PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN

PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN angkasa

PROSEDUR UNIT KOMPUTER Proses Tuntutan ( Range) BPKP/KlOK-101

Bilangan Semakan : a Tarikh : 30.09.13

Disediakan oleh :-

Disahkan oleh :-

Ketua Unit

Pengurus

P

PERUBAHAN Llbahan

Muka surat

Tarikh

Keterangan

Diluluskan

B 8 8

B 8 Sistem Kualiti Perkhidmatan Kredit dan Perbankan

PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN

angkasa

I.

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK

: PROSES TUNTUTAN ( RANGE )

BIL. SEMAKAN : TARIKH :

BILANGAN : BPKP/K/OK-101

1 DARI 10 0

30.09.13

Tujuan : Untuk memberi panduan kepada kakitangan Kumpulan Operasi Unit Komputer mengenai tatacara menjalankan proses tuntutan bagi semua jabatan yang membuat urusan potongan gaji melalui ANGKASA.

II.

Skop : Prosedur ini meliputi semua jenis tuntutan (“range”) iaitu :-

Jabatan Akauntan Negara ( AG ) Bendahari Negeri ( BD ) Lain-lain jabatan kerajaan dan swasta yang menggunakan tape / disket. Jabatan kecil yang menggunakan penyata potongan penuh / perubahan.

Prosedur ini termasuk proses larian range, proses membuat pindaan, proses mengeluarkan fail perubahan AG, proses kawalan hingga penyediaan dan penghantaran pita komputer, katrij atau disket ke jabatan-jabatan yang terbabit.

III.

Istilah/Singkatan : PPD OP K Range AG BD JAB SPGA STMTD AGDED BDED OTHDED PENDTRAN Edit WFL Parameter FTP Workpack Output Backup SYSTEM/COPY SYSTEM/DUMPALL

IV.

-

Pegawai Pusat Data Operator Komputer Kerani Proses komputer untuk mendapatkan data potongan gaji. Akauntan Negara Bendahari Negeri Jabatan Besar Sistem Potongan Gaji Angkasa Fail backup tuntutan Fail tuntutan jabatan besar ( AG ) Fail tuntutan jabatan bendahari Fail tuntutan jabatan lain-lain Fail tuntutan yang tertangguh Proses meminda rekod tuntutan ( guna program ) Work Flow Language Kod arahan dalam WFL File Transfer Program Cakera ( ruang ) untuk menyimpan data komputer Fail computer yang terhasil dari sesuatu proses Salinan pendua fail komputer Arahan computer ( menyalin fail ) Program system computer ( menyalin fail )

-

Tatacara Proses “Range”. Tatacara Proses WFL.

Rujukan : BPKP/K/AK-106 BPKP/K/AK-108

Sistem Kualiti Perkhidmatan Kerdit dan Perbankan


angkasa

V.

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

2 DARI 10

TAJUK




0

30.09.13

Carta Aliran : 1. Terima Arahan

2. Pemasukkan Kod

3. Proses Range

JABATAN KECIL

Asingkan

AG, BD, JAB

4. Proses Edit AGDED

AG Asingkan

5. Proses Fail Perubahan AG

BD, JAB 6. Proses Pindaan /Dummy

7. Proses Re-Format

8. Penghantaran Data

TIADA

Ada Pinda

ADA LAGI



angkasa

VI.

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


3 DARI 10

TARIKH :

0

30.09.13

Prosedur Terperinci:

1.

Terima Arahan. 1.1

2.

3.

Terima arahan borang “Range” yang mengandungi kod kod majikan dan bulan potongan dari Pegawai Urusan Potongan. [ PPD ]

Pemasukan Kod 2.1

Dari skrin Menu Utama SPGA Pilih Menu Sistem Potongan Gaji Pilih Menu Penyediaan Range Pilih Menu Penyediaan Cetak Semula “Range” Pada Skrin yang dipaparkan MASUKKAN BULAN DAN TAHUN POTONGAN DAN KOD AKAUN JABATAN Kemudian tekan butang tambah

2.2

Semak semula data yang telah dimasukkan dengan menekan butang cetak. [ OPK / OP ]

2.3

Nota : Pastikan jika “option” untuk “Reprint / Extract” semula fail tiada kod majikan yang bertindih dalam senarai.

