Plan van Aanpak Groepssignaleringsplan
optimaliseren, automatiseren en implementeren binnen verschillende forensische instellingen (01-10-2009 tot 31-06-2011)
Auteur
Erik Kuijpers
Marleen Thomassen Inge Bongers
Opsteldatum ........................................................................... 10-2009, versie 0.2
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING EN ACHTERGROND PROJECT ........................................................................................ 3
2
PROJECTDEFINITIE ................................................................................................................................. 5
3
4
5
6
7
2.1
DOELSTELLINGEN..................................................................................................................................... 5
2.2
AANPAK EN FASERING (VERTALEN, OP WELK MOMENT BESLISSEN, FASEN BENOEMEN ) .............................. 5
2.3
RESULTATEN ............................................................................................................................................ 6
2.4
OMVANG .................................................................................................................................................. 8
2.5
RANDVOORWAARDEN & BEPERKINGEN ................................................................................................... 8
2.6
RELATIES MET ANDERE PROJECTEN.......................................................................................................... 8
BUSINESS CASE ........................................................................................................................................ 10 3.1
REDENEN ............................................................................................................................................... 10
3.3
KOSTEN ................................................................................................................................................. 10
3.4
BATEN ................................................................................................................................................... 11
ORGANISATIESTRUCTUUR .................................................................................................................. 12 4.1
PROJECT: TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN...................................................... 12
4.2
OVERLEGVORMEN ................................................................................................................................. 12
INITIËLE PROJECTPLANNING ............................................................................................................ 13 5.1
RANDVOORWAARDEN ............................................................................................................................ 13
5.2
EXTERNE AFHANKELIJKHEDEN ............................................................................................................... 13
5.3
PRODUCTBESCHRIJVING EN STROOMDIAGRAM ....................................................................................... 13
5.4
PROJECTPLANNING ................................................................................................................................. 16
BEHEERSINGSMECHANISMEN ........................................................................................................... 17 6.1
TOLERANTIES ......................................................................................................................................... 17
6.2
VOORTGANGSRAPPORTAGE .................................................................................................................... 17
PROJECTRISICO’S .................................................................................................................................. 18
Blz. 2/18
1
INLEIDING EN ACHTERGROND PROJECT
Preventie en voorkomen van recidieven zijn belangrijke thema’s in de forensische zorg. Signaleringsplannen hebben de laatste jaren hun intrede gedaan en in de praktijk hun nut meer dan bewezen. Tijdens het werken met signaleringsplannen waarbij crisisontwikkeling en individuele copingstijl belangrijke elementen zijn, is het inzicht ontstaan dat er nog een andere factor van betekenis is, namelijk; de spanningen die voortkomen uit groepsdynamiek. Bij een langdurig verhoogd spanningsniveau is het risico van escalatie en mogelijke delict herhaling in de forensische psychiatrie groot. Het is een praktijk gegeven dat in zo’n situatie van langdurig verhoogde spanning, vaak juist de wat ik-zwakkere cliënten met beperkte copingvaardigheden als eerste decompenseren en/of escaleren. In een poging het spanningsniveau voor deze groep cliënten binnen redelijke grenzen te houden, vervallen hulpverleners, in plaats van relationeel te deëscaleren, nogal eens in het treffen van veel beheersmaatregelen. Deze belemmeren en/of frustreren op langere termijn echter het relationele werken en dus het behandelklimaat en de effectiviteit van behandeling. Een veelheid aan regels en