141387
Waterschap Roer en Overmaas
Plan van aanpak
Zorgplicht Waterkeringen
Waterschap Roer en Overmaas
Versie 1.0, corsa 141387 10 april 2014
Versiebeheer Nr.
Auteur
Datum
Versie 1.0
Keulers, mmv Potter, Jeuriëns, Lemmens, Louwsma, Brans, Notten, Jelec, Palmen, Brouwers Naam
10-04-2014
Auteur:
Erik Keulers
Vastgesteld:
Jacq In den Kleef
Functie Hoofd Projecten en Waterkeringen Secretaris/Directeur
Aard van de wijziging Eerste definitieve versie
Datum
1 Jj'ùCr
Paraaf
l í h
Distributielijst Aan Dagelijks Bestuur Secretaris/Directeur Adjunct-Directeur Afdelingshoofden Manager onderhoud Coördinator Handhaving Coördinator Vergunningverlening en plantoetsing Beleidsadviseurs Waterkeringen Overige deelnemers Werkgroep Zorgplicht: Vesna Jelec Jildou Louwsma Henri Lemmers Alex Palmen Kwaliteitscoördinator
Versie
Datum laatste versie
Inhoud Inleiding
4
Interne Kwaliteitsborging Waterschap Roer en Overmaas
5
Invulling Kader voor de zorgplicht binnen Roer en Overmaas
6
Werkwijze
6
Lange termijn en over de grenzen
6
Bestuurlijk vastgelegde visie en ambitie
6
Afstemming samenhangende zorgplicht
6
Evaluatie van de zorgplicht en gevolg geven
7
Informatiemanagementsysteem
7
Rapportage over resultaten
7
Inspectie van de primaire waterkering
8
Werkwijze en Planning
8
Resultaten
9
Onderhoud van de primaire waterkering
9
Werkwijze en Planning
9
Resultaten
9
Bediening Kunstwerken
9
Werkwijze en Planning
9
Resultaten
9
Vergunningverlening
10
Werkwijze en Planning
10
Resultaten
10
Handhaving
10
Werkwijze en Planning
10
Resultaten
11
Calamiteitenzorg
12
Werkwijze en Planning
12
Resultaten
13
Kennismanagement
13
Werkwijze en Planning
13
Resultaten
14
Juridisch vastleggen gegevens kering
14
Werkwijze en Planning
14
Resultaten
14
Beheren dagelijkse gegevens kering
14
Werkwijze en Planning Resultaten Organisatie implementeren Kader Zorgplicht
14 1 4
15
Bemensing
15
Tijdpad
15
Vastlegging documenten
15
Voortgangsrapportage Verbetertraject
15
Inleiding Waterschappen en Hoogheemraadschappen dragen veelal honderden jaren zorg voor waterkeringen in Nederland. Voor Waterschap Roer en Overmaas geldt dit echter niet. Pas sinds 2005 is aan de keringen langs de Maas, vanaf 1995 aangelegd, de status van primaire waterkeringen is toegekend. In het voorbije decennium heeft het waterschap invulling gegeven aan deze nieuwe taak, veelal in eerste instantie gericht op het operationeel veilig houden van de keringen. Daarnaast is met de LRT-3 voor het eerst uitvoering gegeven aan een toetsing van de keringen. Sinds januari 2014 is het toezicht op de zorgplicht waterkeringen overgegaan van Provincie Limburg naar de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Door het Directoraat-Generaal Ruimte en Water is daarnaast een kader voor de zorgplicht opgesteld, waarmee een meetlat voorhanden is gekomen om de kwaliteit van de zorgplicht, zoals deze door ons Waterschap wordt uitgevoerd, te toetsen, enerzijds binnen de eigen interne kwaliteitszorg, anderzijds via de audits die door ILT uitgevoerd zullen gaan worden. Met het afronden van de verlengde 3 toetsronde breekt voor Waterschap Roer en Overmaas een e
nieuwe periode aan. De opgedane kennis van de keringen moet worden geborgd en worden omgevormd naar een doorlopende zorgplicht. Alle informatie die daarbij impliciet binnen de organisatie voor handen is moet expliciet worden gemaakt. Alle acties die worden uitgevoerd binnen de zorg voor onze keringen moeten onderdeel zijn van een (of meerdere) plan-do-check-act-cycli. Het voorliggende plan van aanpak geeft de wijze weer waarop het waterschap vorm wil geven aan de verdere borging van de zorgplicht. Het document is een groeidocument, waar het proces tot optimaliseren van de zorgplicht daar in 2014 aanleiding voor geeft zal dit document worden aangevuld of aangepast.
