PLAN VAN AANPAK RECHTMATIGHEID

PLAN VAN AANPAK RECHTMATIGHEID Deelproject 1: Vaststelling van het normenkader per rechtmatigheidscriterium, inclusief een risico-analyse

INLEIDING De gemeente staat in een (rechts)verhouding met (maatschappelijke)organisaties en individuele burgers. Het is van belang dat de inrichting van deze relaties voor alle betrokkenen helder is. Bij het inrichten van die relaties hebben wij te maken met wet- en regelgeving van de centrale overheid, Europese regelgeving als ook met die van de lagere overheid, zoals ons eigen gemeentelijke beleid neergelegd in beleidsregels en verordeningen. Ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn van toepassing op de relaties met organisaties en burgers en geven daar mede vorm aan. De gemeente heeft vanuit haar publieke en private taakstelling een voorbeeldfunctie om regelgeving na te leven. Vanaf 1 januari 2004 dienen de accountants van provincies en gemeenten op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) jaarlijks behalve een getrouwheidsonderzoek naar de jaarrekening ook een rechtmatigheidsonderzoek uit te voeren. Een rechtmatigheidsonderzoek houdt in dat de accountant nagaat of de baten, lasten en balansmutaties op de juiste begrotingsposten zijn verantwoord en of in dit kader relevante wet- en regelgeving is nageleefd (vanaf onderaan blz. 2 wordt het begrip rechtmatigheid en wat wordt getoetst nader toegelicht). Het college van burgemeester en wethouders (hierna verwoord als het college) is primair verantwoordelijk voor de naleving van de externe en interne wet- en regelgeving en daarmee voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van de publieke middelen binnen de gemeente (zie onder meer artikel 6 van de financiële verordening). Tevens dient zij zorg te dragen voor een toereikend beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Het college zal hiervan een bevestiging bij de jaarrekening moeten afgeven. De accountant geeft in zijn verklaring naast een oordeel over de getrouwheid, ook een oordeel af over de rechtmatigheid. Aangezien controlemaatregelen achteraf veelal niet meer zijn uit te voeren (bijvoorbeeld uitvoeren Europese aanbesteding) of economisch niet verantwoord door de accountant zelf zijn uit te voeren, zal deze zich met name richten op de intern uitgevoerde controles om zijn oordeel te vormen. Dit betekent dat rechtmatigheidsbeheer zichtbaar verankerd moet zijn in de bedrijfsvoering. Voor de accountantscontrole over het jaar 2004 heeft de raad in de raadsvergadering van 31 maart 2005 een controleprotocol vastgesteld. In dit raadsvoorstel is toegezegd medio 2005 concernbreed een plan van aanpak te presenteren om structureel te voldoen aan de rechtmatigheidscriteria. Ook in het raadsvoorstel van 30 juni 2005 over de jaarstukken 2004 zijn hierover toezeggingen gedaan. Dit plan van aanpak ligt nu voor.

1

PROJECTDEFINITIE Om te komen tot een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente Schouwen-Duiveland is het noodzakelijk dat de raad per rechtmatigheidscriterium een normenkader vaststelt. Vervolgens is het van belang dat het rechtmatigheidsbeheer op een goede wijze wordt ingericht, beoordeeld, getoetst en vooral gedocumenteerd en dat daarmee de kans op onrechtmatigheid wordt beperkt. Het management is verantwoordelijk voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen conform het vastgestelde normenkader. Via dit plan van aanpak wordt de wijze voorgesteld waarop dit is te bereiken. Hierbij worden 2 deelprojecten onderscheiden: 1. Vaststelling van het normenkader per rechtmatigheidscriterium, inclusief een risico-analyse 2. Structurele zichtbare borging van rechtmatigheidsbeheer in de bedrijfsvoering, met het vastgestelde normenkader als uitgangspunt. Dit plan van aanpak gaat in op deelproject 1.

