Policy Maker Workplace. White Paper

Policy Maker Workplace White Paper

Samenvatting De publicatie van Be Informed getiteld “Public Policy Making: The 21st Century Perspective”1 geeft een beknopt overzicht en een analyse van de aard van het systeem van publieke beleidsvorming, de uitdagingen en vertragende factoren bij innovatie. Op basis van deze analyse evalueert deze publicatie de mogelijkheden om het primaire proces van beleidsvorming te verbeteren, tegen de achtergrond van de politieke en productiegerelateerde dimensies van het proces. Deze verbeteringen zijn gebaseerd op een op coöperatieve benadering, die de betrokkenheid van meerdere stakeholders en deelnemers bij het beleidsvormingssysteem stimuleert. Thei Geurts komt tot de conclusie dat beleidmakers een omgeving nodig hebben waarin de heterogene activiteiten en functies worden samengebracht in een betekenisvol en uitvoerbaar geheel, dat is opgezet rond het dossier van een beleidsinitiatief en dat gebaseerd is op beslissingen over een beleidsvoornemen. De combinatie van dossiermanagement, dynamische regelondersteuning en kennisondersteuning voegt direct waarde toe aan de ondersteuning die beleidsmakers wordt geboden. Hiermee kan beleidsvorming worden gerealiseerd die naadloos kan worden geïntegreerd met de uitvoering van het beleid, zodat er een solide basis ontstaat voor innovatie van de dienstverlening in de publieke sector. Tot slot kunnen beleidsmakers profiteren van aanzienlijke economische en sociale voordelen, waaronder verkleining van de afstand tussen overheid en burger. Deze whitepaper voert de conclusies een stap verder met de presentatie van een samenwerkingsomgeving voor beleidsmakers en stakeholders: de Policy Maker Workplace. De Policy Maker Workplace brengt alle betrokkenen, alle kennis en alle procesactiviteiten van een beleidsvoornemen bij elkaar in één samenhangend dossier, waardoor samenwerking en begrip van alle aspecten die met het dossier samenhangen worden gestimuleerd. De Policy Maker Workplace ondersteunt de politieke en productiegerelateerde dimensies van het beleidsvormingsproces, zoals besproken in “Public Policy Making: The 21st Century Perspective” en zorgt voor slimme regelingen, transparantie en eParticipation. Ook worden opties geboden voor geïntegreerde beleidsvorming en -realisatie. Deze whitepaper bevat illustraties (screenshots) en een korte beschrijving van de belangrijkste functies van Policy Maker Workplace aan de hand van een voorbeelddossier rond een proposal van de Europese Commissie. Policy Maker Workplace is ontwikkeld voor het proces van publieke beleidsvorming, maar kan ook worden ingezet ter ondersteuning van de vorming van vergelijkbaar beleid in het zakelijke of wetenschappelijke domein. 1

Thei Geurts, Public Policy-making: The 21st Century Perspective. 2011. http://www.lulu.com/product/pocketboek/public-policy-making/16256978.

Policy Maker Workplace

1

Inleiding De vorming van publiek beleid kan worden omschreven als een complex, dynamisch, zich voortdurend ontwikkelend, interactief en adaptief proces. De partijen zijn betrokken bij een doelgericht besluitvormingsproces, waarbij zij een hoge mate van vrijheid hebben met betrekking tot de manier waarop ze hun werk inrichten. Het proces wordt door mensen gestuurd en vereist flexibiliteit om ad hoc te kunnen reageren op gebeurtenissen, op een manier die passend is voor de specifieke context zoals die op dat moment bekend is. Het proces vraagt ook om ondersteuning om aan operationele standaarden (procedures, richtlijnen) te kunnen voldoen. Helaas wordt de bestaande ondersteuningsinfrastructuur voor beleidsmakers gekenmerkt door isolement, fragmentatie en weerstand tegen verandering. Beleidmakers hebben een omgeving nodig waarin heterogene activiteiten worden samengebracht en die werkt als een betekenisvol en uitvoerbaar geheel, dat is opgezet rond het dossier van een beleidsinitiatief en dat is gebaseerd op het nemen van beslissingen over een beleidsvoornemen. Dat is precies wat Policy Maker Workplace doet. Policy Maker Workplace is door Be Informed ontwikkeld als platform voor realisatie van deze synthese in het proces van publieke beleidsvorming, maar kan ook worden ingezet ter ondersteuning van de vorming van vergelijkbaar beleid in het zakelijke of wetenschappelijke domein.

