Plan van aanpak “Opstellen Sportvisie”
Datum: Status: Projectnummer: Projectleider: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever:
1 oktober 2012 Definitief M. Ahlers / M. van Zal P.J. Gerth Wethouder J. van Berkel-Vissers
INHOUDSOPGAVE 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3. 3.1 3.2 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5.
Aanleiding ................................................................................................................. 3 Achtergrond ............................................................................................................ 3 Doel van het project ................................................................................................. 3 Argumenten ............................................................................................................ 3 Beschrijving projectopdracht .................................................................................... 4 Opdrachtformulering................................................................................................. Ambtelijk opdrachtgever ........................................................................................... Bestuurlijk opdrachtgever ......................................................................................... Projectresultaten ...................................................................................................... Projectafbakening..................................................................................................... Raakvlakken en samenhang met andere projecten ....................................................... Projectperiode .........................................................................................................
4 4 4 4 4 5 5
Projectorganisatie .................................................................................................... 5 Samenstelling stuurgroep en projectgroep................................................................... 5 Projectactiviteiten, capaciteit en inzet ......................................................................... 7 Projectbeheersing ..................................................................................................... 8 Fasering, mijlpalen en tussenresultaten ...................................................................... 8 Risicomanagment, inclusief kritische succesfactoren ..................................................... 9 Projectplanning ........................................................................................................ 9 Projectbudget .......................................................................................................... 9 Projectbijzonderheden ............................................................................................. 10 Projectvoorwaarden ............................................................................................... 10
5.1 5.2
Voortgang en kwaliteitsbewaking .............................................................................. 10 Communicatie en participatie .................................................................................... 10 5.2.1 Actorenanalyse .............................................................................................. 11 5.2.2 Interactie wijk/gebied en (partner-)organisaties ................................................ 11 5.3 Evaluatie en nazorg ................................................................................................. 11
Bijlagen .......................................................................................................................... 11
2
1.
Aanleiding
1.1
Achtergrond
De huidige beleidsnota Sporten en Bewegen (2009-2012) loopt aan het einde van dit jaar af. Begin dit jaar is gestart met het proces om te komen tot een nieuwe beleidsnota met hierin een visie op sport en bewegen voor de komende jaren. In dit kader is o.a. een evaluatiedocument van het gevoerde sportbeleid van de afgelopen jaren opgesteld. De uitkomsten hiervan zijn gepresenteerd aan het sportveld op 28 maart 2012. Dit proces is ‘onderbroken’ in afwachting van de uitkomsten van de Kerntakendiscussie (KTD). Op 19 juni 2012 vond definitieve besluitvorming m.b.t. de KTD plaats. De gemeenteraad heeft toen op voorstel van het college van B&W besloten dat er (o.a.) minder uitgegeven dient te worden ten aanzien van het beleidsveld sport. Concreet is genoemd dat in 2015 er € 500.000,- minder uitgegeven dient te worden aan dit beleidsterrein dan in 2012. Hiertegenover staat dat er een bedrag geïnvesteerd mag worden van maximaal € 2 miljoen (met een kapitaallast van indicatief € 200.000,-) als deze ombuiging is gevonden. We staan nu voor de uitdaging om een nieuwe, toekomstbestendige visie op sporten en bewegen te formuleren met in achtneming van de uitkomsten van de kerntakendiscussie (zie hierboven). Op basis van c.q. afgeleid van deze nieuwe visie dient vervolgens een meerjareninvesteringsplan voor de sportaccommodaties opgesteld te worden en dient een nieuwe subsidiesystematiek voor de sport (ter vervanging van het huidige passe-partoutsysteem) ontwikkeld te worden. Deze nieuwe systematiek dient uiterlijk per 1 januari 2015 (of zoveel eerder als mogelijk) geïmplementeerd te zijn. Bij het opstellen van de nieuwe visie dient het sportveld nadrukkelijk betrokken te worden. Het college stelt voor om het ontwikkelen van een nieuwe financieringssystematiek mee te laten lopen met het opstellen van een nieuwe visie zodat er geen tijd verloren gaat.
