PLAN VAN AANPAK
E-SPORTIVE KIEK OUDELAAR MM2A
INHOUD PROJECTOPDRACHT OPDRACHTGEVER OPDRACHTNEMER PROJECTRESULTAAT DEBRIEFING PROJECTACTIVITEITEN PLANNING PROJECTGRENZEN VERANTWOORDELIJKHEDEN RANDVOORWAARDEN KWALITEIT TUSSENRESULTATEN CONCRETE RICHTLIJNEN/AFSPRAKEN PROJECTGROEP PROJECTORGANISATIE OPDRACHTNEMERS EXTERNE ADVISEURS ADMINISTRATIE/ARCHIVERING BEGROTING UURTARIEF BEREKENING WERKNEMERS UURTARIEF BEREKENING WERK DERDEN RISICO’S INTERNE RISICO’S EXTERNE RISICO’S
3 3 3 4 4 7 7 10 10 10 11 11 12 13 13 13 13 12 15 15 16 16 17
2
PROJECTOPDRACHT: ‘Shop Till You Drop’ Het project ‘Shopt till you drop’ is afkomstig van het Mediacollege Amsterdam. Het Mediacollege is een MBO vakschool voor media. Het Mediacollege heeft praktijkgerichte opleidingen, waarmee je wordt opgeleid voor een baan in de media. De MBO-opleidingen zijn onder te verdelen in creatieve, technische, interactieve en management- en redactieopleidingen. Dit project staat in het teken web-media. De aanleiding van het project is om een webshop te ontwerpen voor een werkgever die online elektrische fietsen wilt verkopen. In teamverband dienen de projectleden van de opleiding mediamagager onderzoek te doen naar concurrentie en de inhoud voor de webshop. Projectleden van de opleiding interactief vormgever zullen de webshop realiseren, nadat de mediamanagers hun onderzoeken hebben afgerond. De opdrachtgever wilt een webshop krijgen, die klaar is voor gebruik. Opdrachtgever De opdrachtgever van het project is Hugo Verlaat. Hugo is beginnend ondernemer die online elektrische fietsen wilt verkopen. Opdrachtgever Naam: Hugo Verlaat Bedrijf: E-Sportive Wens: Ontwerp van een webshop Functie: Eigenaar en creatief inspirator Contactgegevens Naam: Peter Mulder Telefoon: 06 12 34 56 78 E-mail:
[email protected] Opdrachtnemers De opdrachtnemers van het project zijn studenten van het tweede leerjaar van de opleiding Mediamanager en de opleiding ‘interactief vormgever’. Ze zijn benaderd om de wensen van de opdrachtgever uit te voeren.
Naam: Bedrijf: Functie: Opleiding:
Kiek Oudelaar Webstyles (Webdesign) Manager / Markonderzoeker Mediamanger
Naam: Bedrijf: Functie: Opleiding:
Boaz Poolman Webstyles (webdesign) Interactief vormgever Interactief vormgever
3
PROJECTRESULTAAT De wens van de opdrachtgever is om een gespecialiseerde webshop te laten maken, die zich specifiek richt op sportieve elektrische fietsen met trapondersteuning. Het nieuwe bedrijf wenst een webshop waar met iDeal, Paypal, Mastercard of een overboeking kan worden betaald, een pakkende bedrijfsnaam, een logo en een opzet van Social Media accounts die verbonden kunnen worden met de webshop. Debriefing:
WEBSTYLES
Betreft: debriefing webshop
30 september 2014
WEBSTYLES Kalverstraat 12 2042 HG Amsterdam T: 023 987 382 M: 06 234 298 23 W: www.webstyles.nl E:
[email protected] KvK: 123.456.789 Bank: NL09 12663384 BTW: NL239.8394.23
Hugo Verlaat E-bikes Bijlmerweg 12 1288 DJ Amsterdam
Geachte heer Verlaat, Naar aanleiding van de briefing op dinsdag 30 september, sturen wij u hierbij de debriefing van de ’webshop’. Tijdens de briefing heeft u ons van veel informatie voorzien, met de debriefing kunt u controleren of alle genoteerde informatie klopt. Mocht u nog wijzigingen of aanvullingen hebben, dan horen wij dat graag van u, voor woensdag 6 oktober 2014. Met vriendelijke groet, Kiek Oudelaar
4
