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Vragen - questions
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algemeen
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algemeen
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Wat is de budgettaire vork waarin FOD Fin verwacht dat dit dossier moet uitgevoerd worden. Wordt er effectief een nieuwe tool aangevraagd voor het opzetten van de BPM. Indien Ja, wat zijn de punten die ervoor zorgen dat geen gebruik gemaakt wordt van bestaande FOD Fin platformen (FileNet, JBPM, ...). Indien neen, wat zijn de documentatie systemen in voege bij FOD Fin (FileNet, JBPM, Andere?) en wat is het platform dat FOD Fin bij voorkeur zou willen gebruiken.
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Général
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Général
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Phase 1 - Etape 1: En Phase 1, le SPF va-t-il acheter les licenses ou devons nous mettre des licenses à disposition? Comment le SPF envisage-t-il les choses ?
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Clarifier la distinction (et les fonctionnalités dont ils doivent disposer) entre les rôles de business analyst et “collaborateur BPM”.
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Quelles sont les langues nécessaires pour l'interface?
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Vous avez demandé que le soumissionnaire utilise certains modèles de son offre e.g. Annexe 2 Modèles de Tableaux de Prix. Pouvez-vous fournir ces modèles dans Word ou Excel? Sur quelle base de données doit tourner l'outil BPM?
Antwoorden-réponses Het maximum bedraagt 340.000 Euro, BTW inbegrepen. De opzet van het bestek is het actief beheren, documenteren en ter beschikking stellen (publiceren) van de businessprocessen. De tool moet vanuit technische oogpunt compatibel zijn met de ICTstandaarden van de FOD (Architecture Building Block). De platformen waarvan sprake worden als process-engine gebruikt voor het automatiseren van de processen en niet voor het beheren en documenteren van deze processen. Les modules en version word seront publiés sur internet.
Les systèmes de bases de données utilisés actuellement par le SPF Finances sont DB2 9.5 et SQL server 2008 (cfr. document ABB relatif aux standards ICT). Les licenses seront mises à disposition pendant la phase pilote (étape 1, 2 et 3). Le SPF Finances n'achètera les licences que lors de la phase d'extension. Le SPF n'est pas obligé d'aller jusqu'à la phase d'extension. La différence entre le rôle de business analyst et le rôle de collaborateur BPM est la suivante: pour le collaborateur BPM l'accent sera mis sur les fonctionnalités 'mesure et surveillance de la performance des procesus', 'analyse des processus', 'simulations' et 'gestion des rôles'. Pour le business analyst, les fonctionnalités importantes sont 'modélisation des processus en BPMN' et 'création des autres éléments ci-dessous (incorporés dans l'outil et/ou avec représentation graphique)'. Mais la décomposition par utilisateur est facultative. Si un même type de licence peut être utilisé par plusieurs 'users', cela ne pose pas de problème.
Si cette question réfère à l'interface utilisateurs, alors l'interface doit être disponible en français et en néerlandais. Phase 2: Le SPF considère-t-il une solution SaaS (Software as a Service) Toute solution qui répond aux exigences du cahier des charges est ? Le cas échéant, les données doivent-elles impérativement être considérée (voir principalement les exigences mentionnées aux hébergées en Belgique ou pas ? points 2.2.1.2. exigences techniques). Le lieu d'hébergement des données doit permettre de satisfaire aux exigences stipulées dans le cahier des charges (et aux Standards ICT : document architecture buildings blocks).
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Phase 2: Peut-on commencer la phase 1 avec une solution en mode SaaS et puis basculer sur des licenses propre au SPF en phase 2 ?
Toute solution qui répond aux exigences du cahier des charges est considérée (voir principalement les exigences mentionnées aux points 2.2.1.2. exigences techniques). Dans la mesure où la phase 1 comporte une étape 3 "évaluation et décision de poursuite" et que le la phase 2 est une extension de la phase 1, le soumissionnaire doit développer une seule et même solution technique pour les deux phases. Préciser exactement ce que vous attendez en le tableau des critères de Il s'agit d'un tableau où sont repris les différents critères d'attribution sélection récapitulant tous les aspects de l'offre. avec les références (page, §, etc.) de l'offre où le pouvoir adjudicateur peut trouver les éléments relatifs à 'évaluation de ce critère. Est-il permis d'utiliser dans notre offre,des captures d'écran applicatifs en Oui. anglais? Est-il permis d'utiliser dans notre offre, des diapositives en anglais? Oui. Pouvez-vous donner une définition des "fonctionnalités optionnelles"? Pendant l'étape 2 de la phase pilote, chaque éntité et service d'encadrement lancera un pilote: les pilotes permettront de tester les fonctionnalités offertes par l'outil. Vous trouvez à la page 50 les aspects qui pourront être abordés (liste non exhaustive) pendant la phase pilote. o Conception et modélisation des processus o Analyse des processus o Optimisation des processus o Description et documentation des processus o Application du contrôle de gestion (cadre COSO) o Prototypage o Publication et accessibilité des processus en consultation o Synchronisation entre processus et IT o Génération de BPEL process executables o Gestion des KPI-processus o…
4ème critère exclusion: Faut-il fournir un document ou le SPF vérifie-t-il par lui-même ?