DOELSTELLING De doelstellingen van dit deelproject zijn: 1. Voor het voorwaardecriterium: Alle interne regelgeving en relevant te toetsen externe regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente zijn geïnventariseerd en een proces om dit overzicht actueel te houden is beschreven Alle relevante (interne) regelgeving is gescreend op: - noodzakelijke aanpassing in verband met dualisering - mogelijke deregulering - financiële en niet-financiële beheershandelingen Een risico-analyse op financiële en niet-financiële beheershandelingen in de geïnventariseerde externe en interne regelgeving 2. Voor het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Een beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik is beschreven en vastgesteld 3. Voor het begrotingscriterium: Afwijkingsnormen binnen de programmabegroting zijn beschreven en vastgesteld 4. Een controleprotocol voor de jaarrekening 2005 is opgesteld en vastgesteld. 5. Daarnaast is het belangrijk het jaar 2005 te gebruiken om het bewustwordingsproces rondom het rechtmatigheidsbegrip in de organisatie te vergroten.

2

WAT IS RECHTMATIGHEID EN WAAROP WORDT GETOETST? Definitie rechtmatigheid. Met rechtmatigheid wordt bedoeld: “in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving”. Het gaat dus om het naleven van relevante wet- en regelgeving. Het kunnen naleven van wet- en regelgeving stelt eisen aan de inrichting van de interne (controle- en) beheersaspecten en de beheersing van de juridische en financiële risico’s. Wat controleert de accountant? De accountant controleert de financiële rechtmatigheid: de rechtmatigheid van beheershandelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties (wijzigingen in vermogen, waaronder de reserves en schulden) in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Hieronder valt ook het verstrekken van garanties. De accountant toetst of de lasten, baten en balansmutaties in overeenstemming zijn met de begroting en de wet- en regelgeving (zoals hiervoor reeds aangegeven maakt hij hierbij gebruik van de interne toetsing op rechtmatigheid). Dit betekent dat allerlei overige zaken niet worden getoetst. Zo wordt niet getoetst of de gemeente voldoet aan de wettelijke arbonormen voor het personeel. Wel gaat de accountant na of de gemeente van de overige, niet financiële, processen de risico’s beheerst omdat die wel financiële consequenties kunnen hebben. Immers in het voorbeeld kan afwijken van de arbonorm leiden tot een financiële schadeclaim. Wat zijn financiële beheershandelingen? De baten, lasten en balansmutaties zijn het gevolg van financiële beheershandelingen en van de vastlegging daarvan in de administratie. Daarbij zijn de volgende handelingen te onderkennen: • Transacties: Een handeling waarbij een tegenprestatie wordt geleverd of verkregen. Voorbeeld: inkopen en verkopen. • Overdrachten: Een handeling waarbij financiële middelen van of aan personen en/of rechtspersonen worden overgedragen zonder dat direct sprake is van een tegenprestatie. Voorbeeld: subsidies, uitkeringen, belastingen en heffingen. • Financieringen: Een handeling waarbij gelden worden uitgezet of opgenomen in verband met leningen en de daarbij behorende aflossing en rente. Voorbeeld: langlopende leningen, kasgelden en verstrekte kredieten. • Vermogenmutaties: Een handeling die leidt tot een mutatie in het vermogen en waarbij niet direct liquide middelen door de organisatie worden ontvangen dan wel betaald. Voorbeeld: afschrijvingen, mutaties in reserves en voorzieningen. Wat is het normenkader waaraan de accountant toetst? De rechtmatigheidstoets van de accountant is primair gericht op de naleving van wet- en regelgeving voor zover vastgesteld door de raad en hogere regelgevende organen. Dit betekent dat collegebesluiten in beginsel geen onderwerp van rechtmatigheidscontrole zijn. Echter het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft in de circulaire van 24 november 2004 gesteld dat collegebesluiten in ieder geval in de controle van de rechtmatigheid moeten worden betrokken voor zover ze een noodzakelijke uitwerking zijn van wettelijke of gemeentelijk (dus door de raad vastgestelde) regelgeving. Indien in verordeningen wordt verwezen naar collegebesluiten zullen collegebesluiten wel onderwerp van rechtmatigheidscontrole

