PEMBUATAN PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DENGAN METODE ANALISA SWOT DAN BSC UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING DI PT. XYZ UNTUK TAHUN 2010 - 2015 Regina A. Koilam 9108.205.304
Latar Belakang Peningkatan Konsumsi Pelumas di Indonesia Tahun 2007 : 760 juta liter; Tahun 2008 : 800 juta liter (Aspelindo, 2009)
PT. XYZ Segmen Pasar Utama: Daerah Sulawesi Utara, Ambon dan Ternate (Perusahaan Minyak, Pengalengan Ikan, Tambang)
PT. XYZ Pembuatan keputusan untuk investasi Sistem Informasi bersifat Insidentil Penerapan Sistem Informasi yang pernah dilakukan tidak memberikan kontribusi dalam bisnisnya
Peningkatan Jumlah Distributor Pelumas di Indonesia Tahun 2009 Eceran : 744 dan Industri : 762 (Yellow Pages, 2009)
PT. XYZ Jumlah Karyawan >100 karyawan Total Transaksi : 30ribu L/minggu dengan total transaksi ratusan
Foto 1 Gudang dari PT. XYZ
Pengadaan Barang (Inventory), Penjualan yang terdiri dari (Pengadaan Kerja Sama, serta melalui Salesman, Pemasaran), Manajemen Inventory, Sistem Warehousing, Sistem Pendistribusian, Sistem Akuntansi dan Keuangan, serta Sumber Daya Manusia
Perumusan Masalah 1. 2. 3.
Bagaimana Strategi Sistem Informasi untuk PT. XYZ? Bagaimana Strategi Teknologi Informasi untuk PT. XYZ? Bagaimana Strategi Manajemen Sistem Informasi / Teknologi Informasi untuk PT. XYZ?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan : Explanatory dengan pendekatan Kualitatif ◦ Meningkatkan Daya Saing Usaha dengan membuat Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Manfaat : Applied Research
◦ Membantu pihak manajemen dalam melakukan pendefinisian arah pengembangan usaha dari PT. XYZ ◦ Membantu pihak PT. XYZ dalam melakukan rencana pengimplementasian Sistem Informasi ◦ Membantu pihak manajemen PT. XYZ dalam pengembangan usaha dan menghadapi persaingan bisnis yang terjadi melalui penerapan Sistem Informasi
Teori Perencanaan Sistem Informasi
Strategi Manajemen SI / TI
Strategi TI
Organisasi / Perusahaan
Kondisi Eksternal (PEST)
Kondisi Internal
SWOT Analysis
Arsitektur Sistem Informasi
BSC Analysis
Matriks Mc Farlan
Daftar Aplikasi
Metodologi Penelitian Tahap 0 Penentuan Lingkup dan Konteks
Tahap 1 Penentuan Strategi Bisnis Perusahaan 1.2
Tahap 2 Penentuan Arahan Masa Datang Perusahaan
1.3
Studi Literatur
Identifikasi Strategi Perusahaan
Informasi terkait dengan Tekanan Golongan Perusahaan
Aktivitas Perencanaan Bisnis
2.2
Identifikasi Inisiatif Perusahaan
Informasi Kondisi Eksternal Perusahaan 1.4
Analisa SWOT
Tahap 4 Penentuan Perencanaan Sistem Informasi Perusahaan
2.1
Informasi Kondisi Internal Perusahaan 1.1
Tahap 3 Penentuan Aplikasi Potensial Perusahaan
2.3
Identifikasi Program dan Aktivitas Perusahaan
Analisa BSC
3.1
4.1
Identifikasi Kebutuhan Data / Informasi
Pengelompokkan Potensi Aplikasi
3.2
4.2
Identifikasi Sistem Informasi yang ada di Perusahaan saat ini
Tahap 5 Penentuan Strategi Teknologi Informasi Perusahaan
Tahap 6 Penentuan Manajemen Strategi Sistem Informasi Perusahaan
Analisis Portfolio Aplikasi
Analisis Investasi SI
5.2
6.2
5.1
Analisis Organisasi SI 5.3
Identifikasi Integrasi Antar Potensi Aplikasi
Analisis Sumber Daya Informasi 5.4
Matriks Mc Farlan
Analisis Vendor Policy 6.3
Analisis SDM (Edukasi) 6.4
Pengaturan Aplikasi dan Teknologi
Daftar Aplikasi Potensial
6.1
Strategi TI
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Strategi Manajemen SI
Arsitektur Aplikasi Perencanaan Sistem Informasi Strategis PT. XYZ
Matriks SWOT
Strategy Map Perusahaan
Cascading – Strategy Map Departemen (Penjualan dan Pemasaran)
Cascading – Strategy Map Individu (Salesman)
Identifikasi Data & Informasi (Aplikasi Potensial) Lampiran D dan Tabel 5.4 Ref
Aktivitas
Data
Informasi
Aplikasi
2.1.1
Melakukan penawaran kepada pelanggan
Pelanggan, Kaeyawan, Barang, Harga, Daerah Pemasaran, Pesanan Penjualan
Pesanan Pelanggan
Penjualan
3.1.1
Melakukan seleksi terhadap urgensi dari aktivitas yang harus dibiayai
Biaya, Aktivitas, Akun
Biaya per Aktivitas, Urutan Prioritas Aktivitas
Akuntansi
3.2.17
Mengikuti pelatihan
Karyawan, Training, Kompetensi, Kinerja
Kebutuhan Kompetensi, Jenis Trainning, Capaian, Tujuan, Pelaksanaan Trainning
Training
4.1.4
Melakukan evaluasi terhadap permintaan kebutuhan pembelian yang diajukan oleh departemen lain
