BELEIDSPLAN STICHTING ALMELO PROMOTIE

BELEIDSPLAN STICHTING ALMELO PROMOTIE 2012-2016

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016

VOORWOORD “Almelo profileren als aantrekkelijke stad met kwalitatief hoogwaardige, attractieve en opvallende evenementen”, zo luidt de missie van Stichting Almelo Promotie. Evenementen vormen als blikvanger en visitekaartje een belangrijk onderdeel in de promotie van de stad. Stichting Almelo Promotie zet in op kwaliteitsverbetering en versterking van evenementen die passen binnen de gewenste uitstraling van Almelo. Het aanbod van evenementen moet daarnaast voldoende gevarieerd zijn en recht doen aan culturele en sociaal-maatschappelijke initiatieven uit de Almelose samenleving. Ook moet ruimte gecreëerd worden voor nieuwe, aansprekende evenementen. Stichting Almelo Promotie is opgericht met het doel om met een bundeling van menskracht en budget een eenduidige infrastructuur voor evenementen, Citymarketing en recreatie/toerisme te creëren. In dit Beleidsplan wordt de strategie en koers bepaald en worden de kaders vastgesteld. Met de komst van Almelo Promotie wordt een stevig fundament gelegd voor een solide en transparante organisatie die het promoten van Almelo en de ondersteuning van evenementenorganisaties tot haar kerntaken rekent. In dit Beleidsplan beschrijft Almelo Promotie haar ideeën en ambities en de wijze waarop zij deze het beste denkt te kunnen gaan realiseren.

Egbert Willems Voorzitter bestuur Almelo Promotie

December 2012

2


INHOUD VOORWOORD 1.

INLEIDING: ALMELO IN HET KORT

5

2.

STICHTING ALMELO PROMOTIE

7

3.

4.

2.1

Nieuwe Stichting: Almelo Promotie

7

2.2

Afdelingen Almelo Promotie

7

2.3

Missie

7

2.4

Visie

7

2.5

Doelstellingen Almelo Promotie

8

2.6

Belangrijkste taken van Almelo Promotie

9

2.7

Doelgroepen

9

2.8

Structuur

9

2.9

Organigram Almelo Promotie

9

2.10

Versterking door bundeling

EVENEMENTEN: BELANG, SPREIDING EN FINANCIERING

10 11

3.1

Binnenstad als brandpunt

11

3.2

Belang van evenementen

11

3.3

Aansprekend jaarprogramma en sterke koopzondagen

11

3.4

Financiële ondersteuning evenementen vanuit Almelo Promotie

12

3.4.1

Beeldbepalende evenementen en clusters

12

3.4.2

Criteria voor financiële ondersteuning

12

3.4.3

Evaluatie en verantwoording

13

AFDELING UITVOERING EN COORDINATIE EVENEMENTEN

14

4.1

Doelstellingen

14

4.2

Belangrijkste taken

14

4.3

Sponsoring in natura

14

December 2012

3

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 5.

6.

7.

AFDELING COMMUNICATIE/CITYMARKETING

15

5.1

Doelstellingen

15

5.2

Belangrijkste taken

15

5.3

Kader voor Citymarketing

15

5.4

De promotie van Almelo

16

AFDELING VVV

17

6.1

Vereniging voor Vreemdelingenverkeer: VVV

17

6.2

VVV Almelo

17

6.3

Doelstellingen VVV Almelo

17

6.4

Kerntaken van VVV Almelo

18

TEN SLOTTE

19

BIJLAGE BIJLAGE 1: CRITERIA VOOR FINANCIELE ONDERSTEUNING VANUIT ALMELO PROMOTIE

20

BIJLAGE 2: AANVRAAGFORMULIER VOOR FINANCIELE ONDERSTEUNING VANUIT ALMELO PROMOTIE 2013

22

BIJLAGE 3: WERKPLAN AFDELING UITVOERING EN COORDINATIE EVENEMENTEN (UCE)

27

BIJLAGE 4: IN TE ZETTEN COMMUNICATIE EN PROMOTIEMIDDELEN 2012 - 2014

29

December 2012

4


1. INLEIDING: ALMELO IN HET KORT Met ruim 72.000 inwoners is Almelo een middelgrote gemeente midden in het Twentse land, waar de natuur tot ver in de binnenstad reikt. Door een breed aanbod van winkels, scholen, bedrijven en de sfeervolle binnenstad is Almelo een aantrekkelijke woon-, leer- en werkstad. De komende jaren moet de binnenstad van Almelo aantrekkelijker worden, aldus de plannen van de gemeente. De concrete start daarvan begint met de aanleg van de waterboulevard en verbindende pleinen. Een van de meest aansprekende fysieke veranderingen is dat op termijn de haven zal worden teruggebracht in het centrum van Almelo. Hierdoor zal De Grote Markt (Centrumplein en omgeving) weer echt het middelpunt van de stad worden en krijgt Almelo een strong selling point in handen, namelijk dat van Almelo Waterstad; een beeld dat we vanuit Almelo Promotie actief willen gaan uitdragen. In het verleden heeft de gemeente bewezen haar ambities ook waar te maken. In december 2008 werd de nieuwe bioscoop aan het Amaliaplein opgeleverd. De binnenstad kreeg hiermee niet alleen haar bioscoop terug, maar werd ook een mooi horecaplein rijker. In het najaar van 2010 opende de IISPA haar deuren, met de komst van deze indoorsporthal nabij het Polmanstadion wordt het mogelijk om in de toekomst toptoernooien op internationaal niveau naar Almelo te halen. NAXT opende haar deuren in oktober 2012. Dit poppodium annex cultuurcentrum biedt met name jongeren de mogelijkheid om hun creatieve talenten te ontwikkelen; bands kunnen er terecht om te oefenen, er worden diverse workshops gegeven en er vinden optredens plaats. Almelo is een stad die zich kenmerkt door een mentaliteit van niet praten maar doen, zoals ook weergegeven in de slogan “De Almelo Aanpak”. De stad is groot geworden dankzij de textielindustrie en biedt tegenwoordig volop ruimte aan bedrijven in de hoogwaardige technologiesector die wereldwijd opereren. Almelo is het administratieve hart van Twente met de Rechtbank en het waterschap Regge en Dinkel. Almelo heeft een regionale functie en een gevarieerd en uitgebreid onderwijsaanbod met enkele mbo-opleidingen die voor Nederland uniek zijn. Gemeente, bedrijfsleven en onderwijsinstellingen werken nauw samen. Naast een “werkstad” is Almelo ook een stad om in te ontspannen en te beleven. Almelo kent vele evenementen, van groot tot klein, die de stad tot een bruisend geheel maken. Zo zijn er klassiekers als de Ruiterdagen - één van de grootste hippische evenementen van Nederland - en de Profronde, met naast wielersport veel gezelligheid en muziek. Relatief nieuwe evenementen als de Havendagen met een grote variëteit aan boten en activiteiten in en rondom de jachthaven van Almelo. Ook op cultureel gebied zijn er onderscheidende evenementen als het MAFF festival met mediakunst en lichtprojecties op gebouwen. Maar ook kleine pareltjes als de Atelier- en Theaterroute, met kleinschalige theatervoorstellingen op bijzondere en niet alledaagse locaties. Het Theaterhotel combineert theatervoorstellingen met culinaire arrangementen en hotelkamers. Preston Palace is een populair all-in amusementscentrum waar ook overnacht kan worden. Door de unieke ligging van de binnenstad in de nabijheid van het buitengebied kunnen buitenactiviteiten als fietsen en wandelen in de mooie omgeving en stedelijke recreatie als winkelen en horecabezoek uitstekend met elkaar gecombineerd worden.

