Promotieplan Incubated 2014
Incubated promotie plan
Student Tony Lathouwers Studentnr: 2168808 Mail:
[email protected] Tel: +31 6 20375767
1
Promotieplan Incubated 2014 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Algemene informatie incubate
3
Hoofdstuk 2. Probleem analyse
3
Hoofdstuk 3. Interne analyse
4
Hoofdstuk 4. Externe analyse
8
Hoofdstuk 5. SWOT
11
Hoofdstuk 6. Concepten
12
Hoofdstuk 7. Communicatie strategie
14
Hoofdstuk 8. Communicatie middelen
15
Hoofdstuk 9. Planning & budget
17
Hoofdstuk 10. Evaluatie
19
2
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 1. Algemene informatie Stage bedrijf Incubate www.incubate.org Begeleider: Erik Luyten Mail:
[email protected] Tel: +31 (0)13 590 4839 Opdrachtnemer Tony Lathouwers Studentnr: 2168808 Mail:
[email protected] Tel: +31 6 20375767 Stage Docent Bart van Esch Academy for creative industries, Fontys Tilburg. Mail:
[email protected] Tel: 0885086208
Hoofdstuk 2. Probleem analyse Bedrijfsopdracht Naast het jaarlijkse festival worden er Incubated evenementen opgezet door het hele jaar heen. Op het moment is de tijdlijn voor de promotie van Incubated avonden onduidelijk, de aanloop van de promotie is veelal afhankelijk van bevestigingen die vaak last-minute komen. De interne en externe communicatie rondom Incubated heeft een plan met structuur nodig zodat er duidelijke deadlines ontstaan voor de promotie. Welke manieren gebruikt Incubate om informatie te pushen naar de doelgroep? Hoe kan dit eventueel op een creatieve manier verbeterd worden zodat de marktpositie word versterkt? Product Communicatie/marketing plan realiseren voor incubated. Incubated zijn de losse evenementen die Incubate organiseert buiten het festival om. Deze events bevatten concerten, exposities en film avonden. Methode Deskresearch, interne/externe analyse m.b.t. de Incubated evenementen.
3
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 3. Interne analyse Organisatie Incubate is een stadsfestival wat jaarlijks plaats vind in hartje Tilburg. Het is een organisatie die zich inzet voor “Cutting-edge culture”, zoals ze het zelf omschrijven. Het festival bied een brede kijk op onafhankelijke cultuur in zijn geheel met onderdelen zoals muziek, kunst, dans, film en conferenties. Incubate brengt dit jaar ongeveer 250 artiesten naar Tilburg, in een intieme context (denk aan verschillende zalen, kroegen, poppodia), voor een internationaal publiek dat bestaat uit 27 verschillende nationaliteiten. Wat Incubate in het bijzonder nu uniek maakt naast andere festivals is het feit dat zij ieder jaar weer een uiteenlopende line-up bieden. Van Black metal naast free jazz tot aan verfrissende kunst naast een inspirerend debat, en dat allemaal in het pittoreske Brabantse stadje Tilburg. Incubate begon in 2005 onder de naam ZXZW als tweedaags underground punk, hardcore en elektronica muziekfestival. Binnen drie jaar groeide het uit tot een volwaardig festival van acht dagen en ook m.b.t. muziek genres varrierde het van free jazz tot folk en dance. Er werd toen al meer gedaan met dingen naast muziek zoals film, beeldende kunst en dansvoorstellingen. In 2009 is de naam veranderd naar Incubate op verzoek van het Amerikaanse festival SXSW waar Incubate zich inmiddels mee kan vergelijken (maar dan de EU variant). Visie “Een toonaangevende culturele organisatie zijn die samen met haar publiek werkt aan culturele evenementen met een creatieve en open mindset’. Missie Incubate ondersteund ‘cutting-edge culture’ en gaat de samenwerking aan met artiesten, partners en haar publiek om een beleving neer te zetten op zowel het festival als de Incubated events. Mission statement, socialfestivalmodel.org, Incu2013. Doelstelling Zoveel mogelijk mensen op Incubated evenementen een waardevolle beleving bieden. Zowel tijdens, vooraf en na het evenement (naast het verkopen van kaarten). Traditionele marketing richt zich op het verkopen van een product. De marketing van Incubate is gericht op conversatie met bezoekers, waarmee ze samen werken aan een beleving. Bezoekers leveren input voor de line-up, leveren content voor de website en staan in directe verbinding met de organisatie. Centraal staat het verbinden van de achterban door het maken en distribueren, vertellen en delen van verhalen. Deze socialisering gebeurt artistiek en maatschappelijk en dat leidt tot duurzame betrokkenheid. Bezoekers activeren: - Conversatie: communicatie en discussie over hetgeen je doet - Presentatie: laten zien wat je doet en hoe je dat doet - Participatie: samen met andere mensen dingen doen - Activatie: het stimuleren en faciliteren om mensen zelf dingen te laten doen
4
Promotieplan Incubated 2014
