Perencanaan Strategis Sisotem l'tfdrmasi

UNIVERSITAS INQONESIA

Perencanaan Strategis Sisotem l'tfdrmasi Studi Kasus: Lcmbaga Aan1inistrasi

Ne~~trOl

Republik Indonesi:.l)

AHMAD

~OSADI

85§SG30015J

KEKHUSUSAN TEKNOLOGIINFORMASI

PROGRAM STUDIILMU KO~tPUT[R PROG~\t PASCAS..\RJA.l\IA

UNIVERSITAS INDONESIA


Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus: Lembaga Administrasi N egara Republik Indonesia

AHMAD ROSADI 8598030015

KEKHUSUSAN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS INDONESIA

2000


Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus: Letnbaga Adm.inistrasi Negara Republik Indonesia

Tesis ini diajukan sebagai salah sa/11 S)'arc1t untuk memperoleh ,gelar Magister Ilmu K,om_tJuter

AHMAD ROSADI 8598030015

KEKHUSUSAN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS INDONESIA 2000

LEMBAR PERSETUJUAN

Tesis

Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi

K~ _sus

: _., Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Nama:

Ahmad Rosadi

NPM:

8598030015

Tesis 1n1 telah diperiksa dan disetujui.

Depok, ~ Mei 2000

Ir. Zainal A. Hasibuan, Pcmbimbing

UN IVERS IT AS INDONESIA

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah, akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas penyusunan tesis ini. Tesis ini merupakan stueli kasus mengenai perencanaan strategis sistem informasi eli

Lembaga Administrasi Negara. Situasi global dan reformasi eli dalam negeri telah mempengaruhi perilaku organisasi pubW{ dalam menghadapi tantangan dan peluang dalam mencapai tujuannya. Sistem informasi dan teknologi informasi menjaeli faktor enabler bagi organisasi untuk mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien. Investasi eli bidang teknologi informasi telah dilakukan olch banyak organisasi pubW{, tetapi hasilnya tidak selalu sesuai dengan investasi yang tclah elikeluarkan bahkan banyak yang mengalami kegagalan. Tidak sejalannya antara stratcgi bisnis dari organisasi dengan strategi sistcm informasi merupakan penyebab utamanya.

Oleh karena itu Suatu perencanaan strategis sistem

inform~~i

yang

komprehensif dan akurat perlu dilakukan oleh setiap orgarusas1 sebelum investasi eli bidang teknologi informasi ini diimplementasikan. Tesis ini bertujuan untuk memberikan gambaran te1 tang bagaimana proses perencanaan strategis sistem informasi dilakukan dalam organisasi publik sehingga dapat menghasilkan strategi sistem informasi yang sejalan (aligning) dengan strategi organisasi. Pada. kesempr.tan ini juga penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : lr. Zainal A. Hasibuan, Ph.D yang telah membimbing dan membeti.kan wawasan penulis hingga selesainya tesis ini; lr. Eko K.. Bueliarjo, MSc. dan Ir. Suryana Setiawan. MSc. yang telah memberikan masukan dan koreksi pada saat preliminary. T erima kasih juga kepada pimpinan dan staf Lembaga Administtasi Negara yang telah membantu dan mcngizinkan penulis untuk menyelesaikan stueli dan tesis ini.; pimpinan dan staf OTO-BAPPENAS

11

yang telah memberikan dukungan materi; ternan-ternan sepetiuangan dan semua pihak yang telah ·membantu penyelesaian tesis ini. Kepada Emak, Bapak, kakak dan adik atas doa dan harapan kepada-Nya. Kepada Yuliana 'My Lacfy of Dream" yang telah memberikan inspirasi dan motivasi dalam penulisan tesis ini. Akhi111ya, penulis berharap tesis ini dapat bermanfaat dan menjadi rujukan dalam penyusunan rencana strategis sistem informasi khususnya bagi Lembaga Administrasi Negara dan pembaca pada umumnya.

Jakarta,

Mei 2000

Penulis

111


ABSTRAK Lembaga Administrasi N egara sebagai insti.tusi pemerintah telah menggunakan teknologi infonnasi dala.m mendukung pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta meningkatkan kualitas pelayanan pada masyarakat. K.ompleksitas tugas dan fungsi tersebut telah mendorong pengembangan sistem infonnasi di Lembaga Administrasi Negara. Oleh karena itu perencanaan strategis dibutuhkan untuk "memayungi" semua akti.vitas dalam pengembangan sistem infonnasi di Lembaga Ad.ministrasi Negara. Tesis ini melakukan kajian untuk menyusun perencanaan strategis sistem infonnasi di Lembaga Administrasi Negara yang terdiri dari strategi sistem informasi dan strategi manajemen untuk sistem infonnasi sebagai pedoman pengembangan sistem infonnasi di Lembaga Administrasi Negara. Penyusunan rencana strategis sistem informasi administrasi negara ini akan dimulai dari kajian tentang strategi bisnis dari Lembaga Administrasi Negara yang meliputi. visi dan misi, tujuah-tujuan, dan strategi serta kebijakan bisnis yang diambil oleh manajemen puncak. Kemudian dengan menggunakan metodologi. yang dikemukakan oleh' Ward dan Griffiths, strategi bisnis tersebut diturunkan menjadi strategi bisnis sistem infonnasi. Analisis dengan menggunakan pendekatan portofolio juga digunakan untuk menghasilkan portofolio aplikasi. Metodologi BuJiness Systems Planning (BSP)

digunakan untuk

menghasilkan arsitektur sif.tem infonnasi. Pendekatan environmental layer digunakan untuk menyusun strategi teknolo~~ infonnasi. Dengan menggunakan metodologi tersebut dapat disusun suatu perencanaan stratc:.gis untuk sistem informasi dan portofolio aplikasi yang baik dan dapat digunakan sebagai pedoman bagi pengembangan sistem infonnasi di Lembaga Administrasi Negara.

xi + 77 halaman, 18 gambar, 2 tabel, 4 lampiran

Daftar Puscika: 14 (1980 -1999)

iv

ABSTRACT As a govemment institution, the National Institute of Public Administration or LAN has utilized information technology to support its tasks and functions as well as to improve its service quality to the public. The complexity of the tasks and functions has encouraged the development of information system in the institution. Thus, a strategic planning is urgendy needed to underline all activities in developing the information system

ill LAN. This thesis is to study a thorough design of a strategic planning for information system in LAN. This includes the strategy of information systems and management strategy for inf01mation system that are all intended to be a guideline for the development of inf01mation systems in LAN. The design of this strategic planning for information systems will be started from 'the study on business strategy of LAN including its vision, mis ;ion, objectives as well as business strategy and policy made by the top management. Then, the business strategy of information systems will be drawn on. Furthermore, the portfolio approach artd business systems planning (BSP) will be used to create application portfolio and information systems architecture Finally, environmental layer approach will be used to arrange strategy of information technology. By using the above methodology, a strategic planning for information systems can be f01med and become an applicable guideline for development of inf01mation systems in LAN.

xi + 77 pages, 18 pictures, 2 tables, 4 apendices Bibliography: 14 (1980- 1999)

v


DAFTARISI

hal LEMBAR PERSETUJUAN ................................ ................................ . i '

I
ABSIRACT ................................ ................................ .................... v DAF'TAR lSI ............................... ............................... .................... vi DAF'TAR GAMBAR ............................... ............................... ........... ix DAF'TAR TABEL ............................... ............................... .............. X DAF'TAR LAMPIRAN ................................ ................................ ....... xi BAB I

PENDAI-IULUAN ................................ .............................. 1 ~ 1.1

Latar Belakang ................................ ............................... 1

1.2 Permasalahan ............................... ............................... .. 2 1.3 Tujuan dan Manfaat ................................. ......................... 3 1.4 Ruang Lingkup ................................ .............................. 3 1.5 Sistematika Penulisan ............................... ....................... 4 BAB II

TINJAUAN PUSTAI
Vl

BAB III

GAMBARAN ORGANISASI ................................................. 26 3.1 Protil Lembaga Administrasi Negara ............. 3.1.1 Visi dan 1\{isi

0

•••••••••••••••••••••••••••

0

•••

0

0

26

•••••••••••••••••••••••

26

•••••••••••••••••••••••••

3.1.2 Tujuan dan Sasaran ................................................... 27 3.1.3 Strategi dan Kebijaksanaan .......................................... 27 3.2 Pro5es Bisnis ................................................................ 28 3.2.1 Kajian di bidang Administrasi Negara .............................. 29 3.2.2 Pendidikan dan Pelatihan Aparatur ..................................30 3.3 Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Negarao ................. 31 3.4 Kondisi Sis tern Informasi Administrasi Negara .

0

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

3.4.1 Sistem Aplikasi ........................................................ 34 3.4.2 Infra,;truktur Jaringan ................................................ 35 BAB IV

METODOLOGI ................................................................ 37 4.1 Fase Persia pan ............................................................... 38 4.2 A.nalisis Lingkungan Bisnis dan Lingkungan SI .

0

••••••••••••••••••••••••

38

4.3 Menentukan Strategi Sistem Informasi .................................... 39 4.4 J\{enetapkan Arsitektur Sistem Informasi ......

0

.........................

.41

4.5 Menyusun Strategi Teknologi Informasi ................................. 42 BABV

PEl'vffii\JJASAN ....................................... 5.1 i\sumsi Dar ...................................... 5.2 Anal isis Lingkungan Bisnis .......................

0

••••••••••••••••••••••••

0

0

0

5.2.1 }\nalisis Lingkungan Makro .................

•••••••••••••••••••••••

••••••••••••••••••••••••

00

......................

5.2.2 An ali sis SWOT ..........................................

0

••••••••••••

45 45 46 46 49

5.2.3 Analisis Value Chains (Ranta1 Nilai) ................................. 50 5.2.4 Analisis Ctitica! Success Factors (CSFs) ....... ~

0

••••••••••••••••••••••

5.3 Analisis Lingkungan Sis tern Informasi .......................... 5.3.1 Lingkungan SI saat ini ......................

0

00

........

.........................

53 54 55

5.3.2 Kebutuhan Bisnis LAN ............................................. 57 5.3.3 Kebutuhan Sis tern Aplikasi .......................................... 59 5.3.4 An ali sis Portofolio Aplikasi ......................................... 60

Vll

5.4 Rencana Strategis Sistem lnformasi ...................... ................. 62 5.4.1 Visi dan Misi Sistem lnformasi ..................... ................ 62 5.4.2 Strategi Sistem Informasi ..................... ..................... .. 63 5.4.3 Arsitektur Sistem Informasi ..................... .................... 64 5.4.4 Strategi Teknologi Informasi ..................... .................. 67 5.4.5 Strategi Manajemen Sistem Informasi ...................... ........ 72 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN ...................... ...................... .... 75 6.1 I<esimpulan ..................... ..................... ..................... ... 75 6.2 Saran ..................... ..................... ..................... .......... 76

D1\Fl'AH. PUSTAI
Vlll

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2-1

Piramid Formulasi Strategi untuk Perusahaan yang memiliki lebih dari satu bidang usaha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Gambar 2-'2

Piramid Formulasi Strategi untuk Perusahaan yang memiliki satu bidang usaha .......................................... 9

Gambar 2-3

Model Five Forces dari Porter ............................................. 13

Gam bar 2-4

Rantai Nilai (Value Chain) .................................................. 15

Gambar 2-5

Lima Tugas Manajemen Strategis .......................................... 17

Gambar 2-6

Strategic Framework .................................... :. .................. 19

Gambar 2-7

Input dan Output Proses Perencanaan .................................... 24

Gambar 3-1

Proses Bisnis Kajian di bidang Administrasi Negara ..................... 29

Gambar 3-2

Proses Bisnis Pendidikan dan Pelatihan Aparatut ........................ 31

Gambar 3-3

Struktur Organisas] Lembaga Administrasi Negara ..................... 32

Gambar 4-1

..

Pendekatan porto folio aplikasi McFarlan ................................. 40

Gambar 4-2

Perencanaan TI dengan menggunakan environmental layer ........... .43

Gambar 5-1

Matriks SWOT untuk Bisnis LAN ........................................ 49

Gambar 5-2

Value Chain Lembaga Administrasi Negara ............................... 52

Gam bar 5-3

Porto folio Aplikasi Saat ini ................................................. 60

Gambar 5-4

Portofolio Aplikasi yang dibutuhkan ....................................... 61

Gambar 5-5

Diagram Arsitektur Sistem dan Informasi ................................. 66

Gambar 5-6

Skema konseptual infrastruktut komunikasi data di LAN ............... 71

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 5-1

Cn"tical Success Factors untuk LAN ............................................... 54

Tabel5-2 Kegiatan K.t.-itis dan Dukungan Sistem Aplikasi .............................. 59

X

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Entity Relationship Diagram- LAN ....................................... 78

I data class ............. :.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 79 Lampiran 3 Mattiks proses bisnis I data class setelah proses grouping . . . . . . . . . . . . . . . 80

Lamp iran 2 Matriks proses bisnis

Lampiran 4 Interface di antara group atau sistem ....................................... 81

XI


Bab I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Situasai global telah mempercepat pertumbuhan kemajuan di bidang teknologi, khususnya teknologi infonnasi yang merupakan tulang punggung dari organisasiorganisasi modern. Perkembangan teknologi informasi ini telah dimanfaatkan okh organisasi-organisasi tersebut untuk mendukung efekti.vitas, produkti.vitas dan cfisicnsi mereka. Sebagai organisasi publik, Lembaga Administrasi Negara juga telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsinya. Kompleksnya tugas dan fungsi yang harus diselenggarakan dan kebutuhan akan pelayanan publik yang modern telah mendorong perkembangan sistem inf01masi berbasis komputer di Lcmbaga .Administrasi Negara. Sistem informasi ini disebut Sistem Informasi Adminisrrasi Ncgara (SIAN), dan pengembangannya ditangani oleh Pusat Peneliti.an dan Pengembangan Sisrcm Tnformasi dan Otomatisasi Administrasi Negara (Pusat Litbang SI01\N) ualam srrukrur organisasi yang baru. Pusat Litbang SlOAN ini berada eli bawah Kedeputian Ridang Litbang Aclministrasi Pembangunan dan Otomati.sasi Aclministrasi Negara. Scbclumnya pengembangan SIAN ini dilakukan oleh Pusat Informasi Administasi Negara (PL\N) yang beracla eli bawah K.edeputi.an Litbang yang dibentuk tahun 1989. Melihat kompleksnya faktor-faktor yang harus diakomodasi maim Sistem Informasi Administrasi Negara .harus direncanakan secara k~inprehensif sehingga mampu menganti.sipasi tuntutan manajemen dan perubahan orgarusas1. Untuk itu perencanaan strategis sistem inf01masi merupakan tuntutan yang mendesak.

1

2

1.2 Permasalahan Reorganisasi di Lembaga Administrasi Negara telah memberikan kedudukan yang strategis bagi pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu Pusat Litbang SlOAN ini harus memberikan respon terhadap perubahan tersebut. Permasalahan-permasalahan yang selama ini tnuncul dalam pengembangan sistem inforrnasi harus segera ditangani. l\'lasalahmasalah terscbut dapat diindcntiftkasi sebagai berikut: 1.

.AJanya proyek-proyek sistem infonnasi yang ditangani scnuiri oleh unit-unit organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan outsourcing tanpa koordinasi dengan unit terkait (dalam hal ini PIAN) sehingga sering tetiadi proyek berhcnti ditengah jalan, karena dana yang tersedia terbatas.

2.

Proyek-proyek sistem informasi yang selama ini dikembangkan belum dapat dirasakan manfaatnya oleh manajemen khususnya mar.ajemen tingkat atas. Ini disebabkan karena pengembangan sistem informasi tersebut dilakukan hanya untuk menjawab pennasalahan-permasalahan pada level operasional yaitu untuk otomatisasi kantor dan belum sejalan dengan kebutuhan dari manajemen.

3.

Kurangnya pemahaman terhadap pentingnya data dan informasi oleh staf dan manajemen LAN dan kurangnya pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi serta strategi bisnis dari LAN oleh personil TI menjadi kendala yang sangat signiftkan dalam pengembangan dan implementasi dari sistem informasi di L--\N.

4.

Disamping masalah-masalah tersebut, masalah pengembangan karier untuk staf sistem informasi juga merupakan masalah penting yang harus dipcrhatikan. Sulitnya staf SI untuk mengembangkan karier akan mcmpengaruhi kincrja dari pengembangan SIAN itu scndiri. Belum tcrrealisasibnnya jabatan fungsional untuk staf SI dan struktur organisasi yang ramping merupakan masalah utama yang harus dipecahkan.

3

Masalah-masalah di atas timbul karena belum ada suatu Konsep Percncanaan Strategis Sistem Informasi di Lembaga Administrasi Negara yang terpadu untuk jangka panjang yang mendasari kebijakan-kebijakan pengembangan sistem infotmasi di Lembaga J\dministra:si Negara. Sehingga kelak meskipun terjadi perubahan perubahan internal maupun eksternal, SIAN tetap dapat mendukung tugas dan fungsi Lembaga Adn1inistrasi Negara dengan optimal.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penyusunan Perencanaan Strategis Sistem Informasi ini bertujuan untuk menyusun fo11.nat perencanaan dalam pengembangan sistem informasi agar sejalan dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi serta strategi bisnis dari Lembaga Administrasi Ncgara. Hal ini diperlukan dalam peningkatan kemampuan sistem informasi, serta kcmampuan dan pemahaman aparat pelaksana dan pengguna yang akan dapat mendukung scluruh kegiatan secara efektif dan efisien guna keperluan penyusunan kebijakan. Dcngan dcmikian format pcrcncanaan yang dimaksud dapar dijadil
p~.:ngambilan

kcputusan l>agi

para pimpinan di lingkungan Lembaga Administrasi Negara baik dari segi operasional maupun dari segi manajemen yang akhimya bennanfaat bagi peningkatan mutu pclayanan bagi para pemakai jasa Lembaga Administrasi Negara.

1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari proyek akhir ini adalah pada pcrancangan

stratcg~s

ststcm

informasi di Lembaga Administrasi Negara khususnya pada Bidang Penclitian dan Pengembangan yang menjadi titik fokus dari strategi bisnis LAN saat ini. Adapun ruang lingkup dari kegiatan yang akan dilakukan meliputi:

4

1. Mengkaji

dokumentasi

strategi

dan

kebijakan

bisnis

dari

LAN

untuk

mengidentiftkasi faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis LAN baik dari lingkungan intern maupun lingkungan ekstern. 2.

Mengidentiftkasi faktor-faktor internal yang mempengaruhi pengembangan sisrun infonnasi dan teknologi informasi di LAN.

3.

Menyusun rencana strategis sistem informasi di LAN untuk mcnjawab petmasalahan pengembangan sistem informasi saat ini dan yang akan datang.

1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tesis ini dibagai dalam enam bab, yaitu : Bab I

Bfl.b Pendahuluan yang tersusun atas Latar Belakang, Permasalahan, Tujuan dan Manfaat, Ruang Lingkup dan Sistematika Penulisan.

Bab II

Bab Tinjauan Pustaka yang akan mengetengahkan teori-toeri yang rclcvan dengan obyek yang dibahas. Diantaranya adalah tentang Konsep .lvianajemt:n Strategis, Lingkungan Kompetisi Bisnis, Perencanaan Strategis Bisnis, Stratt:gi Generik dati. Porter, dan Perencanaan Strategis Sistem Infotmasi serta teknik dan metode analisis yang digunakan dalam tesis ini.

