Profit Small Business

Profit. Betaalbare ERP software voor iedereen.

Profit Small Business het meest complete, geïntegreerde boekhoudpakket voor de kleinzakelijke ondernemer.

’Ik ben ondernemer en ik wil weinig tijd besteden aan mijn boekhouding.’ Het startscherm van Profit Small Business: alle functionaliteit overzichtelijk gerangschikt.

Meer informatie op www.afas.nl/compleet

Eén compleet pakket Profit Small Business is een geïntegreerd softwarepakket. Behalve de (uitgebreide) boekhouding kunt u ook relatie- en personeelsgegevens vastleggen. In het digitale dossier legt u alle correspondentie en acties bij de debiteur, crediteur of medewerker vast. Zo heeft u altijd actueel inzicht! En natuurlijk kunt u op eenvoudige wijze facturen opstellen en doorboeken in de financiële administratie. Integratie met Microsoft Office In Profit Small Business beschikt u over een integratie met Word en Excel. Door de integratie in Excel stelt u in een handomdraai overzichten, grafieken en mailings samen. In Microsoft Word worden de brieven gegenereerd die u in Profit Small Business heeft samengesteld.

Afgestemd op groei Veel starters en kleine bedrijven hebben de ambitie om te groeien. Profit Small Business is daarom een perfecte keuze. Een geruisloze overgang naar Profit ERP, het geïntegreerde pakket voor de grotere ondernemer, is gegarandeerd, waarbij de data behouden blijven.

Ruim 10.000 klanten AFAS ERP Software heeft al meer dan twintig jaar ervaring in de softwarebranche. Op dit moment hebben we meer dan 10.000 tevreden klanten. We kunnen dan ook van een beproefd concept spreken. Bovendien automatiseren we niet alleen de klanten van de accountant, maar ook de accountant zelf!

Zeer flexibel: vrije velden en vrije tabbladen Profit Small Business is een standaardsoftwarepakket, maar tegelijk maximaal aan uw eigen wensen aan te passen. Op ieder niveau kunt u vrije- velden en tabbladen aanmaken. SRA-gecertificeerd De accountantsorganisatie SRA uit Nieuwegein heeft het pakket gecertificeerd. Dat betekent dat de functionaliteit naar behoren en volgens de Nederlandse standaarden werkt. Dit geeft u de zekerheid dat u een goed pakket koopt dat probleemloos communiceert met uw accountant.

Probleemloze communicatie met de accountant 2

3

’Ik wil alles met één gebruiksvriendelijk en betaalbaar boekhoudpakket automatiseren.’ Meer informatie op www.afas.nl/starter

Kostenoverzicht: Profit Small Business Per extra gebruiker* Training Installatieservice in Leusden

Eenmalig € 299,- € 299,- € 99,€ 50,-

* U kunt in Profit Small Business met maximaal 5 gebruikers werken.

Jaarlijks € 236,€ 236,-

Uitwisseling met uw accountant Met Profit Small Business kunt u de gegevens van uw administratie uitwisselen met uw accountant. Als de accountant ook met Profit werkt, kunt u een direct uitwisselingsbestand opstellen. Als dat niet het geval is, kunt u door middel van een ’auditfile’ gegevens uitwisselen.

Cursus Voor Profit Small Business zijn drie cursussen ontwikkeld. Zo kennen wij de boekhoud-, instructie- en verdiepingscursus. Alle cursussen worden voor € 99,- per persoon, per dag aangeboden, inclusief lunch. Wij adviseren tenminste de instructiecursus te volgen.

DVD ’Werken met Profit Small Business’ Met deze gratis meegeleverde DVD laten we u op een makkelijke, efficiënte en zelfs leuke wijze kennismaken met de uitgebreide functionaliteit. U kunt vanuit uw luie stoel of via uw PC genieten van al het moois dat Profit Small Business te bieden heeft!

Volledige gebruikersondersteuning Bij AFAS staat klantgerichtheid voorop. Als enige softwareleverancier heeft AFAS een helpdesk die door ITO is gecertificeerd. Dat betekent dat wij uw vragen adequaat en snel afhandelen.

