Plan van aanpak !!!! Het opstarten van een promotie bureau gespecialiseerd in online promotie voor events in clubs

!

Plan van aanpak ’Het opstarten van een promotie bureau gespecialiseerd in online promotie voor events in clubs.’

!

!! !

!! !! !! !! !! !! ! !

Opgever: Opdrachtnemer: Datum:

No Name Promotions  Kim Lokhorst   Mei 2015

1

  Inhoudsopgave

!

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

!

Achtergronden Projectresultaat Projectactiviteiten Projectgrenzen Kwaliteit Projectorganisatie Planning Kosten en baten Risico’s

Pagina 3 Pagina 4 t/m 5 Pagina 5 t/m 6 Pagina 7 Pagina 7 t/m 9 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 12 t/m 13 Pagina 13

!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! 2

1. Achtergronden De opdrachtgever: is No Name Promotions. Dit is een nog niet bestaand eenmansbedrijf die zich wil specialiseren in het promoten van events, voornamelijk in clubs. De promotie zal voornamelijk online gedaan worden. De eigenaar van dit bedrijf is Kim Lokhorst, zij is tevens ook de opdrachtnemer. Het project wordt gebruikt als opdracht voor het Mediacollege te Amsterdam. In het tweede leerjaar van mediamanager mochten de leerlingen zelf kiezen aan welk project zij gaan werken gedurende de laatste tien weken van het tweede leerjaar.   Het Mediacollege Amsterdam is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor het eindproduct. Zij staan verder los van alle verantwoordelijkheden van de opdrachten. Wel zullen zij de opdrachtnemer helpen en zullen zij het eindproduct een cijfer geven.

!

Achtergrond concept omschrijving/ motivatie Ik doe al een tijdje promotie via Social media voor mensen die ik ken die een feest organiseren. Ze vragen je simpel weg een foto of flyer te delen op je Facebook pagina en Instagram, in ruil daarvoor krijg je een plek op de gastenlijst.   Gaandeweg ben ik erachter gekomen, dat IEDEREEN een plek op de gastenlijst kan krijgen. De gastenlijst is namelijk maar tot 00:00 en dit red je (bijna) nooit. Of omdat je te laat bent of omdat ze de rij zo lang buiten laten wachten dat het alsnog 00:01 is en je dus alsnog moet betalen. Er komen ongeveer maar 40 mensen gratis binnen, je moet dus echt op tijd zijn om deze 40 mensen voor te zijn.  Een gastenlijst voor de hele avond is vaak teveel gevraagd, ze doen net of dit erg lastig is. Nonsens. Ik ben erachter gekomen dat eigenlijk alleen de organisatoren en DJ’s promoten. Er zijn weinig buitenstaanders die promoten, omdat zij er eigenlijk niks uithalen. Dit heb je na 1 of 2 keer wel door. Elk feest weer zijn ze opzoek naar promotors en komen ze weer bij mij aankloppen.  Ik vraag altijd mijn vriendinnen of ze ook willen promoten en kom dus met een grote groep mooie meiden aan die promoten en op de gastenlijst staan. Dit is voor hun een win win situatie want ze hebben niet alleen mooie promotors maar ook nog eens mooie meiden op het feest die hun inkomsten betalen. Nu heb ik een nieuw concept bedacht, want dit kan ook anders!! Wat nou als ik een bedrijf opzet, waarin in promotors verhuur? Ik zorg dat ik een aantal mooie jongens en meiden in mijn bestand heb. Zij kunnen zich gratis in laten schrijven en worden door mij gecast. Ik verdeel ze onder in muziek categorie en woonplaats. Als een organisator van een nieuw feest nou promotors zoekt, heb ik dus een volledig bestand vol mooie mensen die graag op de gastenlijst willen en wat willen verdienen met promoten. Via de muziek/woonplaats categorie zorgen we ervoor dat zij ook de juiste doelgroep aanspreken. Een meisje uit Volendam hoeft namelijk geen R&B feest in Amsterdam te promoten. Per feest zoekt de organisator een vaste groep uit, zodat zij niet elke week een ander feest promoten. Dit komt niet geloofwaardig over. De bedoeling is dat zij het feest zelf ook echt te gek vinden, op die manier werf je ook echt meer vrienden.  Het idee is om de organisatie mij 225,00 te laten betalen voor 15 promoters. De 15 promotors krijgen 10,00 euro per gepromoot feest en een plek op de gastenlijst voor de hele avond. Dit betekend dat ze ongeveer 10 euro tot 25 euro verdienen, omdat een kaartje gemiddeld 15,00 euro kost. Ik hou dus 75,00 over voor mijzelf.   Waarom zou een organisatie dit doen? Het scheelt tijd! Het zijn meer promotors dan ze zelf vaak voor elkaar krijgen. De promotors zoals de organisatoren en Dj’s zelf hebben ze alleen maar extra. Het is een vaste crew, dus betrouwbaar. En we selecteren ze op doelgroep en woonplaats! Lekker makkelijk! !

