Nahnisim
2013-2014
Plan van Aanpak Jeugddienst Turnhout
Sim Jacobs Han Mermans Niels Mangelschots Niels Maes 3e Jaar Toegepaste Informatica Thomas More Geel
1
Inhoudstabel 1
2
Aanleiding en achtergrond van het project .................................................................................................................... 4 1.1
Wat gaat er nu fout? ............................................................................................................................................... 4
1.2
Welke nadelen heeft de huidige werking? ............................................................................................................. 4
1.3
Verwerken en delen van informatie ....................................................................................................................... 4
1.4
Waarom wil men dit project? ................................................................................................................................. 4
Verwacht resultaat .......................................................................................................................................................... 5 2.1
Veiligheid................................................................................................................................................................. 5
2.2
Gebruiksvriendelijkheid .......................................................................................................................................... 5
2.2.1
Website ........................................................................................................................................................... 5
2.2.2
Webapplicatie ................................................................................................................................................. 5
3
Business Case .................................................................................................................................................................. 6
4
Fasering ........................................................................................................................................................................... 7 4.1
4.1.1
Deeltaak 1: Functionele eisen ......................................................................................................................... 7
4.1.2
Deeltaak 2: Niet-functionele eisen ................................................................................................................. 8
4.2
Fase 2: Marktonderzoek ......................................................................................................................................... 9
4.2.1
Deeltaak 1: Onderzoek van bestaande pakketten .......................................................................................... 9
4.2.2
Deeltaak 2: Onderzoek van deelpakketten ..................................................................................................... 9
4.3
5
Fase 1: Analyse van de eisen ................................................................................................................................... 7
Fase 3: Ontwikkelingsonderzoek ............................................................................................................................ 9
4.3.1
Deeltaak 1: Onderzoek naar een programmeertaal ....................................................................................... 9
4.3.2
Deeltaak 2: Onderzoek naar een framework ................................................................................................ 10
4.3.3
Deeltaak 3: Onderzoek naar een CMS .......................................................................................................... 10
4.3.4
Deeltaak 4: Onderzoek naar een Databasemanagementsysteem................................................................ 10
4.4
Fase 4: Onderzoek hosting .................................................................................................................................... 11
4.5
Fase 5: Onderzoek security ................................................................................................................................... 12
Projectafbakening ......................................................................................................................................................... 13 5.1
Verbanden met andere projecten ........................................................................................................................ 13
6
Omschrijving primaire doelgroep en andere stakeholders .......................................................................................... 14
7
Informatie en rapportering ........................................................................................................................................... 15
8
Risicoanalyse ................................................................................................................................................................. 16
9
8.1
Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om het project succesvol af te ronden............................................... 16
8.2
Welke maatregelen moeten genomen worden om mislukken te vermijden ....................................................... 16
Projectorganisatie ......................................................................................................................................................... 17 2
10
Bijlagen ...................................................................................................................................................................... 18
10.1
Bijlage 1: Product Breakdown Structure (PBS) ..................................................................................................... 18
10.2
Bijlage 2: Product Flow Diagram (PFD) ................................................................................................................. 19
3
1
AANLEIDING EN ACHTERGROND VAN HET PROJECT
Het huidige systeem dat ze gebruiken biedt te weinig duidelijkheid voor zowel het stadbestuur als de jongeren van Turnhout. Het nieuwe systeem zal dus zorgen voor een meer volledige en meer duidelijke communicatie in deze twee richtingen enerzijds, en anderzijds het plannen en archiveren van georganiseerde activiteiten beter mogelijk maken. Het stadsbestuur zal op deze manier meer inzicht krijgen in het doen en laten van hun jeugddienst.
1.1 -
1.2
Wat gaat er nu fout? Het delen van informatie onder het personeel is niet transparant genoeg. Archiveren van informatie over jongeren kan worden verbeterd. Toegankelijkheid van informatie.
Welke nadelen heeft de huidige werking?
Hoe meer informatie er ter beschikking is van de jeugddienst, hoe beter. Ze focussen om de jongeren met problemen op te volgen en te helpen en daarom is transparantie van informatie zeer belangrijk. Op dit moment wordt zeker niet alle informatie die er is gedeeld met de juiste personen en dat willen we met deze applicatie verbeteren.
