PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT KELUAR DIVISI JARINGAN KERJA BISNIS RITEL(JBR) PADA PT. BANK RAKYAT INDONESIA Tbk. Setiawan Waluyo Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Advent Indonesia
Abstrak Jurnal ini adalah penelitian mengenai proses perancangan surat keluar divisi Jaringan Kerja Bisnis Ritel pada PT. Bank Rakyat Indonesia Tbk berbasis web. Adapun alasannya dirancang sistem surat keluar berbasis web adalah karena belum terdapat pecatatan secara baik dalam mengelola data dan bukti arsip dalam program. Oleh sebab itu, dirancang sistem surat keluar yang dapat mempermudah dalam membantu kinerja di BRI dalam mengelola sistem data program agar dapat digunakan dengan efisien dan efektif. Sistem surat keluar ini menggunakan use case, yang melalukan proses perancangan secara cepat dan tepat. Proses ini dimulai pada tahap skema sistem tokoh (actor), desain, activity diagram, kode, dan pengujian. Hasil dari perancangan ini membentuk sistem surat keluar berbasis web yang dapat menyimpan data program, proses pencarian, bukti surat, penomoran otomatis, konvert secara otomatis dengan tipe format Microsoft Word (.doc) dan Microsof excel (.xls). Namun sistem tersebut masih memiliki kekurangan, yaitu belum bisa dilaporkan untuk setiap user yang menggunakan fasilitas login. Oleh sebab itu, di sarankan kepada peneliti berikutnya dapat meningkatkan fungsi program sistem surat keluar, sehingga bisa mengetahui laporan login dalam divisi Jaringan Kerja Bisnis Ritel (JBR).
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L
Design Outgoing Mail Information System Divison Jaringan Bisnis Ritel (JBR) on PT. BANK RAKYAT INDONESIA Tbk. Abstract
This thesis is a report of study about of the design of outgoing letters Information Sistem in the division of Retail Business Network in PT. Bank Rakyat Indonesia Tbk web based. The reason is designed web-based mail systems out, there is as written well yet in managing the data and evidence of record in the program. Therefore, a system designed to facilitate the outgoing mail in a performance at the BRI to help managed program data system that can be used efficiently and effectively. The outgoing mail system is using use case, which is put through in the process of designing fast and accurately. This process begins at the stage of system schematic character (actor), design, plot a code, and testing. The results of this design form a web-based system of outgoing mail that can store program data, the search process, evidence of letters , automatic numbers, automatically converts the Microsoft Word format type (.doc) and Microsoft Excel (.xls). However, the system still has shortcomings, which can’t be reported for each user who uses the login facility. Therefore, in the next researcher can suggest to improving the function of the system programs outgoing mail, so they can finding the
report outgoing letters Information Sistem in the division login for Jaringan Bisnis Ritel(JBR). Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer dalam bidang aplikasi web sekarang telah menjadi bagian yang sangat memegang peranan penting dalam kehidupan masyarakat. Karena aplikasi web akan terus berkembang dan membantu pekerjaan manusia. Karena hal itulah sistem berbasis web ini dapat mengalami perkembangan yang cukup pesat dan sangat diminati oleh semua orang.Internet adalah salah satu bukti dari perkembangan teknologi tersebut. Sekarang ini internet sudah menjadi kebutuhan penting yang sangat dibutuhkan oleh manusia. Karena dengan itu berbagai tempat dapat digunakan dengan mudah dengan akses internet tersebut. Internet adalah jaringan yang diakses seluruh dunia sehingga perkembangannya bisa sangat cepat.
n a
Manusia dengan segala keperluannya menggunakan teknologi untuk mempermudah dan memenuhi kebutuhannya. Maka kebutuhan pengguanaan internet akan semakin maju. Dalam internet harus dibuat sistem yang teratur dalam rangka pemenuhan kebutuhan manusia.