1.2
Doel van het project
Doel van het project is het komen tot een nieuwe sportvisie met inachtneming van de uitkomsten van de kerntakendiscussie (zie onder 1.1). Om te komen tot deze visie dient gebruik te worden gemaakt van de rapportage van het innovatieteam Sport en Recreatieve speelvoorzieningen die in het kader van de KTD is opgesteld. In de nieuwe visie dient gekomen tot worden tot een nieuwe opzet van de gemeentelijke verantwoordelijkheid (rol en inhoud) ten aanzien van sport. Hierbij dient het ambitieniveau in evenwicht te zijn met de financiële middelen die hiervoor beschikbaar zijn.
1.3
Argumenten
Er is een aantal argumenten waarom een nieuwe sportvisie opgesteld moet worden. Deze argumenten worden hieronder kort benoemd: -
-
De beleidsperiode van de huidige sportnota eindigt eind 2012. Een nieuwe visie voor de komende jaren, waarbij maatschappelijke ontwikkelingen worden betrokken, is nodig; Uitwerken en implementeren van de uitkomsten van de kerntakendiscussie (KTD), te weten het doorvoeren van een ombuiging van € 500.000,-, het ontwikkelen van een nieuwe subsidiesystematiek en het opstellen van een meerjareninvesterinsplan voor sportaccommodaties dat afgeleid is van de nieuwe visie. Om de financiële ombuiging te kunnen realiseren is een nieuwe visie nodig op wat de gemeente nog wel en niet meer doet in het kader van haar sportbeleid. Er zal gezocht moeten worden naar een nieuw evenwicht tussen het gemeentelijk ambitieniveau ten aanzien van sport en de hierbij beschikbare financiële middelen. Zo wordt gedacht aan het gaan benoemen van basissporten en basissportvoorzieningen. Daarnaast zal nadrukkelijk worden gekeken naar het aantal en de bezetting van de gemeentelijke sportaccommodaties; Het college van burgemeester en wethouder zet sterk in op het multifunctioneel gebruik van accommodaties binnen de gemeente Soest. Op dit moment worden sportaccommodaties nog (te) weinig multifunctioneel gebruikt; Landelijk zien we ook dat in de huidige tijdsperiode van economische crisis er meer aandacht is voor de kostendekkendheid van sportvoorzieningen. Steeds meer gemeenten zetten in op een hogere kostendekkendheid. Het college van Soest wil de kostendekkendheid van de sport meer in lijn brengen met de gemiddelde kostendekkendheid die andere vergelijkbare gemeenten hanteren.
3
-
-
Met het programma Sport en Bewegen in de Buurt (SBB) zet de landelijke overheid sterk in op het mogelijk maken dat zo veel mogelijk sportvoorzieningen in de eigen buurt van inwoners gerealiseerd worden. Met projecten als de buurtsportcoaches en de Sportimpuls wil de overheid hieraan bijdragen. Als gemeenten dienen we nog een visie te ontwikkelen hoe we met deze projecten willen omgaan c.q. willen borgen. De landelijke overheid tezamen met veel sportbonden willen gemeenten op ‘Olympisch niveau’ brengen in verband met een mogelijke organisatie van de Olympische Spelen in 2028. Hoe gaan we als gemeente Soest hiermee om?
2.
