PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMK NEGERI 1 KLATEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Nanang Supriyanto 08.12.3145
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY INFORMATION AT SMK NEGERI 1 KLATEN
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMK NEGERI 1 KLATEN Nanang Supriyanto Heri Sismoro, M.kom Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT As the progress of technology, the progress of computer also more rapidly both hardware and software now. As well as to make application programming becomes easier and faster. The library used by students to look for reference books to support Teaching and Learning activity. The member of library in SMK N 1 Klaten they are students, teachers and employees in SMK N 1 Klaten. SMK Negeri 1 Klaten
in library management
as yet using manually. So
that
resulting the operational activity of library take a long time to serve the member. To overcome need to be made Information System for school library so the activity and the process can be easier and also increasing effectiveness of the work. That’s Also to increase the number of visitors. By the description above so the researcher interested to appoint the theme of thesis in the field of information system library by title “PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMK NEGERI 1 KLATEN”.
Keyword : Information System, Libbary System
1
1.
LATAR BELAKANG Seiring dengan berkembangnya tekhnolgi, semakin pesat pula perkembangan
komputer saat ini, baik perangkat keras (Hardware) maupun perangkat lunak (Software) . Begitu juga dengan pembuatan program aplikasi menjadi jauh lebih mudah dan cepat.dalam hal ini semakin luas pemanfaatan komputer dalam bidang akademik seperti perpustakaan. Penerapan teknologi perpustakaan. Dalam memajukan perkembangan sekolah perananan perpustakaan sangat penting . Perpustakaan digunakan para siswa untuk mencari referensi buku yang mendukung proses KMB (kegiatan belajar mengajar). 2.
DASAR TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1.
Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 2.1.2.
Karakteristik sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu: 1. Komponen Sistem a. Batas Sistem b. Lingkungan Luar Sistem c.
Penghubung Sistem
d. Masukan Sistem e. Keluaran Sistem f.
Pengolah Sistem
g. Sasaran Sistem 2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengembalian keputusan saat ini atau mendatang
2
2.2.2
Siklus Informasi Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses
tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini disebut dengan siklus pengolahan data (data Porcessing cyles). 2.2.3
Kualitas Informasi Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,yaitu sebagai berikut : 1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat Pada Waktunya (Timeliness) Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Menurut
Gordon
B
Davis,
sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
yang
menghubungkan pengguna (individu dan organisasi) dengan komputer yang dirancang secara integrasi guna menyediakan informasi yang mendukung fungsi operasional, manajemen, analisis serta fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. 2.3.2
komponen Sistem Informasi
2.4
Konsep Pemodelan sistem
3
2.5.1
Flowchart Flowchart (bagan alir) adalah bagan (chart) yang menunjukan aliran (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 2.5.2
Data Flow Diagram Untuk membaca suatu DFD harus memahami elemen- elemen yang menyusun
suatu DFD, yaitu (Hanif Al Fatta, 2007, h. 106-107) : 1. Proses Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesisifik, manual maupun terkomputerisasi. 2. Data Flow Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam store. Aliran data diupdate ke data store. 4. External entity Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. Setiap elemen diberi lambang tertentu untuk membedakan satu dengan yang lain 2.6
Konsep Basis Data
2.6.1
Database Database adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu sama lain,
yang diorganisasikan berdasarkan struktur tertentu, tersimpan dihardware komputer, dan menggunakan software untuk melakukan manipulasi. 2.6.2
Teknik Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik
pengelompokan atribut dari suatu relasi sehinggga membentuk struktur relasi (tanpa redudancy).. 2.6.3
Data Base Management System (DBMS) DBMS merupan sistem perangkat lunak yang secara umum dapat digunakan dalam
hal pendefinisain penyusunan dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi. 2.7
Perangkat Lunak yang digunakan
4
2.7.1 Pengenalan Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 digunakan sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Dalam Microsoft SQL Server 2000 terdapat tiga interface utama, ini salah stu dari ketiganya : 1. Enterprise manager Berfungsi untuk mengelola system database SQL Server 2000 secara visual. Pada SQL Serve Group dapat ditambahkan server baru. Melalui Enterprise Manager juga dapat membuat database beserta seluruh unsur-unsurnya.