3

  2. Projectopdracht   De opdrachtnemer: is Kim Lokhorst. Kim Lokhorst is een ZZP’er. No Name Promotions wil namelijk een eigen bedrijf opstarten en vraagt Kim Lokhorst uit te zoeken wat hier allemaal voor nodig is.

!

Projectnaam: Het opstarten van een promotie bureau gespecialiseerd in online promotie voor events in clubs.  Bedrijfsnaam: ’No Name Promotions’.

!

Opdrachtgever: Naam: No Name Promotions   Soort bedrijf: Een (nog niet bestaand) eenmansbedrijf  Eigenaar: Kim Lokhorst 

!

Opdrachtnemer:  Naam: Kim Lokhorst  Email: [email protected]  Telefoon: 0610852101   

Probleem/wens/vraag   Er is nog geen bedrijf die promotors verzorgd. Het probleem is dat de organisaties nu elke keer zelf op zoek moeten naar mensen die willen promoten, in ruil voor een plekje op de gastenlijst. Omdat dit niet een grote vergoeding is, worden de promoties via social media ook niet altijd correct uitgevoerd. Ze posten het bijvoorbeeld pas 1 dag van te voren en halen het de volgende dag weer weg, niet erg effectief. Mijn idee is dus om promotors doormiddel van een iets grotere vergoeding (gratis toegang + 10,00) effectief te laten promoten. Doordat ze mijn bedrijf inhuren hebben ze zelf geen tijd meer nodig om mensen te zoeken en om te controleren of ze dit daadwerkelijk gedaan hebben.    

Kim Lokhorst wil een eigen bedrijf beginnen die No Name Promotions gaat heten. Ze wil een eenmansbedrijf. Hiervoor heeft ze een concurrentie analyse, doelgroep analyse, marktonderzoek, logo, email, k.v.k. nummer nodig.    

Doelgroep De startende ondernemer (evenementen bureau’s) die hulp nodig heeft met het promoten van zijn bedrijf, met name door social media.

!

Formulering van de projectopdracht/doelstelling:  De opdracht is om al het papier werk in orde te maken wat nodig is bij het starten van een eigen bedrijf. Daarnaast wil No Name Promotions een promotieplan, logo en promo video. Aan het eind van de opdracht moet duidelijk zijn hoeveel tijd en geld het gaat kosten om het eigen bedrijf te starten.   De doelstellingen zijn:  - Binnen 10 weken een bedrijf kunnen starten. Hiervoor moet dus al het papierwerk in orde zijn, inclusief logo’s/ promo video.   - Binnen een jaar minimaal 60 promotors in het bestand hebben staan.  - Binnen een jaar minimaal twee vaste opdrachtgevers te hebben.

!

4

Smart geformuleerd:!

!

Specifiek: Ik wil een volledig uitgewerkt ondernemingsplan maken zodat ik mijn eigen bedrijf kan gaan opstarten. Dit is inclusief plan van aanpak, voor- en nacalculatie, doelgroep onderzoek, concurrentie analyse, marktonderzoek, promotie plan, swot analyse, klanten contact/overeenkomsten en het maken van promo videos en ontwerpen van logo’s.  

!

Meetbaar: Mijn doel is bereikt als ik er achter ben gekomen wat er nodig is om een eigen promotie bedrijf te beginnen qua kosten en contracten.  

!

Acceptabel: Ja. Ik zit niemand in de weg. Ik heb alleen met mijzelf te maken, dus mocht eruit komen dat een eigen bedrijf opstarten niet zo slim is, is niemand hiermee teleurgesteld behalve ik zelf.     Realistisch: Ja. Het is haalbaar om binnen 10 weken een volledig uitgewerkt verslag af te leveren. Het is niet haalbaar om het bedrijf binnen de 10 weken tijd ook te realiseren, dit is dus ook niet mijn doel.    Tijdsgebonden: Binnen 10 weken moeten deze verslagen afgeleverd zijn.!

