PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PROSES BISNIS DAN LAYANAN APOTEK (Studi Kasus : Jaringan Apotek Al Ma’soem se Jawa Barat) Firman Hamdani Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer AMIK Al Ma’soem Jatinangor
[email protected] Abstrak Apotek Al Ma’soem merupakan salah satu Apotek yang memiliki jaringan cabang di beberapa wilayah di Jawa Barat. Dengan adanya beberapa cabang Apotek yang tersebar di beberapa kota seperti : Bandung, Sumedang, Cianjur, Majalengka, Subang dan kota lainnya, merupakan sebuah tantangan bagi Apotek Al Ma’soem untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan guna mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif yang telah ada. Saat ini Apotek Al Ma’soem sudah menggunakan sistem informasi dalam layanan penjualan obat namun belum terintegrasinya data dari masingmasing cabang Apotek, dan belum memiliki suatu perencanaan strategis sistem informasi yang dapat dipastikan akan tertinggal dengan kompetitor lain apabila perencanaan strategis SI/TI tidak digunakan dalam menjalankan kegiatan usahanya. Perencanaan strategis sistem informasi untuk meningkatkan efektivitas dan layanan Apotek dilakukan dengan dua pendekatan metodologi, yaitu metodologi John Ward, Pepprad dan metodologi Turban. Metodologi yang digunakan terdiri atas lima tahapan. Tahap pertama mempersiapkan rencana strategi SI/TI, tahap kedua memahami kebutuhan informasi & bisnis Apotek, tahap ketiga menentukan target SI/TI, tahap keempat menentukan strategi SI/TI, dan tahap kelima Rencana Implementasi. Hasil perencanaan strategis SI/TI berupa portofolio aplikasi, dalam perencanaan strategis sistem informasi Apotek yang telah dilakukan teridentifikasi adanya kebutuhan sistem informasi yang meliputi : Pertama Aplikasi strategis, diantaranya : Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile. Kedua Aplikasi operasional utama, diantaranya : Pengembangan Aplikasi Pemesanan dan Penjulan Obat, Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO). Ketiga Aplikasi pendukung yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan ke empat Aplikasi potensi tinggi, diantaranya : Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) dan Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia. Kata Kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Apotek. I. Latar Belakang Masalah Apotek Al Ma’soem yang berpusat di Jln. Pacuan Kuda No.46 Arcamanik Bandung merupakan Apotek jaringan di beberapa kabupaten dan kota di wilayah Jawa Barat dikelola oleh Ma’soem Group. Hingga saat ini Apotek Al Ma’soem telah memiliki 17 cabang unit apotek lainnya yang tersebar di wilayah Bandung, Sumedang Majalengka. Cianjur dan kota-kota lainnya di Jawa Barat. Dengan semakin ketatnya persaingan pada kegiatan usaha yang sejenis, maka Apotek Al Ma’soem harus mempunyai strategis bisnis yang tepat dengan didukung oleh sistem Informasi yang tepat pula, sehingga menghasilkan 1
standar sistem informasi di lingkungan Apotek Al Ma’soem, yang pada akhirnya mampu meningkatkan efektivitas proses bisnis dan dapat menumbuhkan daya saing dengan Apotek lainnya. Identifikasi masalah akan penulis tuangkan ke dalam beberapa pertanyaan sebagai berikut : 1. Bagaimana strategi sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis dalam mempertahankan dan meningkatkan keunggulan Apotek Al Ma’soem ? 2. Bagaimana penggunaan sistem informasi dapat meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek Al Ma’soem? 3. Bagaimana model perencanaan strategis sistem informasi yang akan di implementasikan sesuai dengan visi misi dan tujuan Apotek Ma’soem? Tujuan dari penelitian terhadap perancangan model perencanaan strategis sistem informasi yang akan di implementasikan sebagai kebijakan strategis Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut : 1. Menyusun kerangka kerja perencanaan Strategi Sistem Informasi yang dapat membantu mengoptimalkan peran strategis Sistem Informasi guna meningkatkan nilai informasi, mendukung dan meningkatkan nilai usaha (business value) serta menciptakan keunggulan kompetitif (Competitive Advantage). 2. Meningkatkan efektivitas dan layanan dalam menjalankan proses bisnis dengan menggunakan perencanaan strategi bisnis system informasi. 3. Mengimplementasikan Perencanaan Strategi Sistem Informasi tersebut sehingga mampu menjawab kebutuhan akan informasi yang tepat waktu dan tepat guna. Ruang lingkup yang akan dikaji adalah penjabaran strategi sistem informasi dari hasil analisis terhadap perencanaan strategi sistem bisnis Apotek Al Ma’soem yang sesuai dengan tujuan strategi bisnis perusahaan untuk tahun 2014 ke depan. II. Landasan Teori 2.1 Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menurut John Ward (Ward, 2003) dalam bukunya Strategic Planning For Information Systems, perencanaan strategis adalah Proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memutuskan strategi yang dapat disebut formulasi strategi. Proses penetapan cara untuk mencapai strategi tersebut dilakukan dengan merencanakan sejumlah aksi yang diperlukan dan mengembangkan sumber daya secara efektif. Beberapa Karakteristik Strategi Sistem Informasi (Ward, 2003), yaitu: 1. Memiliki fokus keluar (eksternal), dan kedalam (internal). 2. Nilai tambah (add value), bukan mengurangi biaya (cost reduction). 3. Berbagi keuntungan. 4. Memahami customer. 5. Business driven innovation, not technology driven 6. Pengembangan yang bertahap (incremental development). 7. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan. Menurut Galliers, (Galliers, 2003) dalam bukunya Strategic Information Management, komponen Strategi Sistem Informasi (SSI) terdiri atas : lingkungan strategi SI, proses strategi SI, bentuk dan isi strategi SI, dan efek strategi SI. Sedangkan Rosa 2
Lestari Fardani dan Rizki Elisa Nalawati (Lestari, 1999) mengatakan bahwa : “Perencanaan strategis sistem informasi meninjau kebutuhan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya, kemudian memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu proses bisnis dan membuat suatu sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi”. Strategi TI digunakan untuk mendefinisikan upaya pemenuhan kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi oleh teknologi sehingga harus selaras dengan strategi bisnis. Sedangkan strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi SI yang dibutuhkan organisasi. Hubungan ketiga strategi tersebut digambarkan pada gambar 2.1
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI (Ward, 2003) Model keselarasan strategik ini memperhatikan 2 domain yaitu : 1. Ekternal domain adalah area bisnis dimana perusahaan berkompetisi dan berhubungan dengan keputusan penentuan strategi untuk membedakan dengan pesaingnya. 2. Internal domain adalah berhubungan dengan pilihan tentang struktur administrasi. Pemilihan rancangan atau rancangan ulang dari proses bisnis dan juga termasuk kegiatan-kegiatan sumber daya manusia untuk mencapai kompetensi organisasi. Dalam mengembangkan penelitian memerlukan sebuah model strategis SI/TI yang nantinya diharapkan akan menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi portfolio aplikasi yang ada sekarang. Model ini terdiri dari beberapa input seperti pada gambar 2.3.
3
Gambar 2.3 Model Strategis SI/TI (Ward & Peppard 2003) Perencanaan strategis sistem teknologi informasi mempunyai tahapan-tahapan seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut ini :
Gambar 2.4 Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi, (Van Grembergen, 2003).
