White paper ARGUSeyes
Personeelskosten reductie zonder personeel op straat te zetten Wij helpen u graag bij uw maatschappelijke verantwoordelijkheid
1% structurele kostenreductie is een interessante gedachte en realistisch Pensioen Uit onderzoeken door ARGUSeyes blijkt dat 4-7% aan fouten resten nadat de accountant, de controleur van een pensioenfonds en de salarisadministrateur de bestuurder hebben gemeld dat de pensioenadministratie op orde is. Profijten c.q. risico’s maakt ARGUSeyes zichtbaar. U bent als bestuurder hoofdelijke aansprakelijk. Wat als uw medewerker meldt dat zijn pensioen niet op orde is?
Personeel- en arbeidsmarkt subsidies Structureel geld verwerven door toepassing personeel- en arbeidsmarkt subsidies. Ten opzichte van concullega bieden wij aanzienlijk lagere kosten (tot 40% goedkoper) en een hoger rendement. Onze werkwijze is onderscheidend vergeleken met andere aanbieders en gaat spaden dieper.
Toepassing arbeidsvoorwaarden en wet- en regelgeving op orde? Uw accountant werkt met de zgn. steekproef, wij beoordelen op werknemer-niveau aan de hand van de broninformatie zoals Cao, bedrijfsregels en individuele regel. Wij maken de echte profijten c.q. risico’s zichtbaar waarmee u uw maatschappelijk verantwoord ondernemen waar maakt. U bent als bestuurder hoofdelijke aansprakelijk. Met onze oplossing kunt u rustig slapen.
ARGUSeyes is ontstaan vanuit de ervaring die wij hebben opgedaan bij bedrijven dat bij de toepassing van arbeidsvoorwaarden en wet- en regelgeving vaak zaken niet juist worden geregistreerd c.q. juist worden toegepast. Oorzaken: •
Complexiteit van wet- en regelgeving
•
Sterk veranderende wet- en regelgeving
•
Oneigenlijke toepassing van de arbeidsvoorwaarden, niet gebaseerd op wettelijke gronden
•
Kennis en kunde van de administrateur niet op orde
•
Kwaliteit van de personele dataregistratie niet op orde
•
Onvoldoende investering door werkgever in bekwaam personeel
•
Er zijn meerdere ketens in het productieproces die van elkaar niet weten welke werkzaamheden op momenten worden uitgevoerd
•
Onvoldoende integrale controle
•
Onvoldoende “helicopterview” op het gehele proces
•
Onvoldoende management aandacht c.q. –ervaring (vaak als de loonbetaling fout gaat, geeft management aandacht)
•
Accountant controleert op basis van zgn. steekproefc.q. hoofdlijn eens per jaar
Dit zijn nogal wat zaken waarmee een organisatie te maken heeft. Onderstaand schema laat ook zien hoe complex het proces van de toepassing arbeidsvoorwaarden en wet- en regelgeving is.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen houdt o.a. in dat de werkgever zijn afspraken nakomt die met de werknemer zijn gemaakt. Deze afspraken (arbeidsvoorwaarden) komen in Cao’s, bedrijfsregels of individuele overeenkomst tot stand. Naleving van de overeengekomen arbeidsvoorwaarden hoort bij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Helaas wordt bewust of onbewust de toepassing van de arbeidsvoorwaarden niet in alle gevallen nagekomen, vaak in het nadeel van de werknemer.