! !

3. Projectactiviteiten Onderstaand vind u een opsomming van alle projectactiviteiten, de fasen zijn genoemd in weken. Fase

Thema

Wat

Wie

Wanneer

Voorbereiding

Concept

Brainstormen over het concept

Opdrachtnemer Kim Lokhorst

Week 16 + 17

Realisatie

PVA

Briefing en Opdrachtnemer debriefing opstellen Kim Lokhorst

Week 17

Planning maken


Week 17

PVA


Week 18 t/m 20

Projectopdracht


Week 18 t/m 20

Projectactiviteiten


Week 18 t/m 20

Kwaliteiten


Week 18 t/m 20

Projectorganisatie


Week 18 t/m 20

Planning


Week 18 t/m 20

Begroting


Week 18 t/m 20

5

Fase

Thema

Onderzoek

Nazorg

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Uitwerking

Wat

Wie

Wanneer

Projectgrenzen


Week 18 t/m 20

Risico’s


Week 18 t/m 20

Voor- en nacalculatie


Week 20 t/m 22

Begroting


Week 20 t/m 22

Concurrentieanalyse


Week 20 t/m 22

Doelgroep onderzoek


Week 22 t/m 23

Flyer/Logo ontwerpen


Week 20 t/m 26

Swot analyse


Week 22 t/m 24

Promo video


Week 20 t/m 26

Marktonderzoek


Week 22 t/m 26

Volledig verslag op portfolio website uploaden


Week 26

Eindpresentatie

Opdrachtnemer Kim Lokhorst + Docenten/ leerlingen MM2A MCA

Week 26

Evaluatie uitwerken Opdrachtnemer Kim Lokhorst

Week 25

6

4. Projectgrenzen Periode: Startdatum: 20 April Einddatum: 25 Juni

!

Budget: Ik heb voor deze opdracht geen budget. Het is wel belangrijk dat er uitgezocht wordt wat het budget zou moeten zijn, indien dit bedrijf daadwerkelijk opgezet gaat worden.

!

Randvoorwaarden: - Einddatum is 25 Juni - Er moeten vaste data’s zijn voor tussenbesprekingen - Er moet een duidelijke planning zijn met deadlines wanneer wat af is

!

Activiteiten die ik wel doe:  - Doelgroepanalyse - Marktonderzoek - Concurrentie-analyse - Calculatie / Kostenbegroting - Logo / Flyer ontwerp - Promo video  

Activiteiten die ik niet doe: - Inschrijven bij k.v.k. - Klanten bestand maken - Echt bedrijf opzetten

!

5. Kwaliteit Het proces is in deze opdracht belangrijker dat de uitkomst. Hiermee bedoel ik dat het onderzoek op zich meer oplevert dan de conclusie. In het onderzoek zelf wordt namelijk duidelijk wat er allemaal gedaan moet worden en dit is was de opdrachtgever wil weten. Of het uiteindelijk slim of niet slim is om het bedrijf op te zetten, is minder relevant dan wat er voor nodig is. Natuurlijk moet het proces wel van goede kwaliteit zijn, zodat er een relatief onderzoek gedaan kan worden.

!

Technische kwaliteitseisen:  - Word press - Photoshop - Indesign - Imovie - Pages

!

Belangrijke mensen/middelen/faciliteiten/normen:  - Extra essen volgen van Frank Bijker en Peter kleijn voor photoshop. - Macbook - Photoshop

!

Controles (intern, adviseurs, opdrachtgever t.b.v. kwaliteitsbewaking - Tussenpresentatie docenten/leerlingen - Inlever momenten voor eind deadline, zoals PVA 22 Mei inleveren. 7

!

Tussenresultaten:  Week

To do

Docent

Activiteiten

Deadline

PV Motivatie   (PV= Project voorstel)

Peter Kleijn

- Motivatie

Donderdag 23 April

PV formulier

Peter Kleijn

- Formulier invullen en laten nakijken door docent

Donderdag 23 April

PV Concept

Peter Kleijn

- Concept uitwerken

Donderdag 23 April

PV extra materiaal en voorbeelden zoeken

Peter Kleijn

- research doen

Donderdag 23 April

Planning maken

Marquerite

- deadlines vast stellen en uitwerken in planning

Vrijdag 24 April

Start uitwerking project

Peter Kleijn

Uitwerken en laten goedkeuren

Plan van aanpak (geprint)