4
2.2 Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi Ada beberapa metodologi perencanaan strategis SI/TI yang popular dan sebagai landasan teori dari penelitian ini antara lain : Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI menurut John Ward, Peppard dan Turban. Menurut Sujono (Sujono, 2009) mengatakan bahwa metodologi Perencanaan Strategik SI/TI Versi Ward dan Peppard meliputi : 1. Tahapan masukan, meliputi : Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal 2. Tahapan Keluaran, meliputi : Strategi SI bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI Sedangkan tahapan metodologi perencanaan strategi sistem informasi menurut Turban (Turban,1999) didasarkan pada usaha perencanaan, studi literatur, dan analisis beberapa metode yang digunakan sebelumnya. Selain itu metode ini ditekankan pada sisi teknologi. Kegiatan PSSI dibagi menjadi empat tahapan yaitu: 1. Perencanaan Strategis TI Aktifitas ini menghubungkan rencana keseluruhan organisasi dalam rencana TI, mengidentifikasi portofolio aplikasi yang membantu bisnis, dan identifikasi aplikasi SI yang meningkatkan keunggulan bersaing organisasi perencanaan strategis TI dilakukan melalui: Business System Planning (BSP), Strategic IT Growth, End/Means (E/M) Analysis Critical Success Factor (CSF). 2. Analisis Kebutuhan Informasi (Information Resource Allocation) Information Resource Allocation (IRA) merupakan analisis yang dilakukan untuk mencari detail kebutuhan informasi yang diperlukan oleh organisasi secara keseluruhan. Metode IRA adalah sebagai berikut : a. Menentukan subsistem yang berada didalam suatu organisasi, cara kerja dan analisis produk b. Membuat matriks subsistem untuk memperlihatkan keterhubungan antar subsistem yang menggambarkan keterhubungan antara manajer dengan proses c. Menentukan dan mengevaluasi kebutuhan informasi dari suatu subsistem organisasi dengan cara mengelompokkan manajer berdasarkan tanggung jawabnya d. Menentukan kategori informasi umum dan pemetaannya. Pemetaan tersebut dilakukan pada entitas dan atributnya e. Mengukur matriks informasi/subsistem yang memetakan kategori informasi dengan subsistem organisasi 3. Alokasi Sumber Daya SI/TI 4. Perencanaan Proyek 2.3 Hasil Perencanaan Strategis Sistem Informasi Portofolio aplikasi sebagai hasil dari perencanaan strategi SI, dapat dikategorikan menjadi empat jenis berdasarkan kontribusinya terhadap bisnis, yaitu aplikasi strategis, aplikasi operasional, aplikasi potensi tinggi, dan aplikasi pendukung, matriks portfolio aplikasi dapat dilihat pada tabel 2.2 5
2.4 Metode Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi Metode Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang digunakan dalam perencanaan strategi SI/TI. antara lain : 1. Critical Success Factor (CSF) Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Tabel 2.2 Portofolio Aplikasi (Ward, 2003)
Menurut Kenneth, pendefinisian Critical Success Factor (CSF) adalah sejumlah kecil tujuan operational yang bisa diidentifikasi yang telah dibuat perusahaan, manajer yang diyakini akan mengukur kesuksesan atau kegagalan organisasi. CSF sangat kritis untuk menentukan keberhasilan organisasi atau menghentikan usaha manajer dalam rangka meraih tujuan organisasi. 2. Analisis SWOT Analisis SWOT dapat digunakan untuk menganalisis kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan sumber daya organisasi/perusahaan, peluang dan ancaman luar perusahaan. Matrik analisis SWOT dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 2.3 Analisis Matriks SWOT (Rangkuti, 1997) IFA/EFA Strenghts (S) Weaknesses (W) Opportunities Strategi SO Strategi WO (O) Menciptakan strategi yang Menciptakan Strategi yang menggunakan kekuatan untuk meminimalkan kelamahan untuk memanpaatkan peluang. memanfaatkan peluang. Digunakan Digunakan jika perusahaan berada jika perusahaan berada pada pada kuadran I kuadran III Treaths(T) Strategi ST Strategi WT Menciptakan strategi yang Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk meminimalkan kelemahan dan mengatsai ancaman. Digunakan menghindari ancaman. Digunakan jika perusahaan berada pada jika perusahaan berada pada kuadran II kuadran IV
6
3. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter) Rantai nilai mengelompokkan sebuah organisasi/perusahaan dalam kegiatan yang penting secara strategis untuk memahami perilaku biaya perusahaan dan sumber deferensiasi yang potensial bagi perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 2.7 Model Value Chain (Ward, 2003) 4. Analisis PEST P.E.S.T adalah singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Menurut Anne Gregory (Gregory,2004), teknik ini biasa digunakan dan sangat berguna untuk menganalisis Iingkungan eksternal. PEST membagi Iingkungan dalam empat area dan membahas hampir segala hal yang mempengaruhi organisasi. Empat area tersebut adalah Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Gambar 2.8 menunjukan tentang analisis PEST. 5. Balanced Scorecard Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 2.9
7
Gambar 2.8 Analisis PEST
Gambar 2.9 Balanced Scorecard (Ward, 2003) 6. Analisis Kompetitif Porter Menurut Nurcahyani Dewi Retnowati (Dewi, 2009) menyatakan bahwa analisis ini digunakan untuk mengidentifikasikan posisi terhadap persaingan dari pesaing-pesaing yang ada, ancaman pesaing-pesaing baru, ancaman produk-produk atau jasa-jasa substitusi, kekuatan menawar dari pelanggan-pelanggan dan kekuatan menawar dari pemasokpemasok. Porter membagi kekuatan industri menjadi 5 bagian, kelima bagian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.10. 8
Kekuatan industri kelima bagian menurut analisis Kompetitif Porter adalah sebagai berikut : Daya Tawar Konsumen (Bargaining Power Of Buyer), Daya Tawar Pemasok (Bargaining Power Of Supplier), Tekanan dari Pendatang Baru (Threats Of New Entrance), Tekanan dari Produk Pengganti (Threats Of Subtitute Product) dan Rivalitas Intra Industri (Intra Industry Rivalry) PENDATANG BARU POTENSIAL Ancaman masuknya Pendatang baru PARA PESAING INDUSTRI Kekuatan
Kekuatan
Tawar-menawar PEMASOK Pemasok
Tawar-menawar PEMBELI Pembeli
Ancaman Produk pengganti PRODUK PENGGANTI
Gambar 2.10 Peta Kekuatan Kompetisi ( Porter, 1985) III. Obyek Dan Metodologi Penelitian 3.1 Profil Apotek Al Ma’soem Persaiangan di antara 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan yang ada Apotek Al Ma’soem pertama kali didirikan pada tahun 1992 yang lokasinya berada di wilayah Rancaekek. Yang melatarbelakangi pendirian Apotek Al Ma’soem ini adalah dikarenakan adanya garis keturunan Keluarga Besar H. Ma’soem yang dikenal sebagai pengusaha di wilayah Bandung Timur dan Jawa Barat, dan sebagai salah satu wujud kontribusi kepada masyarakat dalam memenuhi kebutuhan obat-obatan dan kualitas kesehatan. Pada awal berdirinya Apotek Al Ma’soem hanya melayani penjualan obat dan dan pemeriksaan pasien umum. Pada saat itu yang menjadi Apoteker Pengelola Apotek adalah Drs. Nana R Romli, Apt, dengan mengedepankan moto : “Kesembuhan Anda Adalah Kebahagiaan Kami”. Seiring dengan meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap Apotek Al Ma’soem, maka Apotek Al Ma’soem mengembangkan usahanya dengan mendirikan beberapa cabang di beberapa kota dengan berbagai layanan lainnya.