December 2012

5

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Almelo heeft podia voor grote, middelgrote en kleine bezoekersaantallen: het Theaterhotel, Hof 88 en Podium Drie in de bibliotheek. Er is een bruisend cultureel leven en er wonen en werken veel beeldend kunstenaars. Almelo vindt dat kunst en cultuur voor iedereen bereikbaar moet zijn, daarom is er veel kunst in de openbare ruimte. In Almelo doen relatief veel mensen aan sport, in verenigingsverband of ongeorganiseerd. Er zijn goede sportaccommodaties in alle delen van de stad en mogelijkheden voor watersport. Eredivisieclub Heracles Almelo, die langer dan een eeuw bestaat, heeft Almelo op de landelijke voetbalkaart gezet. Naast het voetbalstadion heeft Almelo het Internationaal Indoor Sportcentrum Almelo (IISPA): het grootste indoor sportcomplex van Twente.

Kortom: in Almelo is altijd wat te doen!

December 2012

6


2. STICHTING ALMELO PROMOTIE 2.1 Nieuwe Stichting: Almelo Promotie Per 1 januari 2012 is Stichting Almelo Promotie operationeel geworden. In de Stichting zijn Stadspromotie Almelo/VVV Almelo ondergebracht en de gemeentelijke afdeling Praktijk Evenementen Coördinatie Team (PECT). Tevens is het gemeentelijke budget voor Citymarketing overgeheveld naar de nieuwe Stichting. Stichting Almelo Promotie is opgericht met het doel om met een bundeling van mankracht en budget een eenduidige infrastructuur voor evenementen, Citymarketing en recreatie/toerisme te creëren. Stichting Almelo Promotie organiseert zelf geen evenementen, wat de Stichting wél doet is het faciliteren, coördineren en promoten ervan. 2.2 Afdelingen Almelo Promotie Almelo Promotie kent drie afdelingen, met elk hun eigen verantwoordelijkheden. Tussen de drie afdelingen zijn echter zeer korte lijnen, zodat de afdelingen elkaar kunnen versterken.  Uitvoering & Coördinatie Evenementen: Verantwoordelijk voor logistieke en facilitaire ondersteuning, begeleiding en uitvoering van evenementen in de publieke ruimte.  Communicatie/Marketing: Verantwoordelijk voor de overkoepelende PR werkzaamheden met betrekking tot evenementen en activiteiten in Almelo. Tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van Citymarketing activiteiten.  VVV: Verantwoordelijk voor de backoffice werkzaamheden van VVV Almelo en de aansturing van de frontoffice activiteiten in de VVV winkel in de Bibliotheek. 2.3 Missie Stichting Almelo Promotie profileert Almelo op een krachtige wijze als een aantrekkelijke stad met kwalitatief hoogwaardige, attractieve en opvallende evenementen. 2.4 Visie Stichting Almelo Promotie wil gezien worden als een organisatie die resultaatgericht evenementen en activiteiten in Almelo ondersteunt en promoot. Daarbij zorgt zij naast financiële ondersteuning voor verbinding tussen de verschillende organisatoren van evenementen en brengt inwoners, bedrijven en bezoekers samen. Almelo Promotie fungeert als beleidsmatige spin in het evenementen web; alle lijntjes komen samen in een professioneel bureau, bemand met medewerkers die ieder hun eigen expertise hebben, maar handelen vanuit een gezamenlijke opdracht. In een tijd van economische recessie en gemeentelijke bezuinigingen zijn we genoodzaakt samen te werken en naar creatieve oplossingen te zoeken. Door de kleine personele bezetting en de beperkte financiële middelen moeten we met een realistische blik kijken naar wat mogelijk is binnen de gegeven omstandigheden. Maar tegelijkertijd willen we ook het lef tonen dat nodig is om over bergen heen te kijken, hordes te nemen en bij ons kwaliteitsstandpunt te blijven. Initiatief nemend en de kwaliteit van evenementen bewakend en verbeterend zetten we Almelo duidelijk op de kaart als stad waar inderdaad altijd wat te doen is.

December 2012

7

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Speerpunten: Om bovengenoemde missie en visie te realiseren wil Almelo Promotie de komende jaren met name inzetten op het volgende: 1. Kwaliteit: het aanbod aan evenementen en activiteiten is almaar groeiende. In de periode van mei t/m september staat de regionale agenda bol van de activiteiten en is het voor de bezoeker soms lastig kiezen. Kwaliteit van het aanbod kan een manier zijn om je te onderscheiden en de bezoeker juist naar Almelo te trekken. Bij kwaliteit van het evenementenaanbod onderscheiden we enerzijds de kwaliteit van de organisatie van evenementen en anderzijds de inhoudelijke kwaliteit en diversiteit van het evenementenaanbod zelf. Bij laatstgenoemde hanteren we een tweedelige benadering:  aanbod gericht op behoud en versterking van de Almelose identiteit c.q. gewenste uitstraling voor Almelo  aanbod gericht op een gemeenschappelijke verbindende factor; muziek, kunst/cultuur, sport 2. Draagvlak en vertrouwen: We willen inwoners en bedrijven laten weten dat Almelo Promotie laagdrempelig en makkelijk benaderbaar is voor zaken rondom evenementenondersteuning en promotie. Dat we met organisaties meedenken en in oplossingen denken in plaats van in problemen. Almelo Promotie als onmisbare schakel bij de organisatie van een evenement en de promotie van de stad. 3. Aanspreekpunt en samenwerkingspartner: Almelo Promotie vervult de rol van samenwerkingspartner; op verschillende niveaus en zowel binnen de stad als daarbuiten. Dwarsverbanden worden gelegd en daar waar mogelijk worden succesvolle allianties aangegaan. Voor het bereiken van resultaat op punt 2 en 3 is het belangrijk dat Almelo Promotie goed zichtbaar is en makkelijk toegankelijk. We hebben dan ook bewust gekozen voor een kantoorlocatie in het centrum van Almelo en treden ook via andere kanalen actief naar buiten. 2.5 Doelstellingen Almelo Promotie  Met een bundeling van mankracht en budget een eenduidige infrastructuur voor evenementen, Citymarketing en recreatie/toerisme creëren  Het leveren van een duurzaam opgebouwde ondersteuning van het evenementenaanbod, zowel op financieel als facilitair gebied  Het stimuleren van een evenwichtige evenementenagenda  Bijdragen aan het versterken en verbeteren van het imago en de aantrekkingskracht van Almelo en de lokale economie  Bijdragen aan het versterken en verbeteren van het sociaal-culturele klimaat en cultuurparticipatie in Almelo  Het bevorderen van toerisme, recreatie en vrijetijdsbesteding in Almelo en het leveren van diensten aan (potentiële) gasten, bezoekers en de eigen inwoners, met als doel het leveren van een positieve bijdrage aan de ontwikkeling van de economie en de maatschappelijke functies  Het promoten van Almelo in al zijn hoedanigheden als een aantrekkelijke, moderne, hedendaagse stad, met een zo compleet en optimaal mogelijk woon-, werken leefmilieu waarbij de menselijke maat centraal staat.