Definitie en doelstelling Policy Maker Workplace is een platform voor ondersteuning van beleidsvorming en beleidsmakers. De doelstelling is ondersteuning van het formuleren, implementeren en evalueren van beleid, en het mogelijk maken van een naadloze overgang van beleid naar realisatie en handhaving. De hoofddoelstelling is het faciliteren van dynamisch, coöperatief beleidsprocesmanagement op basis van dossiers en in overeenstemming met de richtlijnen: 

   



op basis van dossiers, om de betrokkenen, de kennis en het proces in het kader van een gemeenschappelijk beleidvoornemen samen te brengen in één samenhangend dossier; volgens de richtlijnen, om te voorkomen dat de procedureregels worden overtreden; dynamisch, zodat veranderingen bij betrokkenen, gebeurtenissen, activiteiten, cycli, statussen en interacties worden ondersteund; coöperatief, zodat de betrokkenheid van meerdere stakeholders en deelnemers wordt ondersteund; beleidsproces, ter ondersteuning van de kenmerken van het beleidsvormingsproces met al zijn uiteenlopende politieke en productiegerelateerde aspecten; management voor de functies van informeren, taakstelling, controle en coördinatie, rapportage en aansprakelijkheid.

Ter realisatie van deze doelstelling ligt de focus van de Policy Maker Workplace op de infusie en fusie van kennis en informatie: 

infusie om het project te voorzien van kennisregels, -objecten, -instrumenten en -functies;


2



fusie om data en informatie uit verspreide bronnen bij elkaar te brengen door middel van interactie met heterogene applicaties en systemen.

Concept- en ontwerpprincipes De Policy Maker Workplace brengt alle betrokkenen, alle kennis en alle procesactiviteiten van een beleidsvoornemen bij elkaar in één samenhangend dossier. Hierdoor wordt samenwerking rond het dossier gerealiseerd en ontstaat er begrip van alle aspecten die met het dossier samenhangen.

Afbeelding 1: Policy Maker Workplace Policy Maker Workplace biedt: 1.

Op dossiers gebaseerde ondersteuning van beleidsvoornemens

2.

Op gebeurtenissen en taken gebaseerde ondersteuning voor samenwerking, overleg en dialoog

3.

Ondersteuning van kennis en besluitvorming

4.

Connectiviteit en interoperabiliteit met authentieke bronnen

5.

Ondersteuning voor mobiliteit, om onafhankelijk van plaats en tijd te kunne werken

6.

Coördinatie, controle en compliance

7.

Opties voor interactie met tools en systemen voor beleidsproductie;

De Policy Maker Workplace ondersteunt de politieke en productiegerelateerde dimensies van het beleidsvormingsproces, zoals besproken in “Public Policy Making: The 21st Century Perspective” (http://www.lulu.com/product/pocketboek/public-policy-making/16256978). Policy Maker Workplace is ontworpen voor mensen en gebouwd voor verandering. Het omarmt complexiteit en accepteert verschillen. Het biedt vrijheid en controle, optimalisatie en innovatie, integratie en spreiding.


3

Policy Maker Workplace is gebouwd met de nieuwste technologie, die is gebaseerd op de architectuurprincipes van service-oriented architecture, event-driven architecture, model-driven architecture en goal-driven architecture. Policy Maker Workplace is gebaseerd op het web. Door optimaal gebruik van deze technologie is men erin geslaagd een kader voor dossiermanagement en een infrastructuur voor kennisintensieve processen te realiseren, waarmee alle kwalificaties worden gerealiseerd die aan de orde komen in “Public Policy Making: The 21st Century Perspective”. Inclusief slimme regeling, transparantie en eParticipation, en het bieden van opties voor geïntegreerde beleidsvorming en -realisatie.

Overzicht van de functionaliteit De volgende gedeelten bevatten illustraties (screenshots) en een korte beschrijving van de belangrijkste functies van Policy Maker Workplace, gedeeltelijk op basis van openbare informatie over het Europese Parlement. Het voorbeelddossier is gebouwd rond een proposal van de Europese Commissie. De onderstaande afbeeldingen laten een deel van de functionaliteit zien.

