PLAN VAN AANPAK "ONDERZOEK EXTERNE INZET (OEI)"

Plan van aanpak Onderzoek Externe Inzet 1.0 d.d. 24-7-2013

1

I

PLAN VAN AANPAK "ONDERZOEK EXTERNE INZET (OEI)"

1. Inleiding onderzoek Door de Belastingdienst is besloten tot het instellen van een tweetal pilots binnen de Invordering, waarbij commerciële partijen de mogelijkheid krijgen om beslagopdrachten te innen en loonvorderingen te doen. De Belastingdienst wil hierbij de externe partij de ruimte bieden om met behulp van eigen methoden (uiteraard binnen de kaders van de rechtsbeginselen) tot een optimaal resultaat te komen en zo aan de onder 3. genoemde doelstellingen te kunnen voldoen. Op 10 december 2012 is er een brief naar de Tweede Kamer gezonden, waarin onder meer is aangegeven dat de kleine, relatief eenvoudig te innen vorderingen extra aandacht krijgen en het intensiveren van de invordering beproefd zal worden door middel van een tweetal uit te voeren pilots. Het betreft een pilot waarbij deurwaarders van een commerciële partij beslagopdrachten innen die niet via het reguliere invorderingsproces zijn geïnd en een andere pilot, die betrekking heeft op het uitbesteden van loonvorderingen aan commerciële partijen. Beide pilots worden in het kader van deze opdracht uitgevoerd. De overeenkomst met de externe partij wordt aangegaan voor de duur van maximaal 12 maanden. In de eerste fase zal gefaseerd een bestand van 30.000 debiteuren worden aangeleverd. De vervolgfase wordt besteed aan de noodzakelijke uitloop van werkzaamheden en analyse. Van deze 30.000 debiteuren is van 20.000 al een loonvordering en een overheidsvordering (bij Particulieren én MRB) beproefd, echter zonder resultaat. Bij 10.000 debiteuren is na betekening van het dwangbevel geen enkele invorderingsactie ondernomen. Bij dit onderzoek wordt de incassoprocedure vorderingen bij particulieren en ondernemingen tussen de € 50,- en € 3.000,- herstart. Hierbij wordt een incassobureau ingezet voor een efficiënte uitvoering van de invorderingsopdrachten van de Belastingdienst. Tegelijkertijd wordt in dezelfde periode een vergelijkbaar onderzoek opgestart met de eigen incasso van de Belastingdienst. Dit leidt tot de mogelijkheid om resultaten van de externe pilot en die van de eigen pilot met elkaar te vergelijken en tot een gedegen analyse te komen. De vorderingen van de particulieren die worden gebruikt voor dit interne onderzoek hebben het gehele traject van overheidsvordering en loonvordering doorlopen. Bij ondernemingen gaan we er van uit, dat er nog geen deurwaarder is ingezet om de schuld alsnog te innen. Er is dus alleen een administratief traject aan voorafgegaan.

2. Opdrachtgever De opdrachtgever van deze pilot was opdrachtgeverschap overgegaan op

1

1. Per 1 juli 2013 is het

Plan van aanpak Onderzoek Externe Inzet 1.0 d.d. 24-7-2013 I I

3 Opdracht Organiseer een pilot waarbij een commercieel incassobureau invorderingsopdrachten probeert te innen die niet via het reguliere invorderingsproces zijn geïnd en waarbij dit bureau tevens middels het doen van een loonvordering openstaande vorderingen probeert te incasseren. Houdt een vergelijkbare pilot intern voor posten die niet via het reguliere invorderingsproces zijn geïnd.

4. Het doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is inzicht krijgen: of en hoe de beoogde werkzaamheden uit te besteden zijn; - in de methode en aanpak, die daarbij door de externe partij is gehanteerd; in de gewenste organisatie binnen de Belastingdienst om externe en interne inzet van de incasso bij deze doelgroep mogelijk te maken; -

in de mogelijke verbeteringen in het invorderingsproces, die toegepast kunnen worden binnen de Belastingdienst;

-

in de opbrengsten van de betreffende vorderingen in relatie tot de benodigde inspanningen/ kosten (capaciteit), zowel intern als extern.

5. Toelichting schema Onderstaand is een schema weergegeven, waarin alle nog te verrichte activiteiten zijn vermeld. Vervolgens zijn de daarin opgenomen onderdelen kort toegelicht, is bij een aantal een werkgroep gevormd om dit nader uit te werken en is een tijdpad aangegeven. Het betreft de volgende onderdelen: - Korte beschrijving incassoproces; - Selectie externe partij; - Selectie binnen de Belastingdienst; - Uitgangspunten onderzoeksproef; - Uitwerking onderzoeksproef; - Bestuurlijke Informatie.


