danArsipDa€rahdi KabupatenKarimun............../MuhammadZen Perpustakaan
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAII DI KABUPATEN KARIMT]N Oleh: MuhammadZen KarimunDistrict is lied in KepulauanRiauProvince.ThisProvincehasnot only a verystrategicgeographic site,butalsoitisdirectlylimitedtoMalaysiaandSingapore.With continuouslydevelopingarea potential, one dspect requiring attentionis government'sability to adapt to Local Library and File in Karimun District. One strategt used in, it is to develop library optimally, and providefacilitiestosupportit. Objectiveof studywasto understandDeveloprnentof Local Library andFile in KarimunDistrict. Thisstudy usedescriptive-qualitative. Resultsof stady indicated that internal environnent affecting thedevelopmentoflocallibraryand File in Karitnun District were: (a) qual@ of human resources,(b) qual@ of semice, (c) instrumentsand infrastructures,(d) budgetfor library ffice and. (e) site of library office. Vfhereas,extemalenvironment factors were: (a) absenceoftechnologt,(b)geographicconditionoflocal Library andFile in KarimunDistrict, (c) supportof otherinstitutions. Ksywords: Growth,Library AndArchivesArea,in KarimunDistrict. *
MahasirwaFohrltasIlmuSosialdrnPolitikUGM
A. PENDAHT]LUAI\ Perpustakaan merupakan salah satu media pelestari bahanpustaka sebagaihasilbudayabangsa. adalahsebagaisumber Salahsatufungsiperpustakaan informasi, ilmu pengetahuan,teknologi, dan kebudayaaa.Artinya budayabangsayang merupakan hasil cipta, karya, dan karsa manusia itu akan disimpan, dilestarikan, dan dipergunakan di peryustakaan. Prosesini akanterusberputarke depan, rlan tumbuh, bergerakke arahkemajt'an. Untuk lebih meningkatkandaya guna dan hasil gunape{pustakaanyang merrjangkauselunrhlapisan masyarakatdipandangperlu untuk menetapkansuatu lembagayang menanganiPerpustakaanUmum. Di KabupatenKarimunterdapatPerpustakaan dan Arsip Daerahyang merupakanPerpustakaanUmr.rmyang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) KabupatenKarimun, Nomoi 16 Tkrhun2007,tanggal 31 Juti 2007, tentangPembentukandan Organisasi Kantor PerpustakaanUmum Kabupaten Karimun. Dalam peraturan tersebut, Perpustakaandan Arsip Daerah KabupatenKarimun adalahunsurpendukung hrgasBupati di bidangPerpustakaan danArsip, yang dipimpin oleh seorangKepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggungiawab kepada Bupati melalui SelaetariatDaerah.Untuk menindaklanjuti PeraturanDaerahtersebut,perluditetapkanKeputusan Bupati KarimunNomor 12 Tahm 2007 tangal30 April 2007 tentang PenjabaranTugas Pokok dan f'trngsiKantorPerpustakaanUmum K ab u p at en Karimunsertalandasanpelalsanaannyaberdasarkan KeputusanBupati lkrimun Nomor 17Tahun 2008
tentangUraian TugaspadaUnit Kerja di Lingkungan KantorPerpustakaan UmumKabupatenKarimun. Berdasarkan landasan yuridis tersebut, Perpustakaan danArsip DaerahKabupate,lrIGrimun mernpunyai tugas melayani masyarakatumum di bidang perpustakaan dan informasi, serta memasyarakatkanpe{pustakaan.Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenlkrimun fimgsi antaralain: 1. Pelaksanaanpenyusunanrencanadan program kebiiaksanaan teknisdi bidangperpustakaan; 2. Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, pemlatan dan penyajian buku perpustakaan. Dalam menjalankan p€ranan dan firngsiny4 diperlukan pedomanberupa visi dan misi. Dalam visinya ditegaskanbahwa Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenKarimunadalah" Terwuj udny a masyqrakatyang gefirar membaoaagarterbebasdari kebodohan, keterbelakangan,ketertinggalan arus infomrasi.dan ilmu pengetahuandalam pelaksanaan otonomi daerah memasuki era globalisasi dan era informasi."Sedangkan misinyaadalah: 1. Mencerdaskan kehidupan bangsa pada nmrunnya danmasyarakat Kabupaten Karimunpada khususnya, 2. Melembagakan sikap masyarakat Kabupaten Karimunrmfuk gemarmembaca. Untuk menjamin clsnrell6ukunt kelancaranvisi dan misi tersebut,maka salahsatustr:ategiyang akan dilakukan dalam hal ini adalah mengembangkan
Berkataltmu Ferpustakaandan Informasi- VolumeVll. Nomorl, 2011
25
PerpustakaandanArsip Daerahdi lGbupate,lrKarimrm........'...../MuhammadZen
perpustakaansecara optimal, serta m€xlyediakan fasilitas untuk menunjang hal tersebut. Dengan demikian sudah sepantaslan Pemerintah Daerah Kabupaten Karimun ikut bertanggung jaryab perpustakaan daerah di terhadap pengembangan wilayahnya. Sejauh ini Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupaten l&rimun mempunyai kolelsi pustaka sebanyakl8.364judul, yang terdiri dari karya fiksi, non fiksi, kolelsi refere,nsi,dan koleksi perguruan ni.gF yang belum dimanfaatkan secara optnal. Jumlahkolelsi ini menunjukkanangkayang sangat minim.