Bedrijf Het nieuwe bedrijf van Dhr. Verlaat wordt een bedrijf wat het topsegment van sportieve elektrische fietsen gaat verkopen, via een door ons te ontwerpen webshop. Het bedrijf heeft nog geen bedrijfsnaam. Contactpersoon en functie Hugo Verlaat: oprichter en creatief inspirator Contactgegevens Naam
Peter Mulder
Telefoon
06 12 34 56 78
Email
[email protected]
Wens De wens is om een gespecialiseerde webshop te laten maken, die zich specifiek richt op sportieve, elektrische fietsen met trapondersteuning. De webshop dient gemakkelijk toegankelijk te zijn voor zowel klanten als werknemers. Voor deze webshop moet een pakkende bedrijfsnaam te worden ontworpen. Het nieuwe bedrijf wilt graag een logo, die in verbinding staat met de bedrijfsnaam en huisstijl van de webshop. Klanten dienen op de webshop hun bestelling via iDeal, PayPal, Mastercard of een overboeking te kunnen betalen. Om de webshop te promoten moet er een PR-/marketing-/Social Media-plan komen, waarin advies wordt gegeven hoe het bedrijf zich kan positioneren op de markt. Er dient een opzet te komen van een Facebook-, Twitter- en instagram account, die het bedrijf zelfstandig kan gaan bijhouden. Bij het openen van de webshop/het bedrijf zal er een welkomactie moeten worden verzonnen, waarbij een prijs te winnen valt die zich richt op het hogere segment. Doelgroep De doelgroep van E-sportive bestaat uit personen (zowel dames als heren) vanaf 25 jaar, die gebruik willen maken van sportieve elektrische fietsen en deze online willen aanschaffen. De doelgroep voldoet aan de volgende punten: • personen die lange afstanden moeten afleggen en die dit op een snelle/sportieve manier willen doen; • goed verdienende personen, die een boven modaal inkomen hebben (boven de €30.000); • dames en heren; • personen die sportief zijn; • personen die waarde hechten aan kwaliteit; • personen die rond de randstad wonen; • personen die een elektrische fiets willen voor het gebruik van woon/werk verkeer. Communicatiedoelstelling Het bedrijf wilt zich onderscheiden van haar concurrenten door uitgebreid advies te geven aan haar klanten. Het bedrijf zal 10% onder de advies prijs zitten om concurrenten af te schudden, de kosten van de fietsen bedragen tussen de €2.000 en €5.000. Doordat het bedrijf zich op een specifieke doelgroep richt, is het aanbod op de website is klein. Het bedrijf kiest kwaliteit boven kwantiteit. Er worden maar tien fietsen aangeboden, dit zijn tien kwaliteitsfietsen van twee verschillende merken: Specialist en Koga Miyata. De fietsen worden voorzien van uitgebreid advies en een goede nazorg na aanschaf. De fietsen worden na bestelling vanuit het magazijn geleverd, deze zullen binnen 3 werkdagen (en op zaterdag)
5
geleverd worden bij de klant. De fietsen beschikken over een standaard fabrieksgarantie die zeer gunstig is. De fietsen kunnen worden getest door middel van een proefrit, hier zitten geen kosten aan verbonden. De fietsen voor de proefrit zullen aan huis geleverd worden door iemand die de potentiele klant zal voorzien van instructies en tips, hiermee hoopt het bedrijf meer mensen aan te trekken. Gewenste sfeer/ uitstraling De webshop dient kwaliteit en sportiviteit uit te stralen, omdat er sportieve kwaliteitsproducten worden geleverd. Op de homepage zullen twee fietsen worden afgebeeld, één van het merk Specialist en één van het merk Koga Miyata (de twee merken die het bedrijf verkoopt). De homepage beschikt over weinig tekst en veel beeldmateriaal. Er moet een persoonlijke tint aan de webshop worden weergegeven, die sportieve jongeren zal aantrekken. De webshop