Uitingen van incubate: - Draagt het bij aan de kaartverkoop? - Draagt het bij aan de beleving? - Is dit de beste manier en kanaal om dit te communiceren? Digitale communicatie is belangrijk voor een kleine organisatie als Incubate, het biedt haar namelijk de mogelijkheid om met kleine handelingen een groot publiek te bereiken. Incubate stelt zich voornamelijk de volgende vragen bij het gebruik van digitale communicatie. 1) Is het deelbaar? 2) Is het herkenbaar? 3) Is het gemakkelijk? Thema & Artistieke visie, socialfestivalmodel.org, Incu2013. Doelgroep De doelgroep is te splitsen in: - De vaste bezoeker van Incubate is het makkelijkst om te bereiken. Deze doelgroep is vooral te bereiken via de bestaande kanalen van Incubate. Door buzzvorming gaat Incubate steeds meer leven onder de doelgroep, en ontstaat er mond-tot-mondreclame. Dit leverde ons de afgelopen jaren telkens een grote groei qua bezoekersaantallen, en deze lijn zetten we daarom door. - De fans van artiesten, partners en labels die we bereiken door het uitnodigen van artiesten, partners en labels. Liefhebbers van een artiest kennen vaak ook andere fans. Ook hier speelt mondtot-mondreclame dus een grote rol. - De mensen die we sociaal-maatschappelijk betrekken zijn actief in het verenigingsleven, student, ouder van een kind, of vinden het gewoon tof om samen met Incubate te werken. Deze groep bereiken we door een nauwe samenwerking te zoeken met de instelling (zoals school), vereniging (zoals koor) of artiest met wie ze samenwerken. - De persoon binnen de grote massa met een bovengemiddeld interesse voor kunst en cultuur is de persoon die Nieuwe Revu en Vice leest, naar festivals als Lowlands en het IFFR gaat en de Design Week bezoekt. Deze persoon bezoekt onregelmatig een culturele instelling en is voor Incubate lastig te bereiken. Toch kan Incubate interessant zijn voor deze doelgroep. Thema & Artistieke visie, socialfestivalmodel.org, Incu2013. Producten en doelgroepen Incubate festival, tentoonstellingen, conferenties, incubated events (concerten en film), inlog.org (blog), Generationbass.com. Omdat het festival een behoorlijk brede programmering heeft, lopen de doelgroepen nogal uiteen. Aan de ene kant heb je de vaste incubate bezoeker, voornamelijk afkomstig uit Tilburg en omgeving. Deze bezoeker is bekent met Incubate en is muziek/kunstliefhebber van de bovenste plank. Daarnaast zijn er bezoekers van 27 nationaliteiten, sommige daarvan komen specifiek voor bepaalde acts en genres. Ook zijn er journalisten en keyfigures uitgenodigd door de organisatie, zij schrijven over Incubate en schenken aandacht aan het festival. Ook colleagae uit heel Nederland zijn uitgenodigd, denk aan poppodia zoals de effenaar, vera etc.
5
Promotieplan Incubated 2014 Marktpositie Incubate is inmiddels uitgegroeid tot een 7daags stad festival waar vanalles te bieden is en waar genres flink uiteen lopen. Het festival is nu op een punt dat het enorm veel aandacht genereerd en ook behoorlijk wat succes heeft. Andere Nederlandse festivals proberen de formule van Incubate na te doen, maar simpel gezegd is een meerdaags stadfestival als Incubate van zo’n productie waarde niet bepaald makkelijk om te evenaren, en al helemaal niet om tegen te concureren. We kunnen dus wel stellen dat Incubate marktleider is in de huidige Nederlandse (Benelux?) indie/kunst festival markt. Festivals als Lowlands e.d. zijn immers niet te vergelijken met Incubate en hengelen ook niet in dezelfde markt. Dat is ook meteen de kracht van Incubate, niet te vergelijken met het grote festival seizoen, want ze zitten immers in het najaar. Daarnaast doorbreken ze de markt middels de Incubated evenementen, dat is niet iets wat een festival-organisatie normaal gesproken doet. Organogram Bestaat uit organisatie Incubate; Directie, artistiek directie, funding etc., marketing team, preproductie, uitvoerend productie (techniek), participatie coördinatie (vrijwilligers), projectmanagers, freelancers, staigairs, medewerkers en vrijwilligers. Bestuur -> Directie -> Management -> medewerkers -> stagiaires (zie bijlagen). Netwerk Incubate organisatie, project organisatie (productie etc.), Freelancers; techniek, productie, fotografie, journalistiek, bloggers, funders, gemeente tilburg, artiesten, promoters, boekers, management artiesten, uitvoerende kunstenaars, venues, partners, poppodia, Superhelden van Incubate: Eindhoven Culturele hoofdstad 2018 (helaas niet geworden), Fresheads (webdesign), Gemeente Tilburg, Provincie Noord-Brabant. Major funders BKKC, Nederlands Filmfonds, Fonds Podiumkunsten, Fonds voor cultuurparticipatie, Hivos, SNS REAAL Fonds, Stichting Doen, VSB Fonds, 3voor12 Tilburg, concertzender, cuttingedge, Gonzo(circus), Pinguin Radio, PopUpMusic.pl, State Magazine, terrorizer, The Quietus, The Wire, Tillywood, VI.BE, 013, Boerderij ’t Schop, De Link, De Pont, Fontys Hogescholen, Kicking the Habit, Kingodm skateshop, Leisure Academy Brabant, TextielMuseum. Supporters Ateliers Tilburg, Merchandise.nl, Buro Bilan, Dutchband, kinderopvang, Korthout, Mercure Hotel, Rock ‘n’ roll Support, Soundcloud, Sounds Tilburg.