Gambar Tampilan Enterprise manager 2.7.2 Pengenalan Visual Basic 6 Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI). Dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode – kode baris, tetapi secara mudah kita dapat melakukan drag dan drop objek – objek yang akan kita gunakan. Kata “Basic” merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All Purpose Symbilic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi ini contoh source codenya Sub ActConn() 'fungsi koneksi' On Error Resume Next StrKoneksi = "Driver={SQL Server};Server=.;Database=perpus_nanang;uid=sa;pwd;" koneksi.CursorLocation = adUseClient If koneksi.State = adStateClosed Then koneksi.Open StrKoneksi If koneksi.State = adStateClosed Then
5
MsgBox "Koneksi Database Gagal !", vbCritical, "Error" End If End If End Sub 3.
Analisis
3.1.
Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis. Masalah (problem) dapat diidentifikasikan sebagai sesuatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan, masalah ini yang menyebabakan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
3.2.1
Permasalahan yang timbul Adapun masalah yang timbul dalam sistem sirkulasi perpustakaan SMK Negeri 1
Klaten adalah sebagai berikut: 1. Dalam pencatatan peminjaman dan pengambilan buku masih banyak kendala dikarenakan masih bersifat manual atau masih menggunakan lembar-lembar kertas sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur) 2. Pencarian data anggota dan data buku masih teramat sulit karena laporan berdasarkan data-data yang ada pada bagian pencatatan atau pendataan, sehingga laporan yang dihasilkan kurang maksimal baik untuk pihak operasional maupun manajemennya. 3.3
Analsisis kelemahan sistem Tujuan utama anaslis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan
permasalahan yang dihadap sistem sirkulasi perpustakaan SMK Negeri 1 Klaten. Bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan untuk mengetahui kelemahan yang ada pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka diperlukan analisis Performance, information, Economic, control and Service (PIECES) 3.4.
Analisis Kebutuhan sistem Perancangan dan pengembangan suatu sistem memiliki tujuan agar dapat
memperoleh informasi yang lebih cepat, tepat dan berkualitas. sistem ini memerlukan
6
peralatan tambahan kebutuhan teknologi. Peralatan. Peralatan yang diperlukan dalam pengembangan antara lain: 1. Kebutuhan perangkat keras (Hardware) 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (sofware) 3. Teknologi Teknisi (brainware) 3.5.
Analisis Kelayakan sistem Dokumen kebutuhan sistem yang telah disusun oleh sistem analis dapat dilanjutkan
ketahap desain sistem. Namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka hal tersebut harus dievaluasi kelayakanya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya:[Fatta,2007, h.75] a. Kelayakan Teknis b. Kelayakan Operasioanal c. Kelayakan Ekonomi d. Kelayakan Hukum 3.5.1
Analisis Kelayakan Teknologi Teknologi komputer dalam berbagai macam bentuk dapat menunjang kinerja yang
sangat dibutuhkan khususnya untuk menghasilkan informasi yang akurat. Untuk itu sangat tepat apabila pengguna teknologi komputer ini dapat dikembangkan sebagaimana mestinya. Dari uraian diatas maka dapat dilihat dari kelayakan teknologi : 1. Pengguna perangkat keras (hardware) secara minimum dirasakan mendukung semua kegiatan kerja sistem ini. Hal terbukti dengan kemampuan yang diberikan oleh processor Pentium 4, mainboard dengan internal VGA dan LAN, memory DDR2 1GB, Harddisk 80 GB SATA, Monitor 17”, Standart keyboard dan mouse, Stabilizer 500VA, satu printer dot matrixs untuk mencetak laporan, Sistem ini dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala, namun penulis juga memiliki rekomendasi perangkat keras, untuk lebih mendukung dan menunjang daya tahan (durability) dan kemampuan (performance) sistem dengan menyarankan beberapa hardware, diantaranya Processor Intel E5500, 1 GB VGA dan LAN onboard, memory DDR3 2GB, harddisk 320 GB SATA, LCD Monitor 18”, Standard keyoard dan mouse, Stabilizer 500VA, UPS (Ubunterruptible power supply) 500 VA, Geneator Set 600W untuk ketersediaan aliran listrik ketika terjadi pemadaman listrik, satu dot matrix.
