Pedoman KAN 801-2004
Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Ekolabel
Komite Akreditasi Nasional
Kata Pengantar
Pedoman ini diperuntukkan bagi lembaga yang ingin mendapat akreditasi sebagai Lembaga Sertifikasi Ekolabel (LSE). Pedoman ini memuat ketentuan proses dan persyaratan akreditasi yang harus diikuti oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel untuk mendapatkan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN). Pedoman ini disusun berdasarkan berbagai acuan yang berlaku secara Internasional antara lain ISO 14024 (Environmental labels and declarations – Type I environmental labelling – Principles and procedures), Pedoman BSN 4012000 (Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Produk) dan referensi lain dengan berbagai penyesuaian. Penggunaan pedoman ini lebih lanjut harus memperhatikan pedoman lain yang terkait, yaitu Pedoman Umum Akreditasi dan Sertifikasi Ekolabel dan standar atau pedoman lain yang ditetapkan.
i
Daftar Isi
Kata Pengantar ...........................................................................................
i
Daftar Isi ....................................................................................................
ii
Pendahuluan ..............................................................................................
iii
1
Ruang lingkup ......................................................................................
1
2
Acuan ...................................................................................................
2
3
Definisi .................................................................................................
2
4
Lembaga Sertifikasi Ekolabel ...............................................................
2
4.1
Ketentuan umum .........................................................................
2
4.2
Organisasi ...................................................................................
3
4.3
Pelaksanaan ................................................................................
5
4.4
Sub-kontrak .................................................................................
6
4.5
Sistem mutu .................................................................................
6
4.6
Syarat dan Prosedur untuk Pemberian, Pemeliharaan, Perubahan, Penundaan dan Pencabutan Sertifikat ........................................
8
4.7
Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen ....................................
9
4.8
Dokumentasi ................................................................................
9
4.9
Rekaman ..................................................................................... 10
4.10 Kerahasiaan ................................................................................ 11 5 Personel Lembaga Sertifikasi Ekolabel ................................................. 11 5.1 Umum ............................................................................................ 11 5.2 Kriteria Kualifikasi .......................................................................... 12 6 Perubahan persyaratan sertifikasi ......................................................... 13 7 Banding, Keluhan dan Perselisihan ...................................................... 13 8 Permohonan sertifikasi ......................................................................... 13 9 Persiapan evaluasi ............................................................................... 14 10 Evaluasi ................................................................................................ 15 11 Laporan evaluasi .................................................................................. 15 12 Keputusan sertifikasi ............................................................................. 16 13 Survailen dan Evaluasi Ulang ............................................................... 17 14 Penggunaan Sertifikat dan Tanda Ekolabel .......................................... 18 15 Keluhan terhadap pemegang sertifikat ................................................. 18 ii
Pendahuluan
Sertifikasi Ekolabel produk yang dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel merupakan suatu cara pemberian jaminan bahwa produk yang disertifikasi telah memenuhi kriteria ekolabel yang ditetapkan dan dokumen normatif lainnya. Bukti pemenuhan terhadap kriteria ekolabel yang ditetapkan dan dokumen normatif lainnya diwujudkan dalam bentuk sertifikat ekolabel yang berisi pernyataan pemenuhan kriteria dan hak penggunaan tanda ekolabel pada suatu produk dan atau kemasannya. Untuk menjaga kredibilitas sertifikat yang dikeluarkan, maka Lembaga Sertifikasi Ekolabel sebelum melaksanakan kegiatan sertifikasi perlu terlebih dahulu mendapat akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN) sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah ditetapkan. Berdasarkan usulan dari beberapa pihak dunia usaha, Kementerian Lingkungan Hidup, Badan Standardisasi Nasional dan Komite Akreditasi Nasional menerapkan sistem akreditasi dan sertifikasi ekolabel di Indonesia, dengan mengadopsi sistem internasional untuk sertifikasi produk dengan beberapa penyesuaian. Organisasi lain, baik pihak pemerintah maupun swasta, juga turut berpartisipasi dalam penyusunan standar dan pedoman sistem akreditasi dan sertifikasi ekolabel tersebut.
iii
Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Ekolabel 1
Ruang lingkup
1.1 Pedoman ini menetapkan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh pihak ketiga yang melaksanakan sertifikasi ekolabel sehingga sertifikasi yang dilaksanakannya diakui kompeten dan dipercaya. Dalam pedoman ini kata “produk” digunakan dalam arti yang luas termasuk barang atau jasa; kata “kriteria” dapat mencakup dokumen normatif lain seperti spesifikasi atau peraturan teknis. 1.2 Sistem Sertifikasi yang dimaksud dalam pedoman ini adalah Ekolabel Tipe I. Catatan 1: Terdapat 3 pendekatan pelabelan lingkungan sesuai dengan skema ISO. Pelabelan lingkungan Tipe I adalah pemberian label lingkungan oleh pihak ketiga kepada produk yang memenuhi seperangkat persyaratan (“multi-criteria”) yang telah ditentukan pada kategori produk tertentu.
