PERENCANAAN STRATEGIS DAN OPERASIONAL PROYEK Kuliah Manajemen TL
Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan
Fungsi Perencanaan : - Sarana komunikasi - Dasar pengaturan alokasi sumber daya - Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat ke depan - Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian
Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan
Proses dan Perencanaan: a. Penentuan tujuan b. Penentuan sasaran c. Pengkajian posisi awal terhadap tujuan d. Pemilihan alternatif e. Penyusunan rangkaian langkah untuk mencapai tujuan a
b
d
c
e
Sistematika Perencanaan MISI PERUSAHAAN
TUJUAN DAN SASARAN PERUSAHAAN PERENCANAAN STRATEGIS PROYEK PERENCANAAN OPERASIONAL PROYEK 1. Perenc. Dasar Proyek (Action Plan) 2. Perencanaan utk Pengendalian (Performance Measurement Baseline) Jawaban atas pertanyaan: -Kegiatan apa yg akan dilakukan? -Bagaimana kegiatan harus dilakukan? -Siapa yg akan melakukan pekerjaan? -Kapan kegiatan akan dikerjakan? -Dimana kegiatan akan dilaksanakan?
PERENCANAAN STRATEGIS OPERASI PERUSAHAAN
Perencanaan Strategis Proyek
Keputusan go or not to go Meletakan batasan atau difinisi lingkup proyek (biaya, jadwal, mutu serta tujuan perusahaan secara menyeluruh) Penentuan alokasi atau pembagian lingkup kerja : - apakah lingkup pekerjaan dikerjakan secara terpisah? - Dilaksanakan sendiri dan/atau ada kontraktor lain?)
Perencanaan Strategis Proyek
Penyusunan strategi penyelenggaraan : keputusan yg perlu diambil setelah dikaji pilihan-pilihan yg tersedia berkaitan dgn cara mencapai sasaran proyek, al : - Penentuan bobot sasaran - Penggunaan jasa konsultan atau kontraktor - Pemilihan macam kontrak - Partisipasi nasional Filosofi Desain
Perencanaan Strategis Proyek
Filosofi Desain: merumuskan keterbatasan atau hambatan pd desain engineering setelah pihak pemilik proyek mempertimbangkan aspek ekonomi dan kebijakan lain. Yang mempengaruhi antara lain: - dasar-dasar perhitungan dan kriteria utk evaluasi biaya dan ekonomi secara umum, spt: tingkat pengembalian, IRR, NPV dll - Umur instalasi - Faktor servis - Otomatisasi dan padat karya - Derajat kecanggihan teknologi - Fleksibilitas operasi - Penghematan energi - Keamanan, Keselamatan dan asuransi - Dampak Lingkungan
PERENCANAAN OPERATIONAL
Perencanaan terinci yg dimaksudkan utk menjabarkan segala sesuatu yg telah digariskan dlm perencanaan Strategis. Meliputi : - perencanaan dasar, yaitu : biaya, jadwal, penerapan standard mutu, organisasi pelaksana - perenc. utk pengendalian. Bila data-data dan informasi lebih banyak tersedia dan terkumpul, maka dapat disusun perencanaan yg lebih rinci dan lebih mendekati akurasinya
Check List Perenc. Operational ?
Kegiatan apa yg dilakukan? Bagaimana kegiatan harus dilakukan? Siapa yg akan melakukan kegiatan? Kapan kegiatan dikerjakan? Dimana kegiatan dilaksanakan?
Unsur-unsur Perenc. Operational Proyek
Perencanaan Lingkup Perencanaan Mutu Perencanaan Waktu dan penyusunan jadwal Perencanaan Biaya Perencanaan SDM Program Pengelolaan Resiko Perencanaan Kontrak dan pembelian Perencanaan komunikasi
Teknik analisis manajemen dan teknik analisis SWOT Danu N. Sugandha, Himpunan bahan ceramah pada diklat struktural ADUM dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999
Teknik Analisis Kemampuan seorang manajer dalam menghadapi masalah tergantung kapada 3 hal, yaitu: 1. Pengalaman berorganisasi 2. Pengetahuan mengenai organisasi, administrasi dan manajemen 3. Keberanian untuk memikul resiko
Jenis-jenis analisis
Analisis sistem Analisis keputusan Analisis persoalan Analisis prosedur Analisis kebijakan Analisis kasus Dll.
