Plan van aanpak Containermanagement Systeem IJsselstein

Plan van aanpak Containermanagement Systeem IJsselstein Soest, april 2015

Reinigingsbedrijf Midden Nederland, Postbus 203, 3760 AE SOEST Telefoon: 035 – 60 39 222

Plan van aanpak Container Management Systeem (CMS) IJsselstein Versie: 9 april 2015 Status: Versie 2 Steller: O. Stofberg

1. Inleiding De gemeente IJsselstein heeft zich de ambitie gesteld het huidige scheidingspercentage te verhogen van 52% naar 65%. Om dit te behalen zijn er verschillende maatregelen beschikbaar. De invoering van het CMS is hierin een belangrijke maatregel gelet op het feit dat dan per laagbouwhuishouden wordt vastgelegd welke inzamelmiddelen bij dit huishouden behoren. Afhankelijk van het gestelde beleid rond de inzamelmiddelen (aantal toegestane containers) kan middels CMS het beleid worden gecontroleerd en worden gehandhaafd. Middels beleid (afvalstoffenverordening en uitvoeringsbesluit) vast te stellen over de voorwaarden en kosten omtrent extra containers wordt bepaald hoe de gemeente invulling geeft aan het principe “de vervuiler betaald”. Huishoudens die hun restafval niet willen scheiden/ of meer GFT produceren dan een gemiddeld huishouden kunnen tegen meerkosten gebruik maken van extra containers. In de huidige situatie zijn er huishoudens met meerdere containers. Ervan uitgaande dat elk laagbouwhuishouden recht heeft op 1 container per afvalsoort (restafval, GFT en papier), worden méér dan deze containers door RMN benoemd als illegale containers. Het probleem van de zogenoemde illegale containers speelt ook in de gemeente IJsselstein. In 2009 heeft RMN met de toenmalige deelnemende RMN gemeenten een onderzoek naar de omvang van het probleem illegale containers gedaan voor de fracties restafval en GFT. Vanuit de uitvoering van de inzameltaak in de gemeente IJsselstein is gebleken dat dit percentage illegale containers rond de 7% zal liggen. Een instrument om deze illegale containers aan te pakken is de invoering van een Container Management Systeem (CMS). In 2010 heeft RMN de invoering verzorgd in de gemeente Nieuwegein, in 2011 heeft RMN de invoering verzorgd in de gemeente Zeist en in 2012 is het CMS ingevoerd in de gemeente Soest. De ervaringen uit de gemeente Nieuwegein, Zeist en Soest worden meegenomen bij de invoering van het CMS in de gemeente IJsselstein. In de voorbereiding naar de invoering van het CMS in de gemeente IJsselstein dienen er werkafspraken te zijn gemaakt tussen de actoren van RMN en de gemeente IJsselstein. Aan de hand van een algemene gezamenlijke presentatie over de invoering van het CMS, zullen de betrokken actoren worden geïnformeerd. Vervolgens worden onderlinge werkafspraken tussen de gemeente en RMN gemaakt. Zowel RMN als de gemeente IJsselstein zullen capaciteit en tijd beschikbaar moeten stellen om de invoering van het CMS succesvol te laten verlopen. In de voorbereiding zal de gemeente IJsselstein het beleid moeten vaststellen over de mogelijkheden van een extra container en de bijhorende voorwaarden en kosten. RMN stelt voor om door middel van een pilotwijk de invoering van het CMS in de gemeente IJsselstein te testen en de ervaringen hieruit door te voeren bij verdere invoering van het CMS in de gehele gemeente IJsselstein. Bij de uitvoering ontvangen de huishoudens eerst een inventarisatie antwoordkaart waar zij aangeven welke containers zij hebben en/of willen hebben. Daarna ontvangen zij een informatiepakket met informatie over het CMS en de benodigde registratiestickers. De huishoudens hebben een week de tijd om de registratiestickers aan te brengen, er zal per fractie, indien de registratiesticker ontbreekt, eenmalig gewaarschuwd worden. De volgende inzamelronde worden de containers zonder registratiesticker door RMN verwijderd. Met de antwoordkaart kunnen huishoudens ook een inhoudswissel of een extra container aanvragen.

