2007 Handleiding Hagru Scipio 2007
Copyright © 2007 – Hagru BV
2007 Scipio is een state of the art software pakket voor het volledige beheer van de ledenadministratie en de bijdrageadministratie. De voornaamste taak bestaat uit het registreren van de ledengegevens zowel de burgerlijke als de kerkelijke gegevens waarna deze gegevens op diverse manieren kunnen worden bewerkt en geïnterpreteerd.
Wij wensen u veel succes en plezier met het gebruik.
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 1.1 - Inleiding menustructuur Hoofdstuk 2 2.1 – Menu Hoofdstuk 3 3.1 – 3.2 – 3.3 – 3.4 – 3.5 – 3.6 –
Ledengegevens Attentielijst Afspraken overzicht Integriteitcontrole Repareren ledengegevens Reorganisatie ledengegevens
Hoofdstuk 4 4.1 – Ledenselectie 4.2 – Ledengegevens - overzichten Hoofdstuk 5 5.1 – Fondsadministratie 5.2 – Fondsadministratie – overzichten Hoofdstuk 6 6.1 – Data koppeling Hoofdstuk 7 7.1 – Formulieren Hoofdstuk 8 8.1 – Rapportage editor Appendix A – Veel gestelde vragen Appendix B – Een samenvoegdocument maken met Microsoft Word
Hoofdstuk 1.1
Inleiding menustructuur
Er wordt in de handleiding een totaal beeld gegeven van de gehele programmatuur. Het kan daarom zijn dat er op uw hoofdmenu een aantal opties missen. Dit komt doordat u voor deze onderdelen geen geldige licentie heeft (niet heeft aangeschaft) of omdat u niet ingelogd bent als de programmabeheerder. Allereerst ziet u een aantal pictogrammen waarmee u met een enkele muisklik snel bepaalde programma’s kunt starten:
Onderhoud ledengegevens Agenda
Invoeren betaling Overzicht ontvangsten
Overzicht toezeggingen Invoeren toezeggingen Selectiescherm Veiligstellen van bestanden
Boven deze pictogrammen staan nog een aantal menuopties, door middel van een simpele muisklik kunt u de verschillende modules van Scipio starten. Alles wat met de module Leden van doen heeft vindt u bijvoorbeeld onder ‘Leden’. Verderop in deze handleiding wordt er per menu-onderdeel stil gestaan bij de diverse onderdelen in het menu.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Hier vindt u een overzicht van de gehele menu structuur van het onderdeel ‘Beheer’. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder.
De bovenstaande onderdelen zullen in de komende paragrafen behandeld worden.
Toegangsbeheer Het toegangsbeheer stelt u in de gelegenheid met meerdere personen in uw administratie te werken waarbij bepaalde personen verschillende rechten binnen het programma kunnen hebben.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
U kunt hier personen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Let op: De ingelogde persoon kunt u niet verwijderen! Tevens kunt u hier een wachtwoord op de database zetten. Dit voorkomt toegang tot de database vanuit programma’s zoals Microsoft Access. Het is echter niet aan te raden dit te gebruiken tenzij er echt sprake kan zijn van inbreuk op de gegevens door derden. Daarnaast kunt u hier de gehele database ‘schoon’ maken, dit betekent dat alle informatie uit de database wordt verwijderd. Programma instellingen Het doel van de programma instellingen is om de manier waarop u met Scipio werkt zo aangenaam mogelijk te maken; U kunt hier een groot aantal opties naar uw persoonlijke voorkeur instellen.
Het bovenste gedeelte van het scherm bevat alle basisgegevens van uw gemeente. Deze kunt u gewoon invullen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Aan de linkerkant van het scherm kunt u een onderwerp kiezen welke u wilt aanpassen, waarna u in het rechterdeel van het scherm de nodige aanpassingen kunt maken. Alle onderwerpen worden hier verder besproken.
Algemeen €
Kerknummer Geef hier uw kerknummer in.
€
KASKI nummer Geef hier uw kaskinummer in.
€
Standaard woonplaats Geef hier uw woonplaats in, dit maakt het invoeren van nieuwe postcodegegevens sneller.
€
Roepnaam afdrukken t/m een leeftijd van … Geef hier de leeftijd in tot en met u de eventueel aanwezige roepnaam afgedrukt wilt hebben.
€
Automatisch controleren of er een update beschikbaar is. Wanneer u deze optie aanvinkt dan zal Scipio controleren en aangeven wanneer een update beschikbaar is.
€
Herinneringen laten zien bij opstarten (mits aanwezig). Wanneer u deze optie aanvinkt dan zal Scipio u waarschuwen over zaken als het maken van een backup etc.
€
Taakbalk laten zien bij opstarten. Indien u deze optie aanvinkt zal bij het opstarten de taakbalk voor generieke taken verschijnen aan de rechterkant van het scherm.
€
Attentielijst laten zien bij opstarten. Indien u deze optie aanvinkt zal bij het opstarten de attentielijst verschijnen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
Database automatisch comprimeren voor het opstarten Indien u deze optie aanvinkt zal bij Scipio elke keer dat u het programma opstart de eventueel aanwezige ‘lucht’ uit uw database halen.
€
Bevestiging vragen als het programma verlaten wordt. Wanneer u deze optie aanvinkt dan zal Scipio u om een bevestiging vragen of u daadwerkelijk het programma wilt verlaten.
Algemeen – Kleurgebruik €
Kleur van de gewijzigde datagegevens Dit is de kleur die wordt weergegeven van velden die u gemuteerd heeft.
€
Kleur van onjuiste/incomplete data Dit is de kleur die wordt weergegeven in het ledenscherm bij een verkeerd ingegeven veld. Dit ziet u uiteraard alleen als u de controle van de datagegevens heeft ingeschakeld. Meer informatie over datacontrole vindt u verderop in dit hoofdstuk.
Algemeen – Kleurgebruik – (vervolg) €
Pictogram bij onjuiste/incomplete data Dit is het pictogram dat wordt weergegeven in het ledenscherm bij een verkeerd ingegeven veld. Dit ziet u uiteraard alleen als u de controle van de datagegevens heeft ingeschakeld. Meer informatie over datacontrole vindt u verderop in dit hoofdstuk.
€
Kleuren bij overzicht. Dit zijn de kleuren die worden weergegeven in een overzicht.
€
Kleur van het onderwerp bij een afspraak Dit is de kleur die in de agenda wordt weergegeven bij een afspraak
€
Kleur van de huidige dag Dit is de kleur die in de agenda wordt weergegeven bij vandaag
Algemeen – Administrateur Geef hier de gegevens van de administrateur in. Printer Hier kunt u de gegevens voor uw printer instellen €
Maximaal aantal pagina’s op afdrukvoorbeeld. Elk afdrukvoorbeeld wat u maakt gebruikt geheugen van uw PC. Indien u problemen ondervindt met de standaardwaarde van 40 dan kunt u dit hier wijzigen.
Hoofdstuk 2.1 €
Menu - Beheer
Document omschrijving bij afdrukken lijst zelf instellen. Indien u deze optie aanvinkt kunt u bij het afdrukken van een lijst zelf de omschrijving instellen.
Printer – Barcode U heeft de mogelijkheid om op uw kerkbalans formulieren en op uw eigen gemaakte overzichten in de rapportage editor een barcode te gebruiken. Deze kunt inlezen met behulp van een barcodelezer. Printer – KIX Code De KIX (KlantIndeX) van TPG Post is een compacte representatie van het bestemmingsadres. Indien u beschikt over het font van de KIX code, dan kunt u deze hier aanvinken waarna Scipio deze tevens zal afdrukken. U kunt dit font gratis downloaden van de website van TPG Post. Tevens staat het fonds op de CD. Printer – Arcering Voor het verbeteren van de leesbaarheid van overzichten kunt u gebruik maken van arceringen. Daarnaast kunt u aangeven hoe ‘sterk’ deze arcering moet zijn. Printer – Etiketten Hier kunt u de etiket instellingen aangeven. Wanneer u dat wilt kunt u tevens aangeven of u een eventuele aanhef voor de naam wilt afdrukken. Onderhoud leden €
Standaard netnummer Geef hier uw netnummer in, dit versnelt het correct ingeven van de telefoonnummers bij de ledengegevens.
€
Standaard gezindte Geef hier de standaard gezindte in die mensen van uw kerk hebben, dit versnelt het ingeven van de ledengegevens.
€
Standaard zoeksleutel keuze Geef hier de standaard zoeksleutel die u wilt gebruiken als u naar leden gaat zoeken.
€
Volgorde van bladeren Als u gebruik maakt van de bladerfunctie kunt u hier aangeven op welke volgorde de ledengegevens worden doorlopen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
PE familie nr. is wijzigbaar bij toevoegen Als u zelf de controle wilt hebben over de toekenning van PE familie nummers kunt u deze optie aanvinken. U kunt vervolgens bij het toevoegen van personen zelf het nummer ingeven.
€
PE familie nr. laten beginnen vanaf Als u zelf de controle wilt hebben over de toekenning van PE familie nummers kunt u deze optie aanvinken en aangeven vanaf welk PE familie nummer de ledengegevens zullen worden bijgehouden.
€
Reg. nr. laten beginnen vanaf Als u zelf de controle wilt hebben over de toekenning van de registratie nummers kunt u deze optie aanvinken en aangeven vanaf welk registratie nummer de ledengegevens zullen worden bijgehouden.
€
Type kerk Selecteer hier uw type kerk.
€
Modaliteit zichtbaar bij ledengegevens. Vink deze optie aan als u wilt dat de modaliteit zichtbaar moet worden bij de ledengegevens.
Onderhoud leden - Denominaties Hier kunt u aangeven welke kerkelijke gezindte’s ook daadwerkelijk leden zijn van uw gemeente. Dit bevordert de controle voor de kerkelijke staat. Onderhoud leden - Instellingen-1 €
Partnergegevens genereren U kunt op 3 manieren de partnergegevens laten bepalen: 1. ‘Partnergegevens altijd genereren’ Wanneer u deze optie kiest zal Scipio bij het ingeven van personen, volkomen automatisch, de partnernaam invullen bij de personen die met elkaar een samenlevingsverbinding hebben. 2. ‘Partnergegevens alleen genereren indien deze niet gevuld zijn’ Kies voor deze optie als u zelf de partnergegevens wilt ingeven. Scipio zal alleen bij niet ingevulde partnergegevens dit voor u doen. 3. ‘Partnergegevens nooit automatisch genereren’ Kies voor deze optie wanneer u altijd zelf de partnergegevens wilt invoeren.
€
Gezinssamenstelling tonen Wanneer u deze optie aanvinkt zal elke keer als u het onderhoud van de ledengegevens benadert de gezinssamenstelling verschijnen. Let op: dit is alleen mogelijk bij beeldscherm resoluties die groter zijn ingesteld dan 800 bij 600 pixels. (bijvoorbeeld 1024 bij 786)
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
Voornaam gebruiken als de roepnaam mist Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio bij het afdrukken van een roepnaam overgaan op de voornaam als de roepnaam mist.
€
Naamgegevens direct tonen bij toevoegen lid Wanneer u deze optie aanvinkt en u voegt een nieuw lid toe dan zal Scipio meteen het scherm voor de naamgegevens tonen.
€
Automatische roepnaam bepaling Wanneer u deze optie aanvinkt en u wijzigt de naamgegevens van een persoon dan zal Scipio de roepnaam bepalen op de eerste voornaam, behalve als er reeds een roepnaam aanwezig is uiteraard.
€
Voorletters zijn handmatig aan te passen Wanneer u deze optie aanvinkt heeft u de mogelijkheid om zelf de voorletters van personen te bepalen. Normaal gesproken wordt dit afhankelijk van de voornamen bepaald.
€
Mutaties op ledengegevens bijhouden Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio de mutaties bijhouden zodat u deze later kunt bekijken en/of herstellen.
Onderhoud leden - Instellingen-1 – (vervolg) €
Fondsgegevens zijn op te vragen bij ledengegevens (U ziet deze optie alleen als u deze module ook daadwerkelijk heeft) Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u rechtstreeks vanuit het onderhoud van de ledengegevens bij een lid de fondsgegevens van deze persoon opvragen.
Onderhoud leden - Instellingen-2 €
Automatische wijk/sectie bepaling. Wanneer u de wijkgegevens en de sectiegegevens met de geografische indeling heeft ingegeven kan het programma bij adreswijzigingen automatisch de wijk en de sectie bepalen. Voorbeeld: Wijk: Noord Sectie:1 Postcode: 1234 AX
Straatnaam: Vanaf: Teststraat 5
T/m: 10
Mits aangevinkt, zal het programma bij het ingeven van een adres met postcode 1234 AX en huisnr. 7 deze persoon automatisch in wijk ‘Noord’ met sectie ‘1’ plaatsen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
Bij adreswijziging, wijkgegevens leegmaken. Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio bij een adreswijziging de wijkgegevens leegmaken. Indien u automatische wijk/sectie bepaling aan heeft staan zal de wijk toch automatisch gevuld worden indien dit aan de hand van de postcode/sectieindeling mogelijk is.
€
Bij adreswijziging, oude adres in notitie plaatsen Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio bij een adreswijziging het oude adres in het notitieveld van deze persoon plaatsen.
€
Voorkeurwijk prevaleert boven wijk bij overzichten. Indien u deze optie heeft aangevinkt zal het programma mensen die in een voorkeurswijk zitten prevaleren bij overzichten boven de normale wijk. Voorbeeld: Persoon A heeft de volgende gegevens: Wijk : Noord Voorkeurwijk : Zuid Er wordt een statistiek gemaakt over wijk ‘Zuid. Omdat persoon A in voorkeurwijk ‘Zuid’ zit en deze optie staat aangevinkt dan zal persoon A worden meegenomen in deze statistiek. Let op: Wordt er een overzicht gemaakt van wijk ‘Noord’ dan valt deze persoon daar dus niet binnen.
€
Bij een echtscheiding de partnergegevens verwijderen Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio bij een echtscheiding de partnergegevens bij de gehuwde personen verwijderen. (In het notitieveld komt automatisch de naam en het registratienummer van de vroegere partner)
Onderhoud leden - Controle €
De persoonsgegevens controleren, maar: Wanneer u deze optie aanvinkt zal Scipio actief met u ‘meedenken’ terwijl u uw ledengegevens bewerkt. U wordt er dan bijvoorbeeld op attent gemaakt dat er een geboortedatum mist of dat de gezinssamenhang incorrect is.
€
Vrouw als gezinshoofd toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan wordt de vrouw als gezinshoofd in uw administratie geaccepteerd en niet als fout aangemerkt.
€
Verschillende adressen binnen een gezin toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden meerdere adressen per PE familie geaccepteerd en niet als fout aangemerkt.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
Personen zonder wijk toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen zonder wijkgegevens geaccepteerd en niet als fout aangemerkt.
€
Wijk mag gelijk zijn aan de voorkeurwijk Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die in een bepaalde wijk wonen en dezelfde voorkeurwijk hebben niet als fout aangemerkt.
€
Personen met verkeerde data toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die onmogelijke data gegevens hebben niet als fout aangemerkt. Voorbeeld: Geboorte datum Doopdatum
: 15 januari 1960 : 1 december 1959
€
Sacramentdata op elke dag van de week toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die niet op een zon- of feestdag gedoopt of belijdenis gedaan hebben geaccepteerd en niet als fout aangemerkt.
€
Kerkelijke staat is niet afhankelijk van de denominaties Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan worden personen die bij een andere kerkgenootschap de doop of belijdenis hebben ontvangen en toch bijv. belijdend lid van uw kerkgenootschap zijn niet als fout aangemerkt.
