Eerst optimaliseren en dan automatiseren Peter Willen
[email protected]
MÖBIUS
“Een simpele verandering in het primaire proces verdubbelt het resultaat” -August F. Möbius (17901868)
Waarom functionele analyse?
p. 3
Waarom functionele analyse?
“The first rule of any technology is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” (Bill Gates, Microsoft Corporation)
p. 4
Waarom functionele analyse
p. 5
Waarom functionele analyse
p. 6
Waar willen we naartoe met de HR processen?
p. 7
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
Discovery Wat doet mijn HR afdeling? — Welke producten/diensten bieden we aan? — Aan wie? Wie is de interne klant?
Inzicht verkrijgen in eigen processen en taken — Tijdsbesteding — Knelpunten — Waste
p. 10
Discovery : werkwijze 1. Lijst de activiteiten op 2. Maak een taartdiagram 3. Definieer producten/diensten 4. Creëer inzicht in de belangrijkste processen 5. Bepaal de volumes 6. Identificeer knelpunten en ‘waste’ p. 11
1. Lijst de activiteiten op Maak een één lijst met alle activiteiten Verwerken Verlofaanvragen
Controle lonen
Voorbereiden eval Nalezen eval ……
Voorbereiden evaluaties
Jobbeurs
Nalezen evaluaties
Website updaten
Evalueren opleidingen
Vacature schrijven
Kandidaten zien
Maken rapport
Med 1
Med 2
Med 3
x x
x
x
Organiseren BGK onderzoek
…
Updaten database
p. 12
2. Maak een taartdiagram Schatting
Controle lonen
Verwerken verlofaanvr
5%
10 %
Multi-moment-opname
Nalezen evaluaties
Voorbereiden evaluaties
15 %
Evalueren opleidingen 12 %
8%
Verwerken verlofaanvragen Controle loonsberekening Inplanning evaluatiegesprekken Bespreken verlofplanningen
Resultaat
Nalezen verslagen recruteringsgesprekken
p. 13
3.Lijst producten/diensten op Rapporten Aanvraag tijdskrediet Organisatie bedrijfsgeneeskundige onderzoek Distributie maaltijdcheques Invullen vacature Advies …
p. 14
4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen Start en einde? Afbakening? Wie doet wat? Wandeling!
p. 15
4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen
p. 16
4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen Kijk ook naar de inzet van systemen
5. Bepaal volumes Volumes? # vragen omtrent ziekteverzekering, # rapporten,… # tijdskredieten, # anomalieën # aanvragen educatief verlof #....
Tijdsbesteding? Tijd aan rapporten, tijdskrediet,…
Hoe vaak?
“Standaard tijd” p. 18
6.Identificeer waste
p. 19
7(+1) types van waste
Iemand anders werk checken Rework Database niet up to date …
Geen aangepaste layout Onnodige verplaatsingen …
Batch processing Materiaal Dossiers die wachten …
Meer kopies dan nodig 100 000 brochures bestellen Rapporten,… CC emails Wachten op informatie Wachten op werk Wachten aan telefoon …
Dossiers …
Niet juiste middelen (IT, …) Handtekeningen Dubbel werk p. 20 Onduidelijke afspraken
Identificeer knelpunten
Weinig werk
Gebrekkige rapportering
Geen afspraken
Geen informatie
Worden altijd gestoord
Teveel fouten
Identificeer knelpunten Zoek naar het basisprobleem
probleem
p. 22
Identificeer knelpunten Maak een probleem meetbaar
“We worden altijd gestoord door telefoons” Hoeveel? Welke telefoons?....
p. 23
Een voorbeeld - Ziek (en nog geen attest) - Afwezigheid aangevraagd, niet goedgekeurd - Badge vergeten - Vergeten tikken
Prestaties van meer dan maximaal aantal uren Te laat aankomen, te vroeg vertrekken (soms ziek naar huis)
10% 15%
30%
Vergeten tikken bij binnenkomen/verlaten van gebouw
45%
Alle tikkingen ontbreken Oneven aantal tikkingen Te weinig dagprestatie Meerprestaties + op inactiviteitsdag
p. 24
Participatie is een must
p. 25
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
Waarom een service concept?
p. 27
Waarom een service concept?