beheersmaatregelen werken hospitaliserend en hebben daarmee ook een negatief effect op de duur en kwaliteit van de behandeling. Naast het feit dat de hulpverlener slachtoffer kan worden van een agressie-incident is het voor de psychohygiëne van de hulpverlener ongewenst dat deze langdurig in een te hoog spanningsniveau zijn werk doet. Dit gebeurt vaak toch ongemerkt, waardoor reflectieniveau en creativiteit van de interventies afnemen (toename beheersmaatregelen) en de kans op burn-out bij de hulpverlener juist sterk toeneemt. Tijdens evaluaties van intensieve periodes in het klinisch werken komt veelal naar voren dat in de dagelijkse praktijk de hulpverlener telkens kleine aanpassingen doet aan een situatie die steeds verder escaleert, terugkijkend weet men precies te benoemen wanneer de grens bereikt was. (Metafoor: “de gekookte kikker” (Camp, 2003). Een signaleringsplan is een plan waarin beschreven wordt, op basis van oplopende signalen van spanning en agressie, welke deëscalerende acties kunnen worden ondernomen. Zo kan een diepingrijpende crisis voorkomen worden. Binnen de (forensische) psychiatrie worden deze plannen in toenemende mate met succes gebruikt (Kuijpers, 2005). Signaleringsplannen zijn op het individu gerichte plannen. Tijdens een opname op een (forensische) psychiatrische afdeling vallen omgevingen hulpverleneracties vaak samen. Een groepssignaleringsplan is een nieuwe methodiek en monitort via groepssignalen de oplopende spanning. In aanvulling op het (individuele) signaleringsplan waarin gebruik wordt gemaakt van individuele signalen. De ervaring leert dat op klinische afdelingen in de (forensische) psychiatrie crisissen vaak niet zelfstandig plaatsvinden, maar ook voortkomen uit groepsdynamiek. Deze groepsdynamiek beïnvloedt niet alleen de cliëntengroep maar ook de dynamiek en daarmee het samenwerkingsniveau van het hulpverleningsteam. Vroege signalen van oplopende spanning binnen een cliëntengroep kunnen, mits methodisch gehanteerd, gebruikt worden om deëscalerende acties in te zetten. En daarmee blijft op een natuurlijke manier de veiligheid, de werkrelatie en de tevredenheid van cliënten en hulpverleners behouden. Zo kan het groepssignaleringsplan een aanvullend instrument zijn binnen het geheel aan preventieve begeleidingsmogelijkheden die worden ingezet in het (forensische) psychiatrische werkveld, welke de effectiviteit van behandeling verhoogt. De ontwikkeling van het groepssignaleringsplan is geïnitieerd binnen de Woenselse Poort (Kuijpers, Thomassen en Haans, 2009); Maarssen (Kuijpers, Thomassen 2009), Zweden Kuijpers E (2009). Tot nu
Blz. 3/18
toe is deze nieuwe methodiek binnen de Woenselse Poort ontwikkeld en experimenteel ingezet op een viertal forensische zorgeenheden (TBS 1). Deze ontwikkeling ligt in de lijn van de initiatieven van GGZ Nederland op het gebied van Dwang & Drang. De experimentele fase is afgerond met de publicatie en presentatie van het werkboek Methodiek Groepssignalering (Kuijpers, Thomassen, Haans, 2009). De start van een bredere implementatie wordt ingezet met een pilotproject waarin te beginnen met een verbreding binnen alle forensisch psychiatrische afdelingen van de Woenselse Poort en vervolgens een drietal andere forensische instellingen participeren (FPA van GGz West Noord Brabant, FPA van GGZ Noord Holland Noord en FPA van GGNet). In de pilot wordt het groepssignaleringsplan verder getoetst, geoptimaliseerd en geïmplementeerd in de praktijksituatie van meerdere forensische instellingen waarbij automatisering van het objectieve meetinstrument (Grid) een belangrijk onderdeel uitmaakt.
Blz. 4/18
2
PROJECTDEFINITIE
2.1
Doelstellingen
In dit plan van aanpak worden de volgende doelstellingen nagestreefd: 1. Het ontwikkelen van een lespakket ‘Groepssignalering’ tbv van de deskundigheidsbevordering van hulpverleners 2. Het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid van het objectieve meetinstrument (Grid) 3. Scholing hulpverleners 4. Implementatie van het groepssignaleringsplan 5. Het monitoren van het implementatieproces en de resultaten op cliënt en hulpverlenerniveau
2.2
Aanpak en fasering (vertalen, op welk moment beslissen, fasen benoemen )
Nr.
Fasering
Omschrijving
Globale planning
1
Initiatiefase
De voorgestelde projectstructuur wordt
November 2009
samengesteld en het Plan van Aanpak wordt verder uitgewerkt. Het einde van deze fase is de goedkeuring van dit document door de stuurgroep en presentatie in het COF-overleg. 2
3
Voorbereidingsfase
Scholingsfase
-
Afspraken 2 a 3 FPA’s
Nov-Dec 2009
-
Automatiseren Grid
Nov-Dec 2009
-
Lesmateriaal maken
Nov-Dec 2009
-
Benoemen projectleden
Nov-Dec 2009
-
Officiële start project
December 2009
-
Per 4 afdelingen wordt personeel geschoold.
-
Jan-Dec 2010
Per FPA worden afspraken gemaakt over scholing
4
5
Implementatiefase
Evaluatiefase
Implementatie binnen 12 afdelingen
Vanaf Mrt –April 2010
Woenselse Poort.
opgeleide van
Implementatie binnen 2 a 3 FPA’s
scholingstraject
Instrument wordt geëvalueerd, uitonderzoek
Voorjaar 2011
(SoaS-R; Argusdata-set) blijkt effectiviteit.