Afbeelding 2: Overzicht van de belangrijkste functies (1: Historiepad. 2: Dynamisch gegenereerde tabs, 3: Dossiernaam, Titel proposal, Rapporteur, Verantwoordelijk DG, 4: Persoonlijke en groepsviews, 5: Inlognaam, 6: Taal wijzigen, 7: Dossier zoeken, 8: Taakschermen, 9: Dynamisch gegenereerde activiteiten, 10: Metadata van geselecteerde tab, 11: Status, 12: Open document)


4

In de rechterbovenhoek ziet u de gebruiker en diens rol in het dossier. Deze data zijn gebaseerd op de inloginformatie, de organisatie waartoe de gebruiker behoort, en de rol van de gebruiker in dit dossier. Inloggen en authenticatie zijn gebaseerd op de data en infrastructuur van de desbetreffende organisatie. Met het taalvak kan een taalvoorkeur worden ingesteld. Wanneer een andere taal wordt gekozen, wordt het scherm vernieuwd en worden de opties op het scherm weergegeven in de gekozen taal. U kunt de taal van uw voorkeur ook instellen in een profiel. De horizontale menubalken bovenaan bevatten persoonlijke en groepsviews, zoals de inbox, eigen proposals, en alle proposals, bijvoorbeeld voor een commissie. De bovenste balk bevat de opties van het hoofdmenu en de tweede balk bevat de opties van het submenu. In deze view bevat het vak bovenaan in het midden de dossiergegevens, zoals de dossiernaam, de titel van het proposal, het DG dat voor het proposal verantwoordelijk is, en de naam van de eigenaar of de rapporteur van het dossier. Dit vak biedt ook directe toegang tot het proposal via een link naar het proposaldocument. Direct onder het vak met de dossiergegevens wordt de status van het proposal weergegeven. De status van het voorbeeld is ‘Readings Committee’. Dit is een van de hoofdstatussen van het proposalproces. De overige statussen in dit voorbeeld zijn Initiation, Readings plenary, Withdrawn en Approved. Een van de statussen in de view Committee is New or Collect opinions. Het vak in het midden is de detailview. De keuze van een van de tabs in het vak aan de linkerkant bepaalt welke view wordt weergegeven. In dit voorbeeld worden de metadata van het geselecteerde proposal weergegeven. Deze informatie is gebaseerd op de registratiedata van het proposal. Als de gebruiker bijvoorbeeld de onderste tab, ‘Audit trail’, selecteert, wordt in het middelste vak het historielogboek van het dossier weergegeven. De tabs in het linkervak worden dynamisch gegenereerd op basis van de activiteiten die worden uitgevoerd. Als de dossiereigenaar bijvoorbeeld een commissie heeft verzocht een positie in te nemen, wordt er een tab voor het positieverzoek toegevoegd aan het linkervak. Deze tab bevat de datum van het verzoek en aan wie het is verzonden. Hetzelfde geldt voor verzoeken om meningen of beoordelingen en voor het toevoegen van documenten en commentaar. Dit mechanisme maakt het mogelijk om alle relevante documenten en hun versies samen te brengen in één totale view. Dit voorkomt dat beleidsmakers (of hun medewerkers) belangrijke documenten kwijtraken en op allerlei plaatsen naar documenten moeten zoeken. De instelling van de tabs is gebaseerd op regels die eenvoudig kunnen worden aangepast. In het vak rechtsboven staan de opties voor zoeken en geavanceerd zoeken. Elke zoekactie is gebaseerd op de laatste activiteiten van het dossier. Wanneer de status van een proposal tijdens de meest recente stap is gewijzigd, wordt deze statuswijziging direct verwerkt in het geavanceerde zoekresultaat. De vakken aan de rechtkant bevatten taken die gebruikers kunnen uitvoeren.


5

Afbeelding 3: Taakschermen met dynamisch gegenereerde activiteiten (1: Verplicht, 2: Optioneel, 3: Uitgevoerd, 4: Wacht op een gebeurtenis) De taken zijn onderverdeeld in drie groepen: ‘To do tasks’, ‘Repeatable tasks’ en ‘Future tasks’. Verder kan er nog een scherm ‘Performed tasks' worden toegevoegd. ‘To do tasks’ zijn ofwel verplicht (aangegeven met een pictogram) of optioneel. ‘Repeatable tasks' zijn taken die eenmaal zijn uitgevoerd, maar die meerdere keren kunnen worden herhaald (bijvoorbeeld, documenten toevoegen of vragen om meer meningen). ‘Future tasks’ zijn taken die nog niet kunnen worden uitgevoerd. Deze taken worden weergegeven op basis van de meest recente gebeurtenis of activiteit, bijvoorbeeld een ingetrokken proposal. Zo is het bijvoorbeeld pas mogelijk om een positie te rapporteren nadat een beslissing is genomen. Alle taken zijn gebaseerd op het dossier, de gebruiker, de rechten van de gebruiker, en de activiteiten die zijn uitgevoerd. De instelling is gebaseerd op regels die eenvoudig kunnen worden aangepast.