Interne Kwaliteitsborging Waterschap Roer en Overmaas Kwaliteitsverbetering is voor Waterschap Roer en Overmaas een belangrijk issue. Dit komt tot uitdrukking in de ISO-certificering die het waterschap al jaren heeft. Om dit certificaat te behouden, dient bij de jaarlijkse externe audit door de accrediteringsorganisatie Dekra continue kwaliteitsverbetering en klantgerichtheid aangetoond te worden. Hiertoe heeft het waterschap een kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkeld waarin bestuurlijke, ondersteunende en primaire processen en hun onderlinge samenhang beschreven zijn. Bij de beschrijving van deze processen is steeds uitgegaan van de Plan-Do-Check-Act cirkel van Deming. Het einde van elk proces bestaat steeds uit een evaluatie ervan, waarbij de resultaten hiervan middels een verbeterproces tot zichtbare aanpassingen/verbeteringen van (de kwaliteit van) het proces leiden! Ook worden gedurende het jaar interne audits gehouden waarin door een speciaal hiertoe opgeleide groep medewerkers uit de hele organisatie naar een specifieke scope van elk proces gekeken! Ook hiervan zijn de resultaten input van het verbeterproces waardoor kwaliteitsverbetering continue de aandacht heeft. Elk proces heeft een proceseigenaar die verantwoordelijk is voor de kwaliteitsborging van zijn eigen proces. Hiertoe beschikt elk proces over een aantal hiertoe ontwikkelde procesindicatoren die minimaal 2x per jaar aan het management gerapporteerd worden. Het geheel is voor alle medewerkers terug te vinden in het digitale kwaliteitshandboek en draait onder de verantwoordelijkheid van een kwaliteitscoördinator die periodiek verantwoording aan het management aflegt en deze enthousiasmeert tot kwaliteitsborging en -verbetering. Binnen dit kwaliteitsmanagementsysteem is geen proces Waterkeringen beschreven maar de waterkeringen maken wel deel uit van een aantal wel beschreven primaire processen zoals "Aanleg en verbeteren", "Onderhoud" en "Handhaving". Samen met diverse bestuurlijke en ondersteunende processen wordt zo een bijdrage geleverd aan het borgen van de zorgplicht voor de waterkeringen.
In 2011 is daarnaast het Programma Veiligheid van start gegaan. Het Programma Veiligheid is niet alleen een meetinstrument ten behoeve van het vergaren van management-informatie, het is vooral ook een platform voor het wisselen van knelpunten tussen medewerkers en afdelingen en het daarmee doorvoeren van verbeterslagen binnen de organisatie. Het programma kan ook worden gezien als een vangnet voor activiteiten binnen het waterschap waar de PDCA-cyclus nog niet rond is of nog onvoldoende expliciet wordt toegepast. In januari 2014 is een evaluatie van het Programma Veiligheid verschenen. Belangrijkste conclusies van deze evaluatie zijn: »
het gehanteerde instrumentarium van het Programma Veiligheid (overlegstructuur en opzet indicatoren) een prima basis is voor het introduceren en verder uitbouwen van een waterschap breed bedrijfsvoeringsmodel;
»
De voortgang van het Programma wordt op dit moment door twee hoofditems belemmerd: » »
de bestaande organisatiecultuur waarbinnen we niet afmaken waar we aan beginnen; en het (ervaren) gebrek aan managementaandacht als gevolg waarvan we prioriteiten elders leggen.
Voor de Zorgplicht Waterkeringen bestaat de behoefte om niet terug te hoeven vallen op een vangnetconstructie, maar juist pro-actief sturing te geven aan dit systeem van processen, met als doel de veiligheid van de keringen te kunnen garanderen en deze borging toegankelijk en inzichtelijk te maken. Daarmee geeft dit plan van aanpak invulling aan de conclusies uit de evaluatie van het Programma Veiligheid, maar kan het ook een voorloper zijn voor het borgen van andere systemen binnen het waterschap.