Onbewust is de hoofdelijk aansprakelijke bestuurder van de risico’s die hij loopt. “Mijn accountant zegt dat alles op orde is, dus waarom moet ik dan nog twijfelen”. Vaak zijn de loonkosten 70-80% van de totale bedrijfskosten. 1% aan fouten kan de bedrijfscontinuïteit beïnvloeden, of het ergste geval het einde van de onderneming betekenen. Is dit niet een doemscenario? Laat de volgende voorbeelden (waar gebeurd) dan bevestigen hoe de praktijk is. 1. Bi de controle van de pensioenadministratie constateert ARGUSeyes dat bij 4 van de 8 bedrijven de pensioengrondslag van de algemeen directeur niet op orde is. (Alle verschillen in het nadeel van de directeur, met die directeuren wil ARGUSeyes graag in gesprek). Bij 1 van die directeuren was het verschil € 58.000 * 3 jaren = € 174.000. Oorzaak, de jaarlijkse bonus was in de periodieke loonbetaling gebracht. Het pensioenfonds schrijft in deze voor dat de periodieke toeslag pensioengevend loon is. 2. Bij onderzoek naar de pensioenregistratie van maatschappelijk aansprekende partij constateerde ARGUSeyes dat 2 werknemers gedurende 5 jaren onverzekerd waren voor het pensioen. Schade, ruim 0.5 mio aan pensioenkosten moest door de werkgever aan het pensioenfonds worden betaald die aansprakelijk werd gesteld vanwege onjuiste administratie. 3. Bij een gemeente bleek in 2013 dat sinds 2011 geen premies voor haar personeel aan de Belastingdienst werd afgedragen. Een medewerker van de salarisadministratie van de gemeente heeft een premie gewijzigd van 5,1 in 0% in het loonsysteem of salarissysteem, waardoor werd afgeweken van de landelijke regelgeving. De veiligheidsmaatregelen zijn daarbij genegeerd. Waarom de medewerker de wijziging heeft doorgevoerd is onduidelijk en niet meer te achterhalen omdat medewerker de gemeente heeft verlaten. Gevolgen van 3 •
2 mio is de Belastingdienst te kort gedaan en vordert, vervolgens wordt er door de Belastingdienst een boete opgelegd van 5% = € 100.000
•
interne controle bij gemeente heeft gefaald
•
externe controle door accountant heeft gefaald, accountant wordt aangesproken en aansprakelijk gesteld (neemt 40% voor zijn rekening)
•
Belastingdienst heeft geen afdoende controle, stelt haar controle ter discussie
•
politieke partijen stellen vragen aan college van burgemeester en wethouders
•
politiek stelt vragen aan minister Plasterk
•
imago schade voor gemeente en bestuurders De bestuurder met hoofdelijke aansprakelijkheid zit niet te wachten op dit soort verassingen, ook de Belastingdienst en politiek niet.
Deze voorbeelden zijn illustratief voor zaken die ARGUSeyes in de praktijk tegenkomt. In alle gevallen had de accountant de jaarrekening gecontroleerd en akkoord bevonden en een accountsverklaring afgegeven.
Wat is nu uw grootste probleem? De controles die door controlerende partijen worden uitgevoerd zijn allen gebaseerd op de zgn. steekproef methode. Een steekproef is volstrekt onvoldoende om een administratie te beoordelen en staat niet in de verhouding tot de complexiteit van processen. De zekerheid verkrijgt men wel als op werknemer-niveau wordt gecontroleerd. Controlerende partijen op HR- en loon database zijn:
accountant
ICT
audit / interne controle
functioneel beheerder
controle pensioenfonds
salarisadministrateur
Partijen weten vaak niet van elkaar welke controles worden uitgevoerd en is er onvoldoende regie op de uitvoering van de controles, gevolg Inefficiënte controle werkzaamheden. Pensioenadministratie De controle van de pensioenadministratie wordt uitgevoerd door partijen die allen de zgn. steekproef hanteren. ARGUSeyes constateert 4-7% aan verschillen tussen haar controle op werknemer-niveau t.o.v. de steekproefcontrole. Dit is een serieus vraagstuk omdat de werknemer een tekort aan pensioen kan worden gedaan waar de bestuurder hoofdelijk aansprakelijk voor is. Nu final-pay regelingen vrijwel niet meer worden toegepast (40 jaar registratie minder van belang omdat laatstgenoten inkomen bepalend is) en middelloonregeling veel wordt toegepast (ieder jaar de juiste registratie is dan essentieel), komt ARGUSeyes veel onjuiste registraties tegen. Probleem dat actueel is en wat velen niet realiseren is dat een organisatie na 7 jaren de administratie niet meer hoeft te bewaren waardoor bewijslast van onjuiste pensioenregistratie niet meer mogelijk is. Maatschappelijk een serieus probleem.