. Meskipun perpustakaan telah melaksanakan pelayanan setiaphari,akan tetapi pengunjmg yang datang masih minim. Setiap hari tercatat hanya berkisar 20-25 ofimg saja. Dengan adanya pengunjung yang minim ini, Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupaten Karimun tergolong Menuut_ informasi perpustakaansepi pengrrnjua'rg. para pengunjung perpustakaan,diketahui bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang dicaginya dan mengeluhrurlnganyang sempit sertatidak nyaman. Karenatidak menemukankoleksi yang dicarinya,makakemudiandia tidak datanglagi tersebut. untukberkunjungkeperpustakaan Masalah-masafahdi atasdapatmenggambarkan tentangkondisi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun yang masih sangat memprihatinkan.Hal ini mungkindisebabkankarena Daerah lurangnya perhatian dari Pemerintah (Pemda)KabupatenKarimun. lt'dinimnyaanggaran yangdiberikan untuk operasional perpustakaan, membuat perpustakaan daerah sulit berkembang.Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan Pemdayangdikeluarkanbelum berpihak pada pengembanganperpustakaanda€rah. Belum maksimalnyasumberdayamanusia,saranaprasarana, gedung serta anggaran yang terbatas, maka Kabupaten Perpustakaandan Arsip Daerah di Karimun belum memadai, dan pelayananterhadap pemustakatidak bisa optimal.Bertitik totakdari latar belakang permasalahantersebut, penulis ingin DanArsip Daerahdi meneliti tentang"Perpustakaan KabupatenKarimun." B. METODEPENELITIAN Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Perpustakaan danArsip DaerahKabupatenKarimun. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian diskriptif
26
kualitatif. Unhrkmendapatlandata-datayang mendukung penelitian ini, penelitimelakukandengancara: 1. Pengamatan Pe,nelitituun ke lapanganmengamatilangsung terhadapkegiatanPerpustakaan danArsipDaerah KabupatenKarimun. 2.'Wawancara/interview Untuk mengetahui Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun" maka dilakukan wawancara untuk memeroleh keterangan di lapangandengancantanya jawabdan bertatap mukadenganinforman. 3. StudiDokumentasi Studi dokumentasi mendukung data yang diperolehdi lapangan. Data-data tersebut berdasarkanbuku-buku yang berkaitan dengan masalah yang dibahas, dan literatw-literatur, PeraturanDaerah,Tupo*sisebagailandasandasar hukumnya. C. PENGELOLAAITPERPUSTAKAAN a. Arti PentingdanThgasPerpustekaan Menurut Undang-undangNo. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan,mengandung pengertian bahwaperpustakaan adalahinstansipengelolakoleksi karya tulis, karya cetakdan ataukarya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, informasi, dnnrelreasiparape'mustaka. SedangkanSK Menpan No. 132 tafu'' 2002 memberikan batasan tentang unit perpustakaan dokumentasidan informasi yaitu unit kerja yang memiliki SDM, ruanganlhusus dan kolelsi bahan pustakasekurang-lnuangnya terdiri dari 1.000judul dari berbagai disiplin itnu yang sesuai dengan jenis perpustakaanyang berbangftutan dan dikelola me,nurutsistemtertentu. Dengan demikian dapat dipahami bahwa perpustakaanmerupakan suafu unit kerja yang menempati suatu tempat khusus yang didalamnya terdapat hasil karya yang dikelola dengan menerapkan kaidahkerjayangbaku. Sutanro (2003:55-56) me,ngatakan bahwa peranan sebuah perpustakaanadalah bagian dari tugas pokok yang harus dijalankan di dalam perpustakaan.Oleh karena itu peranan yang harus dijalankan ikut menentukan dan mempengaruhi tercapainyamisi dan tujuan perpustakaan.
danInformasi- VolumeVll' Nomorl,2011 BerkatallmuPerpustakaan
PerpustakaandanArsip Daerahdi Kaburpaten IGrinun............."1MuhanmadZen
b. fipePerpustakaanUmum Ketenfuan tipe perpustakaanrrnum menurut pedoman penyelenggaraanperpustakaan' dari PerpustakaanNasional RI adalahmerujuk pada SK MenpanNo. 132 tahun 2002 dan ketentuan dari Public Library Manisfesto, yang dikeluarkan PBB tah'n 1962 dan direvisi pada tahun 1994. SK Menpanmenyatakanbahwasebuahunit dapatdisebut pe{pustakaanbila memiliki koleksi sedikit-dikimya 1.000bulu. Ketentuantersebuttidak menyebutkan judul atau koleksi. $sdangkan ket€ntuan Public Library Manisfesto adalah anjuran agar setiap 50.000jiwa dilayaniperpustakaan unun. D. II{ANATEMENSTRATEGIS !. DilinisiManajemenStratcgis Banyak definisi yang diberikan oleh pakar namun sebelummnya terhadapmanajemenstrategi, perlu diketahui terlebih dahulu tentang defenisi strategi itu sendiri seperti ditawarkan Hur dan Majluf (1991) dalam Salusu(2000:100),nrmusan tentangstategi sebagaiberikut: a. Sebagaipola keputusankonsisten,menyatudan integrat; b. Menentukan dan menampilkan tujuan organisasidalam artian sasaranjangkapanjang, prograrnbertindak dan priotitas alokasi sumber &ya; c. Menyelelsi bidang yang digeluti atau akan digeluti organisasi; d. MencobamendapatkankeuntunganyangmamFu bertahan lama, dengan memberikan respon yang t€pat terhadappeluang dan ancamandari ling*unganektemalorganisasi,dan kekuatanserta kelemahannya; e. Melibatkan semuatingkat hirarki dari organisasi Salusu,(2000:I 00-10 1) Adapun Mc Nichols (1997) mendefenisikan strategi seperti dikutip Salusu QA00:92-93)sebagai berikut: "Strategt is the science and art of employing armedstrengthof a belligerentto securethe object of war. More restriced,the scienceand art of a military command exercised to meet the enemy under afu antageousconditions." Dengan kata lain strategi adalah suatu seni menggmakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk mencapai sasarannya melalui
