Č.j.: 13877/2013-54 Veřejná zakázka: „Zajištění komunikačních aktivit na zvýšení povědomí o Českém systému kvality služeb“ Odůvodnění účelnosti veřejné zakázky Plánovaný cíl veřejné zakázky Veřejná zakázka je realizována v rámci projektu Národní systém kvality služeb cestovního ruchu, v rámci kterého vznikne Český systém kvality služeb (ČSKS) a jejím cílem je: Zajištění veškerých komunikačních aktivit na zvýšení povědomí o ČSKS v souladu se schválenou Komunikační strategii ČSKS. Jde o následující aktivity: organizace a koordinace vybraných prezentačních akcí, tvorba a úprava prezentačních materiálů, zajištění publicity v médiích a vytvoření prezentačních a propagačních materiálů. Uvedené aktivity veřejné zakázky jsou důležitým předpokladem pro zvyšování povědomí o ČSKS u odborné veřejnosti a subjektů cestovního ruchu. Popis vzájemného vztahu mezi realizovanou veřejnou zakázkou a plánovaným cílem.
Popis alternativ naplnění plánovaného cíle a zdůvodnění zvolené alternativy veřejné zakázky. Popis toho, do jaké míry ovlivní veřejná zakázka plnění plánovaného cíle.
Popis očekávaného budoucího negativního stavu nebo účinku, který bude vyžadovat vynaložení dalších finančních prostředků pro tuto veřejnou zakázku původně neplánovaných, lze-li jej předpokládat.
Projekt je realizován Ministerstvem pro místní rozvoj ČR jako systémový nástroj státní politiky cestovního ruchu, jehož cílem je dosáhnout měřitelného zvýšení kvality služeb v sektoru cestovního ruchu. Cílem projektu je vytvoření „Českého systému kvality služeb“ (ČSKS) včetně provedení certifikace alespoň u 2 280 subjektů cestovního ruchu, a to do 30. června 2015. Bez uskutečnění této VZ, by nemohla být zajištěna dostatečná informovanost subjektů cestovního ruchu, odborné i široké veřejnosti o činnosti ČSKS a certifikaci tak, aby byl naplněn cíl projektu, tj. provedení certifikace alespoň u 2 280 subjektů cestovního ruchu, a to do 30. června 2015. Alternativní řešení nebylo vytvářeno, neboť realizace této VZ vyplývá z plánu projektu, který počítá s komunikační kampaní na propagaci ČSKS. Jedná se o důležitou veřejnou zakázkou realizovanou v rámci výše uvedeného projektu. Realizací této veřejné zakázky bude zajištěna nezbytná propagace ČSKS a komunikace s veřejností a možnými zájemci o certifikaci. Pokud nebude tato veřejná zakázka realizována, není možné, aby se o projektu dozvěděl co nejvyšší počet subjektů cestovního ruchu i veřejnost a byl naplněn cíl projektu, který povede k jeho úspěšnému dokončení. Vynaložení dalších finančních prostředků se v souvislosti s veřejnou zakázkou neočekává.
Další informace odůvodňující účelnost veřejné zakázky. (nepovinný údaj)
1
Odůvodnění přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady pro plnění veřejné zakázky na služby §3 bod(2) a) Odůvodnění přiměřenosti Dle vyhlášky 232/2012 Sb. není naplněn důvod pro zdůvodnění požadavků na seznam významných služeb. b) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení seznamu více než tří techniků nebo technických útvarů.
Dle vyhlášky 232/2012 Sb. není naplněn důvod pro zdůvodnění
c) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení popisu technického vybavení a opatření používaných dodavatelem k zajištění jakosti a popis zařízení či vybavení dodavatele určeného k provádění výzkumu.
Není požadováno v ZD
d) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na provedení kontroly technické kapacity veřejným zadavatelem nebo jinou osobou jeho jménem, případně provedení kontroly opatření týkajících se zabezpečení jakosti a výzkumu.