3

moeten zijn. Mandaten, volmachten, benodigde medeparafen e.d. als besluiten van het college zullen overigens altijd in de rechtmatigheidscontrole worden betrokken. Beoordelingscriteria. Het BAPG onderkent 9 rechtmatigheidscriteria voor de accountantscontrole. Hiervan betrekt de accountant er reeds 6 bij zijn getrouwheidsonderzoek. Dit betreffen het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. De overige 3 zijn van bijzonder belang bij zijn rechtmatigheidsonderzoek, en zullen daarom via dit plan van aanpak de nodige aandacht krijgen. Deze 3 betreffen: • Begrotingscriterium: Financiële beheershandelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen het opgestelde en geautoriseerde programma? Als begrotingsoverschrijdingen niet in overeenstemming zijn met het door de raad vastgestelde beleid is sprake van een onrechtmatigheid die de accountant in zijn oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening moet meewegen. Als het gaat om overschrijdingen waarbij het college bij het doen van de uitgaven binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven, is het in zijn algemeenheid niet de bedoeling dat de accountant deze overschrijdingen betrekt in zijn oordeel. De raad kan deze overschrijdingen, mits goed toegelicht, bij de vaststelling van de jaarrekening alsnog autoriseren (zoals is geschied bij de jaarrekening 2004). • Voorwaardecriterium: Besteding en inning van gemeentelijke gelden zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden. De accountant toetst de naleving van deze voorwaarden. Voorbeeld: subsidievoorwaarden, aanbestedingsrichtlijnen en belastingwetgeving. • Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens door derden aan de gemeente met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen dan wel geen of een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het verkrijgen van overheidsbijdragen dan wel geen of een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente betalen, in overeenstemming met de bewoording van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Voorbeeld: subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen. Financiële processen en niet financiële processen. Zoals al eerder kort aangegeven, toetst de accountant de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen binnen financiële (deel)processen die leiden tot baten, lasten en balansmutaties. Dit veld is dan ook het belangrijkste voor het rechtmatigheidsvraagstuk waar wij nu voor staan. Ook niet financiële processen, handelingen en beslissingen van niet financiële aard, kennen een rechtmatigheidsvraagstuk. Het gaat daarbij om het naleven van wetgeving inzake privacy, milieu, arbo, openbaarheid bestuur, plaatselijke verordeningen etc. De accountant kan hier volstaan met het beoordelen van het interne systeem van risicoafweging. Hij onderzoekt de mogelijke financiële gevolgen alleen indien het interne systeem van risico-afweging bepaalde risico’s aanwijst of wanneer er indicaties over risico’s zijn. Vele risico’s krijgen namelijk pas bij ernstige onrechtmatigheid financiële consequenties. De organisatie kan hier bepaalde waarborgen scheppen door maatregelen als: risicomanagement, juridische kwaliteitszorg, veiligheid en handhaving, planning en control, contractenbeheer, personeelsbeleid, integriteit en centrale registratie van klachten, claims en juridische geschillen. 4