Aux pages 52-54 se trouve une description des fonctionnalités de base de l'outil BPM. Si le soumissionnaire estime que la liste des fonctionnalités de base reproduite ci-dessus ne comprend pas toutes les fonctionnalités nécessaires pour l'exécution des aspects mentionnés, il peut en ajouter. Oui, une déclaration sur l'honneur. Le SPF se réserve le droit de vérifier par lui-même ou demander les éventuels documents probants.
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5ème critère exclusion: Faut-il fournir un document ou le SPF vérifie-t-il par lui-même ?
Oui, une déclaration sur l'honneur. Le SPF se réserve le droit de vérifier par lui-même ou demander les éventuels documents probants. "Uitsluitend de inschrijvers van wie de offerte werd weerhouden ingevolge Bij de opmaak van de offerte is er een fout geslopen in de zin: De een eerste rangschikking, worden voor de demonstratie uitgenodigd" offertes die niet minimaal 60% van de punten behalen voor de criteria Vraag: Worden alle partijen die minimaal 60% van de punten behalen 2,3, 4, en 5 komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de voor de criteria 2,3, 4 en 5 uitgenodigd voor een demonstratie of alleen opdracht; de betrokken inschrijvers zullen niet worden uitgenodigd de best geplaatsten op de ranglijst? Indien alleen de best geplaatsten, voor de realisatie van de case (zie punt 1.1.11.2.2 hieronder) . Criteria wat is dan de grens die zal gehanteerd worden voor de selectie (top 3, 4 is hier niet van toepassing. top 5, of andere) ? Correct is dus: De offertes die niet minimaal 60% van de punten behalen voor de criteria 2,3, 5, en 6 komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de opdracht; de betrokken inschrijvers zullen niet worden uitgenodigd voor de realisatie van de case (zie punt 1.1.11.2.2 hieronder). Een nieuwe versie van het bijzonder bestek van de BPMtool zal op het internet gepubliceerd worden. Le soumissionnaire doit-il être ISO 9000 ? Le pouvoir adjudicateur souhaite que le soumissionnaire et les soustraitants soient en possession d'un certificat ISO de type 9000 ou équivalent pour les activités qui leur sont confiées. Ceci n'est pas une obligation. De lokalen van de aannemer kunnen reiken van België via Luxemburg en De VPN aansluiting moet met onze Security Officer besproken Nederland tot in Spanje. Kan er uitzonderlijk ook vanuit deze 4 plaatsen worden bij de aanvang van het project. gewerkt worden en wordt hiervoor een VPN aansluiting ter beschikking gesteld ? Waar kunnen de procedures voor kwaliteitsgarantie geraaspleegd Les procédures d'assurance qualité sont décrites dans les documents worden ? relatifs à la méthodologie Finances Unified Process (http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#C). Est-ce que la version actuelle de BPMN être utilisé soit remplacé par la nouvelle version, BPMN 2.0, quand il est libéré? Pouvons-nous utiliser BPMN 2.0 fonctionnalités dans notre offre?
Le SPF Finances a choisi l’annotation BPMN en guise de standard pour la modélisation des processus. Actuellement, le SPF Finances utilise un ensemble limité de symboles, mais leur nombre pourra augmenter à l'avenir. En relation avec le développement de notre maturité en ce qui concerne le management de processus, nous souhaitons évoluer pas à pas. Le but est de commencer la modélisation à l'aide d'un ensemble limité de symboles BPMN. A terme le SPF Finances souhaite implémenter la version BPMN 2.0. Etape 1 - Es-ce que les "propriétaire de processus/gestionnaire de Les "propriétaire de processus/gestionnaire de processus/ processus/ coordinateur de processus" doivent avoir des droits d'écriture coordinateur de processus" doivent avoir des droits d'écriture sur sur l'outil de BPM? Ou seulement lecture? l'outil de BPM.