Není požadováno v ZD
e) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení osvědčení o vyšším stupni vzdělání, než je středoškolské s maturitou, a osvědčení odborné kvalifikace delší než tři roky dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb.
Požadavky na předložení osvědčení o vzdělání a odborné kvalifikaci dodavatele byly stanoveny s ohledem na předpokládaný předmět plnění VZ. Vzhledem k tomu, že projekt počítá s realizací odborných, efektivních, ale různorodých nástrojů propagace a komunikace je nezbytné, aby 2 osoby realizačního týmu dodavateli doložily požadovanou kvalifikaci, a to zejména: Požadavky na Vedoucího řešitelského týmu (praxe 5 let) a ukončené vysokoškolské vzdělání. Požadavky jsou stanoveny s ohledem na předmět VZ a pozici, kterou v rámci plnění veřejné zakázky bude tato osoba v řešitelském týmu vykonávat. Tyto požadavky byly stanoveny odpovídajícím způsobem s ohledem na rozsah, dobu realizace a celkovou komplexnost této VZ, kdy jen středoškolské vzdělání by nezaručilo profesně odborný a kvalifikovaný výkon této pozice. SŠ vzdělání není dostatečnou zárukou kvalitního plnění VZ a ani neposkytuje dodatečnou úroveň a množství znalostí pro požadovanou pozici v projektu. Nenaplnění této podmínky - ukončené vysokoškolské vzdělání, tedy nedostatečná kvalifikace vedoucího řešitelského týmu by mělo za následek nekvalitně zpracované výstupy veřejné zakázky, které by mohly být napadeny laickou i odbornou veřejností. Požadavky u Vedoucího člena řešitelského týmu byl stanoven s ohledem na předmět VZ. Jde o 5ti letou praxi v oblasti komunikační a propagační činnosti, zkušenosti s Brand Managementem, Public Relations, pořádáním akcí, tvorbou publikací a propagačních
2
předmětů, zkušenost s plněním zakázky obdobného charakteru prokázaná čestným prohlášením a popisem zakázky. Nesplnění podmínky praxe 5 let, tedy nedostatek zkušeností v dané oblasti, by mělo za následek nekvalitně zpracované výstupy veřejné zakázky, které by mohly být napadeny laickou i odbornou veřejností. Požadavek u druhého člena řešitelského týmu je vyžadován z důvodu vysoké odbornosti kladené na výkon této pozice. Tato osoba bude v rámci realizace VZ zodpovědná za technicko – organizační plnění VZ. Druhý člen řešitelského týmu musí mít praxi 5 let v oblasti komunikační a propagační činnosti, zkušenosti s Brand Managementem, Public Relations, pořádáním akcí, tvorbou publikací a propagačních předmětů, zkušenost s plněním zakázky obdobného charakteru prokázaná čestným prohlášením a popisem zakázky. Nesplnění podmínky praxe 5 let, tedy nedostatek zkušeností v dané oblasti, by mělo za následek nekvalitně zpracované výstupy veřejné zakázky, které by mohly být napadeny laickou i odbornou veřejností.
f) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení přehledu průměrného ročního počtu zaměstnanců dodavatele nebo jiných osob podílejících se na plnění zakázek podobného charakteru a počtu vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení.
Není požadováno v ZD
g) Odůvodnění přiměřenosti požadavku na předložení přehledu nástrojů či pomůcek, provozních a technických zařízení, které bude mít dodavatel při plnění veřejné zakázky k dispozici.
Není požadováno v ZD
3
Odůvodnění vymezení obchodních podmínek veřejné zakázky na dodavky a veřejné zakázky na služby ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovující splatnost faktur více než 30 dnů. Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovící požadavek na pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetím.
Ne
Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovící požadavek bankovní záruky. Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovící záruční lhůtu.
Ne
Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení dodavatele. Odůvodnění vymezení obchodní podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení zadavatele s úhradou faktur. Odůvodnění vymezení dalších obchodních podmínek.
