Projectplan/planning regionalisering regio West Brabant
Inleiding In het jaar 2010 zijn in de periode van maart tot september voorbereidende stappen gezet om in de regio West-Brabant (18 gemeenten, contactgemeente Breda) een regionale samenwerking op het gebied van leerplicht en RMC te realiseren. Voor 1 mei 2011 nemen de colleges en raden van de gemeenten een besluit over deelname aan uitvoeringsniveau 1 (centrale leerplicht en RMC administratie). Gemeenten nemen dan ook een besluit of zij binnen uitvoeringsniveau 2 gaan samenwerken op het gebied van uitvoeringsteams voor leerplicht en RMC (in de subregio West Brabant West werken de gemeenten daarop al samen) Op 1 januari 2012 moet de samenwerking gerealiseerd zijn. Tot die tijd implementeren de betrokken gemeenten de voorgenomen samenwerking, die wordt gecoördineerd door een projectleider van Donkelaar & Schüller adviseurs BV (DENSA). De regionale samenwerking leerplicht en RMC kent twee uitvoeringsniveau`s: Uitvoeringsniveau 1: Realiseren centrale leerplicht- en RMC administratie West Brabant Zowel in uitvoeringsniveau 1 als 2 wordt een centrale leerplicht- en RMC administratie gerealiseerd voor alle gemeenten die hiertoe voor 1 mei 2011 in college en raad een besluit nemen. De projectleider leidt het project voor realisatie van de centrale administratie namens de gemeenten die positief besluiten. Het besluit daartoe ligt voor bij alle 18 gemeenten in West Brabant. Er wordt uitgegaan van deelname door 15 gemeenten. Uitvoeringsniveau 2: Realiseren subregionale samenwerking taakuitvoering Naast deelname aan een regionale administratie wordt aan gemeenten besluitvorming voorgelegd voor een subregionale samenwerking op het gebied van uitvoeringsteams voor leerplicht en RMC. De 6 gemeenten in West Brabant West hebben al eerder besloten tot een samenwerking op subregionaal niveau. De projectleider is betrokken bij de vorming van de samenwerking in de subregio West Brabant (9 gemeenten rondom Breda). Deze gemeenten besluiten al dan niet tot samenwerking op dit niveau vóór 1 mei 2011. De projectleider neemt namens de gemeenten die besluiten tot deelname aan uitvoeringsniveau 2 de implementatie van de samenwerking ter hand. De gemeenten in de subregio’s West Brabant West en Land van Heusden en Altena participeren niet in uitvoeringsniveau 2. In de subregio West-Brabant West (6 gemeenten rondom Roosendaal/Bergen op Zoom) zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het samenbrengen van de uitvoerende leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders.
Uitvoering project De uitvoering van het project splitst zich in twee onderdelen met een eigen fasering en tijdspad die in onderlinge samenhang worden uitgevoerd.
2
Projectorganisatie Voor het goed laten verlopen van het project wordt een projectorganisatie vormgegeven. De projectorganisatie wordt zo ingericht dat gemeenten rechtstreeks of via een collegagemeente uit de sub-regio zo optimaal mogelijk vertegenwoordigd zijn. Er wordt naar gestreefd om participatie in stuur- en werkgroepen evenredig over alle gemeenten te verdelen. Binnen de projectorganisatie heeft de projectleider een centrale rol op zowel organisatorische, als procesmatige, als inhoudelijke onderdelen. De projectleider is verantwoordelijk voor het bewaken van de planning, afstemming tussen de betrokkenen en de oplevering van een werkend eindresultaat. De projectleider is in de projectorganisatie voorzitter van de werkgroepen, verantwoordelijk voor het realiseren van de producten en verantwoordelijk voor de communicatie over de project-voortgang aan de stuurgroep en diverse reguliere overleggen bestuurlijk, management en beleid en uitvoering. Voor goede aansluiting op de praktijk in de hele regio en borging van het project worden stuurgroep en werkgroepen samengesteld uit afgevaardigden van de deelnemende gemeenten. De projectorganisatie en samenstelling van de stuurgroep en werkgroepen zijn onderstaand beschreven. ALGEMEEN BESTUUR Regio West Brabant
OPDRACHTGEVER Regio west Brabant (Voorzitter Stuurgroep)
RMC Coördinator (regio west Brabant)
Afgevaardigde Beleid (gemeenten)
Afgevaardigde Management (gemeenten)
Projectleider (implementatie)
STUURGROEP
Werkgroep Aanbesteding
Werkgroep Gebruikers
Werkgroep Financiën
Werkgroep Juridische zaken
Werkgroep Personeelszaken
Werkgroep Communicatie
Werkgroep Implementatie
Algemeen bestuur in oprichting De samenwerking komt tot stand binnen een gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur, gekoppeld aan de West-Brabantmiddag, bestaat uit de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. Aangezien tijdens de implementatieperiode het algemeen bestuur nog niet geïnstalleerd is, vindt de bestuurlijke verantwoording plaats aan het gezamenlijk (regulier) overleg van de portefeuillehouders. De wethouder van Breda is als opdracht nemende gemeente eerste bestuurlijke aanspreekpunt in het project. Verantwoordelijk wethouder Breda: Saskia Boelema
Stuurgroep De stuurgroep is opdrachtgever binnen het project. Bijeenkomsten van de stuurgroep worden door de projectleider en RMC Coördinator/intern projectleider voorbereid.
3
De stuurgroep bestaat uit 6 personen en wordt in overleg samengesteld uit: • Ambtelijk opdrachtgever Breda en RMC Coördinator/Intern projectleider • Afdelingshoofden (vertegenwoordiging regio) • Beleidsmedewerkers (vertegenwoordiging regio) Beoogde samenstelling Stuurgroep: Herman Wietmarschen *
Hoofd afdeling Breda / Ambtelijk opdrachtgever RMC coördinator WB / Intern projectleider
Twan Wilmer* Afdelingshoofd subregio WB Afdelingshoofd subregio WBW Beleidsmedewerker subregio WB Beleidsmedewerker subregio WBW *Onder voorbehoud
De projectleider informeert de stuurgroep leden driewekelijks via een beknopt e-mail bericht over de voortgang van het project, uitgevoerde en afgeronde fases en/of projectonderdelen en eventuele vertragingen ten opzichte van de planning. De stuurgroep bewaakt de doelstelling en voortgang van het project. De stuurgroep komt ongeveer 1x per 6 weken bij elkaar om de voortgang van het project te bespreken en besluiten te nemen over afgeronde projectonderdelen, knelpunten en eventuele aanpassingen van de planning. Hierbij is de projectleider aanwezig. De stuurgroep komt in elk geval op 14 en 29 juni bij elkaar om een besluit te nemen over voorlopige en definitieve gunning.
Projectleiding uitvoering projectplan en planning afstemmen plan in klankbordgroep inrichting stuurgroep inrichting werkgroepen formeren wg aanbesteding formeren wg gebruikers/werkprocessen formeren wg implementatie formeren wg personele zaken formeren wg financiën formeren wg juridisch formeren wg communicatie Besluit college en raad niveau 1 Besluit college en raad niveau 2 Stuurgroep bepalen managementinformatie (afstemmen met klankbordgroep)
29-11-2010 1-12-2010 24-1-2011 3-1-2011 10-1-2011 10-1-2011 25-1-2011 1-6-2011 25-1-2011 25-1-2011 25-1-2011 25-1-2011 25-1-2011 25-1-2011 1-2-2011
1-1-2012 13-1-2011 25-1-2011 1-2-2011 14-6-2011 28-1-2011 28-1-2011 14-6-2011 1-2-2011 1-3-2011 1-3-2011 1-3-2011 1-5-2011 1-5-2011 1-1-2012
1-4-2011
1-7-2011
4
x x x x x
x x x x x x x x
x x x
x x x x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
eind
wg aanbesteding
start
stuurgroep
Taken/rollen
projectleider
Planning eerste bijeenkomst: medio februari Tijdbesteding: 1x per 6 weken: 2 uur i.v.m. overleg stuurgroep, Wekelijks i.v.m. voorbereiding/volgen project: gemiddeld ½ uur per week. Totaal: februari tot januari: 16 uur voor overleg, 24 uur overig.