Prijzen U schaft Profit Small Business al aan voor slechts € 299,per gebruiker! U betaalt jaarlijks (vooraf) voor het gebruiksrecht op de software. Dit bedraagt € 236,- per gebruiker. Hiervoor krijgt u jaarlijks een update, waardoor de software altijd voldoet aan de laatste wet- & regelgeving. Natuurlijk kunt u onbeperkt gebruikmaken van ons support center en uw eigen klantportal. Multi-user Profit Small Business is beschikbaar in een multi-userversie. U kunt maximaal vijf werkplekken inrichten met Profit Small Business. Op eenvoudige wijze kunt u de computers aan elkaar koppelen zonder hiervoor een aparte server te gebruiken (peer-to-peer). U schaft Profit Small Business per gebruiker aan.

Startersaanbieding: E 100,- korting op de aanschafkosten 4

5

’Ik wil op een eenvoudige manier mijn financiële administratie bijwerken.’ Elektronisch inlezen van uw bankafschriften.

Verwerken van ontvangsten en betalingen U boekt de facturen en betalingen via de dagboeken. In het boekingsscherm kunt u snel en eenvoudig uw boekingen verwerken. De automatische zoekhulp zal u daarin extra ondersteunen. Automatisch boeken van facturen U stelt zelf uw factuur samen in Profit Small Business en laat de journaalpost automatisch aanmaken en doorboeken naar het verkoopdagboek. De indeling van de factuurlay-out kunt u volledig aanpassen aan uw huisstijl. Vaste journaalposten genereren Een veel terugkomende journaalpost kunt u als vaste journaalpost aanmaken. U boekt dan éénmaal de journaalpost die u daarna automatisch voor een aantal periodes kunt laten genereren.

Afletteren van kruisposten Voor een goede controle op uw overboekingen lettert u de kruisposten (bijvoorbeeld kruisposten Kas/Bank) af. Met het afletteren streept u boekingen die bij elkaar horen tegen elkaar weg, zodat uiteindelijk de rekening ’gladloopt’. Als er na het afletteren toch een saldo overblijft, dan weet u dat er nog een boeking moet plaatsvinden.

andere om uw boekhoudkundige gegevens aan te leveren aan de Belastingdienst.

Budgetteren Met het onderdeel Budgetten kunt u voor het lopende boekjaar en voor de volgende boekjaren een begroting van kosten en opbrengsten invoeren. Met de aanwezige budgetoverzichten kunt u de werkelijke kosten en opbrengsten vergelijken met het vastgestelde budget.

Telebankieren Via elektronisch bankieren leest u uw bankafschriften in. De betalingen van debiteuren en crediteuren worden automtisch afgehandeld (afgeletterd). Deze functie bespaart u heel veel tijd. Naast het inlezen van uw bankafschriften kunt u automatische betaalopdrachten genereren. De inkoopfacturen die u verwerkt in de dagboeken kunt u automatisch betaalbaar stellen en inlezen in uw bankproduct.

Auditfile genereren U kunt auditfiles in twee bestandsindelingen genereren: in ASCII-formaat of in XML-formaat. Een auditfile gebruikt u onder

Meer informatie op www.afas.nl/gemak

Elektronische BTW- en ICT-aangifte Met Profit Small Business kunt u het digitale BTW-bestand aanmaken én tevens digitaal versturen naar de Belastingdienst via BAPI (de interface van de Belastingdienst).

Gemak dient de mens 6

7

’Ik wil facturen opstellen in mijn eigen lay-out.’ U kunt uw eigen factuurlay-out maken

Meer informatie op www.afas.nl/facturering

Met Profit Small Business maakt u eenvoudig verkoopfacturen aan. Voordat u kunt factureren stelt u een artikelbestand op, waarin u onder andere de inkoopprijzen, verkoopprijzen en kostprijzen vastlegt. Deze artikelen kunt u vervolgens op de facturen opnemen en aan uw klanten factureren. Bovendien kunt u aan de facturen eigen tekstregels en memoteksten toevoegen.

Na de facturering worden de journaalposten van deze facturen automatisch aangemaakt. Deze journaalposten komen terecht in het door u opgegeven integratiedagboek (verkoopdagboek). Door grootboekrekeningen aan de artikelgroepen te koppelen, bepaalt u naar welke opbrengstrekeningen in het grootboek de omzet moet worden doorgeboekt. U hoeft dus geen verkoopfacturen te boeken in het verkoopdagboek.