Proses Range 3.1

Rujuk kepada BPKP/AK/K-106 untuk menentukan tatacara dan WFL yang perlu digunakan untuk proses “range”. [ OPK / OP ]

3.2

Mulakan dan rekod ke dalam Buku Log Komputer. [ OPK / OP ]

3.3

Setelah WFL tamat dan cetak laporan “Range” BU402. [ OP / OPK ]

3.4

Untuk jabatan yang menggunakan penyata potongan cetak laporan berikut :-

Laporan 000BU402 – “Summary of Employer Deduction”. Laporan 001BU402 − Penyata Potongan Angkasa. Laporan 002BU402 – “Summary of Deduction Statements”.

3.5

Serah semua laporan beserta borang “range” kepada Pegawai Unit Urusan Potongan untuk penghantaran ke jabatan.

3.6

Untuk AG, BD dan Jabatan Besar cetak laporan seperti berikut :-

Laporan 000BU402 − Senarai RingkasanTuntutan Mengikut Majikan Laporan 002BU402 – “Summary of Deduction Statements” Laporan AG/ICEXT − AG901A „Cabutan K/P Untuk Persamaan Laporan DUPSTAFF − Senarai Persamaan NomborGaji Sistem Kualiti Perkhidmatan Kerdit dan Perbankan


angkasa

3.7

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK




4 DARI 10 0

30.09.13

Untuk AG, BD dan jabatan-jabatan besar yang menggunakan CD, katrij atau disket rekod maklumat berikut dalam Buku Daftar Pita Tuntutan dan Bayaran. [ OPK / OP ] -

Bulan dan tahun tuntutan Nama AG, BD atau jabatan Jumlah rekod dalam file STMTD Jumlah rekod dalam file AGDED Jumlah tuntutan Tarikh “range” di proses

3.8

Semak Laporan BU402 yang dicetak adalah mengikut kod majikan dan bulan potongan seperti yang terdapat di atas “range form”. [ OPK / OP ]

3.9

Serah laporan-laporan Kawalan. [ OPK / OP ]

beserta

borang “range” kepada Kerani Kumpulan

3.10 Pastikan Laporan BU402 yang dicetak “Range”. [ K ]

adalah selaras dengan borang

3.11 Untuk AG, BD dan jabatan yang menggunakan CD atau disket, serah laporanlaporan berikut kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk Proses Edit AGDED. [ KKK ] -

Laporan BU402 - Senarai Ringkasan Tuntutan Mengikut Majikan Laporan DM403MSR - Senarai Persamaan Nombor Gaji Laporan AG901A - Cabutan K/P Untuk Persamaan Nombor Gaji

3.12 Jalankan Program BU401 untuk kemaskini dari fail PENDTRAN dan cetak laporan. Serah laporan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Program ini dijalankan sekali sehari selepas “range” utama.

4.

Proses “Edit AGDED” . 4.1

Pastikan WFL “range” menghasilkan fail potongan berikut di “workpac”. [ OP ] AG :

-

(LINC)STMTD/ YYMM (LINC)AGDED/ YYMM (REJ)AGDED1/ YYMM

BD :

-

(LINC)STMTD/YYMM (REJ)AGDED/YYMM

Lain-lain Jabatan

-

(LINC)STMTD/<jabatan>YYMM (LINC)AGDED/<jabatan>YYMM

Sekiranya terdapat masalah pada WFL kerana fail tersebut tidak dihasilkan rujuk pada Tatacara Proses WFL ( BPKP/K/AK-108 ) untuk menangani masalah tersebut.



angkasa

4.2

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


5 DARI 10

TARIKH :

0

30.09.13

Proses Menyalin Fail AG 4.2.1 Salin fail (REJ)AGDED1/< negeriyymm >) ke “workpac” untuk diguna oleh Kumpulan Tuntutan Potongan untuk Proses “Edit Agded”. [ OPK / OP ] 4.2.2 Terima semula laporan yang telah disemak oleh Kerani di Kumpulan Tuntutan Potongan dengan catitan kepada Operator Komputer untuk menyalin ke CD atau masukkan “dummy records”. [ K ]

5.