Meer over de functionaliteit van de views In dit gedeelte gaan we dieper in op een aantal van de functies van de Policy Maker Workplace. Een dossier start met de registratie van een beleidsvoornemen. In dit voorbeeld gaat het om de registratie van een proposal van de Europese Commissie. De registratie wordt uitgevoerd door een registreerder en/of door een systeem dat de data levert.


6

Afbeelding 4: Registratieproces en registratiedata De registratiedata worden weergegeven in het scherm met de metadata van het proposal. Door het gebruik van taxonomieën, zoals de EU Directory Code, kan het beleidsvoornemen worden geclassificeerd. Een van de registratievelden bevat metadata voor de juridische basis van het proposal. De bronnen waarnaar in dit veld wordt verwezen kunnen ophaalbaar en raadpleegbaar worden gemaakt. De geselecteerde procedure − bijvoorbeeld de co-decision procedure − bepaalt het pad dat het proposal doorloopt. De dossiereigenaar beslist naar welke commissie het proposal moet worden gezonden met een verzoek om een mening. De eigenaar kan ook een hoofdcommissie aanwijzen en daarnaast, indien noodzakelijk, meninggevende commissies die rapporteren aan de hoofdcommissie. De onderstaande afbeelding laat een stap zien waarin de dossiereigenaar een verzoek op een mening heeft gezonden aan de Committee for Agriculture and Rural Development. Dit verzoek resulteert in een automatisch gegenereerd virtueel dossierbestand voor het AGRI Committee.


7

De commissie bepaalt wie als rapporteur voor dit proposal optreedt. In de afbeelding ziet u op de tab Responsible in het dossierbestand van de commissie data voor de toewijzing van de verantwoordelijkheid.

Afbeelding 5: Toegewezen verantwoordelijkheid Een rapporteur van de commissie die inlogt, kan alle positieaanvragen zien waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, samen met hun status. Deze lijst verschijnt onder ‘My position requests’. De rapporteur kan in zijn of haar persoonlijke inbox ook een overzicht bekijken van alle activiteiten die betrekken hebben op positieaanvragen. De gedetailleerde metadata kunnen worden bekeken door een item te selecteren.


8

Afbeelding 6: Inbox met een overzicht van activiteiten per groepslid Het historiepad van een dossier kan op elk moment worden opgehaald door de tab ‘Audit trail’ te selecteren. De informatie op deze tab laat zien hoe een dossier wordt verwerkt. De gebruiker kan op een item in de lijst klikken om meer gedetailleerde informatie te bekijken.


9

Afbeelding 7: Audit trail Tijdens de behandeling van een dossier is het mogelijk om een verzoek om een mening, beoordeling, beslissing, etc. te doen. Daarnaast kan een gebruiker commentaar plaatsen, stakeholders informeren, documenten aan het dossier toevoegen of links toevoegen naar relevante bronnen. Deze links kunnen beschikbaar worden gemaakt voor een bepaalde groep of voor iedereen die toegang heeft tot het dossier. Dit impliceert bijvoorbeeld ook dat resultaten van onderzoek naar het aanvankelijke beleidsproces hergebruikt kunnen worden.


10

Afbeelding 8: Commentaar plaatsen (bovenaan) en stakeholders informeren (onderaan) Documenten kunnen worden opgeslagen in documentrepository’s die binnen de organisatie reeds aanwezig zijn. Documenten die bij het dossier horen, zijn toegankelijk via de tab Documents. Deze tab bevat metadata over het document en de mogelijkheid om het rechtstreeks te openen en door te bladeren.


11

Afbeelding 9: Documenten die in het dossier worden gebruikt Dezelfde functionaliteit is ook beschikbaar op andere tabs waarop documenten staan, bijvoorbeeld de meningen, die op de tab ‘Opinions’ staan. Documenten zijn ook toegankelijk via zoekopties, want zoekopties zijn eigenlijk niet meer dan een andere weergave van (een selectie van) documenten uit het dossier. Er is ook een optie om documenten te filteren en te selecteren op basis van onderscheidende elementen, zoals commissie, taal, documenttype, status, juridische basis, procedure of verantwoordelijk DG. Gebruikers kunnen met standaard zoekopties of geavanceerde zoekopties zoeken naar dossierdocumenten. Door integratie met semantische zoekfunctionaliteit is het ook mogelijk andere documenten toegankelijk te maken en op te halen, die mogelijk van belang zijn voor beleidsmakers, bijvoorbeeld documenten over gerelateerde dossiers of experts, of vergelijkbare documenten in andere talen. Zeer gestructureerde documenten, zoals wetgeving in een XML-structuur, kunnen op detailniveau worden opgehaald en geraadpleegd (bijvoorbeeld een bepaalde paragraaf). In Policy Maker Workplace kunnen beleidsmakers amendementen en moties toevoegen. Deze functie ondersteunt de standaardstructuur voor het toevoegen van tekst voor amendementen en moties. Er is ook een optie beschikbaar om als tweede stap een formeel amendement- of motiedocument te maken. Organisaties die al over eigen