9
3.1.2 Struktur Organisasi Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi Apotek Al Ma’soem dapat dilihat pada gambar berikut ini : Direktur Farmasi & Medical Centre Pimpinan Divisi Farmasi & Medical Centre
Ass. Pimpinan Divisi Farmasi & Medical Centre
Keuangan
PPO
Apotek
Manajer Unit Adm. Umum
Manajer
Apoteker
Administrasi/ Pramuniaga
Asisten apoteker
Bag. Gudang
Petugas Pelaksana
(Sumber : Buku Standar Pelayanan Kefarmasian Apotek Al Ma’soem) Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Al Ma’soem 3.1.3 Visi dan Misi Visi dari Apotek Al Ma’soem adalah menjadikan Apotek yang professional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah Islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan. Misi Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan layanan kesehatan yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat, harga bersaing dan terjamin keasliannya. 10
2. Memberikan layanan yang optimal dengan pemanfaatan Teknologi Informasi. 3.1.4 Ciri Khas dan Kultur Pelayanan Demi menjaga kepuasan serta kepercayaan konsumen, Apotek Al Ma’soem memiliki Ciri khas yang harus dipertahankan yaitu : "Pelayanan yang amanah, ramah yang bernuansa Islami dan beroperasi 24 jam", Sesuai dengan Visi Apotek Al Ma'soem, yakni “Apotek yang professional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan”. 3.1.5 Sasaran dan Tujuan Apotek Sasaran pelayanan pada Apotek Al Ma’soem adalah : 1. Layanan pembelian obat-obatan umum 2. Layanan resep obat dokter 3. Layanan pesan antar lewat telephone 4. Layanan klinik kesehatan bagi kontraktor perusahaan 5. Layanan kesehatan bagi masyarakat umum seperti : Dokter umum, Dokter Spesialis, Rontgen dan Laboratorium kesehatan. Tujuan dari Apotek Al Ma’som adalah : 1. Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada teknologi Informasi. 2. Penyediaan layanan kesehatan dan penjualan obat yang memiliki kemampuan didalam melayani konsumen dan pelanggan secara professional dengan selalu mengacu kepada standar pelayanan yang unggul (Service Excellent). 3. Sebagai mitra bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk meningkatkan kualitas kesehatan. 3.1.6 Keunggulan Keunggulan Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut : 1. Persediaan obat yang lengkap dengan harga kompetitif 2. Pelayanan Apotek 24 jam 3. Memiliki fasilitas yang lengkap seperti : lab. Kesehatan, rongtgen, dokter umum, dokter spesialis, lahan parkir luas, kantin, ruang tunggu, ATM, Mushola dan toilet. 4. Layanan pesan antar lewat telephone 5. Staf (SDM) yang terlatih dan bermotivasi tinggi 6. Dokter yang berkualitas sesuai dengan spesialis masing-masing. 3.1.7 Strategi Bisnis Dalam menjalankan kegiatan usahanya, Apotek Al Ma’soem memiliki strategi bisnis dalam penentuan arah kebijakan operasionalnya, adapun penjabarannya sebagai berikut: 1. Persediaan yang lengkap, minimal semua resep terlayani 2. Harga dan sistem pembayaran kompetitif 3. Buka lebih awal dan tutup lebih akhir dari kompetitor 4. Pelayanan yang amanah, ramah dan teliti sesuai norma Apotek. 5. Administrasi yang sempurna dan pemanfaatan teknologi canggih. 6. Antisipatif terjadinya obat-obat kadaluarsa, rusak dan efektif dalam setiap aktifitas. 7. Terbuka menerima kritik dan saran 8. Lingkungan kerja yang baik, bersih dan berestetika Strategi bisnis Apotek Al Ma’soem yang telah ada akan diselaraskan dengan kebutuhan SI/TI untuk mendukung daya saing dengan kompetitor. 11
3.2 Metode Penelitian Metode yang pengumpulan data digunakan dalam penelitian ini terdiri dari : Studi Literatur, Wawancara dan Kuisioner. Sedangkan untuk metode perencanaan strategis sistem informasi yang penulis gunakan adalah menggunakan metode gabungan antara John Ward Peppard dan Turban. Dari penggabungan kedua metode tersebut, mengghasilkan sebuah kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI sebagai acuan gambaran kegiatan yang menyusun Perencanaan Strategis SI/TI yang dilengkapi dengan proses yang dilakukan. Kerangka kerja tersebut dapat di lihat pada gambar 3.3. IV. Tahapan Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI/TI Yang Diusulkan Adapun beberapa tahapan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang diusulkan adalah sebagai berikut : 4.1. Tahap-1 : Persiapan Perencanaan Strategi SI/TI Pada tahap ini dilakukan penetapan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup dari perencanaan strategi SI/TI di Apotek Al Ma’soem, penjabarannya pada tahap ini adalah sebagai berikut : 1. Tujuan perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem adalah : a. Untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan penggunaan SI/TI. b. Untuk meningkatkan pelayanan dan efektivitas proses bisnis. 2. Sasaran perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem adalah : a. Untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan pelayanan b. Untuk meningkatkan keunggulan kompetitif c. Untuk meningkatkan pendapatan bagi Apotek Al Ma’soem. d. Untuk menjaga agar investasi sesuai dengan kebutuhan, supaya investasi yang digunakan tepat sasaran. 3. Ruang lingkup perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem yaitu aktifitas utama pelayanan penjualan dan layanan kesehatan dan aktifitas pendukungnya meliputi pemesanan obat, adminstrasi keuangan, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan pengendalian kualitas obat. 4.2 Tahap-2 : Memahami Kebutuhan Informasi & Bisnis Apotek Pada tahap ini dilakukan identifikasi visi, misi dan tujuan yang berkaitan dengan strategi SI/TI untuk mendapatkan keunggulan kompetitif Apotek, alat analisis yang digunakan adalah analisis Critical Success Factor (CSF). 1. Visi Apotek Al Ma’soem Visi dari Apotek Al Ma’soem adalah menjadikan Apotek yang profesional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah Islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan. 2. Misi Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut : a. Menyediakan layanan kesehatan yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat, harga bersaing dan terjamin keasliannya. b. Memberikan layanan yang optimal dengan pemanfaatan Teknologi Informasi.
12
Tahap 1 Mempersiapkan Rencana Strategi SI/TI
Tahap 2 Memahami Kebutuhan Informasi & Bisnis Apotek
Tahap 3 Menentukan Target SI/TI
Tahap 4 Menentukan Strategi SI/TI
Tahap 5 Rencana Implementasi
Memahami Kebutuhan Informasi & Bisnis Apotek (Visi Misi, Tujuan dan Sasaran) Analisis Critical Success Factor (CSF)
1. Struktur Organisasi 2. Proses Bisnis : a. Analisis Lingkungan Bisnis Persiapan Perencanaan Strategi SI/TI
Organisasi Internal (Analisis SWOT dan Value Chain)
b. Analisis Lingkungan Bisnis Organisasi Eksternal
1. Infrastruktur TI 1. Identifikasi Kebutuhan Informasi
2. Aplikasi SI/TI 3. Struktur Organisasi
2. Membuat Strategi SI/TI
Aplikasi Portofolio Mendatang
Rencana Implementasi
(Analisis PEST, BSC dan 5 Kekuatan Porter)
3. Infrastruktur TI
Detail Kerangka Perencanaan Strategi SI/TI (Ward, Preppard dan Turban)
4. Aplikasi SI/TI :
a. Analisis Lingkungan SI Internal b. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
13
3. Tujuan Apotek Al Ma’soem Tujuan pelayanan pada Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut : 1. Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada penggunaan teknologi informasi. 2. Penyediaan layanan kesehatan dan penjualan obat yang memiliki kemampuan melayani konsumen dan pelanggan secara professional dengan selalu mengacu kepada standar pelayanan yang unggul (Service Excellent). 3. Sebagai mitra bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk meningkatkan kualitas kesehatan. 4. Analisis Critical Success Factor (CSF) Apotek Al Ma’soem Critical Success Factor (CSF) ini dapat dipetakan dari setiap tujuan utama Apotek Al Ma’soem, dan dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.1 Critical Success Factor (CSF) Tujuan Utama Apotek Al Ma’soem Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada penggunaan teknologi informasi.