voorlopig besluit gunning definitief besluit gunning besluit locatie besluit werkwijze/prioriteiten (niv.2)
13-6-2011 13-6-2011 29-6-2011 29-6-2011 1-4-2011 8-4-2011 17-10-2011 21-10-2011
x x x x
Werkgroepen Voor de uitwerking van de verschillende onderdelen van het project worden werkgroepen samengesteld (maximaal 6 personen) uit vakinhoudelijke medewerkers vanuit de betrokken gemeenten. De werkgroepen leveren producten op die nodig zijn voor het realiseren van het project. De werkgroepen komen gedurende het project enkele keren bij elkaar voor overleg en daarnaast voeren de werkgroep leden werkzaamheden voor de op te leveren producten. De uitvoering en verdeling daarvan worden binnen de werkgroepen afgesproken. De projectleider is voorzitter van alle werkgroepen en verantwoordelijk voor het opleveren van de producten. Daarnaast verricht de projectleider ook een groot deel van de werkzaamheden aan de producten om de tijdsinvestering van de werkgroep leden te beperken. De volgende werkgroepen worden ingericht:
1. Werkgroep Aanbesteding De werkgroep aanbesteding geeft uitvoering aan de aanbestedingsprocedure. De werkgroep is samengesteld uit ICT medewerkers en medewerkers inkoop. I.v.m. de omvang van de aanbesteding is sprake van Europese aanbesteding en zijn de daarvoor geldende bepalingen/richtlijnen van toepassing. Dit heeft tot gevolg dat tijdens het project voor wat betreft aanbesteding en gunning rekening dient te worden gehouden met de op basis van deze richtlijnen geldende termijnen.
5
De werkgroep brengt de regionale/lokale procedures en afspraken m.b.t. aanbesteding en inkoop in kaart, zorgt voor publicatie op de aanbestedingskalender, onderhoudt de communicatie met de mogelijke leveranciers, organiseert en begeleidt het gehele proces van aanbesteding tot gunning en formuleert een advies en voorkeur aan de stuurgroep voor de keuze van de softwareapplicatie en leverancier. Het beoordelen van de offertes is hier een onderdeel van. De De werkgroep verzorgt het collegevoorstel voor de gemeente Breda om namens de regio de gekozen software applicatie te kunnen inkopen. De werkgroep is verantwoordelijk voor het opstellen van het Programma van Eisen (PVE) voor de benodigde softwareapplicatie. Hiervoor vindt nauwe afstemming plaats met de werkgroep gebruikers die de benodigde input hiervoor aanlevert. Tijdens de aanbestedingsprocedure organiseert de werkgroep een aantal bijeenkomsten waar enkele leveranciers de applicatie kunnen demonstreren. Voor een efficiënte en objectieve test worden daartoe door de werkgroep gebruikers enkele realistische casussen ontwikkeld. Beoogde samenstelling werkgroep aanbesteding: Phillip Weijling/Peter Verhagen Eric Gubbels Afgevaardigde subregio WB Afgevaardigde subregio WBW Afgevaardigde subregio WB Afgevaardigde subregio WBW
Juridische zaken & Inkoop Breda Informatievoorziening Breda
Gedurende de periode van aanbesteding komt de werkgroep aanbesteding regelmatig bij elkaar voor overleg. In de eerste periode, tot aan de publicatie op de aanbestedingskalender (1 feb tot 14 maart) gebeurt dit 1 x per week. In de periode van 14 maart tot 1 juli komt de werkgroep 1 x per 2 à 3 weken bij elkaar. Gezien de beoogde gunningsdatum van 1 juli dient het besluit over (voorlopige) gunning, i.v.m. de Alcatel termijn van 15 dagen, uiterlijk op 15 juni te zijn genomen. Na de keuze voor de softwareleverancier (na 1 juli 2011) blijft de werkgroep aanbesteding het inkoopproces bewaken. Onder meer wordt bewaakt dat de softwareleverancier levert wat is aangeschaft. De tijdbesteding van de werkgroep wordt dan aanzienlijk minder. Drie leden van de werkgroep met ICT achtergrond vormen, samen met drie leden uit de werkgroep gebruikers, na 1 juli deel de werkgroep implementatie. Deze heeft tot taak gedurende de implementatie het project