Operational Excellence
Customer intimacy Product leadership
p. 28
Waarom een service concept?
p. 29
Impact van een service concept
Service Concept Organisatie
Processen
(centraal vs decentraal?)
(wie doet wat?)
Infrastructuur (werkplek inrichting?)
ICT (graad van automatisering?)
Personeel
p. 30
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
Co-design Verdere uitwerking van het service concept — Processen, — Organisatie, — Infrastructuur, — Personeel,
Door middel van het uittekenen van de processen — Gestructureerde voorstelling hoe diensten tot stand komen Wie doet wat?
— Ook vragen wat ‘klanten’ belangrijk vinden!!!
p. 32
Co-design: de toekomstige procesmap Engage HRM Stakeholders
Perform Employee Communication
Manage Employee Relations
Manage Union and Association Relationships
….
Facilitate Organization Development
Define HRM Strategy and Policies
Facilitate Organizational Redesign
Perform Personnel Planning
Perform Succession Planning
Facilitate Strategic Change Initiatives
Attract and Develop Talent Manage Recruitment and Selection
Manage Employee Introduction
Manage Training
Manage Employee Performance
Manage Employee Career Development
Manage Employee Departure
Manage Personnel Administration Maintain Employee Master Data and Contracts
Register Time and Attendance and Process Payroll
Review and administrate Compensation
Review and administrate Benefits
Provide HRM Reporting
p. 33
Co-design : detailleer procesmap tot juiste niveau van detail (procesdesign) Procesdomein : Bijv. HR
Laag
E-t-E proces : Attract & develop talent Proces : Recruteren
Activiteiten : flowchart
DETAIL
Helikopterview: activiteiten blokken
Activiteiten : flowchart
Taken/Instructies Hoog
Co-design: procesmodellering via BPMN Basissymbolen: Gebeurtenissen: ¾ Zijn gebeurtenissen/triggers die een (sub)proces/activiteit doen starten, onderbreken of stoppen.
Verbindingen: ¾ Verbinden de elementen van de flowchart met elkaar en bouwen de proceslogica op.
Activiteiten en proceshiërarchie: ¾ Stellen processen, subprocessen, activiteiten en hun onderlinge verhouding voor.
Vertakkingen: ¾ Splitsen een (sub)proces op in twee of meer takken (=alternatieve wegen die kunnen gevolgd worden). ¾ Brengen takken weer samen in 1 punt van waaruit het proces verder loopt.
Bijkomende informatiesymbolen: ¾ Bijkomende symbolen om de processen te verduidelijken (documenten, tekst, groepering van activiteiten).
p. 35
Co-design: procesmodellering via BPMN Pool: — Stelt een proces, organisatie of deelorganisatie voor.
Swimlane: — Stelt een departement, functie, rol... binnen de organisatie voor.
Organisatie
HR AFDELING DIRECTIE ….
p. 36
Co-design: vb. procesmodellering op niveau N-3 Vb. Beheren Gsm-gebruik
p. 37
HR Recr
HR Business Partner
BU Mgr
Dienst
Co-design: werkwijze
p. 38
Durf Out-of-the-box denken
p. 39
Design van de organisatie HR Back End
HR Front End
“Product-focused Specialists”
“Customer-focused Generalists”
HR Centers of Excellence
HR Business Partner
Business Line
Recruitment & Selection
HR Business Partner
Business Line
HR Business Partner
Business Line
HR Business Partner
Business Line
Training & Development ...
HR Operational Service Center “Transaction-centered administrators” Source: Inspired by Kates, “(Re)Designing the HR Organization”, Human Resource Planning, Vol. 29, Issue 2, 2008
(geography, function)
Compensation & Benefits
HR Customer
Design van de werkplek
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
De stap naar automatisering Voor welk proces, welke processtap is automatisering opportuun?