Plan CMS IJsselstein

2

In dit plan van aanpak wordt beschreven welke stappen door RMN en de gemeente IJsselstein moeten worden genomen in de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie. Dit met de daarbij horende rolverdeling, planning, communicatie en lasten/baten. 2. Opdracht Invoer CMS in de gemeente IJsselstein, hiermee verhogen van scheidingsresultaat met 2% 3. Uitvoering a. Beoogd effect (1) Rol RMN organiseert en regisseert in samenwerking met de opdrachtgever de registratie door middel van registratiestickers van alle rechtmatige restafval, GFT-afval en papier minicontainers in de gemeente IJsselstein (2) Methode RMN initieert en organiseert de invoering van het CMS inclusief de voorbereiding en de uiteindelijke evaluatie. De gemeente IJsselstein verzorgt vorming en vaststelling van het benodigde gemeentebeleid. RMN zorgt er nadrukkelijk voor dat beleid en uitvoering aan elkaar gekoppeld worden, zodat het resultaat leidt tot het behalen van onderstaande eindsituatie. (3) Eindsituatie Volledige registratie van alle rechtmatig verstrekte minicontainers van restafval, GFT en papier afval met als doel:  Verbetering procesbeheersing adres- en/of containermutaties bij RMN.  Behalen logistiek voordeel.  Beperking illegale containers  Beperking “gratis” meeliften MKB  Gecontroleerde verstrekking extra containers  Betere invulling en handhaving principe “vervuiler betaalt”  Beperken ontduiking afvalstoffenheffingen  Verhoging scheidingsresultaat met 2% (inschatting uit afvalbeleidsplan) Het logistieke voordeel en de verhoging van het scheidingsresultaat worden bij het kosten/baten hoofdstuk concreet gemaakt. (4) Uitgangspunten:  13.900 huisaansluitingen, waarvan 9.869 laagbouw aansluitingen  Tarieven conform RMN tarievenlijst 2014  Regionaal afvalbeleidsplanen bijhorend uitvoeringsprogramma is de kapstok.  RMN verzorgt uitvoering, gemeente IJsselstein vormt het beleid. b.

Betrokken functionarissen (1) Gemeente IJsselstein (a) Accounthouder RMN (AH) (b) Strategisch beleidsadviseur (SB) (c) Handhaving (HHV) (d) Belastingen/BSR (BL) (e) Communicatie (CM) (2) RMN (a) Hoofd Planning en Beheer (HPB) (b) Teamleider Planning en Werkvoorbereider (TPW) (c) Werkvoorbereider (WV) (d) Medewerker Containermanagement (MC) (e) Teamleider publiekscontact (TPC) (f) Medewerker voorlichting (MV) (g) Teamleider afvalinzameling Noord (TL) (h) Regiomanager Noord (RM) (i) Planner (PL)


3

c.

d.

(3) Extern (inhuur en leveranciers) (a) Leverancier informatiepakket met stickers (AS) (b) Verspreider (AS) Fasering Fase 1 Beleid Fase 2 Uitvoeringsvoorbereiding Fase 2A Pilotwijk Fase 3 Uitvoering Fase 4 Evaluatie e Fase 5 2 controleronde Deeltaken en tijdschema Fase Taakomschrijving F-1

Presentatie aan actoren gemeente IJsselstein  Handhaving  Klant Contact Center  Belastingen (BSR)  Communicatie Maken werkafspraken RMN en actoren. Afstemming buitendienst IJsselstein Afspraken leveranciers (informatiepakket, verspreiding)

HPB-AH-CM-MV HPB-TPW-PLRM

Mei 2015 Mei 2015

AH-HPB-TL AH-HPB-TPC AH-HPB-TPW AH-HPB-MV AH-HPB-MV HPB-RM/TL

Juni 2015

Juni 2015

HPB

Mei 2015

TPW-CM TPW AS MV-CM HPB-TL-HHV TPC CM HPB-AH

Augustus2015 Augustus 2015 September 2015 September2015 September 2015 September 2015 September 2015 Oktober 2015

HPB-AS

November 2015

AS MV-MC TL-HHV TPC

November 2015 November 2015 November 2015 December 2015

Uitvoering Printen informatiepakket / aanleveren stickerbestand Verspreiding informatiepakket Communicatie (persbericht/internetsite) Afstemming handhavingsactiviteiten Verwerken antwoordkaarten


Maart 2015 Maart 2015 Juli 2015

Pilotwijk Controle pilotwijk bestanden en fysiek Opleveren bestand pilotwijk met EAN Printen / verspreiden informatiepakket Communicatie (persbericht/internetsite) Afstemming handhavingactiviteiten Verwerken antwoordkaarten Uitvoering (waarschuwen/weghalen) 4 weken Evaluatie

F-3

SB-AH SB-AH SB

Uitvoeringsvoorbereiding Informatiepakket Planning invoering per wijk ( incl. pilotwijk)

F-2A

Gereedheid

Beleid Afvalstoffenverordening (concept) Uitvoeringsbesluit (concept) Vaststelling door college/raad (containerbeleid)

F-2

Actoren

4

Uitvoering (waarschuwen/weghalen) F-4

Januari 2016

HPB-AM

Februari 2016

CM

2 kwartaal 2016

Evaluatie Evaluatie (ingenomen containers, aanvragen extra containers, gemaakte uren en kosten, resultaat)

