Plan van Aanpak Integriteit

Plan van Aanpak Integriteit

18 december 2014


Inhoud

Actie-overzicht bij plan van aanpak Integriteit

5

1.

Inleiding

7

2.

Visie

9

3. Regels en procedures 3.1 Representatiekosten en declaraties 3.2 Dienstreizen binnenland 3.3 Dienstreizen buitenland 3.4 Inkoopbeleid, dienstauto, chauffeursregeling 3.5 Opleidingen 3.6 Beleid nevenfuncties 3.7 Financiële belangen 3.8 Externe optredens en congressen 3.9 Geschenken 3.10 Gebruik bedrijfsmiddelen 3.11 In- en uitdiensttreding 3.12 Relaties op het werk 3.13 Agenda 2015

11 11 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 14

4. Organisatie 4.1 Aanstellen integriteitfunctionaris 4.2 Positie en capaciteit vertrouwenspersonen 4.3 Taakverdeling integriteitsfunctionaris en vertrouwenspersoon 4.4 Versterken rol leidinggevenden rond integriteit 4.5 Agenda 2015

15 15 15 16 16 16

5. Gedrag 5.1 RvB en leidinggevenden zijn boegbeeld voor integriteit 5.2 Begeleidingsgroep integriteit 5.3 Versterken bewustzijn en vaardigheden 5.4 Agenda 2015

17 17 17 17 18

6.

19

Kosten

3


4


Actie-overzicht bij plan van aanpak Integriteit

Deze tabel geeft een overzicht van de gerealiseerde en geplande acties in het kader van integriteit. De acties worden in het plan van aanpak nader toegelicht. Actie