moet gelijk staan aan de waardes van het bedrijf en dient gelinkt te worden aan de Social Media accounts van het bedrijf. Voor klanten moet de webshop toegankelijk zijn, zodat zijn gemakkelijk en snel een account kunnen aanmaken voor informatie, advies en eventuele bestellingen. Bestaand materiaal Webstyles is vrij in het ontwerpen van het design van de webshop, als enige eis heeft het bedrijf dat er gebruik wordt gemaakt van bestaande stockfoto’s, die de fabrikanten van de fietsen leveren (nadat de webshop daadwerkelijk in gebruik wordt genomen, wil het bedrijf dat er foto’s worden gemaakt van hun werkzaamheden, deze foto’s dienen als promotie materiaal op de webshop). Technische specificaties De website moet beschikken over een Content Management Systeem (CMS), zodat het bedrijf/werknemers zelf toegang hebben tot de website en zij continue zelf gegevens kunnen blijven aanpassen. De website dient responsive te zijn (toegankelijk voor mobiele telefoons en tablets). Budget Er is geen vast budget, er zal een offerte moeten worden opgesteld van alles kosten die gemaakt zullen worden, hiervan moet een duidelijk overzicht komen. Tijdsplanning Op vrijdag 31 oktober 2014 zal het onderzoeksverslag (een Social Media onderzoek, een concurrentie analyse, een SWOT-analyse, een marketingplan, een overzicht van Google Analytics en een promotiebegroting) worden gepresenteerd. Op vrijdag 5 december 2014 is de conceptpresentatie, waarbij het eerste resultaat te zien zal zijn. Op vrijdag 16 december 2014 vind de lancering van de webshop plaats.
6
PROJECTACTIVITEITEN Fase
Wat
Wie
Voorbereiding
Brainstormen concept
Sasho en Kiek
Taken verdelen
Sasho en Kiek
Deadlines opstellen
Kiek
Realisatie
Management Plan van Aanpak
- Achtergronden - Projectresultaat - Projectactiviteiten - Projectgrenzen - Tussenresultaten - Kwaliteit - Projectorganisatie - Planning - Begroting - Risico’s
Kiek Kiek Kiek Kiek Kiek Sasho Sasho Kiek en Sasho Kiek en Sasho Kiek
Beroepshouding en rolvervulling
- Klantgesprek en debriefing - Rolverdeling - Kostenverdeling (calculatie, offerte, - Orderbevestiging en aanbetalingsfactuur) - WordPress pagina
Sasho en Kiek Kiek Sasho en kiek Sasho en Kiek
Marketing - Branche verkenning - Doelgroeponderzoek/ ijkpersoon - Bedrijfsomschrijving - Social Media - Verdien model - WordPress pagina/blog - Online marketing
Sasho Sasho en Kiek Kiek Sasho Kiek Kiek Kiek
Rolverdeling
Kiek
CCB
- Bedrijfs-/productomschrijving - Website content (tekst en beeld) - Bedrijfsnaam webwinkel - Logo
Nazorg
Sasho Kiek Sasho en Kiek
Productiebegeleiding - Productieplanning voor IV
Kiek
Afsluitende vergadering
Sasho en Kiek
Presentatie
Sasho en Kiek
Deadline project: presentatie donderdag 20-november-2014 Overdracht
Project overdracht aan de interactief vormgevers, deze Kiek en Boaz zullen het project uitvoeren
7
SAMENWERKING MET INTERACTIEF VORMGEVER Fase
Wat
Wie
Werkproces
Debriefing
Boaz en Kiek
Onderzoek naar producten en concurrentie
Boaz en Kiek
Onderzoek naar doelgroep: persona
Boaz en Kiek
Technisch onderzoek betalingssystemen
Boaz
Functioneel concept: - Userstories - Inventarisatie - Gebruikerstest
Boaz Boaz Boaz
Visueel concept - Mindmap - Moodboard - Basis lay-out
Boaz Boaz Boaz en Kiek
Interactie concept: activiteitendiagrammen
Boaz
Functioneel ontwerp - Flowchart - Wireframe
Boaz en Kiek Boaz
Visueel ontwerp - Digitale uitwerking van alle functies - Voorbeeld pagina’s
Boaz Boaz
Interactie ontwerp: storyboard
Boaz
Totaal: aanklikbaar prototype