hubungan yang efektif dengan linghmgan dalam kondisiyangpalingmenguntungkan Definisi lain yanghamFirmirip dengandefinisi di atas, dikemukakanoleh Lester A.Digman (1986) dalamSuharyanto(2005:28)sebagaiberilut: _ "Strategic management adalah suatu proses berkelanjutan yang meliputi usaha- usaha untuk memadukanorganisasidenganperubahanlingkungan dengancarayangpaling mungkin menguntungtan. Lebih jelasnya Manage'me,lrt Statejikmeliputiusala itu sendiri dengan lingkungan eksternalnya". Management Stategi adalah zuatu seni fteterampilan), teknik dan itnu merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi serta mengawasiberbagaikeputusanfirngsional organisasi (bisnis dan non bisnis), yang selaludipenganrhioleh lingkunganinternaldan ekternal yang senantiasa berubah sehinggamemberikan kepada organisasiuntuk mencapaitujuan sesuaidenganyang diharapkan." Jadi, menyimpulkan dari definisi di atas, manajemensfiategiadalahsuatuprosesberkelanjutan yang meliputi usaha untuk memadulan organisasi dengan lingkungan intemal dan eksternal dalam rangka me,ncapai tujuanyangdiharapkan. b. ProsesPerumusonStrategis Ada delapanlangkahprosesperumusansfratejik @ryson 2005:55), yaitu: (a). memprakarsaidan menyepakatisuatuprosasperencanaansbategis;(b). mengidentifikasimandatorganisasi;(c). memperjelas misi dan nilai organisasi;(d). menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan; (e). menilai lingkungan elsternal: peluang dan ancaman; (f). mengidentifikasiisu-isu stategis; (g). menrmuskan sFategi untuk; (h). merumuskan stategi untuk mengelolaisu; E. LINGKTINGAI{ STRATEGIS a. Lingkunganlnternal Analisis faktor lingkungan int€rnat sangat berguna untuk me,ngetahui kekuatan-kekuaandan kelemahan-kelemahanlingtilngan internat. Secara meliputi tiga katagori yaitu: pertama, input (resources)yangmencakupsumberdayayangdimiliki organisasi:sepertisumberdayamanusia,kernampuan ekonomi,inforrrasi dan kompetensi.Kedua" proses kerja yang mencangkup keselunrhan(overall) prosesfungsionalataudepartemen,danketiga,adalah kinerja Qterfomance)yang menrmjrrkanpada hasit
Berkalallmu Perpustakaan dan Informasi- VolumeVll. Nomorl, 2011
27
Karimun...........'../MuhammadZen PerpustakaandauArsip Daerahdi Kabupate,n
Indikatorvariabelketersediaanteknologi: l. Kemampuan organisasi memanfaatkan teknologi; 2. Kemampuanorganisasimenyediakan sarana teknologi sesuaikebutuhanorganisasi 3. Kemampuan organisasi mempersiapkan SDM sesuai perkembangan teknologi. Indikator keterjangkauan perpustakaan dari kecamatanadalah:jarak tempat tinggal dengan layanan perpustakaan, kemudahan akses transportasimenuju layananperpustakaan.
yangdicapaiselamaini. Krnlitas kerja dari organisasibiasanya sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia, kualitas layanan, ketersediaan saxana prasarana, ketersediaananggaf,an,kesetrategisanletak kantor perpustakaan. Sedangkan lingkungan ekstemal menawarkan peluang sekaligus juga tantangan. Peluangadalahsituasipenting yang mengr:ntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecenderunganpentingmerupakansalahsatusumber kecenderungan peluang. Yang termasuk komponen lingkungan elstemal adalahkomponenekonomi,sosial, politik, hukum, teknologi, pelanga,n, kompetisi, tenaga kerja,penyalur,dankomponeninternasional. Dariuraian tentang lingkungan ekternal diatas, maka dalam kaitannyadenganKantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dapat disebutkanbahwa komponen lingkungan elstenal untuk Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: ketersedianteknologi dankondisi geografisKabupatenKarimun.
-
b. LingliunganEksternal Menwut Wheelen dan Hunger dalam Salusu (2000), lingkungan ekstenral memiliki variabelvariabelyangbisaditemukandalamtask environment ataudalamsocietalenvironment. Task environment ataukelompok-kelompokyang adalahelemen-elemen secara langsung dapat berinteraksi dan saling mempengaruhidengankegiatanorganisasi;meliputi klien, konsumen, pemerintah,kelompok-kelompok kepentingan, para pesaing dan masyarakat. Sedangkansocietal environmentadalahelemenatau kelompokataukekuatanyang sifatnya lebih umum, danyangtidak secaralangsungdapatmempengaruhi kegiatan organisasi dalam jangka pendek, nalnun dapat dan babkan sering kali berpengaruhdalam jangka panjang,yang terdiri dari beberapaelemen sosiokultural,ekonomi,teknologi,hukum,danpolitik sertaelemenekologi. Sehubungandenganpemahamandi atas, maka danArsip lingkunganekstemalKantor Perpustakaan pengembangan Daerah KabupatenIfurimun dalarn budayabacaadalahsebagaiberikut : - Indikator persepsimasyarakatyang digunakan adalah: l. Tingkat pemahaman masyarakat tentang perpustakaan; 2. Tingkat kepedulian masyarakat terhadap perpustakaan.
