PERAN TEHNOLOGI INFORMASI DALAM PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN INFORMASI BAGI ORGANISASI
Oleh : GIARTI SLAMET DOSEN STIA ASMI Solo
Abstrak Dalam era bisnis global, pengaruh kemajuan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi, seperti penggunaan telepon, faksimile, komputer, dan satelit dalam berbagai aktivitas sarana berkomunikasi perusahaan. Tehnologi informasi memungkinkan manusia untuk memperoleh informasi dari tempat yang berjauhan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang murah. Manajemen organisasi harus tanggap pada perubahan lingkungan ini, jika ingin organisasinya tetap dapat bertahan dan meningkat kinerjanya. Oleh karena itu penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi, dan misi organisasi dengan menetapkan strategi bisnis dan strategi sistem teknologi informasi. Sehingga dibutuhkan suatu analisa berbagai faktor yang mempengaruhi terbentuknya suatu perencanaan strategi sistem atau tehnologi yang adaptable dan selaras dengan strategi bisnis. Kata kunci: Tehnologi informasi, Organisasi I. PENDAHULUAN Pada masa kini, sebagian besar masyarakat semakin merasakan informasi sebagai salah satu kebutuhan pokok disamping kebutuhan akan sandang, pangan dan papan. Seiring dengan hal itu, informasi telah berubah bentuk menjadi suatu komoditi yang dapat diperdagangkan. Keadaan ini terbukti dengan semakin berkembangnya bisnis pelayanan informasi, seperti stasiun televisi, surat kabar, radio dan internet yang telah memasuki sendi-sendi kehidupan manusia. Perubahan lingkungan yang pesat, dinamis dan
luas tersebut didukung oleh kemajuan teknologi informasi disegala bidang. Hal ini telah mendorong transformasi masyarakat tradisional menjadi masyarakat informasi. Perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak dalam kehidupan masyarakat. Sejak diketemukannya komputer pada tahun 1955, peradaban dunia telah memasuki era informasi. Teknologi informasi dengan komputer sebagai motor penggeraknya telah mengubah segalanya. Pemrosesan informasi berbasis komputer mulai dikenal orang dan hingga saat ini sudah banyak software yang dapat
1
digunakan orang sebagai alat pengolah data untuk menghasilkan informasi. Manajemen organisasi juga harus sensitif terhadap pengaruh perkembangan teknologi yang mencakup informasi, peralatan teknik dan proses dalam mengubah input menjadi output. Selain itu, manajemen harus dapat memahami dengan baik peran sistem informasi dalam organisasi (Eliot, 1992). Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi, semakin kerasnya persaingan bisnis, semakin singkatnya siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan, serta meningkatnya tuntutan selera konsumen terhadap produk dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengantisipasi semua ini, perusahaan mencari terobosan baru dengan memanfaatkan teknologi. Teknologi diharapkan dapat menjadi fasilitator dan interpreter. II. PEMBAHASAN Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi tersebut, hampir semua aktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi informasi. Teknologi informasi dapat definisikan sebagai perpaduan antara teknologi komputer dan telekomunikasi dengan teknologi lainnya seperti perangkat keras, perangkat lunak, database, teknologi jaringan, dan peralatan telekomunikasi lainnya. Selanjutnya,
teknologi informasi dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Ada berbagai macam sistem informasi dengan menggunakan teknologi informasi yang muncul, antara lain Electronic Data Processing Systems, Data Processing Systems (DPS), Decision Support System (DSS), Management Information System (MIS), Executive Information Systems (EIS), Expert System (ES) dan Accounting Information System (AIS) (Bodnar, 1998). Saluran komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi adalah standard telephone lines, coaxial cable, fiber optics, microwave systems, communications satellites, cellular radio and telephone. Sedangkan konfigurasi jaringan yang dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah Wide Area Network (WAN), Local Area Network (LAN), dan Client/Server Configurations (Romney, 2000). EDP adalah penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari). Sistem ini tidak dapat membantu pekerjaan pihak manajemen yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Sistem ini hanya bermanfaat untuk meningkatkan ketepatan waktu dan
2