Slot-mini-symposium
Blz. 5/18
2.3
Resultaten
A. Beschrijvend 1. Ontwikkeling van een lespakket tbv van de deskundigheidsbevordering van hulpverlener. Het lespakket is geënt op het ontwikkelde werkboek en een oefen DVD. Voor het lespakket worden een algemene en één specifieke cursus ontwikkeld. 2. Het automatiseren van het objectieve meetinstrument (Grid) In de experimentele fase is gebleken dat de toepasbaarheid van het meetinstrument Grid kan worden verhoogd door deze te automatiseren. Op deze wijze kunnen de Grid-scores van de afgelopen tijd (foto’s) achter elkaar gelegd worden, waardoor er een soort filmpje ontstaat. Op deze wijze worden veranderingen in het spanningsniveau gevisualiseerd en kunnen ze sneller en krachtiger weer gegeven worden. 3. Scholing hulpverleners Gedurende enkele maanden zal per instelling, een intensief scholingstraject worden gepland en uitgevoerd worden.
Hanteren van het Grid (algemeen voor elke hulpverlener)
In dit gedeelte wordt geleerd het meetinstrument Grid te hanteren. Het team leert hoe men een foto kan maken van het spanningsniveau middels het meetinstrument. Om een hoge mate van objectiviteit te krijgen, dient het instrument goed uitgelegd te worden en in een aantal praktijksituaties geoefend te worden, hierbij wordt een dvd gebruikgemaakt.
Cursus Thermostaat: (specifieke cursus is gericht op enkele sleutelfiguren uit het team)
Als het spanningsniveau (blijvend) hoog is dient binnen het team geproblematiseerd te worden op een teamondersteunende manier. Dit laatste is zeer essentieel in de werkzaamheid van de methodiek. Hiervoor zullen een aantal ervaren hulpverleners uit het team geselecteerd en speciaal getraind worden. 4. Implementatie van het groepssignaleringsplan Tijdens een aantal teambijeenkomsten wordt het groepssignaleringsplan opgesteld. Samen met het team wordt tijdens een aantal bijeenkomsten gekeken hoe binnen deze specifieke afdeling het patroon van groepssignalen en de daarmee samenhangende deëscalatie activiteiten eruit zien. Het oefenen met hier goed woorden aan geven, is een belangrijke stap in het werken met deze methodiek. Daarna zal er een periode lang gescoord worden via het Grid. Deze data worden gebruikt om de fasen van het groepssignaleringsplan te ijken met de spanningsniveaus van het Grid. 5. Het monitoren van het implementatieproces en de uitkomsten Om te kunnen aantonen of de methodiek effect heeft, wordt de cliënttevredenheid en de hulpverlenertevredenheid periodiek gemeten. Daarnaast wordt het aantal incidentmeldingen via de SOAS-R gemonitord. Separeergebruik wordt gemeten via de Argus dataset van GGz-Nederland. Het ontwikkel- en implementatieproces wordt gevolgd met semi gestructureerde interviews om succesen verbeterfactoren te kunnen identificeren. Dit wordt door middel van handelingsonderzoek (actieonderzoek) gedaan zodat tijdens het proces verbeteringen kunnen worden aangebracht. 6. Het eindresultaat houdt “de nieuwe methodiek” in en het houden van een slotsymposium.
