I. INCOMING CALL
Menerima telepon dengan tepat
Saat menerima telepon, mengucapkan sambutan waktu, menyebutkan nama diri dan perusahaan, kemudian menawarkan bantuan kepada penelepon. contoh: (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore) PT. xxx dengan xxx bisa dibantu?
Menanyakan identitas penelepon contoh: mohon maaf sebelumnya Bapak atau Ibu, dengan Bapak atau Ibu siapa saya berbicara?
Memilih telepon masuk, sambungkan penelepon dengan orang atau bagian yang dituju, dengan menekan tombol “hold” dan katakan “mohon tunggu sebentar”, apabila sedang sibuk jangan melempar telepon ke bagian lain dan jangan membiarkan penelepon menunggu atau “hold” terlalu lama.
Mencatat segala sesuatu yang penting dari pembicaraan telepon tersebut, mengulang kembali apa yang dicatat. Membuat catatan perlu dilakukan terutama ketika orang atau bagian yang dituju sedang tidak ada di tempat, yang harus diperhatikan adalah membuat catatan siapa nama penelepon, nomor telepon, tujuan menelepon dan beberapa informasi lain yang diperlukan. contoh : telephone message slip To Date
: ...............................................Urgent : ........... : ...............................................AM/PM : ...........
WHILE YOU WERE OUT From : .............................................................................. Of : .............................................................................. Phone : .............................................................................. Telephoned Please call Comes to see Wants to see Returned your call Will call again Message: ............................................................................ ............................................................................ Message taken by: ............................................................
Mengakhiri telepon masuk dan menawarkan bantuan kembali. contoh: Bapak atau Ibu, mungkin ada lagi yang bisa saya bantu? apabila tidak ada, akhiri dengan ucapan terima kasih. contoh: terima kasih telah menghubungi PT. xxx (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore)
1
II. OUTGOING CALL
Sebelum menelepon, atur rencana dan bila perlu buat catatan
Saat menelepon, berikan ucapan, sebutkan nama diri dan perusahaan, dan tanyakan nama orang yang akan dihubungi. contoh: (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore), saya Mifta dari PT. Novell, apakah bisa berbicara dengan Bapak atau Ibu X?
Apabila orang yang ditelepon ada, sampaikan pesan contoh: saya ingin menanyakan tentang penggunaan produk kami Mipi, apakah ada keluhan atau perubahan setelah pemakaian produk kami tersebut? Jika ada, apakah yang Bapak atau Ibu rasakan? Apabila orang yang ditelepon sedang tidak ada di tempat, tinggalkan pesan pendek, nama diri dan perusahaan.
Apabila pembicaraan telah berakhir, segera akhiri dengan ramah dan ucapkan terima kasih
III. SISTEM ANALISA PASAR TENTANG PRODUK MIPI 1. Mengumpulkan kuesioner yang telah di isi selama melakukan event/ penjualan. 2. Melakukan follow up dengan memasukkan data-data yang didapat dari kuesioner tersebut ke dalam tabel. 3. Setelah memasukkan ke dalam table, dari 4. Dari analisa tersebut, dapat mendapatkan suatu hasil
IV. ADMINISTRASI KEUANGAN 1. Sistem Gaji Dibayarkan tiap bulannya, dengan rincian: Supervisor Gaji Gaji Pokok
Rp
950,000.00
U.Transport
Rp
130,000.00
Insentif
Rp
25,000.00
Rp
1,105,000.00
Gaji Kotor Potongan Pph 15%xRp 1,105,000.00 Gaji Bersih
Rp
165,750.00
Rp
939,250.00
2
SPG Gaji Gaji Pokok
Rp
650,000.00
U.Transport
Rp
130,000.00
Insentif
Rp
12,500.00
Rp
792,500.00
Gaji Kotor Potongan Pph 15%
Gaji Bersih
Rp
792,500.00
Gaji Pokok
Rp
700,000.00
U.Transport
Rp
130,000.00
Insentif
Rp
10,000.00
PP Gaji
Gaji Kotor
Rp
840,000.00
Gaji Bersih
Rp
840,000.00
Potongan Pph 15%
-
U. Transport Insentif
5000/hari (sesuai hari kerja) - Supervisor & SPG
250/botol penjualan
- PP
200/orang yang dipijat
2. Administrasi Kantor Petty Cash (Laporan Kas Harian) Pengelolaan keuangan yang dilakukan atas pengeluaran tunai yang sifatnya relatif kecil. Bukti pengeluaran (faktur, kwitansi, nota) disimpan bersama dengan sisa uang didalam peti kas (cash box). Bila tak ada bukti apapun, harus membuat dokumen berupa bukti pembukuan (voucher). contoh laporan kas harian: LAPORAN KAS HARIAN 02 Januari 2009
Tgl 02
Keterangan
Debet (Rp)
Sisa saldo
Rp 1,500,000
Pemasukan: Kwitansi No. 1001 Penjualan Tunai
Rp
Total
Rp 2,875,000
Kredit (Rp)
Saldo (Rp) Rp 1,500,000
1,375,000
Pengeluaran: Pembelian bensin
Rp
Bayar parkir Pembelian ATK
Rp
50,000 6,000
Rp
120,000
Pembelian Tissue
Rp
5,000
Pembelian alkohol
Rp
10,000
3
Membayar tagihan telepon
Rp
Membayar tagihan langganan koran
Rp
500,000 80,000
Total
Rp
771,000
Sisa saldo
Rp 2,104,000
LAPORAN KAS HARIAN 03 Mei 2009
Tgl 03
Keterangan
Debet (Rp)
Sisa saldo
Kredit (Rp)
Rp 2,104,000
Pemasukan: Kwitansi No. 1001 Penjualan Tunai
Rp 2,000,000
Total
Rp 4,104,000
Saldo (Rp) Rp 2,104,000
Pengeluaran: Pembelian bensin
Rp
Bayar parkir Pembelian Tissue
Rp
6,000
Rp
15,000
Pembelian alkohol
Rp
Total
75,000
10,000 Rp 106,000
Sisa saldo
Rp 3,998,000
contoh voucher: Bukti Pembukuan Kas kecil No. voucher:
Surabaya,……………..