Proses Fail Perubahan AG. 5.1

Dari Laporan DM403MSR yang telah disahkan oleh Kumpulan Tuntutan Potongan, jalankan proses berikut :- [ OPK / OP ] 5.1.1 Salin fail potongan (REJ)AGDED1 bulan lepas dari pita “backup” label: AGDEDYYMM ke “workpack” . 5.1.2 Pastikan fail potongan (REJ)AGDED1 untuk bulan semasa berada di “workpack”. 5.1.3 Salin fail bayaran dari CD Jabatan untuk bulan lepas (LINC)BPAF/AGPAYMT .

sebagai

5.1.4 Jalankan PROD/WFL/PROCESS/GFMAS ( 0,0,0,0,0,0,0,0). 5.1.5. Apabila WFL tamat,fail “backup” (LINC)AGCHST1/<stateAG>/YYMM) dan (FTP)<stateAG/YYMM) dihasilkan. 5.1.5.1

Sekiranya ada lagi pindaan atau rekod “dummy” yang hendak dimasukkan ke dalam fail, (atas permintaan dari Kumpulan Tuntutan Potongan) sambung dengan langkah 6 dan seterusnya.

5.1.6 Sekiranya tiada lagi pindaan dan WFL tamat dengan sempurna, cetak laporan-laporan berikut :-

Laporan AG4001A Laporan AG4001B Laporan AG4001C Laporan AG4001D Laporan SYS2022

- Senarai Tiada Bayaran - Senarai Tiada Rekod Dalam AG. - Senarai Amaun Yang Berbeza - Senarai Rekod Bayaran Tiada Dalam AGDED - LISTAGDED

5.1.7 Labelkan CD dengan menggunakan “pre-printed sticker”. 5.1.8 Rekod dalam Buku Daftar Pita Tuntutan dan Bayaran dengan butir berikut :Tape ID : Tarikh Pita di Keluarkan : Jumlah Rekod Perubahan : Jumlah Amaun Perubahan : Sistem Kualiti Perkhidmatan Kerdit dan Perbankan


angkasa

6.

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


6 DARI 10

TARIKH :

0

30.09.13

5.2

Serah “CD” dan laporan-laporan yang telah dicetak kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ K ]

5.3

Simpan sementara pita dan satu salinan “LISTAGDED” di Kumpulan Kawalan sehingga terima pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan. [ K ]

5.4

Pegawai Pusat Data semak label “Tape ID”, kod majikan, bulan tuntutan, dan pastikan data perubahan di dalam “CD” adalah betul mengikut apa yang ditulis pada label “CD”. [ PPD ]

5.5

Semua laporan lain mesti diserahkan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk pengesahan terakhir. [ KK ]

Proses Pindaan / “Dummy” “Dummy” ialah rekod yang ditambah kedalam fail potongan untuk menghentikan, menambah atau mengurangkan potongan oleh Kumpulan Tuntutan Potongan. Berikut ialah tatacara yang perlu dijalankan oleh Operator Komputer untuk memproses pindaan dan “dummy” : 6.1

Terima borang pindaan BPA(PTG)E39 beserta Laporan DM403MSR dengan catatan jumlah rekod dummy yang diperlukan. [ OPK / OP ]

6.2

Jalankan program “SYSTEM / DUMPALL” dengan arahan “CAT” untuk memasukkan rekod “dummy” ke dalam fail perubahan (LINC)AGCHST1/<state AG>YYMM .Rujuk WI/KM/OP-RNG-2. [ OPK / OP ]

6.3

Pastikan jumlah rekod “dummy” yang di tambah adalah betul dengan membuat arahan “LFILE” sebelum dan sesudah “dummy”. [ OPK / OP ] Daripada skrin “CANDE”, “LFILE” (LINC)AGCHST1/<stateAG>YYMM „. Perbezaan bilangan “LASTRECORD”= antara sesudah dengan sebelum membuat langkah 6.2 menunjukkan bilangan rekod “dummy” yang ditambah, dimana „nnn‟ ialah bilangan rekod di dalam fail.