Bab III Bab Gambaran Organisasi. Dalam bab ini akan diuraikan tentang profil dari o;ganisasi LAN, visi dan misi, tujuan dan strategi organisasi, proses bisnis dan struktur organisasi. Disamping itu pengembangan sistem informasi dan kondisi sistem informasi saat ini juga diuraikan. Bab IV Bab Metodologi. Dalam bab ini akan dijelaskan temang metodologi yang

ak:-~n

digunakan <..lalam proyek akhir ini termasuk tahapan-tahapan yang <..likcrjakan. Bab V

Bab Pcmbahasan. Dalam bab ini akan diuraikan tentang analisis-analisis yang dilakukan terhadap data yang diperoleh dengan menggunakan metodologi yang

5

diketengahkan dalam Bab IV. Bagian akhir dari bab ini akan menguraikan hasilhasil analisis yang dirangkum kedalam suatu rencana strategis sistem informasi. Bab VI Bab Kesimpulan dan Saran. Bab ini berisi kesimpulan .iari proyek akhir ini serta saran-saran untuk perbaikan di masa mendatang.


Bab II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Manajemen Strategis Pembahasan mengenai perencanaan strategis tidak terlepas dari pembahasan mengenai manajemen strategis, karena perencanaan strategis merupakan sebagian tugas dari manajemen strategis. Bahkan dalam beberapa literatur pengertian tentang manajcmen strategis juga sering dideftnisikan sama dengan perencanaan strategis atau strategic planning. Oleh karena itu, pada bagian ini akan dibahas terlebih dahulu tcntang konsep manajemcn strategis secara singkat yang meliputi pengertL'ln, manfaat dan resiko, serta tingkatan strategi dalam suatu organifasi.

2.1.1 Pengertian Manajemen Strategis Menumt Pearce II dan Robinson (1991), manaJemen strategis mcrupakan kumpulan keputusan dan tindakan yang merupakan hasil dari formulasi dan impkmcnrasi, rencana, yang didesain untuk mencapai tujuan suatu perusahaan. Manajcmcn srrarcgis berurusan dengan keputusan sekarang yang menyangkut masa yang akan datang (futurity of current decisions), proses dari manajemen perusahaan secara keseluruhan dan utilisasi sumber-sumber daya manusia.

2.1.2 Manfaat dan Resiko Manajemen Strategis Menurut Thompson dan Strickland III (1996), manfaat dasar dati pcndekatan manajcmen stratcgis adalah :

6

7

1. Memberikan pedoman yang baik untuk seluruh perusahaan dalam hal yang sangat kritis yaitu dalam menjawab pertanyaan "apa saja yang harus kita ketiakan dan bagaimana mcncapainya ?" 2.

Membuat manajer lebih pcka terhadap perubahan, peluang-pcluang baru, dan perkembangan-perkembangan baru yang mengancam.

3. Memberi manajer dasar pemikiran yang rasional untuk mengevaluasi permintaan biaya untuk modal investasi dan penambahan staf baru. 4.

Membantu menyatukan berbagai sttategi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan oleh manajer-manajer dalam perusahaan.

5. Menciptakan

sikap

manaJemen

yang

lebih

proaktif

dan

menghindari

kecenderungan pengambilan keputusan yang bersifat reaktif dan bcrtahan

(deje11sive). Sedangkan ]. Kim Dedee yang dikutip oleh Amin W. Tunggal (1994), menyatakan bahwa hila manajer turut serta dalam proses formulasi sttategis ada riga rcsil« > yang mungkin t4nbul. Pertama, waktu yang manajer gunakan dalam proses manajemen stratcgis mempunyai pengaruh negatif pada tanggung jawab operasional. Kedua, apabila pembuat sttategi iformulatot] tidak secara mendalam terlibat dalam implementasi, maka mcrcka Japat mengelak tanggung jawab pribadi mereka untuk keputusan yang diambil. Ketiga, manajcr sttategis harus dilatih untuk mengantisipasi dan menaggapi kekeccwaan dari bawahan yang betpartisipasi atas pengharapan yang tidak dicapai. Bawahan mungkin mengharapkan keterlibatan mereka dalam fase kecil sekalipun dari f01mulasi sttategi total untuk membcri basil, bail{ akseptasi usulan mereka, maupun suatu peningkatan dalam ganjaran mcrcka. Meliha~

manfaat dan resilm yang dapat timbul dari Jiterapkannya pcndckatan

manajemen sttategis maka hendaknya keterlibatan manajer dalam formulasi strat<·gis tclah Jiantisipasi scbclumnya dcngan mcmbctil{an pelatihan yang cukup.

8

2.1.3 Tingkatan Strategi Dalam kenyataan, organisasi dapat dibagi dalam dua katag01i Pertama, organisasi yang memiliki satu bidang usaha yang strateginya mempunyai dua tingkat, yaitu tingkat kotpotat yang merupakan tanggung jawab orang-orang yang berada di posisi manajerial puncak dan tingkat fungsional yang merupakan · tanggung jawab manajer atas satu fungsi tertenm Kedua, adalah organisasi yang memiliki lebih dari satu bidang usaha dimana organisasi ini

A Diversified Company

Responsibility of corporate-level managers

~~...... Corporate

. .. ..

Strategy

Two-Way Influence Responsibility of business-level ~~ ....... general managers

'f Business Strategies

··----·····--····· ' . ·•· 4_________ _ Two-Way Influence Responsibility of head of major functional ~~ ...... areas within a business unit or division

,.

Functional Strategies (R & D, manufacturing, marketing, finance, human resources, etc.)

~--'

Two-Way Influence Responsibility of plant managers, geographic unit managers, and lower-level supervisors

T ~~

......

Operating Straiegies (regions and districls, plants, · departments with functional areas)

Gambar 2-1. Piramid Fommlasi Stralegi mrluk Permahaan_y,urg me111iliki lebih dmi scr/11 bidang 11saba (l'hompson, 1996)

lebih dikenal dengan sebutan "Konglometat'', "Holding Compa:tj' atau "Grvup". Dalam otganisasi seperti ini, tingkatan strateginya ada tiga, yaitu tingkat korporasi, ringkar unir bisnis dan tingkat fungsional. Strategi pada tingkat unit bisnis dikelola oleh para manajer yang bettanggung jawab untuk mengelola bisnis yang bersangkutan (Husein Umar, 1999).

9

A Single:..susiness Company

Responsibility of executive-level managers

...,.....,.....,... Bu~iness \ Strategies · -_

...

Two-Way Influence Responsibility of head of major functional areas within a ...,.....,........,. business

'f Functional Strategies (R & D, manufacturing , marketing, finance, human resources, etc.)

. _______ :. ________............ A.... ······-· . Two-Way Influence

Responsibility of plant · managers, geographic unit managers, and ...,......,. ...... lower-level supervisors

.· 'f Operating Strategies (regions and districts, plants, departments with functional areas)

Gambar 2-2. Piramid Fornmlasi Stmlegi 1111111k Pemmhaal/ya11g llltmiliki sa/11 bidn11g 11snhn. (Thompson, 1996)

Jadi

ke~atan

formu1'tsi strategi bukan hanya tugas dari manaJer puncak. Dalam

pemsahaan yang besar, keputusan tentang pendekatan apa yang akan diambil dan tindakan . . apa yang akan dilakukan melibatkan senior eksekutif, kepala dari unit bisnis, kepala dari area fungsional dalam sebuah unit bisnis, manajer perencanaan, manajer produksi, manajer pemasaran, dan supervisor level bawah. Dalam pemsahaan yang memiliki lebih dati sam bidang usaha, strategi dilakukan pada empat level organisasi yang berbeda. Strategi untuk keselumhan pemsahaan dan semua bisnisnya (corporqte strategy). Strategi untuk masingmasing bisnis yang terpisah yang telah dibentuk pemsahaan (bust'ness strategy). Kemudian strategi untuk unit fungsional tertentu dalam satu bisnis lfumtionaJ strategy), dan strategi untuk tiap departemen dalam area fungsional (operating strategy). Gambar 2-1 dan gambar 22 memperlihatkan gambar piramid fotmulasi strategi untuk perusahaan yang memiliki

10

lebiL dari satu bidang usaha. Dalam perusahaan yang memiliki satu bidang usaha, hanya ada tiga level formulasi strategi (business strategy, functional strategy, dan operating

strateg;~

kecuali kalau pembagian usaha (diversification) kedalam usaha-usaha lainnya menjadi pertimbangan (Thompson dan Strickland III, 1996).

2.2 Lingkungan Kompetisi Bisnis Berdasarkan situasi dan kondisi yang mempengaruhi suatu organisasi, umumnya teori manajemen

strategis mengelompokkan lingkungan organisasi rnenjadi lingkungan

eksternal dan lingkungan internal. Lingkungan ekstemal dapat dibagi mcnjadi kelom.pok, yaitu: 1. Lingkungan eksternal yang mempunyai dampak pada proses manajerial dan

operasional perusahaan, tetapi penyebabnya berada di luar organisasi. Faktor penyebab ini biasanya timbul bukan karena masalah yang ada di dalam organisasi,

.. tetapi karena faktor lain di luar organisasi. Yang tergolong dalam lingkungan cksternal ini misah1ya faktor ekonomi dan perdagangan nasional maupun global, politik nasional, perubahan nilai-nilai sosial dan budaya scrta kcmajuan 2.

tcknulo~i.

Lingkungan eksternal yang mempunyai dampak langsung paua opcrasi( >nal berbagai stratcgi dan kebijakan suatu perusahaan, yang umumnya dapat dikendalikan atau paling tidak dipengaruhi oleh pcrusahaan, sepcrti nilai kompetitif perusahaan, sikap dan perilaku konsumen, situasi pasar kerja dan para pemegang saham.

3.

Lingkungan industri dimana bisnis perusahaan berada mcrupakan

lingkun~an ~·ang

tidak dapat dikendaW{an, tetapi dapat berpengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan, seperti: ancaman pendatang bam, persaingan, adam·a produk substitusi dan lain-lain.

II

Selain kondisi lingkungan eksternal, pemahaman terhadap kondisi lingkungan internal perusahaan secara luas dan mendalam juga perlu dilak·ukan, sch;ngga strategi yang dibuat menjadi konsisten dan realistis sesuai dengan situasi dan kondisinya.. Dari lingkungan internal ini. dapat dipahami perihal kelemahan-kelemahan dari perusahaan dan kekuatankckuatannya. Selain itu juga perusahaan perlu mengetahui peluang-peluang yang dapat dimi!nfaatkan agar perusahaan dapat memiliki keunggulan kompetitif. Dengan tidak memanfaatkan peluang-peluang tadi, dapat saja peluang tersebut menjadi ancaman bagi perusahaan, karena peluang tersebut dimanfaatkan oleh pesaing.

Jadi dapat disimpulkan

bahwa sebelum manajer menentukan stratcgi apa yang cocok

bagi jalannnya pcrusahaan di masa datang, mereka harus menganalisis tcrlcbih dahulu posisi perusahaan saat ini, baik dari posisi persaingan dengan usaha sejenis, maupun dari faktor kondisi perusahaan sendil:i. Alat-alat analisis seperti SWOT, Value Chain, dan Matriks dapat dipakai baik secara simultan maupun sendiri-sendiri untuk mengetahui posisi lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Dengan mengetahui posisi itu mam.jemen dapat mclakukan perkiraan untuk menentukan strategi yang akan dipakai. Secara lcbih detail, analisis lingkungan ini akan dibahas dalam bagian berikut ini.

2.2.1 Lingkungan Makro Lingku't1gan makro mcrupakan situasi dan kondisi yang berada di luar pcrusahaan yang secara langsung atau tidak langsung dapat mempengaruhi kine1ia perusahaan. Lingkungan tcrsebut memberikan perusahaan peluang-peluang, ancaman-ancaman, dan kcndalakendala. Ada banyak aspek dari lingkungan makro yang perlu dianalisis dan clipahami sebagai bagian dati ptoses pembentukan sttategi bisnis, seperti aspek-aspek berilwt ini:

12

•

Ekonomi Beberapa aspek ekonomi yang perlu diperhatikan berkaitan dengan opcrast perusahaan antara lain : perkembangan global di bidang ekonomi dan kchadiran perusahaan berskala internasional.

•

Sosial Dalam

lingkungan

masyarakat

berkembang

masalah-masalah

sosial,

~·ang

mempengaruhi sikap, perilaku dan gaya hidup yang kadang-kadang berubah dari kondisi

yang menguntungkan

perusahaan

menjadi

kondisi

yang

mcrugikan

perusahaan. •

Politik Arah dan stabilitas dari faktor politik merupakan pertimbangan utama bagi manajcr dalam memfonnulasikan strategi perusahaan, karena faktor politik dapat mcmbatasi atau memberi manfaat bagi pemsahaan.

•

Ekologi Faktor ekologi menjadi sangat penting, manakala isu-isu mengenai lingkungan hidup terus dikampanyekan. Isu lainnya adalah penemuan swnber energi baru yang tclah membuka peluang bisnis baru. Isu tersebut hams dipertimbangkan oleh pcrusahaan, karena dapat menjadi peluang maupun ancaman bagi perusahaan.

•

Teknoiogi Teknologi telah scdemikian berkembang dan telah melahirkan bcrbagai tcmuan dan terobosan

baru,

bail<

dibidang

perangkat

keras

maupun

perangkat

lunak.

Perkembangan ini harus dianalisis secara cermat, agar kemajuan teknologi tcrscbut dapat dimanfaatkan olch perusahaan.

13

2.2.2 Lingkungan Industri Esensi

dati

formulasi

strategi

adalah

menghubungkan

perusahaan

dengan

lingkungannya. Walaupun lingkungan yang relevan sangat luas, meliputi aspek sosial dan ekonomi, tetapi aspek yang paling penting dati lingkungan perusahaan adalah industri dimana perusahaan berkompetisi (Porter, 1980). Menurut Porter, sifat dan tingkat kompetisi dalam suatu industri bergantung pada lima kekuatan (jive competitive forces), yaitu : 1. Ancaman masuknya pendatang bam (Threat of new entratltJ) . 2. Persaingan sesama perusahaan dalru.n industri (Rivalry among existing Firm) . 3. Ancaman dari produk atau servis pengganti (Threat ofsubstitute products or services) 4.

K.ekuatan tawar-menawar pembeli (Bergainingpou:er ofb~yer).

5. K.ekuatan tawar-menawar pemasok (Bergainingpower ofsuppliers).

Bergaining power of buyer

Bergaining power of suppliers SUPPLIERS

BUYERS

l~ivalry,AitJOng :..

;. EXisting Fiqn .r

Threat of substitute products or services

SUBSTITUTES '.

Gam bar 2-3. Model Five Form dari Porter. (Porter, 1980)

14

Model five forces, seperti digambarkan dalam gambar 2-3, merupakan alat yang sangat berguna untuk menganalisis secara sistematis tekanan-tekanan kompetisi dalam suatu lingkungan industri dan menilai seberapa kuat dan penting satu sama lainnya.

2.2.3

Lingkungan Internal

Jo'ormulasi suatu stratcgi dikatakan baik apabila stratcgi tcrscbut mcmpunyat suatu pcdoman yang tcpat antara peluang suatu perusahaan dengan ancaman serta kckuatan perusahaan dan kelemahannya. Salah satu intsrumen analisis untuk menganalisis faktor-faktor internal pcmsahaan adalah Amii.isis SWOT (Stnmgths, Lf?'eaknesses, Opportunities, Threats). Dengan analisis ini akan diketahui faktor-faktor internal yang menjadi kekuatan dan kelemahan pentsahaan. Analisis ini juga menunjukan peluang yang hru:us dimanfaatkan perusahaan karcna jika tidak dilakukan maim peluang itu dapat berubah menjadi ancaman bilamana pcsaing memanfaatkannya. Secara keseluruhan, analisis SWOT menyoroti peranan sentral bahwa identifikasi kckuatan-kekuatan dan kelcmahan-kdemahan be11)cran dalam pcncarian strarcgi-stratcgi yang cfcktif olch manajcr. Namun analisis SWOT tidak mcnjclaskan bagai.mana

manaj~..:r

mengidentiflkasi kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan internal. Untuk itu ada dua pendekatan yang dapat digunakan dalam mengidentifikasi dan menilai faktor-faktor internal perusahaan, yaitu pendekatan Fur..gsional dan Rantai Nilai (Value Chai11.1).

2.2.3.1 Pendekatan Fungsional Pada pendekatan ini, pengkategorian analisis internal biasanya diarahkan kcpada

0ohn A. Pearce II, 1991) :

15

Posisi pasar : pangsa pasar, pelayanan puma jual, kepemilikan infonnasi tentang pasar, harga jual produk, dll. K.euangan dan akunting : kemampuan perusahaan memupuk modal jangka pendek dan jangka panjang, pengelolaan keuangan, struktur modal ketia, dll. Produksi : sistem logistik yang handal, lokasi fasilitas yang tepat, pendekaran inovasi dan proaktif, pemanfaatan teknologi yang tepat, dll. Swnber daya manusia : langkah-langkah yang jelas mengenai manajcmen SD:\1, kcterampilan dan motivasi ketia, produktivitas, dan sistcm i.mbalan. Struktur organisasi dan manajcmcn : struktur organisai, rcputasi pcrusahaan, p< >Ia pengambilan keputusan, iklim kerja dan budaya organisasi, dll.

2.2.3.2 Pendekatan Rantai Nilai (Value Chain) Menurut Porter (1985), setiap organisasi terdiri dari sckumpulan akti,·itas nilai yang dilakukan untuk mendesain, memproduksi, memasarkan, mengirimkan, dan mendukung produk mereka. Semua aktivitas ini dapat digambarkan dcngan menggunakan sebuah rantai nilai (value chain), seperti yang diperlihatkan pada gambar 2-4. Rantai nilai dari suatu organisasi dan caranya menjalankan aktivitas-akti\'itas

ARM INFRASTRUCTURE I

I

HUMAN RbOURCE MANAPEMENT

SUPPORT ACTIVITIES

I

I

TECHNbLOGY DEVELOI•MENT I I I

I

I

I

:PROCUREMENT:

INBOUND LOGISTICS

OPERATIONS

OUTBOUND LOGISTICS

MARKETING & SALES

PRIMARY ACTIVITIES

Gambar 2-4. &mlai Nilai

(l'"''" C/Jt1i11). (Porter,·1985)

16

individual merupakan cenninan dari sejarah, strategi, dan pendekatan mereka dalam mengimplementasikan strateginya dan mendasari ekonomi dari aktivitas mereka sendiri. Rantai nilai terdu1 da1-i aktivitas-aktivitas utama (Primary activites) dan aktivitasaktivitas pendukung (Support activities) seperti terlihat pada gambar 2-4. ,-\ktivitasaktivitas utama adalah aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam penciptaan fisik produk atau jasa, penjualan dan pengll.-imannya kepada pembeli, dan aktivitas purna jual. Aktivitas pendukung melengkapi aktivitas-aktivitas utama dengan berbagai fungsi, seperti kelengkapan infrastruktur, manajemen SDM, pengadaan barang, dan pengembangan teknologi. Nilai tambah (value added) yang dihasilkan olch aktivitasaktivitas tersebut merupakan harga yang akan dibayar konsumen. Jika harga yang dibayar tersebut lebih besar dari total biaya yang dikeluarkan oleh seluruh aktivttas maka perusahaan akan mendapat keuntungan atau maryjn. Pcndekatan

rantai nilai mcmberikan

suatu alat

yang

bcrmanfaat

untuk

mcngarahkan pada suatu analisis internal yang sistcmatis dari kckuatan dan h·k:mahan yang aga atau yang potensial da1-i perusahaan. Dengan mcmbagi suatu kedalam aktivitas-aktiviras nilai yang berbeda, manajer strategi dapat

JX-ru~aha:tn

mcngidt·ntifika~i

faktor-faktor internal kunci unntk pengujian lcbih lanjut sebagai sumbcr potcnsial untuk keunggulan kompetitif.