1. AnalisisLingkunganlnternal Berikut ini analisis faktor internal dari Kantor Perpustakaan danArsip DaerahKabupatenKarimun, yaitu: Aspek sumberdayamanusiadalam suatu organisasi merupakan faktor kunci bagi kelangsunganaktivitas suatuorganisasi,karenapada hakekatnyadi dalam organisasiitu sendiri terjadi proses kerja sama antar manusia rmtuk me,ncapai tujuan organisasi. Indikator kualitas sumber daya manusiaadalah: (1) Tingkat pendidikan formaUinformal; (2) Bimtek atau diklat yang pernah diikuti; (3) Pengalamankerja dalambidangperpustakaan. .rnelaksanakan pekerjaan agar berjalan Untuk efektif, maka dituntut SDM yang memiliki latar belakairg pendidikan perpustakaan.Latar belakang pendidikan ilnu perpustakaanminimal D3 dan tuntutansaatini adalah52 Ilmu Perpustakaan,dapat berbahasaInggris serta paham terhadap teknologi informasi." Untuk melaksanakantugas pokok dan fimgsi le,mbaga (perpustakaan)dengan baik diperlukan sumberdayamanusiayangprofesional.Yakni mereka yang memiliki ilnu pengetahuan,ketrampilan, dan memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya. Kompetensiyang perlu dimiliki seorangprofesional afrtaralain berupakecerdasanintelektual,yang harus
28
-
F. PERPUSTAKAAT'I DAN ARSIP DAERAH K A B UP A T E N K A RI MUN DAN PENGELOLAANI\TYA Identifikasifaktor linglrungan sfategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, dilakukan denganmence,r:natilingkungan internal dan linglamgan elsterral yang meliputi kekuatan,kelemahan,peluang dantantangan.
Vll. Nomorl,2011 danInformasi BerkatallmuPerpustakaan - Votume
diimbangi dengan kesabaran (tidak emosional), bahkan juga kecerdasanspiritual. Hal ini penting antara IQ dan SQ merupakan pendukung. dari kompetensiintelektual. Dari data di Perpustakaandan Arsip Daerah KabupatenKarimun laralitas SDM cukup batlc, yaitu didukung dengan admya 7 onng sarjana. Arsip Da€rahKabupaten Kantor Perpustakaandan Karimun merupakankekuatan$trength$. Namun jumlah SDM yang dimiliki terdiri dari PNS, CPNS, dan pegawai kontak yang jumlahnya melebihijumlahPNS, sehingga dapat dikatagorikan dan Arsip Daerah Kabupaten Kantor Perpustakaan 'IGrimun kekurangan pegawai dan membutuhkan pegawai yang banyak. Setiap hari pegawai yang ditempatkandi bagian pelayananberjumlah 6 orang PNS, 5 orang pegawaikontak; pelayanan mobil kelililing bdumlah 2 orang pegawai kontak; pengolahanada I orang PNS, 4 orang pegawai konbak; tata usaha 2 onng PNS, 2 orangpegawai kontrak;keuanganada I orangPNS,3 orangpegawai konfrak; Arsip ada I orangPNS, 5 orangpegawai kontrak; dan 4 orangbertugasdi unit kecamatan,dan kelurahan. Kegiatan lain seperti pengolahan,penylangan, pelestarian dan pembinaan dilakukan sambil pelayanan.Di mana petugaspelayanan sore, pagi harinya dapat melakukan tugas-tugas tersebut. Pelaksanaantugas seperti tersebut dirasa sangat mengurastonaga,karenasetiapharinyaadabeberapa pegawai yang bekerja sehari penuh, meskipun dilahkan bergantian.Untuk itu sangat diperlukan tambahanjuml ahpegawai. pelayanan Kantor Sedang kualitas Perpustakaan dan Arsip Daerah l(abupaten Karimun dalammelakukanpelayananmerupakanhal yang tidak dapat dikesampingkan. Kantor PerpustakaanUmum KabupatenKarimun memiliki karyawan yang reponsif terhadap kepuasan penggrrnadansemangatyangtinggr dalammelakukan pelayanan.Hal ini terbukti dengan dilakukannya pelayanandi luarjam kerja,yaitupelayanansorehari. Semua itu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Dengan ketersediaankaryawan yang responsiveini dapatmemberilanpelayananyangbaik bagi penggunaperpustakaan. Menurut penilaian pengrmjrmgperpustakaan,kinerja karyawandalam memberikan pelayanan kepada pengguna sangat baik. Pelayanandari dimensi kehandalansudah cukup baik berarti harapan mereka telah terpenuhi. Hasil ini
menunjukkanbahwa penggunamerasasangatpuas terhadap pegawai yang memiliki kompetensiyang baik untukmelayanipengguna,sehinggamenciptakan pelayananyang menruaskandan harapanmereka terpenuhi.Begitupula dalammemberikan pelayanan terhadap pengguna atas informasi yang dibutuhkan pegawai dapat menunjukkan ataa mengarahkan rnauprm memberikan altematif keberadaansumber informasi yang dibutuhkantersebutde,ngan baik . Sedangkan koleksi yang dimiliki Kantor Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenlfurimun pada tahun 2004 sebanyak7.481 eksemplar.Pada tahun 2005 koleksi bahan pustaka mencapai7.529 eksemplar.Dengandemikiankoleksibahanpustakadi Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenlGrimun mengalami kenaikan. Ditinjau dari pelaksanaan pengelolaanperpustakaan, makaKantorPerpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun belum dipersiapkan gedung secara memadai. Untuk penyimpanan, pengolahan, dan pendayagunaan kolelsi belum memiliki ruang yang representatif. Denganluas 'nnah600 m2 danluasbangunan 340 m2 kurangmemadai,sehinggadiperlukanperluasan bangunan yang memadai Apabila rencana pembangunan gedungperpustakaan terwujud,maka hat ini merupakan kabar yang menggembirakan bagi penggrma dan staflpegawaidi lingkungan