F-5

CM

e

2 controleronde Controle

e

Uiterlijke termijn afronding per fase: Fase 1 Juli 2015 Fase 2 Mei 2015 Fase 2A Oktober 2015 Fase 3 Januari 2016 Fase 4 Februari 2016 e Fase 5 2 kwartaal 2016


5

4. Lasten a. Invoering/opstartkosten: Totaal: Omschrijving

Begroot

Informatiepakket

€

15.000,00

Verspreiding

€

6.000,00

Communicatie

€

2.603,00

Helpdeskmedewerker

€

13.000,00

Aanpassing software

€

2.680,00

Barcode printer

€

840,00

Barcode scanner

€

700,00

Waarschuw en weghalen

€

21.944,00

Extra controleronde

€

7.481,60

Totaal

€

70.608,60

Per Fase:

b.

Fase

Totale kostenraming

F-2

€

6.500,00

F-3

€

56.6627,00

F-5

€

7.481,60

Totaal

€

70.608,60

Voorcalculatie man-uren projectgroep RMN ten laste van opdracht (excl. uren waarschuwen weghalen): Fase

Aantal manuren

F-1

450

F-2

150

F-3

150

F-4

100

F-5

40

Totaal

890

Totaal: 890 manuren á € 50,- = € 44.500,Deze kosten moeten gedekt worden in de RMN begroting 2015/2016. c.

Aanverwante kosten: Vanuit de antwoordkaart in het informatiepakket is het voor huishoudens mogelijk om kosteloos een inhoudswissel aan te vragen, of een aanvraag voor de gratis papiercontainer, of aanvraag voor een extra container. De verwachting vanuit de ervaring met de invoering van het CMS in de gemeenten Soest, Zeist, Nieuwegein en de achterstallige staat van de huidige minicontainers, is dat de geschatte kosten van aanschaf en het uitzetten van deze minicontainers € 100.000,- bedragen.


6

RMN dient voor aanvang van de invoering akkoord op deze € 100.000,- te verkrijgen van de gemeente IJsselstein, de financiering hiervan wordt in de investeringsbegroting van RMN opgenomen. d.

Jaarlijkse kosten: Omschrijving

Totale kostenraming

Datacommunicatie / software

€

480,00

Controleronde

€

7.841,60

Totaal

€

8.321,60

5. Baten a. Besparing op logistieke kosten De verwachting is dat er na invoering van het CMS door middel van routeoptimalisatie een inzamelroute bespaard kan worden, dit bespaart € 30.000,- per jaar op logistieke kosten b. Besparing op verwerkingskosten/verhoging scheidingsresultaat De maatregel invoeren CMS uit het regionaal afvalbeleidsplan geeft een gemiddelde stijging van 2% in het inzamelresultaat. Dit staat voor een besparing van 9,09 kilo restafval per aansluiting. Dit is op geheel IJsselstein een besparing van126 ton restafval wat een besparing oplevert van € 7.500 per jaar aan verwekingskosten. Deze verwerkingskosten zijn als verrekenbare kosten in de RMN begrotingen opgenomen. c. Inkomsten uit extra containers Afhankelijk van het te vormen beleid op extra minicontainer zal duidelijk worden welke meerkosten de gemeente ontvangt uit extra container. Verwacht is dat er voor restafval 5 % extra containers bij de laagbouwhuishoudens zal worden aangevraagd bij berekening van de minimale kostprijs van € 90,00 per restafvalcontainer levert de gemeente dit meeropbrengsten van € 44.000,- per jaar op. Deze inkomsten worden door de huishoudens direct met de gemeente afgerekend en vallen buiten de RMN begroting. d. Totaal overzicht lasten / baten In onderstaand overzicht het overzicht van de lasten en baten, uitgaande van een afschrijftermijn van 10 jaar op de eerder vermelde invoering/opstartkosten. De baten vanuit de inkomsten uit extra containers is gezien dit een belastingheffing betreft niet opgenomen in de RMN begroting maar wel verrekend in dit overzicht. Baten en lasten invoering containermanagement 2014 Incidentrele lasten Structurele lasten Incidentele baten Structurele baten