December 2012

8

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 2.6 Belangrijkste taken van Almelo Promotie Almelo Promotie tracht bovengenoemde doelstellingen onder meer te bereiken door:  Het verlenen van logistieke en facilitaire ondersteuning, begeleiding en een deel uitvoering voor evenementen  Het verstrekken van financiële ondersteuning aan evenementenorganisaties  Het informeren van evenementenorganisaties en behartigen van hun belangen  Verzorgen van de overkoepelende marketingcommunicatie op het gebied van evenementen en toerisme en recreatie, ter promotie van Almelo op lokaal, regionaal en landelijk niveau  Zorg dragen voor een goed functionerende back- en frontoffice van VVV Almelo 2.7 Doelgroepen Almelo Promotie richt zich in haar werkzaamheden primair op de volgende drie doelgroepen:  bezoekers  bewoners  organisatoren van evenementen 2.8 Structuur Almelo Promotie fungeert als spin in het evenementen web, waar alle lijntjes op het gebied van promotie en evenementenbegeleiding samenkomen in een professioneel bureau bemand met diverse medewerkers met ieder hun eigen expertise. Het is een platte organisatie, met twee afdelingen, waarbinnen een ieder duidelijk zijn taken en verantwoordelijkheden heeft. Daarboven staat een actief en betrokken stichtingsbestuur, bestaande uit acht bestuursleden. De huidige organisatie ziet eruit volgens onderstaand organigram. 2.9 Organigram Almelo Promotie

December 2012

9

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 2.10 Versterking door bundeling Door samenvoeging van Stadspromotie Almelo en VVV enerzijds en het PECT anderzijds in een nieuwe Stichting ontstaat een situatie waarin beide afdelingen elkaar kunnen gaan versterken. Door daar nog de taak Citymarketing aan toe te voegen ontstaat een zogenaamde one-stop-shop waar alles te krijgen is. Er is sprake van één bureau waar de lijnen zeer kort zijn. Evenementen passeren in een vroegtijdig stadium het bureau, waardoor een goed overzicht ontstaat, effectief kan worden gecoördineerd en gefaciliteerd, een uitgebalanceerde programmering binnen de beleidslijnen kan plaatsvinden en evenementen zo optimaal mogelijk kunnen worden ingezet voor Citymarketing en promotie doeleinden. Daarnaast kan een efficiency slag gemaakt worden voor organisaties door vanuit Almelo Promotie bepaalde zaken centraal in te kopen, o.a. op het gebied van pr, podia en geluid. Hierdoor zijn organisaties goedkoper uit, dan wanneer zij individueel inkopen en is een betere sturing mogelijk bv. op het gebied van veiligheid en pr. Almelo Promotie zorgt als centrale spil voor continuïteit, afstemming, vernieuwing en synergie. We werken daarin actief samen met de diverse evenementenorganisaties, Gemeente Almelo, sociaal culturele instellingen en het Almelose bedrijfsleven. Ook zal de samenwerking worden gezocht met omringende steden; zaken op het gebied van veiligheid en coördinatie bij grotere publieksevenementen vereisen immers een integrale aanpak. Hetzelfde geldt voor de promotie van het product Twente, dat doen we als Twentse VVV’s gezamenlijk in samenwerking met het Twents Bureau voor Toerisme.

December 2012

10


3. EVENEMENTEN: BELANG, SPREIDING EN FINANCIERING 3.1 Binnenstad als brandpunt Bij een gezonde stad hoort een levendige binnenstad waar alles samenkomt. Bij een bruisende binnenstad is een belangrijke rol weggelegd voor evenementen en activiteiten. Grote en aansprekende evenementen waarmee veel publiek van buiten naar de stad wordt getrokken, maar ook kleinere evenementen en activiteiten die bijdragen aan een gezellige winkelmiddag in het centrum op een willekeurige zaterdag. Almelo werkt de komende jaren aan de ontwikkeling van de binnenstad, die hiermee een identiteit krijgt die ze verdient. De ruimtelijke structuur van de binnenstad wordt vernieuwd en de kwaliteit van de functies en voorzieningen verhoogd. Twee beeldbepalende thema’s staan centraal: Almelo Residentiestad, met onder meer Huize Almelo als icoon én Almelo Waterstad, met water tot in hartje stad. Het meest ingrijpende is de vernieuwing rond de Grote Markt. De havenkom, die vroeger midden in de stad lag, komt weer terug door uiteindelijk het Overijssels Kanaal door te trekken tot aan de Grote Markt, het huidige Centrumplein. Zo wordt het plein de schakel tussen de historische kern en het eigentijdse Almelo. Verder zal de Almelose binnenstad aan sfeer en karakter winnen door verbinding van de stadspleinen, nieuwe horeca en culturele voorzieningen. Het terugbrengen van de havenkom in de binnenstad biedt mooie kansen om Almelo nog sterker als Waterstad te profileren. De Almelose jachthaven vormt voor toeristen een geliefde plek om een paar dagen aan te leggen. Met het terugbrengen van de havenkom in de binnenstad wordt tevens een sfeervolle mogelijkheid gecreëerd voor evenementen op en rondom het water. 3.2 Belang van evenementen Evenementen zijn de blikvangers van de stad, het visitekaartje. Ze vormen een prachtige manier om Almelo tot middelpunt van de regio te maken. Grootschalige evenementen kunnen veel betekenen voor de uitstraling van de stad. Ze vormen een belangrijk middel om bezoekers naar de binnenstad te trekken, in het bijzonder bij een stad als Almelo zonder historisch hart. Evenementen hebben daarnaast een belangrijke economische meerwaarde. Hotels, detailhandel en horeca pikken er mooi een graantje van mee. Tijdens de Ruiterdagen zitten de hotelaccommodaties tien dagen vol en wordt door zowel deelnemers als publiek volop gewinkeld en gegeten in de binnenstad. Maar evenementen hebben ook heel duidelijk een sociale functie, ze roepen een gevoel van saamhorigheid op. Evenementen hebben een positief effect op het leefklimaat in de stad; door evenementen worden verschillende bevolkingsgroepen en leeftijdsgroepen bij elkaar gebracht, grenzen van opleiding, leeftijd en inkomen vervagen. Kwalitatief hoogwaardige evenementen dragen in belangrijke mate bij aan een gevoel van trots zijn op de stad. 3.3 Aansprekend jaarprogramma en sterke koopzondagen Almelo kent qua evenementen een aantal piekmomenten in het jaar. Getracht moet worden de evenementen zo goed mogelijk te verdelen over het jaar, met een natuurlijke concentratie in de periode april t/m september vanwege het feit dat de meeste evenementen buiten plaats vinden. Tussen de grotere evenementen door vinden kleinschalige sfeer verhogende activiteiten plaats, bijvoorbeeld vanuit de winkeliers of de horeca. Daar waar mogelijk sluiten deze activiteiten aan bij de evenementen. Zo ontstaat een doorlopend en aansprekend jaarprogramma. Almelo als stad waar altijd wat te doen is.