Boaz
Bereid realisatie voor
Content - Fotografie - Teksten
Kiek Kiek
Maakt media-uiting
Webshop
Boaz
Levert media-uiting op
Online Webshop
Boaz
Houdt archief bij
Schermafbeeldingen
Boaz
Maakt concept
Maakt ontwerp
Deadline project: presentatie vrijdag 19- december-2014 Overdracht
Evaluatie
Boaz en Kiek
8
SAMENWERKING MET INTERACTIEF VORMGEVER Fase
Wat
Wie
Voorbereiding
Product- en conceptbriefing
Kiek
Planning opstellen
Kiek
Scrum en Trello aanmaken
Kiek
Debriefing Boaz goedkeuren
Kiek
Making of video maken
Kiek
Onderzoeken bijstellen: - Plan van Aanpak - Productonderzoek - Doelgroeponderzoek
Kiek Kiek Kiek
Urenregistratie
Kiek
Content leveren - Fotografie - Teksten
Kiek Kiek
Nacalculatie
Kiek
Logboek maken van evaluatie- en overlegmomenten
Kiek
Presentatie producten
Kiek
SWOT eindproduct opstellen
Kiek
Evaluatie
Boaz en Kiek
Productieproces
Afrondingsfase
Afsluitingsfase
Deadline project: presentatie vrijdag 19- december-2014 Overdracht
Slotevaluatie
Boaz en Kiek
9
PROJECTGRENZEN Start datum: 30 september 2014
Eind datum: 19 december 2014
Verantwoordelijkheden van Webstyles:
•
het opstellen van een debriefing;
•
het ontwerpen van een webshop die zich specifiek richt op sportieve elektrische fietsen met trapondersteuning;
•
een webshop met een Content Management System
•
het bedenken van een bedrijfs-/domeinnaam;
•
het ontwerpen van een logo
•
het opstellen van een PR-/marketing-/social media plan, waarin advies wordt gegeven hoe het bedrijf zich kan positioneren op de markt;
•
het aanmaken van een Facebook-, Twitter- en instagram account;
•
het bedenken van een welkomactie voor het openen van de webshop;
•
het waarborgen van kwaliteit die de webshop dient uit te stralen;
•
zorgen dat de webshop responsive is (toegankelijk voor mobiele telefoon en tablets)
•
een betaalfunctie creëren waarbij het mogelijk is om met iDeal, PayPal, Mastercard of een overboeking te betalen;
•
een complete, gebruiksklare webshop leveren.
Webstyles is verantwoordelijk voor de levering van de webshop en de hierboven genoemde verantwoordelijkheden. Nadat het eindproduct is geleverd aan de klant, is de klant zelf volledig verantwoordelijk voor de website. Mocht de klant behoefte hebben aan nazorg of extra diensten, zullen deze in rekening worden gebracht. Randvoorwaarden De einddatum van het project is 16 december 2014. Webstyles zal tot die tijd volgens planning gestructureerd te werk gaan, om kwaliteit te kunnen waarborgen en het eindresultaat op de einddatum te kunnen leveren. Webstyles gebruikt haar eigen apparatuur om het project uit te voeren. Er zal een offerte worden opgemaakt waarin er een keuze kan worden gemaakt tussen drie verschillende pakketten. In deze pakketten kan de opdrachtgever kiezen welke diensten hij wilt dat Webstyles van hem uitvoert. Na het kiezen van een pakket zullen er vijf facturen volgen (verdeeld over 3 maanden), die allen betaald dienen te worden. Mochten deze facturen niet op tijd worden betaald, zal er eenmalig waarschuwing worden gegeven. Op het moment dat dit twee keer voorkomt, zal de projectopdracht worden stilgelegd, en zullen de gemaakte kosten alsnog in rekening worden gebracht. De gemaakte afspraken dienen door beide partijen te worden nagekomen. Bij onduidelijkheid is Plan van Aanpak de raadgever. Webstyles zal zich houden aan de sociale procedures, richtlijnen en standaarden. De stockfoto’s die op de website moeten worden weergegeven dienen door de opdrachtgever aangeleverd te worden.