2.3 Perencanaan Strategis Bisnis Proses perencanaan stratcgis bisnis merupakan ntgas manajct-ial. l\lcnurut Thomps()n dan Strickland III (1996), tugas-tugas tcrsebut dapat dikclompokkan mcnjadi hma komponen~ tugas

yang terdiri dari:

yang sali.ng berhubungan. Gambar 2-5 mempl'rlihatkan pros(:s tct·st·hur,

17

1.

Menentukan

bisnis

apa

yang

akan

dijalankan

oleh

petusaha~n

dan

memformulasikan visi strategis yang pedu clituju oleh organisasi, termasuk pernyataan yang luas mengenai maksud (purpose), membetikan arah kebijakan jangka panjang, dan menetapkan misi yang jelas yang harus dilaksanakan. 2. Merubah visi dan misi strategis menjacli tujuan-tujuan yang terukut dan sasatan yang dapat clicapai. 3. Membentuk strategi untuk rnencapai hasil yang dihatapkan. 4. Mengimplementasikan dan melaksanakan pilihan strategi secata cfektif dan d:lsicn. 5. Mengevaluasi kineJia, mempertimbangakan pengembangan baru, dan mclakukan koreksi dan pengatutan tethadap kebijakan jangka panjang, tujuan, su·ategi, atau implementasi berdasarkan pengalaman aktual, perubahan kondisi, ide-ide baru, dan peluang-peluang baru. Task 1 Developing -a Strategic VIsion and Busif]ess Missi? ri

Task 2

........

Setting Objectives

Task 3

........

Crafting a S trategy to A.:hieve the Objectives

.... ....

Task 4

Task 5

Implementing And Executing The Strategy

Evaluating Performance, Reviewing New Developments . and Initiating Corrective Adjustments

....

....

...... ...

...... ...

... ......

......

T T T

Revise as Needed

Revise as Needed

Improve/ Change as Needed

Improve/ Chanoe as Needed

.........

... ......

......

Re<.JCie to Task 1, 2, 3 or 4 as Needed

...... J.

T T T

...

J..

Gam bar 2-5. U11m T11gf/J' Manqjemen Stmlegis. (fhornpson, 199(i)

Sedangkan menutut Amin W. Tunggal (1994), ptoses perencanaan suatu strategi bisnis yang efektif adalah hatus berdasarkan suatu definisi yang jelas mcngenai misi perusahaan, suatu peni.laian yang tepat dati lingkungan eksternal, dan suatu analisis intcmal yang

18

mendalam dati pemsahaan. Paling sedikit ada riga ramuan yang kritikal terhadap keberhasilan suatu sttategi, yaitu : 1. Sttategi hams konsisten dengan kondisi dalam lingkungan kompetitif. Khususnya,

sttategi hams mengambil keuntungan dati peluang yang ada atau diproycksikan dan meminimalkan pengaruh dari ancaman utama. 2. Sttategi hams menempatkan persyaratan yang realistis dati kemampuan internal pemsahaan. Dengan kata lain, pengejaran pduang pasar perusahaan harus berdasarkan tidak hanya pada eksistensi dati peluang saja, akan tetapi juga pada kekuatan i.ntemal perusahaan. 3. Sttategi harus secara hati-hati dilaksanakan. Ward dan Griffiths (1996) menggambarkan hubungan antara faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan bisnis dan proses perencanaan strategi bisnis kedalam suatu

framework yang disebut sebagai "strategic framework", seperti terlihat dalam gambar 2-6. Proses yang digambarkan oleh framework tersebut sangat tersttuktur dan prosed ural untuk membantu memahami apa yang harus dilakukan dalam perencanaan strategi bisnis. Berilmt ini adalah keterangan singkat mengenai proses yang digambarkan dalam gambar 2-6 tersebut :

•

Tujuan (Objectives) Penentuan tujuan-tujuan merupakan tugas pertama dari proses pcrcncanaan bisrus.

Tujuan

1111

biasanya

dibuat

dengan

menyebutkan

profitabiliras,

pertumbuhan, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengembangan produk hai'Ll, pekerjaan, tanggung jawab sosial, dan lain-lain. Tujuan tidak bebritu saja ditctapkan, tetapi hatus menccrminkan nilai-nilai yang dimililci oleh organisasi, manajcmcn dan pemilik utama dari organ.isasi. Tujuan dapat bcrubah dari tahun kc tahun dan mungkin berkembang dengan cukup berarti dalam suatu pe1iodc tertentu.

I

EXTERNAL ENVIRONMENTS MORE RAPID CHANGE MONITORING SIGNALS FROM THE ENVIRONMENT PRESURE GROUPS

I

DEMANDING RECOGNITION AND RAPID MANAGEMENT RESPONSE SHAREHOLDERS

MEDIA SHAREHOLDERS

ORGANISATION VALUES

TECHNOLOGICAL

I

MANAGEMENT VALUES

VALUE/ S1TEM

\

ALLOCATION OF CREATED1 WEALTH

~

OBJECTIVES Profitabilly

Grov.th Market share Eqlloyment Oiversil"ecation

t t

CUSTOMERS

FEEDBACK

MOII:ITOR AND CONTROL Musure Parformance

PUBLIC

SOCIAL

ECONOMIC

•

SUPPLIERS

COMPETITORS

COMPETITIVE ANALYSIS- POSITION IN MARKET PLACE Martel segmenls - identKy competHors Martel shares PosHion in product lhe cycles CornpeiHors strenglhs and weaknesses Fulure compeiHive action

UNIONS

WHERE ARE WE NOW CurreRI sltalegy

+----THREATSANo---1 CUSTOMERS IDENTIFY OPPORTUFUTURE NITIES STRATEGIES

Strengths and weaknesses

EVALUATE

+ I

ANALYSIS OF INTERNAL RESOURCES Producl I SeNices Fnance People Plant Equipmenl Researdl Or:Janisalions

1JNIONS

•

ANALYSIS OF ENVIRONMENT

PUBLIC

SELEtT FEASIBLE STRATEGIES

ANlNJA.. I!'IS!lllJil(N)

IMPLtMENT Oblain required resources Allocale resources Creale appropriale organlsalion Molivale and lead

POLITICAL

EMPLOYEES

t

EMPLOYEES

DEMANDING "FAIR SHARE" OF CREATED WEALTH

STAKE HOLDERS

LEGAL

ECOLOGICAL

Gambar 2-6. Stmft>git"

GOVERNMENT

SUPPLIERS

Pnlllll'l!'ork.

(\'\'ani dan (;riffirhs. 1996)

........ '-0

20

•

Analisis Situasi Analisis situasi seperti telah dibahas secara lengkap dalam sub bab sebelumnya, merupakan analisis terhadap lingkungan kompetisi bisnis. DaL'lln analisis ini pertanyaan "where we are noul' yang mencakup dua elemen penting yaitu satu me.lihat kedalam organisasi dan satu melihat keluar organisasi harus tl:rjawab. Instrumen analisis seperti SWOT, Value Chain, dan Five Forces Model dari Porter dapat digunakan dalam analisis situasi ini.

•

Pemilihan Strategi Setelah perusahaan dapat memperoleh pemahaman yang baik terhadap apa yang ingin dicapai melalui tujuan-tujuan, dan pemahaman yang tepat terhadap posisi perusahaan dengan melihat kekuatan dan kelemahannya, serta analisis komp<.!tl:si, kcmudian p<.!rusahaan harus mengidentiftkasi stratcgi ap
21

•

Implementasi Setelah strategi yang layak dipilih, maka perlu diimplemcntasikan. Selama proses implementasi dilakukan, pemantauan dan pengawasan sangat pcnting dilakukan agar tujuan jangka panjang dari organisasi dapat dicapai. Hasil pcmanrauan dan pengawasan ini akan digunakan sebagai feedback untuk discsuaikan kcmhali dcngan tujuan organisasi.

2.4 Strategi Generik dari Porter Proses perencanaan bisnis pada prinsipnya adalah mcntcrjcmahkan pcrnyataan misi kedalam pemyataan strategi perusahaan, sebdum pcmyataan misi tcrscbut dapat lchih jauh didefmisikan dalam suatu strategi jangka panjang. Dengan kata lain, suatu srratl gi jangka panjang harus didasarkan pada ide inti mengenai bagaimana pcrusahaan dapat paling baik bersaing dalam pasar. Ide inti ini lebih dikcnal scbagai stratcgi gcnnik. Menurut Porter (1980), strategi jangka panjang scharusnya dtpcrolch dari

wd1:1 su:ttu

perusahaan untuk mencari keunggulan bersaing berdasarkan salah sam dari 3 srrarcgi generik, yaitu :

•

Strategi Diferensiasi Ciri strategi diferensim:i adalah perusahaan mengambil kcputusan bahwa pcbnggan menjadi titik sentral perhatian dengan cara membangun pcn;cpsi pcmbcli akan suaru produ~/jasa

yang unggul sehingga tampak bcrbcda dari yang lain, dan

k:trl·n:ttlla

pelanggan mau membelinya dengan harga mahal.

•

Strategi Kepemimpinan Biaya Menyeluruh ( OvemU Cmu Lc.•:1dt:rship) Ciri

strateg1

kcpcmimpinan

biaya

mcnycluruh

adalah

pcrusahaa11

khd1

memperhitungkan pesaing daripada pelanggan dengan acara mcmfokuskan harga )Ual

")")

produk yang murah sehingga biaya produksi, promosi mauptm risct harus ditckan, hila perlu produk yang dihasilkan hanya meniru produk perusahaan lain.

•

Strategi Fokus Cit.-i strategi fokus adalah perusahaan berkonsentrasi pad:t pangsa pasar yang kL"cil untuk menghindari dati pesaing dengan mcnggunakan stratt:gi Kcpcmimpinan Bia,·a Mcnycluruh atau Difercnsiasi. Walaupun

sctiap

stratcgi gencrik

di

atas

mcmungkinkan

suatu

pnusaha:111

memaksimalkan keunggulan bersaing, akan tetapi setiap stratcgi tcrscbut juga mcmhuka perusahaan terhadap sejwnlah resilm bersaing. l'vlisalnya, perusahaan yang mcncrapkan strategi kepemimpinan biaya menyeluruh takut akan suatu teknologi yang dikcmbangkan oleh pesaing. Suatu perusahaan yang berdiferensiasi takut akan adanya imitaror/pL"niru, dan perusahaan yang berfokus takut akan i.nvasi yang dilakukan olch pcrusahaan

~·ang

secara besar menargetkan pclanggan.

2.5 Perencanaan Strategis Sistem lnformasi Banyak organisasi yang masih

bcrpcndapat bahwa

pl'nggt•naan

~1/TI

ttd:tk

menghasilkan "value for mon~y' akan tctapi ada juga scbagian manajcr yang apn:siatif bahwa inovasi penggunaan SI/TI dapat mcnghasilkan kcuntungan kompctitif. Pcrnyara:ul kl·dua isu itu mungkin membingungkan akan tetapi harus disadari oleh scmua manajl'r l>:tll\\':1 investasi SI/TI yang tidak tcpat dapat mcnimbulkan kcrugian kompctirtt

(•o'"fld!lll'<'

disadvantage) sehingga isu percncanaan SI/TI dalam mcmpcrolch kcunrungan :n::ksttlllllll bagi suatu perusahaan menjadi suatu hal yang stratcgis dan pcnting. Kckmah:ul dalam strategi SI/TI menurut Ward dan Griffiths (1996), dapat mcnimbulkan : K.esempatan bisnis (Btt.riness opportunities) yang hilang

Kelemahan dal.'lm integrasi sistem dan manajemen data yang tidak cfekrif Prioritas tidak berdasarkan kebutuhan bisnis (busine.r.r needs) .. Strategi teknologi yang inkoheren Perbedaan pemahaman (lack

of understandin~

antara uJers, manajer seni< 1r dan

SI/TI spesialis yang menimbulkan konflik sehingga rnenghasilkan solusi yang tidak tepat dan kesalahan dalam penggunaan sumbcr daya. Proses perencanaan strategis untuk mendapatkan rencana SI/TI secara cfekrif :-;angat kompleks, apabila ingin merangkum semua aspek secara komprehcnsif. Proses ini akan melibatkan bermacam-macam dimensi, dan juga memerlukan penggunaan k< 11nbinasi antara pendekatan-pendekatan dan teknik-teknik Kombinasi tersebut akan membenruk suatu metodologi yang sangat bervariasi sesuai keperluan dari organisasi dinuna perencanaan strategis akan disusun. Usaha yang penting untuk membe..:ikan petunjuk dan strukttlt

bah~

proses pcnyu:-;unan

pere!lcanaan strategis SI/TI adalah dengan menawarkan bermacam-macam tcknik, dan memberikan framework yang cukup adaptif untuk semua kebun1han pcnyu:-;unan perencanaan strategis SI/TL Garnbar 2.7 menunjukkan sebuah model yang membentuk blok-blok kegiaran yang dapat dikatagorikan sebagai input, output, dan proses dari proses penyusunan plTl"IKan:l:ll1. Secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut: : Inputs:

1. The internal business environment mencakup strategi bisnis sekamng, tujuan, :-;umber daya, proses dan nilai dari bisnis. 2.

The external business mvironment berisi aspek-aspek ckonomi, indusrri dan 1klun kompetitif yang mempengaruhi organisasi.

2-l-

3.

The internal IS/IT environmmt mencakup perspektif bisnis dari SI/TI ::...:karang,

tingkat kematangannya, cakupan bisnis dan kontribusinya, keterampilan, sumbcr daya dan infrastruktur teknologinya. External Business Environment

Internal IS/IT Environment

Internal Business Environment

External IS/IT Environment

Planning Approaches. Tools and Techniques

IS/IT Management Strategy

----------

Applications Portfolio

Business IS Strategies

IT Strategy

Models & Matrices

Gam bar 2-7. The I11p11t a11d 011!p111 of the Pla1111i11g Pro,-ess. (\\lard dan Griffiths, 1996)

4.

The external IS/IT environment mencakup kecendcrungan dan kcmungkinan

telmologi serta penggunaan SI/TI oleh pihak di luar organ.isasi.

Outputs: 1. IS/IT management Jtrategy yaitu elemen-elemen dasar dari stratcgi yang digunakan secara menycluruh di organisasi, serta hila dipcrlukan dapat mcnjamin k< ll1sisrcnsi kebijakan dari organisasi.

25 .

.

2. Business IS strategies yaitu bagaimana setiap unit atau fungsi c...lari orgamsas1 rncmanfaatkan SI/TI untuk mcncapai tujuan bisnisnya. 3.

IT strategJ yaitu kebijakan dan strategi untuk mcngatur tcknolot,ri dan sumbcr daya khusus.

Begitu banyaknya kegiatan yang harus dilakukan dalam rroses perencanaan

~maregt

SI/TI di atas, sehingga diperlukan suatu pendekatan yang dapat mengakomodasikannya. Pengetahuan terhadap lingkungan organisasi baik cksternal 1r1aupun internal sebagai masukan bagi perencanaan starategis sistem informasi juga harus terlebih dahulu dipahami secara mendaL1.m baik lingkungan bisnisnya maupun lingkungan sistem informasinya. Dalam bab IV akan cliuraikan mengenai metodologi yang akan digunakan dal:un penyusunan perencanaan strategis sistem info11nasi pacla proyck akhir in.i. Sctclah tcrlcbih dahulu gambaran mengenai organisasi diberikan pada Bab III untuk mcndapatkan pemahaman mengenai visi dan misi, tugas pokok, proses Lisnis, dan pcngcmhangan sistem informasi di LAN.


Bab III

GAMBARAN

ORGANISASI

3.1 Profil Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara (LAN) dibentuk pada tanggal 5 Mei 1957, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1957. Pada saat itu, tanggu:1g jawab fungsional dari · Lembaga Administrasi Negara hanya pada bidang pendidikan dan latihan bagi pegawai negeri sipil saja. Sejalan dengan perubahan situasi dan kondisi, tugas dan fungsi Lembaga Administrasi Negara terus ditingkatkan mencakup bidang penelitian dan pengembangan disamping fungsinya dalam bidang pendidikan dan pelatihan. Saat ini tugas dan fungsi Lembaga Administrasi Negara diatur dalam Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 1999. Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi terscbut Lembaga Adminisu·asi Negara telah menetapkan visi dan misi serta program strategi dan kebijakan dalam rangka menyosong era refotmasi dan globalisasi, seperti diuraikan di bawah ini.

3.1.1. Visi dan Misi Visi : Institusi berkualitas internasional dalam kajian kebijakan, pcmbangunan sistem administtasi negara, dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur ncgara.

Misi : Memberikan kontribusi nyata dalam pembangunan aparatur negara melalui pengembangan penelitian, pelayanan informasi, kajian kebijakan, konsultasi scrta pendidilmn dan pelatil1an, dalam bidang ilmu pengetahuan dan sistcm administrasi negara yang dilakukan secara interdisipliner sesuai posisi, tantangan, pcran, dan tanggung jawab aparatur dalam sistem penyelenggaraan pemerintahan negara.

26

27

3.1.2 Tujuan dan Sasaran Tujuan : Mewujudkan sistem administrasi negara yang handal dan swnber daya manusia aparatur negara yang beretika, kompeten, dedikatif dan profesional. Sasaran: 1. ~ Terwujudnya good governance dalam penyelenggaraan pemerintahan negara dan ·

pembangunan bangsa; 2. Terwujudnya sistem administrasi negara yang efi.sien, efektif, kompeten, transparan,

partisipatif,

bersih,

dan

berpcrtanggungjawaban

bagi

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan; 3. Terbinanya swnberdaya manusia aparatur negara yang beretika, komperen, berdedikasi, dan profesional; 4. Terwujudnya sistem manajemen ~ pemet1ntahan

kebijaksanaan

publik, dan

informasi

yang handal;

5. Terselenggaranya

penelitian,

kajian

kebijakan,

perkonsultasian,

dan

pengembangan ilmu pengetahuan dan sistem administrasi ncgara sccara man tap; 6. Terselenggaranya pelaksanaan dan pembinaan pendidikan dan pclarihan aparatur negara, yang memenuhi kebutuhan daerah, regional, nasional, dan tantangan global, sesuai posisi, pcran, dan kewcnangan aparatur ualam sistcm administrasi pemerintahan negara, serta perkembangan ilmu pcngctahuan dan ~ teknologi.

3.1.3 Strategi dan Kebijakan Strategi : Meningkatkan kegiatan dan kemampuan dalam pclaksanaan pcnclitian dan kajian kebijaksanaan tcrutama permasalahan stratcgik, pt·ngcmbangan sistc.:m dan

28

manajemen informasi dan otomatisasi, layanan perkonsultasian, dan pcnyelenggaraa;m pembinaan serta pelaksanaan pendidikan dan pelatihan mdalui peningkatan program kerjasama, peningkatan kualitas program (kajian, pcndidikan dan pclatihan) dan pendayagunaan berbagai sumber daya internal dan kcmampuan profesional.

Kebijakan: 1. Pemantauan perkembangan permasalahan kebijakan dalarn bcrbagai bidang pembangunan secara reguler; 2. Pengembangan sistem informasi, dan otomatisasi administrasi; 3. Penerapan manajemen dan kajian kebijakan strategik; 4.