6
Promotieplan Incubated 2014 Trends en ontwikkelingen De economische crisis is er. Dat kan betekenen dat bijv. studenten die graag naar Incubate willen gaan, eigenlijk geen tot weinig geld hebben te besteden. Dit zorgt ervoor dat er veel mensen zijn die een dagkaartje kopen voor hun favorieten bands i.p.v. een passe-partout. Er zijn steeds meer festivals zoals Le Guess who en Hit the City die van het succes van Incubate willen meeliften. Dit kan ervoor zorgen dat de markt waarin Incubate zich vertoeft zal verzadigen. Opkomst van concurrentie. Er zijn zowel nationaal als internationaal steeds meer instanties die direct de concurrentie aangaan met Incubate. Vaak met nadruk op genre/niche festivals of evenementen in heel Europa. Het psychrock genre heeft bijvoorbeeld het afgelopen jaar tientallen festivalletjes erbij gekregen, en dat wordt alleen nog maar meer. Zelfs een festival als Roadburn merkt de hete adem van concurrentie in de nek. Volgens Walter Hoeijmakers wordt het steeds lastiger om bands exclusief naar een festival te halen, en daardoor is het moeilijk om een interessant programma te bieden wat mensen bindt aan het festival. Alhoewel Incubate natuurlijk het voordeel heeft dat ze behoorlijk uiteenlopen wat betreft genres, zal het belangrijk zijn dat het publiek zich realiseert dat Incubate een beleving neerzet wat geen enkel ander festival kan bieden. Beleving/experience model Festivals als Lowlands laten zien dat het niet per difinitie belangrijk is om een goede line-up te hebben voordat men een kaartje koopt. Meerdere malen is bewezen dat het mogelijk is om uit te verkopen zonder ook maar één naam bekend te maken. Dat betekend dat het publiek geld uitgeeft aan een merk, een naam, een beleving. Het publiek heeft vertrouwen gekregen in de organisatie en bindt zich aan het merk (in dit geval Lowlands). Digitale omgeving Alle content op de social media waar Incubate actief is, word gepubliceerd in het engels. Dat komt omdat het Incubate festival een internationaal bereik heeft. Incubate gebruikt op het moment 3 pagina’s voor, Incubate, Incubated & inlog.org. De Incubated pagina heeft 416 Nederlandse fans, 183 US fans, 164 UK fans en de kleinere getalen zijn verdeeld over Duits, Frans, Spaans, Italiaans en Portugees. Daarvan is 34% vrouw en 64% man. 624 fans komen uit Nederland, en 213 daarvan uit Tilburg. Hieruit kunnen we concluderen dat de grootste fanbase/conversie uit Nederlanders bestaat. De vraag is dan of dat Incubated wel een internationale focus moet hebben?
7
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 5. Externe analyse Politiek-juridische factoren Accijns- en Btw-verhoging De bierprijs gaat omhoog door een accijnsverhoging en een verhoging van Het hoge Btw-tarief. Deze wordt met 2% verhoogd van 19% naar 21%. Er zijn verschillende kleinere podia in Nederland die hier veel moeite mee hebben (Willem Venema), zoals bijvoorbeeld de ROTOWN en de EKKO. Zij merken al dat het rustiger is aan de bar, met deze verhoging zal het er niet echt drukker op worden. Kans op indrinkende jeugd word zo alleen maar groter. Alcohol consumptie naar 18 jaar. Voor jongeren is te veel alcohol extra schadelijk. De overheid wijst daarom jongeren en hun ouders op de risico’s van alcohol. Onder andere door campagnes en voorlichting. Sinds 1 januari 2014 is het verboden aan jongeren onder de 18 jaar alcohol te verkopen. Daarnaast is het verboden voor jongeren onder de 18 jaar om alcohol bij zich te hebben op voor publiek toegankelijke plaatsen. Jongeren en Alcohol, Auteur onbekend, publicatie onbekend 2014. Popmuziek onderdeel topsectorenbeleid Nederland behoort tot de twintig grootste economieën in de wereld. Om ervoor te zorgen dat dit blijft ontwikkelt het ministerie van Economische Zaken bijzondere maatregelen voor de goed presterende topsectoren. Een van die sectoren is de sector Creavieve Industrie, waar popmuziek sinds kort bij hoort. Het kabinet wil met investeringen het verdienvermogen van de topsectoren volop benutten. Voor de creavieve sector betekend dit niet direct dat er meer geld is, maar wel regelgeving die positief kan zijn voor de industrie om een lang termijn. Achtergrond: popmuziek als onderdeel van het topsectorenbeleid, Jorrit Roerdinkholder, januari 2014. Economische factoren Economische recessie Er is sprake van een economische recessie wanneer er twee opeenvolgende kwartalen een negatieve economische groei is (daling van de waarde van het bruto binnenlands product). Bedrijven hebben het hier moeilijk mee. Vaak moet er bezuinigd worden en valt er ontslag bij de medewerkers, of het bedrijf gaat failiet. Hoe minder mensen werk hebben, hoe meer de koopkracht daalt. Hoe minder koopkracht, hoe minder ticket verkoop en drank omzet. Sociaal-culturele factoren Social media Bedrijven groeien harder door Social Media. Millward Brown heeft in opdracht van Google zowel het gebruik van interne sociale platformen als het zakelijk gebruik van Social Media binnen bedrijven onderzocht. 