PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMA PONDOK MODERN SELAMAT KENDAL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Achmadun Al Achmad Mujiyono 09.11.3002
kepada SEKOLAH TINGGI MAJAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT SMA PONDOK MODERN SELMAT KENDAL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMA PONDOK MODERN SELAMAT KENDAL
Achmadun Al Achmad M Rum Muhamad Andri KR Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Current progression of information tehnology is very rapidly with untilization potential according to big scale, opportunities for accessing, processing collection, and untilition of informasi in largest volume and accurate. In reality has shown that the use the electronic media is a very important factor in variety of national and international transaction. Inability to adapt to thase global trends lead us into the digital gap (didital Devide), the self-isolation of global developments do not being able to using and accessing of onformation technology. SMA PONDOK MOEDRN SELAMAT is a private school that was still using manual system processing akademik. It is so possible to having troubles like something abaut subtly and the troubleid lacked for long time and big operation cost. Finally, write is very interest for building a data collection who it can broadcast information as effective and efficient. Keywords: Application, Design and Analyst, Akademik System.
1. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi saat ini, kemajuan teknologi informasi yang semakin maju telah membawa manusia untuk selalu mengetahui perkembangan teknologi yang semakin hari semakin berkembang. Dalam kenyataannya teknologi informasi memang menjadi kebutuhan yang paling mendasar untuk seluruh aspek kehidupan manusia. Perkembangan dunia teknologi informasi ini dibarengi oleh perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi komputer yang semakin canggih dan murah. Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer, maka pekerjaan yang dihasilkan akan menjadi lebih efektif dan efisien. Secara umum sistem akademik dapat didefinisikan sebagai sistem yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan
akademik
yang
mengiginkan
layanan
pendidikan
yang
terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja. Sistem akademik sangat membantu dalam pengolahan data nilai mata pelajaran, dan staf pengajar. Di SMA PONDOK MODERN SELAMAT dalam pengolahan sistem informasi akademik masih mengunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Hal ini sangat menyulitkan dan merepotkan dalam pengolahan data akademik, pekerjaan pengolahan data tidak bisa dilakukan secara efektif dan efisien, seperti halnya dalam penyimpanan data-data yang di simpan masih dalam bentuk berkas dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari data, begiti juga dengan laporan siswa, laporan guru, mata pelajaran, kelas, presensi, nilai rapot dan laporan jadwal pelajaran. Untuk mengatasi masalah–masalah yang dihadapi untuk mempercepat pekerjaan dan memudahkan pengolahan data perlu adanya sistem yang komputerisasi untuk melakukan proses pengolahan akademik di SMA PONDOK MODERN SELAMAT. 2.
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem Pendekatan
sistem
yang
lebih
menekankan
pada
elemen–elemen
atau
kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu”. 2.2
Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi
dikatan
bernilai
bila
menfaatnya
mendapatkannya.
1
lebih
besar
dibanding
biaya
untuk
2.3
Akademik Akademik berasal dari bahasa Inggris, akademik yang merupakan turunan dari
akademik, secara harfial berarti sekolah sedangkan secara harfiah dari kata akademik dalam bahasa Indonesia adalah sarjana atau bersifat akademik (kesekolah-an). Oleh karena itu itu pengertian akademik adala segala sesuatu yang berhubungan dengan proses penunjang kegiatan sekolah atau lembaga pendidikan beserta pelaku didalamnya termasuk pendidikan yang dilahirkan pada penguasaan keilmuan. 2. 4
Konsep Sistem Basis Data
2.4.1
Definisi Basid Data
Database merupakan suatu wadah untuk mengelola data. Sehingga Sistem Database adalah sistem yang digunakan untuk menghubunngkan antar data dapat ditujukan dengan adanya field atau kolom kunci dari setiap tabel atau file yang ada. Dalam setiap tabel terdapat record sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seraga1. 2.4.2
Defenisi Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel yang
menunjukkan entity sekaligus relasinya. Tujuan utama dari normalisasi (umumnya minimal sampai pada level normalisasi ke-3) adalah untuk mencegah terjadinya insertion anomaly, deletion anomaly, dan update anomaly sehingga tujuan normalisasi adalah mengurangi kemungkinan terjadinya anomali yang terjadi di database2. 2.4.3
Pengetian UML UML ( Unified Modeling Languege ) adalah ‘bahasa’ pomodelan untuk sistem atau
perangkat
lunaka yang berparadigma ‘berorintasi
objek’.