Peningkatan kualitas program kajian serta pendidikan dan pelatih;m;

5. Pengembang.m program kerjasama dan jaringan institusi, n'L"ional dan internasional; 6.

Pcndayagunaan sumber daya internal, dan

oii!J"ollm.l(~

kcmampu
scrta 7.

Pengembangan ctika, integritas, dan kompctcnsi staff dalam pcnyclcngg
tugas dan fungsi Lembaga Administrasi Negara.

3.2 Proses Bisnis Berdasarkan tug pokok dan fi.mt,l'Si, visi dan mtst, scrta program stratcgis dari Lembaga Administrasi Negara, ma.ka proses bisnisnya dapat dibagi kedalam dua kdompok bisnis utama, yaitu : Kajian dibidang administrasi negara, dan Pendidikan dan Pdatih~m aparatur negara. Proses bisnis kcdua kelompok terscbut akan diuraikan di hawah ini.

29 3.2.1 Kajian dibidang Administrasi Negara

Kajian dibidang administrasi negara diarahkan untuk mengembangkan pendayagunaan sistem administrasi negara yang meliputi aspek kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya aparatur pemerintah. Kajian yang dilakukan meliputi : 1. Kajian Kinetia Kelembagaan

2. ·,. Kajian Kinerja Sumber Daya Aparatur 3. Kajian Manajemen Kebijaksanaan 4. l
Bank Dunia dan

bcrupa saran dan rancangan kc.:bijakan

biasanyg digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi Prcsidcn arau Menkowasbang & PAN untuk penyusunan rancangan undang-undang, rancanbran peraturan pemerintah dan rancangan perundangan lainnya. Secara garis besar proses kajian yang dilakukan dapat digambarkan seperti dibawah ini :

UNIT TERKAIT 01 LAN

BAG IAN PER EN CANAAN

_____..,_ Proposa I .....__.. --.-- , , • .• 1ene111mn

DaOar Urut K . eg1atan (DUK)

1

BAPPENAS & OIRJEN ANGGARAN

TIM PENELITIAN

Daf\ar lsillll k ____.__ , 1roye · j,-------,.(DIP)

--~-~-J ~"-·-c --- ·-~~:~~~~:-

PEMBERI BANTUAN

Proyek f'cnelitinn

Approval ___. Proposal _]

______

Gambar 3-1. Prom Bimis Kqjir111 dibidang Ad111inislmJ1 Ntgnm.

PRESIOEN MENKOWASBANG & PAN OEPARTEMEN & LPNO PNS DAN MASYARAKAT

~ Rnncnnann Kcbijnknu :

•RUU •RPP •RPU •lnp r~s

•Konscpsi

•dll

30

3.2.2 Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan Pelatihan bagi aparatur negara saat ini cliarahkan pada penataan program kurikuler dan sistem penyelenggaraan pendidikan dan pelati.han aparatur. Jadi fungsi Lembaga Administrasi Negara dalam pendidikan dan pclatihan aparatur bukan sebagai penyelenggara, tetapi berfungsi sebagai koordinator dan perkonsultasian diklat apara~

atau dengan kata lain sebagai "clearing house" bagi i.nstansi-instansi

penyelenggara diklat. Walaupun demikian masih ada diklat yang dianggap harus diselenggarakan secara "satu atap" oleh Lembaga Administrasi Negara yaitu Sckolah Staf dan Pimpinan Administrasi Nasional (SESPANAS), dan Sekolah Ti.nggi Ilmu Administrasi Negara (STIA). Program-program yang dilakukan dalam bidang diklat aparatur meliputi : 1.

Pembinaan Widyaiswara (fenaga Pengajar)

2. Pembinaan Dildat Aparatur 3. Diklat Teknik Manajemen 4. Diklat Pimpinan Administrasi. 5. Diklat Kedinasan (STIA) Secara garis besar proses bisnis dari pcndidikan dan pelati.han aparatur dapat digambarkan seperti. gambar 3-2. Walaupun secara sekilas kedua kelompok bisnis ini bcrbeda, tctapi kcduanya mempunyai korelasi yang erat dalam pelaksanaanya. Kajian administrasi negara scring menggunakan diklat untuk mensosialisasikan hasil-hasil kajiannya kcpada scmua aparatu; negara. Sedangkan diklat aparatur menggunakan kajian untuk mcnganalisa kebutuhan diklat melalui penelitian. Disamping itu keduanya mcmiliki area bisni.s yang sama yaitu dibidang administrasi negara.

31

INSTANSI PEMERINTAH

.•

BALAI DIKLAT INSTANSI PEMERINTAH

LAN

:.,

.. , ., , : :.

___.... Kebi.ttuhati. ·~ ·•· pj}an!;~, ,•',

I

1

Prajabatan

:~L~r:~~ "

~~':)'=~~~

, • Kurikulum . • Sistem . ·,

STAF, ESELON V, CALON TENAGA FUNGSIONAL

ESELON IV SPAMA ······· ····· ···· · ·· .----.. . ·. . ,

'Penyelengga n . • , raan.. • Wjdyaiswara

------

CPNS

··_Dtklat Telmts Diklat Fungsion~l

PNS

TENAGA FUNGSIONAL

SESPANAS

L

SPAMEN

ESELON Ill

SPAT[

ESELON II

P!MTI

ESELON I

STIA

Sekolah

PNS

Kedinason

Gam bar 3-2. Prom BimiJ Pmdidilenn dan Ptlatilxm Apaml11r.

Untuk mendukung bisnis tersebut Lembaga Administrasi Negara juga mcmanuang perlu adanya unit-unit pendukung sepcrti : Sekrcmriat, Perpusrakaan, Jan J>crwakihtn.

'

Stmktur organisasi lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3-3.

3.3 Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Negara Pengembangan sistem informasi eli Lembaga Administrnsi Negara

suuah dimulai

sejak t:ahun 1990 dengan clibentuknya unit organisasi yang menangani masalah pengembangan sistem informasi yaitu Pusat Informasi Administrasi Negara WL \ N). Kegiat:an pert:ama dari unit ini pada saat itu adalah pembangunan Sisrem lnfonna:;i Manajemen Lembaga Administrasi Negara (SUvfLAN). I~egiamn ini bertujuan unruk membangun disain sistem informasi untuk pengambilan keputusan scrra kcpcduan manajerial dan administratif, dan memberi arah pcmbangunan komputcrisasi dan pengadaannya pada setiap unit agar tercipta keseragaman sistem komputerisasi unruk jangka panjang maupun tahunan.

KEPALA

.,

-.,

IRBAN BID. TUGAS PEMBANGUNAN

IRBAN BID. TUGASRUTIN

BAG. UMUM

BAG. KEPEGAWAIAN

BAG. PERENC. HUKUM &ORG.

BAG. KEUANGAN

BAG. AKLN

DEPUTII BIDANG KAJIAN KINERJA KELEMBAGAAN &

PUSAT KAJIAN KINERJA KELEMBAGAAN

?USAT KAJIAN KINERJA SDA

BIDANG KAJIAN MJT. KEBIJAKSANAAN

PUSAT KAJIAN MJT. KEBIJAK

_ .

PUSAT KAJIAN MJT. PELAYANAN

BIDANG LITBANG ADM. PEMBANGUNAN &

PUSAT KAJIAN ADM . INTERNASIONAL

PUSAT LITBANG SISFO OTOMATISASI A.N.

BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR

DIREKTORAT PEMBINAAN WIOYAISWARA

DIREKTORAT PEMBINAAN DIKLAT APARATUR

BIDANG DIKLAT SPIMNAS

PUSAT DIKLAT TEKNIK MANAJEMEN

PUSAT DIKLAT PIMP INAN ADM. (SESPANAS)

UNIT PERPUSTAKAAN

Gambar 3-3 . Strukwr Organisasi Lembaga Administrasi Negara

w N

33 Langkah awal yang baik dari pengembangan sistem infonnasi tersebut, dalam implementasinya mengalami banyak hambatan. Hambatan utamanya adalah kurangnya dana yang tersedia, sehingga implementasinya menjadi sangat lambat. Padahal disisi lain kebutuhan akan infonnasi dan perkembangan teknologi tems melaju dengan cepat, sehingga sistem yang sudah setengah jadi menjadi tidak match lagi dengan situasi dan kondisi saat itu. Disamping itu juga masalah kurangnya sumber daya manusia dan pergantian

manaJemen

eli

PIAN

JUga

menjadi

penyebab

ketidakberhasilannya

implementasi sistem info11nasi tersebut. Oleh karena itu proyek ini diakhiri dalam tahun ketiga. Pengembangan sistem infonnasi di LAN selanjutnya dilakukan secara parsial dimana pengembangannya tidak lagi berdasarkan pada suatu master plan tctapi pada kebutt•han saat itu dan ketersediaan dana. Dengan pendekatan ini diharapkan kcbutuhan sistem infonnasi pada suatu unit di LAN dapat dipenuhi dan diselesaikan dengac. segera. Beberapa sistcm infonnasi memang berhasil diselesaikan dan dapat mendukung operasional di unit-unit organisasi tertentu, tetapi hasil akhirnya tidak dapat selalu memuaskan manajemen puncak terutama dalam hal pelaporan dan keperluan pengambilan keputusan. Pendekatan ini juga menghasilkan "pulau-pulau" sistem infonnasi karena tidak jarang suatu unit organisasi tertentu untuk memenuhi kebutuhannya melakukan pembangunan sistem informasi melalui pihak ketiga atau melakukan outsourcing tanpa koordinasi dengan unit h1in yang terkait. Pada tahun 1999 terjadi reorganisas:!. di LAN. Pengembangan

~istcm

informasi

sekarang ditangani oleh Pusat Litbang Sistem Infmmasi dan Otomatisasi Administrasi Negara (PSIOAN) yang berkedudukan dibawah Deputi III bidang Litbang Administrasi Pembangunan dan Otomatisasi Administrasi Negara (lihat struktur organisasi, gambar 33).

34•

Dengan posisi yang strategis ini PSIOAN diharapkan dapat melakukan kajian-kajian dan pengembangan sistem informasi baik intern LAN sendiri maupun pada instansiinstansi pemetintah lainnya. PSIOAN ini juga diharapk.'tn mampu mcnggantikan fungsi dari Badan Koordinasi Otomatisasi Administrasi Negara (BAKOTAN) yang sclama ini masih menjadi badan yang terpisah dari LAN.

3.4 Kondisi Sistem Informasi Administrasi Negara Beberapa pendekatan pengembangan sistem informasi telah dilakukan di L\N sejak tahun 1990. Terlepas dati kekurangan dan kelebihan dati pendekatan yang digunakan, hasii-hasil yang diperoleh telah cukup membantu kelancaran tugas dan fungsi dari L\N. Hasil-hasil yang telah diperoleh tersebut dapat diurailmn di bawah ini.

3.4.1 Sistem Aplikasi Perangkat lunak yang digunakan untuk keperluan khusus diantaranya: 1. Sistem Aplikasi Kepegawaian 2.

Sistem Aplilmsi Keuangan

3. Sistem Informasi Sumber Daya Aparatur

4. Sistem Informasi Kelembagaan Negara 5. Sistem Infmmasi Widyaiswara

6. Sistem Aplikasi Perpustakaan (CDSIS)

7. Sis tern Infot1nasi Alumni SPAMEN 8. '"Sis tern Infmmasi Akademik STIA 9. Sistem Aplikasi Kearsipan

35

Perangkat lunak yang sering d.igunakan untuk membantu peketiaan kantor sehari-hari: 1. Microsoft Word, Excel, dan Power Point untuk peugolah kata, sprca<.lshcct,

dan presentasi. 2. Microsoft

Outlook untuk E-mail dan Internet Explorer untuk internet

browser.

3.4.2 Infrastruktur Jaringan Infrastruktur jati.ngan d.i LAN saat

illl

sudah terpasang di beberapa lokasi yang

tetpisah yaitu : 1. LAN pusat diJalan Veteran Jakarta

2. K.ampus STIA di Pejompongan Jakarta 3. LAN Petwakilan Bandung 4.

~LAN

Petwakilan Ujung Pandang

5. Petpustakaan PPLPN Pejompongan Jakarta Masing-masing :okasi tersebut memiliki server tersendiri dan bclum tcrhubung satu sama lainnya. Spesiftkasi jatingannya adalah sebagai bcrikut :

• Sistem operasi : Novell Netware 3.11 dan Window NT 4.0 .

•

Topologi jaringan : Bus dengan arsitektur Ethernet.

• Cabling : UTP untuk tiap workstation dan Thick cable Backbone untuk antar gedung. K.ompl~ksnya

kegiatan bisnis yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi di L\N jclas

memerlukan dukungan dari teknologi informasi dan sistem informasi yang handal. Olch karena itu pengembangan sistem informasi menjadi sangat stratcgis untuk dilakukan. Sistem infotmasi yang bail{ adalah sistem informasi yang dapat bermanfaat bagi scmua pihak yang terlibat dalam organisasi bail{ manajemen tingkat puncak, manajcmcn tingkat

36

menengah, maupun staf operasional. Sedangkan pengembangan sistem informasi y.

B a b IV

METODOLOGI

Dalam Bab III telah diuraikan bagaimana pengembangan sistem informasi eli J,AN dilakukan dan masalah-masalahnya. Beberapa pendekatan telah dilakukan, namun hasilnya tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan manajemen puncak maupun manajcmen pada level unit organisasi. Pennasalahan tersebut sesuai dengan apa yang dikemukan oleh Turban (1996). Menurut Turban, pada pengembangan sistem informasi tradisional terdapat masalah-masalah yang dapat dikelompokan kedalam empat katagori, yaitu: 1. Menyelaraskan (aligniniJ rencana sistem infmmasi dengan strategi dan tujuan organisasi keselumhan. 2. Merancang suatu arsitektur sistem infonnasi untuk orgamsas1 sedemikian mpa sehingga beberapa database dapat diintegrasikan. 3.

Mengalokasikan pengcmbangan sistcm informasi dan mcngopcrasikan sumlx:r daya dalam aplikasi yang bersaing.

4.

Menyelesaikan proyek-proyek sistem infonnasi tepat waktu dan scsum dcngan anggaran.

Paling tidak ada dua penyebab utama timbulnya masalah-masalah penge!11bangan sistem inforinasi seperti di atas. Pertama tidak digunakannya metodologi yang tepat dalam pengembangan sistem informasi, dan kedua kurang matangnya pcrencanaa!l. Ward dan Griffith (1996) memberikan suatuframework yang dapat digunakan dalam membantu menyelesaikan masalah-masalah seperti di atas. Walaupun framework tcrscbut bukan metupakan metodologi standar yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah perencanaan strategis sistem informasi dalam organisasi yang berbeda, tetapi cukup baik untuk memberikan pedoman dalam pcnyusunan rencana strategis sistcm informasi.

37

38

Berdasarkan pertimbangan di atas maka penulis akan mencoba menggunakan metodologi tersebut dengan menyesuaikan dengan kondisi dan masalah yang dihadapi paua lokasi stuui kasus. Scdangkan tcknik-teknik yang akan uigunakan ualam

m~.:mbamu

menyelesaikan setiap tahapan menggunakan teknik-teknik yang telah dibahas ualam Bab II.

Metodologi yang akan digunakan dalam penyusunan rencana strategis s1stcm informasi tersebut dikelompokkan ke dalam beberapa fase yang akan diuraikan berikut ini.

4.1

Fase Persiapan Fase persiapan merupakan titik awal untuk memulai perencanaan strategis s1stem informasi dimana semua pihak yang akan terlibat dalam proses perencanaan akan mendapat gambaran yang jelas mengenai pentingnya proses perencanaan ini dilakukan dalam mendulmng pencapaian tujuan bisnis. Ini dilakukan untuk menuapatkan dukungan yang luas dari semua pihak, khususnya pimpinan tingkat atas <.Ian manaje'inen pada level unit organisasi. Dalam tahap ini juga hal-hal yang berkaitan dengan manajemen proyek pcr<:ncanaan ditetapkan termasuk diantaranya : maksud, tujuan dan ruang lingkup serta hasil-hasil yang akan diperoleh; sumber daya yang diperlukan; pihak-pihak yang akan tcrlibat baik sebagai narasumber maupun sebagai pihak user, serta penjadwalan dan pembagian tugas.

4.2 Analisis Lingkungan Bisnis dan Lingkungan SI Tujuan dari fase ini adalah untuk mendapatkan suatu pemahaman yang lcbih mendalam

terhadap

petmasalahan

dalam

lingkungan

orgarusas1,

dan

untuk

menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan potensial sekarang, yang dircncanakan dan

39

yang akan datang. Tahapan yang akan dilakukan dalam fasc ini mencakup berbagai kegiatan te1masuk mempelajari dokumen-dokumen yang ada dan menginterview wer. Fase ini dapat dibagi kcdalam riga tahapan, yaitu: 1. Menganalisa strategi bisnis, tujuan, faktor dan masalah kritis, dan prosesproses yang tetiadi dalam organisasi, untuk menentukan keadaan organisasi ,..saat ini, kekuat.-1.n dan kelemahannya, serta kebutuhan informasi. 2. Mengevaluasi jalannya SI/TI sekarang, sistemnya, infonnasi yang tersedia, sumber daya, organisasi, keahlian dan layanannya, untuk menentukan cakupan dan kontribusi dati sistem yang betialan serta kemungkinan dimana perbaikan akan dilakukan dan memberi keuntungan. 3. Menganalisa faktor internal dan ekstemal dari 'ingkungan bisnis untuk mengidentifikasi aphl{<'lsi-aplikasi SI/TI yang potensial. Analisis informasi seperti analisis critical success factor,

analisi~

value ,·hain, SWOT dan

teknilHeknik inovatif untuk mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan m<.:rupakan i:eknik-teknik yang akan digunakan dalam tahap ini.

4.3 Menentukan Strategi Sistem Informasi Berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari analisis terhadap lingkungan bisnis dan organisasi, dalam fase ini dilakukan tahap berikut ini: 1.

Mengidentifikasi dan menilai kebutuhan-kebutuhan bisnis terhadap Sl yang akan dijadilmn sebagai bahan rekomendasi bagi digunakannya SI/TI dalam ~ organisasi

dan pada tiap unit bisnis. Kemudian menetapkan visi strategi Sl

untuk mendukung visi bisnis dan bisnis SI dan manajemen SI.

mcndokumenta~ikannya k~.:dalam

stratcgi

40 2. Mengkonsolidasikan sistem informasi konseptual dan memetakannya kc dalam application portfolio untuk menggambarkan pos1s1 saat

llli,

yang

dibutuhkan, dan yang potensial di masa yang akan datang untuk sctiap unit bisnis. Pcndekatan portofolio aplikasi yang digunakan adalah penJckatan portofolio apW
operational, dan Support

yang dapat digambarkan kedalam mau-iks sebagai

bet-ik.ut: High staying high

high

i

Critical systems

--------------

·-

c~

c iD

Low maybe becoming high

STRATEGIC

HIGH POTENTIAL- "Turnarround"

• Clearly critical to business success • Current source of competitive edge if done right • Premium investment is justified

• Potentially critical in the future • Potential source of competitive edge • Potenrial candidates for innovative, high risk solutions • Speculative investment may be justified • Beware a low hit-rate

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

• Must be kept running effectively • Strategic premium levels of investment are probably not justified • Cost reduction candidates • Low cost upgrade or replacement if needed

• Disinvest- "when can we turn it off" • Candidates for cost elimination

0"

c

(J)

"Hygiene" systems

:;· co

(J) (J)

low

High become lower high

Low staying low

Importance to past and present business

Gam bar 4-1. Pm.fckatan portofolio aplilwsi McF,irlan. (rozer, 1996)

Sedangkan langkah-langkah yang akan ditempuh untuk membentuk suatu model portofolio aplikasi dapat dikelompokkan

l~e

dalam tiga kelompok,

yaitu: Pembentukan portofolio aplikasi saat ini

•

Mcmahami struktur industri dan posisi bisnis (tcrmasuk SWO'l);

•

Menganalisa rantai nilai eksternal dan impWmsi aliran informasi;

low

41

•

Menganalisa rantai nilai internal dan hubungan organisasi;

•

Menilai kontribusi bisnis dari sistem saat ini (SW01).

