Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
een praktijkcase
een praktijkcase
1
Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
Klantcase Salverda Bouwbedrijf Salverda realiseert zich een aantal jaar geleden naar aanleiding van een verouderd CRM, een uitpuilend archief en de wens om projectgebonden te werken dat intern het roer om moet. De bouwer uit de omgeving Zwolle, met projecten uiteenlopend van nieuwbouw tot renovatie en van kantoorpanden tot kunstwerken (infra), kiest in de zoektocht naar een oplossing voor DigiOffice. Dat de op het oog eenvoudige wens ‘projectgebonden werken’ nogal wat voeten in aarde heeft, blijkt als we in de voormalige archiefruimte van Salverda in gesprek gaan met betrokken medewerkers Wilbert van de Weg (projectleider), Rick Maljaars (werkvoorbereider) en Jan Pieter Trapman (ICT). Rode lijn is dat een andere manier van werken grote impact heeft en inspanning en commitment vergt van een organisatie.
Aanleiding De vraag om verandering kwam destijds vanuit de ICTafdeling en van projectleiders. ICT’er Jan Pieter Trapman vertelt: “Indertijd liep de hoeveelheid ongestructureerde data uit de hand. Dat kwam onder meer door de tientallen inspectiefoto’s die dagelijks binnen kwamen. We hadden wel een filestructuur, maar het was niet meer beheersbaar. Ook ontbrak een document lifecycle. Daarnaast werden er veelvuldig bestekken op CD gebrand, plottertekeningen uitgedraaid én ook nog eens verstuurd per post. Een hoge kostenpost.”
v.l.n.r. Wilbert van de Weg (projectleider), Rick Maljaars (werkvoorbereider) en Jan Pieter Trapman (ICT).
Over Salverda Salverda is al meer dan 60 jaar een begrip in Zwolle en omgeving. Het bedrijf bouwt nieuwe woningen en utiliteitspanden, doet onderhouds- en renovatieprojecten voor zowel woningcorporaties, bedrijfspanden als hotels en is daarnaast operationeel in betonbouw en -renovatie. Salverda maakt deel uit van de Schagen Groep dat zich richt op wegenbouw en over een eigen betoncentrale beschikt.
Salverda is al jaren ISO-9001 en VCA**-gecertificeerd, werkt volgens ISO26000 en voldeed als één van de eerste bouwbedrijven in Nederland aan de ISO14001 norm. Ook zijn ze in bezit van een FSC®- een CO2prestatieladder certificaat. Geen doelen op zich, maar onderdeel van krachtige ambities om als bedrijf continu te verbeteren en bij te dragen aan een gezonde, duurzame samenleving.
Vakmanschap, vertrouwen en betrokkenheid zijn kernbegrippen voor Salverda. Ieder project in elke discipline steunt op betrokken vakmensen, zowel uit de eigen gelederen als bij toeleveranciers, die hun specialistische kennis inzetten om goed werk en kwaliteit af te leveren.
2
een praktijkcase
een praktijkcase
3
Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
Voor projectleiders kwam de aanleiding uit een andere hoek. Wilbert van de Weg: “We hebben werken van zes miljoen, maar ook van vijftig euro. Jaarlijks zo’n 6000 projecten. Voor de crisis werden er vaste teams op projecten gezet. Betonwerk, woning- en utiliteitsbouw waren strikt gescheiden. Dat kon toen nog omdat er voldoende projecten waren in al die sectoren. De crisis heeft de markt ingrijpend veranderd. Daar moet je als bouwbedrijf in mee wil je niet kopje onder gaan. Er kwam dus een einde aan de vaste teams. Er moest worden gerouleerd. De vraag om projectgebonden te gaan werken kwam dan ook niet uit de lucht vallen.”