Perpustakaan danArsip DaerahKabupatenKarimun. Dengan adanyagedungyang representatiftentu saja pelayanan perpustakaan lebih menjamin pemakai perpustakaan.Namun dengan pembangrrnangedung yang representatif tentu sajaharusdiimbangi dengansarananprasarana, SDM yang profesional, dan dukungan dana yang memadai. Selain belum tersedianya gedung yang memadai,jug? tempat rak-rak, lemari-lemari dan pendukung s a ra n a la in n y a b el u m mencukupi.Dengan demikian tidak ada keseimbangansaxanadan prasaranayang disediakan untuk penyimpanannya.Namun Perpustakaandan Arsip Daerah KabupatenIkrimun telah berupaya untuk memenuhi kebutuhantersebut dengan cara terus mengadakan sarana dan prasarana dan merencanakan pembangunan gedung yang representatif. Sedangkanapabila ditiqiau dari kestrategisan letaklokasipenelitian,Perpustakaan danArsipDaerah di Kabupaten Karimun secara Administratif berbatasandengan:
Berkataltmu Ferpustakaandan Informasi- VolumeVll. Nomorl, 2011
29
perpustakaandanArsip Daerahdi KabupatenKarimun............../MuhammadZen
a. SebelahUtara berbatasanlangsungdenganSelat SingapuradanSelatMalaka. b. Sebelah Selatan dengan Kabupaten Indragiri Hilir, c. Sebelah Timur dengan Kota Batam dan KabupatenKepulauanRiau, d. SebelahBarat berbatasandenganBengkalisdan KabupatenPelelawan. Kabupaten Karimun berada pada wilayah Provinsi KepulauanRiau yang merupakanprovinsi yangpenuhdenganlimpahanrahmatdari TbhanYang MahaEsa.Selain letak geografisnya yang sangat strategis karena berada pada pintu masuk Selat Malaka dari sebelahTimur juga berbatasandengan pusatbisnis dan keuangan di Asia Pasifik yakni Singapura. Disamping itu provinsi ini juga berbatasan langsung dengan Malaysia. Dengan Motto "Berpancang Amanah, Bersauh Marwalq ProvinsiKepulauanRiau bertekadrmtukmembangun daerahnyamenjadi salah satu pusat pertumbuhan tetap perekonomian nasional dengan yang Melayu buddya nilai-nilai memperta[ankan dan yang cerdas, sejahtera, masyarakat oleh didukung berakhlakmulia. jumlah Dengan pertimbanganberkembangnYa penduduk, maka potensi daerah akan terus berkembangdengantingl@t pertumbuhanekonomi, dan ilmu pengetahuan serta bidang lainnya. Pelayanan publik seharusnya memiliki keahlian lfiusus dalam melayani pemustaka,sehinggaakan menghasilkanpelayanan yang lebih baih lebih cepat dan dapat memberikan kepuasan bagi masyarakat pengguna lfiususnya terutana pada pengelolaanperpustakaan itu sendiri. Sedangakandari segl anggaran nerupakan salah satu sarana pendukungselunrhkegiatandi perpustakaan.Tanpa adan'yadukungan anggaran terutama dalam proses penyusunanailnya,maka implementasi tidak dapat berjalan lancar. Dalam prosespenyusunan anggaranme,medukantahapantahapan yang harus dilalui, walaupun dalart pelaksanaannyaterkadang mengalami hambatanhambatan.Prosesanggarankegiatanitu biasanyapada bulan Febuari, namun kegiatanpaling cepat dapat diimplementasikan pada bulan Juni. Hal ini menrpakanbagian dari hambatanyang memerlukan inovasitersendiridari sebuahkegatan. Dalam implementasi kegiatan dukungan anggaransangatpenting, terkadanganggaranyang tersediatidak dapatmemenuhisemuakegiatanyang ada, sehinggadalam impleme'lrtasinya progratn 30
menyesuailananggamn.. Sebena:nya,"telahdiajukan banyak rencana kegiatan, tetapi anggaran sudahdipatok, sehingga tidak semuaanggaranyangdiajukan disetujuiDPRD, karena ,rnggaf,anyang tersedia tidak memadai. Sehingga program yang dijalankan akan menyesuaikan anggaranyangtersedia. Berdasarkan uraian diatas, diperlukan suatu kebijakan pimpinan untuk lebih me'nentukanlagi bagaimanayang menjadi skala prioritas kegiatan dengandukungananggaranyangtersedia. 2. AnalisisLingkunganElsternal Adapun kondisi lingkungan eksternal yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan kebijakan pengelolaan dan pengembangan Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenKarimrm antaralain: a. KondisiGeografrs Kondisi geografis seperti ini merupakan tantangan bagi Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, untuk pengembangan perpustakaantersebut.Kantor Perpustakaan Dan Arsip Da€rah Kabupaten IGrimm harus dapat mene,nfulcanstategis yang topat agar dengan kondisi geografis tersebut dapat memberikan ganperpustakaan tersebut. kontibusi bagiperke,mban Da ri h a s il wa wa n c a ra t e rs e b u t , j e l a s menunjukkan bahwa letak geografis Kabupaten Karimun sangat strategis bagi pengembangan perpustakaan tersebut.Tetapidengankondisi jumlah SDM 7 orangPNSdan3 CPNSsefia25orangpegawai konffalq maka sangatmemprihatinkan.Ditinjau dari jumlah 256 kehnahandibandingkan jumlah SDM Perpustakaandan Arsip DaerahlGbupaten I(arimm jelas tidak mampumelaksanakan tugastersebutsecara optimal b. Pemanfaatan Teknol,ogi teknologi Pengembangan infrastruktur informasi dan komunikasi' belum 6ildftsanekandi Perpustakaan dan Arsip Da€rah Kabupaten Karimun. Denganadanyateknologi informasi telrtu saja akan menarnbah kesibukan jaLtr a,lses informasiglobal.Adapun alasanbelumdilaksanakan pengembangan infrastnrkturteknologi informasi dan untuk anggaran komrinikasi karena pengernbangan infrastnrktur teknologi informasi belum tersedia. Selain behrm tersedianya anggaran, dipelukan kesiapan sumber daya pengembangan teknologi manusianya untuk