frekuensi penyajian laporan. Secara fundamental, EDP merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam setiap organisasi. Istilah data processing (DP) sebenarnya sama dengan EDP. MIS merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. MIS mengakui adanya kenyataan bahwa para manajer dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan dan bahwa sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi para manajer. DSS adalah suatu sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir. Karena berorientasi pada pemakai akhir, maka DSS membutuhkan penggunaan model-model keputusan dan database khusus yang berbeda dengan sistem DP. DSS diarahkan pada penyediaan data yang nyata, khusus, dan informasi yang tidak rutin yang diminta oleh manajemen. DSS dapat digunakan untuk menganalisis kondisi pasar sekarang atau pasar potensial. DSS juga dapat membantu mengubah proses bisnis, dimana umumnya manajer membuat semua keputusan, namun dengan adanya teknologi informasi seperti decision support tools, access database, dan modelling software, pengambilan keputusan menjadi
bagian setiap orang. ES merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Seperti DSS, ES membutuhkan penggunaan modelmodel keputusan manajemen dan database khusus. Tidak seperti DSS, ES juga membutuhkan pengembangan basis pengetahuan dan inference engine. Tehnologi Informasi dalam organisasi Organisasi adalah struktur social resmi yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output. Ada 3 unsur dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja merupakan factor-faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mentransformasi input-input ini menjadi produkdan jasa di dalam fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan dan dikembalikan lagi sebagai input. Organisasi merupakan entitas resmi formal yang memiliki aturan-aturan dan prosedur internal yang harus diakui secara hukum. Organisasi juga merupakan struktur social karena terdiri dari sekelompok social, seperti halnya mesin memiliki sebuah struktur yaitu pengaturan
3
bagian-bagian
atau
komponen-
omponen pendukungnya.
Organisasi
Input dari
Output
Lingkungan
ke lingkungan Proses produksi
Proses produksi
Definisi realistis kumpulan
behavior dari
yang
organisasi
hak,
hak
lebih
yang
adalah
harus
diseimbangkan
khusus,
dengan
cermat
selama
periode
waktu tertentu melalui konflik.
kewajiban, dan tanggung jawab
ORGANISASI FORMAL Struktur
Sumber-sumber lingkungan
•
Hierarki
•
Divisi tenaga kerja
•
Aturan, prosedur
•
Proses bisnis
Output lingkungan
Proses •
Hak/kewajiban
•
Hak khusus/Tanggung jawab
•
Nilai-nilai, normanorma
4
Bagaimana organisasi ini berhubungan dengan tehnologi system informasi. Dari tehnis akan membantu untuk focus pada caracara input terkombinasi menjadi output sewaktu perubahan tehnologi mulai masuk ke dalam perusahaan. Perubahan tehnologi memerlukan perubahan dalam hal siapa yang memiliki dan mengendalikan informasi, siapa yang berwenang mengakses dan memperbaharui informasi, dan siapa yang membuat keputusan mengenai apa, kapan dan bagaimana. Sistem informasi menjadi alat integral, online, interaktif yang erat kaitannya dengan tiap menit operasi dan pengambilan keputusan pada organisasi besar. Cara lain organisasi mempengaruhi siapa yang akan mendesain, membangun dan memelihara infrastruktur TI organisasi. Dengan adanya Tehnologi Informasi ini akan sangat membantu organisasi dalam pengolahan, penyajian, dan penyimpanan informasi. TI sangat berperan terhadap pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan. Dalam pengertian yang luas TI adalah teknologi yang digunakan untuk penyimpanan, pengolahan, dan penyampaian informasi (Ang et al 1997). Konsep TI ini menitik beratkan pada gabungan perangkat keras, perangkat lunak, telekomunikasi, dan peralatan
kantor yang mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna agar dapat diperoleh dengan cepat. Meningkatnya investasi terhadap TI dan peranan strategis sistem informasi menjadikan implementasi TI sebagai isu riset yang penting dalam disiplin manajemen sistem informasi. Sedangkan pentingnya strategi TI dan perkembangan pemahaman TI tentang bagaimana mengimplementasikan TI secara efektif untuk mencapai tujuantujuan umum organisasi kurang dipahami. Banyak penelitian, terutama di bidang disiplin MIS, telah dilakukan untuk meningkatkan pemahaman terhadap implementasi TI untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas organisasi terutama dalam konteks perusahaan kecil dan menengah. Perencanaan Strategis Sistem Teknologi Informasi Sistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategi (strategy weapon) arena dapat digunakan untuk menerapkan strategi yang dapat memberikan keuntungan kompetitif. Adapun alasan Organisasi membutuhkan perencanaan strategi untuk sumber daya teknologi informasinya sebagai berikut: a. Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat dibagikan kepada manajemen dan ahli – ahli sistem teknologi informasi. Diskusi dan
5
b.
c.
