PERMANENTE ZORG VOOR DE CONTROLEOMGEVING

PERMANENTE ZORG VOOR DE CONTROLEOMGEVING Goede praktijk van de afdeling hogescholen (departement onderwijs / ministerie van de Vlaamse Gemeenschap)

Systematische innovatie vereist de wil om naar veranderingen te kijken als een opportuniteit. PETER F. DRUCKER WL / MD

Goede praktijk afdeling hogescholen

1

VERANDERINGSCONTEXT (1) Reorganisatie ministerie Vlaamse Gemeenschap (1.1.1995)

Hogescholendecreet (13.7.1994)

Reorganisatie ministerie Vlaamse Gemeenschap (1.1.2004)

Structuurdecreet (4.4.2003)

Ingrijpende veranderingen op het veld Herzien takenpakketten van de overheid Risicobeperking bij innovaties WL / MD


2

VERANDERINGSCONTEXT (2) • Permanente zorg voor de • Controleomgeving: • De elementen van de organisatiecultuur die toelaten de vooropgestelde strategische en operationele afdelingsdoelstellingen te bereiken. • Dit omvat: – de omstandigheden – waarin de personeelsleden – hun activiteiten ontplooien – en maatregelen nemen – om deze te beheersen WL / MD


3

UITBOUW CONTROLEOMGEVING (1) • 1995-1998: • • • •

Kerntakendiscussie Dienstverleningspakketten Procesbeschrijving Intuïtieve kwaliteitszorg

• 1999: EFQM (opstarten) • 1999-2000: EFQM • 2001: BSC (opstarten) WL / MD


4

UITBOUW CONTROLEOMGEVING (2) • 2002: • 2003:

WL / MD

BSC Interne Audit CAF (i.p.v. EFQM) Opvolging Interne Audit Geïntegreerd systeem BSC - CAF


5

EFQM (1) • Pragmatische aanpak • Realisaties: • • • • • • • • • WL / MD

Ondersteuning medewerkers Ontwikkelen en bijstellen informatiestrategie Verbeteren communicatie Verhogen betrokkenheid medewerkers Meten klantentevredenheid Beheer maatschappelijk relevante gegevens Demonopolisering functies Verfijnen processen Vereenvoudigen procedures Goede praktijk afdeling hogescholen

6

EFQM (2) • Minder positief: • Wegens pragmatische aanpak geen benchmarking mogelijk • Resultaatmeting: geen succes

WL / MD


7

CAF • Benchmarking • Minder formeel systeem • Acties 2003 - 2004: • • • • •

Staf als leidinggevend orgaan Vormingsplan Klantentevredenheidsonderzoek opstarten Benchmarking voorbereiden en uitvoeren Beleidsvoorbereidend gegevensbeheer

• Zelfevaluatie volgens de regels getoetst door externe consultant WL / MD


8

BSC • 2001: opstartfase (pragmatisch) • 2002: operationeel • Sterk gericht op controleomgeving • Maandelijkse controle • Beleidsuitvoering en beleidsvoorbereiding

• 2003: • Integratie strategische doelstellingen • Departementale input

WL / MD


9

Kritische succesfactoren van BSC Resultaten

Kwaliteit

Processen

Innovatie

1. Tijdigheid financiering

1. Correctheid van financiering

1. Tijdige levering van instructies

1. Invoering elektronisch personeelsdossier (EPD)

2. Tijdige en correcte betaling van salarissen

2. De klachten, informatievragen en emails worden tijdig en correct beantwoord

2. Correcte en tijdige levering van gegevens door hogescholen

2. Invoering van nieuwe financieringswijzen

3. De interne gegevens worden tijdig toegeleverd

3. Afstemming van de Vlaamse regelgeving HO op internationale trends

4. De personeelsdossiers zijn correct samengesteld

4. Informatisering van de afdeling hogescholen

5. Regelgeving en uitvoerend werk zijn op elkaar afgestemd

5. Common Assessment Framework (CAF)

3. De beleidsvoorbereidende planning wordt gehaald

6. De informatica ondersteunt de uitbetaling 7. Het legistiek traject verloopt volgens planning 8. Correcte gegevenslevering 9. Actualisatie van de website WL / MD


10

RESULTATEN F

R01

Tijdigheid financiering R0101

Aantal laattijdig verstuurde ramingen

R0102

Aantal laattijdige betalingen

R0103

Aantal laattijdig ingediende begrotingsvoorstellen / eindejaarsverrichtingen en niet tijdig goedgekeurde begrotingen en jaarrekeningen van de hogescholen

S R02

Tijdige en correcte betaling van salarissen R0201

Aantal achterstallen (tijdig)

R0202

Aantal terugvorderingen (correct)

R R03

Beleidsvoorbereidende planning R0301

Vertraging op tijdstabellen: beleidsvoorbereiding, rapport HO, IA, …

KLANT-KWALITEIT F

K01

Correctheid van financiering K0101

I

K02

WL / MD

Foute berekeningen, aantal niet correcte ramingen, betalingen, begrotingsvoorstellen Correcte en tijdige beantwoording van vragen, klachten en e-mails

K0201

Aantal klachten

K0202

Aantal niet tijdige antwoorden

K0203

Aantal niet tijdige antwoorden op mails uit de postbus


11

BSC: VOORBEELD BELEIDSVOORBEREIDING • KSF: Tijdigheid legistiek traject • KPI: Vertraging op tijdstabel • Gedetailleerde tabel met alle stappen • Maandelijkse controletabel • Acties (bv. structuurdecreet)

WL / MD


12

BSC: VOORBEELD BELEIDSUITVOERING • KSF: • KPI:

Tijdige en correcte betaling van salarissen

– Aantal achterstallen (tijdigheid) – Aantal terugvorderingen (correctheid)

• Maandelijkse controle percentages • Acties • Tijdigheid wordt vanaf 2004 anders gemeten : input / output WL / MD


13

PERMANENTE ZORG CONTROLEOMGEVING • • • • • •

Kwaliteitscontrole met BSC en CAF Communicatiestrategie (intern / extern) Procedurehandboeken (intranet) Ondersteuning / waardering medewerkers Klantentevredenheidsonderzoeken Vereenvoudiging processen Vaak kleine verbeteringen die: • Transparantie bevorderen • Professionaliteit verbeteren • Tijdsbesparend werken

WL / MD


14

HOE DE MIJNEN ONTMIJNEN? 1. Controlevrees

• • •

I&C Via EFQM en CAF Objectiveerbaarheid

2. Extra taakbelasting

• • •

I&C Inherent aan het werk Efficiëntere taakbelasting

3. Formalisme

• •

80/20 - regel (Pareto) Vereenvoudiging (BSC)

4. Methodologieën

•

Kwaliteitsbewustzijn

WL / MD


15

OVERDRAAGBAARHEID GP • Geen prestige-dienst • KZ en KC: • Goedkoop • Niet culpabiliseren

• • • •

Pragmatische aanpak Betrokkenheid personeelsleden Weinig formalisme Kwaliteitsbewustzijn

WL / MD


16

MEER INFORMATIE? [email protected] [email protected]

WL / MD


17

PERMANENTE ZORG VOOR DE CONTROLEOMGEVING

Recommend Documents