Vll. Nomorl, 2011 danInformasi ' Votume BerkalaltmuPerpustakaan
PerpustaloandanArsip Daerahdi KabupateirKarimun............../MuhammadZen
informasiitu sendiri. c. Dukunganinstansilain/Swasta Variabeldukunganinstansi lain ataupundwasta merupak"n faktor dari linglflmgan ekternalyang sangatberpengaruhpadakehidupansuatuorganisasi. Padadasanryasetiaporganisasitidak dapatberjalan sendiri dalam mencapai tujuan, tanpa adanya kerjasamadenganorganisasilain. Mekanisme koordinasi atau kerjasama antara berbagai instansi tersebut tidakterlepasdari adanya pendekatan kebijakan. Terkait dengan adanya dukungan dengan instansi lain/swasta terhadap program atau kegiatan pada Kantor Perpustakaan" dapatdisimpulkanbahwa pendekatandalam proses pembuatan kebijakan menggunakan pendekatan kelembagaan,dalam pendekatankele,mbagaanini, dimana progfilm atau kegiatan dilakukan oleh lembaga-lembagapemerintah, masyarakat baik individu'maupun kelompolq memiliki kewajiban untuk mematuhi kebijakan'kebijakanyang di buat oleh pemerintah, karena lembaga pemerintah mempunyai legistimasipolitik dan oleh karenannya berhak foemaksakan kebijakannya. Dengan pendekatan kelembagaan tidak terjadi tumpang tindih kegiatan,karena pendekatanini memandang program yang dilakukan oleh instansi terteirtu, dan progam lain dikerjrkan oleh instansi yang lain. Sementara ada suatu program yang dilakukan beberapainstansi.Jika demikian halnya maka harus ada koordinasi antara berbagai instasi tersebut. Dengan adanyakoordinasi ini maka suatuprogram ataukegiatandapatberjalanlancardenganduhmgan instansilain. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah IGbupatenKarimunadalahinstansiyang melakukan tugas pelayanan masyarakat. Kegiatan-kegiatan operasionalKantor Perpustakaandan Arsip Daerah KabupatenKarimun terutamadalam hal. pelayanan dan pemasyarakatanmirrat baca, tidak lepas dari adanyakerja samadenganinstansilain. Dalambidang pelayanan di kantor, selalu berhubungan dengan instansi sekolah untuk keanggotaanbagi pelajar, dengan peq4lruan tinggr untuk mahasiswa dan dengan pemerintah desa untuk keanggotaan masyarakatumum. Kerjasamaini tidak terlepasdari seseorangakan menjadi anggotasaja.Tetapi sampai penarikan kembali buku-buku yang dipinjam dan tidak kembali tepat waktu. Untuk pelajar surat tagihan/pengembalian diserahkan kepada kepala sekolah atau yang mewakilinya dimana siswa berada, dan untuk masyarakat umum diserabkan
kepada kepala desa, RT, atau RW sesuai dengan pemustaka.palem hal ini tidak atautanpa keberadaan memerlukan bantuan dari instansi lain. KPAD KabupatenlGrimrmkesulitan m e I a c ak b uku pinjamanyangngemplang.Untuk pelayanankeliling, selalu ada koordinasi dengan pihak kecamatan maupundesa. Demikian pula dalam hal pembinaan,KPAD KabupatenIftrimun melakukan kerjasamadengan berbagaiinstansi.KerjasamadilalrukandenganDinas Pendidikanuntuk pembinaan perpustakaansekolah, Departemen Agama untuk pembinaan sekolah yayasan keagamaandan perpustakaankomunitas (Masjid, TPA), kecamatan dan desa untuk perpustakaandesa. G . K O O RDI NA S I DA N K E RJ A S AM A STAKEEOLDER Keberhasilansuatuprogramtidak hanya dfukur dengan hanya sekedarmenjalankanprogfilm yang akan dilaksanakan,tetapi didukung oleh koordinasi dan kerjasamatenrtamadenganpihak luar. Dengan adanyakoordinasi don kerjasamaterutama dengan pihak luar yang terkait misalnya kerjasama pengadaanbtrku dengantoko buku, maka program qkan b€rjalan sesuai target dan tujuan program. Keberhasilansuatuprogram lebih terjamin apabila didulilng dengankoordinasi dan kerjasama.Suatu program kegiatantidak akan berhasil sesuaidengan sasaran tanpaadanyakoordinasidanakerjasama. Dengan demikian rensta masih dipertanyakan dalam pembahasandi rapat DPRD artinya DPRD sebagaistakeholderluar turut berperandalamarahdan sasaranre,nsfra.Denganadanyamasukandari pihak DPRD, maka program- program kegiatan tidak hanya dilihat dari pihak Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupate,lrKarimun saja, tetapi juga dari pihak hi'ar.' Sehinggaprogram-programkegiatan Perpustakaantersebutakan berisi program-program kegiatanyangkomprehensif. H. MEMBANGTIN PERPUSTAKAAII T]MTIM YAI\TGREPRESENTATIT Tujuan dari strategi ini adalah menciptakan perpustakaan yang respresentatif sehingga perpustakaan tidak lagi bersifatkonvensional seperti saat ini. Di Wilayah Kabupaten Karimun, sudah selayaknya drbangun perpustakaanyang representatif,baik dari segi saranaprasaranafisik, maupundari segiteknologiinformasi.Dari segisarana fisik meliputi: gedungsertaruanganyang mernadai,
Berkatallmu Ferpustakaandan lnformasi- VotumeVll. Nomorl, 2011
.31
PerpustakaandanArsip Daerahdi KabupateirIGrimun'.'.........../MuhammadZen