€
Alleen nederlandse postcode’s toestaan. Wanneer u gekozen heeft voor de controle van de datagegevens en u heeft deze optie aangevinkt dan kunt u alleen nederlandse postcode’s ingeven.
€
Banknummer moet, mits ingegeven, correct zijn. Indien u deze optie uitschakelt vindt er geen controle plaats op het banknummer. Let op: Dit is niet aan te raden! Indien u in bezit bent van de ClieOp 03 module is deze optie niet uit te schakelen.
Onderhoud leden - Kerkregister Wanneer u beschikt over het Hagru kerkregister kunt u hier selecteren of u gebruik hiervan wilt maken en de koppeling met het kerkregister maken.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Onderhoud leden - Attentielijst Elke keer wanneer u Scipio start kunt u de attentielijst laten zien. U kunt dit instellen in het onderdeel ‘Algemeen’. Hier kunt u aangeven welke informatie u wilt zien. Onderhoud leden - Aanhef Hier kunt u de te gebruiken aanhef zelf instellen. Onderhoud leden - Verjaardagsfonds Hier kunt u de leeftijdscategoriën en wijken instellen voor het verjaardagsfonds. Gescheiden verwerking €
Verspreidingsmogelijkheid. Indien u beschikt over de module gescheiden verwerking selecteert u hier uw verspreidingsmogelijkheid.
€
Het wijzigen van een eigenveld veroorzaakt geen mutatie. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft zal Scipio wanneer u een wijziging maakt van een eigenveld dit neit als mutatie zien.
Landelijke Ledenregistratie €
Deze computer communiceert met de LLR. Wanneer u beschikt over de module communicatie met de LLR dient u deze optie aan te vinken zodat Scipio weet dat u met de LLR communiceert.
€
Registratie zelfstandige personen. Wanneer u bij de LLR mutaties binnenhaalt zullen zelfstandige personen automatisch op gezinshoofd gezet worden. Wilt u dit niet, dan dient u één van de opties aan te vinken. Ik maak zelf handmatig verbinding met de LLR. Wanneer u niet via internet verbinding wilt maken met de LLR dient u deze optie aan te vinken. U geeft hiermee aan dat u handmatig verbinding met de LLR wilt maken.
€
Fondsadministratie €
Gebruik als huidig fondsjaar Geef hier het huidige fondsjaar in. U dient dit zelf te wijzigen bij een jaarwisseling. U wordt hier echter wel op geattendeerd mits u de ‘Herinneringen laten zien bij opstarten (mits aanwezig).’ heeft aangevinkt.
€
Standaard zoeksleutel keuze Geef hier de standaard zoeksleutel die u wilt gebruiken als u naar leden gaat zoeken vanuit de bijdrageadministratie.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
€
Volgorde van bladeren (toezeggingen) Wanneer u gebruik maakt van de bladerfunctie kunt u hier aangeven op welke volgorde de ledengegevens worden doorlopen.
€
Volgorde van bladeren (ontvangsten) Wanneer u gebruik maakt van de bladerfunctie kunt u hier aangeven op welke volgorde de ledengegevens worden doorlopen.
€
Standaard omschrijving Dit is de omschrijving die bij de zogenaamde 0-toezegging komt te staan wanneer u een betaling heeft geboekt op een fonds waarop deze persoon geen toezegging had.
€
Automatisch bedrag en periode bij betaling bepalen. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft zal Scipio het meest waarschijnlijke bedrag en periode voor u bepalen, u kunt deze uiteraard altijd wijzigen.
Fondsadministratie – Instellingen-1 €
Snelinvoeren toezeggingen – Minimum leeftijd Hier kunt u de minimum leeftijd aangeven.
€
Bij het opstarten van invoeren toezeggingen, de cursor plaatsen bij: Hier kunt u kiezen waar u de cursor wilt hebben wanneer u dit onderdeel opstart.
€
Bij het invoeren van de toezeggingen, de termijnen: Hier kunt u kiezen op welke wijze u de termijnen weergegeven wilt hebben.
€
Weergave van de betaalwijze: Hier kunt u kiezen waar u de betaalwijze weergegeven wilt hebben.
€
Standaard fonds laden: Wanneer u een standaard fonds wilt weergeven in alle schermen van Scipio dan kunt u deze hier selecteren.
€
Toezegging vorig jaar weergeven bij het invoeren. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft, zal bij het invoeren van de toezeggingen de toezegging van het vorige jaar tevens weergegeven worden.
€
Commentaar van toezegging verwijderen bij wijzigen toezegging. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft, zal bij het wijzigen van een toezegging het eerder ingegeven commentaar automatisch verwijderd worden.
€
Bij overlijden persoon, vragen om actie m.b.t. fondsen. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft, zal bij het overlijden van een persoon die een toezegging heeft gedaan u de vraag worden gesteld of de toezegging bij de echtgenoot/partner geplaatst kan worden.
Hoofdstuk 2.1 €
Menu - Beheer
Bij overname toezegging waarschuw bij afw. termijnverdeling. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft, zal bij het overnemen van een toezegging waarbij een afwijkende termijnverdeling is een waarschuwing gegeven worden voor de afwijking.
Fondsadministratie – Fin. administratie Met een koppeling naar Cashflow kunt u de ontvangen bedragen binnen Scipio op door u te bepalen tijdstippen exporteren naar de administrateur. Indien u hiervan gebruik wilt maken vult u hier het dagboeknummer en de grootboeknummer in. Statistiek Geef hier de leeftijdsgrenzen aan voor de statistieken die u wilt maken. ClieOp 03 €
Minimum bedrag voor incasso. Hier geeft u het minimale bedrag in waarvoor een incasso gemaakt mag worden.
€
Sortering printverslag ClieOp 03. Hier kunt u aangeven op welke sorteerwijze het printverslag moet worden afgedrukt.
Acceptgiro’s €
Soort acceptgiro Geef hier aan welke type acceptgiro u gebruikt. U kunt hier kiezen uit: Smalle souche, Brede souche of Acceptgiro onder brief.
€
Termijnbedrag op de acceptgiro U hebt hier de keuze uit 3 methoden: A.) Openstaand saldo / te betalen termijnen B.) Termijnbedrag plus bedrag openstaande termijnen tot dan toe. C.) Termijnbedrag niet berekenen. Toelichting: Dhr. J. Pietersen zegt 1200,- toe, te betalen in 12 termijnen. Het termijnbedrag is derhalve: 100,Het is nu november en Dhr. J. Pietersen heeft tot en met juli betaald. Samenvatting: situatie
Betaald: Vervallen: Saldo:
700,300,500,-
(januari t/m juli) (aug., sept., en oktober) (1200,- – 700,-)
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
De acceptgiro voor november wordt nu aangemaakt. Termijnbedrag volgens methode A - Openstaand saldo / Te betalen termijnen Openstaand saldo: Te betalen termijnen:
500,2
Bedrag op de acceptgiro wordt:
250,-
(500,- / 2)
Termijnbedrag volgens methode B - Termijnbedrag plus bedrag openstaande termijnen tot dan toe. Openstaande termijnen: Termijnbedrag:
300,100,-
Bedrag op de acceptgiro wordt:
(Vervallen bedrag)
400,-
(300,- + 100,-)
100,-
(Termijnbedrag)
Termijnbedrag volgens methode C - Termijnbedrag niet berekenen. Bedrag op de acceptgiro wordt: €
Minimum bedrag op de acceptgiro Geef hier het minimum bedrag in wat er op een fondsgerelateerde acceptgiro wordt afgedrukt.
€
Geen acceptgiro als er vooruit betaald is. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft wordt er geen acceptgiro afgedrukt voor een persoon die vooruit betaald heeft.
€
Kopregel afdrukken boven de NAW-gegevens. Wanneer u deze optie aangevinkt heeft wordt een kopregel boven de NAWgegevens afgedrukt.
Acceptgiro’s - Calibratie €
Tekst op de acceptgiro. Wanneer de tekst niet correct wordt afgedrukt op de acceptgiro kunt u deze hier calibreren.
€
OCR-b regel calibreren. Indien u gebruik maakt van zogenaamde OCR regels onder de acceptgiro en uw printer drukt deze niet correct af dan kunt u deze hier calibreren door aan te geven waar de regel naar toe moet.
Acceptgiro’s – VerwInfo / GMU Verkeer Indien u gebruik maakt van het zogenaamde GMU verkeer kunt u hier uw contractsoort aangeven. Voor een correct OCR font dient u zelf zorg te dragen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Acceptgiro’s – Incassant Indien u incassantgegevens op de acceptgiro wilt afdrukken kunt u deze hier aangeven. Eigen indeling Bij het onderhoud van de ledengegevens kunt u zelf 16 velden definieeren voor eigen datagegevens, deze kunt u hier instellen en evt. wijzigen naar keuze. Gemeente indeling Zoals al eerder in het overzicht van de menustructuur te voorschijn kwam bestaat dit onderdeel uit een aantal subonderdelen:
Gemeente indeling – Onderhoud postcode/straatgegevens Het starten van dit onderdeel kan afhankelijk van de snelheid van uw PC en het aantal adressen dat gedefinieerd is in uw database een aantal seconden verstrijken voordat u dit scherm in beeld krijgt. Dit onderdeel is ervoor bedoeld om de ingave van de adresgegevens bij de leden te versnellen. U maakt in dit onderdeel de definities van de straatnaam en de woonplaats, deze ‘koppelt’ u aan een postcode met de betreffende huisnummers. Vanaf dat moment kunt u bij de ledengegevens volstaan met het inbrengen van de postcode en het huisnummer.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Een postcode geeft u als volgt in:
Voorvoegsels van straten hoeft u niet meer, zoals dat in Micro:Church het geval was, in te geven als Straatnaam /voorvoegsel, maar kunt u gewoon de normale straatnaam ingeven. Voorbeeld: Johannes van Klaasstraat
Bij het zoeken naar straten kunt u dan zowel zoeken naar ‘Johannes’ als ‘Klaasstraat’. Gemeente indeling – Onderhoud omschrijvingstabellen Deze tabellen worden gebruikt voor het sneller invoeren van de ledengegevens en om ervoor te zorgen dat u consistente informatie in uw database heeft.
In het ledenscherm de burgerlijke staat selecteren op basis van de gegevens zoals ingegeven zijn bij de omschrijvingstabellen. Deze tabellen bevatten naast een reeks standaard omschrijvingen zoals de Burgerlijke staat, ook uw eigenveld coderingen, mits u deze heeft ingesteld op ‘Code veld’. U kunt hier de standaard omschrijvingen aanpassen en eventuele nieuwe omschrijvingen toevoegen.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Scipio heeft een foutcontrole systeem. Als u dat ingeschakeld heeft controleert het programma op mogelijke fouten en combinatie fouten. Deze zijn voor een groot deel gebaseerd op de waarden in deze omschrijvingstabellen.
In bovenstaand schermvoorbeeld ziet u de burgerlijke staat staan. Wanneer personen gehuwd zijn, dan betekent dat voor het foutcontrole systeem dat het 1e nummer in deze lijst is geselecteerd. Verandert u dan de omschrijving in ‘ongehuwd’ dan zal voor Scipio dit geen verschil maken in de controle. Er staat dan wel ongehuwd, maar in het foutcontrole systeem zal dit nog altijd gehuwd betekenen. U hebt derhalve wel de mogelijkheid om de omschrijving te wijzigen naar uw eigen keuze, maar u kunt er ook voor zorgen dat de gegevens niet meer conformeren met het interne foutcontrole systeem. Gemeente indeling – Onderhoud wijken/secties In dit onderdeel kunt u uw gemeente opdelen in wijken en binnen deze wijken weer in secties. Een goede indeling is in het belang voor een goed overzicht binnen uw gemeente. Het is dan ook aan te raden om dit secuur in te geven. Mocht u in de programma instellingen hebben aangegeven dat u de automatische wijkbepaling wilt gebruiken dan zal dit gebeuren op basis van wat u hier ingeeft. Omdat dit ingeven van correcte wijken met secties van groot belang is wordt dit met een uitgebreid voorbeeld verder uitgewerkt. Voorbeeld: Een nieuwe wijk met secties toevoegen. Het toevoegen van een wijk met een sectie die ‘gekoppeld’ is aan een postcode. Voor het toevoegen van een nieuwe wijk klikt u op ‘Toevoegen’. Vul in het scherm wat nu verschijnt de wijknaam in:
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Geef eventueel het LLR wijknummer in wanneer deze bekend is bij u en het kerknummer. Tip: U kunt als u dat wilt ook personen die in uw ledenadministratie staan Toevoegen als medewerker aan deze wijk. Dit kan bijvoorbeeld een wijkcontact zijn. Op het rechterdeel van uw scherm ziet u de secties die binnen deze wijk bestaan.
Op dit moment zijn er nog geen secties ingeven, Klik daarom op ‘Toevoegen’. U vindt de knop ‘Toevoegen’ onderaan het overzicht van de secties.
Vul hier de sectienaam in. Het volgende wat nu moet gebeuren is het aangeven welke straten (postcode’s) er in deze sectie en derhalve in deze wijk zijn.
Klik op ‘Toevoegen’ onder aan de Geografische indeling. Vul nu de postcode in die u wilt toevoegen aan deze sectie (en dus ook aan deze wijk) In het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de postcode ‘1234 AA’.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Selecteer de juiste reeks en klik op ‘OK’. Op dit moment komt u weer in het vorige scherm terecht, hier ziet u dat de ingegeven postcode in deze sectie is verschenen.
Klik nu op ‘OK’ en u komt weer terecht in het scherm van de wijkgegevens.
De sectie is nu aan deze wijk toegevoegd. Weer een klik op ‘OK’ en u hebt de wijk toegevoegd. Gemeente indeling – Onderhoud bezorgwijken / looplijstwijken / kerkbladwijken / eigen wijken Dit onderdeel werkt in principe exact gelijk als het onderhoud van de secties zoals omschreven werd op de vorige pagina.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Het enige verschil is dat de bezorgwijken en looplijstwijken zelfstandige objecten vormen. Deze zijn derhalve niet ‘gekoppeld’ aan een bestaande wijk maar bestaan op basis van geografische indeling. Importeren externe ledengegevens U kunt vanuit een aantal andere programma’s de gegevens importeren en dus overnemen naar Scipio. U kunt de gegevens importeren uit de volgende programma’s: € Baruch 2000 € SILA Import/Export v1.xx of hoger € Micro:Church v7.xx €
Baruch 2000
Indien u deze optie kiest dan zal het programma gaan zoeken naar de database van Baruch. Wanneer deze gevonden is, selecteer dan de database en klik op ‘Volgende’ Er wordt nu een kort overzicht gegeven van de gegevens in de database. Als u de juiste database gekozen heeft klikt u wederom op ‘Volgende’ en het importeren zal beginnen. Dit kan afhankelijk van de snelheid van uw PC en de grootte van het bestand enige tijd in beslag nemen. €
SILA Import/Export v1.xx of hoger
Indien u deze optie kiest van zal het programma gaan zoeken naar de uitvoer van SILA Import/Export bestanden. Wanneer deze gevonden is, selecteert u dit bestand en klikt u op ‘Volgende’. Er wordt nu een kort overzicht gegeven van de gegevens in dit bestand. Wanneer u de juiste database gekozen heeft, klikt u wederom op ‘Volgende’ en het importeren zal beginnen. Dit kan afhankelijk van de snelheid van uw PC en de grootte van het bestand enige tijd in beslag nemen. €
Micro:Church v7.xx
Indien u deze optie kiest dan zal Scipio gaan zoeken naar de database van Baruch. Wanneer deze gevonden is, selecteer dan de database en klik op ‘Volgende’ Er wordt nu een kort overzicht gegeven van de gegevens in de database. Als u de juiste database gekozen heeft klikt u wederom op ‘Volgende’. U komt nu in het conversie programma voor Micro:Church. In Micro:Church was u volledig vrij om uw eigen hulpbestanden naar eigen inzicht in te richten. In Scipio zit een foutcontrole systeem die op basis van de gegevens in deze hulpbestanden fouten signaleerd. Voor een integer bestand is het dan ook nodig dat de waarden vanuit Micro:Church correct overeenkomen met de gegevens zoals deze in Scipio worden gehanteerd.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
In het scherm wat nu verschijnt, ziet u in de linkerkolom de hulpbestanden van Micro:Church staan die geconverteerd kunnen worden naar Scipio. (De overige bestanden worden automatisch overgenomen) U dient elk aanwezig hulpbestand zo correct mogelijk te converteren naar Scipio. Het volgende voorbeeld behandelt de Burgerlijke staat, de werking van dit voorbeeld kunt u op elk hulpbestand toepassen. Voorbeeld:Het omzetten van een hulpbestand vanuit Micro:Church naar Scipio. Selecteer het juiste hulpbestand. In dit voorbeeld is dat de Burgerlijke staat. Op dit moment verschijnt er aan de rechter kant van het scherm de oude waarde zoals deze in Micro:Church verschijnt. Daar achter ziet u een kolom met de Waarde in Scipio. De bedoeling is om deze zo correct mogelijk te converteren. Selecteer een van de waarden zoals deze in Micro:Church gebruikt worden.