`
d.
e.
persetujuan akan hasil perencanaan ini dapat menyediakan pemahaman bersama antara ahli – ahli sistem teknologi informasi dan manajer – manajer bisnis tentang bagaimana cara terbaik bagi organisasi untuk menggunakan sumber daya informasinya. Mengembangkan suatu rencana untuk sumber daya informasi yang dapat membantu mengkomunikasikan masa depan organisasi itu kepada pihak lain di dalam organisasi. Diskusi mengenai perencanaan strategi sering kali banyak membantu manajer – manajer bisnis dan ahli – ahli sistem teknologi informasi dalam membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana system teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis organisasi. Dengan perencanaan yang baik, jika sesuatu yang buruk terjadi mendadak di organisasi, maka organisasi sudah siap menghadapinya. Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat membantu mengalokasikan sumber – sumber daya ke proyek – proyek system teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi. Hasil dari perencanaan ini didampingi dengan anggaran biaya yang mencerminkan prioritas bisnis
untuk sistem teknologi informasi yang harus dikembangkan. f. Alat komunikasi dengan manajemen puncak. Banyak manajer sistem teknologi informasi meminta kenaikan anggaran yang signifikan untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Suatu rencana sitem teknologi informasi yang baik, harus dengan jelas dihubungkan kepada arah bisnis. Hasil perencanaan yang baik juga menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapainya. Permintaan anggaran akan terlihat lebih masuk akal dan lebih mudah disetujui bagi manajemen puncak yang ada diluar departemen sistem teknologi informasi. g. Membantu pemasok. Arsitektur dan rencana dari sistem teknologi informasi adalah suatu cara efektif bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan penjual/pemasok tentang kebutuhan dari produk-produk sistem teknologi informasi masa depan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan memahami kebutuhan masa depan ini, maka pemasok dapat mempersiapkan jauh sebelumnya. Perencanaan strategis sistem teknologi informasi mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
6
IT Balanced Scorecard
maka perspektif yang digunakan
Pada tahun 1997, Van Grembergen
harus
dan
mengadopsi
Dengan melihat bahwa pengguna
Balanced Scorecard (BSC) untuk
mereka adalah pegawai internal dan
digunakan
pada
Departemen
kontribusi
mereka
Teknologi
Informasi
organisasi.
berdasarkan
pandangan
Dalam pandangan mereka karena
manajemen
Departemen
mengajukan perubahan seperti pada
Van
Bruggen
Teknologi
Informasi
merupakan penyedia layanan internal
diubah
dan
maka
disesuaikan.
dinilai pihak mereka
Gambar 2. dibawah ini.
