1
Praktijkwerkboek AKA
Handleiding voor de
praktijkopleider
De AKA-leerling De opleiding Arbeidsmarktgekwalificeerd assistent, kortweg AKA, is een opleiding voor een specifieke groep jongeren. Het gaat om jongeren die tot nu toe weinig succesvol zijn geweest op school en nog geen diploma hebben gehaald waarmee ze aan het werk kunnen. De opleiding AKA geeft hun een nieuwe kans om zich voor te bereiden op een plek op de arbeidsmarkt. De AKA-leerlingen leren meestal het best en het liefst door doen. Vandaar dat de beroepspraktijkvorming (BPV) een zeer belangrijk onderdeel is van hun opleiding.
De AKA-opleiding Bij andere (assistent)opleidingen van het mbo worden leerlingen opgeleid voor een beroep in een bepaalde branche of sector. AKA is, net als de andere assistent-opleidingen, een opleiding op niveau 1 van het mbo. Het gaat dus om eenvoudig werk. De AKAopleiding is echter breed opgezet, omdat het leren functioneren binnen een arbeidsorganisatie het belangrijkste doel is. Daarnaast is het de bedoeling dat de leerling ervaring opdoet met het werk binnen een bepaalde sector. Dat kan binnen één van de – brede – uitstroomrichtingen techniek, voedsel/leefomgeving, zorg/welzijn of economie/handel. De leerling die bij uw bedrijf binnenkomt met het Werkboek AKA Praktijk van ECABO heeft gekozen voor de uitstroom economie/handel.
2
Praktijkopdrachten AKA
Het kwalificatiedossier 2009-2010 De opleiding AKA bevat één kerntaak en vier werkprocessen. Het gaat om kerntaak 1: Assisteert bij eenvoudige uitvoerende werkzaamheden in een arbeidsorganisatie. De bijbehorende werkprocessen zijn: 1.1 Bereidt de werkzaamheden voor en verdeelt deze in stappen 1.2 Voert de werkzaamheden uit 1.3 Evalueert en bespreekt de uitvoering en het resultaat van zijn werkzaamheden 1.4 Rondt de werkzaamheden af De assistent werkt aan de hand van een opdracht van een ervaren collega. De collega geeft hierbij duidelijk aan wat er precies moet gebeuren en wanneer het klaar moet zijn. Het kunnen ook meerdere kleine opdrachten zijn, die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd. De assistent vraagt door als iets niet duidelijk is.
De competenties, prestatie-indicatoren en leerdoelen Het AKA-dossier geeft voor elk van de vier werkprocessen de competenties1 en prestatieindicatoren2. In het werkboek AKA zijn die prestatie-indicatoren vertaald naar leerdoelen voor de leerling. Het gaat om de volgende competenties en prestatie-indicatoren: Competentie: Instructies en procedures opvolgen Prestatie-indicatoren: De AKA (assistent) toont bereidheid om instructies en aanwijzingen van de leidinggevende/ ervaren collega op te volgen, zodat de werkzaamheden volgens regels en procedures worden voorbereid. De AKA werkt volgens instructies van de leidinggevende/ervaren collega ordelijk en volgt gedisciplineerd instructies, afspraken, planning en bedrijfs- en veiligheidsvoorschriften op om te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen.
1 Een competentie is het vermogen van een persoon om adequaat en doelgericht te handelen in een bepaalde context. 2 Een prestatie-indicator beschrijft hoe men kan ‘zien’ dat een beginnend beroepsbeoefenaar de competentie, waar nodig gebruik makend van vakkennis en vaardigheden, succesvol inzet om bij te dragen aan het gewenste resultaat van een werkproces.