Klik nu op de knop ‘Instellen’. In het scherm wat nu voor komt ziet u de waarden zoals deze zijn ingesteld bij het onderhoud van de omschrijvingstabellen Selecteer uit deze lijst de waarde die het meest overeenkomt met de waarde uit Micro:Church. In dit geval is dat ‘gehuwd’. Klik nu op ‘OK’. Op dit moment ziet u dat de waarde ‘gehuwd’ uit Micro:Church ‘geknoopt’ is aan de waarde ‘gehuwd’ in Scipio. ‘Knoop’ via deze manier alle onderdelen uit alle hulpbestanden aan een waarde in Scipio. Bij het hulpbestand ‘Kerkelijke functies’ is bij de standaard versie van Micro:Church de waarde ‘geen functie’ een van de geldige opties. Deze kunt u gewoon op ‘niet ingesteld’ laten staan gezien het feit dat dit in principe geen normale functie betreft.
Hoofdstuk 2.1
Menu - Beheer
Als u met alle hulpbestanden klaar bent, klikt u op de knop ‘OK’. Het converteren zal nu beginnen. Veiligstellen datagegevens Het veiligstellen van de datagegevens is er voor bedoeld om een backup te maken van de huidige gegevens. U wordt er na 7 dagen automatisch aan herinnerd dat u een backup moet maken. Dit hoeft u uiteraard niet te doen maar het is wel aan te raden. Mocht er immers iets misgaan of mocht u iets gedaan hebben waarvan u niet meer weet hoe u datgene moet herstellen, kunt u altijd teruggrijpen op uw backup. Terugplaatsen datagegevens Mocht er onverhoopt iets zijn misgegaan met uw databestanden dan kunt u die via deze optie weer teruglezen. Herstellen database Door het muteren van de datagegevens kan het zijn dat er zogenaamde ‘lucht’ in uw database komt. Via deze optie kunt u deze ‘lucht’ weer uit de database verwijderen waardoor u een snellere database krijgt. Dit komt overeen met het indexeren vanuit Micro:Church. Afsluiten Deze optie spreekt voor zich. U sluit hiermee het programma af.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Menustructuur Hier vindt u een overzicht van de gehele menu structuur van het onderdeel ‘Leden’. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder.
Allereerst wordt hier het onderhoud van de ledengegevens behandeld. Daarna zullen de overzichten worden behandeld. Onderhoud ledengegevens Het ledenscherm is ruwweg in twee verschillende delen op te delen.
Boven de tabbladen vindt u naast alle naam, adres en woonplaats gegevens, het pastorale-eenheid nummer (verder PE of PE-familie genoemd), het interne registratienummer, het SILA-nummer, telefoonnummers, de opname datum en de mutatiedatum.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Wijzigen naamgegevens Wanneer u de naamgegevens wilt ingeven c.q. wijzigen dan klikt u op de knop ‘Volledige naam’.
In dit scherm geeft u de volledige naamgegevens in. Wanneer u daarmee klaar bent klikt u op ‘OK’. U komt vervolgens weer in het ledenscherm terecht. Wijzigen adresgegevens Wanneer u de adresgegevens wilt ingeven c.q. wijzigen dan klikt u op de knop ‘Adres gegevens’ en vervolgens op de knop ‘Adresgegevens’.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
In dit scherm geeft u de volledige adresgegevens in. De straatnaam en woonplaats worden aan de hand van de ingegeven postcode en huisnummer bepaald. Indien de ingegeven postcode in combinatie met het huisnummer nog niet bestaat in de postcodetabel dan kunt u deze meteen ingeven. (Voor meer informatie over het aanpassen van de postcodetabel, zie hoofdstuk 2.1) Wanneer u vervolgens klaar bent met de adresgegevens klikt u op ‘OK’. U komt vervolgens weer in het ledenscherm terecht.
Overige adresgegevens U hebt de mogelijkheid om meerdere adressen per persoon op te slaan.
Van links naar rechts: Huisadres Correspondentieadres Werkadres Vertrekadres (Alleen wanneer de persoon vertrokken is te gebruiken) Om deze te benaderen selecteert u het betreffende adres door op de betreffende knop te klikken, waarna u op de knop ‘Adres gegevens’ klikt en kunt u het adres aanpassen.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Correspondentie adres Om het correspondentie adres in te geven klikt u op de knop
‘Cor. adres’.
U kunt hier het correspondentie adres van een persoon op een ander adres zetten dan zijn/haar eigen adres. Indien u tevens aanvinkt dat het correspondentieadres het postadres is dan zullen alle poststukken tevens hieraan worden geadresseerd. Wanneer u vervolgens klaar bent met het ingeven van het correspondentie adres, klikt u op ‘OK’. U komt vervolgens weer in het ledenscherm terecht. Overige onderdelen boven de tabbladen
Linksboven in het ledenscherm ziet u de pastorale eenheid, als u daar een ‘pen’ voor ziet staan betekent dit dat er voor het huidige lid of een notitie of een gezinsnotitie aanwezig is. Klikken op deze ‘pen’ start het notitiescherm waar u de notitie kunt opvragen c.q. wijzigen.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
In het rechterdeel, boven de tabbladen, ziet u een aantal pictogrammen:
Van links naar rechts: - Notitiescherm - Foutcontrole - Gezinssamenstelling - Fondsoverzicht - LLR lid Klikken op 1 van deze pictogrammen start het desbetreffende onderdeel. Dus door te klikken op het pictogram van het Notitiescherm komt u bij de notitie van deze persoon c.q. familie.
Door middel van de bladerpijlen kunt u door het ledenbestand bladeren. De volgorde waarin de personen verschijnen, kunt u instellen bij de Programma instellingen. (hoofdstuk 2.1)
Tabbladen Onder de NAW-gegevens bevinden zich diverse tabbladen met elk tabblad zijn eigen type gegevens.
Klikt u op een ander tabblad dan wat op dat moment geselecteerd is, dan laat dit de informatie achter dit tabblad zien. Burgerlijke stand Zo ziet u als u op Burgerlijke stand klikt alle informatie die betrekking heeft op de burgerlijke stand gegevens. Het tabblad Kerkgegevens toont alle kerkgegevens etc. De eerste persoon toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’. Op dit moment worden de invoervelden toegankelijk en kunt u beginnen met het ingeven van de eerste persoon. Als u in de programma instellingen (hoofdstuk 2.1) de optie: ‘Naamgegevens direct tonen bij toevoegen lid’ heeft aangevinkt komt u rechtstreeks bij de naamgegevens terecht, anders klikt u nu op ‘Volledige naam’. U kunt bij Achternaam de gehele achternaam in een keer ingeven, d.w.z. inclusief eventuele voorvoegsels. (Voorbeeld: van der Meer).
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Het programma zal bij het verlaten van dit veld zelf de voorvoegsels in het voorvoegselveld plaatsen. U hoeft dit natuurlijk niet te doen. Na het invullen van de naamgegevens klikt u op ‘Adres gegevens’ en komt u in het huisadres scherm terecht. Vul nu de adresgegevens in, Nadat u klaar bent met het ingeven van de adresgegevens klikt u wederom op OK. U heeft nu de Naam / Adres / Woonplaats gegevens ingegeven. (Verder zal bij dit soort gegevens worden volstaan met NAW gegevens). Datum velden hebben een speciale manier van ingeven. U moet een datum ingeven in de vorm: ddmmjjjj (voorbeeld: 21031980) Bij het verlaten van een datum veld zal het programma deze datum in een beter leesbare vorm neerzetten, in bovenstaand voorbeeld wordt dat 21 mrt 1980. Mocht de dag of de maand niet bekend zijn dan kunt u ook delen van de datum ingeven. Voorbeelden datum ingave: Ingegeven:
Wordt opgeslagen als:
21031980 031980 1980
21 mrt 1980 mrt 1980 1980
De geboorte datum is van dien belangrijke aard dat het programma verwacht dat u hier een gehele datum ingeeft, d.w.z. de dag, de maand en het jaar. Doet u dit niet dan zal het programma deze datum WEL accepteren maar na opslaan (mits u de foutcontrole heeft ingeschakeld bij de programma instellingen) dit als een foute ingave kenmerken. Voor de overige datumvelden maakt dit niet uit. Overigens is een exacte datum altijd beter dan een deel van een datum doordat u dan een database krijgt met volledige data. Nadat u alle gegevens heeft ingegeven klikt u op Opslaan. Het eerste lid is nu opgeslagen in het ledenbestand. Personen wijzigen De te maken wijzigingen zijn op te delen in twee soorten wijzigingen, te weten: € Enkelvoudige wijzigingen € Meervoudige wijzigingen De enkelvoudige wijzigingen hebben betrekking op 1 lid. U roept een bepaald lid op, wijzigt de gegevens die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld een aanpassing van de geboorte plaats en u klikt op ‘Opslaan’. Daarnaast zijn er de meervoudige wijzigingen. Deze wijzingen hebben in principe betrekking op 2 of meerdere personen en daardoor meestal ook op een wijziging van het PE-nummer.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Een uitzondering hierop vormt de adreswijziging. Indien een gezin gaat verhuizen heeft dit geen betrekking op een wijziging van het PE-nummer. Voor een adreswijziging van een gezin selecteert u het gezinshoofd uit het gezin en kiest u ‘Verhuizen’. Hier geeft u het nieuwe woonadres in en selecteert u de personen die mee verhuizen naar dit nieuwe adres. Door Opslaan te klikken wordt de wijziging doorgevoerd. Naast de adreswijziging zijn de volgende meervoudige wijzigingen op een eenvoudige manier te realiseren binnen Scipio: € € € €
Verzelfstandiging van de huidige persoon In het huwelijk treden / samenwonen van 2 personen Verplaatsen naar een reeds bestaande PE-familie Echtscheiding
Roep altijd eerst het lid op dat gemuteerd gaat worden, Bij een huwelijk of een echtscheiding kunt u zowel het gezinshoofd of de partner kiezen. Wanneer u de juiste persoon op uw beeldscherm heeft klikt u op de knop ‘PE Wijzigen’. U komt nu in een zogenaamde Wizard terecht. Dit is een programma dat u helpt door middel van een aantal stappen om tot het gewenste resultaat te komen. De 4 opties zullen aan de hand van voorbeelden worden behandeld. De persoon: als zelfstandig registreren Wanneer u deze optie kiest krijgt de huidige persoon een nieuw PE-familie nummer. Automatisch wordt hier het eerste vrije nummer gegenereerd. Indien u het met het nummer eens bent klikt u op ‘Voltooien’. Op dit moment heeft de huidige persoon zijn/haar oude PE-familie verlaten en staat nu als zelfstandig geregistreerd. De persoon: treedt in het huwelijk/geregistreerd partnerschap Wanneer u deze optie kiest gaat de huidige persoon administratief gezien een huwelijk c.q. geregistreerd partnerschap aan. Nadat u in de Wizard op ‘Volgende’ heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Een deel van dit scherm staat hieronder afgebeeld.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Zoals u ziet is er nog geen partner aangegeven voor deze persoon. Klik daarvoor op ‘Zoeken’. Het standaard zoekscherm komt in beeld en u kunt de persoon opzoeken met wie de huidige persoon een huwelijk c.q. geregistreerd partnerschap aangaat. Na de keuze van de partner moet u aangeven om wat voor verbinding dit gaat.
Vul vervolgens de huwelijksdata gegevens in en de datum van een eventuele kerkelijke bevestiging. Nadat u dit gedaan heeft klikt u wederom op ‘Volgende’. Het scherm wat nu verschijnt, heeft betrekking op het adres. Naast de al bestaande adressen kunt u ook kiezen voor een nieuw adres, kies daarvoor optie 3: Geen van bovenstaande, Nieuw adres. Klik dan op ‘Nieuw adres’. Hier kunt u de nieuwe adresgegevens ingeven. Selecteer de juiste optie en klik op ‘Volgende’. In het volgende scherm kunt u, mits aanwezig, andere gezinsleden van de 2 personen meenemen naar de nieuw te vormen PE-familie. Vink de juiste personen aan en klik op ‘Volgende’. U hoeft dit natuurlijk niet te doen. U ziet nu een overzicht van het nieuwe gezin. Klik op ‘Voltooien’ om de aangebrachte mutaties te verwerken. Wanneer u de foutcontrole heeft ingeschakeld wordt u meteen geïnformeerd over de status van de nieuw gevormde PE-familie. De persoon: bij een andere PE-familie opnemen Wanneer u deze optie kiest gaat de huidige persoon administratief gezien opgenomen worden bij een andere PE-familie. Nadat u in de Wizard op ‘Volgende’ heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Een deel van dit scherm staat hieronder afgebeeld:
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
In het bovenstaande veld kunt u de PE-familie code ingeven of een deel van de naam. Door op ‘Zoeken’ te klikken wordt het geselecteerde gezin opgezocht. Door op ‘Voltooien’ te klikken worden de gemaakte wijzigingen uitgevoerd. De persoon: echtscheiding Wanneer u deze optie kiest gaat het huidige gezin administratief gezien een echtscheiding aan. Nadat u op ‘Volgende’ heeft geklikt ziet u een nieuw scherm. Hier kunt u de nieuwe gezinssamenstelling maken door gebruik te maken van de pijltjes. Voorbeeld: Een persoon uit Gezin 1 wilt u verplaatsten naar Gezin 2. Selecteer de persoon uit Gezin 1 en klik op het pijltje naar rechts. De geselecteerde persoon zal nu uit gezin 1 gaan en bij gezin 2 komen. Verder dient u een van beide gezinnen een nieuwe PE-familie code toe te kennen. Eventuele adreswijzigingen kunt u hier tevens ingeven. Door op ‘Voltooien’ te klikken worden de gemaakte wijzigingen uitgevoerd. Personen verwijderen Allereerst roept u de persoon op welke u wilt kenmerken als afgevoerd. U klikt vervolgens op ‘Afvoeren’.