45% van de deelnemers denkt dat bedrijven het niet overleven als zij geen Social Media gebruiken. 7 op de 10 bestuurders gelooft dat Social Media de strategie van de onderneming verandert. Binnen bedrijven die op jaarbasis meer dan 10 procent groeien, geeft 81% aan dat Social Media aanzienlijke impact heeft op de groei. De helft van deze bedrijven zet Social Media in om de omzet te vergroten. Nuzakelijk, Bedrijven groeien harder door Social Media, Auteur onbekend, 15 mei 2012
8
Promotieplan Incubated 2014 Technologische factoren Cloud Computing Door hogere internetsnelheden kunnen applicaties die veel data bevatten via internet beschikbaar worden. Bijvoorbeeld video of foto bewerking. Dit is een zeer positieve ontwikkeling. Zo kan er bijvoorbeeld meteen live via internet heel makkelijk visuals worden opgesteld voor de desbetreffende productie. Sommige poppodia in Nederland maken hier al vaak gebruik van. Soms is het zo dat de artiest van die avond deze techniek al in huis heeft. Data op het internet heeft eigenlijk ook wel de naam “cloud computing”. We gaan een tijdperk tegemoet dat veel bedrijven hun data op internet zetten, denk bijv. aan Wetransfer, dropbox en de icloud van apple. Een andere ontwikkeling is Citysense. Dit is een app. Via deze app kun je met een druk op de knop zien waar de drukte zich bevindt. Via GPS en Wi-Fi-locaties van andere Citysense-gebruikers wordt Realtime weergegeven waar in de stad zich de meeste mensen bevinden. Dit zou een mogelijke ontwikkeling zijn voor de beveiliging van de partners van Incubate, of kan juist gebruikt worden ter promotie van een bepaalde productie op de avond zelf. Incubate maakt gebruik van Copy, cloud software waar alles van Incubate op staat. Medewerkers kunnen via deze weg overal gebruik maken van de harde schijf, mits er internet is. Een ontwikkeling die we steeds meer gaan zien in het bedrijfsleven door het toenemen van de capaciteit van nieuwe technologie. Sinds een aantal jaar gebruikt Incubate tijdens haar festival een app. Op deze mobiele app kan men het hele tijdschema voor het festival bekijken en de bijbehorende informatie gemakkelijk opzoeken. Hoeveel gebruikers heeft deze app? Het zou namelijk mogelijk zijn om de gebruikers van de Mobile security De trend mobile society blijft zich nog steeds ontwikkelen. Bedrijven doen er alles aan om hun klanten nog mobieler, nog sneller en nog intiemer te kunnen laten internetten. Er is tevens meer vertrouwen in het internet gekomen, bijvoorbeeld bij internetaankopen. In het geval van Incubate is het dus belangrijk dat de voorverkoop goed verloopt. Naast dat kan Incubate inspelen op deze trend d.m.v. een app en een webstore waar merchandise verkocht kan worden. Trend: Mobile society, T. Bosma, 2011.
9
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 6. SWOT SWOT Analyse Sterkten Behoord tot de grootste stadsfestivals van de Benelux Sterke online aanwezigheid Groot netwerk subsidies
Professionele dienstverlening en educatie vrijwilligers/stagiairs Sterke programmering voor ook non-pop cultuur. A-locatie, Tilburg studenten/muzikanten stad Organisatie met sterke eigen visie/identiteit Biedt de mogelijkheid voor stage plaatsen. Sterke beleving tijdens het festival.
Kansen Nieuwe techniek en app ontwikkelingen. Nederlandse content en promotie Webshop Merchandise
Zwakten
Minder focus op Incubated promotie, meer op incubate festival. Veel medewerkers werken op vrijwillige basis. Niet altijd beschikbaar. Steeds minder animo voor vrijwilligerswerk. Artiesten vaak niet exclusief. Entree en drank prijzen zijn hoog. Geen incubate app voor Incubated events. Uiteenlopende media kanalen: Inlog.org, incubated.org, incubate.org, generationbass.com etc. Beleving festival trekt niet genoeg door naar de incubated events.