lingkungan yang nyaman dan didukung adanya fasilitas umum yang memadai, sertatersedianya ketercularpanbahan pustaka, baik jumlah maupun jenisnya. Dari segi pelayanan, meliputi: kualitas pelayananyang dilakukan oleh petugasdan jenis pelayanan layanan yang tersedia. Kualitas berhubungan dengan prinsip Total Quality Managernent(TQM) dalam memberikanpelayanan. Sedangkanjenis pelayanan yang tersedia harus variatif. Layanan yang diberikan yang sudah ada saat ini sebataslayanan baca ditempat referensi, maupun layanan peminjaman. Selain layanan tersebut diatas, seharusnya perpustakaan juga me,mberikanlayanan fotokopi, bimbingan pemakai, cerita),bookloan(pinjart storytelling (mendengarkan paket),penelusuranliteratur,layananprodulsi sumber informasi dan sebagainya.Aplikasi teknologi sangat pmting dalam pengembangan perpustakaanatau sistem pelayanan automasi, jaringan kerja sama denganperpustakaanlain dengancara on-line serta tersediannyainformasi yang dike'masdalam belrtuk elelfonik. Kendola dalam pencapaianstategi ini adalah selalu besarnyaanggaranyang dibutuhkan.Anggaran pembuat kebijakan. berhubungandengankomimen Selama ini anggaranyang dialokasikan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimrm sangat sedikit, karena para pembuat kebijakanbelum menganggap prioritas terhadap kegiatan-kegatan perpustakaaxLatauparapelaksana danArsip Da€rahKabupaten di Kantor Perpustakaan Karimrm belum bisa meyakinkanpara tim anggararl akanoutcomesdarikegiatanyangdiusulkan. K E MITRA A N M EM BANGUN (STRATEGIC PARTNER) DENGAN INSTAI\TSITERKAI'T. Ttrjuandarisfrategiini adal,ah mende katkan akses layanan perpustakaan kepada masyarakat denganmemberdayakanperpustakaanyang ada di linglamgan masyarakatseperti perpustakaandesa, perpustakaan instansi maupun perpustakaan komunitas.Dalamanalisis di atas,disebutkanbahwa aspek keterjangkauan layanan perpustakaan merupakan ancaman bagi pengembanganbudaya baca.Untuk itu, de'nganadanyalayananperpustakaan di lingkungan masyarakat diharapkan dapal meminimalkan ancatnanini, karenajarakbukanlagi menjadikendala. yang Pemberdayaanperpustakaan-perpustakaan peningkatan setelah stategi ada dapat dilah*an L
32
kemampuan pengelola dan strategi peningkatan pemahaman masyarakat dapat dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pencapaian sfategi ini menrpakan strategi jangka panjang, yang pelalcsanaannya melalui tahap demi tahap. Ke depan diharapkan perpustakaandan arsip daerah KabupatenKarimun harusmengikuti perkembangan teknologi, dalam arti dapat memberikan layanan kepada aasyarakat sesuai kebutuhanmasyarakat setempatdan memanfaatkansaranateknologi yang ada. Dampakjika tujuandanstategi ini dicapaiadalah tersedianyalayananyang dekat denganmasyarakat. Beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu tercapainyape'ngernbangan budayabaca,efektiq dan efesiendalam pelayanan,pemberdayaanmasyarakat sertatercapainyavisi dan misi Kantor Perpustakaan danArsip Da€rahKabupatenlGrimun. Tercapainya pengembangan budaya bacq karena layanan perpustakaantidak hanyaadadi kantor perpustakaan dandisekolah-sekolah, tetapidi pelosok-pelosokdesa. Layananperpustakaan bukanlagi hanyamilik pelajar atau mahasiswa,tetapi semualapisan masyarakat dapatmemanfaatkanlayananini. Efektif dan efesien dalamlayananKantorPerpustakaan danArsip Daerah KabupatenKarimrn tidak lagi harus melaksanakan layanankeliling untuk menjangkaumasyarakatyang jauh dari perpustakaan,sehingga hal ini dapat menghematanggaran,saranadan prasarana,jumlah karyawaq serta waktu yang dibutuhkan oleh penggma pe{pustakaan.Kantor Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenKarimuntinggalmelakukan pemantauan. Dengan adanya peryustakaan yang beroperasionaldi masyarakat,maka pemberdayaan masyarakatdapatdicapai.Keberhasilandarikebijekan hanrs diiluti dengan pemberdayaan masyarakat. Birokrasi pemerintahtidak lagi harusmelakukannya sendiri dalgrqpelayanankepada masyarakat, tetapi masyarakat diikut s€rtakan dalan memenuhi kebutuhansendiri. Teruasuk juga dalam memenuhi kebutuhan akan layanan perpustakaan. Dengan demikian masyarakatal
danlnformasl' VolumeVH.Nomorl, 2011 BerkalaltmuPerpustakaan
PerpushkaandanArsip Daffah di Ikbupateo Karimun'...'........"tMuhamnad Zen
b) hnlitas layanan, c) saranatprasarana" d) anggaranunirk kantorperpustakaanda4e) S e dan gkan letakkantorperpustakaan. fhktor lingkungan eksterndnya adalah: a) belum adanya ketersediaanteknologi, b) kondisi geografis Perpustakaandan Arsip Da€rah Kabupatenlkrimun, c) dttkungan instansilain. 2\ Dari id€ntifikasi lingkmgan interaal dan lingkungan eksternal, dapatdiperoleh faktorfalitor yang m€qjadi kekuatan" kelemahan, peluang maupun anoatnan pengembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah KabupatenKarimrmsebagaiberikut: a) Faktor kekuatan antara lain: hnlitas sumber daya manusi4 tualitas layanan, .saranaprasarana,kestategisanletak kantor Perpustakaandan Arsip Da€rahKabupaten IGrimun; b) Faltor kelemahan antlra I a i n : keterbatasankoleksi bahnn prstaka anggarandanminimnyajrrmlah c) keterbatasan pegawai; Faktor peluang antata lain: dukunganinstansilain/swasta; d) Faktor ancaman antara lain: belum da n teknologi ter se d ianya kondisiletakgeografisKabupatenKarimun 3) Berdasarkan isu-isu strategisnya dalam pengembanganKantor Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenKarimun"sebagaiberilut; a) Metdngkatkanpengetahuandankemampuan pegawai Kantor Perpustakaandan Arsip DaerahKabupatenKarimun; pelayanan d i b) M e n g o ptimalkan PerpustakaandanArsipD a.e r a h KabupatenKarimun; c) Membangun perpustakaan umum yang representatif; d) Memanfaatkan minimnya bahan pustaka untukpelayananperpustakaan; e) Memperbaiki pelayanandenganmengiluti perkembangan teknologi; 0 Membangunsinersdenganinstansi ter ka it untuk mengembangkan Perpustakaandan Arsip DaerahKabupaten Karimun;