STAPPENPLAN In dit onderdeel wordt inhoudelijk het stappenplan verwoord. In het onderdeel planning wordt verder uitgewerkt wie, wat, wanneer doet. In het onderdeel beheersplan wordt aangegeven hoe de projectorganisatie wordt gevormd. 1. Inventarisatie externe en interne wet- en regelgeving Een belangrijke maatregel in het kader van rechtmatigheid is het handhaven of naleven van de norm. Voor het vaststellen van de norm moet een inventarisatie worden uitgevoerd naar de van toepassing zijnde interne wet- en regelgeving en relevant te toetsen externe regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Voor deze inventarisatie kan worden gesteund op de reeds uitgevoerde inventarisatie door het cluster Juridische Zaken; deze inventarisatie was uitgevoerd om de interne regelgeving te screenen op grond van de Wet Dualisering. Daarnaast kan worden aangesloten bij de reeds voor de rekening 2004 vastgestelde inventarisatie van het controleprotocol voor 2004. De eerste stap is dat alle afdelingen aan de hand van deze inventarisatie nagaan of de lijst volledig is, welke formele besluitvorming over de interne regelgeving heeft plaatsgevonden en in hoeverre de regelgeving is gepubliceerd dan wel bekend gemaakt. De afdelingen zijn zelf het best op de hoogte van welke verordeningen men gebruikt in de afdelingsprocessen. Voorgesteld wordt dat centraal alle notulen van raads- en collegevergaderingen vanaf 2000 hierop worden nagelopen.Voor een uniforme uitvoering van de inventarisatie zal de projectgroep een checklist op stellen. 2. Screening geïnventariseerde regelgeving De geinventariseerde wet- en regelgeving wordt vervolgens gescreend : 2.1 Op de Wet Dualisering Na het volledig komen van de lijst met externe en interne regelgeving wordt de interne regelgeving centraal door Juridische Zaken getoetst op grond van de Wet Dualisering. 2.2 Op financiële en niet financiële beheershandelingen De afdelingen gaan per wet- en regelgeving (inclusief collegebesluiten) na of daar financiële dan wel niet-financiële beheershandelingen uit voortvloeien. Dit wordt op de inventarisatielijst vastgelegd. 2.3 Op mogelijkheden van deregulering van de interne regelgeving Voorkomen moet worden dat we een onnodig brede norm hanteren met grote afbreukrisico’s. Daarom wordt voorgesteld de normen, waar mogelijk, te beperken of aan te passen. Verordeningen, beschikkingen, besluiten etc. die zeer knellende of overbodige bepalingen hebben, kunnen worden aangepast. De betreffende bepaling gaat eruit, of wordt niet als dwingende randvoorwaarde opgenomen maar als mogelijk te hanteren voorwaarde, of er wordt een hardheidsclausule opgenomen waarbij het college beargumenteerd kan afwijken. De afdelingen die bepalingen in een verordening, besluit etc willen wijzigen, komen zelf met voorstellen voor aanpassing van de regeling. Uiteindelijk moet dit resulteren in een wijzigingsvoorstel aan de Raad. Vanuit het oogpunt van

5

efficiency wordt voorgesteld de wijzigingen in één keer tegelijk in de Raad te laten vaststellen. 3. Risico-analyse naleving bestaande wet- en regelgeving De volgende stap is dat de afdelingen voor alle wet- en regelgeving, waaruit financiële beheershandelingen volgen, een risico-analyse uitvoeren. Vastgesteld moet worden welke specifieke rechtmatigheidsrisico’s zich kunnen voordoen (dus risico´s op het gebied van het begrotingscriterium, op het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium en op het voorwaardecriterium) en waar wordt afgeweken van verordeningen en andere wet- en regelgeving. Per risico moet een inschatting worden gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de omvang van de financiële gevolgen die het risico kan hebben. Ook niet-financiële beheershandelingen kennen een rechtmatigheidsvraagstuk. Geïnventariseerd moet worden welke niet-financiële beheershandelingen mogelijk grote financiële gevolgen kunnen hebben indien niet rechtmatig wordt gehandeld. Om aan te kunnen tonen dat deze analyse is uitgevoerd, moet deze goed worden gedocumenteerd. Hiertoe zal de projectgroep een format op stellen, waarop de resultaten van de uitgevoerde analyse kunnen worden verwerkt. Tevens stelt de projectgroep ter ondersteuning van de analyse een checklist samen. De projectgroep zal de kwaliteit en volledigheid van de risico-analyse toetsen. 4. Beschrijven van een proces ter waarborging van de volledigheid van de registratie van de interne regelgeving en relevant te toetsen externe regelgeving Voor de centrale bewaking van het permanent registreren van alle verordeningen en collegebesluiten met langdurige financiële consequenties en relevant te toetsen externe regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente dient een werkproces te worden beschreven. 5. Vaststellen van beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik Door 2 stagiaires is een aanzet gemaakt met het beschrijven van beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze beleidsnotitie moet in het kader van rechtmatigheidsbeheer intern nog worden beoordeeld en door de raad worden vastgesteld. 6. Vaststellen van de norm voor het begrotingscriterium Een norm moet worden vastgesteld welke afwijkingen de accountant wel en welke afwijkingen hij niet bij het begrotingscriterium hoeft te betrekken (bijvoorbeeld overschrijding op een programma als gevolg van een hoger capaciteitsbeslag hoeft niet bij het begrotingscriterium te worden betrokken). 7. Opstellen van een controleprotocol voor de jaarrekening 2005 Op grond van de uitkomsten van de stappen 1 tot en met 6 moet voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2005 een controleprotocol worden opgesteld. Hiermee wordt het normenkader op grond van deze 6 stappen vastgesteld. Wel kunnen, met goedkeuring van de raad, aan de hand van de uitgevoerde risico-analyse enkele onderdelen worden uitgesloten voor accountantscontrole. Dit geldt dan alleen nog voor het jaar 2005. Na de