verder op technisch gebied te begeleiden en wordt o.a. betrokken bij conversies en testen. Eerste bijeenkomst: begin eind jan./begin feb. 2011 Tijdbesteding: van 1 feb tot 14 maart 1x per week: 2 uur i.v.m. overleg en 2 uur p/w voor uitvoering taken; van 14 maart tot 1 juli 1 x per 2 à 3 weken 2 uur voor overleg, Wekelijks i.v.m. uit te voeren werkzaamheden voor de door de werkgroep op te leveren producten: gemiddeld 1 uur per week; na 1 juli tot 1 januari: 1x per 6 weken: 2 uur voor overleg en voorbereiding. Totaal: februari tot 14 maart 12 uur voor overleg en 12 uur voor uitvoering taken. 14 maart tot juli: 12 uur voor overleg en 16 uur overig Juli tot januari: 8 uur voor overleg en voorbereiding
6
Werkgroep aanbesteding inkoopprocedure in beeld brengen concept-collegevoorstel Breda ivm gunning collegevoorstel gunning naar college Breda college Breda besluit genomen informeren bestaande leveranciers opzeggen bestaande contracten in gemeenten opstellen programma van eisen Aanbesteding aankondiging versturen aan EU / op kalender reacties verzamelen vragen verzamelen pre-bid meeting (onder voorbehoud) antwoorden verzamelen nota van inlichtingen versturen offertes leveranciers binnen offertes openen beoordeling offertes Bijeenkomst beoordeling offertes uitnodigen inschrijvers voor demonstratie demonstraties leveranciers voorlopige gunning (voorstel naar stuurgroep) Verzending brief voorlopige gunning definitieve gunning verzenden gunningsbrief contractbespreking en ondertekening Ingangsdatum nieuw contract Proces-verbaal van gunning naar EU monitoring inkoopproces/levering
28-1-2011 31-1-2011 2-2-2011 9-2-2011 9-2-2011 21-2-2011
1-1-2012 4-2-2011 9-2-2011 9-2-2011 1-3-2011 25-2-2011
21-2-2011 31-1-2011 14-3-2011
25-2-2011 14-3-2011 1-7-2011
14-3-2011 14-3-2011 24-3-2011 24-3-2011 13-4-2011 21-4-2011 29-4-2011 9-5-2011 10-5-2011 17-5-2011 17-5-2011 23-5-2011
14-3-2011 24-3-2011 13-4-2011 13-4-2011 21-4-2011 29-4-2011 9-5-2011 9-5-2011 17-5-2011 17-5-2011 18-5-2011 27-5-2011
27-5-2011 13-6-2011 29-6-2011 29-6-2011 29-6-2011 30-6-2011 16-8-2011 29-6-2011
13-6-2011 13-6-2011 29-6-2011 29-6-2011 29-6-2011 30-6-2011 16-8-2011 1-1-2012
7
x
x x x x
x x x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
wg aanbesteding
eind
stuurgroep
start
projectleider
Taken/rollen
x
x x
x
x
x x
x
x x x x x x x x x x x x
x x x x x x x x x x x
x x x
x
x x x
x x
x
x x x x x x x x
x
2. Gebruikersgroep/Werkgroep Werkprocessen De werkgroep gebruikers wordt samengesteld uit medewerkers in de uitvoering (leerplichtambtenaren, trajectbegeleiders, administratieve krachten, functioneel applicatiebeheerder) De werkgroep is gedurende de aanbesteding de inhoudelijke kennisbank en vraagbaak die de input levert voor het door de werkgroep aanbesteding op te stellen PVE. Daartoe behoort het opstellen van de conversie-strategie (per gemeente inzichtelijk maken welke gegevens uit de bestaande applicaties over gaan en welke historische gegevens mee gaan) en de eisen voor de module leerlingenvervoer die gemeenten als plusoptie kunnen gebruiken. De werkgroep is betrokken bij de door enkele softwareleveranciers georganiseerde demo’s en stelt daarvoor enkele realistische casussen op. De werkgroep heeft een adviserende stem bij de keuze voor leverancier. De werkgroep gebruikers wordt tijdens de aanbesteding (input voor PVE) en na de gunning nauw betrokken bij het opstellen, beschrijven en modelleren van de werkprocessen en inhoudelijke inrichting van de leerlingenadministratie. Nadat op 1 juli de gunning heeft plaats gevonden participeren 3 leden van de werkgroep gebruikers samen met enkele leden uit de werkgroep aanbesteding tot 1 januari 2012 in de werkgroep implementatie. Deze werkgroep begeleidt de implementatie van de leverancier en wordt nauw betrokken bij testen en conversies.