Geen proces = geen automatisering! p. 43
Personeelsadministratie
…
…
Recruteren
Workforce Planning
Performance Mgt
Talent beheer
Rapportering
Beheer Personeelsgegevens
processen diensten (services)
Bepalen behoeften Functionele behoeften: — Zeggen iets over wat het systeem moet doen.
Niet-functionele behoeften: — Zeggen niet wat het systeem moet doen, maar wel hoe het systeem moet zijn, bvb.: Look and feel behoeften: het uitzicht van het systeem. Usability behoeften: de bruikbaarheid van het systeem. Performance behoeften: hoeveelheid data en snelheid van het systeem. Architectuur behoeften: de omgeving waarbinnen het systeem opereert. Maintainability behoeften: beschikbare support en onderhoud van het systeem. Security behoeften: beveiliging en integriteit van het systeem. Culturele and politieke behoeften: menselijke factoren die het systeem aanvaardbaar maken. Wettelijke behoeften: wetten en standaarden die van toepassing zijn.
p. 45
Bepalen behoeften Identificeer activiteiten die zouden moeten ondersteund worden door ICT
Vertaal naar requirements
Bepalen behoeften MoSCoW classificatie van behoeften: — Must have: absoluut noodzakelijk, in eerste versie aawezig, — Should have: mandatory, maar indien het moet kan het in versie 2 ook worden opgeleverd, — Could have: gewenst, maar kan niet worden ingevoerd omwille van beperkingen in budget en middelen, — Won’t have at this time: een behoefte die in een later stadium wel eens aan bod zou komen, maar nu geen prioriteit
Evalueren huidige ‘systeemfit’
Komen tot ‘business services’ Workforce Planning
Employee Performance Management
Reporting / Analytics
Organization Chart Management
Grouping of requirements across HR processes into Business Services
Overzicht business services
Organisatie Organization Chart Management
Workforce Planning
Supporting Succession Management
Talent Applicant Tracking
Task Management
Learning Management
Empl. Performance Management
Administratie Personnel Administration Time and Attendance
Benefits Administration Payroll
Workflow / Collaboration
Compensation Management
Employee Self Service Intranet Reporting / Analytics
Evalueren huidige architectuur Fit of current application architecture for requirement Full
Priority of Requirement
Must Have
Should Have
Could Have
Won’t Have
Partial
No
Komen tot beslissingen… Voorbeeld: workforce planning
1
Beter bestaand systeem
2
HRMS
3
Maatwerk
De stap naar het lastenboek Duidelijke contextomschrijving — Processen — Behoeften — Verwachte serves
Systeemomgeving Functionele requirements Niet-functionele requirements
Criteria
Vo lle di Ge g de elt eli Ni jk et
Æ Objectieve selectie aan de hand van criterialijst
Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 p. 53
Business case?
Automatiseren of niet?
p. 54
Business case
Basis: — Service concept: welke doelstelling streven we na? — Procesbeschrijving — Procesefficiëntie — Kwaliteitswinst — Kostprijs
Wat automatiseren we? Wat niet?
p. 55
Kwantificeer efficiëntiewinst per rol X # VTE’s nodig =
Volume
Tijdsbesteding
Beschikbare tijd per VTE
Voor elke swimlane p. 56
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
Experimenteer Niet alle oplossingen liggen in HRMS Test een nieuwe manier van werken uit Kracht van een pilootproject
ROI
Focus op de juiste pioriteiten
DOEN
Haalbaarheid p. 59
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
En nu implementatie? NAZORG
p. 61
Een stappenplan… Veranker
Implementeer
Experimenteer
Functionele Analyse
Co-design
Service Concept
Discover
En nu implementatie? NAZORG
Een attitude van continue verbetering
Behoeftenanalyse tot implementatie de quick-win killer Medewerkers mee aan het stuur
Test het uit!
“Wij” – “zij”
luister
Blijf communiceren
Gras groeit niet door eraan te trekken
Tijd interne medewerkers Meet, meet, meet...
p. 65
VRAGEN? Peter Willen
[email protected] +32 497 58 28 44
Kluwer Opleidingen www.kluweropleidingen.be