6

uitvoering van deelproject 2 mag in het meerjarige controleprotocol niets meer worden uitgesloten.

NAZORG In deelproject 2 zullen de inhoudelijk te nemen stappen voor de borging van en de verantwoording over rechtmatigheid binnen de bedrijfsvoering verder worden uitgewerkt en opgepakt. Het plan van aanpak hiertoe wordt eind 2005 aangeboden. WETTELIJK KADER EN REGELGEVING Voor het wettelijke kader en geldende regelgeving is het project gebaseerd op de Gemeentewet, de Wet Dualisering gemeentebestuur en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, Besluit begroting en verantwoording, BZK-circulaires en VNGledenbrieven. RELATIE MET ANDERE PROJECTEN Dit project heeft een relatie met: 1. het project beschrijving werkprocessen. Met de betreffende projectgroep zal dit plan van aanpak worden afgestemd. 2. de update van alle verordeningen op grond van de Wet dualisering door het cluster Juridische Zaken. Met Piet Verkaart is afgestemd dat voor dit plan van aanpak van deze inventarisatie gebruik kan worden gemaakt. RISICO´S Bij de uitvoering van dit project voorzie ik de volgende risico´s: Duidelijk is dat bovenstaande acties vragen om de nodige inzet van diverse medewerkers in de gehele organisatie. In de capaciteitsplanningen voor 2005 en 2006 is hiermee nog geen rekening gehouden. Dit kan derhalve ten koste gaan van andere activiteiten. Waar dit leidt tot onoverkomelijke knelpunten dienen deze te worden opgelost door hetzij wijziging in ambities/keuzes, hetzij door het vergroten van de capaciteit. Benadrukt wordt dat de primaire verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een rechtmatig financieel beheer ligt bij de afdelingshoofden. Zij zijn in eerste instantie verantwoordelijk voor de naleving van alle, voor hun processen en financiële beheershandelingen, geldende wet- en regelgeving. Zij zijn ook degenen die als beste weten van welke verordeningen gebruik wordt gemaakt in de voor hun afdeling van toepassing zijnde processen en waar daarbij wordt afgeweken van de regelgeving. Draagvlak bij en motiverende werking vanuit de afdelingshoofden draagt derhalve voor een belangrijk deel bij aan het slagen van dit project. Een groot risico is ook dat de betrokken medewerkers de rechtmatigheidscontrole alleen als een noodzakelijk kwaad zien en niet als een instrument om (tegenover de