Pommodelan (Modeling)
sesungguhnya digunakan untuk penyerdahanaan permasalahan – permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajarai dan dipahami3. 2.4.4
Konsep Dasar Pemrograman Berorientasi Objek (OOP) Menurut Miftakhul Huda dalam bukunya yang berjudul Membuat Aplikasi Database
dengan Java,MySQL, dan NetBeans, “OOP (Object Oriented Progrmamming) adalah metode pemrograman yang mengikuti konsep-konsep berorientasi objek.”
1
Kadir, abdul, Mudah Mempelajari Database MySQL (Yogyakata : Andi, 2010), Hal. 3-5 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolaan Basi Data (Yogykata : Andi Offset, 2006), Hal. 6 3 Nugroho, Adi, Rekayasa Perangkat Lunak Beorentasi Objek dengan Metode USDP ( Yogyakarta : Andi, 2010), Hal. 6 2
2
Ini merupakan suatu metode pemrograman yang berbasiskan pada obyek yang saling terintegrasi dan memberikan informasi satu dengan yang lainya. Suatu program dikatakan OOP karena terdapat Encapsulasi, Inheritance, dan Polymorfisme4. 2.5
Perangkat Lunak yang Digunakan
2.5.1
Difinisi Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat muda dipelajari, dengan
teknik pemrograman visual basic yang memunkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam mengasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah. Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen. 2.5.2 Microsoft Access 2007 Sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007. Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi Database Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access sangat membantu kita untuk memperoleh sebuah basis data. Microsoft Access ini tidak perlu repot-repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship, form, query dan lain-lain. 3.
Analisis dan Perancangan
3.1
Tinjauan Umum Pondok Pesantren Modern Selamat didirikan oleh Bapak H. Slamet Soemadyo
pada tanggal 27 Maret 1992, bertepatan dengan tanggal 22 Ramadlan 1412 H dan keberadaannya di bawah naungan Yayasan Wakaf Selamat Rahayu. Sejak berdirinya sampai sekarang Pondok Pesantren Modern Selamat telah mengalami perkembangan yang cukup pesat, baik dari sisi akademis maupun non akademis. Dari sisi akademis, hasil pembelajaran santri cenderung meningkat
dan
alumnusnya banyak yang dapat melanjutkan ke perguruan tinggi dan telah berkiprah di masyarakat.
Dari sisi non akademis, perkembangan sarana dan prasarana dan
kepercayaan masyarakat juga mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Secara geografis Pondok Pesantren Modern Selamat dapat dikatakan strategis karena terletak di kota Kendal, (sebuah kabupaten di sebelah barat kota Semarang) dan di 4
Huda, Miftakhul, Trik Rahasia Pemrograman Database dengan Java (Jakarta: Elex Media Komputindo, 2010). Hal. 1
3
jalur utama Semarang - Jakarta, sehingga mudah dan dekat diakses dengan alat transportasi darat. Adapun keberadaan Pondok Pesantren Modern Selamat adalah di Jl. Soekarno-Hatta Desa Jambearum, Kecamatan Patebon Kabupaten Kendal Jawa Tengah. 3.2 Analisis Sistem a. Analsis PIECES Pengidenfikasian masalah sistem yang akan akan di kembangkan atau di bangun diperlukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efesiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini di kenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efeciency, services). Dari analisis ini, maka akan di dapatkan 5
masalah-masalah utama . Berikut adalah identifikasi masalah-masalah yang penulis dapatkan ketika observasi di lapangan. 1. Kinerja (performance) a. Pemberian informasi kepada kepala sekolah dalam hal data nilai masih manual sehingga begian akademik tidak mampu mempunyai back up data. b. Untuk mengetahui status nilai, memelukan waktu tambahan 1 minggu 2. Informasi penyimpanan data (information) a. Informs tentang data yang diolah yakni data siswa, guru, jadwal pelajaran, mata pelajaran, kelas, dan niali kurang kurt karena pencacatan masih manual b. Informasi data jadwal, nilai, kelas diberikan kepada kepala sekolah tidak tepat waktu, kaena haus mencari data. c.