De facturen hebben een vrij instelbare lay-out waarin u onder andere uw bedrijfslogo kunt opnemen. Hiervoor is een rapportgenerator in Profit Small Business aanwezig, zodat u gemakkelijk de bestaande lay-out kunt aanpassen. Na het afdrukken van de facturen print u desgewenst de pakbonnen (afleverbonnen). Ook de lay-out van de pakbon is vrij instelbaar.

Mijn eigen gezicht naar de klant 8

9

’Ik wil alles van mijn relaties en medewerkers digitaal kunnen vastleggen.’ Altijd een compleet digitaal dossier

Meer informatie op www.afas.nl/digitaaldossier

Digitaal dossier Wilt u uw relaties snel en effectief te woord kunnen staan? Wilt u niet eindeloos zoeken naar een ’verloren’ brief van een relatie? Wilt u weten wat een collega heeft afgesproken met een relatie? Wilt u de klantvriendelijkheid verhogen? Stel dan een digitaal dossier van uw debiteur of crediteur samen. Dossieritems U kunt niet alleen alle inkomende en uitgaande post opslaan in het dossier, maar ook al uw acties, zoals afspraken, terugbelberichten, marketingacties en notities. U kunt de acties ook koppelen aan een andere medewerker. Een actie kent een begin- en einddatum en is vanuit de openstaande actielijst te volgen.

Geen papieren 10

Brieven genereren in Profit Small Business Met Profit Small Business kunt u heel gemakkelijk een mailing samenstellen met behulp van modelbrieven. Deze functie is een tijdsbesparende functie: u legt eenmalig vast welk letter­ type en welke opmaak (huisstijl) u wilt hanteren voor de verschillende soorten brieven. Hierbij wordt natuurlijk gebruik gemaakt van de integratie met Microsoft Word. Vervolgens kunt u de brief versturen aan één of meer debiteuren of crediteuren. Deze actie wordt opgeslagen in het dossier van de desbetreffende debiteur(en) of crediteur(en).

Personeelsbeheer In Profit Small Business kunt u alle gegevens over uw medewerkers vastleggen. Daarbij gaat het onder andere om naam- , adres- en contractgegevens. U houdt per medewerker ook een digitaal dossier bij. Hierin legt u bijvoorbeeld telefoonnotities en afspraken vast. Zo heeft u altijd een volledig overzicht van de correspondentie per medewerker paraat. U kunt uw medewerkers ook categoriseren op functies en functieprofielen. Bij het aanmaken van een medewerker koppelt u de juiste functie aan de medewerker.

rompslomp meer 11

’Ik wil op elk moment van de dag weten hoe mijn bedrijf ervoor staat.’ Standaard worden veel overzichten meegeleverd

Managementoverzichten Gebruik de managementoverzichten in Profit Small Business voor het sturen op actuele ken- en stuurgetallen. Profit Small Business heeft talloze standaardoverzichten, zoals de proefsaldibalans, de kolommenbalans, grootboekkaartjes, saldilijsten, ouderdomsanalyses, openstaande posten van debiteuren en crediteuren en aanmaningen. Profit Small Business toont deze overzichten in weergaveschermen, die u zelf kunt aanpassen. Zo bepaalt u zelf welke informatie voor u belangrijk is.

Exploitatieoverzichten Met de standaard meegeleverde exploitatieoverzichten krijgt u een realistisch beeld van de toekomst, doordat u kunt werken met gerealiseerde en gebudgetteerde bedragen. Van vorige periodes worden de werkelijk geboekte bedragen weergegeven, terwijl van de komende periodes de gebudgetteerde bedragen in het overzicht staan. Het is mogelijk op budgetniveau bedragen dicht te ramen als bijvoorbeeld al duidelijk is dat een bepaald budget niet gehaald of overschreden wordt. Door de combinatie van de werkelijke mutaties, de gebudgetteerde bedragen en de dichtramingen krijgt u een steeds realistischer beeld van de toekomstige financiële situatie van uw organisatie: regeren is vooruitzien!