Beschrijving projectopdracht
2.1
Opdrachtformulering
Ontwikkel een nieuwe sportvisie met inachtneming van de uitkomsten van de kerntakendiscussie. Op basis van c.q. afgeleid van de nieuwe sportvisie dient vervolgens een meerjareninvesteringsplan opgesteld te worden voor de sportaccommodaties (beschikbaar is een investeringsbedrag van € 2 mln) en een nieuwe subsidiesystematiek voor de sport (ter vervanging van het huidige passepartoutsysteem). Uiterlijk per 1 januari 2015 (of zoveel eerder als mogelijk) dient het nieuwe systeem ingevoerd te worden. Bij het opstellen van de nieuwe visie dient het sportveld en andere betrokken actoren nadrukkelijk betrokken te worden. Zoals hierboven weergegeven wil het college het ontwikkelen van een nieuwe subsidiesystematiek laten meelopen met het visietraject. Omdat de keuze voor een nieuwe subsidiesystematiek vraagt om strategische afwegingen wordt hier voorgesteld om in de nieuw op te stellen visie ook de keuze voor een nieuwe systematiek mee te nemen. Op deze manier kan er sneller tot een keuze komen en is er voor sportverenigingen eerder duidelijkheid wat ze kunnen verwachten.
2.2
Ambtelijk opdrachtgever
De heer P.J. Gerth, manager afdeling Samenleving
2.3
Bestuurlijk opdrachtgever
Mevrouw J.L van Berkel-Vissers, wethouder Bewegen.
2.4
Projectresultaten
Projectresultaat: een concept sportvisie voor de komende periode waarin de uitkomsten van de Kerntakendiscussie zijn verwerkt en kan die kan dienen als basis voor het opstellen van een meerjareninvesteringsplan voor de (gemeentelijke) sportaccommodaties. De sportvisie bevat strategische kaders die randvoorwaarden bevat voor het tactisch en uitvoerend niveau. De nieuwe visie (inclusief voorstel voor een nieuwe subsidiesystematiek) verschaft inzicht in waar de gemeente nog wel en niet meer verantwoordelijk voor is op het gebied van sport(accommodaties). Op basis van deze visie kan dan een meerjareninvesteringsplan opgesteld worden. Tussenresultaten: • Flyer t.b.v. het consultatietraject; • Notitie met richtingen t.b.v. de op te stellen visie; • Concept visie;
2.5
Projectafbakening
Het opstellen en implementeren van een meerjareninvesteringsplan voor de sportaccommodaties behoort niet tot dit project. Ook niet tot dit project behoort het implementeren van de nieuw op te stellen subsidiesystematiek. Het bedenken van een nieuwe systematiek valt wel onder het project, maar het invoeren wordt gezien als een nieuw project. Dit zijn vervolgopdrachten die uitgevoerd dienen te worden als er een (concept) visie is opgesteld. Tevens behoort niet tot dit project het uitwerken van een integrale visie op gemeentelijke maatschappelijk vastgoed (zie ook 2.6).
4
2.6
Raakvlakken en samenhang met andere projecten
Als gemeente streven we ernaar om zoveel mogelijk een integraal sportbeleid te voeren. Dit betekent dat sport met diverse andere beleidsterreinen raakvlakken heeft. Sport wordt niet alleen als doel ingezet maar ook als middel. Bijvoorbeeld om de gezondheid van inwoners te bevorderen. Naast het lokaal gezondheidsbeleid zijn er dan ook raakvlakken met o.a. het Wmo-beleid, jeugdbeleid, speelruimtebeleid etc. Dit project is van betekenis voor andere projecten, te weten • • •
het opstellen van een integraal accommodatiebeleid maatschappelijke voorzieningen; het afschaffen van het schoolzwemmen met ingang van het schooljaar 2013-2014. Opstellen beleidsnotitie formele en informele speelplaatsen.
Met de projectleider van het project het opstellen van een integraal accommodatiebeleid is overleg geweest over de afstemming van beide projecten. Afgesproken is frequent overleg te voeren over de voortgang van beide projecten en relevante ontwikkelingen direct te communiceren naar elkaar. Zodra de (concept) bouwstenen voor de nieuwe sportvisie vorm en inhoud hebben, zal dit als input worden doorgegeven aan de projectleider van het opstellen van het integraal accommodatiebeleid.
