Wet Pensioencommunicatie White Paper
December ’15
Wet Pensioencommunicatie Wat houdt deze wet in en wat is het doel?
De werkgever mag de communicatie en de uitvoering van de regeling uitbesteden aan de
Deze nieuwe wet, die op 1 juli 2015 is ingegaan, wijzigt de Pensioenwet en de Wet
uitvoerder van de regeling, echter moet de werkgever wel altijd controleren of de
Verplichte Beroepspensioenregelingen. De Wet is in het leven geroepen om de
communicatie naar de werknemer goed wordt uitgevoerd en of de informatie die de
pensioendeelnemers beter en begrijpelijker te informeren zodat de deelnemers weten
werknemer ontvangt wel duidelijk genoeg is.
hoeveel pensioen men kan verwachten. Dit om te zien of het pensioen voldoende is voor de oudedag en werknemers zich bewust te laten zijn van de risico’s en mogelijkheden
Als de werkgever zich niet aan zijn verantwoordelijkheid houdt of dit niet zo nauw neemt
binnen de pensioenregeling.
loopt hij het risico om op de “nieuwe zorgplicht” te worden aangesproken. Deze wet valt onder de noemer gewoon goed werkgeverschap waardoor het geen prettig vooruitzicht is
Het doel is voornamelijk het pensioenbewustzijn van de pensioendeelnemers te verhogen.
als je als werkgever hier op wordt aangesproken.
Er wordt nu meer aangesloten bij de pensioenbehoeften van de deelnemer en er zal duidelijker gecommuniceerd worden door bijvoorbeeld het aanpassen van het
“Nieuwe zorgplicht”
taalgebruik.
De werkgever krijgt door deze nieuwe wet een signaalfunctie. Dit komt omdat de werkgever vaak als eerste op de hoogte is van de veranderingen in het leven van een
Wie is er (eind)verantwoordelijk?
werknemer. De werknemer dient dan geïnformeerd te worden, door de werkgever, over
De werkgever is uiteindelijk de (eind)verantwoordelijke.
de gevolgen van de gebeurtenis op het pensioen. De werkgever kan er uiteraard voor kiezen om de werknemer zelf te informeren of dit te laten doen door een deskundig
Werknemers mogen verwachten van de werkgever dat ze door hem worden geïnformeerd over de pensioenregeling.
persoon. Deels was dit uiteraard al zo. De werkgever gaf tenslotte de wijzigingen al door aan de uitvoerder, echter deze informeerde de deelnemer over de gevolgen, vaak pas maanden later.
December ’15
2
Wet Pensioencommunicatie Wat erg belangrijk is dat de werkgever meer basiskennis moet hebben dan voorheen. De
Digitale informatieverstrekking
werkgever dient namelijk tijdig de werknemer te informeren. Als bijvoorbeeld een
De pensioenuitvoerder moet de informatie aan de deelnemers begrijpelijk maken. De
sollicitant vragen heeft over de pensioenregeling dient de werkgever deze te kunnen
informatie moet afgestemd worden op de behoefte van de deelnemers. De
beantwoorden, want als deze informatie pas volgt na bijvoorbeeld ondertekening van de
pensioenuitvoerder zal de keuze geven om de informatie schriftelijk dan wel
arbeidsovereenkomst heeft de werknemer hier wellicht geen invloed meer op. Dit kan b.v.
digitaal/elektronisch te verstrekken. Indien de deelnemer bezwaar heeft tegen het
betrekking hebben op waarde-overdracht of een mogelijkheid om niet deel te nemen.
digitaal/elektronisch versturen van de informatie kan dit worden aangegeven bij de
. De werkgever dient er wel rekening mee te houden dat ze van tevoren vraagt aan de nieuwe werknemer of deze bijvoorbeeld getrouwd is, dan wel samenwoont of dat er
pensioenuitvoerder en zal de pensioenuitvoerder de informatie per post moeten versturen. De deelnemer kan eenmaal per jaar zijn of haar keuze tussen schriftelijk dan wel elektronisch/digitaal veranderen.
kinderen aanwezig zijn. Als de werknemer hier niet over geïnformeerd wordt en die ziet dit niet op tijd kan het weleens gevolgen hebben als de werknemer komt te overlijden. Naast vergroting van de basiskennis dient de werkgever wellicht de huidige procedures en
processen aan te passen om zijn nieuwe rol te kunnen waarborgen.
Ondernemingsraad Indien er bij de werkgever een ondernemingsraad (OR) aanwezig is, kan deze een belangrijke rol vervullen voor zowel de werkgever als de werknemer. De OR heeft er immers belang bij dat de deelnemers aan een pensioenregeling beter weten waar ze
Als bijlage is er een checklist toegevoegd die voor elke werkgever gelijk is. Houd er wel
straks aan toe zijn. Verder wil de OR de deelnemers graag informeren waar ze de
rekening mee dat niet ieder pensioenfonds gelijk is en daardoor soms afgeweken moet
informatie kunnen vinden en wat ze zelf kunnen ondernemen om hun situatie te
worden van de checklist.
verbeteren. Tevens is het belangrijk om de deelnemers te informeren wat ze kunnen verwachten van de pensioenuitvoerder en van de werkgever.