7
Terdapat beberapa perspektif dalam mengevaluasi kinerja IT yaitu : a. Perspektif Kontribusi Organisasi (Corporate Contribution) Perspektif kontribusi organisasi (corporate contribution) adalah perspektif yang mengevaluasi kinerja IT berdasarkan pandangan dari manajemen eksekutif, para direktur dan shareholder. Evaluasi IT dapat dipisahkan menjadi dua macam : - Jangka pendek berupa evaluasi secara finansial - Jangka panjang yang berorientasi pada proyek dan fungsi IT itu sendiri. Proyek-proyek IT seharusnya dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi. Nilai tambah disini bukan hanya melibatkan
resiko dalam pencapaiannya. Penggunaan tolak ukur keuangan sebagai satu-satunya pengukur kinerja organisasi memiliki beberapa kelemahan, antara lain : 1. Pemakaian kinerja keuangan sebagai satu-satunya penentu kinerja organisasi bisa mendorong manajer untuk mengambil tindakan jangka pendek dengan mengorbankan kepentingan jangka panjang. Misalkan, untuk menaikkan profit seorang manajer bisa saja mengorbankan komitmennya terhadap pengembangan dan pelatihan bagi karyawan, termasuk investasi-investasi dalam sistem dan teknologi untuk kepentingan organisasi di masa mendatang.Hal ini akan mengakibatkan kinerja
8
keuangan akan meningkat untuk jangka pendek tapi dalam jangka panjang justru akan merugikan. 2. Diabaikannya aspek pengukuran non-finansial termasuk intangible asset dan intagible benefit, pada umumnya akan memeberikan pandangan yang keliru bagi manajer mengenai situasi dan kondisi organisasi di masa sekarang 3. Kinerja keuangan pada dasarnya hanya bertumpu pada kinerja masa lalu dan kurang mampu sepenuhnya untuk menuntun organisasi ke arah tujuan organisasi di masa mendatang. b. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientaiton) Perspektif orientasi pengguna (user orientation) adalah perspektif yang mengevaluasi kinerja IT berdasarkan cara pandang pengguna bisnis (pelanggan kita) dan lebih jauh lagi adalah pelanggan dari unit bisnis yang ada. Dalam perspektif ini organisasi melakukan identifikasi pelanggan dan segmen pasar yang akan dimasuki. Dan dengan perspektif orientasi pengguna ini maka organisasi dapat menyelaraskan berbagai ukuran pelanggan penting yaitu : kepuasan, loyalitas, retensi, akuisisi dan profitabilitas, dengan pelanggan
sendiri dan segmen pasar sasaran. Selain itu perspektif ini juga memungkinkan organisasi melakukan identifikasi dan pengukuran dimana secara eksplisit menetapkan proposisi nilai (factor pendorong) yang akan organisasi berikan kepada pelanggan dan pasar sasaran. Jadi jika pengguna tidak merasa puas maka akan banyak keluhan atau bahkan akan menurunkan kinerja pengguna di masa yang akan datang, walaupun kinerja mereka saat ini terlihat baik. Secara umum, perspektif ini memiliki dua kelompok pengukuran, yaitu : Kelompok pengukuran pelanggan utama Merupakan ukuran generik yang digunakan hampir semua organisasi, yang terdiri dari ukuran: pangsa pasar, retensi pelanggan, akuisisi pelanggan, kepuasan pelanggan dan profitabilitas pelanggan. 1. Pangsa pasar Mencerminkan bagian yang dikuasai oleh organisasi atas keseluruhan pasar yang ada, ang meliputi antara lain : jumlah pelanggan, jumlah penjualan, dan volume unit penjualan. 2. Retensi pelanggan Mengukur tingkat dimana organisasi dapat mempertahankan hubungan
9
yang baik dengan penggunanya. 3. Akuisisi pelanggan Mengukur tingkat dimana suatu unit bisnis mampu menarik pelanggan baru atau memenangkan bisnis baru. 4. Kepuasan pelanggan Menaksir tingkat kepuasaan pelanggan terkait dengan criteria kinerja spesifik dalam value proposiiton. 5. Profitabilitas pelanggan Berhasil dalam empat ukuran pelanggan utama sebelumnya bukanlah jaminan bahwa sebuah organisasi memiliki pelanggan yang menguntungkan. Karena kepuasan pelanggan dan pangsa pasar yang besar hanyalah sebuah alat untuk mencapaipengembalian finansial yang tinggi, organisasi berharap untuk dapat mengukur tidak hanya besaran bisnis yang dilakukan dengan pelanggan tetapi juga profitabilitas dari bisnis ini, terutama dalam segmen pelanggan sasaran. Organisasi tidak hanya menginginkan pelanggan yang lebih dari sekedar terpuaskan dan senang tetapijuga pelanggan yang memberikan keuntungan. Sebuah ukuran finansial seperti profitabilitas pelanggan dapat membantu