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L
Perkembangan seantero dunia dimana setiap tahunnya membutuhkan kebutuhan surat keluar yang terus meningkat. Sehingga dalam pemenuhannya dalam kenyataan belum diterapkan dengan baik dan masih ada masalah. Masalah yang ditemukan sering terjadi dalam format penulisan dan teknis. Namun masalah yang timbul dari pegawai yang setelah memakai surat keluar biasa atau manual sulit untuk mencarinya dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu. Sehingga dalam penggunaannya banyak kemungkinan surat tersebut hilang atau rusak, salah satunya kerusakan surat terkena air, rayap, bencana alam, dan terbuang yang merupakan akibat dari kelalaian manusia. Untuk mempermudah surat keluar dibuat secara benar dan tepat maka penulis akan membuat suatu sistem. Berdasarkan penjelasan di atas penulis mengambil kesimpulan untuk membuat sistem surat. Dimana nantinya sistem ini akan berbasis WEB sehingga dapat diakses secara online. Penelitian ini mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT KELUAR DIVISI JARINGAN KERJA BISNIS RITEL(JBR) PADA PT. BANK RAKYAT INDONESIA Tbk. BERBASIS WEB”. Tinjuan Pustaka Pada jurnal ini penulis akan menerangkan mengenai teori-teori melalui kutipan yang didapatkan dari penelitian, buku-buku, dan artikel. Sehingga teori akan menjelaskan secara mendetail tentang sistem informasi, sejarah surat, basisdata, dan bahasa pemograman php. Menurut Indrajit (2000:2) sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya.” Sedangkan Jogiyanto (2001:1) mengatakan sebagai “elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Menurut Karya (2004:1) mengatakan bahwa, ”sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi mendukung pembuatan keputusan dan pengendalian suatu organisasi.”
Jadi kesimpulan sistem dari kedua teori di atas adalah kumpulan komponen yang memiliki hubungan untuk mencapai tujuan dan informasi. Selanjutnya surat pada awalnya termasuk dalam bagian yang lebih spesifik menurut Gie (1983:13)Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dokumen, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Toledo dan Chusman (2007:1-2), “ basis data merupakan sekumpulan data yang berhubungan secara logika dan memiliki beberapa arti yang berhubungan secara logika dan memiliki beberapa arti yang saling berpautan. Istilah basis data kerap di gunajan sebagai acuan terhadap data itu sendiri, namun demikian, ada sejumlah komponen tambahan lainnya yang juga menjadi bagian dari suatu sitem manajemen basis data yang utuh.” PHP adalah bahasa pemrograman server side yang sudah banyak digunakan pada saat ini, terutama untuk pembuatan website dinamis. Untuk hal-hal tertentu dalam pembuatan web, bahasa pemrograman PHP memang diperlukan, misalnya saja untuk memproses data yang dikirimkan oleh pengunjung web. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP bernama FI (Form Interpreted). Pada saat tersebut PHP adalah sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L
Hasil dan Pembahasan Hasil dan pembahasan ini akan dijelaskan tentang proses perancangan sistem dari tahap awal hingga hasil implentasi pada sebuah komputer. Selanjutnya akan digambarkan hasil peracangan yang telah mengalami proses uji coba. Penerapan perancangan sistem ini diimplentasikan pada komputer yang mempunyai spesifkasi sebagai berikut: 1.
2.
Perangkat Keras (hardware) a) Processor : Intel(R) core(i3) b) Hard Disk: 500GB c) RAM : 4.0 GB d) VGA : NVIDIA GEFORCE 710M Perangkat Lunak(software) a) Sistem operasi : Windows 7 Professional b) Software aplikasi: PHP triad 2.2.1 c) Software lain : Firebug, Editplus, dan Notepad++
Gambar 1 adalah tampilan pertama pada saat aplikasi ini dijalankan proses login.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 1 Tampilan Login
Di tampilan awal ini, kita dapat melihat kolom username dan password. Lalu untuk validasi login, jika sesuai dengan hak akses yang diberikan akan masuk ke langkah selanjutnya aplikasi ini.
Gambar 2 adalah tampilan pada saat aplikasi ini gagal di jalankan proses login untuk menggunakan aplikasi ini.