Invulling Kader voor de zorgplicht binnen Roer en Overmaas Werkwijze Het kader Zorgplicht Primaire Waterkeringen kent een aantal processen. Voor ieder van die processen wordt dezelfde werkwijze toegepast: Stap 1. Inventariseren welke acties binnen het waterschap voor handen zijn; voor de meeste processen vinden reeds activiteiten plaats binnen het waterschap. Vaak ingebed in andere reguliere werkzaamheden, vaak ook impliciet. In eerste instantie wordt daarom met een doorsnede aan medewerkers een inventarisatie gemaakt van de activiteiten die plaats vinden en wordt bekeken in hoeverre deze activiteiten onderdeel uitmaken van een plan-do-check-act-cyclus. Stap 2. Inventariseren van de inhoudelijke en organisatorische risico's die door de medewerkers gezien worden ten aanzien van het voorliggende proces. Stap 3. Aan de hand van de vorige twee stappen is voldoende basisinformatie aanwezig om de zorgplicht ten aanzien van het onderhavige proces te optimaliseren door enerzijds een duidelijk kader voor het proces te schetsen (inspectieplan) en door anderzijds de plan-do-check-act-cycli te sluiten; tenslotte wordt de informatie toegankelijk gemaakt voor een ieder, Stap 4. Implementeren, instrueren en evalueren. De bijgestelde procesbeschrijving wordt geïmplementeerd in het dagelijks werk. De betrokken operationele medewerkers worden geïnstrueerd over de nieuwe werkwijze en na ca. 6 maanden worden de ervaringen met deze werkwijze geëvalueerd en zo nodig worden werkwijze en proces verder aangescherpt. Daarmee doorloopt ook het proces om de werkwijze te verbeteren zelf de plan-do-check-act cyclus. De bovengenoemde processen worden in de periode 1 april - 1 november 2014 voor alle processen binnen de zorgplicht doorlopen. Gezien het feit dat Waterschap Roer en Overmaas een van de vier keringbeheerders is, die opgenomen zijn in de ILT-pilot op het proces Inspectie Primaire Keringen is dit proces naar voren gehaald. Streven voor dit proces is om half april de stappen 1 t / m 3 te hebben doorlopen en een start te hebben gemaakt met stap 4. De planning voor de totale invulling van de zorgplicht is opgenomen in hoofdstuk xx
Lange termijn en over de grenzen Bestuurlijk vastgelegde visie en ambitie Het vigerende beleidsdocument ten aanzien van de waterkeringen binnen Roer en Overmaas is op strategisch niveau het Waterbeheersplan 2012-2015, met daaraan gekoppeld het Beheerplan Waterkeringen.. Inmiddels is het Waterbeheersplan 2016-2020 in voorbereiding. Het Waterbeheerplan wordt door de Waterschappen Roer en Overmaas en Peel en Maasvallei gezamenlijk opgesteld. Binnen het opstellen van het Waterbeheerplan wordt de werking van de voorgaande beleidsdocumenten geëvalueerd en worden de beelden bijgesteld in het nieuwe Waterbeheerplan. Afstemming samenhangende zorgplicht Binnen de Zorgplicht heeft Waterschap Roer en Overmaas een tweetal potentiële raakpunten: 1.
Met Rijkswaterstaat als keringbeheerder voor de Sluizen Limmel en Bosscherveld, beiden gelegen in dijkringen van het Waterschap Roer en Overmaas. Met Rijkswaterstaat vindt
afstemming plaats over het keringbeheer. (Sluis Limmel wordt binnen enkele jaren door een keersluis vervangen, afstemming over ontwerp heeft met het Waterschap plaatsgevonden). 2.
Met het Waterschap Peel en Maasvallei is er wel uitwisseling van kennis ten aanzien van de primaire keringen en wordt gezamenlijk beleid gemaakt, er is echter geen raakvlak in de Zorgplicht, er zijn immers geen dijkringen die zowel onder Waterschap Roer en Overmaas als onder Waterschap Peel en Maasvallei vallen.
Evaluatie van de zorgplicht en gevolg geven Met dit plan van aanpak wordt vormgegeven aan het integraal positioneren en navolgbaar maken van de zorgplicht. Een evaluatie op de zorgplicht heeft momenteel nog niet plaatsgevonden. Deze evaluatie zal medio 2014 worden uitgewerkt en worden opgenomen in dit plan van aanpak en in de PDCA-cyclus.
Informatiemanagementsysteem De informatiemanagement systematiek voor de PDCA procedure wordt gevormd door de huidige ondersteunende systemen van de betrokken processen. Voor onderhoud betreft dit het Onderhoud Beheer Systeem (OBS), voor handhaving betreft dit Corsa, voor de kernregistratie betreft dit ArcGIS en Geoweb, voor kwaliteitsVprocesmanagement betreft dit Comm'ant. Verder is Corsa het document management systeem waarin documenten, waaronder plannen en rapportages, worden beheerd. Voor de zorgplicht is in Corsa een aparte structuur opgezet om relevante documentatie snel en eenvoudig terug te vinden. Vanuit de informatievoorziening is er momenteel een roadmap in ontwikkeling, waarin een ontwikkelpad geschetst wordt naar een beter gestructureerde informatievoorziening. Hierin worden o.a. ontwikkelingen benoemd voor het verbeteren van de procesgegevens en ondersteunende processystemen, voor het breed (her)gebruiken van de kern- en basisregistraties, voor het borgen van samenhang van deze gegevens en systemen en voor de business intelligence om overkoepelende (management) rapportages te kunnen genereren. Bij de uitvoering van de roadmap zijn de architectuurkaders en -afspraken leidend.