12

applicaties beschikken om dergelijke documenten te maken, kunnen hun documenten rechtstreeks koppelen aan het dossierbestand.

Afbeelding 10: Amendementen en moties genereren Policy Maker Workplace kunnen multimedia aan een dossierbestand worden toegevoegd.


13

Afbeelding 11: Multimedia in het dossierbestand In een dossierbestanden kunnen multimedia zoals een video- of audio-opname van een commissie of een plenaire vergadering worden opgenomen (zoals hierboven Rainer Wieland, Vice-President van het Europese Parlement, die een vergadering voorzit). Organisaties kunnen in het dossierbestand een link maken naar opnames in bestaande repository’s of ze kunnen de opnames uploaden naar het dossierrepository. Policy Maker Workplace ondersteunt de toewijzing van taken en tijd. Tijdinvoer kan gebaseerd zijn op standaardinvoer, handmatige invoer of datumselectie in een grafische kalender. Opgeslagen taak- en tijdgegevens kunnen worden gebruikt voor het toevoegen van berichtfuncties − bijvoorbeeld een bericht over een aanstaande of verstreken deadline aan de rapporteur en/of betrokkenen. Taken en tijd kunnen worden toegewezen voor politieke en productiegerelateerde ondersteuningsprocessen, bijvoorbeeld een verzoek om vertaling van een document in een aantal talen. Dit verzoek wordt naar de vertaalafdeling gezonden, samen met een verwijzing naar het te vertalen document, of het document kan als bijlage worden toegevoegd. Het bericht bevat ook de gewenste leveringsdatum. De productieomgeving van de vertaalafdeling kan deze data gebruiken voor de eigen planning en verwerking. Communicatie vindt plaats via de hub die de productieomgeving verbindt met de dossiermanagementomgeving. De dossiermanagementomgeving is ook verbonden met de systemen waarin de organisaties en de personen die onderdeel zijn van de organisatie zijn geregistreerd. Met een eenvoudige beheerdersinterface kunnen nieuwe organisaties en/of personen behorend tot een organisatie worden gemaakt, als het niet mogelijk is deze uit bestaande systemen op te halen. Op basis van regels worden namen van organisaties en personen behorend tot organisaties in menu’s en andere lijsten weergegeven als een rapporteur een lid van een commissie wil vragen om advies.


14

Als een gebruiker inlogt, wordt er een overzicht van alle dossiers in de portefeuille van de eigenaar weergegeven. Deze lijst bevat de belangrijkste procesdata, zoals het initiatieftype (bijvoorbeeld proposal), de status, de leesfase, de geselecteerde procedure en de verantwoordelijke commissie.

Afbeelding 12: Overzicht van dossiers van eigenaar Bij een dossier kan ook de view Dashboard worden gebruikt. Deze view bevat rapporten op basis van actuele data voor alle dossiers. De rapporten kunnen worden onderverdeeld in meerdere views, zoals het aantal dossiers per commissie of het gemiddelde aantal dagen per status per commissie.


15

Afbeelding 13: Dashboard-view met rapporten In dit gedeelte wordt een aantal functies van Policy Maker Workplace nader beschreven. Dit is evenwel geen uitputtende beschrijving.

Kennisregels configureren Met Policy Maker Workplace kunnen kennisregels worden geconfigureerd op basis van semantische modellen. Dit is een zeer flexibele manier om regels te configureren. Semantische modellering is gebaseerd op ‘triples’: twee concepten met een onderlinge relatie. Bijvoorbeeld: voor ‘Assign responsibility’ is ‘Registration’ vereist. In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een dergelijke regelset. Het toevoegen van concepten en regels is heel eenvoudig. Semantische modellen bieden een zeer flexibele en aanpasbare manier om regels te configureren en snel in te spelen op veranderingen. De regels van een interactief, iteratief en zich ontwikkelend proces kunnen alleen efficiënt en effectief worden toegepast als elke volgende stap of optie is gebaseerd op de meest recente status van de voorgaande stap. Dit wordt mogelijk gemaakt door de Reasoner, die in de Policy Maker Workplace is geïntegreerd. De in de context geldende regels worden afgeleid en geactiveerd op basis van statusinformatie, zoals het dossiertype, uitgevoerde activiteiten en de gebruiker. Daardoor kunnen beleidsmakers direct reageren op het effect van interacties en hun onderlinge relaties. Doordat regels worden afgeleid terwijl gebeurtenissen zich ontwikkelen, is er ook geen sprake meer van