8
Beoogde samenstelling werkgroep gebruikers: LPA subregio WB LPA subregio WBW TB subregio WB TB subregio WBW Adm. Med /applicatiebeheerder subregio WB Adm. Med /applicatiebeheerder subregio WBW Eerste bijeenkomst: begin eind jan/ begin feb. 2011 Tijdbesteding: van 1 feb tot 14 maart 1x per week: 2 uur i.v.m. overleg en 2 uur p/w voor uitvoering taken;
Werkgroep gebruikers opstellen/input programma van eisen opstellen casus voor demo leveranciers demonstraties leveranciers advies applicatie voor wg aanbesteding bepaling werkprocessen bepaling brieven/formulieren screening huidige wijze van inrichting data inrichten systeem tabellen inrichting werkprocessen inrichting standaardbrieven inrichting management informatie voorstel werkwijze/prio aan stuurgroep (niv.2) teambuilding/bepalen cultuur en kaders (niv 2)
28-1-2011 31-1-2011 2-5-2011 23-5-2011 27-5-2011 1-4-2011 1-4-2011 1-2-2011 15-8-2011 15-8-2011 15-8-2011 15-8-2011
1-1-2012 14-3-2011 6-5-2011 27-5-2011 10-6-2011 13-5-2011 13-5-2011 1-5-2011 1-11-2011 1-11-2011 1-11-2011 1-12-2011
14-6-2011 14-10-2011 14-10-2011 23-12-2011
9
x
x x x x x x x x x
x x x x
x
x x x x x x x x x x x x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
x
x x
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
eind
wg aanbesteding
start
stuurgroep
Taken/rollen
projectleider
van 14 maart tot 1 juli: 1x per 3 weken: 2 uur i.v.m. overleg werkgroep, 2 uur per week gemiddeld voor uitvoering taken; Van 1 juli tot 1 januari: 1 x per 4 weken voor overleg: 2 uur Wekelijks i.v.m. uit te voeren werkzaamheden voor de door de werkgroep op te leveren producten: van 14 maart tot 1 juli gemiddeld 2 uur per week, na 1 juli gemiddeld 1 uur per week. Totaal: februari tot 14 maart: 12 uur voor overleg en 12 uur voor uitvoering taken 14 maart tot juli: 11 uren voor overleg; 32 uren uitvoering taken Juli tot januari: 13 uren voor overleg, 26 uren overig.
x
3. Werkgroep Implementatie De werkgroep implementatie bestaat uit 6 medewerkers en wordt samengesteld uit deelnemers van de werkgroep aanbesteding en de werkgroep gebruikers. De werkgroep wordt betrokken bij de feitelijke implementatie van de software applicatie. Onderdeel daarvan is het testen van de applicatie en (proef)conversie(s) van data in bestaande leerlingenadministraties bij de deelnemende gemeenten naar de nieuwe applicatie. Dit is een arbeidsintensief proces waarvoor met de gehele werkgroep een aanzienlijk aantal uren nodig is. De werkgroep volgt hierbij de door de werkgroep gebruikers opgestelde conversiestrategie. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data in de huidige leerlingenadministraties. Tijdens de proefconversie wordt duidelijk of de kwaliteit van bestaande data voldoende is om mee te gaan naar de nieuwe applicatie of dat de kwaliteit te slecht en/of onvolledig is om in de conversie mee te kunnen. Na de proefconversie worden gemeenten hierover geïnformeerd en worden de opties hoe e.e.a. kan worden opgelost aan de gemeenten voorgelegd. Gemeenten hebben dan de keuze om eerst zelf te zorgen dat de bestaande data aan de kwaliteit voldoet, of om te besluiten de bestaande data niet in de conversie mee te nemen. Beoogde samenstelling werkgroep implementatie: Medewerker werkgroep aanbesteding Medewerker werkgroep aanbesteding Medewerker werkgroep aanbesteding Medewerker werkgroep gebruikers Medewerker werkgroep gebruikers Medewerker werkgroep gebruikers Eerste bijeenkomst: begin eind juni 2011 Tijdbesteding: Na gunning (van medio juni tot 1 jan. 2012) 1 uur per 4 weken voor overleg en gemiddeld 1 uur per week voor uitvoering van taken. (tijdens de (proef)conversie en het testen is gedurende een week volledige ureninzet nodig; eventueel dient dan een beroep te worden gedaan op extra capaciteit voor de testweek) Totaal: juli tot januari 13 uren voor overleg, 26 uren overig. Tijdens proefconversie: 32 uur