Karena data yang tidak akurat sehingga tidak menghasilkan informasi kuang tepat.
3. Ekonomi (economy) a. Biaya penggunaan kertas-kertas untuk kegiatan akademis cukup mahal. b. Biaya lembur bagian urusan kurikulum cukup besar. 4. Kontrol atau keamanan aplikasi (control) a. Dokumen akademik tidak memeliki back up data, rusak dan hilang. 5. Efisiensi (eficiency) a. Untuk megasipkan data nili membutuhkan waktu 1 minggu. 6. Pelayanan pelanggan (services) a. Sistem lama membutuhkan waktu yang lama dalam penyampian informasi. b. Olah data yang dilakukan dari guru sampai proses LHB tidak transparan. 3.3
5
Analisis Kebutuhan Sistem
Al Fatta, Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi (Yogyakart : Andi Offset, 2007), Hal. 51
4
Analisis kebutuhan sistem memiliki tujuan memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. 3.4
Analisa Kelayakan Sistem Analisa kelayakan sistem adalah mekanisme untuk menjustifikasi apakah kebutuhan
sistem yang dibuat layak untuk dilajutkan menjadi sistem atau tidak. Untuk memastikan kelajutan pembuatan sistem yang baru perlu di evaluasi kelayakannya dari berbagai segi. a. Kelayakan teknologi Teknologi merupakan salah satu penunjang dalam proses pengolahan data. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, teknologi komputer merupakan pilihan yang tepat untuk diterapkan sebagai penunjang dalam proses akademik. Dengan komputerisasi diharapkan dapat menutupi kelemahan dari sistem lama yang telah dilakukan secara manual. b. Kelayakan hukum Penerapan sistem yang baik tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari, karena menyimpang dari hukum yang berlaku, terutama dalam perijinan dalam menggunakan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunaan harus resmi dan sesuai dengan perijinan yang ada (legal), sehingga tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku dan tidak menimbulkan masalah hokum baik pada waktu sekarang maupun di waktu yang akan datang. c.
Kelayakan operasional Kelayakan operasional sistem dapat dilihat dari sistem yang baru yang akan dikembangkan apakah dapat dioperasikan secara baik atau tidak. Sistem yang baru harus bisa diterapkan dan dioperasikan dengan mudah, sistem yang baru harus mampu menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan akademik
d. Kelayakan ekonomi Kelayakan ekonomi dapat diukur dari besarnya biaya pengembangan sistem yang baru dibanding dengan besarnya manfaat yang yang diharapkan yang akan diperoleh dari pengembangan sistem tersebut. Oleh sebab itu perlu dipertimbangkan nilai ekonomi dalam pengambilan keputusan, jika manfaat yang akan diperoleh lebih kecil dari biaya yang dikeluarkan, maka sistem informasi tersebut dinyatakan tidak layak secara ekonomi. 6
Sebaliknya jika nilai manfaat yang akan diperoleh lebih besar dari biaya yang dikeluarkan . 3.5
Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah analisis dari
perancangan perangkat lunak. Perancangan ini dilakukan untuk mendokumentasikan rancangan sistem yang sudah dianalisis. 6
Al Fatta, Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi (Yogyakart : Andi Offset, 2007), Hal. 63
5
1. Database Rancangan database meliputi normalisasi, relasi antar tabel dan struktur tabel. Normalisasi adalah penormalan data yang dibagi-bagi menjadi bagian-bagian, tujuan dari normalisasi adalah mengatasi agar tidak terjadi redundant data. Relasi antar tabel menggabarkan hubungan antar tabel. Sedangkan struktur tabel adalah model dari database yang sudah dinormalisasi dan arus jalannya database.