16

uitzonderingen. Elke instance in een dossier is onderhevig aan regels die op dat moment in die context gelden.

Afbeelding 14: Regels modelleren Policy Maker Workplace bevat instrumenten die snel inzicht geven in de afhankelijkheden tussen regels op basis van voorwaarden.


17

Afbeelding 15: Contextafhankelijk overzicht van toegestane activiteiten (1: Toegestane activiteiten, 2: Activiteiten uitgevoerd voor een positieaanvraag) Regels worden onafhankelijk van de applicatie onderhouden, daardoor is het mogelijk om de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van regels toe te wijzen aan domeinexperts. Regelwijzigingen kunnen worden getest voordat ze worden toegepast en na goedkeuring kunnen ze direct in gebruik worden genomen.

Hergebruik Policy Maker Workplace ondersteunt gedistribueerd bouwen met hergebruik van juridische objecten en bouwstenen. Hergebruik is niet beperkt tot één dossier of project, maar is ook mogelijk tussen dossiers en projecten.


18

Afbeelding 16: Hergebruik tussen dossiers Een ander voorbeeld van hergebruik heeft betrekking op hergebruik van dossierdata en het samenvoegen of splitsen van dossiers. Dit is bijvoorbeeld nuttig bij het uitvoeren van een audit of evaluatie van meerdere dossiers.

Kennisondersteuning De bovengenoemde functies van Policy Maker Workplace hebben betrekking op ondersteuning van de dynamiek van het beleidsvormingsproces, met wisselende betrokken personen, gebeurtenissen, cycli, statussen en interacties, en op het mogelijk maken van samenwerking, participatie, integratie, coördinatie en aansprakelijkheid. Beleidsmakers hebben ook voordeel van ondersteuning voor activiteiten zoals het opstellen van juridische concepten, semantische modellering, op feiten gebaseerd beleid, bepalen van relevante bronnen, en publiceren in verschillende vormen via meerdere kanalen. Omdat Policy Maker Workplace is gebaseerd op de Be Informed-infrastructuur voor kennisintensieve processen vindt er interactie plaats met functies van de infrastructuur die dit type bewerking ondersteunen. Hieronder worden enkele van de opties kort beschreven.

Wetgeving modelleren 9B

Be Informed Studio is een geïntegreerde omgeving voor het vastleggen van kennis en het ontwikkelen van functionaliteit waarmee die kennis kan worden toegepast. Be Informed Studio wordt gebruikt door publieke en zakelijke organisaties voor het modelleren van regelingen en procedures, bijvoorbeeld om ze uitvoerbaar te maken. Op die manier wordt ervoor gezorgd dat kennis op een gestructureerde manier kan worden vastgelegd en dat experts in een bepaald domein hun eigen kennis kunnen beheren.


19

Afbeelding 17: Editorplatform Bij het vastleggen en beheren van kennis zijn naast domeinexperts vaak ook andere disciplines betrokken, zoals kennisanalisten, auteurs en de eigenaren van de kennis. Deze personen hebben ondersteunende tools nodig om specifieke functies te kunnen uitvoeren. Het levert grote voordelen op wanneer deze vereisten in één tool kunnen worden gerealiseerd. Be Informed biedt een multi-editorplatform met een grafische taxonomie en een editor voor natuurlijke taal. Met dit platform kunnen meerdere representaties van hetzelfde model worden gemaakt. Tekstfragmenten uit een sjabloon kunnen worden gekoppeld aan specifieke (combinaties van) concepttypen en hun onderlinge relaties. Het kan ook worden gebruik om definities van concepten en standaarden (inclusief beschrijvingen in natuurlijke taal) te beheren en om bronverwijzingen, zoals wetgeving, toe te voegen.