Penyediaan layanan kesehatan dan
Ukuran Utama (KPI) Faktor kunci keberhasilan (CSF) (Key Performance Indicator) Kebutuhan informasi Informasi dapat dari cabang Apotek bisa dihasilkan setiap saat. dihasilkan secara cepat, tepat dan bisa di akses dimana saja. Promosi dan Informasi akan penyampaian informasi keberadaan & dilakukan secara Layanan Apotek Al inovatif Ma’soem dapat diketahui oleh masyarakat luas sehingga dapat meningkatkan jangkauan pemasaran. Proses pengendalian, Informasi dan laporan pemesanan, pembelian dari masing-masing dan penjualan obat dari cabang Apotek masing-masing cabang dihasilkan secara Apotek menjadi cepat dan bisa terintegrasi. dihasilkan setiap saat. Proses pengadaan dan informasi mengenai pengendalian obat pengadaan dan dilakukan secara pengendalian obat efektif. bisa dihasilkan secara cepat, sehingga ketersidaan dan kualitas obat terjamin. Pelayanan Apotek yang Konsumen dan professional dengan pelanggan dapat berlandaskan pada terlayani dengan baik.
Usulan Penyelesaian Mengintegrasikan data dari setiap proses bisnis masing-masing cabang Apotek. Pembuatan profil Apotek Al Ma’soem yang dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat dan bisa diakses dimana dan kapan saja. Merancang sebuah Aplikasi Sistem Informasi Apotek yang terintegrasi.
Pengembangan Aplikasi pengadaan dan pengendalian obat menjadi lebih efektif.
Merancang aplikasi pengendalian mutu Apotek untuk 14
penjualan obat yang memiliki kemampuan melayani konsumen dan pelanggan secara professional dengan selalu mengacu kepada standar pelayanan yang unggul (Service Excellent).
kaidah-kaidah Islam
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Peningkatan sarana dan prasana Apotek yang memadai
Layanan penjualan obat bagi pelanggan 24 jam.
Sebagai mitra bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk meningkatkan kualitas kesehatan.
Terjalinnya kerjasama layanan kesehatan antara perusahaan, lembaga dan masyarakat. Terjalinnya hubungan kerjasama antara Apotek dan lingkungan sekitar dalam kegiatan sosial masyarakat.
meningkatkan dan mempertahakan nilai kompetitif yang telah ada. Profesional dalam memberikan layanan dan memiliki etos kerja tinggi. Kebutuhan dan kenyamanan konsumen & pelanggan Apotek dapat terpenuhi.
Merancang sebuah aplikasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Pembuatan visualisasi layanan Apotek dan Pemasangan Wifi di ruang tunggu untuk pasien, konsumen dan pelanggan.
Kebutuhan informasi dan pembelian obat dapat dilayani setiap saat. Terpenuhinya kebutuhan akan layanan kesehatan dan obat-obatan dari kontraktor perusahaan dan masyarakat.
Pengembangan aplikasi penjualan yang bisa melayani pelanggan 24 jam. Pembuatan Aplikasi Apotek untuk mengelola kegiatan kemitraan dan kegiatan sosial masyarakat yang bisa diakses oleh semua orang.
Ikut berpartisipasi dalam kegiatankegiatan sosial seperti sunatan massal, pengobatan gratis dan ikut mensponsori sebuah kegiatan dan event.
4.2.1 Proses Bisnis Identifikasi proses bisnis meliputi analisis lingkungan bisnis organisasi internal dan analisis lingkungan organisasi eksternal. 1. Analisis lingkungan bisnis organisasi internal Dalam melakukan analisis lingkungan internal Tools yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis SWOT dan value chain. a. Analisis SWOT 1) Kekuatan a) Nama besar dan reputasi PT Ma’soem dan YPAM berpengaruh terhadap pencitraan Apotek Al Ma’soem. b) Tiap tahunnya selalu dibuka cabang Apotek baru. c) Apotek Al Ma’soem dikenal sebagai Apotek bernuansa Islami dengan memberikan 15
layanan yang ramah dan beroperasi 24 jam. d) Memiliki lahan yang cukup luas dan strategis ditunjang dengan unit usaha ma’soem group lainnya. e) Fasilitas sarana dan prasarana Apotek sangat memadai. f) Persediaan obat yang lengkap dengan harga kompetitif g) Dokter yang berkualitas sesuai dengan spesialis masing-masing. 2) Kelemahan a) Sistem dan Prosedur pengendalian dan pengadaan obat yang ada belum sempurna b) Komposisi dan kompetensi SDM yang ada belum ideal, karena diposisikan oleh SDM Ma’soem Group. c) Belum memiliki SDM di bidang IT d) Penerapan disiplin yang tinggi membuat pengelola Apotek merasa tertekan dan kaku e) Belum terintegrasinya data dari masing-masing cabang Apotek. f) Belum optimalnya pemanpaatan SI/TI dalam pelayanan dan proses bisnis g) Infrastruktur Teknologi Informasi masih belum memadai. 3) Peluang a) Meningkatnya kebutuhan layanan kesehatan dan obat dari masyarakat. b) Banyaknya industry dan perusahaan disekitar Apotek yang menjalin kemitraan untuk mendapatkan layanan kesehatan bagi kontraktor perusahaan. c) Adanya praktek dokter spesialis, laboratorium dan rontgen memudahkan masyarakat untuk mendapatkan layanan kesehatan. d) Ikut berpartisipasi dalam kegiatan sosial masyarakta dan mensponsori sebuah event perlombaan membuat Apotek Al Ma’soem semakin dikenal masyarakat. e) Adanya perkembangan IT yang semakin pesat memudahkan penyampaian informasi dan promosi Apotek Al Ma’soem. 4) Ancaman a) Bermunculannya kompetitor baru di beberapa wilayah cabang Apotek baik yang sejenis maupun tidak sejenis, seperti : Apotek, klinik 24 jam, toko obat tradisional toko jamu dan minimarket. b) Perkembangan IT yang semakin pesat harus diimbangi dengan kompetensi SDM. Hasil analisa di atas merupakan fakta yang dapat memberikan gambaran mengenai kondisi Apotek Al Ma’soem. Hasil yang didapatkan berupa rincian-rincian analisis, dan dituangkan dalam bentuk matriks SWOT dan dapat dilihat pada tabel 4.2
16
Tabel 4.2 Analisis Matriks SWOT IFA/EFA Opportunities (O) 1. Meningkatnya kebutuhan layanan kesehatan dan obat dari masyarakat. 2. Banyaknya industry dan perusahaan disekitar Apotek yang menjalin kemitraan untuk mendapatkan layanan kesehatan bagi kontraktor perusahaan. 3. Tingkat kepercayaan pelanggan, konsumen dan masyarakat yang tinggi terhadap Apotek Al Ma’soem. 4. Adanya penawaran sponsor dalam kegiatan sosial dan event perlombaan membuat Apotek Al Ma’soem semakin dikenal masyarakat. 5. Adanya perkembangan IT yang semakin pesat memudahkan penyampaian informasi dan promosi Apotek Al Ma’soem. Threats(T) 1. Bermunculannya kompetitor baru di beberapa wilayah cabang Apotek baik yang sejenis maupun tidak sejenis, seperti : Apotek, klinik 24 jam, toko obat tradisional toko jamu dan minimarket. 2. Perkembangan IT yang semakin pesat harus diimbangi dengan kompetensi SDM.