1.3
Verwerken en delen van informatie
Het gemakkelijk verwerken van informatie over de jongeren is een belangrijke factor in dit project. Momenteel is dat niet mogelijk omdat er wordt gewerkt met meerdere personeelsleden die de informatie over de jongeren mondeling delen of opslaan in een excel bestand. Het doel is om alle relevante informatie te kunnen verwerken op één toegankelijk platform waar elke jongere kan worden opgevolgd door de bevoegde personen. De hoeveelheid van informatie die beschikbaar is over een persoon biedt het personeel meer mogelijkheden om in te grijpen bij problemen of andere situaties. De applicatie volgt niet alleen de jongeren op maar er kan ook worden ingespeeld op statistieken van evenementen.
1.4
Waarom wil men dit project?
De jeugddienst van Turnhout wil meer inzicht in de situaties van de jongeren en er toe in staat zijn om statistieken weer te geven aan het stadsbestuur. Het verspreiden van informatie moet ook toegankelijker worden gemaakt voor iedereen die over een internet connectie beschikt zonder enige vorm van registratie.
4
2
VERWACHT RESULTAAT
Om meer transparantie te bieden raden wij een webapplicatie op maat aan die de nodige informatie biedt aan de jongeren en de actuele statistieken aan de overheid. Gezien een webapplicatie zich op het internet bevindt hechten wij graag veel belang aan de veiligheid van de gegevens. Ook gebruiksvriendelijkheid verdient voldoende aandacht om de informatie zo toegankelijk mogelijk te maken.
2.1
Veiligheid
De klant is zeer gefocust om de data van de applicatie veilig te houden dus dachten wij aan een webapplicatie en een website. Het nut hiervan is dat de kritieke data op een andere plaats wordt bewaard dan de publieke data zoals evenementen en zo verder. De databank van de webapplicatie kan communiceren met de databank van de website maar niet omgekeerd. Dit wil zeggen dat de webapplicatie data kan wegschrijven naar de databank van de website maar niet in tegengestelde richting. Zo voorkomen we databank exploiting en garanderen we veiligheid.
2.2
Gebruiksvriendelijkheid
2.2.1
Website
Het gemakkelijk communiceren met de jongeren was ook een grote vereiste van de jeugddienst. Momenteel gebruiken ze het sociaal netwerk Facebook om de meeste jongeren op de hoogte te brengen maar niet iedereen heeft natuurlijk Facebook. De website die Nahnisim voorziet biedt de jongeren uit de omgeving een gemakkelijk communicatiemiddel om iedereen op de hoogte te houden van de laatste nieuwe hoogtepunten. Een website is voor iedereen toegankelijk en je kan alle informatie verkrijgen die je nodig hebt zonder je te registreren. Het personeel wou ook met iedereen gemakkelijk kunnen chatten daarom overwegen we een publieke chatroom op de website aan te bieden. Zo kan iedereen zijn/haar zegje doen zonder direct contact, wat in de meeste gevallen positief is. Jeugddienst Turnhout vroeg ook of er een manier was om de jongeren te leren omgaan met het uitdelen en krijgen van respect. Daarom stelden we voor om een gemodereerd forum aan te bieden waar jongeren met elkaar kunnen communiceren onder het meekijkend oog van het personeel. Na wat overleg bleek een forum niet de juiste oplossing te zijn en daarom kunnen we misschien overwegen om een IRC netwerk aan te bieden. Dat zijn uitsluitend chatrooms die je vanuit een website kan bezoeken of via een applicatie die IRC ondersteunt. Deze netwerken kunnen ook worden gemodereerd. 2.2.2
Webapplicatie
De webapplicatie oogt op het vergemakkelijken van het verwerken en delen van informatie van de jongeren onder het personeel van de jeugddienst. Momenteel werken ze met Excel-bestanden. Het is dus mogelijk om deze gegevens in de databank te importeren via de webapplicatie. Alle informatie is snel toegankelijk voor alle personeelsleden aan de hand van zoekfuncties op allerlei criteria. Statistieken worden gegenereerd vanuit de databank en kunnen worden bekeken door de bevoegde personen. Deze statistieken zijn niet publiek toegankelijk, maar kunnen wel worden afgedrukt of via e-mail worden verstuurd. Het opvolgen van jongeren staat in deze applicatie centraal en biedt dus eigenlijk een persoonlijk rapport voor elke jongere die ingeschreven is. Elk personeelslid zal ook een beeld kunnen vormen van wat er ooit met deze jongere is gebeurd.