Meer informatie op www.afas.nl/exploitatie

Ondernemen op basis van feiten 12

13

’Ik wil zorgeloos via internet boekhouden.’ Vanaf uw eigen PC inloggen bij het RDC

Meer informatie op www.afas.nl/zorgeloosboekhouden

Geen nieuwe hardware-investering nodig Wilt u niet investeren in nieuwe hardware, maar wel gebruik maken van de modernste middelen? Of wilt u als ondernemer vaker direct advies van uw accountant in plaats van achter­ af? Profit Internetboekhouden is dan een oplossing die het overwegen meer dan waard is. Samen met uw accountant in één omgeving U wilt steeds sneller beschikken over (de benodigde) rapportages en inhoudelijk advies krijgen van uw accountant. Door de ontwikkelingen in de ICT is dat nu mogelijk. Internet speelt daarin een grote rol. Met Profit Internetboekhouden kunt u in een beveiligde omgeving werken. Ook uw accountant alleen laten controleren is mogelijk.

Binnen twee minuten operationeel De functionaliteit van Profit Internetboekhouden is net zo compleet als de PC-variant. U hebt slechts een PC en een ’normale’ internetverbinding nodig om met Profit Internet­ boek­houden aan de slag te gaan. U krijgt van AFAS een webadres, gebruikersnaam en wachtwoord. De eerste keer downloadt en installeert u een communicatieprogramma op uw PC. Dit is binnen één minuut een feit. Vervolgens logt u in en kunt u aan het werk! Geen zorgen meer over back-ups Doordat het beheer van de omgeving, de applicaties en uw data in de handen van het Rai Data Centrum (RDC) liggen, betekent automatiseren voor u vanaf nu veel lagere en vaste maandelijkse kosten, hoge prestaties en veel meer zekerheid.

Waarom kiezen voor Profit Internetboekhouden? • complete functionaliteit, inclusief facturering; • optimale communicatie met uw accountant; • goede prijs-/kwaliteit verhouding; • altijd en overal inloggen: 24x7; • waterdichte beveiliging: uw gegevens worden opgeslagen in de databunkers van het RDC; • geen zorgen meer over updates en back-ups; • met Profit Internetboekhouden werkt u zo snel alsof de software lokaal is geïnstalleerd; • infrastructuur uitbesteed aan bewezen betrouwbaarheid van het RDC.

Geen gedoe met updates en back-ups 14

15

’Ik wil een stabiele leverancier die mijn bedrijf compleet kan automatiseren.’ Meer informatie op www.afas.nl/compleet

Algemeen • Multi-user optioneel (t/m vijf gebruikers) • Installatiehandleiding • Context-gevoelige help • Mogelijkheid tot tien administraties • Importeren (stamgegevens én financiële mutaties) • Integratie met MS Office (inclusief exporteren naar MS Excel) • Reservekopie maken/ terugzetten • Autorisatie op menufuncties

• Vrije velden/ vrije tabbladen (artikel, debiteur, crediteur, medewerker) • Beheren van schermen (weergaveschermen aanpassen) • Voorkeurwaardes instellen voor velden • Voorbeeld administratie (demo omgeving) • Basisadministratie inclusief grootboek­ rekeningschema • Support (telefonisch, internet)

Financiële administratie • Grootboek • Dagboeken • Debiteuren • Crediteuren • Kostenplaatsen • Budgetten • Vaste journaalposten • Historie BTW-/ICTaangifte • Elektronische BTWaangifte (direct vanuit het pakket!) • Elektronische ICT-aangifte (direct vanuit het pakket!) • Auditfile ASCII

• Auditfile XML • Telebankieren (inlezen en automatisch verwerken elektronische bankafschriften) • Betaalopdrachten (automatisch betalen crediteuren) • Uitwisseling met de accountant • Aanmaningen • Aanmaningsbrieven aanpassen • Renteberekening op aanmaningen • Rekeningoverzichten

• Periodetabel (maand, week, vier weken, kwartaal, jaar, gebroken boekjaar) • Vooruitbetalingen / Vooruitontvangsten afhandelen via inkoop/verkoopboek • Onbeperkt aantal geopende boekjaren • Boeken in correctie­ periode • Automatische jaarovergang • Wisselen tussen periodes tijdens het boeken

Personeelsbeheer • Medewerkers • Functie • Organisatorische eenheid (bijv. afdeling) Facturering • Artikel • Eenheden • Artikelgroepen • Verkoopprijzen met begindatum • Factuurlay-out aanpassen • Tekst meegeven op factuur (factuurtekst, regeltekst, artikeltekst)