7
2. Sistem operasi yang harus digunakan adalah Microsoft versi 2000 keatas namun penulis menyarankan
untuk menggunakan Microsoft windows XP professional
dikarenakan kemudahan dan kehandalan yang diberikan oleh sistem operasi tersebut, baik dukungan driver maupun keamanan data. 3. Pemograman Micosoft Visual Basic (VB) memberikan kemampuan dan kemudahan dalam mengolah input data sebagai informasi. 4. Pemograman database secara RDBMS (Relational database management system) ditangani program Microsoft Sql server 2000 dapat diandalkan dikarenaka telah memiliki pengalaman yang tinggi dalam RDBMS. 5. Sistem yang dibuat dapat berintegrasi dengan sistem yang telah digunakan sbelumnya untuk memenuhi kebutuhan semua hal yang bersangkutan dengan data produksi dan service secara terkompuerisasi. 6. Sistem dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan tekhnologi yang baru. 3.5.2
Kelayakan operasional
menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada disisi pemesan sistem nformasi. Di sanping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem. 1. Aspek Teknis 2. Aspek Psikologis ( Penerimaan sistem oleh petugas perpustakaan) 3.5.3
Kelayakan Hukum Pada sistem informasi manajemen perpustakaan yang terkomputerisasi ini, Penulis
mengangap sistem ini layak dari segi hukum karena dapat dirancang menggunakan perangkat original. 3.5.4
Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem menyangkut
tentang pengadaan besarnya dana yang harus dikeluarkan dengan harapan manfaat yang lebih besar yang akan diperoleh dari pengembangan sistem tersebut. 3.6
Analisis Biaya dan Manfaat Untuk mendukung penerapan dan pengembangan sistem, agar dapat berjalan
dengan baik lepas dari faktor biaya. 1. Komponen-komponen biaya 2. Komponen-Komponen Manfaat
8
Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat Metode Analisa
Jumlah
Batas
Keterangan
Payback Period
1 Tahun 3 bulan
2 Tahun
Layak
Return On
38,6 %
>0
Layak
Rp. 5.353.165.51
>0
Layak
Investment Net Present Value
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Pembahasan
4.1.1
Pengujian Program a. Black Box Testing Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapakan atau tidak. Cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya diteruskan pada pengujian yang kedua yaitu white box testing. b. White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilakan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compaile ulang. Pengetesan sistem yang akan meliputi: a. Pengetesan terhadap input data Pada dasarnya pengetesan ini berlaku untuk semua penginputan yang terjadi. Misalnya pengetesan terhadap anggota. Setelah modul input data anggota dibuka, cobalah memasukan data baru. Model ini dapat dikatakan benar apabila tidak terjadi error atau tidak ada pesan kesalahan pada saat penginputan. b. Pengetesan terhadap edit data Pengetesan pada saat modul ini juga berlaku untuk semua pengeditan yang ada. Pengeditan data dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu item data yang
9
mana yang akan diedit pada list view, kemudian menekan tombol edit. Apabila dicoba untuk diedit dan dijalankan ternyata tidak ada kesalahan serta dilakukan pengecekan di database ternyata proses pengeditan benar maka modul ini bebas dari kesalahan. c.
Pengetesan terhadap hapus data Melakukan tes
terhadap
seluruh komponen hapus
data tes
terhadap
kemampuan untuk merespon single clik mouse. Komponen hapus data yang diuji antara lain komponen hapus data anggota, data buku dan lain-lain. Penghapusan data dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu item data yang mana yang akan dihapus pada list view, kemudian menekan tombol hapus, maka item yang dipilih akan terhapus. d. Pengetesan terhadap pencarian data Dengan menentukan pilihan kategori yang diinginkan kemudian menekan tombol cari, maka data buku dapat terlihat pada tampilan list view yang ada. e. Pengetesan terhadap simpan data Pengetesan penyimpanan data dilakukan pada sebagian data untuk mewakili data yang akan dimasukkan. f.
