PERANCANGAN SISTEM KOMPUTERISASI LAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 MADIUN
NASKAH PUBLIKASI
disusun Oleh : Maulana Brama Shandy 08.11.2203
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) AMIKOM YOGYAKARTA 2012
COMPUTERIZED SYSTEM DESIGN GUIDANCE AND COUNSELING SERVICE MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 MADIUN PERANCANGAN SISTEM KOMPUTERISASI LAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 MADIUN Maulana Brama Shandy Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In thisera ofadvanced technologytoday hasshown usthat thecomputeras a toolin the processing ofthe datahasa lotto contribute. The need forprocessing datainto informationto be veryimportantin the presence ofthecomputerin the middle ofour lives.In this case thecomputerhasa very important role, because the computeris oneof the mostappropriatemediato facilitate thepresentationof informationquickly andaccurately. Based on thebackground ofthese problems,the authors designeda program toimprove theefficiency andeffectiveness ofthepresentation of informationin theguidance and counseling servicesMadrasahAliyah1Madiun. The design ofthisprogramwill be usingsome ofthe required software,including Microsoft VisualBasic 2008as aWindowsbased visualprogramming language, SQLServer 2005fordatabaseapplications. Thisdesigngoalisto facilitate theprocessing ofdata inthe field ofGuidanceand CounsellingMadrasahAliyahNegeri 1Madiun.The benefitof this program istoimprove theefficiency, effectivenessand quality of servicesof Guidance and Counseling. The result ofthis design isa softwarethat providescomputerized systemforteachers inguidance and counselingguidance and counselingministryatMadrasahAliyahNegeri 1Madiun. Keyword:programming, visual basic, database
1.
Pendahuluan Teknologi informasi berkembang pesat dan meluas memasuki seluruh sektor
kehidupan dalam era globalisasi yang menuntut kecepatan, efektifitas dan efisiensi dalam segala hal termasuk pada pengolahan data seperti memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, pendidikan, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam era kecanggihan teknologi ini telah menunjukkan kepada kita bahwa komputer sebagai sarana dalam pengolahan data telah banyak memberikan kontribusi.Kebutuhan pengolahan data menjadi informasi menjadi sangat penting dengan kehadiran perangkat komputer ditengah-tengah kehidupan kita.Dalam hal ini komputer mempunyai peranan yang sangat penting, karena komputer merupakan salah satu media yang paling tepat untuk memfasilitasi sajian informasi dengan cepat dan akurat. Berdsarkan hal tersebut bidang layanan Bimbingan dan Konseling Madrasah Aliyah Negeri 1 Madiun menginginkan pengolahan data yang lebih cepat dan akurat serta memperbaiki pengolahan data yang secara tradisional menjadi modern.Bidang layanan Bimbingan dan Konseling merupakan bidang yang mengurus masalah kesiswaan mulai dari biodata siswa, kehadiran siswa, poin pelanggaran dan prestasi, informasi perguruan tinggi dan pengembangan diri siswa. Dengan banyaknya tugas bidang layanan Bimbingan dan Konseling tersebut tentunya akan menghasilkan banyak data dan informasi penting yang harus disajikan secara cepat dan akurat dengan tidak mengurangi efektifitas dan efisiensi waktu. Disini penulis menyajikan sebuah aplikasi sebagai media pengolahan data berbasis bahasa Basic untuk kebutuhan pemrosesan data secara cepat dan akurat. Aplikasi tersebut akan menyimpan kumpulan informasi secara sistematik kedalam sebuah database atau sering pula dieja basisdata sehingga kumpulan informasi tersebut dapat digunkan kembali ketika diperlukan. Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis merancang sebuah aplikasi Sistem Komputerisasi Layanan Bimbingan Dan Konseling yang akan diterapkan di Madrasah Aliyah Negeri 1 Madiun sebagai media pengolahan data untuk memenuhi tuntutan era globalisasi yang cepat, akurat, efektif dan efisien.
2.
Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar
Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jogianto H.M, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang
diorganisasikan,
bilamana
dieksekusi
akanmenyediakan
informasi
untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jogianto H.M, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal. Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi instansi dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar instansi.