10
14-6-2011 1-7-2011
1-1-2012 1-1-2012
1-7-2011
29-7-2011
Opvragen DUO bestanden (C-levering) voor proefconversie proefconversies
18-7-2011 5-8-2011
5-8-2011 19-8-2011
memo + conversierapport naar gemeenten (suggesties oplossingen)
15-8-2011
19-8-2011
besluit gemeenten i.v.m. oplossing data conversie
19-8-2011
2-9-2011
2-9-2011 5-8-2011 1-9-2011
23-9-2011 1-11-2011 1-12-2011
15-8-2011 1-8-2011 10-10-2011 17-10-2011 14-11-2011 18-11-2011 3-10-2011
12-9-2011 1-12-2011 14-10-2011 28-10-2011 18-11-2011 23-12-2011 23-12-2011
Werkgroep implementatie implementatie door leverancier gemeenten leveren data voor proefconversie
realisatie oplossing gemeente + 2e proefconversie realisatie DUO koppeling autorisaties toegang DUO realiseren technische uitwisseling gegevens (GBA's gemeenten) eenmalige vulling systeem definitieve conversie testen/proefdraaien ingebruiknemen van nieuwe systeem training specifieke applicaties training generieke applicaties
11
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
wg aanbesteding
eind
stuurgroep
start
projectleider
Taken/rollen
x x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x
x x
x
x
x x x x x x
x x x x x x
x x x
x
x
4. Werkgroep Personeelszaken De werkgroep personeelszaken wordt samengesteld uit medewerkers die zich bij de gemeenten bezig houden met HRM taken. Bij de inrichting van de werkgroep wordt er naar gestreefd dat gemeenten die personeel overdragen zoveel mogelijk in de werkgroep vertegenwoordigd zijn. De werkgroep wordt betrokken bij het bepalen van de arbeidsrechtelijke consequenties (bepalen constructie detachering/in vaste dienst centrumgemeente/payrolling e.d). Onderdeel daarvan is het bepalen van de gewenste werklocatie. De werkgroep heeft de opdracht op zoek te gaan naar een geschikte locatie in de omgeving van Breda en een voorstel daartoe ter besluit aan de stuurgroep voor te leggen. De consequenties van de locatiekeuze worden voor de werknemers inzichtelijk gemaakt (reiskosten woonwerkverkeer/ openbaar vervoer mogelijkheden etc.) Ook brengt de werkgroep in kaart welke ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden in de nieuwe organisatie er voor de medewerkers zijn. (zoals specialisatie en opleiding). Besluitvorming over deelname aan uitvoeringsniveau 1 en 2 vindt in de gemeenten plaats voor 1 mei. In verband daarmee dient de stuurgroep in de 1e week van april een besluit over de locatie te hebben genomen en dient de werkgroep voor 1 april de gevolgen in beeld te hebben gebracht en een advies aan de stuurgroep te hebben geformuleerd. De werkgroep informeert de OR in de diverse gemeenten en onderhoudt met die OR een intensief contact over de voortgang. Verder wordt de werkgroep personeelszaken betrokken bij de samenstelling en inrichting van de verschillende teams voor niveau 1 en 2 (de omvang daarvan en de mogelijkheden om personeel over te dragen kan afhankelijk zijn van het besluit van een gemeente over wel of niet meegaan in niveau 2; soms kan bij niveau wel personeel worden overgedragen terwijl bij alleen meedoen in niveau 1 die optie er niet is) Tijdens het inrichten van de teams wordt de werkgroep personeelszaken betrokken bij eventuele werving van programmadirecteur en medewerkers van de nieuw te vormen organisatie. Beoogde samenstelling werkgroep personeelszaken: Afgevaardigde subregio WB* Afgevaardigde subregio WBW* Afgevaardigde subregio WB* Afgevaardigde subregio WBW* Afgevaardigde subregio WB* Afgevaardigde subregio WBW* *Onder voorbehoud Eerste bijeenkomst: eind jan/begin feb 2011 Tijdbesteding: van februari tot 1 april: 1 x per 2 weken voor overleg: 2 uur en uitvoering taken gemiddeld 1,5 uur per week Van 1 april tot 1 januari: 1 x per 6 weken voor overleg: 2 uur. Wekelijks i.v.m. uit te voeren werkzaamheden voor de door de werkgroep op te leveren producten: ½ uur per week. In de laatste fase van de implementatie (vanaf 1 oktober) zal de overleg frequentie veranderen naar 1 x per 3 weken en zal de tijdsbelasting voor uit te voeren werkzaamheden toenemen tot gemiddeld 1 uur per week. Totaal: februari tot april: 9 uur voor overleg en 14 uur uitvoering taken april tot oktober: 8 uren ivm overleg, 13 uren overig Oktober tot januari: 9 uren voor overleg; 13 uren overig