Strenghts (S)
Weaknesses (W)
Strategi SO 1. Pembuatan website profil Apotek untuk meningkatkan layanan dan jangkauan pemasaran. 2. Pengembangan Apotek dengan membuka cabang baru di lokasi yang terdapat unit usaha Ma’soem Group. 3. Peningkatan keunggulan kompetensi yang sudah ada, dengan membuat sistem pengendalian mutu Apotek. 4. Menyelenggarakan kegiatan sosial sperti khitan massal dan pengobatan gratis, yang informasinya disebarluaskan melalui website profil Apotek. 5. Peningkatan fasilitas dan sarana prasarana, dengan pemasangan wifi dan visualisasi layanan Apotek di ruang tunggu.
Strategi WO 1. Melakukan pengembangan sistem pengendalian dan pengadaan obat 2. Membuat sistem pengelolaan SDM yang terpisah dari Ma’soem group, sehingga posisi pekerjaan sesuai dengan bidang kompetensi. 3. Membuat sistem yang terintegrasi dari masing-masing cabang Apotek 4. Mengoptimalkan penggunaan IT untuk peryebarluasan informasi dan layanan Apotek dengan membangun sebuah website. 5. Membangun infrastruktur Network Mobile yang sesuai dengan perkembangan IT saat ini. Strategi WT 1. Peningkatan layanan penjualan obat dengan membuat aplikasi penjualan yang bisa akses tanpa terbatas oleh ruang dan waktu 2. Melakukan penambahan Divisi baru untuk memenuhi kebutuhan SDM di bidang IT.
Strategi ST 1. Membuat sistem pengendalian mutu Apotek untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dari para pesaing. 2. Peningkatan kualitas SDM dengan membuat sistem pengelolaan SDM secara desentralisasi.
17
b. Analisis Value Chain
Infrastruktur Pendukung kegiatan Apotek
Peraturan pemerintah, Struktur organisasi, manajemen, keuangan, saranan & prasarana, pemasaran.
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Jumlah pengelola di setiap cabang Apotek : 6 orang dengan klasifikasi pendidikan mulai dari SMK Farmasi (setingkat SMA) hingga Manajer, adanya pelatihan untuk peningkatan kualitas mutu SDM, pemberian Bonus, perekrutan karyawan sesuai bidang kompetensi keahliannya.
Pengembangan Produk dan Teknologi
Belum terintegrasinya data dari masing-masing cabang Apotek, promosi dan penyampaian informasi masih manual.
Pengadaan
Melalui supplier PBF informasi Riset produk, riset pasar, teknologi
Penerimaan obat dari Supplier (PBF)
Penghitungan HNA dan HJA, Pelabelan harga, Pengontrolan obat kadaluarsa, Pengecekan kesesuaian order
Penempatan obat/alkes pada lemari/rak yang telah diatur, Pengriman obat ke masing-masing cabang apotek
Promosi & Pemasaran, Penjualan obat dan layanan kesehatan, menjalin kemitraan dengan kontraktor perusahaan, mensponsori sebuah kegiatan, menyelenggarakan kegiatan sosial
Memberikan garansi dan Layanan Komplain Konsumen jika ada obat ataupun alkes yang cacat
Logistik Masuk
Kegiatan Operasional
Logistik Keluar
Penjualan & Pemasaran
Setelah Penjualan
Keuntungan/Laba
Aktifitas utama dalam pengelolaan Apotek adalah persediaan obat dan layanan kesehatan serta aktifitas pendukungnya meliputi pengadaan obat, penjualan obat, tes laboratorium, rontgen dan pengelolaan keuangan. Aktifitas utama dan aktifitas pendukung pada Apotek Al Ma’soem dengan menggunakan analisis value chain ini dapat dilihat pada gambar 4.1
Service
Gambar 4.1 Aktivitas value chain Apotek Al Ma’soem 2. Analisis lingkungan bisnis organisasi eksternal Tools Analisis lingkungan eksternal yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis PEST, BSC dan Analisis Porter's Five Force. a. Analisa PEST Berikut hasil analisis PEST pada Apotek Al Ma’soem: 1. Faktor Politik Adanya Kepmenkes 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin Apotik yang diberikan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Ketentuan ini menuntut Apotek Al Ma’soem untuk menyediakan anggaran dan persyaratan sebagai berikut : a. Bangunan, seperti : Sarana, Ruangan dan Kelengkapan bangunan b. Perlengkapan c. Tenaga Kesehatan, seperti : APA, Apt. Pendamping dan AA. Selanjutnya pengelolaan Apotek sebagai diatur dalam Kepmenkes 1332/Menkes/SK/X/2002, Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin. Apoteker pengelola apotek adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA) 18
Apoteker pendamping adalah Apoteker yang bekerja di Apotek disamping Apoteker pengelola Apotek dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu. 2. Faktor Ekonomi Pertumbuhan ekonomi masyarakat sekitar yang berkembang mempengaruhi terhadap peningkatan kemampuan daya beli obat yang berkualitas. Hal tersebut ditanggapi oleh Apotek Al Ma’soem dengan penyediaan obat yang komplit dan berkualitas serta memberikan pelayanan yang otptimal. Sebagai bentuk antisipasi dari kemampuan daya beli konsumen terhadap obat yang harganya relatif mahal, maka Apotek Al Ma’soem mengantisipasinya dengan penyediaan obat generik yang harganya relatif terjangkau. Selain itu memberikan diskon atau potongan harga kepada pelanggan yang telah memiliki kartu member Ma’soem Card. 3. Faktor Sosial Sebagai bentuk kepedulian terhadap kehidupan sosial masyarakat, Apotek Al Ma’soem selalu ikut serta dan berpartisipasi dalam berbagai kegiatan sosial kemasyarakatan khususnya masalah kesehatan. Kegiatan sosial yang rutin dilakukan setiap tahunnya yaitu : pengobatan gratis, khitanan massal dan ikut berpartispasi dalam berbagai kegiatan atau event kejuaran yang diselenggarakan oleh masayarakt sekitar. Selain kegiatan tersebut dalam kegiatan perekrutan tenaga kerja, Apotek Al Ma’soem lebih memperhatikan masyarakat sekitar sebagai karyawan Apotek. 4. Faktor Teknologi Mengingat Apotek Al Ma’soem memiliki banyak cabang di berbagai kota dan daerah, maka penggunaan TI/SI yang berbasis website dan Network Mobile sangat diperlukan dalam proses pengelolaan data, baik data penjualan, data pemesanan dan kebutuhan informasi lainnya. Dengan perkembangan World Wide Web (WWW) yaitu sebuah aplikasi untuk mengakses internet, maka penyebarluasan informasi dan promosi kepada masyarakat dapat dengan mudah disampaikan melalui sebuah profil Apotek yang berbasis website. Untuk peningkatan pelayanan kepada konsumen dan pelanggan maka diperlukan sebuah aplikasi Network Mobile yang saat ini menjadi sebuah tren dalam perkembangan teknologi informasi saat ini. b. Analisis Porter's Five Force Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasikan posisi Apotek Al Ma’soem terhadap persaingan dari ancaman pendatang baru, kompetitor dari usaha yang sejenis, daya tawar pemasok, daya tawar konsumen, dan ancaman adanya subsitusi atas layanan kesehatan. Analisis kompetitif Porter dapat dilihat pada gambar 4.2. c. Strategis Layanan Apotek Al Ma’soem dalam Balance Scorecard Untuk menggambarkan secara utuh strategis layanan Apotek Al Ma’soem maka dibetuk kerangka Balance Scorecard pada Tabel 4.7 Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem, sedangkan gambar 4.3 menjelaskan Strategis Map untuk Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem.