Handleiding voor de praktijkopleider
Competentie: Materialen en middelen inzetten Prestatie-indicatoren: De AKA verzamelt op een voorgeschreven wijze materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, zodat met de materialen en middelen verantwoord wordt omgegaan en deze heel blijven. De AKA werkt met materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden, zodat de materialen en middelen niet stuk gaan, er zo min mogelijk wordt verspild, middelen gedurende de verwachte levensduur te gebruiken zijn en het werk veilig wordt uitgevoerd. Competentie: Omgaan met verandering en aanpassen Prestatie-indicator: De AKA accepteert dat werkzaamheden kunnen veranderen. Hij kan flexibel omgaan met wisselende of nieuwe werkomgevingen en/of wisselende of nieuwe opdrachten en richt zich op het uit te voeren werk, zodat hij zich in zo kort mogelijke tijd optimaal kan motiveren om de werkzaamheden voor te bereiden. Competentie: Plannen en organiseren Prestatie-indicator: De AKA plant op basis van instructies, afspraken en prioriteiten een logische volgorde voor zijn werkzaamheden, zodat duidelijk is wanneer hij welke werkzaamheden gaat uitvoeren. Competentie: Samenwerken en overleggen Prestatie-indicatoren: De AKA overlegt met de leidinggevende/ervaren collega over de te verrichten werkzaamheden en vraagt om verduidelijking of hulp wanneer hij de opdracht/instructie niet begrijpt, zodat hij weet wat hij moet gaan doen en hoe hij dit moet gaan doen. De AKA vraagt tijdig extra verduidelijking, tips en hulp van collega’s, zodat hij zijn werk volgens (bedrijfs-)procedures en in een vlot tempo kan uitvoeren. Daarnaast heeft hij inzicht in de werkzaamheden van collega’s en past hij zich daarop aan door hulp te bieden als hem dat gevraagd wordt, voor een goede samenwerking en een vlot verloop van de werkzaamheden. Competentie: Aandacht en begrip tonen Prestatie-indicator: De AKA schenkt aandacht aan anderen en doet moeite om anderen te begrijpen, zodat hij daarmee rekening kan houden in zijn werk en erop kan reageren, zijn werk op de juiste wijze kan uitvoeren en een goede verstandhouding met collega’s opbouwt.
3
4
Praktijkopdrachten AKA
Competentie: Met druk en tegenslag omgaan Prestatie-indicator: De AKA houdt het vertrouwen in eigen kunnen als (voor hem onbekende) opdrachten niet in één keer goed blijken uitgevoerd te zijn en vraagt bij opmerkingen/kritiek opnieuw naar de gewenste werkwijze, zodat hij in staat is om alsnog de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren. Competentie: Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Prestatie-indicator: De AKA helpt de klant (interne klant, externe klant, cliënt, opdrachtgever) zo veel mogelijk binnen zijn verantwoordelijkheid, zodat de klant volgens de eisen van de organisatie wordt geïnformeerd of doorverwezen. Competentie: Vakdeskundigheid toepassen Prestatie-indicator: De AKA gebruikt passende lichamelijke kracht, snelheid, precisie en coördinatie. Hij heeft uithoudingsvermogen en hanteert hierbij de passende methodiek en/of techniek, zodat de werkzaamheden voldoen aan de afspraken, voorschriften en eisen.
De AKA-leerling in uw bedrijf Tijdens de BPV in uw bedrijf kan uw AKA-stagiair kennismaken met het uitvoeren van administratief werk en zich daardoor een concreet beeld vormen van het werk dat hij kan gaan doen met het AKA-diploma. Ook komt hij beroepen tegen waar hij eventueel voor kan doorleren in een opleiding op niveau 2 van het mbo-economie. En hij ervaart wat zijn eigen talenten en beperkingen zijn bij het doen van verschillende administratieve werkzaamheden. Het gaat steeds om eenvoudige, routinematige administratieve werkzaamheden. De bedoeling is dat u de leerling werkzaamheden laat doen die voorhanden zijn in het bedrijf en die passen bij zijn mogelijkheden.
Wat vindt u in dit werkboek? In het Werkboek AKA Praktijk vindt u opdrachten die de AKA-stagiair kan doen, voor zover dit bij uw bedrijf of afdeling mogelijk is. De opdrachten zijn gerangschikt naar mogelijke werkplekken, bijvoorbeeld Receptie en Secretariaat, of gerangschikt naar soort werk, bijvoorbeeld Voorraadbeheer. Het kan zijn dat de stagiair op één plek opdrachten kan doen uit verschillende onderdelen, bijvoorbeeld ook opdrachten uit de onderdelen Archief en Dataverwerking terwijl hij op het secretariaat werkt. Daarom staan in de inhoudsopgave ook de titels van de opdrachten. Zo kunt u makkelijk de geschikte opdrachten vinden in de verschillende onderdelen.