5
3
BUSINESS CASE
Momenteel maken de leden van de jeugddienst Turnhout gebruik van Excel-bestanden om een overzicht te creëren over de jongeren en de activiteiten. Hoewel dit een goede techniek lijkt, heeft deze duidelijk enkele belangrijke tekortkomingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: -
Een globale interpretatie van de gegevens is niet mogelijk, De gegevens staan verspreidt over meerdere bestanden en meerdere locaties, Er is geen vorm van authenticatie waardoor iedereen toegang kan krijgen tot de gevoelige gegevens.
Het is duidelijke dat men genoodzaakt is om over te stappen naar een meer uitgebreid systeem die onder andere meer overzicht en een beter beheer van gegevens biedt. We bespreken enkele voorbeelden van het nieuwe systeem. Het te ontwerpen systeem zal alle gegevens van de jongeren en activiteiten verzamelen in een centrale database. Door gebruik te maken van zo’n relationeel databasesysteem zullen alle gegevens efficiënt opgeslagen worden; de data wordt maar één keer en op één plek opgeslagen. De veiligheid van de gegevens wordt dankzij het systeem ook vergroot. Aangezien men met gevoelige informatie werkt die zeker niet in de verkeerde handen terecht mag komen is het belangrijk dat er een gepaste beveiliging wordt voorzien. De applicatie zal gebruik maken van authenticatie waardoor enkel de bevoegde personen toegang krijgen tot de gegevens. Niet enkel de gecentraliseerde verzameling en de beveiliging van de gegevens komen ten goede in het nieuwe systeem. De mogelijkheid voor een betere visualisering van de gegevens wordt ook in het systeem verwerkt. Het zal mogelijk zijn om op een eenvoudige manier statistieken te verzamelen over de data. De jeugddienst zal dan aan de hand van verschillende grafieken en tabellen het stadsbestuur beter kunnen informeren over de organisatie van de jeugddienst. Dit verhoogt de kans dat het stadsbestuur inziet dat de werking van de jeugddienst een positieve invloed heeft op de omgeving waardoor zij eerder geneigd zijn om hierin te investeren. Dit komt niet alleen de jeugddienst zelf ten goede maar alsook de jongeren die daardoor een betere opvolging krijgen bij het ouder worden in de stad Turnhout.
6
4
FASERING
In eerste instantie hebben we de opdracht opgedeeld in verschillende fasen. (zie bijlage Product Breakdown Structure en Product Flow Diagram).
4.1
Fase 1: Analyse van de eisen
Eisen omvatten de mogelijkheden van het systeem, evenals de voorwaarden of beperkingen op hoe deze mogelijkheden kunnen worden toegepast. 4.1.1
Deeltaak 1: Functionele eisen
We starten met het zoeken naar de functionele eisen, de eisen die aangeven wat het systeem moet kunnen bieden aan de gebruikers. Deze eisen kunnen we achterhalen door duidelijk te communiceren met de opdrachtgever. Wat wil de opdrachtgever met het systeem doen? Wat moet het systeem allemaal kunnen? Wat zijn eventuele opties? Dit zijn allemaal vragen die beantwoord moeten worden in het belang van het project. Zonder duidelijke antwoorden op deze vragen is het niet mogelijk om een succesvol systeem te presenteren aan de eindgebruiker. 4.1.1.1
MoSCoW-methode
Onder de functionele eisen moeten we onderscheid kunnen maken tussen de eisen die noodzakelijk zijn en anderzijds de eisen die eventueel leuk zijn om te hebben maar niet noodzakelijk zijn. Om hierin een onderscheid te maken, maken we gebruik van de zogenaamde MoSCoW-methode. Met behulp van deze methode kunnen we voorrang geven aan bepaalde eisen. Er ontstaat een beter overzicht van de eisen en hun prioriteiten. Zoals af te leiden valt uit de schrijfwijze van de benaming, is MoSCoW een afkorting waarbij de letters staan voor: -
-
-
-
M – must haves De “must haves” zijn de eisen die het project doen staan of vallen. Als er niet voldaan is aan deze eisen is het project niet geslaagd. S – should haves De “should haves” beschrijft de eisen die ook in het project zouden moeten uitgewerkt worden maar niet zo noodzakelijk zijn. C – could haves Wanneer de “must haves” en de “should haves” volledig zijn geïmplementeerd komen de “could haves” aan bod. Dit zijn enkele leuke features die het project kan bevatten, maar die de werking niet echt ondersteunen. W – won’t haves De “won’t haves” bevat de eisen die in dit project niet zullen worden uitgewerkt. In een eventueel vervolgproject zullen deze misschien wel aan bod komen.