December ’15
3
Wet Pensioencommunicatie Verder kan de OR de werkgever ondersteunen in het aanpassen van de procedures en
De nieuwe pensioencommunicatie bestaat uit 3 lagen:
processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het goed geïnformeerd worden door een
1.
deskundig persoon en het opstellen van een plan van aanpak met de werkgever.
Laag 1 bestaat uit maximaal 2 bladzijden en hierin staan de belangrijkste onderwerpen van de pensioenregeling. In de volksmond wordt dit ook wel “de
Informatievoorziening aan de werknemers hoort daar zeker bij.
pensioenregeling in 5 minuten” genoemd. De pensioenuitvoerder dient deze “laag” aan iedere werknemer te verstrekken. De informatie in deze “laag” is
De veranderingen door de Wet Pensioencommunicatie kunnen op doeltreffende wijze
minder omvangrijk dan voorheen in de startbrief.
omgezet worden in een win-win situatie tussen werkgever en werknemer. De OR kan hier fungeren als sparringspartner tussen beide.
2.
Laag 2 is voor de deelnemers die wat meer geïnteresseerd zijn in de pensioenregeling. In de volksmond wordt dit ook wel “de pensioenregeling in 30
Pensioen 1-2-3
minuten” genoemd. In laag 2 worden de onderwerpen uit laag 1 uitvoeriger
Voorheen was het zo dat iedere nieuwe deelnemer binnen 3 maanden na aanmelding een
uitgelegd.
startbrief ontving. Omdat deze voor de deelnemers vaak moeilijk te lezen was, en er teveel informatie in stond, werd deze niet gelezen of niet begrepen. Het nieuwe Pensioen 1-2-3 moet dit veranderen.
3.
Laag 3 bestaat uit de achtergrondstukken. Hier moet men denken aan het pensioenreglement, de jaarverslagen van de pensioenuitvoerder en de statuten van het pensioenfonds. De achtergrondstukken zullen op de website van de pensioenuitvoerder te vinden zijn.
December ’15
4
Wet Pensioencommunicatie Verder bevat het Pensioen 1-2-3 een speciaal onderdeel met de basisinformatie over de pensioenregeling
voor sollicitanten
en nieuwe werknemers
die
wellicht een
waardeoverdracht overwegen. Hierdoor kunnen de sollicitanten en nieuwe werknemers de pensioenregelingen goed met elkaar vergelijken. Ook dienen de pensioenuitvoerders bij het pensioen 1-2-3 gebruik te maken van standaard opschriften en iconen.
Het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) Het UPO wordt een jaarlijks terugkerende “jaaropgave” met de tot dan toe opgebouwde
In de toekomst zal het pensioenregister een beter overzicht moeten geven van de indicatie van het totale pensioeninkomen op de AOW-gerechtigde leeftijd. Het totale inkomen wordt dan vermeld op basis van drie verwachtingen, namelijk: •
Optimistisch
•
Verwacht
•
Pessimistisch
pensioenaanspraken. De UPO die nu reeds ieder jaar aan de deelnemers wordt verzonden zal beperkter en duidelijker worden. De informatie over het te bereiken pensioen zal er
Voor deze drie berekeningen zal een uniforme rekenmethodiek worden vastgesteld.
bijvoorbeeld uitgehaald worden. De UPO-modellen zullen worden vastgesteld door de minister van SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid).
Verder zal het op den duur mogelijk zijn om het huidige nettoloon te vergelijken met het toekomstige netto pensioen. Hier bovenop komt er nog een rekentool beschikbaar om te
Pensioenregister Het
huidige
pensioenregister
bepalen of het pensioen voldoet aan de huidige uitgaven. zal
aanzienlijk
worden
uitgebreid
met
diverse
funtionaliteiten. Het register zal inzicht gaan geven in de hoogte van het te bereiken pensioen. Ook zal men keuzes kunnen maken uit diverse belangrijke gebeurtenissen en dan kijken wat voor effect het heeft op de hoogte van het pensioen.
December ’15
5
Wet Pensioencommunicatie De invoering van de wet zal in stappen gaan:
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanpassing van de pensioenleeftijd. Met ingang van 1 juli
Stap 1: op 1 juli 2015 is deze wet officieel ingegaan. Vanaf dit moment mag de verplichte
2016 zullen de uitvoerders het pensioenregister 4x per jaar gaan verversen.
communicatie met deelnemers digitaal gaan verlopen, mits de deelnemer geen bezwaar maakt. Dit in tegenstelling tot de situatie hiervoor waarin de deelnemer alles per post
Stap 4: vanaf 1 januari 2017 zal er alleen maar gebruik worden gemaakt van uniforme
ontving en kon aangeven dat dit digitaal verzonden mag worden. Ook is het
modellen voor de pensioenoverzichten van pensioengerechtigden, gewezen deelnemers
pensioenregister
en gewezen partners met bijzonder partnerpensioen. Voor de deelnemers worden de
begonnen
met
het
verbeteren
van
hun
site
www.mijnpensioenoverzicht.nl.