Maatregelen informatievoorziening en beveiliging

Status

nummer

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

2014

2015

2015

2015

2015

1

Benoemen vertrouwenspersonen

Afgerond

2

Inrichten begeleidingsgroep integriteit

Afgerond

3

Benoemen Integriteitsfunctionaris

Afgerond

4

Vaststellen integriteitsbeleid

Afgerond

5

Uitwerken beleid in integriteitsregelingen

Lopend

X

Inrichten controle en rapportage F&C over declaratiegedrag in 3 en 7

Lopend

X

6

Doorlopend

maands 7

Verbeteren procuratie tav declaraties en rol unit Financiën en Control

Afgerond

8

Invoeren procedure bijwonen congressen en lezingen

Afgerond

9

Opstellen communicatiemiddelen Integriteit

Lopend

10

Inrichten aparte vindplaats integriteitregelingen Kennisnet

Gepland

11

Actualiseren nevenfuncties en andere integriteitrisico’s via de HR cyclus

Gepland

12

Inrichten centrale vindplaats nevenfuncties

Gepland

X X X

X X


Actie

Maatregelen informatievoorziening en beveiliging

Status

nummer

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

2014

2015

2015

2015

2015

X

X

X

X

13

Ontwikkelen en vaststellen overgangsregeling nevenfuncties

Gepland

X

14

Ontwikkelen en vaststellen meldprocedure (financiële) belangen

Gepland

X

15

Ontwikkelen en vaststellen overgangsregeling (financiële) belangen

Gepland

X

16

Afstemming en advies OR over regelingen

Lopend

17

Informatiebijeenkomst over aangepaste regelingen

Gepland

X

Aanpassen Integriteitscode Integriteit NZa op taken

Gepland

X

18

X

X

Doorlopend

Integriteitsfunctionaris 19

Actualiseren meldprocedure

Gepland

X

20

Ontwikkelen onderzoeksprotocol

Gepland

X

21

Afronden opleiding vertrouwenspersonen in VPOO taken

Gepland

X

22

Opleiding dilemmabespreking voor management

Gepland

X

23

Opleiding gespreksleiders in directies voor dilemmabesprekingen

Gepland

24

Dilemmabesprekingen in directies

Gepland

X

X

X

X

X

25

Bijeenkomsten begeleidingsgroep Integriteit

Gestart

X

X

X

X

X

26

Externe evaluatie ingevoerde acties

Gepland

X

X


1. Inleiding

Dit plan van aanpak beschrijft hoe de NZa verschillende aanbevelingen rond het thema integriteit en compliance1 (hierna: integriteit) aanpakt. Verschillende onderzoeken hebben afgelopen jaar aandacht besteed aan het onderwerp integriteit bij de NZa. In dit plan van aanpak komen alle aanbevelingen uit de verschillende onderzoeken terug en beschrijven we hoe het integriteitsbeleid rond bestuurskosten, declaraties, deelname aan congressen en nevenfuncties is aangescherpt en geformaliseerd. Hieronder gaan we kort in op de aanbevelingen uit de rapportages. Commissie Borstlap2 De Commissie Borstlap constateert dat binnen de NZa onduidelijkheid bestaat over de rol en het mandaat van de vertrouwenspersonen. De commissie geeft aan dat de positie van de vertrouwenspersonen in formele zin correct is maar dat de organisatie hen in staat moet stellen meer tegenkracht te ontwikkelen richting leidinggevenden en doet daarom de volgende aanbeveling: Benoem krachtige, gezaghebbende interne en externe vertrouwenspersonen en draag hun mandaat uit. Flynth3 Naast de commissie Borstlap heeft accountantskantoor Flynth in opdracht van het ministerie gekeken naar het gedrag van de NZa rond deelname aan congressen en declaraties. Flynth constateert dat bij de NZa op alle aspecten van het onderzoek regelgeving aanwezig is, maar dat het beleid ruimte biedt. Ze doet daarom een aantal aanbevelingen: Stel een duidelijk beleid op voor de deelname aan congressen etc. Operationaliseer dit beleid in een duidelijke procedure die regelt waarom wordt deelgenomen, wie dit beslist, hoe de kosten worden gedragen en wie mee mag. Toon meer openheid en transparantie door alle declaraties en gemaakte reis- en verblijfskosten van het bestuur te publiceren. Scherp de procuratie aan voor deze declaraties en geef de afdeling Financiën en Control een duidelijke rol in de toetsing van de regels. Rapporteer daarover expliciet in de tussentijdse informatievoorziening.4

Bureau Berenschot5 Tenslotte heeft bureau Berenschot op verzoek van de NZa onderzoek gedaan naar het compliance- en integriteitsbeleid van de organisatie. Hierbij is gekeken naar het formele normenkader, de gang van zaken in

1

Met integriteit wordt het totaal van alle aspecten bedoeld, binnen dit algemene kader richt compliance zich vooral op de financiële issues, zoals nevenfuncties, beleggingen, belangenverstrengeling via deelnames e.d. 2 Rapport commissie Borstlap naar het intern functioneren van de NZa, 1 september 2014. 3 Rapport Flynth, onafhankelijk accountantsonderzoek, kenmerk: 900/MB/1247. 4 De 3 en 7 maands review voor VWS. 5 Rapport Berenschot, Inventarisatie compliance- en integriteitsbeleid NZa (vertrouwelijk) 19 september 2014. Het betreft een vergelijking van het integriteitsbeleid van ACM en NZa en is daarom vertrouwelijk.