19
Kekuatan Pemasok: Kualitas obat terjamin & alkes dari PBF, harga jauh lebih murah.
Pemasok: PBF (Perusahaan Besar Farmasi)
Penentu persaingan Produk & Jasa: Kualitas produk, harga obat, biaya layanan kesehatan dan kemudahan mendapatkannya
Ancaman Pendatang Baru (Apotek & Toko Obat baru)
Persaingan antar Apotek: Harga, pelayanan, fasilitas dan beragam jenis layanan kesehatan
Ancaman Produk & Jasa : Jamu, obat herbal dan Pengobatan Alternatif
Penentu Persaingan: Kompetitor yang semakin banyak
Pembeli obat & layanan kesehatan: Masyarakat umum, Kontraktor Perusahaan, Klinik, Bidan & Member Kekuatan Pembeli: Pelayanan Apotek, Harga relatif lebih murah, Diskon Harga, pesan antar lewat telephone
Gambar 4.2 Analisis Kompetitif Porter Apotek Al Ma’soem
20
Tabel 4.7 Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem Perspektif Perspektif Keuangan (Financial) Memaksimalkan target penjualan dan pendapatan Apotek Perspektif Pelanggan (Customer) 1. Memberikan layanan informasi dan penjualan 24 jam. 2. Mengoptimalkan layanan kepada konsumen dan pelanggan 3. Mempertahankan keunggulan kompetensi yang dimiliki 4. Menjalin kemitraan dan berpartisipasi dalam kegiatan sosial
Perspektif Proses Bisnis Internal Mewujudkan keunggulan kompetensi Apotek dengan memberikan layanan yang optimal berbasis IT.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan 1. Peningkatan Kompetensi kualitas mutu SDM pengelola Apotek 2. Menyediakan dan mempersiapkan SDM yang mampu memiliki visi, misi, dan tujuan Apotek Al Ma’soem 3. Pemberian penghargaan terhadap pengelola yang memiliki kriteria baik 4. Pemberdayaan pengelola secara tepat
Tujuan Strategis 1. Peningkatan target pendapatan 2. Peningkatan penjualan dan layanan kesehatan
Tolak Ukur Kinerja 1. Jumlah pendapatan tiap bulan meningkat 2. Jumlah konsumen dan pelanggan terus bertambah
Tindakan Perbaikan Pembangunan Sistem informasi penjualan obat secara online berbasis website dan Network Mobile
1. Kemudahan mendapatkan informasi dan kebutuhan obat. 2. Meningkatnya kepercayaan dan kepuasan pelanggan. 3. Memiliki daya saing yang tinggi dengan kompetitor sejenis. 4. Jangkauan dan jaringan kerja menjadi lebih luas
1. Informasi bisa dihasilkan setiap saat 2. Kepuasan Pelanggan Tinggi 3. Bertambahnya cabang Apotek baru tiap tahunnya.Keberadaan Apotek Al Ma’soem dikenal oleh masyarakat luas.
Mengintegrasikan data dari masing-masing cabang Apotek, Sistem Informasi Apotek berbasis website, SI Pengendalian Mutu Apotek (SPMA), SI pengelolaan SDM dan Visualisasi layanan Apotek.
1. Menintegrasikan data dari masing-masing cabang Apotek. 2. Mengefektifkan kegiatan operasional Apotek 3. Promosi dan penyebarluasan informasi
1. Informasi yang dibutuhkan bisa dihasilkan secara cepat dan akurat. 2. Kegiatan proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien 3. Apotek Al Ma’soem diketahui keberadaannya oleh masyarakat luas.
Pengembangan sistem Pengendalian dan Pengadaan Obat (PPO), dan Sistem Informasi Apotek berbasis website dan Network Mobile.
a. Peningkatan keunggulan kompetensi SDM Apotek b. Pengembangan diri pengelola Apotek c. Menumbuhkan produktifitas kerja d. Efektivitas proses kerja
1. Apotek memiliki keunggulan kompetensi daya saing tinggi 2. Inovasi dan kreativitas pengelola meningkat 3. Produktifitas kerja pengelola meningkat 4. Operasional kerja Apotek lebih efektif.
Pembangunan sistem informasi pengelolaan SDM.
21
Memaksimalkan target penjualan dan pendapatan Apotek
KEUANGAN
Memberikan layanan informasi dan penjualan 24 jam. PELANGGAN
Mempertahankan keunggulan kompetensi yang dimiliki
Menjalin kemitraan dan berpartisipasi dalam kegiatan sosial
Mengoptimalkan layanan kepada konsumen dan pelanggan
Mewujudkan keunggulan kompetensi Apotek dengan memberikan layanan yang optimal berbasis IT.
PROSES BISNIS INTERNAL
PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN
Peningkatan Kompetensi kualitas mutu SDM pengelola Apotek
Menyediakan dan mempersiapkan SDM yang mampu memiliki visi, misi, dan tujuan Apotek Al Ma’soem
Pemberian penghargaan terhadap pengelola yang memiliki kriteria baik
Pemberdayaan pengelola secara tepat
Gambar 4.3 Strategis Map untuk Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem.
22
4.2.2 Aplikasi SI/TI 1. Analisis Lingkungan SI Internal Apotek Al Ma’soem Analisis ini mencakup seluruh sumber daya (SI) yaitu sistem aplikasi yang telah ada dan dimanfaatkan oleh Apotek untuk keperluan bisnis, diantaranya : a. Blog Apotek Al Ma’soem (http://apotekmasoem.wordpress.com) Blog ini berisi informasi mengenai profil dan layanan Apotek Al Ma’soem, namun penyajian informasinya masih belum lengkap menggambarkan tentang profil Apotek Al Ma’soem. b. Program Aplikasi pembayaran berobat & penjualan Obat Program Aplikasi ini menangani sistem pembayaran berobat jalan dan penjualan obat, namun masih memiliki kelemahan yaitu belum terintegrasinya data pengadaan dan penjualan dari masing-masing cabang Apotek. c. Program Aplikasi Pengendalian dan Pengadaan Obat (PPO) Program Aplikasi ini menangani sistem pengendalian dan pengadaan obat, meliputi : pemesanan obat ke PBF, penerimaan obat dan pengiriman obat ke Apotek internal dan eksternal. Kegiatan PPO selama ini dilakukan dengan menggunakan sebuah aplikasi PPO yang berbasis MS-DOS menggunakan bahasa Cliepeer, namun dalam kegiatannya masih ada kelemahan dan permasalahan yang terjadi diantaranya : 1. Hak aksesnya tidak multi user 2. Kebutuhan informasi tidak bisa dihasilkan secara real time karena konsepnya masih stand alone. 3. Komunikasi data masih belum bisa dilakukan 4. User interface masih sederhana dan tool-tool yang lainnya belum ada, sehingga aktifitas kerja menjadi tidak efektif 2. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal Apotek Al Ma’soem Terdapat beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi dalam Apotek yaitu : a. Perkembangan Teknologi Perkembangan teknologi Network Mobile dan Ecommerce Online Shoping yang berbasis website, mendorong Apotek Al Ma’soem untuk menggunakan teknologi dalam kegiatan operasional proses bisnis dan untuk meningkatkan layanan kepada konsumen atau pelanggan yang bisa diakses setiap saat tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. b. Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing Dengan memanfaatkan penggunaan teknologi pada setiap kegiatan operasional proses bisnis, akan menetapkan Apotek Al Ma’soem menjadi yang terdepan di Jawa Barat yang menerapkan penggunaan Network Mobile dan Online Shoping dalam kegiatan operasional proses bisnis dan layanan kepada para konsumen atau pelanggannya, sehingga memiliki nilai keunggulan kompetensi yang tinggi. 4.2.3 Arsitektur Teknologi Informasi (TI) Apotek Al Ma’soem saat ini belum memiliki infrastruktur jaringan yang dapat mengintegrasikan data dari semua cabang Apotek. Sementara jaringan internet hanya sebatas digunakan untuk pelaporan keuangan melalui email dan untuk mendapatkan informasi, dengan bandwidth yang digunakan hanya 384 kbps untuk masing-masing Apotek sehingga penggunaanya masih belum optimal. Penambahan bandwidth akan terus 23