Bedreigingen
Economische recessie, koopkracht consument daalt Bierprijs van 19% naar 21% Concurrentie internationale indie festivals Exclusiviteit bands: concurrentie Alcohol consumptie naar 18 jaar. Technisch snel internet, cloud computing Veel potentiële parnters en groot netwerk. Freelancers Noodzaak social media Exclusiviteit artiesten
10
Promotieplan Incubated 2014 Conclusie Analyse Mensen kennen Incubate voornamelijk van het festival. Het lijkt essentieel om voor de Incubated events gebruik te maken van het imago van het festival, en met de programmering laten ze dat ook zeker blijken. De vraag is echter of dat Incubated wel een internationale uitstraling moet hebben. Het is namelijk logisch dat de meeste bezoekers van deze evenementen uit Nederland komen, en waarschijnlijk ook nog eens uit de directe omgeving in Tilburg. Daarnaast heeft Incubate een duidelijke huisstijl wat ze doorvoeren in alles wat ze doen. Wat het echter lastig maakt is het aantal pagina’s op facebook wat content produceert. De fans van Incubate worden verspreid over deze verschillende kanalen, en daarmee ook het bereik en de effectiviteit. Het zou beter zijn om al deze kanalen onder een dak te hebben. Denk aan een portal/splash page en een facebook pagina die alles gezamenlijk meenemen in de promotie en content. Fans worden dan verzameld op één plek. Enige onderscheid wat gemaakt kan worden is een nationale pagina en een internationale pagina, daarmee kaart je ook het verschil tussen Incubated en Incubate aan. Ook zijn er steeds meer toetreders in de niché/genre markt. Festivals als hit the city, Le Guess Who, Psych Lab Eindhoven, Liverpool psych fest, Berlin Psych fest, sonic City, Yellowstock, ATP, Bad vibrations en nog veel meer, vissen allemaal in dezelfde psych rock markt. Dat maakt het voor Incubate lastig om zich in dit genre te verdiepen. Enige samenwerking met nationale of internationale festivals zou een sterke boost kunnen geven en het gemakkelijker maken om bands uit te wisselen tussen evenementen. Niet alleen voor het festival, maar ook voor Incubated. De interne communicatie voor de Incubated events voorloopt niet altijd volgens een duidelijk plan. Dit zou volgens een schema beter kunnen zodat er meer tijd is voor promotie in de aanloop naar het uiteindelijke evenement.
11
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 7. Concepten Doelstelling 1 Boekingen, interne communicatie en promotie voor Incubated evenementen gestroomlijnt maken zodat er genoeg tijd is om de voorverkoop te stimuleren in de aanloop naar het evenement. Concept “There is no plan B” Visie Het is belangrijk dat alle afdelingen en projecten binnen Incubate goed samenwerken. Voor de Incubated evenementen betekend dat helderheid en structuur door het jaar heen. Missie Helderheid en structuur realiseren door middel van een promotie plan. Conceptdragers: Product Een promotie plan/draaiboek wat voornamelijk de planning en timing van het boeken van artiesten tot het uiteindelijke evenement helemaal doorloopt. Met dit product kunnen toekomstige stagiairs gemakkelijk aan de slag met het promoten van deze evenementen. Communicatie: De communicatie rondom dit concept richt zich voornamelijk op de interne communicatie van Incubate bookers, het marketing team en de stagiairs . Fysieke omgeving Het Incubate kantoor in Tilburg. Doelstelling 2 Incubated weer een onderdeel maken van Incubate als een geheel. Zoals aangegeven in de conclusie zou het beter zijn om alle verschillende content van Incubate onder een merk te verzamelen. Er is dan wel deferentiatie tussen alle producten, maar er wordt gebruik gemaakt van hetzelfde netwerk/bereik. Concept “We are Incubate, and this is what we do (Blue Cheer quote)” Visie Het is belangrijk om gebruik te maken van het Imago en bereik van Incubate als geheel. Missie De missie is eigenlijk hetzelfde als de doelstelling, namelijk het bij elkaar brengen van alle Incubate producten onder een orgaan. Conceptdragers Product/verpakking Om deze doelstelling te bereiken komt er een portal of splash page waarop duidelijk de 4 takken van Incubate te vinden zijn. Namelijk het festival zelf, de Incubated evenementen, inlog.org en
12