7

burger, maatschappelijke organisaties en private partijen) duidelijk te maken dat de gemeente staat voor een goede “bedrijfsuitoefening”, waarbij de door derden en eigen gestelde regels als basis dienen. Wil je dit kunnen aantonen dan zal de controle hierop duidelijk zichtbaar moeten worden gemaakt. AANDACHTSPUNTEN 1. De kaders die de raad vastlegt in een controleprotocol voor de accountant gelden ook voor de bestuurscommissie de Zuidhoek en voor de extern gevoerde administratie van het openbaar onderwijs. Bij de uitwerking van de diverse stappen in het stappenplan zullen deze onderdelen derhalve daarbij moeten worden betrokken. 2. De verwachtiging is dat de Wet Gemeenschappelijke Regelingen zodanig zal worden aangepast dat gemeenschappelijke regelingen dezelfde eisen krijgen als de gemeenten. Derhalve ook een rechtmatigheidsonderzoek door de accountant van de gemeenschappelijke regelingen. Aangezien de gemeenschappelijke regelingen voor de uitvoering van diverse regelingen ten behoeve van deelnemende gemeenten transparant moeten zijn, heeft de vaststelling van de rechtmatige uitvoering hiervan direct gevolg voor het oordeel over rechtmatigheid van de verschillende gemeenten. Een niet goedkeurende verklaring bij de gemeenschappelijke regelingen kan dan ook van invloed zijn op het rechtmatigheidsoordeel bij de deelnemende gemeenten. Via de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten en de besturen van de gemeenschappelijke regelingen dient hier actief aandacht voor uitvoering te worden gevraagd.

BEHEERSPLAN Projectorganisatie Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtgever: Projectleider:

wethouder A. Croné namens het college van B&W (gezamenlijke verantwoordelijkheid) Gemeentesecretaris Coördinator cluster financiën

Voorgesteld wordt het Managementteam als stuurgroep voor het eerste deelproject rechtmatigheid te laten fungeren. Immers de primaire verantwoordelijkheid voor rechtmatigheidsbeheer ligt bij de afdelingshoofden. Als vast agendapunt van de MTvergaderingen kan de voortgang van het project, als ook de beklijving van rechtmatigheidsbeheer in de organisatie worden besproken. Hierbij wordt de stuurgroep ondersteund door informatie vanuit de projectgroep. Ook worden de uitvoeringsdokumenten, die worden opgesteld door de projectgroep voor de uitvoering van het project, door de stuurgroep vastgesteld. Voorgesteld wordt een projectgroep te formeren met de volgende samenstelling: - Gerda de Keijzer (projectleider en afgevaardigde afdeling FJC) - Johan Walpot (als concerncontroller en als afgevaardigde vanuit de werkgroep procesbeschrijvingen)

8

- Piet Verkaart (als juridisch deskundige) - Uit iedere afdeling 1 afgevaardigde; Dit betreffen: OW: Rinus van Zetten SAM: Jos Schlicher WIZ: Rinus Dijke REB: Marcel van den Berge FO: Huib Uil (NB: nog afstemmen met Peter Castel) REIN: Wim Scheele RenM: volgt nog BZBEL: volgt nog P&O: Roland Houtzager Verantwoordelijkheden: Ambtelijk opdrachtgever:

- zorgen voor draagvlak van project binnen het MT en binnen de organisatie - ondersteunen projectleider - geregeld toetsen of binnen de stuurgroep nog hetzelfde beeld van het project leeft - tussentijds beslissen over de voortgang - zorgen dat benodigde capaciteit beschikbaar is - resultaten uit het project goedkeuren - informeren bestuurlijk opdrachtgever over de voortgang

Stuurgroep (MT):

Vaststellen van het plan van aanpak rechtmatigheid en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsdokumenten

Projectleider:

- beleggen en voorzitten van projectgroepvergaderingen - bewaken van de voortgang van de uitvoering van het project en rapportering hierover aan de opdrachtgever - initiëren van de uit te voeren activiteiten - inhoudelijke werkzaamheden coördineren - door projectgroep opgestelde uitvoeringsdokumenten aanbieden aan en laten vaststellen door stuurgroep