December 2012

11

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Ook kan de stad zich extra profileren middels aantrekkelijke Koopzondagen, bijvoorbeeld door het programmeren van straatmuzikanten en/of artiesten, door de combinatie te zoeken met (kleinschalige) evenementen en activiteiten. De activiteitencommissie van ondernemersvereniging Centrum Almelo Actief vervult hierin een belangrijke rol. 3.4 Financiële ondersteuning evenementen vanuit Almelo Promotie Vanaf 2013 zal de gemeente zelf niet meer rechtstreeks evenementen subsidiëren, deze taak wordt per 01-01-2013 overgedragen aan Almelo Promotie. Organisaties kunnen vanaf 2013 een verzoek tot financiële ondersteuning indienen bij Almelo Promotie, zie Bijlage 2: ‘Aanvraagformulier financiële ondersteuning vanuit Almelo Promotie’. Voor een zorgvuldige toekenning van gelden wordt gewerkt met een lijst van toetsingscriteria en gelden er kwaliteitseisen m.b.t. de organisatie van evenementen. Ook zal afstemming plaats vinden met fondsen als het Stadsfonds (cultuur) en Stichting Roggekamp/Peitschfonds (jeugd). 3.4.1 Beeldbepalende evenementen en clusters Evenementen worden ingezet als instrument voor Citymarketing; ze dienen om het imago van Almelo te verbeteren en de aantrekkingskracht van de stad te vergroten. Evenementen die passen binnen de gewenste uitstraling en beeldvorming van Almelo, worden aangemerkt als beeldbepalend en zullen in de vorm van extra promotionele activiteiten, inzet mensuren van de afdeling Uitvoering en Coördinatie Evenementen, dan wel door toekenning van een geldbedrag vanuit Almelo Promotie extra ondersteuning ontvangen. Daarnaast werken we vanuit een aantal vastgestelde clusters, op grond waarvan subsidietoekenningen plaats vinden:     

Basis (evenementen die behoren tot het basisaanbod in een stad, zoals Koninginnedag en de Sinterklaasintocht) Cultuur (evenementen die bijdragen aan een evenwichtig cultureel aanbod, cultuurparticipatie bevorderen, dan wel gericht zijn op een gemeenschappelijk verbindende factor) Toerisme (evenementen en activiteiten die gericht zijn op het trekken van bezoekers van buiten Almelo, ofwel een algemeen toeristisch-recreatief karakter hebben) Water (evenementen die bijdragen aan de profilering van Almelo als Waterstad) Nieuw (nieuwe evenementen en activiteiten)

3.4.2 Criteria voor financiële ondersteuning Bij de toekenning van gelden werkt Almelo Promotie met een lijst van criteria, deze lijst is onderverdeeld in voorwaardelijke en inhoudelijke toetsingscriteria. Toekenning van gelden is afhankelijk van de mate waarin organisaties voldoen aan de gestelde criteria, het aantal aanvragen per jaar en de hoogte van het beschikbaar gestelde budget vanuit de gemeente. De lijst met toetsingscriteria is op genomen als Bijlage 1 bij dit Beleidsplan: ‘Toetsingscriteria voor financiële ondersteuning vanuit Almelo Promotie 2013’.

December 2012

12

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 3.4.3 Evaluatie en verantwoording De kwaliteit van de organisatie van evenementen wordt beoordeeld door de afdeling Uitvoering en Coördinatie Evenementen aan de hand van een lijst met evaluatiepunten. Knel- en verbeterpunten worden met de organisatie opgenomen en er wordt toegezien op aanpassing/verbetering indien nodig. Evenementenorganisaties, veelal vrijwilligers, krijgen alle ondersteuning om hun evenement in kwaliteit te laten “groeien” c.q. verder te optimaliseren. Ook de inhoudelijke kwaliteit van het evenement wordt meegenomen in de beoordeling. Positieve evaluaties zijn mede-bepalend voor de mate van toekomstige ondersteuning vanuit Almelo Promotie (financieel, facilitair, promotioneel) op het desbetreffende evenement. Gelden verstrekt vanuit Almelo Promotie zullen in de meeste gevallen gelabeld worden voor de inzet op specifieke onderdelen van een evenement. Na afloop zullen organisaties door middel van een financiële verantwoording moeten kunnen aantonen hoe de via Almelo Promotie verkregen gelden zijn ingezet.

December 2012

13


4. AFDELING UITVOERING EN COORDINATIE EVENEMENTEN Doel van de afdeling Uitvoering & Coördinatie Evenementen (UCE) is om organisaties van evenementen (vrijwilligersorganisaties) optimaal te ondersteunen, waardoor men zich kan focussen op de inhoud van het evenement en niet verstrikt raakt in alle randvoorwaarden rondom het evenement. Hierdoor wordt een efficiency slag gecreëerd: enerzijds wordt de kwaliteit van de organisatie rondom evenementen verbeterd, anderzijds wordt ook de kwaliteit en uitstraling van het evenement zélf bevorderd, waarmee de uitstraling en de promotionele (meer)waarde van het evenement voor de stad zal toenemen. Het UCE vervult een “1-loket functie” van en naar evenementenorganisatoren, maar ook in de communicatie naar de diverse gemeentelijke afdelingen en de hulpverleningsdiensten namens de evenementenorganisaties. Op die manier is alle informatie omtrent een evenement bij het UCE aanwezig en kan beschikbaar worden gesteld aan derden (zowel intern als extern betrokkenen). Zie voor verdere informatie Bijlage 3: Werkplan afdeling Uitvoering en Coördinatie evenementen. 4.1   

Doelstellingen Facilitaire en logistieke ondersteuning van evenementen in de openbare ruimte Stroomlijnen informatievoorziening rondom de organisatie van evenementen, 1 loket functie Evenwichtige spreiding van het evenementenaanbod

4.2 Belangrijkste taken  Bijhouden locatiebelastingkalender voor evenementen in de openbare ruimte  Aanspreekpunt en ondersteuning evenementenorganisaties bij invullen vergunningaanvraag en aanleveren overige bescheiden bij vergunningverlener  Maken van organogrammen en communicatie-, veiligheids- en calamiteitenplannen voor evenementenorganisaties  Maken van locatiebelastingen en tekeningen, conform de wensen van de organisatie en gestelde veiligheidseisen  Inrichten en bemannen van een centrale post tijdens grotere evenementen  Coördinatie inzet security en communicatie met hulpdiensten tijdens evenementen  Aansturing van vrijwilligers en professionals tijdens evenementen  Toetsing werkwijze en organisatie evenementen, evaluatie na afloop, bijsturing indien nodig  Organisaties ondersteunen middels uitonderhandeling gezamenlijke inkoop facilitaire zaken (podia, geluid etc.) en security tegen goede prijsafspraken 4.3 Sponsoring in natura Naast ureninzet vanuit de afdeling UCE, is er het fenomeen van sponsoring in natura, denk hierbij aan de kosten die verbonden zijn aan het maken van tekeningen, schoonmaakkosten, uitvoeren verkeersbesluit etc., maar die niet worden doorberekend aan organisaties. Almelo Promotie wil deze kosten, die nu nog door de gemeente worden betaald, transparant zien te krijgen. Vervolgens zullen organisaties op de hoogte gebracht worden van de daadwerkelijke kosten die samenhangen met de organisatie van hun evenement. Als er duidelijkheid is over de hoogte van de sponsoring in natura zal Almelo Promotie trachten om ofwel deze budgetten in eigen beheer te krijgen, ofwel met de gemeente duidelijke afspraken maken over het waarborgen van het dienstverleningsniveau (uitgangspunt is het serviceniveau 2012). Op deze manier willen wij ook voor de toekomst een goed serviceniveau aan evenementenorganisaties veilig stellen.