7
4.1.2
Deeltaak 2: Niet-functionele eisen
Naast de functionele eisen bestaan er ook de niet-functionele eisen. Hieronder verstaan we de omstandigheden of de beperkingen waaronder de functionele eisen moeten geïmplementeerd worden. De niet-functionele eisen wordt opgesplitst in zes hoofdeigenschappen met daarbinnen nog subeigenschappen. -
-
-
-
-
Functionaliteit: Deze hoofdeigenschap bestaat erin om ons af te vragen hoe goed het systeem de gewenste ondersteuning moet leveren. Hier moeten we kijken naar: o Beveiligbaarheid o Geschiktheid o Juistheid o Koppelbaarheid o Naleving voorschriften Betrouwbaarheid: Hier moeten we ons afvragen in welke mate moet het systeem zonder verstoringen functioneren. Dit kunnen we onderverdelen onder: o Bedrijfszekerheid o Foutbestendigheid o Herstelbaarheid Bruikbaarheid: Ook deze hoofdeigenschap is belangrijk omdat de vraag hier is: Hoe eenvoudig moet het systeem te gebruiken zijn. Het is natuurlijk van groot belang dat het systeem op zo een eenvoudige manier te gebruiken is. Hierbij kijken we naar de menselijke factor: hoe werkt het systeem voor anders validen? Is het systeem gebruiksvriendelijk genoeg? Bij deze hoofdeigenschap horen de volgende subeigenschappen waarbij we rekening moeten houden: o Aantrekkelijkheid o Begrijpelijkheid o Gebruiksgemak o Leerbaarheid Efficiency: Hoeveel middelen mogen er gebruikt worden bij het uitvoeren van een taak en hoe snel moet het systeem taken uitvoeren? Hierbij zijn volgende puntjes belangrijk: o Middelenbeslag o Snelheid Onderhoudsbaarheid: Kunnen we het systeem gemakkelijk onderhouden? Is het mogelijk om het systeem later wat te wijzigen? Kunnen we verder bouwen op voorafgaande analyse? Deze hoofdeigenschap bestaat uit de volgende 4 belangrijke punten: o Analyseerbaarheid o Stabiliteit o Testbaarheid o Wijzigbaarheid
8
-
4.2
Overdraagbaarheid: Bij de laatste hoofdeigenschap moet er nagedacht worden over de mogelijkheid om het systeem over te zetten naar een andere omgeving, is dit mogelijk? Overdraagbaarheid bestaat uit 4 zaken waar we naar moeten kijken o Aanpasbaarheid o Inpasbaarheid o Installeerbaarheid o Gezamenlijkheid
Fase 2: Marktonderzoek
In de tweede fase starten we met een marktonderzoek. Hierbij zoeken we naar en verzamelen we informatie over pakketten die een oplossing kunnen bieden aan het huidige project. Hierin onderscheiden we twee deeltaken, namelijk de onderzoek naar bestaande pakketten en de onderzoek naar deelpakketten. 4.2.1
Deeltaak 1: Onderzoek van bestaande pakketten
Bij het onderzoek naar bestaande pakketten verzamelen we informatie over reeds bestaande software die oplossingen bieden voor het te ontwikkelen systeem. Hierbij is het belangrijk dat we de functionele en niet-functionele eisen van het project in het achterhoofd houden. Deze hebben immers een grote invloed op de zoektocht naar een bruikbaar softwarepakket. 4.2.2
Deeltaak 2: Onderzoek van deelpakketten
We doen niet alleen een onderzoek naar volledige bestaande pakketten die meteen al een oplossing bieden. We zoeken ook naar zogenaamde deelpakketten. Deze softwarepakketten kunnen interessant zijn voor het project maar zijn niet meteen gebruiksklaar. Het is met enkele aanpassingen en toevoegingen dat deze pakketten gebruikt kunnen worden in het systeem.