7


de praktijk en is een vergelijking gemaakt met collega-toezichthouder ACM. Er is onderzoek gedaan naar een viertal thema’s: − Belangenverstrengeling en omgang met de markt. − Melden van vermoedens van misstanden. − Financiën en gebruik van bedrijfsmiddelen. − Inrichting compliance- en integriteitsinfrastructuur. Berenschot concludeert dat de NZa de benodigde regelgeving op orde heeft, maar dat de organisatie op een aantal punten is achtergebleven bij de nadere uitwerking ervan. Berenschot doet daarom de volgende aanbevelingen: Vul de bestaande regels aan en werk ze verder uit. Maak integriteit bespreekbaar in de HR-cyclus en ga de dialoog aan over regels en de toepassing ervan. Versterk de integriteitsorganisatie (vertrouwenspersonen en ‘compliance officer’). Ontwikkel een eigen, duurzaam integriteitsbeleid. De minister geeft in haar brief van 2 september aan de Tweede Kamer aan dat ze het van belang vindt dat er bij de NZa op alle niveaus tegenkracht wordt versterkt. Dit plan van aanpak beschrijft hoe de NZa de aanbevelingen vanuit de rapporten en de opdracht van de minister heeft opgepakt. Het onderwerp integriteit is verdeeld in de hoofdthema’s regulering, organisatie en gedrag. Voor ieder van deze thema’s onderscheiden wij acties die al zijn afgerond en acties die gepland zijn voor 2014 en 2015. Voorafgaand aan dit overzicht formuleert de NZa haar visie op integriteit. De verschillende onderdelen zijn of worden de komende periode opgepakt in het programma ‘NZa op Koers’. Dit programma borgt de uniformiteit in de verschillende plannen van aanpak en bewaakt de voortgang. Daarnaast ziet het erop toe dat alle acties aansluiten op de NZa strategie en de visie op integriteit. Per onderdeel is (of wordt op korte termijn) bepaald wat de doelstellingen, de scope, de acties en de verantwoordelijkheden zijn. De programmamanager rapporteert maandelijks (en indien nodig vaker) via de stuurgroep van het programma aan de Raad van Bestuur over de voortgang van het project. Eind 2015 wordt een eerste, externe tussenevaluatie van de realisatie van het project integriteit uitgevoerd, eind 2016 volgt een uitgebreide evaluatie. De doelstellingen zoals deze gesteld worden in de deelprojecten integriteit, vormen het uitgangspunt voor deze evaluaties. Gekeken wordt of alle acties zijn uitgevoerd maar ook of de gestelde doelen zijn behaald. Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt onze visie op integriteit toegelicht. De hoofdstukken 3,4 en 5 bevatten een overzicht van de ondernomen en geplande acties op het niveau van respectievelijk regels en procedures; organisatie; en ten slotte gedrag. In hoofdstuk 6 vindt u een overzicht van de kosten die voor de voorgenomen acties op het gebied van integriteit worden begroot.

8


2. Visie

Voor de NZa is het essentieel dat de integriteit van de organisatie en haar medewerkers boven elke twijfel verheven is. Wij kiezen voor een duurzaam integriteitsbeleid, dat niet alleen bekend is maar ook echt leeft bij alle medewerkers. Integriteit en aandacht voor de regels en de manier waarop daarmee wordt omgegaan is belangrijk. De Integriteitsfunctionaris (die per 1 januari 2015 wordt aangesteld) gaat hier fulltime mee aan de slag. Uiteraard is en blijven de Raad van Bestuur en de directeuren primair verantwoordelijk. Integriteit moet (uit)gedragen worden door de hele organisatie. Betrokkenheid van vertegenwoordigers van alle directies bij het opstellen, uitvoeren, evalueren en aanpassen van regels is daarom van belang. Doelstelling is dat integriteit zo geïnstitutionaliseerd is dat dit onderdeel is van de trots van iedere medewerker op de organisatie. De integriteitsregels moeten duidelijk en toegankelijk zijn. Regels zijn nodig, maar de belangrijkste component voor integriteit is gedrag. Gedrag van medewerkers zelf, maar zeker ook goed voorbeeld gedrag van de Raad van Bestuur en het management is nodig om medewerkers te motiveren eveneens integer te handelen. Goed voorbeeldgedrag betekent ook elkaar aanspreken op wat wel en niet goed gaat en dillema’s bespreekbaar maken. Integriteit is een continue proces. Als organisatie moet je blijven leren. Integriteitseisen zijn onderhevig aan veranderingen, zowel door externe als interne factoren. Bewaking van de regels en het waar nodig aanscherpen of bijsturen heeft de aandacht. Uitwisseling van best practices met collega toezichthouders is hiervoor van belang.

9


10


3. Regels en procedures

Heldere regels zijn randvoorwaarden om integriteit te optimaliseren. Bestaande regels en procedures zijn tegen het licht gehouden en waar nodig aangescherpt of aangevuld. De regels zijn vastgesteld door de Raad van Bestuur (RvB) en worden waar mogelijk al voor 1 januari 2015 in regelingen opgenomen. Hierbij wordt de ondernemingsraad, net als in de voorbereiding, informeel en waar relevant ook formeel betrokken. Uitgangspunt voor onze regelingen is het rijksbeleid: de rijksnorm en de arbeidsvoorwaarden van het rijk (ARAR). Vanwege onze rol als toezichthouder kijken wij daarnaast naar regelingen van andere toezichthouders, zoals Autoriteit Consument en Markt (ACM), De Nederlandse Bank (DNB) en Autoriteit Financiële Markten (AFM). Met deze uitgangspunten hebben we onze regels waar nodig aangescherpt. De regels betreffen uiteenlopende onderwerpen zoals declaratiegedrag, maar ook zaken zoals nevenfuncties. De regels geven duidelijkheid over hoe te handelen en dragen bij aan het voorkomen van willekeur in arbeidsvoorwaarden en (de schijn) van belangenverstrengeling. Ook de procedure voor het controleren op juistheid en rechtmatigheid van representatievergoedingen en declaraties hebben wij kritisch bekeken. De unit Financiën en Control heeft conform de aanbevelingen uit het rapport Flynth een belangrijke rol gekregen bij de controles en rapporteert hierover standaard in de maandrapportage van de NZa. Hieronder beschrijven we kort onze regels, welke richtlijn we daarbij volgen en welke aanpassingen wij daar eventueel in hebben gedaan.