2.7
Projectperiode
Dit project wordt uitgevoerd in de periode september 2012 t/m september 2013. Zie de gedetailleerde planning die als bijlage 1 is opgenomen voor een concretisering van de projectperiode. Om de beheersbaarheid van het project groter te maken, zal het project in fasen worden opgedeeld (fasering). Hierbij worden de volgende fasen gehanteerd (zie ook hoofdstuk 4): Fasering a. Voorbereidingsfase consultatie; b. Consultatiefase (sportveld en inwoners); c. Uitwerkingsfase; d. Besluitvormingsfase.
3.
Projectorganisatie
3.1
Samenstelling stuurgroep en projectgroep
Omdat het hier voor het beleidsterrein sport om een relatief groot project gaat dat behoorlijke impact zal gaan hebben op het sportveld (ombuiging van € 500.000,- en het komen tot een nieuwe subsidiesystematiek ter vervanging van een subsidiesystematiek die meer dan 30 jaar dienst heeft gedaan) is besloten om te gaan werken met een stuur- en projectgroep. Dit om het project behapbaar te maken en te komen tot een constructie waar politiek-bestuurlijk gevoelige zaken afgewogen kunnen worden met de opdrachtgevers. Afstemming en het doorhakken van knopen zijn belangrijke aspecten die bij de stuurgroep liggen. De uitvoering van dit project ligt bij de projectgroep. De projectgroep zal voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden gaan verrichten ten aanzien van het opstellen van de nieuwe visie. De projectgroep is ambtelijk verantwoordelijk voor het opstellen van de concept sportvisie, het uitvoeren van de participatieactiviteiten (consultatie) en het voorbereiden van politieke besluitvorming. Afstemming met de opdrachtgevers zal zogezegd dan plaatsvinden in de stuurgroep. De stuurgroep zal besluiten nemen die door de projectgroep voorbereid zijn. De ambtelijk opdrachtgever speelt een rol in het beschikbaar stellen van de capaciteit die benodigd is voor dit project. Een belangrijke taak die bij de projectleider ligt is het bewaken van de voortgang. Samenstelling stuurgroep: Mevrouw J.L. van Berkel, wethouder Bewegen en bestuurlijk opdrachtgever; De heer P.J. Gerth, manager Samenleving en ambtelijk opdrachtgever; Mevrouw A.N. van Aarsen, adjunct-afdelingshoofd Samenleving; De heer M. Ahlers, projectleider; Samenstelling projectgroep:
5
-
medewerker sport; medewerker sportstimulering; medewerker Financiën; medewerker Realisatie; medewerker Communicatie; op afroep: externe begeleiding, medewerker onderwijsbeleid, medewerker lokaal gezondheidsbeleid, medewerker jeugdbeleid, medewerker Wmo, medewerker BSO/KDV, leefbaarheidsadviseur + overig.
Daarnaast gaat gewerkt worden met een klankbordgroep waarin vertegenwoordigers van het sportveld en andere betrokken actoren zitting in hebben (zie ook paragraaf 5.2). Gestreefd wordt naar een evenredige vertegenwoordiging in per klankbordgroep. Inmiddels hebben zich diverse mensen hiervoor aangemeld. Tot een concrete invulling van de klankbordgroep dient nog gekomen te worden. De belangrijkste rol van de klankbordgroep is het meedenken over en het reageren op voorstellen om tot een nieuwe visie en subsidiesystematiek te komen. De inbreng van de klankbordgroep vindt plaats in de consultatiefase van dit project (fase van beleidsvorming in bestuurskundige termen). Terugkoppeling naar de klankbordgroepleden vindt plaats door middel van verslagen. Het college en de gemeenteraad houden ruimte om (gemotiveerd) af te wijken van de inbreng van de klankbordgroep. De standpunten/adviezen van de klankbordgroep wordt hierin wel mee- en afgewogen. Gezien de omvang en complexiteit van het project wordt geadviseerd om externe deskundigheid in te huren ter ondersteuning. Tabel 1: Overzicht samenstelling projectgroep met taakverdeling Functie Taak/rol/inbreng Medewerker sport(stimuleringsbeleid)
-
Medewerker Financiën
-
Medewerker Realisatie
-
Medewerker Communicatie
-
1
inbreng functie-specifieke kennis; levert input voor de op te stellen visie; lezen en becommentariëren concept stukken uitwerken c.q. oppakken aspecten uit het visietraject aanleveren/schrijven specifieke paragrafen; 1 inbreng functiespecifieke kennis; levert input voor de op te stellen visie; lezen en becommentariëren concept stukken uitwerken c.q. oppakken aspecten uit het visietraject; aanleveren/schrijven specifieke paragrafen; inbreng functiespecifieke kennis; levert input voor de op te stellen visie; lezen en becommentariëren concept stukken uitwerken c.q. oppakken aspecten uit het visietraject; aanleveren/schrijven specifieke paragrafen; inbreng functiespecifieke kennis; adviseert over het participatietraject; adviseert t.a.v. het opstellen van
Fase (zie paragraaf 2.7) Alle
c en d
c en d
Alle
De projectleider is verantwoordelijk voor het schrijven van het visiedocument. Projectleden kunnen gevraagd worden om ‘functiespecifieke teksten’ aan te leveren.