Op dit moment verandert de status van het betreffende lid naar ‘Afgevoerd’ en wordt dit op het scherm zichtbaar. Dit betekent dat deze persoon nu staat gekenmerkt om te worden verwijderd. Personen activeren Stel u heeft een vergissing gemaakt of u wilt een persoon die reeds als ‘Afgevoerd’ gekenmerkt staat weer activeren. Klik met de muis op de te tekst ‘Afgevoerd’. U krijgt dan de keuze om deze persoon weer te activeren.
Hoofdstuk 3.1
Ledengegevens
Wilt u de huidige persoon compleet uit uw database verwijderen dan dient u het reorganiseren van de ledengegevens te starten. Dit onderdeel wordt later in de handleiding verder uitgelegd.
Hoofdstuk 3.2
Attentielijst
De attentielijst start normaal gesproken meteen op als u het programma opstart. U ziet hier een kort overzicht van de personen die in de aankomende zeven dagen jarig zijn, een huwelijksjubilea vieren of een ‘x’ aantal jaren geleden overleden zijn. U kunt dit verder instellen bij de Programma Instellingen. Dit onderdeel wordt vooral gebruikt ter ondersteuning van het pastorale werk.
Hoofdstuk 3.3
Afspraken overzicht
Dit hoofdstuk behandelt de module ‘Agendeersysteem’. De bedoeling van deze module is dat u uw afspraken op een handige manier wekelijks kunt inplannen. Naast afspraken met personen kunt u hier ook uw ‘gewone’ afspraken inzetten.
In bovenstaand schermvoorbeeld ziet u een deel van het scherm van de agendeermodule. Afspraak maken met een persoon Dubbelklik op de dag waarin u een afspraak wilt plannen of klik op ‘Inplannen’. In het volgende scherm kunt u via het normale zoekscherm een persoon opzoeken waarmee u een afspraak wilt inplannen. Na deze gekozen te hebben controleert of vult u de datum, de tijd, het onderwerp en een eventuele notitie in en klikt u op ‘Bevestigen’. Op dit moment ziet u dat de gemaakte afspraak in de agenda is opgenomen. Hieronder vindt u verdere uitleg van de afspraak die gemaakt is.
Datum van de afspraak.
Persoon waarmee de afspraak gemaakt is
Hier ziet u het ingegeven onderwerp… De pen geeft aan dat er een notitie is ingevuld…
Hoofdstuk 3.3
Afspraken overzicht
Niet persoonsgebonden afspraak maken Dubbelklik op de dag waarin u een afspraak wilt plannen of klik op ‘Inplannen’. Vul de datum, de tijd, het onderwerp en een eventuele notitie in en klikt u op ‘Bevestigen’. De afspraak is nu in de agenda opgenomen Afspraak wijzigen Om een eerder gemaakte afspraak te wijzigen zoekt u de afspraak op en dubbelklikt u op deze afspraak. U kunt deze afspraak nu gaan wijzigen. Door weer op ‘Bevestigen’ te klikken worden de gemaakte wijzingen doorgevoerd. Tevens kunt u gemaakte afspraken slepen naar andere dagen in de desbetreffende week. Afspraak verwijderen Om een reeds gemaakte afspraak te verwijderen zoekt u de afspraak op en klikt u met de rechtermuis knop op deze afspraak. Om de afspraak te verwijderen klikt u op ‘Annuleren’. U kunt de afspraak tevens annuleren door eerst deze afspraak op te vragen en dan op ‘Annuleren’ te klikken.
Hoofdstuk 3.4
Integriteitcontrole
Met de integriteitcontrole kunt u de ledengegevens laten analyseren. Fouten in de samenstelling van personen/gezinnen worden hierdoor opgespoord en voor verdere bewerking aan u getoond. Door het afdrukken van de lijst van personen kunt u per fout zien wie er een bepaalde onvolkomenheid heeft.
De persoonsgegevens worden geanalyseerd…
Hoofdstuk 3.5
Repareren ledengegevens
Het programma kan eventuele ‘standaardfouten’ zelf herstellen. Door middel van dit programma onderdeel kunt u dit herstelproces starten. U kunt hierbij denken aan personen die wel belijdenis gegevens hebben staan maar waar de kerkelijke staat nog op dooplid staat. Het programma verandert dan, indien u dit wenst, de kerkelijke staat naar belijdend lid. Ook kunt u hier de te gebruiken aanschrijfwijze laten bepalen aan de hand van de huwelijkse staat.
Hoofdstuk 3.6
Reorganisatie ledengegevens
Met het reorganiseren van de ledengegevens kunt u uw actieve ledenbestand opschonen. Personen die overleden zijn, afgevoerd zijn etc. kunt u hier verwijderen uit de database. Dit kan op 2 manieren: - permanente verwijdering - plaatsen in het historiebestand.
Selecteer eerst het jaar wat u wilt “opschonen”. Vervolgens geeft u aan wat er met deze personen moet gebeuren. Wanneer uw instellingen correct zijn, klikt u op ‘Uitvoeren’.
Hoofdstuk 4.1
Ledenselectie
Het eerste deel van dit hoofdstuk behandelt de standaard versie van het zoekscherm, het tweede deel behandelt de uitgebreide zoekfunctionaliteit. Als u het zoeken naar leden onderdeel start ziet u een deel van onderstaand scherm:
U kunt op verschillende manieren naar leden zoeken. De standaard zoekmethode is op Achternaam. Deze standaard instelling kunt u bij de programma instellingen wijzigen. Uiteraard kunt u deze ook in het selectiescherm wijzigen. Om het zoeken op een heldere manier uit te leggen gebeurt dit door middel van een aantal voorbeelden waardoor u een beter inzicht krijgt in hoe u het beste kunt zoeken. Voorbeeld van een gezin in uw bestand: Naam: 1. Toon Smit 2. Judith Esther Korevaar 3. Hendrik Johan Smit 4. Susanne Johanna Smit
Geslacht: man vrouw man vrouw
Gezinsrelatie: gezinshoofd echtgenote zoon dochter
Burg. Staat: gehuwd gehuwd ongehuwd ongehuwd
Zoeken op achternaam 1. Smit [enter] Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘Smit’ - In het voorbeeld: Persoon 1,3,4 worden geselecteerd 2. Smit. [enter] (Let op: er staat hier een punt achter Smit) Resultaat: Alleen de personen waar de achternaam ‘Smit’ is Alle personen die bijvoorbeeld Smits of Smitsma heten worden hier niet geselecteerd. - In het voorbeeld: Personen 1,3,4 worden geselecteerd.
Hoofdstuk 4.1
Ledenselectie
Stel u wilt zoeken naar de vrouw van Smit, maar u weet haar eigen naam niet. Ga dan naar het menu van het selectiescherm, selecteer ‘Selectie’ en vink daar ‘Partnergegevens tonen’ aan. 3. Smit [enter] Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘Smit’ Inclusief de partners van de personen. - In het voorbeeld: Personen 1,2,3,4 worden geselecteerd. 4. Smit, Johan [enter] Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘Smit’ En waar een voornaam of de roepnaam begint met ‘Johan’ - In het voorbeeld: Personen 3,4 worden geselecteerd. 5. Smit, Johan. [enter] (Let op: er staat hier een punt achter Johan) Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘Smit’ En waar een voornaam of de roepnaam exact ‘Johan’ is. - In het voorbeeld: Persoon 3 wordt geselecteerd. 6. Korevaar [enter] Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘Korevaar’ - In het voorbeeld: Persoon 2 wordt geselecteerd. Mocht u ‘Partnergegevens tonen’ hebben geselecteerd dan komt uiteraard de man van Judith Esther Korevaar ook bij het resultaat te staan. 7. k-s [enter] Resultaat: Alle personen waar de achternaam begint met ‘k’ tot en met alle personen waar de achternaam begint met de ‘s’. - In het voorbeeld: Personen 1,2,3,4 worden geselecteerd. Zoeken op gezinshoofdnaam Dit werkt in principe hetzelfde als het zoeken op de achternaam, met als verschil dat het resultaat gezocht wordt op de naam van het gezinshoofd.
Hoofdstuk 4.1
Ledenselectie
Zoeken op voornaam 1. Johan [enter] Resultaat: Alle personen waar een voornaam of de roepnaam begint met ‘Johan’ - In het voorbeeld: Persoon 3,4 worden geselecteerd 2. Johan. [enter] (Let op: er staat hier een punt achter Johan) Resultaat: Alle personen waar een voornaam of de roepnaam exact ‘Johan’ is. - In het voorbeeld: Persoon 3,4 worden geselecteerd Let op: Wanneer u ‘Partnergegevens tonen’ heeft aangevinkt krijgt u ook de partners van de personen uit het resultaat erbij. Uitbreiding voorbeeld: Stel de volgende straten bestaan in uw postcodebestand: Straatnaam: - De Hoppen - De Hoppen - Oosterkade
Postcode 1224 AA 1224 AA 1232 AB
Huisnr. vanaf: 2 3 10
Huisnr. t/m.: 40 41 120
Zoeken op achternaam straatnaam Hiermee kunt u zoeken met een deel van de achternaam en een deel van de straatnaam. Zoeken op straatnaam 1. hop [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam begint met ‘Hop’. Let op: ‘De’ is een voorvoegsel, dit heeft geen invloed op het zoeken, u krijgt derhalve De Hoppen ook als resultaat te zien. 2. de hop [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam begint met ‘de hop’. 3. de hop 2 [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam begint met ‘de hop’. en het huisnummer gelijk is aan 2
Hoofdstuk 4.1
Ledenselectie
4. de hop 2 – 19 [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam begint met ‘de hop’. en het huisnummer valt binnen de reeks 2 t/m 19. (even en oneven nummers hebben hier geen invloed op) 5. ?kade [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam eindigt op ‘kade’. 6. ?kade 2 [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de straatnaam eindigt op ‘kade’. en het huisnummer gelijk is aan 2 (U kunt hier geen huisnummer reeks aangeven) Zoeken op postcode 1. 1224 [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de postcode begint met 1224. (even en oneven nummers hebben hier geen invloed op) 2. 1224aa [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de postcode gelijk is aan 1224 AA. (even en oneven nummers hebben hier geen invloed op) 3. 1224 AA 5 [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de postcode gelijk is aan 1224 AA. en huisnummer gelijk aan 5 (U kunt hier geen huisnummer reeks aangeven) Zoeken op woonplaats 1. Amster [enter] Resultaat: Alle personen woonachtig waar de woonplaats begint met ‘Amster’.
Hoofdstuk 4.1
Ledenselectie
Zoeken op pe-familie nummer 1. 1 [enter] Resultaat: Alle personen met PE-familie nr. 1. 2. 2000-3000 [enter] Resultaat: Alle personen met PE-familie nummers vanaf 2000 t/m 3000. Zoeken op sila nummer 1. 834 [enter] Resultaat: Alle personen waar het SILA nummer met 834 begint. Zoeken op reg. nummer 1. 1 [enter] Resultaat: Alle personen met registratie nummer. 1. 2. 2000-3000 [enter] Resultaat: Alle personen met registratie nummers vanaf 2000 t/m 3000. Zoeken op bank/giro nummer 1. 3595 [enter] Resultaat: Alle personen welke een bank- of gironummer hebben waar ‘3595’ in voor komt.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
In het vorige deel van dit hoofdstuk werd het ‘standaard’ zoeken naar leden beschreven. In dit deel wordt er dieper op het onderwerp ‘zoeken’ in gegaan. U wilt bijvoorbeeld een selectie maken van alle actieve personen van rond de 20 jaar die in aanmerking komen voor belijdenis, een overzicht maken van de personen van 65 jaar en ouder voor een bijeenkomst of een overzicht van alle personen die op een bepaald fonds in een bepaald jaar tussen de 500,- en de 1000,- hebben toegezegd. Voor dit soort selecties kunt u gebruik maken van de query module.
Selectie instellingen Via de knop op de werkbalk of via het menu ‘Selectie’ en dan ‘Selectie instellingen’ komt u in onderstaand scherm terecht:
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Op het scherm wordt duidelijk dat u 3 verschillende zaken kunt instellen, naast de naam van de zoekopdracht en de persoon die deze gemaakt heeft. Dit laatste is puur voor uw eigen informatie omdat u deze zoekopdrachten ook weer kunt opslaan en later gebruiken. Allereerst het tabblad ‘Selectie’. Hier wordt de eigenlijke zoekopdracht samengesteld c.q. geformuleerd. Daarnaast het tabblad ‘Sortering’. Hier kunt u de sortering van uw zoekopdracht vorm geven. En als laatste het tabblad ‘Uitvoer’. Hier kunt u de velden selecteren welke u wilt gebruiken als uitvoer. Een selectie opdracht maken De query module is een op SQL gebaseerde zoekmachine waar u van de volgende criteria gebruik kunt maken: € EN (And) € OF (Or) € NIET (Not) Daarnaast kunt u bepaalde delen van de zoekopdracht ook nog binnen haken zetten. Klik op het tabblad ‘Selectie’ als dat nog niet is geselecteerd.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Als u op Toevoegen klikt krijgt u een lijst te zien van alle velden waar u een selectie op kunt maken. Selecteer eerst uit de lijst een veldnaam, waarna u op het rechterdeel van het scherm uw selectie op dit veld kan maken. Als u de selectie gemaakt heeft klikt u op OK en dit veld wordt opgenomen in de zoekopdracht. Voorbeeld 1 – Een selectie maken In dit voorbeeld wordt een selectie gemaakt van alle actieve personen, van 20 tot en met 30 jaar die als dooplid gekenmerkt staan.
Klik op de knop ‘Nieuwe zoekopdracht’ om een nieuwe selectie te maken. Selecteer hierna ‘Selectie instellingen’ zoals hierboven reeds werd uitgelegd. Klik in het scherm wat nu verschijnt op ‘Toevoegen’. Selecteer in het volgende scherm ‘Status’. U kunt dit doen door ‘status’ in te tikken in het ‘zoek naar’ veld of door deze te selecteren uit de lijst. Vink nu ‘Actief’ aan en klik op ‘OK’. Klik wederom op ‘Toevoegen’ en selecteer nu het veld ‘Leeftijd’. In het ‘Vanaf’ veld tikt u ‘20’ en in het ‘Tot en met’ veld tikt u ‘30’. Klik weer op ‘OK’. Het volgende wat moet gebeuren is de selectie van de kerkelijke staat. Klik derhalve wederom op ‘Toevoegen’ en selecteer ‘Kerk. staat’. Vink hier ‘Dooplid’ aan en klik op ‘OK’. Stel dat u in uw administratie naast de kerkelijke gezindte van uw kerk tevens personen met andere kerkelijke gezindte’s heeft opgenomen. U wilt alleen de personen van uw eigen kerk selecteren. Klik daarom nogmaals op ‘Toevoegen’ en selecteer het veld ‘Kerk. Gezindte’. In dit voorbeeld wordt de kerkelijke gezindte: ‘Geref. Kerken Vrijgemaakt’ gebruikt. Na deze selectie gemaakt te hebben ziet uw selectie scherm er als volgt uit:
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Klik nu op ‘OK’. Op dit moment heeft u uw selectie gemaakt. Wanneer u deze nu uitvoert komt het resultaat van deze zoekopdracht op uw scherm tevoorschijn. Voorbeeld 2 – Een gemaakte selectie sorteren Het resultaat van een zoekopdracht kan op verschillende manieren worden gepresenteerd. Een daarvan is de sortering. Stel het bovenstaande voorbeeld. De sortering moet plaatsvinden op PE-familie en daarbinnen gesorteerd op de personen binnen een gezin. Dus het gezinshoofd eerst, dan de echtgenote/echtgenoot en eventuele kinderen/inwonenden. Om dit te realiseren klikt u in het bovenstaande schermvoorbeeld op ‘Sortering’. Wellicht staan hier al een aantal sortering-regels, deze kunt u weghalen door op ‘Verwijderen’ te klikken. Voeg nu, door op ‘Toevoegen’ te klikken, ‘Aanschrijfnaam’, ‘PE-fam’ en daarna ‘Gezinsvolgorde binnen PE familie’ toe. Klik op ‘OK’ en voer de selectie wederom uit. Zoals u nu zult zien wordt de juiste sortering weergegeven. Voorbeeld 3 – Uitvoervelden selecteren voor een gemaakte selectie. Zoals al eerder werd vermeld kan het resultaat van een zoekopdracht op verschillende manieren worden gepresenteerd. Naast de sortering kunt u de uit te voeren velden selecteren. Stel het bovenstaande voorbeeld. U wilt de PE familie, de status, geslacht, naam, leeftijd, straatnaam, woonplaats en telefoonnummer als uitvoer. Om dit te realiseren klikt u in het bovenstaande schermvoorbeeld op ‘Uitvoer’. Hier kunt u de velden selecteren welke u als uitvoer wilt hebben. Selecteer hier derhalve ‘PE familie, status, geslacht, naam, leeftijd, straatnaam, woonplaats en telefoonnummer’.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Door wederom op ‘OK’ te klikken en deze uit te voeren komt uw selectie op het scherm met de door u gekozen uitvoer velden. Let op: U kunt maximaal 20 uitvoer velden selecteren.