Carla

Inleveren printen + digitaal

Uitwerktijd + OP

Carla + Fred

Research doen

Concept presentaties

Peter Kleijn

Presentatie houden + prezi maken

OP

Carla + Fred

Beginnen uitwerking

Week 17 20 t/m 24 April

-

schrijven! Project voorstel maken

Week 18 27 April t/m 1 Mei Week 19 4 t/m 8 Mei

Vakantie

Week 20 11 t/m 14 Mei

11 Mei


20 Mei


Lessen photoshop

Planning maken en haalbaarheid testen

Week 23

8

Week

To do

Docent

Activiteiten

Deadline

1 t/m 5 Juni

(Concept )

Carla

Eventueel uitwerken en laten nakijken

5 Juni

OP

Carla + Fred

Uitwerken en laten goedkeuren

Ondernemingsplan (geprint)

Carla

Inleveren printen + digitaal

Flyer ontwikkelen

Peter Kleijn + Frank Bijker

Leren en maken

Week 24 8 t/m 12 Juni

12 Juni


Alles als pdf opslaan en uploaden

Uploaden portofolio site

Logo ontwikkelen

Peter Kleijn + Frank Bijker

Leren en maken

Opdracht af en klaar

Carla

Geupload op portofolio site en alle tussen opdrachten moeten zijn ingeleverd

Eindpresentatie

Docenten + MM2A

Portofolio site representatief voor presentatie + eventueel prezi


25 Juni

  Concrete afspraken: - 20 Mei: Tussenpresentatie (conceptrapport) - 22 Mei: PVA Inleveren Carla, Print + Digitaal (conceptrapport) - 12 Juni: PO Inleveren Carla, Print + Digitaal (conceptrapport) - 25 Juni: Eindpresentatie voor MM2A + Docenten (definitief rapport)

! ! ! ! ! ! ! ! ! !

9

6. Projectorganisatie Samenstelling projectteam incl. taken, functies, verantwoordelijkheden beschikbaarheid:  Alle taken

Kim Lokhorst

Overleg met tussenpersonen

Kim Lokhorst - Docent MCA

!

Het team bestaat uit opdrachtnemer Kim Lokhorst. Zij neemt alle taken op zich. Haar functie is om onderzoek te doen naar de haalbaarheid van een eigen promotie bedrijf opzetten. Zij is dan ook volledig verantwoordelijk voor het eindproduct. Haar beschikbaarheid bestaat uit gemiddeld 9 uur werktijd per week op school en ongeveer 4 uur gemiddeld per week thuis. Haar beschikbaarheid is dus 13 uur per week.    

De 9 uren die zij op school beschikbaar is zijn de volgende:  Dinsdag: 11:45 t/m 14:15 Woensdag: 11:45 t/m 16:30  Donderdag: 8:30 t/m 12:45 Vrijdag: 13:15 t/m 15:15    

De 4 uren die zij thuis beschikbaar is verschillen per week.

!

Overlegmomenten: - 20 Mei: Tussenpresentatie  Hier krijg je een cijfer voor en vanuit hier kun je advies vragen hoe te moeten. - 22 Mei: PVA Inleveren Carla, Print + Digitaal  Hier krijg je een cijfer voor en dan heb je de kans om het nog te verbeteren. - 12 Juni: PO Inleveren Carla, Print + Digitaal  Hier krijg je een cijfer voor en dan heb je de kans om het nog te verbeteren. - Alles kan voor 25 juni nog met de docenten worden besproken en kan nog worden verbeterd. 25 Juni is de absolute einddatum en hierna kan er niks meer veranderd worden.  Verder heeft elke docent tussen de concrete data door nog de keus om tussendoor een overleg moment in te plannen met de opdrachtnemer voor extra advies.

!

Externe adviseurs: Media College Amsterdam

Hulp van buitenaf

Docenten (Lessen en adviseren)

Senna Meijer (Eigen onderneming)

Leerlingen (Hulp en inbreng)

Gert-jan Lokhorst (Inbreng zakenwereld)

!

Beheer projectarchief (projectdossier en systeemdossier):  Het beheer van het projectarchief gaat via de opdrachtnemer Kim Lokhorst. Zij zal het beheren via haar macbook. Alles zal worden opgeslagen in Pages en PDF bestanden. Er zal ook regelmatig geüpdatet worden via dropbox zodat de bestanden niet verloren kunnen gaan.