6.4

Tukar nama fail (LINC) AGCHST1/<stateAG>YYMM (REJ)AGCHST1/<state AG>YYMM di “workpack”. [ OPK / OP ]

kepada

6.5

Catitkan nama fail yang telah ditukar pada Borang BPA(PTG)E39 dan serahkan borang itu beserta Laporan DM403MSR kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ]

6.6

Serahkan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk membuat pindaan melalui program “OBJECT / EDIT / AGDED” (format AG). [ KKK ]



angkasa

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK




7 DARI 10 0

30.09.13

6.7

Tukar nama fail perubahan dari (REJ)AGCHST1//<stateAG>YYMM kepada (LINC)BPAF/AGDED dan jalankan WFL PROD/WFL/PROCESS/GFMAS untukdapatkan output fail (FTP)<stateAG/YYMM> beserta Laporan “LISTAGDED”. [ OPK / OP ]

6.8

Cetak 2 salinan Laporan SYS2022. [ OPK / OP ]

6.9

Salin fail (FTP)<stateAG>YYMM dengan “Encryption” GFMAS. Rujuk BPKP/AK/K-106 [ OPK / OP ]

6.10 Ulangi semula prosedur 5.1.7 – 5.5. 6.11 Jika ada lagi pindaan ( atas permintaan Kumpulan Tuntutan Potongan ) ambil semula semua laporan dan CD / pita perubahan dari Kerani Kumpulan Kawalan, ulang semula proses 6.1 dan 6.12 sehingga Kumpulan Tuntutan Potongan mengesahkan tiada lagi pindaan. [ OPK / OP ] 6.12 Sekiranya didapati AG tidak menjalankan perubahan bulan berkenaan, proses bayaran untuk bulan berkenaan hendaklah menggunakan fail AGDED bulan sebelumnya.

7.

Proses “Reformat” ( Semua Bendahari dan Jabatan ) Berikut ialah prosedur untuk memproses fail tuntutan bendahari. 7.1

Semua Bendahari : 7.1.1 Salin fail tuntutan (REJ)AGDEDYYMM (LINC)BPAF/AGDED. [ OPK / OP ]

sebagai

7.1.2 Jalankan WFL PRO/WFL/SPEK/DISKET dan cetak laporan. [ OPK / OP ] 7.1.3 Salin fail (FTP)<stateBD/YYMM> ke dalam disket. [ OPK / OP ] 7.1.4 Label disket dengan maklumat dari Laporan BPG2032 (jumlah rekod, jumlah amaun). [ OPK / OP ] 7.1.5 Serah disket, Laporan DM403MSR dan Laporan BPG2032 kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ] 7.1.6 Serah Laporan DM403MSR dan Laporan BPG2032 kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk dibuat pengesahan. Disket tuntutan disimpan sementara menunggu pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan sebelum dihantar. [ KKK ] 7.1.7 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, disket tuntutan sedia untuk di hantar kepada jabatan ( Prosedur 8 dan fail di email kepada Jabatan Bendahari ). [ KKK ]



angkasa

7.2

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


8 DARI 10

TARIKH :