4.3
Fase 3: Ontwikkelingsonderzoek
In fase drie doen we onderzoek naar de verschillende ontwikkelingsmogelijkheden van het systeem. Indien we in fase twee geen bruikbaar pakket vinden zullen we zelf een systeem moeten ontwikkelen. Hierbij staan we stil bij de verschillende onderdelen die noodzakelijk zijn bij de ontwikkeling van het systeem. Ook hierover moeten we een uitgebreid onderzoek doen om zo te achterhalen wat de beste opties zijn per onderdeel. 4.3.1
Deeltaak 1: Onderzoek naar een programmeertaal
De programmeertaal is een formele taal die ontwikkeld is om instructies door te geven aan een machine, meestal een computer. Een programmeertaal kan gebruikt worden om programma’s te creëren die het gedrag van de computer regelen. Het kiezen van een programmeertaal is een grote technische beslissing van het project. De keuze van een programmeertaal treft zowel de eindgebruiker als de ontwikkelaar van het systeem. Bij de keuze van een programmeertaal is het belangrijk te weten wat het systeem moet doen. Moet het systeem enkel berekeningen uitvoeren of moeten de resultaten ook op een mooie manier gepresenteerd worden? Dit is slechts een greep uit vele vragen waarop een antwoord gevormd moet worden bij het zoeken naar een programmeertaal. 9
Belangrijk bij het kiezen van een dergelijke taal is dat iedereen met deze programmeertaal kan werken. We moeten dus niet op de proppen komen met een oeroude taal die niet meer ondersteund wordt en waarmee niemand kan werken. Ten tweede is het ook te achterhalen hoe makkelijk je support krijgt wanneer je op een probleem stuit. Zo krijg je waarschijnlijk sneller een antwoord op een vraag in verband met een opensource programmeertaal in tegenstelling tot een gesloten taal. 4.3.2
Deeltaak 2: Onderzoek naar een framework
Een softwareframework is een geheel van softwarecomponenten die gebruikt worden bij het ontwikkelen en programmeren van applicaties. Hieronder verstaan we ook de afspraken hoe deze verschillende componenten gebruikt worden binnen een groep ontwikkelaars en welke libraries gebruikt zullen worden. Net zoals bij de keuze van een programmeertaal, moeten we bij de keuze van een framework verschillende criteria in acht nemen. We kijken ook weer naar de populariteit en de grootte van de community zodat we snel een oplossing kunnen vinden moesten we in de problemen geraken. Ook de volgende belangrijke criteria moeten we onderzoeken: 4.3.3
Duurzaamheid: hoe lang wordt de framework nog ondersteund? De filosofie achter de framework: een framework ontwikkeld door professionals zal waarschijnlijk ook aan de eisen voldoen van andere professionals. Veiligheid: biedt de framework voldoende veiligheidsmaatregelen of kunnen deze makkelijk geïmplementeerd worden? Documentatie: is de bestaande literatuur voldoende om aan de slag te gaan met het framework? Deeltaak 3: Onderzoek naar een CMS
Een Content Management Systeem, of content-beheersysteem, is meestal een webapplicatie die het mensen, met weinige technische kennis , mogelijk maakt om documenten en gegevens op het internet te kunnen publiceren en beheren. CMS-systemen worden meestal gebruikt voor websites die blogs en nieuwsberichten bevatten. Het voordeel van een CMS-systeem is dat het makkelijk te gebruiken is. Het biedt voor zowel professionals als niettechnische mensen voldoende opties voor het beheer van een website. Bij de keuze van een CMS-systeem kunnen we bijna net dezelfde punten in acht nemen als bij het kiezen van een programmeertaal en een framework: -
4.3.4
We bekijken hoe groot de community is, wat de kans op probleemoplossing aanzienlijk verhoogt; Werken we met een opensource CMS of gaan we eerder op zoek naar een commerciële versie; We vergelijken ook weer de duurzaamheden van de verschillende versies: blijft het gekozen CMS-systeem nog lang ondersteunt in de toekomst? Deeltaak 4: Onderzoek naar een Databasemanagementsysteem
Het databasemanagementsysteem (DBMS) is het systeem dat verantwoordelijk is voor het toegankelijk maken, beveiliging en beheer van de opgeslagen gegevens. Het zorgt er dus voor dat de gebruiker aan zijn eigen data aankan en deze (op een eenvoudige manier) kan aanpassen. Vaak kunnen we in een DBMS drie onderdelen terugvinden: -
De opgeslagen gegevens, Het programma waarmee de data wordt beheerd en De gehele gebruikersinterface die ervoor zorgt dat de gegevens makkelijk te bereiken zijn. 10
Er zijn veel verschillende databasemanagementsystemen beschikbaar. Net zoals bij CMS-systemen zijn er die commercieel zijn maar je hebt natuurlijk ook de opensource versies die zeker niet onderdoen aan de betalende systemen. Wat we zeker ook in acht moeten nemen bij de keuze van een DBMS is de locatie van dit systeem. Werken we eerder met een serverversie? Gaan we gebruik maken van een desktopversie of kijken we alleen naar de web-enabled versies die ervoor zorgen dat de gebruiker via zijn browser aan de gegevens kan? Ook hierbij moeten we goed rekening houden met de eisen van de opdrachtgever waarop we onze keuzes zullen moeten maken.