Pelabelan lingkungan Tipe II
adalah swa-deklarasi. Pelabelan lingkungan Tipe III adalah informasi kuantitatif tentang aspek lingkungan dalam daur hidup produk yang disampaikan oleh pemasok berdasarkan verifikasi independen oleh pihak ketiga. 1.3 Sistem Sertifikasi Sistem sertifikasi yang digunakan Lembaga Sertifikasi Ekolabel dapat mencakup satu atau lebih hal berikut, yang dapat digabungkan dengan survailen produksi atau asesmen bagian sistem manajemen lingkungan relevan dari pemohon atau keduanya, sebagaimana diuraikan dalam Pedoman ISO/IEC 53 : a) pengujian jenis atau pemeriksaan; b) pengujian atau inspeksi contoh yang berasal dari pasar atau dari lokasi pemohon atau dari kombinasi keduanya; c)
pengujian atau inspeksi setiap ekolabel atau ekolabel tertentu, baik yang baru atau yang sudah dipakai;
d) pengujian atau inspeksi kelompok; e) penilaian desain 1
Sistem sertifikasi untuk ekolabel Indonesia tipe 1 berupa asesmen sistem manajemen dan pengujian atau inspeksi contoh yang berasal dari pasar atau dari lokasi pemohon atau dari kombinasi keduanya, mengikuti kriteria ekolabel yang ditetapkan. 2. Acuan •
Pedoman BSN 2-1994, Istilah-istilah umum dan definisi-definisi yang terkait dengan standardisasi dan kegiatan terkait.
•
ISO 14020 : 1998, Environmental labels and declarations - General principles.
•
ISO 14024 : 1999, Environmental labels and declarations – Type I environmental labelling – Principles and procedures.
•
ISO/IEC Guide 23 : 1982, Methods of indicating conformity with standards for third-party certification systems.
•
SNI 19-17025 : 2000, Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi.
•
ISO/IEC Guide 27 : 1983, Guidelines for corrective action to be taken by a certification body in the event of misuse of its mark of conformity.
•
ISO/IEC Guide 28 : 1982, General rules for a model third-party certification system for products.
•
Pedoman BSN 401-2000, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Produk.
3 Definisi Untuk pedoman ini, digunakan definisi yang relevan yang terdapat dalam Pedoman BSN No. 2 –1994 : istilah-istilah umum dan definisi-definisi yang terkait dengan kegiatan standardisasi dan kegiatan terkait dan ISO 14050 : Environmental Management - Vocabulary. 4 Lembaga Sertifikasi Ekolabel 4.1 Ketentuan umum 4.1.1 Kebijakan, prosedur, dan administrasi yang diterapkan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel tidak bersifat membeda-bedakan, dan pelaksanaannya juga harus diatur dengan cara yang tidak membeda-bedakan. Prosedur tersebut harus 2
tidak menghalangi atau menghambat akses pemohon (pihak yang mengajukan permohonan untuk mendapatkan sertifikat ekolabel) kecuali yang tercantum dalam pedoman ini. 4.1.2 Pelayanan Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus dapat diakses oleh semua pemohon yang ingin mendapatkan ekolabel. Biaya atau syarat lain yang tidak wajar harus tidak boleh ada. Akses harus tidak mensyaratkan ukuran/klasifikasi pemohon atau keanggotaan suatu asosiasi atau kelompok, atau sertifikasi harus tidak dikaitkan dengan jumlah sertifikat yang sudah diterbitkan. 4.1.3
Ketentuan yang digunakan untuk mengevaluasi produk pemohon harus
sesuai dengan kriteria ekolabel yang ditetapkan. Persyaratan kriteria yang sesuai dengan tujuan ini dicantumkan dalam Pedoman Umum Penyusunan Kriteria Ekolabel. Jika diperlukan penjelasan menyangkut penerapan dokumen ini untuk suatu sistem sertifikasi yang spesifik, maka penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh komite atau personel yang relevan dan tidak memihak serta memiliki kemampuan teknis yang memadai, dan diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel. 4.1.4 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasi sesuai dengan produk yang sedang dipertimbangkan sertifikasinya. 4.2 Organisasi Struktur organisasi Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan kepercayaan atas jasa sertifikasinya. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus : a) tidak memihak; b) bertanggung jawab atas keputusannya yang berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perubahan, penundaan dan pencabutan sertifikasi; c)
menunjuk dan menetapkan manajemen (komite, kelompok atau personel) yang harus bertanggung jawab secara menyeluruh atas hal-hal berikut: 1.
pelaksanaan pengujian, evaluasi dan sertifikasi sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini. 3
2.
perumusan masalah kebijakan berkaitan dengan operasi Lembaga Sertifikasi Ekolabel.
