Pop-up locatie Olympisch Stadion 2015

Pop-up locatie Olympisch Stadion 2015

“Het uitzicht vanuit het sfeervolle paviljoen in het Olympisch Stadion maakte ons gala tot een unieke belevenis! ” - Mariska Woertman, directeur Topsport Amsterdam

Pop-up Olympisch Stadion – Amsterdam November – december 2015

Bent u klaar voor de start? Om uw (business) evenement in het Pop-up paviljoen in het Olympisch Stadion te organiseren? Het Olympisch Stadion was in 1928 het centrum van de Olympische Spelen in Amsterdam. Naast een sporttempel groeide het Olympisch Stadion uit tot een nationaal verzamelpunt, waar feesten werden gevierd en herdenkingen plaatsvonden. Zo is in 2014 voor een sportief evenement De Coolste Baan van Nederland geplaatst. Onlangs werd het dance event The Flying Dutch georganiseerd, waar onder andere Armin van Buuren een spetterend optreden heeft neergezet. Door de organisatie van hedendaagse evenementen is het Olympisch Stadion uitgeroepen tot meest inspirerende event locatie van Nederland (Events.nl, 2014)! De Boer is een samenwerking met het Olympisch Stadion gestart om in de maanden november en december deze bijzondere evenementen locatie te creëren. Door een paviljoen midden in het Olympisch Stadion te plaatsen, krijgt elk evenement een extra touch. Het paviljoen wordt voorzien van transparante dakzeilen en een glazen wand, waardoor een panoramisch uitzicht hebt binnen het Olympisch Stadion. Deze kan worden opgedeeld in verschillende ruimtes. Hierdoor ontstaat een multifunctionele locatie, die naar elke gewenste situatie kan worden aangepast en gepersonaliseerd. Daarnaast creëer je een bruisend gevoel door sport, business en transparantie samen te voegen in een locatie die dit geheel uitstraalt en daardoor extra stimuleert. U kunt een interactief evenement organiseren door een rondleiding in het Olympisch stadion, diverse sportclinics of een sport man/vrouw een motiverende speech te laten houden of de rol aan te laten nemen van een gastvrouw/gastheer. Graag denken wij met u mee hoe u uw ideale evenment kunt hosten in deze historische pop-up locatie midden in Amsterdam.

2


Plattegrond

3


Arrangementen 1. Locatiehuur per dag Van 200 tot en met 450 personen Van 451 tot en met 1.000 personen

€ 50,00 per persoon € 24,50 per persoon

Historische locatie die het evenement een speciale touch geeft. Door het transparante paviljoen wordt een unieke beleving midden in het stadion gecreëerd. 2. Walking dinner Van 200 tot en met 450 personen – uitgaande van 4 uur Van 451 tot en met 1.000 personen – uitgaande van 4 uur

Vanaf € 85,00 per persoon* Vanaf € 82,50 per persoon*

Gedurende het evenement zullen de gasten vier uur lang verrast worden door bijzondere en kwalitatief hoogwaardige gerechten. 3. Borrel Van 200 tot en met 450 personen – uitgaande van 2 uur Van 451 tot en met 1.000 personen – uitgaande van 2 uur


De gasten zullen feestelijk worden ontvangen, waarna zij twee uur lang worden voorzien van diverse smaakvolle versnaperingen. 3. Vergaderarrangement Van 200 tot en met 450 personen – uitgaande van 5 uurs arrangement Van 451 tot en met 1.000 personen – uitgaande van 5 uurs arrangement


De gasten worden ontvangen met koffie/thee & zoetigheid, waarna de vergadering kan beginnen op deze inspirerende locatie. De broodjeslunch wordt geserveerd met diverse drankjes. Waarna optioneel nog een borrel kan plaatsvinden. 4. Borrel inclusief Activiteit Borrel met rondleiding door het Olympisch Stadion

Vanaf € 45,00 per persoon*

Een interactieve borrel waar de gasten mee op reis worden genomen door het historische Olympisch Stadion. Daarna kunnen zij onder het genot van een drankje en een hapje nagenieten in het paviljoen.