Modellen testen Met de Be Informed Test Server kunnen door Be Informed ondersteunde beslissingen worden getest. De Test Server wordt ook gebruikt om de modellen voor beleid en regelgeving te testen, waarop beslissingen worden gebaseerd. De server vergelijkt de genomen beslissingen met de uitvoer die door domeinexperts werd verwacht. De Test Server wordt ook gebruikt voor regressietests na het aanbrengen van wijzigingen, om het resultaat van beslissingen voor en na de wijziging met elkaar te vergelijken.

Modellen analyseren Met Be Informed Analysis Server kunnen analyses worden uitgevoerd van beslissingen die door Be Informed worden ondersteund.


20

Afbeelding 18: Be Informed Analysis Server De Analysis Server geeft een indruk van de gevolgen van beleid of van een beleidswijziging voordat deze wordt geïmplementeerd. Er kunnen ‘wat als’-analyses worden uitgevoerd bij wijzigingen in de omstandigheden. Zo kunnen beleidsmakers samen met de uitvoerders de mogelijke impact van een beleidswijziging op dossiers en populaties inschatten.

Publicatie Beleid en regelingen die met Be Informed zijn gemodelleerd kunnen op verschillende manieren worden gepubliceerd en verspreid. Bij een daarvan wordt een kennisbank gegenereerd met alle concepten, relaties en tekstblokken. Wanneer concepten een verwijzing naar een bron bevatten, bijvoorbeeld een regeling, kan de bron ook worden weergegeven. Een van de instrumenten, de sourcebrowser, wordt gebruikt om gestructureerde documenten zoals wetgeving in een Metalex-indeling te openen en door te bladeren.


21

Afbeelding 19: Kennisbank met geïntegreerde browser voor juridische bronnen Een kennisbank is een geschikt instrument voor ondersteuning van nieuwe gebruikers van een omgeving. Omdat de kennisbank is gebaseerd op het actuele model, kan hij ook dienstdoen als functionele documentatie. Een andere mogelijkheid is publicatie van de inhoud van een kennisbank als Pdfdocument. Natuurlijk is het ook mogelijk om het beleidsdocument zelf te publiceren. Pdfdocumenten kunnen snel worden gegenereerd op basis van geselecteerde onderdelen. Een interessante mogelijkheid is het model rechtstreeks uitvoerbaar maken in een publieke service. Deze service kan dan bijvoorbeeld worden geleverd aan uitvoerende instellingen, of rechtstreeks aan de burger. In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een service die burgers kunnen gebruiken om aan de hand van hun juridische status te controleren welk identificatiebewijs ze nodig hebben.


22

Afbeelding 20: Op een model gebaseerde checklist voor vereist identificatiebewijs Het is ook mogelijke om grensoverschrijdende en semantisch interoperabele publieke services te leveren, want de Be Informed-infrastructuur heeft aangetoond inzetbaar te zijn in omgevingen met meerdere rechtssystemen, als interface voor authentieke bronnen en voor het maken en gebruiken van een systeemcatalogus met gestructureerde objecten, data en berichten in gemeenschappelijke, publieke administratieregisters. Dit soort naadloze services voor burgers en bedrijven zal in de komende jaren steeds belangrijker worden.

Ondersteuning van e-Participation Policy Maker Workplace biedt de mogelijkheid om e-Participation in het beleidsvormingsproces te implementeren. Het is ook mogelijk om van elk dossier specifieke weergaven te maken, om de transparantie en participatie te verhogen en uitgebreide informatie beschikbaar te stellen. Een dergelijke weergave kan dienen als interface met een op een profiel gebaseerde service voor levering van bijgewerkte informatie op basis van activiteiten die betrekking hebben op het dossier. Deelnemers kunnen ook worden ondersteund door het definiëren van een ‘consultation support loop’ met de specifieke activiteiten en statussen van de deelnemer. Tussenpersonen kunnen extra waarde aan deze loop toevoegen door het leveren van input op basis van een sentiment en/of een geargumenteerde analyse van rechtstreekse bijdragen aan het dossier en van andere bijdragen (zoals Web 2.0), en door de argumenten aan de beleidsintenties en nagestreefde resultaten te koppelen. Tot slot is het ook mogelijk om deelnemers, zoals belangenorganisaties, aan te sporen om formele stakeholders te worden, die worden gevraagd of zelfs geacht input te leveren in de vorm van meningen, rapporten, scenario’s of commentaar op basis van hun expertise of status. Voor dergelijke organisaties kan een omgeving met een eigen virtueel dossier


23

beschikbaar worden gesteld, zodat zij volwaardig kunnen deelnemen, met behoud van het vereiste evenwicht tussen open of formele en interne bijdragen.