Één partner per gezin tonen Één gezinslid per gezin tonen
Ingestelde sortering gebruiken Alleen actieve personen tonen
Partnergegevens tonen Resultaten beinvloeden tijdens het zoeken Één partner per gezin tonen Indien u op de gemaakte selectie slechts een partner per gezin wilt zien dan kunt u deze instelling aanzetten. Deze instelling gaat boven de instelling ‘Partnergegevens tonen’. Één gezinslid per gezin tonen Indien u op de gemaakte selectie slechts een gezinslid per gezin wilt zien dan kunt u deze instelling aanzetten. Partnergegevens tonen Indien u de partnergegevens bij uw resultaat wilt, of indien u wilt zoeken op de naam van de partner dan kunt u dit realiseren door deze instelling aan te zetten. Alleen actieve personen tonen Indien u in uw zoekresultaat alleen de actieve personen wilt zien, dus geen overleden personen c.q. vertrokken personen etc., dan kunt u dit realiseren door deze instelling aan te zetten. Let op: Bij het maken van een zoekopdracht kunt u hetzelfde realiseren door de selectie Status is Actief in te stellen. Ingestelde sortering gebruiken Indien u geen selectieopdracht gebruikt maar gewoon de standaard zoekopdracht dan kunt u hier de standaard sortering veranderen naar de ingegeven sortering zoals u die heeft ingesteld bij de selectie instellingen.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Resultaten beinvloeden na het zoeken
Resultaat aanpassen met gezinsleden Wanneer u een resultaat heeft van een zoekopdracht kunt u dit resultaat verder gaan bewerken door middel van het onderdeel ‘Resultaat aanpassen met gezinsleden’ Met dit onderdeel kunt u ouders van kinderen in het resultaat toevoegen of juist verwijderen. Daarnaast kunt u ook kinderen van ouders in het resultaat toevoegen of juist verwijderen. Maar ook kunt u op gezinsrelatie mensen gaan toevoegen aan personen die al in het resultaat voorkomen. Voorbeeld: Stel u stuurt in uw gemeente een brief naar ouders van wie een kind nog niet gedoopt is. Met een normale selectie kunt u deze personen niet zo maar selecteren. Door middel van dit onderdeel kunt u toch de ouders selecteren. Exporteren gegevens De gegevens welke u in het selectiescherm heeft kunt u op een drietal manieren verder verwerken.
Rapportage editor
Samenvoegen met Microsoft Word Overige export formaten.
Allereerst kunt u de gegevens exporteren naar de rapportage editor. Hier kunt u uw eigen overzichten volledig samenstellen. (Hoofdstuk 8.1) Daarnaast kunt u de gegevens rechtstreeks samenvoegen met een eerder gemaakt Microsoft Word document (Zie Appendix B – Een samenvoegdocument maken)
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Als laatste kunt u de gegevens nog exporteren naar een aantal overige formaten. Wanneer u hier op klikt komt u in het volgende scherm terecht:
Hier kunt u aangeven naar welk formaat u de gegevens wilt exporteren. Mutatieverslag Indien u bij de Programma Instellingen heeft aangegeven dat u de mutaties op de ledengegevens wilt bijhouden, dan kunt u deze mutaties nakijken bij het mutatieverslag. Hier ziet u de mutaties per persoon U kunt aangeven wanneer u bij een persoon een overzicht wilt per mutatie of een samengesteld resultaat van alle mutaties:
Overzicht per mutatie weergeven.
Alle mutaties samengesteld weergeven.
Eventuele foute mutaties kunt u herstellen door op ‘Herstellen’ te klikken.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Statistiek Voor een statistiek van de ledengegevens kunt u bij dit onderdeel terecht. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op ‘Start’.
Tip: voor een statistiek van alleen de actieve leden kunt u, zoals in bovenstaand schermvoorbeeld te zien is, dit aanvinken. Wanneer u op start klikt wordt de statistiek gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. U krijgt per overzicht statistische gegevens te zien. Indien u de statistiek wilt afdrukken klikt u op ‘Afdrukken’. Muterende statistiek Als u wilt weten hoeveel mensen er in een bepaalde periode zijn geboren, gedoopt, gehuwd etc. kunt u gebruik maken van de muterende statistiek. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op ‘Start’. Op dat moment wordt de muterende statistiek gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. U krijgt per overzicht statistische gegevens te zien. Als u de muterende statistiek wilt afdrukken klikt u op ‘Afdrukken’. Wijkstatistiek Wanneer u statistische gegevens over de verschillende wijken in uw gemeente wilt zien kunt u dit onderdeel gebruiken.
Hoofdstuk 4.2
Ledengegevens - Overzichten
Verjaardagslijst Als u een lijst wilt maken van de verjaardagen in uw gemeente kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak de selectie waarvan u de verjaardagslijst wilt hebben en klik op ‘Uitvoeren’. Op dat moment wordt de verjaardagslijst gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. U kunt dit resultaat zowel op lijst afdrukken als op etiketten. Huwelijksjubilea Wanneer u een lijst wilt maken van de huwelijksjulilea in uw gemeente kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak de selectie waarover u de huwelijksjubilea wilt hebben en klik op ‘Uitvoeren’. Op dat moment wordt het overzicht gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. U kunt dit resultaat zowel op lijst afdrukken als op etiketten. Contactlijst Wanneer u een lijst wilt maken van de contacten binnen een wijk/sectie kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak de benodigde selecties en klik op ‘Uitvoeren’. Op dat moment wordt het overzicht gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. U heeft de mogelijkheid het overzicht af te drukken of te exporteren naar het selectiescherm of Microsoft Excel. Wijk / straat / leden Voor een overzicht van de leden per wijk/straat kunt u dit onderdeel gebruiken. Selecteer de wijk voor het overzicht, op dat moment worden de leden gezocht die in deze desbetreffende wijk wonen. Dit kan soms bij grote wijken enige tijd in beslag nemen. Historie ledengegevens Wanneer u personen die vertrokken/afgevoerd etc. zijn naar de historie heeft verplaatst kunt u deze personen hier nogmaals opvragen en bekijken. Door middel van een simpele zoekmogelijkheid kunt u de personen opvragen. Eventuele personen die per ongeluk in de historie zijn terechtgekomen kunnen weer naar het actieve ledenbestand worden teruggezet. Klik hiervoor op ‘Re-activeren’. Let op: De status wordt NIET aangepast.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Hier vindt u een overzicht van de gehele menu structuur van het onderdeel ‘Fondsadministratie’. Mocht u een aantal menu onderdelen niet kunnen zien dan heeft u of geen licentie voor het desbetreffende onderdeel of u bent niet ingelogd als de programmabeheerder.
Voordat u kunt beginnen met het ingeven van de toezeggingen c.q. betalingen dient u de fondsen te definiëren. Dit hoofdstuk behandelt dan ook eerst de creatie van de fondsen, de betalingsmomenten en daarna de invoering van de toezeggingen en de betalingen hierop. Invoeren toezegging U kunt de toezeggingen administratie snel starten door gebruik te maken van de knop op de werkbalk.
Nadat u de fondsen heeft gedefinieerd kunt u per fonds aangeven wat een bepaalde persoon wil betalen aan een fonds. Dit staat bekend als de toezegging op een fonds. Het is derhalve van belang dat na het starten van dit onderdeel de juiste persoon wordt geselecteerd om de toezegging(en) in te voeren/te wijzigen. Via de normale zoekmethode kunt u de juiste persoon opzoeken. U kunt in het snelzoekveld ook het PE-nummer of registratienummer ingeven.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Als u de juiste persoon heeft geselecteerd wordt het bovenste gedeelte van het scherm gevuld met de gegevens van de persoon. Mocht u het gezinshoofd geselecteerd hebben en u wilt iemand anders uit dit gezin, klik dan op ‘Gezin’ en selecteer dan de juiste persoon. Nu de juiste persoon geselecteerd is, selecteert u het fonds waar u de toezegging op wilt maken/wijzigen, in dit voorbeeld het fonds met de naam ‘vvb’:
Nadat u het juiste fonds heeft geselecteerd zult u iets vergelijkbaars zien als onderstaand schermvoorbeeld:
Vul hier de juiste waarden in de juiste velden in. Als u klaar bent met ingeven, klik dan op ‘Opslaan’. U hebt nu een toezegging voor deze persoon opgeslagen. Invoeren ontvangst U kunt de betalingen van de toezeggingen snel starten door gebruik te maken van de knop op de werkbalk.
Nadat u de toezeggingen heeft ingegeven voor personen, kunt u de ontvangsten gaan inboeken. Het is derhalve van belang dat na het starten van dit onderdeel de juiste persoon wordt geselecteerd om de betaling(en) in te voeren. Via de normale zoekmethode kunt u de juiste persoon opzoeken. U kunt in het snelzoekveld ook het PE-nummer of registratienummer ingeven.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Wanneer u de juiste persoon heeft geselecteerd wordt het bovenste gedeelte van het scherm gevuld met de gegevens van deze persoon. Mocht u het gezinshoofd geselecteerd hebben en u wilt iemand anders uit dit gezin, klik dan op ‘Gezin’ en selecteer de juiste persoon. Nu de juiste persoon geselecteerd is, selecteert u het fonds waar u de betaling op wilt boeken, in dit voorbeeld het fonds met de naam ‘vvb’:
Zoals zichtbaar in bovenstaand schermvoorbeeld is reeds 150,- betaald op de toezegging van 900,-. Er is nog een openstaand saldo van 750,Stel dat deze persoon heeft aangegeven dat er maandelijks een bedrag van 75,wordt betaald. Dit zou betekenen dat er reeds 2 termijnen betaald zijn. (2 x 75,- = 150,-). Als nu de 3e betaling zal worden ingeboekt, dan zal dit wederom een bedrag van 75,- zijn:
Na het ingeven van de velden klikt u op ‘Opslaan’ en de boeking wordt verwerkt. Mocht u een fout gemaakt hebben met de boeking, dan dient u op dezelfde boekingsdatum en boekstuknummer een tegenboeking te doen. U doet dit door hetzelfde als hierboven in te vullen maar dan bij bedrag betaald ‘-75’, of elk ander bedrag in kwestie. Let op: Dit is dus het zelfde bedrag maar dan negatief.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Snelinvoeren toezeggingen Bij dit onderdeel kunt u per wijk snel de toezeggingen verwerken welke u bijvoorbeeld bij de actie kerkbalans binnen krijgt.
U maakt eerst de selectie van het jaar, de wijk, eventueel de sectie en het fonds welke u wilt bewerken waarna u op ‘Verzamelen’ klikt. Er verschijnt nu een rapport met de personen die binnen deze geografisch wijk vallen. Om een toezegging te wijzigen klikt u op de persoon, vervolgens vult u de velden aan waar nodig en klikt u op ‘Bijwerken’. Op deze manier gaat u alle ingekomen toezeggingen langs. Wanneer u hiermee klaar bent klikt u op ‘Opslaan’. Op dat moment worden de gegevens bij de desbetreffende personen opgeslagen. Snelinvoeren ontvangsten Bij dit onderdeel kunt u op een snelle wijze de betalingen van de personen verwerken. U maakt eerst de selectie van het jaar, de boekingsdatum, het boekstuknummer en de boekingsperiode.
Vervolgens selecteert u de zoeksleutel en geeft een deel in van het zoekargument. In de lijst die nu verschijnt, selecteert u de juiste persoon (als deze nog niet geselecteerd is) en vult u de verdere gegevens in. Wanneer u de juiste gegevens heeft ingegeven klikt u op ‘Opslaan’ en kunt u verder gaan met de volgende betaling. Wanneer u bijvoorbeeld een geheel dagafschrift moet inboeken is dit een handige en snelle manier van ingeven. Uiteraard kunt u gebruik maken van verschillende zoeksleutels.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
ClieOp 03 specificatie analyse Wanneer u de toezeggingen in combinatie met de betaalwijze wilt analyseren of deze ook daadwerkelijk geïncasseerd kan worden, dan kunt u dat hier doen. Maak de benodigde selecties en kies Uitvoeren. Wanneer de analyse in het rapport wordt weergegeven heeft u de mogelijkheid deze af te drukken of te exporteren naar het selectiescherm. ClieOp 03 incasso aanmaken ClieOp, 'cliëntopdrachten', is de naam van het elektronische bestand dat zakelijke cliënten gebruiken voor de aanlevering aan Equens of aan hun bank van zakelijke betalingen of van incasso-opdrachten. Met Scipio kunt u een ClieOp bestand aanmaken voor die personen die hebben aangegeven om hun bijdrage automatisch te laten afschrijven. Om de kans op fouten te verkleinen is er een restrictie opgenomen wat betreft de omschrijving van de te incasseren betaalwijzen. U kunt kiezen uit een van de volgende omschrijvingen: - Machtiging bank - Machtiging postbank - Automatische incasso
Incasso jaar is het jaar welke u wilt gaan incasseren. Incasso maand is de maand welke u wilt gaan incasseren binnen het gekozen jaar. De verwerkingsdatum is de datum waarop het bestand door Equens moet worden verwerkt. Let op: De verwerkingsdatum is een toekomstige datum en kan tot maximaal 30 kalenderdagen verder ingegeven worden.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Bij Incasso-soort dient u te kiezen tussen een zuivere incasso of een onzuivere incasso. Een rekeningnummer is als zuiver te beschouwen indien u gecontroleerd heeft of de naam die bij het rekeningnummer staat overeenkomt met de naam die bij de Postbank geregistreerd staat. Mocht dit niet het geval zijn dan dient u te kiezen voor onzuivere incasso. Vervolgens selecteert u het fonds welke u wilt incasseren, de incassantgegevens en de omschrijving van de opdracht. Daarna kiest u een doelbestemming voor het bestand en klikt u op ‘Uitvoeren’. Het ClieOp bestand wordt nu aangemaakt en bij de personen worden de boekingen verwerkt. Inlezen VerwInfo/GMU mutaties Indien u gebruik maakt van OCR regels op uw acceptgiro’s kunt u binnen dit onderdeel het girale betalingsverkeer snel verwerken. De formaten die ondersteund worden zijn die van Equens en de Postbank. U selecteert eerst het bestand welke u ontvangen heeft door op de knop ‘Bladeren’ te klikken en daar het juiste bestand te selecteren. U krijgt vervolgens een overzicht van de te verwerken mutaties. Daarnaast krijgt u, indien dit voorkomt, een overzicht van de mutaties welke niet verwerkt kunnen worden. Vervolgens klikt u op ‘’Verwerken’ om de mutaties te boeken. Inlezen elektronische dagafschriften Indien u gebruik maakt van de module inlezen elektronische dagafschriften dan kunt u hier uw dagafschriften inlezen in Scipio. Vanuit uw telebankierprogramma exporteert u de mutaties per bankrekeningnummer. Deze plaatst u vervolgens op uw harde schijf. Hierna start u dit onderdeel. Maak de benodigde selecties en kies Inlezen. Blader vervolgens naar het bestand wat u net op de harde schijf geplaatst heeft en selecteer deze. U krijgt vervolgens een specificatie van het bestand in het scherm. Kies Verwerken en maak de benodigde selecties, waarna u kunt gaan afletteren. Onderhoud fondsen Zonder fondsgegevens, geen bijdrageadministratie. U moet deze dus voordat u begint met de bijdrageadministratie definiëren. Dit doet u met dit onderdeel. Als u geen bestaande fondsadministratie geïmporteerd heeft zal de lijst met fondsen leeg zijn. Om een fonds toe te voegen klikt u op ‘Toevoegen’.