5. Stel zelf iets samen Natuurlijk kunt u zelf ook een pakket samentellen. Op pagina 5 vindt u meer informatie over de diverse mogelijkheden voor uw evenement.

Zie pagina 5

*exclusief locatiehuur en inrichting

4


Optionele aanvullingen voor de Olympische touch

Meerkosten



Ontmoeting met sportman/vrouw Het is mogelijk dat gedurende het evenement een sportman/vrouw aanwezig is om het sportgevoel extra benadrukken. Deze kan een motiverende speech houden of de rol aannemen van een gastvrouw/gastheer.

Prijs op aanvraag



Vlam met fakkel Maak uw Olympisch ontvangst compleet door middel van het symbolisch ontsteken van de vlam.

€ 350,00



Activiteiten - Rondleiding door het Olympisch Stadion Unieke achtergronden en anekdotes over het Olympisch Stadion en haar rijke historie. Tijdens rondleidingen worden deuren geopend die voor anderen gesloten blijven! De tijdsduur van uw rondleiding passen we aan op uw programma, gemiddeld 45 tot 60 minuten.

€ 10,00 per persoon

- Voetbal- of Atletiekclinic Mogelijkheid om de voetbal clinic uit te breiden met bijvoorbeeld professionele voetballer. Onder begeleiding van een atletiektrainer voor atletiekonderdelen als: speerwerpen, kogelstoten, verspringen, 100 meter sprint, estafette of een combinatie van deze onderdelen.

Prijs op aanvraag

- Loopclinic Een uur looptraining, onder begeleiding van een gespecialiseerde hardlooptrainer.

€ 25,00 per persoon



Vlaggen Vlaggen op het dak van de Marathon/Eretribune, 14 masten en 2 hoekmasten (afmeting benodigde vlag 1 x 1.5 meter) Exclusief vlaggen.

€ 390,00 (kosten voor plaatsing)



Aanvullende verlichting In de basis voorzieningen is de verlichting onder de overkappingen van de twee tribunes opgenomen gedurende uw event. Aanvullend kan er worden gekozen voor: - Trainingsverlichting, bestaande uit: 4 lichtmasten op halve sterkte - Stadionverlichting, bestaande uit: 4 lichtmasten voluit

€ 35,00 per uur € 70,00 per uur

5


Catering en inrichting Speciaal voor dit evenement werken wij samen met een tweetal vaste partners. Zij richten een keuken in en verzorgen een basisinrichting in het paviljoen. Het betreft hierbij de twee labels die vallen onder de Koninklijke Van den Boer Groep BV, zijnde:

Maison van den Boer Sinds 1906 is Maison van den Boer opgebouwd uit een mix van creativiteit en zakelijk inzicht. Ontstaan doordat de smaken die door Gijsbertus van de Boer thuis op tafel bracht, werden gewaardeerd door familie en vrienden. Dit breidde zich in de 20e eeuw uit, omdat steeds meer afnemers zijn kookkunst wisten te waarderen. Nu, 100 jaar later, zwaait Noud van den Boer, zoon in de 4e generatie de scepter over het exclusieve huis Maison van den Boer. Maison van den Boer verzorgd dagelijks hoogwaardige kwaliteit evenementen op de meest bezondere locaties. Oseven Oseven staat voor happening and food; belevend eten en drinken. Belevingen die worden gecreëerd door de optimale combinatie van horen, proeven, ruiken, zien en voelen. Voortdurend getoetst aan onze kernwaarden; vooruitstrevend, vakmanschap, persoonlijk, origineel en lef! Dit zorgt voor de perfecte totaalbeleving, waarbij u culinair wordt overrompeld, verpakt in de juiste entourage. Eigenlijk niet in woorden uit te drukken; een beleving moet je beleven!  Uw wens Graag gaan wij met u in gesprek om de onderstaande mogelijkheden te personaliseren, zodat alles aansluit op uw wensen.  Borrel De gasten zullen twee uur lang worden voorzien van diverse smaakvolle versnaperingen. Bestaande uit: afkoop Hollands drankassortiment, tafelgarnituur en vier hapjes per persoon.  Walking Dinner Tijdens het evenement zullen de gasten 4 uur lang worden voorzien van een gevarieerd walking dinner. Dit arrangement is inclusief: afkoop Hollands drankassortiment, tafelgarnituur, 2 ½ amuse, 2 ½ koud gerecht, 1 soep, 2 ½ warm gerecht en 1 ½ dessert.  Dinner Gedurende het dinner zal op basis van afkoop Hollands drankassortiment. Het dinner bestaat uit: tafelgarnituur, 2 ½ amuse per persoon, een drie-gangenmenu met aansluitend koffie met friandises.  Vergaderarrangement Bij aanvang zal u worden ontvangen met koffie, thee & zoetigheden. Waarna de vergadering kan beginnen. Er zal een koffiepauze zijn in de ochtend, inclusief zoetigheden of snack. Rond het middaguur zal een broodjeslunch met koffie, thee, sap, melk en water gedurende 60 minuten klaar staan. Arrangement is in diverse opties beschikbaar; 5- of- 8 uursarrangement en de mogelijkheid voor een naborrel.