Herinnering, aanmaning, Dwangbevel Proef: Telefonische Incasso Incassoproces

Overheidsvordering Loonvordering

Werk / Opdrachten Deurwaarders

Startpositie

Selectie posten

Selectie externe partij Wat Allemaal Nodig om proef op te zetten:

Criteria Proef

Externe bureau's

Interne DW Kenmerken Medewerkers

Instructies en Kwaliteitseisen

Reguliere interactie inregelen: (vb nieuwe vorderingen, verrekeningen, ANPR

1 Reguliere interactie loopt gewoon via IHP/INL

Kenmerken Vorderingen

resultaten, verzoeken klant)

Beschikbare Middelen

Vastleggen BI Resultaat: kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving

Analyse Verschil in Resultaten Analyse meer/minder opbrengsten (inclusief potentiele procesverbeteringen) in relatie tot benodigde inspanningen

Eindrapportage

I Resultaat: opbrengsten inzet en kosten

Resultaat: opbrengsten inzet en kosten


6. Korte beschrijving incassoproces Indien een belastingaanslag niet (volledig) is betaald volgt kort na de vervaldatum een betalingsherinnering en daarna een aanmaning. Wordt de aanmaning niet betaald, dan volgt binnen enkele weken de betekening van een dwangbevel. Wordt ook na de betekening van het dwangbevel niet betaald, dan wordt geautomatiseerd een beslagopdracht geselecteerd. Deze beslagopdracht gaat naar de kantoren. Voor een deel van deze beslagopdrachten volgt dan nog een overheidsvordering (automatische incasso) of een loonvordering (beslag op het loon onder de werkgever). Een ander deel wordt overhandigd aan de belastingdeurwaarder, als zijnde een opdracht om deze ten uitvoer te gaan leggen.

7. Pilot bij de externe partij De selectie van de externe partij heeft plaatsgevonden in nauwe samenwerking met het Inkoopuitvoeringscentrum van de B/CFD . Voor de aanbesteding wordt verwezen naar het document 'offerteaanvraag 22-03-13 versie 1.0' van 22 maart 2013 en de gunningsadviezen/ gunningsbeslissingen van 27 mei 2013 van het Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst. is uitgekozen om de opdracht uit te voeren. Op 8 juli 2013 is het contract met =getekend.

Om de externe pilot op een soepele en efficiënte wijze te laten verlopen, wordt er bij de Belastingdienst een backoffice ingericht voor het verstrekken van de informatie aan de externe partij en voor het verwerken van de ontvangen gegevens van de externe partij. Het loket wordt bemenst door medewerkers, die voor de externe partij het enige aanspreekpunt bij de Belastingdienst zijn. Zij zorgen voor de verdere verdeling en verwerking van de ontvangen gegevens zodat INL juist wordt gevuld bij bijvoorbeeld bezwaarschriften, betalingen en uitstel in verband met een betalingsregeling. Zij geven wijzigingen door aan bij voorbeeld de inspecteur, de afdeling bezwaar, klantenregistratie Ook zal de backoffice mutaties aan de externe partij moeten doorgeven..

8. Pilot binnen de Belastingdienst Tegelijkertijd wordt er in dezelfde periode een vergelijkbare pilot binnen de eigen incasso van de Belastingdienst gehouden. deelnemende kantoren Er nemen 3 kantoren deel aan deze proef, te weten I 1. De posten voor de interne en de externe partij zijn van deze kantoren afkomstig en de projectteams worden op deze drie locaties ondergebracht. De backoffice die de signalen gaat verwerken voor de externe partij wordt opgenomen in de interne pilot, zodat binnen de projectteams op de kantoren zowel de backoffice werkzaamheden als de eigen invordering plaatsvindt. 9. Vorderingen


Er wordt een selectie gemaakt uit alle vorderingen of uit een combinatie van zogenaamde 'rode' en 'blauwe' vorderingen. Deze posten worden aselect geselecteerd, Ook ambtshalve opgelegde aanslagen kunnen in de selectie voorkomen. De stammen/posten, die uitsluitend uit Toeslagen bestaan, blijven buiten de pilot. Deze proef concentreert zich op de stammen van particulieren en ondernemers, tussen de € 50 en € 3.000. 20.000 debiteuren voor de externe partij en 6000 debiteuren voor de interne proef hebben de "wasstraat" al doorlopen. Met andere woorden: de stappen "verrekenen met een eventuele teruggave, loonvordering en de overheidsvordering" zijn genomen. Dit heeft geen resultaat gehad en de post is in de bak "OPPARK" geplaatst. Voor de externe partij worden ook nog 10.000 debiteuren geselecteerd waarna na betekening van het dwangbevel geen enkele invorderingsactie is ondernomen. Zowel intern als extern worden de debiteuren in tranches uitgezet. Ze hebben geen recente OP-schuld. De stammen worden door de kantoren via de INL dump geselecteerd en hebben de volgende kenmerken: - bestaan uit 50% particulieren en 50% ondernemers; - zijn ingedeeld in verschillende klassen (bedragen); - hebben de status actie 'D' — DB' of komen uit 'OP — PARK'; - er is een variatie van alle middelen en van Toeslagen.