Blz. 6/18
B. Schematisch:
1. Het ontwikkelen van een lespakket ‘Groepssignalering’ tbv van de deskundigheidsbevordering van hulpverleners a. DVD met oefensituaties b. Werkboek groepssignalering vasgesteld c. Werkboek verschijnt in drukvorm d. Cursus thermostaat 2. Het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid van het objectieve meetinstrument (Grid) a. Offerte met verschillende opties b. Programma van eisen t.a.v. Grid c. 1ste geautomatiseerde versie van het Grid d. Programmering stapsgewijs vormgegeven e. Grid wordt opgeleverd 3. Scholing hulpverleners (algemeen) a. Planning per 4 afdelingen b. Planning per FPA c. Planning docenten d. Planning cursus thermostaat (specifiek voor aangewezen hulpverleners) e. Nascholingstraject 4. Implementatie van het groepssignaleringsplan a. Planning enkele teambijeenkomsten b. Groepssignaleringsplan staat beschreven c. Aanwezigheid 1ste geautomatiseerde versie van het Grid op afdelingsniveau d. Afspraken over score momenten e. Niveaus Grid zijn vastgesteld 5. Het monitoren van het implementatieproces en de resultaten op cliënt en hulpverlenerniveau a. Voortgangsrapportage (dagboek) b. Argus dataset gegevens c. VMS gegevens d. Semi gestructureerde interviews e. Handelings(actie)onderzoek 6. Eindresultaat a. Slotsymposium samen met FPA’s b. Methodiek groepssignaleringsplan
Blz. 7/18
2.4
Omvang
Het in de praktijk brengen van het groepssignaleringsplan vraagt een inspanning en betrokkenheid van veel medewerkers van de Woenselse Poort. Alle betrokken (verpleegkundig) begeleiders zullen worden geschoold. Binnen alle afdelingen zal het groepssignaleringsplan worden geïmplementeerd. Concreet betekent dit dat het project zich richt op cliënten, hulpverleners, familie en naastbetrokkenen en managers van de genoemde afdelingen.
2.5
Randvoorwaarden & beperkingen
De haalbaarheid van het project is ons inziens hoog aangezien er voldoende financiële middelen zijn en er ook een breed draagvlak is zowel binnen het management als bij de hulpverleners. Mogelijke knelpunten betreffen: a. Andere projecten, b. Inzet bereidheid en reflectieniveau teams c. Inzet Marleen Thomassen
2.6
Relaties met andere projecten
De volgende projecten en/of aandachtsgebieden binnen GGzE hebben een relatie met project “het roer om”: a. Veiligheid b. Dwang & Drangproject ‘Het Roer Om’ c. Project zorg met passie: dilemma’s omzetten tot uitdagingen d. Project Planetree: de mens voorop in een helende omgeving
Verder wordt er samengewerkt met de volgende 4 partners buiten de GGzE: FPA de Mare GGZ Westelijk Noord Brabant Postbus 371 4600 AJ Bergen op Zoom Telefoon: 0164 289100 Website: http://www.ggzwnb.nl FPA GGZ Noord Holland Noord
Blz. 8/18
Kennemerstraatweg 464 1851 NG Heiloo Telefoon: 072 5312312 Website: http://www.ggznhn.nl FPA de Boog GGNet Vordenseweg 12, 7230 GC Warnsveld Telefoon: 0575 580808 Website: http://www.ggnet.nl Het automatiseren van het objectieve meetinstrument (Grid) gebeurt in samenwerking met: LaQuSo Laboratory for Quality Software Technische Universiteit Eindhoven, Faculteit Wiskunde en Informatica Tel: 040 247 2526, Fax: 040 247 4252, E-mail:
[email protected], Website: http://www.laquso.com/
Blz. 9/18
3
BUSINESS CASE
Door de start van het project
3.1
Redenen
Het project dient bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen van GGzE. Deze organisatiedoelstellingen zijn verwoord in de missie van GGzE: ‘Het bieden van optimale zorg, preventief en curatief, aan mensen met meervoudige, complexe en vaak langdurige psychiatrische of psychosociale problematiek. Deze zorg behelst het onderzoeken, behandelen, begeleiden en rehabiliteren van mensen, het bieden van beschermende leefomgevingen en het voorkomen dat mensen een terugval doormaken. Tot haar werkterrein behoort ook forensische psychiatrische zorg. Pijlers vormen het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek en het bieden van een scala aan algemene en specialistische opleidingen.’ Het project valt geheel binnen de scope van ‘de woenselse poort’ en bedient daarmee een specifieke organisatiedoelstelling.
3.3
Kosten
Aan het project zijn verschillende kosten verbonden: 1. Intern zien we de volgende kosten: a. Projectorganisatie b. Automatiseringskosten c. Kosten cursus- en trainingsmateriaal d. Scholingskosten cursusleiders e. Opleidingstijd van medewerkers 12 teams f.
Implementatie intern
g. Monitoren van proces en uitkomsten 2. Extern zien we de volgende kosten: a. Automatiseringskosten ‘Het Grid’ b. Inzet FPA’s 3. Overige kosten:
Over de verrekening van deze kosten worden nadere afspraken gemaakt
Blz. 10/18
3.4
Baten
De belangrijkste opbrengsten van het project zijn:
Imago verbetering. Het gebruik van Dwang & Drang enerzijds en het risico van uitputting personeel anderzijds wordt maatschappelijk als beschouwt. Het negatieve beeld hieromtrent zal
Verbetering klantwaarde; het intensief werken met groepssignaleringplannen zal leiden tot een zorgvuldiger en weloverwogen inzet van vrijheidsbeperkende interventies. Cliënten en familie zullen deze cliëntgerichte bejegening als positief ervaren.