6


Paviljoen De Boer conform bovenstaande tekening bij locatiehuur 

Entree

De Boer Chalet, afmeting 8 x 8 meter



Ontvangst

De Boer Alu Vista Paviljoen, afmeting 15 x 70 meter Voorzien van horizonale glaspanelen (lange zijde) en 20 m1 transparante dakzeilen



Catering

De Boer Alu Paviljoen, afmeting 8 x 15 meter

Basisvoorzieningen inbegrepen bij locatiehuur 

Tapijt

1.114 m2 Tapijt Ten behoeve van de entree- en ontvangstpaviljoen. Kleur: antraciet



Sfeerverlichting

Basis sfeerverlichting in alle paviljoenen Basis sfeerverlichting d.m.v. par spots gemonteerd in de dakspanten, inclusief dimmerinstallatie. TL-verlichting in het cateringpaviljoen.



Noodvoorzieningen

Oriëntatieverlichting, UIT-transparanten en brandblussers.



Verwarming

3 Verwarmingsunits 1 Elektrische kachel 18Kw Exclusief olieverbruik van de verwarmingsunits en verbruik per kWh. Deze wordt op basis van daadwerkelijk verbruik doorbelast aan de gebruiker van de paviljoens.



Sanitair voorziening

1 Luxe toiletwagen 1 Miva toiletwagen 1 Gootsteenbak in cateringpaviljoen Sanitaire voorziening wordt aangesloten op water aan - en afvoer van het Olympisch Stadion. Inclusief vorstvoorziening voor water aan- en afvoer.

7


Vervolg basisvoorzieningen inbegrepen bij locatiehuur 

Separatiewanden

Ten behoeve van een nette separatie naar beide sanitaire voorzieningen en voor het cateringpaviljoen.



Aanspreekpunt

Tijdens opbouw, ontvangst en afbouw.



Stroomvoorziening

Voor opgenomen faciliteiten in locatiehuur (sanitair, verwarming en verlichting).



Verlichting

Gebruik van sfeerverlichting onder de overkappingen van de twee tribunes aan de lange zijde van het stadion tijdens het evenement.



Kleed/crewruimte

Drie kleedruimten beschikbaar in het Olympisch Stadion.



Schoonmaak

Glasbewassing voorafgaande aan het evenement en na afloop van het evenement standaard schoonmaak van het paviljoen. Het paviljoen dient veegschoon achtergelaten te worden, anders worden er additionele kosten in rekening gebracht.



Afval

1.000 liter afval. Extra ledigingen op basis van nacalculatie.



Beveiliging

10 uur beveiliging bij entree van Olympisch Stadion. Gedurende het evenement dient er uit voorzorgsmaatregelen beveiliging aanwezig te zijn bij de entree van het Olympisch Stadion.

8


De volgende faciliteiten zijn niet inbegrepen bij locatiehuur

Meerkosten



Olieverbruik verwarmingsunits en aggregaat. Stroomverbruik per kWh van de vaste stroomaansluiting.

Op basis van nacalculatie



Schoonmaak Indien de locatie niet veegschoon is achtergelaten, worden er aanvullende kosten in rekening gebracht.