2.2 Karakteristik Sistem Informasi Menurut Hanif AL Fatta dalam bukunnya yang berjudul “Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisaasi Modern” menyampaikan untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. 1. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemenatau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) : Sumberdaya (data, bahan baku,peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk ( informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi ) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dandigunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyanggadiantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.3 Teori Analisis dan Perancangan Sistem 2.3.1
Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi
dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain di artikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Dengan demikian dapat didefinisikan bahwa analisis dan desain sistem informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai : Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis computer diimplementasikan1. 2.3.2
Metodologi Perancangan Sistem Beberapa ahli membagi proses-proses perancangan sistem ke dalam urutan
yang berbeda, tetapi semuanya mengacu pada proses standar seperti berikut : 1. Analisis 2. Desain 3. Implementasi 4. Pemeliharaan Proses-proses standar tersebut dituangkan dalam metode yang dikenal dengan namaSystem Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam perancangan sistem. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut : 1
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Hal 24
1. Identifikasi dan Seleksi Proyek 2. Inisiasi dan Perencanaan Proyek 3. Analisis 4. Desain 5. Implementasi 6. Pemeliharaan
2.4 Konsep Arsitektur Sistem Arsitektur sistem merupakan suatu desain aplikasi yang terdiri dari komponenkomponen yang saling berinteraksi satu sama lain. biasanya juga disebut dengan infrastruktur aplikasi. cara komunikasi komponen-komponen tersebut melalui network atau jaringan yang saling terhubung. Aplikasi adalah sebuah program komputer yang dibuat khusus untuk menjalankan fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kebutuhan pengguna yang digunakan untuk mempercepat suatu pekerjaan.Dengan menggunakan sistem komputerisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat.Aplikasi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu aplikasi yang digunakan dan terhubung pada jaringan komputer (client server) dan aplikasi yang berdiri sendiri tidak terhubung dengan jaringan komputer (stand alone). Untuk perancangan sistem ini penulis menggunakan arsitektur stand alone karena tidak terhubung dalam suatu jaringan. Aplikasi stand alone adalah aplikasi komputer yang dapat dijalankan hanya pada satu komputer. Database dan programnya menjadi satu di dalam komputer tersebut, karena database dan program menyatu di dalam satu komputer maka aplikasi stand alone ini biasanya disebut sebagai aplikasi satu tingkat (one tier).
2.5 Konsep Pemodelan Sistem Pemodelan sistem adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana suatu sistem beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas tersebut. Ada banyak cara untuk mempresentasikan proses model, cara yang banyak dipakai adalah menggunakan data flow diagram (DFD)2.
2
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Hal 105
2.5.1
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem.DFD
menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Untuk membaca DFD terlebih dahulu harus memahami elemen-elemen yang menyusun DFD, ada empat elemen penyusun suatu DFD : 1. Proses Aktivitas atau fungsi yang dilakukan bias berupa manual maupun terkomputerisasi. 2. Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu, data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau ditambahkan dalam data store. 4. External Entity Orang, Organisasi atau sistem yang berada diluar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. 2.6 Konsep Dasar Basis Data 2.6.1
Pengertian Basis Data Basis data atau Database adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu
sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Database terdiri dari beberapa table (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir, tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom.Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan dihapus dari tabel, tetapi hanya pemakai yang diberi wewenang saja yang dapat melakukan akses terhadap data tersebut 3. 2.6.2
Tujuan Basis Data Tujuan adanya basis data atau database tersebut adalah sebagai berikut :
3
Arief, Rudyanto, 2006, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000 Hal 33
1. Kecepatan dan kemudahan pengambilan data yang sudah tersimpan (speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan data (space) 3. Keakuratan data (accuracy) 4. Ketersediaan data (availability) 5. Keamanan data (security) 6. Kebersamaan
pemakaian
data
yang
sama
secara
bersamaan
(sharebility)
3.