Handleiding voor de praktijkopleider
Begeleiding • Intensief en in kleine stapjes
De AKA-stagiair heeft intensieve begeleiding nodig. Dan gaat het bijvoorbeeld om instructie in kleine stapjes, vaak feedback geven of het goed of niet goed gaat en zonodig bijsturing met nieuwe instructies. Over het algemeen hebben de AKA-leerlingen veel herhaling nodig voordat zij iets kunnen en vinden zij herhaling ook prettig. U kunt de leerling de opdrachten dan ook zo vaak laten herhalen als uitkomt in de situatie. Afhankelijk van hoe goed de stagiair presteert bij intensieve begeleiding, kunt u hem langzamerhand zelfstandiger de taak laten uitvoeren. Als bepaalde zaken lange tijd helemaal niet lukken, is het wellicht verstandig hem een andere taak te geven. • Een positieve benadering Een AKA-leerling heeft vaak weinig zelfvertrouwen, zeker als het om leren gaat. Daarom is het belangrijk dat hij regelmatig succes ervaart in zijn stage. Als de stagiair routine kan opbouwen in bepaalde werkzaamheden, zal hij uiteindelijk goed presteren. Dat is een positieve ervaring. Uw manier van feedback geven levert ook een bijdrage. Help de leerling zien wat hij goed doet en kan, en op welke punten hij vooruit is gegaan. Dat kan een stimulans zijn om ook te leren op punten die nog beter kunnen. • Niet laten zwemmen U kunt de leerling door een andere medewerker laten begeleiden, bijvoorbeeld een collega die het werk doet waarin de stagiair kan assisteren of meewerken. Informeer deze collega goed over het type leerling en zijn opleiding en over de manier van werken met dit werkboek.
Samenwerking met de school Nauw overleg met de school is van belang. De begeleider van school kent de leerling al als deze bij u binnenkomt en kan vertellen over zijn mogelijkheden en beperkingen. En ook over díe manier van leren die de meeste kans op succes geeft. Want elke individuele leerling is verschillend. Als de stagiair een aantal dagen in de week op het bedrijf is én een aantal dagen op school, zullen docenten op school proberen aan te sluiten bij wat de leerling heeft ervaren in de stage. Vaak zijn er voor de leerling mogelijkheden om aan de slag te gaan met leerstof en oefeningen die zijn functioneren in de stage ondersteunen. Daarvoor is terugkoppeling nodig van de ervaringen die de leerling opdoet tijdens zijn werk in uw bedrijf en ook van uw ervaringen met de leerling tijdens de stagedagen. Het komt erop aan dat u met de begeleider vanuit school afspreekt hoe die terugkoppeling plaats gaat vinden. Wat geeft de leerling door? Wat laat u de docenten weten? En op welke manier en hoe vaak geeft u dat door? In dit werkboek zijn de onderdelen Terugkijken en De praktijkopleider mede bedoeld voor de terugkoppeling naar school.
5
6
Praktijkopdrachten AKA
Opbouw van de onderdelen Binnen de onderdelen is geprobeerd de opdrachten in een logische volgorde aan te bieden en ze op te bouwen van zeer eenvoudig naar wat ingewikkelder. Zo begint een onderdeel soms met een opdracht waar het alleen om kennismaken gaat, zoals bij Receptie: Kennismaken met de receptie. De moeilijker opdrachten, in dit onderdeel: Inkomende telefoon doorverbinden en Bezoekers ontvangen, volgen later. U kunt per onderdeel of werkplek ook nog andere opdrachten aan de stagiair geven. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die zich voordoen waarin een leerling kan meewerken of waarin hij een specifieke taak kan krijgen.