Rapportage over resultaten In de bestuurlijke P&C cyclus van Waterschap Roer en Overmaas zijn vijf bestuursrapportages opgenomen; de meerjarenraming, de begroting, de voorjaarsrapportage, de najaarsrapportage en de jaarrekening.
tVl e e r j a r e n r a m i ncj
Voorjaarsrapportage
Najaarsra p p o r t a g
Ja n r r t î k o n i r ï tļ
Daarnaast beschikt het waterschap over een management P&C cyclus waarin ten behoeve van de sturing door het management op operationeel niveau drie keer per jaar gerapporteerd wordt middels een jaarplan (per team), halfjaarrapportage (per team en samengevoegde managementrapportage) en jaarevaluatie (per team en samengevoegde managementrapportage). Teamplannen
Halfjaarlijkse teamrapportage
i i
Halfjaarlijkse management rapportage Eindejaars teamrapportage
į
Eindejaars management rapportage
Al deze rapportages omvatten het volledige werkveld van het waterschap, waarmee ook verantwoording wordt afgelegd ten aanzien van de staat van de waterkeringen. Met de introductie van het Kader voor zorgplicht van Primaire Keringen wordt in 2014 nagegaan in hoeverre aanscherping en aanpassing van de bestaande rapportages wenselijk is.
Inspectie van de primaire waterkering Werkwijze en Planning
Met het oog op de pilot-audit door de ILT op het inspectieproces is voor dit proces, conform de eerder omschreven werkwijze, de voorliggende werkwijze ten aanzien van inspecties tegen het licht gehouden. Voor alle inspecties is nagaan in hoeverre de PDCA-cyclus sluitend is, terwijl daarnaast een risicoanalyse conform de RISMAN-systematiek heeft plaatsgevonden over het totale proces van inspecties. Daarbij zijn zowel inhoudelijke als organisatorische risico's geïnventariseerd. Op basis van deze risico-analyse, alsmede de evaluatie van de PDCA-cycli, zijn de volgende aanpassingen in het inspectieproces in april 2014 doorgevoerd: 1.
Inspectieplan Waterkeringen 2014 (CORSA 141146): introductie van een integraal inspectieplan, opgesteld vanuit het risicobeeld; voorheen werden inspectieplannen sectoraal opgepakt (Handhaving) of werden inspecties impliciet uitgevoerd; met de introductie van dit inspectieplan is een totaaloverzicht voor handen van de uit te voeren inspectieacties en kan de efficiency van deze acties worden verhoogd; bovendien is er expliciet een keuze gemaakt in de taken van de inspecteur ter plaatse en de deskundige ten kantore.
2.
Introductie Inspectieformulieren: buitendienstmedewerkers registreerden hun inspectiewerkzaamheden tot nog toe in het Onderhoud Beheersysteem (OBS); geconstateerd is echter dat daarmee onvoldoende inhoudelijke informatie werd vastgelegd; om deze reden zijn nieuwe inspectieformulieren opgesteld, die naast de registratie in OBS gebruikt zullen
worden; inmiddels heeft de eerste instructie aan de buitendienstmedewerkers plaatsgevonden en hebben ook de eerste inspecties nieuwe stijl plaatsgevonden. Resultaten Op basis van bovenstaande documenten zal in de komende maanden vorm worden gegeven aan het opzetten van een format voor de overkoepelende inspectierapportage. Jaarlijks zal de inspectiecyclus worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Worden er binnen dat jaar tekortkomingen geconstateerd, dan worden deze tussentijds geëvalueerd en kan eerder bijstelling plaatsvinden. Met name voor de nieuw geïntroduceerde documenten geldt dat deze mogelijk eerder bijgesteld worden, als de praktijkervaring daar aanleiding toe geeft.
Onderhoud van de primaire waterkering Werkwijze en Planning Sedert anderhalfjaar werkt Waterschap Roer en Overmaas met een Onderhoud Beheerssysteem (OBS). Binnen het OBS worden onderhoudsacties gepland en gemonitord op uitvoering. Het vormt de basis voor de proces van de buitendienstmedewerkers én van ingehuurde opdrachtnemers. Binnen het OBS wordt ook het onderhoud (én door de buitendienst uit te voeren inspecties) aan de waterkeringen gepland. Op basis van de ervaringen met het inspectieproces wordt de komende maanden binnen het proces onderhoud nader bekeken: 1.