3.
keputusan sertifikasi.
4.
pengawasan penerapan kebijakan Lembaga Sertifikasi Ekolabel.
5.
pengawasan keuangan Lembaga Sertifikasi Ekolabel.
6.
pendelegasian kewenangan kepada komite, kelompok atau individu, sebagaimana disyaratkan, untuk melaksanakan kegiatan yang ditetapkan atas nama Lembaga Sertifikasi Ekolabel.
7.
pertimbangan teknis untuk pemberian sertifikasi.
d) mempunyai legalitas hukum; e) mempunyai
struktur
organisasi
terdokumentasi
untuk
menjaga
ketidakberpihakan, termasuk ketentuan untuk menjamin pengoperasian Lembaga Sertifikasi Ekolabel; struktur organisasi tersebut harus dapat diikuti oleh
semua
pihak
yang
berkepentingan
dengan
pengembangan
kebijaksanaan dan prinsip-prinsip yang berkaitan dengan skema dan fungsi sistem sertifikasi; f)
memastikan bahwa setiap keputusan sertifikasi diambil oleh seseorang atau beberapa orang yang berbeda dengan mereka yang melaksanakan evaluasi;
g) mempunyai hak dan tanggung jawab yang relevan terhadap kegiatan sertifikasi; h) mempunyai aturan yang memadai untuk menyelesaikan pertanggungjawaban (liability) terhadap tuntutan yang timbul akibat pengoperasian dan/atau kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel; i)
mempunyai stabilitas keuangan dan sumber daya yang disyaratkan untuk menjalankan sistem sertifikasi;
j)
mempekerjakan sejumlah personel yang memadai dengan kualifikasi pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sertifikasi berkaitan dengan jenis, kisaran dan volume pekerjaan yang dilaksanakan, dibawah tanggung jawab eksekutif senior;
k)
mempunyai sistem mutu, yang memberikan kepercayaan kemampuan Lembaga Sertifikasi Ekolabel dalam mengoperasikan sistem sertifikasi ekolabel;
l)
mempunyai kebijakan dan prosedur yang jelas untuk sertifikasi ekolabel; 4
m) menjamin bahwa Lembaga Sertifikasi Ekolabel berikut eksekutif senior dan staf, bebas dari tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain yang dapat mempengaruhi hasil proses sertifikasi; n) mempunyai
peraturan
dan
struktur
formal
untuk
pembentukan
dan
penugasan setiap komite yang terlibat dalam proses sertifikasi; komite tersebut harus bebas dari tekanan komersial, keuangan, dan tekanan lain yang dapat mempengaruhi keputusan; struktur keanggotaan komite dipilih berdasarkan keseimbangan kepentingan, tanpa ada kepentingan tunggal yang dominan. o) menjamin bahwa kegiatan lembaga lainnya yang terkait tidak mempengaruhi kerahasiaan, obyektivitas atau ketidakberpihakan sertifikasinya dan Lembaga Sertifikasi Ekolabel tidak boleh : 1) menyediakan atau mendesain jenis produk yang disertifikasinya, 2) memberikan nasihat atau menyediakan jasa konsultasi kepada pemohon mengenai cara mengatasi masalah yang menghambat permohonan sertifikasi, 3) menyediakan produk lain yang dapat mempengaruhi kerahasiaan, objektivitas atau ketidakberpihakan proses dan keputusan sertifikasi. p) mempunyai kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan keluhan, banding dan perselisihan yang diterima dari pemohon atau pihak lain yang berkaitan dengan penanganan sertifikasi. 4.3 Pelaksanaan Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menempuh seluruh langkah yang diperlukan untuk mengevaluasi kesesuaian dengan kriteria ekolabel produk terkait sesuai persyaratan sistem sertifikasi ekolabel. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menggunakan standar terkait atau bagian yang relevan dan persyaratan lain seperti pengambilan contoh dan pengujian yang menjadi dasar untuk sistem sertifikasi yang digunakan. Dalam menjalankan kegiatan sertifikasinya, Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memperhatikan persyaratan kecocokan dan kompetensi laboratorium penguji dan personel yang melaksanakan fungsi-fungsi Lembaga Sertifikasi Ekolabel.