3.1 Representatiekosten en declaraties − Voor de RvB geldt wat betreft representatiekosten de regeling Bezoldiging beheerskosten bestuursorgaan gezondheidszorg en het besluit Vergoeding representatiekosten Rijkspersoneel. − Daarnaast volgen wij het VWS-beleid rond bestuurskosten. Dit betekent ook dat alle declaraties van het bestuur worden gepubliceerd op de website van de NZa. − Voor de RvB volgen we de beleidslijn Onkostenvergoedingen leden TMG (Topmanagementgroep ABD). De regeling voor de huidige (interim-)RvB van de NZa is dat de Secretaris Generaal van VWS declaraties controleert op rechtmatigheid voor ze goed te keuren. Bij de NZa wordt door zowel het RvB-secretariaat als unit Financiën en Control een controle gedaan op de juistheid van deze declaraties. De unit Financiën en Control werkt aan een nieuwe declaratieprocedure die is afgestemd op de komst van een RvB die uit meerdere personen bestaat. − Voor representatiekosten en declaraties van directeuren volgen wij het ARAR beleid. De RvB controleert declaraties (voor zover die aan de orde zijn) en keurt deze goed, vervolgens doet F&C een controle op juistheid en rechtmatigheid. − In principe zijn geen aanvullende declaraties door directeuren en RvB leden mogelijk.

11


3.2 Dienstreizen binnenland De NZa volgt het Reisbesluit binnenland en de Reisregeling binnenland.

3.3 Dienstreizen buitenland − De NZa volgt het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland. − Voor buitenlandse dienstreizen is vooraf goedkeuring van de RvB verplicht. − Voor congressen en lezingen en presentaties in het buitenland geldt dat die altijd aan Corporate Communicatie worden voorgelegd met het verzoek om advies. Besluitvorming over deelname vindt plaats door de RvB na afstemming met leidinggevenden (via de NZa-actueel vergadering).

3.4 Inkoopbeleid, dienstauto, chauffeursregeling − De NZa volgt in haar inkoopbeleid de Rijksnormering (Rijksinkoopregeling). De NZa heeft één dienstauto, met chauffeur. Ook hiervoor volgt de NZa de Rijksnormering. − De unit Financiën en Control controleert alle stappen in dit proces.

3.5 Opleidingen − Het opleidingsbeleid is geëvalueerd en aangepast. − Het beleid voor het volgen van opleidingen in het buitenland is aangescherpt. Daarvoor geldt als uitgangspunt ‘nee’, tenzij. − HRM toetst op de evenwichtige verdeling van opleidingsgelden over alle medewerkers.

3.6 Beleid nevenfuncties − Bestuursleden dienen alle nevenfuncties te melden bij de minister. De nevenfuncties en de meldingen bij het ministerie worden geadministreerd door het bestuurssecretariaat. Dit vloeit voort uit de kaderwet ZBO’s. − Voor medewerkers en leidinggevenden bereiden we een aanscherping van de regels voor. Zij worden verplicht alle nevenwerkzaamheden die te maken hebben met de zorgsector altijd te melden. Daarbij geldt een ‘nee, tenzij’ principe. − Daarnaast wordt een regel voorbereid over het melden van partners en (eerstelijns) familie die functies in de zorg hebben. − Voor overige nevenfuncties geldt dat de medewerker hierover vooraf in gesprek gaat met de leidinggevende. Daarnaast zijn nevenfuncties een terugkerend onderwerp van gesprek in de HR-cyclus. In een centraal register bij HRM worden alle nevenfuncties bijgehouden. − Er komt een overgangsregeling voor bestaande nevenfuncties die in de toekomst vallen onder deze aangepaste regelgeving.