UPO-modellen integraal herzien. Hoe dit er precies gaat uitzien is nog niet bekend.
Stap 2: vanaf 1 januari 2016 hoeft het “te bereiken pensioen” niet meer op het Uniform
Actan kan u hier natuurlijk verder bij helpen. Indien u hier behoefte aan heeft, dan kunt u
Pensioenoverzicht (UPO) te staan. Deelnemers die wel geïnteresseerd zijn in het “te
contact opnemen met uw contactpersoon van de loonafdeling (Annet, Ramona, Bianca of
bereiken
Martijn), telefoonnummer 020-6532100 of per e-mail. Zie volgende pagina voor
pensioen”
kunnen
dit
vanaf
1
januari
2016
terug
vinden
op
www.mijnpensioenoverzicht.nl.
contactgegevens.
Stap 3: met ingang van 1 juli 2016 moeten de uitvoerders communiceren met de deelnemers door middel van Pensioen 1-2-3. Dit mag uiteraard ook al eerder maar niet later dan 1 juli 2016. Ook dienen de pensioenuitvoerders vaker gegevens aan te leveren bij
het pensioenregister. Na aanlevering van een collectieve wijziging dient dit binnen 4 maanden verwerkt te zijn en zichtbaar te zijn voor de deelnemers in het pensioenregister.
December ’15
6
December ’15
Annet de Vries | Hoofd Loonverwerking & advies
Bianca van Duijker| Salarisadministrateur
E
[email protected] M +31 6 46 38 56 01
E
[email protected] T +31 20 653 21 00
Martijn Beekhuizen| Salarisadministrateur
Ramona van Aalstede| Salarisadministrateur
E
[email protected] T +31 20 653 21 00
E
[email protected] T +31 20 653 21 00
7
Checklist: wegwijs in het pensioen 1. …wat er wel onder de pensioenregeling valt en wat niet
5. …dat de werknemer keuze heeft in de pensioenregeling
Pak laag 1 van Pensioen 1-2-3 erbij en kijk samen de onderdelen “Wat krijgt u in onze
Pak laag 1 van Pensioen 1-2-3 erbij en bekijk samen welke keuzes er zijn binnen de
pensioenregeling?” en “ Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet?” Misschien zijn er
pensioenregeling.
aanvullende regelingen getroffen voor de werknemers. Bespreek deze dan ook en geef
6. …wanneer een eventuele partner moet worden aangemeld
aan het eind van het gesprek laag 1 van het Pensioen 1-2-3 mee aan uw (toekomstige)
Als uw werknemer samenwoont, of een geregistreerd partnerschap heeft, of niet in
werknemer.
Nederland woont, dan moet de werknemer zelf zijn partner aanmelden.
2. …waar kan de werknemer zien hoeveel pensioen hij/zij krijgt
7. …dat het pensioenfonds graag een e-mailadres ontvangt
Hoeveel pensioen de werknemer heeft opgebouwd staat op het Uniform Pensioen
Het pensioenfonds communiceert digitaal. Dit bespaart kosten. Hiervoor is het raadzaam
Overzicht (UPO). Deze wordt jaarlijks verstrekt. Voor meer informatie over de totale
dat de werknemer zijn e-mailadres doorgeeft, tenzij hier bezwaren tegen zijn uiteraard.
pensioenopbouw kan uw medewerker online terecht op www.mijnpensioenoverzicht.nl. 3. …wat de werknemer betaalt voor de pensioenregeling
8. …welke informatie over de pensioenregeling nog meer beschikbaar is Als de werknemer meer informatie wil ontvangen over de pensioenregeling kan hij/zij
De werknemer betaalt een eigen bijdrage voor de pensioenregeling. Vertel de werknemer
terecht op de site van de pensioenuitvoerder. Indien u zelf meer informatie kan geven,
wat de eigen bijdrage is voor de pensioenregeling.
vertel dit dan persoonlijk.
4. …dat eerder opgebouwd pensioen mee kan worden genomen
9. …geen deelname
Als uw werknemer elders pensioen op heeft gebouwd kan dit in veel gevallen worden
Indien een werknemer niet wil deelnemen, dan moet hij op de hoogte worden gebracht
meegenomen naar de nieuwe pensioenregeling. Dit heet waardeoverdracht. De
van de consequenties van niet-deelneming. Erg belangrijk is dat ook de eventuele
werknemer kan waardeoverdracht aanvragen bij de nieuwe pensioenregeling.
echtgenoot/partner van de werknemer op de hoogte wordt gesteld en hiermee schriftelijk akkoord gaat. Aandachtspunt: Pensioenreglement is altijd leidend.
December ’15
8