4.4
Fase 4: Onderzoek hosting
Indien de voorkeur van de opdrachtgever naar een webapplicatie of een CMS-systeem gaat, moeten we ook nadenken over de hosting van de website. Hosting is een dienst dat personen en organisaties toelaat om hun website toegang te maken via het internet. Bedrijven die deze service aanbieden worden hostingbedrijven, of kortweg, hosts genoemd. Zij bieden ruimte op hun servers en connectiviteit naar de website aan voor de ontwikkelaars van de site. De keuze van zo’n dergelijk hostingbedrijf is een zeer belangrijk gegeven voor de eindgebruiker. Zo moeten we al zeker kijken of het beheer van de website op een eenvoudige manier verloopt. Het is belangrijk dat de eindgebruiker op zijn eigen houtje de website kan beheren zonder telkens de hulp in te schakelen van een professional. Niet enkel de gebruiksvriendelijkheid is belangrijk, we moeten ook volgende criteria in acht nemen: -
Hoeveelheid webruimte, Beperking in bestandgroottes, Betrouwbaarheid en de snelheid, Ondersteuning van verschillende scripttalen (zoals PHP, Ruby On Rails, Django …) …
Een andere en zeker geen onbelangrijke criteria, is de prijs. We kunnen ook kijken naar gratis hostingsites maar hieraan zijn natuurlijk enkele beperkingen verbonden. Zo kunnen we bijvoorbeeld de domeinnaam niet beslissen, deze is al vastgelegd door de host zelf. Als we, bijvoorbeeld, dus als domeinnaam ‘jeugddienst-turnhout.be’ willen gebruiken, zullen we al zeker een alternatief moeten vinden. Een andere beperking zijn de reclameboodschappen op de site. De kans is reëel dat, wanneer we een gratis host kiezen, er vervelende reclameberichten op de site verschijnen om zo toch de kosten te compenseren. Dit komt zeker niet professioneel over voor een jeugddienst van een stad. De voorkeur gaat hoogst waarschijnlijk naar een commercieel hostingbedrijf. Hierbij kunnen we de verschillende prijzen vergelijken en welke extra services elke individueel bedrijf biedt. Op basis hiervan kunnen al een voorkeurselectie maken van hosts. De kans bestaat ook dat we niet opzoek moeten gaan naar een hostingbedrijf maar dat de stad Turnhout zelf een webruimte aanbiedt voor de site van de jeugddienst. In dat geval moeten we nog altijd nakijken of deze dan voldoet aan de benodigdheden van het project.
11
4.5
Fase 5: Onderzoek security
Als laatste, maar zeker niet het minst belangrijkste, gaan we bekijken welke vereisten men heeft op gebied van veiligheid en hoe we aan deze eisen kunnen voldoen. Een selectie uit de vele veiligheidstechnieken: Het eerste punt van veiligheid is toegangscontrole waarbij we nakijken welke personen toegang krijgen tot welke gegevens. De meest bekende vorm om toegangscontrole toe te passen is door gebruik te maken van een gebruikersnaam en wachtwoord. Hierbij doen we ook al meteen aan authenticatie waarbij we meteen kunnen zien of de gebruiker die wil inloggen daadwerkelijk de persoon is die hij beweert te zijn. Een tweede punt dat we voor veiligheid kunnen toepassen is de encryptie van de gegevens. Hierbij gaan we de data coderen op basis van een bepaald algoritme. Door middel van decryptie worden de gegevens ‘ontcijferd’ waardoor deze terug worden omgezet in leesbare data. Deze vorm van veiligheid lijkt misschien wel wat te veel van het goede maar wordt toch aangeraden. Steeds meer en meer databanken worden gehackt door kwaadwilligen. Om te voorkomen dat deze personen meteen leesbare data voor hen hebben moeten we toch gebruik maken van deze veiligheidstechniek. Hierdoor hebben de kwaadwilligen enkel onleesbare data waarmee zij niets zijn. Back-ups maken is de derde vorm van veiligheid die kan worden toegepast. Hierdoor kunnen we voorkomen dat de gegevens door een hardware- of menselijke fout volledig verdwenen zijn. Door op een regelmatige basis een back-up te maken van de gegevens verkleint men aanzienlijk de kans dat de gegevens kwijt geraken. Bij back-ups onderscheiden we de twee belangrijkste methodes: -
-
Volledige back-up Zoals de naam al doet vermoeden gaan we bij een volledige back-up een kopie maken van alle gegevens. Deze methode wordt meestal na een vaste periode toegepast, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Incrementele back-up Bij deze back-up worden enkel de bestanden opgeslagen die veranderd zijn sinds de vorige incrementele back-up. Deze soort back-up wordt dan dagelijks toegepast.