Of de PDCA-cyclus Onderhoud aan Primaire Waterkering voldoende gesloten is en volledig is;
2.
Wordt nagegaan of de aansluiting tussen inspecties en daaruit volgende onderhoudsacties voldoende is.
Resultaten In lijn met het voorgaande zal voor het Check-Act-deel van de onderhoudscyclus worden nagegaan of: 1.
De huidige vastlegging van uitgevoerde onderhoudsacties in OBS voldoende inzicht geeft ten behoeve van de Zorgplicht op de Primaire Keringen;
2.
Of er voldoende uitwisseling plaatsvindt tussen de resultaten van de onderhoudsacties en het Beheerregister.
Bediening Kunstwerken Werkwijze en Planning Waterschap Roer en Overmaas kent relatief weinig kunstwerken. De grootste kunstwerken binnen de primaire kering zijn een tweetal keersluizen in de Roer te Roermond. Deze kunstwerekn wordt alleen bij hoogwater bediend/gesloten. Wel worden deze kunstwerken één maal per maand bediend voor onderhoudsdoeleinden (spoelen). Resultaten nvt
Vergunningverlening Werkwijze en Planning Het waterschap heeft verschillende instrumenten ter beschikking om het watersysteem te beschermen en te voorkomen dat er ongewenste ontwikkelingen plaatsvinden. Belangrijk hierin zijn de Keur en de Legger. In de keur, de belangrijkste verordening van het waterschap, is beschreven welke geboden en verbodsbepalingen er gelden in en om het watersysteem. Op de legger (een kaart) is aangegeven waar welke ge- en verboden van toepassing zijn. Het waterschap heeft deelgenomen aan een landelijk project 'professionalisering vergunningverlening'. Onderdeel hiervan was een risicoanalyse. Voor veel voorkomende vergunningaanvragen met een betrekkelijk laag risico zijn algemene regels opgesteld. Voor vergunningaanvragen in, op of rondom de waterkering is geconcludeerd dat deze altijd een verhoogd risico hebben en niet met een algemene regel afgedaan kunnen worden. Voor iedere aanvraag vindt dan ook een individuele belangenafweging plaats. Het procesvergunningverlening is ISO-gecertificeerd. Onderdeel van dit proces is advies inwinning bij inhoudelijk specialisten. Voor het onderdeel waterkeringen wordt hiervoor beroep gedaan op de specialisten bij de afdeling Nieuwe werken. Een andere stap in het procesvergunning verlening is een juridische en een handhaafbaarheidstoets. Bij deze laatstgenoemde toetst wordt beoordeeld of de vergunningvoorwaarden in de praktijk uitvoerbaar zijn. Ook vindt hier de inhoudelijke overdracht van het dossier plaats, van vergunning verlening naar toezicht. Tijdens de uitvoering vindt op informele basis regelmatig en afstemming plaats tussen de vergunningverlener en de toezichthouder. In de PDCA-cyclus kan dit de check worden genoemd. Deze afstemming kan leiden tot andere inzichten, aanpassing van werkprocessen, beleidsregels of standaardwerk. Ook vindt er jaarlijks een evaluatie van het procesvergunningverlening plaats. Hiermee proberen we knelpunten te signaleren en voor de toekomst te voorkomen. Resultaten De tijdens de evaluatie van het proces Vergunningverlening geconstateerde verbeterpunten zullen in het kader van het kwaliteitsmanagementsysteem worden opgepakt.