Separaties en het toepassen van vrijheidsbeperkende interventies wordt door medewerkers als onaangename, maar soms noodzakelijke interventies beschouwd. De arbeidssatisfactie zal toenemen als er minder separaties plaatsvinden.
Een gesepareerde cliënt begeleiden kost veel tijd en dus ook geld. Bij minder separaties komt er meer tijd en middelen beschikbaar voor het gericht kunnen anticiperen op de hulpvraag van de cliënt.
Nieuwe product ‘Het groepssignaleringsplan’ en kennisvergroting met betrekking tot de groepsgericht werken en groepsdynamiek in het bijzonder.
Voorbeeld functie voor andere forensische en/of GGZ instellingen.
Blz. 11/18
4
ORGANISATIESTRUCTUUR
4.1
Project: Taken, bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
4.2
Overlegvormen
Stuurgroep Het project is ondergebracht onder de stuurgroep van de woenselse poort deze bestaat uit: Jan Reijnen;
Programmamanagers Forensische psychiatrie
Alice Stokkink -van klaveren;
Zorgmanager Woenselse Poort.
De Stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het overall eindresultaat van het project en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen. Vergaderfrequentie: Als stuurgroep overlegt zij maandelijks. Tijdens deze maandelijkse bijeenkomst zal de projectleider de voortgang c.q. uitzonderingen op het PvA bespreekbaar maken. Projectgroep De Projectleider krijgt van de Stuurgroep de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. De Projectleider kan beslissingen nemen binnen de grenzen (toleranties) zoals aangegeven door de Stuurgroep. De projectleider rapporteert aan de stuurgroep. Projectgroep bestaat uit de volgende leden: Erik Kuijpers (voorzitter);
Stafmedewerker Kwaliteit O&O
Marleen Thomassen;
Forensisch Casemanager ‘De Omslag’
Gilles Van Duijn;
Teamcoördinator ‘De Ponder’
Wendy Aarts;
Begeleider Senior TBS 1
Andere overlegvormen Werkgroep automatisering, nog samen te stellen, vaste groep die programmeringtraject mee vorm geeft. Per FPA zal er een werkgroep worden opgericht. Communicatie tussen werkgroep, projectgroep en stuurgroep zal nog nader vorm krijgen tijdens het project.
Blz. 12/18
5
INITIËLE PROJECTPLANNING
5.1
Randvoorwaarden
Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen: a. Benodigde middelen en personeel beschikbaar conform aanvraag; b. Tijdige besluitvorming intern door stuurgroep en projectgroep c. Projectgroepleden, werkgroepleden en stuurgroepleden zijn beschikbaar conform planning (ook bij ‘piekbelasting’).
5.2
Externe afhankelijkheden
Zie hiervoor 2.6. relaties met andere projecten.
5.3
Productbeschrijving en stroomdiagram
Methodiekbeschrijving Het groepssignaleringsplan bestaat uit twee delen. Een beschreven deel (groepssignalerings-plan genoemd) waar signalen van oplopende spanning zijn beschreven met daarbij de acties gericht op deëscalatie van de groep en ondersteuning van het team. Daarnaast is er een meetinstrument (Grid genoemd) aan toegevoegd om het spanningsniveau te objectiveren, daar de teamleden er zelf ook onderdeel van uit maken. Het groepssignaleringsplan: Het groepssignaleringsplan is (net als het individuele signaleringsplan) gebaseerd op het crisisontwikkelingsmodel. Dit model gaat uit van een vaste fasering in de ontwikkeling van de crisis, met een bijbehorende set van mogelijke acties om te deëscaleren. De basissituatie is niveau 0 (de normaal waarde, spanningsniveau normaal) om aan te geven wat de grondspanning is van een bepaalde groep. Door interne en externe oorzaken kan de spanning in de groep oplopen. Dit wordt beschreven in niveaus 1 tot en met 3.