Aanpak Van de Weg wordt bij het project betrokken op het moment dat Salverda voor de keuze voor DigiOffice staat. Het selectietraject voor een leverancier heeft ICT reeds doorlopen en er is een referentiebezoek ingepland. Het bezoek verloopt positief. Salverda kiest voor DigiOffice. Voor de aanpak werkt IDB Groep altijd met PRINCE2-projectmanagement. Dat betekent dat er bij beide bedrijven projectleiders werden aangewezen. Ook is er een stuurgroep en een werkgroep gevormd. Bij Salverda bestond de werkgroep uit ICT, een calculator, een projectleider, een directiesecretaresse en een werkvoorbereider. Zij hebben samen met de projectleider en consultant van IDB Groep de inrichting bepaald van DigiOffice. Toen dit eenmaal vast stond, zijn er testers uitgezocht die op kleine schaal testprojecten hebben uitgevoerd. Om de gehele organisatie kennis te laten maken met de look and feel van DigiOffice organiseerde Wilbert van de Weg een kantinebijeenkomst. Zo kreeg iedereen een eerste indruk van DigiOffice. In een later stadium is in kleine groepen de cursus DigiOffice gegeven door IDB Groep.
is hij bij de inrichting van DigiOffice sterk afhankelijk van de werkgroep. Zij kennen de bedrijfscultuur en werkwijze. Werkgroepleden moeten daarom een eenduidige visie formuleren over hoe het systeem voor hen moet gaan werken. Die visie moet intern sterk uitgedragen worden om draagvlak te creëren voor de andere werkwijze. Een optimale inzet van DigiOffice komt dan de hele organisatie ten goede. Over het verloop van het traject vertelt ICT’er Jan Pieter Trapman: “De mogelijkheden van DigiOffice zijn enorm. Wij hebben in het begin misschien iets te veel geprobeerd om onze werkwijze in DigiOffice te brengen. In plaats van andersom. Daar zijn we wel met zachte hand op gewezen. Dat er eerst een basis moet staan voordat je verder kunt.” De samenwerking tussen Salverda/Schagen Groep en IDB Groep noemt hij goed. Het contact is direct en issues worden direct opgepakt. “Er zijn altijd dingen die beter kunnen, maar dat geldt aan onze kant ook,” aldus Trapman. IDB Groep Ronald van der Draai, consultant Implementatie & Ondersteuning van IDB Groep, vertelt: “Van de implementatie bij Salverda hebben wij ook geleerd. In latere projecten zijn de diverse modules al niet meer tegelijkertijd ingericht en opgeleverd. Wij adviseren altijd eerst het CRM en Huisstijlgedeelte van DigiOffice neer te zetten.”
Leerweg De implementatie van DigiOffice bij Salverda is een leerweg geweest voor beide partijen. Terugkijkend zegt projectleider Van de Weg: “Voor de consultant is DigiOffice gesneden koek en onze ICT snapte het allemaal wel, maar wij gebruikers niet. We spraken niet dezelfde taal. Dat is af en toe best frustrerend geweest. We wilden ook alles in één keer. Daardoor hebben we teveel hooi op onze vork genomen.” Een intern projectleider is extreem belangrijk om een project te laten slagen. Ook de rol van de werkgroep moet niet worden onderschat. Hoewel een consultant DigiOffice het beste kent en weet hoe het bedrijfsprocessen kan ondersteunen en vergemakkelijken,
4
een praktijkcase
Over Wilbert van de Weg Wilbert van de Weg werkt sinds 1999 bij Salverda. Begon na zijn opleiding MTS Bouwkunde als werkvoorbereider. Heeft dit zeven jaar gedaan; vooral seriematige woningbouw. Nu is hij projectleider op zowel betonwerk, woning- als utiliteitsbouw. Daarnaast is Wilbert lid van het managementteam. In beide hoedanigheden maakt hij zich sterk voor een goed gebruik van DigiOffice. Hij wordt niet voor niets binnen Salverda ook wel Mr. DigiOffice genoemd.
een praktijkcase
5
Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
Intussen is het DMS volwassen geworden. De zienswijze van IDB Groep op product en projectaanpak is ook standvastig. “Tijdens de implementatie bij Salverda zijn we begonnen om een standaard basisimplementatie DMS op papier te zetten. Dankzij de kritische houding van de projectleden van Salverda en de ervaringen die we bij andere bedrijven hebben opgedaan, is er nu een basisinrichting beschikbaar. Die wordt als eerste neergezet bij een klant. Daarna wordt van alle andere specifieke en afwijkende wensen goed gekeken hoe deze zich verhouden tot de standaard. Daarnaast hameren we bij mogelijke opdrachtgevers niet alleen op het belang van draagvlak en de interne projectleiding, we vertellen ook over de impact van een andere manier van werken. Men denkt vaak naadloos over te kunnen stappen omdat medewerkers toch al gewend zijn aan de computer. Dat is echt te kort door de bocht,” aldus Van der Draai.
Resultaat Een aantal jaar werkt Salverda nu met DigiOffice. Het is bedrijfsbreed uitgerold. Projectleider Van de Weg is heel enthousiast omdat DigiOffice het projectmatig werken mogelijk heeft gemaakt. Hij is een absolute DigiOffice ambassadeur. “Ik ben ervan overtuigd dat DigiOffice past bij Salverda. De beoogde doelstelling is gehaald. We hebben alle lopende en nieuwe projecten in DigiOffice overgenomen. Het pakket is leidend. De rechten zijn goed ingericht en er zit snelheid in de manier van werken,” aldus de projectleider die van zijn overige teamleden eist dat zij DigiOffice goed gebruiken.
Over Jan Pieter Trapman Jan Pieter Trapman verzorgt samen met Peter Uitslag en Bert-Jan Boessenkool de ICT voor zowel Salverda als de Schagen Groep. ICT acteert vooral vraag gestuurd en neemt een aparte en onafhankelijke plek in bij beide organisaties. De afdeling is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de in totaal 200 werkplekken van beide bedrijven.
6
een praktijkcase
Van onbeheersbare datastromen naar een digitale werkwijze
CRM en het juist vullen van het DMS. “Dat alle uitgaande mail wordt geregistreerd, maar dat je dat ook met binnenkomende mail kunt doen, is heel fijn. Maar misschien is het prettigste nog wel dat je alles gemakkelijk kunt terugzoeken. Op verschillende kenmerken en manieren. En iedereen kan op dezelfde manier werken.”
Over Rick Maljaars Rick Maljaars is na zijn MBO-opleiding Bouwkunde in 2007 als werkvoorbereider bij Salverda aan de slag gegaan. Zijn werk omvat alles vanaf de fundering tot aan het straatwerk. Dan gaat het om de inrichting van de bouwplaats, het opvragen van offertes, het controleren van tekeningen, contractvorming en de facturering. Rick was tester tijdens de invoering van DigiOffice en is een enthousiast gebruiker en ambassadeur van de software.
Bij een van de eerste projecten na invoering van DigiOffice werkten projectleider Van de Weg en werkvoorbereider Rick Maljaars samen. Bij een gemiddelde bouw zijn zo’n vijftig partijen betrokken. Een werkvoorbereider heeft met allemaal op enig moment contact: van de grondwerker tot de kozijnenmaker, van de betonbewapening tot de dakpannenleverancier. Vooral de timing is erg belangrijk. Iedereen moet op tijd aan de slag, digitale tekeningen moeten gedeeld, offertes vergeleken en levertijden in de gaten gehouden worden. Maljaars is vanaf de testfase betrokken bij de invoering van DigiOffice en een enthousiast DigiOffice-gebruiker: “Er is een enorm verschil met hoe het er zeven jaar geleden aan toe ging. Toen namen alleen tekeningen al 12 ordners in beslag. Iedereen had zijn eigen mapje en manier van structureren. Sommigen hielden zelfs alles bij in Outlookmapjes. Veel hing af van de individuele discipline om alles netjes te bewaren. Het dataverkeer rees de pan uit.”
Praktijk Over de overgang naar DigiOffice zegt hij: “Goed het was even wennen, maar uiteindelijk is het op deze manier veel prettiger werken. Alle informatie, documentatie en correspondentie op een plek. Adressen worden beter beheerd. Contracten zijn gemakkelijker op te stellen en bij het project te bewaren.” Vooral bij grote projecten ziet hij het enorme nut van e-mailregistratie, een goed bijgehouden
Soms tikt hij collega’s weleens op de vingers als zij zaken onvolledig of niet invullen of registreren. Papierloos werken wordt ook extern gemakkelijker geaccepteerd. Als het contact met een onderaannemer erg goed is, vraagt hij wel eens of ze in de onderwerpregel van hun mail al willen zetten waar het om gaat. Dit vergemakkelijkt zijn werk. Als laatste groep zijn de uitvoerders bij het projectgebonden werken in DigiOffice betrokken. Ze hebben allemaal een 4G-verbinding op de bouwplaats gekregen. Maljaars: “Nu DigiOffice ook bij de uitvoerders is uitgerold, start een hele nieuwe fase. Ze zullen veel sneller op de hoogte zijn, omdat zij zelf alle documentatie rondom het project kunnen inzien. De lijnen zijn ook korter. Misschien dat er de eerste periode nog veelvuldig ondersteuning nodig zal zijn als we de uitvoerder op de bouwplaats bezoeken voor overleg. Als zij het nut eenmaal hebben ervaren, zijn ze net zo enthousiast als wij.” Return on Investment (ROI) ICT wist precies wat ze met DigiOffice voor ogen had en vindt dat de software zich heeft bewezen. Jan Pieter Trapman vindt het moeilijk om de ROI in geld uit te drukken. “De winst zit op de lange termijn vooral in de back-ups
en tapes. Daarnaast zijn de printkosten en verzendkosten aanzienlijk teruggelopen en heeft bijna niemand meer fysieke mappen. Er is een enorme efficiencyslag gemaakt, ook aan de achterkant,” zegt Trapman.
Toekomst Met het weer volledig opgaan in Schagen Groep heeft Salverda onlangs haar huisstijl aangepast. In dat traject heeft Trapman de grote voordelen van DigiOffice teruggezien: “Dat was bij wijze van spreken in een halve dag voor elkaar na een belletje naar huisstijlprogrammeur Tilly Koot van IDB Groep. Geweldig!” Nu is Schagen Groep zelf aan de beurt. ICT pakt het project daar anders aan en rolt eerst CRM en Huisstijl uit. Bij een eventuele invoering van DMS wordt de standaard neergezet. De collega’s Van de Weg, Trapman en Maljaars zijn ervan overtuigd dat er nog veel winst te behalen valt uit DigiOffice. Op termijn is er interesse in werkstromen, extranet en wellicht in modules van DigiOfficeBouw. Ook het koppelen aan het ERP en SharePoint en het regelen van projectdocumenten en correspondentie in samenwerkingsverbanden heeft hun aandacht. Hierin wordt het belang van open overleg met IDB Groep over de ondersteuning van hun bedrijfsprocessen vanuit DigiOffice onderkend. Van de Weg: “De eilanden zijn verdwenen, maar we kunnen DigiOffice nog veel beter inzetten. Daar blijf ik iedereen iedere keer weer van doordringen.”
Aanvullende informatie Bij diverse klanten is DigiOffice als DMS (vaak i.c.m. met CRM en Huisstijl) succesvol door IDB Groep geïmplementeerd. Voor meer informatie hierover of over DigiOffice kunt u uiteraard bij ons terecht. IDB Groep De Bleek 1a www.digioffice.nl 3447 GV WOERDEN www.idbgroep.nl T. 0348 – 46 55 00 E:
[email protected]
een praktijkcase
7
een praktijkcase
8