10 medewerkers

Voor dit onderzoek zijn enthousiaste fulltime medewerkers nodig, die hiervoor geheel kunnen worden vrijgemaakt. Bovendien staan ze achter het idee van de pilot en zijn ze bereid om hun volledige medewerking te verlenen. Het zijn medewerkers, die meedenken en verbeterpunten of knelpunten gedurende de proef kenbaar maken. Gedacht wordt aan (per kantoor): - 1 B-functionaris voor het bellen van belastingschuldigen (dit hoeft geen invorderaar te zijn); - 1 B-functionaris ondersteuning deurwaarderij; - 4 C-functionarissen invordering (2 voor onder ondersteuning externe partij); - 1 E-functionaris invordering (parttime); - 3 Deurwaarders.

11 inrichting

1) De geselecteerde posten worden op ieder kantoor in INL ondergebracht in aparte, nieuw op te voeren teams: 2 teams voor de externe partij (overeenkomstig de splitsing van de externe pilot) en 1 team voor de interne pilot;


2) In de content van de Belastingtelefoon wordt zorgvuldig vastgelegd dat alle telefonische vragen en de hieruit voortvloeiende SBA's bij de juiste ontvanger terecht komen; 3) De uren van de interne pilot worden in SAP geboekt, waarbij gebruik gemaakt wordt van twee projectcodes. Eén voor activiteiten gerelateerd aan contacten met de externe partij (projectcode 1116) , de andere voor werkzaamheden voor de interne pilot (projectcode 1117); 4) De resultaten van de interne pilot worden door de deelnemende kantoren vastgelegd. Onderzocht wordt nog of dit in INL, IHP of lpad geautomatiseerd mogelijk is. Zo nodig wordt een Excel-bestand gemaakt. De volgende onderdelen worden onder andere vastgelegd: a) Aantal posten : - bedrag van de vordering; - betaald; - betalingsregeling afgesloten/ nagekomen; - aangifte gedaan; - bezwaar ingediend; - oninbaar geleden; - overige afhandeling; b) Aantal beslagen; c) Aantal verkopingen en de opbrengst; d) Aantal malen telefonisch contact en de resultaten daarvan; e) Aantal invorderingsbrieven en resultaten daarvan; f) Werktijden. 5) De deurwaarders van de Belastingdienst zijn allemaal uitgerust met een !pad. Deze is voorzien van een handhavings-app, waarmee de deurwaarders ter plekke persoons-, kenteken-, en kadastergegevens kunnen raadplegen. Daarnaast kunnen zij de lpad gebruiken voor internetbetalingen en email; 6) Er is aandacht voor de veiligheid van de medewerkers, vooral bij de niet-gebruikelijke werktijden én bij een verhoogd risico. Gedacht wordt hier aan het samen op pad gaan van deurwaarders, telefonische bereikbaarheid management etc.

12 aanpak Extern De externe partij krijgt de vrijheid om met de middelen die hij daar het meest geschikt voor acht de vorderingen binnen het tijdsbestek van de pilot te innen. Natuurlijk binnen de kaders van weten regelgeving; begunstigend beleid en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur


Intern

Ook hier wordt de vrijheid gegeven de openstaande schulden binnen het tijdsbestek van de pilot binnen te krijgen. Natuurlijk ook hier binnen weten regelgeving, begunstigend beleid en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Er wordt ook zowel binnen als buiten kantoortijden en op zaterdag werkzaamheden verricht. De geplande aanpak bestaat vooralsnog uit: •