Personeel- en arbeidsmarktsubsidies ARGUSeyes maakt structureel geld zichtbaar door toepassing van subsidies. Met onze ervaring zijn wij in staat met geavanceerde programma’s gefundeerd het maximale uit subsidies te halen. ARGUSeyes zoekt niet enkel het laaghangend fruit, maar alle fruit en onderscheid zich daarmee van de concullega. Wij zien dat bedrijven veel geld laten door geen of beperkt gebruik te maken van de subsidie mogelijkheden. Zonde, hier liggen structurele inkomsten voor organisaties. ARGUSeyes kan een scan uitvoeren waarmee de mogelijkheid van subsidies zichtbaar wordt gemaakt.
Due Diligence Opvallend is dat bij due diligence de toepassing arbeidsvoorwaarden en wet- en regelgeving, alsmede de kwaliteit van de personele dataregistratie onvoldoende aandacht krijgt. 70-80 % van de bedrijfskosten zijn vaak de personele kosten. Het grote risico bij due diligence is vaak zaken rondom personeel. ARGUSeyes analyseert op werknemer-niveau en kan relatief snel zaken zichtbaar maken.
Arbeidsvoorwaarden De toepassing van arbeidsvoorwaarden is vaak de discussie tussen werkgever en individuele werknemer, vakbond of OR. De tekst van regelingen wordt door partijen verschillend geïnterpreteerd, bron van discussies, emoties, weerstand, stakingen, imago schade etc. De core business wordt hiermee onevenredig belast en beïnvloed daarmee de winstgevendheid negatief. Geen werkgever zit hier op te wachten, maar heeft hier wel dagelijks mee te maken. ARGUSeyes kan met haar programma de effecten op werknemer-niveau zichtbaar maken van de toepassing arbeidsvoorwaarden op het nettoloon van de werknemer en de kostprijs voor de werkgever. Interessant voor partijen die de arbeidsvoorwaarden bepalen, zoals werkgeversdelegaties en vakbonden, maar ook voor de interne kostprijs personeel.
Loonadministratie (loonboekhouding) De juiste inrichting van een loonsysteem is essentieel voor een goede loonverwerking, maar vooral ter voorkoming van ongewenste verrassingen c.q. risico’s. Regelmatig komt ARGUSeyes fouten bij de inrichting van het loonsysteem tegen, met vaak vergaande consequenties voor werknemers en werkgever. De controle op de inrichting van het loonsysteem is vaak niet op orde. ARGUSeyes past de zgn. bronredenatie toe, waarbij de bron de Cao, pensioenreglement, wet- en regelgeving etc. Is. Door het definiëren van deze bronnen wordt de relatie met het loonsysteem gelegd en beoordeeld.
Werkkostenregeling (WKR) Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle inhoudingsplichtigen. Naast de financiële impact voor bedrijven heeft de WKR vooral impact op de processen, verantwoordelijkheid van managers en organisatie. Leuker kunnen wij het niet maken, wel makkelijker (spreuk Belastingdienst) gaat hier echt niet op. 1.2% van de totale loonsom mag de inhoudingsplichtige onbelast verstrekken aan de werknemer. Wordt deze grens overschreden, dan moet de inhoudingsplichtige 80% eindheffing betalen. Als periodiek het grensbedrag onvoldoende wordt gemonitord, dan zal dit leiden tot ongewenste financiële verassingen. ARGUSeyes heeft voor het UWV de WKR beoordeeld. Horizontaal toezicht Met Horizontaal toezicht wil de Belastingdienst bereiken dat de inhoudingsplichtige meer zijn verantwoording neemt voor de juiste heffing van loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen. Hier tegenover staat dat de Belastingdienst geen onverwachte controles meer uitvoert bij bedrijven. Het gaat om het wederzijdse vertrouwen tussen belastingplichtige en de Belastingdienst, het scherper nemen en aangeven van ieders verantwoordelijkheid. Alle ARGUSeyes-producten zijn mede bepalend voor het verkrijgen van horizontaal toezicht.
ARGUSeyes B.V. Bergkampen 25 8326 AS SINT JANSKLOOSTER www.arguseyesbv.nl
[email protected]