12
1-2-2011 1-1-2012 1-2-2011 1-4-2011 1-2-2011 1-4-2011 1-2-2011 1-8-2011 1-8-2011 23-9-2011 26-9-2011 30-9-2011 3-10-2011 23-12-2011
x x x x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
x
wg gebruikers
x x
wg aanbesteding
eind
stuurgroep
Werkgroep personeelszaken keuze locatie + voorstel aan stuurgroep bepaling arbeidsrechtelijke consequenties informeren OR bepaling samenstelling team individuele gesprekken met teamleden inrichting werkplekken
start
projectleider
Taken/rollen
x x x x x x x
5. Werkgroep Financiën De werkgroep financiën wordt gevormd door medewerkers op de financiële afdelingen van de gemeente Breda (als toekomstige uitvoerende organisatie) en 2 regiogemeenten. De werkgroep houdt zich bezig met het opstellen van de begroting en stelt de kaders vast voor de wijze van betaling en frequentie i.v.m. de financiële bijdrage van de regiogemeenten en de wijze waarop financieel verantwoording plaats vindt. Belangrijke taak voor de werkgroep is het transparant inbedden en verankeren van regionale financiën, begroting en verantwoording in de financiële administratie van de gemeente Breda. Beoogde samenstelling werkgroep financiën: Evelyn Wiertz Afgevaardigde subregio WB* Afgevaardigde subregio WBW* *Onder voorbehoud
Breda Regiogemeente Regiogemeente
Eerste bijeenkomst: medio mei 2011 Tijdbesteding: van mei tot januari: 1 x per 8 weken voor overleg: 2 uur en 1 uur voor voorbereiding. Totaal: 13 uren.
13
Werkgroep financiële zaken afspraken met gemeenten ivm bijdrage
1-3-2011 1-5-2011
1-1-2012 1-10-2011
verankering regionale administratie/verantwoording
2-5-2011
1-11-2011
x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
wg aanbesteding
eind
stuurgroep
start
projectleider
Taken/rollen
x x x
6. Werkgroep juridisch/GBA De werkgroep juridische zaken is samengesteld uit juridische medewerkers en medewerkers die zich bij de gemeenten bezig houden met GBA taken. De werkgroep zorgt voor het aanpassen van de GBA-verordening en opstellen van de bewerkersovereenkomst. De werkgroep maakt voor alle gemeenten een voorstel (memo) voor de benodigde tekstuele aanpassing van de huidige GBA verordening (gedeelte betreffende leerplicht) en produceert voor alle gemeenten het collegevoorstel waarmee de colleges van de gemeenten kunnen besluiten tot het aanpassen en opnieuw vaststellen van de GBA verordening. In nauwe samenspraak met de leverancier draagt de werkgroep er zorg voor dat het GBA berichtenverkeer zo efficiënt mogelijk in de uitvoering wordt verankerd. De werkgroep zorgt daarnaast voor inbedding van beroep- en bezwaarprocedures op het terrein van leerplicht en RMC in de bestaande gemeentelijke organisaties en bewaakt/organiseert dat juristen worden ingewerkt op de gemeenschappelijke regeling en gevolgen, zodat eventuele aanpassingen later zelfstandig kunnen worden doorgevoerd. Beoogde samenstelling werkgroep juridische zaken: Jurist Breda GBA beheerder Breda Afgevaardigde jurist subregio WB* Afgevaardigde jurist subregio WBW* Afgevaardigde GBA beheerder subregio WB* Afgevaardigde GBA beheerder subregio WBW* *Onder voorbehoud
Gemeente Breda Gemeente Breda Regiogemeente Regiogemeente Regiogemeente Regiogemeente
Eerste bijeenkomst: medio april 2011 Tijdbesteding: van april tot 1 tot 1 januari: 1 x per 6 weken voor overleg: 2 uur en 1 uur voorbereiding. Totaal: 20 uur.