3.7 Financiële belangen − De Raad van Bestuur, leidinggevenden en andere medewerkers van de NZa mogen geen (financiële) belangen hebben in de zorgsector. Dus zorgverzekeraars, zorginstellingen, farmaceuten, ondernemingen

12


in de hulpmiddelenbranche enz. Daarmee wordt de bestaande regeling aangescherpt. Iedereen wordt met deze regel verplicht belangen te melden bij de integriteitsfunctionaris. − Er komt een overgangsregeling voor bestaande belangen.

3.8

Externe optredens en congressen

De NZa volgt hier voorgestelde beleid van VWS. Dit houdt in dat de NZa niet meer meedoet met gesponsorde congressen of reizen. Mocht er een gemotiveerde uitzondering zijn dan betaalt de NZa alle kosten zelf.

3.9

Geschenken

Voor giften en geschenken geldt dat geen vergoeding of gift wordt aangenomen, alleen kleine bedankjes na een lezing, zoals als een boeket of fles wijn, zijn toegestaan.

3.10 Gebruik bedrijfsmiddelen De bestaande NZa- regeling ‘omgang mobiele communicatiemiddelen’ volstaat en is daarom niet aangepast.

3.11 In- en uitdiensttreding Voor in- en uitdiensttreding zijn de hoofdlijnen vastgesteld die worden vastgelegd in regelingen: − Bij in dienst treden en wervingsgesprekken is integriteit (belangenverstrengeling, nevenfuncties) een vast onderwerp van gesprek. Uitkomsten en afspraken worden bij indiensttreding vastgelegd in het personeelsdossier. − Bij uit dienst treden geldt dat er direct een check is op mogelijke belangenverstrengeling bij medewerkers die een nieuwe functie aanvaarden bij een organisatie in de zorg (een zorgverzekeraar, zorgaanbieder of zorgkoepel). De integriteitsfunctionaris wordt hierbij betrokken voor advies. Gevolg kan zijn dat de medewerker zo snel mogelijk na het aanvaarden van een nieuwe functie een aangepast takenpakket krijgt gedurende de opzegtermijn. In sommige gevallen kan dit betekenen dat iemand heel ander werk gaat doen, of wordt vrijgesteld. − In het geval van een vertrekkende leidinggevende zal daarnaast altijd de RvB worden betrokken.

3.12 Relaties op het werk − Medewerkers worden verplicht een relatie met een collega te melden bij hun leidinggevende. Voor eventuele vertrouwelijke afstemming vooraf kan men bij de vertrouwenspersonen terecht. − Als het gaat om twee personen die in een onderlinge gezagsverhouding tot elkaar staan, wordt een van beide medewerkers op een andere plek in de organisatie geplaatst. − Gaat het om medewerkers binnen dezelfde unit, dan geldt in principe hetzelfde uitgangspunt. Daarnaast wordt de mogelijkheid om feedback te geven in de HR-cyclus en te werken aan dezelfde projecten uitgesloten.

13


3.13 Agenda 2015 In 2014 is er veel aandacht geweest voor integriteit. Dit zetten we in 2015 voort. Onder meer door het formaliseren van (nieuw) beleid in regelingen, het informeren van medewerkers over de nieuwe regelingen via intranet en bijeenkomsten (zie ook hfd. 5). Begin 2015 starten de gesprekken binnen de directies over dilemma’s en risico’s van integriteit, met name gericht op optreden in de markt. Indien dit leidt tot een behoefte aan nieuwe en/ of concrete regelingen, zullen deze worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Eind 2015 wordt het totale pakket aan acties dat de NZa heeft geïmplementeerd geëvalueerd.

14


4. Organisatie

Om de organisatie van integriteit te versterken en onafhankelijk te positioneren zijn en worden verschillende acties ondernomen.