Pembentukan portofolio aplikasi yang dibutuhkan •

Menafsirkan tujuan bisnis dan strategi;

•

Menentukan CSF untuk organisasi dan kompetitomya;

•

Mengidentifikasi proses bisnis dan kegiatan-kegiatan yang kritis;

•

Menentukan fokus untuk investasi jangka pendek.

Pembentukan portofolio aplikasi yang potensial dimasa datang •

Mempertimbangkan dampak potensial SI/TI pada produk dan pasar dll;

•

Mempertimbangkan potensi strategi dari SI/TI dan akibatnya pada rantai nilai;

•

Mengidentifikasi pilihan untuk investasi jangka panjang SI/TI dan memilih yang paling menguntungkan.

4.4 Menetapkan Arsitektur Sistem Informasi Fase ini memanfaatkan hasil analisis terhadap proses dan kebutuhan infonnasi untuk membangun sebuah model bisnis yang akan diusulkan untuk pennasalahan bisnis yang ada. Hasilnya menggambarkan keadaan "ideal" yang harus dicapai di masa yang akan

d~tang

dari proses, infonnasi dan sistem. Hasil ini diperlukan untuk menentukan

arah dalam membangun rencana untuk migrasi dari sistem yang lama kc sistcm yang bam. Fase ini dapat dimulai saat analisis terhadap lingkungan dimulai, dan tcrus berlangsung sampai dengan akhir dari kegiatan pembentukan strategi bisnis SI. Jadi fase ini dapat dilakukan secara simultan dengan fase-fase sebelumnya.

42 Pembentukan arsitektur sistem infonnasi yang terdiri dari model bisnis dan model sistcm informasi dilakukan dengan mcnggunakan langkah-langkah scbagai bcrikut:

•

Mengidcntifikasi proses bisnis bcrdasarkan valm chain untuk mcngctahui prosesproses apa saja yang terjadi dalam organisasi dan ketcrkaitan satu sama lainnya, hasilnya berupa sebuah model proses bisnis.

• Mengidentifikasi data bisnis berdasarkan analisa terhadap kebutuhan informasi dari masing-masing unit organisasi dan alur infonnasinya, hasilnya berupa sebuah model data bisnis.

•

Memetakan proses bisnis dan data bisnis kedalam matriks yang disebut

Process/ Entity Matrix, yang akan merupakan hasil akhir dati. tahap pembentukan model bisnis.

•

Kemudian pada maui.ks dilakukan clustering sehingga diperoleh kelompokkelompok yang dapat diidentifikasikan sebagai sistem. Setelah itu interface anrar sistcm diidentifikasi sehingga diperoleh hubungan an tar sistcm tcrscbut. 1-1 asil akhir dari kcseluruhan

pros·~S

ini adalah sebuah diagram yang mcrupakan

arsitektur sistem infonnasi.

4.5 Menyusun Srategi Teknologi Informasi Kegiatan berikutnya adalah menentukan elemen-elemen yang akan diusulkan untuk TI (proposal TI). Pendekatan yang diambil untuk penyusunan strategi TI ini adalah dengan menggunakan pendekatan empat layer dari Tozer (1996). Pendckatan ini didasarkan pada pcmikiran bahwa keperluan bisnis harus disaring melalui scjumlah lapisan dimana kepcrluan tersebut pertama ditransformasikan kedalam sejumlah bcban pada portofolio sistem aplikasi, kemudian kedalam sejumlah beban kerja (workload) yang harus didukung oleh seperangkat lingkungan teknologi.

43

Perilaku karakteristik lingkungan dan -kriteria penugasan aplikasi ke dalamnya diusahakan terlepas dari pengaruh bagaimana lingkungan tersebut disusun berdasarkan komponen-komponen teknologi. Aplikasi tidak perlu dicocokkan secara langsung satu per satu dengan komponen teknologi. Gambar di bawah ini memperlihatkan pengaruh dari cara meletakkan lapisan lingkungan teknis ini. ·

Faktor-faktor External

Strategi Organisasi

Strategi bisnis dan pasar

1. Prioritas, kebutuhan dan pola aktivitas bisnis mengarah pada workload dari aplikasi

rancangan sistem lojikal ~

.. 2. Sistem Aplikasi dan Database Katagori : OLTP, batch, MIS, dll.

Aplikasi diklasifikasikan berdasarkan tipe dan keseluruhan workload. Kemudian dipetakan pad a lingkungan te~ nis

:--

sekumpulan ...---- i~terface (P:Pis~ ---: d1mana apllkas1 · ditulis

.------------------L----------------, S. Lingkungan Teknis

Katagori : Centralized, distributed, desktop, dll.

Kebijakan/standar / teknis

keputusan rancangan fisik berkenaan dengan pimilihan komponen dan integrasi 4. Komponen Teknis

/

Katagori : processor, OS, DBMS, comms, lingkungan pengembangan dan bahasa, dll.

Data harga/kinerja

Gambar 4-2. Pmn.-tmaan penerapan teknologi dengan nungg11nakan mvirontmntallayer. (Tozer. 1996)

Secara terpisah, alternatif kandidat komponen teknis untuk platform teknologi dapat dinilai, 9-iukur, dihitung berdasarkan keseluruhan workload dari apW{asi yang akan

diterapkan.

44 Dengan menggunakan pendekatan metodologi tersebut diharapkan permasalahanpcrmasalahan dalam mengembangankan SI/TI di LAN yang telah dikemukakan Jalam Bab I dapat disclcsaikan. Pcmbahasan lcbih jauh mcngenai proses pcrcncanaan ini akan Jibahas dalam Bab V.


Bab V

PEMBAHASAN

Dalam bah ini akan dibahas mengenai penerapan metodologi pcrcncanaan stratt:gis sistem informasi yang telah dibahas dalam Bah IV pada Lembaga Administrasi Ncgara yang secara detail profilnya sudah diuraikan dalam Bah III. Pembahasan akan dimulai dati analisis terhadap lingkungan bisnis dan organisasi, analisis strategi sistem informasi, sampai pada bagaimana menetapkan strategi SI dan arsitektur SI ;erta strategi TI.

5.1 Asumsi Dasar Sebelum memubi pembahasan mengenai perencanaan strategis sistem informasi maka untlik mempermudah pembahasannya akan diambil beberapa asumsi dasar. Asumsi ini diambil mengingat adanya keterbatasan waktu dan tenaga yang tersedia dalam pcngcrjaan proyek akhir ini. Asumsi-asumsi tersebut adalah:

•

Beberapa kegiatan terutama dalam fase persiapan dianggap telah dilakukan scbclum proyek ini dilaksanakan, seperti kegiatan pcmbcntukan tim, prcscntasi untuk mendapatkan kornitmen dat-i manajemen, dan kegiatan-kegiatan penentuan maksud dan tujuan, ruang lingkup, penjadwalan, serta alokasi sumber daya pada fase persiapan dianggap sama dengan proses persiapan pengerjaan proyek akhir ini.

• Strategi bisnis dari perusahaan telah terbentuk, oleh karena itu tahapan pemlxntukan strategi bisnis tidak lagi dilakukan dalam proyek akhir ini. Walaupun dernikian analisis terhadap dokumentasi strategi bisnis tetap dilakukan untuk n:endapatkan pemahaman yang mendalam tentang lingkungan bisnis dari organisasi serta kckuatan dan kelemahannya. Strateg1 ini diasumsikan tidak akan berubah selama lima tahun mendatang yaitu sampai akhir masa pemerintahan.

45

46 5.2 Analisis Lingkungan Bisnis Analisis Iingkungan bisnis dilakukan untuk mendapatkan pemabaman yang mcndalam mengenai organisasi. Analisis ini mencakup dua lingkungan bisnis yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Dalam menganalisis lingkungan ini penulis mendapatkan masukan data dari basil studi terbadap dokumentasi dan diskusi dengan beberapa pimpinan baik di level unit bisnis maupun pimpinan puncak.

5.2.1 Analisis Lingkungan Makro Berdasarkan basil analisis terbadap dokumentasi dari penyusunan strategi bisnis LAN, maka paling tidak ada lima aspek yang harus diperbatikan yang dapat menjadi peluang atau ancaman bagi bisnis LAN, yaitu:

1. Ekonomi Pe1;kembangan perekonomian bangsa menjadi aspek yang sangat pcnung diperbatlkan oleb LAN mengingat ekonomi nasional saat ini dalam keadaan krisis. Keadaan ini sangat berpengaruh pada perkembangan kegiatan pcmbangunan nasional. Penurunan APBN untuk sektor aparatur negara mengakibatkan pengurangan kegiatan-kegiatan LAN baik kegiatan kajian maupun kegiatan diklat. Solusi positifnya adalah dengan mengatur anggaran sedemikian rupa scbingga menjadi lebih efektif dan efisien.

2.

~Sosial

Saat ini masyarakat sedang menikmati kebebasan mcnyuarakan pcndapatnya setelah selama ini dikekang oleb rejim Orde Baru. Pe1ubahan budaya masyarakat

47 ini menuntut instansi-instansi pemerintah te1masuk LAN dalam mengcluarkan kebijakannya bersikap akomodatif dan aspiratif. Sehubungan perubahan tersebut paling tidak ada riga karakteristik pengambilan keputusan yang harus dipcrhatikan olch LAN, yaitu :

•

Participation.

Setiap

warganegara

mempunyru

suara

dalam

pcmbuatan

keputusan, baik secara langsung maupun melalui intermediasi institusi legitimasi yang mewakili kepentingannya. Partisipasi seperti ini dibangun atas dasar kebebasan berasosiasi dan berbicara serta berpartisipasi sccara konstruktif.

• Transparanry. Transparansi dibangun atas dasar kebebasan arus infonnasi . Proses, lembaga dan informasi secara langsung dap
•

Accountability. Para pembua:: keputusan dalam pemcrintah, sektor swasta Jan masyarakat (civil society) bcrtanggung jawab kcpada publik dan kmbagalembaga stakeholders. Akuntabilitas ini berbeda tergantung pada organisasi dan sifat keputusan yang dibuat, apakah keputusan tersebut untuk kcpcntingan internal atau ekstemal organisasi.

3. Politik Perkembangan politik yang tidak menentu merupakan ancaman bagi scnap instansi pemerintah. Banyaknya orang partai yang mendadak menjadi birokrat akan sangat mempengaruhi posisi dari suatu lembaga. Schingga pcningkatan kualitas dan peran dari tiap lembaga perlu dilakukan tidak hanya untuk mcmcnuhi tuntutan pelayanan masyarakat tetapi juga politik

48 4. Ekologi Banyaknya LSM yang menyuarakan isu-isu mengenai lingkungan hidup dapat dijadikan peluang bagi LAN untuk memperluas cakupan kajiannya di bidang manajemen dan administrasi lingkungan hidup.

5. Telmologi Perkembangan teknologi yang sangat pesat telah melahirkan produk-produk telmologi yang sangat beragam khususnya dibidang teknologi ir.formasi. Banyaknya produk yang ditawarkan pasar dengan promosi yang berlebihan merijadikan organi:;asi harus lebih hati-hati dalam menginvestasikan anggarannya dalam bidang ini. Penggunaan teknologi yang tepat guna melalui studi kclayakan yang baik merupakan metoda yang harus dilakukan oleh sctiap instansi.

Dari kelima aspek terscbut terlihat bahwa LAN masih mcmiliki pcluang-pcluang untuk membuat perkembangan bisnis baru baik dibidang kajian maupun diklat. Perkembangan politik dan isu

~engenai

ckologi akan mcmbuat posisi LAN mcnjadi

lebih penting lagi terutama dalam kajian manajemen dan sistcm administrasi ncgara. Sedangkan perubahan sosial yang menjadikan masyarakat lcbih kritis dan mcnuntut pelayanan yang lebih baik telah membuka peluang bagi LAN dalam

menyelcn~rarakan

diklat bagi SDM aparatur negara agar lebih profesional dalam mcnjalankan tugasnya. Sekaligus juga merupakan ancaman bagi LAN untuk lebih kritis mcngakomodasi aspirasi mereka. Ancaman dan kendala dibidang ekonomi mcnuntut cfisicnsi dan efektivitas dalam penggunaan sumber-sumber daya yang dimiliki. Pcl"l
49

5.2.2 Analisis SWOT Dari hasil analisis terhadap lingkungan makro di atas dapat diidentitikasikan beberapa fakt1. yang menjadi peluang dan ancaman yang dapat mempengaruhi posisi LAN secara ekstemal. Fakta-fakta tersebut bersama dengan hasil analists terhadap kekuatan dan kelemahan organisasi yang diperoleh dari studi dokumentasi dan diskusi dengan pimpinan di L•\N dapat kita analisis lebih jauh untuk menentukan strategi yang dapat diambil oleh pimpinan LAN dalam mencapai tuj . .un organisasinya. Dari data-data yang diperoleh maka kita dapat menggunak;m rnatriks SWOT berikut ini untuk membantu memetakannya agar mempcrmudah analisis tentang pilihan-pilih;m strategi yang mungkin dapat diambil. _ _ _ _ ,_INFERNAL FACTORS

STRENGTHS- S

WEAKNESSES- W

•

•

• •

Kepress yang menw\juk LAN scbagai lembaga kajiWl dan. diklat aparatur negara. Infrastruktur diklat yang cul..-up lengkap (Krunpus di pusal dan pcrwukil!Ul ). Kompetensi dalam pcnyclenggaraan diklat dan pcnyusurum kurikulwn diklal PNS. Banyaknya pakar bidmtg administrasi ncgarn.

ID.TERNAL FACTORS---------

•

OPPORTUNITIES- 0 Tawaraukeijasama meningkat. • Perubahan Politik ~ • Refonnasi Sistem Administrasi Negara. Otonomi Daerah Tingkatll. •

SO STRATEGIES • Kcmitman dengan LSM d!Ul Instunsi lain. Peningkatan kualitas dan • publikasi hasil-husil pcnclitiun sampai kc DT H.

THREATS-T

ST STRA I"EG IES

• • •

Twttutan lay!Ulan publik S(.'lttakin kri tis. Produktivitas SDM aparalur rendah, kw-.mg kompetitif. Krisis Moneter (Pcngurangmt APBN).

•

•

Pcningkatan mutu aluumi mclalui pcrhuikan sistcm penyclcnggaraan diklat dim kurikulum. Mcmlokuskun pada kcgivlun inti organisasi y
• •

Dukwtgan i.nlbnnasi yang \uraug baik untuk kepl."'llingan publikasi maupwt pengwnpulan data. Anggaran yang tcrbatas (mcngandalkan APBN ). SDM bclum prolesional.

WO STRATEGIES

• •

Pcningkatan Kl!giutmt Swadann. Pcningkatan Kompctcnsi SDM I.AN.

WT S rRATH.iiES <>tonUILisusi sistcm pclayanan. •

• • •

Gamhar S-1. Matriks SW'OT NniNk .Bisni.s LAN

Pcngcmhungun SDM upumtur. Elisicnsi Anggunm. Mclukuklul Co-Sourc-ing dnlmn bidang TI dcngnn pihak kctigu.

50

Bebcrapa pilihan strategi dalam matriks di atas memberikan alternatif pemecahan terhadap masalah-masalah yang dihadapi LAN. Tidak semua pilihan tcrsebut dapat dilakukan LAN, tetapi kita akan mengidentitikasik<m bebcrapa stratcgi yang mungkin diterapkan di LA.1"J dengan mempertimbangkm1 faktor-faktor internal dan eksternal yang berkembang saat ini. Dari data di atas dapat diputuskan bahwa alternatifalternatif strateg1 untuk masing-masing sel adalal1 : l.

Strateg1 S - 0 : Meningkatkan kualitas dan publikasi hasil penclitian dan memperluas jangkau<m penelitian mencapai daerah tingkat II melalui kemitraan dengan LSt-.'1 dan Instansi terkait lainnya baik di pusat maupun di daerah.

2. Strategi \Xl- 0 : Meningkatkan kegiatan-kegiatan swadana untuk memacu kreatifitas dan inovasi dari karyaw<m. 3. Strategi S - T : Meningkatkan kualitas sistem penyelenggaraan diktat dan penelitian

deng~m

menfokuskan pada kegiatan inti organisasi.

4. Strategi \XT - T : .t\[eningkatkan dukungan teknolog1 inform;L-;i datam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dalan1 rangka pelayanan pada masyarakat melalui kerjasama dengan pihak ketiga.

5.2.3 Analisis Value Chains (Rantai Nilai) Analisis t'alue chains digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam lingkungan internal LAN d<m atiran informi yang terjadi diantaranya, serta interaksi dengan aktivitas-akt.ivitas ekstemal yang mempengaruhi aktivitas internal. Gambar S-2 menunjukkw rantai nilai dari LAN yang secara fungsiPnal dapat dibagi ke dalam tiga rantai nilai yaitu Sekretariat, Kajian dan Diktat.

51

Rantai nilai tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : Kegiatan di LA:t\" dapat dibagi dalam dua jenis yaitu Kegiatan Proyek dan Kegiatan Rutin, disamping kegiatan kerjasama. Kegiatan rutin dan proyek dibiayai dari APBN. Setiap keg-iatan diusulkan oleh unit-unit org<mis
oleh

manaJemen

LAN

(Deputi,

Inspektur,

Sekhm

dan

Ketua)

dikoordinasikan oleh Sekretariat dan disusun dalam lembar kerja (LK), kemudian disampaikan pada Bappenas untuk kegiatan proyek dan kepada Ditjen Angg-aran Dep. Keuangan untuk kegiatan rutin. Kegiatan yang disetujui disusun dalam Daftar !sian Kegiatan (DIK) dan Daftar Isian Proyek (DIP). Tim pelaksana untuk tiap keg-iatan dibentuk dan diserahkan pada unit-unit yang mengusulkan. Pada proses ini sering terjadi kegiatan dikerjakan oleh tim yang tidak mengusulkan. Sebaliknya tim pengusul mendapat kegiatan lainnya. Demikian juga anggota tim yang dipilih tidak berada pada unit atau tim yang sama, sehingga mempersulit koordinasi. Penggunaan teknologi informasi yang mendukung kelancaran proses pemilihan tim dan penganggaran menjadi sangat kritis menging,tt alokasi sumber dana dan SDM merupakan suml>er organisasi yang terbatas. Pelaksanaan kegiatan kajian dilakukan olch unit-unit kajian (Litbang). Kegiat,m kajian diawali dengan penyusunan rencana kajian yang dituangkan dalam TOR yang kemudian diusulkan kepada Sekretariat. Selanjutnya Sekretariat melakukan proses (1) di atas. Jika kegiatan disetujui maka TOR akan dikembangkan menjadi Prosposal dan Rencana Penelitian yang akan menjadi acuan dalam melakukan penelitian. Proses yang kritis dalam rantai nilai K.ajian ini adalah proses pengumpulan data, pengolah;m data dan pelaporan program. Pelaporan dilakukan dalam tiga periode yaitu triwulan, semester dan tahunan. Laporan disampaikan kepada pimpinan sesuai dengan hirarki

KAJIAN Keuangan, CXganisasi, dan Tata Laksana Rekruitment

Pelatihan Met. : Rise! •

• SPSS, On-line Perpustakaan, Teknologi Komunikasi Data, E-mail, Homepage SISTEM AOMINISTRASI NEGARA KOIJ"4)uler, ATK, Transportasi

INBOUND • Kebijakan Pemerintah • Peraturan Perundangan • Tenaga Peneiti

OUTBOUND

I OPERATIONS • ldentifikasi Masalah • Pengumpulan Data • Anatisis Data • A. Alternatif Pemecahan • Pelaporan

•lnpres • Konsepsi

I

MARKETING & SALES • Seminar • Lokakaoya ·Diktat • Penyebar<11 lnlormasi

I

SERVICE • Konsu~asi

~paratul Negara I ...