5
4.4 Sub-kontrak Bila Lembaga Sertifikasi Ekolabel memutuskan untuk mensub-kontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan sertifikasi (antara lain pengujian) kepada institusi lain atau personel yang kompeten, maka perjanjian kontrak yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan perbedaan kepentingan harus tertulis dan didokumentasikan dengan baik. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus: a) bertanggung jawab penuh atas pekerjaan yang disubkontrakkan dan memelihara tanggung jawab untuk pemberian, pemeliharaan, perubahan, penundaan atau pencabutan sertifikasi; b) menjamin bahwa institusi atau perorangan yang diberi sub-kontrak, kompeten dan memenuhi ketentuan dalam pedoman ini serta standar dan pedoman lain yang berkaitan dengan pengujian atau kegiatan teknis lain; c)
menjamin bahwa institusi atau perorangan yang diberi subkontrak tidak terlibat langsung ataupun melalui atasannya dalam hal desain atau produksi produk sehingga terjaga ketidakberpihakannya;
d) memperoleh persetujuan dari pemohon. Catatan 2 : 1.
Bila kegiatan yang terkait dengan sertifikasi telah dilakukan sebelum permohonan sertifikasi diajukan, Lembaga Sertifikasi Ekolabel dapat mempertimbangkannya, asalkan Lembaga Sertifikasi Ekolabel bertanggung jawab sesuai perincian pada 4.4 a) dan memenuhi peraturan yang diperinci dalam 4.4 b) dan c).
2.
Persyaratan yang tercantum dalam 4.4 a), b) dan c) juga relevan, dalam hal bila Lembaga Sertifikasi Ekolabel telah menandatangani perjanjian kerja dengan Lembaga Sertifikasi Ekolabel lain dan menggunakan hasil kerja Lembaga Sertifikasi Ekolabel tersebut untuk pemberian sertifikasinya sendiri.
4.5 Sistem mutu 4.5.1 Manajemen Lembaga Sertifikasi Ekolabel yang memiliki tanggung jawab dibidang mutu harus menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan mutu, termasuk sasaran mutu dan komitmennya terhadap mutu. Manajemen harus 6
menjamin bahwa kebijakan tersebut dimengerti, diterapkan dan dipelihara pada semua tingkat organisasi. 4.5.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menerapkan sistem mutu yang efektif sesuai dengan butir yang relevan dalam pedoman ini dan sesuai dengan jenis, kisaran dan volume pekerjaan yang dilaksanakan. Sistem mutu ini harus didokumentasikan dan dokumentasi ini harus tersedia untuk digunakan oleh staf Lembaga Sertifikasi Ekolabel. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menjamin penerapan yang efektif dari sistem mutu, prosedur dan instruksi yang didokumentasikan. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menetapkan personel yang mempunyai akses langsung ke tingkat eksekutif tertinggi, di samping tanggung jawab yang lain, dan harus mempunyai kewenangan untuk: a) menjamin bahwa sistem mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan pedoman ini; b) melaporkan unjuk kerja sistem mutu kepada manajemen Lembaga Sertifikasi Ekolabel untuk kaji ulang dan sebagai dasar peningkatan sistem mutu. 4.5.3 Sistem mutu harus didokumentasikan dalam panduan mutu dan prosedur mutu terkait. Panduan mutu minimal harus berisi atau mengacu pada : a) pernyataan kebijakan mutu; b) uraian ringkas tentang status legal Lembaga Sertifikasi Ekolabel, termasuk nama para pemilik; nama-nama orang yang mengendalikan Lembaga Sertifikasi Ekolabel, bila berbeda; c)
nama, kualifikasi, pengalaman, serta kerangka acuan kerja eksekutif senior dan personel sertifikasi lain, baik internal maupun eksternal;
d) bagan organisasi yang menunjukkan jalur kewenangan, tanggung jawab dan alokasi fungsi yang berasal dari eksekutif senior; e) uraian organisasi Lembaga Sertifikasi Ekolabel, termasuk rincian manajemen (komite, kelompok atau personel), konstitusi, kerangka acuan kerja dan peraturan prosedur sebagaimana dimaksud pada butir 4.2 c); f)
kebijakan dan prosedur untuk melaksanakan kaji ulang manajemen;
g) prosedur administrasi termasuk pengendalian dokumen;
7
h) tugas operasional dan fungsional serta pelayanan yang berkaitan dengan mutu, sehingga rentang dan batas tanggung jawab setiap personel diketahui oleh pihak yang berkepentingan; i)
prosedur
pengangkatan,
pemilihan dan pelatihan personel Lembaga
Sertifikasi Ekolabel serta pemantauan unjuk kerja; j)
daftar subkontraktor yang disetujui dan prosedur untuk penilaian, perekaman, dan pemantauan kompetensi;
k)
prosedur penanganan ketidaksesuaian untuk menjamin efektifitas setiap tindakan koreksi dan pencegahan yang diambil;
l)
prosedur untuk evaluasi produk dan penerapan proses sertifikasi, termasuk 1) syarat untuk penerbitan, penundaan, dan pencabutan sertifikat. 2) pengendalian terhadap penggunaan dan penerapan dokumen yang digunakan dalam sertifikasi ekolabel;
m) kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan banding, keluhan dan perselisihan; n) prosedur pelaksanaan audit internal berdasarkan ketentuan yang berlaku. 4.6 Syarat dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perubahan, penundaan, pencabutan sertifikat 4.6.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menetapkan syarat untuk pemberian, pemeliharaan dan perubahan sertifikat serta syarat tentang penundaan atau pencabutan sertifikat, sebagian atau keseluruhan. 4.6.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mempunyai prosedur untuk a) memberikan,
memelihara,
mencabut
dan
jika
diperlukan,
menunda
berlakunya sertifikasi; b) memperluas atau mengurangi ruang lingkup sertifikat; c)
mengevaluasi ulang bila terjadi : - perubahan penting yang mempengaruhi desain produk atau spesifikasi, atau - perubahan dalam kriteria yang harus dipenuhi oleh produk yang disertifikasi, atau - perubahan kepemilikan, struktur atau manajemen pemohon, atau 8
- jika ada informasi lain yang menunjukkan bahwa produk tidak memenuhi lagi persyaratan sistem sertifikasi. 4.7 Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen 4.7.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus melaksanakan audit internal berkala yang mencakup semua prosedur dengan cara terencana dan sistematik, untuk membuktikan bahwa sistem mutu diterapkan dan efektif. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menjamin bahwa : a) personel yang bertanggung jawab untuk bidang yang diaudit, diberi informasi hasil audit; b) tindakan koreksi dilaksanakan tepat waktu dan dengan cara yang benar; dan c)
hasil audit didokumentasikan
4.7.2 Manajemen Lembaga Sertifikasi Ekolabel dengan tanggung jawab eksekutif, harus mengkaji ulang sistem mutu pada jangka waktu tertentu untuk menjamin kesinambungan kesesuaian dan efektivitas agar memenuhi persyaratan pedoman ini, dan kebijakan mutu serta tujuannya yang telah ditetapkan. Rekaman kegiatan kaji ulang tersebut harus dipelihara. 4.8 Dokumentasi 4.8.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menyediakan (melalui publikasi, media elektronik atau dengan cara lain), memutakhirkan pada interval waktu tertentu, dan memberikan hal-hal berikut jika diminta : a) informasi tentang kewenangan pengoperasian Lembaga Sertifikasi Ekolabel; b) dokumen pernyataan tentang sistem sertifikasi ekolabel termasuk aturan dan prosedur pemberian, pemeliharaan, perubahan, penundaan dan pencabutan sertifikat; c) informasi tentang prosedur evaluasi dan proses sertifikasi yang menyangkut setiap sistem sertifikasi ekolabel; d) uraian tentang cara
organisasi memperoleh dana, dan informasi umum
tentang biaya yang dibebankan kepada pemohon yang disertifikasi;
9
e) uraian tentang hak dan kewajiban pemegang sertifikat yang produknya disertifikasi, termasuk persyaratan, larangan atau pembatasan penggunaan logo/tanda ekolabel dan/atau logo Lembaga Sertifikasi Ekolabel dan cara mengacu sertifikasi yang telah diberikan; f) direktori produk yang disertifikasi beserta pemegang sertifikatnya. 4.8.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian semua dokumen dan data yang berkaitan dengan fungsi sertifikasinya. Setelah pembuatan awal dokumen dan apabila ada amandemen atau perubahan dokumen, maka dokumen tersebut harus dikaji ulang dan disetujui kecukupannya oleh personel yang kompeten dan berwenang, sebelum diterbitkan. Daftar semua dokumen berikut identifikasi status penerbitan dan/atau amandemen harus dipelihara. Distribusi semua dokumen tersebut harus dikendalikan untuk menjamin bahwa dokumen yang sesuai selalu tersedia bagi personel Lembaga Sertifikasi Ekolabel atau pemegang sertifikat, jika diperlukan untuk melaksanakan setiap fungsi yang berkaitan dengan kegiatan Lembaga Sertifikasi Ekolabel. 4.9 Rekaman 4.9.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memelihara sistem rekaman yang sesuai dengan kondisinya dan memenuhi peraturan yang berlaku. Rekaman harus menunjukkan bahwa prosedur sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan survailen dan dokumen lain yang berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perubahan, penundaan, dan pencabutan sertifikat. Rekaman harus diidentifikasi, dipelihara dan dimusnahkan sedemikian rupa sehingga dapat menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi. Rekaman harus disimpan untuk jangka waktu tertentu sehingga kesinambungan kepercayaan dapat dibuktikan minimal satu periode sertifikasi, atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4.9.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk menyimpan rekaman selama periode tertentu sesuai ketentuan peraturan 10
