pilootproject collectiebeheer dr. Hein Leemans
10-02-2014 Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) gebruikersdag
1
Even voorstellen …
dr. Hein Leemans Bedrijf: Bureau Leemans Marktonderzoek :
[email protected]
2
Hoe kijkt u aan tegen collectiebeheer? Wat is volgens u collectiebeheer? _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________
Hoe beheer je volgens u goed collecties? _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________
3
Vandaag in voorstelling pilootproject collectiebeheer Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement
Deel 2 De filosofie achter WebICB
Deel 3 Probleem bij collectiegegevens invoeren
Deel 4 De oplossing: collectiegegevens verrijken
Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens
Deel 6 Praktijktoets in piloot Bib Halle 4
5
WebICB in collectiecyclus
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
Collectie Collectie planning Planning
(laten) Selecteren
Leveren Afvoeren
Kastklaar maken
Bestellen Bestellen
6
Waarom professioneel collectiebeheer?
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
Herkent u dit? Budgetten staan onder druk; in welke collectiedelen voert u wel of geen besparingen door? Gemeente zijn kritischer en vragen meer verantwoording van budgetten Wensen om collecties beter af te stemmen op behoeften van lokale bevolking en doelgroepen daarin
Bib moet meer doen met minder geld Nood om werkdruk te verlagen Selectie en afvoer professionaliseren; minder op ‘buikgevoel’ en meer op informatie én vakkennis 7
Combineren met beheercyclus
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
combineren
8
WebICB in beheercyclus collectie Collectie planning planning
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
planfase
(laten) selecteren afvoeren
uitvoering fase (‘do’)
bestellen, kastklaar maken
Kastklaar maken
Bibliotheekcollectie
checkfase
9
WebICB als planningstool:
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
Collectieplanning: Hoeveel in welke collectie onderdelen? collectieprofiel Hoeveel voor dit profiel aanschaffen? (selecteren) En hoeveel afvoeren? En welk collectiebudget past hierbij?
Collectie Planning
Op een bewuste en onderbouwde wijze: Op basis van cijfers en informatie En vakkennis van collectioneurs
10
Voorbeeld van collectieprofiel met aanschaftargets en budget
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
Deel van collectieprofiel
Met aankooptargets
En bijbehorend budget
planning Afvoeren
planning (& laten aanschaf selecteren & budget
11
Voorbeeld van tagets voor afvoeren
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
planning afvoeren
12
WebICB als monitor (check): Check op selecteren
Check op afvoeren
Deel 1
Plaats van WebICB in collectiemanagement
In WebICB:
13
14
Wat doet WebICB voor professioneel collectiebeheer?
Deel 2
De filosofie achter WebICB
Levert onderbouwde targets voor gebruik, efficiency (bijv. gewenste uitleenfrequentie), bezit, afvoer en aanschaf Berekent aantallen aan te schaffen en af te voeren titels en bijbehorend onderbouwd en verdedigbaar collectiebudget Bevat monitors zodat tijdige bijsturing mogelijk wordt Is lokaal vraag én beleidsmatig gestuurd
Is een geïntegreerde aanpak op basis van collectiegebruik, bib beleid, lokale vraag, kwaliteit en benchmarking Transparant: collectieprofielen resulteren uit beredeneerde en met informatie ondersteunde beslissingen. Bevordert rendement en kwaliteit van collecties 15
WebICB is een webdatabase
Deel 2
De filosofie achter WebICB
Online tool: Voor collectiebeleid en beheer Inloggen op app.webicb.net Beveiligd met username en password Gebruiker en raadpleegrol (en administrator) Overal toegankelijk via internet en firefox Alle collectie informatie in één database
16
WebICB is een webdatabase
Navigeren: Door je collectie Horizontaal in kruimelpad Of verticaal in collectie onderdelen
Kies je actie: Drie hoofdstappen Stap 1: model aanmaken Stap 2: input geven Stap 3: keuzes maken
Deel 2
De filosofie achter WebICB
Resultaten inzien: Uitgangspositie Keuzes Collectieprofiel
(gewenste collectieomvang)
Targets voor aanschaf, afvoer en budget
17
Meer dan gebruikscijfers alleen
Deel 2
De filosofie achter WebICB
WebICB houdt rekening met: Bezit en uitleningen (wat is er en hoe wordt het gebruikt)
Ook rekening met: Bibliotheekbeleid (missiescores) Optioneel: kwaliteit van collecties Materiaalprijzen Afvoer %’s Afvoerrichtlijnen: welke exemplaren afvoeren?