Promotieplan Incubated 2014 Generationbass.com. Het fysieke promotie materiaal van Incubate is al redelijk kenmerkend en komt overeen met elkaar met een huisstijl (het logo). Communicatie De communicatie is voornamelijk extern. Incubate als geheel heeft een internationale focus, alle uitingen zullen dus ook in het Engels moeten. Het onderdeel Incubated heeft echter een meer nationale focus en bereik, het is dus beter om voor Incubated de content en promo in het Nederlands te voeren. Doelstelling 3 Incubate is een belangrijke speler binnen de cross-over festival markt. Dat moet natuurlijk zo blijven, daarom moet het netwerk van Incubate actueel blijven binnen alle genres. Samenwerking aangaan met andere festivals zorgt ervoor dat er meer bereik is m.b.t. online promotie en het boeken van internationale artiesten. Concept “Co-creatie” Visie Het is belangrijk om het netwerk te verbreden en te versterken zodat er een gezonde connectie ontstaat tussen de verschillende belangrijke organisaties. Missie De samenwerking aangaan met zowel nationale als internationale festivals en organisaties. Incubate kan zich onderscheiden door niet alleen een eigen festival en Incubated evenementen, maar ook door exposure bij belangrijke partners. Conceptdragers Product/verpakking Incubate heeft afgelopen jaar een podium gehost op het Doomsday festival in Antwerpen. Dat is een perfect voorbeeld. Het is namelijk ook mogelijk om dit te gaan ondernemen bij andere genre festivals, al is het maar een DJ set van Incubate mensen, zolang er maar exposure is op deze evenementen. Een concreet voorbeeld zou zijn om de samenwerking aan te gaan met Eindhoven Psych Lab, een nieuw psych festival in Nederland (ook de enige NL) van de Effenaar. Dit zou kunnen in de vorm van promotie, maar evt. ook het hosten van een podium en het delen van een netwerk. Communicatie Door middel van het cureren van andere festivals kan Incubate op verschillende vlakken communicatie uitvoeren wat zich niet alleen in de eigen kanalen zal manifesteren. Netwerk Dit concept doelt dus voornamelijk op het netwerken. Als Incubate haar gezicht vertoont op andere genre festivals word er aandacht gecreérd voor Incubate als merk. Dit kan zowel gebruikt worden voor de Incubated evementen als het Incubate festival in september. Daarnaast is het de ideale manier om bands uit te wisselen tussen verschillende organisaties.
13
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 8. Communicatie strategie Deze concepten kunnen worden verpakt onder een strategie. Voor het gemak noemen we het even de herstructurering van alle communicatie die Incubate op het moment gebruikt, en dan voornamelijk toegespitst op Incubated. Omdat er op dit moment al hard gewerkt word aan de volgende editie van het festival, is het waarschijnlijk lastig om een verandering in de communicatie door te voeren in 2014. Bands voor alle festivals worden rond deze tijd (december/januari) al geboekt dus in essentie is het al te laat om nu dingen te veranderen. Deze verandering kan echter wel, maar dan is het verstanding om dit bijvoorbeeld na Incubate 2014 te doen zodat er geen verwarring ontstaat tijdens de promotie voor het festival, wat toch al weer april/mei gaat beginnen? Daarnaast loopt het seizoen van Incubated vanaf oktober tot mei/juni en is het niet aan te raden om deze veranderingen door te voeren midden in het seizoen. Na Incubate 2014 kunnen we deze veranderingen dus doorvoeren. Er komt een algemene portal/splash pagina waar alle 4 de producten van Incubate te vinden zijn. De content op Incubated kan dan in het Nederlands gecommuniceerd worden. Daarnaast is er genoeg ruimte om te brainstormen over evt. samenwerkingen met andere festivals voor het komende seizoen. In theorie kunnen alle 3 de doelstellingen en concepten behaald worden in 2014/2015. De interne communicatie kan echter wel in de komende maanden versterkt worden. Dat is ook fijn voor de nieuwe lichting medewerkers en stagiairs die vanaf februari beginnen. Hiervoor is een draaiboek gemaakt voor in de planning. Daarnaast zal het blog ook een verandering ondergaan, hiervoor is stagiair Tess een plan aan het maken. Wat mij opvalt is dat het bereik van de facebook pagina van het blog niet representatief is voor het aantal likes dat deze pagina heeft. De verwachting is dat het blog beter gelezen gaat worden als er verschillende/onderscheidende items komen, die dan ook volgens een week planning gepost worden. Deze posts op de facebook pagina moeten geplanned worden op het moment wanneer de pagina het best gelezen wordt. Daarnaast is het blog een ideaal platform om promotie te maken voor externe partijen en daarmee dus ook samenwerking en netwerk te stimuleren. Denk aan prijsvragen, highlights, recommendations, previews, reviews, interviews etc. We gebruiken Incubated als eerste opzet voor het nieuwe blog concept wat Tess aan het maken is. Het blog is op deze manier het ideale platform om promotie uit te wisselen tussen mediapartners.