Hoofdstuk 5.1
Fondsadministratie
Indien u beschikt over de ClieOp03 module dan kunt u hier ook de bank/giro informatie opnemen voor het desbetreffende fonds. Wijk/fonds begroting Indien u begrotingscijfers wilt opnemen in uw bijdrageadministratie dan kunt u deze hier per wijk en per fonds ingeven. Een handige manier om de ontvangsten te bewaken. Onderhoud betaalmomenten Als een persoon een toezegging heeft gedaan, zal deze toezegging normaal gesproken in een bepaald aantal termijnen worden betaald. Met het onderhoud van de betalingsmomenten kunt u vooraf definiëren in welke maanden de desbetreffende persoon zal moeten betalen. Voorbeeld: Een persoon zegt op Fonds A een bedrag van 100,- toe en betaalt deze in 2 termijnen. Normaal gesproken zal dit in juni en december plaatsvinden. U kunt deze betalingsmomenten hier wijzigen. Jaaromzetting toezeggingen Met dit onderdeel kunt u de toezeggingen van een bepaald jaar naar het volgende jaar ‘overhevelen’. Voorbeeld: Persoon A heeft in 2002 een bedrag toegezegd op Fonds A van 600,Met gebruikmaking van de jaaromzetting kunt u automatisch deze toezegging op dit fonds ook in het volgende jaar zetten. In dit voorbeeld dus voor 2003. Reorganisatie toezeggingen Met dit onderdeel kunt u een geheel jaar van de bijdragenadministratie uit uw administratie verwijderen. Selecteer het jaar dat u wilt verwijderen en klik op ‘Verwijderen’. Let op: Dit is een definitieve verwijdering en kan niet ongedaan gemaakt worden!
Hoofdstuk 5.2
Fondsadministratie - Overzichten
Overzicht toezeggingen Hier kunt u een overzicht maken van de toezeggingen, het saldo en het nog openstaande bedrag op een toezegging. Maak uw selectie en klik op ‘Uitvoeren’ Overzicht ontvangsten Hier kunt u een overzicht maken van de ontvangsten. Maak uw selectie en klik op ‘Uitvoeren’ Fondsenstatistiek Voor een statistiek van de fondsgegevens kunt u bij dit onderdeel terecht. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op ‘Start’. Op dat moment wordt de statistiek gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. Als u de statistiek wilt afdrukken klikt u op ‘Afdrukken’. Wijk/fondsenstatistiek Voor een statistiek van de fondsgegevens over de verschillende wijken kunt u bij dit onderdeel terecht. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op ‘Start’. Op dat moment wordt de statistiek gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistieken op uw beeldscherm. Als u de statistiek wilt afdrukken klikt u op ‘Afdrukken’. Bijdragestatus Voor een statistiek op persoonsniveau kunt u dit onderdeel gebruiken. Maak de selectie waarover u de statistiek wilt hebben en klik op ‘Uitvoeren. U kunt hier selecteren of u ook de 0-toezeggingen wilt zien of juist alleen als er een betaling op gedaan is. (Voor elke betaling zonder toezegging wordt een 0-toezegging gemaakt). Daarnaast kunt u hier kiezen om het reële saldo te zien in plaats van het opstaande saldo Nadat u op ‘Uitvoeren’ heeft geklikt wordt de statistiek gemaakt, dit kan enige minuten in beslag nemen. Hierna krijgt u de statistiek op uw beeldscherm. Als u de statistiek wilt afdrukken klikt u op ‘Afdrukken’.
Hoofdstuk 5.2
Fondsadministratie - Overzichten
Frequentietabel Hier kunt u een overzicht maken en afdrukken met de verdeling van de toezeggingen naar de jaarlijkse bedragen en de leeftijd van de bijdragen per geselecteerd jaar. Maak de benodigde selecties en kies Afdrukken. Openstaande posten Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van de personen die in een bepaald jaar na een bepaalde termijn nog openstaande posten hebben. Voorbeeld: Persoon A heeft 1200,- toegezegd, betaling in 12 termijnen. Na de 4e termijn moet er 400,- betaald zijn. Als deze persoon alleen de eerste drie termijnen betaald heeft is er derhalve een openstaand bedrag van 100,-. De personen welke nog een openstaande bedrag hebben, kunt u met dit onderdeel opvragen, afdrukken en eventueel verder verwerken. Openstaande termijnen Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van de personen die in een bepaald jaar na een bepaalde termijn nog openstaande termijnen hebben. De personen welke nog een openstaande bedrag hebben, kunt u met dit onderdeel opvragen, afdrukken en eventueel verder verwerken. Niet-toezeggende personen Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van die personen die in een bepaald jaar geen toezegging hebben gegeven. 0-Toezeggingen kunt u hier ook bij opnemen, een 0-toezegging wordt gemaakt als iemand wel betaald heeft maar niets toezegt. U kunt hier dan ook zogenaamde “non-response” personen mee zoeken en eventueel weer aanschrijven of anders verder bewerken. Niet-betalende personen Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van die personen die in een bepaald jaar op een bepaald fonds niets betaald hebben. Extra-ontvangen Met dit onderdeel krijgt u een overzicht van die personen die in een bepaald jaar op een bepaald fonds meer betaald hebben dan toegezegd.
Hoofdstuk 5.2
Fondsadministratie - Overzichten
Jaarvergelijking toezeggingen Hier kunt u een jaarvergelijking maken over 3 jaren op persoonsniveau. U kunt hier dus het verloop van de toezeggingen bekijken welke personen doen over een aantal jaren. Fondshistorie Hier kunt u een overzicht afdrukken van de historie van de fondsen per jaar en het vorige jaar ten opzichte van het huidige jaar. Daarnaast kunt u per wijk/sectie de historie opvragen. Nog te ontvangen toezeggingen Dit overzicht heeft betrekking over een geheel jaar. Hier ziet u de toezeggingen, betalingen en nog te ontvangen toezeggingen in een overzicht bij elkaar.
Hoofdstuk 6.1
Gescheiden verwerking
Afhankelijk van uw licentie kiest u voor Aanmaken bestand of Inlezen bestand.
De gescheiden verwerking heeft tot doel dat u op meerdere PC’s verschillende typen administraties kan voeren. U hebt bijvoorbeeld in uw gemeente een ledenadministrateur, een predikant, verschillende wijkgemeenten, een administrateur etc. De ledenadministrateur op het kerkelijk bureau kan met deze module dan de mutaties in de centrale ledenadministratie doorgeven aan de ontvangende partij. Aanmaken bestand Als u dit onderdeel start ziet u onderstaand scherm voor u:
Hoofdstuk 6.1
Gescheiden verwerking
U begint hier met de keuze tussen een opzetbestand of een normaal mutatiebestand. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe predikant krijgt welke via de gescheiden verwerking de gegevens wil ontvangen dan kunt u voor deze predikant een opzetbestand maken. Dit hoeft u slechts eenmalig te doen. Een normaal mutatiebestand volstaat daarna. Bij een normaal mutatiebestand dient u te kiezen voor een mutatiedatum. Elk persoon in uw ledenadministratie heeft deze mutatiedatum, dit is de datum waarop deze persoon voor het laatst is gewijzigd en opgeslagen. Bij ‘alleen de mutaties verspreiden vanaf’ vult u de mutatiedatum in vanaf wanneer u de gemuteerde personen wilt verspreiden. Stel bijvoorbeeld dat u op 2, 3 en 5 januari 2004 een wijziging heeft gemaakt bij een aantal personen en u wilt deze wijzigingen doorgeven, dan vult u hier 2 januari 2004 in. (invullen: 02012004, dus in de vorm ddmmjjjj). Wanneer u uw selectie heeft gemaakt en de doelbestemming heeft aangegeven klikt u op ‘Uitvoeren’
Hoofdstuk 6.1
Gescheiden verwerking
Inlezen bestand Als u dit onderdeel start ziet u onderstaand scherm voor u:
Bij het inlezen van de mutaties die u heeft ontvangen van uw ledenadministrateur kunt u een aantal opties selecteren. Wanneer u een opzetbestand heeft gekregen dan kiest u voor de eerste optie. Als u al langer van de gescheiden verwerking gebruik maakt dan kiest u voor een normaal mutatiebestand. Let op: Een opzetbestand inlezen heeft tot gevolg dat alle bestaande gegevens worden verwijderd ! U hoeft dit normaal gesproken slechts een keer te doen.
Hoofdstuk 6.1
Gescheiden verwerking
Wanneer u een normaal mutatiebestand heeft ontvangen kunt u kiezen om alleen de nieuwe personen (van de ledenadministratie) in uw bestand op te nemen, of juist te kiezen om alle personen te ‘vernieuwen’ zodat u de laatste gegevens (zoals deze bij de ledenadministrateur bekend zijn) weer up-to-date heeft. Indien u kiest voor de tweede optie kunt u kiezen om de bestaande bank/giro informatie van personen in uw eigen adminstratie te bewaren en dus niet te overschrijven. Dit kan handig zijn voor de bijdragenadministrateur waar personen een ander bank/giro nummer hebben welke (nog) niet aan de ledenadminstrateur zijn doorgegeven. Daarnaast kunt u ook aangeven of u uw eigen persoonsnotitie’s, telefoonnummers en aanschrijfwijze wilt bewaren. Vervolgens kunt u ook nog kiezen om uw eigen indeling c.q. uw eigen omschrijvingen niet te overschrijven. U hebt bijvoorbeeld bij personen bepaalde doelgroepen of andere eigen instellingen kenbaar gemaakt, deze worden overschreven als u deze niet aanvinkt.
Mocht u in uw eigen bestand ook personen willen toevoegen die niet bij de ledenadministrateur bekend zijn, dan is het volgende belangrijk: Elke persoon heeft een registratienummer, aan de hand van dat nummer bepaalt het programma wanneer een persoon in uw administratie reeds bestaat of juist niet. Wanneer u personen gaat ingeven, stel dan bij de programma instellingen in dat de registratie nummers die u zelf ingeeft vanaf een bepaald nummer worden geteld. Voorbeeld: De ledenadministrateur heeft in zijn bestand personen staan met registratienummers van 1 t/m 15000. Geef dan bij uw administratie bij de programma instellingen – onderhoud leden, een startwaarde van registratienummers die buiten deze reeks valt, bijvoorbeeld: 30000. Op dat moment krijgen de personen die u zelf ingeeft de registratienummers 30000 en hoger. Mocht u zelf personen willen gaan toevoegen, kijk er dan bij uit dat u en de ledenadministrateur niet dezelfde personen gaan toevoegen, de kans op dubbele personen is dan groot. Het is dan beter om de mutaties af te wachten van de ledenadministrateur.
Ingekomen mutaties.. Hier kunt u een specificatie opvragen van de ingekomen mutaties en eventueel verwijderen.
Hoofdstuk 7.1
Formulieren
Hier vindt u een overzicht van de menustructuur van het onderdeel ‘Formulieren’.
In dit hoofdstuk worden de eerste tien onderdelen besproken. De rapportage editor vindt u terug in hoofdstuk 8. Binnen het programma bevinden zich een aantal ‘voorbereide’ formulieren. Deze kunt u gebruiken voor het snel afdrukken van bepaalde gegevens. Attestatie Een attestatie is een getuigschrift over belijdenis en gedrag dat een kerkenraad aangaande een belijdend lidmaat bij verhuizing geeft aan de kerkenraad van zijn nieuwe woonplaats, opdat de lidmaat daar weer als zodanig kan worden ingeschreven. U kunt met Scipio een standaard attestatie formulier afdrukken voor een persoon of een geheel gezin. Voor het afdrukken van een attestatie zoekt u allereerst de juiste persoon c.q. gezin op. Selecteer daarna of u een persoonlijke attestatie wilt of een gezinsattestatie. Klik vervolgens op ‘Afdrukken’. Nieuw ingekomen Voor het aanmelden van nieuwe personen dient u het formulier Nieuw ingekomen in te dienen. Na het oproepen van het nieuwe lid in het scherm zal de gezinssamenstelling getoond worden waar u kunt aanvinken welke leden, indien er meer leden binnen deze gezinssamenstelling zijn, afgedrukt moeten worden.
Hoofdstuk 7.1
Formulieren
SILA formulier Voor het aan of afmelden van een persoon kunt u gebruik maken van het standaard SILA formulier. Voor het afdrukken van een SILA formulier zoekt u eerst de juiste persoon op en klik vervolgens op ‘Afdrukken’. Bij de ledengegevens zit onder het tabblad ‘Diversen’ een optie voor het blokkeren voor SILA. Dit betekent dat deze personen niet bij de SILA geregistreerd willen worden. Als deze optie is aangevinkt kunt u van deze persoon geen SILA formulier afdrukken. Formulier 19 Voor het opgeven van mutaties binnen de kerkelijke gegevens dient u een formulier 19 in te dienen. Deze kerkelijke gegevens zijn bijv. doopgegevens, belijdenisgegevens, geboorte en kerkelijk huwelijk/bevestiging. Nadat het overzicht met de mutaties in het scherm gegenereerd is heeft u de mogelijkheid de gegevens af te drukken of te exporteren naar het selectiescherm of Microsoft Excel. Formulier 54 Voor het overschrijven van personen naar een andere (wijk)gemeente binnen het zelfde grondgebied dient u een formulier 54 in te dienen. Na het opzoeken van de persoon die overstapt naar een andere gemeente geeft u het nieuwe gemeentetype en enkele gegevens in waarna u het formulier afdrukt. Formulier 60 Voor het corrigeren van burgerlijke gegevens van een persoon of wanneer u een niet lid wilt afmelden, dient u een formulier 60 in te dienen. Na het opzoeken van de persoon selecteert u de correctie van de burgerlijke gegevens. Formulier 7040 Bij het uitschrijven van NH personen dient u een formulier 7040 in te dienen. Voor het afdrukken van een formulier 7040 zoekt u eerst de juiste persoon op en klik vervolgens op ‘Afdrukken’.