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Etape 1 - Quel est le logiciel utilisé pour l'automatisation des process flows? Etape 2 -Clarifier les aspect "application du contrôle de gestion" - pour ce qui est vu (cadre COSO°? Par exemple, est-il une ob ligation pour l'outil de BPM à inteface avec un outil de GRC pour la gestion du risque et de vérification des contrôles internes? Quelles méthodes d'analyse des processus utilisez-vous? Six Sigma, Lean ...
Pour une vue sur l'architecture ICT, nous vous renvoyons vers les fondements ICT: JBPM (opensource) et Filenet (IBM) Application du contrôle de gestion (cadre COSO) - (en Néerlandais le terme 'toepassen van beheerscontrole' est utilisé). L'outil BPM doit pouvoir gérer des informations concernant le contrôle de gestion sur base de COSO-framework. Pour l'analyse des processus, le SPF Finances a développé une méthode sur mesure. Celle-ci sera communiqué lors de l'attribution du marché. Prototypage (en néerlandais le terme 'prototyping' est utilisé): ce terme désigne la simulation de processus. On entend par 'synchronisation entre processus et IT' la synchronisation des processus avec les analyses des applications qui ont automatisé entièrement ou partiellement les processus. Par analyse, on entend use cases, diagramme UML,...
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Clarifier ce qu'on entend par "prototypage".
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2.2.1
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Clarifier ce qu'on entend par "synchronisation entre processus et lT".
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Zoals in het bestek beschreven staat, is het de bedoeling om tijdens de pilootfase alle basisfunctionaliteiten aan bod te laten komen zodat er een volledige evaluatie kan gebeuren over de geschiktheid van de tool. Dit betekent niet dat NA de pilootfase al deze basisfunctionaliteiten onmiddellijk in zijn totaliteit in gebruik zullen genomen worden. Vandaar ook de vraag voor ondersteuning in de rollout tijdens de uitbreidingsfase. Het generen van BPEL proces executables is een functionaliteit die gezien de huidige maturiteit van de Fod in procesmodellering en procesbeheer allicht pas op termijn zal toegepast worden. Het is de bedoeling om tijdens de pilootfase de de FOD-medewerkers coaching on the job opvraagbaar per mandag. Kan dit even worden toegelicht zodat het begrip van beschikbaarheid beter kan afgeleid van de entiteiten/stafdiensten te laten bijstaan door een coach. Het worden. 60 mandagen op een periode van 10 maanden komt overeen tempo waarop deze dagen zullen opgevraagd worden zal afhangen met een gemiddelde van 6 dagen per maand. Maar wat verkiest de FOD? van de wijze waarop de functionaliteiten in de diverse piloten zullen x dagen gespreid over de lopende maand of x dagen aansluitend elke uitgetest worden. Een mooie spreiding van telkens van 6 dagen per maand zal eerder onwaarschijnlijk zijn. Deze testperiodes zullen in de maand? Wat is de termijn tussen aanvraag en levering van diensten indien de optie "op afroep wanneer nodig" wordt gehanteerd? entiteiten/stafdiensten intensieve momenten kennen waar de noodzaak aan coaching groter is en momenten waar de noodzaak nihil is. De Fod is trouwens niet verplicht om deze 60 dagen op te vragen. De inplanning van de coachingdagen zal wel in overleg met de leverancier gebeuren en minimaal 3 weken voor de prestatie.
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2.2.1.1.1
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Qu'entendez-vous précisement par "Eléments SOA" ?
In stap 2 wordt als mogelijke aspecten de synchronisatie tussen processen en IT en het genereren van BPEL proces executables vermeld. Dit wijst op een scope intentie die verder gaat dan enkel de BPM processen modeleren en documenteren maar ook uitvoeren. In de inhoud van de opdracht wordt het aspect 'uitvoeren van het BPM proces' weinig toegelicht. Is de "runtime engine" deel van de project scope of is dit stof voor een ander project ? Het genereren van BPEL/BPM processen omvat de voorbereiding ervan en deze dient vaal rekening te houden met extra codering ter aanvulling van het declaratieve stuk.
La référence au élément SOA est une documentation du processus.
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2.2.1.1.1
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Que recouvre la notion de "MPM/Performance Management" ? En particulier, invlut-elle des outils logiciels avec lesquels l'outil de BPM serait susceptible de communiquer ?