Není vyšší než 0,2 %
Ne
Ne - vyšší než 24 měsíců
Není vyšší než 0,05 %
V ZD jsou stanoveny následující smluvní pokuty: 1. V případě, že zhotovitel bude v prodlení s jakýmkoli termínem určeným v této smlouvě při plnění díla, zaplatí objednateli smluvní pokutu ve výši 0,05% za každý započatý den prodlení. Nedodržování stanovených termínů by vedlo k ohrožení kontinuity projektu a včasnému naplnění cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s posunem termínu. 2.
V případě, že objednatel bude v prodlení se zaplacením faktury zhotovitele nebo její části, zaplatí zhotoviteli úrok z prodlení ve výši stanovené občanskoprávními předpisy. Dodržování termínů stanovených zadavatelem je zásadní pro návaznost dílčích kroků (činností) potřebných k certifikaci subjektů.
3.
Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v odst. 8. 2 smlouvy je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 300.000 Kč (slovy třistatisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti. Výše pokuty je stanovena s ohledem na charakter informací daných subjektů, se kterými bude vybraný dodavatel pracovat. Její nedodržení může vést k prozrazení důležitých údajů spojených s veřejnou zakázkou.
4.
V případě, že zhotovitel nezajistí okamžitou náhradu za vedoucího řešitelského týmu dle smlouvy nejpozději do 3 dnů, je objednatel požadovat na zhotoviteli smluvní pokutu
4
adekvátní odst. 4.1 oprávněn ve výši
1.000.000,-Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti. Vedoucí řešitelského týmu je osoba věcně odpovědná za plnění celého předmětu VZ a je garantem plnění veřejné zakázky. Stanovená výše pokuty zohledňuje riziko v případě, kdy by nebyla provedena adekvátní náhrada osoby. Nezajištění adekvátní náhrady za vedoucího řešitelského týmu v požadované lhůtě, tedy může vést k časové prodlevě celého projektu a nenaplnění stanovených cílů projektu. 5.
V případě, že zhotovitel nezajistí okamžitou adekvátní náhradu za druhého člena týmu dle odst. 4.2 smlouvy nejpozději do 3 dnů, je objednatel oprávněn požadovat na zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 500.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti. Druhý člen řešitelského týmu je zodpovědný za jednotlivé kroky realizace VZ. Stanovená výše pokuty zohledňuje riziko v případě, kdy by nebyla provedena adekvátní náhrada osoby, jež je pro objednatele garantem plnění části této smlouvy. Nezajištění adekvátní náhrady za vedoucího řešitelského týmu v požadované lhůtě, může vést k časové prodlevě a nenaplnění stanovených cílů projektu.
6. V případě, že zhotovitel nezajistí některou ze svých povinností dle čl. 2.2 smlouvy (tj. Fam Trip, Press Trip, odborný seminář, slavnostní setkání anebo tiskovou konferenci), kterou objednatel objednal dle čl. 7 této smlouvy, je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli zaplacení smluvní pokuty ve výši až 25.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti ze strany zhotovitele. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností. Neplnění stanovených povinností může vést k ohrožení kontinuity projektu a k nenaplnění stanovených cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností, 7.
V případě, že zhotovitel nezajistí některou ze svých povinností dle čl. 2.3 smlouvy (tj. tvorba a úprava prezentačních materiálů), kterou objednatel objednal dle čl. 7 této smlouvy, je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli zaplacení smluvní pokuty ve výši až 20.000,-. Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti ze strany zhotovitele. Za porušení povinnosti se pokládá nedodání požadovaného výstupu v požadovaném čase dle objednávky učiněné dle čl. 7 smlouvy. Neplnění stanovených povinností může vést k ohrožení kontinuity projektu a naplňování cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností.
8.