December 2012

14


5. AFDELING COMMUNICATIE/CITYMARKETING Het verzorgen van de overkoepelende marketingcommunicatie op het gebied van evenementen en activiteiten, ter promotie van Almelo op lokaal, regionaal en landelijk niveau kan gezien worden als de kerntaak van deze afdeling. Tevens worden vanuit deze afdeling een aantal activiteiten met betrekking tot Citymarketing gerealiseerd. De nadruk wordt gelegd op promotie van evenementen en activiteiten die de positie van Almelo als centrumgemeente versterken. Hierbij zal steeds gekeken worden in hoeverre een evenement bijdraagt aan positieve beeldvorming over Almelo. Met onze promotie-uitingen zetten we in op het informeren en enthousiasmeren van de eigen inwoners, inwoners uit het omliggende verzorgingsgebied, alsmede het trekken van bezoekers uit de rest van Nederland. 5.1 Doelstellingen  De veelzijdigheid van het Almelose evenementenaanbod onder de aandacht brengen bij zowel bezoekers als bewoners  Almelo profileren als attractieve en ondernemende stad waar altijd wat te beleven valt, in Almelo is altijd wat te doen!  Door middel van gerichte promotie activiteiten meer bezoekers naar Almelo trekken  Bij de bewoners van Almelo gevoel van “trots zijn op de stad” versterken 5.2 Belangrijkste taken  Via diverse informatiekanalen informatie verstrekken over evenementen en activiteiten die plaats vinden in Almelo  Evenementen meenemen in totaalplan van overkoepelende marketingcommunicatie, ter promotie van Almelo op lokaal, regionaal en landelijk niveau  Invulling geven aan de door de Gemeente Almelo vastgestelde Citymarketingpijler “Almelo presenteert”, gericht op de mogelijkheden en ruimte om te recreëren  Behartigen van de belangen van de verschillende evenementenorganisaties bij derden o.a. op het gebied van pr  Verbeteren van samenwerking en afstemming tussen verschillende evenementenorganisaties, o.a. door het leggen van dwarsverbanden, organisaties met elkaar in contact brengen  Verstrekken van informatie over evenementen aan derden, zowel aan bezoekers als aan organisatoren van (nieuw op te starten) evenementen  Sturing, advisering, evaluatie en meedenken met de organisaties o.a. op het gebied van subsidieaanvragen, evenementontwikkeling en groei, uitstraling, programmering en publiciteit. Hierbij zal steeds gekeken worden in hoeverre een evenement bijdraagt aan positieve beeldvorming over Almelo. 5.3 Kader voor Citymarketing Uit analyses van algemene trends in relatie tot Almelo is naar voren gekomen dat bewoners, bedrijven en bezoekers in Almelo steeds meer behoefte krijgen aan optimisme: Lente in Twente. De sociale media zijn sterk in opkomst, mensen stellen zich open voor verrassingen en positieve belevingen. In toenemende mate is er behoefte om in balans te zijn tussen inspanning en ontspanning en bijvoorbeeld uitleving en verrijking. Op basis van eigen keuzes. Dit geldt voor zowel bewoners als bezoekers in Almelo. Voor bedrijven is het belangrijk dat Almelo een omgeving biedt waar medewerkers zich goed voelen.

December 2012

15

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Een sterke identiteit, uitgedrukt in kernwaarden, inspireert. Wat maakt Almelo tot Almelo? Wat zijn de kernwaarden van de stad? Uit welk DNA is Almelo opgebouwd? Hoe kunnen we ons onderscheiden ten opzichte van andere steden en dorpen in de regio en in den lande. Voor de Citymarketing van Almelo zijn de kernwaarden als volgt gedefinieerd:  Waterstad  Residentiestad  Landelijke stad Het DNA, ofwel de mentaliteit, van Almelo kan als volgt worden omschreven:  dichtbij (persoonlijk, noaberschap, gastvrij, menselijke maat, betrokken)  nuchter (met beide benen op de grond)  stoutmoedig (durf, daadkracht, ondernemend, eigenzinnig). Menselijkheid en de menselijke maat zijn belangrijke eigenschappen van Almelo, ofwel het bekende noaberschap. Bewoners, bedrijven en bezoekers waarderen de stad om de warmte van de mensen, de persoonlijke betrokkenheid en sfeer die de stad ademt: recht uit het hart. Samen, met elkaar en gastvrij. Almelo kan zichzelf dan ook met trots presenteren als kleine stad in Twente; een stad met een heel eigen karakter en onderscheidende elementen door het aanwezige groen en water dat binnen handbereik is. “Het is prettig en ongecompliceerd leven in Almelo. Om te wonen, werken en te recreëren. Een stad met groen en water binnen handbereik, waar trots en liefde voor de stad vanzelfsprekend zijn.” Bovenstaande positionering vormt voor Almelo Promotie het toetsingskader van waaruit de activiteiten voor Citymarketing worden gerealiseerd. Daarnaast ligt de nadruk op het behouden en koesteren van waarden, het eigen DNA, zodat de diverse groepen in de samenleving zich verbonden blijven voelen met de stad. En dat is belangrijk, want tevreden inwoners zijn uiteindelijk de beste ambassadeurs van de stad! 5.4 De promotie van Almelo Ook bij de promotie van de stad en haar evenementen houden we sterk rekening met de hierboven genoemde waarden. Daarnaast zetten we met onze communicatie uitingen nadrukkelijk in op kwaliteit en beleving. Het is niet alleen een evenement of mooie winkel die de bezoeker naar de stad trekt. Het is een gevoel, een beleving, die men krijgt als men live muziek in de stad hoort, uitnodigende terrassen ziet en vriendelijk en gastvrij wordt ontvangen; al deze aspecten tezamen zorgen ervoor dat men graag naar Almelo komt. Het creëren van een positieve beleving, om zo een eenduidig Almelo-gevoel in de markt te zetten, maakt voor ons het samenwerken met diverse partijen in de stad onontbeerlijk. Persoonlijk en met durf, kiezend voor kwaliteit en beleving, met oog voor de onderscheidende eigenschappen van Almelo en samenwerkend met partners. In Bijlage 4 vindt u een overzicht, uitwerking en verantwoording van de overkoepelende marketing en promotiemiddelen die door Almelo Promotie worden ingezet in de periode 2012-2014.

December 2012

16


6. AFDELING VVV 6.1 Vereniging voor Vreemdelingenverkeer: VVV De VVV, de Vereniging voor Vreemdelingen Verkeer, speelt al 125 jaar een hoofdrol als promotie- en informatieorganisatie voor vakantiegangers, bezoekers en bewoners t.b.v. bedrijfsleven en overheden. De VVV staat voor het bevorderen van toerisme, recreatie en vrijetijdsbesteding in Nederland. Dit gebeurt door toeristen, recreanten en bewoners als een goede gastheer van dienst te zijn. Hiertoe worden gasten en bezoekers attent gemaakt op de mogelijkheden voor toerisme, recreatie en vrijetijdsbesteding en geholpen in het optimaal benutten ervan. Hiermee levert de VVV een positieve bijdrage aan de lokale economie en lokale maatschappelijke functies. Het VVV logo geniet een zeer grote mate van bekendheid en vertrouwen onder toeristen en is daarom van niet te onderschatten waarde. Zowel de fysieke en duidelijk zichtbare aanwezigheid van een VVV kantoor, als de VVV service-verlening via de landelijke site, zijn belangrijke pijlers voor een goede stadspromotie. 6.2 VVV Almelo Sinds 1 januari 2011 is de VVV Almelo opgegaan in de voormalige Stichting Stadspromotie Almelo. Door samenvoeging van beide organisaties is synergie gecreëerd op het gebied van promotie, marketing en informatieverstrekking en worden middelen en mankracht efficiënter ingezet. Per 1 juli 2011 is de frontoffice van de VVV van de ANWB verplaatst naar Bibliotheek Almelo. Binnen de nieuwe setting is de zichtbaarheid en uitstraling van het VVV product sterk verbeterd en kunnen we de toeristische consument beter van dienst zijn. 6.3 Doelstellingen VVV Almelo  Het vermarkten van de emotie van Almelo via de VVV: unieke combinatie van stedelijke voorzieningen (winkels, uitgaan, horeca), met natuur op een steenworp afstand (Gravenallee, water en bos), ingebed in het kader van de Twentse gastvrijheid  Verbinding maken tussen country life en city life, zowel op lokaal als regionaal niveau  Zorg dragen voor goed gastheerschap en toeristische dienstverlening via de VVV frontoffice en de backoffice  Verbeteren van positionering Twente als toeristische regio door eenduidige branding van het regiomerk “Twente, Landgoed van Nederland”; lokale promotie als onderdeel van de overkoepelende promotie van Twente als geheel  Uitvoering geven aan eenduidige, vraaggerichte toeristische informatieverstrekking vanuit toeristische ketensamenwerking Twente  Eenduidige promotie van Twente als toeristische regio door middel van verregaande samenwerking met en tussen de toeristische partners, teneinde de sociaal economische positie van Twente te versterken