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perkembangan teknologi informasi dan mendukung akses layanan informasi yang cepat. 4.3 Tahap-3 : Menentukan Target SI/TI 4.3.1 Kebutuhan Informasi dan Proses Bisnis Identifikasi kebutuhan informasi dan proses bisnis akan diselaraskan dengan kebutuhan SI/TI Apotek Al Ma’soem, diantaranya adalah : 1. Profile Apotek Al Ma’soem Profile mengenai informasi Apotek Al Ma’soem saat penyampaiannya masih menggunakan cara yang konvensional, yaitu dengan menggunakan brosur spanduk, leaflet dan media cetak lainnya. Dari uraian sebelumnya dipandang perlu untuk pembuatan website dan aplikasi Network Mobile mengenai profile Apotek Al Ma’soem untuk kebutuhan penyebarluasan informasi dan promosi, sehingga profil Apotek Al Ma’soem dan informasi layanan lainnya dapat dengan lengkap disajikan sehingga masyarakat, konsumen dan pelanggan dapat dengan mudah mendapatkan informasi mengenai Apotek Al Ma’soem. 2. Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) Dari uraian sebelumnya mengenai PPO, maka diperlukan sebuah pengembangan SI/TI yang dapat digunakan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan membangaun Sistem Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) secara online yang berbasis website dan Network Mobile, dimana kelebihannya adalah sebagai berikut : 1. Informasi yang dibutuhkan bisa dihasilkan secara real time. 2. Penggunaan sistem yang multi user 3. Terintegrasinya data, sehingga komunikasi data bisa dilakukan. 4. User interface lebih menarik dan mudah untuk digunakan (user friendly). 5. Bisa diakses kapan saja menggunakan smartphone Proses Bisnis Sistem Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) secara Online yang berbasis website ini meliputi : 1. Sistem pengelolaan data obat 2. Sistem pengelolaan pengguna 3. Sistem pengelolaan data Apotek intern dan pelanggan ekstern. 4. Sistem pembelian obat 5. Sistem pengelolaan retur barang dan obat 6. Sistem pesanan obat dari Apotek dan pelanggan 7. Sistem pengiriman obat ke Apotek internal dan pelanggan eksternal. 8. Sistem pemesanan obat kepada supplier (PBF). 3. Penjualan Obat dan Pembayaran Berobat Jalan Sistem yang ada sekarang masih memiliki beberapa kelemahan yang mengakibatkan informasi tidak bisa dihasilkan dengan cepat dan kegiatan operasional Apotek menjadi kurang efektif. Dari uraian kegiatan tersebut terdapat beberapa kelemahan sistem yang ada dalam pengelolaan penjualan obat dan layanan kesehatan berobat diantaranya : 1. Belum terintegrasinya data dari seluruh cabang Apotek Al Ma’soem.
24
2.
Proses pemesanan barang kepada PPO masih dilakukan dengan cara yang manual, yaitu dengan mengetik ulang kebutuhan obat ke dalam daftar pesanan yang kemudian dikirim melalui email. 3. Proses pelaporan keuangan yang dilakukan oleh manajer di masing-masih cabang Apotek kepada pimpinan Divisi dilakukan dengan cara dikirim melalui email. 4. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelolaan SDM selama ini dilakukan sentralisasi di Direktur SDM PT. Ma’soem, dimana penilaian kinerja pengelola Apotek dilakukan oleh menajer yang kemudian dilaporkan kepada pimpinan Divisi. Dari penilaian tersebut kemudian pimpinan divisi mengusulkan untuk pemberian bonus, kriteria penilaian dan promosi naik golongan yang kemudian di serahkan ke Direktur SDM PT, Ma’soem. Untuk pengolahan data tersebut menggunakan semi kompuetrisasi yaitu menggunakan program aplikasi Ms. Excel. Dari uraian di atas, permasalahan yang terjadi selama ini adalah kebijakan dan keputusan tidak bisa dihasilkan secara cepat dikarenakan harus mendapat persetujuan dan sepengetahun Direktur SDM. Kemudian pengolahan data menggunakan Ms. Excel riskan terjadinya duplikasi data dan kesulitan dalam pencarian data karyawan sehingga kebutuhan informasi tidak bisa dihasilkan setiap saat. Dari permasalahan di atas, SI/TI dapat dijadikan solusi pemecahan masalah tersebut melalui perubahan sistem desentralisasi pengelolaan SDM dan Sistem Aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Keuntungan dari perbaikan sistem tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kebijakan dan keputusan mengenai pengelolaan SDM bisa dihasilkan secara cepat tanpa melalui beberapa tahapan. 2. Kebutuhan informasi mengenai SDM bisa dihasilkan secara cepat. 3. Laporan mengenai kinerja pengelola Apotek bisa dihasilkan setiap saat. Adapun kebutuhan aplikasi SDM yang dibagi menjadi beberapa modul-modul dapat di lihat pada tabel 4.8 Tabel 4.8 Modul aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) No Modul Aplikasi Keterangan Modul ini berfungsi sebagai : 1. Sistem Absensi Pengelola Mengelola data absensi pengelola Apotek Modul ini berfungsi sebagai : 2. Sistem Penggajian 1. Mengelola data gaji 2. Mengelola bonus Modul ini berfungsi sebagai : Sistem Mutasi, Kenaikan 1. Mengelola data mutasi karyawan 3. Golongan dan Teguran 2. Mengelola data kenaikan golongan karyawan 3. Mengelola data teguran karyawan 5. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) Permasalahan yang sering terjadi adalah tidak efektif kegiatan pengendalian mutu karena keterlambatan dalam proses pelaporan dan evaluasi semua pengelolaan sistem di atas karena data-datanya tidak terdokumentasi secara baik dan datanya tidak terintegrasi dari setiap prosedur-prosedur standar yang ada. Jalan keluar dari masalah di atas adalah 25
dengan membuat SI/TI yaitu Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) yang berfungsi untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan sistem yang lama dan juga dapat memberikan pelaporan hasil evaluasi yang cepat untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan. 4.3.2 Membuat Strategi SI/TI Dari hasil analisis terhadap kebutuhan SI/TI, Apotek Al Ma’soem masih belum memiliki SI/TI sehingga perlu pengembangan secara menyeluruh terhadap kebutuhan SI/TI yang diselaraskan dengan proses bisnisnya, diantaranya : 1. Sistem Informasi Apotek Al Ma’soem berbasis Website dan Network Mobile Dalam menjalankan proses bisnis dan layanannya, Apotek Al Ma’soem belum memiliki akses informasi yang bisa dihasilkan setiap saat. Hal ini dikarenakan belum adanya infrastruktur jaringan untuk mengintegrasikan data dari berbagai kegiatan proses bisnis, sehingga kegiatan tersebut tidak efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem informasi terintegrasi yang dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat, yang terdiri dari beberapa kebutuhan informasi seperti : Profile Apotek Al Ma’some, Pemesanan Obat kepada PPO, Penjualan Obat, dan Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO). 2. Sistem Informasi Pengelolaan SDM Sistem Informasi SDM digunakan untuk mendukung proses pengelolaan informasi SDM yang efektif dan efisien seperti sistem aplikasi penggajian karyawan, pengelolaan Bonus, pengelolaan absensi karyawan, mutasi, kenaikan golongan dan teguran. 3. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) Program Aplikasi ini digunakan untuk memberikan kemudahan kepada pengelola Apotek dalam melakukan kendali standar mutu, evaluasi, pendokumentasian data, pengembangan pelayanan, menghindari terulangnya kesalahan dan pengelolaan kemitraan serta hubungan masyarakat. Dengan adanya system ini diharapkan informasi yang dibutuhkan mengenai nilai-nilai mutu Apotek bisa dihasilkan setiap saat secara teapat dan akurat. 4.4 Tahap-4 : Menentukan Strategi SI/TI 4.4.1 Infrastruktur TI Dalam upaya mendukung strategi bisnis yang akan dijalankan oleh Apotek Al Ma’soem pada masa yang akan datang, maka perlu dibangun infrastruktur Teknologi Informasi (TI) di antaranya : 1. Merancang infrastruktur berbasis website dan Network Mobile untuk sistem informasi Apotek sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini dan masa yang akan datang, guna menunjang efektifitas proses bisnis sesuai dengan kebutuhan SI/TI pada masa yang akan datang. 2. Merancang infrastruktur Wifi dan visualisasi layanan Apotek berbasis Multimedia di ruang tunggu lingkungan Apotek Al Ma’soem, untuk layanan informasi dan akses internet dalam upaya meningkatkan layanan terhadap pelanggan dan meningkatkan keunggulan kompetitif.