V případě, že zhotovitel nezajistí některou ze svých povinností dle čl. 2.4 smlouvy (tj. zajištění publicity
5
v médiích), kterou objednatel objednal dle čl. 7 smlouvy, je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli zaplacení smluvní pokuty ve výši až 20.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti ze strany zhotovitele. Za porušení povinnosti se pokládá nedodání požadovaného výstupu v požadovaném čase dle objednávky učiněné dle čl. 7 smlouvy. Neplnění stanovených povinností může vést k ohrožení kontinuity projektu a naplňování cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností. 9. V případě, že zhotovitel nezajistí některou ze svých povinností dle čl. 2.5 smlouvy (tj. vytvoření prezentačních materiálů a propagačních předmětů), kterou objednatel objednal dle čl. 7 této smlouvy, je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli zaplacení smluvní pokuty ve výši až 5.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti ze strany zhotovitele. Za porušení povinnosti se pokládá nedodání požadovaného výstupu v požadovaném čase dle objednávky učiněné dle čl. 7 této smlouvy. Neplnění stanovených povinností může vést k ohrožení kontinuity projektu a naplňování cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností. 10.
V případě, že zhotovitel nezajistí některou ze svých povinností dle čl. 2.6 této smlouvy (tj. další aktivity související s předmětem plnění dle čl. 2.2 až 2.5 této smlouvy), kterou objednatel objednal dle čl. 7 této smlouvy, je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli zaplacení smluvní pokuty ve výši až 25.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti ze strany zhotovitele. Za porušení povinnosti se pokládá nedodání požadovaného výstupu v požadovaném čase dle objednávky učiněné dle čl. 7 této smlouvy, anebo nedodržení požadovaných požadavků objednatele na profesní/odbornou způsobilost osob dle čl. 3.7 této smlouvy. Neplnění stanovených povinností může vést k ohrožení kontinuity projektu a naplňování cílů projektu. Výše pokuty je stanovena s ohledem na rizika spojená s nedodržením povinností.
11.
Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo objednatele požadovat po zhotoviteli náhradu škody vzniklé porušením smluvní povinnosti.
12.
Nepředloží-li zhotovitel Průběžné monitorovací zprávy anebo Závěrečné monitorovací zprávy objednateli k Akceptačnímu řízení dle čl. 7 smlouvy v požadovaných termínech, je objednatel oprávněn uplatňovat na poskytovateli jednorázovou smluvní pokutu ve výši 100 000,- Kč. Průběžné monitorovací zprávy slouží zadavateli jako kontrolní nástroj k vyhodnocení dílčích činností projektu. Závěrečné monitorovací zprávy slouží zadavateli jako
6
výkazní materiál k vyhodnocení úspěšnosti certifikace. Nepředloží-li zhotovitel výše uvedené zprávy v návaznosti na časový harmonogram, nebude objednatel schopen vyhodnotit dílčí činnosti projektu a může dojít ke zpoždění plateb. Odůvodnění pro vypořádání změn proti předběžnému oznámení §86 ZVZ)
Odůvodnění pro vypořádání chybějící informace místa plnění SRN. V Zadávací dokumentaci je místem plnění veřejné zakázky území ČR a SRN, tento údaj neodpovídá Oznámení předběžných informací.
Zadavatel v předběžném oznámení v oddílu II. B 3) uveřejnil, že informace se netýkají rámcové smlouvy. V průběhu zpracování zadávacích podmínek se však rámcová smlouva jeví jako vhodnější forma závazku, neboť dojde k postupnému plnění, tj. k postupnému čerpání služeb, a to dle skutečné potřeby zadavatele, nikoli na základě předem pevně stanoveného harmonogramu plnění předmětu veřejné zakázky. V průběhu přípravy zadávací dokumentace bylo místo plnění rozšířeno i na SRN, metodika Českého systému kvality služeb byla vytvořena právě na základě licence Německého systému kvality služeb, které MMR ČR v předešlé etapě projektu zakoupilo. Systém Qualität Deutschland je v SRN zaveden již několik let. Místo plnění bylo rozšířeno o SRN právě proto, aby bylo možné získat zkušenosti a příklady dobré praxe z Fam tripů a Press tripů pořádaných do SRN.
7
Odůvodnění vymezení technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele Technická podmínka Zajištění ubytování a konferenčních prostor pro Fam tripy v hotelech s technickým standardem minimálně hotel kategorie 3.