Impact van de transformatie Niet iedereen is altijd blij met verandering. Veel mensen hebben liever dat alles bij het oude blijft. De publieke sector en het bedrijfsleven zijn wat dat betreft geen uitzondering. Maar implementatie van Policy Maker Workplace zou wel eens een stuk gemakkelijker kunnen zijn dan verwacht, vooral omdat de voordelen al snel zichtbaar worden. Beleidsmakers constateren al direct de grotere dynamiek, die aansluit bij de manier waarop zij werken. En door het integrerende aspect van de Policy Maker Workplace is het niet noodzakelijk om alle bestaande procedures, processen en systemen opnieuw op te zetten. Diezelfde integratie maakt het mogelijk om een implementatiestrategie op te zetten waarbij innovatie vergezeld gaat met optimalisatie. De transformatie zelf kan in stappen worden uitgevoerd, hoewel het wordt aanbevolen om de ondersteuning van de dossierstroom in één stap te realiseren. De implementatie van de Policy Maker Workplace kan worden toegewezen aan de persoon die de verantwoordelijkheid draagt voor het Policy Process Management. Policy Process Management is een systematische benadering voor doorlopende verbetering van het beleidsvormingsproces en de implementatie van beleid teneinde de beleidsdoelstellingen te verwezenlijken. Het streven is erop gericht processen effectiever, efficiënter en flexibeler te maken, zodat ze zich beter kunnen aanpassen aan de veranderlijke werkelijkheid. Het is alom bekend dat de vereiste discipline en competenties voor Policy Process Management bij de meeste publieke organisaties niet goed zijn ingericht of versplinterd zijn. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat iemand aan de top het initiatief neemt, verantwoordelijkheden toewijst en een duidelijke en stabiele koers en doelstellingen uitzet. Het algemene onderhoud van regels kan worden uitgevoerd door een kleine groep van experts, terwijl de configuratie kan worden toevertrouwd aan de eindgebruikers of aan specifieke taakeigenaren.

Overzicht van opties In de onderstaande afbeelding ziet u een overzicht van de ondersteunde opties. Alle opties zijn gericht op samenwerking op basis van dossiers, met de intentie het beoogde beleidsdoel te realiseren.


24

Afbeelding 21: Overzicht van opties


25

Conclusie De ondersteuning van beleidsmakers kan een stuk beter. Bij deze ondersteuning zou de nadruk moeten liggen op de combinatie van mensen, dossiers, regels, beslissingen en kennis.

Afbeelding 22: Op elkaar aansluitende aspecten van doelgerichte ondersteuning van beleidsmakers De combinatie van dossiermanagement, dynamische regelondersteuning en kennisondersteuning zorgt direct voor toevoeging van extra waarde aan de ondersteuning van beleidsmakers. Het maakt naadloze integratie van beleidsvorming en realisatie mogelijk en het legt op die manier de basis voor innovatie van dienstverlening in de publieke sector. Implementatie van de Policy Maker Workplace stelt organisaties in staat om deze toegevoegde waarde te realiseren en de uitdagingen op het gebied van grotere complexiteit, governance, flexibiliteit en slimme regelingen efficiënter en effectiever aan te pakken. Overheden kunnen de Policy Maker Workplace gebruiken om hun beleidsprocessen binnen de grenzen van hun mogelijkheden te innoveren en te optimaliseren. Daarmee kunnen ze aanzienlijke economische en sociale voordelen realiseren, zoals verkleining van de afstand tussen overheid en burger.


26

Over Be Informed Be Informed is een internationaal opererende onafhankelijke software leverancier. Het Be Informed business process platform transformeert administratieve processen. Dankzij Be Informed’s unieke semantische technologie en oplossingen worden bedrijfsapplicaties volledig modelgedreven, waardoor organisaties direct op nieuwe strategieën en regels kunnen inspelen. Organisaties die Be Informed gebruiken rapporteren vaak kostenbesparingen van tientallen procenten. Daarnaast neemt de productiviteit toe door een hogere straight-through processing ratio, en wordt de benodigde tijd om veranderingen te implementeren teruggebracht van maanden tot dagen.. Auteur: Thei Geurts

Copyright © 2011 Be Informed. Alle rechten voorbehouden. Niets in deze uitgave mag zonder toestemming van Be Informed op enige wijze of in enige vorm worden vermenigvuldigd, gepubliceerd of verspreid.


27

Be Informed Wapenrustlaan 11-31 7321 DL Apeldoorn Nederland T +31 (0)55 - 368 14 20 E [email protected] www.beinformed.com

Policy Maker Workplace. White Paper

Recommend Documents