Opbouw van de opdrachten De opdrachten hebben een zekere structuur: van zeer eenvoudig naar wat moeilijker. Een voorbeeld: Een e-mail versturen begint met het versturen van een eenvoudige e-mail. De leerling krijgt uiteindelijk de opdracht mappen aan te maken om e-mails in te archiveren. Maar een leerling hoeft niet per se alles te doen. U bepaalt hoever de leerling gaat, afhankelijk van wat u ziet dat hij kan en van wat verantwoord is in uw bedrijf. In de meeste opdrachten is het mogelijk de leerling geleidelijk aan zelfstandiger te laten werken. Of een taak te laten uitvoeren die geleidelijk aan ingewikkelder wordt. Een voorbeeld: bij Mutaties doorvoeren, van het onderdeel Dataverwerking laat u de leerling in het begin mutaties doorvoeren waarbij hij steeds gegevens in hetzelfde veld moet wijzigen. Later geeft u de leerling gegevens waarbij hij de mutaties in verschillende velden moet doorvoeren.
Leren van vaardigheden voor beroep en daarbuiten In de AKA-opleiding gaat het naast het leren van beroepsvaardigheden voor de arbeidsmarkt, ook om het uitbreiden en bijhouden van algemene vaardigheden, vooral wat betreft de Nederlandse taal en het rekenen. De leerstof heeft de stagiair meestal wel gehad, maar het niveau van beheersing laat vaak te wensen over. Bepaalde opdrachten besteden specifieke aandacht aan rekenen. Een voorbeeld: In het onderdeel Voorraadbeheer moet de leerling de totale kosten van een bestelling of levering geven. Hetzelfde geldt voor het gebruik van taal. Regelmatig wordt in de opdrachten gevraagd een antwoord op te schrijven. U kunt de leerling stimuleren inderdaad iets op te schrijven op de stippellijnen. Door dit iedere dag te doen, oefent de leerling zijn schrijfvaardigheid.
Handleiding voor de praktijkopleider
Leren van de ervaring met het werk De AKA-leerling houdt over het algemeen meer van doen dan van (op school) leren. Maar ook leren-door-doen gaat niet automatisch. Daarom geeft het werkboek hiervoor enige hulpmiddelen. Vóór de leerling met een onderdeel begint: Aan het begin van alle onderdelen staat een lijst met leerdoelen waar het in de opleiding om gaat. Daarvan zijn de leerdoelen gemarkeerd die in elk geval nodig zijn voor het uitvoeren van het betreffende onderdeel. Door deze leerdoelen te blijven herhalen, leert de leerling welk gedrag bij bepaalde leerdoelen hoort. Tegelijkertijd krijgt hij een beeld van hoe hij op dat punt functioneert en kan hij bewust proberen zijn functioneren te verbeteren. Bij het uitvoeren van elke opdracht: Aan het eind van elke opdracht moet de leerling terugkijken en schriftelijk antwoord geven op de vragen: Wat ging goed? En wat kan beter?1 Voert een leerling meerdere keren dezelfde opdracht uit, dan kan hij deze vragen later nog eens beantwoorden en nagaan wat hij ondertussen heeft bijgeleerd. Aan het eind van een onderdeel, als hij alle opdrachten heeft uitgevoerd die voor hem mogelijk zijn op een bepaalde werkplek, vult hij de bladen Woordenlijst en Terugkijken in. Bij Terugkijken moet de leerling met een beetje afstand naar zichzelf kijken en nagaan hoe hij het over een langere periode, bij het uitvoeren van een aantal verschillende werkzaamheden, heeft gedaan. Hij leert allerlei voorvallen en gedragingen van zichzelf plaatsen onder termen als ‘samenwerken en overleggen’ en ‘instructies en procedures opvolgen’. Ook ontdekt hij misschien dat bepaalde goede en sterke kanten van hem in meerdere situaties, bij verschillende mensen of taken naar voren komen. Het is voor elk mens moeilijk om eerlijk naar zichzelf te kijken. Ook ziet hij soms dingen niet, die iemand anders, of iemand die er van buitenaf naar kijkt, wel ziet. Daarom is het belangrijk dat u, nadat de stagiair eerst zelf deze lijst heeft gescoord, feedback geeft over dezelfde punten. Een gesprek hierover komt het beste op gang, als u eerst de stagiair vraagt waar hij aan dacht, toen hij zichzelf scoorde bij een bepaald leerdoel. Dan kunt u aanvullende, concrete voorbeelden geven van de werkresultaten of het gedrag van de stagiair die bij datzelfde leerdoel horen. En misschien ook het oordeel dat u daaraan verbindt. Laat het aan de leerling over om eventueel een score in de lijst te veranderen.