Gambar 2 Tampilan Validasi Fungsi Login Kemudian login ini menampilkan username yang berfungsi untuk memasukan nama pengguna dan password berisikan untuk kata sandi. Setelah itu tombol login akan verikasi username dan password jika benar akan menampilkan halaman home aplikasi yang dibuat, tetapi jika salah akan muncul pesan password dan username Login salah, silahkan ulangi kembali. Gambar 3 adalah tampilan sesuai dengan penggunaan aplikasi ini.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 3 Fungsi Home
Halaman home ini adalah cara menggunakan aplikasi yang telah dibuat sehingga setiap user dapat mengunakannya dengan benar. Dalam tampilan ini administrator memiliki hak akses paling tinggi yang berfungsi sebagai penambah akses login sesuai dengan kebutuhan dan jabatan yang diinginkan.
Gambar 4 adalah tampilan sekretaris sesuai dengan jabatan pada saat proses menggunakan aplikasi ini.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 4 Fungsi Sekretaris
Kemudian tampilan ini sekretaris memiliki hak akses untuk input data surat keluar, cetak data surat keluar, export data surat keluar, search untuk data surat keluar, dan edit pada form gambar paling kanan dalam aplikasi surat keluar yang telah dibuat. Aplikasi surat ini dibuat sesuai dengan kebutuhan pada divisi Jaringan Bisnis Kerja Ritel.
Gambar 5 adalah tampilan kepala bagian dan manager sesuai dengan jabatan pada saat proses menggunakan aplikasi ini.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 5 Fungsi Kepala Bagian dan Manager
Selanjutnya isi aplikasi tampilan ini kepala bagian memiliki hak akses yang sama untuk menyetujui atau approve yang berfungsi sebagai langkah selanjutnya surat keluar atau surat pengantar yang akan diteruskan ke kepala bagian dan manager. Gambar 6 adalah tampilan akses login di samping halaman home yang ada pada menu.
Gambar 6 Tampilan Akses Login Gambar 6 tampilan akses login dibagi menjadi 4 yaitu: admin, sekretaris, kepala bagian, dan manager. Sehingga bisa diakses sesuai dengan kebutuhan user pada divisi Jaringan Bisnis Kerja Ritel (JBR) PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk. Gambar 7 adalah tampilan administrator pada saat aplikasi ini dijalankan untuk kategori surat.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 7 Tampilan Kategori
Gambar halaman administrator dalam kategori digunakan sebagai penambahan keterangan surat yang akan dibuat. Sehingga dalam proses pembuatan surat tersebut akan dibuat sesuai dengan kebutuhan yang ada di BRI.
Gambar 8 adalah tampilan administrator pada saat aplikasi ini di jalankan untuk kategori surat.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 8 Surat Keluar
Pada gambar surat keluar dibuat secara mendetail tentang surat yang akan dibuat sesuai dengan divisi Jaringan Bisnis Kerja Ritel (JBR) PT. Bank Rakyat Indonesia. Tbk. Di dalamnya terdapat nomor surat yang sudah dienkripsi sesuai dengan urutan. Kemudian tanggal kirim untuk surat keluar yang dibuat. Setelah itu surat-surat dikirim kepada, maksud surat, catatan lebih lanjut, pembuat surat, penerima surat, foto, status, edit, delete, view, dan approve. Gambar 9 adalah tampilan pada saat aplikasi ini di jalankan untuk pencarian data surat keluar.
Gambar 9 Fungsi Surat Keluar Pada gambar ini berisi tentang fungsi pencarian sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan menggunakan seperti contoh ketikan nama fajar pada kolom search. Fungsi yang digunakan adalah javascript dan konfigurasi dalam basisdata dengan default asc. Gambar 10 adalah tampilan contact pada saat aplikasi ini dijalankan untuk surat yang ada.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 10 Tampilan Contact
Dalam tampilan ini menjelaskan pembuat dan pembangun aplikasi ini. Maka bila terjadi kesalahan data atau kerusakan dalam aplikasi ini bisa langsung ditanggani dengan cepat.