Selectierichtlijnen: welke exemplaren aanschaffen? 18
Streven naar transparant collectiebeheer
Web ICB model
Deel 2
De filosofie achter WebICB
Gewenste uitleen frequenties
Output: Collectieprofiel Gewenste uitleningen
Collectieprofiel= gewenste uitleen / gewenste uitleenfrequentie 19
20
Workflow in WebICB
Deel 3
Probleem bij collectie gegevens invoeren
21
Deel 3
Collectiegegevens invoeren:
Probleem bij collectie gegevens invoeren
Vul in (optie)
Vul in (optie)
Vul in
Vul in
Vul in
22
Collectiegegevens invoeren, wat frustraties:
Deel 3
Probleem bij collectie gegevens invoeren
Kernproblemen: Kost (erg) veel tijd Database fouten Weinig uniformiteit Dubbeltellingen bij uitsplitsen Gebrekkige rapportagetools in bib systemen ????
23
24
Naar oplossing voor snel goed collectiegegevens invoeren:
Deel 4
De oplossing: collectie gegevens verrijken
Project bibliotheek portalen: Bouw van centraal data-platform Vanuit verschillende systemen Verwerken en bewerken van bib data Om daarna te tonen via bibliotheekportalen Samenwerking tussen o.a. Bibnet en Provincie Doel: transparante publieksvriendelijke zoekomgeving voor bibliotheekcollecties en bijbehorende diensten op het web.
Meer info op: http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Bibliotheekportalen 25
Collectiegegevens verrijken:
Deel 4
De oplossing: collectie gegevens verrijken
combineren
Project bibliotheek portalen: Combi van data van OpenVlacc met lokale PBS-data Circulatiestatistieken van het PBS Vlaams-Brabant Via ‘Id link’ verrijken met editie gegevens zoals uitgever Via ‘FRBR-key’ verrijken met andere gegevens zoals auteur Zie schema op volgende PP:
26
Collectiegegevens verrijken, schematisch:
Deel 4
De oplossing: collectie gegevens verrijken
Cruciaal is link via Id (in provinciale systemen) En via FRBR key (tussentabel) 27
Verrijkte bib collectiedata, resultaat in piloot bib Halle:
Deel 4
De oplossing: collectie gegevens verrijken
Bibnet levert een tabel aan met volgende gegevens: ID | BIB | BARCODE | CALLNO | HOLDS | LOANS | RENEWALS |TIT |frbr |materiaal | taal | type | zizo | siso | subj | doelgr | uitgever | jaar | GC | DATEUP | doelgrINT
In vaste volgorde staan bib collectiedata Bijv. ID = provinciale identificatienummer; BIB = bib identificatiecode
Zowel prestaties als titelkenmerken: Bijv. LOANS = het aantal uitleningen Bijv. TIT = titel van het werk
Csv databestand met | als scheidingsteken DeVoorbeeld tabel wordt aangeleverd als een CSV met | (pipes) als scheidingsteken: vb: van een titel: 38364|HALLE|0972002|$$9HALMAFI$$kMagazijn fictie$$hELIO|0|0|0|De molen aan de Floss|AThemillontheFlossEliotGeorge|BOEK|dut|1||0|Autobiografische literatuur|volwassenen|HETSPECTRUM|1981|0|201306|18
28
Verrijkte bib collectiedata, resultaat in piloot bib Halle:
Deel 4
De oplossing: collectie gegevens verrijken
Voordelen van deze verrijkte bib collectiedata: ‘propere’ data Uniform en eenduidig Ontbrekende gegevens worden aangevuld WebICB werkt bijv. met genres Die kunnen in trefwoordensysteem ontbreken
Geen dubbeltellingen Correcties voor databasefouten Bib hoeft zelf geen collectiegevens uit Aleph te halen
29
30
In WebICB importeren van verrijkte collectiegegevens:
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