MPM/Performance Management est un service intégrant ('Management de la Performance, PerformantieManagement) du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion. En collaboration avec les services de ligne et les services d'encadrement, il développe des tableaux de bord opérationnels et des cockpits stratégiques de gestion. MPM/Performance Management n'est pas propriétaire des systèmes de source ni des applications -à l'exception du tool ICT Cognos/IBM-, mais il les utilise évidemment pour alimenter ses tableaux de bord et ses cockpits. Ceci se fait moyennant des extractions. MPM/Performance Management n'aura dès lors pas de répercussions aux applications avec lesquels l'outil BPM devra éventuellement communiquer.
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2.2.1.1.1
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Il n'est pas nécessaire que la solution BPM puisse communiquer avec un outil d'exécution tiers pour récupérer les indices des indicateurs. L'outil BPM devra par contre permettre de reproduire la définition des indicateurs et ceci par rapport aux processus.
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"Module de surveillance capable de mesurer directement la performance d'un processus…": cette exigence fonctionnelle implique-t-elle que la solution BPM intègre un moteur d'exécution de Processus, ou bien qu'elle soit capable d'interopérer avec un outil d'exécution tiers pour récupérer les valeurs d'indicateurs ? Contribute a better
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Modélisation des processus en BPMN - Les objets à associer au processus doivent-ils être modélisé en BPMN ? (les objets type risques, indicateur de performance, infrastructure,…n'éxistent pas en BPMN)
Non, les objets à associer au processus (les objets types risques, indicateur de performance, infrastructuur,…) doivent être reliés au processus, pas modelés en BPMN
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Clarifier ce qu'on entend par "liaison avec modèles d'indicateurs de performance (KPI) et Balanced Scorecard (BSC)".
L'outil BPM doit permettre d'exprimer la définition des indicateurs ( et donc aussi un lien indirect avec BSC).
Sorry, mais nous n'avons pas compris la question ' Contribute a better '. Modélisation des processus en BPMN - Les relations entre une étape de Le tool BPM doit pouvoir afficher dans quelle organisation et par processus et une personne doivent-elles être modélisés dans un modèle quels rôles/fonctions ces processus sont exécutés. BPMN? Modélisation des processus en BPMN - Quels sont les objets Un exemple d'objet d'infrastructuur est l'endroit où le processus est d'infrastructure à associer au processus? exécuté. Le SPF Finances dispose aujourd'hui de 600 bâtiments.
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Expliquez ce qu'est le logiciel MPM et quelles sont ses principales fonctionnalités?
MPM n'est pas une application mais un service ('Management de la perfomance, PerformantieManagement) faisant partie intégrant du service d'encadrement Budget & Contrôle de gestion. Elle développe, en collaboration avec les services de ligne et d'encadrement des tableaux de bord opérationnels et des cockpits de management stratégiques. Par contre, il gère l'application COGNOS/IBM qui constitue la couche BI (business intelligence) qui se trouve au-dessus des applications et d'où il peut extraire l'information nécessaire pour le rapportage opérationel et stratégique. Cet environnement constitue également le cockpit de management qui met les indicateurs et leur interprétation à la disposition du management.
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Analyse des processus - Qu'est que le système E-HR et que est le but du E-HR est le système ERP fédéral pour la gestion du personnel des lien avec le module de simulation? SPF. Ce système (pas encore utilisé au SPF Finances) aura aussi une base de données personnel avec les données sur les fonctions/rôles, compétences, VTE,… A long terme, il devra être possible de relier l'outil BPM au futur système E-HR. Convivialité - Quel est la définition du lay-out d'un attribut dans l'éxigence: En ce qui concerne la possiblité d'afficher des attributs, de les Possibilité d'afficher les attibuts, de les masquer ou de changer leur lay- masquer ou de changer leur lay-out, le soumissionnaire peut indiquer out? la capacité de l'environnement de gestion proposé à ce propos.
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Convivialité - Quel est la définition du lay-out d'un symboles dans l'éxigence: Possibilité de définir les symboles liés à des objets ou d'adapter leur lay-out?
En ce qui concerne la possiblité d'afficher des attributs, de les masquer ou de changer leur lay-out, le soumissionnaire peut indiquer la capacité de l'environnement de gestion proposé à ce propos.
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Fonctionalités techniques - FineNet est le seul Content management system à connecter?
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Fonctionalités techniques - Quel est le but de la connection directe vers un système de gestion de document? Fonctionalités techniques - Quel est la définition du dictionnaire de données centralisé par rapport à une base de données centrale?