Analisis dan Perancangan
3. 1
Analisis Kelemahan Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-
fase awal pengembangan sistem.Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian4
bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka . Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Pada tahap ini terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem yaitu : 1. Identify, mengidentifikasi masalah 2. Understand, memahami kerja sistem yang ada 3. Analyze, menganalisis sistem 4. Report, membuat laporan hasil analisis
3. 2
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan
kemungkinan
apakah
pengembangan
sistem
dari
sistem
manual
menjadi
terkomputerisasi layak dilanjutkan atau diberhentikan. Studi kelayakan merupakan ringkasan keseluruhan analisis sistem dan proses perancangan aplikasi untuk masingmasing penjelasan. 3. 3 4
Perancangan Sistem
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Hal 44
Tujuan dari rancangan sistem secara umum untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, dan memberikan gambaran umum pada pengguna tentang komputerisasi sistem informasi yang dikembangakan. 3. 3.1
Rancangan Model Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan suatu
bentuk/model, secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua model yaitu: a. Physical model Model ini menunjukkan bagaimana sistem secara fisik diterapkan, biasanya digambarkan dengan diagram alir sistem (Flowchart). b. Logical model Model ini menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi pada sistem informasi akan bekerja. Model ini digambarkan dengan diagram arus data (Data Flow Diagram). 3. 4
Perancangan Database Database merupakan faktor penting dalam penyimpanan data. Agar sebuah
database efektif dan efisien, maka tabel-tabel yang akan digunakan harus memiliki struktur yang baik. Oleh karena itu merancang database perlu proses normalisasi tabel.
3.4.1
Rancangan Normalisasi Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang kita
buat sudah normal atau belum, normal dalam database adalah database tidak akan menimbulkan kerancuan data maupun duplikasi data. 3.4.2
Bentuk Normal Pertama (1NF) Bentuk
normal
pertama
biasa
dikenakan
pada
tabel
yang
belum
ternormalisasi.Tabel yang belum ternormalisasi adalah tabel yang bernilai tunggal. Ini berarti bahwa nama tabel yang berulang cukup diwakili sebuah nama tabel. 3.4.3
Bentuk Normal Kedua (2NF) Bentuk normal kedua di definisikan berdasar dependensi fungsional.Suatu relasi
berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci
primer (primary key), sehingga untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik yang dapat dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggota.
3.4.4
Bentuk Normal Ketiga (3NF) Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika berada dalam bentuk
normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tida memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.Pada normal kedua masih terdapat kerancuan pada beberapa tabel sehingga terjadi pengulangan data walaupun masing-masing tabel sudah memiliki kunci primer.
3. 5
Pembuatan Tabel Setelah tahap normalisasi dan bentuk normalisasi sudah normal, maka tahap
selanjutnya adalah mendesain rancangan databasenya.Perancangan struktur tabel database merupakan tahap desain tabel yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data. Pada tahap perancangan struktur tabel dilakukan penentuan namafield, tipe data dan ukuran data yang tersimpan. Database dibentuk dari kumpulan field-field yang memuat kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain. File database tersebut adalah file inventaris yang terdiri dari beberapa tabel..
4. 4.1
Implementasi dan Pembahasan Implementasi Implementasi
sistem
merupakan
tahap
meletakkan
sistem
yang
baru
dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.Adapun tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 1. Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber, yaitu karyawankaryawan yang telah ada di sekolah tersebut atau merekrut karyawan baru. Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan cara antara lain: a. Pelatihan prosedur (procedural training) b. Pelatihan tutorial (tutorial training) c.
Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training)
2. Pengetesan Program Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output dari data yang dihasilkan, selain itu pengetesan program bertujuan untuk mengetahui adanya kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang mungkin terjadi.
3. Pengetesan Sistem Pengetesan atau pengujian program ini dilakukan dengan teknik pengujian white box (white box testing) dan pengujian black box (black box testing).Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
4. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relative kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan pararel (parallel conversion).Pendekatan pararel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu.Kebaikan dari pendekatan ini adalah menyediakan proteksi tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
5. Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu dilakukan
pemeliharaan
sistem.Pemeliharaan
pada
sistem
meliputi
pemeliharaan software dan pemeliharaan hardware.
5.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, Sistem ini dapat menangani proses
pendataan siswa, pendataan poin prestasi dan pelanggaran siswa, pencatatan bimbingan siswa, pendataan tamu sehingga lebih memudahkan bidang layanan Bimbingan dan Konseling Madrasah Aliyah Negeri 1 Madiun dalam pengolahan data siswa.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET Arief, Rudyanto, 2006, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta ANDI OFFSET HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET
