PORTFOLIO SMALL BUSINESS PROJECT POSTJETHESIS

PORTFOLIO SMALL BUSINESS PROJECT POSTJETHESIS ACADEMIEJAAR 2008 - 2009 Master IW&T: Elektronica-ICT

Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Spinnewyn & Pieter Van den Bergh

Portfolio SBP PostJeThesis

Portfolio SBP PostJeThesis INHOUDSOPGAVE

INLEIDING ........................................................................................................................................................ 3 DOELSTELLINGEN EN SCOPE ............................................................................................................................. 4 HET ADMINISTRATIEVE LUIK ............................................................................................................................ 5 HET BUSINESSPLAN ................................................................................................................................................... 5 DE PROGRAMMA-OPDRACHT ..................................................................................................................................... 5 HET ORGANISATIEPLAN.............................................................................................................................................. 5 HUISSTIJL................................................................................................................................................................ 6 PERSOONLIJK PLAN VAN AANPAK ................................................................................................................................. 6 AANDELEN ............................................................................................................................................................ 12 CONTACTGEGEVENS................................................................................................................................................ 13 OVERZICHT CONTACTEN MET BUITENSTAANDERS .......................................................................................................... 14 HET TECHNISCHE LUIK .................................................................................................................................... 16 FUNCTIONEEL DESIGN VAN DE WEBSITE....................................................................................................................... 16 ONDERVONDEN PROBLEMEN BIJ HET TECHNISCH DESIGN ................................................................................................ 20 HET FINANCIËLE LUIK ..................................................................................................................................... 22 HET FINANCIEEL PLAN ............................................................................................................................................. 22 DE KASBOEKEN ...................................................................................................................................................... 22 HET BANKBOEK ..................................................................................................................................................... 25 HET JURIDISCHE LUIK ..................................................................................................................................... 27 DE WET OVER VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS .................................................................................................. 27 DE WET OVER HET AUTEURSRECHT IN COMBINATIE MET ARTESIS...................................................................................... 28 AFHANDELING DOMEINNAAMPROBLEMEN .................................................................................................................. 30 DISCLAIMERS......................................................................................................................................................... 36 GECONTACTEERDE PERSONEN ................................................................................................................................... 41 HET COMMERCIËLE LUIK ................................................................................................................................ 42 HET COMMERCIEEL PLAN ......................................................................................................................................... 42 OMGEVINGSANALYSE EN MARKTONDERZOEK ............................................................................................................... 42 SJABLOON OVEREENKOMSTEN .................................................................................................................................. 42 VERGADERINGEN ........................................................................................................................................... 43 LOGBOEK VAN DE VERGADERINGEN............................................................................................................................ 43 OPENINGSVERGADERING ......................................................................................................................................... 44 VERGADERING 10/10/2008 ................................................................................................................................... 47 BRAINSTORM 14/10/2008 .................................................................................................................................... 50 VERGADERING 4/11/2008 ..................................................................................................................................... 53 - www.postjethesis.be -

1


VERGADERING 13/11/2008 ................................................................................................................................... 57 VERGADERING 21/11/2008 ................................................................................................................................... 60 VERGADERING 28/11/2008 ................................................................................................................................... 63 VERGADERING 8/12/2008 ..................................................................................................................................... 66 VERGADERING 15/12/2008 ................................................................................................................................... 69 SLOTVERGADERING 5/1/2009 ................................................................................................................................. 71 RESULTATEN .................................................................................................................................................. 74 DOELSTELLINGEN BEREIKT? ...................................................................................................................................... 74 ALGEMENE PLANNING GEVOLGD? ............................................................................................................................. 75 AFTOETSING LOGBOEKEN EN VOOROPGESTELDE RESOURCEPLANNING ............................................................................... 75 VOORTZETTING VAN DE DIENST ..................................................................................................................... 76 EEN EENMANSZAAK ................................................................................................................................................ 76 VENNOOTSCHAP..................................................................................................................................................... 76 CONCLUSIE ........................................................................................................................................................... 76 PERSOONLIJKE REFLECTIES ............................................................................................................................. 77 PHILIPPE BELET ...................................................................................................................................................... 77 DEAN GORIS ......................................................................................................................................................... 77 PIETER SPINNEWYN ................................................................................................................................................ 78 PIETER VAN DEN BERGH .......................................................................................................................................... 79 PERSOONLIJKE PEEREVALUATIES.................................................................................................................... 80 PHILIPPE BELET… ................................................................................................................................................... 80 DEAN GORIS…....................................................................................................................................................... 81 PIETER SPINNEWYN… ............................................................................................................................................. 82 PIETER VAN DEN BERGH… ....................................................................................................................................... 84 PERSOONLIJKE LOGBOEKEN ........................................................................................................................... 86 PHILIPPE BELET ...................................................................................................................................................... 86 DEAN GORIS ......................................................................................................................................................... 88 PIETER SPINNEWYN ................................................................................................................................................ 90 PIETER VAN DEN BERGH .......................................................................................................................................... 92

- www.postjethesis.be -

2


INLEIDING Dit is het portfolio van Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Spinnewyn en Pieter Van den Bergh voor het Small Business Project (SBP) PostJeThesis in het kader van het opleidingsonderdeel Ondernemen. Dit SBP heeft als missie studenten vertrouwd te maken met het ondernemerschap en werkt hiervoor samen met de vzw Vlajo (Vlaamse Jonge Ondernemingen). Het bezit van ondernemerschap is belangrijk en leidt tot een grote meerwaarde op diverse gebieden. Daarom richt het SBP zich tot het bijbrengen van waarden, vaardigheden en kennis omtrent hieromtrent. Als willekeurig samengestelde groep werden we aangespoord een eigen project te bedenken en uit te voeren in het kader van ons SBP. Verschillende ideeën werden gespuid, maar slechts één kon met ons mee doorgaan. Onze keuze viel op de dienst PostJeThesis. PostJeThesis is een webplatform waarop elke student (of afgestudeerde) het sluitstuk van zijn eindwerk (paper, scriptie, thesis) kan achterlaten. Deze informatie kan door een geselecteerde groep ingeschreven bedrijven nageslagen worden. We richten ons hierbij vooral op Vlaamse studenten. Dit idee vervult voor beide partijen enkele behoeften. De student krijgt de kans zijn kennis niet zomaar verloren te laten gaan in de archieven van de school. Onze dienst zorgt er voor dat het materiaal bekend geraakt bij bedrijven en kan zo studenten in contact brengen met geïnteresseerde bedrijven. De bedrijven krijgen er met onze dienst een extra en eenvoudig toegankelijk kanaal bij om informatie in te winnen omtrent gediplomeerden. Ze kunnen op de hoogte blijven van lopende projecten en eventueel via deze weg op zoek gaan naar toekomstige werknemers waarvan men zeker is dat ze over bepaalde kwaliteiten beschikken. Onze dienst is uniek in Vlaanderen. Gelijkaardige projecten zijn wel lopend, maar niet via dezelfde kanalen en niet van dezelfde omvang, alsook niet zo eenvoudig toegankelijk. Daarom zien we onze dienst als nieuw voor vele studenten en bedrijven. In dit portfolio vindt u het merendeel van wat we ondernomen hebben om ons SBP tot een goed einde te brengen. Dit portfolio wordt tevens vergezeld van een uitgebreid businessplan en de programmaopdracht gemaakt in functie van het opleidingsonderdeel Projectmatig Werken. Er za regelmatig naar deze documenten verwezen worden, omdat zij heel wat relevante en interessante informatie bevatten die wij u niet willen achterhouden. Tijdens het doornemen van dit portfolio moet u in gedachten houden dat de meeste teksten geproduceerd zijn als apart verslag. Om het doornemen van alle geproduceerde informatie enigszins eenvoudiger te maken, hebben we ervoor gekozen deze verslagen te bundelen in één portfolio.


3


DOELSTELLINGEN EN SCOPE Een groot project kan niet zonder een goed afgelijnde scope en een lijst van te behalen doelstellingen. De themaweek rond projectmatig werken heeft ons hier duidelijk bewust van gemaakt. In de projectopdracht die toegevoegd is aan dit portfolio is een uitgebreide lijst met doelstellingen opgesteld aan de hand van het SMART-principe. Deze lijst met doelstellingen is meerdere malen gecontroleerd en gecorrigeerd om de perfectie te kunnen benaderen. Ik verwijs u hier dan ook graag door naar punt 3 in de Programmaopdracht, “Doelstelling”. Naast deze doelstellingen is het ook belangrijk een scope af te bakenen. In deze scope wordt ontegensprekelijk vastgelegd wat tot de uit te voeren taken behoort en wat niet. Op deze manier kan er later nooit iemand voor verrassingen komen te staan. Ook voor de scope van het project verwijs ik u graag door naar punt 4 in de Programmaopdracht, “Afbakening”. Later in dit portfolio zal u merken dat elk SBP-lid opgelegd werd een Persoonlijk Plan van Aanpak (PPVA) op te stellen. Hierin moest een eigen scope en planning opgesteld worden. Belangrijk hierbij was dat elk van de opgenomen elementen in de scope ook terug te vinden was in de eigen planning, maar ook onder te brengen was in één van de algemene scope elementen van het SBP.


4


HET ADMINISTRATIEVE LUIK HET BUSINESSPLAN Een businessplan is een document om een onderneming voor te stellen. Het geeft weer wat er wil bereikt worden en hoe dit zal gedaan worden. Het businessplan kan zowel intern als extern van nut zijn. Intern wordt het gebruikt om achteraf de vooropgestelde doelen af te toetsen met de werkelijk behaalde resultaten. Extern moet het er voor zorgen dat potentiële partners overtuigd worden om te investeren in de onderneming. Uiteraard kan ons SBP dus ook niet zonder businessplan. Er is dan ook heel wat tijd gekropen in het samenstellen hiervan. Het resultaat is toegevoegd aan dit portfolio.

DE PROGRAMMA-OPDRACHT De programmaopdracht die ook in dit portfolio terug te vinden is, werd gemaakt om het SBP op een projectmatige manier te kunnen uitvoeren. Dit document hoort dus ook essentieel bij dit SBP en moet nagelezen worden om een goed zicht te krijgen op de voorbereidingen die gesteld zijn om dit SBP uit te voeren. Hierbij wil ik zeker verwijzen naar puntje 6 uit de programmaopdracht, namelijk Beheersaspecten. Hierin wordt de structuur binnen ons SBP uit de doeken gedaan en per persoon in detail functies toegekend. Daarnaast worden er mijlpalen opgesteld die een beeld geven van hoe de periode van ons SBP zal ingevuld worden. Er wordt een budget opgesteld, zowel financieel als de benodigde manuren. Naast dit wordt ook toegelicht hoe de informatiestroming tussen de SBP leden zal verlopen en worden de nodige afspraken hier rond gemaakt. De uitvoering van het SBP wordt ingedeeld in fasen en er wordt ingevuld hoeveel manuren er nodig zullen zijn per fase. Als laatste worden de belangrijkste risico’s die ons SBP bedreigen opgesomd en voorzien van de nodige reacties. Onze programmaopdracht beoogde meer inkomsten dan in realiteit zijn verwezenlijkt tot nu toe. Dit was echter opgesteld voor de publieke aanvang van de crisis. Nu dat de perceptie van crisis/recessie leeft, moesten wij als onderneming hiervan akte nemen en onze verwachtingen aanpassen.

HET ORGANISATIEPLAN Het organisatieplan is een onderdeel van het businessplan dat al eerder vermeld werd. Hierin is het organigram van onze projectgroep terug te vinden. Omdat dit toch vrij essentieel is om een beeld te krijgen van wie welke functies verricht heeft, wil ik het ook graag even in dit portfolio herhalen. Hierbij dus het organigram van ons SBP: Dean Goris Gedelegeerd Bestuurder (Projectleider)

Pieter Van Den Bergh Technisch Directeur

Pieter Spinnewyn Commercieel Directeur

Philippe Belet Financieel Directeur


Dean Goris

Philippe Belet

Administratief Directeur

Juridisch Afgevaardigde

5


U zal merken dat één persoon een functie onder zichzelf uitvoert, namelijk Dean Goris. In principe kan dit niet. Dit organigram is echter opgesteld om een goed overzicht te krijgen van de taakverdeling en hoe deze zich ten opzichte van elkaar bevinden en daar leek ons deze structuur het meest voor aangewezen. Het organisatieplan omvat uiteraard nog veel meer dan dit organigram alleen, maar daarvoor verwijs ik u graag door naar het businessplan van PostJeThesis.

HUISSTIJL Voor het inleveren van verslagen en andere documenten is het belangrijk eenvormigheid te creëren. Om deze reden zijn we overgegaan tot het creëren van een eigen huisstijl. Deze wordt vooral gereflecteerd in het gebruik van een sjabloon voor het schrijven van allerhande documentatie. Dit sjabloon werd ter beschikking gesteld voor alle SBP-leden via onze gezamenlijke opslagplaats, de GDrive. Een uitgebreid project als dit vraagt ook om een goede structuur van de documentatie. Daarom is er op deze GDrive ook een strikte reglementering van toepassing voor het plaatsen van documenten. Meer informatie rond naamgeving en tijdgebonden indeling volgens fases is terug te vinden in de Programmaopdracht in punt 6.4, “Informatie”.

PERSOONLIJK PLAN VAN AANPAK Zoals reeds vermeld onder het punt Doelstellingen en Scope aan het begin van dit portfolio is het belangrijk een goede afbakening te maken van het te verrichten werk. Er dient duidelijk afgelijnd te worden wat wel tot de uit te voeren taken behoort en wat niet om later misverstanden te vermijden. Om deze reden namen we geen genoegen met het opstellen van een algemene scope voor ons SBP-project, maar gingen we over tot het opstellen van een Persoonlijk Plan van Aanpak (PPVA).Dit plan moest door elk SBP-lid persoonlijk opgesteld worden en bevat een persoonlijke scope en een planning van de te verwezenlijken doelstellingen. Belnagrijk hierbij was dat elk opgenomen element in de persoonlijke scope terug te vinden was in de planning en ook enigszins kon teruggebracht worden onder één van de elementen van de algemene scope van het SBP. Aan het einde van het semester zal ook nagegaan worden of de opgestelde planning per persoon in grote mate is opgevolgd of dat er sterk is van afgeweken. Deze aftoetsing kan u terugvinden in dit portfolio in het onderdeel “Resultaten”. Hierbij worden de vier PPVA’s toegevoegd aan het portfolio.


6


PPVA PHILIPPE BELET In scope: administratie kasboek, aankoopboek en verkoopboek; beheer kas; openen en afsluiten bankrekening; opstellen financieel plan (beginbalans, verwachte aan- en verkopen, resultaatrekening, belasting); vereffening SBP; analyse algemene onderwijsregeling (Artesis); analyse wet auteursrecht en praktische invulling; analyse wet persoonsgegevens en praktische invulling; bepalen financiële gevolgen van een verkoopactie; evaluatie contracten naar de bedrijven toe; onderhandelen met instellingen en mogelijkheden aftasten met betrekking tot de selectieve distributie van het sluitstuk van eindwerken; opstellen disclaimer naar de studenten toe; opvolgen naleving contracten; communiceren volgens de vooropgestelde methode; mogelijkheid bieden technisch werk op zich te nemen, mocht dit nodig blijken; rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen.

Out of scope: aansprakelijkheid bij conflicten; bewaken uitvoering businessplan; boekhouding; marktonderzoek en marketing; opstellen verkoopsvoorwaarden; opzetten implementatieproces; organisatie vergaderingen; verkoop en aankoop; Planning:


7


PPVA DEAN GORIS In scope: Wat betreft mijn functie als projectleider: bewaken van de doelstelling; bewaken van de voortgang; Eindverantwoordelijke van het project. Wat betreft mijn functie als gedelegeerd bestuurder: Leiding geven aan het SBP; Het bewaken van de uitvoering van het businessplan; Het organiseren en leiden van de verschillende vergaderingen; Ervoor zorgen dat de leden hun afspraken nakomen en goed samenwerken; Eindverantwoordelijke voor de samenstelling van het businessplan; Hulp bieden bij de andere leden wanneer dat nodig is en mogelijk is; Controle afsluiten van het SBP aan de hand van checklist; Leiding nemen in de voortzetting van het project na het SBP. Wat betreft mijn functie als administratief directeur: Verslagen van de vergaderingen uitschrijven; Registratie SBP bij VLAJO; Uitreiken aandeelhouderscertificaten; Organiseren aandeelhoudersvergaderingen en bijhouden aandeelhoudersregister; Wat betreft het businessplan, verantwoordelijk voor: o Projectvoorstelling; o Omgevingsanalyse (uitgezonderd het marktonderzoek); o SWOT-analyse; o Organigram. Verantwoordelijk voor het opstellen, afwerken en bijsturen van de Programmaopdracht; Overzicht houden in de documentatie; Zorgen dat alle verplichtingen nagekomen worden tegenover Vlajo qua documentatie e.d.; Rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen. Out of scope: De financiële tak van het SBP; o Kasboek o Bankrekening o Financieel plan De juridische tak van het SBP; o Onderzoek naar wetgevingen De commerciële tak van het SBP; o Opstellen van logo o Marktonderzoek o Marketing o Bedrijven contacteren o Studenten contacteren o promotie De technische tak van het SBP; o Ontwerp webplatform o Implementatie webplatform o Technische eisen webplatform - www.postjethesis.be -

8


Aansprakelijkheid bij conflicten; Verantwoordelijkheid tijdens de voortzetting van het project na de afloop van het SBP;

Planning:


9


PPVA PIETER SPINNEWYN In scope: Opstellen verkoopsvoorwaarden (contract) met de bedrijven. Onderzoek welk type contract met de bedrijven (abonnement / betaling per download) Aanschrijven studenten / bedrijven (zal hoofdzakelijk per mail zijn om kosten te reduceren en tijdsbesparend te werken). opvolgen contacten met studenten en bedrijven communiceren volgens de vooropgestelde methode; mogelijkheid bieden technisch werk op zich te nemen, mocht dit nodig blijken; rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen onderzoek of het mogelijk is om een .doc automatisch om te zetten naar een .pdf via onze webserver en indien mogelijk ook implementeren logboek bij houden. Uittesten online website Bekendmaking PostJeThesis site per mail (pas nadat de site 100% getest is) Out of scope: aansprakelijkheid bij conflicten; bewaken uitvoering businessplan; boekhouding; opzetten implementatieproces; verkoop; Onderhoud servers; Opvolging vrije opslagcapaciteit server (ivm stijgende hoeveelheid data door toegevoegde papers e.d.) Planning:


10


PPVA PIETER VAN DEN BERGH In scope: Opstarten van het ontwikkelproces; Configureren van de ontwikkelomgeving; Opstellen van het functionele en technische design van de website; Ontwerp van het webplatform; Implementatie van het webplatform; Onderhoud van het webplatform; Communiceren volgens de vooropgestelde methode; Rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen.

Out of scope: De delegerende tak van het SBP; De administratieve tak van het SBP; De financiële tak van het SBP; De juridische tak van het SBP; De commerciële tak van het SBP; Aansprakelijkheid bij conflicten; Boekhouding; Verantwoordelijkheid tijdens de voortzetting van het project na de afloop van het SBP;

Planning:


11


AANDELEN Aan het begin van ons SBP kozen we ervoor om ons kapitaal te verzamelen aan de hand van aandelen. Deze aandelen werden wel enkel onder de eigen SBP-leden verkocht, hoewel er even getwijfeld werd toen een buitenstaander ook geïnteresseerd bleek te zijn. De aandeelhouderscertificaten werden uitgedeeld en het register werd opgesteld. In principe kunnen we slechts spreken van een bescheiden aandeelhoudersstructuur. Dit is mede de reden waarom we ook geen specifieke aandeelhoudersvergaderingen hebben georganiseerd. Een andere reden was de zeer korte levensduur van het SBP. Hieronder vindt u een voorbeeld van één van de aandeelhouderscertificaten terug die ondertekend en uitgedeeld werden aan de aandeelhouders. Daarna vindt u het aandeelhoudersregister terug. Het aantal uitgedeelde certificaten was vier, alleen met een waarde van 10 euro die werd verzameld op de Fortis rekening van ons SBP.


12


CONTACTGEGEVENS In groep samenwerken wilt ook zeggen dat er goed moet gecommuniceerd worden. Communicatie staat dan ook centraal in ons SBP. Hoewel elk SBP-lid een eigen functie heeft, moet er regelmatig gecommuniceerd worden om het werk op elkaar te kunnen afstellen. Daarbij mogen we dan ook zeker niet de functie van de bestuurder vergeten. Deze berust nog meer op communicatie omdat hij in staat moet zijn de andere SBP-leden op te volgen en bij te sturen waar nodig. Al vanaf het begin werd er dan ook voldoende aandacht besteed aan het uitwisselen van elkaars contactgegevens en werd er op de gezamenlijke opslagplaats een bestand geplaatst met alle nodige informatie. Telefoneren, sms’en, e-mailen, chatten en huisbezoekjes, op elke manier waren we in staat elkaar lastig te vallen. Om eenvoudig nieuwe contacten te kunnen leggen met externe partners werden er voor ieder van ons businesskaartjes gemaakt.


13


OVERZICHT CONTACTEN MET BUITENSTAANDERS In dit stuk zal een overzicht gegeven worden van de contacten die gemaakt zijn tijdens de uitvoering van het SBP. Fortis Een van de eerste zaken die moesten geregeld worden, was het openen van de gratis Fortis bankrekening. Hiervoor werd ons een formulier meegegeven waarop drie gevolmachtigden konden worden ingegeven voor het beheer van de rekening. We maakten een afspraak met het Fortis kantoor (Meir 48, 2000 Antwerpen) en openden de rekening. We gaven de vierde persoon van ons SBP ook onmiddellijk volmacht over deze rekening. Juridisch advies Wellicht waren deze contacten de belangrijkste die we raadpleegden tijdens ons SBP. Onze dienst raakt namelijk een gevoelige snaar, namelijk het online plaatsen van geproduceerde documenten onder naam van hogescholen of universiteiten. Om hier meer duidelijkheid in te krijgen werden verscheidene personen gecontacteerd binnen onze eigen hogeschool waaronder Luc Pieters, Sigrid Pauwels, Willy Loockx, Frederik Schrooyen, Tim Dams en Maarten Weyn. Naast dit moesten er zowel voor de website, de gebruikersovereenkomst en de contracten met bedrijven de nodige disclaimers opgesteld worden. Hiervoor legde onze juridisch afgevaardigde contact met enkele raadgevers, namelijk: Veronique van Nijnaten 3de jaar academische bachelor rechten Aanreiken bronnen/wetteksten (op www.juridat.be) Motiveerde om duidelijk afgebakend op het moreel recht te steunen Beoordeling finale disclaimers Tobias Van Royen 1ste jaar academische master rechten Beoordeling tussentijdse disclaimers Beoordeling finale disclaimers Hosting Ons eerste idee was om de hosting van ons webplatform via een bevriend persoon te doen, namelijk Bart Van Geyt, oud-student aan onze hogeschool. De nodige e-mails werden hiervoor verstuurd, maar uiteindelijk bleek zijn voorstel niet te voldoen aan onze verwachtingen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een beter alternatief. - www.postjethesis.be -

14


Marktonderzoek Met betrekking tot het marktonderzoek werden uiteraard heel wat bedrijven en studenten gecontacteerd. Belangrijk hierbij is om een zo breed mogelijk publiek aan te spreken. Meer informatie hierover is terug te vinden in het marktonderzoek.


15


HET TECHNISCHE LUIK Een belangrijk onderdeel van heel ons SBP is uiteraard de effectieve implementatie van het webplatform. Zonder dit kan er niet gesproken worden van een dienst. Hieronder is een verslag te vinden van het functioneel design van ons webplatform. Hierin wordt uitgelegd welke functionaliteiten allemaal moesten ingebouwd worden om onze dienst werkende te krijgen, maar ook juridisch volledig in orde te maken.

FUNCTIONEEL DESIGN VAN DE WEBSITE 1.

Student

Registratie Bij de registratie moet een student de volgende zaken ingeven: Naam & Voornaam E-mailadres Geboortedatum Afgestudeerd? School Studierichting Studentenkaartnummer Diploma’s Paswoord (2x) Het is de bedoeling dat er voor de school een drop box wordt geïmplementeerd die alle mogelijkheden zou bevatten. Voor de gebruikersnaam zal het e-mailadres gebruikt worden, omdat deze steeds uniek en vaak gemakkelijker om te onthouden zijn. Verder kan deze gebruikersnaam later ook niet meer aangepast worden. We geven ook de mogelijkheid om meer dan één diploma in te vullen, indien dit gewenst zou zijn. De diploma’s moeten niet verplicht ingevuld worden. Indien de student aangeeft dat hij afgestudeerd is moet hij de school, studierichting en studentenkaartnummer ook niet invullen. In het andere geval zijn deze wel verplicht in te vullen, net zoals de andere velden die altijd moeten ingevuld worden. Voor het invullen van de gegevens moet de gebruiker een disclaimer accepteren. Wanneer hij beide zaken gedaan heeft, krijgt hij de melding dat zijn gegevens zijn opgeslagen in de database, waarna er een confirmatiemail gestuurd zal worden naar het ingevoerde e-mailadres met de gebruikersnaam (email) van de student en een link waar de gebruiker op moet klikken om zijn account op de website te activeren. Vooraleer de student een volwaardig account krijgt, zal zijn aanvraag eerst gecontroleerd worden door een administrator, die hiervoor een apart formulier ter beschikking zal hebben. Ingelogd Wanneer de student inlogt op de website, krijgt hij een profielpagina te zien, welke volgende elementen bevat: Eventueel de status van zijn account: in orde, niet in orde of nog te controleren. Bij het eerste geval zal de rest van de profielpagina zichtbaar zijn, maar niet de status. Het omgekeerde is waar bij de andere gevallen. Alle gegevens die hij heeft ingegeven bij de registratie, met de mogelijkheid om deze aan te passen (behalve de gebruikersnaam, zoals eerder vermeld). Een functionaliteit om nieuwe scripties te uploaden, en zijn reeds toegevoegde thesissen te bekijken. - www.postjethesis.be -

16


Voor het toevoegen van een nieuwe scriptie moet de gebruiker naast de scriptie zelf, ook enkele parameters meegeven, namelijk: Titel Algemene categorie Taal Jaar van publicatie Abstract Tags Voor de algemene categorie en de taal zal weer een drop box met alle mogelijkheden voorzien worden. De tags zal de gebruiker zelf naar wens kunnen invullen, maar lidwoorden zullen hierbij automatisch verwijderd worden. De thesis zelf kan in pdf en doc formaat doorgestuurd kunnen worden. Verder zal de student ook kunnen zien hoeveel keer zijn scripties al zijn opgevraagd door bedrijven.

2.

Bedrijf

Registratie Bij de registratie moet een bedrijf de volgende zaken ingeven: Naam bedrijf Naam verantwoordelijke contactpersoon E-mailadres Website Paswoord (2x) Het logo van het bedrijf Een banner Behalve het logo en de banner zijn ook hier alle velden verplicht in te vullen. Voor de gebruikersnaam zal het emailadres genomen worden. Voor het invullen van de gegevens moet het bedrijf een disclaimer accepteren. Wanneer de registratie dan voltooid is, krijgt het bedrijf de melding dat zijn gegevens zijn opgeslagen in onze database, waarna er een mail wordt verstuurd naar het ingegeven e-mailadres met een activatielink en de nodige gegevens voor het verzorgen van de betaling. Dit zal via een overschrijving gebeuren. Wanneer de betaling afgehandeld is, zal het account volledig beschikbaar zijn voor het bedrijf. Ingelogd Wanneer het bedrijf inlogt op zijn account, zal deze toegang hebben tot twee pagina’s, een profielpagina en een zoekpagina. De profielpagina bevat de gegevens van het bedrijf die ingegeven werden tijdens de registratie, met de mogelijkheid om deze aan te passen. De zoekpagina biedt de mogelijkheid om te zoeken naar scripties waar het bedrijf interesse in heeft. Er zal kunnen gezocht worden op tags, titel, school en algemene categorie. De titel van de scripties die voldoen aan de zoektermen zullen dan onder elkaar getoond worden. Het bedrijf kan hier dan op klikken om meer informatie over deze thesis te verkrijgen.


17


Verder zal twee maanden voor dat het account van een bedrijf dreigt af te lopen, een verwittiging gestuurd worden, opdat het bedrijf ervan op de hoogte is dat het zijn account moet verlengen met een nieuwe betaling.

3.

Algemene lay-out

Hieronder volgt een beschrijving van de algemene lay-out van de website. Figuur 1 toont een overzicht van deze lay-out.

Figuur 1: Layout Website

Bovenaan is er een sectie voorzien voor onze banner. De banners die links en rechts getoond worden zullen automatisch wisselen tussen de beschikbare banners van geregistreerde bedrijven. Onder onze banner zal er links een menu te zien zijn met de volgende items: Home Student Bedrijf About Contact Rechts van dit menu zal dan de inhoud van de huidige pagina te zien zijn. Verder zal er onderaan de pagina nog een balk komen met copyrightgegevens, een link naar de disclaimer van onze website en contactgegevens. Mocht een groepslid aanpassingen of toevoegingen willen doorvoeren aan dit concept, kan hij dit voorleggen aan de overige groepsleden.


18


4.

Technologieën

Om onze website te kunnen ontwikkelen zullen we gebruik maken van een aantal technologieën. Ten eerste hebben we de opmaaktaal XHTML. Dit is een uitbreiding van de standaard opmaaktaal, HTML, die voor compatibiliteit met XML zorgt. XHTML biedt hierdoor enkele voordelen ten opzichte van HTML, zoals het makkelijker kunnen verwerkt worden door een XML-parser bij de client dan de HTML documenten, waardoor wij ervoor kiezen om XHTML te gebruiken. In combinatie met XHTML gebruiken we CSS, Javascript en PHP. De CSS technologie wordt gebruikt om de stijl van onze website te ontwikkelen. Javascript is een Client-side scriptingtaal waarmee men interactieve elementen in een website kan inbouwen. Bij ons webplatform wordt dit bijvoorbeeld samen met CSS gebruikt om hoeken af te ronden. PHP ten slotte is een server-side scriptingtaal die onder andere wordt gebruikt voor het verzorgen van de communicatie met de database. Om onze website te kunnen laten draaien maken we gebruik van een virtual machine waarop een LAMP server geconfigureerd is. Deze virtual machine, genaamd “Virtual Appliances LAMP 1.1RC1 (build 207)”, bestaat uit een Ubuntu Server Edition 8.04 JeOS met daarop Apache 2.0, PHP 5 en MySQL 5.0 geïnstalleerd. Apache is een open-source webserver, waarmee we onze website zelf kunnen hosten, waardoor we de mogelijkheid krijgen om ons webplatform te testen. MySQL ten slotte is een open-source relationele databasemanagementsysteem dat we gebruiken om onze database te implementeren. Dit zijn dus alle gebruikte technologieën: XHTML 1.0 CSS2 Javascript Apache 2.0 PHP 5 MySQL 5.0

5.

Webruimte en datatrafiek

Om een inschatting te kunnen maken hoeveel webruimte onze website gedurende de eerste 3 maanden in beslag zal nemen, moeten we eerst de gemiddelde grote van een paper proberen te bepalen. Papers die bijna alleen maar tekst bevatten zullen slecht enkele honderden kilobytes in beslag nemen, maar er bestaan ook papers die op elke pagina één of meerdere afbeeldingen bevatten. Deze kunnen meerdere megabytes groot zijn. Verder kunnen thesissen natuurlijk ook zeer hard verschillen in lengte. Over het algemeen kan er gesteld worden dat papers gemiddeld een tweetal megabytes opslagruimte in beslag nemen. Calculatie: 1 PDF = gemiddeld 2MB Upload per maand: 30 uploads van 1 PDF per maand = 60 MB => veiligheidsmarge op 100 MB Download per maand: Gemiddeld 3 keer per dag 1 PDF 3 x 2 MB x 31 dagen = 506 MB => veiligheidsmarge op 1000 MB Maandelijks totaal: 1,5 GB trafiek


19


De benodigde webruimte zonder ge-upload materiaal zal slechts enkele megabytes in beslag nemen. Maandelijks zal deze dan geschat aangroeien met een 60 MB. Deze schattingen zijn volledig gebaseerd op optimistische verwachtingen, en niet op enige ervaringen, dus het is best mogelijk dat deze schattingen niet erg nauwkeurig zullen blijken. Na de eerste drie maanden kunnen we de datatrafiek analyseren, en zullen we een veel betere schatting kunnen maken van de nodige webruimte en datatrafiek voor het overige deel van het jaar.

ONDERVONDEN PROBLEMEN BIJ HET TECHNISCH DESIGN 1.

Moeilijkheden

Tijdens het ontwikkelen van de website ben ik op een aantal moeilijkheden gelopen. Hier volgt een kleine bespreking van de grootste moeilijkheden die ik ben tegengekomen. Configuratie LAMP-server Om mijn website regelmatig te kunnen testen heb ik op mijn laptop een LAMP (Linux Apache MySQL PHP) server geïnstalleerd via een virtuele machine. De bestanden van mijn site moeten in een gedeelde map geplaatst worden, zodat de LAMP server die kan hosten. Ik heb echter zeer veel last gehad met het delen van die map, zodat ik mijn bestanden van Windows, waar ik de bestanden in ontwikkelde, naar de LAMP server zou kunnen verplaatsen. Volgens de (zeer beperkte) documentatie van deze server, zou deze map ‘wwwroot’ als naam hebben, maar ik vond nergens een map met deze naam. Na veel zoekwerk ben ik er dan achter gekomen dat ik in een configuratiebestand van Samba, het programma die in Linux de mogelijkheid geeft om bestanden te delen, één regel moest aanpassen zodat ik de map in Window zou kunnen zien. Blijkbaar was de echte naam van de map ook niet ‘wwwroot’, maar gewoon ‘www’, waardoor ik de map aanvankelijk dus niet vond. PHP Debuggen Ik heb tijdens het ontwikkelen van de website gemerkt dat het debuggen van PHP code wel wat lastiger is dan het debuggen van C++ of C# code in Visual Studio, wat ik veel meer gewend ben. De foutberichten die je van PHP krijgt zijn veel minder gevarieerd, waardoor je voor verschillende soorten fouten hetzelfde bericht krijgen. Vaak wist ik enkel dat er op een bepaalde regel één of andere fout is gebeurd. Ik heb het ook vaak meegemaakt dat ik helemaal geen fout te zien kreeg. Bij het uittesten moest ik dan constateren dat het niet werkt. Ik moest dan zelf maar op zoek naar de oorzaak van de fout. Dit kan heel frustrerend zijn wanneer je net heel wat code hebt aangepast, en de fout dus in verschillende regels code kan liggen. Mail versturen Nadat iemand zich heeft geregistreerd bij onze website, willen we een automatische mail versturen. PHP heeft hier een functie voor, maar het probleem is dat je hiervoor een mailserver op hetzelfde IP-adres als de website moet hebben. Thuis kon ik dit dus niet testen. Wanneer we de website dan online hebben geplaatst bij een hostingsite, merkte ik dat de mails wel verstuurd werden, maar dat dit een hele tijd duurde, wegens een overwerkte mailserver. Verder zullen deze mails ook nooit aankomen bij hotmail en Yahoo mailadressen, omdat hun spamfilter de mails tegenhoudt.


20


Een oplossing hiervoor is het werken met een externe SMTP server. De servers van gmail wordt hier vaak voor gebruikt. Alle gegevens van de mail worden dan eerst naar gmail verstuurd, die dan de mail stuurt naar de adressen die we willen bereiken. Op deze manier zullen de mails veel sneller verstuurd zijn, en worden ze niet tegengehouden door spamfilters.


21


HET FINANCIËLE LUIK HET FINANCIEEL PLAN Het financieel plan van ons SBP laat ons toe na te gaan of er voldoende startkapitaal voor handen is en hoe dit naar de toekomst zal evolueren. Dit financieel plan is onderdeel van het algemene businessplan en is dus ook daarin terug te vinden.

DE KASBOEKEN De kasboeken houden alle inkomende en uitgaande cashbetalingen bij in chronologische volgorde. Hierbij volgen de kasboeken van de maanden oktober, november en december.


22



23



24


HET BANKBOEK Het bankboek houdt alle uittreksels van de bankrekening bij in chronologische volgorde. Uit praktisch oogpunt werden deze ingescand aan dit portfolio toegevoegd.

Uittreksel 001/001:

Uittreksel 002/001:


25


Uittreksel 003/001:

Uittreksel 004/001:


26


HET JURIDISCHE LUIK Als snel wisten we dat onze dienst niet zonder een goede juridische dienst zou kunnen. We werkten immers met auteursrechtelijk beschermd materiaal en gingen dit aanbieden aan derden. Daarom ook hebben we een aparte persoon aangesteld die zich zou bezighouden met de juridische kant van ons project. Hieromtrent is het nodige opzoekwerk verricht en werden een aantal personen gecontacteerd om de juridische kant van ons verhaal zo correct en volledig mogelijk te in te vullen. Hieronder volgen enkele verslagen over het juridische luik van ons SBP.

DE WET OVER VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens: een praktische benadering

1. Begripsdefinities & praktische invulling Persoonsgegevens: gegevens met betrekking tot natuurlijke personen welke geïdentificeerd kunnen worden op basis van deze gegevens (breed interpreteerbaar). In praktijk vallen naam, e-mail, documenten en zelfs IP-adres onder deze noemer. Er wordt een onderscheid gemaakt naar statistische gegevens toe. (Art. 1 §1) Verwerking: elke uitgevoerde activiteit op de persoonsgegevens. Bewerking, raadpleging, verspreiding en bewaring vormen de meest frequente activiteiten. Een verwerking moet altijd passen binnen een vooropgesteld doel (de finaliteit). Eenzelfde verwerking voor 2 doelen kan praktisch voorvallen, maar wettelijk gezien is er dan sprake van 2 verwerkingen, elkeen voor een specifiek doel. Voor de verwerking is er altijd een natuurlijk persoon verantwoordelijk. (Art. 1 §2) Bestand: een verzameling logisch samengestelde persoonsgegevens welke bewaard worden met het oog op systematische verwerking. In casu de database. (Art. 1 §3) Houder van het bestand: persoon of vereniging bevoegd om te beslissen over de aard van de gegevens en het doel van de verwerking. De houder draagt de volledige verantwoordelijkheid over het bestand en de verwerking. De houder stelt in praktijk de finaliteit op en is verantwoordelijk voor de naleving ervan. Deze taak kan best opgenomen worden door de VZW. (Art. 1 §4) Bewerker van het bestand: persoon of vereniging welke de verwerking uitvoert. De bewerker is niet aansprakelijk. De technische directeur lijkt de meest geschikte persoon om deze taak in te vullen. (Art. 1 §5) Ontvanger: persoon of vereniging welke de persoonsgegevens mogen raadplegen. In casu betalende bedrijven. (Art. 1 §7) Toestemming van de betrokkene: Elke vrije of specifieke wilsuiting van aanvaarding dat de persoonsgegevens verwerkt worden. De student zal deze toestemming geven door zich aan te melden voor en gebruik te maken van onze dienst. (Art. 1 §8)

2.

Verplichtingen van de houder van het bestand Respect voor de persoonlijke levenssfeer. Praktisch gaan we niet agressief gegevens verzamelen, we verwerken enkel wat aan ons is meegedeeld. (Art. 22 grondwet) De houder van het bestand moet zijn identiteit bekend maken aan de betrokkenen. Verder dient ook het doel van de gegevensverzameling ondubbelzinnig vermeld te worden. (Art. 4) - www.postjethesis.be -

27


De houder van het bestand moet inzage en correctiemogelijkheden bieden tot de persoonsgegevens van de betrokkene. De correctiemogelijkheden moeten binnen de 45 dagen na het ondertekend op de hoogte brengen van de houder van het bestand door de betrokkene beschikbaar worden gesteld voor de betrokkene. (Art. 4 en Art. 10 §1) Finaliteit: een verwerking van persoonsgegevens mag enkel plaatsvinden voor duidelijk omschreven en wettige doeleinden. Enkel toereikende persoonsgegevens mogen aangewend worden. Begrenzingen van de verwerking dienen vermeld te worden. In de praktijk wordt vaagheid getolereerd, wat een verhoogde bescherming biedt voor de houder ten aanzien van klachten van de betrokkene. Het gebruik van persoonsgegevens onverenigbaar met de finaliteit is verboden. (Art. 5) De toestemming van de betrokkene moet ondubbelzinnig zijn. (Art. 5) Bij de eerste registratie van gegevens in het bestand moet de betrokkene ondubbelzinnig op de hoogte worden gebracht van deze verwerking. (Art. 9) De houder van het bestand bindt zich ertoe dat de verwerking kwalitatief verloopt. De accuraatheid van de gegevens moet eveneens gewaarborgd worden. (Art. 16) De houder van het bestand dient waarborgen te stellen, beide technisch en organisatorisch, om het bestand te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging en ongeoorloofde toegang. In de praktijk worden simpele autorisatiemethoden getolereerd. (Art. 16)

DE WET OVER HET AUTEURSRECHT IN COMBINATIE MET ARTESIS

Algemene onderwijsregeling Artesis Hogeschool Antwerpen 2008-2009 & auteursrecht: een praktische benadering

1. Algemene onderwijsregeling Art. 28 §3: Elk departement bepaalt de richtlijnen i.v.m. de organisatie van de stages, de verwezenlijking van de eindwerken en de masterproef. Art. 37: Een student kan met projecten of producties tot stand gebracht in het kader van de studie aan de hogeschool enkel deelnemen aan symposia, manifestaties, festivals, wedstrijden e.d. met de schriftelijke toestemming van de algemeen directeur. De algemeen directeur kan dit delegeren aan het departementshoofd. In voorkomend geval is de vermelding van de Artesis Hogeschool Antwerpen verplicht. Art. 38: Alle vindingen, creaties, producties, werkstukken en producten (opsomming niet limitatief), die in het kader van de opleiding van de student tot stand zijn gekomen, zijn eigendom van de Artesis Hogeschool Antwerpen, en dit zonder afbreuk te doen aan de auteursrechten en de regelgeving op het intellectueel domein. Het overdragen van dit eigendomsrecht voor bepaalde of alle elementen van het contract voor een bepaalde duur of onbeperkt in tijd kan alleen met een beslissing van het Bestuurcollege van de Artesis Hogeschool Antwerpen. Bij het maken van kopieën van gelijk welke informatiedrager dient uitdrukkelijk rekening te worden gehouden met de Auteurswet van 30/06/94. 2. Auteursrecht Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. Art. 1 §1: Alleen de auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft het recht om het op welke wijze of in welke vorm ook te reproduceren of te laten reproduceren. Alleen de auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft het recht om het werk volgens welk procedé (met inbegrip van de beschikbaarheidstelling voor het


28


publiek op zodanige wijze dat deze voor leden van het publiek op een door hen individueel gekozen plaats en tijd toegankelijk zijn) aan het publiek mede te delen. Art. 1 §2: De auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft op dat werk een onvervreemdbaar moreel recht. Dit omvat het recht om het werk bekend te maken. De auteur heeft het recht om het vaderschap van het werk op te eisen of te weigeren. Art. 4: Wanneer het auteursrecht onverdeeld is, wordt de uitoefening ervan bij overeenkomst geregeld. Bij gebreke van een overeenkomst mag geen van de auteurs het recht afzonderlijk uitoefenen, behoudens rechterlijke beslissing in geval van onenigheid. Art. 5: Wanneer een werk door twee of meer personen samen is gemaakt, waarbij duidelijk kan worden opgemaakt welke de individuele bijdrage van ieder der auteurs is, mogen de auteurs behoudens andersluidende bepaling in het kader van dit werk met niemand anders samenwerken. Art. 6: De oorspronkelijke auteursrechthebbende is de natuurlijke persoon die het werk heeft gecreëerd. Art. 8: Onder werken van letterkunde wordt verstaan de geschriften van welke aard ook, alsmede lessen, voordrachten, redevoeringen, preken of andere mondelinge uitingen van de gedachte. Art. 20 bis: Databanken die door de keuze of de rangschikking van de stof een eigen intellectuele schepping van de auteur vormen, worden als zodanig door het auteursrecht beschermd. De bescherming van databanken op grond van het auteursrecht geldt niet voor de werken, de gegevens of de elementen zelf en laat de bestaande rechten op de werken, gegevens of andere elementen in de databank onverlet. Art. 31: Het opvoeringcontract wordt gesloten voor bepaalde tijd of voor het aantal keren dat het werk aan het publiek wordt meegedeeld. De begunstigde van een opvoeringcontract kan dat contract niet aan een derde overdragen zonder instemming van de auteur, tenzij hij tegelijkertijd zijn bedrijf geheel of gedeeltelijk overdraagt. 3. Praktische interpretatie De algemene onderwijsregeling windt er geen doekjes om, elk werkstuk (inclusief papers, scripties en thesissen) is eigendom van de hogeschool. Hierbij wordt gesteld dat er geen afbreuk wordt gedaan aan het auteursrecht van de betrokken student of afgestudeerde (en andere regelgeving betreffende het intellectuele domein). Geen afbreuk doen aan het auteursrecht houdt in dat bepalingen de uitoefening van dit recht niet mogen verhinderen of inperken. Dit biedt mogelijkheden, daar iedere student of afgestudeerde over het auteursrecht van zijn werkstukken beschikt (tenzij er expliciet afstand is van gedaan). Dit auteursrecht houdt ondermeer in dat de student of afgestudeerde zijn werkstuk beschikbaar mag stellen op een zodanige wijze dat leden van het publiek (in casu bedrijven) op een individuele plaats (in casu het webplatform) en afgebakende tijd (in casu de duurtijd van de overeenkomst) toegang hebben tot dit werkstuk. Verder heeft de student of afgestudeerde het moreel recht, welk hem het recht biedt zijn tekst bekend te maken. De eerste bepaling omtrent de selectieve distributie is natuurlijk exact wat we wensen, maar vloekt licht met het gebrek aan eigendom. De tweede bepaling, met name het moreel recht, staat als een huis. Ik adviseer dan ik hierop verder te bouwen. Er werd geadviseerd hierom een constructie te bouwen. Deze constructie houdt in dat de student zijn werk bekend maakt door middel van gerichte distributie. Hierbij zal er akte worden genomen van de inhoud van het werkstuk, maar commercieel kan deze inhoud niet aangewend worden. In het geval dat de werkstukken meerdere auteurs kennen, dan wordt het auteursrecht uitgeoefend door meerdere personen. Als onduidelijk is wie welke inbreng had binnen het werkstuk, dan dienen alle auteurs toestemming te geven voor eventuele acties. Als duidelijk is wie wat gedaan heeft, dan is de individuele toestemming ook goed voor het respectievelijke deel van het werkstuk. Een leuke bepaling van deze wet houdt in dat onze database eveneens auteursrechterlijk beschermd kan worden. De bescherming zal dan slaan op de structuur en de organisatie, niet op de inhoud van de database. Voor de inhoud blijven de bestaande rechten van toepassing, het auteursrecht blijft dus bij de auteur. De database mag dus niet nagemaakt worden (concurrentie is een heel andere zaak). Bij de eventuele overname van de VZW dient de betrokkene niet op de hoogte te worden gesteld van de verandering van de begunstigde van het opvoeringcontract. - www.postjethesis.be -

29


AFHANDELING DOMEINNAAMPROBLEMEN Onze dienst heeft nood aan een domeinnaam om eenvoudig bereikbaar te zijn voor een groot publiek. Er werd gekozen om www.postjethesis.be te registreren. Zoals u in de verschillende vergaderverslagen zal kunnen lezen, hebben we heel wat problemen ondervonden met deze registratie. Wat volgt is een verslag van de afhandeling van dit probleem.

SITUATIESCHETS De commercieel directeur Pieter S. had reeds de diensten van Speedpacket succesvol gebruikt (voor privéaangelegenheden) en besloot voor het SBP nogmaals met dit bedrijf in zee te gaan. Hij registreerde het SBP op www.speedpacket.com en plaatste een bestelling voor het domein www.postjethesis.be en mailforwarding. Dit gaf een totaal van €19,37. In navolging hiervan ontving de financieel directeur Philippe B. een mail van Speedpacket met betalinginformatie. Pieter S. bevestigde vanuit zijn ervaring met Speedpacket dat dit de normale gang van zaken was. De betaling werd uitgevoerd zoals het vermeld stond bij de betalinginformatie. Het bankboek bevestigt dat deze transactie op 27 oktober 2008 plaats vond. Een week na datum had noch Philippe B., noch Pieter S. feedback ontvangen van Speedpacket. Dit gaf aanleiding tot een verzoek tot opheldering aan Speedpacket door Philippe B. Enkele supporttickets, een fax en talrijke telefoontjes later bleek Speedpacket de scheve toestand nog altijd niet recht te hebben getrokken. Ondertussen was Philippe B. er achter gekomen dat de betalinginformatie aangereikt op www.speedpacket.com en degene aangereikt in de ontvangen mail verschilden. Ook bij melding van deze scheeftrekking gaf Speedpacket geen opheldering. Er volgt een chronologisch overzicht van het contact opgenomen met Speedpacket en het bereikte resultaat.

SUPPORTTICKET 1 (3 NOVEMBER 2008)

Posted On: 03 Nov 2008 08:15 PM On the 23th of october I placed the following order: postjethesis.be Domain: 1 year @ €9.99 > Main Package DomPlus services: Annually @ €5.88 + Setup: FREE > Domain(s) Total €9.99 > Package(s) Total €5.88 > Package(s) Prorated (This Month Pro-Rated 9 DAYS) €0.14 > Sub Total €16.01 > Tax Due (TAXID: 21% VAT) €3.36 > Total Due €19.37* > * €5.88 will be due on the next renewal date: 01/11/2009 > (Domain renewals billed seperately.)

On the 26th of october this was payed for by wire transfer to your Belgian bank account (733-0051726-55). To date, a week after payment, no feedback has been received. I would like - www.postjethesis.be -

30


to know the actual state of my order.

Sincerely, Philippe Belet Posted On: 09 Nov 2008 06:33 PM Any progress? Our bank statement clearly indicate that the payment was made. Posted On: 13 Nov 2008 11:04 PM I stumbled upon an inconsistence in your billing system. In the mail I received from [email protected] on the 23th of octobre, the following can be found: "These are our banking details: KBC Bank n.v. Dorpsplaats 10 B-2390 Malle Belgium Account number: 733-0051726-55 Swift code: KREDBEBB IBAN code: BE31 7330 0517 2655" On your site (http://www.speedpacket.com/en/corporate/payment_methods.php) following is found:

however,

the

KBC bank Dorpsplaats 10 B-2390 Malle Belgium Account: 733-0295808-85 IBAN: BE31 7330 2958 0885 BIC/SWIFT: KREDBEBB Meaning that 2 bank accounts exist for payment, which is presumably fault. Our payment (postjethesis.be) was made on the following account: 733-0051726-55 Please follow up.

Resultaat: geen antwoord, ondanks de kritische prioriteit. Het nut van een ticketingsysteem valt of staat naargelang er aandacht aan wordt besteed, blijkbaar wordt hier geen aandacht aan geschonken. Een valkuil van de automatisering.

FAX (24 NOVEMBER 2008) Maandag 24 november 2008, Antwerpen 23 oktober 2008 plaatste de commerciële afdeling van ons bedrijf een bestelling voor de domplus service welke speedpacket.com aanbiedt. Dit hield een domeinnaam en mail-forwarding in. Het betreffende domein is postjethesis.be. In navolging van deze bestelling ontving de financiële afdeling van ons bedrijf de volgende mail van [email protected]. Hierin worden de mogelijke betalingmethoden voor de bestelling opgesomd.

:: Philippe Belet This is not your account information email. You will receive your account information including username, password, and IP address within 24 hours of the receipt of this email if you are paying by credit card. If you are paying by check or money order, please see below for further instructions. ************************************************************ Dear Valued JustOneFee.com Customer: Thank you very much for choosing JustOneFee.com as your Web and E-Commerce Hosting Provider. This is your order confirmation email for your Web hosting account with JustOneFee.com. Please note that this is not your account information. An email with your - www.postjethesis.be -

31


username, password, and IP address will be emailed to you later once your account is setup at JustOneFee.com. ************************************************************ Dear Philippe, Thank you very much for choosing JustOneFee.com as your online presence provider. We are proud to welcome you to the growing community of satisfied and valued JustOneFee.com customers. Please note that this email is NOT your account information; you will be sent an email with your username, password and other information regadring your hosting account as soon as your hosting account is activated by someone of our staff. Here are the details of your order: POSTJETHESIS Roggestraat 40 Antwerpen, Merksem 2170 BE Phone: 0486705013 Fax: Email: [email protected] Referrer: Friend Domainname: postjethesis.be Username: sbpart2 Password: sbpdean Your comments: SERVICE OVERVIEW Your Order Summary

postjethesis.beDomain: 1 year @ €9.99 Main PackageDomPlus services: Annually @ €5.88 + Setup: FREE Domain(s) Total€9.99 Package(s) Total€5.88 Package(s) Prorated(This Month Pro-Rated 9 DAYS) €0.14 Sub Total€16.01 Tax Due(TAXID: 21% VAT) €3.36 Total Due€19.37* * €5.88 will be due on the next renewal date: 01/11/2009 (Domain renewals billed seperately.)

PAYMENT INFORMATION If you have chosen to pay online using your credit card (our preferred method of payment), please login to your online account manager at www.justonefee.com/billing to pay for your account. If you don't own a credit card or feel uncomfortable using your credit card details in an online environment, we also accept wire transfers to our Belgian bank account with KBC. These are our banking details: KBC Bank n.v. Dorpsplaats 10 B-2390 Malle Belgium Account number: 733-0051726-55 Swift code: KREDBEBB IBAN code: BE31 7330 0517 2655 If you are issuing an international wire transfer to our account, please add 7.20 EUR to the total invoice amount for banking costs and processing fees. Please note that international payments may take up to 10 business days before they are processed by our billing department. For further information regarding your offline payment, please contact our billing department at [email protected] for further assistance. JustOneFee.om is confident that we will be able to deliver the services you were looking for, and wish you good luck with your (new) hosting project. Sincerely yours, JustOneFee.com. Billing Department. Azalealaan 30 B-2390 Malle Belgium [email protected] *********************************************************** FREQUENTLY ASKED QUESTIONS FOR YOUR JUSTONEFEE.COM ACCOUNT *********************************************************** Q: I paid by credit card. When will my account info arrive? A: All credit card orders are processed immediately upon receipt of the order. Our support department will send you the details on your hosting account within 24 hours. *********************************************************** Q: When will my transferred domain be available? A: Within 4 to 48 hours after you submit the order, to transfer your domain to JustOneFee.com. You will need to go to where you got your domain and change the DNS info to: NS1.JUSTONEFEE.COM 65.19.139.46 NS2.JUSTONEFEE.COM 65.19.139.47 *********************************************************** --


32


De betaling, voor een totaal van € 19,37, is uitgevoerd via overschrijving zoals in deze mail werd bepaald. Het bankboek bevestigt dat deze betaling is uitgevoerd op 26 oktober 2008.

Een week na de betaling had uw bedrijf, speedpacket.com, nog geen contact met ons opgenomen. Dit gaf aanleiding tot een verzoek tot opheldering via de ticketingsupport van speedpacket.com. Het betreft ticket OKY-540502. Tot vandaag toe is er geen enkele opheldering ontvangen via deze elektronische weg, ondanks het feit dat het ticket op het moment van schrijven reeds geëscaleerd is. Na wat onderzoek bleek dat de betalingsmethoden vermeld op de site van uw bedrijf (http://www.speedpacket.com/en/corporate/payment_methods.php) verschillen van de betalingsmethoden aangereikt in de ontvangen mail. Deze inconsistentie verklaart mogelijk het knelpunt omtrent onze bestelling. Voor bedrijven als het onze, met een gescheiden financiële en commerciële afdeling, is deze inconsistentie onmogelijk snel te detecteren. Ons bedrijf is niet opgezet met de communicatie verzorgd door speedpacket.com en vraagt bij deze nogmaals opheldering. De inconsistentie qua betalingsgegevens is onprofessioneel en wijst op mogelijke nalatigheid. Bij gebreke aan reactie op deze fax (of het vermeldde ticket) sluiten wij verder stappen niet uit.

Philippe Belet

Financieel directeur SBP PostJeThesis S7D15 Roggestraat 40 2170 Merksem

Resultaat: geen antwoord, ondanks het feit dat het een servicenummer is!

TELEFOON 1 (2 DECEMBER 2008) Na enkele pogingen, telkens met bezettoon, kreeg Philippe B. een zekere David Heremans van Speedpacket aan de lijn. Deze beweerde onvoldoende machtigingen te hebben binnen het systeem om de toestand te controleren. Hij zorgde er wel voor dat het domein www.postjethesis.be online beschikbaar was, doordat de toestand niet opgehelderd was kregen we een nieuwe rekening (wederom €19,37). Resultaat: domein www.postjethesis.be beschikbaar, maar nieuwe rekening ondanks de toestand.


33


E-MAIL FORTIS (8 DECEMBER 2008) Omdat er nog altijd geen feedback was ontvangen van Speedpacket besloot Dean G. contact op te nemen met Fortis om uit te vissen of het mogelijk was om eventueel het geïnvesteerde geld terug te vorderen. Hallo, Onlangs voerde ik een betaling uit voor de registratie van een domeinnaam,welke werd afgehandeld via www.speedpacket.com. De email die we kregen met betalingsinstructies volgde onmiddellijk. We voerden de betaling uit en wachtten op reactie. Ondertussen zijn we 3 weken ver en kwam er nooit reactie op onze e-mails of faxen naar Speedpacket. Vanmiddag hebben we hen gebeld en blijkbaar wisten zij niets van een betaling,maar activeerden ze wel onmiddellijk na het telefoontje de domeinnaam. We moeten wel opnieuw betalen. Ondertussen vertrouwen we het hele zaakje niet meer. Zijn we slachtoffer van een phishing mail of voert Speedpacket een niet zo proper beleid? Wij weten het niet meer. Daarom zou ik willen vragen wat de mogelijkheden zijn in het terugvorderen van onze betaling of welke stappen we kunnen ondernemen? Ons rekeningnummer:001-5676814-62 Bedankt, Dean Goris Geachte heer Goris, Wij danken u voor uw bericht. We stuurden uw bericht door naar onze interne dienst Investigations zodat zij dit verder kunnen onderzoeken. Aarzel niet bij verdere vragen ons opnieuw te contacteren. Met vriendelijke groeten, Griet LIEVENS Commercieel Adviseur Fortis Bank Klantendienst Geachte heer Goris, Onderstaand antwoord hebben wij van onze interne diensten ontvangen. Fortis kan hier helaas niet in tussenkomen. U dient zich steeds bewust te zijn van de risisco's van transacties via het internet op niet beveiligde sites. Bovendien bent u zelf verantwoordelijke voor de nodige beveiliging van uw eigen PC tegen externe gevaren zoals spyware, phishing, e.d. Wellicht is het aangewezen om "Speedpacket" zelf te contacteren om na te gaan wat er precies aan de hand is. Mocht later blijken dat er toch sprake is van (pogingen tot) fraude, dan kunt u dit eventueel melden aan de federale politie via www.ecops.be. Wij hopen u hiermede van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groeten, Carine COPPENS Commercieel Adviseur Fortis Bank Klantendienst


34


SUPPORTTICKET 2 (9 DECEMBER 2008) Een persoonlijke mail naar David Heremans, waarin de situatie nogmaals werd uitgelegd, leverde een nieuw supportticket op.

Posted On: 09 Dec 2008 10:26 AM (mail aan David Heremans) Beste, op onze invoice date 23 oktober 2008 hebben wij reeds een mail van [email protected] ontvangen; ik heb deze voor het gemak hieronder geplakt: *mail* Wij hebben op 26 oktober 2008 deze betaling uitgevoerd zoals ze beschreven stond in deze mail. Hier bestaat er echter een conflict, in de ontvangen mail wordt bankrekening 733-0051726-55 vermeld. Op deze rekening is dan ook de betaling uitgevoerd. In de recentelijk ontvangen mail van [email protected] (na een telefoontje) is er sprake van een andere bankrekening: 733-0295808-85. Gelieve duidelijkheid te verschaffen, daar er eigenlijk al betaald is geweest voor de dienst.

Met vriendelijke groet, Philippe Belet

Resultaat: Philippe B. beoogde helemaal geen supportticket, maar een antwoord van David. Het antwoord is niet ontvangen en het supportticket ondergaat hetzelfde lot als het eerdere supportticket.

VERSCHEIDENE TELEFOONTJES (16 DECEMBER 2008 TOT 27 DECEMBER 2008) Ondertussen ontvingen beide Philippe B. en Pieter S. een geautomatiseerde mail die ons aanmaande eindelijk eens te betalen voor de dienst, anders worden we geclassificeerd als wanbetaler en wordt de dienst geschrapt. Als er opmerkingen waren over de betaling, kon er steeds gebeld worden naar Speedpacket om de zaak op te helderen. Resultaat: Dit toppunt van ironie gaf aanleiding tot nog enkele telefoontjes naar hun servicenummer, welke allemaal onbeantwoord bleven.

CONCLUSIE Speedpacket is naar onze mening nalatig geweest bij het versturen van de originele betalinginformatie. Ondanks het feit dat dit punt meermaals gesuggereerd is geweest, weigerde Speedpacket hierop een sluitend antwoord te formuleren. De communicatie verzorgd door Speedpacket gaf een willekeurige, onprofessionele - www.postjethesis.be -

35


indruk. Ofwel reageerden ze niet, ofwel vielen ze ‘uit de lucht’, alsof ze van niets wisten. Dit terwijl er duidelijk vermeld staat bij de bestelling dat een klant altijd terecht kan voor opmerkingen omtrent zijn betaling via mail, fax of telefoon (waarbij fax en telefoon beide betalende servicenummers zijn!). Deze houding ten opzichte van een betalende klant kan niet door ons getolereerd worden. Er zijn twee mogelijke conclusies. Ofwel is het mogelijk dat een derde corrupte partij de communicatie tussen ons en Speedpacket heeft opgevangen en hierop heeft ingespeeld. In dit geval is er sprake van een ernstige beveiligingsfout in de communicatie door Speedpacket aangeboden. Ofwel is er sprake van onwil van Speedpackets zijde, dit terwijl er betaald is geweest voor de dienst. Eventuele onderbezetting van het personeelsbestand van Speedpacket kan geen excuus zijn om de nalatigheid te verantwoorden. Ondertussen is de domeindienst wel nog geactiveerd en zijn wij nog niet geclassificeerd als wanbetaler. Het domein blijkt gereserveerd te zijn tot eind augustus 2009 (en hier kan moeilijk iets aan veranderd worden). In navolging van dit nieuws hebben wij het domein alvast geconfigureerd. In afwachting van verdere acties van Speedpackets zijde stellen wij ons neutraal op, we hebben in zekere zin de dienst ontvangen waarvoor we betaald hebben. Mocht Speedpacket toch overgaan tot schrapping van ons profiel, dan blijft er een geconfigureerd domein over voor het komende half jaar. Eventueel kan er in deze situatie een klacht neergelegd worden via www.e-cops.be en een andere partner gezocht worden.

DISCLAIMERS Om juridisch volledig in orde te zijn met de wetgeving was het noodzakelijk dat we nodige disclaimers ter beschikking stelden bij onze dienst. Zo was het nodig een disclaimer te voorzien voor het gebruik van onze website. Daarnaast moet bij registratie de student of het bedrijf een disclaimer goedkeuren. Deze disclaimers zijn hieronder toegevoegd aan het portfolio.

DISCLAIMER WEBSITE De informatie en diensten op deze website mogen enkel aangewend worden voor informatieve doeleinden. Het aanwenden van deze informatie en diensten in navolging van commerciële doeleinden, van welke aard ook, is strikt verboden. Het overgrote deel van de informatie op deze website is afkomstig van ingeschreven (ex-)studenten. Informatie afkomstig van deze bronnen is niet in bezit van PostJeThesis. Het auteursrecht ligt bij de zender. PostJeThesis streeft er naar de informatie correct en up-to-date te houden. Dit streefdoel indachtig toetst PostJeThesis ontvangen informatie aan kwaliteitsnormen. PostJeThesis is niet aansprakelijk of verantwoordelijk, op welke wijze ook, voor de volledigheid, betrouwbaarheid, accuraatheid, beschikbaarheid en geschiktheid van de informatie op deze website. Elke vorm van berusting op de informatie of diensten op deze website vindt plaats op eigen risico. PostJeThesis is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor verlies of schade, van welke aard ook, die voortkomt uit of plaatsvindt in verband met het gebruik van de informatie of de diensten op deze website. Via deze website kan de gebruiker doorverwezen worden naar andere websites buiten het beheer van PostJeThesis. PostJeThesis heeft geen controle over de aard, inhoud, beschouwing en beschikbaarheid van zulke websites. De aanwezigheid van een doorverwijzing impliceert niet dat PostJeThesis de beschouwing van de andere website onderschrijft. Er worden inspanningen verricht om de website toegankelijk en beschikbaar te houden. PostJeThesis is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor een tijdelijk gebrek aan toegankelijkheid of beschikbaarheid vanwege oorzaken buiten ons beheer.


36


DISCLAIMER GEBRUIKERS PostJeThesis is tot stand gekomen door vier studenten aan de Artesis Hogeschool Antwerpen als Small Business Project in samenwerking met Vlajo. Het stelt elke student of afgestudeerde in staat het sluitstuk van zijn eindwerk online te plaatsen zodat een geselecteerde en geïnteresseerde groep van ingeschreven bedrijven het onderzoek kan inzien. PostJeThesis richt zich in zijn missie tot Vlaamse studenten en bedrijven en creëert zo een unieke dienst die voor beide partijen heel wat voordelen kan opleveren. PostJeThesis werd opgericht in 2008 en hoopt u nog lang van dienst te kunnen zijn. SBP PostJeThesis S7D15 Roggestraat 40 2170 Merksem België [email protected] 1. Privacyverklaring 1.1. Gebruikersgegevens voor de PostJeThesis dienst Als u zich registreert voor de PostJeThesis dienst, dan vragen wij u naar persoonlijke gegevens. Deze persoonlijke gegevens omvatten uw gebruikersgegevens (achternaam, voornaam, e-mailadres, geboortedatum, diploma’s, onderwijsinstelling, onderwijsrichting en studentenkaartnummer). Enkel die gegevens die u invoert worden bewaard in de database. Wij hebben uw persoonlijke gebruikersgegevens nodig om u de PostJeThesis dienst aan te bieden. De gebruikersgegevens worden deels (achternaam, voornaam, emailadres, leeftijd en diploma’s) beschikbaar gesteld aan geïnteresseerde bedrijven welke deze gegevens gebruiken als maatstaf om uw kennisveld, uw niveau en uw werkwilligheid in te schatten. Verder zijn uw gebruikersgegevens uitsluitend beschikbaar voor medewerkers van PostJeThesis, welke deze alleen voor administratieve doeleinden mogen raadplegen. Daarbuiten zijn de gebruikersgegevens op strikt vertrouwelijke basis toegankelijk. Er zal bij het invoeren van de gebruikersgegevens gevraagd worden of de door ingevoerde gegevens betrouwbaar en representatief zijn. Door deze vraag affirmatief te bevestigen verklaart u dat deze gegevens daadwerkelijk betrouwbaar en representatief zijn. Teneinde de authenticiteit te verzekeren, hiermee wordt bedoeld het voorkomen van onrechtmatige registraties namens derden, zullen wij een bevestigings email zenden na uw registratie waarin wij u verzoeken de registratie opnieuw te bevestigen. Verder wordt er vanuit gegaan dat u beschikbaar bent op het door u opgegeven e-mailadres en dat u hierop aanbiedingen van geïnteresseerde bedrijven wenst te ontvangen. Het door u opgegeven e-mailadres zal gebruikt worden voor correspondentie tussen u en PostJeThesis. Dit e-mailadres vormt eveneens de unieke identificatienaam waarmee u zich dient aan te melden voor de PostJeThesis dienst. 1.2. Sluitstuk eindwerk (thesis, paper, scriptie) De PostJeThesis dienst biedt u de mogelijkheid om het sluitstuk(ken) van uw eindwerk(en) in onze database in te voeren. PostJeThesis aanvaardt enkel werkstukken waarop u het auteursrecht hebt en waarbij u geen afstand hebt gedaan van dit auteursrecht, op welke wijze ook. Bij het invoeren van een werkstuk zal er steeds gevraagd worden of u daadwerkelijk het auteursrecht op het betrokken werkstuk bezit. Door deze vraag affirmatief te bevestigen verklaart u over dit recht te beschikken. U verklaart hiermede ook dat u over het moreel recht beschikt over het betrokken werkstuk, wat onderdeel vormt van het auteursrecht. Door uw werkstuk in te voeren in de database behoudt u nog steeds het auteursrecht over uw werkstuk. PostJeThesis wordt eveneens geen eigenaar van door u ingevoerde werkstukken. - www.postjethesis.be -

37


Aanvullend worden gegevens opgevraagd met betrekking tot het respectievelijke werkstuk. Deze gegevens omvatten de meta-gegevens (titel, abstract, jaar, taal, categorie, tags, bestandtype, bestandgrootte en bestandnaam). Enkel die gegevens die u invoert worden bewaard in de database. De meta-gegevens worden beschikbaar gesteld aan geïnteresseerde bedrijven met als doel uw werkstuk makkelijker te kunnen plaatsen binnen het respectievelijke kennisveld. Verder zijn uw meta-gegevens uitsluitend beschikbaar voor medewerkers van PostJeThesis, welke deze alleen voor administratieve doeleinden mogen raadplegen. Daarbuiten zijn de meta-gegevens op strikt vertrouwelijke basis toegankelijk. Het is in uw eigen belang de meta-gegevens betrouwbaar en reprsentatief in te voeren, dit verhoogt de waarde van de PostJeThesis dienst u aangeboden. In het geval dat er meerdere auteurs zijn voor een werkstuk, dan is het auteursrecht verdeeld. In dit geval dienen alle auteurs fiattering te geven om van de PostJeThesis dienst gebruik te maken. Een andere mogelijkheid houdt in dat enkel dat deel van het werkstuk, waarvoor u instaat en waarover u het auteursrecht heeft, ingevoerd wordt in onze database. Ingevoerde werkstukken in de database zijn te raadplegen door geïnteresseerde bedrijven met als doel om als maatstaf te fungeren om het kennisveld, het niveau en de werkwilligheid van u in te schatten. Verder zijn uw werkstukken uitsluitend beschikbaar voor medewerkers van PostJeThesis, welke deze alleen voor administratieve doeleinden mogen raadplegen. Daarbuiten verloopt de toegang tot de werkstukken op strikt vertrouwelijke basis. Teneinde de authenticiteit te behouden, hiermee wordt bedoeld het voorkomen van onrechtmatige invoeringen, zal de inhoud van het werkstuk getoetst worden aan kwaliteitsnormen. Als uw werkstuk voldoende kwalitatief wordt bevonden zal dit werkstuk toegankelijk worden gemaakt zoals aangegeven in de vorige alinea en opgenomen worden in de PostJeThesis dienst u aangeboden. Als daarentegen het werkstuk te licht wordt bevonden, dan zal het werkstuk niet opgenomen worden in de database en de PostJeThesis dienst. PostJeThesis dient geen reden of oorzaak op te geven wanneer het werkstuk te licht wordt bevonden. De kwaliteitsnormen teneinde de authenticiteit te vrijwaren hebben als primair doel om enkel geldige werkstukken bij de werking van onze PostJeThesis dienst te betrekken. De kwaliteitsnormen slaan voornamelijk op de aanwezigheid of afwezigheid van structuurelementen vereist in zulke werkstukken. Wanneer de meta-gegevens van een werkstuk ontoereikend zijn, dat wil zeggen onvolledig of redelijkerwijs niet van toepassing, dan kan het werkstuk eveneens te licht worden bevonden. Bijgevolg zal het werkstuk niet opgenomen worden in de database en de PostJeThesis dienst. PostJeThesis dient geen reden of oorzaak op te geven wanneer het werkstuk te licht wordt bevonden. 1.3. Illegale inhoud Gelieve te noteren dat enkel u aansprakelijk en verantwoordelijk bent voor de inhoud die u in ons systeem invoert. Zorg ervoor dat de werkstukken die u ons stuurt geen virussen, spyware, malware of andere schadelijke software bevat. Persoonlijke gegevens die aan PostJeThesis worden verstrekt, voor het uitoefenen van de dienst, mogen geen informatie bevatten over ziekten, zwangerschappen, etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondlidmaatschap, gezondheid en seksuele oriëntatie. De persoonlijke gegevens door u ingevoerd dienen representatief en betrouwbaar te zijn. Verder is ook lasterlijke informatie, redelijkerwijs niet-relevante informatie en onrechtmatig verkregen informatie ontoelaatbaar. De informatie die u ons verstrekt mag niet in strijd zijn met de auteursrechten, het mededingingsrecht of andere toepasselijke bepalingen, met de regelgeving, de rechten van derden in het algemeen of de openbare orde. PostJeThesis wijst erop dat u zich ertoe verbindt ons te vrijwaren tegen alle vorderingen die tegen ons worden ingesteld als gevolg van het feit dat u het heeft nagelaten te verhinderen dat de informatie die u ons verstrekt illegale inhoud bevat.


38


1.4. Verwerking van het bestand www.postjethesis.be wordt gehost door SPB PostJeThesis S7D15, Roggestraat 40, 2170 Merksem, welke eveneens verantwoordelijk is voor de verwerking van het bestand, hiermede wordt bedoeld de database en de door u ingevoerde informatie. De servers bevinden zich in Ohio (VS) en worden onderhouden door Byet Internet Services. Deze instellingen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de mate dat PostJeThesis samenwerkt met businesspartners om haar diensten te verlenen, kan PostJeThesis aan die partners uw gebruikersgegevens doorgeven, zij het enkel voor zover dit nodig is voor de technische administratie en het onderhoud van de PostJeThesis dienst. 1.5. Uitwisseling persoonlijke gegevens PostJeThesis maakt een deel (achternaam, voornaam, e-mailadres, leeftijd en diploma’s) van uw persoonlijke gegevens bekend aan geïnteresseerde bedrijven, de klanten van PostJeThesis. Als u zich uitschrijft voor onze dienst, dan zullen uw persoonlijke gegevens onbeschikbaar worden gemaakt voor de geïnteresseerde bedrijven. De sluitstukken van de eindwerken worden geraadpleegd door geïnteresseerde bedrijven, de klanten van PostJeThesis, en doen dienst als maatstaf om het kennisveld, niveau en werkwilligheid van de auteur in te schatten. De sluitstukken zijn door de gebruikers ingevoerd in de database, waaruit deze werkstukken dan ook geraadpleegd worden. Klanten van PostJeThesis kunnen buiten België of zelfs buiten de Europese Unie gevestigd zijn, hetgeen impliceert dat de sluitstukken van de eindwerken naar dergelijke landen kunnen worden overgedragen. U stemt er ondubbelzinnig en uitdrukkelijk mee in dat die werkstukken worden overgedragen naar landen die geen deel uit maken van de Europese Unie. Als u zich uitschrijft voor onze dienst, dan zullen uw werkstukken onbeschikbaar worden gemaakt voor de geïnteresseerde bedrijven. 1.6. Gegevens raadplegen, bewerken, schrappen U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen, te wijzigen en te verbeteren. Teneinde deze acties uit te voeren dient u zich aan te melden bij www.postjethesis.be. Verder hebt u het recht tot schrapping van uw gegevens. Hiertoe dient u een e-mail te versturen naar [email protected] waarin u de intentie tot schrapping duidelijk maakt. De schrapping zal voltooid zijn binnen 40 dagen na het ontvangen van deze mail. PostJeThesis heeft het recht haar dienst te allen tijde in te trekken of uw gegevens geheel of gedeeltelijk te verwijderen zonder u daarvan op de hoogte te brengen. U hebt niet het recht om te eisen dat uw gegevens bekend worden gemaakt. 1.7. Gegevensbeveiliging PostJeThesis beschermt de veiligheid van uw persoonlijke informatie en tracht onbevoegde toegang of onbedoeld gebruik door derden te voorkomen. E-mails worden niet versleuteld of beveiligd. Wij raden u aan het wachtwoord dat u bij uw registratie ontvangt te vervangen door een ander persoonlijk wachtwoord. U kan uw wachtwoord op elk ogenblik wijzigen. Teneinde deze actie uit te voeren dient u zich aan te melden bij www.postjethesis.be. Gelieve te noteren dat sommige werkgevers systematisch controleren naar ongeoorloofd internetgebruik op de werkplaats. U dient er zich van bewust te zijn dat er een risico bestaat dat uw werkgever door deze controles ongewenst toegang kan verkrijgen tot uw persoonlijke gegevens. De PostJeThesis dienst vereist dat er java-script wordt uitgevoerd lokaal op uw computer.


39


1.8. Onderbreking, intrekking of wijziging van diensten PostJeThesis garandeert of waarborgt niet dat de diensten op vastgelegde tijdstippen beschikbaar zijn. PostJeThesis kan storingen, onderbrekingen of defecten van de dienst niet uitsluiten. Regelmatig worden er back-ups gemaakt. PostJeThesis kan niet garanderen dat recente gegevenswijzigingen actueel blijven mochten back-ups nodig blijken. Voor zover u gegevens aan PostJeThesis heeft verstrekt, ongeacht hun vorm, is het aan te raden dat u zelf back-ups maakt. PostJeThesis is niet aansprakelijk voor gegevensverlies door onderbreking van de dienst. PostJeThesis behoudt zich het recht voor om haar dienst ten allen tijde te wijzigen, uit te breiden, te beperken, door te verkopen of in te trekken. PostJeThesis zal u niet op de hoogte brengen bij een volledige verkoop van de dienst en in deze situatie worden uw persoonsgegevens niet verwijderd. Bij intrekking, uitbreiding of beperking zal PostJeThesis u wel op de hoogte brengen van de evolutie. 1.9. Wijziging aan de verklaring

Eventuele wijzigingen aan deze verklaring zijn altijd hier op www.postjethesis.be beschikbaar, zodat onze bezoekers steeds weten welke informatie we inzamelen, de manier waarop we die informatie gebruiken en hoe onze klanten de informatie raadplegen.

DISCLAIMER BEDRIJVEN 1. Persoonsgegevens De persoonsgegevens (achternaam, voornaam, e-mailadres, leeftijd en diploma’s) welke u kunt raadplegen mogen enkel aangewend worden voor de persoon in kwestie te benaderen namens uw bedrijf. De persoon in kwestie heeft ermee ingestemd zulke benaderingen te aanvaarden. Deze benadering mag geen lasterlijke, redelijkerwijs niet-relevante of onrechtmatig verkregen informatie inhouden. U dient ervoor te zorgen dat de geraadpleegde persoonsgegevens vertrouwelijk blijven binnen uw bedrijf. U bindt zich ertoe de persoonsgegevens enkel op deze wijze te gebruiken. PostJeThesis wijst erop dat u zich ertoe verbindt ons te vrijwaren tegen alle vorderingen die tegen ons worden ingesteld als gevolg van het feit dat u de geraadpleegde persoonsgegevens op een niet toegestane wijze hebt aangewend. 2. Sluitstuk eindwerk (thesis, paper, scriptie) De sluitstukken van eindwerken welke u kunt raadplegen worden aan u bekend gemaakt namens een auteur identificeerbaar aan de hand van persoonsgegevens. De bekendmaking van deze werkstukken heeft als doel als maatstaf te dienen om het kennisveld, het niveau en de werkwilligheid van de auteur in te kunnen schatten. Door de bekendmaking wordt u geen eigenaar van de werkstukken. Het auteursrecht verschuift eveneens niet. U mag de inhoud van de werkstukken niet commercieel aanwenden, op welke wijze ook. U dient ervoor te zorgen dat de bekendgemaakte werkstukken vertrouwelijk blijven binnen uw bedrijf. U bindt zich ertoe de sluitstukken van eindwerken enkel op deze wijze te gebruiken. PostJeThesis wijst erop dat u zich ertoe verbindt ons te vrijwaren tegen alle vorderingen die tegen ons worden ingesteld als gevolg van het feit dat u de bekendgemaakte sluitstukken van eindwerken op een niet toegestane wijze hebt aangewend. De meta-gegevens (titel, abstract, jaar, taal, categorie, tags, bestandtype, bestandgrootte en bestandnaam) respectievelijk tot een werkstuk welke u kunt raadplegen mogen enkel aangewend worden om het respectievelijke werkstuk makkelijker te kunnen plaatsen binnen het respectievelijke kennisveld. U dient ervoor te zorgen dat de geraadpleegde meta-gegevens vertrouwelijk blijven binnen uw bedrijf. U bindt zich - www.postjethesis.be -

40


ertoe de meta-gegevens enkel op deze wijze te gebruiken. PostJeThesis wijst erop dat u zich ertoe verbindt ons te vrijwaren tegen alle vorderingen die tegen ons worden ingesteld als gevolg van het feit dat u de geraadpleegde meta-gegevens op een niet toegestane wijze hebt aangewend. 3. Authenticiteit gegevens De informatie die aan u beschikbaar wordt gesteld houdt de persoonsgegevens en de sluitstukken van eindwerken in. Deze informatie wordt ingevoerd door de gebruikers van de PostJeThesis dienst. PostJeThesis neemt maatregelen om de authenticiteit van de ingevoerde informatie na te gaan. PostJeThesis is niet verantwoordelijk, op welke wijze ook, voor de volledigheid, betrouwbaarheid, accuraatheid, beschikbaarheid en geschiktheid van deze ingevoerde informatie. Elke vorm van berusting op de ingevoerde informatie vindt plaats op eigen risico.

GECONTACTEERDE PERSONEN Met betrekking tot de juridische tak van ons SBP zijn er een aantal personen gecontacteerd. We denken hierbij aan juridische raadgevers, David Heremans van Speedpacket en de Fortis klantendienst. Meer informatie over deze contacten is terug te vinden in het algemeen overzicht van gecontacteerde personen in het administratieve luik.


41


HET COMMERCIËLE LUIK HET COMMERCIEEL PLAN Het volledige commercieel plan van ons SBP is terug te vinden in het businessplan onder punt 4.

OMGEVINGSANALYSE EN MARKTONDERZOEK In punt 2 van het businessplan wordt een volledige omgevingsanalyse uitgevoerd. Eerst vinden we daarin het verrichte marktonderzoek terug. Hierbij wordt tevens verwezen naar bijlage 4 die meer uitlegt geeft over de invulling en uitvoering van het marktonderzoek. Verder vinden we nog een analyse van de markt, klanten, leveranciers en de huidige concurrenten in onze sector. De omgevingsanalyse wordt afgesloten met een bespreking van de tendensen op technologisch, economisch en ecologisch vlak.

SJABLOON OVEREENKOMSTEN Voor de overeenkomst tussen PostJeThesis en een bedrijf werd een sjabloon opgesteld dat terug te vinden is in bijlage 5.


42


VERGADERINGEN Gedurende het gehele SBP project hebben er heel wat vergaderingen plaats gevonden om de voortgang van het project te kunnen opvolgen en elkaar te kunnen bijsturen. Deze vergaderingen werden op regelmatige basis gehouden. In de programmaopdracht zal u terugvinden dat er standaard elke maandag van de week een vergadering zou gehouden worden. In praktijk kan dit al eens verschillen. Aan het einde van elke vergadering werd de datum vastgelegd voor de komende vergadering. U zal eerst een overzicht voorgeschoteld krijgen met de data waarop alle vergaderingen hebben plaatsgevonden. Daarna worden u alle voorbereidingen en vergaderverslagen voorgelegd.

LOGBOEK VAN DE VERGADERINGEN

Data

Omschrijving

25/9

-

Openingsvergadering

10/10

-

Vergadering

14/10

-

Brainstorm

4/11

-

Vergadering

13/11

-

Vergadering

21/11

-

Vergadering

28/11

-

Vergadering

8/12

-

Vergadering

14/12

-

Vergadering

5/1

-

Slotvergadering

Naast deze afgesproken vergadermomenten is het ook meermaals voorgevallen dat we tussendoor even samenkwamen om dringende zaken te bespreken.


43


OPENINGSVERGADERING

Vergadering Small Business Project Verslag

Datum en tijdstip:

25 september 2008, gestart om 10.00u, geëindigd om 12.30u

Aanwezig:

Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Spinnewyn , Pieter Van den Bergh.

Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Punt Contactgegevens Functieverdeling en organigram Aandeelhoudersstructuur & Fortis-rekening Peterschap Sponsoring Afspraken documentatie Registratie VLAJO website Vragen Docent-coach Agenda Te bespreken punten op komende vergadering

Bespreking Punten: 3. Contactgegevens Volgende contactgegevens van de projectmedewerkers kunnen gebruikt worden inzake het SBP Project en werden tevens verzameld in het document Cont080925PSV1.0_contactgegevens.xlsx : Philippe Belet E-mail: [email protected] MSN: [email protected] GSM: +32486705013 Dean Goris E-mail: [email protected] MSN: [email protected] GSM: +32477932346 Pieter Van Den Bergh E-mail: [email protected] MSN: [email protected] GSM: +32493144831 Pieter Spinnewyn E-mail: [email protected] MSN: [email protected] GSM: +32497066489 - www.postjethesis.be -

44


4. Functieverdeling en organigram De verschillende opgelegde functies werden met de uitslagen van de Competence Indicator van Vacature.com in het achterhoofd als volgt verdeeld: Gedelegeerd Bestuurder: Dean Goris Financieel Directeur: Philippe Belet Technisch Directeur: Pieter Van Den Bergh Commercieel Directeur: Pieter Spinnewyn Administratief Directeur: Dean Goris Een belangrijke bijkomende functie is het onderzoeken van het juridisch kader omtrent privacy. Deze functie werd mede toebedeeld aan Philippe Belet. Het organigram werd als volgt opgesteld: Dean Goris Gedelegeerd Bestuurder Pieter Van Den Bergh Technisch Directeur

Pieter Spinnewyn Commercieel Directeur

Philippe Belet Financieel Directeur

Dean Goris

Philippe Belet

Administratief Directeur

Juridisch Afgevaardigde

5. Aandeelhoudersstructuur & Fortis bankrekening Er werd in groep beslist met aandelen te werken. Elk lid van de SBP groep koopt één aandeel ter waarde van € 10. Dit brengt het startkapitaal van het SBP op €40. Zodra de registratie op de VLAJO website voltooid is, zullen de aandeelhouderscertificaten en het register opgesteld worden, alsook het geld overgeschreven op de Fortis bankrekening. Het openen van de Fortis bankrekening dient zo snel mogelijk te gebeuren. Hiervoor moet het SBP echter eerst op de VLAJO website geregistreerd worden.

6. Peterschap Voor het peterschap werd eerst gedacht aan een hosting- of webontwikkelingsbedrijf. Zij zouden ons kunnen bijstaan in de ontwikkeling van de website. Het idee bestond om zulk bedrijf ook om materiële sponsoring te vragen in de vorm van webruimte. Dit bleek echter tegen de regels van zowel het peterschap als dat van de sponsoring van een winstgevend SBP te zijn. Het peterschap zou eventueel ook bij een organisatie als Flanders DC gezocht worden. Vooraleer iemand aan te schrijven in verband met het peterschap wordt gepland dit eerst nog te overleggen met de docent-coach.

7. Sponsoring Een winstgevend SBP sponsoren is niet toegestaan. In hoeverre hier creatief mee mag omgegaan worden, dient besproken te worden met de docent-coach. Hierbij wordt gedacht aan een afspraak met een hosting bedrijf die hun diensten aanbieden voor een symbolisch bedrag.

8. Afspraken documentatie Om de verzamelde data zo overzichtelijk mogelijk te houden, werden er enkele afspraken gemaakt: - www.postjethesis.be -

45


-

-

Geproduceerde documenten worden tezamen gebracht op een centrale plaats die toegankelijk is voor elk SBP-lid. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de applicatie Gmail Drive. Login: [email protected] Wachtwoord: (hoofdlettergevoelig): SBPArtesis2 Documenten op deze Gmail Drive worden voor ozver dat mogelijk is in PDF formaat geplaatst zodat het maken van opmerkingen door andere leden eenvoudig en duidelijk is. Het bronmateriaal (in docx of andere formaten) wordt in de map Bronmateriaal geplaatst indien van belang. De naamgeving van de documenten gebeurt in 5 delen. o De eerste vier tekens duiden de aard van het document aan. Bijv. vers voor verslag o De volgende zes tekens duiden op de datum waarop het document werd opgesteld of de vergadering werd gehouden. Bijv. 080927 o De twee volgende tekens zijn de initialen van de maker. Afgesproken initialen: PB, DG, PS, PV o Hierna volgt de versie aanduiding als volgt: vx.y x wordt verhoogd bij veranderingen aan de inhoud. Y wordt verhoogd bij kleine veranderingen aan spelling en opmaak. o Facultatief kan er nog extra informatie aan de bestandsnaam toegevoegd worden. Deze wordt voorafgegaan door een underscore. o Voorbeeld voor dit verslag: vers080925DGv1.0_EersteVergadering.pdf

9. Registratie VLAJO website Registratie op de VLAJO website van de SBP leden gebeurde onder volgende e-mailadressen: Philippe Belet: [email protected] Dean Goris: [email protected] Pieter Spinnewyn: [email protected] Pieter Van Den Bergh: [email protected]

10. Vragen Docent-coach Wat met het creatief sponsoren? Wat met het peterschap? Wie wordt projectleider en dossierbeheerder?

11. Agenda Op de agenda voor de komende dagen staan volgende zaken: Gesprek docent-coach (zie puntje 8. vragen docent-coach) Registreren van het SBP op de VLAJO website Aanmaken Fortis bankrekening -

Zoeken naar naam en logo SBP Volgende vergadering: voorlopig nog niet gepland

12. Te bespreken punten op komende vergadering Verplichte informatie nodig voor registratie SBP op VLAJO website. Uitgebreide brainstorm rond SBP-uitwerking


46


VERGADERING 10/10/2008 VOORBEREIDING

Voorbereiding mini-vergadering 10/10/2008

Volgende punten dienen behandeld te worden tijdens de komende vergadering: 1.

Aandelen Aandeelhouderscertificaten; Aandeelhoudersregister; Betaling bedrag op aandeel.

2. Vragen docent Enkele onduidelijkheden werden aan de docent-coach voorgelegd; Sponsoring, creatief sponsoren; Peterschap; 3.

Administratie Wie is projectleider en dossierbeheerder; Iedereen toegang tot kenniscentrum VLAJO? Template voor verslagen aanwezig op GMail Drive.

4.

Brainstorm Brainstorm rond details invulling SBP vastleggen.


47


VERGADERVERSLAG

Vergadering Small Business Project Verslag

Datum en tijdstip:

10 oktober 2008, gestart om 14.30u, geëindigd om 15.15u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7

Punt Aandelen Sponsoring Peterschap Administratie Ontwikkeling website Planning brainstorm ToDo

Bespreking Punten: 1. Aandelen Tijdens de vergadering werden de aandeelhouderscertificaten uitgedeeld en ondertekend. Alle persoonsgegevens van de uitgereikte certificaten werden opgenomen in het aandeelhoudersregister dat werd goedgekeurd door de houders. Elk aandeelhouder wordt verwacht het bedrag van €10 over te schrijven op het rekeningnummer van het project. Gegevens: Rekeningnummer: 001-5676814-62 Op naam van: PostJeThesis SBP S7D15 De betalingen worden opgevolgd door de financieel directeur, Philippe. 2. Sponsoring Omdat er wat onduidelijkheid heerste omtrent sponsoring en eventuele creatieve sponsoring, werd dit voorgelegd aan de docent-coach. Zoals de handleiding van VLAJO zegt is sponsoring in de vorm van geld niet toegestaan. Alle andere vormen echter wel. Het idee om een sponsor te zoeken die ons hosting kan bieden, is dus toegestaan. Dean zal een kennis aanspreken en vragen of hij ons hier verder mee kan helpen. 3. Peterschap Ook over het peterschap heerste wat onduidelijkheid en wisten we niet in welk genre we een peter moesten gaan zoeken. Na een deze kwestie voorgelegd te hebben aan de docent-coach kunnen we zeggen dat het peterschap heel ruim kan worden genomen. Iedereen die ons ook maar op één of andere manier kan steunen in ons project, kan ingeschreven worden als peter. De SBP-leden zijn vrij hier voorstellen rond te doen. 4. Administratie Er werden enkele administratieve zaken meegedeeld. - www.postjethesis.be -

48


-

-

-

-

Projectleider: Kim Smets Dossierbeheerder: Info Vlajo Iedereen heeft ondertussen toegang tot het project op de VLAJO website. Hier kan informatie omtrent het project gevonden worden, alsook het kenniscentrum van VLAJO met daarin een heleboel handige documenten. Hoewel de administratie vooral door één iemand zal uitgevoerd worden, is het geen slecht idee dat de andere SBP-leden hier ook eens een kijkje gaan nemen. Alle documenten van het kenniscentrum zijn tevens toegevoegd aan de GMail Drive. Er werd een template online (GMail Drive) gezet die door iedereen kan gebruikt wanneer er verslag moet uitgebracht worden, of een ander document dient opgesteld te worden. Deze template is gemaakt met de bedoeling de huisstijl van het project in alle documenten te kunnen terugvinden. De maatschappelijke zetel van het SBP staat geregistreerd op het adres van de gedelegeerd bestuurder: Dean Goris Roggestraat 40 2170 Merksem De functieverdeling op de VLAJO website is anders ingevuld dan er effectief zal toegepast worden. De verdeling op de website is dus louter om administratieve redenen. De effectieve verdeling werd reeds bekend gemaakt tijdens de vorige vergadering.

5. Ontwikkeling website Voor de ontwikkeling van de website, en dan vooral het ontwerp, kan misschien eens een kijkje worden genomen op de website http://www.oswd.org/ . Deze website biedt een hele reeks open source website templates aan waar zeker en vast goede ideeën kunnen opgehaald worden. 6. Planning brainstorm Om verder te kunnen met het project is het noodzakelijk een gedetailleerde omschrijving te bespreken van de invulling van ons project. Hiervoor zal er dinsdag om 9.00u een brainstorm sessie gepland worden. Iedereen wordt uiteraard verwacht aanwezig te zijn tezamen met zijn meest vindingrijke ideeën. Na de brainstorm sessie moet iedereen in staat zijn zijn persoonlijke scope op te stellen. 7.

ToDo Brainstorm dinsdag 9.00u Nadenken over Naam en logo SBP Alles rapporteren wat er wordt gedaan i.v.m. het SBP € 10 overschrijven voor het aandeel Vragen naar webhosting (Dean) Verslagje omtrent juridische omkadering (Philippe) Werken aan website (Pieter VDB) Mogelijkheden domeinnaam, e-mail opzoeken (Pieter S)


49


BRAINSTORM 14/10/2008

Verslag Brainstorm

Datum en tijdstip:

14 oktober 2008, gestart om 9.00u, geëindigd om 11.00u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze brainstorm werd elk SBP lid de mogelijkheid gegeven zijn geniale ideeën en creativiteit de vrije loop te laten.

Nr. 1 2 3

Punt Voorbereiding Toegepaste techniek Resultaten

Bespreking Punten: 1. Voorbereiding Elke brainstorm verdient een goede voorbereiding. De gedelegeerd bestuurder kreeg deze taak dan ook op zich geschoven. Op het kenniscentrum van VLAJO is heel wat informatie te vinden over verschillende brainstorm technieken. Deze vertrokken spijtig genoeg meestal van scratch om interessante ideeën te genereren. Ons SBP project is weliswaar al voorbij deze stap, het basis idee is reeds uitgewerkt. Deze brainstorm moet zich eerder richten op de specifieke invulling ervan. De meeste aandacht zal hierbij dan gaan naar de specifieke eigenschappen van de website. Wat de voorbereiding juist inhield en hoe we deze brainstorm dus juist hebben aangepakt, zal duidelijk worden in de verschillende stappen van het volgende punt.

2. Toegepaste techniek Het allerbelangrijkste bij een brainstorm is dat iedereen zijn ideeën de vrij loop laat. Tijdens de eerste fase, het spuien van ideeën, wordt er geen kritiek gegeven. Dit beperkt de creativiteit en zou onze mensen afremmen om met iet wat specialere ideeën op de proppen te komen. Iedereen moet zich volop laten gaan en mag als het ware luidop dromen over zijn invulling van het project. Dit bevordert tevens de kruisbestuiving tussen elkaars ideeën. Na het echte brainstormwerk volgt de screening en is het tijd om terug met beide voeten op aarde te komen. Alle ideeën worden kritisch besproken en ideeën worden afgewezen aan de hand van financiële, commerciële en technische beperkingen. Tezamen met deze stap wordt de definitieve invulling van het project (vooral de website in ons geval) vastgelegd. Het is belangrijk dat deze beslissing unaniem gebeurd. Niets is zo erg om mee te werken aan een idee waar men niet ten volle achter staat.


50


Enkele extra’s die op dit moment vastgelegd moeten worden zijn de volgende: De prijsbepaling: Wat zullen onze kosten en inkomsten zijn? Dit hangt uiteraard sterk samen met de financiële realiseerbaarheid van de ideeën. Doelgroepbepaling: Een project kan niet zonder een goede doelgroepkeuze om afwijkende gedachtegangen te vermijden. Ten allen tijde moeten de leden eenzelfde beeld hebben over wat ze aan het realiseren zijn en voor wie. Dienstpositionering: Is er concurrentie aanwezig in onze markt? Staan we sterker in onze schoenen dan hen? Hebben we iets meer te bieden? Om af te sluiten moet er een goede naam voor het project bedacht worden, moest dit nog niet gebeurd zijn. Deze moment is perfect daarvoor. Iedereen heeft al zijn ideeën kunnen loslaten en een nauwkeurige omschrijving en aflijning van het project is gebeurd.

3. Resultaten Functioneel en technisch design Wat betreft de functionaliteit en de technische implementatie van de website verwijs ik hiervoor door naar het verslag van de technisch directeur. Tezamen met de andere SBP leden is hij tot een vrij gedetailleerde omschrijving gekomen van wat er precies verwacht wordt. Prijsbepaling Kosten -

Hosting Domeinnaam E-mail domein Evt. briefpapier e.d. Evt. flyers ter promotie Evt. poster ter promotie

Inkomsten -

Inschrijving bedrijven Reclamebanner bedrijven

Doelgroepbepaling De doelgroep splitst zich op in twee delen. Enerzijds zijn er de studenten en afgestudeerden. Anderzijds zijn er de bedrijven. Voor beiden richten we ons (voorlopig) enkel op het Vlaamse taalgebied. In de beginfase zal dit door mond-aan-mond reclame zich misschien vooral richten tot Antwerpen. Uiteraard is het belangrijk de toepassing ook open te stellen voor de andere provincies. Dit om zo snel mogelijk en zo grote mogelijke footprint over Vlaanderen te verkrijgen en aldus concurrentie tegen te gaan. Dienstpositionering Voor zover we weten bestaat er nog geen toepassing als de onze. Vanwaar kunnen we wel concurrentie verwachten? Sowieso, allerhande vacaturesites en jobsites. Hoewel zij de zaak toch anders aanpakken en eerder een vorm van onrechtstreekse concurrentie vormen. Bij hen draait het om rekrutering. Het PostJeThesis project is allereerst geen rekruteringsbureau. Daarnaast is een CV bij ons niet aan de orde. Wij bieden een platform waarop eindwerkmateriaal kan aangeboden worden aan geïnteresseerde bedrijven. Deze kunnen eventueel later en buiten onze tussenkomst contact opnemen met de persoon in kwestie om welke reden dan ook. Verder hebben we wel weet van een project dat aan het einde van elk academiejaar de thesissen van zijn departement verzameld op cd en verkoopt aan geïnteresseerde bedrijven. Dit kan gezien worden als rechtstreekse concurrentie. Voordeel is wel dat ons platform veel groter, flexibeler en makkelijker toegankelijk is.


51


Naambepaling Het kiezen van een geschikte naam voor onze website was een moeilijke keuze. Uiteindelijk zijn we bij ons eerste idee gebleven en zal de website de naam dragen die ook door ons SBP gedragen wordt, namelijk PostJeThesis. Deze naam is niet bijster origineel, maar omschrijft de kern van ons project. Tevens is hij eenvoudig te onthouden, wat best wel belangrijk is voor een website.


52



Voorbereiding vergadering 4/11/2008

Volgende punten dienen behandeld te worden tijdens de komende vergadering: -

Deadline PPVA en persoonlijk deel businessplan (begin deze week) nageleefd? Hosting en datatrafiek calculatie. Reclame inkomsten. Methode winstverdeling. Corporate Identity. Status Auteursrechten onderzoek. Waarom geraakt marktonderzoek niet op gang?


53


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:

4 november 2008, gestart om 13.15u, geëindigd om 14.30u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Punt Commissie vorm Reclame-inkomsten Methode winstdeling Corporate Identity Hosting en datatrafiek Persoonlijk Plan Van Aanpak Auteursrechten materiaal Marktonderzoek Planning

Bespreking Punten: 1. Commissie Vorm Tijdens de sessie met Kim Smets vorige week gaf ze het voorstel na te denken over de manier waarop we het abonnementsgeld aan de bedrijven zouden aanrekenen. Zelf zaten we in ons hoofd met een jaarlijks abonnement waarmee de bedrijven toegang krijgen tot de volledige bibliotheek aan materiaal. Kim stelde voor een commissie te vragen aan de bedrijven per werk dat ze wilden bekijken. Eventueel kon een deel van deze commissie doorgegeven worden aan de eigenaar van het werk (de student). We hebben dit voorstel besproken, maar hebben beslist bij ons eigen eerste gedacht te blijven. Een commissie per “view” vragen en hier dan eventueel nog een deel van doorstorten naar de student zou ons een heel pak meer werk bezorgen en geeft hiervoor niet de nodige meerwaarde aan ons project. 2. Reclame-inkomsten Philippe had voor zijn financieel plan nood aan een concretere bepaling van de reclame-inkomsten (en afspraken). In verband met deze banners is afgesproken dat we maximaal een zestal banners van bedrijven zullen toelaten. Deze zullen dynamisch (in random volgorde en om de tien seconden wisselend) aan de rechterzijde van de website getoond worden. De prijs hiervoor bedraagt €100 voor één jaar. De bedrijven zullen meegedeeld worden aan welke eisen deze banners moeten voldoen. Wijzelf staan hier verder niet voor in.


54


3. Methode winstdeling De winst die verkregen wordt uit het SBP is belastbaar. Er kan op twee manieren hiermee omgegaan worden. Aan de hand van tantièmes is voor ons als de eenvoudigste methode verkozen. Deze zal gevolgd worden zolang dat mogelijk is. Indien er problemen worden gemaakt rond de winst die we zouden maken, kan ervoor gezorgd worden dat deze onder de vorm van verloning verdeeld wordt om terug op break-even te komen. Philippe zal deze zaak verder opvolgen en de nodige maatregelen nemen indien nodig. 4. Corporate Identity Logo: Een voorstel voor het logo zal ten laatste op 8 november door Pieter S. gemaakt en voorgelegd worden. De andere leden hebben dan de kans om hier eventueel nog iets aan op te merken zodat 9 november de finale versie klaar is. Tegen 10 november kan deze dan ingebouwd worden in het webplatform. De teaser van het webplatform wordt dan ook verschoven van 6 naar 10 november. Slogan: De voorlopige slogan die dient verwerkt te worden in de logo-banner luidt “Haal meer uit je werk!”. Waarden: Door studenten, voor studenten. Laat je werk niet verloren gaan, geef het een kans te renderen. Dynamisch en jong Respect voor ieders werk 5. Hosting en datatrafiek Nadat Dean Bart Van Geyt gecontacteerd had i.v.m. de hosting, was het nodig een schatting te maken van de trafiek en webruimte die zou nodig zijn voor de website. Deze schatting zal voorgelegd worden aan Bart zodat hij een prijs kan opstellen. Bij deze trafiekberekening zijn we er vanuit gegaan dat het verkeer vooral zal veroorzaakt worden door het uitwisselen van de bestanden en niet zozeer de webpagina’s zelf. Calculatie: 1 PDF = gemiddeld 2MB Upload per maand: 30 uploads van 1 PDF per maand = 60 MB => veiligheidsmarge op 100 MB Download per maand: Gemiddeld 3 keer per dag 1 PDF 3 x 2 MB x 31 dagen = 506 MB => veiligheidsmarge op 1000 MB Maandelijks totaal: 1,5 GB trafiek De benodigde webruimte zonder ge-upload materiaal zal slechts enkele megabytes in beslag nemen. Maandelijks zal deze dan geschat aangroeien met een 60 MB. Deze berekeningen zijn een aanvulling op de beschrijving van het webplatform gemaakt door Pieter VDB. 6. Persoonlijk Plan Van Aanpak Alle PPVA’s werden tijdig ingediend. Deze zullen door Dean nagelezen en gecontroleerd worden op hun uitvoering. 7. Auteursrechten materiaal Philippe wacht al een tijdje op verder antwoord in verband met de gerichte publicatie van eindwerkmateriaal. Vandaag kwamen we tot de vaststelling dat het e-lab zelf ook papers van masterproeven als download beschikbaar stelt op de website (www.e-lab.be). In hoeverre dit met goedkeuring van de betrokken mensen gebeurd, weten we uiteraard niet. We houden dit in ieder geval in het achterhoofd. Zolang we geen definitief antwoord krijgen van bovenaf, berusten we ons op de onderwijsregeling die zegt dat de student het moreel recht heeft op het materiaal.


55


8. Marktonderzoek Het marktonderzoek moet dringend ingevuld worden. Dit gaat normaal vooraf aan de effectieve uitvoering van het SBP. In ons geval is dit uiteraard moeilijk daar we maar met een beperkte tijdspanne zitten. Het is echter wel noodzakelijk dat hier snel mee gestart wordt. Elk lid zou ook al eens bij vrienden (studenten of eventueel zelfs bedrijven) kunnen horen wat zij van ons idee vinden en wat ze eventueel zouden veranderen. De verdere uitvoering en invulling van het marktonderzoek valt onder de verantwoordelijkheid van de commercieel directeur. 9. Planning De volgende vergadering staat normaal gepland op 10 november. Sowieso zal die dag de teaser van de website getoond worden aan de rest van de groep. In hoeverre er een volledige vergadering dient opgezet te worden, zal later beslist worden.


56



Voorbereiding vergadering 13/11/2008: Agenda


Tonen teaser webplatform (Pieter VDB) Contract voor dienstverlening (Pieter S) Saldotabel (Philippe) Kasboek, bankboek, diversen dagboek (Philippe) Fiattering financieel plan (Philippe) Fiattering kasboek oktober (Philippe) PPVA’s Verslag auteursrecht (Philippe) Speedpacket Aandeelhoudersvergadering Volgende vergadering datum


57


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:


Aanwezig:

Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Van den Bergh.

Afwezig:

Pieter Spinnewyn.

Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Punt Tonen teaser webplatform Contract voor dienstverlening Saldotabel Kasboek, bankboek, diversen dagboek Fiattering financieel plan Fiattering kasboek oktober PPVA’s Verslag auteursrecht Speedpacket Aandeelhoudersvergadering Volgende vergadering

Bespreking Punten: 1. Tonen Teaset Webplatform Het tonen van de teaser stond vandaag gepland. Het webplatform en achterliggende database hebben al heel wat vorm gekregen. Pieter staat in voor de verdere ontwikkeling. Tegen vandaag moest ook de banner met logo in orde zijn. Het logo was op tijd in orde. De banner die ook door Pieter S. ging gemaakt worden, was niet klaar. Volgende vergadering moet dit zeker in orde zijn. 2. Contract voor dienstverlening Een sjabloon voor de contracten met de bedrijven is door Dean uit het Kenniscentrum gehaald en online geplaatst. Dit sjabloon dient gebruikt te worden bij het afsluiten van een contract met een bedrijf. 3. Saldotabel Het bijhouden van een saldotabel was nog niet opgenomen in iemands scope. Deze zal worden bijgehouden door Philippe. Deze taak kan mee in de scope opgenomen worden. 4. Kasboek, Bankboek, Diversen dagboek Dean wist niet in hoeverre dit allemaal werd bijgehouden. Even gepolst bij Philippe. Kasboek was uitgeschreven, maar moest enkel nog gedigitaliseerd worden. Bankboek was afhankelijk van de rekeninguittreksels die Dean nog in bezit had. Deze zijn nu doorgegeven aan Philippe zodat het bankboek ook in orde kan gebracht worden. Een diversen dagboek is voorlopig nog niet van toepassing.


58


5. Fiattering Financieel Plan Philippe legde het financieel plan voor. Dit werd goedgekeurd door de SBP-leden. Om het financieel plan ook leesbaar te maken voor mensen die minder kennis hebben van ons SBP, vroeg Dean of het mogelijk was om enige uitleg bij de verschillende punten te zetten (kapitaalsinbreng verantwoorden, eventueel enkele ratio’s uitrekenen indien mogelijk) en een aantal conclusies te trekken (voldoende startkapitaal en middelen?). 6. Fiattering Kasboek Oktober Het kasboek voor oktober is uitgeschreven en dient enkel nog gedigitaliseerd te worden door Philippe. 7. PPVA’s Dean heeft alle PPVA’s gecontroleerd, vooral dan de volledigheid van de scopes en een vluchtige blik op de planning. Pieter Spinnewyn: Scope is te kort uitgeschreven. Probeer duidelijker/gedetailleerder de verschillende taken op te geven. Planning en scope komen ook niet overeen. Alles wat in de scope staat moet ook in de planning ergens terug te vinden zijn (eventueel onder een algemener ding). De planning zegt ook dat de verkoopswaarden al klaar zouden zijn? Wat moet ik hier juist onder verstaan. Kunnen verkoopsvoorwaarden opgesteld worden vooraleer er een marktonderzoek is gedaan? Graag had ik dit tegen de volgende vergadering verbeterd gezien. 8. Verslag auteursrechts Philippe had verder onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van het verspreiden van materiaal. Een praktische benadering hiervan is in het verslag terug te vinden. Heel kort samengevat: Het moreel recht op geproduceerd materiaal is onze reddende engel. 9. Speedpacket De betaling van de domeinnaam werd reeds twee weken geleden uitgevoerd en nog steeds is onze domeinnaam niet geregistreerd, noch voorbehouden op dns.be. Philippe heeft zich reeds tot hen gericht, maar tot nog toe geen antwoord gekregen. Philippe zal één van de dagen het bedrijf faxen in de hoop hier meer reactie op te krijgen. Pieter S., kan jij de verkoopsvoorwaarden eens raadplegen die we zijn aangegaan met Speedpacket? 10. Aandeelhoudersvergadering De aandeelhoudersvergadering staat voorlopig gepland op 8 december. Indien iemand hier bezwaar zou bij hebben, kan deze dit voor maandag 17/11 laten weten. Hierna worden de nodige mensen aangesproken (Leo Vaningelgem) om de vergadering bij te wonen. 11. Volgende vergadering De volgende vergadering staat voorlopig gepland op 21 november. Indien nodig kan dit nog verschoven worden. Wat staat er al op de agenda? Website banner (Pieter S.) Kasboek, Bankboek in orde PPVA aanpassen (Pieter S.) Speedpacket Marktonderzoek?


59





Website banner in orde?(Pieter S.) Kasboek, Bankboek in orde? (Philippe) PPVA aanpassen (Pieter S.) Speedpacket Marktonderzoek? Halfjaarlijks i.p.v. jaarlijks contract?


60


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:


Aanwezig:

Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Van den Bergh, Pieter Spinnewyn.

Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Punt Website banner Kasboek, bankboek PPVA aanpassen (Pieter S.) Speedpacket Marktonderzoek? Duur contracten Disclaimer Financieel plan Programma opdracht Bon Fortis Volgende vergadering

Bespreking Punten: 1. Website banner De banner die op de website komt te staan, samen met het logo is klaar en kan definitief geïntegreerd worden in de website. 2. Kasboek, bankboek Het kasboek voor oktober is op de GDrive geplaatst en nagekeken door de SBP-leden. Het bankboek wordt door Philippe bijgehouden. Een saldotabel wordt niet apart bijgehouden, daar deze sterk overeenkomt met het kasboek. 3. PPVA aanpassen Pieter S. was gevraagd zijn planning en scope te verbeteren en verduidelijken. Dit is niet gebeurd tegen de vooropgestelde datum. Uitstel is gegeven tot woensdag 26 november. 4. Speedpacket De problemen met Speedpacket blijven aanhouden. Philippe heeft ondertussen een fax opgesteld en afgeprint. In het begin van de komende week zal deze verstuurd worden en wachten we het antwoord af.


61


5. Marktonderzoek Het marktonderzoek is nog steeds niet gestart. Tegen woensdag 26 november is de deadline gesteld waarop de voorbereiding van het marktonderzoek moet binnengebracht worden. Hierna kan beslist worden tegen wanneer het marktonderzoek definitief moet afgerond zijn. 6. Duur contracten Daar het SBP slechts tot eind juni loopt is het misschien een beter idee om de contracten met de bedrijven ook maar tot dan te laten lopen (1 januari tot 30 juni). Hierdoor vervallen de contracten wanneer het SBP wordt afgerond en zijn we nog volledig vrij om te beslissen verder te gaan met het idee of niet daar we niet gebonden zijn aan de contracten. We houden de prijs van de contracten hetzelfde. 7. Disclaimer Philippe heeft de disclaimer opgesteld die op de website zal getoond worden. Deze werd door de SBP-leden gelezen en goedgekeurd. 8. Financieel plan Het financieel plan heeft een update gekregen en werd nagekeken door de SBP-leden. 9. Programma opdracht De programma opdracht dient uiterlijk op 25 november 17.00u binnengebracht te worden. Enkele dagen geleden heeft Dean Serge gecontacteerd of hij nog een keer onze draft kon doornemen en eventuele opmerkingen neerschrijven. Hij heeft dit bevestigd. Dean wacht op deze opmerkingen om de laatste versie van het PoD door te sturen naar de SBP-leden voor een laatste controle (ten laatste 24 november). 10. Bon Fortis Met deze bon kunnen we een adviesgesprek krijgen bij met een Fortis-adviseur. Daar we eigenlijk met weinig vragen voor hen zitten, wordt voorgesteld met ons businessplan naar daar te gaan. Hiervoor moet het businessplan eerst afgewerkt worden. Het enige wat hieraan nog ontbreekt is het marktonderzoek. Dit zal in de komende week ingevuld worden zodat we later een afspraak kunnen maken met Fortis. 11. Volgende vergadering De volgende vergadering staat gepland op 28 november na de evaluatiesessie voor de programma opdracht. Wat staat er al op de agenda? Voorbereiding marktonderzoek (Pieter S.) PPVA aangepast? (Pieter S.) Speedpacket Evolutie website


62





Voorbereiding marktonderzoek (Pieter S.) PPVA aangepast? (Pieter S.) Speedpacket Evolutie website


63


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:


Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7

Punt Voorbereiding marktonderzoek PPVA aangepast? (Pieter S.) Speedpacket Evolutie website Logboeken Missie statement Volgende vergadering

Bespreking Punten: 1. Voorbereiding marktonderzoek Pieter S. had de opdracht gekregen deze week een voorbereiding te maken voor het marktonderzoek. Hij stelde voor een aantal enquêtes uit t voeren via een PDF-form en had hier een voorbeeld van opgesteld. Deze dienen zo snel mogelijk in orde gemaakt te worden zodat ze verstuurd kunnen worden naar de bedrijven en studenten. Daar er al lange tijd wordt gevraagd naar de uitvoering van het marktonderzoek wordt de datum voor de aflevering van de definitieve versie gesteld op 8 december, zodat 9 december alles kan verstuurd worden! 2. PPVA aangepast Er wordt nog steeds verwacht dat Pieter S. zijn PPVA aanpast daar deze onvolledig en niet gedetailleerd genoeg is. Op deze manier kan de gedelegeerd bestuurder geen zicht krijgen op de voorgestelde planning en in welke mate deze wordt nageleefd. 3. Speedpacket Ondertussen werd een fax gestuurd naar Speedpacket met een dringend verzoek om reactie. In tussentijd is ook hier nog steeds geen antwoord op ontvangen. Een telefoontje is de volgende stap die eind deze week (5 december) gezet zal worden. 4. Evolutie website De website evolueert gestaag verder. Toch dient er goed in het oog gehouden te worden dat deze rond eind december klaar is en kan getest worden. Indien deze deadline onhaalbaar blijkt te worden, zal dit besproken worden op de vergadering om eventuele maatregelen te treffen.


64


5. Logboeken Dit is een herinnering aan het feit dat iedereen verwacht wordt een logboek bij te houden van zijn gespendeerde tijd/dagen aan het SBP. Deze zullen tegen het einde van het SBP opgevraagd worden. 6. Missie Statement Voor het opstellen van de disclaimers is het nodig een missie statement te hebben. Dit dient specifiek voor de disclaimers nog een keertje uitgeschreven te worden. Dean zal dit doen tegen de volgende vergadering. 7. Volgende vergadering De volgende vergadering staat gepland op 8 december. De agenda ziet er reeds als volgt uit: Marktonderzoek klaar voor rondsturen Resultaten fax of telefoon Speedpacket Missie statement uitgeschreven.


65





Marktonderzoek (Pieter S.) Speedpacket Concurrentie wepapers.com


66


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:

8 december 2008, gestart om 9.30u, geëindigd om 10.15u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4

Punt Speedpacket Concurrentie wepapers.com Marktonderzoek Volgende vergadering

Bespreking Punten: 1. Speedpacket Nog steeds geen antwoord van Speedpacket op onze fax. Philippe gaat vandaag nog (8dec) telefoneren om zo hopelijk meer antwoord te krijgen. Telefoonnummer: 070/66.05.75

2. Concurrentie wepapers.com De stuurgroep maakte de opmerkingen dat er misschien wel rechtstreekse concurrentie is vanuit de hoek van wepapers.com. Nadat alle SBP-leden deze website bekeken hadden, konden we gezamenlijk zeggen dat deze website absoluut onoverzichtelijk. Bovendien streeft deze website een ander doel na dan wij. Wepapers.com verspreidt papers, maar ook andere vormen van informatie aan iedereen gratis. Ze willen er hiermee voor zorgen dat mensen van elkaar kunnen leren. Wij daarentegen spreken de bedrijven aan om de papers in te kijken en zo eventuele werknemers in de juiste branche te vinden. Wepapers.com pakt het blijkbaar ook meer internationaal aan. Ze laten documenten toe van overal en van iedereen. Dit maakt het geheel onpersoonlijk. De website laat tevens geen professionele indruk na. Om deze redenen zien we niet echt directe concurrentie in deze website. Onze dienst heeft een ander doel en een andere doelgroep voor ogen. Deze concurrent zal mee opgenomen worden het businessplan/POD.

3. Marktonderzoek Pieter S. heeft verder het marktonderzoek ingevuld. Tegen vanavond zullen de finale vragenlijsten doorgestuurd worden aan de SBP-leden. Deze kunnen nog een laatste controle uitvoeren vooraleer morgen (9 dec) de vragenlijsten naar de studenten en bedrijven zullen doorgestuurd worden.


67


Iedereen zorgt nog voor een paar e-mailadressen van bedrijven die interessant zijn om te contacteren. Voor het aanschrijven van de studenten zal Griet Jansen aangesproken worden. Zij zal de e-mail doorsturen naar alle studenten van onze opleiding.

4. Volgende vergadering De volgende vergadering staat voorlopig gepland op 15 december. De agenda ziet er reeds als volgt uit: PPVA aangepast (Pieter S.) Resultaten telefoontje Speedpacket Missie statement uitgeschreven. Eerste resultaten marktonderzoek.


68





Marktonderzoek resultaten(Pieter S.) Speedpacket


69


VERGADERVERSLAG

Verslag Vergadering

Datum en tijdstip:

15 december 2008, gestart om 9.30u, geëindigd om 10.30u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3

Punt Marktonderzoek Speedpacket Volgende vergadering

Bespreking Punten: 1. Marktonderzoek Pieter heeft op 9 december enquêtes rondgestuurd naar bedrijven en studenten. De voorlopige resultaten tonen een positief resultaat bij studenten, maar zijn minder positief bij bedrijven. Pieter zal een uitgebreid verslag hier rond maken, dat tevens deel zal uitmaken van het businessplan. 2. Speedpacket Ondertussen zijn reeds enkele telefoontjes gedaan met Speedpacket. Onze domeinnaam werd geactiveerd, maar omdat Speedpacket van geen betaling afweet, zouden we opnieuw moeten betalen. Als we niet betalen zal onze domeinnaam eind december vervallen. Philippe heeft ondertussen nogmaals getelefoneerd, nogmaals met weinig resultaat. Er zit niet veel anders op dan dit te laten begaan en wanneer het nodig is onze domeinnaam via een ander bedrijf te bekomen. Na overleg met Fortis, wisten zij ons te zeggen dat we volledig verantwoordelijk zijn voor de betalingen die we uitvoeren en Fortis dus niet kan tussenkomen in de terugbetaling van ons geld. Indien we willen, kunnen we steeds aangifte doen bij www.ecops.be. 3. Volgende vergadering De volgende vergadering staat voorlopig gepland op 5 januari 2009. Intussen zal er wel meermaals contact plaatsvinden via e-mail om het nodige papierwerk in verband met de afronding van het SBP in orde te brengen. De agenda voor de komende vergadering ziet er reeds als volgt uit: PPVA aangepast? (Pieter S.) Domeinnaam terug vrijgekomen? Ergens anders terug aankopen? Businessplan klaar? Alle andere documentatie klaar?


70


SLOTVERGADERING 5/1/2009 VOORBEREIDING



PPVA aangepast? (Pieter S.) Domeinnaam terug vrijgekomen? Businessplan klaar? Alle andere documentatie klaar? fiattering kasboek november fiattering kasboek december fiattering disclaimer gebruiker fiattering disclamier bedrijven fiattering afhandeling speedpacket fiattering bankboek


71


VERGADERVERSLAG

Verslag Slotvergadering

Datum en tijdstip:

5 januari 2009, gestart om 12.15u, geëindigd om 12.45u

Aanwezig:


Inhoud:

Tijdens deze vergadering kwamen volgende punten aan bod: Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8

Punt PPVA aangepast? (Pieter S.) Domeinnaam terug vrijgekomen? Businessplan klaar? Alle andere documentatie klaar? fiattering kasboek november, december Fiattering disclaimer gebruiker, bedrijven Fiattering afhandeling speedpacket Fiattering bankboek

Bespreking Punten: 1. PPVA aangepast? (Pieter S.) Pieter S. heeft zijn PPVA aangepast en stemt nu overeen met zijn werkelijk uit te voeren taken. 2. Domeinnaam terug vrijgekomen? De domeinnaam postjethesis.be is nog steeds beschikbaar ondanks de melding van Speedpacket dat deze zou afgesloten worden eind december. De admin-pagina van Speedpacket vermeldt nu dat de doeminnaam vastligt tot augustus 2009. Zou er dan toch gehoord zijn gekomen aan al onze klachten? 3. Businessplan klaar? Alle documentatie die door de SBP-leden gemaakt moest worden, wordt ten laatste vanavond op de GDrive verwacht. De deadline was ook zo voorop gesteld. Hierna moeten enkel nog een aantal documenten bij het voorlopig businessplan bijgevoegd worden om het te finaliseren. 4. Alle andere documentatie klaar? Ook alle andere documentatie, waaronder logboeken en reflecties dienen aan het einde van deze dag klaar te zijn en gepost te worden op de GDrive. Iedereen bleek hiermee op schema te zitten en zou dit ten laatste vanavond in orde hebben. 5. Fiattering kasboek november, december Het kasboek van november en december door de financieel directeur opgesteld werd voorgelegd aan de andere SBP-leden en goedgekeurd.


72


6. Fiattering afhandeling Speedpacket De juridisch directeur stelde een document op met het verloop van het Speedpacket-verhaal. Dit werd voorgelegd aan de andere SBP-leden en goedgekeurd. 7. Fiattering Bankboek Het bankboek werd door de financieel directeur voorgelegd aan de SBP-leden en goedgekeurd.


73


RESULTATEN Na 3 maanden volledige inzet voor het SBP, kunnen we bekijken welke resultaten er behaald zijn. Dit zal gebeuren op een aantal vlakken.

DOELSTELLINGEN BEREIKT? Webplatform met functionaliteiten vermeld in Bijlage 1; Het webplatform is online en werkt naar behoren. Uiteraard kan er nog wel wat aan verbeterd worden, maar de basis is klaar en werd volgens de deadline op 1 januari 2009 gelanceerd. Benaderen van bedrijven voor inschrijving via e-mail; In het marktonderzoek kan u lezen dat verscheidene bedrijven werden aangesproken voor het invullen van een enquête omtrent onze dienst en of er interesse was om in te schrijven. Benaderen van studenten voor inschrijving via e-mail en mond aan mond reclame; In het marktonderzoek kan u lezen dat een grote groep studenten werd aangesproken voor het invullen van een enquête omtrent onze dienst en of er interesse was om in te schrijven. Aftoetsen mogelijkheden i.v.m. de gerichte verspreiding van eindwerkmateriaal; Hiervoor werden de nodige stappen gezet en verscheidene personen gecontacteerd. Hier kan u meer over lezen in het juridische luik. Opvolging betalingen van de bedrijven; Alle betalingen gebeurd op of met de Fortis bankrekening van het SBP werden opgevolg in het bankboek en ingegeven in de kasboeken. Marktonderzoek; Het marktonderzoek werd verricht door onze commercieel directeur en is terug te vinden in het businessplan. Inbouwen controlemechanisme voor de kwaliteit van het aangeboden materiaal; Bij de implementatie van het webplatform werd besloten deze controle in eerst instantie manueel te doen. Het is immers niet eenvoudig dit o peen automatische manier te laten gebeuren. Het manueel controleren kost ons op dit moment minder tijd en geld dan het implementeren van een automatisch mechanisme. Opstellen van een businessplan; Het businessplan werd grotendeels opgesteld door onze gedelegeerd bestuurder in samenwerking met de administratie. Dit businessplan werd toegevoegd aan dit portfolio. Opstellen overzicht studielandschap; Dit overzicht was nodig om te gebruiken op het webplatform. Zoals u daar zal kunnen zien heeft de student een grote keuzelijst voor zich bij de registratie welke is afgeleid uit dit overzicht. Kasboek en bankboek bijhouden; Onze financieel directeur heeft nauwgezet de verschillende kasboeken en het bankboek bijgehouden. Documentatie van alle ondernomen activiteiten; Deze documentatie vindt u terug in dit portfolio. Hierin zijn allerhande zaken omvat gaande van contactgegevens tot de verslagen van de verschillende vergaderingen.


74


ALGEMENE PLANNING GEVOLGD? Hierbij zal nagegaan worden of de verschillende mijlpalen opgesteld in de programmaopdracht gevolgd werden. Afronding van de initiatiefase gepland op 18/6/2008 werd tijdig uitgevoerd. Afronding van de definitiefase op 24/10/2008 werd tijdig uitgevoerd. Afronding van de uitwerkingsfase op 31/12/2008 werd tijdig uitgevoerd, hierbij moet wel gerekend worden dat de testfase van het webplatform enige vertraging heeft opgelopen. Afronding van de implementatiefase (webplatform online) op 1/1/2009 werd tijdig uitgevoerd. De afrondingsfase en evaluatie van het SBP is momenteel lopende tot 31/1/2009. Hierna zal nagegaan worden of het SBP verder zal voortgezet worden.

AFTOETSING LOGBOEKEN EN VOOROPGESTELDE RESOURCEPLANNING In de programmaopdracht werd aan het begin van het SBP de resourceplanning opgesteld. Hierin zijn de vier SBP-leden opgenomen en is er een hoeveelheid mandagen vooropgesteld die besteed zouden worden aan het SBP. Dit was eigenlijk een pure gok omdat we aan het begin van het SBP absoluut niet wisten hoeveel tijd we ervoor nodig zouden hebben. Om in de toekomst deze inschatting beter te kunnen maken, toetsen we nu deze resourceplanning af met onze effectieve logboeken. De resourceplanning loopt wel tot begin februari, in principe zijn kunnen er dus nog enkele uren bijkomen betreffende opvolging en onderhoud van het webplatform. Philippe Belet Resourceplanning: 20 mandagen (8u/dag) = 160 uren Logboek: 85 uren Dean Goris Resourceplanning: 20 mandagen (8u/dag) = 160 uren Logboek: 90u 45min Pieter Spinnewyn Resourceplanning: 20 mandagen (8u/dag) = 160 uren Logboek: 86u 35min Pieter Van den Bergh Resourceplanning: 20 mandagen (8u/dag) = 160 uren Logboek: 129 uren

In praktijk is dus gebleken dat onze resourceplanning wat overschat was. Nu we dit weten, zal bij een eventueel volgend project de resourceplanning al een stuk beter voorspeld kunnen worden.


75


VOORTZETTING VAN DE DIENST Indien we na dit academiejaar ook effectief willen doorgaan met ons SBP, moeten we beslissen welke ondernemingsvorm we zouden kiezen. Zowel in de starterskit van Vlajo als op de website www.startersservice.be is heel wat informatie hier omtrent te vinden. Ons SBP is een groepsproject en moest het voortgezet worden, dan zal dit ook in groep gebeuren hoogstwaarschijnlijk. Om verder te gaan met het SBP zijn er verschillende ondernemingsvormen mogelijk. Hierbij een korte samenvatting van de mogelijkheden die we overwegen en hun voor- en nadelen. Het effectief opstarten van de onderneming is op dit moment nog niet aan de orde, dus onze keuze zou nog beïnvloed kunnen worden door verder opzoekwerk of tips van buitenaf.

EEN EENMANSZAAK Het grootste nadeel bij de eenmanszaak is dat er geen aparte rechtspersoonlijkheid wordt opgezet. Er is dus geen splitsing tussen het privévermogen en dat van de zaak. Dit houdt natuurlijk de nodige risico’s in. Daartegenover staat wel dat een eenmanszaak heel snel en op een weinig formele manier te runnen is. Er zijn beperkte administratieve en boekhoudkundige verplichtingen en er is geen minimum kapitaal vereist bij oprichting. Nog een belangrijk punt is dat alle inkomsten rechtstreeks worden belast via de personenbelasting van de ondernemer zelf. Er is geen aparte fiscale aangifte en aanslag voorzien.

VENNOOTSCHAP Een vennootschap wordt door minimum 2 personen opgericht en heeft een eigen rechtspersoonlijkheid wat bij sommige soorten vennootschappen een voordeel kan meebrengen door de beperkte aansprakelijkheid. Een vennootschap geniet van een gunstiger fiscaal voordeel door dat het resultaat belast wordt in het stelsel van de vennootschapsbelasting. Een vennootschap vraagt wel meer papierwerk voor het vastleggen van afspraken binnen de zaak, maar dit kan duidelijkheid en zekerheid scheppen. Nadelen zijn wel dat een vennootschap bepaalde boekhoudkundige verplichtingen heeft alsook meer juridische en administratieve verplichtingen wat het starten ervan meestal duurder maakt dan bij een eenmanszaak.

CONCLUSIE Wil men op zeker spelen dan kiest men best voor een ondernemingsvorm met beperkte aansprakelijkheid. Nadeel bij deze vormen is dat ze allemaal een grote inbreng van kapitaal vereisen (BBVA, EBVBA, NV) en heel wat boekhoudkundig papierwerk vereisen. Kiezen we voor een lagere ondernemingsvorm, zoals een eenmanszaak, een vennootschap onder firma of ene gewone commanditaire vennootschap, dan is er geen kapitaalinbreng nodig, maar zijn de ondernemers onbeperkt aansprakelijk wat toch wel de nodige risico’s met zich meebrengt voor ons als jonge en onervaren ondernemers. Het is duidelijk dat de keuze niet eenvoudig is en wanneer het moment daar zou zijn om voort te gaan zal er nog heel wat geïnformeerd moeten worden naar de meest geschikte vorm om verder te kunnen ondernemen.


76


PERSOONLIJKE REFLECT IES PHILIPPE BELET Het SBP leent zich tot projectmatig werken. De rolverdeling, de scope, de mijlpalen, de projectleider; het kwam allemaal mooi aan de orde zoals ons aangeleerd was tijdens de eerste themaweek. De praktijk confronteerde me wel met mogelijke tekortkomingen bij de invulling van de programmaopdracht. Zo is er een reële kans op grijze zones tussen de scopes afgebakend door ieder individueel teamlid. Dit was ook bij ons het geval, maar met wat goede wil van de betrokken personen is dit natuurlijk zo van de baan. In een professionele omgeving kan dit wel tot problemen leiden. De projectleider moet hier dan ook extra opletten volgens mij. Een tweede mogelijk obstakel zijn de mijlpalen. Deze zijn moeilijk in te schatten doordat de planning van andere projecten (themaweken) onvolledig was. Praktisch heeft dit wel geen problemen opgeleverd. Een finale tekortkoming was de risicobeheersing. Juist dat ene risico dat we niet voorzien hadden propte zich op de voorgrond. Ik vrees dat deze ervaring bij alle projecten wel eens voorkomt. In dit geval heb ik de risicobeheersing op mij genomen, daar het stuk zich het best bij mijn rol aanleunde. Dit kan eveneens tot problemen leiden als de betrokken personen geen goede wil tonen. Ik heb nu meermaals goede wil tonen vermeld, hiermee duid ik de participatie, betrokkenheid van het projectteam aan. Deze gemoedstoestand constant onderhouden vormt een belangrijke taak voor de projectleider. Tegelijkertijd moet de projectleider dan ook nog de betrokkenheid van de program managers onderhouden. Als ik reflecteer op mijn eigen bijdrage dan heb ik toch weer enkele zaken bijgeleerd. Bijvoorbeeld het opzoeken van wetteksten en bijpassende verwerkingen. Hierbij moest onder andere de juridische aard van de tekst ingegeven worden vooraleer nuttige teksten konden teruggevonden worden. Als je dan weet dat er een juridische aard is voor alle verschillende hoven en alle verschillende regeringen, dan kan je toch al even zoet zijn met de zoektocht. Ook het duidelijk, juridisch correct omschrijven van de rechten en plichten vermeld in de disclaimers gaf probleempjes. Een geluk dat ik mijn persoonlijk netwerk kon aanspreken. Het financiële deel was dan weer minder vernieuwend. Het geringe kapitaal van ons SBP ondermijnde in zekere zin de verantwoordelijkheid die bij de taak van financieel directeur hoort. Ben ik na afloop van dit project een completer ingenieur geworden? Op technisch vlak waarschijnlijk niet, maar op bedrijfskundig vlak zeker wel.

DEAN GORIS Als gedelegeerd bestuurder en administratief directeur binnen dit SBP had ik vooral een controlerende en leidinggevende functie. Ik heb deze dan ook zo goed mogelijk proberen in te vullen. Zo zorgde ik voor de organisatie en voorbereiding van de nodige vergaderingen. Uiteraard ben ik dan blij als alle groepsleden komen opdagen en er vlot wordt meegewerkt met de te bespreken punten. Natuurlijk was het niet altijd rozengeur en maneschijn. Soms liepen er wel eens mensen achter op de persoonlijke planning waar ik dan mijn taak moest opnemen en de betrokkenen personen met de vinger wijzen. Zelf ben ik van het principe dat dit niet perse voor problemen hoeft te zorgen, zolang het maar niet te ver wordt doorgedreven. Wanneer dit toch gebeurt, moet ik kordaat optreden en dat is geen eenvoudige klus. Je wil immers de persoon in kwestie wijzen op zijn verplichtingen, maar wilt de goede groepssfeer die er heerst niet verbrodden. Ik heb dus gemerkt dat bestuurder zijn niet altijd een eenvoudige taak is. Over de opdracht SBP kan ik vooral lovend zijn. Ze bracht ons in contact met het ondernemerschap wat toch zeker een belangrijk punt is in onze opleiding en wat zeker van nut kan zijn in de toekomst. Ook de sessies bij - www.postjethesis.be -

77


KBC hebben ervoor gezorgd dat ons SBP zorgvuldiger en doordachter werd uitgewerkt. De verschillende aangehaalde punten zowel in de sessies van KBC (en dan vooral de programmaopdracht) als de startupkit van Vlajo hebben hun nut bewezen. Ze brachten mij in staat het geheel onder controle te houden en door de nodige eigen toevoegingen (zoals het PPVA) nog beter de groepsleden te kunnen opvolgen. Gedurende dit project konden we soms merken dat onze eigen opgestelde zaken niet zo schitterend waren als op voorhand gedacht. Zo denk ik momenteel aan de go-live in de kerstvakantie die voor mij persoonlijk enorm slecht viel. Het webplatform ging immers online op 1 januari wat op zich logisch lijkt, maar in praktijk zowat de slechtste datum moet zijn die men kan bedenken om een dienst te lanceren. Bij dit alles konden we steeds rekenen op de hulp van Serge. Vlak voor de definitieve evaluatie van de programmaopdracht had ik hem gevraagd ons document nog een keertje door te nemen en opmerkingen te maken waar hij dat nodig achtte. Dit zal dan ook zeker tot een betere kwaliteit van ons afgeleverd werk hebben geleid. Het contact met Kim daarentegen was eerder minimaal. Uiteindelijk hebben we ze maar één keertje gezien voor een persoonlijke evaluatie tijdens de uitvoering van het SBP. Die ene moment heeft ze heel wat interessante dingen verteld, dus het zou beter zijn moesten er meer contactmomenten geregeld kunnen worden. Dit brengt mij bij het volgende punt dat ik wil bespreken: de duur van het SBP. Zoals hoogstwaarschijnlijk iedereen al heeft vermeld, is de duur van ons SBP traject te kort om tot een goede uitvoering ervan te komen. Zeker wanneer we onze andere drukke themaweken daar gaan bijtellen. Als gedelegeerd bestuurder heb ik heel wat bijgeleerd in het sturen en controleren van mensen. De administratieve taak die ik daarnaast had, sloot daar in mijn ogen logisch op aan. Uiteindelijk kan ik dus besluiten dat het SBP voor mij zeker en vast een geslaagde opdracht was die mij weer wat vollediger tot ingenieur heeft gemaakt, vooral de zogenaamde softskills dan.

PIETER SPINNEWYN De idee achter een SBP (Small Business Project) is zeker niet slecht. Het is ten eerste al een goede oefening op project matig werken en ten tweede kan je uit zo’n project heel wat leren. Het is dan ook zeker een extra meerwaarde aan onze opleiding tot ingenieur. De lessen van KBC over projectmatig werken waren zeker interessant en relevant voor het SBP. Ook de opvolging door KBC heeft zeker bijgedragen in de kwaliteit van de uitwerking van ons SBP. De documentatie, vooral dan de “Start up kit >> Small Business Project”, aangereikt door VLAJO is zeker goed van pas gekomen om ons SBP project op te starten en vlot te laten verlopen. De tijdsduur voorzien voor het SBP was wel redelijk kort, zeker als je kijkt naar de hoeveelheid werk dat we naast het SBP hadden. Het is natuurlijk begrijpelijk dat het niet langer kon duren met onze masterproef in de e e 2 semester. Misschien zou het interessanter zijn om dit SBP in te plannen in het 2 jaar en dit dan een volledig schooljaar te laten lopen. Moest het project een schooljaar in beslag nemen denk ik dat ik mijn rol als commercieel directeur nog beter had kunnen invullen. Doordat de voorbij themaweken allemaal zeer goed ingevuld waren had ik veel het gevoel dat we ons werk voor het SBP soms tussen de soep en de patatten door moesten doen. Wat het bijhouden van een logboek en een schatting van het aantal werkuren nogal moeilijk maakte en soms ook de kwaliteit van het SBP beïnvloedde alsook de invulling van mijn functie als commercieel directeur. Hierdoor kan het ook wel zijn dat enkele aspecten van ons SBP wel eens vertraging opliepen ten opzichte van onze originele planning.


78


Commercieel directeur een uitdaging: Het resultaat van de vergadering waarop we de rolverdeling hebben gedaan is in mijn ogen een beetje geforceerd geweest. Wegens een ongeval in de waasland tunnel had het busverkeer sterke vertraging opgelopen waardoor ik te laat arriveerde op deze vergadering. Op het moment dat ik arriveerde waren dan ook alle rollen verdeeld. Ik werd dan ook de rol als commercieel directeur toegewezen en heb deze dan geaccepteerd, enerzijds om discussies te vermijden en anderzijds omdat ik het wel een uitdaging vond om een functie te bekleden dat mij op die moment helemaal niet lag.

PIETER VAN DEN BERGH Een Small Business Project (SBP) is zeker een goede manier om ons te leren projectmatig werken. Vele zaken die we bij de lessen bij KBC over projectmatig werken hebben geleerd, konden we toepassen in ons SBP. Vanuit Vlajo werd ons ook veel nuttige informatie aangeboden over hoe we ons SBP moeten aanpakken. Één minpuntje aan de ondersteuning van Vlajo was wel dat we er maar weinig contact mee hadden. We hebben de afgevaardigde van Vlajo, Kim Smets, maar een drietal keren gezien. Jammer, want met haar ervaring met SBP’s kon ze meestal wel een hekel punt aanraken waarover we nog niet hadden gedacht. Meer contact met haar, had onze SBP zeker vooruit geholpen. Verder is er nog één belangrijk negatief punt dat ik wil aankaarten, namelijk de beperkte tijdsduur die we kregen om het SBP uit te werken. We kregen in totaal slechts vier maanden de tijd, wat veel te weinig is als je er rekening mee houdt dat we ondertussen nog overvolle themaweken hadden die ook veel tijd eisten. Als ik hoor dat studenten uit andere scholen daar een jaar of zelfs meer de tijd voor krijgen, dan vraag ik me toch wel af waarom men van ons verwacht dat we dat in vier (drukke) maanden kunnen. Ik denk dat het beter was geweest als men dit in het derde jaar had gepland. Als men dan de tijd geeft tot het begin van de bachelorproef, hebben de studenten toch al een zevental maanden de tijd. Die extra maanden zou zeker ten goede komen van de kwaliteit van het SBP, en de kans op slagen ervan. Ten slotte wil ik het nog even hebben over mijn eigen werk binnen ons SBP. Het opnemen van mijn functie van technisch directeur was een beetje een stap in het donker zetten. Ik had namelijk nog nooit een website gemaakt, en de technologieën PHP en Javascript waren nog vrij onbekend voor mij. Gelukkig had ik wel al HTML en een basis van CSS onder de knie. Mocht ik met al deze technologieën al ervaring gehad hebben, was de ontwikkeling van de website zeker een stuk sneller verlopen. Dit was dus niet het geval, en dit in combinatie met de korte tijdsduur van ons SBP, zorgde ervoor dat ik de deadlinestress meermaals gevoeld heb. Uiteindelijk heb ik alle deadlines toch min of meer gehaald, en ben ik wel tevreden over het resultaat dat ik heb bereikt.

Buiten de minpunten die ik hier heb aangekaard was het wel een goed project, waarbij ik verschillende zaken heb bijgeleerd. Het heeft dus zeker een nuttige bijdrage geleverd in mijn vorming tot ingenieur.


79


PERSOONLIJKE PEEREVALUATIES Wanneer in groep een project wordt gemaakt is het belangrijk elkaar de nodige feedback te geven. We doen dit aan de hand van peerevaluaties. Elk SBP-lid kreeg de opdracht een evaluatie van zijn drie SBP-collega’s te schrijven en daarbij aansluitend dit in cijfers uit te drukken aan de hand van een aantal vragen. Deze cijfers moeten uiteraard relatief van elkaar gezien worden.

PHILIPPE BELET… OVER DEAN GORIS Op Deans inbreng valt er weinig aan te brengen. Hij volgde ieders individuele scope op als projectleider en merkte op wanneer er iets fout zou lopen. Deze aanpak mocht best iets agressiever, minder droog zijn. Ieder vogeltje zingt zoals het gebekt is zeker. Hij zorgde wekelijks voor een korte vergadering waarin ieder zijn progressie kon verduidelijken. Enig puntje van kritiek is zijn inbreng als projectleider nabij de go-live, hier toonde hij zich eerder afwezig.

OVER PIETER VAN DEN BERGH Pieter had naar mijn mening de moeilijkste taak van al, met name de technische kant van de zaak. De site opbouwen met php en hierin fouten detecteren is verre van triviaal, vooral omdat hij hier weinig ervaring met had (evenals de rest van het team). Hij heeft veel moeite gedaan om zijn scope te behalen. Enig puntje van kritiek is het feit dat zijn waarschuwing dat de scope mogelijk niet gehaald ging worden aan de late kant was.

OVER PIETER SPINNEWYN Pieter gaf de indruk zijn eigen scope niet goed te kennen en moest bijgevolg meermaals aangemaand worden zijn scope uit te voeren. Zijn werk kwam tevens onvoorbereid over, de kwaliteit van zijn marktonderzoek heeft hier naar mijn mening onder geleden. Ook mocht de stoffering rondom benaderde zakenpartners wat vollediger zijn. Ik adviseer hem in de toekomst doelgerichter te werken en zijn scope bij te houden. Uiteindelijk heeft hij zijn taken wel afgerond. Een pluspunt vind ik het feit dat hij regelmatig hulp gaf waar nodig.

IN SCORES

Hoe vond je de samenwerking tussen de groepsleden?