Gambar 3.1 Relasi antar tabel database 2. Use Case
6
Gambar 3.2 Use case diagram yang akan dikembangkan 4. Manual Program a. Tampilan Login Form login digunakan untuk membatasi hak akses dalam menggunakan aplikasi. Hak akses diberikan hanya kepada pegawai yang bekerja dibagaian administrasi kantor. b. Tampilan Awal Aplikasi Pada tampilan awal aplikasi berisikan deretan menu yang aktif tampilan setelah admin login. c. Tampilan Form data siswa Tampilan Data siswa adalah sebuah form yang akan mengelola data sisw. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak laporan dan menghapus data siswa. d. Tampilan Form Data pegawai Tampilan Data Pegawai adalah sebuah form yang akan mengelola data pegawai. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak laporan dan menghapus data pegawai. e. Tampilan Form Data kelas Tampilan Data Kelas adalah sebuah form yang akan mengelola data kelas. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak laporan dan menghapus data kelas.
7
f.
Tampilan Form Data jadwal pelajaran Tampilan Data Jadwal pelajaran adalah sebuah form yang akan mengelola data
jadwal Pelajaran. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak laporan dan menghapus data Jadwal Pelajaran. g. Tampilan Form Data Mata Pelajaran Tampilan Data Mata Pelajaran adalah sebuah form yang akan mengelola data mata pelajaran. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, dan menghapus data mata pelajaran. h. Tampilan Form Data Tahun Ajaran Tampilan Data Tahun Ajaran adalah sebuah form yang akan mengelola data tahun ajaran. Adapun pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak dan menghapus data tahun ajaran. i.
Tampilan Form Data Nilai Tampilan Data Nilai adalah sebuah form yang akan mengelola data nilai. Adapun
pengelolaan nya seperti menambah, mengedit, mencatak dan menghapus data nilai.
5.
KESIMPULAN Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan
pembuatan sistem informasi akademik berbasis visual basic. Maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Langkah menbangun sistem yang dapat digunakan sebagai sistem informasi akademik. a.
Pembuatan database dan kode program
b.
Pengujian terhadap kode program
c.
Penilaian terhadap kinerja dan kelayakan sistem akademik
2. Sistem akademik ini dapat memanajemen sistem informas iakademik di SMA Pondok Modern Slemat Kendal yang selama ini belum terorganisir. 3. Perancangan sistem akademik SMA Pondok Modern Selamat Kendal ini dapat memudahkan proses presensi dan penilaian. 5.1
Saran 1. Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 2. Untuk penyempurnaan perancangan sistem informasi ini perlu di kembangkan lagi dengan menambah fitur-fitur lain, seperti: data alumni.
8
3. Penyusun menyadari dalam pembuatan sistem informasi ini, masih banyak kekurangan, dari segi penulisan, pembuatan sistem, dan desain yang dibuat, oleh karena itu diharapkan kritik. 4. Diharapkan kedepannya sistem ini bisa digunakan secara cleint server untuk mempermudah dalam memesukan data.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Amborowati, Armadya. 2007. Pengantar Pemograman Terstruktur. Yogyakarya: Andi. Kadir, Abdul. 2010. Mudah Mempelajari data MySQL. Yogyakarta: Andi. Kusrini & Andi Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangaun Sistem Infomasi Akutansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi.
Nugroho, Andi. 2010. Rekayasa Perankat Lunak Berorentasi Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi. Kusrini. 2006. Startegi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Raharja, Budi. 2010. Pemeograman C++ Mudah dan Cepat mempelajari Master C++ dengan Menggunakan Rahasia-rahasia Pemograman Dalam C++. Bandung: Informasi. Yasin, Verdi. 2012. Rekayasa Perangakt Lunak Berorientasi Objek : Pemodelan Arsitektur dan Perancangan. Jakarta: Mitra Wacana Media.
9
