokoliv z dodavatelů. Veškeré podmínky omezovacího charakteru musí podstatným způsobem souviset s předmětem veřejné zakázky. 5. Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývajícího z plnění veřejné zakázky, který je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. 6. Zadání z volné ruky znamená postup, kdy je veřejná zakázka zadána přímo konkrétnímu dodavateli na základě zkušeností na trhu a za cenu obvyklou v čase a místě plnění. 7. Výzvou se rozumí výzva k podání nabídek, kterou zadavatel oslovuje dodavatele. 8. Zadávacími podmínkami se rozumí veškeré požadavky zadavatele uvedené ve výzvě, zadávací dokumentaci či jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu a podmínek zadávání a plnění veřejné zakázky. 9. E-ZAK je elektronický nástroj pro plnění podmínek a povinností při zadávání veřejných zakázek, pro vedení evidence o veřejných zakázkách a pro pořádání elektronických aukcí (dále jen „systém E-ZAK“) 1. 10. Všechny peněžité částky v tomto předpise jsou uvedeny bez daně z přidané hodnoty.
Článek 3 Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky 1. Veřejné zakázky mohou být v daném kalendářním roce ve svém souhrnu zadávány v rozsahu a do výše, která je stanovena finančním plánem příspěvkové organizace. Průběh čerpání při zadávání Jednotlivé postupy využití systému E-ZAK jsou k dispozici v uživatelské příručce dostupné prostřednictvím odboru informatiky Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem
1
strana 2 z 8
veřejných zakázek malého rozsahu je regulován správcem rozpočtu, jím povolenou výší individuálního nebo limitovaného příslibu pro daný případ. 2. Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v zákoně a na základě údajů a informací o veřejných zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění. Nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním, popř. jiným vhodným způsobem. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky musí být aktuální v den odeslání výzvy. 3. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity dané těmito pravidly. 4. Je-li předmět nebo plnění veřejné zakázky rozdělen na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky. Uplatní se analogický postup podle § 14, 15, 16 zákona. 5. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. Uplatní se analogický postup podle § 14, 15, 16 zákona.
Článek 4 Postupy zadávání veřejných zakázek 1. Tento vnitřní předpis stanoví odlišné postupy pro zadávání veřejných zakázek podle jejich předpokládané hodnoty. Veřejné zakázky se podle předpokládané hodnoty dělí na: a) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejvýše 20.000,00 Kč včetně; b) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 20.000,01 Kč a nejvýše 200.000,00 Kč včetně; c) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 200.000,01 Kč a nejvýše 500.000,00 Kč včetně; d) veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 500.000,01 Kč a nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. 2. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejvýše 20.000,00 Kč včetně Veřejné zakázky dle tohoto odstavce lze zadávat z volné ruky. Realizaci těchto veřejných zakázek, udělování pokynů k jejímu provedení a rozhodnutí o výběru dodavatele provádí samostatně příspěvková organizace. Tyto veřejné zakázky mohou být realizovány formou objednávky nebo smlouvy v ústní i písemné formě. Složka o postupu zadání veřejné zakázky se nevede. 3. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 20.000,01 Kč a nejvýše 200.000,00 Kč včetně; 1) Veřejné zakázky dle tohoto odstavce lze zadávat z volné ruky. Realizaci těchto veřejných zakázek včetně pokynů k jejímu provedení a rozhodnutí o výběru dodavatele zajišťuje
strana 3 z 8