organisasi untuk tetap berfokus pada pelanggan, dan di lain pihak dapat mengungkapkan pelanggan sasaran tertentu yang tidak memberian keuntungan. - Kelompok pendorong kinerja Kelompok pengukuran yang merupakan faktor pendorong kinerja (pembeda) hasil pelanggan. Kelompok pengukuran ini menawarkan proposisi nilai pelanggan yang diberikan organisasi. Proposisi nilai inimenyatakan atribut yang diberikan organisasi kepada produk dan jasanya untuk menciptakan loyalitas dan kepuasan pelanggan dalam pasar sasaran. 1. Product/service attributes Atribut produk atau jasa mencakup fungsionalitas produk atau jasa tersebut, harga dan mutu. Pengguna memiliki preferensi yang berbeda-beda atas produk yang ditawarkan. 2. Customer relationship Menyangkut perasaan pelanggan terhadap proses pembelian produk yang ditawarkan organisasi. Perasaan konsumen ini sangat dipengaruhi oleh responsivitas dan komitmen organisasi terhadap pelanggan berkaitan dengan masalah waktu penyampaian. Waktu merupakan komponen
10
yang penting dalam persaingan organisasi. Pelanggan biasanya menganggap penyelesaian order yang cepat dan tepat waktu sebagai factor yang penting bagi kepuasan mereka. 3. Image and reputaiton Menggambarkan faktorfaktor intangible yang menarik seorang konsumen untuk berhubungan dengan organisasi. Membangun image dan reputasi dapat dilakukan melalui iklan dan menjaga kualitas seperti yang dijanjikan. c. Perspektif keunggulan operasional (operational excellence) Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja IT berdasarkan cara pandang manajemen IT itu sendiri dan lebih jauh lagi adalah pihak yang berkaitan dengan audit dan pihak yang menetapkan aturan-aturan yang digunakan. Keunggulan operational suatu organisasi dapat dilihat pada operasi bisnis internal yang terjadi, yang dibagi ke dalam 1. Inovasi Dalam proses ini, unit bisnis menggali pemahaman tentang kebutuhan laten dari pelanggan dan menciptakan produk dan jasa yang mereka butuhkan. Proses inovasi dilakukan dan setelah
melalui serangkaian tes dan telah memenuhi syarat-syarat pemasaran dan dapat dikomersilkan maka produk atau jasa tersebut diperkenalkan kepada pelanggan. Akitvitas ini merupakan akitvitas penting yang berlangsung untuk jangka panjang sehingga menentukan kesuksesan organisasi dimasa sekarang dan dimasa mendatang. 2. Operasional Proses ini merupakan proses dalam pembuatan dan penyampaian produk atau jasa. Dalam proses ini pengukuran terkait dapat dikelompokkan pada waktu , kualitas, dan biaya. 3. Pelayanan purna jual Proses ini dimulai pada saat produk atau jasa sudah terjual atau digunakan. Organisasi dapat mengukur apakah upayanya dalam proses ini telah sesuai dengan harapan pelanggan. Pengukuran pada proses ini dapat menggunakan tolak ukur yang bersifat kualitas, biaya dan waktu. III. PENUTUP Sistem Informasi Manajemen merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. MIS mengakui adanya kenyataan bahwa para manajer dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan dan 11
bahwa sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi para manajer. Manajer mengambil keputusan untuk memecahkan masalah ketika mereka melaksanakan fungsi-fungsi dan memainkan peranan tertentu. Informasi yang diberikan kepada manajer adalah paling efektif ketika ia mengetahui dan mendukung fungsi dan peranan-peranan ini. Memahami teknologi dan dampaknya pada pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting artinya manajemen yang baik.
DAFTAR PUSTAKA Endang Siti Astuti Aziz, 2008, Sistem Informasi Manajemen Analisis dan Perancangan Sistem, Penerbit ArRoudho, Malang http./www.comes.umy.ac.id/file http/www.pltgcilegon,co,id/berita Kenneth C. Loudon, Jane P. Laudon, 2005, Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital, Alih bahasa Ali Akbar Yulianto, Afia R. Fitriati, Edisi 8, Penerbit Andi, Yogyakarta Raymond McLeod, Jr, George P.Schell, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Sebuah organisasi memerlukan perencanaan strategi untuk mengembangankan suatu sistem teknologi informasi supaya mempunyai nilai keunggulan kompetitif bagi organisasinya dan selaras dengan strategi bisnisnya. Tehnologi Informasi Balanced Scorecard adalah salah satu alat untuk mengukur kinerja dari suatu sistem teknologi informasi yang memandang unit bisnis teknologi informasi dari 4 (empat) perspektif yaitu: kontribusi ke organisasi, orientasi pengguna, keunggulan operasional, dan orientasi di masa depan.
12