14
Werkgroep juridisch/GBA begeleiden verankering GR bij gemeenten realisatie GBA afspraken/berichtenverkeer opstellen bewerkersovereenkomst memo voor aanpassing GBA verordening
1-3-2011 1-5-2011 20-6-2011 15-8-2011 15-8-2011
1-1-2012 1-1-2012 5-8-2011 2-9-2011 2-9-2011
concept collegevoorstel wijzigen GBA verordening besluit college wijziging GBA verordening regionale ambtsinstructie opstellen (niv. 2) vaststellen ambtsinstructie in colleges proces bezwaar/beroep procedures ingebed
15-8-2011 2-9-2011 2-9-2011 11-11-2011 15-8-2011 2-9-2011 2-9-2011 1-11-2011 3-10-2011 28-11-2011
x x x x
x x x x x
x
x
x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
wg aanbesteding
eind
stuurgroep
start
projectleider
Taken/rollen
x x x x
7. Werkgroep communicatie De werkgroep communicatie wordt gevormd door communicatiemedewerkers en zorgt ervoor dat veranderingen en ontwikkelingen worden gecommuniceerd binnen de diverse gemeenten en dat scholen en samenwerkingspartners in de jeugdketen worden geïnformeerd. Ook zorgt zij voor het informeren van de diverse media. Bij het communiceren naar het onderwijsveld en samenwerkingspartners in de jeugd- en zorgketen vindt afstemming plaats met de werkgroep gebruikers, vanwege de rechtstreekse intensieve contacten van de medewerkers in de uitvoering. Beoogde samenstelling: Afgevaardigde gemeenten Breda Afgevaardigde subregio WB* Afgevaardigde subregio WBW*
Gemeente Breda Regiogemeente Regiogemeente
15
Werkgroep communicatie communicateplan onderwijsveld/ketenpartners informeren onderwijsveld en partners persbericht(en) 'ad hoc'
1-3-2011
1-1-2012
2-5-2011 1-7-2011 2-5-2011
1-7-2011 1-10-2011 1-12-2011
x
leverancier
wg communicatie
wg juridisch
wg financien
wg personele zaken
wg implementatie
wg gebruikers
eind
wg aanbesteding
start
stuurgroep
Taken/rollen
projectleider
Eerste bijeenkomst: begin mei 2011 Tijdbesteding: van 1 mei tot 1 tot 1 januari: 1 x per 6 weken voor overleg: 1 uur en 1 uur voorbereidingstijd Totaal: 13 uren.
x x
x
x x
8. Communicatie intern/betrokkenheid regionale klankbordgroep Het communiceren naar direct betrokkenen (medewerkers in de uitvoering van leerplicht en RMC, regionale klankbordgroep, afdelingshoofden) is een verantwoordelijkheid van de projectleider. De projectleider neemt zoveel mogelijk deel aan de diverse relevante regionale overlegvormen en zorgt voor een maandelijkse nieuwsbrief. Kort nadat de hiervoor genoemde werkgroepen met de werkzaamheden zijn gestart wordt per werkgroep een planning gemaakt van de op te leveren producten. In deze planning wordt aangegeven op welke momenten acties en/of informatie van de gemeenten wordt verwacht. Gemeenten kunnen daardoor tijdig anticiperen op eventuele werkzaamheden die op hen afkomen. De leden van de regionale klankbordgroep worden hier namens alle gemeenten over geïnformeerd zodra de planning met op te leveren producten door de werkgroep gemaakt is. Eventuele bijstellingen hierin worden direct na de bijstelling aan de klankbordleden kenbaar gemaakt. De projectleider informeert de leden van de klankbordgroep en de medewerkers in de uitvoering van leerplicht en RMC via nieuwsbrieven en terugkoppeling in het regionale overleg van de klankbordgroep en het regionale overleg leerplicht (RLO) over de voortgang en ontwikkelingen van de op te leveren producten in de werkgroepen. Dit heeft tot doel dat gemeenten niet alleen op de hoogte zijn van de voortgang, maar ook dat zij aan de projectleider suggesties en voorstellen kenbaar kunnen maken die in de werkgroepen bij de ontwikkeling van de producten kunnen worden meegenomen. Daarmee wordt voorkomen dat gemeenten, zonder een eigen inbreng te hebben gehad, met producten worden geconfronteerd nadat deze zijn opgeleverd en in de stuurgroep zijn vastgesteld.
16