1 Bij het beoordelen van het gedrag van de AKA-leerling kiezen wij een positieve insteek. Dus wat niet zo goed gaat, beschouwen we als een punt dat beter kan, in plaats van te zeggen: dat ging slecht. Meestal is dit een prettige benadering, vooral bij een leerling die veel negatieve ervaringen achter de rug heeft, of een zogenoemd laag zelfbeeld heeft. U kunt proberen om als begeleider ook op deze manier uw oordeel te geven over de prestaties en het functioneren van de stagiair.
7
8
Praktijkopdrachten AKA
Ten slotte kunt u, eerst mondeling aan de leerling en daarna schriftelijk op het blad De praktijkopleider, nog aanvullende opmerkingen maken. Wat u opschrijft, heeft vooral als doel dat de leerling en uzelf het later nog eens terug kunnen lezen en dat de begeleidende docent van school het ook kan lezen. Rekenen omdat het nodig is Als u daar aardigheid in heeft, of de stagiair heeft een speciale leervraag op dit gebied, dan kunt u allerlei mogelijkheden voor toegepast rekenen gebruiken die zich voordoen in het werk. U kunt bijvoorbeeld de stagiair vragen om steeds de kosten van de bestellingen die hij verzorgt, te berekenen. Ook bij het onderdeel Dataverwerking kunt u de stagiair misschien laten werken met getallen en/of laten rekenen met geld. Extra opdrachten op het gebied van rekenen kunnen dienen om schoolkennis bij te spijkeren waar een stagiair zwak in is. Maar extra opdrachten kunnen ook dienen om de stagiair te laten zien wat hij juist goed kan. Voor leerlingen die in de toekomst graag iets financieels of commercieels willen doen, is het belangrijk om zich bewust te worden van de capaciteiten die zij hebben, of juist missen, op dit gebied. In het onderdeel Dataverwerking staat als laatste opdracht: Facturen inboeken. Aan de hand van deze opdracht kan de leerling kennismaken met werken in de financiële administratie. In de AKA-opleiding wordt niet geëist dat de leerling weet hoe de boekhouding werkt, of dat hij boekhoudkundige termen kent. Deze opdacht is toch in het werkboek opgenomen, omdat het voor sommige leerlingen interessant is te zien hoe de financiële administratie werkt. Dat kan uiteraard alleen als hun leerbedrijf daarvoor de mogelijkheid biedt. Functioneel taalgebruik U kunt uw stagiair ook stimuleren om zijn Nederlands nog wat vaker te oefenen, bijvoorbeeld voor het maken van notities als u hem iets uitlegt. Om de woordenschat van de stagiair uit te breiden, zit bij ieder onderdeel een lijst met moeilijke woorden/vaktermen, waarvan hij de betekenis in eigen woorden moet opschrijven. Dit is overigens niét bedoeld als oefening in gebruik van het woordenboek. We gaan ervan uit dat de leerling in de communicatie op de werkvloer het woord vaak genoeg is tegengekomen om een idee te hebben van de betekenis. Het gaat er nu om te bedenken hoe hij zelf die betekenis onder woorden kan brengen. (Hoe zou je het uitleggen als een nieuwe stagiair jou vroeg wat … is?) Misschien ontdekt u dat de stagiair juist sterk is op het gebied van taal. Een reden voor een compliment! En u kunt zorgen dat hij dat sterke punt kan gebruiken en verder ontwikkelen in zijn werkzaamheden. Voor leerlingen die de ambitie hebben om secretaresse te worden, is het extra belangrijk dat zij de kans krijgen te ontdekken wat zij op het gebied van taal kunnen en waar hun grenzen liggen. In het onderdeel Secretariaat gaan we ervan uit dat de leerling zelf geen teksten hoeft te maken, maar werkt met – gegeven – conceptbrieven en standaardmailingen. Maar u kunt de stagiair ook een keer de opdracht geven om zelf de tekst van een (intern) mailbericht te maken. Ook een opdracht als het maken van telefoonnotities bij het aannemen van de telefoon, is geschikt om het taalgebruik zichtbaar te maken en te ontwikkelen.