Pengetesan terhadap media output dan laporan Hasil yang didapat: 1. Program ini dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan seperti pada laporan data anggota, laporan data buku, peminjaman dan pengembalian yang meliputi laporan keseluruhan. Cara ini dapat ditampilkan dengan menekan menu laporan. 2. Seluruh media keluaran telah dapat memenuhi sebagian permintaan sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tabel Tabel Pengetesan
No
Nama Form
Jenis unit yang dites
Hasil tes
1.
Form Utama
Sub menu file
OK
Sub menu Master
OK
Sub menu sirkulasi
OK
10
2.
3.
4.
5.
6.
Menu File
Menu Master
Menu Sirkulasi
Menu Katalog
Menu Laporan
Sub menu Katalog
OK
Sub menu Laporan
OK
Sub menu about
OK
Proses login
OK
Proses logout
OK
Ubah password
OK
Form data buku
OK
Form data kategori
OK
Form data penerbit
OK
Form data anggota
OK
Form data denda
OK
Form Peminjaman
OK
Form Pengmbalian
OK
Form Buku Paket
OK
Form Buku Non Paket
OK
Form Semua Katalog
OK
Laporan Buku
OK
Laporan Penerbit
OK
Laporan kategori
OK
Laporan anggota
OK
Laporan sirkulasi buku paket
OK
11
Laporan sirkulasi buku non
OK
paket 7.
8.
9.
10.
Form Anggota
Form Buku
Form Pengarang
Form penerbit
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses edit
OK
Proses hapus
OK
Proses keluar
OK
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses edit
OK
Proses hapus
OK
Proses keluar
OK
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses edit
OK
Proses hapus
OK
Proses keluar
OK
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses edit
OK
Proses hapus
OK
12
14.
15.
Form sirkulasi peminjaman
Form sirkulasi peminjaman
Proses keluar
OK
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses keluar
OK
Proses baru
OK
Proses simpan
OK
Proses keluar
OK
Gambar Uji Coba White Box 4.2.1
Manual Program Manual program dibuat agar pengguna dengan mudah menjalankan aplikasi yang
dirancang. Manual program dibuat secara menyeluruh dari program aplikasi yang dibuat agar pengguna dapat menggunakan secara maksimal fitur-fitur yang terdapat didalamnya. 1. Menu Login Form login berfungsi untuk membatasi pengguna program. Pengguna yang akan menggunakan program harus ada dalam basis data dan mempunyai password.
Gambar Menu Login
13
2. Menu Utama Tampilan utama program adalah tampilan ketika program perpustakaan siap dijalankan. Form ini akan muncul apabila pengguna sukses login.
Gambar Menu Utama 5. PENUTUP 5.1
Kesimpulan Berdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi perpustakaan yang dihasilkan
lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan kepustusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1. Informasi dapat disajikan secara tepat waktu, akurat dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian, pencatatan dan pemasukan data 3. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap 4. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang 5. Dapat mengedit data dengan mudah 6. Dapat
meningkatkan
kinerja
dalam
rangka
melakukan
pelayanan
dan
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik 5.1
Saran 1. Mengingat sering di instansi atau sekolah telah melakukan sisitem komputerisasi dengan sarana dan prasarana yang sudah memadai maka penyusun menyarankan
14
kepada SMK Negeri 1 Klaten perlu mengoptimalkan suatu pekerjaan dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi dengan mengadakan pelatihan sdm bagi karyawan perpustakaan untuk penguasaan sisitem yang baru ini. 2. Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya ini dapat bermanfaat bagi SMK Negeri 1 Klaten untuk membantu mengolah data perpustakaan. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang didapat dibangku kuliah selama ini. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat karya ini masih banyak kekekurangan, sehingga penulis berharap kepada pembaca agar memberikan saran atau memeperbaiki dan mengembangkan skripsi ini menjadi karya yang lebih baik.
15
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset Gordon B, Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT. Gramedia, Jakarta, 1988 Jogiyanto, HM, Analisa dan Disain Sistem Informasi. Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, hal 1 dan 2, 1995 Jogiyanto, HM, Analisa dan Disain Sistem Informasi. Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, hal 11, 1999 Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset M, Rudiyanto . 2008.programing using the transact sql with sql server 2000.Andi Offset
16