12
5
PROJECTAFBAKENING
Om te beginnen zullen we verschillende gegevens verzamelen ten einde een geïntegreerd systeem voor te bereiden. Wij beperken ons enkel tot een theoretisch concept van het te ontwikkelen project. Het is dus belangrijk om aan te duiden dat het praktisch gedeelte niet in ons eindproduct zal te vinden zijn. De jeugddienst van Turnhout telt momenteel 4 personeelsleden die alle 4 toegang zullen krijgen tot alle informatie over de jongeren. De jongeren krijgen geen toegang tot de informatie, maar zij zijn wel een grote invloedbron voor deze informatie. Jongeren geven mondeling of via de website feedback op de georganiseerde evenementen of activiteiten waarmee de personeelsleden dan aan de slag kunnen. De verantwoordelijkheid van de applicatie is om alle informatie op een veilige plaats te bewaren maar toch transparant te maken voor de bevoegde personen.
5.1
Verbanden met andere projecten
De gegevens die de jeugddienst van Turnhout wil gebruiken om het inzicht in de jongeren van hun stad te vergroten is zo specifiek dat algemene bestaanden projecten niet aan alle eisen kunnen voldoen. Momenteel gebruiken ze het sociaal netwerk Facebook om informatie te verspreiden onder de jongeren. Dit communicatieplatform richt zich tot het delen van foto’s, evenementen, .. maar geeft geen mogelijkheid om personen specifiek op te volgen. Zo heeft ook niet iedereen een facebookaccount en is de informatie die je deelt zeker niet meer van jezelf. De jeugddienst vertelde ook dat privacy zeker moet worden geïmplementeerd en daarom willen we daar extra aandacht op vestigen.
13
6
OMSCHRIJVING PRIMAIRE DOELGROEP EN ANDERE STAKEHOLDERS
De personen en afdelingen die het meeste voordeel hebben bij de realisatie van dit project zijn: -
Jeugddienst Turnhout Jongeren Stad Turnhout
De groep die het meeste voordeel zal hebben aan dit project zijn de leden van de jeugddienst Turnhout. Een greep uit deze voordelen zijn: -
-
Informatie over kinderen worden bijgehouden in een centrale database, waardoor ze niet meer omslachtig worden bijgehouden. Het is door het gebruik van een centrale database dat deze informatie overal toegankelijk is. Vanuit zowel het jeugdhuis als het stadhuis. Informatie over de ouders bijhouden zodat ze in noodgevallen gecontacteerd kunnen worden. Niet alleen de informatie over de kinderen wordt bijgehouden, maar ook over de activiteiten. Zo kunnen ze zien waar en wanneer deze activiteiten plaatsvonden. Zo kan deze informatie gebruikt worden voor toekomstige activiteiten. Doordat deze informatie wordt bijgehouden is het makkelijker om de activiteiten te evalueren en zo kunnen ze dit ook laten zien aan het stadsbestuur. Minder papierwerk doordat alles nu digitaal wordt bijgehouden in plaats van geschreven documenten. De jeugddienst zal de kinderen gemakkelijker kunnen bereiken.
Een tweede groep die ook voordelen ondervindt aan dit systeem zijn de jongeren. De voordelen voor deze groep zijn eerder indirect: -
Via de publieke kalender zullen de jongeren beter weten waar en wanneer er iets te doen is. Dit zal de samenhorigheid van de jongeren ten goede komen. Doordat het systeem een betere opvolging van elk kind heeft, zal elke jongere beter begeleid kunnen worden in het opgroeien in de omgeving van Turnhout. De jongeren krijgen meer inspraak in de keuze van de activiteiten. Doordat ze mee beslissen en organiseren zal dit ook een groei op organisatorisch vlak een voordeel bieden.