Hoofdstuk 7.1
Formulieren
Formulier 4300 Voor het overschrijven van een persoon naar een andere (wijk)gemeente buiten het grondgebied dient u een formulier 4300 in te dienen. Na het opzoeken van de persoon geeft u de huidige en de nieuwe (wijk)gemeente in. Acceptgiro’s Voor het incasseren van fondsen en/of uw eigen gebruik kunt u gebruik maken van dit onderdeel. Begin met het selecteren van het jaar waarvoor u acceptgiro’s wilt afdrukken. Vervolgens kiest u of u acceptgiro’s wilt afdrukken die fondsgerelateerd zijn of voor eigen gebruik. Daarna kiest u de periode waarover u acceptgiro’s wilt afdrukken en geeft u een eventuele omschrijving in. Maak uw verdere selectie compleet en klik op uitvoeren. U krijgt nu het resultaat van de zoekopdracht en u kunt beginnen met het afdrukken van acceptgiro’s. Let op: Sommige printers kunnen een groot aantal acceptgiro’s niet zondermeer afdrukken. Mocht uw printer vastlopen dan maakt u gewoon dezelfde selectie en verwijderd u de personen uit de lijst door middel van de ‘delete’ toets op uw toetsenbord. De instelling voor de juiste acceptgiro, de bedragbepaling en wat er op de acceptgiro moet worden afgedrukt kunt u wijzigen bij de Programma Instellingen. Kerkbalans Voor de selectie van de personen voor kerkbalans kunt u van dit onderdeel gebruik maken. U kunt na de selectie de standaard kerkbalans formulieren afdrukken of de personen overnemen naar het selectieresultaat en vervolgens verder verwerken in een zelf te maken kerkbalans formulier met bijvoorbeeld de rapportage editor.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Met de rapportage editor bent u in staat om ongeveer elk overzicht, brief of formulier volledig zelf te creëren op de wijze zoals u deze wilt hebben. Hierdoor is dit een zeer krachtige ‘tool’, maar zeker geen gemakkelijke. In dit hoofdstuk wordt dan ook stap voor stap en aan de hand van voorbeelden uitgelegd hoe u te werk dient te gaan en wat de achterliggende gedachte is van wat u steeds doet. U kunt de rapportage editor op een tweetal manieren starten. Via het hoofdmenu – formulieren – rapportage editor en via het selectiescherm. Het grote verschil is dat wanneer u de rapportage editor start vanuit het hoofdmenu, de koppeling voor de datagegevens wordt gemaakt met alle ledengegevens. Wanneer u de rapportage editor start vanuit het selectiescherm wordt de koppeling gemaakt met het resultaat van de selectie, tevens wordt de hier gehanteerde volgorde meegenomen. Het eerste rapport aanmaken Voorbeeld 1 Een overzicht van geselecteerde leden In het selectiescherm maakt u een klein overzicht van de leden, bijvoorbeeld alle personen met de achternaam ‘h’. Voer dit resultaat uit naar de rapportage editor. U doet dit door te kiezen voor ‘Selectie – Resultaat naar rapportage editor’. De rapportage editor zal nu starten en u ziet het volgende scherm verschijnen.
U kiest nu voor ‘Nieuw rapport aanmaken…’ en klikt op ‘OK’.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Voor u hebt u nu een leeg werkscherm waar u uw rapport kunt maken. Zoals u ziet is het hoofdscherm opgedeeld in een drietal onderdelen:
Alles wat binnen de kopregel valt wordt eenmaal doorlopen. U kunt dit dus gebruiken voor een aantal koppen. Het detaildeel bevat het onderdeel waar een zogenaamde ‘doorloop’ functie in is verwerkt. Dit wordt verder in het voorbeeld uitgelegd. Helemaal onderaan bevind zich de voetregel. Hier kunt u bijvoorbeeld het veld ‘paginanr’ plaatsen, hierover later meer. In het linker gedeelte van het scherm bevindt zich de zogenaamde werkset. Hiermee kunt u tekstvelden, datavelden en pictogrammen binnen het document definiëren.
Dit voorbeeld behandelt het maken van een simpele lijst van de personen binnen de selectie. Het eerste wat geplaatst dient te worden zijn de koppen. In dit voorbeeld wordt gekozen voor de volgende koppen: De naam en het adres. De kop moet nu geplaatst gaan worden in het vak ‘Kopregel’. Kies voor de knop ‘Tekstveld’. Dat is de knop met de letters ‘Aa’. Wanneer u dit doet wordt deze knop blauw.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
U heeft nu de ‘tool’ Tekstveld geselecteerd. Deze kunt u nu gaan plaatsen in het Kopregel vak. Het plaatsen van een veld doet u door naar de beginlocatie op het werkgedeelte te gaan, de muis in te klikken en vervolgens te slepen naar de grootte van het tekstvlak. De grootte hiervan kunt u later altijd aanpassen. Maak een vlak zoals in bijgaand schermvoorbeeld is gegeven.
Wanneer u de muis loslaat verschijnt de cursor in het tekstveld. Tik hier nu in: ‘Naam:’.
Wanneer u dit doet ziet u de tekst ‘Naam:’ op het scherm verschijnen.
Door nu in het witte gedeelte naast dit tekstveld te klikken wordt het tekstveld verder geactiveerd. U hebt nu uw eerste tekstveld op het document gezet.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Zet vervolgens op dezelfde wijze het tekstveld ‘Adres’ op het werkblad. Uw rapport ziet er nu ongeveer als volgt uit:
Nu moeten er samenvoegvelden op het document worden aangebracht. Deze definieert u in het onderdeel ‘Details’. Binnen dit onderdeel ontstaat bij het afdrukken een zogenaamde doorloop. Dit betekend dat de gegevens die u in dit gedeelte zet elke keer afgedrukt worden wanneer er door de gegevensbank/selectie wordt gelopen. Kies voor de knop ‘Samenvoegveld. Dat is de knop met de letters ‘B’. Kies voor de knop ‘Samenvoegveld’. Dat is de knop met de letter ‘B’. Wanneer u dit doet wordt deze knop blauw. U heeft nu de ‘tool’ Samenvoegveld geselecteerd.
Er verschijnt nu aan de rechterkant van het scherm een nieuw venster.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Dit is het venster waar alle samenvoegvelden instaan welke u kunt gebruiken om een rapport te maken. Omdat dit voorbeeld de naam en het adres omvat kiest u eerst voor ‘[Naam (vol)]’ U kunt dit veld nu in het rapportage scherm slepen in het onderdeel ‘Details’. U sleept een veld door erop te gaan staan met de muis, vervolgens de linkermuisknop in te klikken en deze ingeklikt te houden. U beweegt nu uw muis en u sleept als het ware dit veld naar een locatie toe. Als u op de juiste locatie bent aangekomen laat u de muisknop weer los. Sleep het veld ‘Naam (vol)’ naar de juiste locatie. Selecteer vervolgens het veld ‘Straatnaam’ en sleep ook deze naar de juiste locatie. Wanneer u dit gedaan heeft zal uw scherm er als volgt uit zien:
U hebt nu uw eerste document gemaakt. Om een indruk te krijgen van wat het resultaat hiervan nou precies geworden is drukt u het rapport af. U doet dit door te kiezen voor ‘Bestand – Afdrukken’. Werken met velden op het werkblad Een veld verplaatsen met de muis. Indien een veld niet op de correcte plaats staat, dan kunt u deze gaan verschuiven. Stel u wilt het tekstveld ‘Adres:’ verplaatsen. U gaat nu met de muis naar dit veld toe totdat er een ‘hand’ boven komt te zweven. Vervolgens klikt u op de linkermuisknop en houdt deze ingedrukt zoals in onderstaand schermvoorbeeld:
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Vervolgens sleept u het veld naar de gewenste locatie en laat de muis weer los.
De waarde van een tekstveld veranderen. Indien u de tekst van een tekstveld wilt veranderen, selecteert u dit veld door een keer op het veld te klikken met de linker muisknop. Vervolgens klikt u op de rechter muisknop. Er verschijnt nu een menu zoals u in onderstaand schermvoorbeeld kunt zien.
U kiest hier voor Bewerken, waarna u de tekst in het tekstveld kunt gaan wijzigen. Hetzelfde resultaat verkrijgt u door dubbel te klikken op een tekstveld.
De omranding van een tekstveld aanpassen. U klikt wederom met de rechter muisknop op het te wijzigen tekstveld en kies vervolgens voor ‘Aanpassing grootte’.
Een veld verwijderen. Stel u heeft een veld gedefinieerd welke u wilt verwijderen. U doet dit door weer op de rechter muisknop te klikken en te kiezen voor ‘Verwijderen’.
Een veld naar de achtergrond sturen. Wanneer u gebruik maakt van meerdere velden over elkaar dan kan het soms zijn dat het ene veld over het andere heen ligt. Deze kunt u naar de achtergrond sturen door weer op de rechter muisknop te klikken en te kiezen voor ‘Stuur naar achtergrond’.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Een veld van locatie veranderen zonder gebruik te maken van de muis. Indien u de locatie van een veld exact wilt bepalen kunt u dit doen door het veld aan te klikken en weer op de rechtermuisknop te klikken. U selecteert nu ‘Eigenschappen’. Het volgende scherm verschijnt:
U kunt een veld zeer nauwkeurig plaatsen. De berekening van de locatie van een tekstveld vindt plaats in zogenaamde ‘twips’. Een twip is een schermonafhankelijke eenheid, dat wil zeggen dat de resolutie van het scherm geen invloed heeft op de grootte van het af te drukken rapport. Er zijn 1440 twips in een logische inch. Eén inch bij de afdruk op de printer is 1440 twips op het scherm. Dit komt overeen met 567 twips per logische centimeter. Dit klinkt allemaal heel technisch maar wanneer u hier wat mee experimenteert, wordt het snel duidelijker. Daarnaast kunt uiteraard altijd de velden met de muis verslepen. Tevens kunt u hier kiezen of u het veld op de afdruk ook zichtbaar wilt hebben en of de waarde van het veld naar een geheugenplek moet. Meer informatie over deze opties vindt u verderop in deze handleiding.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Uitbreiding voorbeeld – Pagina nummers toevoegen aan het rapport. De voetregel wordt altijd onderaan een pagina afgedrukt, u kunt dit bijvoorbeeld gebruiken voor een pagina nummer. Selecteer de knop ‘Samenvoegveld’, kies in het verschenen venster bij soort voor ‘Speciaalveld’. Selecteer hier ‘Pag. nr’. en sleep deze onder de voetregel balk zoals in onderstaand schermvoorbeeld:
U hebt nu een paginanummer op elke bladzijde.
Uitbreiding voorbeeld – op het werkblad de gegevens alvast gegevens bekijken. Indien u alvast wilt zien wat voor gegevens er precies in komen kunt u kiezen voor ‘Bewerken – Samenvoegen…’ of op de knop met de letters ‘abc’ klikken.
U zult nu zien dat de gegevens van het eerste ‘record’ getoond worden. Door gebruik te maken van de pijlen kunt u door de ‘records’ heen bladeren.
Een rapport opslaan. Wanneer uw rapport klaar is kunt u deze opslaan om later nogmaals te gebruiken. U selecteert hiervoor vanuit het menu ‘Bestand – Opslaan’.
Een rapport opvragen. Indien u een eerder gemaakt rapport heeft opgeslagen kunt u deze later weer hergebruiken. U dient het dan te openen via het menu ‘Bestand – Open’. In het venster wat vervolgens verschijnt, kiest u voor het juiste bestand en klikt nogmaals op ‘Open’. Het programma komt met een aantal voorbeeld rapporten, u vindt deze in de folder waar u Scipio heeft geïnstalleerd, onder de folder ‘Rapporten’.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Voorbeeld 2: Een brief maken welke naar doopleden van 20 t/m 25 jaar gestuurd gaat worden. Maak eerst een zoekopdracht welke voldoet aan bovenstaande eisen. U doet dit door de rapportage editor te sluiten en in het selectiescherm de volgende zoekopdracht aan te maken:
Voer deze vervolgens uit en start via het selectiescherm de rapportage editor. Kies hiervoor in het menu ‘Selectie – Resultaat naar rapportage editor…’. Begin een nieuw document. Omdat er hier individuele brieven gemaakt worden is het belang van de kopregel en de voetregel niet groot en zal nu dus niet worden gebruikt. Selecteer eerst de tool ‘Tekstveld’. Maak nu een tekstveld in het vlak ‘Details’ en zet daar de tekst ‘Beste’ in. In dit voorbeeld worden de personen met hun roepnaam aangesproken. Het werkblad ziet er nu ongeveer als volgt uit:
Nu moet de voornaam van de desbetreffende persoon achter ‘Beste’ komen. Selecteer hiervoor de tool ‘Samenvoegveld’ en kies in het venster voor ‘Roepnaam’. Sleep dit veld tot achter het tekstveld ‘Beste’.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Het werkblad ziet er nu ongeveer als volgt uit:
Nu moet de inhoud van de brief geschreven worden. Selecteer hiervoor weer de tool ‘Tekstveld’ en maak een ruim vlak onder het reeds bestaande tekstveld ‘Beste’. Hier kan de tekst van de brief komen te staan.
Bovenstaand schermvoorbeeld is uiteraard een voorbeeld van de tekst welke u zelf geheel aan uw eigen situatie kunt aanpassen, het gaat hier om het voorbeeld. Probleem Zoals in het vorige voorbeeld al duidelijk werd, wordt de tekst die binnen het vlak ‘Details’ staat steeds herhaalt tot de pagina vol is. Voor een brief is dit niet werkbaar, er moet immers per persoon een brief worden afgedrukt. Er moet dus pagina scheiding komen. Dit valt op te lossen door de regels van het detailniveau aan te passen. Selecteer in het menu voor ‘Bewerken – Regels detailniveau – Detail niveau 1’. of klik in het witte gedeelte van het werkblad (dus niet op een bestaand tekstveld) op de rechter muisknop, het volgende menu zal verschijnen:
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Klik dan op het menu. Er verschijnt nu een nieuw scherm. Vink in het scherm het volgende aan:
klik vervolgens op ‘OK’. De brief is nu compleet. Maak op de gebruikelijke wijze een printvoorbeeld voor het resultaat.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Voorbeeld 3: Een overzicht maken van gezinnen waarbij het gezinshoofd eerst wordt weergegeven met de betreffende NAW-gegevens. Daaronder alleen de overige gezinsleden. Maak eerst een zoekopdracht welke voldoet aan bovenstaande eisen. U doet dit door de rapportage editor te sluiten en in het selectiescherm te kiezen voor de volgende sortering:
U kunt uiteraard zelf uw verdere selectie maken. Voer uw selectie vervolgens uit en start via het selectiescherm de rapportage editor. Kies hiervoor in het menu ‘Selectie – Resultaat naar rapportage editor…’. Begin een nieuw document. Het voorbeeld gaat nu uit van 2 verschillende ‘doorloop’ acties. De eerste gaat om alle gezinshoofden c.q. zelfstandigen, de tweede gaat over de overige gezinsleden. Met slechts 1 detailniveau kan dit niet lukken. Er moet dus een tweede, dieper niveau worden toegevoegd. Kies hiervoor in het menu: ‘Bewerken – Detailniveau toevoegen’.