December 2012

17

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 6.4 Kerntaken van VVV Almelo  Kwaliteitsimpuls geven aan de VVV op het gebied van productontwikkeling (ontwikkelen van fietsen wandelroutes)  Zorg dragen voor een zo optimaal mogelijk functionerende VVV frontoffice bij de bibliotheek; verzorgen van de inkoop voor de VVV winkel, coördineren van een goede uitstraling en fysieke presentatie van het VVV product, alsmede het verlenen van adequate en professionele service naar de toeristische consument (o.a. door opleiding en (bij)scholing van het bibliotheekpersoneel)  Informatieverstrekking over Almelo via de VVV Almelo site  Verstrekken van informatie via andere overkoepelende kanalen zoals de Recreatiekrant, Twente Gids  Implementatie van het Twents Gastheerschap; naast lokale informatieverstrekking de bezoeker ook informeren over het gehele toeristische gebied, verbinding dus van de couleur locale met de couleur regionale.

December 2012

18


7. TEN SLOTTE Stichting Almelo Promotie is sinds begin 2012 operationeel. Twee organisaties - Stadspromotie Almelo en het PECT - zijn samengevoegd in een nieuwe organisatie. Tevens zijn bepaalde taken die voorheen door de gemeente werden uitgevoerd - Citymarketing en de toekenning van evenementensubsidies - overgeheveld naar de nieuwe Stichting. Stichting Almelo Promotie is opgericht met het doel om met een bundeling van mankracht en budget een eenduidige infrastructuur voor evenementen, Citymarketing en recreatie/toerisme te creëren. De rol van Stichting Almelo Promotie moet daarin vooral coördinerend, ondersteunend en verbindend zijn. Dit beleidsplan is met de grootst mogelijke zorg geschreven en vormt voor ons het vertrekpunt van waaruit we gaan werken. De samenvoeging van organisaties en de nieuw toegevoegde taken maken dat in de praktijk zal moeten blijken welke aanpak het beste is. We realiseren ons dat zich mogelijk situaties kunnen voordoen die een aanpassing van de plannen rechtvaardigen. Wij zullen dan ook na een jaar dit plan opnieuw kritisch beoordelen en aan de hand van de dan voorliggende situatie zo nodig op bepaalde punten bijstellen.

December 2012

19


BIJLAGE 1: CRITERIA VOOR FINANCIELE ONDERSTEUNING VANUIT ALMELO PROMOTIE

December 2012

20


December 2012

21


BIJLAGE 2: AANVRAAGFORMULIER VOOR FINANCIELE ONDERSTEUNING VANUIT ALMELO PROMOTIE 2013

December 2012

22


December 2012

23


December 2012

24


December 2012

25


December 2012

26


BIJLAGE 3: WERKPLAN AFDELING UITVOERING EN COORDINATIE EVENEMENTEN (UCE) Evenementenoverzicht Voor aanvang van het evenementenseizoen inventariseert Almelo Promotie welke evenementen er wanneer zullen gaan plaatsvinden in Almelo. Dit gebeurt door middel van het aanschrijven van alle organisatoren. Op basis van deze gegevens wordt door UCE een jaarplanning gemaakt voor wat betreft de inzet op de verschillende evenementen. Tevens worden de evenementen ingevoerd in een locatiebelastingkalender voor evenementen in de openbare ruimte. Het jaaroverzicht zal door de afdeling Communicatie/Marketing gebruikt worden voor PR doeleinden. Organisaties worden geadviseerd aan het begin van het traject altijd eerst contact op te nemen met het UCE. Het UCE is er namelijk voor de organisaties en kan hen concreet helpen/adviseren/ondersteunen in een aantal zaken. In overleg met de organisator zal bepaald worden op welke manier er ondersteuning geboden kan worden. Ondersteuning in brede zin Evenementenorganisaties kunnen vanuit het UCE de volgende ondersteuning krijgen:  ondersteuning bij het invullen van de vergunningaanvraag voor het evenement  het maken van alle gevraagde bescheiden behorend bij de vergunningaanvraag (tekeningen, locatiebelasting etc.) NB organisaties dienen zélf de vergunningaanvraag in bij Bijzondere Wetten  adviseren van organisatoren over wat wel/niet mogelijk is omtrent veiligheid  ondersteuning van de organisatie bij het maken van een draaiboek, veiligheidsplan etc.  mogelijkheid tot gebruik van diverse middelen en diensten; een gedeelte zal volgens sponsering in natura gaan (o.a. dranghekken, schoonmaak, verkeersbesluit) en een gedeelte is in te huren. Bij dit laatste valt te denken aan het inhuren van beveiliging en verkeersregelaars en de huur van portofoons, podia, techniek en tenten. Gezien de grote hoeveelheid evenementen kan het UCE tegen aantrekkelijker prijzen inkopen dan dat individuele organisaties dat kunnen doen.  afstemming tussen verschillende partijen (politie, brandweer, ambulance, gemeente en externe partijen), zodat het evenement goed verloopt en er sprake is van één aanspreekpunt in de voorbereidingsfase en tijdens de uitvoering van het evenement  automatersering van de documentenstroom van uw evenement, zodat gegevens beschikbaar zijn voor mede organisatoren en iedereen voorzien is van de laatste updates  inrichten en bemensen van een centrale post, indien aard of omvang van het evenement dit vereist  organisatoren op de hoogte brengen van de laatste ontwikkelingen in evenementenland Eén loket functie Het UCE vervult een “1-loket functie” van en naar evenementenorganisatoren, maar ook in de communicatie naar de diverse gemeentelijke afdelingen (bijzondere wetten, verkeer) en de hulpverleningsdiensten (politie, brandweer, GHOR en andere hulpverleningsinstanties ) namens de evenementenorganisaties. Op deze manier is alle informatie omtrent een evenement bij het UCE aanwezig en kan beschikbaar worden gesteld aan derden (zowel intern als extern betrokkenen). Door Almelo Promotie wordt op regelmatige basis een evenementenoverleg georganiseerd. Voor het overleg worden organisaties van evenementen, hulpverleningsdiensten en overige betrokkenen uitgenodigd. Deelname aan deze overleggen is nadrukkelijk gewenst en voor u als organisatie belangrijk omdat er algemene/overkoepelende informatie wordt verstrekt, vragen kunnen worden gesteld en beantwoord en eventuele problemen kunnen worden opgelost. December 2012

27

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Om evenementenorganisaties goed van dienst te kunnen zijn, vragen wij het volgende:  Organisaties leveren NAW-gegevens van contactpersonen aan en geven wijzigingen door, zodat ons bestand up to date blijft  Organisaties die gebruik maken van de ondersteunende diensten van Almelo Promotie - zowel in facilitaire zin, als in financieel of promotioneel opzicht - verzoeken wij dringend om ons te informeren over alle belangrijke zaken/wijzigingen aangaande uw evenement of activiteit.  Aanwezig te zijn bij het periodiek door Almelo Promotie georganiseerde evenementenoverleg, indien u als organisatie gebruik maakt van de ondersteuning en dienstverlening via Almelo Promotie, zowel in facilitaire zin, als in financieel of promotioneel opzicht.