perundangan-undangan yang berlaku atau kewajiban lainnya. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mempunyai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan akses terhadap rekaman tersebut sesuai dengan ketentuan kerahasiaan. Catatan 3 : Jangka waktu penyimpanan rekaman membutuhkan perhatian khusus, dengan mempertimbangkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan lain yang disepakati. 4.10 Kerahasiaan 4.10.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mempunyai pengaturan yang memadai, konsisten dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh selama kegiatan sertifikasi pada semua tingkat organisasi, termasuk komite dan lembaga atau personel dari luar yang bertindak atas nama Lembaga Sertifikasi Ekolabel. 4.10.2 Kecuali disyaratkan dalam pedoman ini atau oleh peraturan perundangundangan, informasi yang diperoleh selama kegiatan sertifikasi ekolabel tidak boleh dipaparkan kepada pihak ketiga tanpa ijin tertulis dari pemegang sertifikat tersebut. Jika peraturan perundang-undangan mensyaratkan informasi harus dipaparkan kepada pihak ketiga, maka pemegang sertifikat harus diberitahu tentang informasi yang diberikan, selama diizinkan oleh peraturan perundangundangan yang berlaku. 5. Personel Lembaga Sertifikasi Ekolabel 5.1 Umum 5.1.1 Personel Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memiliki kompetensi sesuai dengan fungsi yang dilaksanakan, termasuk membuat pertimbangan teknis yang diperlukan, menyusun kebijakan dan menerapkannya.
11
5.1.2 Instruksi yang menguraikan dengan jelas kewajiban dan tanggung jawab, didokumentasikan dan harus tersedia bagi setiap personel. Instruksi tersebut harus dipelihara dan selalu dimutakhirkan.
5.2
Kriteria kualifikasi
5.2.1 Untuk menjamin agar evaluasi dan sertifikasi dilaksanakan secara efektif dan
seragam,
Lembaga
Sertifikasi
Ekolabel
harus
menetapkan
kriteria
kompetensi minimum bagi personel yang relevan. 5.2.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mensyaratkan personel yang terlibat dalam proses sertifikasi untuk menandatangani kontrak atau dokumen lain yang menyatakan komitmennya a) akan memenuhi aturan yang ditetapkan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan kerahasiaan, bebas dari sifat komersial dan kepentingan lain; dan b) menjelaskan ikatan mereka secara pribadi, atau atas nama atasan mereka dengan pemohon atau perancang produk yang akan dievaluasi atau disertifikasi, baik sebelum dan/atau pada waktu akan ditugaskan. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menjamin, dan mendokumentasi kan, bahwa personel yang dikontrak secara pribadi, atau atas nama atasan mereka, memenuhi semua persyaratan personel yang ditetapkan dalam pedoman ini. 5.2.3 Informasi tentang kualifikasi, pelatihan dan pengalaman yang relevan dari masing-masing personel yang terlibat dalam proses sertifikasi harus dipelihara oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel. Rekaman pelatihan dan pengalaman harus tetap mutakhir, khususnya mengenai : a) nama dan alamat; b) keanggotaan dan kedudukan dalam organisasi c)
kualifikasi pendidikan dan status profesional
d) pengalaman dan pelatihan dalam setiap bidang kemampuan Lembaga Sertifikasi Ekolabel; e) tanggal pemutakhiran rekaman terakhir; 12
g) penilaian unjuk kerja. 6. Perubahan persyaratan sertifikasi Lembaga
Sertifikasi
Ekolabel
harus
menginformasikan
setiap
ada
perubahan persyaratan sertifikasi kepada pemegang sertifikat. Perubahan ini harus mempertimbangkan pendapat pihak yang berkepentingan sebelum diputuskan dalam bentuk yang tetap dan tanggal efektifnya. Setelah memutuskan dan mempublikasikan, perubahan persyaratan yang ditetapkan, Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memverifikasi bahwa setiap pemegang sertifikat melaksanakan penyesuaian seperlunya dalam waktu tertentu, yang menurut Lembaga Sertifikasi Ekolabel sudah memadai. 7. Banding, keluhan dan perselisihan 7.1 Banding, keluhan dan perselisihan yang diajukan oleh pemegang sertifikat atau pihak lain kepada Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus sesuai dengan prosedur Lembaga Sertifikasi Ekolabel. 7. 2 Setiap Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus a) menyimpan semua rekaman banding, keluhan dan perselisihan, dan tindakan perbaikan berkaitan dengan sertifikasi; b) melaksanakan tindak lanjut yang diperlukan; c)
mendokumentasikan tindakan yang telah dilakukan dan keefektifannya.
