BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Perkembangan dunia usaha yang pesat menjelang abad 21 tidak hanya membutuhkan informasi yang cepat, akurat dan terpercaya, tetapi juga informasi yang dapat mendukung strategi organisasi. Hal inilah yang mendorong maraknya perkembangan perencanaan strategis sistem informasi. Perencanaan strategis sistem informasi ini dimanfaatkan untuk menjembatani gap antara perencanaan strategis organisasi dengan pengembangan sistem informasi, yang seringkali tidak mampu menunjang strategis bisnis organisasi.
Menjelang era perdagangan bebas, organisasi tidak hanya dituntut untuk bersaing secara lokal dalam lingkup nasional, tetapi juga dalam lingkup internasional. Untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi era globalisasi tersebut, setiap organisasi harus memiliki keuntungan kompetitif (competitive advantage) yang dapat dimanfaatkan sebagai senjata untuk menopang eksistensi dan keunggulan organisasi tersebut dibandingkan dengan organisasi sejenis lainnya.
1
2
Perkembangan teknologi informasi yang cepat dengan segala kecanggihannya sering menjanjikan harapan bagi dunia usaha. Teknologi informasi telah diyakini oleh hampir semua pihak sebagai salah satu competitive advantage yang paling potensial. Walaupun demikian, bukan hal yang mudah untuk memadukan teknologi informasi dengan strategi organisasi.
PT. VTS yang bergerak dalam bidang usaha konsultasi teknologi informasi sangat membutuhkan perencanaan strategis sistem informasi. Hal ini menjadi sangat relevan untuk dilakukan karena untuk mempertahankan, bahkan meningkatkan posisinya sebagai konsultan teknologi informasi terkemuka di Indonesia, VTS dituntut untuk dapat memanfaatkan teknologi informasi yang tepat dalam mendukung misinya terlebih dahulu, sebelum nantinya memberikan konsultasi bagi para pelanggannya dalam memanfaatkan teknologi informasi yang tepat.
1.2
Perumusan Masalah
Masalah pokok yang dihadapi oleh kalangan dunia usaha adalah bagaimana teknologi informasi dapat mendukung laju perkembangan dunia usaha yang dinamis pada tingkat yang strategis sehingga investasi yang telah ditanamkan dalam teknologi informasi dapat dimanfaatkan dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini
3
timbul karena belum dilaksanakannya suatu perencanaan sistem informasi yang bersifat menyeluruh (comprehensive) dan strategis untuk mengimbangi perencanaan strategis organisasi.
Lingkup teknologi informasi yang begitu luas dengan pilihan kecanggihan yang begitu banyak telah “menyesatkan” begitu banyak organisasi dalam usahanya memanfaatkan teknologi tersebut secara tepat. Banyak organisasi telah memanfaatkan teknologi informasi yang canggih, namun bukan pada tingkat yang strategis sehingga nilai tambah (adding value) yang dicapai menjadi tidak costeffective.
Walaupun perencanaan strategis organisasi cukup umum dilakukan, namun sedikit sekali organisasi yang melakukan perencanaan strategis sistem informasi. Bila hal ini terus berlangsung, maka secanggih apa pun teknologi informasi, fungsinya hanyalah sebagai band-aid solution (solusi jangka pendek untuk mengatasi situasi genting) belaka. Hal ini tentu akan sangat merugikan organisasi, baik dari segi kompatibilitas, integritas maupun return on investment dari teknologi informasi yang telah tersedia.
VTS yang menyediakan jasa konsultasi teknologi informasi dituntut terus mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi dan memilih teknologi informasi yang tepat untuk mendukung misi perusahaan. Ini merupakan salah satu
4
hal yang paling penting bagi VTS, karena sebagai perusahaan konsultasi, VTS harus mampu menjadi technology watcher (pengamat perkembangan teknologi) yang terpercaya. Selama ini, VTS selalu mengalami kesulitan dalam memilih teknologi informasi yang sesuai dan yang mendukung misi perusahaan, sehingga tidak heran bila investasi dalam produk, metodologi maupun Sumber Daya Manusia (SDM) tidak memberikan hasil yang memuaskan.
Selain itu, sistem informasi yang dikembangkan selalu dikerjakan secara terburu-buru untuk memenuhi kebutuhan yang sudah mendesak. Hal ini menyebabkan sistem informasi yang dikembangkan menjadi tidak terintegrasi satu dengan lainnya karena pendekatannya dilakukan dengan sistem tambal-sulam. Padahal seharusnya sistem informasi dikembangkan dengan perencanaan yang matang, yang memberikan nilai tambah bukan hanya untuk jangka pendek, tetapi juga untuk jangka panjang.