Gambar 11 adalah tampilan untuk merubah password atau kata sandi pada menu surat yang ada.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 11 Tampilan Berhasil Ganti Password
Pada tampilan ini dibuat untuk melakukan penggantian password atau kata sandi sesuai keinginan user. Sehingga bisa di gunakan sebaik mungkin dalam proses implementasi. Langkah pertama masukan username yang tersedia pada text box dan selanjutnya masukan password lama user. Kemudian setelah selesai input kembali password baru 2 kali sesuai verifikasi sesuai keinginan user. Langkah terakhir untuk keberhasilan penggantian password akan divalidasi dan akan login kembali dengan kata sandi baru . Gambar 12 adalah gambar untuk proses penggatian ganti password yang salah dalam aplikasi.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambar 4.12 Tampilan Gagal Ganti Password
Pada tampilan ini dibuat untuk pemberitahuan kesalahan pada proses ganti kata sandi case pada username dan password lama. Maka akan muncul komentar (command alert) yang bertuliskan username dan password anda salah. Gambar 13 adalah gambar untuk proses penggatian ganti password tidak valid pada case password baru dan verifikasi password.
Gambar 13 Tampilan Gagal Verifikasi Password
Pada tampilan ini dibuat untuk pemberitahuan kesalahan pada proses ganti kata sandi case pada username dan password lama. Maka akan muncul komentar (command alert) yang bertuliskan username dan password anda salah. Gambar 14 adalah tampilan untuk merubah keluar pada menu surat yang ada.
n a
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L Gambaran 14 Tampilan Logout
Gambar tampilan proses keluar (logout) adalah untuk menutup semua data surat keluar pada aplikasi yang telah digunakan dan selanjutnya akan kembali ke halaman login. Kesimpulan
Setelah dilakukan penelitian dari sistem yang dibuat oleh penulis dapat mengambil kesimpulan, sebagai berikut : 1. Aplikasi web surat keluar yang dirancang sangat memudahkah dalam pembuatan proses keberadaan data yang diperlukan pada divisi jaringan kerja bisnis ritel (JBR) dan level jabatan sesuai dengan hak ases. 2. Aplikasi web surat keluar mampu untuk mencari data yang dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan. 3. Aplikasi web surat keluar bisa langsung mengkonversi .xls, dan .doc serta proses enkripsi kata sandi (password).
Saran Aplikasi dirancang oleh penulis untuk membantu divisi Jaringan Bisnis Kerja Ritel (JBR) pada PT. Bank Rakyat Indonesia. Tbk,. Penulis menyadari bahwa perancangan aplikasi ini tidak sempurna, karena aplikasi ini tidak dilengkapi oleh sistem keamanan
yang sempurna dan divisi lain belum bisa untuk mengaksesnya. Karena aplikasi ini dilakukan pada jaringan kerja bisnis ritel dan penulis bersedia menerima seluruh masukan yang dapat membangun serta memberikan kesempatan untuk pengembangan aplikasi sistem surat keluar. Akhir dari perancangan aplikasi sistem surat keluar ini dapat bermanfaat bagi BRI, pembaca, masyarakat, dan perkembangan Fakultas Teknologi Informasi.
Daftar Pustaka Cushman, T. M., (2007), Dasar-dasar Database Relasional, Jakarta: Erlangga. Gie, T. L.,(1983), Garis Besar Estetik, Yogyakarta.
n a
Indrajit, R. E., (2000), Pengantar Konsep Dasar Managemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Jakarta: PT. Elex Media Koputindo.
a k a u t d s I e u . A i p N a r n e U u P . y r a r b i L
Jogiyanto. H., (2001), Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yokyakarta: Andi. Karya, G.,(2004), Pengembangan Model Aufit Sistem Informasi berbasis Kendali.
Kusrini, (2007), Startegi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Andi. Pratama, A. N. W., (2010), CodeIgniter : Cara Mudah Membangun Aplikasi PHP, Jakarta: MediaKita.
Ramakrishnan, R. and Gehrke, J.,(2003), Database Management System, McGraw Hill Professional. Ramelan, (2005), Panduan Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern, Jakarta : PPM. Sugiarto,A., (2005), Korespondensi Bisnis, Yogyakarta : Gavamedia.
Sulistyo, B., (2010), Handbook of Modern Secretary, Jakarta Pusat : PPM. http://www.editplus.com/1998-2013 ES-Computing