8
Permohonan Sertifikasi
8.1 Informasi Prosedur Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menyediakan uraian rinci yang mutakhir bagi setiap pemohon mengenai prosedur evaluasi dan sertifikasi yang berlaku, dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak dan kewajiban pemohon yang produknya disertifikasi termasuk biaya yang harus dibayar oleh pemohon.
13
8.2 Permohonan 8.2.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel mengharuskan setiap formulir permohonan yang disediakan, diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh wakil pemohon yang berwenang dengan melampirkan : a) ruang lingkup sertifikasi yang dimohon. b) pernyataan bahwa pemohon setuju untuk memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan informasi yang diperlukan untuk evaluasi produk yang akan disertifikasi. c) pernyataan tentang komitmennya dalam mentaati peraturan perundangundangan di bidang lingkungan dan peraturan lainnya yang terkait. 8.2.2 Pemohon minimal harus memberikan informasi berikut : a) bidang usaha, nama, alamat, status hukum perusahaan; b) data-data yang relevan dengan pemenuhan kriteria ekolabel, antara lain hasil uji produk, komposisi bahan baku dan lain-lain. 9
Persiapan Evaluasi
9.1 Sebelum melaksanakan kegiatan evaluasi,
Lembaga Sertifikasi Ekolabel
harus melaksanakan penelitian terhadap persyaratan permohonan sertifikasi dan memelihara rekamannya untuk menjamin agar : a) persyaratan untuk sertifikasi didefinisikan dengan jelas, didokumentasikan dan mudah dipahami; b) menghilangkan perbedaan pengertian antara Lembaga Sertifikasi Ekolabel dan pemohon; c) Lembaga Sertifikasi Ekolabel mampu melaksanakan jasa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang diminta. 9.2 Lembaga
Sertifikasi
Ekolabel
harus
menyiapkan
rencana
kegiatan
evaluasinya untuk pengaturan yang diperlukan. 9.3 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menetapkan personel dengan kualifikasi yang sesuai untuk melaksanakan tugas evaluasi tertentu. Personel tidak boleh 14
ditugaskan jika mereka terlibat dengan, atau dipekerjakan oleh lembaga yang terlibat dalam desain, pemasokan, instalasi atau perawatan produk tersebut selama jangka waktu tertentu, yang dapat mempengaruhi ketidakberpihakan. Personel ini selanjutnya disebut sebagai evaluator. 9.4 Untuk menjamin bahwa evaluasi dilakukan dengan lengkap dan benar, evaluator yang terlibat harus dilengkapi dengan dokumen kerja yang diperlukan. 10
Evaluasi
10.1 Evaluator harus mengevaluasi produk pemohon sesuai kriteria ekolabel yang ditetapkan dalam ruang lingkup yang diuraikan dalam permohonan. 10.2 Evaluator dapat meminta pengujian ulang laboratorium, kunjungan verifikasi lapangan atau meminta informasi tambahan yang relevan apabila diperlukan. 11
Laporan evaluasi
11.1 Laporan
disiapkan oleh
evaluator dan diserahkan kepada Lembaga
Sertifikasi Ekolabel untuk pengambilan keputusan. 11.2 Laporan evaluasi minimal harus berisi : a) tanggal evaluasi; b) nama evaluator; c) identifikasi seluruh aspek yang dievaluasi (seperti identitas pemohon, produk yang dievaluasi, dan parameter yang dievaluasi); d) kategori produk dan kriteria ekolabel; e) temuan terhadap kesesuaian dan ketidaksesuaian atas pemenuhan kriteria ekolabel, hasil analisis terhadap temuan dan rekomendasi. 11.3 Laporan
ketidaksesuaian
harus
segera
disampaikan
oleh
Lembaga
Sertifikasi Ekolabel kepada pemohon agar pemohon dapat melakukan perbaikan dan memenuhi seluruh persyaratan sertifikasi dan
evaluasi atau pengujian
lanjutan yang diperlukan. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mengevaluasi ulang 15
bagian-bagian yang perlu dari prosedur semula, berdasarkan tindakan perbaikan yang telah dilakukan oleh pemohon sesuai batas waktu yang ditentukan. 12
Keputusan sertifikasi
12.1
Keputusan
memberi sertifikat atau tidak atas produk dilakukan oleh
Lembaga Sertifikasi Ekolabel berdasarkan informasi yang terkumpul selama proses evaluasi dan informasi relevan lainnya. Personel yang membuat keputusan sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam evaluasi . 12.2 Keputusan
memberi
sertifikat
biasanya
tidak
berlawanan
dengan
rekomendasi dari evaluator. Namun jika terjadi perbedaan, maka Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memberikan penjelasan dan mendokumentasikannya. 12.3 Lembaga Sertifikasi Ekolabel tidak boleh mendelegasikan wewenangnya untuk
memberikan,
memelihara,
mengubah,
mengurangi,
menunda
atau
mencabut sertifikasi kepada orang lain atau institusi lain. 12.4 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memberikan dokumen sertifikat resmi berbentuk sertifikat yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab untuk
tugas tersebut kepada setiap pemohon yang produknya disertifikasi.