Handhaving Werkwijze en Planning Het hoogste uitgangspunt van Toezicht en handhaving, voor nu en in de toekomst, betreft een zo goed mogelijke bijdrage aan het bereiken van de doelstellingen van het waterschap; de waterkeringennormen (Waterwet), kwantiteitsnormen (NBW) en kwaliteitsnormen (KRW). Een zo goed mogelijke bijdrage van het proces Handhaven wordt geleverd door in te zetten op: effectiviteit, efficiëntie en monitoring Inzet en prioritering van toezicht en handhaving is afgestemd op de grootste risico's (probleemgestuurd) zodanig dat de grootste aandacht gaat naar die gebieden die de doelstellingen van de waterschappen (het meest) in gevaar brengen. In 2013 is een methode ontwikkeld voor het uitvoeren van een risicoanalyse naar de activiteiten van derden die mogelijk een negatief effect hebben op het behalen van de doelstellingen van het
waterschap. Deze methode zal worden gehandhaafd voor verdere evaluatie van risico's tenzij in de toekomst verbeterde voortschrijdende inzichten worden verkregen. Jaarlijks wordt de risicoanalyse geijkt om de noodzakelijke aanpassingen in de planningen te kunnen doorvoeren. Keuzes ten aanzien van de inzet van mensen, processen en instrumenten zijn passend bij de hoogte van het risico Į prioriteit zodanig dat deze het beste effect sorteren. In het algemeen wordt geoordeeld dat een aanwezig toezicht bijdraagt aan doelbereiking. Conform de in 2011 vastgestelde Handhavingsvisie wordt naast correctief (handhavend) optreden, de kracht van preventief optreden (voorlichting, communicatie) onderkend en derhalve ingezet. Er wordt gestreefd naar een zo optimaal mogelijke mix van inzet van mensen, processen en instrumenten binnen hetgeen beschikbaar en bereikbaar is, zodanig dat de totale risico beheersing het grootst is. De beschikbare capaciteit en competenties zijn bepalend voor de mate van risicobeheersing. Hierin moeten keuzes worden gemaakt. Er wordt gestreefd naar een zo effectief mogelijke inzet van beschikbare middelen en tevens gestuurd op verdere ontwikkeling van capaciteit en competenties. Eventueel hiervoor noodzakelijke opleidingstrajecten zullen hiervoor worden ingezet. De inzet van middelen en mensen ten aanzien van de inspecties Waterkeringen is op hoofdlijnen uitgewerkt in het Integrale inspectieplan Waterkeringen (corsanummer 141146) en verder in detail beschreven in het Deelinspectieplan Waterkeringen Toezicht en handhaving (corsanummer 141067). Resultaten Vanuit de hoogste doelstellingen, vertegenwoordigd in het waterbeheerprogramma, wordt de uitvoering op het operationele terrein vertaald via het 'big-8' principe. Volgens datzelfde principe vindt terugkoppeling plaats van het operationele niveau naar het hoofdniveau opdat eventueel bijgestuurd kan worden. Zonder gedegen monitoring en evaluatie is het niet mogelijk goed te (blijven) sturen. Toezicht en handhaving maakt voor de rapportage van indicatoren over de effectiviteit en efficiëntie gebruik van een KPI dashboard, welke is afgestemd met het algemeen bestuur zowel op inhoud als op frequentie.
Waterbeheerprogramma
Monitoring j Evaluatie wel of niet Handhavingsbeleid
behalen van indicatoren
Meerjarenplanning Risicoanalyse /prioritering HH
Bepalen indicatoren Jaarplanning
Procesmatig werken e n
Bijsturen op het wel of niet halen
verbeteren
van indicatoren
Sturen op indicatoren
figuur 1: The big 8'
In 2014 is voor het proces handhaving zaaksgewijs werken geïmplementeerd, in de vorm van het organisatie breed ingezette project 'Van Zoeken naar Vinden'. De doelstelling van het project 'Van Zoeken naar Vinden' is het eenvoudig en snel kunnen terugvinden van digitale documenten in het Document Management Systeem (Corsa) (zie plan van aanpak, corsanummer 122614). De wijze waarop dit bereikt wordt, is door per (ISO)proces een aantal stappen te doorlopen die ertoe leiden dat eenzelfde begrippenkader ontstaat. Bij dit project wordt gebruik gemaakt van de systematiek van kenniskaarten. Een kenniskaart is een hulpmiddel voor het vastleggen en structureren van informatie in een organisatie. Per proces wordt een matrix opgesteld, waarbij een aantal documentkenmerken worden vastgelegd. Van de door het team Handhaving uitgevoerde toezichtscontroles (inspecties) worden inspectierapporten opgesteld, welke aan de desbetreffende zaak worden gekoppeld. De gewenste prestatie indicatoren kunnen op dit moment nog niet volledig samengesteld worden, hiervoor is een verbetering in de registratie nodig. Zo is het al wel mogelijk om (gerealiseerde) middelen Į producten, overtredingen en meldingen â klachten te beoordelen, het is nog niet mogelijk deze aan de geïnventariseerde risico's te verbinden. In afwachting van een nieuw systeem, waarin speciale aandacht voor rubricering en classificering wordt gevraagd, is begin 2014 gestart worden met een eenvoudige aanpassingen aan de huidige producten HH registratie.