Non. Filenet, JBPM et Jbuilder (Starteam et Caliber RM) peuvent faire l'objet d'une connection. Pour une vue de l'architecture ICT, nous vous renvoyons vers les fondements ICT. Centralisation et publication des modèles BPM. Un dictionnaire des données est une collection de métadonnées ou de données de référence nécessaire dans le cas du BPM à la description d'un processus. Il revêt une importance stratégique particulière, car il est le vocabulaire commun de l'organisation. Il décrit des données aussi importantes que les clients, les nomenclatures de produits et de services, les annuaires, etc. C'est donc le référentiel principal de l'organisation. Une base de données centralisée un lot d'informations stockées sur un serveur (un site géographique).
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La simulation fait partie de fonctionnalités de base à prévoir au minimum A long terme, l'objectif est que chaque cellule BPM opérationnelle des si il y a un GO. Combien de personnes au minimum devraient disposer entités/services d'encadrement et naturellement la cellule BPM du de cette fonctionnalité ? CSC dispose de cette fonctionnalité. A supposer qu'au maximum 13 personnes devraient disposer de cette fonctionnalité de simulation.
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Que faut-il comprendre par "Possibilité d'automatiser l'environment de consultation".
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2.2.1.2.2
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2.1.1.5.2
44 et 45
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2.2.1
50 et 51
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étape 1 = 2 mois max, étape 2 = 8 mois min (après étape 1), étape 3 = 2 mois max (8 mois après le début du marché). Or cette phase de go/ no go devrait se placer à la fin de l’étape 2, soit 10 mois après le début. La phase pilote devrait donc durer 12 mois et non 10 comme mentionné sur le plan?
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2.2.1.2 et 2.2.2
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Est-ce que l’accès à l’outil BPM devra être possible depuis Internet (en dehors du WAN) ? Si oui, est-il possible d'installer l'application BPM dans le DMZ?
En ce qui concerne la possiblité d'automatiser l'environnement de consultation, le soumissionnaire peut ici formuler sa vision à ce propos. Quel est le niveau de service prévu pour la récupération de l'outil de BPM Voir Cahier du marché public, rubrique 2.2.3.3 SLA. en cas de catastrophe? Notre matériel de formation standard est en anglais ou en allemand. Le Oui, le matériel de formation doit être traduit en français et en matériel de formation doivent être traduits en français et néerlandais? néerlandais. Pour plus d'information, voir les spécifications dans le cahier des charges '2.2.1.4 Formation'. Les gestionnaires de processus et coordinateurs de processus doivent En principe, seules les cellules BPM (et plus particulièrement les pouvoir modéliser eux-mêmes et faire des analyses et des rapports eux- business analyst) prendront part à la modélisation de processus. Les mêmes ou peuvent-ils déléguer ces tâches aux cellules BPM ? Cela a de propriétaires de processus/gestionnaires de processus/coordinateurs de processus doivent être en mesure de gérer activement les l'importance pour le type de licences à leur accorder. Si ils doivent agir processus pour lesquels ils sont compétents. eux-mêmes dans le système, veuillez préciser le nombre de propriétaires/gestionnaires et coordinateurs. La rédaction d'analyses et de rapport sera donc d'application aussi bien pour les cellules BPM que pour les propriétaires de processus/gestionnaires de processus/coordinateurs de processus.
Phase pilote: 10 mois - étape 1: durée max 2 mois - étape 2: l'étape 2 commence après l'étape 1 et continue jusqu'à la fin de la phase pilote. La durée minimum est de 8 mois. Si l'étape 1 dure moins de 2 mois, la durée de l'étape 2 sera alors de plus de 8 mois. - étape 3: elle commence 2 mois avant la fin de la phase pilote. L'étape 3 et l'étape 2 auront donc lieu en même temps pendant une durée de 2 mois. Le schéma de la page 51 mentionne injustement 12 mois. Une nouvelle version du cahier des charges spécial outil BPM sera publié sur l'internet. Non. On parle dans le contexte de l'intranet.
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Bijlage 2.1 en Bijlage 2.4
NA
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Bijlage 2.4
NA
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Services: in de rol coaching 'on the job' kunnen verschillende profielen ingeschakeld worden met eveneens verschillende tarieven. Kan in het antwoordformulier meer dan één tarief worden aangeduid voor de rol coaching of in het geval van bijlage 2.4 bijstand in drie verschillende domeinen ? De services omtrent prametrisering /roll-out / exploitatie tool worden een hoeveelheid van elk 60 dagen toegekend. Is dit het maximum voor elke rol of bestaat er de mogelijkheid dat extra dagen ten koste van minder dagen per rol in de uitvoering worden toegekend?
Neen, er kan slechts één tarief worden aangeduid voor de rol van coaching of in het geval van bijlage 2.4 bijstand in drie verschillende domeinen.
Dit is het maximum voor elke rol.