Odůvodnění technické podmínky Zadavatel požaduje zajištění ubytování a konferenčních prostor v hotelech s technickým standardem minimálně kategorie 3, hotely s nižším technickým standardem kategorie ubytování nedisponují požadovaným technickým vybavením konferenčních místností, které je klíčové pro úspěšnou koordinaci daných Fam tripů.
8
Odůvodnění stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele Hodnotící kritérium Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky
Odůvodnění Způsob hodnocení nabídek byl stanoven s ohledem na předmět veřejné zakázky, který neumožňuje pro hodnocení VZ použít jiný způsob hodnocení. Zadavatel stanovil hodnotící kriteria v souladu s RM č 107/2012 o postupu při zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, platnou „Metodikou VZ“ MMR z července 2012 a v souladu s platnou Příručkou pro žadatele a příjemce pro 13. Výzvu Prioritní osy 4 IOP a schváleným pravidlům pro zadávání veřejných zakázek IOP.
Dílčími hodnotícími kritérii jsou: 1. Nabídková cena – váha 70%
Nabídka bude obsahovat celkovou nabídkovou cenu včetně DPH.Zadavatel bude hodnotit celkovou nabídkovou cenu včetně DPH. Takto nastavené hodnoticí kriterium budou zadavateli umožňovat vybrat takovou nabídku, která nejlépe bude odpovídat definovanému předmětu plnění.
2. Kvalita návrhu technickoorganizačního zajištění prezentačních akcí, mediaplánu k zajištění publicity a propagačních předmětů – váha 30%
a) Váha 40% b) Váha 40% c) Váha 20%
Odůvodnění poměru hodnotících kriterií 70:30
Nabídka bude obsahovat 3 dílčí subkritéria VZ:
a) Kvalita navrženého technicko-organizačního zajištění prezentačních akcí b) Kvalita mediaplánu k zajištění publicity c) Kvalita návrhu propagačních předmětů Hodnotící kritéria byla stanovena tak, aby umožňovala co nejobjektivnějším a nejtransparentnějším způsobem zadavateli vybrat pro realizaci této VZ nejlepší nabídku. Poměr mezi cenou a kvalitativními kriterii 70:30 byl stanoven s ohledem na předpokládanou složitost vytvoření optimální metodiky pro realizaci této veřejné zakázky a význam správně stanovené metodiky s ohledem na dopady, které by mohl mít nesprávně či omezeně zvolený postup uchazeče pro realizaci této veřejné zakázky a ČSKS. Zadavatel by při stanovení nižšího poměru nemohl v potřebném rozsahu posoudit kvalitu nabízených řešení jednotlivými uchazeči. Cílem zadavatele je vybrat to nejlepší nabízené řešení pro zabezpečení aktivit uvedených v této veřejné zakázce.
9
Odůvodnění způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele Způsob hodnocení
Odůvodnění
V ZD je popsána bodovací metoda dle „Metodiky VZ“ MMR z července 2012.
Tento způsob hodnocení vychází z doporučené a osvědčené metodiky MMR ČR.
Odůvodnění předpokládané hodnoty Hodnota Celková hodnota VZ je stanovena na 10 420 000,-Kč bez DPH
Odůvodnění Hodnota VZ byla stanovena následujícím způsobem, a to :
1. Organizace a koordinace tematických Fam Tripů a Press Tripů na území Německa a České Republiky, odborných seminářů, slavnostních setkání a tiskových konferencí 2. Tvorba a úprava prezentačních materiálů 3. Zajištění publicity v médiích 4. Vytvoření materiálů marketingového charakteru 5. Průběžné vypracovávání průběžných zpráv Předpokládané hodnoty byly určeny na základě průzkumu trhu na internetu a porovnání cen jednotlivých položek na internetových portálech porovnání cen, dále jsme měli k dispozici brožuru Komunikační strategie, kde jsou některé náklady na marketingové činnosti vyčísleny.
10