6
Projectleider
-
Externe inhuur
-
Afroep
-
3.2 Binnen -
een flyer; helpt mee bij het twitteren; lezen en becommentariëren concept stukken helpt bij het opstellen van persberichten; uitwerken c.q. oppakken aspecten uit het visietraject; becommentariëren besluitvormingsstukken verslaglegging bijeenkomsten bewaakt de realisatie en voortgang van het proces i.c. de verschillende fasen verantwoording afleggen aan opdrachtgever; overleg met opdrachtgever over de voortgang legt belangrijke beslispunten voor aan opdrachtgever/stuurgroep sluit het project af en verzorgt de evaluatie en de terugkoppeling hiervan aan de opdrachtgever input leveren voor de op te stellen visie eerste aanspreekpunt voor externe partijen initieert communicatiemomenten in overleg met cluster Communicatie inbreng specifieke deskundigheid begeleiden werkgroepen; lezen/becommentariëren concept stukken; inbreng specifieke deskundigheid lezen/becommentariëren concept stukken.
Alle
Alle
Alle
Projectactiviteiten, capaciteit en inzet
het project kunnen de volgende projectactiviteiten worden onderscheiden: Ontwikkelen flyer; voorbereiden bijeenkomsten klankbordgroep; bijeenkomsten met de klankbordgroep; opstellen conceptvisie; bespreken concept visie; vaststellen visie (besluitvorming).
De werkzaamheden ten aanzien van het opstellen van de visie zal intern door de projectgroep gedaan worden. Hierbij zal de input van het te consultatieronden worden meegenomen. Voor een gedetailleerde overzicht van de capaciteitsinzet zie bijlage 1. Tabel 2: Overzicht capaciteitsinzet projectleden
Medewerker
Sport(stimulering) Financiën Realisatie projectleider Communicatie Externe begeleiding
Geschatte capaciteit
98 uur 36 uur 36 uur 393 uur 56 uur 160 uur*
7
Fasen Alle C+D C+D Alle Alle Alle
Overig
pm
Alle
Berekeningsgrondslag: doorlooptijd in weken x gemiddelde inzet per week Doorlooptijd in weken: 16 maand = 64 wk – vakantie, inspraakperiode etc. = 58 wk. *= De werkzaamheden van de externe begeleiding bestaan uit het deelnemen aan de projectgroepbijeenkomsten, de klankbordgroepbijeenkomsten voorbereiden en voorzitten en adviseren bij het opstellen van de visie en lezen/becommentariëren concept stukken.
4.