Blz. 13/18
Schematisch ziet dit er als volgt uit: Spanningsniveau
Signaal
Niveau 0:
Grid-niveau 0
‘Gewone’interacties,
Normaalwaarde
Ontspannen sfeer
Zelfcoaching
Niveau 1:
Grid-niveau 1
Deëscalatie
Geïrriteerde sfeer of
Zelfcoaching
Drukke groep
Gericht op resultaat
Grid-niveau 2
Directief handelen
Groep- en teamdestructies
Externe coaching
Grid-niveau 3
Fysiek handelen
Agressie met groepsvorming
Overleg management
Niveau 2:
Niveau 3:
Actie Team naar cliënt en intern
Externe ondersteuning
Het groepssignaleringsplan wordt in een rustige periode door alle teamleden samen geschreven. De belangrijkste kenmerken van elke fase, elk niveau en de mogelijke interventies worden geïnventariseerd en vastgelegd. Ook worden afspraken gemaakt voor het dagelijks inventariseren middels het Grid en de stappen die moeten worden ondernomen, wanneer het Grid afwijkende waarden gaat vertonen. Meetinstrument: Veel groepssignalen zitten verborgen in de communicatie en het betrekkingsniveau tussen de groepsleden onderling en van de groepsleden met het team. De hulpverlener die nauw met cliënten samenwerkt maakt per definitie zelf onderdeel uit van dit krachtenspel. Zo zien we nogal eens dat de reflectie binnen het team op de communicatie en het betrekkingsniveau vermindert als de spanning in de cliëntengroep stijgt. Teamleden zullen minder geneigd zijn met elkaar stil te staan bij de gebeurtenissen in de groep. Daarom is een signaleringsplan op observeerbare groepssignalen niet voldoende, er is ook een monitor nodig om het spanningsniveau te objectiveren. We hebben deze gevonden in het Matrix Representation Grid ontworpen door G. Ahlin uit Zweden. Het Matrix Representation Grid, afgekort Grid genoemd, meet via 8 dimensies de communicatie en het betrekkingsniveau in de cliëntengroep. Het idee is dat dit meetinstrument van patroon verandert, andere waardes laat zien als het spanningsniveau in de groep stijgt. Omdat deze Grid uniek is voor elke groep zal het patroon per groep verschillen.
Blz. 14/18
Het Grid:
Het Grid ziet er uit als een spinnenweb of een matrix. De 8 belangrijkste kenmerken van het groepsfunctioneren worden op 8 lijnen beschreven. Teamleden schatten in op welk niveau de groep functioneert op elk van deze dimensies. De buitenste dikke cirkel krijgt nummer 1, de binnenste krijgt nummer 5. Elke groep heeft een eigen, unieke, ‘normale’ Grid. Wanneer een groep ‘normaal’ functioneert ontstaat een patroon dat kenmerkend is voor die groep. Als een groep onder stress en spanning komt gaat het Grid veranderen. Regelmatige, dagelijkse inventarisatie door invullen van de geautomatiseerde versie van het Grid levert snel een signaal op van veranderende, toenemende spanning. In combinatie met de het groepssignaleringsplan kan dan verder gediagnosticeerd worden en adequate actie worden ondernomen.
Blz. 15/18
5.4
Projectplanning
In de bijlagen zijn grafische weergaven opgenomen van de planning op projectniveau, waarbij de verschillende fasen van het project met hun doorlooptijd en afhankelijkheden zijn weergegeven. In de gedetailleerde faseplanningen kunnen als gevolg van opgedane ervaringen en nieuwe gegevens nog aanpassingen plaatsvinden. Samengevat: Fase
Item
Geplande
Geplande
Geplande
Verantwoor
Doorlooptij
(product)
Startdata
Einddata
Uren
delijke
d cumulatief
Blz. 16/18
6
BEHEERSINGSMECHANISMEN
Hierna wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het project beheersbaar blijft. 6.1
Toleranties
Tijdens de uitvoering van het project controleert de Projectleider regelmatig de voortgang. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de Stuurgroep. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd:
doorlooptijd plus of min 10%;
kosten plus of min 10%.
Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen, afhankelijk van de omvang en impact van risico’s.
6.2
Voortgangsrapportage
Maandelijks zal er door de projectleider aan de Programmadirectie/stuurgroep van dit project worden gerapporteerd. Rapportage door de voorzitters van de werkgroepen zal plaatsvinden tijdens de reguliere bijeenkomsten van projectgroep.
Blz. 17/18
7
PROJECTRISICO’S
De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1tot 5) 1. De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een Logboek risico’s, met een uitgebreidere beschrijving van de risico’s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden vermeld in het eerstvolgende Voortgangsrapportage. Bedreiging
Tegenmaatregel
Kans
Effect
Risico
Afname beschikbaarheid en hoeveelheid personeel Ervaren tijdsgebrek voor deskundigheidsbevordering
1
1 = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect
Blz. 18/18