Good Governance

SEKRETARIAT

en

~ rn

Keuangan, Kepegawaian, CXganiSaSi, dan Tata La!<sana

;:

Rekruilrrenl Pelatloan, Rewa'd, Penugasa1, Mutasi

rn

~

rn r rn

Keuangan, CXganisasi, dan Tala laksana

• Spreadsheet, Wadprocessing, Presentation tools ~It!<.

"0

DIKLAT

Rekruitment

A.TK, Tr;:nspo:tasi

t5

I

TOT

_j s g

INBOJNO

I OPERATIONS

Distance Learning Technoklgy (CBT, WBT)

OUTBOUND

• Perenca:l.Dl • Usulan o<egiT.art p,oyef-.

• Per:g
• Usutan

• Perrbayaaro

iorn

• KeQiatal FI'O',-ek ·K~

I

ATK, Ruang Kelas, Saran a dan Prasar
MARKETING & SALES

INBCXJ~D

I Rubn

• Tenga pengajar • Kebutuhan Diktat

Kegiatar1 Rutio

CFERATIONS • Training Need Analysis • Perrbuatan KurikukJm • Sistem Peny! Diktat • Perencanaar.

0\JTE'OUNQ • Kurikuklm • Sistern Penyt Diktat ' Diktat

MARKETING & SALES • Training Directory • Brosur

j

Aklmni •Sertifokat

INST ANSI LAIN

VI

N

Gambar 5-2. Value Chain Lembaga Administrasi Negara.

53 yang ada dengan tembusan unit-unit terkait. Selanjutnya laporan-laporan ini dicvaluasi oleh Kepala dengan dibantu oleh Inspektur dan Seklan. Kualitas laporan dan penelitian secan1 keselutuhan akan ditentukan oleh ketersediaan data dari obyck penelitian dan bagaimana pengolahan data dilakukan. Oleh karena itu dukungan berbagai sumber data diperlukan untuk melengkapi data primer dan data sekunder. Kegiatan

diklat

diserahkan

pada

unit-unit

diklat.

Diklat

tidak

hanya

menyelenggarakan keg:iatan diklat yang diusulkan oleh unit-unit dildat intern t<.:tapi juga melakukan pembinaan dan monitoring pada dildat-dildat diluar LAN. Pcmbinaan dan monitoring ini meliputi kurikulum dan sistem penyelenggaraan diklat. Koordinasi interorganisa.si metupakan kunci sukses dari penyelenggaraan diklat karena banyaknya sumber daya diklat yang tersebar seperti tenaga pengajar (widyaiswara) dan tuang kdas diberbagai instansi. Disamping itu peserta dan jenis diklat yang diikutim·a juga beragaram dan tersebar diberbagai instansi. Penjelasan eli atas menunjukkan bahwa dalam mencapai tujuan bisnisma ymtu terciptanya aparatur negara yang baik atau ''good governance" LAN melaksanakan keg:iatan-kegiatan yang menghasilkan nilai tambah bag:i organisasi. Nilai tambah ini akan lebih baik jilUl kegiatan-kegiatan yang mempunyai nilai tambah t<.:tapi mengeluarkan biaya yang tinggi dapat dilakukan dcngan lebih efisien misalnya dcngan memanfaatkan kegiatan pcndukung (support activities) sepcrti pcmanfaatan Tl.

5.2.4 Analisis Critical Success Factors (CSFs) Kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses pencapaian tujuan organisasi tdah diidentifikasikan dalam rantai nilai di atas. Berdasarkan kegiat::tn-kegiatan terscbut dan data yang diperoleh dati diskusi dengan pimpinan LAN, maka faktor-faktor kriris yang

54

menentukan suksesnya pencapaian tujuan dapat diidentifikasikan dalam tabel beti.kut 1111.

Tabel5-1. Critical Success Fadors untuk LAN

Sekretariat

Melakukan perencanaan kegiatan proyek dan rutin dengan cepat dan tepat

Keakuratan penilaian usulan proyek

Kegiatan sejalan dengan strategi organisasi

Ketepatan alokasi dana

Kegiatan strategis mendapat anggaran

Kecepatan proses perencanaan kegiatan

Kajian . (Litbimg) di bidang administrasi negara

Proses perencanaan dari 2 bulan

Mendukung pelaksanaan kegiatan proyek dan rutin

Pengawasan aliran dana dan kegiatan

Meningkatkan kualitas hasil kajian di bidang administrasi dan publikasinya

Ketersediaan data dan kualitasnya

Data primer dan sekunder terpenuhi

Kelengkapan literatur

Analisis kuat dengan dukungan data

Kegiatan sesuai dengan jadwal Dana yang disediakan sesuai dengan anggaran

Pengolahan data Pelaporan dan publikasi hasil penelitian

Peneliti mudah mencari dan mengolah data Laporan memuaskan manajemen Laporan mudah diakses lewat berbagai media

Pendidikan dan pe/atihan aparatur · negara.

Meningkatkan kompetensi aparatur negara melalui perbaikan kurikulum dan sistem penyelenggaraan diklat.

Kemampuan untuk menyusun kurikulum

Kebutuhan diklat aparatur dipenuhi

Training of Trainers

Kualitas lulusan memenuhi harapan instansi

Ketersediaan tenaga pengarjar Fasilitas yang memadai Koordinasi instansi terkait

Aparatur mudah mendapatkan bahan diklat

Evaluasi diklat dan lulusan

Dari faktor-faktor kritis yang teti.dentifikasi dalam tabel di atas dapat kita lihat bahwa r ada beberapa kegiatan yang harus mendapat perhatian atau prioriras dari manajemen LAN. Kegiatan ini harus dilakukan lebih efisien dan efektif agar tujuan organisa~i

dapat dicapai. Dukungan SI/TI sebagai faktor enabler dapat diterapkan pada

55

kegiatan-kegiatan ini. Dalam bagian berikutnya dukungan SI/TI pada kegiatankegiatan ini akan dibahas lebih lanjut.

5.3 Analisis Lingkungan Sistem Informasi Analisis lingkungan sistem infonnasi dilakukan untuk mendapat gambaran tentang sistem infonnasi yang sedang berjalan saat ini. Kemudian kondisi SI terscbut dinilai kontribusinya terhadap organisasi. Analisis ini juga dilakukan untuk mcngctahui kcbutuhan organisasi akan sistem informasi dan sistcm informasi yang dibutuhkan olch organisasi dalam pencapaian tujauannya.

5.3.1 Lingkungan SI saat ini Dalam bab III telah diuraikan kondisi pengembangan sistem informasi di L \N. Banyak sistem infotmasi yang telah dikembangkan. Namun diantarannya ada yang berhasil dan masih tetap betialan, tetapi ada juga yang ditinggalkan oleh usernva sehingga tidak jalan. Bcrdasarkan uraian tcrscbut, bcbcrapa hal pcnung dapat diidcntifikasikan mengenai keadaan SI/TI di LAN saat ini yaitu:

SI/TI Secara Umum: •

SI/TI belum mendukung efektifitas aktivitas-aktivitas bisnis yang dibutuhkan oleh bisnis LAN.

•

Sistem aplikasi kebanyakan hanya memenuhi kebutuhan rutin dan opcrasional, dan belum cukup memenuhi kebutuhan manajemen strategis.

•

Ada sejumlah aset SI/TI yang belum dikclola secara efisien.

56

•

Ada kesenjangan visi dan misi organisasi dengan visi dan misi sistcm informasi. Terjadi kesalahan dalam menjabarkan visi dan misi organisasi di level unit orgarusas1.

•

Kcahlian pada bidang tertcntu pcrlu ditingkatkan, antara lain: analisis-informasi dan pengolahan statistik data untuk pcngambilan kcputusan.

•

Unit sistem informasi diarahkan pada kajian SI/TI yang berkembang di luar instansi, sedangkan kebutuhan SI/TI di dalam organisasi kurang mcndapat perhatian.

Sumber Daya Man usia Bidang SI/TI: •

Sebagian staf masih banyak yang belum terfokus pada kompetensinya.

•

Secara umum staf masil1 berwawasan terbatas pada tantangan-tantangan teknis dan belum cukup memiliki wawasan strategis, bisnis, dan perencanaan.

•

MO'tivasi staf sistcm informasi rclatif rcnJah.

•

Masih terjadi mutasi staf bukan dengan pcrtimbangan profcsional. Di pihak lain, pengembangan staf SI di unit SI sangat kurang.

Aktivitas-aktivitas LAN dan Keterlibatan SI/TI •

Belum dil{elola dengan memanfaatkan SI/TI secara efektif.

•

Aset SI/TI belum digunakan optimal.

•

Masih banyak proses-proses manual yang belum diotomasikan.

•

Pengembangan belum mengikuti suuktur metodologi formal.

•

K.eterlibatan

pemakai

dan

manaJemcn

puncak

pengembangan dan. implementasi produk SI/TI. •

Portofolio sistem aplikasi belum sesuai kebutuhan.

masih

rendah

dalam

57

5.3.2 Kebutuhan Bisnis LAN Dukungan sistem informasi pada kegiatan bisnis sudah banyak dirasakan oleh banyak organisasi

bail~

organisasi bisnis maupun organisasi publik. Banyak kegiatan

kritis yang dapat memanfaatkan sistem informasi sehingga pelaksanaanya menjadi lebuh cepat. Tiap organisasi mempunyai kegiatan kritis yang berbeda dengan organisasi lainnya tergantung dari tujuan bisnisnya. Sehingga sistem informasi yang digunakannya juga berbcda. Sebagai institusi penelitian dan pengembangan serta pendidikan dan pdatihan, kebutuhan bisnis LAN cukup kompleks. Sehi.ngga pada perencanaan kebutuhan sistem informasi perlu diprioritaskan pada kegiatan yang memang strategis dalam menunjang pencapaian tujuan. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat diidentiflkasikan sebagai berikut: 1.

Pada kegiatan penelitian dan pengembangan diprioritaskan pada kegiatan pengumpulan data, pengolahan data dan pelaporan hasil penelitian. Kcgiatan

illi dipilih dengan pertimbangan bahwa kegiatan ini akan mcncntukan kualitas penelitian. Selama ini dukungan teknologi informasi pada kegiatan ini kurang sekali. Komputer hanya digunakan !>ehagai wordporoceJ.mr saja. Sehingga pada kegiatan ini banyak sumber daya yang dihabiskan (waktu, tenaga, dan biaya). 2. Dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan prioritasnya adalah pada kegiatan perencanaan

diklat,

penyelenggaraan

diklat

dan

monitoring

alumni.

Kegiatan-kegiatan ini cukup strategis terutama untuk meningkatkan kualitas diklat, sehingga diharapkan dampaknya akan berpcngaruh pada peningkatan lulusan dari diklat. Beberapa ::;istem informasi telah dibangun unruk menangani kegiatan-kegiatan tersebut,

tetapi rnanfaatnya bdum dapat

58

dirasakan oleh manaJemen LAN dan peserta diklat. Volume kegiatan penyelenggaraan diklat cukup tinggi karena menyangkut banyak peserta terutam STIA dan Sespanas. Sedangkan untuk perencanaan dan monitoring -alumni cukup rendah karena hanya digunakan untuk keperluan manajemcn dalam periode 6 sampai dengan 12 bulan sekali. 3. Sekretariat sarat dengan kegiatan transaksi yang melibatkan tcknologi informasi. Aliran dana hampir semua berpangkal pada bagian Keuangan. Volume transaksi untuk kegiatan ini menjadi sangat tinggi dari mulai gaji karyawan sampai dengan uang muka proyek. Bagian Kepegawaian juga mempunyai volume yang cukup tinggi dengan periode mulai dari bulanan sampai tahunan. Bagian Umum juga memanfaatkan tcknologi informasi ··untuk mengurusi inventori dan arsip. Beberapa sistem telah dibangun untuk mendukung jalannya operasi pada Sekretariat, namun masih banyak yang harus lcbih diberdayakan lagi baik sistcmnya maupun sumbcr daya manusia pendukung dari sistem. Disamping karena adanya kegiatan-kegiatan kritis dengan volume transaksi cukup

tinggi, kebutuhan sistem informasi di LAN juga dipacu oleh kebutuhan bisnis yang disebabkan oleh letak geografis kantor LAN yang tersebar di beberapa tempat. Selain dua perwakilannya yang terletak di Bandung dan Makasar, kantor LAN Pusar di Jakarta ..juga letaknya tersebar yaitu LAN Jalan Veteran, Kampus PPLPN dan Kampus STIA di Pejompongan. Dukungan telmologi informasi khususnya teknologi jaringan Local Area Network {LAN) dan Wtde Area Network (1P'AN) diharapkan akan dapar

menghapus kendala bisnis ini.

59

5.3.3 Kebutuhan Sistem Aplikasi Pembahasan kebutuhan bisnis dari LAN telah menunjukkan bahwa teknologi inf01masi sudah berperan cukup banyak dan sangat diperlukan baik unruk jalannya operasi LAN sehari-hari maupun untuk keperluan manajernen dalam pcngambilan keputusan. Berikut ini kita daftarkan sistcm-sistcm aplikasi yang c.lipcrlukan (rr:q11ired

rystems) berdasarkan ket,riatan-kegiatan lu1.tis.

Tabel S-2. Kegiatan Kritis dan Duk111rgan Sistem Aplikasi

1. Proses Perencanaan Anggaran

Otomatisasi Proses Perencanaan Anggaran

·-

• Alokasi dana lebih tepat. • Proses perencanaan lebih cepat -7 waktu lebih banyak untuk melaksanakan kegiatan proyek. • Penilaian terhadap proyek lebih akurat dan obyektif.

2. Monitoring Proyek

Sistem Monitoring Proyek

• Aliran dana dapat diketahui dengan segera.

3. Pengumpulan data penelitian

E-mail, Internet Browser

• Biaya transportasi berkurang.

4. Pengolahan data penelitian

SPSS, Spreadsheet,

• Hasillebih akurat.

Word processor

• Kualitas laporan lebih baik.

5. Pembuatan modul dah materi diklat.

Authorwhare, Presentation tools.

• Kualitas modul & rnateri lebih baik dan lebih profesional karena penyajiannya dapat secara interaktif.

6. Penyelenggaraan diklat.

Web Based Training (WBT), Computer Based Training (CST), Presentation tools.

• Jangkauan lebih luas.

,.

• Tracking kegiatan proyek.

• Data dapat segera diperoleh.

• Proses lebih cepat.

• Biaya transportasi baik untuk peserta mupun pengajar dapat dihemat. • Peserta tidak harus meninggalkan pekerjaan. • Peserta sendiri.

bisa

mengatur

waktu

diklatnya

• Lebih banyak peserta yang dapat dilatih. • Biaya diklat secara keseluruhan lebih murah.

7. Pub/ikasi dan lnformasi .

Home page & Email

• Efektif dalam menyampaikan informasi dan mempublikasi-kan hasil-hasil yang telah dikerjakan oleh LANRI.

8. Perpustakaan

CDS-ISIS & WAISISIS

• Pencarian literatur lebih cepat. • Penelusuran literatur jangkauannya lebih luas dengan WAIS-ISIS

60

5.3.4 Analisis Portofolio Aplikasi Berdasarkan uraian di atas maka dapat kita analisis lebih jauh mengenai kont1-ihusi dari sistem aplikasi-sistem aplikasi tersebut pada pencapaian tujuan organisasi ..\nalisis

ini dilakukan dengan menggunakan matriks portofolio aplikasi dari McFarlan baik untuk sistem aplikasi saat ini (cumnt portfolio) maupun untuk sistem aplikasi yang dibutuhkan (required portfolio). Dari kondisi sistem aplikasi saat ini yang telah diuraikan dalam bab III dan identifikasi pada bagian 5.3.1 , maka dapat kita petakan sistem aplikasi saat ini ke dalam cumnt portfolio berikut ini.

High staying high STRATEGIC

Low maybe becoming high HIGH FDTENTIAL. DDurnarroundD

ii Sistem lnformasi Widyaiswara ii Sistem lnformasi Kelembagaan Negara ii Sistem lnformasi SDM Aparatur ii Sistem lnformasi Alumni SPAMEN ii Sistem Aplikasi Perpustakaan

KEY OFERATI ONAL.

ii Home page

SUFfDRT

ii Sistem lnformasi Akademik STIA ii SPSS

ii Sistem Aplikasi Kepegawaian

ii Sistem Aplikasi Keuangan

ii Microsoft Office ii Sislem Aplikasi Ker•sipan

High become lower

Low staying low

Gam bar 5-3. Portofolio Aplikasi Saat ini

Gambar S-3 menunjukkan b'lhwa pada dasarnya banyak s1stem apW(asi yang strategis telah dikembangkan. Tetapi pada kenyataannya sistem ini tidak dapat dimanfaatkan dengan baik. Ada beberapa penyebab tidak digunakannya sistem ini. Pertama, tidak terlibatnya pimpinan puncak dalam usaha implementasi. Kedua, sistem tidak disosialisasikan dcngan baik. Ketiga, sistem tidak ditunjang dengan infrastruktur yang memadai (misalnya: tidak didukung networking).

