Praktijkcase Migratie van Livelink naar Sharepoint
Copyright Open Docs bv
Agenda • • • •
Introductie FrieslandCampina Toelichting FrieslandCampina Intranet Migratie Open Docs
2
Klantcase Migratie Livelink bij FrieslandCampina
3
Introductie FrieslandCampina
4
Toelichting FrieslandCampina intranet • ‘Vaste’ basisstructuur van 3 niveaus – Stabiel door disciplinebenadering – Vrijheid/verantwoording in de organisatie op lagere niveaus – Geen (minimaliseren) folderstructuren • Corporate Identity Guidelines • Governance
5
Migratie - Aanleiding • Fusie FrieslandFoods en Campina • Compliancy • Collaboration platform strategie: ‘any place, any time, any device’ • Drie platformen: Livelink 9.5, Livelink 9.7.1 en SharePoint 2007 • “SAP/Microsoft tenzij”- beleid • Ex FrieslandFoods Livelink migratie afgerond
6
Migratie - Fasering Startup
Communicatie en change management
Kwaliteitscontrole en management
Analyse
Ontwerp
Implementatie
Nazorg
• Globale planning • Globaal plan van aanpak
• ‘Technische’ analyses per deelgebied • Gesprekken met content owners • Detail planning
• Ontwerp portals/structuur/taxonomy • Ontwerp specifieke toepassingen
• Opzetten structuur • Document transfer • Testen
• Issues • Overdracht aan beheer • Toepassen spelregels
7
Migratie – Startup Startup
Analyse
• Communicatie • Bepaal globale planning • Bepaal globale project aanpak
Ontwerp
Implementatie
Nazorg
8
Migratie – Analyse Startup
Analyse
Ontwerp
• Communicatie • Creëer ‘technische’ analyses van content en vertical applications • Bepaal content owners • Bespreek analyses met content owner • Bespreek plan van aanpak met content owner • Bepaal planning • Sterke betrokkenheid business user (kost tijd)
Implementatie
Nazorg
9
Migratie - Ontwerp Startup
Analyse
• • • • •
Communicatie Oude structuur en content koppelen aan nieuwe mapping Design schrijven voor portal/structuur/taxonomy Designs schrijven voor specifieke toepassingen en workflows Start training key users
Ontwerp
Implementatie
Nazorg
10
Migratie - Implementatie Startup
Analyse
Ontwerp
Implementatie
• Communicatie • Structuur opzetten in SharePoint, gebaseerd op stabiele basisstructuur en het minimaliseren van folderstructuren • Document transfer uitvoeren • Workflows en applicaties maken • Training eindgebruikers • Quick Reference Card • Testen • Go live
Nazorg
11
Migratie - Screenshots
12
Migratie - Quick Reference Card
13
Migratie - Nazorg Startup
Analyse
• • • • •
Communicatie Kleine wijzigingen aanbrengen Issues Overdragen aan beheer Spelregels toepassen/toetsen in de praktijk
Ontwerp
Implementatie
Nazorg
14
Business Uitdagingen • De juiste content owner/verantwoordelijken vinden • Bewustzijn creëren: Business in de ‘driver seat’ • Soms is grote tijdinvestering vanuit Business vereist (training, etc.) • Discussies over content structuur, taxonomy. Deze zijn corporate vastgelegd tot op een bepaald niveau • Specifieke applicaties: – Workflow – Custom modules – Voorbeeld: Internal Control Audit tool gemaakt door de (Offshore) ontwikkelaars van Open Docs.
15
Technische uitdagingen • Oplossingen bedacht voor: – Links in documenten – Elektronische handtekeningen (21 CFR Part 11) – Lange folder/file namen; diepe structuren – Search
16
Lessons learned • • • •
Verbeteringen aanbrengen in tooling Communiceren doe je nooit genoeg Plaats de business in de ‘driver seat’ Sub-projecten starten voor grotere content stukken of specifieke applicaties.
80%
20% 17
Tooling - Keuze • Standaard tooling (Tzunami, Syntergy, etc.) valt af vanwege: – Prijs – Geen Audit migratie of als maatwerk • Custom Livelink module creëert export en export file • Onze import tool importeert deze documenten inclusief metadata en versies • Custom applicatie voor audit trails • K2 blackpoint voor workflow
18
Tooling - Process
1 2
3
Export bestanden, metadata & structuur
Import bestanden, metadata & structuur
AUDIT logs
19
Tooling - Screenshots
20
Tooling - Screenshots
21
Tooling - Screenshots
22
Kosten - overzicht Kosten verdeling
Uren (intern) Uren (consultancy)
Uren (communicatie) Tools
23
Afronding klantcase • Samenvatting: – Migratieproces – Tooling – Lessons learned – Uitdaging
24
Open Docs – Visie op Transparant Samenwerken •
Groei van de winst en succes bij organisaties worden al lang niet meer alleen bepaald door goede producten, een slimme verkoopbenadering en een concurrerende prijs. Het excellent uitvoeren van de interne processen bepaalt het succes van het bedrijf.
•
Echte voordelen zijn te behalen met samenwerking in de hele waardeketen; in de afstemming van het productontwerp, een betere informatievoorziening, een transparante planning van de keten, het toepassen van RFID, papierloze processen en het gebruiken van point-of-sale data.
•
Juist nu zijn doorbraken in bedrijfsvoering mogelijk: – de maatschappij verlangt digitalisering en transparantie, zowel zakelijk als prive; – de ICT sector biedt nu concepten en middelen die dit mogelijk maken.
25
Ingrediënten voor succes
Branchekennis
ECM expertise
Sharepoint Livelink Google
Klantspecifieke oplossingen door Open Docs
26
Missie Open Docs “ Wij helpen organisaties om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren en samenwerking te verbeteren door inzet van ECM ”
•
Uitgangspunt is “toegevoegde waarde” – wij kennen uw branche – wij komen snel tot tastbare, duurzame resultaten
•
Haal rendement uit informatie – Waar is informatie de bottleneck? – Hoe kan informatie tot verbeteringen en besparingen leiden? – Hoe komen we daar?
•
Onze kracht: tastbare resultaten die aansluiten op uw strategie
27