Projectbeheersing
4.1
Fasering, mijlpalen en tussenresultaten
Bij projectbeheersing gaat het systematisch om vijf beheersingsfactoren, te weten geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. Door deze factoren voortdurend te bewaken en door hierover tussentijds te rapporteren wordt meer grip verkregen op het project. Geld, tijd en kwaliteit zijn de te beheersen elementen. Informatie (alle relevante ontwikkelingen tijdens en over het proces) moeten transparant worden gemaakt en helder worden gecommuniceerd. De organisatie (projectgroep) moet in staat zijn op efficiënte en effectieve wijze de projectopdracht uit te voeren. Door het project te faseren ontstaan overzichtelijke fasen die beter beheersbaar en te managen zijn. In het kader van onderhavig project wordt de volgende fasering gehanteerd: a. b. c. d.
Voorbereiding consultatie In deze fase zal het vinden activiteiten plaats ter voorbereiding op de te houden klankbordbijeenkomsten. Consultatie In deze fase zal het sportveld en de inwoners worden geconsulteerd. Uitwerking Op basis van de gekregen input uit de vorige fase zal een concept visie opgesteld gaan worden. Besluitvormingsfase De concept visie zal ter besluitvorming worden aangeboden aan het college en de gemeenteraad. Gezien de nadrukkelijke betrokkenheid van het sportveld en de inwoners in de vorige fasen zal aan de gemeenteraad voorgesteld worden om geen Ontmoeting te houden maar de besluitvormig te laten verlopen via de Ronde en het Raadhuisplein.
Tabel 3: Samenvattend overzicht projectfasering. Wat Fase Wie Stappen Voorbereiding A MA, MZ, - analyse gegevens; consultatie Communicatie, - voorbereiden stuurgroep + externe werkgroepenbijeenkomsten ondersteuning (o.a. samenstelling +
Periode September 2012 – oktober 2012
planning) - uitnodigen voor Consultatie
B
werkgroepenbijeenkomsten
MA, MZ + externe begeleiding
- bijeenkomsten van werkgroepen; - verwerken input werkgroepen - consulteren inwoners op basis van uitkomsten werkgroepen (twitteren)
8
November 2012 december 2012
Opstellen concept visie Besluitvorming
C
E
Projectgroep + stuurgroep + externe ondersteuning
- verwerken input consultatiefase - opstellen concept visie
Projectgroep + stuurgroep + externe ondersteuning
- stukken opstellen t.b.v. besluitvorming (o.a. raadsvoorstel)
Januari – februari 2013 maart t/m september 2013
- Ontmoeting - De Ronde - Raadhuisplein N.B. Voor een gedetailleerd overzicht zie bijlage 1. Mijlpalen/tussenresultaten • Gedrukte flyer; • Opgestelde notitie met richtingen voor de visie; • Opgestelde concept visie. Kritische succesfactoren: • Beschikbaarheid projectleider, projectmedewerkers, stuurgroepleden en klankbordgroepleden; • Beschikbaarheid budget; • Goede afstemming met en betrokkenheid van partijen (intern en extern); • Gedragen visie door betrokken partijen (draagvlak); • Goede communicatie.
4.2
Risicomanagment, inclusief kritische succesfactoren
Tabel 4: Overzicht projectrisico’s. Risicoaspect 1. 2. 3.
4.3
Te weinig capaciteit, ziekte e.d. Geen draagvlak voor geformuleerde visie bij betrokken partijen Niet de opgestelde planning halen
Kans dat het zich voordoet
Zeer groot
Groot
Klein x
Maatregelen ter voorkoming
x
Inhuur extra capaciteit Aanpassen visie
x
Goede tijdsbewaking
Projectplanning
Voor een gedetailleerde planning zie bijlage 1.
4.4 De -
Projectbudget
volgende kosten zijn met dit project gemoeid: Inhuur externe begeleiding Inhuur t.b.v. reguliere werkzaamheden Spreker Kick-off bijeenkomst . Klankbordbijeenkomsten sportveld Communicatie uitingen (150 flyers) Consultatie inwoners Drukken visiedocumenten (75 stuks) Interne bijeenkomsten projectgroep Onvoorzien
€ 18.000,23.580,2.000,500,250,pm 375,100,500,Totaal € 45.305,-
Het projectbudget zal separaat beschikbaar gesteld dienen te worden aangezien het huidige sportbudget geen vrije ruimte meer kent.