• Facturen journaliseren (integratie grootboek) • Contante verkopen journaliseren (integratie grootboek) • Dagstaat • Kortingen (factuurkorting, betalingskorting, regelkorting) • Afleverbonnen (pakbonnen) • Afleveradressen • Factuuretiketten • Prijzen inclusief/ exclusief BTW

Relatiebeheer • Dossier (debiteur, crediteur, medewerker) • Dossierstukken (binnengekomen post, uitgaande post, notitie, actie) • Modelbrieven Analyses en Rapporten • Proef-/saldibalans • Kolommenbalans • Exploitatie-overzichten (inclusief periode­ vergelijking) • Financiële mutaties

• Grootboekkaart • Dagboekjournaal • Saldilijst debiteur/crediteur • Openstaande posten debiteur/crediteur • Ouderdomsanalyse debiteur/crediteur • Historisch overzicht debiteur/crediteur • Artikellijsten (overzicht, artikel per leverancier, artikelprijslijst) • Controlelijst debiteur/ crediteur • Debiteurenkaart/ Crediteurenkaart

• Etiketten (debiteur, crediteur, factuur) • Omzetlijsten (op omzet en verkoopaantallen) • Pandlijst (op naam en op nummer)

AFAS levert al meer dan 20 jaar software aan het Nederlandse bedrijfsleven 16

17

Systeemeisen Minimale systeemeisen Profit Small Business is geschikt voor maximaal vijf gebruikers. U kunt Profit Small Business installeren op één computer (stand-alone installatie), maar u kunt Profit Small Business ook installeren op meerdere computers (multi-user installatie). U heeft dan wel meerdere licenties nodig.

• • • • • •

Deze computer(s) moet(en) wel aan bepaalde eisen voldoen, zowel de hardware als de software. Controleer, vóórdat u Profit Small Business installeert, of de computer(s) voldoen aan deze eisen.

Minimum software eisen • Op uw computer is één van de volgende besturingssystemen aanwezig: - Microsoft Windows XP Professional Edition met minimaal Service Pack 1; óf - Microsoft Windows XP Home Edition met minimaal Service Pack 1; óf - Microsoft Windows 2000 Professional met Service Pack 4; óf - Microsoft Windows Small Business Server 2003/2000*

Minimum hardware eisen Uw computer moet minimaal beschikken over de volgende hardware: • Intel Pentium IV processor, processorsnelheid 2 Ghz (óf vergelijkbare andere processor)

18

512 MB RAM intern geheugen 4 GB vrije schijfruimte CD-romspeler Monitor met beeldschermresolutie 1024 x 768 Internetverbinding DVD-speler

• Verder is op uw computer de volgende software geïnstalleerd: - Microsoft Internet Explorer 6.0 - Microsoft Office 2003/XP/2000 * Bij multi-user gebruik van Profit Small Business is geen aparte server vereist. U kunt één van de gebruikers-pc’s gebruiken als ‘server’. Kiest u er wel voor een aparte server te gebruiken, dan is Microsoft Windows Small Business Server 2003/2000 vereist. Voor de laatste versie van de systeemeisen gaat u naar www.afas.nl/sb

Profit Small Business: compleet, betrouwbaar en voordelig! • Compleet pakket, inclusief telebankieren en facturen; • Volledige ondersteuning; • SRA-gecertificeerd; • Belastingaangifte met één druk op de knop; • Gebruikersvriendelijk; • Uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden; • Betrouwbaar: al meer dan 20 jaar ervaring; • Uitwisseling met accountant; • Doorgoeimogelijkheden naar Profit ERP; • Aantrekkelijk in aanschaf en onderhoud; • Profit Internetboekhouden is binnen twee minuten actief.

Meer informatie op www.afas.nl/sb

Deze folder beschrijft de belangrijkste onderdelen van Profit Small Business. Voor meer informatie kunt u terecht op onze website: www.afas.nl/sb

19

2005 G EC

ERTIFICEER

D

www.afas.nl/sb AFAS ERP Software BV Philipsstraat 9 Postbus 310 3830 AJ Leusden Tel: 033-43 43 883 [email protected]