U zult zien dat er drie extra schuifbalken bij verschijnen.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Uw werkblad ziet er nu ongeveer als volgt uit:
Wat nu moet gebeuren is het plaatsen van de samenvoegvelden. In het voorbeeld wordt tevens de kerkelijke staat van de personen getoond. Selecteer de ‘Samenvoegvelden’ tool en zorg ervoor dat uw scherm er ongeveer als volgt uit komt te zien:
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Het volgende wat nu gedaan moet worden is het instellen van de betreffende regels binnen de detailniveau’s. Het eerste detailniveau heeft geen regels nodig. Dit is een normale ‘doorloop’ van de gegevens. Om echter geen dubbele personen te krijgen moet dit worden afgevangen in de regels van het tweede detailniveau.
In bovenstaand voorbeeld staan de juiste regels al ingesteld. Allereerst wordt de regel geactiveerd dat er binnen het tweede niveau gebleven moet worden zolang het veld PE-fam. gelijk blijft. Immers, de overige gezinsleden moeten onder elkaar komen. Daarnaast is er ingesteld dat als de regel niet meer geldig is, er dus een andere PEfamilie gevonden is, het niveau verlaten moet worden met deze volgende persoon.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Vervolgens is ingesteld dat binnen het huidige niveau (het tweede niveau) alleen die mensen mogen worden afgedrukt die aan een bepaalde gezinsrelatie voldoen. Het betreft hier de personen niet gelijk aan gezinshoofd en/of zelfstandig. Klik vervolgens op OK. Uw overzicht is nu klaar en u kunt deze opslaan. Barcode vermelding Indien u een barcode lezer heeft (of gaat aanschaffen) dan kunt u gebruik maken van een barcode vermelding op het rapport. Deze barcode correspondeert met de persoonsgegevens. Nadat u een rapport heeft afgedrukt met daarop een barcode, kunt u met een barcodelezer de juiste persoon inlezen binnen uw leden- of bijdrageadministratie. Om een barcode op het formulier te plaatsen gaat kiest u voor de tool ‘Samenvoegveld’ en kiest u voor ‘Speciaalveld’. Sleep de barcode naar het formulier op de gewenste plek.
Rekenen met rapporten Binnen de normale overzichten, brieven en lijsten kunt u gebruik maken van een aantal opties die nog niet aan de orde zijn geweest. Dit zijn de zogenaamde geheugenvelden en rekenvelden. Geheugenvelden Geheugenvelden zijn velden waarmee u bepaalde waarden kunt bewaren en later weer kunt laten tonen of later mee gaat rekenen in de rekenvelden.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Voordat u een geheugenveld kunt gebruiken dient u deze eerst op het formulier te plaatsen:
Vervolgens kunt u een bepaalde veldwaarde in een geheugenveld bewaren. U doet dit door de eigenschappen op te vragen van een ander veld welke u in het geheugenveld wilt bewaren.
Vervolgens vinkt u aan dat de waarde naar een geheugenplek gebracht dient te worden. Vink hiervoor ‘Waarde naar geheugenplek’ aan en selecteer het te gebruiken geheugenveld. U kunt gebruik maken van in totaal 10 geheugen velden. Indien u vervolgens de eigenschappen van het geheugenveld opvraagt zult u zien dat u hier kunt kiezen of de waarde van het geheugenveld moet worden geschoond na het tonen of niet.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Rekenvelden Rekenvelden zijn velden waarmee u berekeningen kunt uitvoeren alvorens de eindwaarde te tonen op het formulier. Tevens kunt u de eindwaarde van de berekening weer op bovenstaande manier naar een geheugenveld plaatsen. Voordat u een rekenveld kunt gaan gebruiken dient u het te plaatsen op het formulier:
Vervolgens dient u de formule voor het rekenveld te bepalen.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
U doet dit door met de rechtermuisknop op het veld te klikken:
Kies in het menu wat vervolgens verschijnt voor ‘Berekening instellen…’ Er verschijnt nu een nieuw scherm waarin u de formule kunt invoeren. U kunt rekenen met: € € €
Gegevens uit de fondsadministratie. Geheugenvelden. Een aantal ledengegevens en de eigenvelden.
Voorbeeld: Stel u wilt een overzicht maken waarin de toezegging van het vorige jaar vermeld staat en tevens 10% extra. Berekening: Bedrag: - 10% erbij Berekening:
100,00 10,00 100,00 x 1,1 = 110,00
De formule wordt derhalve: “
* 1,1”
Vervolgens selecteert u dat de uitkomst een bedrag is en klikt u op OK.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Uw formulier zou er nu ongeveer als volgt uit kunnen zien:
Op deze manier krijgt u dus een overzicht van de personen met de toezegging van vorig jaar en wat 10% extra zou zijn. U kunt dit bijvoorbeeld ook in een brief verwerken.
Hoofdstuk 8.1
Rapportage editor
Overige voorbeelden en selecties kunt u vinden in de map Rapporten onder de folder waar u Scipio geïnstalleerd heeft. Normaal gesproken zal dit ‘C:\Program Files\Hagru\Scipio\Rapporten’ zijn. De volgende voorbeelden zijn daar aanwezig: -
Overzicht personen Voorbeeld brief Brief voor het kerkblad Persoonsattestatie Gezinsattestatie SILA formulier
(personenlijst.ssd) (aan dhr en_of mevrouw.ssd) (kerkblad.ssd) (persoonsattestatie.ssd) (gezinsattestatie.ssd) (sila formulier.ssd)
De volgende voorbeelden omvatten ook een voorbeeld selectie welke u kunt openen in het selectiescherm: - Overzicht overleden personen - Overzicht betalingen - Overzicht toezeggingen
(in memoriam 2003.ssd / .sel) (overzicht betalingen.ssd / .sel) (overzicht toezeggingen.ssd / .sel)
Veel gestelde vragen In deze appendix staan een aantal vragen / problemen waar u wellicht ooit tegen aan zult lopen.
Vraag : De vroegere ledenadministrateur is vertrokken en iemand anders doet dit nu. Hoe zorg ik ervoor dat de oude ledenadministrateur geen toegang meer heeft tot het programma ? Antw. : Om dit te veranderen dient U ingelogd te zijn als de ‘Programmabeheerder’. Ga in het menu naar ‘Beheer’ en kies daar ‘Toegangsbeheer’. Hier kunt u de personen wijzigen die toegang hebben tot Scipio. Vraag : Als ik een lijst ga afdrukken van het resultaat van mijn selectie dan missen er 1 of meer kopregels, hoe kan dat? Antw. : Op het beeldscherm kunt u meer informatie kwijt dan op een A4., U kunt proberen bij de printer instellingen de oriëntatie op ‘landscape’ zetten. Anders moet u de hoeveelheid kopregels verminderen. Vraag : Ik ben een lid tegengekomen waar de geboorte datum na de huwelijksdatum viel, zou het niet handig zijn als Scipio dat signaleert? Antw. : Jazeker, U kunt dit soort ‘onmogelijke’ fouten door Scipio laten signaleren, u dient dan wel de controle van de ledengegevens aan te vinken, om dit te doen gaat u in het menu naar ‘Beheer’, kies daar ‘Programma instellingen’ en vink dan bij Controle ‘De persoonsgegevens controleren’ aan. Als u nu het ledenscherm weer oproept ziet u dat Scipio dit soort fouten voor u signaleert. Vraag : Ik ben een lid aan het ingeven maar ik weet de geboortedatum niet. Wat nu? Kan ik dit lid toch ingeven ? Antw. : Uiteraard, het is dan wel handig om bij de opmerking te zetten dat u deze niet weet zodat u deze later kunt corrigeren. Als u de controle van de datagegevens heeft aangevinkt zal Scipio dit ook nog eens voor u signaleren Vraag : Ik probeer via het hoofdmenu het zoekscherm te benaderen, maar als ik op het menuonderdeel klik dan gebeurt er niets, hoe kan dat? Antw. : U heeft het zoekscherm reeds geladen, als u in de taakbalk kijkt zult u het zoekscherm daar vinden, klik erop en het zal verschijnen.
Vraag : Is het ook mogelijk om vanuit het ledenscherm meteen de fondshistorie van een persoon op te roepen ? Antw. : Ja, ga in het menu naar ‘Beheer’, kies daar ‘Programma instellingen’ en vink dan bij Instellingen-1 ‘Fondsgegevens zijn op te vragen bij de ledengegevens’ aan. Als u nu het ledenscherm weer oproept kunt u deze door middel van een klik in de toolbar oproepen. (zie schermuitleg bij Onderhoud van de ledengegevens) Vraag : Ik heb vandaag een bepaald boekstuk geboekt, is het mogelijk om van dit boekstuk nu een overzicht te maken van alle boekingen die ik gemaakt heb? Antw. : Ja, ga in het menu naar Fondsadministratie, kies daar Overzichten, dan Ontvangsten en maak daar uw gewenste selectie. Vraag : Ik ben bezig met het invoeren van de toezeggingen, mijn lijst met Toezeggingen ligt op volgorde van registratie nummer. Is het ook mogelijk om door middel van het bladeren de volgorde in te stellen op registratie nummer? Antw. : Ja, ga in het menu naar Beheer, kies daar Programma instellingen en verander dan bij Fondsadministratie de volgorde van het bladeren. Vraag : Ik heb een verkeerde boeking gedaan bij het invoeren van de betalingen. Hoe moet ik dit nu corrigeren? Antw. : Boek hetzelfde bedrag nog een keer maar dan met het ‘-‘ teken ervoor. Vraag : Ik heb een overzicht opgeroepen via de selectie module per bezorgwijk. Het vreemde is, deze persoon lijkt in een andere bezorgwijk te zitten. Hoe kan dat? Antw. : U heeft een overlappende postcodereeks in uw bezorgwijk zitten, Scipio zoekt naar de eerste postcode die overeenkomt met de postcode van de persoon en laat die zien; zorg dat u geen overlappingen heeft in uw bezorgwijken Vraag : Ik maak een overzicht van huwelijksjubilea en wil deze uitprinten, maar voordat het eigenlijke printen begint duurt dat nogal even, hoe kan dat? Antw. : Scipio maakt eerst intern een lijst van de mensen die met elkaar gehuwd zijn, de partners worden opgezocht en dan begint het afdrukken. Bij grote selecties duurt dit soms inderdaad even. Vraag : Als ik een wijk / straat / leden overzicht maak, mis ik een aantal personen, hoe kan dat ? Antw. : U heeft de wijkindeling veranderd, ten behoeve van de snelheid heeft Scipio dit niet bij alle leden doorgevoerd, ga in het menu naar ‘leden’ en kies daar ‘repareren ledengegevens’. Uw probleem is nu opgelost.
Vraag : Ik probeer een persoon bij een andere PE familie op te nemen door middel van de knop ‘PE Wijzigen’. Alleen het programma geeft de melding dat de PE-familie niet bestaat, terwijl deze toch echt aanwezig is. Hoe kan dat? Antw. : Er is een fout in de desbetreffende PE-familie geslopen. Dit is eenvoudig te repareren door in het het hoofdmenu ‘Leden’ te selecteren en dan ‘Repareren ledengegevens’. Voer dit programma onderdeel uit en uw probleem is opgelost. Vraag : Wanneer ik zoek naar bepaalde personen die reeds overleden/vertrokken etc. zijn dan kan Scipio deze niet vinden. Ik weet zeker dat ze bestaan want in het ledenscherm zie ik ze wel. Hoe kan dat? Antw. : In het selectiescherm heeft u aangevinkt dat u alleen actieve personen wilt tonen, om dit te wijzigen klikt u in het selectiescherm op het menu-onderdeel ‘Selectie’ en daar ziet u een vinkje voor ‘Alleen actieve personen tonen’. Wanneer u hierop met de muis klikt verdwijnt dit vinkje. Wanneer u de selectie opnieuw uitvoert zult u zien dat de ‘verdwenen’ personen er weer zijn. Vraag : Bij het uitvoeren van mijn selectie staan alle gezinsleden niet netjes bijelkaar. Bestaat er een mogelijkheid dat deze wel netjes bijelkaar staan? Antw. : Jazeker, klik in het selectiescherm op het menu-onderdeel ‘Ingestelde sortering gebruiken’. Klik vervolgens op de ‘Selectie instellingen…’ en klik dan op het tabblad ‘Sortering’. Maak hier de volgende sortering: Omschrijving: - PE-fam. - Gezinsvolgorde binnen PE familie - Geb. Datum - Achternaam
Volgorde: Oplopend Oplopend Oplopend Oplopend
Vraag : Bij het uitvoeren van mijn selectie komen dezelfde personen vaker voor. Hoe kan dat? Antw. : Wanneer u een selectie heeft gemaakt op de fondsadministratie en dan bijvoorbeeld ‘Toezeggingen in 2008’ en u voert deze selectie uit dan kan het voorkomen dat een persoon vaker verschijnt, dit komt door het feit dat een persoon over meerdere fondsen kan toezeggen. Er wordt dan ook weergegeven per fonds. Mocht u GEEN selectie op de fondsadministratie gemaakt hebben dan dient u in het selectiescherm bij het menu-onderdeel ‘Selectie’ het vinkje te verwijderen dat bij ‘Partnergegevens tonen’ staat. Wanneer u de selectie opnieuw uitvoert zult u zien dat de ‘dubbele’ personen verdwenen zijn.
Een word document maken (samenvoegdocument)
Deze appendix beschrijft hoe u een word document voorbereid op een samenvoegactie vanuit Scipio. Engelse versie: 1. 2. 3. 4. 5.
Start Word. Open een nieuw document. (Menu – File – New…) Ga naar het menu: Tools en klik op Mail Merge Klik achtereenvolgens op: Create – Form Letters – Active Window Klik dan op: Get Data – Open data source Blader naar de folder waar u Scipio heeft geinstalleerd en kies daar de subfolder ‘Data01”. Selecteer daar: Selectie.MDB en klik op OK. 6. In het scherm waar u de Tables kunt selecteren; selecteer daar Selectie en klik op OK. 7. Klik vervolgens op Edit Main Document Nederlandse versie: 1. 2. 3. 4. 5.
Start Word. Open een nieuw document. (Menu – Bestand – Nieuw…) Ga naar het menu: Extra en klik op Afdruk Samenvoegen Klik achtereenvolgens op: Maken – Standaardbrief – Actief Venster Klik dan op: Gegevens ophalen – Gegevensbestand koppelen. Blader naar de folder waar u Scipio heeft geinstalleerd en kies daar de subfolder ‘Data01”. Selecteer daar: Selectie.MDB en klik op OK. 6. In het scherm waar de tabellen kunt selecteren; selecteer daar Selectie en Klik op OK. 7. Klik vervolgens op Hoofddocument Bewerken
Op dit moment kunt u beginnen met het opstellen van het formulier. Bij Insert Merge Field / Samenvoeg veld invoegen kunt u velden uit de database van Scipio op het formulier neerzetten. Als u klaar bent met uw formulier moet u het bestand opslaan. Sla dit bestand op in de subfolder ‘MailMerge’ die zich onder de folder waar u Scipio heeft geinstalleerd bevind. Voorbeeld: C:\Program Files\Hagru\Scipio\Mailmerge. Onderstaande geldt alleen voor personen die Microsoft Works gebruiken. Let op:
Omdat de Microsoft Word versie die gebundeld zit bij Microsoft Works niet volledig hetzelfde werkt als de Microsoft Word versie van Microsoft Office geven wij geen garantie dat het samenvoegen van de documenten op dezelfde manier gaat c.q. correct wordt afgewikkeld door Microsoft Word. U kunt wel de gegevens van het selectiescherm exporteren en later verwerken in uw Microsoft Word versie die gebundeld zit bij Microsoft Works.