10
KWALITEIT Om het project te laten slagen en de eisen van de opdrachtgever te kunnen waarmaken, is het van belang om als team te werk te gaan. Kiek en Boaz zijn beide verantwoordelijk voor hun taken. De overdacht van de inhoudelijke informatie van de webshop die Kiek heeft onderzocht dient duidelijk gebrieft te worden aan Boaz, die de webshop zal gaan vormgeven. Om de projectresultaten te bewaken zullen de tussenresultaten, gaande weg het project, regelmatig besproken worden met de opdrachtgever. Deze controles zullen worden uitgevoerd om de kwaliteit te waarborgen. Er zullen regelmatig technische procedures en testprocedures worden uitgevoerd, zodat er geen tijd verloren zal gaan aan het corrigeren van gemaakte fouten. Het Plan van Aanpak zal worden teruggekoppeld, om misverstanden te voorkomen. Om kwaliteit te waarborgen zijn de volgende tussenresultaten opgesteld: Datum
Tussenresultaat
Omschrijving
30 september 2014
Debriefing
Er zal een debriefing van het klantgesprek naar de opdrachtgever worden gestuurd, om zijn wensen te controleren en vast te stellen
6 oktober 2014
Akkoord debriefing opdrachtgever
De opdrachtgever heeft tot deze datum de tijd aanvullingen en goedkeuring voor de debriefing te geven
31 oktober 2014
Onderzoeksverslag
In dit verslag zal een Social Media onderzoek, een concurrentie analyse, een SWOT-analyse, een marketingplan, een overzicht van Google Analytics en een promotiebegroting komen, waarbij de inhoudelijke informatie van de webshop wordt weergegeven
10 november 2014
Levering stockfoto’s
Opdrachtgever levert stockfoto’s van alle fietsen die op de webshop worden aangeboden
15 november 2014
Openingsactie
Er zullen drie concepten klaar liggen voor de openingsactie, de opdrachtgever kan een keuze uit deze drie concepten kiezen
22 november 2014
Tussenmeting
Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen gezamenlijk om tafel gaan om het tussenresultaat te meten, hierbij kunnen wensen en aanpassingen besproken worden, zodat het optimale resultaat bereikt kan worden
29 november 2014
Conceptpresentatie
De opdrachtgever krijgt het concept te zien, hij kan hier kritiek en aanvullingen op geven. De tekstverwerker en software kunnen naar wens nog worden aangepast
19 december 2014
Lancering webshop
Het eindresultaat van het project wordt geleverd, de webshop kan in gebruik worden genomen
11
Concrete richtlijnen/afspraken van de projectgroep Om de kwaliteit van het project te bewaren zijn er een aantal afspraken in de projectgroep gemaakt: - De projectgroep komt gemeenschappelijk tot een taakverdeling en planning van het werk; - Meningsverschillen worden uitgesproken om conflicten te voorkomen; - Deadlines die vast zijn gelegd dienen op tijd te worden behaald, door zowel de projectgroep, als een individueel groepslid; - Beide groepsleden krijgen de ruimte om eigen ideeën in te brengen, alle ideeën zijn welkom; - Leden van de groep geven elkaar positieve, maar ook aanvullende feedback; - Als er wordt afgeweken van de heersende normen binnen de projectgroep, moet worden uitgelegd waarom degene dit doet; - Extern advies vragen: de (tussen) resultaten kunnen worden laten beoordeeld door een deskundige buiten de projectgroep; - De projectgroep houdt wekelijks een vergadering om de kwaliteit te waarborgen, hierbij worden de volgende punten besproken: • bespreken van de voortgang; • bespreken van actiepunten; • werkzaamheden afgelopen week bespreken; • werkzaamheden aankomende week bespreken; • deadlines van actiepunten bespreken en/of eventueel aanpassen; • controles van het uitgevoerde werk; • planning maken/aanpassen.