•

•

•

•

• •

Het beproeven van een loonvordering. Alhoewel dat al in een eerder stadium is uitgeprobeerd zal nog een keer gekeken worden of dat mogelijk is. Essentieel in de proef is dat de invorderaars de beschikking hebben over suwinet, dat actuele loongegevens heeft. Bellen naar belastingschuldige: Dit wordt door B/C functionarissen uitgevoerd. Wanneer de klant niet de mogelijkheid heeft om ineens te betalen, kan telefonisch een betalingsregeling worden getroffen. De behandelaars zijn vrij, regelingen af te spreken. Bij voorkeur binnen de duur van de pilot, maar er wordt de vrijheid geboden regelingen tot tot een maximumduur van 12 maanden af te spreken, zonder dat nadere voorwaarden worden gesteld. als een belcontact niet tot stand komt, wordt een zogenaamde servicebrief gestuurd: Dit kan ook door B/C-functionarissen worden gedaan. In deze brief staat een overzicht van de openstaande vorderingen. Hierin wordt, actief, een betalingsregeling aangeboden. Daarnaast wordt aan de klant het invorderingstraject uitgelegd. Ook wordt een bezoek van de belastingdeurwaarder aangekondigd. Indien er geen reactie volgt, zal de deurwaarder de belastingschuldige bezoeken. Hij zal in eerste instantie proberen de schuld te innen. Als dat niet lukt, krijgt hij ook de bevoegdheid een betalingsregeling met belastingschuldige af te spreken. Lukt dat niet dan volgt beslaglegging. De ondergrens zoals die in het normale proces wordt gehanteerd wordt losgelaten. Slecht bij een zeer gering verhaal/onvermogen wordt afgezien van beslag. Hier wordt een ambtsbericht van opgemaakt. Voertuigen worden altijd in beslag genomen. Ook wordt onderzocht of andere verhaalsmogelijkheden, denk met name aan beslag onder derden, aanwezig zijn. Een beslag wordt in principe altijd gevolgd door executie.

13. Overige aandachtspunten

De geheimhouding is als eis (eis 12) opgenomen in de offerte aanvraag en tevens onderdeel van de overeenkomst met de externe partij. Aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens is voldaan. De externe deurwaarders worden gedurende de proef aangesteld als (onbezoldigd) rijksbelastingambtenaar, waarna ze door onze minister kunnen worden aangewezen als Belastingdeurwaarder. De externe partij is hiermee in de offerte akkoord gegaan en zal hiervoor alle vereiste informatie aanleveren.

1


De vraag of wij de bevoegdheden van de ontvanger kunnen mandateren aan personen werkzaam bij externe private incassobureaus is voorgelegd aan de landsadvocaat. Hij komt tot de conclusie, dit niet raadzaam te vinden vanwege de daaraan verbonden risico's. Deze risico's kunnen worden ondervangen door de te mandateren externen ook aan te stellen als ambtenaren buiten bezoldiging en de bevoegdheden zo gedetailleerd mogelijk in te vullen en af te kaderen. Dit advies zal in deze pilot als zodanig worden opgevolgd. Gedurende de pilot vindt er een groot aantal activiteiten en handelingen plaats. Hierbij kan gedacht worden aan: de uitwisseling van bestanden met externe partij(en), het inregelen van reguliere interacties, nieuwe vorderingen, (gedeeltelijke) betalingen, verrekeningen, actualisering debiteurenpositie, AN PR resultaten, verzoeken van klanten en het verwerken van uitval, behandeling ontvangen correspondentie, het afhandelen in de applicaties van de Belastingdienst (INL, IHP), de executoriale verkoop, de financiële afhandeling van de werkzaamheden van de externe deurwaarders (kwitanties, deurwaardersborderellen, aanlevering aan CP en B/CA-UCC, de behandeling bezwaar- en beroepschriften,. Er heeft hierover reeds afstemming plaatsgevonden met B/CA. Daarnaast zullen zo snel mogelijk afspraken gemaakt worden met CCover deze bovengenoemde activiteiten in de opstartperiode.

14. Bestuurlijke Informatie Het project levert op verschillende terreinen bestuurlijke informatie op: - Resultaat (opbrengst en kosten) van de inzet van de externe partij; - Resultaat (opbrengst en kosten) van de inzet van de eigen deurwaarders; - Een analyse van het verschil in resultaten; - Een kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving van wat er allemaal nodig is om de onderzoeksproef op te zetten - Een analyse van de opbrengsten (inclusief potentiele procesverbeteringen) in relatie tot de benodigde inspanningen. De afdeling Onderzoek en Marketing (O&M) zal dit project ondersteunen om alle relevante gegevens te verzamelen, te beoordelen en te analyseren. Tevens zullen zij, in samenwerking met een extern bureau, zowel voor de interne als de externe pilot een klanttevredenheidsonderzoek opzetten.


15.Projectteams a. Centrale projecteam

b. Lokale Projectteam

c. Klankbordgroep

PLAN VAN AANPAK "ONDERZOEK EXTERNE INZET (OEI)"

Recommend Documents