Hoe vond je de houdingen van de personen t.o.v. het project?

Met Dean

14

Dean

14

Met Pieter VDB.

14

Pieter VDB.

15

Met Pieter S.

13

Pieter S.

12


80


Wat vond je van de zelfstandigheid van de groepsleden?

Hielden de groepsleden zich aan de vooropgestelde deadlines?

Dean

13

Dean

15

Pieter VDB.

13

Pieter VDB.

15

Pieter S.

15

Pieter S.

11

Kon het groepslid goed problemen overleggen? Dean

14

Pieter VDB.

12

Pieter S.

14

DEAN GORIS… OVER PHILIPPE BELET Als juridisch en financieel afgevaardigde van het SBP houdt Philippe zich zeer goed aan opgestelde afspraken en deadlines. Zijn afgeleverd werk is steeds van goede kwaliteit, mede doordat hij de nodige contacten heeft gelegd om zich hierin te laten bijstaan. Dit toont ook aan dat communiceren geen probleem is voor Philippe. Zowel extern als intern verliep dit steeds vlot. Tijdens vergaderingen kan hij soms wel snel afgeleid geraken, wat mij soms stoorde omdat ik de te overlopen punten liefst zo snel mogelijk afgewerkt zag. Verder heb ik weinig op te merken over de houding en werking van Philippe binnen onze groep. Hij is zeer toegewijd en vervult zijn taken zoals die hem zijn opgelegd.

OVER PIETER SPINNEWYN Pieter Spinnewyn nam de commerciële kant van het verhaal op zich. Ook dit is een enorm belangrijk stuk voor het welslagen van ons SBP. Toch vond ik dat Pieter meer zijn eigen weg uitstippelde i.p.v. deze te volgen die vooropgesteld was door de groep. Hij hield zich niet volledig aan de planning wat ervoor zorgde dat het marktonderzoek vertraging opliep. Zelf heb ik het moeilijk met zulke houdingen, omdat ik zelf eerder naar de stipte kant neig, toch zeker wat betreft deadlines. Verder kan ik wel zeggen dat Pieter uiteindelijk wel al zijn werk vervuld heeft. Hij communiceert en werkt goed binnen de groep en stond volledig achter de voltooiing ervan. Ook is het iemand waar je in dringende situaties op kan rekenen, op zo’n moment zal hij klaar staan om te helpen.


81


OVER PIETER VAN DEN BERGH Pieter Van den Bergh stond in voor de implementatie van het webplatform. Zijn taak was dus heel afgebakend en ik denk dat het geen slechte keuze was deze taak aan hem toe te delen. Hij is immers een stille, harde werker. Je hoort er weinig van maar het eindresultaat is er wel. Spijtig is dat Pieter niet zo’n vlotte prater is waardoor zijn inbreng in de vergaderingen vrij minimaal was. Verder houdt hij zich wel steeds aan de afspraken en de afgesproken deadlines.

IN SCORES



Met Philippe

17

Philippe

16

Met Pieter VDB.

15

Pieter VDB.

16

Met Pieter S.

15

Pieter S.

17



Philippe

16

Philippe

17

Pieter VDB.

17

Pieter VDB.

17

Pieter S.

16

Pieter S.

13

Kon het groepslid goed problemen overleggen? Philippe

16

Pieter VDB.

14

Pieter S.

16

PIETER SPINNEWYN… OVER PHILIPPE BELET Als onze financieel directeur heeft hij zijn functie zeer goed vervuld en is hij een waardevolle deelnemer geweest aan ons SBP team. Philippe heeft tijdens het project ook bewezen dat hij een zeer gedreven persoon is die altijd zeer kwalitatieve documenten kon opstellen. Zijn onderzoek naar de juridische aspecten van SBP was dan ook altijd goed gedocumenteerd en stevig onderbouwd. Ook de zeer professionele aanpak van ons probleem met speedpacket wees op de bekwaamheid en toewijding van Philippe. Hij kan soms wel nog al bot - www.postjethesis.be -

82


zijn met opmerkingen tijdens vergaderingen. Wat het soms moeilijk maakte om zijn sarcastische opmerkingen te onderscheiden van gemeende opmerkingen. Ikzelf had het dan ook lastig om opbouwende kritiek te destilleren uit zijn opmerkingen. Een werkpuntje van Philippe is, volgens mij, zijn manier van communicatie en opmerkingen geven op het geleverde werk van en met medestudenten.

OVER DEAN GORIS Dean kon ten allen tijde een goed overzicht behouden over ons SBP project. De wekelijkse vergaderingen waren altijd voorbereid en geleid door hem zoals verwacht wordt van een gedelegeerd bestuurder. Over het algemeen waren zijn gestelde deadlines duidelijk en werd je tijdig nog eens herinnerd aan deze deadlines.

OVER PIETER VAN DEN BERGH Bij aanvang van het project wist ik eigenlijk niet goed wat ik van Pieter kon verwachten hij is een zeer stil persoon die met zijn talenten niet te koop loopt. Tijdens de evolutie van onze PostJeThesis website kon je duidelijk merken dat hij snel bijleerde om een nieuwe vaardigheid te ontwikkelen: het programmeren van websites in de programmeertaal PHP. Gedurende de volledige ontwerpfase stond hij altijd open voor input van ons en probeerde hier altijd rekening mee te houden. Op vergaderingen was hij wel altijd diegene die het minst te vertellen had waardoor het soms moeilijk was om in te schatten hoe de ontwikkeling van onze website verliep. Het resultaat van zijn werk mag zeker gezien worden en is zeker iets om trots te zijn. Een waardige website die functioneel goed doordacht is en zeer toegankelijk is voor zowel studenten als bedrijven.

IN SCORES



Met Dean

18

Dean

19

Met Philippe

17

Philippe

19

Met Pieter VDB.

16

Pieter VDB.

19



Dean

16

Dean

18

Philippe

18

Philippe

18

Pieter VDB.

16

Pieter VDB.

16


83



17

Philippe

15

Pieter VDB.

14

PIETER VAN DEN BERGH… OVER PHILIPPE BELET Philippe is een collega die ik al zeer lang ken. Ik wist dus zeer goed waar ik mij aan kon verwachten bij hem, en die verwachtingen heeft hij zeker ingelost. Zijn functie als Financieel en Juridisch directeur heeft hij zeer goed bekleed. De documenten die hij leverde waren steeds kwaliteitsvol. Hij heeft bij mijn weten ook geen foute acties gedaan bij het geval SpeedPacket. De fout lag daar enkel bij het hostingbedrijf, en niet bij één van onze groepsleden naar mijn mening. Verder heeft hij een vrij directe manier van communiceren met de groep, die ik al lang gewoon ben. De andere groepsleden waren dat blijkbaar nog niet zo gewoon en vooral Pieter Spinnewyn had daar al eens een probleem mee. Grote problemen zijn daar echter niet uit voortgevloeid.

OVER DEAN GORIS Dean nam, edelmoedig als hij is, de functie met de eindverantwoordelijkheid op zich, namelijk gedelegeerd bestuurder. Die taak heeft hij naar mijn mening goed ingevuld. Hij organiseerde regelmatig vergaderingen, waar de huidige status van ieder zijn werk werd gepeild. Dat hij soms zelf iets te laat was op zijn eigen vergaderingen wil ik hem wel vergeven. Misschien had hij verder ook iets strenger mogen zijn wanneer Pieter Spinnewyn zijn planning niet goed volgde. Over zijn functie als administratief directeur heb ik helemaal niets aan te merken. Zijn documenten waren steeds goed verzorgd en gestructureerd.

OVER PIETER SPINNEWYN Pieter heeft de functie van Commercieel directeur op zich genomen. Hij vulde die met hoogtes en laagtes in. Enerzijds volgde hij zijn eigen planning niet erg goed, waardoor het marktonderzoek vrij laat is voltooid. Anderzijds was hij wel hulpvaardig, hij bood regelmatig zijn hulp aan bij andere groepsleden. Uiteindelijk heeft hij ook al zijn opdrachten tot een goed einde gebracht.


84


IN SCORES



Met Dean

17

Dean

17

Met Philippe

15

Philippe

16

Met Pieter S.

15

Pieter S.

15



Dean

16

Dean

16

Philippe

17

Philippe

16

Pieter S.

14

Pieter S.

11


17

Philippe

16

Pieter S.

15


85


PERSOONLIJKE LOGBOEKEN PHILIPPE BELET

Data

Bestede uren

25/9

2,5 u

-

Eerste vergadering met de groep

7/10

1u

-

Overleg juridisch kader (contact Veronique van Nijnatten)

8/10

1u

-

Opening bankrekening

9/10

3u

-

Wet persoonsgegevens (draft)

10/10

45 min

-

Vergadering

12/10

2u

-

Wet persoonsgegevens (voltooid)

14/10

2u

-

Brainstormvergadering

18/10

15 min

-

Controle betaling aandelen

21/10

15 min

-

Officiële vraag om houding ivm bekendmaking papers aan Artesis

26/10

15 min

-

Betaling Speedpacket

27/10

4u

-

Wet auteursrecht (draft)

2u

-

Financieel plan (draft)

1,5 u

-

PPVA neerschrijven

30 min

-

Financieel plan (voltooid)

15 min

-

Supportticket #1 Speedpacket

30 min

-

Kasboek oktober

1u15

-

Vergadering

1u

-

Overleg juridisch kader (contact Veronique van Nijnatten)

9/11

15 min

-


12/11

3u

-

Wet auteursrecht (voltooid)

13/11

45 min

-

Vergadering

15 min

-


3u

-

Disclaimer bedrijven (draft)

15/11

1,5 u

-

Disclaimer website

21/11

30 min

-

Vergadering

2u

-

Aanpassing financieel plan

30 min

-

Opstellen fax Speedpacket

15 min

-

Verzending fax Speedpacket

2u

-

Disclaimer bedrijven (draft)

28/10

3/11

4/11

25/11

Omschrijving


86


27/11

1u

-

Evaluatie POD

4u

-

Disclaimer studenten (draft)

28/11

30 min

-

Vergadering

2/12

15 min

-

Telefoon #1 Speedpacket (activatering dienst)

3/12

3u

-

Tussentijdse evaluatie disclaimers (contact Tobias Van Royen)

15 min

-

Kasboek november

8/12

45 min

-

Vergadering

9/12

30 min

-

Mail aan David Heremans -> supportticket #2 Speedpacket

2u

-

Evaluatie enquêtes marktonderzoek

14/12

5,5 u

-

Disclaimer bedrijven (draft) & disclaimer studenten (draft)

16/12

15 min

-

Telefoontje Speedpacket

18/12

15 min

-


23/12

3u

-

Disclaimer bedrijven (voltooid) & disclaimer studenten (draft)

27/12

5u

-

Administratieve taken

15 min

-


1,5 u

-

Technische ondersteuning website: inhoud

1,5 u

-

Evaluatie disclaimers (contact Veronique van Nijnatten)

30/12

2u

-

Evaluatie disclaimers (contact Tobias Van Royen)

31/12

3u

-

Evaluatie contract dienstverlening

2/1

1,5 u

-

Evaluatie & correctie site

5/1

2,5 u

-

Disclaimer studenten (voltooid)

15 min

-

Kasboek december

45 min

-

bankboek

30 min

-

Vergadering

7u

-


29/12

Totaal

85 u


87


DEAN GORIS

Data

Bestede uren

Omschrijving

14/5

2u

-

kick off meeting

18/6

2u

-

voorstel brengen

25/9

3u

-

Vergadering + verslag schrijven

28/9

3u

-

Mezelf en SBP registreren bij Vlajo, Competence indicator uitvoeren

1/10

30 min

-

E-mail Kim i.v.m. registratie SBP op Vlajo website

5/10

2u

-

aanmaken aandeelhouderscertificaten en -register

8/10

6u

-

verder doornemen VLAJO starterskit en alles doen wat er gevraagd wordt

-

groepsoverleg

-

organisatie brainstorm (documentatie rond technieken doornemen)

9/10

45 min

-

voorbereiding vergadering 10/10

10/10

2,5 u

-

vergadering + verslag schrijven

14/10

2u

-

brainstorm sessie

15/10

1,5 u

-

verslag brainstorm uitschrijven

20/10

1,5 u

-

bijeenkomst m.b.t. Programmaopdracht samenstelling

22/10

2u

-

Eerste structuur en invulling business plan opstellen

23/10

4u

-

POD verder opstellen

-

Finalisatie POD

24/10

2u

-

Evaluatiesessie met Serge en Kim

25/10

1,5 u

-

POD verbeteringen doorvoeren

26/10

1,5 u

-

Businessplan verder invullen

27/10

1,5 u

-


28/10

5u

-


-

leden aansporen tot maken van PPVA en hun deel van het businessplan

-

Eigen PPVA opstellen

-

GDrive opschonen

-

vergadering voorbereiden 4/11

-

Nieuwe documentatie doornemen

-

vergadering

-

verslag vergadering schrijven

-

Bart Geyt e-mailen i.v.m. website hosting

3/11

4/11

30 min

2,5 u

8/11

1u

-

StartUp boek Vlajo laatste stuk doornemen

11/11

1,5 u

-

PPVA’s SBP-leden doornemen, controleren en reflecteren

12/11

30 min

-

Vergadering 13/11 voorbereiden - www.postjethesis.be -

88


13/11

2,5 u

-


-

Vergadering

-

Verslag vergadering schrijven

-

Tussentijdse peer evaluatie naar docent-coach sturen

14/11

15 min

-

Serge contacteren voor laatste verbetering POD

15/11

15 min

-

Serge laatste versie POD sturen

20/11

45 min

-

Vergadering 21/11 voorbereiden

-


21/11

30 min

-

Vergadering

24/11

1,5 u

-

POD bijwerken

25/11

30 min

-

Laatste hand leggen aan POD

28/11

30 min

-

POD nalezen en evaluatie voorbereiden

29/11

30 min

-

Extra onderzoek concurrentie wepapers.com

2/12

1,5 u

-


-

SBP-leden aanmanen tot uitvoering van hun taken

-

Voorbereiding vergadering 8/12

-


7/12

45 min

8/12

45 min

-

vergadering

13/12

45 min

-


-


-

Vergadering

-


15/12

2u

21/12

15 min

-

E-mail afronding Fase 2 SBP

23/12

15 min

-

E-mail ter herinnering van ieders zijn taken

30/12

30 min

-

Tekst voor website schrijven: About en Bedrijven

2/1

1u

-

Website PostJeThesis.be bekijken/uittesten en verbeteringen melden

4/1

1u

-


-


-

Vergadering

-

Documenteren SBP

5/1

6u

6/1

6u

-

Documenteren SBP

7/1

4u

-

Documenteren SBP

8/1

8u

-

Documenteren SBP

Totaal

90 u 45 min


89


PIETER SPINNEWYN

Data

Bestede uren

25/09

4 uur

8/10

Omschrijving -

Eerste vergadering met de groep / aanmaken en uitleggen gdrive voor documenten / opstellen contactgegevens SBP document

1 uur

-

Opening bankrekening

10/10

45 min

-

Vergadering

12 10

15 min

-

Betaling aandeel

14/10

2 uur

-


17/10

5 min

-

Bevestiging betaling aandelen (via mijn online bankieren)

21/10

2 uur

-

Onderzoek mogelijkheden opstellen contactlijsten voor promotie bij studenten & bedrijven

23/10

2 uur

-

Vergadering Registratie PostJeThesis.be & bestelling domplus service bij Speedpacket

27/10

1,5 uur

-

PPVA schrijven

28/10

1,5 uur

-

Onderzoek mogelijkheden Marktonderzoek

28/10

2 uur

-

Onderzoek mogelijkheden Marktonderzoek

30/10

1,5 uur

-

opstellen commercieel plan

4/11

1,25 uur

-

Vergadering

5/11

2,5 uur

-

Onderzoek werking adobe distiller als middel voor enquêtes af te nemen

13/11

45 min

-

Vergadering

13/11

4uur

-

Ontwerp Logo + banner

14/11

30 min

-

Mail + verwerking input eerste versie logo

15/11

4 uur

-

Verder ontwerp Logo + banner

17/11

4 uur

-

Testdocumenten met logo en test site met banner Optimalisatie banner en logo

21/11

30 min

-

Vergadering

21/11

15 min

-

Controle fax Speedpacket

24/11

30 min

-

Aanpassing commercieel plan

24/11

1,5 uur

-

Aanpassen banner + logo

25/11

4 uur

-

Opstellen voorbereiding marktonderzoek + enquêtes

27/11

1 uur

-

Evaluatie POD

27/11

2 uur

-

Verbetering enquêtes

28/11

30 min

-

Vergadering

29/11

30 min

-

Onderzoek onsite omzetten doc => PDF


90


3/12

15 min

-

Update contactgegevens

8/12

45 min

-

Vergadering

8/12

2,5 uur

-

Opstellen pdf enquête studenten

8/12

15 min

Bespreking met Dhr Pieters & Griet Jansen ivm met het verzenden van de enquêtes naar de studenten. Griet Jansen zal de enquêtes doorsturen naar alle 3 & 4e jaars studenten

9/12

3 uur

-

enquêtes marktonderzoek evalueren en op site enquêtemaker plaatsen

9/12

1 uur

-

Mails Enquêtes verzenden

-

Bevesting verzending mails door Griet Jansen, Update enquêtes (Na melding probleem “Ik krijg melding:

-

U heeft deze enquete al ingevuld. “

-

door onderzoeker Tim Dams)

10/12

1 uur

14/12

1 uur

-

Interpreteren voorlopige resultaten enquêtes

17/12

2uur

-

Mondelinge afname marktonderzoek (vader / grootvader)

20/12

1 uur

-

Interpreteren voorlopige resultaten enquêtes

28/12

2 uur

-


29/12

30min

-

Technische ondersteuning website: doc => pdf omzetten onsite

30/12

5 uur

-

Opstellen contract bedrijven

30/12

2,5 uur

-

Verslag markonderzoek

30/12

2 uur

-

Onderzoek mogelijkheden (tijdelijke) gratis webhost voor PostJeThesis; registratie bij byethost.com / instellen dns.speedpacket.com

31/12

1 uur

-

Verbeteringen contract dienstverlening

2/01

2 uur

-

Testen site

4/01

1 uur

-

Contract bedrijven verbeteren

4/01

2 uur

-


5/01

30 min

-

Vergadering

5/01

7 uur

-

Administratieve taken / aanvulling documenten / opkuisen documenten Gdrive

6/01

2 uur

-

Verbetering contract bedrijven

Totaal

86u 35min


91


PIETER VAN DEN BERGH

Data

Bestede uren

Omschrijving

25/9

2,5 u

-

Eerste vergadering met de groep

27/9

4u

-

Beginnen met ontwikkelen van de startpagina van de website

5/10

4u

-

Verder ontwikkelen van de layout en de startpagina

10/10

45 min

-

Vergadering

14/10

2u

-


19/10

2u

-

Beschrijving website neerschrijven

23/10

5u

-

Verder ontwikkelen van de layout en de startpagina + Beschrijving website aanpassen

25/10

5u

-


1/11

1u

-

PPVA neerschrijven

3/11

6u

-


4/11

1u15

-

Vergadering

5u

-

Afwerken layout en startpagina (= teaser)

6/11

4u

-

Ontwikkelen van registratie functionaliteit

13/11

45 min

-

Vergadering

21/11

30 min

-

Vergadering + disclaimer integreren in website

23/11

7u

-

Verder ontwikkelen van registratie functionaliteit en het loginsysteem uitwerken

24/11

3u

-

Het loginsysteem verder uitwerken

28/11

30 min

-

Vergadering

29/11

5u

-

Het loginsysteem afwerken

6/12

6u

-

Ontwikkelen van een profielpagina voor studenten

8/12

45 min

-

Vergadering

14/12

6u

-

Ontwikkelen van de functionaliteit om papers toe te voegen aan de database

15/12

1u

-

Vergadering

21/12

3u

-

Profielpagina van studenten verder uitwerken

22/12

4u

-

Aanpassingen aan registratie- en profielpagina’s

23/12

4u

-

Ontwikkelen van profielpagina voor bedrijven

24/12

5u

-

Zoekpagina en functionaliteit ontwikkelen voor bedrijven

25/12

4u

-

Zoekfunctionaliteit verder uitwerken

26/12

5u

-

Student-, bedrijf- en paperinfo pagina’s aanmaken

27/12

8u

-

Functionaliteiten voor admins ontwikkelen en implementeren. - www.postjethesis.be -

92


28/12

11 u

-

Functionaliteiten voor admins verder uitwerken + Functie voor automatisch mails te versturen en ‘paswoord vergeten?’ pagina ontwikkelen + Bugs uit de website halen

29/12

6u

-

Bugs uit de website halen

31/12

4u

-

Pagina’s ontwikkeld door collega’s in de website integreren + online plaatsen van de website

4/1

3u

-


Totaal

129 u

____________________________


93

PORTFOLIO SMALL BUSINESS PROJECT POSTJETHESIS

Recommend Documents