samostatně příspěvková organizace. Tyto veřejné zakázky mohou být realizovány formou objednávky nebo písemné smlouvy. 2) Před uskutečněním zadávacího řízení si příspěvková organizace jako příkazce operace zajistí souhlas správce rozpočtu v individuálním nebo limitovaném příslibu. 3) O průběhu a výsledku zadávání veřejné zakázky se vede složka, která musí obsahovat doklady povinné dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, (např.: doklady o zjišťování předpokládané hodnoty zakázky, rozhodnutí správce rozpočtu o poskytnutí individuálního nebo limitovaného příslibu, kopie objednávky nebo smlouvy, dodací listy, fakturu, záruční listy, reklamační listy a další). 4) Dle rozhodnutí příspěvkové organizace a se souhlasem rady města lze i tyto veřejné zakázky realizovat postupem dle odstavce 4 tohoto článku. 4. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 200.000,01 Kč a nejvýše 500.000,00 Kč včetně;
Oddíl I. – zahájení zadávacího řízení 1) Veřejné zakázky dle čl. 4 odst. 4 lze zadávat pouze na základě rozhodnutí rady města. Rada města rozhodne o zadání na návrh příspěvkové organizace. Současně s rozhodnutím o zadání veřejné zakázky schválí rada města předložené části zadávacích podmínek, vždy alespoň předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, předmět veřejné zakázky, kvalifikační předpoklady, způsob hodnocení nabídek, členy hodnotící komise, okruh navržených dodavatelů. 2) Zadávací řízení je zahájeno dnem zveřejnění výzvy k podání nabídek na internetových stránkách příspěvkové organizace. 3) Je-li to odůvodněno rozsahem plnění veřejné zakázky, zveřejní se výzva zároveň na internetových stránkách města Dvůr Králové nad Labem. 4) Osloveni musí být nejméně 3 dodavatelé a výzva musí obsahovat alespoň: •
identifikační údaje zadavatele;
•
informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky;
•
předpokládanou hodnotu veřejné zakázky;
•
lhůtu a místo pro podání nabídek;
•
požadavky na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů;
•
údaje o hodnotících kritériích;
•
další údaje nezbytné pro podání nabídky.
5) Rada města může na návrh příspěvkové organizace rozhodnout, že pro hodnocení nabídek bude využita elektronická aukce systému E-ZAK.
Oddíl II. – lhůty 1) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 5 kalendářních dnů. 2) V odůvodněných případech může rada města rozhodnout o zkrácení lhůty pro podání nabídek až na 3 kalendářní dny.
strana 4 z 8
Oddíl III. – činnost hodnotící komise 1) Hodnotící komise stanovená zadavatelem je komisí pro otevírání obálek a komisí pro posouzení kvalifikace jednotlivých uchazečů a komisí pro hodnocení nabídek. 2) Hodnotící komise musí mít nejméně 3 členy a být v následujícím složení: ředitel příspěvkové organizace, alespoň 1 člen rady města a alespoň 1 zaměstnanec města Dvůr Králové nad Labem. Součástí návrhu na jmenování členů hodnotící komise musí být jmenování alespoň 3 náhradníků. Nejméně 1 náhradník musí být vždy jmenován za ředitele příspěvkové organizace a 1 za člena rady města. 3) Předsedou hodnotící komise je vždy ředitel příspěvkové organizace nebo jeho náhradník. 4) Jednání komise svolává a řídí její předseda. Pozvánka na jednání hodnotící komise musí mít písemnou formu. Pro účely tohoto předpisu se za písemnou formu považuje i e-mail bez elektronického podpisu. 5) Komise je usnášeníschopná, jsou-li přítomni 3 její členové, z toho vždy alespoň ředitel příspěvkové organizace nebo jeho náhradník a 1 člen rady města. Komise rozhoduje prostou většinou hlasů přítomných členů. 6) Hodnotící komise provede otevření obálek, posoudí splnění kvalifikace jednotlivými uchazeči, posoudí a vyhodnotí předložené nabídky. Předseda hodnotící komise může vyzvat jednotlivé uchazeče k vysvětlení nabídek. 7) Z každého jednání hodnotící komise pořídí její předseda zápis o jednání, který podepíše každý přítomný člen. 8) O podstatných úkonech hodnotící komise se po jejím posledním jednání sepíše písemná zpráva. Z písemné zprávy musí být patrný počet podaných nabídek, identifikační údaje jednotlivých uchazečů, nabídkové ceny, způsob hodnocení nabídek, důvody vyloučení uchazečů, výsledné pořadí všech uchazečů. 9) V případě hodnocení nabídek elektronickou aukcí se koná poslední jednání hodnotící komise před touto aukcí. Nabídkové ceny jednotlivých uchazečů a výsledné pořadí všech uchazečů doplní na základě protokolu z konání elektronické aukce předseda hodnotící komise.