€ 500,00

Tussentijds schoonmaken van het paviljoen Te denken aan: na opbouw, voor start evenement.

€ 325,00 Per keer

Tussentijds schoonmaken van de sanitaire voorzieningen Gedurende het evenement.

€ 100,00 Per keer



Afval 1.000 liter inbegrepen, additioneel afval worden extra kosten voor in rekening gebracht.

€ 80,00 Per 500 liter



Beveiliging Extra beveiliging bij entree Olympisch Stadion gedurende opbouw, event en demontage. Het hek van het stadion staat tijdens de verhuur open, het is noodzakelijk dat er beveiliging van start opbouw tot en met einde afbouw aanwezig is (reeds inbegrepen bij locatiehuur: 10 uur beveiliging).

€ 60,00 per uur per persoon (calculatie op basis van aantal extra uren)



Parkeerkosten Evenementen dagkaarten op aanvraag beschikbaar (totale capaciteit 300 plaatsen).

€ 3,00 per uur Parkeergarage P1



Additioneel Aanvullende stroomvoorzieningen voor catering en audiovisuele toepassingen

Op aanvraag

Technische ondersteuning op locatie voor stroom en overige faciliteiten, zoals verwarming/verlichting/sanitair.

€ 30,00 Per uur

9


Aandachtspunten bij huur van locatie 

Logistiek - Er mogen geen vrachtwagens rijden in het stadion. Laden en lossen van de materialen geschiedt buiten de poort van het Olympisch Stadion op de aangegeven laad- en losplekken. Vervolgens kunnen de materialen lopend of met een heftruck het stadion in worden gebracht. - Afmetingen van de poort bij entree Olympisch Stadion zijn 5.6 meter breed en 3.3 meter hoog. - Het gras is heilig, niet te betreden door leveranciers. Over de atletiekbaan mag voorzichtig worden gereden met een heftruck (schone grasbanden en chauffeur met heftruckbewijs). Er is geen grasbandenheftruck aanwezig, deze kunnen wij desgewenst voor u verzorgen. - Er mag voorzichtig met karren worden gereden over de atletiekbaan, let op dat deze niet te zwaar beladen worden en op luchtbanden staan. - Kunststof rijplaten zijn aanwezig in het Olympisch Stadion. Deze dienen te worden gebruikt bij de zwakke plek bij de entree van het stadion en bij de rand van de atletiekbaan. - Afval kan worden achtergelaten. Indien er meer dan 1.000 liter wordt achtergelaten worden afvalkosten doorberekend.



Communicatie - Melding van schades aan Olympisch Stadion en paviljoen: bij aanvang van de opbouw en aan het einde van de afbouwperiode wordt een schouwing gedaan met het aanspreekpunt van het Olympisch Stadion. Eventuele schades komen ter sprake. Dit document moet door beide partijen worden ondertekend. Bij een terug oplevering dient u ervoor te zorgen dat het paviljoen veegschoon is en terug is gebracht in de oorspronkelijke staat. - Er worden tijdstippen afgesproken voor het openen en sluiten van het hek om toegang te verkrijgen tot het Olympisch Stadion. - De communicatie ter voorbereiding van het evenement geschiedt met het team van De Boer. Er volgt een bevestigingsdocument en overdracht aan het Olympisch Stadion, waarna er een aanspreekpunt van het Olympisch Stadion aanwezig is bij opbouw, event en afbouw. - In geval van een storing van stroom, verwarming, verlichting of sanitair dient u hiervan direct melding te maken bij het aanspreekpunt van het Olympisch Stadion, waarna het manco zo spoedig mogelijk verholpen zal worden. - Op- en afbouwtijden zijn in overleg met het Olympisch Stadion.