De derde groep die hier baat bij heeft is het stadsbestuur van Turnhout. -
Het stadsbestuur krijgt nu een beter zicht op de werking van de jeugddienst. Dit vormt een centraal aanspreekpunt om vandalisme of andere vormen van hinder tegen te gaan.
14
7
INFORMATIE EN RAPPORTERING
Om tot een goed eindproduct te komen is het belangrijk dat de voortgang van het project op regelmatige basis wordt medegedeeld aan de opdrachtgever. Daarom zal er op twee wekelijkse basis een statusrapport bezorgd worden. Dit statusrapport wordt door de projectleider via mail aan de opdrachtgever gecommuniceerd. Een statusrapport bevat een opsomming van de verwezenlijkingen gedurende de twee voorgaande weken en het meest recente vergaderverslag. Zo kan de opdrachtgever goed opvolgen waar aan gedacht wordt tijdens verwerking van de informatie en indien nodig bijsturen indien het gevoel ontstaat dat het de verkeerde richting uitgaat of er iets over het hoofd wordt gezien. Wanneer het Plan van Aanpak volledig op punt staat zal dit door de projectleider aan de opdrachtgever worden gepresenteerd op een nog af te spreken moment.
15
8
RISICOANALYSE
8.1
Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om het project succesvol af te ronden
In dit project is communicatie tussen personeelsleden onderling en de jongeren van Turnhout van groot belang. Voor de jongeren moet het gemakkelijk zijn om de juiste personen die ze vertrouwen te kunnen contacteren. De toegang tot informatie die het personeel verspreidt moet ook eenvoudig toegankelijk zijn voor iedereen. De belangrijkste voorwaarden tegenover het personeel is dat ze statistieken kunnen genereren uit hun verwerkte data en dat elke jongere specifiek kan worden opgevolgd. Het delen van deze verslagen onder het personeel moet ook op een veilige en gemakkelijke manier kunnen. Veiligheid is hierbij troef omdat het gaat om persoonlijke gegevens van jongeren uit de buurt.
8.2 -
Welke maatregelen moeten genomen worden om mislukken te vermijden De data mag niet in de verkeerde handen vallen en alleen door de bevoegde personen worden bekeken. Daarom is veiligheid één van de prioriteiten van de applicatie. Alle gegevens die voor de jongeren van Turnhout nuttig zijn in verband met de jeugddienst moeten gemakkelijk bereikbaar zijn via het internet. Goede communicatie tussen de jeugddienst en onszelf is belangrijk om tot een goede oplossing te komen.
16
9
PROJECTORGANISATIE
Aan het hoofd van de organisatie staat de opdrachtgever. De projectleider zorgt voor de communicatie tussen alle partijen, zowel de coach als de opdrachtgever. Els Peetermans en Dirk de Peuter zijn de coaches van ons team. Zij staan in voor het geven van advies over de communicatie en het beheer van het project. Hierna vinden we de overige teamleden en de secretaris. De secretaris heeft als opdracht om het dossier op een ordelijke manier bij te houden en de overige teamleden helpen mee aan het uitwerken van het project. De projectleider in de eerste fase van ons team is Han Mermans en Niels Maes is de secretaris. Niels Mangelschots en Sim Jacobs zijn gewoon teamleden. In de tweede fase zullen we de rollen omwisselen en zal Niels Mangelschots de projectleider worden en Sim Jacobs de secretaris. Han Mermans en Niels Maes zullen dan gewoon de teamleden zijn. FASE 1
Opdrachtgever: Jeugddienst Turnhout
Projectleider: Han Mermans
Coach: Els Peetermans
Teamlid: Niels Mangelschots
Coach: Dirk de Peuter
Teamlid: Sim Jacobs
Secretaris: Niels Maes
FASE 2
Opdrachtgever: Jeugddienst Turnhout
Projectleider: Niels Mangelschots
Coach: Els Peetermans
Teamlid: Han Mermans
Teamlid: Niels Maes
Coach: Dirk de Peuter
Secretaris: Sim Jacobs 17
10
BIJLAGEN
10.1
Bijlage 1: Product Breakdown Structure (PBS)
18
10.2
Bijlage 2: Product Flow Diagram (PFD)
19