9
Gezien de inzet van de projectleider wordt hier ook budget aangevraagd voor de inhuur van externe ondersteuning om de reguliere werkzaamheden van de projectleider over te nemen. Het gaat hier om een budget van 393 uur * € 60,- excl. btw = € 23.580,-.
4.5
Projectbijzonderheden
Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven is de verwachting dat de nieuwe sportvisie een behoorlijke impact zal hebben op het te voeren gemeentelijk sportbeleid en hiermee op de sport in Soest. Met een ombuigingstaakstelling van € 500.000,- (circa 10% van het totale budget) is het onontkoombaar dat er voor de sport pijnlijke besluiten genomen gaan worden en dat van gebruikers van gemeentelijke sportvoorzieningen een hogere eigen bijdrage gevraagd gaat worden. Veel van de sportuitgaven liggen vast en zijn moeilijk op de korte termijn om te buigen. Van het gemeentelijk budget gaat ongeveer 90% naar sportaccommodaties. In het kader van de op te stellen visie zal dan ook kritisch gekeken worden naar de gemeentelijke sportaccommodaties. Het afstoten of sluiten van accommodaties kan vaak niet op sympathie van het sportveld rekenen. In het traject van het opstellen van de nieuwe visie zal sterk ingezet worden op communicatie: uitleggen waarom bepaalde nog op te stellen maatregelen noodzakelijk zijn. Een medeweker van de cluster Communicatie is dan ook opgenomen in de projectgroep. Het zal mooi zijn als deze inzet op communicatie zich vertaalt in draagvlak voor de nieuwe visie. Gezocht is naar een goede manier om ook de inwoners te betrekken bij het proces om te komen tot een nieuwe visie. Via de klankbordgroep wordt het sportveld betrokken bij het proces. Omdat veel inwoners op de een of andere manier betrokken zijn bij een sportvereniging kunnen zij op deze manier aanhaken bij het proces. Om de ongeorganiseerde sporter en andere inwoners de mogelijkheid te geven om ‘mee te praten’ zal gebruik worden gemaakt van twitter. Via dit sociaal medium zullen er regelmatig stellingen e.d. geponeerd worden waarop gereageerd kan worden. Andere reacties die inwoners geven via twitter kunnen op deze manier ook bij het proces worden betrokken. Naast dit project is de cluster Sport ook verantwoordelijk voor het project om het schoolzwemmen te beëindigen met ingang van het schooljaar 2013-2014. Daarnaast wordt van de cluster Sport verwacht dat zij ook input levert t.b.v. andere projecten zoals bijvoorbeeld het opstellen van een integraal accommodatiebeleid. Dit alles tezamen maakt dat het voor de cluster Sport gaat om een aanzienlijke tijdsbeslag dat hiermee gemoeid is. Gevolg hiervan is dat reguliere werkzaamheden onder druk komen te staan. Het doorschuiven van werkzaamheden en het inhuren van externe ondersteuning zijn instrumenten om de gevolgen van de capaciteitsinzet voor genoemde projecten te compenseren.
5.
Projectvoorwaarden
5.1
Voortgang en kwaliteitsbewaking
Op vaste tijden zal de projectleider – eventueel in aanwezigheid van andere projectleden – overleg hebben met de opdrachtgevers over de voortgang en inhoud van het project. Hiervan zal een terugkoppeling plaatsvinden naar andere projectleden.