! ! ! ! 10

7. Planning

!

week 16

week 17

week 18

week 19

week 20

week 21

week 22

week 23

week 24

week 25

week 26

Briefing

PV PVA OP

D.A. M.O. C.A. Swot Flyer Logo Promo

V.N.C Begr. P.S. E.P.

!

Legenda:  PV

is

Project voorstel

PVA

is

Plan van aanpak

OP

is

Ondernemingsplan

D.A.

is

Doelgroep analyse

M.O.

is

Marktonderzoek

C.A.

is

Concurrentieanalyse

V.N.C.

is


Begr.

is

Begroting

P.S.

is

Portofolio site

E.P.

is

Eindpresentatie

De activiteiten worden ook online begehouden doormiddel van een trello. Er is voor elke opdracht een week extra gepland voor als het uitloopt.

! !

11

8. Begroting In de begroting kunt u aflezen wat het uurtarief is van de opdrachtnemer, u kunt de activiteiten aflezen en het aantal besteden uren door de opdrachtnemer. De totale kosten worden geschat op ongeveer: €1800,00.

!

Onderdeel

Opdracht

Geplande uren

Uur tarief (55,35)

Voor onderzoek

Debriefing

0,5 uur

Project voorstel

2 uur

110,70

Concept uitwerken

1 uur

55,35

27,67

Subtotaal Start project

€ 193,72 Plan van aanpak

2 uur

110,7

Tussenpresentatie

15 minuten

13,84

Subtotaal Onderzoek

€ 124,54 Ondernemings plan 3 uur

166,05

Doelgroep analyse

3 uur

166,05

Marktonderzoek

2 uur

110,7

Concurrentie analyse

2 uur

110,7


2 uur

110,7

Swot analyse

1 uur

55,35

Begroting

1 uur

55,35

Subtotaal Promotie materiaal

€ 774,9 Logo ontwerpen

2 uur

110,7

Promo video maken

3 uur

166,05

Flyer ontwerpen

1 uur

55,35

Subtotaal Eindfase

Totale kosten

€ 332,1 Portofolio site uploaden

1

55,35

12

Onderdeel

Subtotaal

Opdracht

Geplande uren

Eindpresentatie

15 minuten

Uur tarief (55,35)

Totale kosten

13,84 € 69,19

Totaal

€ 1494,45

Incl. 21% btw

€ 1808,28

! ! ! !

9. Risico’s Interne risico’s: Haalbaarheid van project:  Dit project moet binnen 10 weken gerealiseerd worden. Het kan zo zijn dat de opdrachtnemer te veel hooi op haar vork neemt en de opdrachten te uitgebreid uitvoert waardoor zij in tijdnood komt. Mocht zij alle onderzoeken te uitgebreid uitvoeren dan is het niet haalbaar dit binnen 10 weken af te leveren. Daarom moet zij alleen de hoognodige punten behandelen binnen de onderzoeken   

Onervarenheid:   Omdat het de eerste keer is dat de opdrachtnemer een onderzoek doet naar het feit of het realistisch is om een eigen promotie bedrijf op te starten, kan het een risico zijn. De opdrachtnemer heeft zelf nog geen ervaring met het opstarten van een eigen bedrijf. Dit kan een valkuil zijn.   

Onvoldoende motivatie:   Omdat de opdrachtnemer meerdere opdrachten heeft voor school en werk, kan het zijn dat zij motivatie verliest voor dit project.

!

Externe risico’s: Onvoldoende medewerking:   Mocht er onvoldoende medewerking zijn van de docenten, Senna Meijer of Gert-jan Lokhorst, dan mist de opdrachtnemer informatie en controle. Dit zou nadelig zijn voor de onderzoeken en dan zal zij opzoek moeten naar alternatieve informatie en controle bronnen. 

!

Onduidelijke projectgrenzen: Als de projectgrenzen niet duidelijk zijn bestaat de kans dat de opdrachtnemer ofwel te veel of wel te weinig informatie levert aan de opdrachtgever. Door deze miscommunicatie kan dat het eindproduct beïnvloeden.

!

Opdrachtgever ziek:   Omdat de opdrachtgever ook de opdrachtnemer is, is het een groot probleem als zij ziek is. Dan wordt er dus niks uitgevoerd. Dit is een groot risico.

13

Plan van aanpak !!!! Het opstarten van een promotie bureau gespecialiseerd in online promotie voor events in clubs

Recommend Documents