26
4.4.2 Aplikasi SI/TI Strategi bisnis SI/TI yang diusulkan untuk Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut: 1. Membangun Sistem Informasi Apotek yang berbasis website dan Network Mobile melalui www.apotekalmasoem.com. 2. Pengembangan sistem informasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO). 3. Membuat sistem informasi pengeloaan SDM, 4. Peningkatan kualitas Apotek dengan membangun Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA). 5. Peningkatan layanan kepada konsumen dan pelanggan dengan membangun visualisasi layanan Apotek berbasis multimedia. 4.4.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi manajemen SI/TI pada masa yang akan datang harus segera ditangani dengan penyediaan SDM yang memiliki kompetensi di bidangnya. Dalam hal ini perlu adanya penambahan bagian yang menangani pengelolaan SDM dan penanganan IT, dipegang oleh Manajer SDM dan Divisi SI/TI yang dibantu oleh dua orang staf. Usulan struktur organisasi yang baru dapat dilihat pada gambar 4.4. 4.4.4 Portofolio Aplikasi SI/TI mendatang Aplikasi portofolio, perencanaan strategis SI/TI dan strategis bisnis Apotek Al Ma’soem untuk 4 (empat) tahun mendatang dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 4.9 Aplikasi Portofolio SI/TI Apotek Al Ma’soem STRATEGIS HIGH POTENTIAL Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Aplikasi Sistem Pengelolaan Sumber Network Mobile. Daya Manusia (SDM) Pengembangan Aplikasi menjadi terintegrasi 1. Aplikasi Sistem Pengendalian berbasis website dan Network Mobile : Mutu Apotek (SPMA) 1. Pengembangan Aplikasi pemesanan dan 2. Visualisasi informasi layanan penjualan obat Apotek berbasis Multimedia. 2. Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) KEY OPERATIONAL SUPPORT 4.5 Tahap-5 : Rencana Implementasi Tahap yang kelima yang merupakan tahap akhir bertujuan untuk membuat rencana dan jadwal kerja implementasi solusi strategis SI/TI. Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI dapat dilihat pada tabel 4.10.
27
Direktur Farmasi & Medical Centre
Pimpinan Divisi Farmasi & Medical Centre
Ass. Pimpinan Divisi Farmasi & Medical Centre Mnjr. SDM
Keuangan
PPO
Apotek
Divisi SI/TI
Manajer Unit
Adm. Umum
Manajer
Apoteker
Administrasi/ Pramuniaga
Asisten apoteker
Bag. Gudang
Petugas Pelaksana
Gambar 4.3 Usulan Struktur Organisasi Apotek Al Ma’soem Catatan : Pengembangan divisi atau bagian yang diusulkan
28
Tabel 4.10 Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI
No
Rencana Kegiatan
1
Membangun Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile. Pengembangan Aplikasi menjadi terintegrasi berbasis website dan Network Mobile : 1) Pengembangan Aplikasi pemesanan dan penjualan obat 2) Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).
2
3
5 6
2014 Bln ke 6-12
Jadwal Kerja (Tahun) 2015 2016 2017 Bln ke Bln ke Bln ke Bln ke Bln ke Bln ke 1-6 6-12 1-6 6-12 1-6 6-12
2018 Bln ke 1-6
Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)
29
V. Kesimpulan Berdasarkan hasil dari analisis yang telah dilakukan penulis pada strategis bisnis Apotek Al Ma’soem serta perumusan strategi SI/TI untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Penerapan strategi sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis Apotek Al Ma’soem, sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif Apotek dalam menghadapi tantangan persaingan baik di masa sekarang maupun di masa yang akan datang. 2. Dengan penggunaan sistem informasi yang terintegrasi berbasis website dan Netwok Mobile, serta sistem informasi pengelolaan SDM dapat meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek sehingga menciptakan keunggulan kompetitif Apotek Al Ma’soem dalam menghadapi tantangan perkembangan SI/TI dan para kompetitornya di masa yang akan datang. 3. Dalam perencanaan strategis sistem informasi Apotek Al Ma’soem yang telah dilakukan teridentifikasi adanya kebutuhan sistem informasi yang meliputi : a.
Aplikasi strategis, yaitu Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile.
b.
Aplikasi operasional utama, diantaranya : 1) Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) 2) Pengembangan Aplikasi pemesanan dan penjualan obat
c.
Aplikasi pendukung yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
d.
Aplikasi potensi tinggi, diantaranya : 1) Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) 2) Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia.
Dalam kebutuhan sistem informasi ini akan diimplementasikan dalam kurun waktu selama 5 tahun.
30
DAFTAR PUSTAKA
Galliers, R.D., Leidner, D.E., Strategic Information Managemen, Elsivier Butterworth-Heineman, Burlington, 2003. Gregory, Anne., Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public dan Relations, Erlangga, Jakarta, 2004. Grembergen, Van. W., Saull, R., and De Haes, S. Linking the IT Balanced Scorecard to the Business Objectives at a Major Canadian Financial Group. Journal of Information Technology Cases and Application, Vol. 5, No. 1. 2003. Hartono, Jogianto., Pengenalan Komputer: Dasar ILmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intekegensi Buatan. Andi, Yogyakarta, 1999. Lestari, Rosa Fardani & Rizki Elisa Nalawati, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berbasis Zachman Framework pada Disnakertrans Provinsi Jawa Barat, Institut Teknologi Telkom, Bandung, 2013. Rangkuti, F., Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Gramedia, Jakarta, 1997. Sujono., Perencanaan Strategik Sistem Informasi Studi Kasus STMIK ATMA Luhur Pangkalpinang, 2009. Turban, McLean, Wetherbe, Information Technology for Management, 2nd Edition, John Wiley & Sons, New York, 1999. Ward, J., Peppard, J., Strategic Planning For Information Systems, John Wiley & Son, West Sussex, 2003.
31