Dibayarkan kepada :……………………………… Perkiraan :……………………………… Jumlah barang :……………………………… Harga :……………………………… Yang menerima, Ttd
Menyetujui Ttd
Nama Jabatan
Nama Jabatan
3. Laporan Stok Barang/ Gudang, dipilah pilah menjadi:
Laporan barang masuk
Laporan barang keluar
Laporan persediaan barang (laporan kartustock)
yang masing-masing memiliki filter berdasarkan tgl, kode stok, merek, lokasi penempatan yang dapat dipilih.
V. ADMINISTRASI EVENT Preparing -
Membuat checklist perlengkapan kemudian memeriksa jumlah dan kondisi. contoh: CHECKLIST PERLENGKAPAN
4
Tempat : Hari/Tanggal : Pukul :
Perlengkapan
Jumlah
Check (V)
Perlengkapan Event Tenda
1 set
Kursi Pijat
2 buah
Kursi Pemijat
2 buah
Kursi untuk menunggu
3 buah
Meja display produk
1 buah
Taplak
1 buah
Spanduk besar
2 buah
Spanduk kecil
2 buah
Pengeras suara
1 buah
Kantong plastik
2 pak
Brosur
200 lembar
Stiker
100 lembar
Kuesioner
3 lembar
Perlengkapan PP
-
Handuk PP
4 buah
Tissue Pembersih tangan(antiseptik)
2 kotak
Alkohol
1 botol
Mipi untuk PP
4 botol
2 botol
Membuat checklist karyawan (Supervisor+PP+SPG) contoh: CHECKLIST SUPERVISOR+SPG+PP Tempat : Hari/Tanggal : Pukul :
No
Nama
Jam Masuk
Tanda Tangan
Jam Pulang
Tanda Tangan
Supervisor 1 2 SPG 1 2 3 PP 1 2 3
-
Membuat checklist produk contoh: CHECKLIST PRODUK
5
Tempat : Hari/Tanggal : Pukul : Kode barang
Nama
Ukuran
Satuan botol
M101
MIPI 100 ml
100 ml
M102
MIPI 60 ml
60 ml
botol
M103
MIPI 10 ml
10 ml
sachet
Jumlah Awal
Jumlah Akhir
Harga Satuan
Total Pemasukan
TOTAL
After event -
Memeriksa ulang checklist perlengkapan
-
Memeriksa checklist karyawan
-
Memeriksa checklist, menyesuaikan antara produk yang terjual dengan pemasukan.
-
Membuat laporan penjualan vs biaya yang telah dikeluarkan selama event Contoh laporan: LAPORAN SALES VS BUDGET Tempat :
Supervisor:
Hari/Tanggal :
Spg:
Pukul :
PP:
SUMBER PEMASUKAN No Uraian 1 Penjualan MIPI 100 ml MIPI 60 ml MIPI 10 ml
Jumlah
Harga Satuan
100 50
Rp Rp
20,000.00 12,500.00
Rp Rp
2,000,000.00 625,000.00
100
Rp
2,500.00
Rp
250,000.00
Rp
2,875,000.00
TOTAL PEMASUKAN PENGELUARAN No Uraian 1 Biaya Sewa Tempat Stan 2 Biaya Operasional Pembelian Bensin 3 Biaya Perlengkapan Kantong plastik Tissue Pembersih tangan(antiseptik) Alkohol 4 Gaji Supervisor SPG PP TOTAL PENGELUARAN
PEMASUKAN BERSIH
Total
Jumlah
Harga
Total
1
Rp
250,000.00
Rp
250,000.00
50
Rp
4,500.00
Rp
225,000.00
2 2
Rp Rp
1,200.00 5,000.00
Rp Rp
2,400.00 10,000.00
2 1
Rp Rp
6,000.00 10,000.00
Rp Rp
12,000.00 10,000.00
2 3 3
Rp Rp Rp
25,000.00 20,000.00 20,000.00
Rp Rp Rp Rp
50,000.00 60,000.00 60,000.00 679,400.00
Rp 2,195,600.00
6
7
