Plan van aanpak ZOJP-carrousel Organisatie algemeen Definitieve datum hangt samen met de beschikbaarheid van de locatie en de sprekers. •
Check vooraf of er geen andere belangrijke bijeenkomsten zijn op dezelfde datum
•
Check of de datum valt in een vakantie of tijdens bestuurs/ledenvergaderingen en/of nascholing van de doelgroep
•
Over het algemeen zijn dinsdag en donderdag de beste dagen om een evenement te plannen
•
Voor zorgverleners is over het algemeen geldt dat het beste tijdstip is de (na)middag of begin van de avond
•
Zorg voor betrokkenheid van de belangrijkste stakeholders door bijvoorbeeld een werkgroep van vertegenwoordigers
•
Als het programma begint met een inloop/inschrijfgedeelte is het belangrijk om het anders te benoemen. Noem het bijvoorbeeld een netwerkmoment, anders komen mensen te laat
•
Naast een inhoudelijk programma zijn netwerkmomenten een belangrijk onderdeel van het programma
Wat?
Wie?
Wanneer?
Voorlopig programma
ROS en werkgroep voorbereiding
Start organisatie 3 of 4 maanden van tevoren
Afstemming:
titel
opzet
(opties) datum
sprekers
panelleden
netwerktafels
gespreksleiders
vaststellen gewenst aantal deelnemers
adressenlijst met emailadressen
accreditatie ja of nee?
Dit is traject moet lang van tevoren (3 maanden) worden ingezet. Het is arbeidsintensief en relatief kostbaar. Bij veel verschillende doelgroepen is het af te raden)
Raedelijn, MdK
Vooroverleg dagvoorzitter
ROS
3 maanden van tevoren
Programma definitief
ROS en werkgroep
2 maanden van tevoren
Afstemming locatie en catering
ROS
2 maanden van tevoren
Briefing sprekers (eventueel dagvoorzitter, gespreksleiders netwerktafels)
ROS
6 weken van tevoren
Draaiboek definitief
ROS
1 maand van tevoren
Presentje en (persoonlijke) bedankkaart voor sprekers/dagvoorzitter
ROS
2 weken van tevoren
Overleg opzet
Raedelijn, MdK
Communicatie
Digitale uitnodiging – aanmeldingen Een digitale uitnodiging is helemaal van deze tijd. Als je toch een gedrukte uitnodiging wilt, houd er dan rekening mee dat je de planning drie weken naar voren moet trekken (in verband met drukproeven en drukprocessen). Het definitieve programma moet dan eerder gereed zijn. •
Zet in de onderwerpregel van de e-mail het woord uitnodiging
•
In de tekst: spreek mensen persoonlijk aan in de uitnodiging, maak het exclusief
•
Als de uitnodiging voor bestuurders is, stuur dan ook een uitnodiging aan de secretaresse
•
Tijdstip van versturen: donderdag aan het einde van de middag of vrijdag (niet op maandag, dinsdag en donderdagochtend op deze dagen hebben mensen het (te) druk om zich aan te melden
•
Bij een gratis evenement: breng eventueel kosten in rekening als mensen zich niet of te laat afmelden en communiceer dit vanaf het begin en zet het in de bevestiging
Wat?
Wie?
Wanneer?
Opzet inschrijfformulier, via eigen systeem of anders via Formdesk
ROS
11 weken van tevoren
Opzet digitale vooraankondiging
ROS
11 weken van tevoren
Tekst bevestiging na aanmelding
ROS
10 weken van tevoren
Inschrijfformulier
ROS
10 weken van tevoren
E-mailadressen doelgroep
ROS
10 weken van tevoren
Versturen vooraankondiging
ROS
9 weken van te voren
Balans opmaken aantal aanmeldingen
ROS
Twee maanden van tevoren
Eventueel link naar www.zorgopdejuiste plek.nl
Definitief
•
Bij te weinig deelnemers, extra werving (andere kanalen?)
•
Limiet bijna bereikt? Bel de mensen na die je er graag bij wilt hebben.
Houd rekening met een no show van 10 - 30 procent (afhankelijk van of het gratis is of betaald) De mate van exclusiviteit van de uitnodiging speelt ook een rol. Bij een invitational voor een select gezelschap is de commitment groot en de no show laag Reminder uitnodiging
ROS
Een of twee weken na het versturen van de uitnodiging eventueel belangrijke mensen nabellen
Raedelijn, MdK
Overzicht aantal aanmeldingen
ROS
Wekelijks balans opmaken (zowel kwantiteit als kwaliteit)
(her) bevestiging deelnemers, routebeschrijving, programma en netwerktafels
ROS
2 weken van tevoren
(werkt ook als een reminder) Definitieve deelnemerslijst
ROS
1 week van tevoren Ook sturen aan dagvoorzitter en sprekers
Website ROS stelt wervings(web)tekst op voor het programma op basis van de digitale uitnodiging. Zet de tekst en inschrijfformulier op de website zodra de werving start. Stuur (standaard) een email ter bevestiging van deelname Wat?