4.1 Aanstellen integriteitfunctionaris De NZa krijgt per 1 januari de formele functie van integriteitsfunctionaris (IF). Deze medewerker ontwikkelt beleid rond integriteit, draagt het uit, is vraagbaak en gaat het gesprek aan over dit onderwerp. Leidinggevenden zijn zelf verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid in hun directie/ unit, maar de integriteitsfunctionaris adviseert en ondersteunt. De taken en verantwoordelijkheden van de IF worden geformaliseerd door de ‘Integriteitscode NZa’ aan te passen, dit is uiterlijk 1 april 2015 gereed. Om het gezag en de onafhankelijkheid van de integriteitsfunctionaris te borgen, rapporteert deze aan de RvB. De RvB is eindverantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Uiteraard heeft de integriteitsfunctionaris altijd de mogelijkheid bij de Secretaris Generaal van het ministerie van VWS (of aan een audit comité of Raad van Toezicht afhankelijk van de invulling van de topstructuur) melding te maken in het geval van casuïstiek die het bestuur raakt. De integriteitsfunctionaris wordt ondersteund door een begeleidingsgroep waarin medewerkers van alle directies vertegenwoordigd zijn (zie ook hfd 5).

4.2 Positie en capaciteit vertrouwenspersonen De NZa heeft twee vertrouwenspersonen (VP’s). Zij zijn aanspreekpunt voor medewerkers die vragen hebben over zaken zoals vermoedens van integriteitsschendingen en/of ongewenste omgangsvormen, waar zij niet mee naar een collega, leidinggevende of andere functionaris (zoals integriteitsfunctionaris of HRM) willen. Daarnaast kunnen VP’s medewerkers begeleiden wanneer deze voornoemde vermoedens bij het management willen aankaarten. Medewerkers kunnen vertrouwelijk een melding doen waarna de vertrouwenspersoon de melder kan begeleiden en ondersteunen. De positie en het gezag van de VP’s is versterkt door hun mandaat sterker uit te dragen en ze onafhankelijk te positioneren binnen de organisatie. Om deze onafhankelijkheid te borgen is besloten dat zij aan niemand hiërarchisch rapporteren. Zij kunnen wel het bestuur adviseren en op de hoogte stellen van ontwikkelingen. De medewerkers zelf selecteren de vertrouwenspersonen (de integriteitscode wordt hierop aangepast). Om duidelijk te zijn over rollen en taken, is het voortaan uitgesloten dat VP’s hun rol combineren met HRM-taken. De taken en rollen van de VP’s worden scherper omschreven door aanpassing van de integriteitscode NZa op dit punt. De NZa ontwikkelt daarnaast een nieuwe meldprocedure, waarin de taken en bevoegdheden van de VP’s verder worden verduidelijkt. Er

15


komt een jaarlijks moment om het functioneren van de VP’s te kunnen evalueren, dit wordt geïnitieerd door de RvB. De vertrouwenspersonen krijgen dus ook de rol van Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen (VPOO), die nu nog extern wordt vervuld. De beide VP’s volgen hiervoor in de eerste helft van 2015 een aparte opleiding. In 2014 is extra capaciteit ingehuurd van een externe vertrouwenspersoon: de mogelijkheid voor medewerkers om zich te richten tot een externe VP wordt in ieder geval de eerste helft van 2015 gecontinueerd.

4.3 Taakverdeling integriteitsfunctionaris en vertrouwenspersoon De rollen en taken van de vertrouwenspersonen enerzijds en die van de integriteitsfunctionaris anderzijds zijn duidelijk afgebakend: − VP’s zijn van en voor de medewerkers, zij werken zonder enige hiërarchie of last en ruggespraak. − De VP’s doen geen onderzoek naar meldingen, deze taak ligt bij de integriteitsfunctionaris of een daarvoor in te schakelen bureau. − De integriteitsfunctionaris houdt zich bezig met het ontwikkelen van regelingen en het adviseren hierover en wordt daarbij ondersteund door betrokken leidinggevenden en de begeleidingsgroep (zie paragraaf 5.2). − De informatiebestanden van de VP’s zijn optimaal beveiligd, door middel van aparte autorisatie en logging van gebruik. De informatiebestanden zijn alleen voor henzelf toegankelijk en daarmee strikt gescheiden van de informatie en het werk van de integriteitsfunctionaris. − Bij de evaluatie van het integriteitsbeleid dat de NZa eind 2015 laat uitvoeren vraagt de NZa specifiek aandacht naar het functioneren van de rolverdeling tussen de IF, de VP en de directies.