Departemen, Karyawan
Permintaan Pembelian
Pembelian
Aplikasi Potensial dan Fitur (1) Aplikasi
Fitur
Akuntansi
Pembuatan Jurnal Pengakuan Pendapatan dan Beban Perhitungan Biaya Pencatatan Transaksi Pembuatan Laporan Keuangan Alokasi Biaya Penentuan Prioritas Aktivitas Biaya Pendefinisian Pos pada Laporan Keuangan Analisis Laporan Temuan
Penggajian
Perhitungan Gaji Perhitungan Bonus Pengalokasian Beban Pajak Penghasilan Perhitungan Jam Kerja Aktual
Karyawan
Data Karyawan Evaluasi Karyawan Kompetensi Karyawan Perhitungan Bonus
Kerja sama
Manage Kerja sama Identifikasi Kerja sama Potensi Kerja sama Evaluasi Kerja sama
Aplikasi Potensial dan Fitur (2) Aplikasi
Fitur
Keuangan
Aging Schedule Jatuh Tempo Utang Jatuh Tempo Piutang Pelunasan Utang Pelunasan Piutang Pembayaran Laporan Kas Posisi Kas Proyeksi Keuangan Tren Keuangan
Knowledge Management
Pengolahan dan Analisis Standar Akuntansi dan Keuangan Pendekatan Kerja sama Pengalokasian Biaya
Layanan Konsumen
Layanan Identifikasi Layanan Kepuasan Konsumen Penggunaan Layanan
Manajemen Infrastruktur
Kapasitas Alokasi Penggunaan Perawatan Layout Jadwal Penggunaan Kondisi Infrastruktur Rencana Pemakaian
Aplikasi Potensial dan Fitur (3) Aplikasi
Fitur
Manajemen Sediaan
Penerimaan Barang Pengeluaran Barang Penyimpanan Barang Posisi Stok Safety Stok Kualitas Barang Kualifikasi Barang
Mapping
Jalur Distribusi Jalur Penjualan Daerah Pemasaran Potensial
Pembelian
Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Pembelian Pembayaran Retur Evaluasi Pembelian
Penjualan
Pesanan Penjualan Penjualan Pelunasan Retur Evaluasi Penjualan
Aplikasi Potensial dan Fitur (4) Aplikasi
Fitur
Positioning
Identifikasi Pesaing Analisis Data Historis Tren Evaluasi Positioning
Scheduling
Jadwal Kunjungan Salesman Jadwal Distribusi
Training
Kompetensi Training Kebutuhan Training Jadwal Training Alokasi Karyawan (Training) Evaluasi Training
Aplikasi Potensial (Matriks Mc Farlan) Strategic
High Potential
Knowledge Management Mapping Positioning
Layanan Konsumen Pembelian Penjualan
Key Operational
Akuntansi Penggajian Karyawan Keuangan Kerja sama Manajemen Infrastruktur Manajemen Sediaan Scheduling Training
Support
Arsitektur Aplikasi
Fungsional
Knowledge Management
Layanan Konsumen
Karyawan
Scheduling
Positioning
Kerja Sama
Manajemen Infrastruktur
Trainning
Manajemen Sediaan
Mapping
Akuntansi
Keuangan
Penggajian
Pembelian
Penjualan
Fs. Akuntansi
Fs. Keuangan
Fs. SDM
Fs. Pembelian
Fs. Penjualan
Sistem Operasi; Windows Server
Microsoft Office; Email
Middle
Strategis
SISTEM INFORMASI DISTRIBUTOR PT. XYZ
Organisasi Sistem Informasi Visi: Menjadikan Sistem Informasi yang andal, akurat dan tepat terkait dengan pengelolaan perusahaan, dan menjadikannya sebagai satu kesatuan dengan perusahaan Misi: Mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dan implementasi layanan operasional Memperbaiki kinerja orang yang ada di dalam Perusahaan dengan pemanfaatan teknologi informasi Penambahan satu bagian baru yaitu Staff Maintenance IT
Road Map (2010 - 2015) Lampiran F
Transactional Focus ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Company Controlling ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Penjualan Pembelian Layanan Konsumen Akuntansi Keuangan Penggajian Manajemen Sediaan Manajemen Infrastruktur Scheduling Karyawan Trainning
Company Improvement ◦ ◦ ◦ ◦
Kerja sama Mapping Knowledge Management Positioning
Direktur Utama
Manajer Penjualan dan Pemasaran
Manajer Akuntansi dan Keuangan
Manajer Pembelian
Manajer Sumber Daya Manusia
Staff Penjualan dan Pemasaran (Salesman )
Staff Keuangan
Staff Akuntansi
Staff Pembelian
Staff Penggajian
Staff Gudang dan Pengiriman
Pengaturan Aplikasi
R R U R U R R R R R R R U R R
R R U R U U U U U R U R U U R
U R R U U R R R R R R R U R R
R R U R U R U U U U R R U R R
R U R R U R R R U R R U U R U
R U U U U U -
R U U -
U R U -
R U U -
U U U R
U U U -
Pengguna
Daftar Aplikasi
Akuntansi Karyawan Kerja sama Keuangan Knowledge Management Layanan Konsumen Manajemen Infrastruktur Manajemen Sediaan Mapping Pembelian Penjualan Penggajian Positioning Scheduling Trainning
Pengaturan Teknologi
Manajemen SI/TI Investasi Sistem Informasi Pemilihan Vendor SDM (Edukasi) Implementasi Roadmap Penggunaan Aplikasi Sistem Akuntansi
Sekian dan Terima Kasih