Scheidingspercentage


52%

2015

2016

2017

2018

46025

32725

31975

0

51500 5475

51500 18775

51500 19525

52%

54%

54%

54%

7

6. Organisatie en informatie a. Taken en verantwoordelijkheden. (1) Strategisch beleidsadviseur IJsselstein (a) Stelt afvalstoffenverordening en uitvoeringsbesluit op (b) Verzorgt politieke besluitvorming (c) Informeert politiek over de status invoering CMS (2) Accounthouder (AH) RMN (Gemeente IJsselstein) (a) Fungeert vanuit zijn rol als AH als opdrachtgever en vertegenwoordiger van de gemeente IJsselstein op tactisch niveau. (b) Fungeert voor RMN als aanspreekpunt voor de gemeente IJsselstein. (c) Verzorgt de informatievoorziening / maakt de werkafspraken met de betrokken afdelingen binnen de gemeente IJsselstein (Handhaving, KCC, Belasting en Communicatie) (3) Hoofd Planning en Beheer (HPB). (a) Projectleider, vertegenwoordiger en aanspreekpunt vanuit RMN voor dit project (b) Voortgangsbewaking uitvoeringsplan. (c) Koppelt periodiek voortgang terug in MT-verband. (4) Teamleider Planning en Werkvoorbereiding (a) Betrokken bij de tot standkoming van de uitvoeringsplanning. (b) Controleert basisadministratie RMN met bestand afvalstoffenheffing IJsselstein (c) Maakt bestand op voor fysieke controle (d) Levert een betrouwbare basisadministratie op (e) Verzorgt de inrichting van de routes (f) Levert het stickerbestand aan. (g) Aanspreekpunt bij uitvoering voor WV en CM (h) Onderhoud contact met afdeling belasting IJsselstein (i) Levert lijsten op van containermutaties. (j) Verzorgt op to date controlebestand in handterminal (5) Werkvoorbereider RMN (WV) (a) Controleert basisadministratie RMN met bestand afvalstoffenheffing IJsselstein (b) Maakt bestand op voor fysieke controle (c) Levert een betrouwbare basisadministratie op. (6) Medewerker voorlichting (MV) (a) Regelt totstandkoming van het informatiepakket. (b) Onderhoud contact met Communicatie IJsselstein (c) Verzorgt persberichten en informatie op internetsite RMN. (7) Teamleider publiekscontact (TPC) (a) Onderhoud contact met KCC IJsselstein (b) Draagt zorg voor verwerking van retour gekomen antwoordkaarten (c) Signalerende functie vanuit gestelde vragen/meldingen vanuit inwoners IJsselstein (8) Regiomanager (RM) / Teamleider afvalinzameling RMN (TL) (a) Verantwoordelijk voor de informatievoorziening CMS naar de buitendienst IJsselstein. Draagt zorg voor medewerking buitendienst. (b) Contactpersoon naar afdeling Handhaving, stemt acties af. (9) Planner RMN (PL) (a) Verantwoordelijk voor het inplannen van de uitvoeringswerkzaamheden (mens en voertuig). b. Communicatie (1) RMN intern: (a) Periodieke terugkoppeling in MT-verband. (b) Interne voortgangsbewaking vindt 2 wekelijks plaats in een bijeenkomst van de projectgroep


8

c.

(c) Informatie m.b.t. voortgang en relevante aspecten in reguliere overige RMNoverleggen. (2) Met opdrachtgever (a) Voortgangsbewaking en agendering in periodiek tactisch overleg. (b) Tussentijdse afstemming zoals in geval van communicatieactiviteiten/ informatievoorziening/ maken werkafspraken (wekelijks). (3) Extern (met bewoners) (a) Publicatie in lokale dagbladen (afstemming met opdrachtgever). (b) Aanschrijven van bewoners met informatiepakket. (c) Waarschuwen met aanhangkaart. (d) Vragen en meldingen via PC (telefoon en internetsite RMN) Benodigde middelen: (1) Voertuig, WEB-bus 2x (2) Buitendienstmedewerkers (3) Up to date basisadministratie (4) Handterminal (5) Informatiepakket met registratiestickers (6) Minicontainers (7) Opslag voor nieuwe en ingenomen minicontainers

7. Afbakening en Risico’s d. Afbakening: Geen uitvoeringsactiviteiten in reguliere vakanties (school) Gemeente IJsselstein verzorgt de heffing extra containers naar de huishoudens van IJsselstein. Tarieven voor extra containers worden bepaald door de gemeente IJsselstein. Er is geen beperking op het aantal extra containers. Gemeente IJsselstein verantwoordelijk voor het beleid , RMN voor de uitvoering e. Risico’s: (1) Onbetrouwbare basisadministratie (2) Geen medewerking vanuit gemeente (3) Leveranciers komen afspraken niet na (4) Geen geschikt personeel, uitval van personeel (5) Registratiestickers niet goed (6) Geen aanlevering van nieuwe minicontainers 8. Relatie met andere projecten/werkzaamheden. (1) Afvalstoffenverordening/uitvoeringsbesluit gemeente IJsselstein (2) Afvalbeleidsplan IJsselstein - uitvoeringsprogramma (3) Optimalisatie inzamelroutes (4) Lopende handhavingsacties (5) Afvalkalender 2015-2016 (6) Containerdistributie RMN


9

Plan van aanpak Containermanagement Systeem IJsselstein

Recommend Documents