0

30.09.13

Bendahari Sarawak 7.2.1 Salin fail AGDED1 bulan lepas dan bulan semasa (tanpa fail bayaran) dan jalankan PROD/WFL/BDSWK/DISKET(Output:(FTP)<stateBD/ MMYY)). [ OPK / OP ] 7.2.2 Salin fail (FTP)BDSWKYYMM ke disket melalui proses FTP. [ OPK / OP / PPD ] 7.2.3 Lekatkan label di atas disket dan tulis nama fail, jumlah rekod, jumlah potongan. [ OPK / OP / PPD ] 7.2.4 Cetak Laporan UNPTKAX dua salinan dan serah Laporan UNPKTAX, DM403MSR serta disket potongan kepada Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ] 7.2.5 Serah satu salinan UNPKTAX, DM403MSR kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Disket serta satu salinan UNPKTAX disimpan sementara sehingga mendapat pengesahan untuk penghantaran kepada jabatan. [K] 7.2.6 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, pita tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (prosedur 8). [ K ] 7.2.7 Serah Laporan DM403MSR dan BPG5001 kepada Kumpulan Tuntutan Potongan Gaji dan simpan pita sehingga mendapat pengesahan Kumpulan Tuntutan Potongan. [ K ] 7.2.8 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, pita tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (ikuti prosedur 8). [ K ]

7.3

Lain-Lain Jabatan yang menggunakan DISKET/ EMAIL/ CD 7.3.1 Salin fail AGDED1 (tanpa fail bayaran) dan jalankan PROD/WFL/JAB/DISKET (Output:(FTP)<Jab/MMYY)). [ OPK / OP ] 7.3.2 Salin fail (FTP)<Jab/MMYY> ke disket melalui proses FTP. [ OP / PPD ]

7.3.3 Lekatkan label di atas disket dan tulis nama fail, jumlah rekod, jumlah potongan. [ OPK / OP ] 7.3.4 Cetak Laporan UNPKTAX dua salinan dan serah Laporan UNPKTAX, DM403MSR serta disket potongan kepada Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ] 7.3.5 Serah satu salinan UNPKTAX, DM403MSR kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Disket serta satu salinan UNPKTAX disimpan sementara sehingga mendapat pengesahan untuk penghantaran kepada jabatan. [K] Sistem Kualiti Perkhidmatan Kerdit dan Perbankan


angkasa

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK




9 DARI 10 0

30.09.13

7.3.6 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, Disket tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (ikuti prosedur 8). [K]

8.

Penghantaran Data Kumpulan Kawalan akan uruskan penghantaran fail potongan jabatan ( katrij / disket ). Penghantaran menggunakan van ANGKASA untuk jabatan sekitar Kuala Lumpur atau menggunakan perkhidmatan korier untuk penghantaran di luar Kuala Lumpur. Bagi BENDAHARI menggunakan E-MAIL dan AG menggunakan SFTP. 8.1

Rekod ke dalam Buku Daftar Kawalan Pita Keluar / Masuk perkara-perkara berikut ke dalam ruang-ruang mengikut negeri-negeri masing-masing. [ K ] -

TAPE ID Bulan & tahun (potongan) Tarikh penghantaran pita “Consignment no” (jika menggunakan perkhidmatan korier)

8.2

Katrij / disket tuntutan beserta senarai potongan dimasukkan ke dalam sampul sebagai bungkusan (parcel).Tulis nama jabatan serta alamat di atas sampul tersebut. [ K ]

8.3

Bagi penghantaran menggunakan perkhidmatan korier, isi borang “Consignment Slip” (5 salinan) dengan maklumat-maklumat berikut : - [ K ] -

Nama Penghantar : Alamat Penerima : Tarikh Dihantar :

ANGKASA

8.4

Hantar sampul beserta “consignment slip” ke Bilik Mel. [ K ]

8.5

Satu salinan “Consignment Slip” akan dikembalikan oleh Unit Pembekalan & Perkhidmatan (selepas bungkusan dihantar). [ K ]

8.6

Untuk penghantaran menggunakan van Angkasa :8.6.1 Isi borang Permohonan Menggunakan Kenderaan dalam 2 salinan. 8.6.2 Serahkan sampul beserta borang tersebut ke Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan. [ K ]



angkasa

VII.

UNIT

: KOMPUTER

MUKA :

TAJUK




10 DARI 10 0

30.09.13

Rekod Kualiti :

Bil.

Rekod

Tempat Simpanan

Tanggungjawab

Tempoh

1.

Buku Daftar Kawalan Pita Keluar / Masuk

Kumpulan Kawalan

Kerani

1 tahun


PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN

Recommend Documents