Calamiteitenzorg Werkwijze en Planning Het waterschap Roer en Overmaas (crisisbeheersing) heeft er voor gekozen om aan te sluiten bij de landelijke visie "samenwerking in de crisisbeheersing". Daardoor zijn we in 2020 onderdeel van een
veerkrachtig partnerschap van waterschappen in de crisisbeheersing, zowel in de voorbereiding als de feitelijke bestrijding van crisis. Dit bereiken we door vergaande samenwerking tussen waterschappen en door het aangaan van optimale allianties met onze belangrijkste partners in de crisisbeheersing : de veiligheidsregio. De calamiteitenzorg is de voorbereiding op calamiteiten. Alle activiteiten die worden ontplooid in het kader van een goede voorbereiding op en efficiënte bestrijding van calamiteiten worden samengebracht in een calamiteitenzorgsysteem. De bundeling van de diverse activiteiten in één systeem zorgt ervoor dat de samenhang van de activiteiten wordt gewaarborgd en gecoördineerd. Het calamiteitenplan (CORSA 090839)is het basisdocument en biedt een kader voor het optreden bij calamiteiten en incidenten. Het belangrijkste doel van het calamiteitenplan is daarbij: structuur bieden voor het optreden van de calamiteitenorganisatie van WRO tijdens zowel de bestrijding van calamiteiten als de voorbereiding op calamiteiten. In de taakuitoefening van het waterschap zijn een aantal (voorspelbare) riscio's onderkend (wateroverlast, waterkwalitet, afvalwater, Hoog Water Maas). Voor de bestrijding van calamiteiten die met deze risico's te maken hebben zijn bestrijdingsplannen ontwikkeld. De bestrijding van calamiteiten waarbij de waterkeringen van belang zijn vindt plaats volgens het Bestrijdingsplan Hoog Water Maas. Voor de bemensing van de calamiteitenorganisatie maakt het waterschap zoveel mogelijk gebruik van eigen personeel, gemeenteambtenaren (kadewachten) en ingehuurd personeel van aannemers voor het uitvoeren van acties. De calamiteitenorganisatie is vastgelegd en bezet middels een organisatieschema. Het waterschap beschikt over een vastgesteld beleidsplan OTO 2012-2015. Er wordt ieder jaar een jaarplan vastgesteld waarin de OTO-activiteiten van dat jaar zijn opgenomen. Henri zou jij hier een stukje kunnen schrijven over de oefening van vorig jaar, verwijzen naar relevante documenten en ook aangeven hoe we met de evaluatiepunten zijn omgegaan !! Resultaten In 2014 heeft er een oefening plaatsgevonden "Mosa eXtrema". Doel van deze oefening was om medewerkers in een situatie te brengen van de bestrijding op een hoogwater Maas en daar ervaring mee op te doen; het testen van de nieuwe structuur en werkwijze bij de actiecentra Communicatie en Buiten en het testen van de logistieke haalbaarheid van het uitrijden van de pompen in het meest extreme scenario. Tevens is er een test uitgevoerd met het sluiten van een aantal coupures. De evaluatie (CORSANR) heeft aangetoond dat de nog een aantal verbeteringen zijn door te voeren in organisatie werkwijze en dat de logistiek in de oefening haalbaar is gebleken. De verbeterpunten uit oefeningen en incidenten zijn vanuit diverse evaluaties verzameld en opgenomen in een verbeter lijst. Voortgang van de verbeteringen uit deze lijst wordt gemonitord en gerapporteerd.
Kennismanagement Werkwijze en Planning Ten aanzien van crisisbeheersing: het beleidsplan OTO biedt het kader op het gebied van opleiden. Hierin is bepaald welk competentie niveau wordt verlangd van organisatie/ medewerkers. Opleidingen en instructies die in dit kader worden gegeven worden gepland in het OTO-jaarplan en
geregistreerd in het personeelsregistratiesysteem. Nieuwe medewerkers die een rol gaan spelen in de calamiteitenorganisatie worden geïntroduceerd en bijgepraat over hun specifieke taken. Ten aanzien van inspecties: de buitendienstmedewerkers worden on-the-job getraind ten behoeve van hun inspectietaak. Deze training vindt plaats via door de deskundige adviseurs (Adviseurs Waterkeringen en Dijkinspecteur) van het Waterschap. Momenteel heeft het Waterschap één gediplomeerd dijkinspecteur. Mede in het kader van de Zorgplicht zal worden bezien of dit voldoende is. Resultaten De huidige verbeterslag ten aan zien van de Zorgplicht op de Primaire Kering en het bijbehorende kader zullen onvermijdelijk gevolgen hebben voor het gewenste kennisniveau binnen de organisatie. Daarom zal bij iedere nadere uitwerking van de processen binnen de Zorgplicht, conform dit plan van aanpak, niet alleen gekeken worden naar het sluiten van PDCA-cycli, maar ook naar het gewenste kennisniveau binnen de organisatie. Waar nodig zal deze kennis door opleiding of anderszins worden verkregen. Met de evaluatie van de zorgplicht zal ook kennisniveau worden geëvalueerd.