Oddíl IV. – způsob hodnocení nabídek 1) Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena. 2) Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, musí zadavatel jednotlivým dílčím hodnotícím kritériím stanovit váhu, kterou vyjádří v procentech, nebo stanoví jiný matematický vztah mezi dílčími kritérii. Stanovená váha může být u jednotlivých dílčích hodnotících kritérií shodná. 3) Rozhodne-li rada města v souladu s čl. 4 odst. 4 oddílem I. odst. 5 o tom, že pro hodnocení nabídek bude využita elektronická aukce systému E-ZAK, je jediným podkladem pro určení výsledného pořadí uchazečů protokol o konání této elektronické aukce.
Oddíl V. – ukončení zadávacího řízení 1) Rada města na základě písemné zprávy hodnotící komise a na návrh příspěvkové organizace rozhodne o pořadí uchazečů na prvním, druhém a třetím místě a zároveň rozhodne o uzavření smlouvy s uchazečem, jehož nabídka byla hodnotící komisí vyhodnocena jako nejvýhodnější. strana 5 z 8
2) Příspěvková organizace na základě rozhodnutí dle odst. 1 zajistí oznámení výsledku zadávacího řízení vhodným způsobem. V oznámení o výsledku zadávacího řízení musí být uvedeny alespoň identifikační údaje uchazeče, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, a identifikační údaje uchazečů, kteří se umístili na druhém a třetím místě. 3) Neposkytne-li uchazeč, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, před podpisem smlouvy nutnou součinnost ani přes písemné upozornění a v dodatečně stanovené lhůtě, může rada města rozhodnout o uzavření smlouvy s druhým, nebo následně třetím uchazečem v pořadí. 4) Vlastní proces uzavření smlouvy zajistí příspěvková organizace. Smlouvu o plnění předmětu veřejné zakázky uzavírá příspěvková organizace svým jménem a na svůj účet. 5) Nerozhodne-li rada města o uzavření smlouvy dle odst. 1, zruší zadávací řízení.
Oddíl VI. – dokumentace veřejné zakázky O průběhu a výsledku zadávacího řízení vede příspěvková organizace složku, která zpravidla obsahuje: •
kopii usnesení rady města o zahájení zadávacího řízení;
•
výzvu;
•
zadávací dokumentaci;
•
rozhodnutí správce rozpočtu o poskytnutí individuálního nebo limitovaného příslibu 2;
•
jmenovité složení hodnotící komise;
•
prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti;
•
nabídky jednotlivých uchazečů;
•
zápisy o jednání hodnotící komise;
•
písemnou zprávu hodnotící komise;
•
byla-li k hodnocení nabídek využita elektronická aukce, protokol z jejího konání;
•
materiál pro jednání příslušného orgánu města k rozhodnutí o uzavření smlouvy s vybraným uchazečem;
•
oznámení o výsledku zadávacího řízení;
•
kopii uzavřené smlouvy;
•
doklady povinné dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se prování zákon o finanční kontrole, případně další dokumenty, např. licenční ujednání, dodací listy, záruční listy, reklamační protokoly apod.
5. Veřejné zakázky na dodávky, na služby a na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 500.000,01 Kč a nedosáhne finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. Pro zadávání veřejných zakázek dle tohoto článku platí veškeré postupy uvedené v čl. 4 odst. 4 s následujícími odlišnostmi: 2
Rozhodnutí správce rozpočtu může být poskytnuto v jakékoliv písemné podobě a postačí, bude-li součástí jiného povinně uchovávaného dokumentu.
strana 6 z 8
•
lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 kalendářních dnů; možnost zkrátit tuto lhůtu dle čl. 4 odst. 4 oddílu II. odst. 2 zůstává zachována;
•
hodnotící komise musí mít nejméně 5 členů; ustanovení o usnášeníschopnosti a počtu náhradníku zůstává zachováno.