Restricties - Er is een doorlopende gebruiksvergunning aanwezig, met de beperking dat er geen impact op de omgeving mag zijn en er geen geluidsoverlast wordt gecreëerd. Voor het geluid houdt dit het volgende in: Het equivalente geluidsniveau veroorzaakt door de in de inrichting aanwezige toestellen en installaties en de daarin plaatsvindende activiteiten, mag ter plaatse van woningen Olympisch Kwartier van derden en/of andere geluidsgevoelige bestemmingen, gemeten op een afstand van circa 1 meter voor de gevel op ten minste 1.5 meter hoogte niet meer bedragen dan: 50 dB(A) tussen 07.00 – 19.00 uur, 45 dB(A) tussen 19.00 – 23.00 uur, 40 dB(A) tussen 23.00 – 07.00 uur. In geval van een evenement waar overlast een discussiepunt kan zijn, graag contact opnemen met De Boer. - Het stadion kent een drukbelasting van maximaal 500 kg/ m2. De publieksbelasting en de accommodatie zijn statisch berekend en goedgekeurd. Indien u zware materialen binnen of buiten de accommodatie wilt plaatsen, dient u dit vooraf bij De Boer aan te geven. - Indien er in het Olympisch Stadion voorwerpen worden geplaatst, dient hier goedkeuring voor te worden gegeven. Dit in verband met de veiligheid van druk- en windbelasting. - De structuur is bestend tegen een windbelasting van windkracht 10.



Vaste partners verbonden aan dit initiatief - Dit unieke project wordt mede mogelijk gemaakt door een aantal vaste partners van De Boer en het Olympisch Stadion. Wij gaan er dan ook vanuit dat u gebruik maakt van deze partners bij de uitvoering van uw evenement. De Boer verzorgt de communicatie en coördinatie voor deze faciliteiten.

10


Specifieke voorwaarden Inclusief

Montage, afbouw en transport. Verzekering tegen brand- en stormschade van de tentmaterialen. 24-uurs service.

Exclusief

    

Betaling

50% bij opdracht 50% 1 week voorafgaande aan event Aanvullende kosten binnen 7 dagen na event

Afkoop van verplichting tot verzekering

Volgens onze algemene voorwaarden bent u als huurder verplicht het gehuurde in de contractperiode te verzekeren. Wij bieden u de mogelijkheid deze verplichting af te kopen. In dat geval zorgt De Boer zelf voor de verzekering van het gehuurde.

21 % B.T.W. Het olieverbruik van aggregaat en verwarming (op basis van nacalculatie). Het stroomverbruik per kWh van de vaste stroomvoorziening. Eventueel aanvullende vergunningsaanvragen. Beveiliging van onze materialen van het moment van opbouw tot afbouw tegen vandalisme en diefstal.  Aanvullende voorzieningen op pagina 6.

Hiervoor zullen wij u een 4% van de huursom in rekening brengen, één en ander afhankelijk van de uiteindelijke hoogte van de huursom. Indien u hier interesse in heeft informeren wij u graag verder over deze aanvullende service. Voorwaarden

Alle transacties geschieden uitsluitend op onze Algemene Voorwaarden welke wij op verzoek kunnen toesturen. De huurprijs in deze prijsindicatie is exclusief BTW, indicatief en onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de materialen op het moment van uw opdracht. Onze aanbieding is tevens onder voorbehoud van een locatie bezoek en uitgaande van een goede bereikbaarheid van de locatie.

Veiligheid

Alle dakzeilen zijn geconfectioneerd van vlam vertragend PVC-doek en voldoen aan de norm DIN 4102 (klasse B-1) en M-2 classificatie. Kunststof zijpanelen voldoen eveneens aan de DIN 4102 (klasse B-1) normering, de M-1 classificatie en Britse normering BS 476. Alle De Boer tenten zijn statisch berekend volgens Europese Norm EN 13782 ”Temporary Structures – Tents – Safety” en TÜV goedgekeurd. Desgevraagd kunnen wij van iedere tentconstructie (>36m2) een bouwboek overleggen.

ISO & VCA Tevredenheidsonderzoek

De Boer Tenten is ISO-9001, 14001 en VCA** gecertificeerd. Teneinde onze service en dienstverlening te optimaliseren, verstuurt Iconum Market Research namens De Boer na ieder project een kort tevredenheidsonderzoek. De Boer stelt het zeer op prijs om ervaring(en) teruggekoppeld te krijgen.

11

Pop-up locatie Olympisch Stadion 2015

Recommend Documents