5.2
Communicatie en participatie
Voor het opstellen van dit plan van aanpak is overleg geweest met de cluster Communicatie over het communicatie- en participatietraject in het kader van dit project. Geconcludeerd is dat communicatie een belangrijk item is. De verwachting is dat de nieuwe visie een behoorlijke impact gaat hebben op het toekomstig te voeren gemeentelijk sportbeleid. Het invullen van de ombuigingstaakstelling van € 500.000,- en een nieuwe subsidiesystematiek zullen consequenties gaan hebben voor sportveld. Daarom is het van belang om goed uit te leggen waarom bepaalde maatregelen genomen moeten worden. De inzet is om door goede communicatie het draagvlak voor de nieuw op te stellen visie te verhogen. In het overleg met de cluster Communicatie zijn diverse communicatiemomenten verkend (bijv. kick-off bijeenkomst, consultatiemomenten, verspreiding concept visie en besluitvormingsmomenten). Deze zullen gaande het project ingevuld gaan worden.
10
Bij de besluitvorming rondom de uitkomsten van de kerntakendiscussie heeft de wethouder Bewegen aangegeven in te zetten op een brede consultatie. De gemeenteraad heeft ook aangegeven dit een pre te vinden. Inmiddels hebben zich (spontaan) reeds diverse mensen zich gemeld om zitting te willen nemen in de klankbordgroep. Voor de rol van de klankbordgroep zie paragraaf 3.1. In het kader van het participatietraject zal nader aandacht moeten worden besteed aan de invulling en selectie van de deelnemers van de klankbordgroep. Inzet hierbij is om het brede sportveld en andere betrokken actoren bij de sport goed vertegenwoordigd te laten zijn. Tegelijkertijd heeft een te grote klankbordgroep invloed op het traject en de slagvaardigheid. In dit kader wordt er aan gedacht om in overleg met de Sportfederatie te komen tot een consultatievorm waarin de Sportfederatie zorg draagt voor verdere consultatie met zijn achterban dat dan weer kan dienen als input voor de klankbordgroep. Via twitter zullen inwoners betrokken worden. Als participatiestijl is gekozen voor ‘consultatie’. Het sportveld en andere betrokken actoren worden gevraagd mee te denken over de invulling van de nieuwe visie. De uitkomsten (bouwstenen) worden betrokken bij het opstellen van de nieuwe visie. Gezien de zware opgave om € 500.000 minder uit te geven wordt aan het gemeentebestuur besluitvormingsruimte gelaten om invulling te geven aan deze taakstelling en niet het advies van de werkgroepen bindend te laten zijn. Het sportveld heeft tijdens de besluitvormingfase nog de mogelijkheid om zijn opvattingen m.b.t. de concept opgestelde visie kenbaar te maken aan de gemeenteraad.
5.2.1
Actorenanalyse
De volgende actoren zijn betrokken bij het gemeentelijk sportbeleid: college van burgemeester en wethouder, gemeenteraad, wethouder Bewegen, andere gemeentelijke afdelingen, de projectgroep, de stuurgroep, Sportfederatie, binnensportverenigingen, buitensportverenigingen, gebruikers/huurders sportaccommodaties, commerciële sportaanbieders, sportende inwoner (ongeorganiseerd), Optisport, Sportbonden waaronder NOC*NSF, Sportservice Midden Nederland, leveranciers sportmaterialen, aannemers, naburige gemeenten, provincie Utrecht, scholen, BSOorganisaties, firma De Ridder (onderhoud sportvelden), combinatiefunctionarissen, SRO (werkgever cbf’s), zorgverzekeraars, pers, ministerie VWS (Olympisch Plan).
5.2.2
Interactie wijk/gebied en (partner-)organisaties
In overleg met de cluster Communicatie is besloten om in de voorbereidingsfase in overleg met de opdrachtgevers nader aandacht te schenken aan de samenstelling van de klankbordgroep en de consultatie van betrokken actoren.
5.3
Evaluatie en nazorg
Na afloop zal het project geëvalueerd worden met projectleden en de opdrachtgevers. Belangrijk aandachtspunt in dit kader is de capaciteitsinzet. Dit kan als input gebruikt worden voor nieuwe projecten en voor managementinfo.
Bijlagen •
Planning
11
Bijlage 1: Planning zie Excel sheet