Keemp~tt,

userjn'endfy dan belum siap operasi (masih perlu perbaikan).

sistemnya sendiri tidak

61

Untuk sistem-sistem yang berada di kuadran key operational, sistem dinilai cukup menun;ang kelancaran operasional dat-i unit-unit di LAN, hanya saja pemanfaatannya belum dapat dirasakan oleh pimpinan sebagai pengambil keputusan. Demikian juga dengan sistem-sistem yang berada di kuadran support. Sedangkan dari kebutuhan sistem informasi di LAN dcngan dasar cn"tical su,·cess

factors dapat kita petakan sistem-sistem tersebut kedalam portofilio aplikasi yang dibutuhkan (required portfolio) sebagai berikut. Low maybe becoming high

High staying high

HIGH FOTENTI AL DDurnarroundD

STRATEGIC ii Perencanaan dan Penganggaran

·-

ii Computer Based Training (CBT) Iii Web Based Training (WBT)

ii EtS Kajian Administrasi ii EIS Diktat Aparatur ii Home page

SUPFORT

KEY OPERATIONAL ii Sistem lnformasi Akademik STIA

ii Kepegawaian dan Penggajian

Iii Monitoring Proyek

ii Office Automaiion (Sprcildsheet. Wordprocessm)

ii Perpustakaan On-line

Iii Arsip dan Dokurnentasi

ii SPSS Iii E-mail dan Internet Browser

Low staying low

High become lower

Gam bar S-4. Portu.folio Aplikm"iJ
Gambar 5-4 menunjukkan bahwa kt:adran strategic diisi dcngan aplikasi-aplikasi yang I_?endukung manajemen puncak yaitu dengan aplikasi berjenis Exe,'"lttive

Information Systems (EIS) sebagai tambahan pada aplikasi-aplikasi strategi,· yang sudah ada. Sedangkan sistem inf01masi akademik dan perpustakaan menjadi key operational bagi bisnis LAN mengingat kebutuhan bisnis yang mcnuutut kecepatan pclayanan pada konsumen. Demikian juga dengan SPSS, E-mail, Internet Browser dan aplikasi monitoring proyek menjadi key operational karena aplikasi-aplikasi ini akan membcrikan kontribusi pada strategi organisasi

mis~l.nya

SPSS, E-mail dan Internet Browscr akan

62

meningkatkan kualitas pcngolahan dan pcncanan data schingga akan l)l:rpcngaruh pada pcningkatan kualitas pcnclitian. CBT dan WBT akan menjadi aplikasi yang strategis dimasa yang akan datang schingga aplikasi ini ditempatkan pada kuardran High Potential. Scdangkan apW
5.4 Rencalia Strategis Sistem Informasi Analisis terhadap lingkungan makro, lingkungan bisnis dan lingkungan ststcm infonnasi telah dilakukan. Berdasarkan hasil-hasil analisis tersebut dalam bagian ini akan ditentukan visi dan misi sistem informasi, strategi dan arsitektur sistem infmmasi serta strategi manajemen sistem informasi dan strategi teknologi informasi yang akan dirangkum ke dalam suatu rencana strategis sistem informasi sebagai deliverables dari proscs perencana~n strategis sistem informasi.

5.4.1 Visi dan Misi Sistem Informasi Visi dan misi dari sistem infmmasi perlu ditetapkan ;1.gar pengembangan ststcm infonnasi mempunya.i arah dan tujuan. Visi dan misi ini han.1s sejalan dengan visi dan misi organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, visi sis tern infonnasi di I .. \N dapat ditetapkan sebagai :

'Mendukung keber.'Jasilan petryelmggaraan pmmintahan da11 J1eningkataan dt!)'tl J·aing na.donal melalttt' pemanfaalan sistem infonnasi dan teknologi informasi_yang ~ji'sien dan eftktif dalam kaji'an administrasi negara dan dzklat aparatur negara. "

63

Sedangkan misinya adalah sebagai berikut : •

Mendukung peningkatan mutu dan penyebaran informasi hasil kajian.

•

Mendukung peningkatan mutu penyelenggaraan diklat mclalui tcknologi diklat yang modern .

.. •

Mengcmbangankan sistcm informasi yang mcndukung otomattsasl pelayanan pada masyarakat.

•

Mendukung efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya organisasi termasuk dana, SDM dan waktu.

5.4.2 Strategi Sistem Informasi Analisis

terhadap

portofolio

aplikasi telah

menunjukkan

bahwa adanya

kesenjangan antara sistem aplikasi yang saat ini berjalan dengan sistem aplikasi yang sebenamya dibutuhkan oleh organisasi. Untuk mengatasi kesenjagan tersebut diperlukan adanya rencana perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru (migrasi). Rencana perubahan ini tidak boleh mengganggu operasional orgamsas1. Sehingga diperlukan strategi yang tepat dalam melaksanakannya. Bcrdasarkan analisis tersebut strategi sistem inf01masi untuk LAN dapat ditetapkan sebagai berikut : 1. Memperbaiki atau mengembangkan sistem-sistem lama untuk mendapatkan sistem yang lebil1 handal dengan mempertimbangkan faktor-faktor FztndionallitJ',

Usability dan Performance. 2. Mengintegrasi sistem-sistem lama yang mempunyai ketcrkaitan data dan fungsi dengan memanfaatkan teknologi client\server dan Database. 1\1anagemen1 5_ptem (DBMS). 3. Membangun sistem-sistem baru khususnya Executive InfomJation System (EIS) dan

Decision Support Systems (DSS) dengan memanfaatkan data dan informasi dari

64 sistem-sistem yang ada untuk menunjang kebutuhan manajemen puncak dalam pengambilan keputusan. 4. Mengembangkan aplikasi berbasis Web untuk menunJang pengembangan IFeb

Based Training (WB'f) dan Computer Based Training (CBT). 5. Mensosialisasikan penggunaan E-mail dan Internet sebagai satana komunikasi dan pencatian data dan inf01masi, disamping pemanfaatan heme page untuk publikasi.

5.4.3 Arsitektur Sistem Informasi Atsitektur sistem infotmasi mempakan level yang lebih detil dati stratebri sistcm infonnasi dimana di dalamnya memuat model data dan model bisnis dati sistem infonnasi. Atsitektur ini juga akan menggambarkan bagaimana hubungan antar sistem aplikasi. terbentuk dan hubungan antara sistem aplikasi dan data-data. I-Iubungan atau

inteiface ini dibentuk dengan menggunakan motode business .rystems planning (BSP). Sebelum melihat hubungan tersebut terlebih dahulu dapat dilihat model data dari LAN yang digambarkan dalam entity relationship diagram (ERD) seperti yang dapat dilihat pada lampiran 1. Pembentukan ERD ini didasatkan pada analisis tcrhadap kebutuhan infonnasi dati unit-unit organisasi di LAN. ERD yang digambarkan ' bersifat makro yaitu pada level otganisasi, sedangkan untuk kepetluan yang lebih dctil

ERD ini hams diuraikan lagi. Dati model data ini akan diperoleh data clasJ-data daJJ sebagai..bahan untuk penyusunan arsitektur sistem dan inf01masi dengan BSP. Sedangkan untuk memperoleh ti.ncian dat-i proses bisnis dapat digunakan dekomposisi fungsional betdasatkan struktur organisasi dan tantai nilai yang sudah dibahas pada bagian sebelwnnya. Proses penyusunan arsitektur dengan BSP sendit1 tetdiri dari empat tahapan. Pctt.-una, pembcntukan

matril~:s

dan pcncntuan proses mana yang mcmbuar (create -

65

"C" ) dan proses mana yang menggunakan (me - "U") data claJs. Setdah matriks tersusun proses grouping secara logis dilakukan, kemudian interface antara group atau sistem ditentukan. Masing-masing tahapan itu dapat dilihat dalam lampiran 2, 3 dan 4. Sebagai hasil akhirnya dapat kita lihat arsitektur sistem dan informasi untuk LAN dalarn gambar 5-5. Diagram arsitektur sistem dan informasi tersebut menunjukkan bahwa terdapat

riga area penting yang perlu mendapat dukungan sistem dan informasi. Hal ini sesuai dengan · analisis kebutuhan sis tern infonnasi pada bagian terdahulu. Ketiga area tersebut adalah Litbang\Kajian, Manajemen (Sekretariat) dan Dildat. Dua area lainnya yang cukup penting untuk mendukung tiga area tersebut adalah personalia dan publikasi dan dokumentasi. Ini menunjukkan bahwa ketedibatan aset orgamsas1 berupa SDM dan Informasi menjadi penting untuk mendukung area lainnya. Aliran informasi eli antra area-area tersebut ditunjukkan dengan inteljcTCe (anak panah). Banyaknya interface yang dari dan menuju area manajemen menunjukkan bahwa pengawasan dan pengcndalian proyek-proyek yang dilaksanakan okh kajian dan diklat melibatkan pertukaran informasi yang cukup banyak. Sedangkan dua interface yang keluar dari publikasi dan dokwnentasi menunjukkan bahwa dukungan informasi primer sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan diklat dan kajian. ,..

Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa integrasi an tara' sis tern dan in formasi diperlukan untuk tiap area dan antar area.

~ ~

Data Class

,

..

Proses Bisnis ·

.

c c C .w"' cm m :E m ·~ --~ c;o _'-~'-· 0 '6> > 16 .!: .!: :,.g · qt"''l~'tr~,~ -" c ~ --, ~ ~ : ,...., (!)r _a:.· ·•:o.. · ::>

~ ~~ a.:~_.·_·_.· c ._i·_i-_~6-·C:.·A·.:m "'>~·~ ~

....

,·

.

tlf m·~~-~:_ x: : ·~'f·~ -~
~- . · m ~ .. §,-.;.a..·

.--..

.···~;;·~'~i~·l:~~~~(_..~;h;::~s;~ , ~~~- ~i"
.c .... "' , -ro Q) ·: .-.:.~ ,m_;,.~-z·.~~~, · .•~ · :;~-.<§ .8. - ~ j~ft·;~135lJ~~z~ ; E . ,.~m,.~.3:l~·"" ..·"•_J. m 0 .. ~ ._~.-~' - ·w vv•i'IA_..c•. ~.....(/):':k.i· .. '"' 'a>·_·~ ,·v··m.<~' , ... O>·;. ·- .. cO>'•·•C m "" .. "'' w .. . ..• ;;v-,--. • .9:; ~~ ~¥· ~O>\~~--~.::;_. .·_.O>_;_ .,·_. ~ . "".•.• ...:.:: - . ·_:_..,_. .. __ ·_ m __ :c \_ ,··· m . . , , . -o "' ., ~;m,, ,~ . · ~.c. , ~ · . -o m It · tcm~·.· O> · · -."'-:o . . ..... . · ~ c "'l-.V'- •-! · ··'O: ro w'll'Cil "" "·-

I Perencanaan Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Penyusunan Kurikulum Penentuan Jadwal Diklat Pengelolaan Peserta Diklat Penyelenggaraan Diklat Koordinasi Widyaiswara Perigorganisasi ·dan Tatalakasana Perericanaan Kegiatan Penganggaran ·Kegi~tan Pembentukan Tim Pelaksana Pengelolaan Keuangan Evaluasi dan Monitoring Kegiatan Perencanaan Kajian Persiapan Penelitian Survey & Pengolahan Data Penyusunan Laporan Penelitian Publikasi dan Dokumentasi

h,.- .

I'' .

_:.x _

~

1-

c m

·a:. ·_· .· . •.....;.:_c ""

.~ .: ·'}J;.C/l !

cm c E ·~ m E -v m . me .!: '0 0 a. m>
ro

~

c,·I..!_. m~.;.~mlt~-G-~-;:-:_·m~ ro

~

.......

o·-

~

c ·.::J E .., w-

~

·O>:: .:S "-.·, 0>, · ~ft <2 § '!'..,'~'\!~,, '6> ·c ::J ·- ~ - 'Cil • c .~ .S i* O f..;f'Cil~~'t':~::S -i <1> ::J 1- ::::>
..................... ..:::

..1-

~ ~ ~ ~

0

~

0

~

0

-

.......

~

ro

~ ....... -;-;; 0m 0

m

:;. w

3: C/l

~ ~ CE ~

>

C/l

16 <1> --, o..

~

· ·-

'0

5

>

h

Pendidikan dan Pelatihan

Manajen1en

J Litbang I Kajian Pub & Dok

Gam bar 5-5. Diagram Arsitektur Sistem dan lnformasi 0'\ 0'\

67

5.4.4 Strategi Teknologi Infonnasi See_erti telah diuraikan dalam bab IV bahwa dalam menentukan strategi teknologi informasi digunakan metodologi environmental layer dari Tozer. Metode ini menckankan bahwa pemilihan lingkungan teknis dan komponen teknis dari teknolot,ri informasi harus didasarkan pada kebutuhan bisnis dan kebutuhan sistem aplikasi disamping standar-standar yang berlaku dalam organisasi. Dalam bagian-bagian sebelumnya kebutuhan bisnis dan kebutuhan sistem apW
Mendukung int:egrasi dari sistem aplikasi dan database.

•

Memenuhi kebutuhan bisnis yang disebabkan oleh letak geografis dari kantor yang tersebar.

•

Mengantisipasi pengembangan sistem apW.msi berbasis web scpcrti untuk IJ"'eb Based Training dan Homepage.

1. Lingkungan Teknis Dengan kedudukan PSIOAN sebagai unit pelaksana teknis dan unit organisasi lain sebagai pengguna, maim lingkungan teknis yang dipilih adalah kombinasi an tara sentralisasi dan desentralisasi. Dalam hal sentralisasi hubungan antara PSIOAN dengan unit organisasi lain adalah sebagai bet1kut : 1) Sentralisasi data dimana PSIOAN akan memiliki scmua data dari masmgmasing unit kerja, dan disimpan pada suatu master database.

68

2) Sentralisasi sistem aplikasi dimana semua sistem aplikasi yang telah disusun dan dikembangkan oleh unit lain harus mempunyai salinan di PSIO;\N -sebagai master program. 3) Sentralisasi

p·~ngendalian

dimana

PSIOAN

bcrfungsi

sebagai

pusat

pengendalian komunikasi data antar unit, baik internal maupun ckswrnal. 4) Sentralisasi support staf dimana PSIOAN berfungsi sebagai pemberi dukungan dalam hal pemcliharaan perangkat lunak dan operating sistcm. Sedangkan dalam hal desentralisasi hubungan antara PSIOAN dcngan unit-unit lain, adalah sebagai berikut : 1) Desentralisasi processing}ower dimana unit-unit yang be ban kerjanya tinggi dapat ,-memiliki server untuk jaringan lokal sendiri terutama untuk kantor perwakilan, STIA, Kampus PPLPN dan Perpustakaan. 2) Desentrasliasi data dan aplikasi dimana setiap unit tersebut dapat memiliki dan menggunakan database lokal yang berdll1 sendit.i Pengembangan aplikasinya juga dapat dilakukan sendi.J:i oleh pctugas tcknis dari unit tcrscbut sesuai dcngan kebutuhan.

2. Komponen Telolis Untuk

mendukung

lingkungan

teknis

sentralisasi-desentralisasi

terscbut,

komponen-komponen teknis perlu dipilih. Komponen-komponen yang dipilih dikelompokkan berdasarkan katogori berikut ini.

•

Operating System Pemilihan terhadap operating system sangat berhubungan dengan pemilil1an perangkat keras. Oleh karena itu, studi yang dilakukan dalam rangka penentuan

69

produk teknologi tersebut, idealnya dilakukan secara l>ersama-sama. Operating system yang dipilih hru.us dapat menghubungkan semua peralatan komputer dan berbagai aplikasi secara tetpadu dengan peralatan tambahan yang minimum.

•

Data Management System Database management system (DBMS) merupakan sahh satu perangkat lunak yang penting yang berfungsi untuk mcngatur tata letak serta hubungan antar data dalam suatu jaringan sistem informasi sccm·a aman. Usulan pcnggunaan pcrangkat lunak DBMS harus sejalan dengan usulan penggunaan perangkat lunak untuk sistem aplikasi sehingga dapat mendukung optimasi penggunaan sumbcr daya komputer.

•

Ko"inunikasi Data Pada dasarnya kebutuhan komunikasi data di LAN dclpat dibabri mcnjadi dua bagian yaitu : 1) Komunikasi intern kantor yang menghubungkan unit-unit kcrja dalam satu kantor, seperti dalam kantor pusat, kantor pcrwakilan, kampus STL\, kampus PPLPN dan Perpustakaan. 2) Komunil{.'lSi ektern kantor yang menghubungkan kantor-kantor L-\N yang tersebar atau dengan kantor di luar LAN. Jadi secara teknis komunikasi data tersebut akan meliputi jaringan dcngan teknologi Local Area Network (LAN) dan Wide Area Ne!Jvork

(11~"../lN).

Untuk

jaringan LAN dapat memanfaatkan teknologi yang sudah ada di unit-unit tcrscbut dengan pcnambahan kemampuan pada pcralatan sesuai kebutuhan aplikasi, sistcm operasi dan DBMS di atas.

70

Sedangkan untuk U7AN perlu dikaji altematif-altematif teknologi yang ditawarkan oleh service provzder dengan mempertimbangkan kebutuhan dan dana yang tersedia. Altematif-altematif itu antara lain : •

~ Alternatif

1

Mcmanfaatkan layanan satclit VSAT dari Lintas Arta, dcngan dcmikian hiaya \,mtuk pcralatan menjadi berkurang karcna biasanya jasa ini mcmbcrikan sewa termasuk peralatan. Tetapi biaya sewa cukup tinggi untuk pcmakain dengan traflk yang tinggi, karena biaya yang harus dibayar didasarkan pada pemakaian. Layanan yang disediakan dapat berupa X-25 atau Frame Relay. Bandwidthnya cukup tinggi 64 Kbps - 2 Mbps. Mm;alah jarak tidak menjadi hambatan biasanya satu hop berkisar 10.000 K.!\1. Protokol standarnya ,. TCP /IP.

Peralatan yang dibutuhkan adalah VSAT equipment scpcrti :

Switching Hub di node central (IRC) dan multiplexer dimasing-masing node. •

Alternatif 2 Memanfaatkan layanan leased line dari Telkom, biaya scwa untuk layanan ini dibayar sctiap bulan, bukan bcrdasarkan pcmak:1ian. Jadi unruk pcmakaian yang tinggi biayanya rclatif murah. Bandwidth yang ditawarkan bcrvariasi, contohnya umuk JAMUS bandwidthnya adalah 64 -· 265 Kbps. Unruk jarak antara 4 - 15 KM solusi ini cukup baik, karena infrastrukturnya jaringan ··telepon Telkom sudah cukup baik. Peralatan yang dibutuhk:m scpasang modem untuk satu hubungan.

•

Alternatif 3 Solusi yang lebih murah adalah dengan dial-1tp. Kcndnlanya adalah wakru akses menjadi lama karcna setiap kali tcrjadi tran:),lksi yang mclibarkan riap kantor harus mclakukan dial-up untuk koncksi. Hal ini dapat diatasi dcngan

71

membuat duplikat data yang pada waktu-waktu tertentu diupdatc untuk menyamakan i:;inya dengan master datanya. Ini mungkin dilakukan karena perubahan pada master data relatif jarang dilakukan. Update duplikat data dapat dilakukan setiap hari pada pagi, siang atau sore hari.

Alternatif 3 nampaknya merupakan solusi yang paling memungkinkan untuk kondisi di LAN mengingat lingkungan teknis yang dipilih juga adalah sentralisasidesentralisasi. Sedangkan untuk mengantisipasi pengembang.an aplikasi bcrbasis web, dapat diantisipasi dengan membangun Web Server melalui layanan lecmd line ke IPTEK.NET agar data yang dipublikasikan sifatnya menjadi lebih dinamis. Sehingga secara konseptual usulan pemilihan teknologi komunikasi data dapat dilihat pada gambar S-6 berikut ini.

Gam bar 5-6. S/eenm /eonsplual infmslmletur le.Jmunileasi data di LAN

72 5.4.5 Strategi Manajemen Sistem Informasi Efektifitas implementasi strategi sistem inf01masi dan teknologi informasi membutuhkan perhatian dan manajemen yang pro-aktif, tanpa manajemcn yang baik strategi ini tidak akan berhasil diterapkan. Oleh karena itu, i.mplcmcntasi stratet,ri sistem informasi ini harus didukung dengan strategi manajemen sistcm informasi. Strategi

manaJemen

sistem

infonnasi

bertujuan

untuk

mengendalikan

dan

mengevaluasi jalannya implementasi strategi SI dalam kegiatau sehari-hari. Strategi manajemen sistem i.nformasi ini dapat ditcmpuh dcngan dibcntuknya komite untuk manajemen sistem infonnasi (MSI) dan unit pelaksana teknis yang tugas dan tanggung jawabnya akan diuraikan berikut ini.