Analisis kasus
Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang biasanya memuat masalah-masalah yang harus dipecahkan atau alternatif kesempatan yang harus dipilih. Untuk masalah yang kompleks kasus harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah menjadi bagian-bagian yang kemudian secara partial dikaji dengan metoda yang sesuai
Pemecahan masalah kompleks menurut Kepner dan Tregoe Masalah kompleks Analisis situasi
Masalah-masalah tunggal
Analisis persoalan Memecahkan masalah
Analisis keputusan Membuat keputusan
Analisis persoalan potensial Menyusun program
Analisis khusus SWOT utk perencanaan strategis
Analisis SWOT biasanya digunakan utk menganalisis suatu kasus yang kompleks atau menyusun rencana yang bersifat strategis Menurut Steiner perencanaan strategis merupakan penentuan sasaran pokok yang luas bagi organisasi dan berupa kebijakan serta strategi yang akan mengarah, mengatur perolehan, penggunaan serta penghapusan sumber-sumber guna mencapai sasaran tersebut
SWOT Rencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu: 1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi 2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak 3. Penilaian mengenai kekuatan maupun kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT
SWOT
SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang bersangkutan
Hubungan antara S, W, O dan T Pengaruh eksternal
O
T
Kekuatan pendorong
Kekuatan penghambat
S
W
Pengaruh internal
Strengths (faktor kekuatan) Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti: Cita-cita, kebijakan Tugas pokok, fungsi dan sasaran Filosofi dan tata nilai Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman Tingkat kesetiakawanan personel Teknologi yang dimiliki Dll
Weaknesses (faktor kelemahan) Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti: Buruknya birokrasi organisasi Lemahnya disiplin pegawai Adanya jabatan rangkap Rendahnya kesejahteraan pegawai Lemahnya etos kerja Lemahnya infrastruktur Dll
Opportunities (faktor peluang) Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi, seperti Ketersediaan sumber tenaga kerja Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukum Kesadaran politik masyarakat Jaminan keamanan Dll
Threats (faktor ancaman) Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti: Kenaikan harga bahan baku Kelangkaan pemasok material dan peralatan Bencana alam Tingginya tingkat inflasi Kekuatan pesaing Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi Dll
Matriks SWOT S (Strength) Tentukan faktor2 kekuatan internal
W (Weakness) Tentukan faktor2 kelemahan internal
O (Opportunity) Tentukan faktor2 peluang eksternal
Strategi SO: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Strategi WO: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
T (Threat) Tentukan faktor2 ancaman eksternal
Strategi ST: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Strategi WT: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelamahan dan menghindari ancaman
IFAS EFAS
ANALISA SWOT - contoh (KUALITATIF) SD Internal PENINGKATAN KERJA
KEKUATAN (STRENGTHS)
KELEMAHAN (WEAKNESSES)
1. 2.
1. 2.
STRATEGI SO:
STRATEGI WO:
MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN YG DIMILIKI PERUSAHAAN
BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN
STRATEGI ST:
STRATEGI WT:
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAATKAN ATAU MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMAN
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN
SD Eksternal
PELUANG (OPPORTUNITIES) 1. 2.
TANTANGAN (THREATS) 1. 2.
SD : Sumber Daya
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM
KEKUATAN - MEMILIKI DED & MASTER PLAN - OPERASI LANCAR - KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT - KEUNTUNGAN USAHA > 15 % - TIDAK PUNYA UTANG - MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
KELEMAHAN - RATIO PELANGGAN VS KARYAWAN = 45 - PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT - KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI - PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG - CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM
PELUANG - PELANGGAN BARU = 15 % - ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK - ADA BANTUAN PINJAMAN UTK PENINGKATAN SDM
TANTANGAN - LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR - KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA - PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM
Strategi SO MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAK
Strategi WO • MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT • MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM
Strategi ST EKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAK
Strategi WT PRESENTASI PROPOSAL PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR KE LEMB LEGISLATIF