34
L. SARAN Beberapa sar?n yang dapat disampaikan sehubungan dengan hasil penelitiffi ffi, adalah sebagaiberikut: L Pcrlu peningkatansumber daya manusia baik k u a lit a s ma u p u n k u a n t it a s d e ng a n me,ngikusertakanpegawai Perpustakaandan Arsip Daerah Kabupaternlkrimundalamdiklatdiklat perpustakaan,me,nberikan biaya tugas belajar melanjutkanD3, Sl, 52 bidang iltnu perpustalaandan me,mberikanusulan kepada BKD. IIal ini akan berakibatpada kemampuan Daerah kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupate,n lfurimm dalam melaksanakan strategi peningkatan pengetahuan dan pengembanganperpustakaan,dan dapat menciptakan perpustakaan yang represe,ntatif; 2. Perlu penambahanbahan pustaka"penambahan sarana prasaran4sertapenambahanfasilitas umum, guna menciptakan perpustakaanyang rqnesentative 3. Perlumelakukankerjasamalintas selforal atau parner dalam membangun strategic pengembanganIkntor Perpustakaandan Arsip DaerahKabupate,n Karimun DAFTAR PUSTAI(A Arikrmto, S. 1993. Prosedrn penulisan: suatu peirdekatan praktik. Edisi sembilan. Jakarta: RinekaCipta Badudu. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta:PustakaSinarHarapan Bryson,John M. 2005. Perencanaan Stategis, Bagr Organisasi Sosial. Yogyakarta:Pustaka Pelajar Bungin, M. tsurhan. 2007. Penelitian kualitatif. Jakarta:IkircanaPrenadaMediaGroup Dqnrtemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia.edisi ketiga,Jakarta: BalaiPustaka dan Djadjulyanto.1992. PedomanPenyelenggaraan PeiryusunanTajuk Subjek Unhrk Perpustakaan. Jakarta:MuaraAgung Kamrs Besar BahasaIndonesia,1994.Jalsrta:Balai Pustaka Khoir, Safirotu. 2009. Bahan Kuliah MIP. dan Perpustakaan. M-agister lnformasi Yogyakarta:UniversitasGadjahMada
danInformasi'VolumeW. Nomorl,2011 BerkataltmuFerpustakaan
PerpustakaandanArsip Daerahdi KabupatenKarimrm....;...-...../Muhaomad Zen
'"'1it''':'1
Kotler,P1997. Marketing ManagementAnalisys, Planning, Implementation,and Confol (Ninth Edition). New Jersey:PreticeHall Internalional Inc Moleong, Lexy J. 1995.Metodepenelitiankualitatif. Bandung: RemajaRosdakarya Muhadjir, Noe,ng.1996.Metodepenelitiankualitatif. Yogyakarta:RakeSarasin Pedoman Penyelenggaraan, K ab up a t e n / K o t a, PerpustakaanUmum NasionalRI tahun2006 Perpustakaan Prawirosentono, Suyadi. 1999, Keb[iakan Kinerja Karyawan, Kiat Membangun Organisasi ManajemenPerdanganganBebas.Manaje'men SumberDayaManusia,Yogy alnrta:BPFE Purwono. 2001. Ekonomi Informasi Dalam Buletin IPI MenunjangPelayananPerpustakaan. Vol.l3,No.4Juli Rahmat, J. 1986. Psikologi suatu pengantar. Yogyakarta:BPFE-UGM Salusu.2000.PengambilanKeputusanstatejik, Untr* Organisasi Publik dan Organisasi Nonfrofit, Gransindo:Jakarta Siregar,P. 2007. PerumusanKerangkaTeoritis dan P o m b e n tukan K onsep. A vailab le athttp://ww.litagama.org Subarsono,AG. 2006. Analisis Kebijakan hrblik : Konsep, Teori dan Aplikasi.Yogyakarta: PustakaPelajar Suharto, E. 2006. Analisis Kebijakan Publik: Panduan Praktis Mengkaji Masalah dan KebijakanSosial,edisirevisi.Bandung:Alfabeta
Suhqryanto,2005. Manaje,men SumberDayaManusia. MediaWacaqAYtgyakarta Sulistiyani, Rosdiyah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep Teori dan Pengembangandalam Konteks Organisasi Publik. GrahaIlmu: Yogyakarta Sulistyo-Basuki. 1993.PengantarIhnu Perpustakaan. Jakarta:GmmediaPustakaUtama SutarnoNS. 2003. Perpustakaandan Masyarakat.Jakarta : YayasanOborlndonesia Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Idormasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital,Yogyalrarta: Kanisius S u t a rn o NS , 2 0 0 5 . T a n g g u n g jaw a b perpustakaan:dalam mengembangkan masyarakatinformasi.Jakarta:Panta Rei Tjiptono, Fandy & Diana Anatasia. 2003.Total auality Management,edisi V. Yogyakarta:andi Offset Wibawa, S. 1994. Kebijalsn Publik, Proses dan Analisis.Jakarta:Intermedia Widodo,2004. Cerdik menyusun proposal penelitian slripsi, Tesis, dan Desertasi: dilengkapicontoh.Jakarta:Yayasan Kelopak Winamo, B. 2004. Teori dan Proses Kebijakan Publik. Yogyakarta:MediaPressindo Wiyarsih. 2009. Motivasi mahasiswamemanfaatkan fasilitasperpustakaanFakultasStudi Komporatif antaramahasiswadi Fakultas eksaktadan non eksata (Tesis).Yogyakarta:UniversitasGadjah Mada
danInformasi BerkataltmuFerpustakaan - VolumeVll. Nomorl, 2011
35