•

Komite Manajemen Sistem Informasi Komite MSI diketuai oleh seorang ketua (untuk LAN olch Deputi Penelitian dan Pengembangan

Administrasi

Negara), dan anggotanya

Pcmbangunan

dan

Otomatisasi

tcrdiri dari pimpinan dari

Pcrc.ncanaan, Bagian Kcuangan dan pimpinan dari

,\dministrasi

lnspckloral, Pusal

lbgJ:lll

Penelirian dan

Pengembangan Sistcm Informasi dan Otomatisasi Administrasi (PSIOAN). Komite ini akan bertanggung jawab dalam memimpin pengembangan stratcgi sistem inf01masi serta mengawasi dan mengevaluasi implcmentasi stratcgi. Komitc

ini bertanggung jawab dan melaprokan hasil-hasilnya kcpada pimpinan puncak dan Kepala LAN.

•

Unit Pelaksana Teknis Tugas utama dari unit pelaksana teknis adalah melaksanakan implcmcnrasi dari strategi SI dan TI untuk scleruh LAN. Unit pelaksana tcknis i.ni bcrtanggung

73

jawab dan melaporkan hasil-hasil implementasi kepada komite MSI. Selain itu unit pelaksana teknis ini juga bertugas memberikan layanan pada unit-unit lain dalam hal-hal sebagai be~.kut: 1. Menetapkan standar pengembangan software dan hardware yang akan digunakan oleh unit-unit organisasi termasuk pengembangan yang melibatkan pihak ketiga (outsourcing). 2.

Mcngclola sumber daya SI dan TI scpcrti infrastruktur Jarmgan dan penyimpanan atau komputer yang disentralisasikan.

3. Mengelola dan menentapkan kebutuhan komunikasi data ekstemal. 4... Melakukan pcnclitian dan pengcmbangan teknologi SI dan TI scsuai dcngan trend yang bcrkcmbang.

5. Memberikan pendidikan dan pelatihan di bidang SI bagi pimpinan dan staf di LAN. 6. Tugas-tugas lain berkenaan dengan lingkungan teknis sentralisasi-desentralisasi juga menjadi tanggung jawab unit pelaksana teknis. Pusat Penelitian dan Pengembangan Sistcm Inf01masi dan

Otomatisasi

Ad.ministrasi (PSIOAN) dapat ditunjuk sebagai unit pelaksana teknis di LAN, sedangkaa untuk pelaksanaan di petwakilan dapat ditunjuk unit Bidang Sistcm Informasi dan Otomatisasi Administrasi Ncgara. Sclain pcmbcntukan komite MSI dan unit pclaksana tcknis tcrscbut, stratcgi ini juga harus didukung dengan sumber daya lainnya sepcrti dan yang cukup dan SDM yang punya kompetensi yang baik. Sejumlah anggaran yang cukup harus discdialan dan dianggarkan baik untuk operasional maupun untuk pengembangan. Unit pelaksana teknis harus diberi anggaran yang cukup untuk melaksanakan tugasnya.

74 Dengan demikian rencana strategis SI/TI untuk LAN yang terdiri dari stratcgi sistcm informasi, .stratcgi tcknolo!,Y1 informasi dan strategi manajcmcn sistcm informasi mcnjadi lengkap. Sesuai dengan sifa: perencanaan strategis yang flcksibel, perubahan-perubahan seperlunya dapat dilakukan sesuai dengan kondisi yang berkembang. Rencana ini herlaku sampai dengan ; khir masa pemerintahan dan hendaknya dievaluasi dalam periodc satu tahun sekali.


Bah

VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan Pembahasan pada bab-bab terdahulu mengenai metodologi perencanaan stratcgis sistem informasi telah membawa hasil-hasil bempa strategi SI, strategi TI dan strarcgi ·manajemen ·sr. Dari pembahasan tersebut dapat ditarik bebcrapa kesimpulan mengenai metodologi ini. 1. Metodologi perencanaan strategis sistem informasi cukup komprehensif dan sistema tis dalam memecahkan masalah-masalah sistem informasi di LAN. Aspekaspek penting dalam pencapaian tujuan organisasi tcr\vakili dalam hasil-hasil yang diperoleh lewat metodologi ini. 2. Pendekatan top-down pada metodologi ini dapat mengarahkan stratcgt ststcm informasi sesuai dengan strategi bisnis dari organisasi, sehingga masalah gap antara sistem informasi dan bisnis organisasi dapat diminimalkan. 3. Metodologi ini cukup aphl(atif untuk diterapkan tidak hanya pada orgamsastorganisasi bisnis tetapi JUga dapat diterapkan pada organisasi-organisasi publik seperti LAN. Sedangkan dari hasil-hasil penerapan metodologi uu di LAN dapar dirarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1.

Strategi SI yang hams dilakukan untuk mendukung bisnis LAN adalah dengan memperbaiki

kinerja

sistem

lama,

mengintegrasikan

.

.

s1stem-s1stem

yang

berhubungan, memb::tngun EIS dan DSS dengan memanfaatkan informasi dari sistem yang ada, mcngembangkan aplikasi berbasis Web dan mensosialisasikan penggunaan E-mail dan internet.

75

76

2. Strategi TI telah mcmilih lingkungan teknis sentralisasi-desentralisasi dengan PSIOAN sebagai sentralnya, dan komponen teknis yang dipilih dikatagorikan kedalam sistP.m operasi, data management system, dan komunikasi data. 3. Strategi manajemen SI\TI telah menentukan komite MSI sebagai tim pengarah dan evaluasi

rencana

strategis

dan

ditentukan

unit

pelaksana

teknis

untuk

mengimplementasikan strategi sistem informasi dan teknologi informasi.

6.2 Saran Proses perencanaan strategi sistem infmmasi hams melibatkan semua unsur dari ~

organisasi, oleh karena itu saran-saran berikut ini dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi LAN sebagai organisasi publik. 1. Dukungan manajemen yang pro-aktif sangat diperlukan dalam pengendalian dan pcngawasan implcmcntasi strategi yang tclah ditctapkan. Sehingga komiuncn manaJcmcn tcrutama pimpinan tingkat atas di LAN sangat dipcrlukan dalam implementasi dari perencanaan strategis sistem informasi tersebut. 2. Pembentukan komite manajemen sistem informasi akan membantu dalam mengevaluasi dan meninjau hasil-hasil yang diperoleh dari proses penyusunan dan penerapan strategi SI/TI. 3. Kesulitan dalam mengetahui kebutuhan sistem dan informasi dari unit organisasi di LAN tidak akan muncul apabila visi dan misi dari unit-unit tersebut sudah jclas. Oleh karena itu untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat, unit-unit organisasi di I ,AN hendaknya menetapkan terlebih dahulu visi dan misi unitnya dengan jclas.

4. Sosialisasi hasil-hasil proses percncanaan stratcgis sistcm informasi ini harus dilakukan agar semua pihak dalam organisasi turut terlibat dan mendukung dalam implementasi dari rencana ini.


DAFTAR PUSTAKA

Martin, James, Information engineen'ng, Books II: Planning and Ana!Jsis, New Jersey, PrenticeHall, 1990. Pearce II, John. A. dan Robinson, Richard. B., Jr. Strategi,· Management Practice, Reading in

Strategic Management, D. Irwin Inc., 1991. Porter, Michael E. , Compotetive Strategy, Techniques for Anafys;j11g IndJtstries and Competitors, Free Press, 1980. Porter,

Mi~hael

E., Competitive Advantage, Creating and Sustaining Sttpen'or Performance, Free

Press, 1985. Thompson, Arthur A. dan Strickland, A. J. , Strategic Management, Concepts & Cases, D. Irwin Inc., 1996. Tim Peneliti, Kaji'an Komparatif Aplikasi Teknologi Administnui, Lcmbaga !\dministrasi Negara, 1999. Tim Peneliti, Laporan HaszJ Penyusunan Sis/em Informasi Manajemen (SIMLAN), I .cmbaga Administrasi N egara, 1994 Tim Peneliti, Laporan Pene/itian : Sis/em Informasi Pmdt!_yagJmaan Aparal11r Negara, I .cmbaga Administrasi Negara Perwakilan Jawa Barat, 1998. Tim Penyusun, Visi dan J\1.isi Lembaga Administrasi Negara, Lembaga Administrasi Negara, 1999.

Tozer, Edwin E., Strategic IS/IT Planning, Newton : Datamation, 1996. Tunggal, Amin W., 111anajemen Strategik, Suatu Pmgantar, Harvarindo, 1994. Turban, Efraim, Ephraim McLean, and James Wetherb,·, Information Tedmology for

Managemmt : Improving Qttaliry and ProductivitiJ, John Wiley & Sons, Inc., New York, 1996 Umar, Husein, Rise/ Strategi Pernsahaan, PT. Gramcdia Pustaka Utama, 1999. Ward,]. M; dan Griffiths, P., Strategic Planningfor Information S,ystems, John Wiley & Sons, 1996.

77


LAMPI RAN

1

~ .----4-""'i~

/1\

SEKRETARIAT 1~-----dikelola

Pegawai

L

melaksanakan

.

'Vmempunyai

It\

KEGIATAN

~

_..-

[ Proyek

~\mengemban

Jl

teridiri dari

A A Kampus

B

l

Balai Diklat

l

Widyaiswara

~Kelemda~_...,- r:::-l ~ 1 bi!gaan

·----.-; . 1mplementasi

1

) koordinasi .....-1

~

•

1t-:;~;;----_

menglkuti

~Q

PNS (SDA)

\V

l

l

obyek

penelitian

bertugas di

\V

memiliki

1

Kunkuh,;m

- .

Fungsional

MIT. ) [ MIT. Kebijakan Pelayanan

)

•

1---...

I

(STIA) 1 Kedinasan

mengajar

Pusbina

DIKLAT

Struktural

\V

1

1

1

...___ _ _ _....)

teridirt

....-1

I":\

If

J

Rutin

~I ~ KAJIA

....---- ---

/1\

Tugas pokok Dan Fungsi

memiliki

l

Anggaran

[

terlibat

Un1t Organisasi

L____

,_~A~'-----

\V

mempunyai

struk. org.

dikelola

. obye~ penehtian

__.,

Instansi _____2 I • 11\ Jl\ 1 ~ Pusat & Daerah t:;~~---------_j

Wrdya1swara

1

SANRI : Sistem Administrasi Negara Rl

LAMPIRAN 1. Entity Relationship Diagram- LAN

-...)

00

~

c

~

Data Class ~

ro (f)

. ,

,

c ro e>c(U ro c 0> ~ :::1 Q) .~ LL rn ~ a> c c ro ~ ~ '0 c (/) ro ro

·iii ·c ro

.~

0 Proses Bisnis Pengorganisasi dan Tatalakasana Perencanaan Kegiatan Penganggaran Kegiatan Pembentukan Tim Pelaksana Pengelolaan Keuangan Evaluasi dan Monitoring Kegiatan Perencanaan Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Penyusunan Kurikulum Penentuan Jadwal Diklat Pengelolaan Peserta Diklat Penyelenggaraan Diklat Koordinasi Widyaiswara Perencanaan Kajian Persiapan Penelitian Survey & Pengolahan Data Penyusunan Laporan Penelitian Rekruitment & Mutasi Pegawai Pengelolaan Pegawai Publikasi dan Dokumentasi

~

~ -s

......... -~

......., ro 32

1CJ)

0

~

ro c CO (/) ~ ro -a>

a> ca>

a..

a..

~ E E

c

ro ~ ·0 c

Q)

E

C U

~ 0

..::::

-

~" -"-

CO

~ w

-

e>

~ ~ ~ ~ ~

ro

·:::1 :::1

~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ C U

E ro

a.

........ c a>c ro E (/) .~ CO c ro '0 c a> ro

CJ)

~

0

o::::

~

0

-

ro

~

~

~ -

0

. '" w

t

~

CO

-

~

0 c

CO ._ ro

3

(/)

·-

ro

§ £

c ro ·-.. ro ~

t:

'"

ro w

·5

s

·ro

a> ro

·ro > >

~ '0

·-

o ~ ·...x(/)Vl

3

ro 0> a> 0.. c ro

c

ro ....., Ill 5

._ :::1

-

CO

ro

(/) :::1 a..

ro

c

~ ~

a. ··-(/)

~ -g ~ S

c CO e> '0

._ :::1

-

~

c

:::1

u. c

~

..... ....

Ill

-5 ~

6 ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ 8 ~ ~ @~ ~ ~ U

C

U

U

C C U U U· U U

U U U C

U U U

U U

U U C

U U

U U

U

U U

U C

U

C U U U

C U U U

C U U U

.U U C U C U U U

U U

U

U

U

U U U

U U

U U

U

U

U

U

U

U

C

C

C

U

U C

U

U

U U

C

C U

U

U

U U

U U

·c ~ a> c c roCOEro> ro > a> c O> ro ·-.. > ~ >- (I} ~ Q) Q) a> a.. c ro c ro a> a; a.. a.. ~ a.. c ro c . rn ro ro c ro · ~ ·~ ~ ~ ~ ~ .Q

.iii

..c. ro .....

U

C U U

C

C C U

C U

U C

U C C

Lampiran 2. Matriks proses bisnis I data dass -..)

\0

-·c:

~

·ro'

~ (/)

·. ,~---~ ~ .2' ;-~ - . .'

Data Class

·u;

c

.. ro

::l:

ro · ·.~ · ''<"o

ro ·: g:, 'c '

... 1 · ro: · cu .-~ :::,::: '3/,C , ·ro ,.,··Q), ' :. 0> ·': o . , Jif·CU ·!' - ;.: ;)' C ;:

.._ ,.

.Q .. · .(/) ro

Proses Bisnis

O>

::l -~

Pengorganisasi dan Tatalakasana . Per~ncariaan ·Kegiataw. Penganggarah Kegiatan· Pembentukari - Tim Pelaksaria Pengelc;>laan Keua.ngan ~ .• ~ · Evaluasi -._. ._._,dan ..• . Monitoring Kegiatan Perencanaan Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Penyusunan Kurikulum Penentuan Jadwal Diklat Pengelolaan Peserta Diklat Penyelenggaraan Diklat Koordinasi Widyaiswara Perencanaan Kajian Pcrsiapan Penelitian Survey & Pengolahan Data Penyusunan Laporan Penelitian Re~ru!tment & Muti:lsi Peg.awai Pengelolaan Pegawai Publika$i dan Dokumentasi ~

__

a:· _ro .,..,•.ro O> .

a.:

c

·-

e> •

~

E

E ~

::::.:::

::::.:::

ro

~ 0

ro

-~ -~ -o

..::::

::::.:::

+J

....

~ 0

~ 0

-ro 3 "0 ro

'§

~

..:.::

-c ~

--ro

~

·E . E ~

~

ro

C

·OJ

·-

c

E ro ro ::l 0. 00::::: -:J (/) ....

' c ' .._ .... . Q) '·' Q). 2 ::J . (/) ~

c~

· ·:1 '. ~

.~·· U.. •·. ·- ~ ''"·ro '·. "·- ~ c . i:: .. g'·· ''"t "~ . ; ~"' 0

.,

ro

~

ro

..:.::

0

-

c

ro

-ro · -ro ..:.:: -

·0 tro

Q) (/) Q)

...., a..

..:.::

i5

cro ·~ .=. (i) ro c

ro .._ ro

::::.:::

3

c

Q)

c

ro cro >ro

.(i)

a.. a..

ro - . ro ·c -~ ro ro ro ·~ E ~ '6> 3 li> ::l ·'" "0 c ~ ~ ~ S2

s

c ~ . ·-ro

E

~ ·~

·ru

·-

~ .,. 3 ro ro ...e>'

-=

:: ro

·~

OJ ~

ro . e>>· ·.~ a.. ~ .ro a..· . a.. ·' ;a, .. c ~ ' ·;·-~ ,;!;·.:~ ro . @· . O>. . ro :-., ··;::::- c 3 .:2 ~ ro o -~ ro ."0 C .C -0 · OJ ~C ·- • ro ,. ~ .a> : : .: : • -, »0 a.. a.. C

c U

·c;; c: ro iii

u

u u

C .U •

c

'

u

u ·' u ul u

f

u u

u

c

u

c u u

u

u u

u u

u u c c c u u u c u c u u u u u u u u u

u u

·U

I

c

u u u

u

u u u u u u u u u u u

u u

u

c

c

u

u c u c c

u u u

u u

u u

C. C

u u u

u

u u

U. U

u u

c c

c c .c c

Lampiran 3. Matriks proses bisnis I data class sete!ah proses grouping 00

0

~ f= ..><.• • .

Data Cl ass

., •

.;;:;:, .

~

~

a>

I }{~:;·:.;< """·" wc .,..,.""""' "''~~ ·........... ·"'" ''·,·· ~"o/ t'C"'>:-:~..:.. ..• nhCi',:~

. ' '-

"1

· p roses B.1Sn1s

(f)

c:

I ·,. ,....w · - .-- ~~ \·.to, r···-:::l Jt. -rn ·c: - c:

,'

~-

'

,~--~

'·

..\ '

c: E ~ Q) -~ ro E ro c:

E ro <0 c: ::J ·1 Q. - oo :::2: ro ~::J -ro -cu ·rn ·;:::: ~ 32

-o Q)

C:

~

ro

~ ~ 0

-

ro

32

ro

-

~ -. 0

-~

~

·o-

- .ro ro ta> 3 -o ~

c:

ro ro ·~ ~ ro ~ .1 i:li ~ ~ 0 C: ro c: ro ro E >. ·::J :Q rn

ro

_

0 0 ~ ~ ~

s

c:

c:

ro ~ ro 4i c: . >ro a> a; .Q.. Q.. ·. ro ro -~ 3 a> -o c:

c:

a>

E ~ ro c: ro :::2: ro

·ca> . c:

~ ~ ~ ~

... Pengorganisasi dan · Kegiat~n ..~-. ~

.

.,..

•

•

•., .

U .)/U~.." c,·.~,u ~- ::...(~"· --~.. · . t~-: '"""iti'-~:·,3,-~~,cc: ·· •''-'='·-~ fi'V·'>~'•"·'';'"-''•

":-~·..

Kegiatan· ... , 1J T1m Pe!a~sana · P~rig'elola~~~Keuanga'ri_:!~, · · •'·',<

Penyusunan Laporan Penelitian "'~~ekruit~nt & Mutasi_P~gawai ·· Pengelolaan Pegawai · Pl.lf:>likas'i'C!an ookumeritasi-" ~- --

u

IU

:':·14:.___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _..:::__.., U v,•,

: ,~,~.¥J~-..~i!:5.-·~:'f.;'\.... C ;·
~; -~~~~tJ:::.li :.::~. ·.t.i : Li.' ;, ~-·~dt~ r.o;_,:;•J*i ..• U ·. U

·

sv~!u,~si-dan Mohitoring~ Kegiatan

Perencanaan Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Penyusunan Kurikulum Penentuan Jadwal Diklat Pengelolaan Peserta Diklat Penyelenggaraan Diklat Koordinasi Widyaiswara Perencanaan Kaj ian Persiapan Penelitian Survey & Pengolahan Data

u ·

U

U

U

C U U U

C U U U

C U U U

U

· ., :

u u

U

U

U

,

U

C U U

I

U U U C U

U U

I I

I

U

U U

U U

U U

U

U

IU

U

IU U

U

C U C

I u c cI

-r1

1

1

U

U

U

C U --U-------~,--

U

U

u U C

U U

U

0

I

•1 c

,

·U

c · .u . · U

C

Lampiran 4. Interface di antra group atau sistem 00

Perencanaan Strategis Sisotem l'tfdrmasi

Recommend Documents