Sertifikat
tersebut minimal harus memuat identifikasi dan pernyataan sebagai
berikut : a) nama dan alamat pemegang sertifikat; b) ruang lingkup sertifikat yang diberikan, termasuk : 1) produk yang disertifikasi, yang dapat diidentifikasi melalui jenis atau rentang produk 2) kriteria ekolabel yang berlaku untuk setiap produk atau kategori produk yang disertifikasi 3) tipe ekolabel yang diterapkan c) tanggal efektif sertifikat, dan jika sesuai masa berlaku sertifikat; d) hak penggunaan tanda ekolabel.
16
12.5
Jika pemegang sertifikat mengajukan permohonan untuk perubahan ruang
lingkup sertifikasi yang telah diberikan, Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memutuskan prosedur evaluasi yang sesuai untuk menentukan dapat tidaknya perubahan tersebut dilakukan dan Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus segera menindaklanjuti. 13
Survailen dan Evaluasi Ulang
13.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus memiliki prosedur yang terdokumentasi mengenai pelaksanaan survailen dan evaluasi ulang sesuai dengan ketentuan sistem sertifikasi. 13.2 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mewajibkan pemegang sertifikat memberitahukan tentang : 1. perubahan penting yang mempengaruhi desain produk atau spesifikasi, atau 2. perubahan kepemilikan, struktur atau manajemen pemegang sertifikat. Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus menentukan apakah perubahan yang dimaksud memerlukan pemeriksaan lebih lanjut. Jika demikian halnya, pemegang sertifikat tidak diijinkan menggunakan tanda pada produk yang bersangkutan, sebelum Lembaga Sertifikasi Ekolabel memberi persetujuan kepada pemegang sertifikat. 13.3 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mendokumentasikan kegiatan survailen dan evaluasi ulang. 13.4 Bilamana
Lembaga
Sertifikasi
Ekolabel
memberi
wewenang
untuk
meneruskan penggunaan tanda pada produk yang telah disertifikasi, Lembaga Sertifikasi Ekolabel secara berkala harus melakukan survailen terhadap produk yang diberi tanda untuk memastikan bahwa produk tersebut masih memenuhi kriteria.
17
14
Penggunaan Sertifikat dan Tanda Ekolabel
14.1 Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus mengendalikan hak kepemilikan, pemakaian dan peragaan sertifikat dan tanda ekolabel 14.2 Petunjuk mengenai penggunaan sertifikat dan tanda ekolabel yang diijinkan oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel dapat dilihat pada pedoman ISO/IEC Guide 23. 14.3 Cara
mengacu
terhadap
sistem
sertifikasi
yang
tidak
benar
atau
penyalahgunaan sertifikat dan tanda ekolabel dalam iklan, katalog dan lain-lain harus ditangani oleh LSE dengan tindakan yang tepat Catatan 4: Tindakan seperti itu dimuat dalam Pedoman ISO/IEC Guide 27 dan dapat mencakup tindakan koreksi, pencabutan sertifikat, pengumuman pelanggaran dan jika perlu tindakan yang sesuai dengan hukum yang berlaku. 15
Keluhan terhadap pemegang sertifikat
Lembaga Sertifikasi Ekolabel harus meminta pemegang sertifikat untuk : a) menyimpan rekaman semua keluhan terhadap pemegang sertifikat, mengenai kesesuaian produk dengan persyaratan kriteria yang terkait dan rekaman tersebut harus tersedia bila diminta oleh Lembaga Sertifikasi Ekolabel; b) mengambil tindakan yang diperlukan sesuai dengan keluhan dan kekurangan yang ditemukan pada produk yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan sertifikasi; c) mendokumentasikan tindakan yang diambil.
18