Verrijkte bib collectie data
Waarom WebICB importapplicatie: Omzetten van ‘verrijkte bib data taal’ in ‘WebICB taal’, Bijv. ‘dut’ omzetten naar ‘ned’ (nederlands)
Talen, doelgroepen, genres, siso en zizo groeperen Bijv. column, essay en ideeënliteratuur groeperen naar groep van genres ‘essays, columns, ideeënliteratuur’ 31
Importapplicatie maakt bib data geschikt voor import in WebICB:
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
Na stap 3 klaar voor import in WebICB:
32
Conversiestap 2 in importapplicatie:
Verrijkte bib collectie data
importeren
Bewerken met conversie tabel
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
bewaren
Verrijkte bib collectie data plus WebICB data
Verrijkte bib data bewerken: Betekent toevoegen van gegevens in extra kolommen In WebICB taal, bijv.: aan ‘DUT’ in kolom ‘taal’ toevoegen ‘ned’ in extra kolom ‘addlanguage’
Of bijv. genres samenvoegen, bijv.: aan ‘column’ in kolom ‘subj’ (genre) toevoegen in extra kolom ‘essays, columns, ideeënliteratuur’
Data met extra WebICB kolommen is aparte database 33
Voorbeeld van conversietabel in conversiestap 2: brontaal dut ara alb afr bul chi eng
doelmateriaal boek boek boek boek boek boek boek
doelfictienfictie fictie fictie fictie fictie fictie fictie fictie
doeltaal ned arab overig overig overig overig engels
doelgroep
volw volw volw volw volw volw volw
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
(Vlacc taal) nederlands arab Albanees Afrikaans Bulgaars Chinees engels
Brontaal in verrijkte collectiedata omzetten in WebICB doeltaal bijv. ‘dut’ wordt ‘ned’ (nederlands) bijv. ‘ara’ wordt ‘arab’ (arabisch) Bijv. ‘alb’ wordt ‘overige’ (overige talen)
Brontaal blijft in importapplicatie database Maar WebICB gebruikt doeltaal
34
WebICB haalt bib data daarna uit importapplicatie:
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
Data ophalen
Navigeer naar willekeurig collectieonderdeel Kies voor actie ‘initialiseer webicb’ en ‘importeer ….’ 35
In dezelfde WebICB module kan je standaardinstellingen laden:
Deel 5
De oplossing: import van collectiegegevens
standaardinfo standaardscores standaardscores
Standaardscores zijn desgewenst aan te passen 36
37
Pilootproject in bib Halle
Deel 6
Praktijktoets in Bib Halle
Twee doelen: Importapplicatie uittesten WebICB uitproberen
Hoever zijn we vandaag? Er zijn verrijkte data van bib Halle van 2012 en 2013 Er is een conversietabel Er is een 1ste proefversie van importapplicatie Er is een WebICB Halle werkjaar 2013 Er is achtergrondinfo om missiescores te onderbouwen Startbijeenkomst en workshop 1 achter de rug
38
Pilootproject in bib Halle, nog te doen:
Deel 6
Praktijktoets in Bib Halle
Missings in verrijkte data reduceren Conversietabel testen en optimaliseren Importapplicatie testen en optimaliseren Collectiecijfers uit applicatie in WebICB brengen WebICB Halle werkjaar 2014 aanmaken Met kopieerfunctie van input uit werkjaar 2013 Met kleinere verbeteringen
Bib beleid uitwerken in collectiebeleid: Wat betekent ‘huis van de stad’ voor de collecties?
Overige input uitwerken WebICB verder invullen Resultaten fine tunen En: evalueren! 39
Vragen?
Meer info: www.bureauleemans.nl of
[email protected] of + 31 6 22484994 40