12
PROJECTORGANISATIE Opdrachtnemers Naam
Taak
Contact
Email
Sasho Pramatarov
Marketingadviseur
06 25 28 65 28
[email protected]
Kiek Oudelaar
Marktonderzoeker
06 23306788
[email protected]
Boaz Poolman
Interactief vormgever
06 27260497
[email protected]
Externe adviseurs Naam
Opdracht
Email
Peter Mulder
Projectbegeleider Mediamanagers
[email protected]
Lisette Hensen
Projectbegeleidster Interactief vormgevers
[email protected]
Administratie/archivering Alle gemaakte documenten worden bewaard door Sasho. Sasho is verantwoordelijk voor de archivering van het project. Van de projectleden wordt verwacht dat ze alle vijf de werkdagen aanwezig zijn op school, om te werken aan het project. Verzuim dient gemeld te worden bij de projectgroep, zodat de taken over kunnen worden genomen door andere projectleden. De urenregistratie wordt bijgehouden door Kiek, zodat er een overzicht is van het werk wat gedaan is, deze wordt opgeschreven op de weblog.
13
BEGROTING Kalverstraat 12! 2042 HG! Amsterdam T: 023 987 382 M: 06 234 298 23 W: www.webstyles.nl E:
[email protected] TRAJECT
ASSETS
UREN
VOORTRAJECT
Briefing
1
€ 51,35
€ 51,35
Debriefing
1
€ 51,35
€ 51,35
Voorcalculatie
1
€ 51,35
€ 51,35
Marktonderzoek
11
€ 51,35
€ 564,85
Plan van Aanpak
6
€ 51,35
€ 308,10
Totaal ONTWERPTRAJECT
20 Userstories
€ 1.027,00 € 67,25
€ 100,88
1
€ 67,25
€ 67,25
Inventarisatie
1,5
€ 67,25
€ 100,88
Moodboard
0,5
€ 51,35
€ 25,68
Basislay-out
1
€ 67,25
€ 67,25
Activiteitendiagrammen
3
€ 67,25
€ 201,75
4,5
€ 67,25
€ 302,63
Interactie concept Totaal
13
€ 866,32
Flowchart
2,5
€ 51,35
€ 128,38
Wireframe
3
€ 51,35
€ 154,05
Storyboard
1
€ 67,25
€ 67,25
Voorbeeld pagina’s
4
€ 67,25
€ 269,00
Prototype
9
€ 67,25
€ 605,25
Totaal WERKOVERLEG
TRAJECTPRIJS
1,5
Gebruikerstest
REALISATIE
ASSETPRIJS
19,5 Presentaties Overleg momenten
Totaal
3,5
€ 67,25
€ 235,38
7
€ 67,25
€ 470,75
9 TOTAAL
€ 1.223,93
€ 706,13 € 3.823,38
14
UURTARIEF BEREKENING BEREKENING UURTARIEF: MEDIA MANAGER (KIEK OUDELAAR) Kosten
Kosten per maand/jaar
kosten per jaar
Huisvesting
€800 per maand
Arbeid
€4.000 per maand
DPM - computer - laptop - harde schijf
€1.000 per jaar €800 per jaar €50 per jaar
Risico
€1.000 per maand
€ 12.000
Totaal
€ 71.450
€ 9.600 € 48.000 €1.000 €800 €50
Winst 15%
Uurtarief
71.450 x 1,15= €82.167,50 €82.167,50 : 1600= €51,35 per uur
BEREKENING UURTARIEF: INTERACTIEF VORMGEVER (BOAZ POOLMAN) Kosten
Kosten per maand/jaar
Huisvesting
€800 per maand
Arbeid
€4.500 per maand
DPM - computer - laptop - harde schijf
€1.000 per jaar €300 per jaar €75 per jaar
€1.000 €300 €75
Risico
€700 per maand
€ 8.400
Totaal Winst 15%
Uurtarief
kosten per jaar € 9.600 € 54.000
€ 73.375 73.375 x 1,10= €80.712,50 €80.712,50 : 1200= €67,25 per uur
15
RISICO’S Om risico’s te voorkomen die het succes van het project bedreigen zullen we een onderscheid maken tussen interne- en externe risico’s: Interne risico’s Planning die niet haalbaar is Voorafgaand van het project wordt een planning opgesteld, hierdoor is het niet zeker of deze haalbaar is met de deadline van het project. Het kan voorkomen dat de planning niet haalbaar is met de gestelde tijd. Om te voorkomen dat de deadline niet wordt behaald, is het van belang dat de projectgroep (als het nodig is) haar planning aanpast, zodat het project binnen de opgestelde deadline behaald kan worden. Boaz en Kiek dienen regelmatig een evaluatie te houden, waarin de afgesproken deadlines eventueel opnieuw geplant kunnen worden. Onervarenheid De projectnemers zijn studenten van het tweede jaar Mediamanager en Interactief Vormgever. De projectleden hebben nog