14
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 9. Communicatie middelen Incubate portal/splash pagina Op deze pagina worden alle producten van Incubate verzameld en kan de gebruiker gemakkelijk navigeren naar de verschillende platformen. Zoals vermeld in de conclusie is het op het moment verdeeld in 4 verschillende platformen met verschillende kanalen, door deze clustering creërt Incubate dus helderheid en structuur en het zal de pagina het merk Incubate versterken. Samenwerking Festivals Concreet kan dit zijn, het hosten van podia, maar ook het ondersteunen van promotie voor derden. Dit doet Incubate uiteraard al, maar dat kan uitgebreidt worden. Het blog dient hiervoor als marketing tool om een plek te kunnen bieden voor mediapartners om promotie te verkrijgen op het blog. Dat kan in verschillende vormen, bijv. met banners en advertenties, maar ook specials, prijsvragen, interviews, previews en highlights. Op deze manier ontstaat er een samenwerkings verband tussen verschillende partijen die via Incubate promotie maken op soortgelijke concerten en festivals. Incubated kan daar ook weer promotie voor terug krijgen! Nederlandse content De Incubated evenementen richten zich voornamelijk op een locaal al dan niet Nederlands publiek. Het is daarom beter om dichter bij deze doelgroep te staan en alle content voor Incubated in het Nederlands te maken. Het blog, incubate festival en generationbass kunnen gewoon in het Engels blijven communiceren omdat die een internationale focus hebben. Incubated promotie draaiboek Algemene planning: Voor elk Incubated event heeft het marketing team ongeveer 5 tot 6 weken nodig om alles aan te kondingen en te promoten. Dat wil zeggen dat artiesten bevestigd moeten zijn uiterlijk 6 weken van te voren. Presskits en dergelijk promotie materiaal moet dus ook vrijwel direct na bevestiging aangeleverd worden. Aanleveren artiest/en of programmeur: -
Alle namen bevestigen 6 weken voor de show Volledig presskit (IPK) Artiest bio’s High-res foto’s Evt. actuele info betreft nieuwe releases, video’s etc. Niet aanleveren in 20 verschillende mailtjes, maar in 1 mail.
Werkwijze marketing team: -
Posters en flyers ontwerpen meteen na bevestiging. Aankondiging meteen de 1ste week na de bevestiging (op alle kanalen incl. event page). Persberichten klaar zetten in de 2de week, versturen in 3de week.
15
Promotieplan Incubated 2014 -
Fysieke promotie (posters) bestellen in de 2de week. 3de week, fysieke promotie verspreiden en flyeren bij soortgelijke concerten bij netwerk partners. Vrijwilligers inzetten. Na checken pers stukken locale kranten, nog een keer versturen indien nodig. 2de week naar het evenement is er tijd voor buzz vorming, interviews, video’s, eigenlijk al het materiaal wat gebruikt kan worden ter promotie kan 1 a 2 keer per week gepushed worden. Deadline: De show, op dag zelf aandacht aan schenken op alle kanalen. Foto’s e.d. delen op social media. Terugblik in de week na de show.
Incubated.org Draaiboek Aankondiging incubated event. De aankondiging aanmaken op incubated.org gaat in twee delen. Een pagina en een post. Pagina Ga naar incubated.org/wp-admin en log in met je gegevens, vraag even aan Erik mocht je deze nog niet hebben. Elke keer als er een nieuw event is maak je eerst een nieuwe pagina aan bij ‘pages’. Een pagina heeft een stramien. Deze hoef je niet elke keer opnieuw te maken, maar kun je gewoon copy/pasten uit een oude post. Bijv. deze: http://incubated.org/wpadmin/post.php?post=195&action=edit Stramien bestaat uit: Contents: - Practical info - Bio's - Event in photos - Review in Storify
Vervolgens zet je de afbeelding die je gebruikt ook als ‘featured image’ (rechts onder). De pagina is klaar, je kunt hem publiceren of in plannen. Post Dan is het tijd om ook een post aan te maken. Deze posts komen op de homepage en kun je doorlinken naar de pagina met de informatie. De posts zijn dus korte blurbs over het event. Zie hier een voorbeeld: http://incubated.org/wp-admin/post.php?post=697&action=edit Bij catagories kun je de post onder ‘upcoming event’ zetten zodat deze ook onder het dropdown menu komt op de homepage. Vergeet de tags en featured image niet! Menu Via de Menus-optie (staat onder “Appearance”) voeg je de pagina op moment van aankondiging in het menu. Op http://incubated.org/wp-admin/nav-menus.php zie je links in beeld “Pages” staan,
16
Promotieplan Incubated 2014 vink de page aan die in het menu moet en klik daarna op “Add to menu”. Sleep het item dan naar “Upcoming Events” en daarna klik je op Save Menu. Kijk op incubated.org of het item in het menu staat onder “Upcoming events” Past events Als een event is afgelopen moet de post onder het kopje ‘upcoming event’ weg. Dit werkt hetzelfde als bij ‘upcoming events’, alleen dan zet je hem onder ‘past events’. Ga naar Appearance -> Menus en sleep het event naar het kopje ‘past events’, onder de juiste subgroep (past events music, past film, past flexpo), en zet hem onderaan de lijst op de juiste volgorde. Storify Er wordt ook altijd een terugblik gedaan op het evenement, dat doen we d.m.v. Storify. Een verzamelplek voor alle content die op het internet gemaakt is door bezoekers van het evenement. Je kunt hier dus foto’s, filmpjes, vines, tweets, reviews etc. terugzien op de Incubated website. Zie hier een voorbeeld van Storify: http://inlog.org/2013/09/22/storify-theatre-ambient-egyptian-cha3biwalls-of-noise-and-acid-acid-acid/
Hoofdstuk 10. Planning & budget Voorbeeld planning voor Incubated promo met 6 weken aanloop. Wk6
Wk5
Wk4
Wk3
Wk2
Wk1
Wk0
Bevestiging artiesten (Programmeri ng).