Medewerkers projectgroep: - verantwoordelijk voor eigen inbreng - zorgdragen uitvoering binnen de eigen afdeling - een bijdrage leveren op grond van eigen deskundigheid - bewaking voortgang van de uitvoering binnen de eigen afdeling - informeren eigen afdelingshoofd over de voortgang - meewerken aan het opstellen van de uitvoeringsdokumenten

Benodigde capaciteit in 2005 Gerda de Keijzer : Johan Walpot : Piet Verkaart : Medewerkers in projectgroep: Medewerkers van de afdelingen:

378 156 220 158 168

(waarvan 30 uur in 2006)

9

Begroting: Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat het project met eigen medewerkers kan worden uitgevoerd. Waar dit leidt tot onoverkomelijke knelpunten dienen deze te worden opgelost door hetzij wijziging in ambities/keuzes, hetzij door het vergroten van de capaciteit. Projectresultaat: Eind 2005 is alle relevante interne en te toetsen externe regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente geïnventariseerd, gescreend op de rechtmatigheidscriteria, op mogelijkheden tot deregulering en op noodzakelijke aanpassingen in het kader van de wet Dualisering. Een misbruik en oneigenlijk gebruik beleid is vastgesteld, alsmede normen voor het begrotingscriterium. Er heeft een risico-analyse plaatsgevonden op de geïnventariseerde interne en externe regelgeving. Eind januari 2006 is een controleprotocol opgesteld voor de controle van de jaarrekening 2005. Communicatie: Voor het slagen van dit project is communicatie een enorme belangrijke factor. Het communicatieproces heeft 3 doelen: - kennis overdragen / informeren - houding creëren / motiveren - gedrag beïnvloeden Het traject tot aan de rechtmatigheidsverklaring bij jaarrekening 2005 De communicatie zal aan het begin vooral een sterk motiverend karakter moeten hebben (waarom wordt verwacht dat iemand zich rechtmatig gedraagt, wat heeft de organisatie eraan, het besef dat het gaat om de rechtmatige besteding van gemeenschapsgeld). Belangrijk in dit kader is derhalve een grote motiverende werking vanuit de afdelingshoofden naar de medewerkers, ten einde medewerkers betrokken te laten blijven bij dit project. Voor de communicatie over dit project is gekozen voor: 1. Uitleg aan de afdelingen over nut en noodzaak rondom rechtmatigheid door de betreffende afgevaardigde uit de afdeling. 2. Communicatie over (de voortgang) van het plan van aanpak door de projectgroep via De Stand en/of via intranet en door de afdelingshoofden via afdelingsoverleggen. Gezien behandeling van dit plan van aanpak rechtmatigheid in B&W, de commissie S&B en de Raad wordt geen presentatie ingepland voor B&W en de Raad. Het traject na de rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening 2005 Uitgewerkt moet nog worden de communicatie na de verkrijging van de accountantsverklaring. Er zijn 2 uitkomsten mogelijk: een positieve bij een goedkeurende verklaring en een negatieve als de verklaring uitblijft of zelfs afkeurend is. Communicatie over de goedkeurende verklaring kan positief werken op de motivatie binnen de gemeentelijke organisatie voor het continue aspect van rechtmatigheid. Bovendien is het goed voor het imago van de gemeente Schouwen-Duiveland. Wordt een niet-goedkeurende verklaring of een oordeelonthouding afgegeven, dan zal bij de communicatie daarover de focus moeten liggen op de uitleg waarom en de moeite

10

die is genomen om er toch naar te streven en wat voor acties worden ondernomen om volgend jaar wel een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring te krijgen.

PLANNING VAN HET PROJECT OP ACTIVITEITENNIVEAU EN DOORLOOPTIJD

In het navolgende overzicht is een gedetailleerde planning van de uit te voeren werkzaamheden opgenomen.

11