Wie?
Wanneer?
Tekst
ROS
Gereed voor aanvang werving
Agenda-item op website ROS
ROS
Gelijk met werving
Tekst publiceren
ROS-website en www.zorgopdejuisteplek.nl
Agenda-item
ROS-nieuwsbrief en op www.zorgopdejuisteplek
Gelijk met werving
Aanbieden aan andere organisatie zoals InEen, ZorgenZ, ROSnetwerk
ROS
Gelijk met werving
Werving via sociale media Wat?
Wie?
Wanneer?
Twitter
ROS
Na versturen vooraankondiging
ROS
Na versturen vooraankondiging
Carrousel delen met #zojp LinkedIn Update (carrousel delen via persoonlijke profielen en bedrijfsprofielen)
Communicatie en borging In het algemeen wordt er veel tijd en energie gestopt in de werving en communicatie voorafgaand aan het evenement. Het is slim om het tijdspad wat breder te maken en ook te kiezen voor een communicatiemoment(en) daarna.
Raedelijn, MdK
Bedenk vooraf wat en wie je hiermee wilt bereiken. Afhankelijk van het doel van het carrousel kunnen één of meerdere middelen worden ingezet. Afhankelijk van het middel kies je de wijze van verspreiding. En daarin zijn ook altijd meerdere opties. Je kunt een filmpje via een website verspreiden, maar ook via sociale media of een nieuwsbrief. Je kunt een speciale nieuwsbrief sturen aan de aanwezigen of – als het evenement meer een corporate doelstelling (profileren op dit thema) heeft - juist sturen aan het een grotere groep. In alle gevallen moet de kernboodschap vooraf worden bepaald en aansluiten bij het doel. Mogelijkheden: •
Filmpje (bijvoorbeeld impressie, of impressie met inhoud)
•
Speciale nieuwsbrief met diverse artikelen
•
Visual storytelling / sketchnotes (beeldend verslag op één pagina)
•
Persbericht
•
Presentaties publiceren via website en/of SlideShare
•
Landingspagina laten maken
Afhankelijk van de doelgroep en doel van het evenement:
Benaderen (vak)tijdschriften, websites en nieuwsbrieven (InEen, ZorgenZ, de Eerstelijns)
Delen via sociale media (Twitter, LinkedIn, YouTube en SlideShare)
Benaderen lokale en regionale media
Film Bedenk vooraf wie of wat je hiermee wilt bereiken en of dit middel daarvoor geschikt is. Opties (afhankelijke van het doel) 1. Impressie 2. Impressie met inhoud Vooraf: Uitgangspunt: kernboodschap •
Script maken (Welke elementen zitten in welke volgorde in de film, wie wil je voor de camera wat laten zeggen)
•
Briefing filmmakers (Wanneer ben je tevreden? )
Speciale nieuwsbrief Bedenk vooraf wie of wat je hiermee wilt bereiken en of dit middel daarvoor geschikt is. Uitgangspunt: kernboodschap •
Totaalbericht (Bijvoorbeeld sfeerimpressie)
•
Mix artikelen qua inhoud (spreiding onderwerpen, het moet een goede afspiegeling zijn van het totaalprogramma)
•
Mix in vorm en stijlen en vorm
Persbericht Uitgangspunt: kernboodschap Let op: Een pakkend intro Het belangrijkste nieuws staat in de eerste zin! Verder moet het bericht oprolbaar zijn. Het minst belangrijke nieuws staat onderaan (en kan eventueel geschrapt worden). Bijvoorbeeld: Meer samenwerking tussen ziekenhuizen en huisartsen: dat is de belangrijkste opbrengst van…. In plaatst van Op 1 juli jl. organiseerde het ROS-netwerk een bijeenkomst over….
Raedelijn, MdK
Dat weten we namelijk al. Wat de bijeenkomst heeft opgeleverd nog niet. Niet doen: •
datum in de eerste zin
•
beginnen met een naam van een organisatie(s)
•
veel organisatienamen noemen in de intro
•
beginnen met het feit dat iets nieuw is of ondertekend wordt (dat is ook geen nieuws)
•
een droge opsomming maken van het programma (eerst … en toen … en na de pauze) Een programmaboekje lezen dat kan iedereen. Maak een verslag met een paar quotes. Je was erbij!
Landingspagina maken (onder ROS-website of redirect onder www.zorgopdejuisteplek) Een landingspagina is een aparte URL bijvoorbeeld www.wijkverpleegkundigeintwente.nl Het is een speciale webpagina opgezet en geschreven om (extra) bezoekers te trekken. Bezoekers komen op een landingspagina bijvoorbeeld via een zoekopdracht via Google. Je kunt een deze link (laten) koppelen aan je eigen website of aan de www.zorgopdejuisteplek.nl
Raedelijn, MdK