December 2012

28


BIJLAGE 4: IN TE ZETTEN COMMUNICATIE EN PROMOTIEMIDDELEN 2012 - 2014 Bij de promotie van Almelo vallen we terug op de kernwaarden van de stad: Waterstad, Residentiestad en Landelijke stad. Ook de eigenschappen uit ons DNA zijn belangrijk: persoonlijk, nuchter, durf/daadkracht. Daarnaast zetten we nadrukkelijk in op kwaliteit en beleving. Om de stad sterker te profileren is een gerichte marketing/communicatiestrategie noodzakelijk, waarbij ingezet wordt op verschillende niveaus: lokaal, regionaal, landelijk. Bij de keuze van de in te zetten middelen hebben we ons o.a. gebaseerd op het adviesrapport van Annelies Lindeboom (afstudeeropdracht Saxion Hogescholen, opleiding Hoger Toeristisch Recreatief Onderwijs), waarin antwoord wordt gegeven op de vraag: welke promotiemiddelen kan Almelo Promotie het beste gebruiken om de stad Almelo als aantrekkelijke destinatie in de markt te zetten? Hieronder vindt u een overzicht, uitwerking en verantwoording van de overkoepelende marketing en communicatiemiddelen voor de periode 2012-2014 die door Almelo Promotie worden ingezet in het kader van Citymarketing, VVV en promotie van de stad Almelo. Middel: Beschrijving:

Doel:

Bereik: Oplage: Middel: Beschrijving: Doel:

Bereik: Oplage: Middel: Beschrijving:

Doel:

Nieuwe website Almelo Promotie Met de nieuwe website worden bezoekers op attractieve wijze geïnformeerd over datgene dat Almelo te bieden heeft. Er is een uitgebreide agenda en er worden diverse evenementen/activiteiten nader belicht. Op deze manier realiseren we een grotere naamsbekendheid voor de stad Almelo. De site dient tevens als informatiebron voor organisatoren van evenementen, belangrijke formulieren zijn via de site te downloaden en wij vertellen welke ondersteuning we organisatoren kunnen bieden vanuit Almelo Promotie. Daarnaast wordt positieve beeldvorming over Almelo gecreëerd aan de hand van (panorama)foto’s en filmpjes. Deze werken imago bevorderend en stimuleren mensen om naar Almelo te komen. Bewoners en bezoekers op een duidelijke en attractieve wijze informeren over wat er wanneer te doen is in de stad en op die manier meer publiek voor de evenementen in Almelo genereren. Daarnaast organisatoren van evenementen informeren over de dienstverlening vanuit Almelo Promotie. Landelijk N.v.t. Virtuele rondleiding op de website Virtueel beeld van Almelo door middel van mooie panoramafoto’s van bijzondere plekken in Almelo, te zien op de site van Almelo Promotie. Op een dynamische en prikkelende manier de mooiste plekjes van Almelo laten zien, om zo nieuwe bezoekers naar Almelo te trekken; mensen willen graag de getoonde plekken in het echt bekijken (de ‘ansichtkaartentest’: kijken of het klopt). Landelijk Aantal rondleidingen 9 Compilatie film ‘De Almelo Aanpak’ op de website De Almelo Aanpak is een film van een kwartier waarin de diversiteit van Almelo op pakkende wijze in beelden wordt neergezet. Voor de website van Almelo Promotie laten we een compilatie maken van 4 minuten. Tevens wordt een korte trailer ontwikkeld die in bioscoop Movie Unlimited gedraaid zal worden. Almelo promoten via aansprekend foto en filmmateriaal en pakkende muziek, inzetten op beleving.

December 2012

29

Beleidsplan Stichting Almelo Promotie 2012-2016 Bereik: Oplage:

Landelijk via de site van Almelo Promotie en lokaal-regionaal via de bioscoop. N.v.t.

Middel: Beschrijving:

Social Media Het gebruik van Social Media is een belangrijke wereldwijde trend. Op het gebied van Social Media zet Almelo Promotie in op Facebook en Twitter. Via Twitter brengen we nieuws over Almelo Promotie en evenementen. Via Facebook willen we vooral meer enthousiaste ambassadeurs voor Almelo genereren; een krachtig instrument voor Citymarketing. Beiden worden ingezet ter promotie van evenementen en activiteiten. Andere vorm van communicatie met bewoners en bezoekers creëren, waarbij ook sprake is van tweerichtingsverkeer. Daarnaast wordt Almelo Promotie door Social Media beter vindbaar op het internet. Landelijk N.v.t.

Doel:

Bereik: Oplage: Middel: Beschrijving: Doel:


Doel: Bereik: Oplage: Middel: Beschrijving:

Doel:


Social Media Scan De Social Media kansenscan is een middel om de verschillende mogelijkheden van Social Media te analyseren en overzichtelijk te maken. Dankzij de scan kan Almelo Promotie op een gestructureerde wijze Social Media als marketingtool in gaan zetten en beheren. Hierdoor kan Almelo Promotie efficiënter werken en betere resultaten behalen uit Social Media. N.v.t. N.v.t. VVV Almelo website Deze lokale site valt onder de landelijke portal van VVV Nederland. Op de VVV Almelo site staan naast de grotere evenementen, ook veel kleinschalige activiteiten aangekondigd. Tevens biedt de site de mogelijkheid om VVV donateurs te etaleren. Daarnaast is er een agenda. In 2013 zal de VVV Almelo site gekoppeld worden aan een overkoepelende VVV Twente site; verbinding van lokaal en Twents gastheerschap, ook de samenwerking met VVV Nederland blijft vooralsnog bestaan. Toeristen informeren over activiteiten, logies, horeca etc. in Almelo. Landelijk N.v.t. Evenementenjaarkalender Handig bewaarexemplaar in full color over de Almelose evenementen/activiteiten. Door middel van korte teksten en aansprekend fotomateriaal geeft de kalender in vogelvlucht een overzicht van wat er allemaal in Almelo te doen is door het jaar heen. De jaarkalender voorziet in een behoefte aan fysieke informatieverstrekking, die naast alle digitale informatiekanalen blijft bestaan De kalender is bedoeld ter promotie van alle (grotere) evenementen in de stad Almelo en gericht op het aantrekken en informeren van bezoekers uit Almelo en de directe omgeving. Lokaal en regionaal via diverse pick-up plaatsen (zie RUit folder hieronder) 7.000 RUitfolder De RUit-folder van Almelo is een maandelijkse uitgave van the Shamrock en Proeflokaal België, maar ook andere horecazaken kondigen hun activiteiten aan in de

December 2012

30


Doel: Bereik:

Oplage: Middel: Beschrijving:


Doel: Bereik:


Doel: Bereik:

RUit. Almelo Promotie neemt maandelijks een aantal pagina’s af voor de evenementen/activiteiten; op deze pagina’s kunnen organisatoren gratis hun evenement aankondigen. Organisaties kunnen informatie aanleveren via Almelo Promotie, of rechtstreeks bij de maakster van RUit. Informeren van bewoners en bezoekers uit de directe omgeving over activiteiten en evenementen in Almelo. Meer publiek genereren voor de evenementen/activiteiten. Lokaal en regionaal via diverse pick-up plaatsen (o.a. horecagelegenheden, diverse winkeliers, VVV’s, bibliotheken, benzinepompen, kapsalons, scholen, wijkcentra, sportaccommodaties en culturele instellingen). 5.000 per maand, zomereditie 6000 stuks. Toeristisch magazine ’Almelo, altijd wat te doen’ Promotioneel stadsmagazine dat de toerist informeert over de verschillende aspecten van de stad Almelo: overnachtingsmogelijkheden, horeca, winkels, evenementen en activiteiten, leuke wetenswaardigheden, bijzondere plekken, de mooie landelijke omgeving etc. Op een informele manier kan de bezoeker kennismaken met de hoogtepunten uit de stad. Meer toeristen/recreanten naar Almelo trekken voor dagrecreatie of een langer verblijf; daarmee bijdragen aan versterking van de lokale economie. Landelijk en in België, verspreiding o.a. via landelijke beurzen (zie Landgoed magazine hieronder), hotels buiten Twente. 30.000 Landgoed magazine Het Landgoed magazine is een uitgave van het Twents Bureau voor Toerisme en vertelt over al het moois dat Twente te bieden heeft. Het magazine verschijnt twee keer per jaar, in het voor- en najaar. Via een redactioneel stuk brengen we specifieke onderwerpen uit Almelo voor het voetlicht. Ook plaatsen we in de voorjaarseditie een advertentie waarin de evenementen van dat jaar worden aangekondigd. Meer toeristische traffic genereren door Almelo landelijk onder de aandacht te brengen; eenmaal in het mooie Twente moet de toerist ook zeker Almelo aandoen. Landelijk en in België , o.a. verspreiding via grote beurzen (Vakantiebeurs, 50 Plus beurs, Zenith te Brussel, Caravana, ANWB-Kampeerdagen, Fiets- en Wandelbeurs en de VakantieSalon te Antwerpen) en bij grotere evenementen. Wordt bijgesloten bij abonnees ANWB-magazine Buitenleven, tevens verspreiding door heel Twente (hotels, VVV’s bungalowparken, campings, B&B, horeca etc. ) 100.000 Twente Brochure De Twente brochure is een uitgave van het Twents Bureau voor Toerisme in samenwerking met de Twentse VVV’s . Voorheen was er de VVV Twente Gids die vooral een informatief karakter had, opsomming van ABC-lijstjes. In de nieuwe Twente brochure worden door middel van aansprekende foto’s en wervende teksten de verschillende regio’s in Twente uitgelicht: Noordoost Twente, Zuid Twente, Sallandse Heuvelrug, de Stedenband en de Reggestreek/Hooilanden. Uiteraard is er ook aandacht voor overkoepelde thema’s als wandelen en fietsen, wellness, cultuur en puur (Langs Twents Water, Heilige Huisjes). Toeristen informeren over Almelo, onderdeel van de stedenband in het mooie Twente, een stad die zeker de moeite waard is om te bezoeken. Landelijk en in België, zie hierboven bij Landgoed magazine.

December 2012

31


Middel: Beschrijving:


Doel:

Bereik:




Uit in Twente Uit in Twente is een nieuw gezamenlijk initiatief van de Twenste VVV’s en de opvolger van de Recreatiekrant. Uit in Twente vermeldt o.a. de lokale agenda’s van de VVV´s, kinder- en gezinsactiviteiten, markten in de regio etc. De toerist die al in Twente is voorzien van overkoepelde informatie over wat er allemaal te doen is (Twents gastheerschap). Verspreiding in heel Twente 35.000, 6 keer per jaar (nadruk op de zomermaanden) Reisedienst Reisedienst is een Duitstalige toeristisch/recreatieve gids met informatie en foto’s over evenementen, culturele activiteiten, hotels, boerderijen/herbergen en vrijetijdsactiviteiten. Door middel van een mooi algemeen artikel over Almelo zetten we onze stad ook in het buitenland op de kaart. Almelo ook over de grens bij onze Oosterburen onder de aandacht brengen. Via Reisedienst bereiken we een belangrijk segment van de Duitse toeristenmarkt; de gids dekt de grensstreken Niederrhein, Ruhrgebiet, Münsterland, Niedersachsen en daarnaast nog een deel van Nederland (Gelderland, Overijssel en Limburg). Reisedienst verschijnt jaarlijks in januari en wordt verspreid in de districten, steden en gemeenten die zich in deze gids presenteren, tevens komt de gids bij 3200 huisartsenpraktijken te liggen. 70.000 Scheurkalender, koop een dag voor een ander Initiatief vanuit de Ladies Circle Twente. Met het kopen van 1 dag in deze scheurkalender voor het jaar 2013, steunen we het goede doel van 3FM Serious Request, die eind 2012 het Glazen Huis in Enschede opbouwen. Vergroten naamsbekendheid Almelo en Almelo Promotie Twente 10.000 Posters/Raampresentatie Posters en raampresentatie bij kantoor Almelo Promotie aan de Rosa Luxemburgstraat; aansprekende foto’s van de Almelose evenementen en mooie plekken in de stad, tevens organisaties de mogelijkheid bieden om evenementen/activiteiten aan te kondigen. De raampresentatie heeft een hoge attentiewaarde tegen relatief lage kosten. Ze kunnen selectief en oplage onafhankelijk worden ingezet. Creëren van beeldvorming, verbeteren imago en bijdragen aan gevoel van trots zijn op de stad, in Almelo is altijd wat te doen! Lokaal N.v.t. Spandoek Henriette Roland Holst laan Almelo Promotie maakt gebruik van twee spandoeken (herfst/winter en lente/zomer versie) voor het bord aan de Henriette Roland Holstlaan (invalsweg vanaf de snelweg A35). Het welkomstdoek toont drie aansprekende foto’s, waarbij ingezet wordt op ontdekken, beleven en genieten in Almelo. NB Voor organisaties bestaat de

December 2012

32


Doel: Bereik: Oplage:

Middel: Beschrijving: Doel: Bereik: Oplage: Middel: Beschrijving:


Doel: Bereik: Oplage:

mogelijkheid om tussentijds het bord te gebruiken om hun evenement aan te kondigen. De bezoeker welkom heten in Almelo. N.v.t. 1 bord, 2 versies: voor- en najaar

Digitale regioborden invalswegen Almelo Evenementen en activiteiten worden aangekondigd op vijf digitale dripborden aan de verschillende invalswegen waar je Almelo binnenkomt. Bewoners en bezoekers infomeren over data van evenementen/activiteiten. N.v.t. 5 digitale borden Diverse advertenties Almelo Promotie maakt gebruik van advertenties in verschillende magazines. Een aantal magazines wordt met regelmaat gebruikt, andere slechts eenmalig. Voorbeelden zijn het presentatiemagazine van Heracles en het magazine Twente Business. Almelo Promotie houdt in haar budget ruimte vrij voor het plaatsen van advertenties in magazines welke in de toekomst interessant kunnen blijken. Verhogen naamsbekendheid Almelo Promotie bij andere doelgroepen dan die doorgaans bereikt worden via de reguliere middelen. N.v.t. N.v.t. Overige communicatiemiddelen Almelo Promotie houdt in haar budget ruimte vrij voor andere (nieuwe) communicatiemiddelen die zich in de loop der tijd kunnen aandienen. Voorbeelden hiervan zijn tv-programma’s als City News of radioadvertenties op Hot Radio. Verhogen naamsbekendheid, verbeteren imago, aantrekken/behouden van bewoners, bezoekers en bedrijven. N.v.t. N.v.t.

December 2012

33

BELEIDSPLAN STICHTING ALMELO PROMOTIE

Recommend Documents