Juridisch vastleggen gegevens kering Werkwijze en Planning Alle waterschapsbelangen, en daarmee ook de belangen ten aanzien van de waterkering, zijn vastgelegd in de Legger. Legger is vastgesteld op 27 november 2012 en is ontsloten via internet en die is ook raad te plegen via Intranet. Om uniformiteit aan de legger te geven zijn "Beleidsregels Invulling leggerplicht" vastgesteld corsa nummer 110369. Momenteel ligt een Leggerwijziging in concept gereed. Resultaten De volledigheid en actualiteit van de legger wordt binnen het Waterschap Roer en Overmaas met regelmaat geëvalueerd en waar nodig is vindt aanpassing plaats. Wijziging van de legger loopt procedureel tegelijke met de openbare procedure van het Projectplan (eigen projecten) en of besluit legger wijziging die voortvloeit uit de besluiten die aan de deerde verleend zijn en consequentie hebben voor de legger. De nu voorliggende Leggerwijziging vloeit daaruit voort. Binnen deze Leggerwijziging wordt onder andere geanticipeerd op de verlegging van de kering in de Alexanderhaven, Roermond, welke op handen is. Door nu reeds hierop via de Legger te anticiperen worden de belangen van het Waterschap ter plaatse geborgd.
Beheren dagelijkse gegevens kering Werkwijze en Planning Binnen het waterschap Roer en Overmaas is een Beheerregister aanwezig waar in de kern registratie wordt vast gelegd. Beheerregister is geen proces op zich. Hij is opgenomen en beschreven in het ISO proces van GIV. Beheerregister is ontsloten via GeoWeb. Resultaten Ten aanzien van de Zorgplicht zal de komende maanden in beeld worden gebracht of de PDCA-cyclus ten behoeve van het actueel houden van het Beheerregister voldoende gesloten is.
Organisatie i m p l e m e n t e r e n Kader Zorgplicht Bemensing Het Waterschap Roer en Overmaas kent een model van lijnsturing. De organisatie en implementatie van de Zorgplicht op de Primaire Kering is belegd bij het Hoofd Projecten en Waterkeringen. Voor de implementatie van het Kader op de Zorgplicht en het evalueren en aanpassen van de PDCA-cyclus voor alle processen binnen het kader is een werkgroep samengesteld. De organisatie voor het implementeren voor kader bestaat daarmee uit: Opdrachtgever:
Jacq In den Kleef, secretaris-directeur
Verantwoordelijke Zorgplicht:
Erik Keulers, Hoofd Projecten en Waterkeringen
Deelnemers werkgroep:
Peter Notten, Hoofd Middelen/Onderhoud en Calamiteiten Peter Brouwers, Manager Onderhoud Chantal Jeuriëns-Vanneer, Coördinator Handhaving Alex Palmen, Inspecteur Waterkeringen Rinus Potter, Deskundige Waterkeringen Yvonne van Kruchten, Deskundige Waterkeringen Vesna Jelec, Beheersregiste^kernregisatratie Jildou Louwsma, Informatievoorziening Henri Lemmens, Calamiteitenteam
Kwaliteitscoördinator WRO:
Natascha Brans
Waar nodig zullen specialisten betrokken worden bij deze werkgroep.
Tijdpad Voor 31-12-2014 dienen alle processen binnen het Kader Zorgplicht te zijn doorgelicht op de wijze zoals dat nu voor het proces Inspecties heeft plaatsgevonden. Daarmee zijn per 1-1-2015 alle PDCAcycli op volledigheid gecontroleerd en waar nodig aangevuld en kan de Zorgplicht conform Kader worden uitgevoerd.
Vastlegging documenten Binnen het Waterschap Roer en Overmaas worden alle stukken vastgelegd in het CORSA-documentmanagementsysteem. Binnen CORSA is een aparte structuur aangemaakt t.b.v. de Zorgplicht, waarbij de structuur van het Kader voor Zorgplicht Primaire Keringen gevolgd wordt. Daarmee kunnen de documenten die betrekking hebben op de zorgplicht eenduidig inzichtelijk worden gemaakt.
Voortgangsrapportage Verbetertraject De Verantwoordelijke Zorgplicht zal in 2014 een maal per kwartaal mondeling de voortgang van het verbeterproces rapporteren aan de Opdrachtgever. Van dit overleg wordt een verslag vastgelegd.