Masalah lainnya ialah sistem informasi dikembangkan hanya pada level operasional saja dan tidak mampu memberikan informasi yang bernilai strategis untuk mendukung perencanaan strategis organisasi. Pengembangan sistem informasi belum memperhatikan perencanaan strategis organisasi, akibatnya tidak ada benang merah yang menghubungkan perencanaan strategis organisasi dengan pengembangan sistem informasi.
5
Karena informasi strategis yang dibutuhkan eksekutif tidak terpenuhi, eksekutif belum dapat memantau perkembangan perusahaan dengan cepat dan mudah. Eksekutif terpaksa harus turun langsung ke tingkat operasional untuk mendapatkan data dan setelah itu, berdasarkan data yang diperoleh, mengolah data tersebut secara manual untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan. Proses seperti ini sudah disadari sangat tidak efektif dan efisien serta terlalu banyak menghabiskan waktu.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Menghasilkan suatu perencanaan strategis sistem informasi yang mendukung perencanaan strategis organisasi. 2. Membantu eksekutif untuk menghasilkan perencanaan strategis organisasi yang mendukung tercapainya misi perusahaan.
6
Manfaat yang akan diperoleh adalah: 1. Eksekutif akan dapat lebih berkonsentrasi terhadap hal-hal strategis perusahaan dan tidak perlu menghabiskan waktunya terhadap masalah-masalah operasional lagi. 2. Eksekutif dapat memantau perkembangan perusahaannya melalui informasi strategis yang dihasilkan sehingga dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil. 3. Investasi dalam bidang sistem informasi akan memberikan hasil yang memuaskan karena perusahaan telah memiliki arsitektur teknologi informasi yang stabil, yang dapat dijadikan landasan untuk memilih dan/atau mengembangkan teknologi informasi baru. 4. Mengurangi waktu, tenaga, dan biaya untuk pemeliharaan sistem yang tidak perlu karena duplikasi telah diminimalkan dan kebutuhan penggunaan data secara bersama telah diidentifikasikan. 5. Perusahaan dapat memprioritaskan proyek pengembangan sistem informasi sesuai dengan Critical Success Factor (CSF) sehingga alokasi sumber daya dapat dilakukan secara tepat.
7
1.4
Ruang Lingkup
Lingkup dari perencanaan strategis sistem informasi meliputi: 1. Top down classification 2. Bottom up evaluation 3. Inside out innovation 4. Perancangan arsitektur teknologi informasi 5. Perancangan prototype executive informasi system
Top down classification dilakukan untuk membantu eksekutif dalam menyusun strategi perusahaan. Faktor-faktor yang berpengaruh langsung dalam hal ini adalah: goal (tujuan), problema/permasalahan, critical success factor (CSF) untuk setiap goal, fungsi bisnis yang diturunkan dari daftar area bisnis, dan subjek data yang dibutuhkan. Dari hasil penelitian secara top-down ini akan disusun matriks-matriks yang menggambarkan pemetaan dua dimensi antar faktor. Matriks yang akan dihasilkan meliputi: Matriks Organisasi vs Fungsi, Matriks Organisasi vs Subyek Data, Matriks Fungsi vs Subyek Data, Matriks Fungsi vs Goal, Matriks Fungsi vs Problem, Matriks Goal vs Problem, Matriks Fungsi vs CSF, Matriks Subyek Data vs CSF, dan Matriks Organisasi vs CSF.
Bottom-up evaluation akan mencakup inventarisasi teknologi informasi yang ada di dalam perusahaan, baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak.
8
Hasil evaluasi ini akan disajikan dalam matriks Fungsi vs Aplikasi. Setiap aplikasi akan dievaluasi dari segi nilai bisnis dan nilai teknisnya dengan memetakannya pada Audit Grid.
Inside-out innovation akan mengidentifikasian kecenderungan perkembangan teknologi informasi dan dampak perkembangan teknologi terhadap organisasi, ditinjau dari segi peluang dan ancaman.
Arsitektur teknologi informasi akan disusun dan diharapkan dapat menjadi kerangka kerja teknologi yang dapat memberikan pedoman kepada organisasi dalam memenuhi kebutuhan sistem informasi bisnis dan manajemen.
Prototype yang dirancang akan memberikan gambaran bagaimana perencanaan strategis sistem informasi tersebut dapat diimplementasikan secara konkrit. Prototype yang dikembangkan ini akan bersifat sistem informasi eksekutif (executive information system).