Posters bestellen (Marketing).
Fysieke promotie verspreiden (vrijwilligers).
Na checken pers stukken. Media partners benaderen waar nodig (Marketing).
Buzz vorming, d.m.v. interviews, video’s in push berichten (Marketing/Blo g).
Pushen, aandacht schenken voor, tijdens en na de show (Marketing).
Terugbl ik, evt. opgeno men materi aal pushen . (Storify )
Posters ontwerpen (Design).
Aankondiging op alle kanalen + event page (Marketing i.s.m. zaal) Persbericht klaar zetten (Marketing).
Persbericht versturen (Marketing).
prijsvraag opzetten via media partners (Marketing).
Show
Buzz vorming, reminders (marketing).
17
Promotieplan Incubated 2014 Budget Het marketing budget voor Incubated is niet zo groot als het budget van het festival. De voornaamste kosten voor de promotie zijn eigenlijk alleen de posters en flyers die gedrukt moeten worden. Naast dat worden de uren die het marketing team maakt natuurlijk gerekend (behalve stagiaires). De oplage voor deze fysieke promotie zal bestaan uit: 20 A2 posters, 250 flyers, en 50 A3 posters. Prijzen gebaseerd op http://www.posterprijs.nl -
20 A2 posters: 58,52 euro 50 A3 posters: 32.67 euro 250 flyers A6: 17,31 euro Totaal: 108,50 euro
Natuurlijk kan er afhankelijk van het aantal concerten dat er geflyert gaat worden meer flyers bijgedrukt worden. Deze begroting is een richtlijn per Incubated avond.
18
Promotieplan Incubated 2014 Hoofdstuk 11. Evaluatie Om dit plan te kunnen evalueren zullen we na het seizoen van Incubated een terugkoppeling moeten doen met alle betrokkenen. Dus mensen van het marketing team, programmeurs team, en mensen van de zalen waar we mee samenwerken gedurende het afgelopen jaar. Centrale vraagstelling is dan, hebben we ten opzichte van 2013 meer bezoekers behaald voor de Incubated evenementen? Is er meer aandacht gegenereerd voor Incubated in de media? Is deze planning een fijne manier van werken intern? Zijn er veranderingen nodig en waar zijn deze nodig? Deze evaluatie zal plaats vinden 2 weken na de laatste Incubated avond, zodat alles nog vers in het geheugen ligt. Daarnaast is het belangrijk dat deze evaluatie de voorbereiding van het festival in september niet in de weg ligt. Bronnenlijst Literatuur: Entertainment: Basisboek voor Entertainment Marketing, Henk Penseel augustus 2006 Events: Basisboek voor Eventmanagement, Gabrielle Kuijper september 2008 Marketing: Thinking Big, Praktijkboek Strategische Marketing Kunst En Cultuur S. Cashman december 2007
Artikelen: 3 voor 12:
In gesprek met Marijke Appelboom, PatricMuris 16 november 2011 BTW podiumkunsten terug naar 6, Atze de Vrieze, 26 April 2012 Bezuinigingen overeind en het bier duurder, Ingmar Griffioen, 27 april 2012 NUzakelijk: Bedrijven groeien harder door Social Media, Auteur onbekend, 15 mei 2012 MKB: Wat is recessie? Auteur onbekend, 22 mei 2012 Rijksoverheid: Rookverbod Horeca, Auteur onbekend, 22 mei 2012 Jongeren en Alcohol, Auteur onbekend, publicatie onbekend 2014. HetPon: Steeds minder Brabanders te porren voor vrijwilligerswerk, Tom Vos, 23-01-2010, Eindhovens dagblad Frankwatching: 5 belangrijke sociale trends voor 2011, A.Binkhuysen, 25-01-2011 “the rise of the urban nomads”. Entertainmentbusiness: Achtergrond: popmuziek als onderdeel van het topsectorenbeleid, Jorrit Roerdinkholder, januari 2014.
Rapporten: VNPF: Indora:
Het grote poppodium onderzoek; Analyse van de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering van Nederlandse poppodia. Vreeke& van Dale, 2009 E-Commerce bij Poppodia, René Bloks
Rijksoverheid: www.rijksoverheid.nl 3voor12: www.3voor12.nl Sensenetworks:www.sensenetworks.com Hetpon: www.hetpon.nl posterprijs.nl: http://www.posterprijs.nl Entertainmentbusiness: www.entertainmentbusiness.nl Frankwatching: www.frankwatching.com Socialfestivalmodel: http://www.socialfestivalmodel.org/page/Mission+statement Trend: Mobile society, T. Bosma, 2011, www.extendlimits.nl
19