Článek 5 Výjimky z postupů zadávání veřejných zakázek 1. V případě zadávacího řízení na veřejnou zakázku, jejímž plněním je zajištění sportovních kurzů, školních výletů a obdobných událostí, které jsou hrazeny přímo účastníky a příspěvková organizace zajišťuje pouze jejich organizaci a administraci, může zadavatel využít postupu dle čl. 4 odst. 3 tohoto předpisu, tedy přímého zadání, i pro veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou od 200.000,01 Kč do finančního limitu stanoveného zákonem pro podlimitní veřejnou zakázku. 2. Je-li předmětem veřejné zakázky řešení hrozících nebo již nastalých havarijních stavů, živelních pohrom, odvracení možného obecného ohrožení, může zadavatel vždy postupovat dle čl. 4 odst. 3, tedy zadáním veřejné zakázky z volné ruky, nerozhodne-li na základě jakéhokoliv podnětu rada města odlišně.
Článek 6 Zveřejňování informací 1. Příspěvková organizace zveřejní na profilu zadavatele 3 celé znění smlouvy nebo rámcové smlouvy, jejíž cena přesáhne 500.000 Kč bez DPH. Smlouva se zveřejňuje včetně všech jejích změn a dodatků. 2. Zveřejnění informaci o veřejných zakázkách v souladu s tímto předpisem zajistí příspěvková organizace ve spolupráci s příslušným odborem Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem. 3. Je-li pro zadávací řízení využit systém E-ZAK, zveřejňují se jeho prostřednictvím alespoň tyto informace: •
název veřejné zakázky;
•
výzva k podání nabídek;
•
oznámení o výsledku zadávacího řízení;
•
oznámení o uzavření smlouvy;
•
celé znění smlouvy nebo rámcové smlouvy, jejíž cena přesáhne 500.000 Kč. Tato smlouva musí být zveřejněna nejpozději do 15 dnů od jejího uzavření.
Článek 7 Realizace zakázky malého rozsahu – dispoziční oprávnění 1. Veřejné zakázky zadávané dle článku 4 odst. 2 se realizují formou objednávky, nebo uzavřením ústní či písemné smlouvy.
3
profil zadavatele ve smyslu § 17 písm. w) zákona strana 7 z 8
2. Veřejné zakázky zadávané dle čl. 4 odst. 3 se realizují formou objednávky nebo smlouvy, kterou připravuje, resp. uzavírá samostatně příspěvková organizace. 3. Přípravu smlouvy o plnění veřejné zakázky zadávané dle čl. 4. odst. 4 a odst. 5 zajišťuje příspěvková organizace. Smlouvu uzavírá příspěvková organizace na základě pověření radou města.
Článek 8 Závěrečná ustanovení 1. Rada města může v konkrétních případech rozhodnout o postupu odlišném od postupů stanovených tímto předpisem. 2. Není-li realizace veřejné zakázky financována výhradně prostředky příspěvkové organizace a stanoví-li podmínky poskytovatele finančních prostředků odlišného od příspěvkové organizace něco jiného než tento vnitřní předpis, použijí se podmínky tohoto poskytovatele. 3. Příspěvková organizace je povinna dokumentaci veřejné zakázky uchovávat po dobu stanovenou právními předpisy. Dokumentace nerealizovaných veřejných zakázek se uchovává po dobu 5 let. 4. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne 17.06.2014 usnesením č. R/457/2014 – 137. Rada města Dvůr Králové nad Labem. 5. Tímto předpisem se ruší vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 21/2012 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovými organizacemi města Dvůr Králové nad Labem. 6. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 01.07.2014. Zadávací řízení zahájená přede dnem nabytí účinnosti tohoto předpisu se dokončí podle dosavadních pravidel.
…………………………………………………
Mgr. Edita Vaňková starostka města
strana 8 z 8