4.4 Versterken rol leidinggevenden rond integriteit Medewerkers kunnen bij vragen en meldingen over integriteit altijd het eerst terecht bij hun leidinggevende. In sommige situaties is dat niet mogelijk of vinden medewerkers dat niet wenselijk. Dan kunnen zij rechtstreeks bij de integriteitsfunctionaris of de vertrouwenspersonen terecht. In het management ontwikkelprogramma dat momenteel loopt voor alle leidinggevenden en de RvB, krijgt het thema integriteit en veiligheid een belangrijke rol. Zo is er bijvoorbeeld aandacht voor hoe hierover het gesprek kan worden aangegaan met medewerkers.

4.5 Agenda 2015 − Zodra de vertrouwenspersonen hun opleiding voor VPOO-taken hebben afgerond, zullen zij ook die taken oppakken. − De integriteitsfunctionaris start per 1 januari 2015 en schrijft onder meer de regelingen zoals beschreven in hoofdstuk 3.

− De meldstructuur wordt door de vertrouwenspersoon doorgelicht en door de integriteitsfunctionaris wordt het Onderzoeksprotocol opnieuw beschreven.

16


5. Gedrag

Het is van belang dat de hele organisatie op een open en veilige manier met elkaar in gesprek kan gaan over integriteit en elkaar hierop durft aan te spreken. Voor iedereen moet dit gedrag gaan leven; ‘zo doen wij dit hier’. Daarvoor voorzien wij de volgende acties.

5.1 Raad van Bestuur en leidinggevenden zijn boegbeeld voor integriteit Integriteitsbeleid is niet alleen het voldoen aan regels en het voorkomen dan wel aanpakken van incidenten, maar vooral het bevorderen van professioneel werken en samenwerken. Cruciaal is daarom de eindverantwoordelijkheid bij de Raad van Bestuur. De huidige (interim) bestuurder is het boegbeeld van het integriteitsprogramma en eindverantwoordelijk voor het integriteitsbeleid van de NZa. Daarnaast is de voorbeeldfunctie van alle leidinggevenden van belang.

5.2 Begeleidingsgroep integriteit Voor het ontwikkelen en neerzetten van een daadkrachtig en integraal integriteitsbeleid is het belangrijk dat de hele organisatie eraan meewerkt. Vanuit die overtuiging is een NZa brede begeleidingsgroep opgezet, bestaande uit leidinggevenden en medewerkers van alle directies. Deze groep komt maandelijks bijeen, overziet alle acties en is de verbinding met de directies. Zo kunnen zij signalen vanuit de directies doorgeven en nieuw beleid toelichten in de directies. De deelnemers fungeren daarmee als ambassadeurs voor integriteit. Dit wordt nu geleid door de projectleider integriteit. Zodra de integriteitsfunctionaris begint gaat deze de groep leiden.

5.3 Versterken bewustzijn en vaardigheden Wij willen dat leidinggevenden en medewerkers met elkaar in gesprek gaan over integriteit. Daarom is het nodig de vaardigheden van beide te versterken zodat zij deze gesprekken kunnen voeren. Hiermee wordt ruimte gegeven voor tegenkracht en discussies. Zoals hiervoor beschreven krijgen leidinggevenden in het managementprogramma handvatten hoe zij het goede gesprek over integriteitdilemma’s en risico’s aan kunnen gaan en kunnen begeleiden. Voor medewerkers komt er een onder andere een workshop over hoe je integriteit op een goede manier met elkaar kunt bespreken.

17


5.4 Agenda 2015 − Alle leidinggevenden worden getraind in het voeren van open en veilige gesprekken over integriteitsdilemma’s en -risico’s. Daarbij houden zij zelf ook een dilemmabespreking, met daarop aanvullend een onderdeel over hun rol in het integriteitbeleid. − Medewerkers worden getraind in onder andere het voeren van gesprekken over integriteit. − In alle directies worden regelmatig dilemmabesprekingen gehouden, waarbij medewerkers met elkaar in gesprek gaan over integriteitdilemma’s.

18


6. Kosten

Om de NZa wat betreft integriteit op niveau te brengen zijn in 2015 beperkt extra exploitatiekosten en incidentele middelen nodig. Tabel 1. Incidentele middelen Bedrag Evaluatie

€ 50.000

Ondersteuning bij implementatie

€ 75.000

TOTAAL

€ 125.000

Tabel 2. Exploitatiekosten Kosten

Bedrag

Integriteitsfunctionaris (1fte)

€ 100.000

19

Plan van Aanpak Integriteit

Recommend Documents