niet veel ervaring met een web-project. De projectleden moeten goed communiceren, taken verdelen en plannen om het project te laten slagen. Kiek en Boaz kennen elkaar nog niet en hebben nog nooit samengewerkt, daarom is het belangrijk om een duidelijke planning te maken en elkaar hierop te controleren. Onvoldoende motivatie Het kan voorkomen dat bij sommige projectleden de motivatie niet optimaal is. Dit moet als groep worden voorkomen, er moeten duidelijke afspraken/regels worden opgesteld, zodat de projectgroep hier niet onder lijdt. Onvoldoende inbreng van de opdrachtgever De opdrachtgever dient duidelijk op te geven wat het eindresultaat van het project moet worden. Mocht het eindresultaat worden aangepast, dienen zij dit tijdig te melden. Tussenresultaten moeten goed worden besproken met de opdrachtgever, om misstappen te voorkomen. Het is noodzakelijk dat de opdrachtgevers voldoende inbreng blijven geven in het project. Slechte samenwerking Het kan voorkomen dat de samenwerking van projectleden niet optimaal is. Om dit te voorkomen wordt wekelijks een vergadering gehouden, waarin projectleden hun frustraties kunnen bespreken en naar eventuele oplossingen kan worden gezocht. Te laat beginnen met een activiteit Sommige activiteiten in de planning hebben enige speling. Dit betekent dat er makkelijk vertraging kan worden opgelopen als er te laat begonnen wordt aan de activiteit. Om de kwaliteit te bewaken moet de planning door de mediamanager in de gaten worden gehouden, zodat het project geen vertraging oploopt en de deadlines gehaald worden. Onvoldoende betrokkenheid van de opdrachtgevers Om een project tot een succes te maken is het belangrijk dat de betrokkenen van het project ook daadwerkelijk worden betrokken bij het project. Externe adviseurs kunnen duidelijkheid scheppen bij onduidelijke situaties. Om te voorkomen dat opdrachten anders worden uitgevoerd dan is bedoeld, is het handig om advies te vragen bij onduidelijkheden. Geen rekening houden met het herstellen van fouten Fouten herstellen kost tijd, het herstellen van deze fouten kan zeer kostbaar zijn. De projectgroep dient extra tijd in te plannen, om niet in tijdsnoot te komen.
16
Externe risico’s: Onvoldoende medewerking van de opdrachtgever Als de organisatie niet vergaderingsgezind is, wordt het risico gelopen dat het project niet tot een goed einde kan worden volbracht. Het is van belang dat de opdrachtgevers zijn gegeven opdrachten goed afstemt en overbrengt op de projectgroep, zodat zij het gewenste product kunnen opleveren. Onduidelijke projectgrenzen De grenzen van het project moeten duidelijk worden gecommuniceerd door de leraren aan de projectgroep, zodat deze afgebakend kunnen worden. Wijzigingen in de samenstelling van de projectgroep Het kan voorkomen dat de projectgroep gewijzigd wordt, hierop moet de projectgroep flexibel kunnen reageren, zodat er geen risico wordt gelopen in het halen van de deadline. Op het moment dat er een project lid uit de groep verwijderd wordt, doordat deze bijvoorbeeld te vaak afwezig is, moet dit kunnen worden opgevangen. Een opdrachtgever wordt ziek Het kan zo zijn dat de opdrachtgever ziek wordt, waardoor het project naar een andere projectgever wordt overgedragen. Hier dient de projectgroep rekening mee te houden, zodat zij niet in tijdsnoot terecht komen. Een andere doelstelling Soms hebben betrokkenen met het project bijbedoelingen die in strijd zijn met het projectdoel. Het projectdoel dient regelmatig gecontroleerd te worden bij de opdrachtgevers, zodat het gewenste product opgeleverd kan worden.
17
